trabajo redaccion

FACULTAD DE ADMINISTRACION

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I. II.

TITULO REDACCION EMPRESARIAL Y/O REDACCION COMERCIAL; TIPOS DE REDACCION COMERCIAL MARCO TEORICO

CARTA COMERCIAL: Toda carta es una conversacin por escrito. Aos atrs se pensaba que la redaccin comercial era solamente la elaboracin de informes, comunicados, convocatorias, solicitudes o cualquier otro tipo de documento escrito para uso interno o externo de la empresa. En la actualidad la redaccin comercial, se utiliza para implementar nuevas estrategias de marketing y ventas; como atraer clientes, creas la necesidad de compra o adquirir bienes y servicios, y la promocin de proveedores que puedan ser una oportunidad de desarrollo para la empresa. Ahora a travs de blogs se vende la imagen de la empresa por Internet, y no solo a nivel empresarial, ya que tambin puede utilizarse como una herramienta comercial personalizada para independientes o microempresarios. El xito o fracaso de este tipo de comunicacin radica principalmente en crear un estilo propio de redaccin que sea agradable y entendible al pblico o persona a quien se dirige. Las cartas comerciales son aquellas cuyo contenido est relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa. Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crdito, propaganda, de cobro. Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin especfico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De esta definicin derivamos la clasificacin de las cartas comerciales. ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL: Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre. El encabezamiento: El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, direccin del destinatario, y saludo. En general se indica t ambin el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qu se trata. El cuerpo: El cuerpo de la carta es la parte ms importante. Se compone de tres partes: una introduccin, un ncleo y una conclusin. En la introduccin se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito. En el ncleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el ncleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamacin. Se termina con una conclusin que sirve de resumen de la carta y/o de estmulo. El cierre: El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo. Ejemplo Modelo de una Carta Comercial:

CURSO: LENGUAJE Y REDACCION

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AUDITORIO J.r. Jorge Basadre N 165 puno, 14 de junio de 2011 A la atencin del Sr. H. Riveros PUNO - PERU Asunto: Invitacin a charla Distinguido Cliente: Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizar el da 21 de junio de 2011, a las 15 hs. en nuestro auditrium, que brindar el reconocido autor de varios libros sobre managment, el seor Tom Peters. La charla consistir en los siguientes tpicos: "el saber escuchar", "escuchar no es or", "en qu consiste escuchar?" y "saber escuchar = ms productividad". Esta invitacin es slo para nuestros ms exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia. Saludo a Ud. Atentamente

Firma: Elard Fredy Valeriano Layme Gerente General Cmo se hace una carta comercial? Dobla la hoja casi por la mitad, te va a quedar una parte doblada, y otra ms larga, esa parte se dobla para adentro, pega los extremos del costado, y listo! Te recomiendo usar una hoja lisa, que no sea con rayas, ni cuadriculada, as te quedara ms formal. PARTES DE LA CARTA COMERCIAL: Una Carta comercial tiene 3 partes que no tiene la familiar, membrete, destinatario, Nombre completo del autor, adems es escrita de manera formal. Sus partes son: 1. Membrete: Es el nombre, direccin y dems seas de identificacin de una empresa o


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entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia. 2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas as como el da mes y ao. 3. Destinatario: son los datos de identificacin de la persona al cual va a ser enviada la carta 4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser ms extenso de una lnea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta. 5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesa que se incluye antes de escribir el texto de la carta. 6. Texto: es el conjunto de prrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los prrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontneo. 7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresin del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesa, tanto de saludo inicial y la relacin entre el emisor y receptor. 8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representacin de otra. 9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. 10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta. 11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaa uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos. CARACTERSTICAS DE LA CARTA COMERCIAL: Para crear un mensaje que cumpla con un fin comercial especfico, es indispensable que posea caractersticas bsicas, que pueden ser: Vitales Complementarias Caractersticas Vitales Claridad: Una buena carta comercial transmite el mensaje de tal manera que el lector no tiene que contestar con una solicitud de aclaracin. Para que una carta sea clara, cuando se lee, debeCURSO: LENGUAJE Y REDACCION Pg. 3


