CORPORACION NACIONAL DE APOYOS INTERNACIONALES Y SEGURIDAD INTEGRAL (SUPPORT).

POR:SARA DUQUE MARTINEZ

LAURA BERMUDEZ MONTOYALAURA LOPEZ RIVERA

ASIGNATURA:TEORIA DE LA GESTIÓN.

DOCENTE:GIOVANNI PEREZ ORTEGA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – SEDE MEDELLIN

MEDELLIN- COLOMBIA

LUNES 19 DE NOVIEMBRE / 2012

INTRODUCCION

La organización objeto de trabajo llamada Corporación Nacional de Apoyos Internacionales y Seguridad Integral SUPPORT es caracterizada como microempresa ya que el número de empleados (en este caso cuatro) es menor de 10 personas. Una ventaja de esta caracterización es que puede ser una fuente generadora de empleos debido a la ausencia de una estructura rígida, transformándose rápidamente; en este caso, los empleados forman parte de la empresa por la amistad y no por una escogencia selectiva, además los conocimientos que aporta cada empleado hace que el funcionamiento de la organización sea multidisciplinar permitiendo una mayor flexibilidad en la actuación. Cabe mencionar que no todos los empleados tienen conocimientos administrativos o técnicos lo que se convierte en una desventaja para la organización. Otra desventaja es la falta de financiación o pago oportuno de sus negociaciones limitando así las metas a corto plazo.SUPPORT es una organización prestadora de servicios, sin ánimo de lucro y una ONG, permitiéndole una independencia de las decisiones políticas gubernamentales. Es una entidad de carácter privado, con diferentes fines y objetivos humanitarios y sociales. Sitio web: http://www.support.com.co/

PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

OBJETIVO SOCIAL

Los fines de la Corporación Nacional de Apoyos Internacionales y Seguridad Integral SUPPORT son de tipo altruista y para el logro de esta misión fomentará, apoyará y ejercerá proyectos de creación empresarial con entidades del orden Nacional, Departamental, Municipal e Internacional, que contribuyan al fortalecimiento económico, social y cultural de nuestros clientes y de la comunidad en general. Con el propósito de obtener ingresos que le permitan cumplir sus objetivos altruistas, gestionará, y ejecutará toda clase de proyectos convenios con entidades públicas y privadas, y los ejecutará con el concurso de sus asociados, donaciones nacionales e internacionales y personas sin recursos. Dar apoyo comunitario y social a sus afiliados y a sus afiliados de escasos recursos. De la mano del gobierno nacional dado que se mantiene la finalidad de ayuda a entidades sin animo de lucro, que colaboran en el cumplimiento de los fines del estado, con la condición que las actividades y programas de interés público, sean acorde con el plan nacional y los planes seccionales de desarrollo; y con fundamento en el artículo 355 de la constitución nacional esperamos lograr nuestros objetivos propuestos. Decreto 777 y 1405 Reglamentarios.

FINES Y OBJETIVOS

Ayudar en la creación de Cuerpos de Bomberos Voluntarios u Oficiales en los Municipios donde aún no se han creado, en tal virtud propendemos por la necesaria actuación, prevención de desastres y de incendios.

Fortalecer los ya existentes y coadyuvar al crecimiento de los mismos.

Crear brigadas de Bomberos en las empresas que no los tengan conformados.

Brindar asesoría permanente para fortalecimiento de las brigadas de Bomberos existentes.

Búsqueda de mejores niveles de vida y de seguridad.

Fortalecimiento de medidas, mediante los cuales logremos atención oportuna y eficaz.

Promovemos y adelantamos todo lo necesario para lograr la importación de ambulancias, máquinas contra incendio y cualquier vehículo que necesiten las entidades públicas.

Colaborar para la conformación de los comités paritarios de salud ocupacional y seguridad industrial.

Prevenir juntamente con empresarios y trabajadores, los probables accidentes de trabajo y toda clase de riesgo contra el patrimonio y la estructura física de la empresa, fortalecimiento de la seguridad industrial en todas las industrias y en general en todas las zonas comerciales y residenciales del país, y todos aquellos elementos que nos permitan un mejor desarrollo del objeto social.

MISION

Satisfacer totalmente las necesidades de logística y seguridad de nuestros clientes y/o contratantes a través de la excelencia en la prestación de servicios, el desarrollo integral de nuestros afiliados, y el sentido de pertenencia con la entidad y con la Nación en general. Para el año 2013 nuestra Corporación contará con reconocimiento no solo Local y Departamental sino Nacional, logrando aportes positivos al desarrollo integral de los entes del Estado con identidad y reconocimiento de imagen, con inspiraciones propias y obtendrá la experiencia necesaria para proyectarse a nivel Internacional hacia mercados mucho más grandes que nos servirán de eslabón, buscando con ello ser símbolo de unidad empresarial y gestores de progreso.

VISION

Queremos que SUPPORT sea un modelo de entidad líder en servicios de seguridad, de logística y de desarrollo Institucional, eficaz con oportunidad y cubrimiento en todo el País.

