TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

LINA MARIA MORALES YANGUMA

TI: 904040613174

CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA

PRODUCCION DOCUMENTAL

FLORENCIA- CAQUETA

2012

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

LINA MARIA MORALES YANGUMA

TI: 94040613174

ALBERTO GAVIRIA DAVILA

INSTRUCTOR

CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA

PRODUCCION DOCUMENTAL

FLORENCIA- CAQUETA

2012

INTRODUCCION

En el presente trabajo es elaborado con el fin, de que nosotros los aprendices del tecnólogo en gestión administrativa, mostremos las competencias adquiridas dentro de nuestro proyecto de formación diseño de un modelo administrativo, comercial y contable, para la adecuada gestión administrativa de los mypimes en la ciudad de Florencia de acuerdo a las normas técnicas colombianas. Con el objetivo de elaborar los respetivos documentos empresariales siguiendo las normas técnicas y la legislación vigente.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

1. ORTOGRAFIA

1.1 signos de puntuación

1.2 la gramática

1.3 la morfología

1.4 la sintaxis

1.5 la oración

1.5.1 los pronombres relativos

2. REDACCION

2.1 la coherencia

2.2 el párrafo

2.3 como escribir un buen párrafo

2.4 la cohesión

3. LA DIGITACION

3.1 ergonomía

3.2 el teclado

3.3 posición al escribir en el teclado

3.4 sistema operativo

3.5 internet

3.5.1 intranet

3.5.2 Word

3.5.3 impresoras

4. PRODUCCION DOCUMENTAL

4.1 carta comercial

4.2 partes de la carta

4.3 guía de carta comercial estilo bloque extremo

4.4 carta estilo bloque

4.5 zonas

4.6 ejemplo de carta comercial

5. CIRCULARES INTERNAS Y EXTERNAS

5.1 partes de las circulares

5.2 guía de elaboración de circulares

5.3 ejemplo de circular interna

5.4 ejemplo de circular externa

6 MEMORANDO

6.1 partes de un memorando

6.2 guía para elaborar el memorando

6.3 ejemplo de memorando

7. NOTA INTERNA

7.1 partes de la nota interna

7.2 formato de la nota interna

8. ACTA EMPRESARIAL

8.1 partes del acta empresarial

8.2 guía para elaborar el acta

8.3 ejemplo del acta

9. CERTIFICADO Y CONSTANCIAS

9.1 certificado

9.2 constancia

9.3 partes de certificado y constancias

9.4 ejemplo de constancia

9.5 ejemplo de certificado

10. HOJA DE VIDA

10.1 partes de la hoja de vida

10.2 guía para elaborar la hoja de vida

11. RESOLUCION

12. DECRETO

13. ACUERDO

14. ORDENANZAS

15. INFORMES CORTOS Y EXTENSOS

15.1 informe corto

15.2 informe extenso o largo

16. SOBRES

16.1Partes de un sobre

17. FAX

17.1Datos del destinatario

17.2 guía para la elaboración del fax

18. TELEGRAMA

18.1 Estructura de un telegrama

19. CONTRATO DE COMPRAVENTA

19.1 Ejemplo de contrato de compraventa

CONCLUSIONES

1. LA ORTOGRAFIA

Ortografía es la parte de la gramática normativa que fija las reglas para el uso de las letras y signos de puntuación en la escritura. La ortografía se basa en la aceptación de una serie de convenciones por parte de una comunidad lingüística con el objeto de mantener la unidad de la lengua escrita

1.1 SIGNOS DE PUNTUACION

Los signos de puntuación delimitan las frases y los párrafos y establecen la jerarquía sintáctica de las proposiciones, consiguiendo así estructurar el texto, ordenar las ideas y jerarquizarlas en principales y secundarias, y eliminar ambigüedades.

Por eso requieren un empleo muy preciso; si se ponen en el lugar equivocado, las palabras y las frases dejan de decir lo que el autor quería decir

1.2 LA GRAMATICA

La gramática es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de las lenguas y la organización de las palabras dentro de una oración. También se denomina así al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguaje muy determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.

1.3 LA MORFOLOGIA

La morfología es la rama de la lingüística que estudia la estructura interna de las palabras para delimitar, definir y clasificar sus unidades, las clases de palabras a las que da lugar, la formación de nuevas palabras (morfología léxica).

1.4 SINTAXIS

Es la parte de la gramática que se encarga de unir y coordinar las palabras para formar oraciones y en informática es el conjunto de reglas con las cuales nos regimos para programar un programa.

