stellenbosch university b… · web viewinleiding 01 finansiële riglyne ten opsigte van aankope...

NAAM NOMMER BEVAT IN KITSGIDS

BL

INLEIDING 01FINANSIëLE RIGLYNE TEN OPSIGTE VAN AANKOPE & VERKOPE VAN DRANK IN KOSHUISKLUBS

001A/06/04 NEE 02

BEGROTING VIR KAPITAALITEMS & KAPITAALWERKE 002A/06/04 JA 04BELEGGINGS EN RENTE OP FONDSE 003A/06/04 JA 05BOEKHOUDING VAN ENTITEITE WAT BUITE DIE US VAL 004A/06/04 GEDEELTELIK 06BTW 005A/06/04 GEDEELTELIK 07BELEID VIR BUITELANDSE BETALINGS VOLGENS DIE REGULASIES VAN DIE SUID-AFRIKAANSE RESERWEBANK EN DIE US

006A/06/04 GEDEELTELIK 10

DIE INTERNET 007A/06/04 JA 20FINANSIëLE BESTUUR VAN e-KAMPUSPROJEKTE 008A/06/04 NEE 21BANKREKENINGE 009A/06/04 NEE 22GESKENKE 010A/06/04 JA 23INTERNE LENINGS 011A/06/04 NEE 24INVENTARISSE 012A/06/04 JA 25ONAFHANKLIKE KONTRAKTEURS & WERKLOOSHEIDSVERSEKERINGWETGEWING

013A/06/04 GEDEELTELIK 26

GROOTBOEKJOERNALE 014A/06/04 JA 28KASSIERE 015A/06/04 NEE 29KLEINKASFONDSE 016A/06/04 JA 30KONTANTONTVANGSTES 017A/06/04 JA 32KREDIETKAARTFASILITEIT VIR BETALINGS AAN US 018A/06/04 JA 33WYSIGINGSWET OP WISSELS RAKENDE DIE KRUISING VAN TJEKS 019A/06/04 JA 34NOTA- EN LIDMAATSKAPGELDE 020A/06/04 JA 35ONTHALE 021A/06/04 JA 36OUDITFOOIE 022A/06/04 NEE 38PRIVAAT TELEFOONOPROEPE EN INTERNETGEBRUIK 023A/06/04 GEDEELTELIK 39REIS EN VERBLYF 024A/06/04 GEDEELTELIK 40REKTORSTOEKENNING VIR VOORTREFLIKE NAVORSING 025A/06/04 NEE 46BELEID EN PROSEDURE M.B.T SELLULêRE FONE 026A/06/04 GEDEELTELIK 48SKENKINGS EN SKENKINGSKWITANSIES 027A/06/04 JA 50SOS PUBLIKASIEFONDSE 028A/06/04 NEE 52TELEFOONLYNE 029A/06/04 GEDEELTELIK 54VERSOEKE VIR TJEK- OF ELEKTRONIESE BETALING 030A/06/04 GEDEELTELIK 55TJEKONTVANGSTE EN REGSTREEKSE INBETALINGS OP DIE US-BANKREKENING

031A/06/04 JA 58

SKEP VAN NUWE KOSTEPUNTE 032A/06/04 NEE 59VERKOOP VAN BATE-ITEMS 033A/06/04 NEE 60VERKRYGING VAN GOEDERE & DIENSTE 034A/06/04 JA 62VERSEKERINGSEISE 035A/06/04 GEDEELTELIK 64NAVORSINGSFINANSIES – INDIEN VAN EISE EN FINANSIëLE STATE 036A/06/04 JA 67LIDMAATSKAP VAN PROFESSIONELE VERENIGINGS VIR LEDE VAN DIE REKTOR SE BESTUURSPAN

037A/06/04 NEE 68

INTERDEPARTEMENTELE TRANSAKSIES 038A/06/04 NEE 69PERSOONLIKE UITGAWES 039A/06/04 NEE 70UITREIK VAN FAKTURE 040A/06/04 GEDEELTELIK 71VEREISTES WAARAAN KREDITEURE FAKTURE MOET VOLDOEN VIR BETALING

041A/06/04 NEE 73

FINANSIëLE VERSLAGDOENING 042A/06/04 NEE 74NAVORSINGSKOSTEPUNTE (TIPES EN BEFONDSING) 043A/06/04 NEE 75HERUITREIKING VAN TJEKS WAT GESTOP IS 044A/06/04 NEE 78KREDIET OP ‘N DEBITEURSREKENING 045A/06/04 NEE 79KREDIETKAARTE 046A/06/04 NEE 80SKAKELING MET BANKINSTELLINGS 047A/06/04 NEE 81SLUIT VAN KOSTEPUNTE 048A/06/04 NEE 82HANTERING VAN NA-AFTREDE MEDIESE VOORDELE & STUDIEGELDVRYSTELLINGS BINNE KOSTEPUNTE