METAS A LARGO PLAZO

Las metas a largo plazo son los resultados que una organización quiere tener en un periodo de tiempo de 5 a 10 años aproximadamente. Para lograr esas metas la empresa debe hacer un cronograma o tener unos pasos claves para llegar al cumplimiento del objetivo sin crear des-estabilidad en ningún sector de la organización. Una manera más fácil de lograr estos resultados es crear metas a mediano plazo.En el caso de SUPPORT las metas a largo plazo son ambiciosas y necesitan de una muy buena coordinación para llegar a ellas.Unas de sus más grandes ambiciones es ser reconocidos en todo el país como una empresa líder en la creación e implementación de cuerpos de bomberos a nivel nacional, crear conciencia de la importancia de la presencia de unidades de bomberos ya que la mayoría de municipios en Colombia no cuentan con cuerpo de bomberos ya sea voluntarios o de carácter oficial.Antioquia es un departamento que tiene una buena presencia de estas entidades, aunque no es la cifra ideal hay otros sectores del país que se encuentran en peores condiciones, eso ha obligado a la organización a extenderse y va camino a cumplir sus objetivos a largo plazo, el reconocimiento a nivel nacional y la concientización en muchas alcaldías de la creación de cuerpos de bomberos a través de la presentación de proyectos.Gracias al reducido número de empleados en esta ONG, la coordinación de la gerente, aunque no tiene muchos conocimientos de la teoría administrativa va enfocada más a las relaciones humanas y esto hace que los empleados se sientan a gusto trabajando y se obtengan mejores resultados.

TOMA DE DECISIONES

La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se identifican problemas y oportunidades para intentar llevarlos a feliz término. Este proceso es delegado generalmente a directivos y altos funcionarios de la empresa o a determinado grupo de empleados según sea el caso y/o la estructura de la organización.Para la toma de decisiones, se deben tener en cuenta ciertos aspectos importan-tes que determinan el futuro de una situación específica como la certidumbre o la incertidumbre, el riesgo, el conflicto, así como las consecuencias de dicha toma de decisiones en la empresa.En la entidad que estamos analizando (SUPPORT), el proceso de toma de deci-siones junto con los elementos para la misma, se determinan mediante la “deci-

sión no programada”, es decir, cuando surge un problema y/o oportunidad en par-ticular este se intenta solucionar sin tener una guía de procedimientos estableci-dos, sino “improvisando” hasta llegar al resultado aunque si se delega ésta tarea a una persona de rango superior.Un empleado de esta organización afirma que la toma de decisiones es delegada según la importancia de la situación y que esto genera conflictos debido a la falta de diálogo.

MOTIVACION

El tipo de motivación que se presenta en este tipo de organización, la podemos ubicar en la “TEORÍA DE LOS FACTORES MOTIVACIONALES E HIGIÉNICOS DE HERZBERG”; estos factores motivacionales llegan a la satisfacción si se cumple:

El crecimiento y reconocimiento, responsabilidad, avance y logro, salario, condiciones de trabajo, supervisión técnica, reglas y políticas de trabajo.En la organización SUPPORT todos los empleados presentaron una satisfacción en su trabajo ya que las condiciones de este, son favorables es decir, aunque no hay una supervisión estricta todos cumplen con el deber, y el estado de ánimo en los empleados es bueno, además, las reglas y las políticas con las que trabajan están ligadas a la amistad lo que hace el ambiente y el trabajo más placenteros.

Cualidades del líder.Para la escogencia de la persona que realiza el trabajo de supervisión, no se tuvo en cuenta la identificación de los rasgos en la inteligencia y la personalidad sino que se guiaron por sus cualidades personales es decir, su honestidad, cumplimiento de sus responsabilidades, su comportamiento.

Estilos de liderazgo.Según la literatura, podemos encontrar dos estilos uno es el centrado en la “estructura” y el relacionado con la “consideración”. En esta organización el estilo que predomina es el de la consideración, debido a que el trato entre los empleados está ligado a los sentimientos, respeto por las ideas, apoyo y confianza.

ANÁLISIS ESTRATÉGICO

SUPPORT es una empresa sin ánimo de lucro, ubicada en el sector terciario (prestadora de servicios), la cual se dedica a la importación, venta y distribución de equipos bomberiles a nivel nacional.

El proceso productivo está formado de la siguiente manera:1. Negociación y contrato con el municipio que adquirirá el equipo.

2. Ubicación del equipo en los Estados Unidos.3. Tramites y papeleo para importar el equipo.4. Revisión y adecuación del equipo.5. Distribución, entrega y finalización del contrato.

ANÁLISIS SECTORIAL

En esta empresa lo que dificulta la negociación e incluso retrasa el progreso de la empresa, es la concientización de los municipios de que el servicio de bomberos es obligatorio y necesario para garantizar la seguridad de la comunidad en caso de que se presenten accidentes inesperados.Para garantizar mas negociaciones, la empresa realiza lo que llamamos “análisis del entorno general”, en el cual identifica las fuerzas del entorno de modo que se puedan conocer las necesidades de cierta comunidad y de esa forma poder ofrecer un contrato que cuente con los equipos que satisfagan dichas necesidades en este caso de seguridad bomberíl.Es necesario mencionar además, que para lograr una negociación la empresa utiliza la “fijación de metas” como una motivación para lograr un objetivo de tal forma que la empresa se enfoque de lleno en dicha negociación potencial hasta llevarla a feliz término.

