tinjauan faktor penyebab waktu tunggu pelayanan

TINJAUAN FAKTOR PENYEBAB WAKTU TUNGGU PELAYANAN

PENDAFTARAN PASIEN UMUM RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT

UMUM DAERAH SRAGEN

Christina Sulistiyorini1, Tri Lestari

2, Rohmadi

2

Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar

2

ABSTRAK Salah satu bentuk pelayanan administrasi di rumah sakit adalah pelayanan rekam medis.

Penyelenggaraan rekam medis dituntut untuk memberikan pelayanan yang prima untuk

menciptakan kepuasan pada pasiennya terutama dengan waktu tunggu yang singkat. Survey awal

diloket pendaftaran Rawat Jalan RSUD Sragen selama 1 jam, dapat melayani 20 orang pasien yang

menunjukkkan rata- rata pendaftaran membutuhkan waktu 12 menit per pasien. Tujuan penelitian

adalah mengetahui faktor penyebab waktu tunggu pelayanan pendaftaran pasien umum rawat jalan

di RSUD Sragen.

Jenis penelitian ini adalah Deskriptif yaitu penelitian yang hasilnya merupakan pengambaran,

dengan pendekatan Cross Sectional yaitu penelitian yang pengumpulan data dilakukan pada suatu

waktu yang tertentu secara bersamaan. Cara pengumpulan data adalah Pedoman Observasi adalah

pengamatan langsung terhadap suatu kegiatan di TPPRJ dan Pedoman Wawancara yaitu

pengumpulan data dengan cara Tanya jawab dengan petugas TPPRJ. Populasi penelitian ini adalah

pasien yang datang ke tempat pendaftaran Rawat Jalan dan seluruh staf atau petugas rekam

medis rawat jalan RSUD Sragen. Sampel dalam penelitian ini terbagi dalam dua jenis yaitu

pasien rawat jalan yang terdiri dari pasien baru dan pasien lama, staf atau petugas rekam medis

rawat jalan RSUD Sragen. Sampel diambil dengan teknik Accidental Sampling. Besar sampel

yang digunakan dalam penelitian adalah sebanyak 38 pasien.

Hasil penelitian Faktor yang mempengaruhi lama tidaknya waktu tunggu yaitu Pasien lama yang

tidak membawa KIB yang dapat mempengaruhi pencarian dokumen rekam medis.Dokumen rekam

medis yang tidak ditemukan dalam rak filing, waktu tunggu pasien yang lama berpengaruh pada

pasien berikutnya.

Di RSUD Sragen terdapat SOP dengan nomor dokumen P.05.05.023 mengenai pendaftaran pasien

rawat jalan tetapi didalamnya belum tercantumkan lama waktu tunggu pelayanan pendaftaran.

Rata – rata waktu tunggu yang dibutuhkan untuk mendaftar pasien baru dan lama di RSUD

Sragen adalah untuk pasien baru 7 menit 4 detik dan untuk pasien lama adalah 12 menit 4 detik.

Pada saat proses pendaftaran sebaiknya petugas memberikan penekanan kepada pasien untuk

selalu membawa KIB pada waktu datang berobat ke rumah sakit, sehingga pencarian dokumen

rekam medis lama bisa lebih cepat ditemukan.

Kata kunci : Waktu Tunggu Pelayanan Pendaftaran Pasien Umum Rawat Jalan ,

Prosedur

Kepustakaan : 9 (1994-2012)

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Salah satu bentuk pelayanan administrasi

di rumah sakit adalah pelayanan rekam

medis. Penyelenggaraan rekam medis

dituntut untuk memberikan pelayanan yang

prima untuk menciptakan kepuasan pada

pasiennya terutama dengan waktu tunggu

yang singkat. Salah satu faktor yang

mempengaruhi lambatnya waktu tunggu

pelayanan rekam medis rawat jalan, yang

diduga disebabkan oleh kinerja perekam

medis yang belum sesuai dengan kompetensi

56 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69

perekam medis. Jika waktu tunggu pasien

lama juga mempengaruhi tingkat kepuasan

pasien terhadap pelayanan.

Dalam pelayanan rawat jalan di rumah

sakit, waktu tunggu adalah waktu yang

digunakan oleh pasien untuk mendapatkan

pelayanan rawat jalan dari tempat

pendaftaran sampai dokumen rekam medis

pasien ditemukan. Dalam standart pelayanan

minimal disebutkan bahwa pelayanan

pendaftaran cepat jika waktu tunggu kurang

dari 10 menit dan disebut lama jika waktu

tunggu lebih dari 10 menit. Oleh karena itu

perlu diteliti faktor penyebab waktu tunggu

pelayanan di Pendaftaran Rawat Jalan

dengan harapan dapat dilakukan upaya

perbaikan oleh pihak rumah sakit.

