tÍtulo de pruebasirecec2.esap.edu.co/admon/archivos/20170710045304.pdf · republica de colombia...
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Elaboracioacuten y
Aplicacioacuten de las
Tablas de Retencioacuten
Documental
MISIOacuteN
Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global
VISIOacuteN
La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de
caraacutecter universitario de calidad acadeacutemica
acreditada liacuteder en la transformacioacuten de la
sociedad las entidades puacuteblicas y las
organizaciones sociales y el oacutergano consultor
del Estado en el saber administrativo puacuteblico
difundiendo y generando conocimiento en los
aacutembitos nacional territorial y global
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y
de plazo precaucional
Interesan a la investigacioacuten
y a la historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de
importancia y muestra
complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
Formato de Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad ProductoraHojadeOficina productora
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracioacuten
Facilitan el manejo de la informacioacuten
Contribuyen a la racionalizacioacuten de la produccioacuten documental
Permiten a la administracioacuten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a traveacutes de
los tiempos de retencioacuten en ella estipulados
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
MISIOacuteN
Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global
VISIOacuteN
La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de
caraacutecter universitario de calidad acadeacutemica
acreditada liacuteder en la transformacioacuten de la
sociedad las entidades puacuteblicas y las
organizaciones sociales y el oacutergano consultor
del Estado en el saber administrativo puacuteblico
difundiendo y generando conocimiento en los
aacutembitos nacional territorial y global
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y
de plazo precaucional
Interesan a la investigacioacuten
y a la historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de
importancia y muestra
complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
Formato de Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad ProductoraHojadeOficina productora
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracioacuten
Facilitan el manejo de la informacioacuten
Contribuyen a la racionalizacioacuten de la produccioacuten documental
Permiten a la administracioacuten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a traveacutes de
los tiempos de retencioacuten en ella estipulados
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
VISIOacuteN
La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de
caraacutecter universitario de calidad acadeacutemica
acreditada liacuteder en la transformacioacuten de la
sociedad las entidades puacuteblicas y las
organizaciones sociales y el oacutergano consultor
del Estado en el saber administrativo puacuteblico
difundiendo y generando conocimiento en los
aacutembitos nacional territorial y global
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y
de plazo precaucional
Interesan a la investigacioacuten
y a la historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de
importancia y muestra
complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
Formato de Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad ProductoraHojadeOficina productora
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracioacuten
Facilitan el manejo de la informacioacuten
Contribuyen a la racionalizacioacuten de la produccioacuten documental
Permiten a la administracioacuten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a traveacutes de
los tiempos de retencioacuten en ella estipulados
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y
de plazo precaucional
Interesan a la investigacioacuten
y a la historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de
importancia y muestra
complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
Formato de Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad ProductoraHojadeOficina productora
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracioacuten
Facilitan el manejo de la informacioacuten
Contribuyen a la racionalizacioacuten de la produccioacuten documental
Permiten a la administracioacuten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a traveacutes de
los tiempos de retencioacuten en ella estipulados
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
MARCO
JURIacuteDICO
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y
de plazo precaucional
Interesan a la investigacioacuten
y a la historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de
importancia y muestra
complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
Formato de Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad ProductoraHojadeOficina productora
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracioacuten
Facilitan el manejo de la informacioacuten
Contribuyen a la racionalizacioacuten de la produccioacuten documental
Permiten a la administracioacuten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a traveacutes de
los tiempos de retencioacuten en ella estipulados
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y
de plazo precaucional
Interesan a la investigacioacuten
y a la historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de
importancia y muestra
complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
Formato de Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad ProductoraHojadeOficina productora
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracioacuten
Facilitan el manejo de la informacioacuten
Contribuyen a la racionalizacioacuten de la produccioacuten documental
Permiten a la administracioacuten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a traveacutes de
los tiempos de retencioacuten en ella estipulados
