taller procesos administrativos
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Programa de Formación de Cooperativas de la Electricidad de Caracas
Taller: Procesos Administrativos
Facilitador: Eduardo Matute
Noviembre, 2009
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Contenido del Taller
1. ¿Cuál es el Negocio?2. La visión de empresa cooperativa3. La estructura organizativa4. Roles y funcionamiento5. Nudos críticos y gerenciales 6. Etapas del proceso
administrativo
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¿Cuál es el negocio de la Cooperativa?
La Cooperativa administra un contrato de servicios con la Electricidad de Caracas, en la cual le suministra servicios directamente a ella o a sus clientesEl contrato se puede basar en el número de personas que laboran en la EDC, a nombre de la Cooperativa y/o en las labores efectuadas
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El negocio de la Cooperativa
A mas personas colocadas mayor ingreso
A mas trabajos realizados mayores ingresos
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¿Cómo paga la EDC?
Por facturación mensual presentada por la Cooperativa:
Personas que trabajaronLabores realizadas
La EDC paga por mes trabajado, a 30 días de presentada la factura
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¿Cómo se debe calcular el costo de una persona/mes?
Ingreso mensual pagado al asociadoCesta Tickets pagados Otros costos del personal Gastos de productos utilizados Gastos de seguridad e higiene laboral Gastos de Administración Utilidad de la Cooperativa
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Ingreso mensual pagado al asociado
Por lo general, se calcula basado en el salario mínimo decretado por el Ejecutivo Nacional
La Cooperativa lo aumenta a partir del decreto presidencial, siempre que la EDC lo apruebe y también en otros acuerdos con la EDC
En la Cooperativa, el ingreso mensual del asociado se denomina “Anticipo Societario”
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Cesta Tickets pagados
¿Cuál es el valor a pagar por los cesta tickets?
¿Qué es la Unidad Tributaria?
¿A cómo está la Unidad Tributaria?
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Otros costos del personal
Seguro Social Obligatorio
Ley de Política Habitacional
Seguro de paro forzoso
Ince
Bono navideño
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La Cooperativa cobra mas de lo que le paga al trabajador
Debe cancelar al SSO y al Ince
Compra productos y útiles de aseo
Adquiere uniformes y utensilios de seguridad
Paga los gastos administrativos
Guarda el bono navideño y la utilidad
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¿Qué es la utilidad?
La utilidad es la ganancia que tienen las personas que aportan el capital para que una empresa pueda funcionar
En una Cooperativa, los que aportan el capital son los asociados, y la utilidad se llama “Excedentes”
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¿Cómo se distribuye la utilidad?
¿Cómo?
A todos los asociados en proporción al capital que cada uno haya pagado
¿Cuándo?
Una vez aprobada por la Asamblea de la Cooperativa el balance económico del año anterior
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La Cooperativa es una empresa
Es una empresa, que contrata par apretar sus servicios, obteniendo un rendimiento económico de esa actividad.
Es una asociación, porque debe ser capaz de constituirse con personas que quieren ser “propietarias colectivas” de la misma. Son los asociados de la Cooperativa
LaborLas Cooperativas están en los países desarrollados
Uno de cada seis habitantes adultos ahorra en una “Credit Unions”.