Berdasarkan survey awal diloket

pendaftaran Rawat Jalan RSUD Sragen

selama 1 jam, dapat melayani 20 orang

pasien yang menunjukkkan rata- rata

pendaftaran membutuhkan waktu 12 menit

per pasien. Oleh karena itu penulis tertarik

untuk mengambil judul “Tinjauan Faktor

Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan

Pendaftaran Pasien Umum Rawat Jalan Di

Rumah Sakit Umum Daerah Sragen”.

TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Rekam Medis

Rekam medis yaitu rekaman atau catatan

mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana

dan bagaimana pelayanan yang diberikan

kepada pasien selama masa perawatan yang

memuat pengetahuan mengenai pasien dan

pelayanan yang diperolehnya serta memuat

informasi yang cukup untuk menemukenali

(mengidentifikasi pasien), membenarkan

diagnosis dan pengobatan serta merekam

hasilnya (Huffman, 1999)

Rekam Medis menurut Direktorat

Jenderal Pelayanan Medik dalam

keputusannya No. 78 tahun 1991 tentang

penyelenggaraan rekam medis di rumah

sakit menyebutkan bahwa rekam medis

adalah berkas yang berisikan catatan dan

dokumen tentang identitas, anamnesis,

pemeriksaan, diagnosis pengobatan,

tindakan dan pelayanan lain yang diberikan

kepada seorang pasien selama dirawat di

rumah sakit yang dilakukan di Unit Rawat

Jalan termasuk Unit Gawat Darurat dan Unit

Rawat Inap (DepKes RI, 2006)

2. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis

a. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis

Tujuan peyelenggaraan rekam medis

adalah menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya

peningkatan pelayanan kesehatan di rumah

sakit. Tanpa dukungan suatu sistem

pengelolaan rekam medis yang baik dan

benar, maka tertib administrasi rumah sakit

tidak akan dapat tercapai sebagaimana yang

diharapkan. Hal ini sesuai dengan pendapat

Gibony, bahwa 6 nilai kegunaan rekam

medis disingkat dengan ALFRED yaitu:

1) Aspek Administration (Aspek

Adminisrtasi)

Suatu berkas rekam medis mempunyai

nilai administrasi, karena isinya

menyangkut tindakan berdasarkan

wewenang dan tanggung jawab sebagai

tenaga medis dan paramedis dalam

mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 57

2) Aspek Legal (Aspek Hukum)

3) Suatu berkas rekam medis mempunyai

nilai hukum, karena isinya menyangkut

masalah adanya jaminan kepastian

hukum atas dasar keadilan dalam rangka

usaha menegakkan serta penyediaan

bahan tanda bukti untuk menegakkan

keadilan.

4) Aspek Financial (Aspek Keuangan)


nilai uang karena isinya mengandung

data atau informasi yang dapat

dipergunakan sebagai aspek keuangan.

6) Aspek Research (Aspek Penelitian)


nilai penelitian, karena isinya

menyangkut data atau informasi yang

dapat dipertanggung jawabkan sebagai

aspek penelitian dan pengembangan ilmu

pengetahuan di bidang kesehatan.

8) Aspek Education (Aspek Pendidikan)


nilai pendidikan, karena isinya

menyangkut data atau informasi tentang

perkembangan kronologis dan kegiatan

pelayanan medis yang diberikan kepada

pasien, informasi tersebut dapat

dipergunakan sebagai bahan atau

referensi dalam pengajaran sesuai bidang

profesi masing-masing.

10) Aspek Documentation (Aspek

Dokumentasi)

11) Suatu berkas rekam medis

mempunyai nilai dokumentasi, karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang

harus didokumentasikan dan dipakai

sebagai bahan pertanggungjawaban dan

pembuatan laporan rumah sakit (Wijono,

2000).

b. Adapun kegunaan rekam medis secara

umum adalah :

1) Sebagai alat komunikasi antara dokter

dengan tenaga kesehatan lainnya yang

terlibat langsung dalam pemberian

pelayanan, pengobatan dan perawatan

kepada pasien.

2) Sebagai dasar dalam merencanakan

pengobatan/ perawatan yang harus

diberikan kepada seorang pasien.

Dalam PerMenKes RI No.

269/MENKES/PER/III/2008 BAB V, Pasal

13 disebutkan bahwa rekam medis dapat

dipakai sebagai:

a. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan

pasien.

b. Alat bukti dalam proses penegakkan

hukum, disiplin kedokteran dan

kedokteran gigi selain itu penegakkan

etika kedokteran serta etika kedokteran

gigi.

c. Keperluan pendidikan dan penelitian.

d. Dasar pembayaran biaya pelayanan

kesehatan.

e. Data statistik kesehatan (PerMenKes RI,

2008)

3. Sistem dan Prosedur Pelayanan

Rekam Medis di TPPRJ

a. Tugas pokok dan fungsi TPPRJ dalam

pelayanan rekam medis

Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan

atau Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

(TPPRJ) disebut juga loket Pendaftaran

Pasien Rawat Jalan yang mempunyai tugas

pokok sebagai berikut:


1) Menerima pendaftaran pasien yang akan

berobat di rawat jalan.