049A/06/04 NEE 83

DIE VERHURING VAN SPORTFASILITEITE AAN BUITEGROEPE 050A/06/04 NEE 84

TOESLAG OP BRUTO DERDEGELDSTROOM-INKOMSTE 051A/06/04 NEE 86DIE INSTEL EN BEDRYF VAN INTERNE FINANSIëLE HEFFINGS 052A/06/04 NEE 89

KONSEP – fin beleid totaal.doc 07/07/2004 11:46

2

INLEIDING

Die reëls en regulasies soos vervat in die Finansiële Beleid van die Universiteit is van toepassing op alle finansiële aktiwiteite en transaksies binne die Universiteitsomgewing, ongeag die bron van befondsing. Dit is elke persoon se plig om toe te sien dat hy/sy binne hierdie reëls en regulasies handel. Enige persoon wat nie binne die reëls en regulasies handel nie, stel hom/haar bloot aan dissiplinêre optrede.

Die primêre doel van die finansiële beleid is om te verseker dat alle finansiële transaksies voldoen aan die Universiteit se vereistes rakende interne beheer, finansiële aanspreeklikheid en die bestuur van finansiële risiko’s, asook die nakoming van alle wetlike en finansiële vereistes soos bepaal deur die Wette van Suid-Afrika, die Ontvanger van Inkomste en enige ander instansies wat fondse aan die Universiteit betaal.

Vervolgens word elke beleidsdokument aangebied teen die raamwerk van ‘n beleidnommer, ‘n aanduiding hoe volledig die beleid in die bestaande Kitsgids vervat is, die beleid en ander moontlke reëls van toepassing op die beleid self en ook melding van ‘n primêre kontakafdeling aan die einde van elke beleid. Vir die doeleindes van die skrywe is ‘n afdeling waar nodig, verdeel met die oog op verfyning van kernverantwoordelikhede. ‘n Afdeling soos Studentegelde en Debiteure sal daarom bloot gelys wees as Studentegelde indien die beleid handel oor studentegeldaangeleenthede en nie as Studentegelde en Debiteure nie.

1

FINANSIëLE RIGLYNE TEN OPSIGTE VAN AANKOPE & VERKOPE VAN DRANK IN KOSHUISKLUBS

Beleidnommer: 001A/06/04

Vervat in Finansiële Kitsgids: Nee

Bestek: Die beleid verskaf die finansiële riglyne ten opsigte van aankope en verkope van drank in koshuisklubs.

Beleid:

AANKOPE

Alle aankope van drank moet by die Afdeling Aankope gedoen word deur middel van ‘n voorraadrekwisisie.

Die tesourier van die koshuis is verantwoordelik vir die insleutel van die voorraadrekwisisie.

Voorraadrekwisisies word ingesleutel teen rekeningnommer 2383 (Verversings – nie akademies) en stoorkode 7313 (Drankstoor – Aankope).

Voorraad mag slegs deur middel van voorraadrekwisisies aangekoop word en mag onder geen omstandighede deur kontantaankope aangevul word nie.

Die voorraadrekwisisie moet deur die inwonende hoof goedgekeur word (na status 2 verander word). Begrotingsbeheer is nie gemagtig om sodanige goedkeuring vir die aankope te gee nie.

VERKOPE

Alle kontant moet in ‘n geldtrommel gebêre word wat in ‘n brandkas toegesluit moet wees.

‘n Voorskot van R250 mag in die geldtrommel gehou word, hierdie voorskot mag slegs gebruik word vir kleingeld-doeleindes en mag dus nooit minder as die aanvanklike voorskot wees nie.

Slegs die verantwoordelike persoon in beheer van die klub mag die sleutel van die geldtrommel hou. ‘n Duplikaatsleutel moet in ‘n verseëlde koevert by Afdeling Fondse- en Batebestuur bewaar word.

Geen persoonlike voorskotte mag uit die geldtrommel toegestaan word nie.

Die verantwoordelike persoon mag nie die kontantvoorskot in die geldtrommel uit sy eie sak aanvul nie.

Die kontant en kwitansieboek moet in die brandkluis toegesluit word en die sleutel moet deur die koshuis se tesourier op sy persoon gedra word.

Die tesourier en verantwoordelike persoon moet die geld tel, waarna die tesourier ‘n amptelike kwitansie, altyd in nommervolgorde, vir die kontantontvangstes van die dag uitreik aan die verantwoordelike persoon. Hierdie geld moet dan onmiddellik deur die tesourier inbetaal word by die koshuis se kostepunt en die US-kwitansie wat hy van die kassiere verkry, moet ook aan die verantwoordelike persoon oorhandig word vir bewaring.

Kwitansieboeke is by die Afdeling Begrotingsbeheer beskikbaar. ‘n Aparte amptelike US kwitansieboek moet vir drankverkope gehou word.

Alle kontant moet daagliks by die kassiere inbetaal word, vergesel met ‘n voltooide inbetalingstrokie (beskikbaar by die kassiere). ‘n Amptelike Universiteitskwitansie word dan uitgereik. Daar moet duidelik op die kwitansie aangetoon word dat die kontantontvangste vir drankverkope was. Geen kontant mag rondlê nie, aangesien die Universiteit nie verseker is teen geld wat wegraak nie.