1.5 LA ORACION

La oración es el constituyente sintáctico más pequeño posible, capaz de realizar un enunciado o expresar el contenido de una proposición lógica, un mandato, una petición, una pregunta o, en general, un acto elocutivo que incluya algún tipo de predicación.

1.6 PRONOMBRES RELATIVOS

Los pronombres relativos son un tipo de pronombre que se refieren a un referente anterior, o antecedente, e introducen una oración subordinada adjetiva de la que forman parte. De relativo que encabezan puede ser vista como un sintagma complementarte.

CLASES DE PRONOMBRES RELATIVOS

1. QUE2. QUIEN, QUIENES3. EL QUE, LA QUE, LOS QUE, LAS QUE, EL CUAL, LA CUAL, LOS 4. CUALES, LAS CUALES5. CUYO, CUYA, CUYOS, CUYAS6. LO CUAL, LO QUE7. LO QUE

2. REDACCION

La redacción es la expresión escrita de un Pensamiento o conocimiento sobre un acontecimiento que ha pasado en algún lugar del paisaje geográfico.

2.1 LA COHERENCIA

La coherencia es una propiedad de los textos bien formados que permite concebirlos como entidades unitarias, de manera que las diversas ideas secundarias aportan información relevante para llegar a la idea principal, o tema, de forma que el lector pueda encontrar el significado global del texto.

2.2 EL PARRAFO

Un párrafo es una unidad de discurso en un texto escrito que expresa una idea o un argumento, o reproduce las palabras de un orador. Está integrado por un conjunto de oraciones que tienen cierta unidad temática.

2.3 COMO ESCRIBIR UN BUEN PARRAFO:

1. Escoge un tema sobre el cual escribir. 2. Escribe una buena oración principal. 3. Para sustentarla, busca los detalles apropiados. 4. Desecha los detalles irrelevantes. 5. Construye y enlaza las oraciones coherentemente. 6. Concluye con una oración apropiada.

2.4 COHESION

Es la relación de dependencia entre dos elementos de un texto que pertenecen a distintas oraciones. Para lograrla, se utilizan distintos recursos, como ser: los conectores, la referencia, la elipsis y la sustitución. Se relaciona, entonces, con la organización.

3. DIGITACION

Digitación es la técnica mediante la que se elige cuáles dedos y posiciones de la mano se han de utilizar para tocar un instrumento musical. Por ejemplo al tocar el piano, los acordes y melodías pueden interpretarse mediante distintas combinaciones de dedos. La digitación -en este contexto- consiste en la selección de cual dedo utilizar en cada tecla, para cada nota.

3.1 LA ERGONOMIA

La ergonomía es la disciplina científica que trata del diseño de lugares de trabajo, herramientas y tareas que coinciden con las características fisiológicas, anatómicas, psicológicas y las capacidades del trabajador.

3.2 EL TECLADO

En informática un teclado es un periférico de entrada o dispositivo, en parte inspirado en el teclado de las máquinas de escribir, que utiliza una disposición de botones o teclas, para que actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían información a la computadora.

3.3 POSICION QUE DEBEMOS TENER AL ESCRIBIR EN EL TECLADO

3.4 SISTEMA OPERATIVO

Un Sistema Operativo es el software encargado de ejercer el control y coordinar el uso del hardware entre diferentes programas de aplicación y los diferentes usuarios. Es un administrador de los recursos de hardware del sistema. En una definición informal es un sistema que consiste en ofrecer una distribución ordenada y controlada de los procesadores, memorias y dispositivos de E/S entre los diversos programas que compiten por ellos.

3.5 INTERNET

El Internet es una red informática descentralizada, que para permitir la conexión entre computadoras opera a través de un protocolo de comunicaciones. Para referirnos a ella además se utiliza el término "web"  en inglés, refiriéndose a una "tela de araña" para representar esta red de conexiones

3.5.1 LA INTRANET

Es una red de Área Local o LAN. La cual tiene la característica, de ser de exclusivo uso, de la empresa u organización que la ha instalado, provee de un especio común, para el desarrollo de estrategias, información, memorandos, entre otras aplicabilidades, las cuales son utilizadas por toda la empresa u establecimiento educativo.

.

3.5.2 WORD

Microsoft Word es un procesador de texto creado por Microsoft, y actualmente integrado en la suite ofimática Microsoft Office. Word es uno de los procesadores de texto, más utilizados para trabajar con documentos.