2) Melakukan pencatatan pendaftaran

(registrasi).

3) Menyediakan formulir-formulir rekam

medis dalam folder dokumen rekam

medis bagi pasien yang baru pertama kali

berobat (pasien baru) dan pasien yang

datang pada kunjungan berikutnya.

4) Mengarahkan pasien ke Unit Rawat

Jalan (URJ) atau poliklinik yang sesuai

dengan keluhannya.

5) Memberi informasi tentang pelayanan-

pelayanan di rumah sakit atau di

puskesmas yang bersangkutan.

b. Fungsi atau perannya dalam pelayanan

rekam medis di TPPRJ

1) Pencatat identitas ke formulir rekam

medis rawat jalan, data dasar pasien,

KIB, KIUP dan buku register

pendaftaran pasien rawat jalan.

2) Pemberian dan pencatatan nomor rekam

medis sesuai dengan penomoran yang

ditetapkan.

3) Penyediaan dokumen rekam medis baru

untuk pasien baru.

4) Penyedian dokumen rekam medis lama

untuk pasien lama melalui bagian filing.

5) Penyimpan dan pengguna KIUP.

6) Pendistribusian dokumen rekam medis

untuk pelayanan rawat jalan.

7) Penyedia informasi jumlah kunjungan

pasien rawat jalan.

c. Deskripsi pokok kegiatan pelayanan


1) Menyiapkan formulir dan catatan serta

nomor rekam medis yang diperlukan

untuk pelayanan. Formulir dan catatan

yang perlu disiapkan yaitu:

a) KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)

b) KIB/KTPP (Kartu Identitas

Berobat/Kartu Tanda Pengenal

Pasien)

c) Formulir –formulir dokumen rekam

medis rawat jalan baru yang telah

diberi nomor rekam medis

d) Buku register pendaftaran pasien

rawat jalan

e) Buku catatan penggunaan nomor

rekam medis

f) Tracer

g) Buku ekspedisi untuk serah terima

dokumen rekam medis

h) Karcis pendaftaran pasien

2) Menanyakan kepada pasien yang datang,

apakah sudah pernah berobat, bila belum

berarti pasien baru dan bila sudah berarti

pasien lama.

3) Pelayanan kepada pasien baru meliputi:

a) Menanyakan identitas pasien lengkap

untuk dicatat pada formulir rekam

medis rawat jalan, KIB, dan KIUP

b) Menyerahkan KIB kepada pasien

dengan pesan untuk dibawa kembali

bila datang berobat berikutnya

c) Menyimpan KIUP sesuai urut abjad

(alfabetik)

d) Menanyakan keluhan utamanya guna

memudahkan mengarahkan pasien ke

poliklinik yang sesuai

e) Mempersilahkan pasien menunggu di

ruang tunggu poliklinik yang sesuai


f) Mengirimkan dokumen rekam medis

ke poliklinik yang sesuai dengan

menggunakan buku ekspedisi

4) Pelayanan pasien lama, meliputi:

a) Menanyakan terlebih dahulu

membawa KIB atau tidak

b) Bila membawa KIB, maka catatlah

nama dan nomor rekam medisnya

pada trecer untuk dimintakan

dokumen rekam medis lama ke

bagian filing

c) Bila tidak membawa KIB, maka

tanyakanlah nama dan alamatnya

untuk dicari di KIUP

d) Mencatat nama dan nomor rekam

medis yang ditemukan di KUIP pada

tracer untuk dimintakan dokumen

rekam medis lama ke bagian filing

5) Mempersilahkan pasien baru atau

membayar di loket pembayaran.

6) Pelayanan pasien asuransi kesehatan

disesuaikan dengan peraturan dan

prosedur asuransi penanggung biaya

pelayanan kesehatan.

7) Setelah akhir pelayanan kegiatannya

adalah:

a) Mencatat identitas pada buku register

pendaftaran pasien rawat jalan

b) Mencocokkan jumlah pasien dengan

jumlah pendapatan pendaftaran rawat

jalan dengan kasir rawat jalan

c) Membuat laporan harian tentang:

(1) Penggunaan nomor rekam medis,

agar tidak terjadi duplikasi

(2) Penggunaan formulir rekam

medis, untuk pengendalian

penggunaan formulir rekam

medis

(3) Merekapitulasi juklah kunjungan

pasien baru dan lama, untuk

keperluan statistik rumah sakit.