El principal competidor de esta empresa se llama CONALPAS, y debido a que su actividad es exactamente la misma a la de SUPPORT, se sigue un “análisis al competidor” regularmente identificando, precios del competidor, modelos y estado de sus equipos, lugar de importación, entre otros, de modo que se optimice el proceso productivo de la empresa para garantizar el éxito.

Los principales factores que son indispensables para competir en el mercado son:

- La concientización de los municipios de adquirir un cuerpo de bomberos.

- La renovación y revisión de los equipos antes de entregarlos.- Las garantías ofrecidas al municipio con quien se negocia (Tiempo de

entrega, identificación de los equipos con el respectivo nombre del cuerpo de bomberos, conservación de los precios establecidos inicialmente en el contrato, entre otros).

ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN Y DEL PERFIL ESPECÍFICO DEL CONSUMIDOR Y DEL PRODUCTOR.

a. Producto: Maquina de bomberos.

b. Atributos del producto desde el punto de vista del consumidor.

- Excelente estado del producto.- Sus especificaciones cumplen con las necesarias para abastecer el

cuerpo de bomberos.- Es accesible.

c. Atributos del producto desde el punto de vista de la empresa.

- Es una donación con posibilidad de importación- Es atractivo al consumidor.- Requiere poca revisión y/o arreglo debido a su excelente estado.- Es posible transportarlo hasta el municipio de destino sin dificultad.- Cumple con las exigencias del cliente.

d. Comparación de dos equipos de la empresa y su competencia.

EQUIPO EMPRESA EQUIPO COMPETENCIAMáquina de bomberos (intervención rápida) modelo 1995 motor FORD DIESEL 7.3 l v8, 4x4 transmisión automática bomba hale de 250 gpm tanque de 150 galones (600 litros) de polipropileno devanadera con 200’ pies de manguera de 1” pulgada tanque para espuma de 5 galones malacate de 8,000 libras solo 17.000 km amarilla2 tubos de succión, escalera de mano, hachas, picas, boquilla de niebla, llantas en excelentes condiciones al 92%.

Mini – Bomba: 1989 FORD MINI BOMBACon bomba pto de 250 Gal (1000 li-tros) 300 GPM con escaleras, Barral de luces, Malacate, Luces de esce-na, Devanadera, Naftenos

En este caso comparamos dos de los equipos más pequeños de cada una de las empresas, estéticamente cada uno ofrece, garantiza un excelente desempeño, y el cumplimiento de las exigencias de cualquier cliente que solicite el producto.

e. Identificación de las capacidades productivas, tecnológicas, de servicios, etc., que son generadas – o no - en las empresas pero que están asociadas a los atributos.

- La empresa ofrece importar, revisar y entregar el producto en cuanto el municipio anticipe el 50% del valor monetario acordado en el contrato, y cuando se realice este proceso se entrega el dinero restante y se finaliza el contrato; si en el contrato también se incluye la instalación, capacitación del cuerpo de bomberos, etc., la empresa lo hace luego de entregado el equipo.

- La empresa también estudia el producto antes de importarlo para reconocer si cumple con las capacidades necesarias para hacer parte de un cuerpo de bomberos.Durante este proceso de identificación, es muy importante que exista una buena comunicación entre las partes para garantizar que el fluido de información sea correcto. Esta empresa se comunica principalmente por correo electrónico (que aunque es rápido y efectivo, puede retrasar las negociaciones en caso de que falle.) y cara a cara (en la entrega del equipo y finalización del contrato).

f. Análisis de estas capacidades en la cadena de valor

Cadena de valor

1 Durante esta etapa y hasta el establecimiento del contrato es en la que más se da la comunicación la cual debe ser clara, directa y exacta de forma que garantice que una negociación pase de ser potencial a ser concreta.

Inicio de negociación

(establecimiento de la necesidad de

compra)1

Establecimiento del contrato.

Ubicación y estudio del producto.2

Importación del producto.

Revisión del equipo.3

Distribución y entrega del producto.

Capacitación del personal (si fue

previamente solicitado).

Finalización del contrato.

2 Desde esta etapa y hasta la distribución del equipo se visualiza la toma de decisiones de tipo “no programada” pues aunque afortunadamente no suelen presentarse problemas, si algo ocurre, se actúa según sea el caso intentado solucionar lo más pronto posible un problema; considerando aspectos como la certidumbre, la incertidumbre y el riesgo.

3 Desde esta etapa y hasta la finalización del contrato se establece un proceso de planificación en el que se llevan a cabo todos los pasos establecidos en el contrato previamente establecido que cumplan con los normas de la empresa y con las exigencias del cliente.

g. Relación de estas capacidades con los resultados del análisis sectorial.

Durante el proceso de negociación la empresa debe presentar un proyecto al municipio en el que le propone a la alcaldía crear o mejorar un cuerpo de bomberos.Al relacionar este proceso con las capacidades de la empresa, se notan los aspectos que se llevan a cabo para concluir el proceso de negociación de forma adecuada.

