szervezeti alapismeretek - kjit.bme.hu · főnök áll: • költség-centrikus vezető •...

Szervezeti alapismeretek

Szervezeti kultúra

Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi EgyetemKözlekedésmérnöki és Járműmérnöki Kar

Közlekedés- és Járműirányítási Tanszék

Miért foglalkozunk ezzel a témával?

• … mert mindenki valamilyen szervezethez tartozik születésétől fogva?!



SzervezetA szervezet fogalma, munkamegosztás, hatáskörmegosztás, koordinációs eszközök, szervezeti formák, szervezeti életút

2019. 10. 14. Korszerű módszerek a közlekedésautomatikai rendszerek fejlesztésében 3



Mi a szervezet?

• A szervezet összehangolt emberi munkán alapuló együttműködés (két vagy több ember), amelyet a legtöbb esetben valamilyen közös cél elérése (pl. feladat elvégzése, termék létrehozása, szolgáltatás) motivál.

• A szervezetek is rendszerek

• Példa: néhány tulajdonság összehasonlítása (rendszer vs. szervezet):

Rendszer Szervezet

emberi + gépi, gépi emberi

nem követelmény a vezető van vezető

szabályozott szabályozó



Munkamegosztás

• A feladatok/folyamatok részekre bontása és egységekhez rendelése

• Egységek szerinti rendezőelvek:• Funkcionális elvű: homogén

szakmaterületeket különítünk el egymástól (pl. termelés, marketing, pénzügy, beszerzés stb.)

• Tárgyi elvű: olyan csoportokat képezünk, melyek egy input vagy egy output köré rendezhetők (pl. termék, szolgáltatás, stb.)

• Regionális elvű: földrajzi viszonylatban különítjük el a feladatokat(pl. SW fejlesztés – Németország, Tesztelés – India)



Munkamegosztás - példa

Egydimenziós szervezet Többdimenziós szervezet (2D)

III. Projekt

I. Projekt

II. Projekt

C. RészlegA. Részleg B. Részleg



Hatáskör megosztás

• Hatáskör: a feladat elvégzéséhez szükséges döntési, utasítási és egyéb jogok összessége• Az egységek és a személyek kompetenciája

• A vezetés és az alárendeltek hierarchikus szintek közötti felosztása

• Alá- és fölérendeltség elve:• Biztosítsa a hatáskörök kapcsolódásának folyamatosságát

• Gyakorlat: mindenki a rangsorban felette állónak tartozik elszámolással

• Egyvonalas irányítás (lineáris): egy szervezetbe tartozó személy csak egy vezetőnek tartozik elszámolással

• Többvonalas irányítás (nem lineáris): egy szervezet esetében az egységek több felsőbb szintű szervezeti egységtől is kaphatnak utasítást



Felső vezetés

Középszintű vezetés

Alsó szintű vezetés

Végrehajtó szint

Hatáskör megosztás - példa



Koordinációs eszközök

• Koordináció: az egyes szervezeti egységek összehangolása

• Miért? > Hatékonyság

• Koordinációs eszközök típusai:• Strukturális: alá- fölérendeltségi viszonyból adódik (pl. utasítás, jelentés, stb.)

• Technokratikus: részterületek munkájának összehangolása (pl. belső szabályok, eljárásrendek, szabványosított folyamatok, stb.)

• Személyorientált: az egyén elkötelezettségének erősítése, a szervezet céljaihoz való alkalmazkodás segítése (pl. továbbképzés, konfliktus kezelés, stb.)

• Összefüggések a vezetési stílussal > lásd később!



