Strateški plan Odeljenja za internu reviziju

Livia Jandîc

Budva, Crna Gora, 3-5. marta 2014.

Ministarstvo finansija Republike Moldavije

Sadržaj

Svrha i neophodnost planiranja interne revizije Faze u procesu izrade Strateškog plana: ● SWOT analiza (snage, slabosti, pretnje i šanse) ● Prioriteti i ciljevi ● Raspoređivanje resursa (vreme) Metodologija procene rizika Godišnji plan

Svrha Strateškog plana

Resursi

Zahtevi

Zahtevi planiranja

Ispitivanje svih osnovnih operativnih sistema i procesa organizacije

Usmeravanje resursa ka delovima organizacije / oblastima na osnovu potreba

Posvećenost operativnog rukovodstva ciljevima, sistemima, procesima i rizicima

Obezb

editi

Sadržaj Strateškog plana• Sadržaj• Misija• Vizija• Vrednosti• Profil odeljenja • SWOT analiza• Srednjoročni prioriteti• Strateški ciljevi• Zahtevi revizije• Metodološka procena rizika• Neophodni resursi / raspoloživi resursi• Godišnji plan • Zaključci

Faze u procesu izrade Strateškog plana

I. Definisanje misije, vizije i vrednosti Odeljenja za internu reviziju; SWOT analiza trenutne situacije;

II. Određivanje srednjoročnih prioriteta (aktivnosti);

III. Identifikacija operativnih sistema i procesa Ministarstva finansija;

IV. Procena rizika na osnovu očekivanja rukovodstva;

V. Definisanje perioda trajanja Strateškog plana, vremena i učestalosti planiranog rada na internoj reviziji;

VI. Procena neophodnih resursa i raspoloživih resursa;

VII. Definisanje Strateškog plana i Godišnjeg plana aktivnosti Odeljenja za internu reviziju.

7

SWOT analizaFaktori Snage Slabosti

Unutrašnji Novi sektor; bez negativnih iskustava; ocenjen od strane revizora iz Revizorskog suda kao funkcionalan

Otvoren stav prema rukovodstvu MF

Objektivnost i nezavisnost

• Fokusiranost na reviziju sistema i reviziju učinkovitosti (efektivnosti) u odnosu na reviziju usklađenosti • Visok nivo teorijskog znanja i praktičnog iskustva – 4 od 5 revizora imaju sertifikat

• Ograničeni resursi za celovito sprovođenje Strateškog plana

• Česte promene i fluktuacija kadrova

• Nedostatak finansijskih sredstava za ugovaranje specijalizovanih revizorskih usluga i / ili konsultantskih usluga

8

SWOT analizaFaktori Šanse Pretnje

Spoljni • Postojanje zakonskog okvira za razvoj Sistema unutrašnje finansijske kontrole (PIFC) i IR u javnom sektoru koji je usklađen sa međunarodnim standardima

• Mogućnost primene pozitivnih međunarodnih iskustava kroz studijske posete

• Pristup različitim oblicima stručnog usavršavanja kroz obuku

• Operativno rukovodstvo nije dovoljno svesno uloge i funkcije koju ima PIFC i interne revizije

• Operativni rukvodioci imaju nizak prag tolerancije za drugačija i oprečna mišljena

• Neadekvatno nagrađivanje internih revizora

Srednjoročni prioriteti

Povezivanje sa Programom razvoja unutrašnje finansijske kontrole javnih sredstava i Programom strateškog razvoja Ministarstva finansija za 2012-2014:

• Povećanje stepena kvaliteta aktivnosti interne revizije;

• Razvoj sistema za finansijsko upravljanje i kontrolu (FMC);

• Promovisanje i širenje funkcije interne revizije.

