Métodos y herramientas para desarrollar pronósticos de ventas

Dr. Eduardo Mejía S.

TEMA 1

Potencial de mercado

empresa 1empresa 2empresa 3empresa 4

Potencial de venta de la empresa 1

Cuota de venta de un vendedor

Suavización exponencial

Meses VentaEnero 3,450Febrero 2,550Marzo 3,600

Enero 1/6 (Primer mes del Semestre)Febrero 2/6 = 1/3 (Segundo mes del semestre)Marzo 3/6 = 1/2 (Tercer mes del semestre)

Explicación del cálculo (Libro de Hair – cuadro 5.3)

AÑO VENTAS Promedio simple Prm. Móvil 3 años Prom. Móvil 5 años 1995 1,500 1996 750 1997 1,250 1998 800 1999 1,750 2000 900 2001 ------------------ 1,158 1,150 1,090

(Uds. Deben comprobar los resultados)

ESTIMADO DE LA DEMANDA

Elaboración de pronósticos de venta

• Los estimados de venta vienen a ser las predicciones del volumen de ventas que se prevé para un período de tiempo específico o suceso futuro.

• Son necesarios para saber establecer los programas de producción; cantidad de materia prima; número de trabajadores a operar; dinero para las compras, etc.

Los pronósticos se dividen en:• Dólares o su equivalente• Unidades de venta• Espacio de tiempo (semana, meses…)• Líneas de productos• Número de pedidos• Zonas del vendedor• Distritos• Clientes• Canales de venta• Países

Los pronósticos se elaboran en base a:

• Los estimados proporcionados por el personal de campo.

• Por el historial de las ventas.• Planes de la empresa en relación a nuevos

productos, importes disponibles para promociones, entre otros.

• Planes del área comercial.

Métodos para estimar la demanda futura

• La empresa puede emplear un método o una combinación de ellos. Estos métodos se pueden clasificar como:

1. Métodos cualitativos2. Extrapolación de series de tiempo3. Modelos causales

1. Métodos cualitativos

En estos métodos se usan criterios subjetivos e incluyen:

I. La opinión ejecutivaII. Estimados de la FF. De ventas o clientesIII. Encuestas del comprador o consumidor

I) Opinión ejecutiva

• Involucra la obtención de criterios de un grupo de Ejecutivos (con experiencia), con relación al producto (Técnica Delphi). El método se basa en el supuesto de que diferentes expertos pueden llegar a un mejor pronóstico que un solo experto. Se debe lograr el consenso.

II) Estimado de la ff. De vv/Distribuidor

• Consiste en reunir los pronósticos individuales de los vendedores o los distribuidores. Dado que ellos están “muy cerca al mercado”, tienen un mejor criterio para estimar la demanda en una región o zona. Son bastante exactos a corto plazo, pero no muy confiables para períodos más extensos.

III) Encuestas del comprador o consumidor

• Los pronósticos pueden basarse en el juicio del comprador o en su intención de compra de bienes y servicios. Es más adecuado cuando hay un número limitado de compradores que tienen intenciones claras de compra. Este método se emplea más en productos industriales que en los de consumo masivo.

2. Extrapolación de series de tiempo

• Se extrapolan los datos históricos de ventas en una tendencia lineal o curvilineal, utilizando técnicas estadísticas. Es mejor si las tendencias presentan estabilidad.

a) El promedio móvil• Este método utiliza el promedio de los “n” últimos

puntos de los datos como base para la extrapolación de la tendencia. Ejemplo:AÑO VENTAS ™ 1 2

2 6 3 1 4 5

5 3 6 7 7 2

a) El promedio móvil

• Un movimiento medio de orden TRES está dado por la sucesión:

2+6+1 : 6+1+5 : 1+5+3 : 5+3+7 : 3+7+2 = 3 3 3 3 3= 3 4 3 5 4

Cada número del movimiento medio es la media de los tres números inmediatos por encima de él. Se trata de reducir los niveles de variación. A este proceso se le denomina suavización de las series de tiempo.

b) Descomposición de series de tiempo

Años 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

VentasenTM

42.1 45.1 47.0 58.0 59.5 60.9 67.6 67.6 59.5 72.5

Luego, para un orden de tamaño TRES tenemos los siguientes resultados:

AÑOS VENTASen Tm.

Movimiento total de TRES

años

Movimiento promedio de TRES años

2001200220032004200520062007200820092010

42.145.147.058.059.560.967.667.659.572.5

-------134.20150.10164.50178.40188.00196.10194.70199.60-------

-------44.750.054.859.562.765.464.966.5-------

Luego, se grafican las frecuencias observadas como las medias móviles obtenidas en la cuarta columna. Para estimar los años venideros se traza una recta desde dos puntos fijos (inicial y final)

NOTA: Este método puede resultar muy subjetivo.

10

20

30

40

50

60

70

44.7

66.5

‘01 ‘02 ‘03 ‘04 ‘05 ‘06 ‘07 ‘08 ‘09 ‘10 2011…??

?

Método de los “Semi-promedios”

1. Reunir los datos iniciales2. Se dividen los datos en dos partes iguales si se trata

de un número PAR de años; cuando es IMPAR se omite el año central de la serie.