Szervezi formák: Lineáris (egyszerű, pókháló)

Vázlatos organogram Rövid jellemzés

• A szervezet egy vezetőből és munkatársakból áll

• Tipikusan mikro-vállalkozások

• A vezető általában maga a tulajdonos, aki vállalkozását centralizáltan vezeti

• Rugalmasság és innovációs képesség magas

• Példa: … amikor ezt nem mikro-vállalkozásoknál próbálják meg alkalmazni…


V

MM

M

M

M

V: vezető M: munkatársak



Szervezi formák: Funkcionális


• Egyes tevékenységek szerinti tagolódás

• Centralizált és erős szabályozás

• Főként az egy termékre specializált vállalatok alkalmazzák

• Előnyök:

• Az ismétlődő tevékenységek hatékonysága javítható

• A specializálódásban rejlő előnyök kihasználhatók

• Hátrányok:

• A szervezeti egységek előbb-utóbb saját birodalmuk kiépítésébe kezdenek

• A növekvő diverzifikáció miatt magas koordinációs költségek, mennyiségi és minőségi tartalékok

• Gyenge alkalmazkodóképesség


V

F1 F2

M

F3

M

V: vezető M: munkatársak

M M M M

Fx: funkcionális egység



Szervezi formák: Mátrix


• Kettős irányítási szervezet és érdekeltségi rendszer

• Minden egység felett, minden szakember felett két főnök áll:

• Költség-centrikus vezető

• Nyereség-centrikus vezető

• A kettős hatalmi struktúra állandó konfliktusok forrása, ezért gyakran rövid életű (élettartama általában a projekt időtartama)


V

T1 T2

F1

T3

V: vezetőség

Fx: funkcióTx: termék

F2

F3



Szervezeti formák: Divizionális


• Dinamikus környezetben, széles termékskálával, rendelkező cégek alkalmazzák

• A munkamegosztás tárgyi elvű, azaz: termék, vevő, vagy piacrégiók szerint tagolják a szervezetet (ezek a divíziók)

• A divízióvezetők általában nagy önállósággal rendelkeznek (egy-egy meghatározott funkciót centralizáltan működtetnek)

• A vállalati központ dönt:

• A stratégiai kérdésekben

• Az érdekeltségi és együttműködési szabályokban

• A játszmák tiszták, mérhetők és korrektek

• A koordináció eszköze többnyire a pénzügyi szabályozás

• Egy-egy divízió a központi fejlesztésekért versenyezhet, pályázhat


I

S F2 SZ

D1

I: igazgató S: stratégia

D2 D3 D4

SZ: szolgáltatás Dx: divízió



Szervezeti formák: Szakértői


• Célja: bonyolult, összetett feladatok megoldása

• Stabilak, időben változatlanok, a folyamatok szabályozottak

• A szabályokat a szervezeten kívülről történő képzési folyamat során sajátítják el

• Az ügyfelekkel kialakított kapcsolatok gyakran fontosabbak, mint a szakértői csoportok közötti kapcsolatok (pl. orvosi rendelő)


V

T

S1

V: vezető T: törzskar

S2 S3 S4

Sx: szakértők Ux: ügyfelek

U1 U2 U3 U4



Szervezeti életút modell




Szervezeti kultúra




A szervezet, mint mini-társadalom

• A szervezeteket a bennük „élő” emberek szempontjából „mini-társadalomnak” is tekinthetjük, melynek sajátos értékei, ideológiája, hitrendszere, szertartásai vannak

• A szervezet, mint politikai rendszer az érdekek, a konfliktusok és a hatalmi viszonyok megütközését jelenti. Az így kialakult feszültség feloldására a következő módszerek lehetségesek: • autokratikus („Így csináljuk és kész!”), • bürokratikus („Így kell csinálnunk, mert ez a szabály.”), • technokratikus („Így a legjobb.”), • demokratikus („Hogyan csináljuk?”). • Megjegyzés: lásd vezetői magatartásformák

• Ahogy általában minden változik, a szervezet sem állandó. Az élő szervezeteket három dolog jellemzi: • Autonómia (önállóság, függetlenség)• cirkularitás (körkörösség, a tényezők egymással elválaszthatatlanul összefüggésben állnak)• önmegújulás




Mi a szervezeti kultúra?

• A szervezeti kultúra a szervezet tagjai által elfogadott, közösen értelmezett előfeltevések, értékek, meggyőződések, hiedelmek rendszere.

• A szervezet tagjai ezeket követik és az új tagoknak is átadják, mint a problémák megoldásának követendő mintáit, és mint kívánatos gondolkodás- és magatartásmódot.”