Planificación: Es la primera fase de la negociación puesto que esta es la forma como la empresa crea el proyecto y se lo presenta a una alcaldía mediante los “elementos esenciales de un plan”:

- Objetivo: Proponer y crear un cuerpo de bomberos en un municipio que lo requiera.

- Acciones: Localizar el equipo en los Estados Unidos, importarlo, revisarlo y entregarlo al lugar de destino.

- Recursos: Capital, papeles para legalización en la aduana.- Implementación: Revisión y adecuación del equipo para ser

entregado al respectivo cuerpo de bomberos.

Toma de Decisiones: La alcaldía en este caso un “cliente potencial”, determina si la opción de incluir un cuerpo de bomberos en su comunidad es accesible y necesario, estudiando las necesidades de la comunidad y si se cuenta con el capital necesario para hacer tal inversión.

Comunicación: Para la realización de la negociación debe existir una excelente comunicación entre las partes de modo que las ideas que se trasmitan sean claras, concisas y convenzan al cliente final de que la decisión que tomó es bastante beneficiosa para su comunidad.

Motivación: Es una forma utilizada por la empresa para lograr las negociaciones y garantizar la confianza de los clientes durante todo el proceso de negociación.

h. Capacidades empresariales que estén asociados a los atributos más importantes e identificación de qué “ventaja” está generando a partir de los siguientes criterios.

1. Propuesta de una idea que de paso a una negociación beneficiosa tanto para la empresa como para el cliente.

2. Identificación en todo el país de un municipio (cliente potencial) que requiera uno de los servicios que ofrece la empresa.

3. Localización en el exterior de equipos (donaciones) que puedan ser importados para cubrir las demandas del cliente.

4. Atención y capacitación especializada al cliente durante todo el proceso de negociación.

5. La empresa está abierta a cambios en la negociación por si surgen problemas como el retraso en los pagos.

Valor estratégico: La ventaja de este tipo de empresa es que por ser donaciones, se tiene la oportunidad de escoger el equipo entre todos los disponibles en Estados Unidos, de tal forma que cumpla con la calidad y aspectos necesarios para desempeñar su labor en el cuerpo de bomberos del que va a hacer parte.Para escoger dicho equipo es necesario tener en cuenta aspectos como su tiempo de uso, que tan efectivo fue para quienes lo usaron antes, si el tamaño es el adecuado para las calles por las que va a transitar, los cuidados que requiere, etc.

Consistencia estratégica: La revisión continua de la estrategia de trabajo permite evitar posibles errores que retrasan la negociación es decir, la empresa se asegura durante cada paso de la negociación de que las estrategias previamente planeadas se cumpla a cabalidad hasta lograr el objetivo y garantizar los deseos del cliente y de paso mostrar efectividad con nuevos clientes potenciales.

Grado de Integración: Con respecto a SUPPORT la gran ventaja a la hora de la coordinación de actividades es que todas las decisiones son consultadas antes de ser tomadas, de esta forma se garantiza la efectividad de dichas decisiones.

i. Plan de Acción:

DEBILIDADES RECOMENDACIONES

Falta de conocimientos Exigencia de nociones administrativas para

administrativos la planificación y dirección de la organización.

Falta de cumplimiento de horarios. Establecimiento de normas reglamentarias para cada uno de los trabajadores.

Falta de conocimientos legales en contratación pública.

Estar constantemente actualizado en cuanto al conocimiento de normas para las contrataciones legales.

Falta de planificación. Establecer un método global para lograr un objetivo.

Desorden Exigir compromiso en las tareas asignadas.Intereses personales Predominio del ámbito profesional ante el

ámbito personal.Incumplimientos pasados se han cerrado varias puertas.

Efectividad ante el cumplimiento de los negocios.

Falta de selección académica de trabajadores.

Objetividad al escoger a los trabajadores.

Falta de cumplimiento de la jerarquización.

Existencia de dirección y comunicación entre los diferentes cargos de la empresa.

Falta de supervisión y dirección. Exigencia en el cumplimiento de las responsabilidades a partir de los cargos altos.

Plan de acción

En SUPPORT no existe una estrategia definida para cada negocio; esta planeación es dependiente del entorno, del producto, del dinero y región. Las metas en cada proceso son alcanzadas sin llevar un respectivo proceso.Por lo tanto en este análisis establecimos un posible proceso de dirección estratégica global para la organización:

“DIRECCIÓN ESTRATÉGICA”: Se define una herramienta de dirección estratégica para evaluar la organización identificando algunos valores primordiales, esta herramienta se denomina DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas, amenazas.)

ANÁLISIS DOFA

FORTALEZAS Capacitación

(conocimientos bomberiles y de seguridad)

Contactos con el exterior

DEBILIDADES Falta de conocimientos

administrativos Falta de conocimientos

legales en contratación publica

Falta de planificación Desorden Intereses personales Limitación de la

adquisición de pólizas de responsabilidad contractual

Incumplimientos pasados se han cerrado varias puertas

Intereses políticos Déficit presupuestal en los

municipios.