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expresar todas las ideas indispensables en un mnimo de tiempo y poco a poco esfuerzo. Veamos el siguiente ejemplo: Estamos interesados en adquirir para nuestras labores agrcolas, tres marca "GMC" que ustedes representan, con las caractersticas mecnicas que adjuntamos. Les agradeceramos nos enviaran los ms pronto posible catlogos, cotizaciones, condiciones de venta y cualquier otra informacin que consideren pertinente. De ustedes atentamente, En el ejemplo anterior, en seis cortas lneas, se ha hecho un pedido y se ha s olicitado informacin adicional para el cierre del negocio, sin que sea necesario que el destinatario d respuesta con una carta solicitando aclaracin. Concisin: Esta caracterstica implica el empleo de las palabras indispensables para hacer que el mensaje sea breve y completo. Una carta en la cual abundan las palabras no indispensables se hace tediosa y quita tiempo al hombre o mujer de negocios para quienes "el tiempo es oro". Lea cuidadosamente los siguientes apartes de dos cartas comerciales. Luego seleccione el que parezca ms efectivo y explique por qu. Objetividad: Una Carta Comercial se escribe para logra un objetivo. Generalmente tiene un papel importante en una transaccin comercial. Si la carta est bien escrita obtiene su propsito y lleva a feliz trmino la transaccin. CARACTERSTICAS COMPLEMENTARIAS: Correccin: El efecto total que una carta produce en el lector, determina en que ella logre su objetivo. Si la carta tiene todas las caractersticas vitales descritas anteriormente, pero contiene algunos de los errores que indicaremos a continuacin, la primera impresin que tendr el lector ser desfavorable y lo obligar a desviar su atencin del contenido de la carta para fijarla y su apariencia. Por lo tanto es importante evitar los siguientes errores: Lenguaje positivo: Una carta comercial debe ser positiva en su tono para asegurar una reaccin favorable del lector. Para ello, debe tener las siguientes caractersticas: Emplear palabras como usted, a ustedes, en lugar de yo o nosotros. Evitar expresiones y palabras de sentido de sentido negativo como lamentamos, queja, inferior, imposible, reclamacin, desafortunadamente, etc. Emplear palabras tales como cooperacin, servicio, sincero, etc. Estudiemos el siguiente ejemplo de un prrafo con tono totalmente negativo.CURSO: LENGUAJE Y REDACCION Pg. 4


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Lamentamos recibir su carta en la cual se queja de haber recibido una batera defectuosa. Nos apenas que este artculo haya sido encontrado poco satisfactorio. Le rogamos devolverlo y en su reemplazo le enviaremos una nueva batera. Su cuenta le ser acreditada por el valor de la batera vieja. Analicemos el mensaje el mensaje, parte por parte. "Lamentamos recibir su carta"... Escribira usted alguna vez a alguien de quien est apenado de recibir su carta? Lo que usted lamenta en realidad es que la mercanca estuviera defectuosa. ... en la cual se queja". El cliente probablemente no se est quejando sino simplemente informando de una situacin que debe ser corregida. A continuacin le indicamos una forma como podra haberse escrito la carta si hubiere pensado en lector. Muchas gracias por informarnos acerca de la batera que adquiri recientemente. Lamentamos que no estuviera a la altura de lo que usted esperaba de ella; por lo tanto, le rogamos devolvrnosla con cargo a nuestra cuenta. En su lugar inmediatamente le hemos enviado una batera nueva por la cual no tendr que pagar. Nosotros lo llamamos cambio justo. Estamos seguros de que su nueva batera le dar muchos aos de servicio. A menudo es ms fcil y ms alentador para el lector destacar lo que usted puede hacer en vez de lo que no puede. Por qu escribir "lamentamos no enviarle un clculo de costo de aire acondicionado para su casa hasta que sepamos cuntas habitaciones y cul es su tamao?". Al lector le agradara ms leer, "tendremos mucho gusto en enviarle un presupuesto para la calefaccin de su casa tan pronto tengamos en nuestro poder el detalle del nmero de habitaciones de su casa y sus tamaos". Lenguaje Actualizado: Como el estilo cambia las palabras, lo correcto es de usar un lenguaje actualizado. No consulte cartas comerciales pasadas de moda para buscar palabras para una carta que va a escribir hoy. Emplee solamente aquellas palabras que se utilizan actualmente en los negocios. Hace algunos aos cundo los negocios se desenvolvan en u estilo ms formal, era comn usar expresiones tales como "su obediente servidor". Estas expresiones se consideren hoy anticuadas. La carta comercial debe tener un lenguaje simple, claro, moderno y breve. Cada palabra debe ser la apropiada para permitir una total comprensin del mensaje. Lenguaje antiguo Lenguaje moderno Acusamos recibido Gracias, muchas gracias por De los corrientes De julio, de agostoCURSO: LENGUAJE Y REDACCION Pg. 5