900 Cooperativas eléctricas poseen el 50% del tendido eléctrico nacional.
La producción agrícola está cooperativizada (2,8 millones de agroproductores)
En EEUU
LaborLas Cooperativas están en los países desarrolladosEn la Comunidad Europea:
* El Cooperativismo agrícola, es la primera red productora (50% de suministro de insumos, 60% de la cosecha)* En su conjunto, las empresas cooperativas de seguros y reaseguros, conforman el cuarto holding asegurador de Europa
* El primer banco Alemán (DGRV), es el último escalafón de la red de cooperativas financieras
LaborLas Cooperativas están en los países desarrollados
En la Comunidad Europea:
* Los Cluster artesanales Italianos
* El Cooperativismo Industrial Vasco
* El Cooperativismo de Consumo Sueco
LaborLas Cooperativas están en los países desarrollados
En Japón, las primeras dos aseguradoras del país, son empresas cooperativas, con cientos de miles de socios
En Corea (del sur), las cooperativas de ahorro y crédito, son la primera red financiera del país
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En Venezuela hay Cooperativas desde hace 50 Años
1958-2001: 980 Cooperativas
Ley de Cooperativas desde 1966, modificada en 1975
Reglamento de la ley (1978)
2002-2009:
250.000 Cooperativas registradas, existen alrededor de 8.000
Ley especial de Cooperativas (2001)
La ley no tiene Reglamento
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Googie´s (Caracas, 2003): Luego del paro, las empresas de comida rápida estuvieron quebradas, luego de 2 meses sin ventas: Los trabajadores y los empresarios de Googie´s, se plantearon un mecanismo franquiciador que les posibilitara nuevas inversiones y la estabilidad en el empleo:
Fullpizza como una empresa franquiciadora, con cooperativas de trabajadores quienes gerencian las tiendas y comercializan el producto. Ya son 14 tiendas en centros comerciales, administradas en conjunto por 16 cooperativas
Para Asegurar la estabilidad en el empleo
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Cecobar (Barinas, 1970):
“Gente que trabaja para la Gente”
Con Mecanismos de decisiones y Rutinas de Trabajo
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Grupos de Gestión
Todos los asociados deben pertenecer a los comités de gestión operativa:
Evalúan los aspectos operativos rutinariosDeciden acciones que mejoren y faciliten la labor de la respectiva áreaPresentan propuestas para el desarrollo de la CooperativaReciben la información de las resoluciones generales del Gerente y del Consejo de Administración
Los comités tienen una frecuencia de reunión máxima quincenal y mínima semanal
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Venequip: (Maracaibo,1999)
Reestructuración interna: Flexibilizar sus costos operativos Generar una mayor eficiencia en sus procesos
En 8 años: 13 Cooperativas 700 personas asociadas 80% del personal está asociado a Cooperativas Aumentos de ingresos: de 100 a 300% anual
Mejorando los ingresos de los trabajadores
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Venequip: (Maracaibo,1999)
Las cooperativas se encargan de la gestión de las sucursales y áreas de la administración central de la empresa
En promedio acordaron un 60% para las cooperativas por la facturación de mano de obra en reparaciones y mantenimiento; 10% por alquileres de equipos; 4% en la venta de repuestos; 1% en la venta de equipos y 0,5% por cobranza.
Ingresos por alcanzar metas en indicadores de gestión, como el de rotación de inventarios, tiempo de respuesta a los clientes, nivel de accidentes
LaborVenequip: (Maracaibo,1999)
"Pasamos de ser una empresa grande a una gran cadena de pequeñas empresas, todas con mucha capacidad de autocontrol y autogestión" Roberto Montesinos
Se reinvierte en lo que es formación de personal, educación y crecimiento de la familia Venequip
Los esquemas organizacionales son más horizontales, menos verticales y menos jerárquicos
Es importante que se le pueda prestar valor agregado al mercado a través del esquema cooperativista” Carlos Vogeler
Labor¿Y cómo se distribuyen los ingresos entre los trabajadores?
MCT (Anaco, 1993)
Escalafón de ingresos mensuales por niveles de mercado y competencias
Distribución de la utilidad anual por partes iguales
Labor¿Y cómo se distribuyen los ingresos entre los trabajadores?
Cecoguay (Ciudad Guayana, 1980)
Escalafón de ingresos mensuales y utilidades anuales por niveles de mercado y competencias, con una proporción máxima de 1:5
Central Cooperativa GuayanesaCentral Cooperativa Guayanesa “ CECOGUAY ”“ CECOGUAY ”
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Cecosesola
(Barquisimeto, 1968)
Escalafón de ingresos mensuales y utilidades por partes iguales de acuerdo a la actividad empresarial
¿Y cómo se distribuyen los ingresos entre los trabajadores?
Labor¿Y cómo hacen con la Seguridad Social?