3. Se suman los valores de las dos mitades en forma independiente y se divide entre el número de años de la correspondiente mitad, obteniendo dos promedios.

4. Se obtienen los valores de tendencia

Años Ventas Primera Segunda Semipro Valores

2003 42.1 42.1 //////////// ------ 44.54

2004 45.1 45.1 //////////// ------ 47.24

2005 47 47 Año base 50.3 50.3

2006 58 58 //////////// ------ 53.36

2007 59.5 59.5 //////////// ------ 56.42

2008 60.9 //////////// 60.9 ------ 59.48

2009 67.6 //////////// 67.6 ------ 62.54

2010 67.6 Año base 67.6 65.6 65.6

2011 59.5 //////////// 59.5 ------ 68.66

2012 72.5 //////////// 72.5 ------ 71.72

Metodología

• Los datos de la quinta columna se han obtenido dividiendo la suma de las ventas de los 5 primeros años que es de 251.70 ÷ 5 = 50.30 y la suma de las ventas de los últimos 5 años que es de 328.10 ÷ 5 = 65.6 que vienen a ser los semipromedios.

• De aquí se deduce que el incremento por ventas en cinco años es de: 65.6 – 50.3 = 15.3 ÷ 5 = 3.06 por año.

Metodología

• Esta tendencia puede escribirse matemáticamente por medio de la ecuación Y = a + bx , en donde:Y = Cálculo del año que se requiere estimara = Año de baseb = Es el incremento anualx = El número de años transcurridos desde el año base, hasta el año deseado en proyectar.

Número de vendedores

• Número vendedores = Empresa espera vender en 1 año en $ * (tasa rotación de personal) Asume que 1 vendedor espera vender en $

Número de vendedores= El Potencial de ventas * (rotación del personal) Ventas por vendedor

PREGUNTA

Si tengo 100 clientes distribuidos en tres distritos, y vendo a Bodegas jabones de tocador:

¿Cuántos vendedores necesitaríamos?

PREGUNTA

Si tuviésemos 100 clientes y a 50 de ellos los visitamos en la quincena y a 30 de ellos los visitamos semanalmente y a los 20 restantes una vez por mes: ¿Cuántas visitas haríamos al mes?

Respuesta

El cálculo sería:

50 x 2 = 100 visitas30 x 4 = 120 “20 x 1 = 20 “TOTAL 240 visitas por mes

Frecuencia de visita

• Posición de la competencia• Condiciones de pago• Distribución física de productos• Capacidad de compra del cliente y rotación de los

stocks• Condición de desplazamiento de las vendedores• Características de los productos• Los deseos del cliente

Regla

“La frecuencia de visita multiplicada por el número de clientes que deberán visitarse dará el número total de visitas

a efectuar”

Un vendedor insume tiempo

• Desplazamientos• Espera• Control de stock del cliente• Merchandising ( si es el caso)• Información• Cobranza• Administración

Cálculo del número de vendedores

CLIENTES CATEGORÍA FRECUENCIA Total visitas

15 A 8/mes 120/mes

35 B 4/mes 140/mes

100 C 2/mes 200/mes

50 D 1/mes 50/mes ______ __________

200 510/mes

¿CUÁNTOS VENDEDORES SE REQUIEREN?

Cálculo del número de vendedores

Tenemos que ver primero a cuántos clientes está en condiciones de visitar.Supongamos que atiende a 8 clientes por día; Por lo tanto, al mes podrá atender: 22 x 8 = 176visitas

num. Vend. = 510_ = 2.89 <> 3vend

176

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS

TEMA 2

Herramientas Para la planeación

-El pronóstico de venta

- El presupuesto de venta

Plan/presupuesto porHorizonte de planeación

-Presupuesto operativo ---12 meses-Pres. a corto plazo ---- < 6meses-PLP ---- > 5 años

Pasos para la planeación

1. Situación de arranque (qué mpasó antes?Propuesta de valor (qué se espera? ; qué es lo que tenemos?

2. Metas y objetivos de vtas.--- Integrar y hacerlo conocer.3. Identificar problemas/oportunidades4. Asignación preliminar de recursos ---(presupuesto “realista”)5. Preparar presentación del presupuesto ante la Gerencia6. Revisión constante: balance entre ingresos y egresos.

Métodos Como % de las ventas … (y si no se vende?) Por objetivos y tareas a realizar (se estiman en términos de

costos requeridos. Por presupuesto de ventas(producto – cliente – territorio) Por gastos de venta: Insumo de vendedores Presupuesto gastos administrativos: empleados de la org. de

ventas que no tienen que ver directamente con las ventas.

Proceso de la Adm. de ventas

Control y retroalimentación para el logro de objetivos

TEMA 3

Importancia del control: ver si lo que se planificó se cumple; caso contrario se aplican medidas correctivas.

Actividad de control: Sistemas de informes, de seguimiento de actividades.

Procesos de control: Lo define la Política de la empresa y se comunica a los vendedores lo que se espera de ellos.

Tipos de control: Informal y Formal