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prximo pasado De julio, de agosto, etc. Agradezco por anticipado Agradezco De acuerdo con su solicitud Segn su solicitud Lleg a mis manos recibimos La presente tiene por objeto informarle Me es grato informarle Atto. Y s.s., atentamente. Su diferencia radica, en los usos de las cartas comerciales, no le vas a mandar una carta comercial a uno de tus familiares dicindole te extrao o x cosas. Su uso es muy diferente... Desde su redaccin hasta el asunto q compete.

EXTENSIONES DE UNA CARTA COMERCIAL: Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras. Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras. Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Ms de 300 son cartas de varios pliegos. ESTILOS O FORMAS DE DISPOSICIN DE LAS CARTAS COMERCIALES: 1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo ms fcil y cmodo por cuanto todas las lneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales. 2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel. 3. Estilo Semibloque: es el estilo ms elegante y uno de los ms usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios. 4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la


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antefirma, las iniciales identificadoras y la firma. 6. Diferencia entre el bloque y el semibloque: La diferencia del Estilo Bloque y el Estilo Semibloque: Este estilo Semibloque mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios. PUNTUACIN DE UNA CARTA COMERCIAL: - Abierta: no lleva signos de puntuacin en ninguna de sus partes componentes. - Cerrada: lleva signos de puntuacin en cada una de sus partes o componentes. - Mixta o corriente: combina los dos estilos. PRESENTACIN DE LA CARTA COMERCIAL: En las cartas de negocios es importante guardar ciertas reglas bsicas para no cometer errores en el momento de su presentacin, que podran costa el xito de un proyecto empresarial. En una carta comercial, tanto el papel como el sobre debern llevar membrete. En este tipo de misivas es comn adjuntar el franqueo de retorno. El contenido de una carta comercial debe ser directo, objetivo, con redaccin clara y concisa. Se debe mantener el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida. Las cartas comerciales tendrn espacios y mrgenes a respetar, parecidos a los empleados en una misiva personal. Sin embargo, en la parte izquierda de una carta comercial se debe colocar el nombre de la empresa, la persona y cargo. Una carta comercial debe presentar un espacio de tres centmetros y medio antes de colocar la fecha, y a continuacin se realizar el mismo proceso que en las dems correspondencia. La correspondencia comercial jams se debe escribir a mano o mquina. En estos tiempos modernos, donde las tecnologas de informacin manejan el panorama empresarial, dejara mucho que desear una carta de negocios que no estuviese hecha a computadora. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES: Cartas de Ventas. Son las cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de reclamacin, de remesas, etc. Cartas de Relaciones Pblicas. Son aquellas que se escriben para crear, mejorar o recuperar las relaciones comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones, los agradecimientos, los nombramientos, etc. Cartas Varias. En este tipo estn las cartas de recomendacin, informes, memorandos,CURSO: LENGUAJE Y REDACCION Pg. 7


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cartas de seguimiento, de publicidad y otras. LAS CUALES SON:

LA SOLICITUD: Por lo general, UNA SOLICITUD (o instancia) es un documento escrito que va dirigido a un organismo pblico o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamacin con la exposicin de los motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos pblicos disponen de impresos destinados a este fin. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, se puede hacer la instancia por uno mismo. Cmo se elabora una instancia (SOLICITUD)? En cuanto a los APECTOS FORMALES, la instancia responde a las mismas directrices que la carta de presentacin, pero se suele dejar un margen izquierdo de, aproximadamente, la tercera parte del ancho del papel, para facilitar que la persona que ha de estudiar la instancia pueda hacer las anotaciones marginales que considere oportunas. LA ESTRUCTURA DEL CONTENIDO DE UNA INSTANCIA ES LA SIGUIENTE: A) Encabezamiento: Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, telfono y datos opcionales (profesin, centro de trabajo, etc.). B) Exposicin de motivos: Se debe describir las circunstancias y las causas que motivan la solicitud, de manera sistemtica y esquemtica; se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las disposiciones legales en que est basada la solicitud. Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente, se termina con la expresin "por ello". Si es el caso, se har referencia a la documentacin aportada con frmulas del tipo: "lo que acredito con la documentacin anexa", seguida de la relacin de documentos incorporados a la solicitud. El tratamiento personal del emisor puede ser en primera persona (yo), en tercera persona y el del receptor, la segunda persona del plural (os) o bien una frmula impersonal. En ocasiones, cuando la instancia va dirigida a una autoridad se hace uso del tratamiento que corresponde a la misma (V.E., V.M.E., V.I., etc.) C) Peticin o exposicin de la solicitud. Se comienza con la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos. Si esta palabra va seguida de una oracin con un verbo conjugado, se debe introducir antes la conjuncin que. Por ejemplo, SOLICITO: Que sea concedido.... , o bien SOLICITO: Que se acepte esta peticin de.... D) La despedida debe indicar: Fecha: lugar, da, mes y ao.

NOTA: Firma de quien presenta la instancia. Finalmente, hay que recordar que, segn los criterios de modernizacin de los documentos pblicos, debe evitarse el uso de formas arcaicas o de carcter humillante. PorCURSO: LENGUAJE Y REDACCION Pg. 8


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ejemplo, son innecesarias y debe evitarse expresiones como: "es gracia que espero alcanzar", o "SUPLICO". MODELO CARTA SOLICITUD: Los modelos de carta de solicitud se utilizan para solicitar informacin, presupuestos, catlogos... etc. Tambin es comn llamarle a estos modelos de carta "Instancia". Muchas son las instituciones que ponen a disposicin de los clientes modelos de cartas de solicitud de modo que puedan rellenarlas de forma sencilla para realizar sus solicitudes. En otras ocasiones, en las que no existen estos modelos de cartas ya preestablecidos, se hace obligatorio el redactar por uno mismo este tipo de cartas. Dependiendo de lo que se solicite, por lo general, deben escribirse con un lenguaje claro, sin excesos de formalidad, y exponiendo de forma clara y sencilla aquellos detalles que se desean solicitar. Nunca viene mal agradecer al finalizar la carta, dando por hecho que la solicitud va a tener respuesta, dicho agradecimiento puede exponerse por el hecho de hacerle perder el tiempo o de que les va a suponer la solicitud una prdida futura de tiempo. Ejemplo modelo Carta solicitud al banco para eliminar su base de datos y evitar publicidad. MODELO CARTA SOLICITUD : Fredy Valeriano Layme C/ Bajada, 20, 1 D 27634 Puno Tfno.: 91 5423605 BANCO BUENASVISTAS J.r. Jorge Basadre N 165 Atte. Director del Banco 27634 Puno Puno, 14 de junio de 2011 Muy seor mo: Tengo la complacencia de dirigirme a Ud., en virtud de lo dispuesto en el artculo 127 de la ley de proteccin de datos personales n 1111 (y su decreto reglamentario), con el fin de solicitar el acceso a toda la informacin disponible o relacionada con mi persona obrante en sus bases de datos, registros, archivos y dems documentos as como todo lo relacionado con la informacin que surja de sus ordenadores o bancos de datos. A tal fin, les hago saber que mis datos personales identificativos son los arriba escritos y que a los efectos de la presente carta, constituyo domicilio en Madrid. Con fecha 2 de Julio he recibido una comunicacin publicitaria no solicitada de ustedes. Por ello, le solicito que en los trminos del artculo. 1227 de la ley 2 326 procedan a eliminar y/o bloquear mis datos personales de vuestros bancos de datos a fin de que no me sea remitida ms publicidad en mi buzn. Por lo expuesto solicito procedan a darme el acceso solicitado, en los trminos del artculoCURSO: LENGUAJE Y REDACCION Pg. 9


