Taklimat Pengurusan Rekod Peribadi

Download Taklimat Pengurusan Rekod Peribadi

Post on 05-Dec-2014

32 views

Category:

Documents

5 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD PERIBADI

OBJEKTIF TAKLIMATMenerangkan Objektif, Ciri-ciri, Fungsi dan Kepentingan Modul Pengurusan Rekod Peribadi. Menyenaraikan data dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi. Menjelaskan Peranan Pemilik Kompetensi dan Pentadbir HRMIS dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi. Menerangkan cara mengunakan Aplikasi modul ini iaitu mengisi dan mengemaskini Rekod Peribadi.

PENGENALANApakah HRMIS ?HRMIS merupakan satu sistem aplikasi yang mencakupi keseluruhan aspek pengurusan sumber manusia bermula dari pelantikan penjawat awam hingga mereka bersara.

HRMIS adalah satu pendekatan baru pengurusan sumber manusia yang komprehensif dan bersepadu bagi mengatasi pelbagai halangan pengurusan dalam sektor awam.

HRMIS telah dibangunkan dan kini sedang dilaksanakan oleh seluruh Perkhidmatan Awam Malaysia secara berperingkat. HRMIS akan menjadi sistem tunggal pengurusan sumber manusia sektor awam.

KEPENTINGAN HRMIS

Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah amat penting bagi memastikan rekod peribadi setiap Pemilik Kompetensi sentiasa kemaskini dan tepat. Ini kerana modul ini membolehkan Pemilik Kompetensi sendiri mengemaskini rekod peribadi masingmasing, dan seterusnya disahkan oleh Record Verifier bagi memastikan rekod sentiasa tepat.

Data-data yang terdapat dalam modul Pengurusan Rekod Peribadi juga sangatpenting di mana ianya akan digunakan dalam modul-modul aplikasi HRMIS yang lain. Ianya turut membantu mengoptimakan proses pemilihan untuk kenaikkan pangkat, pengagihan pampasan, persaraan dan lain-lain yang berkaitan.

Pemilik Kompetensi dan Record Verifier berperanan penting bagi memastikan datadata yang terdapat dalam modul Pengurusan Peribadi sentiasa tepat dan terkini.

KUASA PELAKSANAANPunca Kuasa Pelaksanaan Modul Pengurusan Rekod Peribadi ialah:1) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 12 Tahun 2005 Pekeliling Perkhidmatan ini bertujuan memaklumkan pelaksanaan Sistem Makluman Pengurusan Sumber Manusia (Human Resource Management Information System) di semua agensi sektor awam. 2) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 2007 Surat Pekeliling ini bertujuan memberi penerangan mengenai tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan Modul Pengurusan Rekod Peribadi bagi agensi yang telah melaksanakan HRMIS mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 12 Tahun 2005, termasuk agensi perintis HRMIS. 3) Pekeliling Perkhidmatan Bil 6 Tahun 2010 Penetapan Ketua Perkhidmatan Bagi Skim Perkhidmatan Yang Sedang Berkuatkuasa Dalam Perkhidmatan Awam Persekutuan.

HRMIS VS SISTEM SEDIA ADASENARIO SEKARANG

SENARIO EG-HRMIS

Rekod peribadi disimpan dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP). Kemaskini data peribadi dilakukan oleh HR Administrator (Personal Record) dari masa ke masa. Sesetengah rekod peribadi disimpan dalam fail sulit peribadi, yang juga telah dikemaskini oleh HR Administrator (Personal Record). Fungsi-fungsi lain mungkin menyimpan maklumat peribadi yang tidak terdapat dalam Buku Rekod Perkhidmatan dan Fail Peribadi contohnya : Pengurusan prestasi menyimpan maklumat bahasa dan anugerah

Rekod peribadi dikemaskini oleh Pemilik Kompetensi itu sendiri. Pengesahan Rekod untuk memastikan data yang betul dimasukkan. Rekod Peribadi disimpan di dalam Pangkalan Data HRMIS dan dikemaskini oleh Pemilik Kompetensi itu sendiri. Rekod Peribadi mengandungi semua maklumat peribadi yang diperlukan oleh fungsi-fungsi lain; seperti Lesen, Pasport, Permit kerja dll. yang mana kebiasaannya tidak disediakan. Rekod Peribadi hanya digunakan sekali bagi fungsi ini.

