total economic impact™ av microsoft surface...

En Forrester Total Economic Impact™-undersøkelseforordnet av Microsoft

Prosjektets direktørSean Owens

Februar 2016

Total Economic Impact™ av Microsoft Surface HubKostnadsbesparelser og forretningsfordeler mulig med Surface Hub

OM FORRESTER CONSULTINGForrester Consulting leverer uavhengig og objektiv forskningsbasert konsulentarbeid for å hjelpe ledere lykkes i deres organisasjoner. Fra en kort strategisk økt til egendefinerte prosjekter, Forresters konsulenttjenester kobler deg direkte med forskningsanalytikere som gir ekspertinnsikt i din bedrifts spesifikke utfordringer. For mer informasjon, besøk forrester.com/consulting.

© 2016, Forrester Research, Inc. Med enerett. Uautorisert reproduksjn er strengt forbudt. Informasjon er basert på de beste tilgjengelige ressursene. Meninger uttrykt gjenspeiler bedømmelse til det tidspunktet og kan endres. Forrester®, Technographics®, Forrester Wave, RoleView, TechRadar, og Total Economic Impact er varemerker for Forrester Research, Inc. Alle andre varemerker eies av deres respektive selskaper. For ytterligere informasjon, gå til www.forrester.com.

Innhold

Administrerende sammendrag..............................................................3

Offentliggjørelser ....................................................................................4

TEI-rammeverk og metodologi ..............................................................5

Analyse ....................................................................................................6

Finansielt sammendrag .......................................................................20

Microsoft Surface Hub: Oversikt.........................................................21

Tillegg A: Beskrivelse av sammensatt organisasjon ........................23

Tillegg B: Oversikt over Total Economic Impact™ ...........................24

Tillegg C: Forrester og kundens alder ................................................25

Tillegg D: Ordliste .................................................................................26

Tillegg E: Sluttnotater ..........................................................................26

Administrerende sammendragMicrosoft ga Forrester Consulting oppdrag om å utføre en Total Economic Impact™ (TEI)-undersøkelse og undersøke potensial avkastning på investering (ROI) forretninger kan oppnå ved å bruke Surface Hub på tradisjonelle og ikke-tradisjonelle steder. Formålet med denne undersøkelsen er å gi lesere et rammeverk for å evaluere den potensielle finansielle innvirkningen med kommunikasjons- og samarbeidsfordelene som Surface Hub kan realisere for deres organisasjoner, sammenlignet med tradisjonelle møteplasser uten berøringsskjermer og tavler. De kan bruke den berøringsaktiverte, storskjermplattformen for å forbedre utfallet av samarbeid for møter ansikt til ansikt, samt bruk av ettrykks kommunikasjonsalternativer for å inkludere eksterne deltakere. Undersøkelsen fokuserer på den positive innvirkningen av Surface Hub har på møteadministrasjonstid, ekstern deltakelse på møter, ad-hoc samarbeid, møteromutstyr og kompleksitet, og inngå flere salgsavtaler med imponerende og interaktive presentasjoner med klienter.

For å bedre forstå fordelene, kostnadene og risikoene assosiert med en Surface Hub-implementering, intervjuet Forrester flere tidligere brukere av Surface Hub for å rapportere kostnadene og fordelene de har opplevd. Lesere kan bruke disse kommunikasjons- og samarbeidsfokuserte fordelene med deres egen forretningssaksanalyse av Surface Hub. Hver organisasjon installerte enheter i et møterom eller samarbeidsplass (eller på en mobil tralle, som gjør den nyttig for begge). De brukte Surface Hub-enheter for å koble til eksterne brukere via Skype for Business for mer effektive bidrag, kommentere og dele informasjon for møter ansikt til ansikt og eksternt, vise delt innhold eller holde salgsmøter med kunder. Resultater har blitt oppsummert som en representativ organisasjon som har brukt seks enheter innen slutten av første år, med betydelig utskalering planlagt i år 2 og 3.

Før Surface Hub leverte disse bedriftene møterom med noen eller alle av følgende: tavler, projeksjonsskjermer eller flatskjermer, stasjonære PC-er i rommet, store konferansebord, høyttalere, en mikrofon, med mer. Samarbeidsplasser ville ha vært heldig å ha en tavle og noen stoler. Disse organisasjonene så en fordel med å kunne utvide samarbeid og forenkle møteromsenheter, samtidig som nye funksjoner som digital håndskrift gjøres mulig og deltakelse for eksterne brukere forbedres.

SURFACE HUB FREMMER MØTEPRODUKTIVITET, REDUSERER KOSTNADER OG HJELPER TIL MED Å ØKE SALG

Forresters intervjuer med fem kunder og senere finansielle analyse viste at en sammensatt organisasjon basert på disse intervjuede organisasjonene opplevde risikojustert ROI og fordeler vist i figur 1.1 Se Tillegg A for en beskrivelse av den sammensatte organisasjonen.

Den sammensatte organisasjonsanalysen som inkluderer en sakte Surface Hub trinnvis stigning gjennom år 1 og aggressiv utplassering i år 2 og 3 viser til fordeler i år 1, 2, og 3 på omtrent henholdsvis $110 000, $685 000 og $1 million. Kostnader var omtrent $36 500 under implementering og omtrent henholdsvis $71 000, $345 000 og $315 000 i år 1, 2og 3. Anslått sammendragsmetrikk er ROI på 138% og en avbetaling på omtrent ni månder.

3

"Vi hadde et klientmøte for å foreslå et prosjekt. Istedet for å bruke tavlen brukte vi Surface Hub, og det gikk utrolig bra." ~ Direktør av design og konstruksjon, arkitekturfirma

Kilde: Forrester Research, Inc.

FIGUR 1Finansielt sammendrag viser tre års risikojustert ROI og viktige fordeler

ROI:138%

Salg:▲ 20%

Trykkekostnader▼ $25 per møte

Møtetid spart:▼ 15-23 min. per møte

› Fordeler. Mens en konservativ Surface Hub-utplassering er planlagt for det første året, er utplassering i år 2 og 3 planlagt å være mye større, og fordelene oppsummert her er også forventet å være betydelig høyere i disse årene. Se gjennom Fordeler-kapitlet som starter på side 9 for mer informasjon om forventede årlige fordeler. Her er et sammendrag av den sammensatte organisasjonens risikojusterte fordeler:

• Forbedringer av produktivitet før og etter møter på 75%, tilfører nesten $48 000 det første året. For et standard møte på én time, sløste ansatte ved den sammensatte organisasjonen ofte 10 minutter eller mer på å sette opp video- eller skjermdelingstjenester for eksterne deltakere. Straks møtet var over, brukte ansatte ytterligere 20 minutter på å skrive notater, fotografere tavler og sende disse filene til kolleger på e-post.

• Romutstyrkostnad på $8000 eller mer unngått per rom, for alle rom planlagt for installasjon eller oppdatering av utstyr. Hvis det ikke var for Surface Hub, ville rom og samarbeidsplasser generelt sett ha vært utstyrt med tavler. De var ofte analoge tavler, men noen ganger var de dyrere digitale eller "smarte" tavler. Visse innkjøp av lydvisuell utstyr, som skjermer, projektorer, høyttalere og videokameraer, kan også unngås ved å bruke innebygde Surface Hub-funksjoner.

• Unngåtte trykkostnader på omtrent $9000 i det første året. Samarbeid med Surface Hub hjelper til med å fjerne behovet for trykte materialer for notatskriving eller kommentering da deltakere kan gjøre notater direkte på skjermen.

• Forbedrede salg på 20% for salgsmøter ansikt til ansikt som ble utført i et Surface Hub-møterom tilfører opptil over $44 000 i det første året. Surface Hub gir en spesifikk fordel til salgspersonale. Den fungerer som en plattform for presentasjoner og samarbeid, både ansikt til ansikt og eksternt. På grunn av dens overlegne brukeropplevelse, har sikres flere salg presentert med Surface Hub.

• Forbedret samarbeid, høyere kvalitet på utviklede varer og tjenester, og generelt bedre og raskere forretningsavgjørelser. For eksempel kan produktdesignere som jobber med å skape kompleks maskineri enklere visualisere detaljene til deres design og jobbe sammen på den samme produktvisualiseringen fra flere steder.

› Kostnader. Den sammensatte organisasjonen opplevde følgende risikojusterte kostnader:

• Surface Hub-enheten koster omtrent $33 000 under den innledende perioden og $54 000 det første året. Enhetskostnader er anslått basert på forventet salgspris og inkluderer et konservativt sett med typisk tilbehør, som et veggfeste, en mobil tralle eller en ekstra penn. Som med alle fordeler, er betydelig flere enhetskostnader forventet i år 2 og 3, som forklart i Kostnader-delen som starter på side 16.

• Implementering av pågående administrasjonsressurs og andre kostnader på omtrent $3500 under den innledende perioden og omtrent $17 000 det første året. Disse kostnadene reflekterer standard implementering og støttetjenester levert av Microsoft og Microsoft-partnere. De tar seg av støtte og vedlikehold av Surface Hub-enhetene.

OffentliggjørelserLeseren bør være klar over følgende:

› Undersøkelsen er forordnet av Microsoft og levert av Forrester Consulting. Den er ikke ment for bruk som en konkurransedyktig analyse.