d. Fungsi-fungsi yang terkait dengan

TPPRJ

1) Fungsi assembling yang bertanggung

jawab terhadap pengendali nomor

rekam medis dan formulir rekam

medis. Keterkaitannya yaitu dalam

hal:

a) Penyediaan (alokasi) nomor

rekam medis untuk TPPRJ dan

pengendaliannya agar tidak

terjadi duplikasi penggunaan

nomor rekam medis (1 pasien

memiliki lebih dari 1 nomor atau

1 nomor digunakan oleh lebih

dari 1 pasien)

b) Pengedalian penggunaan formulir

guna perancangan formulir rekam

medis

2) Fungsi filing yang bertanggung jawab

terhadap penyimpanan dan

penyediaan dokumen rekam medis

yang telah disimpan (dokumen rekam

medis lama). Keterkaitannya adalah

dengan media komunikasi tracer

dilakukan serah terima dokumen

rekam medis lama dengan bukti pada

buku ekspedisi

3) Fungsi pelayanan klinis di URJ yang

bertanggung jawab terhadap

pencatatan data hasil pelayanan

klinis. Keterkaitannya adalah serah

terima dokumen rekam medis rawat


jalan dengan bukti pada buku

ekspedisi

4) Fungsi penerimaan pembayaran

(kasir) yang bertanggung jawab

terhadap penerimaan pembayaran

pasien. Keterkaitannya adalah

pencocokan antara jumlah pasien

dengan jumlah uang yang diterima

kasir

e. Informasi yang dihasilkan TPPRJ

1) Identitas pasien minimal meliputi:

nama, umur, jenis kelamin, alamat

lengkap (nama jalan, nomor rumah,

kota/kabupaten, kode pos atau RT,

RW, desa/kelurahan, kecamatan,

kota, kode pos), pendidikan,

pekerjaan, status perkawinan

a) Identitas keluarga pasien minimal

meliputi: hubungannya dengan

pasien, nama, alamat, pekerjaan

b) Cara pembayaran pelayanan

kesehatan meliputi: Askes,

Asuransi lain, bayar sendiri,

keringanan, jamkesda , dan

Jamsostek

c) Grafik atau laporan kunjungan

pasien rawat jalan baru, lama per

bulan, per golongan umur, per

jenis kelamin, per wilayah

d) Grafik atau laporan cara

pembayaran pasien rawat jalan

f. Formulir, catatan dan pelaporan yang

digunakan di TPPRJ

1) KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien),

untuk mencatat dan mengindeks

pasien

2) KIB (Kartu Identitas Berobat), untuk

mencatat identitas pasien kemudian

diserahkan kepada pasien

3) Formulir data dasar rekam medis,

formulir pelayanan rawat jalan dalam

folder dokumen rekam medis baru

untuk mencatat identitas lengkap

pasien baru yang mendaftar

4) Buku register pendaftran pasien

rawat jalan, untuk mencatat kegiatan

pendaftaran pasien

5) Buku catatan penggunaan nomor

rekam medis, untuk mencatat

penggunaan dan mengontrol nomor

rekam medis

6) Tracer untuk mencatat permintaan

dokumen rekam medis lama ke

fungsi filing (sebagai media

komunikasi)

7) Buku ekspedisi untuk mencatat serah

terima dokumen rekam medis sebagai

bukti serah terima

g. Unsur-unsur pengendalian yang

menjamin pelaksanan sistem pelayanan


1) Diserahkan KIB kepada pasien baru

2) Dicatatnya identitas lengkap di KIB,

KIUP, data dasar rekam medis,

formulir pasien rawat jalan, buku

register pendaftaran rawat jalan

3) Disimpannya KIUP urut abjad

4) Digunakannya KIUP untuk mencari

nomor rekam medis bagi pasien lama

yang tidak membawa KIB

5) Digunakannya trecer untuk meminta

folder dokumen rekam medis lama ke

filing


6) Digunakannya buku ekspedisi untuk

serah terima dokumen rekam medis

h. Jaringan prosedur yang membentuk

sistem pelayanan rekam medis di TPPRJ

1) Prosedur serah terima dokumen

rekam medis dari TPPRJ

2) Prosedur pencatatan hasil pelayanan

Klinis

3) Prosedur pencatatan hasil kegiatan di

URJ

4) Prosedur penyerahan Sensus Harian

Rawat Jalan (SHRJ)

5) Prosedur pemeriksaan hasil pasien

dari IPP ke URJ

i. Unsur-unsur pengendalian yang

menjamin pelaksanan sistem pelayanan


1) Dicatatnya data hasil pelayanan rawat

jalan secara lengkap pada formulir

rekam medis rawat jalan

2) Dicatat dan diserahkannya Sensus

Harian Rawat Jalan (SHRJ) setiap

hari ke fungsi assembling

3) Surat perintah rawat inap

4) Digunakannya buku catatan

pelayanan Rawat Jalan ( Shofari,

2002)

4. Kegiatan Rekam Medis

Kegiatan rekam medis meliputi

penerimaan pasien, pencatatan data dasar

pasien.

a. Penerimaan pasien/ Pendaftaran

Tempat Pendaftaran Pasien Rawat

Jalan (TPPRJ) merupakan pintu masuk

pertama dalam penerimaan dan

pendaftaran pasien rawat jalan karena

dimana setiap pasien yang akan berobat

di rumah sakit harus terlebih dahulu

mendaftar di TPPRJ. Kegiatan rekam

medis yang berkaitan dengan Penerimaan

pasien/ pendaftaran dijelaskan sebagai

berikut :

1) Melaksanaan proses penyelenggaraan

pelayanan pendaftaran pasien rawat

jalan/ rawat inap IGD.