Resultados Implantación de estrategia

Respuesta

Formulación de estrategia

Contacto con el cliente

Identificación del cliente

Análisis del en-torno externo (re-

gión)

OPORTUNIDADES Ejecución de

presupuestos por alcaldes Realizar negocios por

legislación de cuerpo de bomberos

Cantidad de vehículos en calidad de donación

Facilidad de adquirir implementos de seguridad industrial en el país

Factores de riesgo inminentes

• Importar los vehículos requeridos cumpliendo con las políticas aduaneras.

• Al brindar una capacitación de calidad, se puede actuar eficazmente ante riegos inminentes en la población.

• Aunque algunos de los alcaldes no tiene conocimientos de administración deben saber si cuentan con el capital necesario para la inversión.

• Debido a la falta de planificación, no se tiene un constante control de los vehículos disponibles y se pueden afectar las negociaciones.

AMENAZAS Competencia Alcaldías Politiquería

• Las capacitaciones que hace SUPPORT, cumplen los requerimientos legales que demanda la respectiva Alcaldía.

• La competencia no puede capacitar con tanta dedicación debido a que trabaja desde el exterior.

• Al tener los contactos en el exterior, no se tiene control de inconvenientes que pueden suceder allá lo que podría retrasar la negociación.

• Muchas veces los intereses políticos pueden influir en el pago de los equipos y esto retrasaría la importación.

Análisis DOFA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura es la representación de todas las actividades y procesos en la organización; definiendo la jerarquía estructural, el numero de departamentos y estableciendo el diseño de sistemas para la comunicación, coordinación e integración de todos los departamentos.En SUPPORT están definidas las actividades de trabajo en sus respectivos departamentos; que en este caso son cuatro debido a que la organización se considera microempresa por la cantidad de empleados. En SUPPORT cada departamento se constituye por un individuo.El organigrama es una representación grafica de la estructura organizacional, la cual existe en SUPPORT y se muestra de la siguiente manera:

REVISOR FISCAL

ASISTENTE SUBGERENCIAASESOR

JURIDICO

GERENCIA

JUNTA DIRECTIVA

Donde los departamentos establecidos en SUPPORT son: gerencia, subgerencia, asesoría jurídica y asistencia de gerencia.Esta representación para la organización varía ya que el entorno externo e interno son inestables, las metas y estrategias son dependientes de tal entorno, del negocio y del tamaño de la organización (pequeño) variando el diseño estructural en varios casos; pero el organigrama anterior es el establecido inicialmente.Tal estructura puede reflejar la planeación estratégica que existe en la organización, donde el cambio de un producto (vehículos, dotación) o estrategia nueva implementada puede cambiar el organigrama.“FUNDAMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN”: Existen dos diseños estructurales en los cuales analizamos el caso de la estructura organizacional de SUPPORT. Estas estructuras son: funcional y divisional.Según esto: se define que la estructura funcional se reúne por funciones comunes desde la base hasta la cima de la organización localizándose en departamentos.En esta estructura funcional existen unas características generales definidas, las cuales comparadas con el análisis del caso de SUPPORT se tiene varias en común:

Estructura: funcional Tamaño: pequeño Objetivos: eficiencia interna, calidad técnica Planeación y presupuesto: base de costos-presupuesto Permite que la organización alcance sus objetivos funcionales Resulta menos innovación

La estructura divisional permite organizar las divisiones de acuerdo con productos y servicios. En el caso de SUPPORT la división se realiza en los vehículos. Esta también posee características comparables:

Estructura : divisional Entorno: cambiante Estrategia, objetivos: efectividad externa, adaptación, satisfacción del

cliente. Adecuada para cambios rápidos en un ambiente inestable Permite que las unidades se adapten a diferencias en productos, regiones,

clientes.

PROCESO DE PLANIFICACION

En SUPPORT vimos que no existe un proceso de planificación establecido sino que dependiendo del entorno, negocio; se alcanzan los objetivos por las acciones e implementaciones dadas por cada trabajador quien está ejerciendo su decisión en el negocio.Según esto tenemos varios factores que afectan la organización para su planificación:

Coordinación de esfuerzosEn este caso no existe la coordinación de las acciones entre empleados; estos realizan su trabajo por medio de sus conocimientos y sus propias decisiones siendo independientes con los directivos.Esta descentralización puede desencadenar diferentes resultados, prioridades, recursos y decisiones.

Establecimiento de prioridadesEn SUPPORT el establecimiento de las prioridades es realizado independientemente orientando la organización a un proceso sin rumbo fijo afectando así la dirección estratégica.

Disponibilidad de los recursos adecuadosEn este caso, esta disponibilidad es deficiente debido al incumplimiento de pago del comprador afectando la ejecución de los objetivos trazados por SUPPORT.

Uno de los peligros de la planificación en SUPPORT es la burocratización y politiquería de las alcaldías y municipios. Además el fomento de las relaciones jerárquicas también en un punto negativo ya que hay casos en el que el asistente realiza todo el proceso de planificación y estrategia, afectando la coordinación y comunicación.En ”la gestión del proceso de planificación” se determinan o señalan varios sistemas donde hay uno que se identifica en SUPPORT, el cual es llamado PLANIFICACIÓN FORMAL.LA PLANIFICACIÓN FORMAL implica la fijación de objetivos, las acciones y la implementación. En este caso las acciones son de tipo estratégico ya que son basadas en aproximaciones del análisis de los recursos y el entorno; la implementación es autoritaria dependiendo del contrato y de quien lo ejecute o puede ser de persuasión (compromiso de los empleados).Como SUPPORT no posee un proceso de planificación global para sus negocios, en este análisis proponemos uno:

Elementos del plan

Cabe mencionar que este proceso es dependiente del entorno tanto externo como interno, del negocio, de los recursos, etc.