2

Alle inbetalings moet teen rekeningnommer 5597, diverse inkomste belasbaar, gedoen word. Die verkope van drank is onderhewig aan die betaling van 14% BTW. By die bepaling van die verkoopprys van die drank moet 14% BTW in ag geneem word.

Indien ‘n kwitansie gekanselleer word, moet “Gekanselleer” oor die oorspronklike kwitansie geskryf word en dit moet soos alle afskrifte, in die kwitansieboek gehou word.

Vol kwitansieboeke moet na die Afdeling Begrotingsbeheer geneem word.

Geen duplikate mag van brandkluissleutels gemaak word nie.

VOORRAADBEHEER

Elke koshuis moet ‘n verkope-kontrolevorm byhou vir elke geleentheid. Sodra alle verkope vir die geleentheid afgehandel is, moet die verkope-kontrolevorm gerekonsilieer word met die kontantontvangstes vir die geleentheid. Hierdie rekonsiliasie moet gedoen word deur die tesourier en die verantwoordelike persoon. Enige surplusse of tekorte moet verklaar word op die verkope-kontrolevorm.

Voorbeeld van ‘n verkope-kontrolevorm:

Item Hoeveelheid aangekoop

Aankoopprys Verkoopprys Totale Verkoopprys

Bier 10 R5.00 R8.00 R80.00Koeldrank 20 R3.00 R5.00 R100.00

Rekonsiliasie: Totale Verkope R180.00Kontantontvangste R180.00

Surplus/(Tekort) R 0.00

Die tesourier en die primarius of onder-primarius moet aan die einde van elke kalendermaand ‘n volledige voorraadtelling doen. Die voorraadlys moet onderteken word deur die tesourier en die primarius of onder-primarius. Die voorraad voorhande moet gerekonsilieer word met die verkope-kontrolevorms, voorraadrekwisisies, kwitansieboek en die inbetalings gedoen. Enige surplusse of tekorte moet verklaar word.

Die verkope-kontrolevorms, US kwitansies deur kassiere uitgereik, kwitansieboek en die voorraadtellingvorm moet op die laaste Donderdag van elke maand by Begrotingsbeheer ingedien word.

Kontant- en voorraadtellings kan ter enige tyd deur die eksterne ouditeure en/of Afdeling Finansies gedoen word.

Kontakafdeling:Begrotingsbeheer

3

BEGROTING VIR KAPITAALITEMS & KAPITAALWERKE


Vervat in Finansiële Kitsgids: Ja

Bestek: Die beleid verskaf die riglyne rakende die begroting van kapitaalitems en kapitaalwerke op die finansiële stelsel van die US.

Beleid:

Kapitaalitems word gedefinieer as items wat weens hulle waarde toegevoeg word op die bateregister van die universiteit en sodoende deel vorm van versekeringsdekking in geval van skade.

Daar word met behulp van program FBG100P (Begroting vir Meubels, Toerusting en Rekenaars) vir kapitaalitems begroot. Die begrotingsnommer wat deur die stelsel toegeken word nadat die program uitgevoer is, moet gebruik word met die voltooiing van rekwisisies wanneer die begrote items bestel/aangekoop word.

Sodra die items deur die Dekaan of departementele voorsitter bewillig is, word die begrotingsbedrag, in die geval van departementele fondse, d.m.v. program FBG100P rekenaarmatig na die betrokke kostepunt oorgedra. Fondse word na rekeningnommer 6975 van die betrokke kostepunte oorgedra.

LW: Program FBG100P koppel outomaties die begrote items met die betrokke rekeningnommer 6975.

∙ Alle bate-items, ook bate-items wat aangekoop word uit navorsingsfondse en alle ander fondse wat deur die US geadministreer word moet vir inventarisdoeleindes m.b.v. program FBG100P ingevoer word.

Kapitaalwerke kan kortliks omskryf word as enige wysiging wat aan vaste strukture van die US aangebring word bv. die toevoeg van lugreëllaars; die aanbring van boekrakke ens.

Die invoer vir die Begroting van kapitaalwerke vind plaas mbv program FBG115P.

Nadat dit deur die dekaan bewillig is, hanteer die afdeling Fisiese infrastruktuur die versoek outomaties. Dit sal nie nodig wees om 'n rekwisisie in die verband te voltooi nie.


4

BELEGGINGS EN RENTE OP FONDSE



Bestek: Die beleid verskaf die finansiële riglyne ten opsigte van beleggings en rente betaal en ontvang op kostepunte.

Beleid:BELEGGINGSFondse kan op ’n lang- of korttermynbasis belê word:

KorttermynfondseKorttermynfondse verdien rente teen die wisselende koers wat maandeliks gerealiseer word by verskeie depositonemende instansies.