3.5.3 IMPRESORAS

Una impresora es un periférico de ordenador que permite producir una copia permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel o transparencias, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser

.

4. PRODUCCION DOCUMENTAL

4.1 CARTA COMERCIAL

Es un medio de comunicación que utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc.  Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales.

4.2 PARTES EN UNA CARTA COMERCIAL

1. ENCABEZADO: Ubicado en la parte superior, allí se encuentra el membrete o logo de la empresa junto con su slogan o lema.

2. CIUDAD Y FECHA: Ciudad, pueblo o localidad donde se origina la carta, se acostumbra utilizar el formato de fecha Mes Día de AÑO Y se escribe de 2 a 3 interlineas.

3. DESTINATARIO: Es la persona a quien va dirigida la carta. Es importante agregar el cargo, nombre de la empresa, se escribe de 4 a 6 interlineas.

4. ASUNTO: se expresa el motivo principal por que se escribe la carta, se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario.

5. SALUDO: Una frase corta de cortesía, Para las damas se escribe el nombre y los caballeros el apellido, se escribe a 3 interlineas cuando no hay asunto y a 2 cuando lo hay.

EJEMPLOS:

Apreciado Señor Arroyo Apreciada Ingeniera Lina

6. TEXTO: Se explica los motivos o las razones por los cuales se escribe la carta, Se escribe de 4 a 6 interlineas cuando no hay asunto y a 3 interlineas cuando lo hay.

7. DESPEDIDA: Frase corta de cortesía, que se escribe a 2 interlineas.

EJEMPLOS:

Atentamente Cordialmente Sinceramente

8. FIRMA: Nombre de la persona que escribe la carta, con el cargo y el número de identificación.se escribe a 4 interlineas en mayúscula.

9. INÍCIALES: nombre de la persona que elabora la carta, y la primera inicial del apellido esta forma se conoce quien la digitó.

10. ANEXOS: Se utiliza cuando la carta va acompañada de documentos adicionales, se deben mencionar cuantos documentos se anexan.

4.3 GUIA DE CARTA COMERCIAL ESTILO BLOQUE EXTREMO

4.4 CARTA COMERCIAL ESTILO BLOQUE

Las líneas de número, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

4. 5

ZONAS

ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT

ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad

ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro.

4.6 EJEMPLO DE CARTA COMERCIAL

CAMARA DE COMERCIO

NIT: 300,400 ,8002

OFIC-PSS-CAQ-0001

Medellín, 02 de febrero de 2012

MARLON LARA CUMACO

Gerente administrativo

Cámara de comercio

Calle 12 av. Las palmeras

Medellín, Antioquia

ASUNTO: últimos pagos comerciales del mes de enero

Cordial saludo señor Morales

Por medio de la presente le solicito que me sean dados los últimos pagos comerciales del mes de enero para poderlos registrar en la contabilidad de gerencia del mes pasado.

Agradezco su atención y colaboración

CINDY YANETH MORALES YANGUMAAsistente de gerencia

5. CIRCULARES INTERNAS Y EXTERNAS

Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. También es una comunicación externa o interna de carácter general informativo con el mismo contenido. Es decir la circular externa se maneja por fuera de las empresas, y las internas solo se manejan dentro de la empresa.

MARGENES: superior e izquierdo 3 a 4 cm

Derecho e inferior 2 a 3cm

5.1 PARTES DE LA CIRCULARES INTERNAS Y EXTERNAS

1. ENCABEZADO: Va la razón social de la empresa en mayúscula, solo para circulares internas

2. NÚMERO: escribe en mayúscula, número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año, se escribe a 3 interlineas.

3. CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora.

4. FECHA: Se escribe el lugar, el día, el mes, y el año.

5. DESTINATARIO: Esta dirigido al conjunto de personas interesadas en el documento, se escribe a dos interlineas.

6. ASUNTO: En esta parte se escribe la palabra ASUNTO, en mayúscula, seguida de dos puntos y se escribe a dos interlineas.

7. CUERPO O TEXTO: Es la parte donde se explica detalladamente el mensaje, lo que se quiere decir; el texto se escribe a tres interlineas

8. DESPEDIDA: Esta parte es muy simple y a veces se usa solo una palabra. Ejemplo: Atentamente. Y se escribe a dos interlineas.

9. FIRMA Y CARGO: debajo de la firma se coloca el nombre completo del firmante y luego el cargo o grado de jerarquía que posee, se escribe a dos interlineas.