› Forrester gjør ingen antakelser når det gjelder potensiell ROI som andre organisasjoner kan få. Forrester anbefaler sterkt at lesere bruker deres egne anslag innenfor rammeverket som er gitt i rapporten for å fastslå om det er riktig å investere i Microsoft Surface Hub.

› Microsoft gikk gjennom og ga tilbakemelding til Forrester, men Forrester opprettholder redaksjonell kontroll over undersøkelsen og dens funn og godtar ikke endringer av undersøkelsen som motsier Forresters funn eller tilslører undersøkelsens betydning.

› Microsoft oppga kundenavnene for intervjuene, men deltok ikke i intervjuene.

4


TEI-rammeverk og metodologi

INTRODUKSJON

Fra informasjonen gitt i intervjuene, har Forrester konstruert et Total Economic Impact (TEI) rammeverk for organisasjonene som vurderer å implementere Microsoft Surface Hub. Målet med rammeverket er å identifisere kostnaden, fordelen, fleksibiliteten og risikofaktorene som påvirker investeringsavgjørelsen, for å hjelpe organisasjoner forstå hvordan de tar fordel av spesifikke fordeler, reduser kostnader og forbedre de generelle forretningsmålene med å vinne, tjene og bevare kunder.

TILNÆRMING OG METODOLOGI

Forrester tok en flertrinns tilnærming for å evaluere innvirkningen som Microsoft Surface Hub kan ha på en organisasjon (se Figur 2). Mer konkret, Forrester:

› Intervjuet Microsofts markedsførings-, salgs- og/eller konsulentpersonell, sammen med Forrester-analytikere,for å samle data knyttet til Surface Hub og markedsplassen for Surface Hub.

› Intervjuet fem organisasjoner tok Microsoft Surface Hub i bruk tidlig og bruker den for øyeblikket, for å innhente data knyttet til kostnader, fordeler og risikoer.

› Designet en sammensatt organisasjon basert på karakteristikkene til de intervjuede organisasjonene (se Tillegg A).

› Laget en finansiell modell som representerer intervjuene med TEI-metodologien. Den finansielle modellen fylles ut med kostnads- og fordelsdata innhentet fra intervjuene som bruk for den sammensatte organisasjonen.

› Risikojusterte den finansielle modellen basert på problemer og bekymringer de intervjuede organisasjonene uthevet i intervjuer Risikojustering er en viktig del av TEI-metodologien. Mens intervjuede organisasjoner leverte kostnads- og fordelsanslag, inkluderte noen kategorier et stort utvalg svar eller hadde et antall eksterne krefter som kan ha påvirket resultatene. Av denne årsaken har noen kostnads- og fordelstotalsummer blitt risikojustert og er detaljert i hver relevant del.

Forrester brukte fire fundamentale elementer med TEI i modellering av Microsoft/Surface Hubs service: fordeler, kostnader, fleksibilitet og risikoer.

Gitt økende sofisteri som konsern har angående ROI-analyser knyttet til IT-investeringer, fungerer Forresters TEI-metodologi som et komplett bilde av den totale økonomiske innvirkningen kjøpsavgjørelser har. Se Tillegg B for mer informasjon om TEI-metodologien.

5

FIGUR 2TEI-tilnærming

Utføre aktsomhet

Utføre kundein- tervjuer

Designe sammensatt organisasjon

Skrive kasusstudie

Bygge opp finansiell

modell med TEI-

rammeverk

Analyse

SAMMENSATT ORGANISASJON

For denne undersøkelsen utførte Forrester totalt fem intervjuer med representanter fra følgende bedrifter, som er Microsoft-kunder:

› Et kommersielt arkitekturfirma basert i USA.

› Et stort advokatfirma basert i midtvestlige del av USA.

› En europeisk bilprodusent.

› Et stort medisinsk senter basert i USA.

› Et privat forskningsuniversitet i USA.

Disse organisasjonene jobber med Microsoft for å delta i et tidlig tilpasningsprogram for Surface Hub, som de startet i midten av 2015 med levering og installasjon av én 84-tommers og én 55-tommers enhet for de fleste. Noen mottok flere enheter.

Alle har plassert disse enhetene i populære konferanserom eller samarbeidsplasser for å erstatte andre tavler eller presentasjonsverktøy eller som et ekstra verktøy for å fremme samarbeid, gi ansatte muligheten til å bruke enhetene i teammøter, klientmøter og samarbeidsøkter. Flere intervjuede organisasjoner har også erfaring med Perceptive Pixel-enheter, som ble utviklet av et firma innhentet av Microsoft, og brukte berørings- og håndskriftsskjermteknologi implementert i Surface Hub.

Basert på intervjuene, laget Forrester et TEI-rammeverk, et sammensatt firma og en assosiert ROI-analyse som illustrerer områdene som er finansielt påvirket. Den sammensatte organisasjonen som Forrester fremstilte syntetisk fra disse resultatene representerte en organisasjon med følgende karakteristikker:

› Det er et design-/produksjonsfirma i USA med et stort salgsteam (som et arkitektur- eller produksjonsfirma, selv om organisasjoner i andre industrier også er relevant for denne undersøkelsen).

› Det har 2000 ansatte.

› Det hadde (og har fremdeles) en rekke typer konferanserom og automatikkalternativer. Rom med tradisjonelle møteteknologier har tavler, de fleste har skjermer og større rom har data- og automatikkløsninger.

› To større konferanserom var allerede planlagt for en oppussing/oppgradering, med flere planlagt i senere år.

Organisasjonens kjerneverdi ved deltakelse i programmet og var svært interessert i å begynne å bruke enhetene. I fremtiden ser organisasjonen stor verdi i Surface Hub-enheter. Den har planer om å kjøpe flere enheter det første året, og deretter bruke enhetene i hele organisasjonen i år 2 og 3.

› To Surface Hub-enheter ble installert under den tidlige tilpasningsperioden, med flere til planlagt for installasjon det første året.

› År 2 og 3 er planlagt for en mye større utskalering, med flere enheter installert i konferanserom og flere nyere samarbeidsplasser bygd ut.

VIKTIGE PUNKTER VED INTERVJU

De intervjuede organisasjonene, som Surface Hubs tidligere brukere, kunne kvantifisere fordeler hovedsakelig knyttet til samarbeid og kommunikasjon. Enhetens formfaktor, teknologi og integrert programvare kan hjelpe til med å forbedre møteproduktivitet, redusere kostnader og forbedre utviklingsresultater med kunder. Organisasjoner kunne også identifisere

6

flere fordelsområder hvor de hadde allerede sett forbedringer eller forventet å se forbedringer i fremtiden straks Surface Hub-enheter ble utplassert i organisasjonen og integrert i flere forretningsspesifikke prosesser. Dette var derimot ikke kvantifisert.

Organisasjonenen oppsummerte deres situasjon før Surface Hub og etter utplassering, som oppsummerer viktige fordelsområder de har oppnådd eller forventer å oppnå.

SituasjonDe intervjuede organisasjonene, fra en blanding av industrier og som bruker Surface Hub i en rekke ulike roller, uthevet et antall viktige problemer og muligheter de håpet på å adressere eller vil adressere med Surface Hub.

› Alle organisasjoner uthevet et mål med å redusere eller fjerne sløst tid ved å sette opp rommet. Bidragsfaktorene ble tillagt tilkobling av innhold til skjermer, håndtere flere konferanseløsninger ved inkludering av eksterne brukere, og deretter distribuere notater etter et møte. "De fleste konferanserom har en dedikert PC, så den personen som organiserer møtet eller møtesekretæren vil gå inn tidlig, logge på den datamaskinen og sette opp hva enn de trenger," sa lederen for meldinger og samarbeid på det medisinske senteret i USA.

› Flere organisasjoner uthevet et mål å oppmuntre og muliggjøre mer samarbeid mellom ansatte og team. De forslåtte løsningene inkluderte introduksjon av flere ad-hoc samarbeidsplasser og ikke-tradisjonelle møterom. "Potensialet som vi ser for Surface Hub er ikke å erstatte alle videoteknologien på konferanserom, men å ha samarbeid på konferanserom. Så samleplasser, hvor du ønsker folk på tavla eller koblet til tavla eller tegne på tavla," sa direktøren av design og konstruksjon på arkitekturfirmaet.

› Noen organisasjoner delte hvordan rom med Surface Hub-enheter har imponert klienter og gitt salgsmøter av høyere kvalitet, og muliggjør noen nyere og større salg.

› Noen organisasjoner uthevet kostnaden av utstyr på møterom. Typiske plasser krever en skjerm, tavler, høyttalere, kameraer, et stort konferansebord, en PC for konferanserom og annet utstyr. "Vi snakket akkurat med IT-avdelingen bare for å gi dem grunnleggende tall. Vårt nåværende oppsett før [Surface] Hub er en flatskjerm, et webkamera og en datamaskin, og det er ikke spesielt integrert," sa direktøren av design og konstruksjon ved arkitekturfirmaet.

› Det juridiske firmaet fremstilte et mål for å hjelpe team jobbe sammen over flere kontorer og levere mer interaktive, imponerende presentasjoner i rettsaler med en stor, berøringsaktivert enhet. "Vi har et ekstra kontor, og personer fra begge steder jobber ofte sammen på prosjekter. Vi har slitt med å gjøre disse teamene så effektive så teamene kan sette opp et konferanserom her og dele ting på tavle," sa COO på det juridiske teamet i USA.

› Det medisinske senteret delte mål for flere berøringsaktiverte dataenheter for kiosker og skjermer med medisinsk informasjon.