• A szervezeti kultúrán belül kialakulhatnak szervezeti szubkultúrák, melyek a szervezeten belüli kisebb csoportok saját értékrendjét, attitűdjét, szokásait és légkörét jellemzik.



Mi történik, ha nincs szervezeti kultúra?

• Az egyén magára marad…

• Saját igényei és érdeklődési köre előtérbe kerül

• Különböző, változatos cselekvéseket végez

• De nem a szervezet értékét növeli!

• Példa: Ülök a munkahelyemen és ezt az előadást írom?• Ez a szervezet érdeke? Vagy az önös érdekem?• A szervezet érdeke, hiszen az előadás célja részben a munkaerő toborzás…• Az én érdekem, mert egy kis változatosságot visz a munkába, érdekel is, és jó kilépni

nap végén egy kis időre abból a monoton tevékenységből amit éppen végeztem, és persze oktatási és előadási tapasztalatot szerzek majd vele…

• Nem is olyan egyszerű megítélni ezt a helyzetet?• Ez egy olyan szervezeti kultúra, amely megengedő az ilyesfajta tevékenységekkel

szemben, ugyanakkor elvárás, hogy a munkahelyi feladat az adott határidőre meglegyen… vagy másképpen: magam oszthatom be az időmet



Mi történik, ha valaki nem képes elfogadni egy szervezet kultúráját?



A szervezeti kultúra szintjei


• A jéghegy alja:a nem látható, nem tudatosuló kultúrajegyek (pl. a hiedelemvilág, a rejtett erőfeszítések, stb.)

• A jéghegy vízfelszín alatti része:a világosan megfogalmazható kultúraelemeket, értékek szintje(pl. valódi elvárások, stb.)

• A jéghegy vízfelszín feletti része:az, amit kívülről látnak, a szervezeti kultúra megfigyelhető jegyei(pl. a szervezeti történetek, a nyelvhasználat, a szleng, kézmozdulatok, stb.)



Szervezeti kultúra modellek – I.

Típus Rövid jellemzés

Han

dy

HatalomkultúraVezetője karizmatikus, a hatalom a vezetőnél koncentrálódik. A szervezetet pókháló struktúra jellemzi. A befolyásolás eszköze a személyes kapcsolat. Kisméretű szervezeteknél alakul ki.

SzerepkultúraPontosan definiált munkakörök és hatáskörök, valamint bürokratikus működés jellemzi. Erősen tagolt, hierarchikus struktúra. Nagyméretű szervezeteknél alakul ki.

Feladat kultúraA projektek vannak a középpontban, a csapatmunka és eredmény centrikusság jellemzi. Felépítése hálós szerkezetű.

SzemélykultúraA szervezet az egyének képességei, tehetsége köré épül. Az egyéneket nagyfokú önállóság jellemzi, a közös megegyezés szabályozza a működést. A szervezeti struktúra kevéssé formalizált.




Szervezeti kultúra modellek – II.

Típus Rövid jellemzés

Qu

inn

Szabályorientált kultúra

Vezetője konzervatív, ellenőrző és koordináló szerepben. A szervezetet a befelé irányultság, kontrolláltság és bürokratikusság jellemzi.

Célorientált, teljesítményközpontú kultúra

Vezetője célorientált, feladatorientált, leginkább irányító szerepben. A szervezetet kifelé irányultság jellemzi.

Innovatív kultúra Vezetője személyorientált, újító és képviselő szerepben. A szervezetet a kifelé irányultság, rugalmasság, alkalmazkodás és kockázatvállalás jellemzi.

Csapat, személyorientált kultúra

Vezetője személyorientált, támogató és csapatépítő szerepben. A szervezetet befelé irányultság, rugalmasság, csapatmunka és kreativitás jellemzi.




Szervezeti kultúra modellek – III.