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y
de plazo precaucional
Interesan a la investigacioacuten
y a la historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de
importancia y muestra
complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
Formato de Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad ProductoraHojadeOficina productora
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracioacuten
Facilitan el manejo de la informacioacuten
Contribuyen a la racionalizacioacuten de la produccioacuten documental
Permiten a la administracioacuten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a traveacutes de
los tiempos de retencioacuten en ella estipulados
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y
de plazo precaucional
Interesan a la investigacioacuten
y a la historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de
importancia y muestra
complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
Formato de Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad ProductoraHojadeOficina productora
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracioacuten
Facilitan el manejo de la informacioacuten
Contribuyen a la racionalizacioacuten de la produccioacuten documental
Permiten a la administracioacuten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a traveacutes de
los tiempos de retencioacuten en ella estipulados
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y
de plazo precaucional
Interesan a la investigacioacuten
y a la historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de
importancia y muestra
complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
Formato de Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad ProductoraHojadeOficina productora
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracioacuten
Facilitan el manejo de la informacioacuten
Contribuyen a la racionalizacioacuten de la produccioacuten documental
Permiten a la administracioacuten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a traveacutes de
los tiempos de retencioacuten en ella estipulados
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y
de plazo precaucional
Interesan a la investigacioacuten
y a la historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de
importancia y muestra
complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
Formato de Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad ProductoraHojadeOficina productora
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracioacuten
Facilitan el manejo de la informacioacuten
Contribuyen a la racionalizacioacuten de la produccioacuten documental
Permiten a la administracioacuten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a traveacutes de
los tiempos de retencioacuten en ella estipulados
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y
de plazo precaucional
Interesan a la investigacioacuten
y a la historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de
importancia y muestra
complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
Formato de Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad ProductoraHojadeOficina productora
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracioacuten
Facilitan el manejo de la informacioacuten
Contribuyen a la racionalizacioacuten de la produccioacuten documental
Permiten a la administracioacuten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a traveacutes de
los tiempos de retencioacuten en ella estipulados
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato de Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad ProductoraHojadeOficina productora
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracioacuten
Facilitan el manejo de la informacioacuten
Contribuyen a la racionalizacioacuten de la produccioacuten documental
Permiten a la administracioacuten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a traveacutes de
los tiempos de retencioacuten en ella estipulados
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracioacuten
Facilitan el manejo de la informacioacuten
Contribuyen a la racionalizacioacuten de la produccioacuten documental
Permiten a la administracioacuten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a traveacutes de
los tiempos de retencioacuten en ella estipulados
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Para la administracioacuten
Garantizan la seleccioacuten y conservacioacuten de los
documentos que tienen caraacutecter permanente
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacioacuten de los documentos a partir del
concepto de archivo total
Ayudan a controlar la produccioacuten y traacutemite documental
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Importancia desde el punto de vista archiviacutestico
Identifican y reflejan las funciones institucionales
Integran los procesos archiviacutesticos para el manejo racional
de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestioacuten administrativa y que por su caraacutecter pueden
eliminarse en el archivo de gestioacuten
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funciones
Unidades Documentales
Unidad Administrativa
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
ELABORACIOacuteN Y PRESENTACIOacuteN DE LAS TRD
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
PASOS METODOacuteLOGICOS
PARA LA ELABORACIOacuteN DE LAS TRD
1o
Compilacioacuten de
informacioacuten institucional
2o
Entrevista con los
productores de los
documentos
3o
Anaacutelisis e
interpretacioacuten de la
informacioacuten
Normas sobre creacioacuten
y cambios estructurales
Manuales de
procedimientos
Funciones de las
dependencias
Organigrama actualizado
Aplicacioacuten de
Encuesta Estudio
Unidad Documental
Identificacioacuten y
conformacioacuten de
series
Valoracioacuten
documental
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales del municipio(Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigrama vigente
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