10. INICIALES: se escribe el nombre de quien redacta y luego las iniciales del primer apellido.

5.2 GUIA PARA ELABORAR CIRCULARES

Nombre de la empresa

3 interlineas

CIRCULAR INTERNA O EXTERNA No.001

3 interlineas

CODIGO

2 interlineas

FECHA

2 interlineas

PARA

2 interlineas

ASUNTO

3 interlineas

TEXTO ---------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------

2 interlineas

DESPEDIDA

3 interlineas

NOMBRE DE QUIEN REDACTA

CARGO

5.3 EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

CIRCULAR INTERNA No.002

300-40.02

Florencia, 10 de junio de 2012

PARA: TODO EL PERSONAL

ASUNTO: FIESTAS DE SAN PEDRO

Con motivo de las festividades de san Pedro, invitamos a todo el personal a la reunión de integración que se llevara a cabo el día 29 de junio del presente año.

Esperamos su asistencia

LEONORA CASTRO MURILLO

GERENTA

5.4 EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJESENA

CIRCULAR EXTERNA No. 001

500- 04. 01Florencia, 15 de enero de 2012

PARA: LINA MARIA MORALES YANGUMA

ASUNTO: Convocatorias matriculas

Se le recuerda la señora Morales que la convocatoria de su matrícula esta asignada para el día 25 de febrero del presente año. Deberá presentarse con sus respectivos documentos o de lo contrario será cancelada su matrícula.

Por favor presentarse

CAROLINA SOLIS VARGASDirectora académica

6. MEMORANDO

El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve.

MÁRGENES: superior e izquierdo 3 a 4 cm

Inferior y Derecho 2 a 3 cm

6.1 PARTES DE UN MEMORANDO

1. MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla, se escribe a tres interlineas.

2. CÓDIGO: se coloca el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto y se escribe a tres interlineas.

3. LUGAR Y FECHA: Se escribe a dos interlineas, y a dos tabulaciones se coloca la ciudad, el día y el año

4. DATOS DEL DESTINATARIO: se debe escribir a 3 interlineas. Se escribe en mayúscula sostenida a quien va dirigida la carta y debajo el cargo

5. DE: Se escribe a dos interlineas y se escribe en mayúscula sostenida el nombre de la persona quien la envía

6. ASUNTO: se debe escribir de dos interlineas y debe contener máximo seis palabras en mayúscula

7. TEXTO: Se escribe de tres a cuatro interlineas, el texto debe ser claro, sencillo y de forma directa

8. DESPEDIDA: Se escribe a dos interlineas del texto, puede ser separado con una coma. Por ejemplo: atentamente, cordialmente,…

9. DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas, el cargo se coloca debajo.

10. ANEXOS: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. Y se escribe a dos interlineas.

11. DATOS DEL TRANCRIPTOR: se escribe el primer nombre y la primera letra del apellido.

5.2 GUIA PARA ELABORAR EL MEMORANDO

Nombre de la empresa

MEMORANDO

CODIGO 3 interlineas

--------------- FECHA

PARA: Nombre

Cargo

3 interlineas

DE:

3 interlineas

ASUNTO:

3 interlineas

TEXTO ---------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------

2 interlineas

DESPEDIDA

4 interlineas

NOMBRE DE QUIEN REDACTA

CARGO

2 interlineas

ANEXO

6.3 EJEMPLO DE MEMORANDO

COORDINACION ACADEMICA

MEMORANDO

CODIGO: 205-35.01

Florencia, 10 de febrero de 2012-02-23

PARA: MAICOL CAMACHO ROJAS

Docente

DE: PAULA ANDREA CORREA LOPEZ

Secretaria académica

Por medio de la presente se le informe al docente CAMACHO que sus funciones no han sido las adecuadas en el plantel educativo. Debido a esto será suspendido de su cargo del área de ciencias sociales por un tiempo determinado de tres meses.

PAULA ANDREA CORREA LOPEZ

Secretaria académica

7. NOTA INTERNA

La nota interna es u formato que se utiliza como medio de comunicación interna en una empresa, institución o dependencias de gobierno.

7.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA

FECHA: Se coloca día, mes y año.

