keselamatan fizikal, peribadi, dokumen/rekod pengurusan rekod kawalan rahsia kerajaan

Keselamatan Fizikal, Peribadi, Keselamatan Fizikal, Peribadi, Dokumen/Rekod Dokumen/Rekod

Pengurusan RekodPengurusan RekodKawalan Rahsia KerajaanKawalan Rahsia Kerajaan

KESELAMATAN FIZIKAL, KESELAMATAN FIZIKAL, PERIBADI, DOKUMEN/REKOD PERIBADI, DOKUMEN/REKOD

Keselamatan FizikalKeselamatan Fizikal

Pastikan tempat bekerja berada dalam Pastikan tempat bekerja berada dalam keadaan yang bersih, teratur dan keadaan yang bersih, teratur dan sentiasa berada dalam keadaan selamat sentiasa berada dalam keadaan selamat dari ancaman-ancaman yang boleh dari ancaman-ancaman yang boleh mengundang bencana dan kemusnahan mengundang bencana dan kemusnahan

Keselamatan PeribadiKeselamatan Peribadi

Sentiasa memastikan diri berada dalam keadaan yang bersih, kemas dan selamat serta mempunyai nilai-nilai peribadi yang tinggi

Keselamatan Rekod/DokumenKeselamatan Rekod/Dokumen

Mewujudkan sistem fail bagi memastikan keselamatan rekod sentiasa terjamin dan tidak mudah mengalami kerosakan dan kemusnahan

Apakah Sistem Fail ?Apakah Sistem Fail ?

Sistem FailSistem Fail ialah merupakan satu proses klasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod yang bersistem dan teratur. Tujuan sistem fail ini diadakan adalah untuk memudahkan sesuatu maklumat itu diperolehi dengan cepat dan pada bila-bila masa sahaja.

Ciri-ciri Sistem Fail Yang BaikCiri-ciri Sistem Fail Yang Baik

Kepadatan.Kepadatan.Ianya bermaksud seseorang itu hendaklah menggunakan ruang yang terdapat dalam fail tersebut secara minimum.

Asesibiliti.Asesibiliti. Ianya bermaksud sesuatu rekod atau maklumat itu boleh dicapai atau dirujuk dengan mudah dan cepat dan pada bila-bila masa sahaja.

Ekonomi.Ekonomi.Sesuatu sistem fail yang baik haruslah mengambil kira aspek kos dengan meminimumkan kos bagi sesuatu sistem penyimpanan fail yang dilakukan

Keanjalan.Sesuatu sistem fail haruslah mengambil-kira prinsip keanjalan yang mana ianya memerlukan pembesaran ruang pada masa hadapan akibat daripada pertambahan maklumat atau rekod yang perlu disimpan.

Lokasi.Sesuatu fail yang disimpan perlulah diletakkan di tempat-tempat yang mudah dan mudah diperolehi tanpa memerlukan masa yang panjang.

Rujukan Silang.Ianya perlu diadakan supaya dapat memudahkan proses pengesanan maklumat-maklumat, dokumen-dokumen atau rekod-rekod lain yang berkaitan agar ianya dapat dicari dibawah pelbagai tajuk.

Retention.Bertujuan supaya fail-fail yang tidak lagi aktif dapat dipindahkan ke tempat lain

Klasifikasi.Untuk memberi kemudahan semasa membuat rujukan melalui pengasingan yang telah dilakukan mengikut kelas-kelas masing-masing.