Langtermynfondse Langtermynfondse word bestuur deur die Universiteit se eksterne portefeuljebestuurder. Dit word belê in aandele, staatseffekte en ander beleggingsinstrumente. Die inkomste op langtermynbeleggings, wat jaarliks in Desember toegedeel word, is uiteraard laer as korttermynrente, aangesien ’n deel van die opbrengs kapitaalgroei is. Die kapitaalwins óf -verlies word gerealiseer en toegedeel wanneer fondse uit die langtermynbeleggingspoel onttrek word.

RENTE OP FONDSEDie nie-begrotings kostepunte (gewoonlik navorsingskostepunte) ontvang rente op batige saldo’s en op oortrokke saldo's word weer rente gehef. Die rekeningnommers van toepassing is soos volg:

5705 - Diverse rente ontvangste2146 - Diverse rente betalings

Kontakafdeling:Fondsebestuur

5

BOEKHOUDING VAN ENTITEITE WAT BUITE DIE US VAL


Vervat in Finansiële Kitsgids: Gedeeltelik

Bestek: Die beleid verskaf die finansiële riglyne wat geld indien die US ‘n entiteit se boekhouding doen wat buite die US val.

Beleid:

Enige entiteit waarvan die Universiteit die boekhouding gaan behartig moet 'n lasgewingsooreenkoms in hierdie verband onderteken. Die lasgewingsooreenkoms sal die regsverhouding tussen die partye reël.

Kontakafdeling:Finansies

6

BTW



Bestek: Die beleid verskaf die finansiële riglyne soos bepaal deur die Wet wat geld indien die US BTW wil terugeis, die metode waarvolgens ‘n kostepunt se BTW-terugeis persentasie bepaal word en die skep van fakture.

Beleid:

Die basiese begrippe rondom BTW soos uitsetbelasting, insetbelasting, belasbare lewerings en vrygestelde lewerings word algemeen deur personeel van die Universiteit in die daaglikse uitvoering van hulle take gebruik. Volledigheidshalwe word hierdie begrippe hieronder kortliks verduidelik:

Uitsetbelasting

Uitsetbelasting is die belasting wat gehef word wanneer 'n ondernemer belasbare lewerings maak (BTW op Verkope).

Insetbelasting

Insetbelasting is die belasting wat gehef word ten opsigte van goedere en dienste wat aangekoop word om belasbare lewerings te maak (BTW op Aankope).

Vrygestelde lewerings

Sommige lewerings van goedere en dienste is vrygestel van BTW. Insetbelasting ten opsigte van sodanige aankope is nie terugeisbaar nie. Opvoedkundige dienste en skenkings is byvoorbeeld vrygestel van BTW.

Belasbare lewerings teen standaardkoers

Lewerings van goedere en dienste is belasbaar teen die standaard BTW-koers en insetbelasting kan teen uitsetbelasting verreken word. In die praktyk sal lewering van goedere en dienste in die algemeen belasbaar wees.

TERUGEIS PERSENTASIE VAN ‘N KOSTEPUNT

Alle kostepunte het ‘n BTW-terugeis persentasie wat wissel tussen 0% en 100%. Hierdie persentasie word bereken as ‘n persentasie van belasbare lewerings oor totale lewerings (belasbare plus nie-belasbare verkope). Hierdie persentasie het niks te doen met die uitset BTW wat aan die Ontvanger van Inkomste oorbetaal moet word nie. Alle oorbetalings aan die Ontvanger is normaalweg die volle 14% BTW op ‘n spesifieke belasbare inkomste. Die BTW-terugeis persentasie kan vasgestel word op programme FFB007P en FFB184P.

Voorbeeld:Veronderstel kostepunt X kry jaarlikse belasbare inkomste van R250.00 en 'n nie-belasbare inkomste van R250.00. Gevolglik is kostepunt X se totale inkomste R500.00 vir die jaar. Die BTW-terugeis persentasie kan gevolglik soos volg voorgestel word:

Belasbare Inkomste x 100 = 250 x 100 = 50% Totale Inkomste 1 500 1

Veronderstel kostepunt X sou nou gedurende die jaar 'n uitgawe van R228.00 aangaan: Hierdie R228.00 bestaan dus uit 'n tarief + 14% BTW waar die BTW soos volg bereken word:

7

14 x 228 = R28114 1

Omdat die kostepunt 'n 50% BTW terugeis persentasie het, kan daar dus 50 x 28 100 1 d.w.s. R14.00 van die inset BTW teruggeëis word.

Op die R250.00 belasbare inkomste moet daar egter 250 x 14 = R30.70 aan die 1 114

Ontvanger oorbetaal word, dws die volle 14% BTW.

TERUGEIS VAN BTW

Vir die terugeis van BTW is daar drie tipes belastingfakture van toepassing. Elke tipe het sy eie vereistes waaraan ‘n belastingfaktuur moet voldoen voordat BTW teruggeëis kan word.

Fakture groter as R1000 (Ingesluit BTW)

Die volgende informasie moet op die faktuur wees:

dat dit ‘n belastingfaktuur is. die verskaffer se naam, adres en BTW registrasienommer. die naam, adres en BTW registrasienommer van die aankoper. die faktuurnommer en datum. ‘n beskrywing van die goedere en die hoeveelheid. die waarde van die goedere en die belasting gevra.