PARA: Nombre a quien va dirigida

DE: Nombre de la dependencia a quien va dirigida la nota

CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con una ( x ) donde corresponda

OBSERVACIONES: Se escribe las observaciones que se considere conveniente

FIRMA: Solo podrá ser firmada por un funcionario autorizado

DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma

7.2 formato de la nota interna

NOTA INTERNA

NO.001

FECHA:

PARA:

DE:

URGENTE ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA

PARA SU INFORMACION DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA

FAVOR DAR CONCEPTO FAVOR TRAMITAR

INFORMAR POR ESCRITO ARCHIVAR

ENCARGARSE DEL ASUNTO ENTERARSE Y DEVOLVER

OTRO DILIGENCIAR Y DEVOLVER

OBSERVACIONES:

FIRMA: RECIBIDO:

FECHA:

HORA:

8. ACTA EMPRESARIAL

Documento escrito que contiene lo acordado y tratado en una reunión. Donde asisten administrativos de una empresa pública y privada.

8.1 PARTES DE UNA ACTA

Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm.

Derecho e izquierdo 2 a 3 cm.

1. ENCABEZADO: Va la razón social, en mayúscula y centrado

2. TITULO: se escribe a una interlinea, se coloca el carácter de la reunión

3. ACTA: Se coloca la palabra ACTA en mayúscula centrado y se escribe el número 01 cada año

4. FECHA: se coloca la cuidad, día, mes y año, se escribe a tres interlineas, se escribe en mayúscula-

5. HORA: Se escribe la hora en que se inicia la reunión, se escribe a una interlinea; se escribe en mayúscula.

6. LUGAR: donde se efectúa o se llevara a cabo la reunión, se escribe a una interlinea y se emplea la palabra en mayúscula.

7. ASISTENTES: personal que asiste a la reunión, se coloca el nombre y apellidos y el cargo que desempeña, se escribe a dos interlineas y en mayúscula.

8. INVITADOS: persona que son invitadas hacer parte de la reunión se escribe en mayúscula, se coloca el nombre y el cargo de los asistentes. A dos interlineas de los asistentes.

9. AUSENTES: Se coloca la palabra ausentes en mayúscula, se anota el nombre y el cargo del ausente si lo hay, se escribe si se justifica o no. A dos interlineas de los invitados.

10. ORDEN DEL DIA: es el orden que se lleva en una reunión, se escribe en mayúscula y a dos interlineas.

Verificación del quórum o llamado a lista Lectura, discusión y aprobación del acta anterior Discusión y aprobación del acta.

11. DESARROLLO: se escribe en mayúscula a dos interlineas y es el desarrollo del orden del día.

12. CONVOCATORIA: cuando se hace una convocatoria para seguir con el tema de la reunión, se anota la hora y la fecha de la misma y se escribe la palabra en mayúscula a dos interlineas.

13. FIRMAS: se coloca el nombre, seguido el cargo de los responsables de la reunión, se escribe a cuatro interlineas de la convocatoria.

14. se escribe los datos del transcriptor de quien redacta la acta, se coloca el nombre y la primera letra del apellido.

8.3 GUIA PARA ELABORAR UN ACTA EMPRESARIAL

ENCABEZADO

1 interlinea

TITULO

1 interlinea

ACTA NO...

3 interlinea

FECHA: CUIDAD, DÍA, MES, AÑO

1 interlinea

HORA:

2 interlinea

LUGAR:

2 interlinea

ASISTENTES: NOMBRE, APELLIDOS Y CARGO

2 interlinea

INVITADOS: NOMBRE, APELLIDO Y CARGO

2 interlinea

AUSENTES:

2 interlinea

ORDEN DEL DIA:

1. Verificación del quórum 2. Lectura, aprobación y discusión del acta anterior3. Discusión y aprobación del acta anterior

2 interlinea

DESARROLLO:

1. Se efectuó la verificación del quórum dando inicio a la reunión…

2. Se dio lectura al acta anterior anterior, la cual fue a probada por unanimidad…

3. Fue presentada la tabla de retención documental y al respecto…

2 interlinea

COVOCATORIA:

4 interlinea

FIRMA: NOMBRE Y APELLIDO NOMBRE Y APELLIDO

CARGO CARGO

2 interlinea

DATOS DEL TRANSCRIPTOR

8.4 EJEMPLO DE ACTA

AEROPUERTO LAS GOLONDRINAS

NIT. 256.780.200.1

REUNION EXTRAORDINARIA DE JUNTA DIRECTIVA

ACTA No 002

FECHA: Medellín, 14 de febrero de 2012

HORA: De 8: oo a 01.oo horas

LUGAR: Hotel las garzas, salón dorado

ASISTENTES: Lina maría morales yanguma, presidenta

Diana Yaneth Manrique, vicepresidenta

Henry Andrés Arroyo Rojas, piloto

Camila Andrea Lara, secretaria

AUSENTES: Ana Sofía Vargas, azafata (con justificación)