PENGURUSAN REKOD-REKOD PENGURUSAN REKOD-REKOD KERAJAAN KERAJAAN

Apakah Rekod-Rekod KerajaanApakah Rekod-Rekod Kerajaan Surat Dokumen Bahan Bercetak Buku Peta Lukisan Gambar Mikrofilem Filem Wayang Gambar Rakaman Suara

Kegunaan RekodKegunaan Rekod

Bahan SejarahProses PentadbiranBukti ‘Evidence’RujukanPenyelidikan/Kajian

Tanggungjawab Mengendali & Tanggungjawab Mengendali & Menjaga Rekod-Rekod KerajaanMenjaga Rekod-Rekod Kerajaan

Lantik seorang pegawai rekodSimpan dan jaga rekod dengan baikWujud satu jabatan/badan khas untuk

menjaga dan memelihara rekodMembuat pemeriksaan/kajian terhadap

rekod-rekod yang tidak digunakan lagiWujudkan perbekalan undang-undang

Pengurusan Rekod-Rekod KerajaanPengurusan Rekod-Rekod Kerajaan

Satu cara saintifik untuk merekod & mengawal maklumat-maklumat dari masa ianya diwujudkan sehinggalah ianya dihapuskan

Satu aktiviti yang menentukan supaya semua rekod yang diperlukan oleh mana-mana pihak pengurusan dapat diperolehi dengan cepat & tepat

Cara-cara Mengurus RekodCara-cara Mengurus RekodMemelihara rekod kekalMemisah dan memindah rekod tidak bergunaJadual tempoh penggunaan rekodAlat kelengkapan yang sesuai untuk rekodPusat kawalan rekodBuku panduan sistem penyimpanan rekod Selia dan latih staf Semakan dari semasa ke semasa sistem rekod

Memelihara RekodMemelihara Rekod

Bilik simpan rekod mestilah terhindar dari:– Kelembapan– Atap bocor– Dinding berlubang– Sistem pengudaraan yang tidak baik

Terhindar dari bahaya banjir dan panas matahari

Terhindar dari tikus & lain-lain serangga

Sentiasa membersihkan bilik supaya habuk dan sampah tidak terkumpul

Rekod-rekod basah dikeringkan Rekod-rekod yang koyak

diperbaiki/ditampalSediakan alat pemadam api dibilik simpan

rekod

Bilik Rekod JANGAN SEKALI-KALIJANGAN SEKALI-KALI digunakan sebagai :

- tempat makan dan minum

- tempat merokok

- tempat menyimpan asid, cat, dakwat dan

minyak spirit

- dan bahan-bahan yang mudah terbakar

ARAHAN PERKHIDMATANARAHAN PERKHIDMATAN

Kawalan Rahsia Kerajaan dan Keselamatan Pejabat

KAWALAN RAHSIA KERAJAANKAWALAN RAHSIA KERAJAAN

Memberi perlindungan secukupnya terhadap suratan dan maklumat rasmi kerajaan dari:

• Dapat diketahui atau dilihat oleh orang-orang yang tidak berhak

mengetahui atau melihat• Kebocoran• Kecurian• Kebakaran

MAKLUMAT RASMIMAKLUMAT RASMI

Pengetahuan mengenai perkara rasmi, walau bagaimana sekali pun diperolehi termasuk:

• Jenis atau kandungan apa-apa dokumen rasmi atau sebagainya.

• Jenis kegunaan dan komposisi bahan-bahan.• Kaedah-kaedah, cara menghasilkan serta

teknik-teknik dan proses yang akan digunakan untuk pengeluaran.• Proses saintifik terutama berkenaan dengan pembuatan senjata dan kelengkapan.• Butir-butir kegiatan rasmi yang diperolehi

secara lisan.

RAHSIA RASMIRAHSIA RASMI

Apa-apa suratan yang dinyatakan di dalam jadual dan apa-apa maklumat dan bahan-bahan berhubung dengannya dan termasuk apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan-bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan RAHSIA BESAR, RAHSIA, SULIT dan TERHADRAHSIA BESAR, RAHSIA, SULIT dan TERHAD mengikut mana yang berkenaan oleh seorang Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri atau mana-mana Pegawai Awam yang dilantik mengikut seksyen 2B.