2) Melakukan wawancara untuk mengisi

identitas pribadi data sosial pasien rawat

jalan

3) Menyiapkan rekam medis rawat jalan

serta meminta rekam medis rawat

jalan ke petugas rekam medis bagian

penyimpanan.

4) Mengisi buku register pendaftaran pasien

rawat jalan

5) Membuat atau memutakhirkan kartu

index utama pasien (KIUP) rawat jalan.

Kegiatan rekam medis yang berkaitan

dengan penerimaan pasien/ pendaftaran

dijelaskan sebagai berikut:

1) Setiap pasien baru yang diterima di

tempat penerimaan pasien (TPP)

ditanya oleh petugas untuk

mendapatkan data identitas yang akan

diisikan pada formulir Ringkasan

Riwayat Klinik.

2) Setiap pasien baru akan memperoleh

nomor pasien yang akan digunakan

sebagai nomor kartu pengenal. Kartu

pengenal harus dibawa pada

kunjungan berikutnya, baik sebagai

pasien rawat jalan maupun pasien rawat

inap.


3) Berkas rekam medis pasien baru akan

dikirim oleh petugas sesuai dengan

poliklinik yang dituju.

4) Berkas pasien yang harus dirawat

akan dikirim keruang perawatan.

Sedangkan untuk penerimaan pasien

lama sebagai berikut:

a) Pasien lama dibedakan antara

pasien datang dengan perjanjian dan

pasien datang tanpa perjanjian. Baik

pasien dengan perjanjian atau tanpa

perjanjian mendapat pelayanan di

TPP.

b) Pasien dengan perjanjian akan

langsung menuju poliklinik tujuan

karena berkas rekam medisnya

sudah disiapkan oleh petugas.

c) Pasien tanpa perjanjian harus

menunggu karena berkas rekam

medis akan dimintakan oleh petugas

TPP ke bagian rekam medis.

d) Setelah berkas rekam medis

dikirim ke poliklinik, pasien akan

mendapat pelayanan (Depkes RI,

2006).

b. Pencatatan Data Dasar Pasien

Pencatatan adalah pendukomentasian

segala informasi medis pasien ke dalam

rekam medis yang akan menjadi bahan

informasi. Catatan berdasarkan sumber

datanya dibedakan menjadi catatan sosial

dan catatan medis. Catatan sosial diperoleh

saat penerimaan pasien di TPP yang

meliputi nama, alamat, umur, agama, dan

pekerjaan. Sedangkan data medis diperoleh

pasien setelah mendapatkan pelayanan

dari dokter, perawat atau petugas lainnya

seperti petugas laboratorium dan radiologi.

(Depkes RI, 1991)

Prinsip utama yang harus di taati oleh

petugas pencatatan adalah: nama pasien

harus lengkap, minimal terdiri dua suku

kata. Dengan demikian, nama pasien

yang akan tercantum dalam rekam medis

akan menjadi satu di antara kemungkinan

ini:

1) Nama pasien sendiri, apabila nama

sudah terdiri dari satu kata atau lebih

2) Nama pasien sendiri dilengkapi

dengan nama suami, apabila pasien

seorang pasien bersuami

3) Nama pasien sendiri dilengkapi

dengan nama orang tua (biasanya

adalah nama ayah)

4) Bagi pasien yang mempunyai nama

keluarga/ marga, maka nama keluarga

atau marga atau surname didahulukan

dan kemudian diikuti nama sendiri

Dalam sistem penamaan rekam medis,

diharapkan :

a) Nama ditulis dengan huruf cetak

dan mengikuti ejaan yang

disempurnakan

b) Sebagai pelengkap bagi pasien

perempuan di akhir nama lengkap

ditambah Ny. Atau Nn. Sesuai

dengan statusnya

c) Pencantuman titel selalu diletakkan

sesudah nama lengkap pasien

d) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak,

tidak dicantumkan dalam penulisan

nama pasien. (Depkes RI, 2006)


5. Waktu Tunggu Pelayanan

Pendaftaran Rawat Jalan

Waktu tunggu adalah waktu yang

pergunakan oleh pasien untuk mendapatkan

pelayanan rawat jalan dari tempat

pendaftaran rawat jalan sampai dokumen

rekam medis pasien ditemukan. Waktu

tunggu di rumah sakit berkaitan dengan

pelayanan kesehatan meliputi pelayanan

rekam medis, gawat darurat, pelayanan

poliklinik dan lain sebagainya. Waktu

tunggu merupakan masalah yang sering

menimbulkan keluhan pasien dibeberapa

rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien

mencerminkan bagaimana rumah sakit

mengelola komponen pelayanan yang

disesuaikan dengan situasi dan harapan

pasien. Pelayanan rekam medis yang baik

dan bermutu tercermin dari pelayanan yang

ramah, cepat, serta nyaman.