ORDEN DEL DIA:

1. Verificación del quórum2. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior3. Discusión y aprobación de tabla de retención documental

DESARROLLO:

1. Se efectuó la verificación del quórum y se procedió a tomar atenta nota de los asistentes, dejando como novedad la no asistencia por parte de las personas que habían sido citadas

2. Se dio lectura al acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad3. Fue presentada la tabla de retención documental y al respecto se dio a

conocer los problemas que se han venido presentando al interior de la organización

CONVOCATORIA: Se hará una nueva reunión el día 20 de febrero del presente año.

LINA MARIA MORALES YANGUMA CAMILA ANDREA LARA

Presidenta secretaria

9. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

9.1 CERTIFICADO

Documento de carácter probatorio público y privado que asegura la veracidad y a la legalidad de un hecho.

9.2 CONSTANCIA

Documento de carácter probatorio, en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. Superior e izquierdo 3 a 4 cm, derecho e inferior 2 a 3 cm

9.3 PARTES DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

REFERENCIA:

Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido.

FECHA:

Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlineas.

CARGO:

El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula y se escribe de tres a cuatro interlineas

IDENTIFICACIÓN:

Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR en mayúscula, se escribe de tres a cuatro interlineas

TEXTO:

se escribe lo que se va a constar o certificar, a tres interlineas de la identificación

FIRMANTES:El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenido, de cuatro a seis interlíneas.

TRANSCRIPTOR:

A dos interlineas del firmante, se anota el nombre con mayúscula inicial, el apellido

9.4 EJEMPLO DE CONSTANCIA

ALCANOS S.A

6-0110

Florencia, 17 de febrero del 2012

EL GERENETE ADMINISTRATIVO

HACE CONSTAR:

Que el señor DIEGO REYES, identificado con la cedula de ciudadanía no. 1.117.5542 expedida en doncello Caquetá, labora al servicio de la empresa desde el 05 de marzo del 2010, desempeñando el cargo de supervisor, con un asignación mensual de tres millones de pesos (3.000.000) y su contrato es temporal.

La presente se expide a la solicitud del interesado

HERMES MARTINEZ GONZALES

GERENTE

9.5EJEMPLO DE CERTIFICADO

BANCO DE BOGOTA

Bogotá, 18 de julio de 1998

EL SUSCRITO GERENTE DEL BANCO COLOMBIA OFICINA PRINCIPAL

CERTIFICA:

Que CAROLINA DIAZ HERRERA, Identificada con la cedula de ciudadanía No. 40.840.673, se encuentra a PAZ Y SALVO, con el pagaré No. 201 51003512, a la vez canceló la cuenta de ahorros que tenía en la oficina.

La presente certificación se expide a solicitud del interesado

JAIME CALDERON RAMIREZ

Gerente de la oficina principal

JAIME C.

10. HOJA DE VIDA

Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad. Superior e izquierdo 3 a 4 cm, derecho e inferior 2 a 3 cm.

10.1 PARTES DE LA HOJA DE VIDA

IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTO: La expresión HOJA DE VIDA se escribe de dos a tres interlineas del margen superior y en mayúscula sostenida.

DATOS PERSONALES: nombre, identificación (cedula y libreta militar), fecha de nacimiento, estado civil, teléfono. Opcionales: licencia de conducción, pasaporte, tarjeta (matricula) profesionales.

NOMBRE: se escribe en mayúscula y en dos tabulaciones se escribe el nombre y apellidos

IDENTIFICACION: Se escribe el número de identificación como cedula, libreta militar…

FECHA DE NACIMIENTO: Se escribe en mayúscula, el lugar donde nació, día, mes y año.

DOMICILIO: Se anotan la dirección y la ciudad de residencia.

TELÉFONO: se escribe el número telefónico, celular o fijo

ESTUDIOS: Se coloca los estudios primarios, secundarios, universitarios

PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: se anotan el nombre del establecimiento, el título obtenido o los periodos cursados, la ciudad y el año de terminación.

UNIVERSITARIOS Y DE POSGRADOS: se registran el nombre del establecimiento universitario, el título obtenido o los periodos cursados y el año.

EXPERIENCIA: se relacionan los nombres de las empresas, los cargos y el tiempo de servicio, comenzando con el último cargo desempeñado.