10

Strateški ciljeviPrvi cilj - 1 Razvoj odgovarajućeg sistema upravljanja i kontrole unutar

Ministarstva finansija

Drugi cilj - 2 Jačanje postojećeg sistema za ocenjivanje, izveštavanje o finansijskom upravljanju i kontroli, kao i objavljivanje deklaracije o dobrom

upravljanju

Treći cilj – 3 Povećanje stepena efikasnosti aktivnosti interne revizije

Četvrti cilj - 4 Promovisanje funkcije interne revizije unutar i izvan Ministarstva finansija

Peti cilj - 5 Donošenje relevantnih propisa i okvira za rad Odeljenja za internu reviziju

Raspoređivanje resursa (vreme)Br. Vrsta aktivnosti % ukupnog resursa

1. Izvođenje planiranih zadataka (misija) interne revizije i praćenje sprovođenja preporuka

60%

2. Izvođenje planiranih zadataka interne revizije u podređenim institucijama 10%

3. Izvođenje zadataka vezanih za usklađenost interne revizije 5%

4. Nakon izvršene standardizacioe rada Odeljenja za internu reviziju (nacionalni i međunarodni standardi) - nadzor (supervizija) izvođenja zadataka interne revizije

5%

5. Planiranje, procena i izveštavanje o aktivnostima interne revizije 4%

6. Koordinacija procesa samoprocena MFS sistema unutar MF 4%

7. Kontinuirano stručno usavršavanje kadrova u Odeljenju za internu reviziju i edukacija trenera

3%

8. Izvođenje ad-hoc zadataka interne revizije 2%

9. Primena i ažuriranje internih akata Odeljenja za internu reviziju 2%

10. Aktivnosti vezane za članstvo u savetima, komisijama i drugim organizacijama koje se bave internom revizijom

2%

11. Aktivnosti vezane za usklađivanje 1%

12. Održavanje funkcionalnosti sistema za finansijsko upravljanje i kontrolu unutar Odeljenja za internu reviziju

1%

13. Učešće u izradi normativnog okvira za PIFC 1%

UKUPNO 100%

Metodološka procena rizikaMaterijalnost - 15 %Kontrolno okruženje - 10 %Osetljivost -10 %Sklonost ka riziku utvrđena od strane rukovodstva MF - 15 %Složenost procesa - 10 %Promene na nivou učesnika (ljudi) i sistema - 10 %Integritet okruženja za obradu podataka - 5 %Izvođenje prethodne revizije - 15 %Rezultati prethodne revizije-10 %

Svi kriterijumi su rangirani prema stepenu rizika ocenom od 1 do 5 (1- najniži stepen rizika, 5 – najviši stepen rizika)

Matrica rizikaMatrica rizika za Strateški plan interne revizije

Kriterijum Udeo (%) Veoma visok rizik = 5

Visok rizik = 4 Srednji rizik = 3 Nizak rizik = 2 Veoma nizak rizik = 1

1 2 3 4 5 6 74 Sklonost ka riziku utvrđena od strane rukovodstva MF

15 Sistem/proces koji ima važnu ulogu u aktivnostima subjekta a često otkazuje ili je neuspešan

Sistem/proces koji ima važnu ulogu u aktivnostima subjekta i značajan uticaj na postizanje ciljeva

Sistem/proces koji ima delimičan uticaj na postizanje ciljeva subjekta

Sistem/proces koji ima delimičnu ulogu u aktivnostima subjekta i relativno mali uticaj na postizanje ciljeva

Sistem/proces koji nema značajnu ulogu u aktivnostima i ne utiče na postizanje ciljeva

5 Složenost procesa 10 Veoma kompleksne tehničke transakcije koje zahtevaju visok stepen znanja

Složen proces za koji je neophodan visok stepen stručnog znanja. Operacije koje se obavljaju zahtevaju najveći visok stepen preciznosti

Umereno složen proces za koji su neophodne kompetencije stečene kroz obuku na radnom mestu

Proces koji se obavlja kroz rutinske ili manje složene operacije, sa manjim obimom radnji (transakcija)

Jednostavan proces koji ne zahteva nikakvu posebnu obuku

6 Promene na nivou kadrova odnosno sistema

10 Nov proces ili značajna promena u realizaciji ciklusa. Visoka fluktuacija kadrova

Proces koji značajno utiče na promenu u realizaciji ciklusa. Visoka fluktuacija kadrova.

Proces koji utiče na promenu u realizaciji ciklusa. Srednja fluktuacija kadrova.

Proces koji utiče na promene u realizaciji ciklusa. Srednja fluktuacija kadrova.

Proces koji ne utiče na promene u realizaciji ciklusa. Smanjena fluktuacija kadrova.