"De fleste konferanserom har en dedikert PC, så den personen som organiserer møtet eller møtesekretæren vil gå inn tidlig, logge på den datamaskinen og sette opp hva enn de trenger."

~ Lederen for meldinger og samarbeid på det medisinske senteret i USA

"Vi har et ekstra kontor, og personer fra begge steder jobber ofte sammen på prosjekter. Vi har slitt med å gjøre disse teamene så effektive så teamene kan sette opp et konferanserom her og dele ting på tavle."

~ COO på det juridiske teamet i USA

7

› De to designfirmaene (arkitekturfirmaet og bilprodusenten) uthevet begge et mål om å levere bedre verktøy for å forbedre designmulighet, hastighet og samarbeid.

› Universitet delte et mål om å forbedre utdanning gjennom bruk av teknologi, inkludert enheter som instruktører kunne bruke til å forklare begreper grundigere og som studenter kunne bruke (og allerede bruker) til å samarbeide bedre på gruppeprosjekter. "Studenter, som du kan forvente, plukker raskt opp den nye teknologien," sa instruksjonsdesigneren på det private forskningsuniversitetet.

Løsning55-tommers og 84-tommers Surface Hub-enheter hjalp de intervjuede organisasjonene løse mange av problemene listet over og ta fordel av mange av mulighetene. Utplassering har startet sakte, men er forventet å vokse betydelig i senere år.

For problemer og muligheter ikke allerede adressert, har potensialet for tredjeparts utviklede applikasjoner (som en berøringsaktivert CAD-applikasjon) gjort organisasjonene begeistret om fremtiden for Surface Hub.

Resultater

Intervjuene avslørte en rekke fordeler gjort mulig av Surface Hub:

› Møter er satt opp og fullført raskere, spesielt for notater etter møtet og informasjonsdeling og når deltakere blir med eksternt. Eksterne møtedeltakere kunne enkelt bli med ved hjelp av Skype for Business med bare ett klikk. Dette var en forbedring sammenlignet med tidligere opplevelser, når deltakere ofte brukte en blanding av telefon- og videokonferanseløsninger. Møtenotater ble også raskt distribuert som en OneNote eller .png-fil. "Sending av OneNote-filene på e-post etter et møte sparte tid for hvert møte som bruker Surface Hub," sa COO i det juridiske firmaet.

› Kostnader for møteromutstyr kan unngås. Nye og planlagte kostnader for romoppgraderinger kan unngås

i fordel for en enkel Surface Hub-enhet, som kan fungere som en datamaskin, skjerm, tavle, telefon og videokonferanseenhet. "Vi snakket akkurat med IT-avdelingen bare for å gi dem grunnleggende tall," sa direktør for design og konstruksjon på arkitekturfirmaet.

› Salgsmøter med gjeldende og potensiale klienter ender oftere i en avtale. Klienter var imponert av godt designet display- og presentasjonsenheter, og organisasjonene kunne levere presentasjoner

av høy kvalitet. De hadde muligheten til å føre klienten til skjermen og sammen tegne et diagram eller brainstorme en liste, som gir et enda større nivå med møterikhet og interaktivitet. "Vi hadde et klientmøte for å foreslå et prosjekt. Istedet for å bruke tavlen brukte vi Surface Hub, og det gikk utrolig bra," sa direktøren av design og konstruksjon på arkitekturfirmaet.

› Prosess- eller forretningsspesifikke oppgaver fullføres med mer samarbeid og til et høyere nivå med kvalitet. Som detaljert i Situasjon-delen over identifiserte organisasjoner en rekke problemer og muligheter knyttet til industri- eller rollespesifikke prosesser hvor Surface Hub har muliggjort forbedring eller fremtidig forbedring er forventet. Spesifikke samarbeidsscenarier har allerede blitt muliggjort, som noen design, utdanning og (som beskrevet over) salg. Flere detaljerte prosesser kommer med forventningen om et bredere utvalg applikasjoner knyttet til medisin, lov, design, produksjon, utdanning og andre industrier.

8

"Vi hadde et klientmøte for å foreslå et prosjekt. Istedet for å bruke tavlen brukte vi Surface Hub, og det gikk utrolig bra."~ Direktør av design og konstruksjon, arkitekturfirma

9

FORDELER

Den sammensatte organisasjonen har opplevd en rekke fordeler siden de begynte å bruke Surface Hub-enheter. Siden organisasjonene bruker enhetene tidlig i produktets levesyklus, fokuserte informasjonen som ble levert av hver intervjuet organisasjon hovedsakelig på hvordan Surface Hub hjalp til med å muliggjøre samarbeid og kommunikasjon. Viktige fordeler identifisert av intervjuede organisasjoner inkluderer:

› Forbedret møteproduktivitet, spesielt for å starte møter med eksterne deltakere og håndtere notater etter møtet.

› Reduserte kostnader for møteromsutstyr og unngåtte trykkekostnader.

› Forbedrede resultater fra klientmøter holdt i rom med Surface Hub, som fører til flere og større salg.

› Forbedret samarbeid og forretningsinnvirkning. Mens organisasjoner diskuterte disse fordelene. spesielt i vertikalt spesifikke scenarier, var de ikke kvantifisert. De deles i den siste delen om fordeler.

Forbedring av møteproduktivitet

Med Surface Hub kan møter starte og avslutte raskere. Oppgaver mellom møter er også sterkt redusert, som tilkobling av bærbare PC-er for å dele individuelt innhold eller sørge for at alle har åpnet riktig PowerPoint-presentasjon og er på riktig lysbilde. Skype for Business-appen leverer ettrykks møtetilgang, og unngår eventuelle problemer som kan skje ved tilkobling av en enhet, som oppdatering av oppløsning eller håndtere primære versus sekundære skjermer. Alle notater tatt under møtet på tvers av flere produktivitetsapplikasjoner og nettsurfingsverktøy er allerede digitalisert og kan lagres via OneNote eller andre applikasjoner, som unngår fotografering av tavlen eller transkripsjon – og notater slettes automatisk fra Surface Hub-enheten i tilfeller du glemmer. Oppgaver etter møtet involverer nå bare noen få klikk for å sende OneNote-notatene til alle deltakere eller lagre dem til SharePoint. "Jeg har personlig sannsynligvis 50 bilder på telefonen av tavler fra de siste fem årene som jeg konstant henviser til. Hvis jeg ikke skriver dem opp, vil jeg lete gjennom bildene for å finne dem når jeg trenger dem. Sending av OneNote-filene på e-post etter et møte sparte tid for hvert møte som bruker Surface Hub," sa COO i det juridiske firmaet i USA. Direktøren for IKT for firmaet fortsatte med å utheve hvordan enheten hjelper til med informasjonssikkerhet: "Sakene dine ligger ikke bare der ute på veggene overalt så folk kan komme inn og se det."

Tabell 1 viser anslått tid møtedeltakere ville bruke på å ta møteinformasjon, notater og brainstormingsresultater med OneNote, en berøringsskjerm og skriving med penn. Dette tar med i beregningen antall møterom med Surface Hub-enheter, anslått antall planlagte møter per uke som kunne ha vært påvirket av Surface Hub, gjennomsnittlig antall deltakere på hvert møte og gjennomsnittlig tid per møte. For et gjennomsnittlig møte på 1 time, brukes en ekstra 20 minutter (gjennomsnittlig) på oppgaver etter møtet som å bli igjen for å skrive ned notater fra tavlen, ta bilder av tavler, digitalisere papirnotater eller skrive tekstforklaringer som skal brukes sammen med et diagram eller et bilde.

Med Surface Hub kan organisasjonen bruke håndskrift og OneNote til å kommentere dokumenter, ta notater og fange all informasjon som tidligere kunne ha blitt skrevet på en tavle. Når et kart, bilde eller diagram gjennomgås, kan møtedeltakere tegne direkte på det digitale bildet, som sparer betydelig tid ved å tegne piler eller notater på nytt, endre diagrammer eller skrive tekstnotater, samt unngå forvirring ved å prøve å knytte tekster riktig til et bilde eller diagram. Samlet sparer dette betydelig tid etter

"Sending av OneNote-filene på e-post etter et møte sparte tid for hvert møte som bruker Surface Hub."~ COO på det juridiske teamet i USA

møtet for både de som tar notater og andre deltakere som går gjennom notater – gjennomsnittlig 75% spart tid, som anslått av organisasjonen.

Ytterligere, som anslått av den representative organisasjonen, vil 33% av alle møter inkludere eksterne deltakere. Disse møtene er også raskere og enklere å takle med ett enkelt trykk for å starte det nettbaserte møtet. "Vi holder interne møter med Surface Hub. De kobler til Surface Hub fra deres møterom. Noen ganger kobler flere personer til vårt Surface Hub-møterom fra deres Surface-nettbrett via Skype for Business på deres egne kontor," sa direktøren for IKT i det juridiske firmaet i USA.

Ref. Metrisk Kalkulering Innledningsvist År 1 År 2 År 3

A1 Antall møterom og plasser utstyrt med Surface Hub enheter

6 26 41

A2Antall planlagte møter per uke som kunne påvirkes av Surface Hub

30 260 410

A3 Gjennomsnittlig antall deltakere per møte

4 4 4

A4 Prosent av møter med eksterne deltakere 33% 33% 33%

A5 Typisk varighet for hvert møte (min.) 60 60 60

A6For møter med eksterne deltakere, gjennomsnittlig tid brukt på tilkoblinger for ekstern deltaker (min.)