.

REFERENCIAS

Las referencias se clasifican en laborales y personales.

REFERENCIAS LABORALES: se escriben el nombre de la empresa y los datos de la persona que da la referencia (nombre, cargo que desempeña, dirección y teléfono).

REFERENCIAS PERSONALES: .Los datos de la persona que da la referencia, como el nombre, la profesión dignidad, la ciudad y el teléfono, se escribe a tres interlineas del título.

10.3 GUIA PARA LA ELABORACION DE LA HOJA DE VIDA

11. RESOLUCION

Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de Servicio Público que tiene carácter general obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia. Público, en cuanto a su ámbito material, la resolución alcanza a todo aquello que complemente desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del servicio público.

12. DECRETO

Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.

13. ACUERDO

Un acuerdo es, en Derecho tomada en común por dos o más personas, por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un pacto, tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o privadas.

14. ORDENANZAS

Son normas generales que regulan la organización, administración o prestación de los servicios públicos locales, el cumplimiento de las funciones generales o específicas de las Municipalidades o establecen las limitaciones y modalidades de impuestos a la propiedad privada.

15. INFOME CORTO Y EXTENSO

Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio, proyecto de carácter administrativo.

15.1 INFORME CORTO

1. ENCABEZAMIENTO O TITULO GENERAL: se escribe en mayúscula la palabra INFORME y el complemento del tema del informe.

2. OBJETIVO: Se escribe el objetivo específico del informe de que tema se va a tratar.

3. TEXTO: el contenido del informe, el texto debe ser claro, específico y coordinado.

4. CONCLUSIONES: escribimos lo aprendido del tema o las conclusiones que se tomaron.

5. FIRMA: nombre de la persona quien redacta el informe.

15.2 INFORME EXTENSO O LARGO

1. ENCABEZAMIENTO O TITULO GENERAL

2. LUGAR Y FECHA: cuidad, día, mes, año

3. NUMERO DEL INFORME

4. DESTINATARIO: se escribe el nombre y el nombre de la empresa

5. ASUNTO

6. PORTADA, INDICE, INTRODUCCION

7. TEXTO

8. ANEXOS

9. FIRMA

16. SOBRES

Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo.

16.1 PARTES DE UN SOBRE

Tratamiento: título académico, con mayúscula inicial.

Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

Cargo: se escribe con mayúscula inicial.

Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.

Dirección o apartado: se utiliza una de las dos

Destino: Puede ser local, nacional o internacional.

17. FAX

Se denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permite transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos (tele copia)

17.1DATOS DEL DESTINATARIO

razón social y logotipo, o uno de los dos.

ciudad y país del remitente.

número del teléfono del remitente número de telefax del remitente.

identificación del documento.

fecha.

numero de control de fax.

datos del destinatario. nombre, cargo y empresa.

numero del telefax del destinatario

ciudad y país del destinatario.

datos del remitente. nombre, cargo y empresa.

asunto o mensaje cortó.

17.2 GUIA PARA LA ELABORACION DEL FAX

18. TELEGRAMA

Se denomina telegrama a una comunicación escrita, breve, clara y sencilla, transmitida a través del telégrafo. Se pueden enviar telegramas a casi todos los países del mundo.

18.1 ESTRUCTURA DE UN TELEGRAMA

Los telegramas constan de tres partes: encabezamiento, cuerpo y cierre.

EL ENCABEZAMIENTO

1-Un recuadro con cuadrículas de color azul que sólo puede cumplimentar la oficina de Telégrafos.

2-Un apartado recuadrado con tinta negra en el que aparecen las divisiones siguientes:

-Destinatario, señas, teléfono, télex, fax, destino

EL CUERPO: es la parte del telegrama en la que se escribe el texto. Se rellena con letras mayúsculas o mecanografiadas.

En el cierre se escriben las señas del expedidor, con los siguientes datos:

-Nombre, domicilio, teléfono, población

CIERREUna vez rellenado se entrega en la ventanilla del servicio Telegráfico. Se abona su importe y se recoge el resguardo correspondiente. La redacción telegráfica adopta una forma especial, ya que su coste se establece en relación con el número de palabras utilizadas para

19. CONTRATO DE COMPRAVENTA

El código civil define la compraventa como un contrato en virtud del cual una parte se compromete a entregar una cosa determinada, y la otra a pagar por ella un precio cierto expresado en dinero (o signo que lo represente).

