CARMEN ELISA RICAURTE GARZÓNJUAN MANUEL SUAREZ GUATAQUIANDRES FELIPE VASQUEZ ZAPATA

 

VISITA ARCHIVO

EMPRESA ARQUITECTOS E INGENIEROS ASOCIADOS S.A

DIRECCION CR 35 A # 15B 35 PISO 96 AVENIDAD LAS PALMAS

MEDELLIN – ANTIOQUIA

PERSONA ENCUESTADA : LILIANA MARIA HENAO.TELEFONO: 2664400 EXT 4238

Se evidencio en la empresa visitada, un buen nivel de organización de la documentación, allí se cuenta con todo el proceso de recibo y despacho de documentos, centralizado en el centro de administración documental donde se hacen las actividades de recibir, radicar y distribuir toda la información que entra y sale a la entidad.

Adicionalmente se cuenta con TRD, las cuales en su totalidad no han sido aplicadas, por lo tanto gran parte de la información se encuentra archivada, pero no bajo los principios archivísticos de ordenación, según la normatividad archivística, así mismo no se dentro de las unidades documentales, foliación a los tipos documentales.

Los archivos de gestión transfieren la documentación cada que vez que se ven colapsados ya que no se tiene estipulada un cronograma de transferencias, acorde a los tiempos de las TRD, por lo tanto no se evidencia una buena transferencia documental.

No se cuenta con tablas de valoración documental, por lo tanto la información de años anteriores (teniendo en cuenta que esta empresa tiene 60 años) no cuenta con criterios archivísticos definidos.

No existe conformado un archivo histórico y aún no se cuenta con criterios definidos para la realización de la selección documental.

DIRECCION: CARRERA 7ª # 10 - 20PERSONA ENCUESTADA: GRACIELA MORALES

TELEFONO: 3505511 Ext. 133

ARQUIDIOCESIS DE BOGOTÁ

En la visita realizada a esta importante institución de la capital colombiana, se hicieron evidentes varios aspectos importantes y determinantes para el manejo en la documentación de esta institución religiosa e histórica.

Dentro de dichos aspectos, se conoció que la documentación manejada allí estuvo dispersa durante muchos años entre lo que se conoce como catedral y el obispado. Parte de la recuperación de dichos documentos incluyó agruparlos en una misma sede en la que se pudiese tener control y organización total de éstos.

Luego de ello, se procedió a organizar lo que se conoce como fondos documentales que formaron posteriormente el archivo histórico de la arquidiócesis de Bogotá.

Por otra parte, toda la documentación es organizada a partir del uso de los archivos de procedencia, es decir, que tanto las copias como los originales están agrupados para que no exista dispersión de la información.

A partir de la catalogación de todos estos documentos, se realizó una división por colecciones para permitir que la ubicación de los mismos fuera más sencilla, entre las que contamos: archivo histórico Diocesano, el archivo histórico Catedral y el archivo histórico Parroquias.

Cabe resaltar que la colección más nutrida de este archivo es el archivo histórico Catedral en su sección “pecuniaria” en la que se encuentra documentación como: libros de bautismos, libros de defunciones, libros de confirmaciones, dispensas y probanzas de soltería, seminario conciliar y publicaciones.

ARCHIVO TOTAL: se puede interpretar como las actividades de recepción, distribución, conservación y disposición final de los documentos de archivo.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: A partir de lo dispuesto en el acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 (Reglamento General de Archivos), se puede decir que el ciclo vital de los documentos es el cumplimiento de una serie de etapas sucesivas que abarcan la producción, recepción, conservación , integración o eliminación de un archivo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio archivístico que permite identificar el origen del documento, incluyendo su autor y/o productor.

Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora. Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia Ventajas de la aplicación del Principio de Procedencia

El principio de procedencia sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales: fondos, secciones, series.Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo a la actividad o función que lo genera.Este principio se aplica a todos las tareas relacionadas con el quehacer archivístico

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Esta relacionado con el orden que conservan los documentos dentro de cada serie,  de acuerdo a la secuencia, el orden y las diligencias de una diligencia determinada. Es decir, que el orden es muy importante ya que la documentación es entendida como el producto de una relación causa –efecto.

FOLIO: Hoja de libros, cuadernos, expedientes o documentos en general al que corresponden ambas caras de la hoja, a las que se les asigna un número que indicará el orden consecutivo de éstas.

LEGAJO: Es un conjunto de documentos que se encuentran reunidos en una misma carpeta o que están atados debido a su volumen.

FONDO: Es la totalidad de los documentos producidos en una entidad, también es conocido como la empresa que produce los documentos.

SERIE: Se puede entender como el conjunto de unidades documentales con contenido homogéneo. (contratos, historias).