Fakture kleiner as R1000 (Ingesluit BTW)

Wanneer die totale bedrag van die faktuur ingesluit BTW nie R1000 oorskry nie, is bogenoemde nog steeds van toepassing. Dit is egter nie nodig dat die verskaffer se adres, die ontvanger se naam, adres en BTW registrasienommer of die hoeveelheid goedere aangetoon word nie.

Situasies waar die totale bedrag ingesluit BTW kleiner as R50 is en dit nie nodig is om ‘n faktuur te genereer nie

Wanneer die totale bedrag ingesluit BTW nie R50nie is dit nie nodig om ‘n faktuur te genereer nie. Enige aankoper wat BTW wil terugeis moet kan bewys lewer van die aankope en die feit dat BTW gehef is. Dit is belangrik om die naam van die verskaffer en die feit dat BTW gehef is aan te dui op die strokie.

BTW HEFBAAR TYDENS DIE SKEP VAN FAKTURE

Alle buitewerke, navorsing, konsultasie en goedere wat deur departemente gelewer word, moet gefaktureer word via die debiteurestelsel. Alle fakture wat geskep word, moet goedgekeur word deur die persoon op wie se kostepunt die faktuur geskep word of die departementshoof. Die persoon wat die faktuur skep moet seker maak dat die faktuur teen die korrekte inkomsterekening geskep word. Indien daar enige twyfel is oor die korrekte inkomsterekening moet Begrotingsbeheer gekontak word.

Geen fakture mag op Universiteit Stellenbosch briefhoofde of met rekenaarprogramme geskep word nie. Die debiteurestelsel moet ten alle tye gebruik word om fakture te skep.

Die volgende inkomsterekening word gebruik tydens die laai van fakture:

5388 - Inkomste borgskappe: Borgskappe word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.

5413 - Opdragnavorsing: Fondse verkry vir kontraknavorsing word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.

5415 - Verkope nulkoers: Fondse verkry uit die verkoop van vrygestelde produkte (meestal landbouprodukte) word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. Geen BTW word gehef nie.

8

5597 - Diverse inkomste (Belasbaar): Fondse verkry vir dienste gelewer, goedere gelewer en enige ander navorsing gedoen word teen die inkomsterekening inbetaal, uitgesonder betalings vanaf die NNS, WNK, ander statutêre rade en inkomste wat spesifiek tuishoort onder een van die genoemde inkomsterekeninge. BTW word gehef.

5598 - Buitelandse betalings: Fondse ontvang vanaf die buiteland word teen die inkomsterekening inbetaal. Geen BTW word gehef nie.

5267 - Departement Waterwese en Bosbou: Fondse ontvang vanaf die Departement Waterwese en Bosbou word teen die inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.

5270 - DACTS inkomste: Fondse ontvang vanaf DACTS word teen die inkomsterekening inbetaal. Geen BTW word gehef nie.

5307 – Waternavorsingskomissie: Fondse ontvang vanaf die Waternavorsingskomissie word teen die inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.

5387 - Inkomste Beurse: Fondse ontvang vir die uitbetaling van beurse. Geen BTW word gehef nie.

Skenkings word inbetaal via die afdeling Bemarking en Kommunikasie op inkomsterekening 5373. Geen faktuur mag geskep word vir die inbetaling van ‘n skenking nie.

Geen fakture mag teen die inkomsterekening 5596 gelaai word, sonder vooraf toestemming deur Begrotingsbeheer nie.

Wanneer pryse vir goedere en dienste gekwoteer word, moet die kwotasie in die geval van belasbare lewerings vir BTW voorsiening maak.

Geen inkomste mag teen 'n uitgawerekening te boek gestel word nie


9

BELEID VIR BUITELANDSE BETALINGS VOLGENS DIE REGULASIES VAN DIE SUID-AFRIKAANSE RESERWEBANK EN DIE UNIVERSITEIT VAN STELLENBOSCH



Bestek: Die beleid verskaf die finansiële riglyne soos bepaal deur die Reserwebank van Suid-Afrika wat geld indien die US buitelandse betalings wil maak, hetsy aan buitelandse ondernemings of buitelandse persone. Die beleid bepaal die dokumentasie wat benodig word vir ‘n buitelandse betaling.

Beleid:

Daar is twee tipe betalings waarvoor aansoek gedoen kan word:

‘n buitelandse wissel / tjek (“draft”) of

‘n bankoordrag / telegrafiese oordrag (“swift transfer”)

‘n Wissel is geldig vir ses maande.

Die US besit nié ‘n kredietkaart vir buitelandse betalings nie.

KOSTES

Die koste verbonde aan ‘n wissel is tans minimum R90.00 (BTW ingesluit) en ad valorem 0,35% + BTW, met ‘n maksimum koste van R400.00 (BTW ingesluit).