CONTROL

Se realiza permanentemente para prevenir y corregir desvíos o inconvenientes durante el proceso que se lleva a cabo para cumplir un objetivo.Para iniciar el proceso de importación del equipo es necesario que el cliente pague el 50% de la suma acordada en el contrato, para cubrir el valor del equipo y el papeleo de la legalización.En SUPPORT el control del equipo, se establece desde que este ingresa al país, cumpliendo con las normas de aduana y revisando que se encuentre en óptimas condiciones antes de llevarlo al lugar de destino.Luego el cliente debe depositar el 30% del dinero restante y así la empresa cubre los gastos del transporte.En este proceso también se controla la etapa de distribución: como, quien y a donde se llevara el equipo.Al momento de la entrega se revisa nuevamente que el equipo no se haya afectado durante el viaje, se termina el pago de la negociación con el 20% restante y así se cumple el objetivo.

Elementos de control

OBJETIVOS

ACCIONES

RECURSOS

IMPLEMENTACION

CONTACTO IMPORTACION LEGALIZACION DISTRIBUCION

CONCLUSIONES

Una de las cosas que más se destaca al hacer este trabajo es que aunque el gerente o encargado de la organización no tenga conocimiento sobre teorías administrativas siempre existe una estructura funcional lógica.

En SUPPORT no existen procesos determinados para alcanzar los objetivos e implementar estrategias y planes.

El principal objetivo de la empresa es cumplir con el compromiso social. Una de las dificultades para la realización del trabajo fue la ausencia de

algunos empleados al realizar la visita a la empresa, ya que no tienen la obligación de cumplir un horario.

A veces se notó la falta de organización y comunicación interna por parte de los empleados y superiores.

RECOMENDACIONES

Se debe exigir más compromiso y presencia por parte de los empleados. Se debe procurar comunicar cada detalle, problema o inconveniente que

surge en la empresa. Se debe tratar de tener bien claro el camino a cumplir los objetivos planes

e implementación de estrategias para llegar a tener éxito más rápida y satisfactoriamente.

BIBLIOGRAFIA

Taylor, Frederick Winslow. Principios de la administración científica. Colombia: Ediciones Esquilo Ltda.

Mayo, Elton. Problemas humanos de una civilización industrial. Segunda edi-ción. Buenos Aires, Argentina: Ediciones Nueva Visión, 1972.

Chiavenato, Idalberto. Introducción a La Teoría General de La Administración. Séptima edición. Bogotá, Colombia: Mc Graw Hill, 2007.

ANEXOS

FOTO UBICACIÓN:

ENCUESTA 1:

Gerente General: Marly Montoya

1. Cuando se estableció la empresa y por quien o quienes La empresa se estableció en Marzo de 2011, integrada por Marly Yeni Montoya Ortiz, Andrés Felipe Pulgarín, Ivan Dario Cárdenas Bernal.

2. Cuanto tiempo tiene la empresa.Se consolidó en el 2011 por tanto tiene 1 años.

3. Cuales son la misión y la visión de la empresa.Misión: Satisfacer totalmente las necesidades de logística y seguridad de nuestros clientes y/o contratantes a través de la excelencia en la prestación de servicios, el desarrollo integral de nuestros afiliados, y el sentido de pertenencia con la entidad y con la Nación en general.

Visión: Queremos que SUPPORT sea un modelo de entidad líder en servicios de seguridad, de logística y de desarrollo Institucional, eficaz con oportunidad y cubrimiento en todo el País.

4. Cuáles son sus clientes más importantes o frecuentes.Los clientes más frecuentes son los municipios o alcaldía municipales nacionales, entre ellas se encuentra: Tame (Arauca), Magangué (Bolívar),

Villa garzón (Putumayo).

5. Como se ven proyectados en 5 años: Como la corporación líder en el suministro de equipos y maquinaria de seguridad bomberíl en el país.

6. Con cuantos empleados cuenta la empresa:La empresa cuenta con 4 empleados: abogado, gerente general, asistente de gerencia, presidente de la junta.

7. Como hacen la compra o distribución de los productos o equipos que ofrecen:La compra se efectúa haciendo una solicitud a los patios donde se encuentran los equipos donados por las estaciones de bomberos de los Estados Unidos. El costo depende del modelo y estado del equipo, luego se debe pagar la importación y la legalización. La distribución se logra cuando los equipos llegan al puerto de Cartagena donde el gerente y el representante legalizan la entrega del equipo con la aduana y finalmente se lleva al municipio que lo solicitó ya sea por tierra o aire.