TESORERIacuteA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
2ordm entrevista con productores de los documentos
Anaacutelisis de la produccioacuten y traacutemite documental
Identificacioacuten y definicioacuten de unidades documentales
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Aplicacioacuten Encuesta Estudio Unidad Doc
Oficina Unidad documental
Ubicacioacuten
Funciones
Traacutemite
Consulta
Volumen de
Produccioacuten
Frecuencia de
Produccioacuten
Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Encuesta Estudio Unidad Doctal
Oficina
1 Nombre de la oficina
bullUbicacioacuten en la estructura orgaacutenica
bullFecha de uacuteltima asignacioacuten de funciones
bullActo administrativo
bullFunciones
bullUnidades documentales que tramita
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Oficina
bull Realizan seleccioacuten y descarte documental
bull Sistema de organizacioacuten de los archivos de
gestioacuten
bull iquestQueacute volumen documental se produce
anualmente en promedio
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Encuesta Estudio Unidad Documental
Unidad documental
1 Oficina productora
2 Nombre de la unidad documental
3 Funcioacuten de la oficina que la genera o tramita
4 Caracteres externos
41 Soporte
42 Formato
43 Ordenacioacuten
44 Estado de conservacioacuten
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Unidad documental
5 Normas que regulan la produccioacuten el traacutemite y la
conservacioacuten
6 Traacutemite
7 iquestLa informacioacuten contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra
8 iquestQueacute documentos conforman esta unidad documental
9 Oficinas que tienen alguna relacioacuten con el traacutemite
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Unidad documental
10 iquestCon queacute periodicidad se produce
11 iquestPor cuaacutento tiempo la conservan en el archivo de
gestioacuten y quieacuten lo establece
12 iquestQuienes consultan en el archivo de gestioacuten
13 iquestEsta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestioacuten a otros archivos
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Unidad documental
14 En el archivo central iquestLa oficina sigue consultando
esta unidad documental
15 Queacute problemas generales ha observado en la
produccioacuten traacutemite y conservacioacuten de esta unidad
documental
16 Observaciones
Funcionarios entrevistados
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
3ordm Anaacutelisis e interpretacioacuten de la informacioacuten
1 Conformacioacuten de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales
2 Valoracioacuten documental
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
EJEMPLO IDENTIFICACIOacuteN DE SERIES
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
D 1355 de 1970D L 522 de 1971L 2391
Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes de Policiacutea
NORMAS
FUNCIOacuteN
INSPECCIOacuteN DE POLICIacuteAOFICINA
PRODUCTORA
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CONTRAVENCIOacuteN ORDINARIA
DenuncioCitacioacutenDeclaracionesResolucioacutenOficio de traslado
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacioacuten de denunciaOrden de citacioacutenRecibo declaraciones ycompilacioacuten de pruebas
Conminacioacuten yo multaTraslado
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CRITERIOS DE VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
NORMAS
DL 1355 de 1970
DL 1375 de 1970
D L 522 de 1971
L 23 de 1991
D 800 de 1991
Coacutedigos de Policiacutea
PERIODICIDAD DE PRODUCCIOacuteN
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
TIEMPO DE RETENCIOacuteN EN ARCHIVO DE
GESTIOacuteN
CONSULTA EN ARCHIVO DE GESTIOacuteN
TRANSFERENCIAS PERIODICIDAD
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL
FRECUENCIA ANtildeOS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
ARCHIVO DE
GESTIOacuteNARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTOacuteRICO
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Teacutecnico
Valores Primarios Valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CODIFICACION
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CODIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 0101
CONTRAVENCIONES Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
Ley 734 de 2002
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002
NORMAS
FUNCIOacuteN
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOOFICINA
PRODUCTORA
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Identificacioacuten conformacioacuteny denominacioacuten de series
PROCESO DISCIPLINARIODenunciaCitacioacutenVersioacuten libreTestimoniosPruebas documentalesAuto de apertura o preclusioacutenTestimonios y pruebas documentalesFallo
UNIDAD
DOCUMENTAL
Por oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versioacuten libre
Funcionario rinde versioacuten libre sobre los hechos que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimonialesSi hay meacuterito se expide auto de aperturaSe reanudan nuevas pruebasSe dicta fallo absolutorio o sancionatorio
TRAacuteMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CODIFICACION DE SERIES
FONDO SECCIOacuteN Serie
100 - 101 - 01
MUNICIPIO
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MUNICIPIO
Oficina productora Oficina de Control Interno Disciplinario
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econoacutemico y social y de obras puacuteblicas
Dictar las normas orgaacutenicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos
Dictar las normas necesarias para el control la preservacioacuten
y defensa del Patrimonio ecoloacutegico y cultural del municipio
CP 313
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones
permanentes se levantaraacuten actas que contendraacuten
una relacioacuten sucinta de los temas debatidos de las personas
que hayan intervenido de los mensajes leiacutedos las
proposiciones presentadas las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas Decreto 2626 de 1994 - Art 51