• P-O Fit modell (Person-Organisation Fit)

• Az egyén és a szervezet illeszkedése




Maslow piramis, szervezet és egyén

• A csúcs felé haladva:• Egyre nehezebb a szervezetben lévő

egyének igényeit kielégíteni(pl. életpálya modell)

• Egyre kevésbé segítenek az egyszerű eszközök ebben (pl. jutalmazás)

• Miért fontos ez?(pl. alkalmazottak megtartása)

• Példa: állásinterjú

• Miért hagyja el előző munkahelyét? (multi, jó fizetés, juttatások, stb.)

• Mert egy szűk területre vagyok bekorlátozva, egy jól meghatározott tevékenységet kell végeznem…

• Hol tart ez a munkavállaló a piramisban?• Kognitív szükségletek felé lépne?• Önmegvalósítás felé lépne?



Milyen hatással van egy új tag a szervezetre?

• Változási görbe



Szerepek és konfliktusok a szervezetben

• Vezető & Beosztottak

• Lehetséges konfliktusok:• Különböző szerepek közötti

• Azonos szerepek közötti

• Nem megfelelő szerepilleszkedésből adódó konfliktusok (pl. rangon aluli szerep)

• Szerepkonfliktus feloldási stratégiák: • Kibúvó keresés stratégia: arra irányul, hogy minél kevesebb legyen a büntetés

• Vélemény megváltoztatása: a szerepek konfliktus közbeni újraértékelése

• Morális igazodás: a különböző elvárások jogosságának újramérlegelése

• Stb.




A vezető

• Autokratikus: a vezető határozza meg a feladatokat, ellenőrzi a folyamatokat, valamint jutalmaz vagy büntet. A csoport felől, vagy más szintekről érkező véleményeket és javaslatokat nem fogadja el.

• Demokratikus: a vezető magatartása a helyzetektől függ. Ezek a helyzetek döntik el, hogy kizárólagosan ő végzi-e a munkát, az ő akarata teljesül, vagy a döntésekbe bevonja a beosztottait is.

• Laissez-faire: a vezető szabad kezet biztosít a beosztottai számára, nem irányítja a csoportot, a csoport tagjai instrukció nélkül, önállóan dolgoznak.




Kommunikáció a szervezetben

• Referenciális (pl. tájékoztatás, tényközlés)

• Expresszív (pl. érzelemkifejezés)

• Konatív (pl. utasítás)

• Fatikus (pl. kapcsolat fenntartás)

• Poétikai (pl. esztétikai hatás)

• Metanyelvi (pl. reflektálás akommunikációs helyzetre)




Kapcsolatok a szervezetben

• Függelmi

• Érzelmi

• Szakmai




Capability Maturity ModelIntegration (CMMI)Integrált képességi-érettségi modell




Célok és alkalmazások

• A modell kidolgozásának célja a korábban a• Szoftverfejlesztésben,

• Rendszerfejlesztésben és

• Termékfejlesztésben

leggyakrabban alkalmazott modellek/megközelítések összevonása egyetlen modellé.

• A modellt így bármely szervezet alkalmazhatja a szervezet érettségének és/vagy egyes folyamatai képességének felmérésére, növelésére.

• Fejlesztője: Carnegie Mellon Egyetem Software Engineering Institute

• Támogatója: Amerikai Védelmi Minisztérium




Szervezet fejlesztési folyamat irányultsága/fókusza


Folyamatos megközelítés Lépcsőzetes megközelítés

Középpontban a folyamatok Középpontban a szervezet

A folyamatok fejlesztésepárhuzamosan történik

A folyamatok fejlesztéseegyszerre történik

A folyamatok fejlesztésének módja egyforma

A megcélzott képességi szintet a szervezet határozza meg minden egyes folyamatra

Szintről szintre haladva nő a folyamatok száma

„Idősebb” szervezetek számára ajánlott „Fiatalabb” szervezetek számára ajánlott



Képességi és érettségi szintek

Érettségi szintek

1. Kezdeti

2. Irányított

3. Definiált

4. Mennyiségileg irányított

5. Optimalizált

Képességi szintek

0. Befejezetlen

1. Végrehajtott

2. Irányított

3. Definiált

4. Mennyiségileg irányított

5. Optimalizáló




Érettségi szintek (szervezet)