Die koste vir ‘n bankoordrag is tans minimum R90.00 + R90.00 (“swift” fooi) (BTW ingesluit) en ad valorem 0.35% + BTW, met ‘n maksimum koste van R400.00 (BTW ingesluit).

Die US verkies om indien moontlik, ‘n bankoordrag aan te vra, aangesien die transaksie vinniger en veiliger is. Die geld wat oorgedra word is binne twee werksdae nadat die transaksie by ons bank afgehandel is, in die oorsese rekening beskikbaar. (Dit neem slegs langer wanneer ENB die geld nie direk na die betrokke oorsese bank kan oorplaas nie en van ‘n intermediêre oorsese bank gebruik moet maak om die geld namens hulle oor te plaas.) Wanneer ‘n wissel gepos word, neem dit soms baie lank om sy bestemming te bereik (die wissel word met gewone lugpos gepos, tensy die Departement dit self op ‘n ander manier wil pos/koerier) en daar is altyd ‘n moontlikheid dat die wissel verlore kan raak. Slegs wanneer die bedrag baie klein is (kleiner as USD/EUR/GBP 100.00) en die begunstigde nie ‘n bankoordrag verkies nie, reik ENB eerder ‘n wissel uit, aangesien sommige oorsese banke ekstra bankkoste vra vir bankoordragte met ‘n klein waarde.

Sommige oorsese banke vra ekstra bankkoste vir bankoordragte. Die maatskappy moet dit so aandui op sy faktuur, anders word die bedrag afgetrek van die totaal van die faktuur. Indien die maatskappy weet wat die koste is, kan hulle dit aandui op hul faktuur, andersins moet hulle net noem dat die betrokke departement vir die oorsese bankkoste ook verantwoordelik is. In so ‘n geval vra ons net vir ENB om die ekstra bankkoste van ons rekening te verhaal wanneer die oorsese bank die kostes aan hulle deurgee (soms eers ‘n paar weke na voltooiing van transaksie). “Details of charges” op Vorm A van die bank word dan “our” gemerk – anders is dit outomaties “share”, wat beteken dat ons die plaaslike bankkoste betaal en die begunstigde die oorsese bankkoste.

Soms is daar meer as een oorsese bank betrokke wanneer ‘n bankoordrag na ‘n spesifieke oorsese bank gedoen word. ENB het net sekere banke met wie hulle transaksies kan doen en indien ons van so ‘n intermediêre bank gebruik moet maak, kan hierdie bank ook kostes vra. Daar kan dus gevalle wees waar meer as een oorsese bank kostes vra – die Departement is verantwoordelik vir die oorsese bankkostes van albei banke.

Die Suid-Afrikaanse Reserwebank is verantwoordelik om beheer uit te oefen oor alle buitelandse transaksies en die banke (en dus ook die US) is daarom onderworpe aan sekere reëls en regulasies in terme waarvan alle buitelandse transaksies moet plaasvind. Indien enige transaksie buite hierdie reëls of regulasies val, moet daar skriftelik by die Suid-Afrikaanse Reserwebank (SARB) aansoek gedoen word

10

voordat so ‘n transaksie betaal mag word. Die koste verbonde aan so ‘n aansoek is tans R650.00 en ENB hanteer sulke aansoeke namens die US. Die wagtydperk vir ‘n antwoord van die SARB is gewoonlik ‘n paar weke.

DOKUMENTASIE INGEDIEN MOET ALTYD AAN DIE VOLGENDE VEREISTES VOLDOEN:

Fakture moet in Engels wees – die bank aanvaar geen fakture in vreemde tale nie.

Indien die Departement nie ‘n Engelse faktuur kan bekom nie, moet ‘n volledige vertaling van die faktuur saam met die oorspronklike ingedien word as bewys.

Alle fakture moet altyd aan die Universiteit van Stellenbosch uitgemaak wees en ‘n faktuurnommer en datum moet voorsien word, anders sal die betrokke faktuur nie betaal kan word nie. Die US se adres moet ook getoon word.

Indien ‘n jaar verstryk het vandat ‘n faktuur uitgereik is, moet Reserwebankgoedkeuring verkry word om die faktuur te betaal. Die aansoekfooi van R650.00 is betaalbaar deur die betrokke departement.

Geen betaling kan op ‘n kwotasie of ‘n staat gedoen word nie.

Die volgende inligting moet op die dokumentasie voorkom:

Naam van begunstigde (voorletters en van indien persoon).

Oorsese adres van begunstigde (fisiese woonadres indien persoon).

Bedrag betaalbaar en valuta/geldeenheid. Daar moet altyd ‘n bewys wees van waar die fooie verkry is – fooie moet nie net ingevul word op bestelvorms of registrasievorms sonder om ‘n bewys aan te heg waar die fooie aangedui word nie.

Rede vir betaling / waarvoor betaling aangevra word.

Indien ‘n besoeker betaal word (hetsy vergoeding of terugbetaling van uitgawes):

o rede vir besoek (navorsing; gasspreker; dosent)

o tydperk van besoek (datums)

In geval van registrasie vir ‘n konferensie moet die naam van die konferensie en wanneer dit plaasvind (datums) voorsien word.