Maksud Suratan Yang Dinyatakan Dalam Jadual Maksud Suratan Yang Dinyatakan Dalam Jadual

Dalam Jadual Luar Jadual

1. Keputusan pertimbangan

Jemaah Menteri

2. Keputusan pertimbangan

Majlis Mesyuarat Kerajaan

Negeri

3. Suratan mengenai

- keselamatan negara

- perhubungan antarabangsa

- pertahanan

Yang diperingkatkan sebagai :

1. RAHSIA BESAR

2. RAHSIA

3. SULIT

4. TERHAD

Oleh

- Seorang Menteri

- Menteri Besar

- Ketua Menteri sst negeri

- Mana-mana pegawai awan

yang dilantik dibawah seksyen

2B

SEKSYEN 2BSEKSYEN 2B

“Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri boleh melantik mana-mana Pegawai Awam melalui satu perakuan di bawah tandatangannya untuk mengelas apa-apa suratan rasmi, maklumat rasmi atau bahan-bahan sebagai RAHSIA BESAR, RAHSIA, SULIT atau TERHAD mengikut mana yang berkenaan”.

DOKUMEN RASMIDOKUMEN RASMI

Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara-perkara rasmi termasuk:-

1. Perkara yang bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil dan bercetakjuga draf dan buangan perkara itu.

2. Fotograf, foto salinan, pelan cetak, negatif foto, filem, jalur suara dan rakaman.

3. Pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan anika jenis carta.4. Huruf cetak, huruf cetak atur, blok litografer, acuan, stensel, proses plat dan lain-lain yang digunakan untuk membuat dokumen- dokumen rasmi.

JENIS DOKUMEN RASMIJENIS DOKUMEN RASMI

Terbahagi Kepada Dua:

1. Dokumen TerperingkatDokumen Rasmi yang mengandungi maklumat rasmi terperingkat dan ditanda dengan peringkat keselamatannya.

2. Dokumen Tidak TerperingkatDokumen Rasmi yang mengandungi maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan peringkat keselamatan. Walaupun tidak terperingkat tetapi sebagai ‘Hak Kerajaan’ perlu diberi perlindungan.

PERINGKAT KESELAMATANPERINGKAT KESELAMATAN

Perkara - perkara terperingkat, hendaklah di peringkat seperti berikut:

1. Rahsia Besar2. Rahsia3. Sulit4. Terhad

RAHSIA BESARRAHSIA BESAR

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia.

Contoh:- Contoh:- RAHSIA BESARRAHSIA BESAR

(i) Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan perkara-perkara politik dan ekonomi;

(ii) Maklumat-maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan peperangan angkatan tentera jika berlaku perang;

(iii) Surat-menyurat dengan Kerajaan negara asing mengenai aspek perdagangan dan pertahanan yang amat penting;

(iv) Maklumat lengkap berkenaan dengan pertubuhan-pertubuhan perisikan

Malaysia an kaedah-kaedahnya.

RAHSIARAHSIA

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan atau martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing.

Contoh:- Contoh:- RAHSIA BESARRAHSIA BESAR

(i) Arahan-arahan penting untuk perwakilan- perwakilan Malaysia yang membuat perundingan dalam negara asing;

(ii) Maklumat-maklumat penting mengenai pemasangan- pemasangan

tentera;

(iii) Maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan-pertubuhan subversif dan kegiatan-kegiatannya;

(iv) Surat-menyurat antara Jabatan mengenai perkara-perkara dasar yang penting.

SULITSULIT

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan kuasa asing.

Contoh:-Contoh:- SULITSULIT

(i) Laporan-laporan perisikan biasa;

(ii) Dokumen-dokumen dan panduan-panduan teknik untuk kegunaan

latihan tentera atau polis;

(iii) Maklumat-maklumat yang mungkin membolehkan pendapatan

faedah kewangan daripadanya jika didedahkan sebelum masa.

TERHADTERHAD

Dokumen rasmi, maklumat rasmi selain daripada yang diperingkatkan RAHSIA BESAR, RAHSIA atau SULIT tetapi perlu diberi tahap perlindungan.