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora CONCEJO MUNICIPAL
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Funciones Despacho Alcaldiacutea
Cumplir y hacer cumplir la Constitucioacuten la Ley los
Decretos del gobierno las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden puacuteblico en el municipio de
conformidad con la Ley y las instrucciones y oacuterdenes
que reciba del Presidente de la Repuacuteblica y del respectivo
Gobernador
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Dirigir la accioacuten administrativa del municipio
representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos puacuteblicos y
las empresas industriales o comerciales de caraacutecter local
de acuerdo con las disposiciones pertinentes
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Colaborar con el Concejo para el buen desempentildeo de
sus funciones presentarle informes generales sobre
su administracioacuten y convocarlo a sesiones
extraordinarias en las que solo se ocuparaacute de los
temas y materias para los cuales fue citado
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversioacuten y de presupuesto
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento juriacutedico
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Despacho Alcaldiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIacuteA
BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Funciones de la Secretariacutea General
y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno
Asesorar juriacutedicamente al Alcalde y demaacutes dependencias
en el traacutemite y procedimientos de asuntos juriacutedicos
relacionados con la administracioacuten
Mantener el orden puacuteblico interno con el apoyo de las
autoridades de policiacutea y los demaacutes estamentos con
competencia y facultades
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Dirigir controlar y apoyar la gestioacuten que
desarrollan las Inspecciones de Policiacutea
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos puacuteblicos en el municipio
Adelantar el proceso de contratacioacuten
administrativa en coordinacioacuten con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracioacuten central
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Dirigir coordinar y asesorar el manejo de
la informacioacuten y archivo general de la
administracioacuten
Disentildear los procedimientos para recibir
organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las poliacuteticas y mecanismos para el
aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea General y de Gobierno
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere elDL 522 de 1971 y las contravencionesespeciales definidas en el art 1ordm de la L23 de1991
Conocer en uacutenica instancia de las
contravenciones comunes ordinarias de que trata
el DL 1355 de 1970 a excepcioacuten de las que
compete a la Policiacutea Nacional
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
FUNCIONES DE LA INSPECCIOacuteN
DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas medidasy procedencia de artiacuteculos de primeranecesidad y casos de especulacioacuten yacaparamiento
Conocer de las contravencionescontempladas en el D 1136 de 1970 sobreproteccioacuten social relacionada con lamendicidad la vagancia los enfermosmentales y personas toxicoacutemanas yalcoholizadas
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora MunicipioOficina productora Inspeccioacuten de Policiacutea
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOSRETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Funciones de Secretariacutea de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas
ingresos y gastos del municipio
Llevar y controlar la ejecucioacuten presupuestal y presentar
los informes correspondientes
Formular y proponer programas de recuperacioacuten de
cartera incentivos y beneficios impositivos
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Secretariacutea de Hacienda
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22002 PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Funciones de la Tesoreriacutea Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacioacuten
Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y
ordenes de pago presentadas a cobro al municipio
Presentar los informes sobre disponibilidad de
fondos y exigibilidades a cargo de la tesoreriacutea
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22001 INFORMES
2200101 Informes a orga_
nismos de control2 20
22002 LIBROS DE
TESORERIA
2 20 X
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora MunicipioOficina productora Tesoreriacutea Municipal
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
22103 ORDENES DE
PAGO
Solicitud del bien
Cotizacioacuten
CDP
comprobante de
egreso
2 20
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de
capacitacioacuten de desarrollo agropecuario
Realizar campantildeas de prevencioacuten control y
tratamiento de enfermedades del sector
pecuario y agriacutecola
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Tabla de Retencioacuten Documental
Entidad productora Municipio
Oficina productora UMATA
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
23001 PROGRAMAS
2300101 PAM
2300102 Programas de capacita_
cioacuten agriacutecola
Programa
Memorias del curso
Inscritos
Certificados
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Funciones de Secretariacutea de
Bienestar Social
Disentildear coordinar y ejecutar planes
programas y proyectos tendientes a
mejorar las condiciones y calidad de vida
de la poblacioacuten en las aacutereas de educacioacuten
salud vivienda recreacioacuten y cultura
Disentildear promover y coordinar planes
proyectos y programas de capacitacioacuten y
asesoriacutea a la comunidad
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Formato de Tabla de Retencioacuten
Entidad Productora Municipio
Oficina productora Secretariacutea de Bienestar Social
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