10 10 10

A7

Gjennomsnittlig tid brukt etter møte på transkripsjon og distribusjon av notater og annen informasjon (min.)

20 20 20

A8 Prosent av tid før og etter møte spart med Surface Hub

75% 75% 75%

A9 Gjennomsnittlig timebetaling for møtedeltaker

$70 $70 $70

A10 Prosent for tid gjenvunnet for arbeidsoppgaver

50% 50% 50%

A2 * A3 * (A6/60

At Forbedring av møteproduktiviet * A4 + A7/60) * 52 * A8 * A9 * $63,609 $ 551 278 $ 869 323

A10

Risikojustering ↓25%

Atr

Forbedring av møteproduktivitet – enklere oppsett av eksternt møte og raskere post møtelogistikk (risikojustert)

$ 0 $ 47,707 $ 413 459 $ 651 992


10

TABELL 1Møte produktivitetsforbedring knyttet til styring av eksterne deltakere og oppgaver etter møtet

Spesielt for organisasjoner som for øyeblikket har ulike video-, telefon- og/eller skjermdelingsløsninger, tar det tid å starte og bekrefte at alle er online, og selv en liten feil kan føre til betydelige forsinkelser – den representative organisasjonen anslår 10 minutter – med å vente på at møtet skal starte. Med Surface Hub kan, selv organisasjoner med én løsning unngå oppsettet, installasjonen og integreringen som kreves, nå starte et Skype for Business-møte med video, lyd og skjermdeling med et tastetrykk. Organisasjonen anslår at det kan ta 75% av denne tiden.

Disse 75% tidsbesparelsene på disse oppgavene sparer ytterligere 15 til 23 minutter per møte. En stor del av denne sparte tiden brukes på ekstra oppgaver, som håndtering av personlige problemer, andre arbeidsoppgaver eller sosialisering med kolleger. Organisasjonen anslår at dette tilfører opptil $ 63 609 det første året, og med betydelig utplasseringsvekst forventet i år 2 og 3, en tilknyttet økning i fordeler på $ 551 278 i år 2 og $ 869 323 i år 3.

Gitt at denne fordelen er bygd på et antall gjennomsnitt og anslag, er det en risiko for overestimering hvor bare én eller to endringer kan føre til ulike fordelsresultater. Av denne årsaken har en 25% risikojustering blitt brukt, og de risikojusterte totalsummene er $ 47 707 i år 1, $ 413 459 i år 2 og $ 651 992 i år 3, som vist i tabell 1. Se avsnittet om Risikoer for mer informasjon.

Arkitekturfirmaet husket en annen fordel, basert på flere møter hvor de måtte la kunden vente noen ekstra minutter i lobben. Mens dette ikke var inkludert i den finansielle modelleringen, måtte ansatte raskt rydde opp konferanserommet etter forrige møte, inkludert vasking av tavler, fjerning av eksemplarer teipet på vegger og finne en kollega som skrev "lagret" ved siden av tavlenotatene. Notater på tavler har en høyere risiko for at konfidensiell informasjon lekker ut – selv rester av slettede notater kan fremdeles leses, kanskje av andre ansatte som går forbi en åpen dør eller er i rommet for et annet møte. "Før Surface Hub måtte vi løpe for å fjerne gamle diagrammer eller feste nye rett før de ankom eller mens de venter," sa direktøren av design og konstruksjon hos arkitekturfirmaet.

Kostnadsbesparelser fra unngåtte kjøp av romutstyr og unngåtte trykkekostnader

For organisasjonen erstattet Surface Hub flere andre enheter. Konferanserommet med 84-tommers Surface Hub installert hadde ikke behov for tavler, en skjerm og projektor, en dedikert PC på konferanserommet, et videokamera, en konferansetelefon eller skjermtilkoblingskabel. Den sammensatte organisasjonen kunne også unngå å kjøpe et spesialisert konferansebord som inkluderte låst PC-oppbevaring. Mens den alternative projektoren og skjermen eller monitoren burde ha kostet mindre på egenhånd enn Surface Hub, er kostnaden for alt utstyr lagt sammen mye nærmere kostnaden for Surface Hub – og for noen organisasjoner, kan total kostnad være mye høyere, spesielt for 55-tommers Surface Hub-enheten. Tavler koster noen hundre dollar hver. En 70-tommers skjerm kan koste $ 10 000 eller mer (selv om et mer økonomisk firma kan bestemme seg for en 40-tommers skjerm til bare noen få tusen). En konferansesamtaleenhet og et videokamera kan koste minst $ 1 000. Organisasjonen anslår gjennomsnittlig kostnad for romutstyr er minst $ 8 300.

Legg merke til at dette ikke inkluderer tilførte alternativer som skjermer eller projektorer av høyere kvalitet, en elektrisk tavle eller integrering eller erstatning av administrasjonssystemer på konferanserommet, men mange organisasjoner planlegger å implementere disse alternativene eller kan vurdere dem i fremtiden. Bilprodusenten uthevet et ekstra alternativ: "Vi eksperimenterer med oppsett av møterom. Vi trenger ikke alltid et bord og

"Før Surface Hub måtte vi løpe for å fjerne gamle diagrammer eller feste nye rett før [nye klienter] ankom eller mens de venter."

~ Direktør av design og konstruksjon,arkitekturfirma

11

stoler." Med Surface Hub kan produsenten vurdere nye møteromoppsett for å hjelpe til med å gi flere fleksible private møteplasser som oppmuntrer samhandling og samarbeid med Surface Hub. Disse oppsettene kan også motivere personer til å holde raskere møter – da alle kan stå hele tiden vil de ønsker å holde seg til emnet og bli raskere ferdig.



B1 Antall installerte Surface Hub-enheter 2 4 20 15

B2 Prosent av Surface Hub-enheter installert på konferanserom 50% 50% 50% 50%

B3Prosent av konferanserom med Surface Hub-enheter som ble planlagt for oppgradering

75% 75% 50% 50%

B4Møterom og Ad-hoc-plasser allerede planlagt for utbygging/oppgradering

B1 * B2 * B3 1 1 5 3

B5

Unngåtte maskinvare- og programvarekostnader med Surface Hub (tavler, skjerm, osv.), gjennomsnitt per rom

$8,300 $8,300 $8,300 $8,300

B6 Prosent av møter med trykte utgivelser 25% 25% 25%

B7Møter med trykte utgivelser per uke holdt i Surface Hub-møteplasser

A2*B6 8 65 103

B8Totalt antall sider skrevet ut per møte som kan unngås med Surface Hub

75 75 75

B9 Prosent av utskrifter som er fargeeksemplarer 33% 33% 33%

B10 Kostnad for svart-hvitt eksemplar (per side) $0.01 $0.01 $0.01

B11 Kostnad for fargeeksemplar (per side) $1.00 $1.00 $1.00

B12 Utskriftsbesparelser per møte B8 * ((1-B9) * B10 +B9 * B11) $25.25 $25.25 $25.25

Bt Kostnadsbesparelser fra kjøp av utstyr og trykkekostnader

B4 * B5+B7 * B8 * ((1-B9) * B10 + B9 *

B10) * 52$8,300 $18,805 $ 126 853 $160,152


BtrKostnadsbesparelser fra kjøp av utstyr og trykkekostnader (risikojustert)

$ 7 470 $ 16 925 $ 114 168 $ 144 137

TABELL 2Kostnadsbesparelser fra unngåtte kjøp av romutstyr og unngåtte trykkekostnader

12

For organisasjoner brukes kostnadsbesparelser for møterom kun for møterom, og kun de møterommene som er planlagt for en utstyrsoppgradering. Tabell 2 viser totalt antall enheter som skal kjøpes. Vi regnet så med anslått antall enheter som vil bli installert i konferanserommet og erstatte en planlagt oppgradering (rundet opp). Legg merke til at i senere år, installeres færre enheter i konferanserom i fordel for gruppesamarbeidsområder. Organisasjonen anslår at én til fem planlagte romoppgraderinger kan unngås hvert år, og forventer å unngå de $ 8 300 det gjennomsnittlig koster for utstyr til rom.

Arkitekturfirmaet fremhevet en ekstra unngåelse av kostnad som hadde blitt brukt på den sammensatte organisasjonen: unngåtte trykkekostnader. Denne organisasjonen gjorde seg klar for møter for å gå gjennom designer med kunden ved å forberede en portefølje med fargetrykte designideer og skisser. Disse ble teipet på vegger eller spredt ut på konferansebordet for gjennomgang, merking og diskusjon. Med Surface Hub forventer organisasjonen at dette vil stort sett fjerne kostnader for fargekopier ved å vise disse bildene på skjermen og bruke penn og berøringsgrensesnittet til å merke bildene (samt spare betydelig tid på transkripsjon etter møtet, som nevnt i den første delen om fordeler). Organisasjonen anslår at den brukte $ 1,00 per fargeeksemplar (men mye mindre for svart-hvitt). Med mange bilder skrevet ut for hvert møte, skrives mange eksemplarer av hvert bilde ut, og flere klientmøter per uke, er dette en mulighet for betydelige besparelser. For organisasjonen er dette omtrent $ 25 sparte trykkekostnader spart hvert møte eller omtrent $ 9 000 det første året.