In geval van ‘n bankoordrag moet volledige bankbesonderhede voorsien word:

o volledige naam van Bank en “swift” kode;o adres;o rekeningnommer / IBAN (“International Bank Account Number);o bankkode:

Verenigde Koninkryk “Sort code” ses syfersV.S.A. & Kanada “Routing/ABA/Fedwire number” nege syfersEuropa “BLZ number / BIC number” ag syfers

Die IBAN bestaan uit die rekeningnommer en die bankkode en moet ook aangedui word wanneer dit op die faktuur / bewysstuk voorkom.

Die Suid-Afrikaanse Reserwebank vereis altyd oorspronklike bewysstukke, maar die U.S. het tans toestemming om fakse te gebruik. Slegs duidelik leesbare fakse is aanvaarbaar.

11

Fakture wat as ‘n aanhangsel per e-pos gestuur word en deur die Departement uitgedruk word, kan ook as bewys gebruik word.

Indien registrasie vir konferensies oor die internet gedoen word, moet elke persoon wat die konferensie bywoon ‘n ingevulde registrasievorm uitdruk en ook seker maak dat al die nodige inligting oor die konferensie (naam van konferensie / wanneer (datums) dit plaasvind / oorsese adres / fooie betaalbaar) daarop voorkom of ekstra uitdruk en saam met die registrasievorm indien.

Waar ‘n vooruitbetaling vir invoere op ‘n Proforma Faktuur gedoen word, moet die oorspronklike kommersiële faktuur wat saam met die goedere ontvang word altyd na Begrotingsbeheer gestuur word vir indiening en kontrole by ENB.

Die Reserwebank doen gereeld inspeksies by die banke waartydens die US enige vereiste dokumentasie moet kan toon.

BETALINGS IN RAND

Indien ‘n oorsese maatskappy ons in Rand faktureer, betaal ons die ekwivalent van die Rand in die betrokke valuta, omgeskakel teen die koers van die dag van die transaksie.

Suid-Afrikaanse maatskappye wat in buitelandse valuta faktureer, word in Rand betaal – die R-ekwivalent van die valuta op die dag van die transaksie

Indien ‘n oorsese maatskappy ons in Rand faktureer en bankbesonderhede van ‘n Suid-Afrikaanse rekening verskaf, moet hulle aandui of dit ‘n ZAR-rekening of ‘n buitelandse valuta-rekening is.

Wanneer ‘n konferensie deur ‘n oorsese maatskappy gereël word maar in Suid-Afrika plaasvind, mag die fooie slegs in Rand betaal word. Indien fooie in ‘n buitelandse valuta is en oorsese bankbesonderhede verskaf word, mag ons nie betaling na die buiteland doen sonder SARB goedkeuring nie. So ‘n aansoek kos R650.00 en is betaalbaar deur die betrokke departement.

BETALINGS AAN STUDENTE OF WERKNEMERS VAN DIE US

Wanneer ‘n Suid-Afrikaanse Burger (“Resident of South Africa”) oorsee woon en werk, mag ons die persoon nié in valuta betaal nie. ‘n Betaling in Rand na ‘n Suid-Afrikaanse bankrekening mag gedoen word. Indien die universiteit/instansie waar die persoon werksaam is die US faktureer, kan ons hulle in valuta betaal. Slegs wanneer ‘n persoon na die betokke land emigreer het en bewys vir ENB kan lewer, mag hy in buitlandse valuta betaal word.

Wanneer ‘n “Resident of South Africa” (student of werknemer van die US) tydelik oorsee gaan (vir bv. navorsing of studie vir ‘n paar maande) kan ons nie betalings in vreemde valuta aan die persoon doen nie. Daar kan aansoek gedoen word na die Valuta Beheerraad (“Exchange Control Board”) – neem ongeveer 3-4 maande. Die US moet verklaar waarvoor hierdie persoon oorsee gaan en hoe die US daarby gaan baat vind.

ALGEMENE BETALINGS WAT NIE RESERWEBANKGOEDKEURING VEREIS NIE EN TIPE DOKUMENTASIE VEREIS

(Rekeningnommers wat gebruik moet word is in hakies aangedui)

Ledegeld & Subskripsie (2075 / 1443)

o Subskripsievorm / hernuwing van lidmaatskap/subskripsie kennisgewing

Boeke / Tydskrifte / Publikasies (1445 / 1435)

o Faktuur / Bestelvorm

Notas (1043)

o Faktuur

12

Bladkoste / Publikasiekoste / Herdrukke (3144)

o Faktuur

Abstrak/manuskrip voorleggingsfooi vir publikasie/voorlegging by konferensie (3144).

o Faktuur / Amptelike dokumentasie van konferensie waar volledige besonderhede vir voorlegging van abstrak voorkom.