24001 PROGRAMAS
2400101 Programas de
bienestar social
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
iquestQueacute nombre darle a las series
documentales
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacioacuten con una o varias funciones
de la dependencia lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacioacuten con un
asunto Ejemplo Contratos Estatales Historias
Laborales Ordenes de pago Proyectos de
Inversioacuten Resoluciones Decretos Licencias de
Funcionamiento Conceptos Teacutecnicos Constancias y
Certificaciones Actas Actas de Junta Directiva
Actas de Comiteacute de Archivo Etc
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
Lo que no se debe hacer
Por ninguacuten motivo pueden denominarse series
como por ejemplo Oficios enviados Oficios
Recibidos Gobernacioacuten Presidencia Contraloriacutea
Ministerio Documentos personales Memorandos
Notas internas Recibos de caja Salida de
elementos Pedidos Cotizaciones Bancos
Solicitudes de la comunidad Etc
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
REQUISITOS PRESENTACIOacuteN DE TRD
- Disposiciones creacioacuten cambios estructurales del municipio
- Legislacioacuten y normas que inciden en las funciones del municipio y en la creacioacuten y conservacioacuten de los documentos-Organigrama Vigente
- Acta de Comiteacute de Archivo avalando las TRD
ANEXOS
- Presentacioacuten de TRD en el formato normalizado
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
- Metodologiacutea elaboracioacuten- Explicacioacuten formato tabla- Revisioacuten y actualizacioacuten TRD
INTRODUCCIOacuteN
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacutenaprobacioacuten e implementacioacuten de lasTablas de Retencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
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ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
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Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
APLICACIOacuteN DE LAS TRD
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
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Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
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Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
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Noviembre 18 5
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
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PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
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Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
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Noviembre 18 5
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Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
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Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
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Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
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Respetado Doctor
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Con el fin
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Enero 22 1
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Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
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Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
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Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
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Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
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CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
AG AC CT M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
2 20 X
20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
TABLA DE RETENCIOacuteN DOCUMENTAL
CONVENCIONES
CT-Conservacioacuten Total E- Eliminacioacuten Firma Responsable
M- Microfilmacioacuten S- Seleccioacuten Jefe de Archivo
Fecha
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
folios 175
COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUBLICA
2002-02-12 A 2002-12-28
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
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Oficina productora COORDINACIOacuteN DE PRESUPUESTO
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RETENCIOacuteN Disposicioacuten Final
20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
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20102 REGISTROS PRESUPUESTALES2 5
20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
X
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CONVENCIONES
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TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
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Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
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20101 INFORMES 2 20 X
2010101 INFORMES A ENTIDADES DEL
ESTADO
2 20 X
2010102 INFORMES DE EJECUCIOacuteN
PRESUPUESTAL
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20103 PROGRAMA ANUAL DE CAJA 2 20
X
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Seleccioacuten
Eliminacioacuten
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Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
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2010102 INFORME DE EJECUCIOacuteN RESUPUESTAL
2002-01-02 A 2002-12-31
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Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
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Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
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1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
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Conservacioacuten Total
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