Tabell 2 viser anslåtte sparte trykkekostnader for den sammensatte organisasjonen. Organisasjonen anslår et kvart av møter har utgivelser, og av disse har en tredjepart utlevert fargeeksemplarer. Fargeeksemplarer er svært dyre (spesielt i store formater), som er mer sannsynlig gitt investeringen for farge), selv om svart-hvitt er relativt billig for en stor organisasjonen med en kontrakt for kopiering.

Unngått romutstyr og trykkekostnader er oppsummert i tabell 2, og de er anslått til $ 8 300 under den innledende perioden, fordi én enhet var installert i et hovedkonferanserom som ble planlagt for en oppgradering. Kostnadsbesparelser var da $ 18 805 i år 1, $ 126 853 i år 2 og $ 160 152 i år 3. En 10% risikojustering har blitt brukt for å kompensere for eventuelle overanslag i trykke- eller utstyrskostnader, og risikojusterte totaler er $ 7 470 under den innledende perioden, $ 16 925 i år 1, $ 114 168 i år 2 og $ 144 137 i år 3. Se avsnittet om risiko for mer informasjon.

Salgsforbedringer muliggjort av klientmøter som bruker Surface Hub

Mer produktive møter og reduserte kostnader er viktige, men enda viktigere er hvordan Surface Hub kan hjelpe til med å forbedre møte- og samarbeids resultater. Klienter er spesielt ikke bare imponert av teknologien, men de mener møtene er mer interaktive og omfattende, som hjelper dem med å føle seg mer involvert og en del av prosessen som gir mer suksessfulle salgsmøter. "Vi kan bruke den som naturlig utvidelse av våre presentasjoner. Dette vil la oss holde presentasjoner av høy kvalitet og vise vår ekspertise når det gjelder design og vår syntese med teknologi," sa direktøren av design og konstruksjon ved det kommersielle arkitekturfirmaet.

Organisasjonen kan holde klientmøter i rom med Surface Hub for å holde salgspresentasjoner av høy kvalitet på den berøringsaktiverte enheten. Klienter er imponert med ikke bare enheten, men med hvordan organisasjonen kan holde informasjonsrike presentasjoner av høy kvalitet med interaktive presentasjonsteknikker. Surface Hub tilbyr også muligheter muligheter for møtedeltakere å gå opp til skjermen sammen for å gjøre notater på lysbilder og åpne en OneNote-skjerm for å brainstorme. Klientsalgsmøter holdt i et møterom med Surface Hub kan føre til en økning i salg. Organisasjonen anslår at den har fire til 24 klientmøter i et møterom med Surface Hub per uke, med veksten knyttet til økt utplassering i år 2 og 3. Hvert inngått salg har en gjennomsnittlig verdi på $ 150 000 og organisasjonen inngår omtrent 8% salg etter møter. Den anslår en 20% forbedring i inngåtte salg for salgsmøter holdt ansikt til ansikt i rom med Surface Hub. Med organisasjonens fortjenestemargin, tilfører disse årlige fordeler på $ 49 920 i år 1, $ 174 720 i år 2 og $ 299 520 i år 3.

13


14


C1

Antall møter med potensielle kunder, per uke, i eller ved bruk av et rom med Surface Hub (to per rom per uke)

4 14 24

C2 Gjennomsnittlig størrelse på salgsavtale (per kunde per år) $ 150 000 $ 150 000 $ 150 000

C3 Gjennomsnittlig inngåtte salg for direkte klientengasjement 10% 10% 10%

C4 Forbedring i inngåtte salg på grunn av møter med Surface Hub 20% 20% 20%

C5 Fortjenestemargin 8% 8% 8%

Ct Salgsforbedringer på grunn avSurface Hub

C1*C2*C3*C4*C5*52 $ 0 $ 49 920 $ 174 720 $ 299 520


CtrSalgsforbedringer muliggjort av klientmøter som bruker Surface Hub (risikojustert)

$ 0 $ 44 928 $ 157 248 $ 269 568

TABELL 3Salgsforbedringer muliggjort av klientmøter som bruker Surface Hub

Andre forventede fordeler med forbedret samarbeid og mer effektiv forretning

Utover forbedrede salg, kan Surface Hub hjelpe til med å forbedre utfall av møter og samarbeidsøkter. Interne team kan visualisere og tilpasse informasjon, bilder og notater mer effektivt og få nye og raskere innsikt. Presentasjoner til ledere kan være mer effektiv, med mer dynamisk visning av informasjon og klarere overganger fra brede begreper til dype detaljer. Og klienter er ikke bare imponerte med teknologien, men de synes møtene er mer interaktive og enklere å delta i. Klienter føler seg mer engasjerte og en del av prosessen, som fører til raskere prosjekter og førre muligheter for forvirring. "Vi jobber med et teknologisk firma. De satte pris på hvordan vi skannet modellbilder av deres foreslåtte plass og brainstormet hva vi ville gjøre med plassen. De kom opp til skjermen for å skrive notater og ideer med oss i sanntid. Det gikk utrolig bra," sa direktøren av design og konstruksjon ved arkitekturfirmaet.

Selv om dette ikke er finansielt målbart på dette tidspunktet, har organisasjonen sett og forventer

"Vi jobber med et teknologisk firma. . . . De kom opp til skjermen for å skrive notater og ideer med oss i sanntid. Det gikk utrolig bra."~ Direktør av design og konstruksjon,arkitekturfirma

Gitt hvor variable salgsavtaler er, har en risikojustering på 10% blitt brukt. De risikojusterte årlige fordelene er $ 44 928 i år 1, $ 157 248 i år 2 og $ 269 568 i år 3. Se avsnittet om risiko for mer informasjon.


15

Ref. Fordelskategori Innledningsvist År 1 År 2 År 3 TotalNåværende

verdi

Atr

Forbedring av møteproduktivitet – enklere oppsett av eksternt møte og raskere logistikk etter møtet

$ 0 $ 47 707 $ 413 459 $ 651 992 $ 1 113 158 $ 874 922

BtrKostnadsbesparelser fra unngåtte kjøp av romutstyr og unngåtte trykkekostnader

$ 7 470 $ 16 925 $ 114 168 $ 144 137 $ 282 700 $ 225 502

CtrSalgsforbedringer muliggjort av klientmøter som bruker Surface Hub

$ 0 $ 44 928 $ 157 248 $ 269 568 $ 471 744 $ 373 331

Totale fordeler (risikojustert)

$ 7 470 $ 109 559 $ 684 875 $ 1 065 697 $ 1 867 601 $ 1 473 756

TABELL 4Totale fordeler (risikojustert)

å se et antall finansielle og ikke-finansielle fordeler som har blitt muliggjort og kan bli muliggjort av Surface Hub:

› Det juridiske firmaet har begynt å hjelpe team jobbe sammen over flere kontorer med Surface Hub, for å holde mer interaktive, fengende presentasjoner i rettsalen. "Våre advokater er sjeldent alle på kontoret samtidig. Vi reiser stadig for vitneforklaringer, rettsaker, osv., og det er vanskelig å føle den konkurransedyktige ånden som du føler når du er i krigsrommet sammen," sa COO i det juridiske firmaet i USA. COO fortsatte: "Vi har en visjon om å ta disse enhetene med i rettsaken for å hjelpe oss med å fortelle vår historie til dommeren og juryen. Vi ser på dette som en mulighet, ikke bare for å imponere jurymedlemmene, men for å fortelle vår historie på en enklere og mer sammenhengende måte ved å bare berøre skjermen for å forstørre en del av et transkript fra en vitneforklaring eller for å spille av en video."

› Det medisinske senteret planlegger å bruke Surface Hub-enheter for økt samarbeid om medisinsk informasjon. "Vi lagde en satellittcampus og har leger der, og når du har et satellittområde, ønsker du selvfølgelig at de skal kunne koble til moderskipet," sa lederen for meldinger og samarbeid for det medisinske senteret i USA. Surface Hub-enheter kan hjelpe leger kommunisere med hverandre, holde videokonferanser og bruker berørings- og pennaktiverte skjermer til å skrive informasjon på skjermen.

› De to designfirmaene, arkitekturfirmaet og bilprodusenten, forventet begge betydelige forbedringer i designmulighet, hastighet og samarbeid, da tredjeparts leverandører utvikler nye applikasjoner for Surface Hub-enheter.

› Universitet delte et mål om å forbedre utdanning gjennom bruk av teknologi, inkludert enheter som instruktører kunne bruke til å forklare begreper grundigere og som studenter kunne bruke (og allerede bruker) til å samarbeide bedre på gruppeprosjekter. "Studenter jobber med diagnostiske saker og kan bruke Surface Hub til å laste opp bilder og dokumenter, gjøre kommentarer og deretter sende det på e-post til dem selv. De bruker nesten aldri tavler," sa instruksjonsdesigneren ved det private forskningsuniversitetet.

Totale fordeler

Tabell 4 viser totalsummen for alle fordeler, samt samt nåværende verdier rabattert ved 10%. Over tre år forventer den sammensatte organisasjonen risikojusterte totale fordeler å være en nåværende verdi på over $ 1,4 millioner.

16

Kostnader for implementering, administrasjon og støtte

Det anbefales at den fysiske enheten installeres av en tredjeparts installasjonsekspert. Organisasjonen valgte dette, og har startet implementeringen av følgende utplasseringsplan:

› Rullende stativ (tilgjengelig fra Microsoft), for omtrent halvparten av 55-tommers Surface Hub-enheter.