Es necesario que para ser considerado contrato, la contraprestación sea en dinero, pues si es una cosa por otra estamos ante de lo que denomina permuta.

CONTRATO DE COMPRAVENTA

COMPRADOR:VENDEDOR:OBJETO:PRECIO:FECHA:

Entre los suscritos, de una parte: __________________________________ mayor de edad, con domicilio en esta ciudad e identificado (a) con la cédula de ciudadanía número __________________ expedida en _______________ quien para efectos de este contrato se denomina VENDEDOR, y de la otra parte: __ _____________________________________ mayor de edad, con domicilio en esta ciudad e identificado (a) con la cédula de ciudadanía número _______________________ expedida en ___________________ quien en adelante se denominará simplemente como COMPRADOR, hacemos constar que de mutuo acuerdo hemos convenido en celebrar un contrato de COMPRAVENTA que se regirá por las normas aplicables a la materia y especialmente por las siguientes cláusulas:

PRIMERA - OBJETO: El VENDEDOR, por medio del presente instrumento transfiere a título de compraventa real y efectiva al COMPRADOR el derecho de dominio y la posesión que tiene y ejerce sobre el siguiente bien:

_______________________________________________________________________________________

PARÁGRAFO. No obstante la descripción anterior, la venta se hace como de cuerpo cierto.

SEGUNDA - PRECIO: Las partes han acordado como precio del bien objeto de la compraventa, la suma de: _________ __________________________PESOS M CTE($___________________) valor que EL COMRPADOR pagará AL VENDEDOR de la siguiente manera: _____________________________________________________

TERCERA - TRADICIÓN: EL VENDEDOR garantiza a EL COMPRADOR que los bienes objeto de la venta son de su propiedad, que no han sido enajenado a ninguna otra persona, que tiene la posesión tranquila de los mismos y declara haberlo adquirió por compra efectuada a ____________________________________________. En cualquier caso, se compromete a sanear cualquier vicio que afecte la propiedad o libre disposición de los bienes.

CUARTA. OTRAS OBLIGACIONES: EL VENDEDOR hace entrega del bien objeto del presente contrato a Paz y Salvo por todo concepto de impuestos, tasas y contribuciones, del orden nacional y territorial hasta la fecha del contrato. Es entendido que será a cargo de EL COMPRADOR cualquier suma que se cause o liquide a partir de esta fecha con relación al citado bien.

QUINTA. ENTREGA: EL VENDEDOR con la fecha de la firma de este instrumento hace entrega real y material de los bienes a EL COMPRADOR, y este declara haberlos recibido a satisfacción, en las condiciones y estado en que fueron comprados.

SEXTA. CLAUSULA PENAL: Se acuerda como sanción por incumplimiento del contrato, a cargo de la parte incumplida y a favor de la otra, la suma de __________________________ ($_______________) valor que será exigible sin necesidad de requerimientos, constituciones en mora ni declaraciones judiciales, para lo cual el presente contrato constituye título ejecutivo

SEPTIMA. GASTOS: Los gastos e impuestos que ocasione la legalización del presente contrato serán de cargo de _______________________________

En constancia de aceptación se suscribe, una vez leído, en dos copias del mismo tenor y contenido con destino a cada una de las partes, en la ciudad de _____________________, hoy ________ (___) del mes de ______________ del año ___________ (______)

EL VENDEDOR:

____________________________

EL COMPRADOR:

____________________________ TESTIGOS:

NOMBRE____________ _________________ DIRECCION

CONCLUSIONES

En el desarrollo de trabajo se llego a la conclusión de la gran importancia que tienen los documentos empresariales ya que por medio de ellos se efectúa una comunicación entre una persona o una empresa.

También dentro de la realización del trabajo aprendimos a realizar y a elaborar esto respectivos documentos como: carta empresariales, memorandos, circulares, constancias, certificados entre otros. Y saber en que momento deben ser utilizados.

Obtuvimos un amplio conocimiento de la parte de redacción, ortografía, digitación, cada una de ellas con sus componentes; las cuales debemos de tener en cuenta y aplicarlos al redactar un texto en un documento.

Como punto final podemos decir que este trabajo fue elaborado con el mayor gusto de los aprendices ya que en el se aplicaron los conocimientos adquiridos dentro de la formación del tecnólogo, por que al realizarlo obtuvimos un amplio conocimiento y nos reflejo la importancia de los documentos empresariales en la vida empresarial, ya que es el principal medio de las empresas.