Salah satu bentuk pelayanan administrasi

di rumah sakit adalah pelayanan rekam

medis. Penyelenggaraan rekam medis

dituntut untuk memberikan pelayanan yang

prima untuk menciptakan kepuasan pada

pasiennya terutama dengan waktu tunggu

yang singkat. Salah satu faktor yang

mempengaruhi lambatnya waktu tunggu

pelayanan rekam medis rawat jalan, yang

diduga disebabkan oleh kinerja perekam

medis yang belum sesuai dengan kompetensi

perekam medis. Jika waktu tunggu pasien

lama juga mempengaruhi tingkat kepuasan

pasien terhadap pelayanan. Waktu tunggu

pasien merupakan salah satu komponen

yang potensial menyebabkan

ketidakpuasan. Pasien akan menganggap

pelayanan kesehatan jelek apabila sakitnya

tidak sembuh – sembuh, antri lama, dan

petugas kesehatan tidak ramah meskipun

profesional. (Wijono, 2000)

Dalam standart pelayanan minimal

disebutkan bahwa pelayanan pendaftaran

cepat jika waktu tunggu kurang dari 10

menit dan disebut lama jika waktu tunggu

lebih dari 10 menit. (DepKes RI, 2006)

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Rancangan Penelitian

Jenis penelitian ini adalah deskriptif

yaitu penelitian yang hasilnya merupakan

deskriptif (pengambaran) variabel penelitian

tanpa memberikan kesimpulan yang belaku

umum (generalisasi). Pendekatan yang

digunakan adalah cross sectional yaitu,

penelitian yang pengumpulan data dilakukan

pada suatu waktu yang tertentu secara

bersama.

B. Variabel Penelitian dan Definisi

Operasional

Tabel 1. Variabel dan Definisi

Operasional

No Variabel Definisi Operasional

1 Waktu

Tunggu

Waktu tunggu pasien

terhadap pelayanan mulai

dari kedatangan pasien di

tempat pendaftaran pasien

rawat jalan sampai

dokumen rekam medis

ditemukan yang dihitung

dengan menghitung :

a. lama waktu yang

digunakan untuk mencatat

identitas pasien umum


b. lama waktu yang

digunakan untuk mencari

nomor rekam medis di

KIUP bagi pasien lama

c. lama waktu yang

digunakan untuk mencari

dokumen rekam pasien

lama di filing rawat jalan

C. Populasi dan Sampel

1. Populasi

Populasi adalah keseluruhan objek

penelitian atau objek yang diteliti. Populasi

penelitian ini adalah pasien yang datang ke

tempat pendaftaran Rawat Jalan dan seluruh

staf atau petugas rekam medis rawat jalan

RSUD Sragen.

2. Sampel

Sampel adalah bagian dari jumlah dan

karakteristik yang dimiliki oleh populasi

tersebut. Sampel dalam penelitian ini

terbagi dalam dua jenis yaitu pasien rawat

jalan yang terdiri dari pasien baru dan

pasien lama, staf atau petugas rekam

medis rawat jalan RSUD Sragen. Sampel

diambil dengan teknik Accidental

Sampling, yaitu peneliti mengumpulkan

data dari subyek yang ditemuinya, saat itu

dan dalam jumlah secukupnya.

(Notoadmodjo, 2007)

Besar sampel yang diambil dalam

penelitian pada tanggal 1-3 juni adalah

sebanyak 38 pasien.

D. Instrumen dan Cara Pengumpulan

Data

1. Instrumen Pengumpulan Data

a. Pedoman wawancara Penelitian ini

menggunakan pedoman wawancara

berupa daftar pertanyaan yang sudah

tersusun dengan baik dan terencana,

sehingga interviewer tinggal

memberikan jawaban sesuai

pertanyaan yang diajukan

b. Pedoman observasi digunakan pada

penelitian ini adalah daftar data yang

dibutuhkan dalam sistem informasi

pendaftaran pasien umum rawat

jalan di RSUD Sragen.

c. Stopwatch digunakan untuk

menghitung waktu tunggu pasien

umum di pendaftaran rawat jalan.

d. Alat tulis digunakan untuk mencatat

data.

2. Cara Pengumpulan Data

a. Wawancara

Pengumpulan data dengan cara tanya

jawab langsung dengan nara sumber

(Petugas Pendaftaran Pasien)

sehingga akan diperoleh keterangan

yang lengkap dan jelas sesuai dengan

informasi yang dibutuhkan.

b. Observasi

Observasi adalah pengamatan

langsung terhadap suatu kegiatan

(pendaftaran pasien dan waktu

tunggu pasien perhari) yang sedang

dilakukan dengan melakukan

pencatatan terhadap kegiatan yang

berhubungan dengan masalah yang

diteliti.