› Veggmonteringer for den andre halvparten av 55-tommers Surface Hub-enhetene, i mindre konferanserom eller i sentrale, åpne samarbeidsplasser.

› Veggfester for alle 84-tommers Surface Hub-enheter, i større konferanserom.


D1 Antall nye 55-tommers Surface Hub-enheter kjøpt 1 3 15 10

D2 Antall nye 84-tommers Surface Hub-enheter kjøpt 1 1 5 5

D3 Kostnad for 55-tommers Surface Hub (inkl. tilbehør) $ 10 400 $ 10 400 $ 10 400 $ 10 400

D4 Kostnad for 84-tommers Surface Hub (inkl. tilbehør) $ 22 700 $ 22 700 $ 22 700 $ 22 700

Dt Kostnader for Surface Hub-enhet D1 * D3 + D2 * D4 $ 33 100 $ 53 900 $ 269 500 $ 217 500

Risikojustering 0%

Dtr Kostnader for Surface Hub-enhet (risikojustert)

$ 33 100 $ 53 900 $ 269 500 $ 217 500

TABELL 5Kostnader for Surface Hub-enhet


KOSTNADER

Den sammensatte organisasjonen opplevde et antall kostnader assosiert med Surface Hub-løsningen:

› Kjøpskostnader for Surface Hub-enhet.

› Innledende og pågående kostnader, inkludert programvare- og maskinvareadministrasjon og støtte, installasjon, opplæring og integrering.

Kostnader for Surface Hub-enhet

Risikojusterte kostnader for Surface Hub-enheten vises i tabell 5. Microsoft selger Surface Hub som en pakke, prisen inkluderer maskinvaren og operativsystemet, samt viktige gruppesamarbeidsapplikasjoner som OneNote og nyere versjoner av Word, PowerPoint og Excel. Også inkludert er vanlig tilbehør – en reservepenn, en veggbrakett eller bærbar tralle.

17

Ref. Metrisk Kalkulering Innledningsvist År 1 År 2 År 3E1 Installasjonstjeneste for Surface Hub $ 3 150 $ 5 050 $ 25 250 $ 20 500

E2 Pågående administrasjonsressurser for Surface Hub $ 4 350 $ 17 825 $ 28 700

E3 Pågående støtte- og vedlikeholdslisenser $ 5 800 $ 23 300 $ 37 800

Et Installasjon og pågående Surface Hub-kostnader

E1 + E2 + E3 $ 3 150 $ 15 200 $ 66 375 $ 87 000

Risikojustering ↑10%

EtrInstallasjon og pågående Surface Hub-kostnader (risikojustert)

$ 3 465 $ 16 720 $ 73 013 $ 95 700

Ref. Kostnadskategori Innledningsvist År 1 År 2 År 3 TotalNåværende

verdi

Dtr Kostnader for Surface Hub-enhet $ 33 100 $ 53 900 $ 269 500 $ 217 500 $ 574 000 $ 468 238

Etr Installasjon og pågående kostnader $ 3 465 $ 16 720 $ 73 013 $ 95 700 $ 188 898 $ 150 907

Totale kostnader (risikojustert)

$ 36 565 $ 70 620 $ 342 513 $ 313 200 $ 762 898 $ 619 145

TABELL 6Kostnader for implementering, administrasjon og årlig vedlikehold

TABELL 7Totale kostnader (risikojustert)



Noe tid og krefter må til for å sette opp Surface Hub-enhetene. Kostnaden inkluderte en IT-ressurs for å legge dem til som nettverksenheter og konferanseressurser, sette opp viktige preferanser og installere applikasjoner, sammen med redskaper eller driftsressurser for å styre rommets logistikk, romendringer og ekstra integrering med rommets lysanlegg. En del av ressurskostnadene var også opplæringen gitt til alle potensiale møteledere og deltakere, for å lære dem om tilkobling til møter med Skype for Business, med den pennaktiverte skjermen for å ta notater, og lagre møteinformasjon for senere distribusjon og bruk.

Microsofts standard Surface Hub støtte- og administrasjonstjeneste er også inkludert.

Disse implementasjonskostnadene og pågående ressursrelaterte kostnadene utgjør de risikojusterte totalsummene vist i tabell 6.

Totale kostnader

Tabell 7 viser totalsummen for alle kostnader samt samt assosierte nåværende verdier, rabattert ved 10%. Over tre år, forventer den sammensatte organisasjonen at totalkostnader utgjør en nåværende verdi på nesten $ 620 000.

FLEKSIBILITET

Fleksibilitet, som definert av TEI, representerer en investering i ekstra kapasitet eller kapabilitet som kan forvandles til forretningsfordel for noe fremtidig ekstra investering. Dette gir en organisasjon "retten" eller muligheten til å ta del i fremtidige initiativer, men ikke forpliktelsen til å gjøre det. Det er flere scenarier hvor en kunde kan velge å implementere Surface Hub og senere realisere ekstra forbruk og forretningsmuligheter. Fleksibilitet kunne også kvantifiseres når det evalueres som en del av et spesifikk prosjekt (mer detaljert beskrevet i Tillegg B).

Da Surface Hub er en relativ ny løsning, rapporterte intervjuede organisasjoner fordeler eller forventede fremtidige fordeler i områder av forretningen utover salg, som beskrevet i Fordeler-delen. De er derimot ikke ennå i en posisjon til å måle innvirkningen, selv om noen innvirkninger er forventet å være svært betydelige. Disse inkluderer rolle- og industrispesifikke fordeler, som:

› Det juridiske firmaet planlegger å bruke Surface Hub som et viktig verktøy i sin rettssalpresentasjoner. Dette krever noe planlegging og opplæringen innen organisasjonen, samt noe støtte fra anleggsavdelingen til rettssystemet. Men straks Surface Hub er i drift, forventer firmaet at enheten vil hjelpe dem holde mer engasjerende, overbevisende presentasjoner. "Tegning på skjermen mens du snakker med vitnet – eller få vitnet til å gjøre det – er en mye mer naturlig måte enn å manipulere en mus, og mer engasjerende for dommeren og juryen. Med en penn til å sette ring rundt et viktig punkt, med hendene for å zoome inn på et bilde – det er bare mer overbevisende," sa en senior advokat ved det juridiske firmaet i USA. Det juridiske firmaet anslår at mer engasjerende og overbevisende presentasjoner vil føre til flere og større positive utfall i saker, som gir større inntekt.

› Det medisinske senteret håper å ta Surface Hub ut av møterommene for å være tilgjengelig og nyttig for pasienter eller medisinsk personell. Mens det er et antall HIPAA og andre sertifiseringshindringer å overkomme, håper senteret å bruke Surface Hub-aktiverte enheter på mer kreative måter, som visning av et kroppsdiagram som kan berøres eller zoomes inn på for mer detaljert informasjon, bruke enhetene til å gå over røntgen- eller MRI-bilder, eller levere forbedret statusrapport fra medisinsk stasjon. Enhver av disse eller andre forbedringer det medisinske senteret kan muliggjøre i fremtiden kan hjelpe til med å forbedre pasientpleie og forkorte tiden en pasient må tilbringe på det medisinske senteret, som kan la senteret hjelpe nye pasienter og skaffe flere.

› Arkitektur- og bilprodusentfirmaene forventer begge å bruke Surface Hub som en viktig del av deres designprosesser. Mens hoveddesignet fremdeles gjøres ved en personlig arbeidsstasjon, kan Surface Hub brukes til å dele ideer med kolleger med berøring, zooming og manipulasjon, og selv bruke mindre endringer i løpet av møtet. Den kan brukes som en storskjermenhet for å hjelpe en designer eller ingeniør se nærmere på arbeidet sitt, og igjen kunne berøre, zoome, manipulere og gjøre endringer direkte på skjermen. Disse organisasjonene forventer at Surface Hub forbedrer design, som kan føre til en rekke fordeler, som raskere utvikling, færre problemer under produksjon, forberede produktfunksjoner og flere salg.

› Universitetet håper å føre Surface Hub-enheter inn i klasserommet, hvor de blir en integrert del av undervisning og læring. Instruktører kan bruke skjermen til å vise presentasjoner, bruke pennen til å ta notater, som kan raskt sendes på e-post til alle i klassen, eller ta opp hele forelesningen, inkludert presentasjoner og notater, så studenter kan gå gjennom det etter timen. "Vi har søkt etter løsninger som ville gjøre det enklere enn å ta opp video av tavlen, spesielt måter det kan tas opp digitalt. Og det er noen løsninger der ute, men ingenting som virkelig omstilles til et tradisjonelt klasserom, som en tavle gjør. Akkurat nå har vi kameramenn der som må zoome inn på tavlen," sa instruksjonsdesigneren på det private forskningsuniversitetet.

"Tegning på skjermen mens du snakker med vitnet – eller få vitnet til å gjøre det – er en mye mer naturlig måte enn å manipulere en mus."~ Senior advokat på et juridisk firma i USA

18

Fordeler Justering

Forbedret møteproduktivitet 25%

Kostnadsbesparelse for utstyr til møterommet 10%

Forbedrede klientsalg 10%

Kostnader Justering

Installasjon og pågående kostnader 10%


RISIKOER

Forrester definerer to typer risikoer assosiert med denne analysen: "implementeringsrisiko" og "innvirkningsrisiko". "Impementeringsrisiko er risikoen som en foreslått investering i Surface Hub kan avvike fra de originale eller forventede kravene, som gir høyere enn forventede kostnader. Innvirkningsrisiko henviser til en risiko at forretnings- eller teknologibehovene til organisasjonen kanskje ikke møtes av investeringen i Surface Hub, som gir lavere generelle totale fordeler. Jo større uvisshet, jo bredere er potensiell omfang av utfall for anslåtte kostnader og fordeler.