Contoh:-Contoh:-TERHADTERHAD

(i) Buku-buku Jabatan bagi maksud

arahan;

(ii) Perintah-perintah dan arahan-arahan

biasa Jabatan;

(iii) Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat-alat

kelengkapan biasa tentera dan polis.

ANCAMAN KEPADA KESELAMATAN ANCAMAN KEPADA KESELAMATAN RAHSIA KERAJAANRAHSIA KERAJAAN

Punca Ancaman

1. Subversif : kegiatan yang dijalankan oleh pertubuhan/perseorangan

tidak sampai kepada peperangan.

2. Espionaj : kegiatan memperolehi perkara terperingkat secara tersembunyi bertujuan memudaratkan

keselamatan dan kepentingan negara.

3. Sabotaj : perbuatan bertujuan menyebabkan kerosakan

fizikal.

4. Kelemahan Manusia : suka menunjuk-nunjuk, cuai mematuhi arahan, tidak cermat bila bercakap dan ketagih dadah/arak.

5. Pemasaran : kerana hutang

kerana seksrasuahkelakuanlatarbelakang

Surat-Surat Atau Dokumen-Dokumen Surat-Surat Atau Dokumen-Dokumen Terperingkat Diancam OlehTerperingkat Diancam Oleh

1. Penyuluh-penyuluh rahsia yang memperolehi kebenaran atau tidak mempunyai kebenaran.

2. Individu-individu subversif yang memperolehi kebenaran atau tidak mempunyai kebenaran dan cuba membuat kerajaan dalam keadaan serba salah.

3. Kebocoran.

4. Kealpaan.

UTUSAN MALAYSIA 19 JULAI 2005 Kakitangan awam guna SMS bocor rahsia Kakitangan awam guna SMS bocor rahsia

kerajaankerajaan Oleh METRA SYAHRIL MOHAMED KANGAR 18 Julai - Kerajaan negeri mendedahkan terdapat segelintir kakitangan awam di negeri ini

menyalahgunakan khidmat pesanan ringkas (SMS) untuk membocorkan rahsia kerajaan. Pengerusi Jawatankuasa Tanah dan Perhutanan Perlis, Azam Rashid yang mendedahkan perbuatan itu

berkata, gejala membocorkan rahsia kerajaan itu dikesan terutama ketika mesyuarat membabitkan agensi atau jabatan kerajaan sedang berlangsung.

Jelasnya, perbuatan membocorkan rahsia kerajaan oleh kakitangan awam menerusi SMS adalah sikap kurang sihat dan tidak bermoral.

``Perkara ini perlu dipandang serius kerana ia bakal mengundang pelbagai kesan yang mampu menjatuhkan imej kerajaan dan membolehkan pihak-pihak tertentu mengambil kesempatan,'' katanya.

Beliau berkata demikian ketika berucap pada majlis perhimpunan mingguan kakitangan awam di perkarangan kompleks pejabat-pejabat kerajaan negeri di sini hari ini.

Azam mengingatkan kakitangan awam bahawa mereka tidak dibenarkan mengamalkan sikap sedemikian dan tindakan undang-undang boleh diambil terhadap mereka sekiranya didapati terlibat.

Justeru itu, beliau berharap semua kakitangan awam meningkatkan daya tahan mereka untuk menyimpan segala rahsia kerajaan serta jujur dan amanah terhadap tanggungjawab yang telah diberikan.

Beliau meminta semua ketua jabatan memantau segala tindak-tanduk kakitangan di bawah pentadbiran mereka.

Dalam perkembangan berlainan, Azam menggesa setiap ketua jabatan memastikan tugas kakitangan masing-masing yang mengambil cuti diambilalih oleh kakitangan gantian supaya tidak berlaku penangguhan tugasan.

Beliau turut menggesa kakitangan awam agar meningkatkan kemahiran dalam pelbagai bidang supaya mereka dapat menjadi kakitangan yang cekap.