SUB-SERIE: Es la subdivisión de la serie. ( contratos de obra, historias laborales)

TIPO DOCUMENTAL: Es una pieza documental.

TABLAS DE VALORACIÓN: Es el listado de series, sub-series, temas o asuntos que permiten darle un tiempo de conservación a los documentos en el archivo central e histórico.

TABLAS DE RETENCIÓN: Es el listado de series y sub-series con sus correspondientes tipos documentales, las cuales permiten darle un periodo de conservación a la documentación en cada etapa.

VALOR PRIMARIO: Es el valor administrativo, legal, fiscal, contable y jurídico de los documentos de archivo.

VALOR SECUNDARIO: Es el valor que tienen los documentos para la ciencia, la historia, la cultura ya la investigación y que permiten su conservación permanente o histórica.

DOCUMENTOS DE VALOR PRIMARIO 1.      Los libros de registros sacramentales: Bautismo, Matrimonio y Exequias de las Parroquias más antiguas de Bogotá, cuyos registros contemplan los siglos XV a XIX. 2.     Los expediente de Separaciones y Nulidades matrimoniales, del Tribunal Eclesiástico de Bogotá. 3.     Las Hojas de vida de Arzobispos, Obispos, Sacerdotes y Diáconos de la Arquidiócesis de Bogotá. 4.      Las carpetas de comunidades religiosas masculinas y femeninas de la Arquidiócesis de Bogotá.

DOCUMENTOS DE VALOR SECUNDARIO 1.Decretos2.Correspondencia,3.Certificaciones4.Todo el acervo documental constituye historia y hace que sea de conservación vitalicia.

EJEMPLOS

SERIE SUB-SERIE TIPO

DOCUMENTAL

LICITACIONES LICITACIONES ADJUDICADAS

Estudio de suelos

CONVENIOS CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES

Oferta con el del convenio

ACTAS ACTAS DE VECIDAD Acta entrega de inmueble

EJEMPLOS

SERIE SUB-SERIE TIPO

DOCUMENTAL

Fondo Documental: Parroquia Nuestra

Señora de Las Nieves, de Bogotá.

Libros Parroquiales - Bautismos

Documento

Arquidiócesis de Bogotá

Decretos - Creación Parroquias

Documento

Zona Pastoral Inmaculada Concepción

Decretos - Corrección e inscripción de

partidas eclesiásticas

Documento

¿Qué tipo de documentos se deben ¿Qué tipo de documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no se eliminar en las oficinas, es decir, no se

debe archivar?debe archivar?

Borradores de documentos no firmadosDocumentos de apoyo informativoDocumentos para recolectar información como lo son encuestas o cuestionariosFotocopias de documentos.Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre oficinas.Orden interna

Así mismo esta documentación no debe tener duplicados.

En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo.

En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.

Así mismo el AGN aconseja almacenar los documentos en carpetas de cartulina desacidificada (para documentos históricos) o de material neutro – tipo propalcote - (para archivos de gestión) de cuatro aletas y éstas dentro de cajas, donde tanto unas como otras, estarán debidamente identificadas.

Las etiquetas de las carpetas deben tener los siguientes datos:

Nombre de la entidadLogoCódigo área Código de serie y sub-serie Nombre de serie y sub-serieSección u oficina productoraTituloNumero de carpetaTotal de carpetas FolioFecha  

Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

Recepción:Se encarga de recibir todo tipo de documentos externos  y de otras entidades.Conservación: Encargada de custodias  de documentos como: los libros de registros sacramentales: bautismo, matrimonio y exequias de las Parroquias más antiguas de Bogotá, cuyos registros contemplan los siglos XV a XIX.Distribución: Están dentro de sus procesos internos, tienen distintos lugares  en donde catalogan y clasifican toda su documentación según sus tipologías documentales adecuadas.

Organización:

Este se ve en todo el proceso desde el la recepción del documento su clasificación y su distribución según su pipo logia documental

Tramite 

Se emiten actas de matrimonio, de defunción y certificados,  pago de misas, tribunas, eclesiástico, etc.

Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

La primer entidad visitada no cuenta con archivo histórico, debido a que no se han estructurada las tablas de valoración documental, lo que permite definir los documentos que hacen parte de la información que se conservará permanentemente.

La segunda entidad sí tiene archivo histórico La puesta al servicio de la información de los registros sacramentales, se hizo através del Archivo de Bogotá, al cual pueden acceder los feligreses o historiadores interesados en hacer la consulta a través de una base de datos en Winisis, en la cual teniendo la base de datos de la parroquia con solo expresar el nombre y apellidos le mostrará el registro completo de la clase de sacramento, fecha de realización, número de libro, folio y registro.