Érettségi szint Jellemzők

1. Kezdeti

Ad-hoc /kaotikus folyamatok, instabil fejlesztési környezet, az eredményesség a dolgozók tudásán/önfeláldozásán múlik, kockázat a fejlesztési költségkeret és időkeret túllépése, mindig válsághelyzet van → a kialakított folyamatokat figyelmen kívül hagyják, nem ismétlik meg, „valamilyen” termék létrejön

2. IrányítottTervezett/ellenőrzött/mért folyamatok, léteznek mérföldkövek → a fejlesztés állapota a menedzsment számára ellenőrizhető, a folyamatokat válsághelyzetben is végrehajtják, a termék teljesíti a követelményeket

3. DefiniáltElőre meghatározott „szabványos” folyamatok (folyamatosan fejlesztve), a szabványos folyamatok igazítják az új fejlesztés igényeihez (új folyamatot csak akkor definiálnak, ha szükséges), folyamatos oktatás és képzés

4.Mennyiségileg irányított

Mérőszámok a folyamatokra, minőségre, stb., a mérőszámok gyűjtése és elemzése fejlesztésről fejlesztésre (kockázatok/hibák azonosítás és intézkedések), a meglévő számok alapján az aktuális fejlesztések különböző tulajdonságai (pl. teljesítmény, állapot, stb.) becsülhetőek

5. OptimalizáltA folyamatok karbantartása/optimalizálása folyamatos (a mérőszámok alapján), a fejlesztési mutatókat szervezeti szinten határozzák meg, a mérőszámokat folyamatosan hangolják a célokhoz



Érettségi szintek (szervezet) - összefoglaló




Képességi szintek (folyamatok)


Képességi szint Jellemzők

0. BefejezetlenNem/részben végrehajtott folyamat, a folyamatnak nincs céljavagy nem, vagy csak részben éri el célját

1. Végrehajtott Végrehajtott folyamat, a kimenet előáll, célok teljesülnek

2. Irányított Tervezett/követett/ellenőrzött folyamat, megfelelő erőforrások

3. DefiniáltA folyamat szervezeti szinten meghatározott („szabványosított”), fejlesztésenként testre szabják, afolyamatok meghatározása részletes

4.Mennyiségileg irányított

A folyamat teljesítményét mennyiségi mérőszámokkal felügyelik

5. Optimalizáló A folyamat teljesítményét folyamatos mérik és javítják



Képességi szintek (folyamatok) - összefoglaló




CMMI a negatív tartományban – A fejletlenség szintjei


Képességi szint Vezetői és munkatársi magatartás

0.Gondatlanság (Közöny):

Nem hagyja, hogy a fejlesztés eredményes kimeneteléhez vezető folyamatok sikeresek legyenek. A fejlesztés elvégzéséhez szükséges folyamatokra felesleges kiadásként tekint.

-1.Akadályozó (Kontraproduktív)

Szükségtelen folyamatokat vezet be. A folyamatok szigorú meghatározására és betartására túl nagy hangsúlyt fektet.

-2.Lenéző(Arrogáns):

A korábban elvégzett fejlesztési munkát/eredményeket figyelmen kívül hagyja, nem ismeri el. Hatalmas szakadék van a fejlesztési tevékenységek és a javítási folyamatok között. Teljesen hiányzik a képzési program.

-3.Aláásás (Szabotázs):

Elhanyagolja a saját jellemzők fejlesztését, ehelyett tudatosan lejáratja a konkurens szervezetek erőfeszítéseit.



CMMI Magyarországon


2018.08.24.



Összefoglalás

• Szervezet fogalma• Munkamegosztás• Hatáskör megosztás• Koordinációs eszközök• Szervezeti formák

• Szervezeti kultúra• A szervezeti kultúra szintjei• Szervezeti kultúra modellek• Személyek a szervezetben• Változási görbe• Szerepek és konfliktusok• Kommunikáció és kapcsolatok

• CMMI


Köszönöm a figyelmet!


szervezeti alapismeretek - kjit.bme.hu · főnök áll: • költség-centrikus vezető •...

Documents