8. Tienen Contrato a corto o largo plazo para la compra de los equipos:Dependen del municipio o del dinero disponible; es mediano cuando se forma todo el cuerpo de bomberos (equipos, capacitaciones, etc.) o a corto cuando es solo la importación y distribución del equipo.

9. Desde cuando tienen contrato con las empresas exportadoras:Desde que se consolido la empresa.

10. Que tan difícil es hacer ese tipo de negociación o por el contrario, es fácil de hacer:Muy difícil, porque no es sencillo crear conciencia de la obligación del servicio bomberíl y negociar con el estado; aunque la importación es fácil, debido al contrato que existen con la agencia aduanera (SIA) para dicho logro.

11. Que tan cumplidas son las empresas exportadoras de las empresas.Si existe el capital con que se adquiere el equipo, la negociación se agilizaría pero muchas veces pueden existir retrasos debido a la distancia, la documentación, entre otros, que dificultan el cumplimiento de la entrega.

12.En qué sector está ubicada la actividad económica:SUPPORT es una entidad prestadora de servicios.

13. Que tan frecuentes son las negociaciones:No muy frecuentes, ya que los contratos se demoran.

14. Que libros administración se ha leído:Ninguno

15.Conoce las teorías de la administración:No.

16.Como es la actualización en temas administrativos:El encargado de esto es el asistente general donde la actualización se realiza de acuerdo a las necesidades que se vayan presentando.

17. Qué cosas le han sido útiles para ejercer la administración:La experiencia personal.

18.Como percibe la responsabilidad social:La responsabilidad social se asume mediante la concientización de la importancia de adquirir equipos de buena calidad para los departamentos de bomberos y lograr que ellos puedan brindar un buen servicio a la sociedad.

19.Como las responsabilidades se relacionan con el ambiente externo e interno de la organización:Interno: Cuando los empleados no asumen sus responsabilidades, se deterioran las relaciones laborales.Externo: Cuando falta documentación, capital y equipos (en los patios), no se puede efectuar la negociación.

20.Los objetivos de la organización son conocidos por el ambiente ex-terno.Si son conocidos aunque no se reconocen sus importancias.

21.Como hace la organización para que el ambiente externo los conozca:Se presentan proyectos a las alcaldías, por medio de correros electrónicos y redes sociales.

22.Que elementos tienen en cuenta para tomar las decisiones:Es difícil llegar a acuerdos con los socios pero si ya se cuenta con el capital para la negociación es más fácil tomar estas decisiones.

23. Cuál es la motivación para los trabajadores.Además de la retribución económica, los beneficios para la empresa y la rentabilidad.

24.Que le gusta o desagrada del trabajo:

Le gusta que trabaja de forma independiente, no se tienen que cumplir horarios y se dedica a las ventas además apoya la causa de los bomberos y le desagradan las cosas que se le salen de las manos.

25. Como son las relaciones interpersonales:Complicadas en general porque existen ciertas tensiones sin embargo se tiene buenas relaciones con todos los empleados.

26. Como fue la selección de trabajadores:No hubo selección, fue por amistad.

27.Que tuvieron en cuenta para jerarquizar:Se buscaba más que capacidad y aptitudes, honestidad y ganas de trabajar.

28.Qué medida de seguridad tiene la empresa (salud): Salud, pensión y riesgos profesionales.

29.Cual considera usted que es su principal objetivo (personal):Evitar la quiebra de la empresa.

30.Que consideraciones existen frente a los problemas que se les pre-sentan a los trabajadores.Ya que no existen horarios fijos de trabajo, se les da facilidades a los empleados para que realicen sus actividades extracurriculares.

Asistente de Gerencia: Andrés Felipe Pulgarín.

1. Que libros de adminisración ha leído:La organización y sus procesos, planificación de proyectos, el lado humano de la administración.

2. Como es la actualización en temas administrativos.Actualmente por estudios en la carrera y por inconvenientes administrativos, por medio de consultas experiencias y retroalimentación.

3. Qué cosas le han sido útiles para ejercer la administración: La experiencia.

4. Como percibe la responsabilidad social:Se encuentra en una etapa de crecimiento, aun falta compromiso social.

5. Como las responsabilidades se relacionan con el ambiente externo e interno de la organización:

Interno: Dentro de un proceso cada uno debe realizar su propio trabajo, pero en esta organización se dificulta porque los empleados evitan res-ponsabilidades y eso genera mal ambiente.Externo: Incumplimiento de contrato, demandas.

6. Como es el proceso de toma de decisiones:Para tomar decisiones no existe jerarquía y esto genera desacuerdos por la falta de diálogo.

7. Que elementos tienen en cuenta para tomar las decisionesEn la actividad existen dos aspectos claves, uno es la importancia de la situación y el otro son las repercusiones donde cualquier falla se refleja en los rangos inferiores.

8. Cuál es la motivación para los trabajadores:La motivación existente se debe a las ayudas ofrecidas por la gerente y la causa del proyecto.

9. Que le gusta o desagrada del trabajo:

Me gusta el objeto social, la mecánica de importaciones, la carga laboral no es muy estresante. Me desagrada el sueldo y que no existe contrato fijo.

10.Como fue la selección de trabajadores:No hubo selección, no hay criterio de perfiles, solo se buscan complementos.