Proceso que se lleva a cabo con los documentos desde Proceso que se lleva a cabo con los documentos desde que se originan hasta su etapa final de conservación o que se originan hasta su etapa final de conservación o

eliminación.eliminación.

DOCUMENTO# 1 : Contrato de obra.

PROCESO.

El contrato de obra se origina debido a los proyectos que se tenga para la construcción de algún tipo de obra ( edificio, hospital, vía , etc), este se firma una vez se lleguen a los pactos establecidos con el cliente.

Este documento se conserva por el tiempo que dura el proyecto, una vez se entrega el proyecto al cliente, empiezan a regir los tiempos establecidos en la tabla de retención documental de la compañía, los cuales estipulan que este documento se conservará un año en archivo de gestión y 10 años en el archivo central.

Después de este tiempo se seleccionan los contratos que hallas sido parte de proyectos importantes para compañía, la ciudad y el país para su conservación el archivo histórico de la compañía, los demás documentos se eliminan dejando acta de destrucción.

DOCUMENTO#2 : Instrucción Administrativa

PROCESO:

Se elabora en la dependencia competente Luego es revisada por el jefe de dicha dependenciaSe lleva al despacho del señor superintendente para que el la firme.Se lleva al Grupo de Divulgación para ser publicada en la página web.Finalmente se envía por correo electrónico a los registradores de instrumentos públicos Observando la tabla de retención documental las instrucciones son documentos de conservación total estas reposan en el grupo de divulgación en una carpeta de 4 aletas.

Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo

siguiente:

¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

Este decreto contribuye a que se genere mayor transparencia,eficiencia y un mejor orden en cuanto a la gestión documental que

selleva a cabo en las diferentes entidades del país dando a conocer

unmecanismo eficiente mediante el cual puedan darle un manejoadecuado a la información que se produce o se recibe en lasdiferentes entidades del país por medio de ciertas normas,

políticas,principios y etapas en torno a los cuales gira la gestión

documental.

A la vez resalta que se debe tener mucha responsabilidad al manejar

todo lo referente a documentos públicos que estén en un medio físico

o electrónico.

¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la GestiónDocumental a la luz de ese nuevo Decreto?

Cuadro comparativo entre los procesos del Programa deGestión Documental antes del Decreto 2609 de

Diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documentala partir de la expedición de dicho Decreto.

DECRETO 2609 DE 2012 LEY 594 DEL 2000

Se habla de 8 procesos de gestión documental (planeación, producción, gestión, trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo, valoración)

Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos

En esta decreto se tiene en cuenta la planeación, transferencia, conservación a largo plazo, es decir que se le da un énfasis especial a la planeación de los documentos desde su producción y las políticas de conservación en durante su conservación en el tiempo. Puesto que se tiene en cuanta la documentación electrónica.

Aquí se dan procesos para la conservación de los documentos en cada etapa del ciclo vital, pero no se hace énfasis en la planeación ni en la documentación electrónica que se produce en las entidades.

¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

La responsabilidad de la gestión de documentos Los principios que se deben tener en cuenta en el

proceso de gestión documental como lo son: planeación, eficiencia , economía, transparencia, disponibilidad, protección del medio ambiente entre otros.

Los instrumentos archivísticos Todas las entidades del estado deben formular un plan

de gestión documental el cual debe ser aprobado y publicado

Elementos y características para establecer un plan de gestión documental.

Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013

Acuerdo 003

En este acuerdo se reglamenta el decreto 2578 de 2012 en

el cual se adopta y reglamenta el Comité Evaluador deDocumentos del Archivo General de la Nación que es lainstancia encargada de decidir la valoración y disposición final de los documentos de archivo con el fin de proteger

yconservar el patrimonio cultural de país.

A la vez en este acuerdo nombra por quienes estáconformado dicho comité, sus funciones y cada cuanto sedeben reunir.

Acuerdo 004

En este acuerdo se modifica el procedimiento para laelaboración, presentación, evaluación, aprobación e

implementación de las tablas de retención documental y lasde valoración documental es decir la estructura del archivogeneral de la nación para proteger la información pública

ya que dichas tablas fueron establecidas bajo ciertasnormas colombianas.

Por lo anterior se acordó que las entidades del Estado quecumple funciones públicas deben elaborar, evaluar,

aprobar, implementar sus respectivas tablas, en esteacuerdo se dan las correspondientes especificaciones para

elaborar, presentar, evaluar, implementar y actualizarambas tablas.

Acuerdo 005

Se acuerda que todas las entidades del Estado deben organizar los documentos de archivo para esto deben realizar los procedimientos de clasificación, ordenación y descripción.

Bibliografía •http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264

•http://losensayos.com/ciclo-vital-del-documento-definicion/#.Ung8VNKZbng