19

TABELL 6Kostnader for implementering, administrasjon og årlig vedlikehold

Kvantitativt tatt implementeringsrisiko og innvirkningsrisiko ved direkte justering av de finansielle anslagene gir mer betydningsfulle og nøyaktige anslag og en mer nøyaktig projeksjon av ROI. Generelt sett påvirker risikoer kostnader ved å heve de originale anslagene, og de påvirker fordeler ved å redusere de originale anslagene. De risikojusterte tallene bør tas som "realistiske" forventninger da de representerer de forventede verdiene med tanke på risiko.

Følgende innvirkningsrisikoer som påvirker risikoer som fordeler er identifisert som en del av analysen:

› Produktivitetsfordeler har blitt justert ved en høyere frekvens for å kompenserefor eventuelle overestimerte forbedringer.

› Kostnadsbesparelser for møterom er justert for å tillate lavere enn forventet unngåtte kostnader.

› Salgsfordeler er også justert for å tillate lavere enn forventede forbedringer eller gjennomsnittlig størrelser på avtale.

Følgende implementeringsrisikoer som påvirker kostnader er identifisert som en del av analysen:

› Implementering og pågående risikoer har blitt justert, gitt kostnadene av ressurser kan være høyere enn forventet, eller flere tilleggsalternativer for Surface Hub kan være inkludert.

Tabell 8 viser verdiene som ble brukt til å justere for risiko og uvisshet i kostnads- og fordelsanslag for den sammensatte organisasjonen. Lesere oppmuntres til å bruke deres egne risikoområder basert på deres egen tillitt i kostnads- og fordelsanslagene.

20

Finansielt sammendragDe finansielle resultatene beregnet i Fordeler- og kostnader-delene kan brukes til å fastslå ROI, NPV og avbetalingsperioden for den sammensatte organisasjonens investering i Surface Hub.

Tabell 9 under vise risikojustert ROI, NPV og avbetalingsperiodeverdier. Disse verdiene er fastslått ved å bruke risikojusteringsverdiene fra tabell 8 i Risikoer-delen til de ujusterte resultatene i hver relevante kostnads- og fordelsdel.

FIGUR 3Kontantstrømdiagram (risikojustert)

TABELL 9Kontantstrøm (risikojustert)



Innledningsvist År 1 År 2 År 3 Total Nåværende verdiKostnader ($36 565) ($ 70 620) ($ 342 513) ($ 313 200) ($ 762 898) ($ 619 145)

Fordeler $ 7 470 $ 109 559 $ 684 875 $ 1 065 697 $ 1 867 601 $ 1 473 756

Nettofordeler ($ 29 095) $ 38 939 $ 342 362 $ 752 497 $ 1 104 704 $ 854 611

ROI 138%

Avbetalingsperiode (måneder) 9,0

($600,000)

($400,000)

($200,000)

$0

$200,000

$400,000

$600,000

$800,000

$1,000,000

$1,200,000

Innledende År 1 År 2 År 3

Kont

ants

trøm

mer

Totale kostnader Totale fordeler Samlet total

21

Microsoft Surface Hub: OversiktFølgende informasjon er levert av Microsoft. Forrester har ikke validert noen krav og støtter ikke Microsoft eller deres tilbud.

ENGASJERENDE OG PRODUKTIVE MØTER

Microsoft Surface Hub omdefinerer møteopplevelsen så du kan slippe løs kreftene til gruppen. Du kan gå opp til den og bli med et Skype for Business-møte med ett enkelt trykk, og dele innhold uten anstrengelser, slik at du tilbringer tiden med mennesker i stedet for teknologi. Siden du enkelt kan sende meldingsnotater og innhold, kan du kommunisere utfall og handlingspunkter.

Planlagt eller spontant. Planlegg møter på forhånd med Skype for Business eller inviter eksterne deltakere ad hoc når du vil ha dem med i samtalen.

Ettrykks møtestart. Start møter i tide med et trykk på skjermen. Avslutt økten med muligheten for å lagre og sende møteinnhold til gruppen for senere bruk.

Innhold som er enkelt å dele. Du kan lett dele innhold fra bærbare PC-er, nettbrett eller telefoner. Med inkback og touchback, vises endringene dine på kompatible personlige enheter.

Engasjerende for alle. Alle kan se innhold og bidra på lik måte uansett hvor de befinner seg. Krystallklar lyd og høy videokvalitet gjør møter flotte.

DEN BESTE MÅTEN Å SKAPE OG BRAINSTORME MED ANDRE

Gjør samarbeid den mest produktive delen av dagen din. Del ideene dine med andre på et lerret som er like stort som fantasien din. Før team sammen på en måte som føles helt naturlig, med teknologi som ikke trenger på, men hjelper ideer strømme. Utvid hva som kan oppnås akkurat nå og ikke mist momentum – lagre arbeidet så du kan gjøre noe med det senere.

OneNote-tavle. Bruk OneNote-tavlen til å dele ideer på et uendelig lerret, lime inn og kommentere på innhold fra andre apper, og få med eksterne deltakere i idémyldringen.

Flytende, naturlig blekk. Blekket på Microsoft Surface Hub er så flytende og responsiv at det føles ut akkurat som vanlig penn og papir – og det lar to personer skrive samtidig.

Bygget for teamarbeid. Uansett om du er i rommet eller på andre siden av kloden, fører Microsoft Surface Hub alle sammen

Ta ideene dine med deg. Lagre tavlen som en rik OneNote-fil og send den på e-post til andre så ideene dine ikke forsvinner når møtet er ferdig.

PLATTFORM FOR FANTASTISKE STORSKJERMAPPER

I tillegg til innebygde teamopplevelser Microsoft Surface Hub tilbyr med Skype for Business, Microsoft Office og OneNote, er enheten tilpasningsbar med et stort utvalg applikasjoner. Universale apper bygd for Windows 10 skinner på Microsoft Surface Hub og skalerer til storskjermen. Du kan også koble til apper fra den personlige enheten og kjøre dem fra Microsoft Surface Hub.

Windows-apper. Du kan kjøre universale Windows-apper originalt fra Microsoft Surface Hub eller koble applikasjoner til fra din personlige enhet.

Velkjente apper. Microsoft Surface Hub inkluderer kjent Microsoft-programvare og tjenester som bedriften din er avhengig av, som Skype for Business, Office og OneNote.

Lag dine egen apper. Lag fantastiske opplevelser, designet spesielt for bedriften din, på Microsoft Surface Hub-plattformen.

Integrert løsning. Microsoft Surface Hub-apper tar fordel av den store skjermen, berøring og håndskrift, og integrert maskinvare som kameraer og sensorer.

AVANSERT TEKNOLOGI FOR DEN MODERNE ARBEIDSPLASSEN

Microsoft Surface Hub kan integreres på den moderne arbeidsplassen på en vakker måte, som muliggjør produktivitet i ethvert rom hvor folk møtes for å få ting gjort, fra store konferanserom til uformelle samlingsplasser til kontorer. Den helintegrerte løsningen, valg av to skjermstørrelser og fleksible monteringskonfigurasjoner betyr at det er en løsning som passer din bedrift. Microsoft Surface Hub er også designet til å være enkel å idriftsette og styre eksternt.

Enhver plass. Den helintegrerte designen, fleksible monteringsalternativer og stativer, pluss et valg mellom to ulike størrelser betyr at det finnes en løsning for enhver plass.

Hver bruker. Gå frem til Microsoft Surface Hub og begynn å arbeide med en gang. Det enkle, intuitive grensesnittet gjør opplevelsen naturlig og inviterende.

Tilkoblet. Microsoft Surface Hub har en rekke forskjellige innganger inkludert trådløs projisering, HDMI, NFC, Bluetooth og porter for å koble til eksternt utstyr.

Skaler med konsernet ditt. Microsoft Surface Hub ble designet til å styres og oppdateres sentralt, som lar deg idriftssette på skala.

Besøk https://www.microsoft.com/microsoft-surface-hub/ for mer informasjon.

22

Tillegg A: Beskrivelse av sammensatt organisasjonFor denne TEI-undersøkelsen har Forrester laget en sammensatt organisasjon for å illustrere de kvantifiserbare fordelene og kostnadene med å implementere Surface Hub. Det sammensatte firmaet er basert på kjennetegn ved de intervjuede kundene:

› Det er et design-/produksjonsfirma i USA med 2000 ansatte og et stort salgsteam (som et arkitektur- eller produksjonsfirma, selv om andre også er relevant for denne undersøkelsen).

› Det har en rekke ulike konferanseromtyper og automatikk. Alle rommene har tavler, de fleste har skjermer og større rom har data- og automatikkløsninger. To større konferanserom var allerede planlagt for en oppussing/oppgradering, med flere planlagt i senere år.

› Organisasjonen er allerede en kunde av mange andre Microsoft-løsninger.

Organisasjonen har planer om å kjøpe noen få enheter det første året, og bruke enhetene i hele organisasjonen i år 2 og 3.