Izračunavanje faktora za bodovanje rizika

Materijalnost * 15%

Kontrolno okruženje * 10%

Osetljivost * 10%

Sklonost ka riziku utvrđena

od strane rukovodstva MF * 15%

Složenost procesa * 10%

Promene na nivou učesnika

(ljudi) i sistema * 10%

Integritet okruženja za obradu

podataka * 5%

Period koji je protekao od

izvođenja prethodne revizije * 15%

Rezultati prethodne revizije * 10%

19 june 2012

Bodovanje rizika

5

Kategorije rizika

Kategorija rizika Bodovi rizika Nivoi prioriteta

Veoma nizak< 20

nizak

Nizak20-40

Srednji40-60

srednji

Visok60-80

visok

Veoma visok80 <

19 june 2012

Primer / uzorak

STRATEŠKI PLAN ODELJENJA ZA INTERNU REVIZIJU ZA PERIOD OD 2013-2015Proces Zaduž

eno odelje

nje

Broj ljudi u ti

mu

Trajanje zadatka revizije

Broj dana po osobi

KRITERIJUMI Ukupno bodova,

%

Materij

alnost

Kontrolno okruž.

Osetljivost

Sklonost utvrđena od strane rukov. MF rukovodstva MF

Složenost procesa

Promene na nivou učesnika i sistema

Integritet okru. za obradu podataka

Period od poslednje revizije

Rezultat poslednje revizije

2013

2014

2015

15 10 10 15 10 10 5 15 102 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 18 19 20

I SISTEM UPRAVLJANJAProces izrade nacrta programa i nacionalnih planova javnih finansija, analiza, procena, praćenje

DAMEP, DGSB, TS

2 25 50 1 1 2 3 2 2 2 1 1 35

Proces usklađivanja i usaglašavanja dokumenata sa aktuelnim politikama na osnovu na osnovu procene nacionalnih, regionalnih i lokalnih programa

DAMEP 2 25 50 1 2 2 2 2 2 2 1 1 32

Proces izrade, usklađivanja, analize procene, monitoring i izveštavanja o napretku u sprovođenju Strateškog razvojnog plana za period od 2012-2015. i Godišnjeg plana MF

DAMEP 2 25 50 1 2 3 3 3 2 2 1 1 39

Proces izrade i prikazivanja informacija u vezi sprovođenja nacionalnih dokumenata javne politike, uključujući upravljanje bazama podataka koji su neophodni za praćenje i procenu politika

DAMEP 2 25 50 1 2 1 2 2 2 2 1 1 30

Proces praćenja i izveštavanja o primeni preporuka spoljne revizije (Revizorski sud)

DAMEP 25 50 1 2 1 2 2 2 1 1 30

• STRATEŠKI PLAN ODELJENJA ZA INTERNU REVIZIJU ZA PERIOD OD 2013-2015

Tekući akcioni plan za 2014.

Aktivnost Potreba Rok Rizici Rezultat Zaduženo lice2 3 4 5 6

Prvi cilj 1 – Razvoj sistema upravljanja i kontrole unutar Ministarstva finansija 1. Sistemska

procena i davanje preporuka za poboljšanje postojećeg sistema finansijskog upravljanja i kontrole

a. Obavljanje pojedinačnih revizija - uveravanja

1.1.1 Revizija sistema “Procene procesa javnih nabavki od strane Finansijske inspekcije”

Januar-februar 2014.

1. Sukob interesa između revizora i zaposlenih jedinice u kojoj je vršena revizija2. Manjak iskustva koje je neophodno da imaju zaposleni koji su uključeni u zadatak interne revizije 3.Neadekvatna podela zaduženja unutar tima revizora4. Neadekvatno planiranje vremenskih rokova za sprovođenje različitih faza interne revizije

Izveštaj o reviziji je usvojilo Ministarstvo finansija. 75% usvojenih preporuka je uključeno u Godišnji akcioni plan

G. Sova (rukovodilac tima)I. Capros

1.1.2 Revizija sistema “Procene sistema za finansijsko upravljanje i kontrolu (FMC) u vezi učinka budžetskog okvira i Godišnjeg zakona o državnom budžetu od strane MF”.

Februar-maj 2014. Izveštaj o reviziji je usvojilo Ministarstvo finansija. 75% usvojenih preporuka je uključeno u Godišnji akcioni plan

L. Popa (rukovodilac tima)M. Bucatari

• Godišnji Akcioni plan Odeljenja za internu reviziju Odobreno od strane Ministarstva finansija

Sample