Cooperativa Pasajeros Portuguesa (Acarigua, 1967)
86 asociados que cotizan Bs. 30.000 diarios al fondo de Previsión:
Pago de medicinas, atención médica, hospitalización, cirugías
Servicio Funerario, Amparo a la Familia
Reparaciones al vehículo (mecánica y casco), seguro parcial por robo
Lavado y Engrase quincenal
Jubilación (con otras 2 cooperativas)
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La Azulita, Edo. Mérida (1993)
Producción y comercialización de café orgánico, dedicada al cultivo de café, bananos, frutas y yuca orgánicos
Certificación IMO (calidad) y
FLO (Comercio Justo)
Respetando la calidad de la producción
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Particularidades de una empresa cooperativa
A pesar de ser una empresa como cualquier otra, que debe producir utilidad, las cooperativas se diferencian de otro tipo de empresasSi no hay estas diferencias, no es una
verdadera cooperativa
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Las particularidades de una empresa cooperativa
1. La toma de decisiones es democrática, es decir, que todos los asociados pueden participar en las asambleas, cada uno con un voto
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Las particularidades de una empresa cooperativa
2. Los trabajadores y los socios son las mismas personas: Aportan capital y su trabajo.
No hay socios sin trabajar ni trabajadores sin capital
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El trabajador es un co-propietario
El asociado de una cooperativa, tiene un doble rol: Por un lado es trabajador de la misma, debe laborar en ella, con un orden compartido y produciendo rentabilidad, y por el otro, es copropietario, con responsabilidad en la dirección y toma de decisiones
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Las particularidades de una empresa cooperativa
3. Las Cooperativas se apoyan unas a otras, bien para ampliar su radio de acción, con mas servicios o mas clientes, o bien para otorgar beneficios a sus socios
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Las particularidades de una empresa cooperativa
4. Las Cooperativas tienen que definir la responsabilidad Social que van a asumir en su entorno comunitario
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Las particularidades de una empresa cooperativa
5. Las Cooperativas deben ser independientes frente a Gobiernos y otros sectores económicos.
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La visión de empresa cooperativa
1.Por el Control democrático de sus decisiones (1 asociado= 1voto), sin importar el monto de su inversión.
2.Unidad del capital y del trabajo en los mismos actores. Distribución equitativa del producto de la utilidad
3.Aceptación de la necesidad de estimular la conformación de un esquema de asociación de empresas
4. Responsabilidad Social tanto con su entorno, como en la formación y adiestramiento de sus trabajadores (socios)
5. Autonomía e Independencia frente a Gobiernos y otros sectores económicos.
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Las cooperativas son un avance
Las cooperativas son propiedad de sus mismos trabajadores, logran un avance social incuestionable: los trabajadores son patronos y trabajadores al mismo tiempo. Sus ingresos son mayores ya que ellos son los dueños del capital. Ellas son de naturaleza no capitalista ya que en esas cooperativas se le pone punto final a la explotación de los trabajadores.
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La estructura organizativa
La AsambleaEl Consejo CoordinadorControl y EvaluaciónEducación
Estas instancias y sus funciones y atribuciones se encuentran en los estatutos de la Cooperativa.
LaborLa Asamblea
La asamblea es la suprema autoridad de la Cooperativa.
Es la máxima expresión de participación, gestión y control de los asociados.
Sus acuerdos obligan a todos los asociados.
Se reúne una vez al año, por lo menos. Se puede reunir por Distritos. Cada asociado tiene un voto. Se decide por mayoría simple de votos, salvo casos específicos.
LaborEl Consejo Coordinador
Es la instancia de coordinación, de gobierno y de representación de la Cooperativa.
Se compone de al memos tres (3) miembros principales, electos por la Asamblea. Los directivos deben rotar, con una permanencia máxima de 3 años.
se reúne por lo menos, mensualmente. De cada reunión deberá elaborarse un Acta que es pública para los asociados.
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La Instancia de Control y Evaluación
Ejerce la Contraloría Social sobre el correcto manejo económico y financiero de la Cooperativa.
Verifica el cumplimiento de la normativa aprobada por la Asamblea
Realiza recomendaciones para superar las omisiones o fallas del Consejo Coordinador
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La Instancia de Educación
Fomenta la formación cooperativa y de ciudadanía, la capacitación y el entrenamiento de los asociados
Debe utilizar la práctica cotidiana y el mejoramiento continuo de la prestación de los servicios como instrumento de aprendizaje
Debe promover la Cooperativa y sus servicios
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Roles y funcionamiento
Convenio de alianza operativa con EDCReglamento Interno:
Organización general del trabajo
Compensaciones y aportes de capital
Previsión social externaProtección social interna
Régimen disciplinario
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Convenio de alianza operativa con EDC
La Cooperativa ha suscrito un contrato de prestación de servicios con la EDC, mediante el cual podrá satisfacer su objeto de obtener y mantener puestos u ocupaciones laborales.
