teoria general control
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Trabajo desarrollado por Cristina Ibarra, Alumna de VII semestre Contaduria Pùblica, Corporaciòn Universitaria Remington^Popayan. Docente Jairo Hernàn Solarte Garcès, Contador Pùblico.TRANSCRIPT
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TABLA DE CONTENIDO Pág.1. INTRODUCCION…………………………………………………………………….52. TEORIA GENERAL DEL CONTROL………………………………………..63. DEFINICION DEL CONTROL……………………………………………..….94. PRINCIPIOS DEL CONTROL……………………………………………….…105. OBJETIVOS DEL CONTROL……………………………………………………146. CARACTERISTICAS DEL CONTROL………………………………………187. ESTRUCTURA DEL CONTROL…………………………………………..…..208. OBJETOS DEL CONTROL…………………………………………………….…229. HERRAMIENTAS DEL CONTROL ……………………………………..…..2310. ETAPAS DEL CONTROL …………………………………………………….…..26
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En este trabajo el control se define como la verificación de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados en el proceso realizado por los niveles directivos.
El control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos, permitiendo corregir desviaciones para lograr el éxito.
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la palabra control ha sido incorporada no hace mucho a la lengua española con dos significados:
Inspección, fiscalización, intervención.Dominio, mando, preponderancia. En la doctrina y dentro del campo administrativo, el
control se consideraba como la actividad de utilizar información para compararla con patrones determinados a fin de localizar oportunidades para tomar decisiones.
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El control tiene un objetivo o fin “positivo” que consiste en: producir la retroalimentación del sistema de toma de decisiones”.
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El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
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EQUILIBRIO: la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al
delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas especificas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido que se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, perdidas de tiempo y de dinero.
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DE LA COSTEABILIDA:El establecimiento de un sistema de control
debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que beneficia resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación.
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DE EXCEPCION
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DE LA FUNCIÓN CONTROLADORA
La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
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Declaración formal de los resultados que se esperan de la implantación de procedimientos concretos de control en un determinado proceso.
Un estatuto del resultado o propósito que se desea alcanzar al implantar procedimientos de control en un proceso en particular.
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
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OBJETIVOS DE LAS OPERACIONES: Se refieren a la utilización eficaz y eficiente de los
recursos en las operaciones de la entidad. Son la razón de ser de las empresas y van dirigidos a la consecución del objeto social. Constituyendo de este modo la parte más importante de todo el proceso de construcción de las estrategias y de la asignación de los recursos disponibles.
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OBJETIVOS RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN FINANCIERA:
Estos se enmarcan en la preparación y publicación de estados financieros confiables, cuyo factor es de suma importancia en las relaciones con el exterior, además de ser un importante elemento de la gestión interna, es por ello que una información financiera confiable es un objetivo importante a cumplir.
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OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO:
Se refieren al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y los reglamentos. Toda entidad debe desarrollar su actividad dentro del marco de la legalidad y los reglamentos que regulan los aspectos de las relaciones sociales, como son: normativa mercantil, civil, laboral, financiera, medio ambiente, seguridad, entre otros. El no cumplimiento de los mismos puede ocasionar problemas y puede afectar su prestigio. Cada entidad debe establecer sus propios objetivos de cumplimiento dentro de los cuales moverse.
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INTEGRAL: Asume una perspectiva integral de la organización, contempla
a la empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las actividades que se desarrollan en la misma.
PERIÓDICO: Sigue un esquema y una secuencia predeterminada. SELECTIVO: Debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes para la
función u objetivos de cada unidad. CREATIVO: Continúa búsqueda de índices significativos para conocer
mejor la realidad de la empresa y encaminarla hacia sus objetivos.
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EFECTIVO Y EFICIENTE: Busca lograr los objetivos marcados empleando los recursos apropiados.
ADECUADO: El control debe ser acorde con la función controlada, buscando las técnicas y criterios más idóneos.
ADAPTADO: A la cultura de la empresa y a las personas que conforman parte de ella.
MOTIVADOR: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado mas que a coaccionar.
SERVIR DE PUENTE: Entre la estrategia y la acción, como medio de despliegue de la estrategia en la empresa.
FLEXIBLE: Fácilmente modificable con capacidad de cambio.
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Una estructura de control es el mecanismo que permite tomar decisiones para alterar la secuencia de un programa. Hemos visto que podemos tomar distintos tipos de decisiones y todas ellas se pueden ver reflejadas en un estructura de control.
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COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad.
Ambiente de Control Interno Evaluación del Riesgo Actividades de Control gerencial Sistema de información y comunicación. Actividades de Monitoreo
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El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.
Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
Promover la eficiencia de la explotación.Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la
gerencia.Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora
continua.
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Existen dos tipos de herramientas que sirven para mantener el control de las empresas:
Unas que sirven para conocer el estado económico, y se llaman informativas.
Otras que sirven para conocer el grado de cumplimiento de las políticas empresariales, y se llaman correctivas
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HERRAMIENTAS INFORMATIVAS:La Contabilidad: ciencia auxiliar que
refleja en forma exacta la situación económica de la empresa en un momento dado.
La Estadística: que es un conjunto de métodos que ayudan en la toma de decisiones en situaciones de incertidumbre.
Ejemplo: progreso en las ventas.Disminución de la producción.
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HERRAMIENTAS CORRECTIVASControl Presupuestario: esta herramienta
nos sirve para detectar diferencias con respecto al presupuesto utilizado.
Auditoria: verifica la exactitud de las cifras contables y además controla que se respeten los principios contables generalmente aceptados.
Ejemplo: Valor de los inventarios.Control de Calidad: se inspecciona la
calidad de las unidades producidas por la empresa, y se puede realizar en cada etapa del proceso de producción o mediante inspección del producto terminado o sea, al final del proceso.
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ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES:
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.
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MEDICIÓN DE RESULTADOS
Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición.
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CORRECCIÓNSi como resultado de la medición se
detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.
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Retroalimentación Una vez corregidas las desviaciones,
reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.
CONTROLES UTILIZADOS CON MÁS FRECUENCIA EN LOS FACTORES DEL CONTROL
CantidadTiempoCostoCalidad
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