› To Surface Hub-enheter ble installert under den tidlige tilpasningsperioden, med flere til planlagt for installasjon det første året.

› År 2 og 3 er planlagt for en mye større utskalering, med flere enheter installert i konferanserom og flere nyere samarbeidsplasser bygd ut.

For formålet med analysen antar Forrester at den sammensatte organisasjonen er en tidlig bruker av Microsoft Surface Hub, men det var ingen fordeler med å delta, spesielt knyttet til innkjøpskostnadene for Surface Hub-enheter.

Den sammensatte organisasjonen så Surface Hub-enheter som en måte å adressere følgende forretningsmuligheter:

› Forbedre møteproduktivitet og redusere sløst tid og frustrasjon.

› Redusert kostnad for utstyr på møterom.

› Brukt teknologi som et verktøy for å skape forretningsforbedringer og muligheter, som forberede salg og forbedret samarbeid for å ta bedre forretningsavgjørelser.

RAMMEVERKSANTAGELSER

Tabell 10 viser modellantagelsene som Forrester brukte i denne analysen. Rabatten som ble brukt i PV- og NPV-kalkuleringene er 10% og tidshorisonten brukt for den finansielle modelleringen er tre år. Organisasjoner bruker vanligvis rabatter på mellom 8 og 16% basert på deres nåværende miljø. Lesere oppmuntres til å oppsøke råd fra deres respektive firmas finansavdeling for å fastslå den mest passende rabatten som skal brukes innenfor deres egne organisasjoner.

23

TABELL 10Modellantagelser

Ref. Metrisk Kalkulering Verdi

F1 Arbeidstimer per år (40 timer/uke * 52 uker) 2 080

F2 Informasjonsarbeiders (møtedeltaker) lønn $ 145 000

F3 Per time (C2/C1) $ 70

F4 Rabatt 10%


24

Tillegg B: Oversikt over Total Economic Impact™Total Economic Impact er en metodologi utviklet av Forrester Research som fremmer et firmas teknologiske beslutningsprosesser og hjelper leverandører kommunisere deres produkters og tjenesters verdiforslag. TEI-metodologien hjelper firmaer demonstrere, rettferdiggjøre og realisere den materielle verdien til IT-initiativer for både øverste ledelser og andre viktige spillere i forretningen. TEI hjelper leverandører av teknologi vinne, tjene og bevare kunder.

TEI-metodologien består av fire deler for å evaluere investeringsverdien: fordeler, kostnader, fleksibilitet og risikoer.

FORDELER

Fordeler representerer verdien levert til brukerorganisasjonen – IT og/eller forretningsenheter – av det foreslåtte produktet eller prosjektet. Ofte fokuserer produkt- eller prosjektbegrunnelser kun på IT-kostnad og kostnadsreduksjon, som etterlate lite rom til å analysere effekten på teknologien til hele organisasjonen. TEI-metodologien og resulterende finansielle modell legger lik vekt på målingen av fordeler som målingen av kostnader, og muliggjør en full undersøkelse av effektene på teknologien til hele organisasjonen. Kalkulering av fordelsanslag involverer en klar dialog med brukerorganisasjonen for å forstå den spesifikke verdien som er skapt. Forrester krever også detkan være en klar linje med beregnelighet etablert mellom målingen og begrunnelse på fordelsanslag etter at prosjektet er fullført. Dette sikrer at fordelsanslag knyttes tilbake direkte til grunnlinjen.

KOSTNADER

Kostnader representerer investeringen som er nødvendig for å fange opp verdien, eller fordelene, til det foreslåtte prosjektet. IT eller forretningsenhetene kan inntreffe kostnader i form av fullverdig arbeidskraft, underentreprenører eller materialer. Kostnader vurderer alle investeringer og utgifter som er nødvendige for å levere den foreslåtte verdien. Kostnadskategorien innenfor TEI fanger også opp stigende kostnader over det eksisterende miljøet for pågående kostnader assosiert med løsningen. Alle kostnader må knyttes til fordelene som skapes.

FLEKSIBILITET

Innenfor TEI-metodologien, representerer direkte fordeler én del av investeringsverdien. Mens direkte fordeler vanligvis er hovedmetoden for å rettferdiggjøre et prosjekt, tror Forrester at organisasjoner bør kunne måle en investerings strategiske verdi. Fleksibilitet representerer verdien som kan oppnås for noe fremtidig ytterligere investering på toppen av den innledende investeringen som allerede er gjort. For eksempel, en investering i en konsernoppgradering av en kontorproduktivitetspakke kan potensielt øke standardisering (for å øke effektivitet) og redusere lisenskostnader. En innebygd samarbeidsfunksjon kan derimot gi større produktivitet hos arbeiderne hvis den benyttes. Samarbeidet kan kun brukes med ekstra investering i senere opplæring. Med muligheten til å gripe tak i den fordelen har derimot en PV som kan være anslått. Fleksibilitetskomponenten til TEI griper tak i den verdien.

RISIKOER

Risikoer måler uvissheten til fordels- og kostnadsanslag bevart i investeringen. Uvisshet er målt på to måter: 1) sannsynligheten at kostnads- og fordelsanslag vil møte de originale projeksjonene og 2) sannsynligheten for at anslagene måles og følges over tid. TEI-risikofaktorer er basertpå en sannsynlighettetthetsfunksjon kjent som "triangulær distribusjon" til de angitte verdiene. Som et minimum er tre verdier kalkulert for å anslå risikofaktoren rundt hver kostnad og fordel.

25

Forvandle data til forretningsinnsikt

Forvandle kundens opplevelse

Kundens alder

Fremskynde din digitale forretning

Omfavne den mobile

sinnsendringen

Forrester har en firedels blåkopi for strategi i kundens alder, inkludert følgende ordre for å hjelpe til med å etablere nye konkurransedyktige fordeler:

Forvandle kundens opplevelse for å få bærekraftig konkurransedyktig fordel.

Fremskynde din digitale forretning med nye teknologiske strategier som fremmer forretningens vekst.

Bruke teknologiske endringer ved å gi kunder det de ønsker, når de ønsker det.

Forvandle (store) data til forretningsinnsikter gjennom innovativ analyse.

CMO-er og CIO-er må jobbe sammen for å skape denne firmabrede forvandlingen.

Tillegg C: Forrester og kundens alderDine teknologiske kunder vet nå mer enn du gjør om dine produkter og tjenester, pris, et rykte. Konkurrentene dine kan kopiere eller underminere hva du gjør for å konkurrere. Den eneste måten å vinne, tjene og bevare kunder er å bli besatt av kunden.

Et kundebesatt konsern fokuserer sin strateg, energi og budsjett på prosesser som fremmer kjennskap av og engasjement med kunder og prioriterer disse over vedlikehold av tradisjonelle konkurransedyktige barrièrer.

Ref. Metrisk Kalkulering År 1 År 2 År 3

TABELL [EKSEMPEL]Eksempelstabell


Tillegg E: Sluttnotater

1 Forrester risikojusterer oppsummerte finansielle metrikk for å regne med den potensielle uvissheten til kostnaden og fordelsanslag. For mer informasjon, kan du se avsnittet om risikoer.

26

Tillegg D: OrdlisteRabatt: Renten brukt i kontantstrømanalyse som tar med tidsverdien til penger. Firmaer setter deres egne rabatter basert på deres forretnings- og investeringsmiljø. Forrester antar en årlig rabatt på 10% for denne analysen. Organisasjoner bruker vanligvis rabatter på mellom 8 og 16% basert på deres nåværende miljø. Lesere oppmuntres til å oppsøke råd fra deres respektive organisasjoner for å fastslå den mest passende rabatten som skal brukes i deres eget miljø.

Netto nåværende verdi (NPV): Nåværende eller gjeldende verdi (rabattert) for netto kontantstrøm gitt en rente (rabatten). En positiv prosjekt NPV indikerer vanligvis at investeringen bør gjøres med mindre andre prosjekter har hyere NPV-er.

Nåværende verdi (PV): Nåværende eller gjeldende verdi (rabattert) for kostnads- og fordelsanslag gitt en rente (rabatten). PV til kostnader og fordeler matet inn i den totale NPV for kontantstrømmer.

Avbetalingsperiode: Utjevningspunktet for en investering. Dette er tidspunktet hvor nettofordeler (fordeler minus kostnader) er like innledende investering eller kostnad.

Avkastning på investering (ROI): En måling av et prosjekts forventede avkastning i prosent. ROI kalkuleres ved å dele nettofordeler (fordeler minus kostnader) med kostnader.

MERKNAD OM KONTANTSTRØMTABELLER

Følgende er en merknad om kontantstrømtabellene brukt i denne undersøkelsen (se eksempelstabellen under). Den innledende investeringskolonnen inneholder kostnader inntruffet ved "tid 0" eller på begynnelsen av år 1. Disse kostnadene er rabattert. Alle andre kontantstrømmer i år 1 til 3 er rabattert med rabattsatsen (vist i Rammeverksantagelser-delen) på slutten av året. PV-kalkuleringer er gjort for hver totalkostnad og fordelsanslag. NPV-kalkuleringer er ikke gjort inntil sammendragstabellene er summen av den innledende investeringen og rabattert kontantstrømmer i hvert år.

Summer og nåværende verdikalkuleringer til tabellene Totale fordeller, Totale kostnader og Kontantstrøm gir kanskje ikke riktig sum, da noe avrunding kan skje.

total economic impact™ av microsoft surface...

Documents