``Pada zaman ini, semua kakitangan awam perlu menguasai pelbagai bidang dan tidak hanya mengetahui satu

SEKSYEN 17A – SEKSYEN 17A – Pembelaan Sedia Ada Pembelaan Sedia Ada Kepada Pegawai AwamKepada Pegawai Awam

Mana-mana orang yang dituduh dengan apa-apa kesalahan di bawah Akta ini tidaklah boleh disabitkan jika dia membuktikan yang dia melakukan mana-mana perkara itu dalam menjalankan tugas rasminya atau dengan kuasa sepatutnya.

SEKSYEN 8 (2) (Baru) - PenaltiSEKSYEN 8 (2) (Baru) - Penalti

Jika seseorang menerima atau memberi sesuatu Rahsia Rasmi dan bersalah dengan akta ini, maka kesalahannya boleh dihukum dengan penjara selama tempoh tidak kurang daripada satu tahun tetapi tidak lebih dari tujuh tahun.

KEGIATAN PENGINTIPANKEGIATAN PENGINTIPAN

Dengan Cara:

1. Menyamar diri sebagai penjawat awam.2. Memasuki pejabat (menceroboh) bagi tujuan

mencuri, menyalin atau mengambil gambar.3. Memintas, mencuri atau menyalin dokumen

terperingkat semasa dalam perjalanan pos atau pembawa.

4. Memeras, mendesak atau memujuk orang-orang yang dibenarkan ekses kepada maklumat-maklumat terperingkat untuk mendapatkannya.

5. Mencuri dengan percakapan telefon atau menggunakan alat-alat pandang dengar dan rakaman untuk mendapat maklumat-maklumat terperingkat.

KECUAIAN DAN KELALAIAN YANG KERAP KECUAIAN DAN KELALAIAN YANG KERAP BERLAKUBERLAKU

1. Bercakap mengenai perkara terperingkat melalui telefon.

2. Bercakap mengenai perkara terperingkat di tempat-tempat awam.

3. Menyampaikan maklumat terperingkat kepada sahabat handai atau saudara mara.

4. Mengurus perkara terperingkat dengan cara yang tidak dibenarkan seperti gagal mematuhi peraturan menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen terperingkat.

5. Menyimpan perkara-perkara terperingkat di tempat yang tidak sesuai.

6. Gagal mengunci peti-peti keselamatan yang mengandungi perkara-perkara terperingkat apabila meninggalkan pejabat.

7. Memusnahkan buangan-buangan terperingkat dengan cara yang tidak dibenarkan atau cuai mengendalikannya

8. Membenarkan orang yang tidak dibenarkan ekses mengurus perkara-perkara terperingkat

9. Mendedahkan perkara-perkara terperingkat kepada orang-orang yang tidak dibenarkan (contoh: tidak menutup fail terperingkat bila ada tamu)

10. Kecuaian pengawal-pengawal keselamatan menjalankan kewajipan mereka

KAWALANKAWALAN

KESELAMATAN PERIBADI

1. Undang-Undang* Akta Rahsia Rasmi 1972* Akuan Penjawat Awam/Aku Janji* Langkah berjaga-jaga

2. Tapisan Keselamatan* Tapisan Keselamatan Kasar* Tapisan Keselamatan Halus

3. Pendidikan* Kursus

4. Prinsip ‘Perlu Mengetahui’

* Langkah berjaga-jaga* Pengasingan tempat

KAWALANKAWALAN

KESELAMATAN DOKUMEN

1. Pengurusan Dokumen Terperingkat* Pendaftaran Rahsia

- Penubuhan bahagian bagi menguruskan dokumen-dokumen terperingkat

* Pendaftaran Kecil Rahsia - Pecahan dari bahagian bagi menguruskan dokumen-dokumen terperingkat