11. Que tuvieron en cuenta para jerarquizar:Solo existe jerarquía por nombre pero todos hacen el trabajo de todos.

12.Cual considera usted que es su principal objetivo (personal):Apoyar el objeto social.

13.Que consideraciones existen frente a los problemas que se les pre-sentan a los trabajadores.No hay inconvenientes por permisos (universidad).

ENCUESTA 2:

1. Existe definición de las actividades de trabajo? ¿con cuántos departamentos cuenta?

Si existe definición de las actividades las cuales conforman los diferentes departamentos.La corporación tiene 4 departamentos: gerente, subgerente, asesor jurídico y

asistente de gerencia.

2. Como es la estructura funcional?

Gerencia: encabezar todas las negociaciones con los entes nacionales o internacionales.Subgerencia: apoyar la gestión de la gerencia y suplirla cuando sea necesario. Adicionalmente se encarga de la gestión administrativa en la importación de los productos.Asesoría jurídica: trata todo el tema legal de la corporación.Asistencia de gerencia: brindar apoyo a todos los procesos de la corporación administrativa y logística.

3. Existe estructura divisional?

Si existe tal estructura y es basada en la estructura de los productos: Vehículos: maquinaria pesada, vehículos de rescate Dotación: seguridad industrial, implementos de rescate, quijada de la vida.

en este caso la división se realiza en los vehículos.

4. Existe cultura organizacional?No hay cultura organizacional

5. poseen símbolos culturales?No

6. existen cambios organizacionales? ¿por el entorno externo e interno?Existen cambios en ambos entornos:

Interno: cuando no hay plata. Externo: cuando se cambian condiciones en las organizaciones.

7. existe resistencia al cambio?Si existe resistencia al cambio por la falta de confianza e intereses personales.

8. Como introducen los cambios?La introducción es autoritaria

9. Existen códigos éticos?Establecidos por la compañía no, pero por los empleados se estableció un código basado en su ética profesional

10.cree que la empresa es socialmente responsable?Si es socialmente responsable y es basada en la misión de la corporación.

11. Cuál es la responsabilidad social de la empresa?

Es el cumplimiento de la misión corporativa

12.quien es el líder de la empresa?¿por qué?El líder es la gerente Marly Montoya por sus capacidades de negociación pero no es muy eficaz como líder.

13.Como es el proceso de dirección estratégica?Esta dirección en teoría existe cuando hay objetivos trazados con un supuesto plan de trabajo, pero casi nunca se cumple. Se llega al objetivo a como dé lugar.

14.Como es la formulación de la estrategia?La formulación es relativa, dependiente del negocio.Cliente contacto respuesta estrategia.

15.Como es la planificación para lograr el propósito?La planificación no está estructurada. Se plasman objetivos sin importar como conseguirlos.

16.La planificación es dependiente?La planificación cuando hay es dependiente del cliente y del producto.

17.Existe competencia?Si existe, se llama Conalpas.

18.Como surgen las estrategias para alcanzar ventaja ante la competencia?

La principal estrategia es la mejora de la calidad en asesoría.La ventaja es que SUPPORT es una entidad colombiana y conoce el territorio donde se necesitan los implementos y asesorías además Conalpas es una entidad extranjera.

19.Quien o quienes deciden qué estrategia utilizar?La gerente toma la decisión.

20.Como es el proceso de implementación de estrategias utilizado en la organización?

La implementación es autoritaria.

21.En que se basan para fijar los objetivos de la empresa?Se basan en los negocios.

22.Tienen en cuenta el ambiente exterior de la organización para tomar decisiones?

Si, el ambiente orienta las decisiones en la corporación.

23.La empresa está acostumbrada a los cambios?¿está preparada para cambios o inconvenientes imprevistos?

La organización si está acostumbrada. Pero no se encuentra preparada para inconvenientes.

24.Que tan fácil es para usted el proceso de comunicación? Interno: normal, lo habitual. Externo: complicado, lo difícil es la comunicación con los alcaldes.

25.considera usted que existen barreras que distorsionan la comunicación?

La barrera existente es la falta de recursos para comunicación.

26.Cuales recursos son los frecuentemente usados para comunicarse?

Los recursos son los celulares, correo electrónico.

27.Existen estrategias que garanticen o mejoren el rendimiento de la empresa (DOFA)?

No está planteada la DOFA.

28.Evalúan periódicamente los recursos y capacidades internas de la empresa?

Si hay evaluación con el sueldo de la cuenta ( que planta se tiene)

29.se cumplen debidamente lo objetivos de la empresa?Si se cumplen los objetivos sin importar los medios.

30.Que considera usted que es una planificación exitosa?Estructurar una serie de procesos y llevarlos a cabo en el tiempo establecido cumpliendo el objetivo propuesto.

31.Qué importancia se le da a la toma de decisiones?Si se le da importancia porque muchas de las decisiones son trascendentales que afectan el negocio.

32.A quien se delega para la toma de decisiones?Todos apoyan la toma de decisiones.

33.Existe algún control de daños en la empresa?Si existe control de daños de los equipos.

34.Las políticas de la empresa considera en ellas sus derechos como empleado?

No las considera.