OBJEKTIF PENGURUSAN REKOD PERIBADIModul Pengurusan Rekod Peribadi dibentuk berdasarkan objektifobjektif yang berikut :

Memudahkan perolehan dan pengemaskinian rekod peribadi seseorang Pemilik Kompetensi. Perkongsian maklumat sesama fungsi serta antara organisasi. Membolehkan Pemilik Kompetensi mencapai dan memastikan ketepatan rekod peribadi mereka secara terus. Membolehkan Pemilik Kompetensi mengemaskini rekod-rekod peribadi mereka secara terus. Membolehkan organisasi mengumpul dan membuat analisis maklumat yang terkini dan tepat. Memudahkan perkongsian maklumat di antara agensi-agensi Kerajaan.

MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI

Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah modul yang mengandungi semua maklumat berkaitan dengan peribadi Warga Kerja Perkhidmatan Awam seperti maklumat peribadi, keluarga, akademik, kecacatan, bahasa, pengalaman kerja, persatuan dan lain-lain maklumat berkaitan. Maklumat dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah penting kerana ianya merupakan data asas yang akan digunakan oleh modul-modul EG-HRMIS yang lain. Rekod Editor, Rekod Verifier dan HR Administrator ( personal record ) bersamasama bertanggungjawab dalam memastikan maklumat yang terdapat dalam rekod peribadi adalah tepat dan terkini. Ia penting bagi mengoptimakan proses membuat keputusan yang berkaitan dengan pemilik Kompetensi seperti pemilihan untuk kenaikan pangkat, pengagihan pampasan dan lain-lain.

SUB MODUL REKOD PERIBADIMaklumat berkaitan dengan peribadi Warga Kerja Perkhidmatan Awam, contohnya : - Maklumat Peribadi - Maklumat Keluarga - Maklumat Pendidikan - Maklumat Anugerah - Maklumat Akaun - Maklumat Pengalaman Bekerja - Maklumat Persatuan - Dan lain-lain

CIRI-CIRI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADIModul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai ciri-ciri yang berikut:

Ruang Mandatori Memastikan semua ruang mandatori telah diisi. Penduaan Kod Memastikan tiada penduaan kod berlaku. Menggunakan Format Tarikh Kalendar untuk mengawal kemasukan tarikh dengan mudah dan tepat. Pengesahan Keutuhan Rekod dihubungkan secara aktif dengan rekod lain, ia tidak boleh dihapuskan sehingga hubungan telah diputuskan di antara rekod. Contoh; jika pengguna mahu menghapuskan data peribadi, maklumatmaklumat lain seperti Pendidikan, keluarga, dll akan dihapuskan secara automatik. Pengesahan Ruang Kemasukan Unit HRMIS akan membuat pengesahan dari semasa ke semasa. Format Format masuk adalah dalam keadaan tetap, contoh; format kad pengenalan baru mesti mempunyai 12 angka.

FUNGSI UMUM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADIModul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai fungsi umum yang membolehkan Pentadbir Modul melaksanakan aktiviti-aktiviti berikut:

Papar Rekod Peribadi Paparan ciri-ciri terperinci dalam rekod sedia ada. Kemaskini Rekod Peribadi Mengemaskini rekod sedia ada. Status Penghantaran Rekod Menyemak status maklumat yang dihantar untuk pengesahan. Laporan Profil Pemilik Kompetensi Memapar keseluruhan maklumat Pemilik Kompetensi

Pengesahan Rekod Peribadi Mengesahkan maklumat yang telah dikemaskini oleh Record Editor.

Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini Carian rekod sedia ada berdasarkan beberapa kriteria carian.Laporan Rekod Peribadi Memaparkan senarai Pemilik Kompetensi yang belum / telah mempunyai rekod peribadi Tambah Rekod Peribadi Sekali sahaja untuk setiap Pemilik Kompetensi. Hapus Rekod Peribadi Hapus keseluruhan rekod sedia ada atau elemen yang dipilih sahaja.

ELEMEN-ELEMEN DATA DALAM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADIModul Pengurusan Rekod Peribadi mengandungi paparan maklumat peribadi seperti berikut:Bil1

ElemenData Peribadi

Perincian ElemenNama, No. Kad Pengenalan, Tarikh Lahir, Kewarganegaraan, Status Perkahwinan, No. Telefon, Alamat, Gambar, dll Nama Sijil, Tahap, Nama Institusi, Lokasi Institusi, Bidang Pengkhususan, Gred dan lain-lain

Kaitan dengan Lain-lain FungsiSemua Fungsi Sumber Manusia

2

Pendidikan -Kesesuaian bidang tugas

Perolehan Sumber Manusia, Pembangunan, Penilaian Kompetensi, Pengurusan Kerjaya, Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, Pengurusan Prestasi

Bil3

ElemenPersatuan -persatuan ikhtisas di bawah Perintah Am Bab C (tujuan cuti tanpa rekod kerana menghadiri mesyuarat agung tahunan) -25 persatuan (PP 9/1977 & SPP 7/2007) Pengalaman Bekerja -Tujuan pelarasan tangga gaji

Perincian ElemenNama Persatuan, Jenis Keahlian, Tarikh Masuk, Yuran dan lain-lain.

Kaitan dengan Lain-lain FungsiPerolehan Sumber Manusia, Pembangunan, Penilaian Kompetensi, Pengurusan Kerjaya, Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, Pengurusan Prestasi

4

Nama organisasi, Jenis organisasi, Tarikh mula dan akhir (bekerja)

Perolehan Sumber Manusia, Pembangunan, Pengurusan Kerjaya, Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran

5

Keluarga -tujuan perisytiharan harta, penerima pencen

Hubungan, Nama, Tarikh lahir, Status Waris, dll.

Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, Penamatan Perkhidmatan, Perolehan Sumber Manusia

Bil

Elemen

Perincian Elemen

Kaitan dengan Lain-lain FungsiPengurusan Prestasi, Perolehan Sumber Manusia

6

Anugerah

Kategori Anugerah, Nama Anugerah, Tarikh penganugerahan dan lain-lain.

7

Bahasa -tujuan pemberian elaun bahasa

Nama Bahasa, Tahap Kemahiran Lisan / Menulis dan lainlain.

Pengurusan Prestasi, Perolehan Sumber Manusia, Penilaian Kompetensi, Pembangunan, Pengurusan Kerjaya

8

Akaun -pembayaran gaji Akaun KWSP -pembayaran pencen

Nama Bank/Institusi, Jenis Akaun, Nombor Akaun, Cawangan dan lain-lain.

Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, Senarai Gaji, Penamatan Perkhidmatan

Bil9

ElemenSejarah Perubatan -kesesuaian bidang tugas

Perincian ElemenPenyakit, Rawatan Perubatan, Tarikh Mula Rawatan, Tarikh Tamat Rawatan, dll.

Kaitan dengan Lain-lain FungsiPengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, Perolehan Sumber Manusia

10

Maklumat Kecacatan -Tujuan pemberian alat bantuan

Jenis Kecacatan, Sebab Kecacatan, Tarikh Kecacatan, Alat Bantuan yang diberikan, Tarikh Alat Bantuan diberikan

Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, Perolehan Sumber Manusia

11

Lesen -keperluan tuga