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12554 y con las especficas previsiones del 130005 de la ley de proteccin de datos y patentes y a eliminarme de las bases de datos, bajo amenaza de iniciar las acciones legales pertinentes. Atentamente: Elard Fredy Valeriano Layme

Firma:

INFORME: Un informe es algo tan simple como el texto a travs del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que ste lleve a su etapa final. Un informe necesita ser claro y preciso, adems debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a travs del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado. Debido a que todo informe hace alusin a un proyecto en particular y va dirigido a las ms diversas personas o entidades, es usual que cada uno posea requerimientos especficos. Sin embargo, en trminos generales, un buen informe debe contar con ciertos elementos bsicos compuestos por: - Una pgina titular - Un abstracto o resumen - Un ndice o tabla de contenidos - La introduccin - La metodologa -Los resultados - Las conclusiones - La bibliografa - Los anexos. MODELO DE INFORME: INFORME N 005-2011-MPCI/ODUR-OC/PCTM. AL : C.P.C. Araceli, DELGADO HUAYTA. JEFA DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION.


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DE

:

Pablo Cesar TICONA MARCA. JEFE DE LA OFICINA DE CATASTRO - MDP.

ASUNTO

:

Actividades realizados en el mes de Febrero del 2011.

FECHA :

Puno, 02 de Marzo del 2011.

Mediante el presente documento me dirijo a Ud. Con la finalidad de informarle sobre las actividades realizadas en el mes de Febrero del presente ao, en la Oficina de Catastro que a continuacin detallo lo siguiente: Levantamiento Topogrfico desde el tramo Accaso hasta Parcialidad de Cachi. Coordinacin con las Parcialidades del Distrito de Pilcuyo en Elaboracin mapa vial de Pilcuyo. Presentacin de documentos como informes, oficios y otros. Verificacin de domicilio para el levantamiento catastral del mbito de pilcuyo

Es cuanto informo para su conocimiento y tramite correspondiente.

Atentamente.

.. Pablo Cesar TICONA MARCA. JEFE DE LA OFICINA DE CATASTRO - MDP.

C.C./Archivo

MODELO CARTA MEMORANDO:


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Por lo general se redacta de forma apaisada. En la parte superior aparecen dos particiones. En la particin de la derecha introduciremos la fecha y la direccin de la persona a quin est destinada la carta memorando. En la particin izquierda colocaremos el membrete y direccin de la persona o entidad que redacta el modelo carta memorando. La carta memorando o tambin llamado memorndum, es un tipo de carta que se utiliza principalmente en las relaciones comerciales. Qu es un modelo de carta memorando o memorndum?

Un memorando es un modelo de carta de pequeo tamao y de dimensiones pequeas, que de forma habitual suele tener unas medidas de 22 X 18 e incluso en otras ocasiones 22 X 14 cm. Modelo carta memorando: Madrid, 12 de agosto del 2008

Sr. D. Lucas Garca Calle del ruido 19 Gijn Compraventa Gomes Cervantes 32, 2A Madrid

Muy seor mo: Debo comunicarle con mucho agrado y gusto que la plantacin de los nuevos arbustos africanos ya se ha finalizado en el tiempo establecido por las autoridades pertinentes. Quiero desde aqu desearle el mejor de los xitos en las futuras explotaciones agrcolas y espero que compartamos muchas cenas de celebracin como la del mes pasado. Sin otro cometido que aadir, se despide atentamente: Julin Gomes Director ejecutivo de Compraventas Gomes


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