2. Peringkat Keselamatan

* Rahsia Besar* Rahsia* Sulit* Terhad

3. Tanda-Tanda Keselamatan* Berjilid Kekal* Berjilid Tidak Kekal* Lukisan, tekapan, foto, negatif dll* Warna Kulit Fail

4. Penyimpanan * Tempat menyimpan* Tidak boleh dibawa pulang

5. Penghantaran * Borang jadual * Sistem satu lapis dan dua lapis sampul surat* Beg berkunci* Utusan Selamat

6. Pelepasan Perkara Terperingkat* Kenegaraan lain

– tidak dibenarkan tanpa izin* Kepada orang awam* Siaran akhbar – tidak dibenarkan

7. Pemusnahan* Minta kebenaran pemula* Catatan dalam Buku Daftar* Rujuk pihak tertentu* Mengikut prosedur tertentu

Penyimpanan Pergerakan Membawa Keluar Penyimpanan Pergerakan Membawa Keluar Dokumen TerperingkatDokumen Terperingkat

PERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMENMEMBAWA KELUAR DOKUMEN PEJABAT

PENGHANTARAN

Dalam Malaysia Luar Malaysia

RAHSIA BESAR

- Bilik kebal

- Peti besi dipasang

dengan kunci kombinasi

- Kabinet keluli dipasang

palang besi (Sementara)

- Bangunan mempunyai kawalan keselamatan yang rapi

Mendapat Kebenaran Bertulis

Ketua Setiausaha Kementerian

atau

Setiausaha Kerajaan Negeri

- Peti/Beg berkunci Dalam Kawasan/ Bandar dengan Satu Lapis Sampul

- Utusan Selamat

- Perkhidmatan Penghantara Semboyan

Melalui Kem Luar

(Pendaftaran Rahsia)



PENGHANTARAN


RAHSIA

- Bilik kebal

- Peti besi dipasang

dengan kunci kombinasi

- Kabinet keluli dipasang

palang besi

- Bangunan mesti

mempunyai kawalan

keselamatan rapi


Ketua Setiausaha Kementerian

atau

Setiausaha Kerajaan Negeri

- Peti/Beg berkunci Dalam Kawasan/ Bandar dengan Satu Lapis Sampul

- Utusan Selamat

- Perkhidmatan Penghantaran Semboyan

- Pos Berdaftar

A.R

Melalui Kem Luar


SULIT

SULIT

PENGHANTARAN SURAT PENGHANTARAN SURAT TERPERINGKATTERPERINGKAT

Peti/Beg berkunci

Satu Lapis Sampul Surat

Depan

Belakang

Melalui Pos (2 Lapis Sampul Surat)Melalui Pos (2 Lapis Sampul Surat)

SULIT

Sampul Luar

URUSAN SERI PADUKA BAGINDA

Sampul Dalam



PENGHANTARAN


SULIT

- Kabinet/Almari keluli

berkunci

- Simpanan sementara dalam lain-lain peti berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan


Ketua Jabatan

- Perkhidmatan Penghantaran Semboyan

- Pos Berdaftar

dua lapis sampul

Melalui Kem Luar




PENGHANTARAN


TERHAD

- Kabinet/Almari keluli

berkunci

- Simpanan sementara dalam lain-lain peti berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan


Ketua Jabatan

- Pos Biasa

dua lapis sampul

Melalui Kem Luar


TANDA KESELAMATANTANDA KESELAMATAN

1. Dokumen Kekal Berjilid

Ditanda dengan Huruf Cerai Atau Cop Huruf Besar tidak kurang daripada 7mm• sebelah luar kulit hadapan dan belakang• di muka tajuk• di muka surat pertama dan penghabisan • penjuru kiri sebelah atas dan penjuru kanan

2. Dokumen Tidak Kekal Berjilid

Dicop, ditaip atau ditulis dengan huruf besar di penjuru kiri sebelah atas dan penjuru kanan sebelah bawah