E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data

1. Teknik Pengolahan Data

Tahap-tahap pengolahan setelah data

dikumpulkan adalah:

a. Colecting, yaitu mengumpulkan waktu

tunggu pendaftaran pasien umum

b. Editing, yaitu meneliti atau mengoreksi

hasil pengumpulan data perhitungan

waktu tunggu pasien umum.

c. Tabulasi yaitu dari hasil pengumpulan

data dikelompokkan dan data

dimasukkan kedalam bentuk tabel.

d. Penyajian data yaitu dalam bentuk narasi

dan yang nantinya akan

menggambarkan hasil penelitian.

2. Analisis Data

Analisis data pada penelitian ini adalah

analisis deskriptif yakni dengan cara

mendeskripsikan data yang telah

dikumpulkan dan diolah menjadi hasil- hasil

analisis untuk mengetahui faktor penyebab

waktu tunggu pelayanan pasien umum di

pendaftaran rawat jalan di RSUD Sragen.

HASIL PENELITIAN DAN

PEMBAHASAN

1. Standard Operating Procedure

pendaftaran Pasien rawat jalan.

Di RSUD Sragen mempunyai Standard

Operating Procedure mengenai pendaftaran

rawat jalan dengan nomor dokumen

P.05.05.023 nomor revisi 3. Tetapi di dalam

SOP pendaftaran pasien rawat jalan tersebut

belum mencatumkan lama waktu tunggu

untuk pelayanan pendaftaran pasien rawat

jalan. Prosedur yang tercantum dalam SOP

pendaftaran rawat jalan yaitu :

a. Pasien baru

1) Buatkan Kartu Identitas Berobat

(KIB)

2) Buatkan Kartu Indeks Utama Pasien

(KIUP)

3) Buatkan dokumen rekam medis rawat

jalan

4) KIB diberikan pasien

5) KIUP disimpan

6) Dokumen rekam medis rawata jalan

diserahkan kepoliklinik dengan buku

ekspedisi

b. Pasien lama

1) Pasien lama yang membawa KIB

a) Dicari dokumen rekam medis

rawat jalan dibagian

penyimpanan/ filing

b) Dokumen rekam medis

diserahkan ke poliklinik dengan

buku ekspedisi

2) Pasien lama yang tidak membawa

KIB

a) Dicari nomor rekam medisnya di

KIUP

b) Setelah ditemukan cari dokumen

re dokumen rekam medis rawat

jalan dibagian penyimpanan/

filing

c) Dokumen rekam medis

diserahkan ke poliklinik dengan

buku ekspedisi

2. Waktu Tunggu Pelayanan Rekam

Medis ditempat Pendaftaran Rawat

Jalan RSUD Sragen

Tahapan penerimaan pasien di Tempat

Pendaftaran Pasien Rawat Jalan RSUD

Sragen dibedakan berdasarkan jenis


pasiennya yaitu pasien baru dan pasien lama

untuk pembagian loketnya adalah sebagai

berikut :

a. loket 5 dan 6 untuk pasien umum

(yang di teliti)

b. loket 7 untuk pasien jamkesmas

c. loket 8 untuk pasien askes

Waktu Tunggu Pelayanan pendaftaran

pasien umum di TPPRJ RSUD Sragen di

pengaruhi proses pendaftaran yang berbeda

untuk pasien baru dan pasien lama. Dari

hasil perhitungan waktu tunggu terhadap

pasien umum diloket nomor 5 dan 6

diperoleh data sebagai berikut :

Tabel 2. Hasil Perhitungan terhadap Rata

– Rata Waktu Tunggu Pelayanan dalam

Tiap Tahapan Untuk Pasien umum Baru

dan Lama di Bagian Rekam Medis

Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Sragen 1

juni 2008

Tahapan Alur Pasien

baru

Pasien

lama

Menanyakan

identitas pasien

4 menit

12 detik

3 menit

29 detik

Membuat KIB,

KIUP, dokumen

rekam medis

pasien baru dan

mengisi identitas

pasien baru

2 menit

52 detik

-

Mencari nomor

rekam medis di

KIUP, untuk

pasien yang tidak

membawa KIB

mencari di

komputer

- 2 menit

19 detik

Waktu tunggu

pencarian dokumen

- 6 menit

16 detik

rekam medis pasien

lama

Total waktu 7 menit 4

detik

12 menit

4 detik

Sumber : hasil perhitungan waktu tunggu

pelayanan di TPPRJ primer

Dari tabel 2 diketahui bahwa lama waktu

tunggu yang dibutuhkan untuk melakukan

pencatatan ke dalam KIB, KIUP, dokumen

rekam medis pasien baru dan mengisi

identitas pasien baru adalah 7 menit 4 detik.