En ese contrato se establecen las obligaciones de la cooperativa, los mecanismos para la obtención de resultados y los montos y condiciones de pago de la EDC.
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El Reglamento Interno
La Cooperativa y sus asociados no se regulan por la ley del trabajo.
En consecuencia, deben establecer las condiciones y los mecanismos regulatorios de la actividad laboral de sus asociados, en un Reglamento, que debe ser aprobado por su asamblea.
Para la Cooperativa, el Reglamento es su ley de trabajo
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¿Qué debe contener el Reglamento?
Organización general del trabajo
Compensaciones y aportes de capital
Previsión social externaProtección social interna
Régimen disciplinario
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Organización general del trabajo
Condiciones de trabajo en la CooperativaCondiciones adicionales de admisiónDeberes y derechos del asociadoCondiciones de la actividad operativa del asociadoDescanso anual Permisos y licencias
LaborReglamento Interno:Organización general del trabajo
Condiciones de trabajo en la Cooperativa (1)
1. El trabajo en la Cooperativa es responsabilidad y deber de los Asociados. En consecuencia no están sujetos a la legislación laboral aplicable a los trabajadores dependientes.
2. Para la realización del trabajo asociado encomendado, sólo se tendrán trabajadores asociados
3. La Cooperativa organizará las actividades de los asociados bajo las directrices emanadas desde la EDC
LaborReglamento Interno:Organización general del trabajo
Condiciones de trabajo en la Cooperativa (2)
4. No hay supremacía supremacía de un trabajo sobre el otro y en consecuencia no existe discriminación ni privilegios especiales entre los Asociados.
5. Cada asociado tendrá una labor claramente establecida y sus funciones le serán fijadas en manuales, o por escrito cuando ingrese a la Cooperativa o entre a desempeñar una nueva labor.
LaborReglamento Interno:Organización general del trabajo
Condiciones de trabajo en la Cooperativa (3)
6. Además de sus las labores habituales asignadas, el asociado debe desempeñar las actividades como resultado de su elección democrática.
7. El asociado aceptará la existencia de coordinaciones y jefaturas, a la vez que participa en la planeación, coordinación y evaluación de su trabajo y el de sus compañeros de labor.
LaborReglamento Interno:Organización general del trabajo
Otras Condiciones para admitir a un asociado
1. Para el ingreso de un asociado debe existir un puesto vacante o por crearse.
2. El aspirante debe realizar los cursos básicos necesarios
3. Debe existir un período de prueba
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Problemas que se van a enfrentar continuamente
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Problemas que se van a enfrentar continuamente
1.Los atrasos en el proceso de cobro del trabajo
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Problemas que se van a enfrentar continuamente
2. Las diferencias en la nómina
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Problemas que se van a enfrentar continuamente
3. La rotación del Personal (ingreso y egreso de asociados)
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Problemas que se van a enfrentar continuamente
4. La permanencia de los directivos (Los directivos rotan igual que los otros socios)
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Problemas que se van a enfrentar continuamente
5. El cumplimiento de las responsabilidades (No todos cumplimos siempre)
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Problemas que se van a enfrentar continuamente
6. La diferencia entre los de la Cooperativa y el anticipo societario de cada quien)
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Problemas que se van a enfrentar continuamente
7. Valoraciones distintas entre el personal administrativo y el operativo
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Problemas que se van a enfrentar continuamente
8. El cuidado de los productos y equipos
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Nudos críticos y gerencialesLos atrasos en el proceso de cobro
del trabajoLas diferencias en la nóminaLa rotación del PersonalLa permanencia de los directivosEl cumplimiento de las
responsabilidadesLa diferencia entre los ingresos y el
anticipo societarioValoraciones distintas entre el
personal Administrativo y el Operativo
El cuidado de los productos y equipos