3. Lukisan, Tekapan, Negatif Foto dan Gambar Foto ditanda di sebelah belakang

4.4. Nombor Rujukan & Tajuk FailNombor Rujukan & Tajuk Fail

- Peringkat Keselamatan ditanda disebelah luar kulit hadapan & belakang - Nombor rujukan fail ditulis disebelah luar kulit fail dan tajuknya disebelah dalam kulit hadapan, - HANYA tajuk fail ‘TERHAD’ dicatatkan diluar kulit hadapan

5. Warna Kulit Fail- RAHSIA BESAR- RAHSIA- SULIT- TERHAD

6. Nombor Rujukan & Mukasurat- setiap dokumen mesti diberi satu nombor rujukan oleh pemulanya- nombor mukasurat dicatatkan pada bahagian tengah sebelah atas dan bahagian

kanan sebelah bawah

KAWALANKAWALAN

KESELAMATAN FIZIKAL

1. Kawasan Terperingkat

• Mewartakan• Pagar, Lampu Keselamatan• Pintu Keluar Masuk• Papan Kenyataan• Sistem Pas Keselamatan

KAWALANKAWALAN

KESELAMATAN FIZIKAL

2. Keselamatan Bangunan

• cadangan pembinaan/ubahsuai• menghadkan jalan keluar masuk• mengadakan kaunter• tingkap/pintu kukuh dan kunci• alat kalis bunyi• tempat khas untuk pelawat• pengawal keselamatan

KAWALANKAWALAN

KESELAMATAN FIZIKAL

3. Pas Masuk

• pas keselamatan• kad pengenalan jabatan• kad pelantikan

KEHILANGANKEHILANGAN

Hendaklah:

1. Cari dengan segera2. Laporkan kepada Ketua Jabatan3. Laporkan kepada Pegawai Keselamatan

Kerajaan dalam masa 24 jam. Sertakan:

• taksiran bahaya dari segi keselamatan• pandangan Ketua Jabatan• Syor Ketua Jabatan

KEHILANGANKEHILANGAN

Pegawai Keselamatan:

• Taksiran risiko dari segi keselamatan

• Tindakan menyelamat dan pembetulan

4. Laporkan kepada Polis jika terdapat salah laku atau jenayah

PETI KESELAMATANPETI KESELAMATAN

Jenis-Jenis Peti Keselamatan

1. Bilik Kebal atau bilik kebal yang diubahsuai

2. Peti Besi3. Kabinet Keluli4. Almari Keluli5. Peti yang dibuat bagi tujuan

khas6. Peti atau beg berkunci

PENGHANTARAN DOKUMEN PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKATTERPERINGKAT

1. Jabatan yang menghantar dokumen terperingkat hendaklah mendapatkan satu resit akuan terima. Borang Jadual LG.

2. Semak Borang Jadual– pastikan resit diterima semula.

3. Hantar melalui peti atau beg berkunci.4. Hantar melalui sistem dua lapis

sampul surat.5. Hantar melalui Utusan Selamat.6. Hantar melalui A.R. Berdaftar.7. Keluar negeri – melalui Pendaftaran

Rahsia, Kementerian Luar Negeri.

WARNA KULIT FAIL TERPERINGKATWARNA KULIT FAIL TERPERINGKAT

1. RAHSIA BESAR Warna Kuning berpalang Merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang

2. RAHSIA Warna Merah Jambu berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang

3. SULITWarna Hijau

4. TERHAD Warna Putih

SEKSYEN 2CSEKSYEN 2C

Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri atau Pegawai Awam yang dipertanggungkan boleh pada bila-bila masa mengelas semula apa-apa suratan yang dinyatakan dalam jadual dan di luar jadual. Suratan, bahan atau maklumat tersebut terhenti menjadi Rahsia Rasmi.

SEKIAN, SEKIAN,

TERIMA KASIHTERIMA KASIH

keselamatan fizikal, peribadi, dokumen/rekod pengurusan rekod kawalan rahsia kerajaan

Documents