Lama waktu tunggu yang dibutuhkan untuk

Mencari nomor rekam medis di KIUP untuk

pasien yang tidak membawa KIB untuk

mencari di komputer adalah 2 menit 19

detik. Lama waktu tunggu yang dibutuhkan

untuk pencarian dokumen rekam medis

pasien lama 6 menit 16 detik.

B. Pembahasan

Standard Operating Procedure adalah

suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah

yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu

proses kerja rutin. SOP memberikan

langkah- langkah yang benar dan terbaik

untuk melaksanakan berbagai kegiatan,

fungsi dan membantu mengurangi kesalahan

dan pelayanan dibawah standart dengan

langkah- langkah yang sudah diuji dan

disetujui dalam melaksanakan berbagai

kegiatan. Dari hasil penelitian bahwa di

RSUD Sragen terdapat SOP mengenai

pendaftaran pasien rawat jalan tetapi

didalamnya belum dicantumkan lama waktu

tunggu pelayanan pendaftaran, tetapi dalam

pelaksanaan alur pendaftaran untuk pasien

lama dan baru sudah sesuai dengan yang

terdapat dalam SOP.


Dalam standart pelayanan minimal

disebutkan bahwa pelayanan pendaftaran

cepat jika waktu tunggu kurang dari 10

menit dan disebut lama jika waktu tunggu

lebih dari 10 menit. (DepKes RI, 2006) Dari

hasil perhitungan rata-rata lama waktu yang

digunakan untuk melakukan pendaftaran

pasien baru yaitu 7 menit 4 detik sedangkan

rata-rata waktu tunggu untuk pasien lama

yaitu 12 menit 4 detik. Jika dibandingkan

dengan standart pelayanan minimal rata-rata

waktu tunggu untuk pasien baru tergolong

cepat yaitu kurang dari 10 menit dan waktu

tunggu untuk pasien lama tergolong lama

yaitu lebih dari 10 menit. Dari hasil

wawancara dengan petugas diketahui bahwa

faktor yang menyebabkan waktu tunggu

lama yaitu untuk pasien lama yang tidak

membawa KIB yang berpengaruh terhadap

pencarian dokumen rekam medis yang lama

dan dokumen rekam medis yang tidak

ditemukan dalam rak filing/ mised filed yang

berpengaruh terhadap waktu tunggu

pelayanan yang lama.

SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan

pembahasan pada bab sebelumnya, maka

dapat disimpulkan dari penelitian ini sebagai

berikut :

1. Di RSUD Sragen terdapat SOP dengan

nomor dokumen P.05.05.023 mengenai

pendaftaran pasien rawat jalan tetapi

didalamnya belum tercantumkan lama

waktu tunggu pelayanan pendaftaran.

2. Rata – rata waktu tunggu yang

dibutuhkan untuk mendaftar pasien baru

dan lama di RSUD Sragen adalah untuk

pasien baru 7 menit 4 detik dan untuk

pasien lama adalah 12 menit 4 detik.

B. Saran

1. Sebaiknya dalam memberikan pelayanan

petugas TPPRJ harus mampu bekerja

secara cepat, tepat dan ramah terhadap

pasien sehingga pasien merasa nyaman

serta mampu menangkap data secara

“CLEAR CUT” atau cara penerimaan

pasien yang tegas dan jelas.

2. Pada saat proses pendaftaran sebaiknya

petugas memberikan penekanan kepada

pasien untuk selalu membawa KIB pada

waktu datang berobat ke rumah sakit,

sehingga pencarian dokumen rekam

medis lama bisa lebih cepat ditemukan.

DAFTAR PUSTAKA

Arief TQ M. 2008. Pengantar Metodologi

Penelitian untuk Ilmu Kesehatan.

Surakarta: LPP UNS dan UNS Press.

Depkes RI. 2006. Pedoman

Penyelenggaraan Dan Prosedur

Rekam Medis Rumah Sakit Di

Indonesia. Revisi II. Jakarta: Depkes

RI.

Depkes RI. 1991. Buku Pedoman

Pencatatan Kegiatan Pelayanan

Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta:

Depkes RI.

Huffman Ek. 1999. HIM “Health

Information Management Physician

Record Company Berwin Illonionis”,

USA.


Menkes RI. 2008. No.

269/Menkes/PER/III/2008. Rekam

Medis Menteri Kesehatan Indonesia.

Jakarta.

Notoatmodjo S. 2007. Metodologi

Penelitian Kesehatan. Jakarta:

Rineka Cipta.

Shofari Bambang. 2002. Buku 1 Modul

Pembelajaran Sistem dan Prosedur

Pelayanan Rekam Medis. PORMIKI.

Jawa Tengah. Semarang (Tidak

Dipublikasikan)

Wijono D. 1999. Manajemen mutu

pelayanan kesehatan. Surabaya:

Airlangga


tinjauan faktor penyebab waktu tunggu pelayanan

Documents