Advertensies (2403)

o Faktuur

Eksamengelde (1093)

o Faktuur

Ontledingsdienste (1771)

o Faktuur

Kopiereg (2085) SARB aansoek moet gedoen word (R650.00 fooi)

o Faktuur

Sagteware lisensie (1895) SARB aansoek moet gedoen word (R650.00 fooi) (US het tans toestemming om vir ‘n sekere bedrag sulke betalings te doen.)

o Faktuur en Afskrif van kontrak tussen US en instansie waarop volledige besonderhede voorkom.

Sagteware onderhoud (“maintenance fees”) (1895)

o Faktuur en Afskrif van kontrak tussen US en instansie waarop volledige besonderhede voorkom.

Sagteware wat afgelaai word vanaf rekenaar (1895) SARB aansoek moet gedoen word (R650.00 fooi)

o Faktuur

Herstel van apparaat/toerusting (1455).

o Faktuur

Onderhoud van apparaat (1455).

o Faktuur

Registrasie vir konferensie (2063).

o Registrasievorm vir elke persoon wat konferensie gaan bywoon – volledig ingevul, asook volledige besonderhede van konferensie.

o Afskrif van IDENTITEITSDOKUMENT van elke persoon wat die konferensie gaan bywoon.

Akkommodasie tydens konferensie (1155).

o Dikwels word akkommodasie deur die organiseerders van die konferensie gereël en vorm dit deel van die registrasievorm of daar is ‘n aparte vorm vir akkommodasie.

13

Voorsien dan ‘n vorm met volledige besonderhede van elke persoon wie se akkommodasie betaal moet word, asook besonderhede van die konferensie ten opsigte waarvan die akkommodasie betaal word (naam en datum van konferensie moet aangedui word).

o As persoon self sy akkommodasie tydens die konferensie moet reël: faktuur van hotel / gastehuis / instansie waar persoon tuisgaan.

o Afskrif van IDENTITEITSDOKUMENT van elke persoon wie se akkommodasie betaal word.

Akkommodasie tydens oorsese besoek (1155).

o Faktuur van hotel / gastehuis / instansie waar persoon tuisgaan.

o Afskrif van IDENTITEITSDOKUMENT van elke persoon wie se akkommodasie betaal word.

Betaling van vliegtuigkaartjie vir oorsese besoeker direk aan reisagent (1155).

o Faktuur van reisagent aan US.

Terugbetaling van uitgawes aan oorsese besoeker: vliegtuigkaartjie/akkommodasie (1155).

o Faktuur van persoon/instansie aan US met afskrif van vliegtuigkaartjie wat bedrag bevestig en kwitansies/bewyse van akkommodasie uitgawes aangeheg. (Indien die kaartjie nie meer beskikbaar is nie, moet ‘n faktuur van die reisagent wat aandui dat die kaartjie reeds betaal is, ingedien word as bewys. Wanneer kaartjie elektronies bespreek word, moet ‘n uitdruk wat die bespreking bevestig en ‘n bewys van betaling verskaf word.)

(Terugbetaling van enige ander diverse uitgawes soos etes, telefoon, motorhuur, ens. moet in Rand aan die besoeker terugbetaal word voordat hy die land verlaat. Indien dit as ‘n buitelandse betaling hanteer moet word, moet Reserwebankgoedkeuring eers verkry word en die betrokke departement is verantwoordelik vir die aansoekfooi van R650.00)

Klasgelde / kursusgelde (2063)

o Faktuur van universiteit / instansie waar persoon die kursus gaan bywoon.o Afskrif van IDENTITEITSDOKUMENT van persoon wat oorsee gaan.

Internasionale Kantoor Stellenbosch & Tygerberg (terugbetaling van akkommodasie deposito / klasgelde / elektiewe fooie aan internasionale studente) (2845)

o Amptelike brief van Departement (op US/Departementele briefhoof) waarop rede vir terugbetaling, bedrag, voorletters en van van begunstigde, oorsese adres en volledige bankbesonderhede verskaf word.

o Bankbewys van US se bank wat toon dat geld op US rekening inbetaal is. (Slegs kwitansie of bewys van oorsese bank wat inbetaling toon is nie voldoende bewys nie.)

Enige terugbetaling van gelde van oorsese persoon/instansie ontvang (bv. registrasie vir konferensie in Suid-Afrika) (1667).

o Amptelike brief van Departement (op US/Departementele briefhoof) waarop rede vir terugbetaling en ook alle nodige inligting verskaf word.

o Bankbewys van US se bank wat toon dat geld op US rekening inbetaal is. (Slegs kwitansie of bewys van oorsese bank wat inbetaling toon is nie voldoende bewys nie.)

14

Eksterne eksaminator / promotor / mede-promotor / studieleier / mede-studieleier (deur Afdeling Kursusse aangevra) (2197)

o Aanstellingsbrief van afdeling Kursusse en ‘vergoeding van eksterne eksaminator’ vorm volledig ingevul met die bedrag in USD aangedui (daar moet duidelik genoem word t.o.v. watter kandidaat die eksamintor vergoed word).

o Eksterne Eksaminators word vergoed op ‘n basis van R2.00 = USD1.00. Alle fooie in Rand word omgeskakel na USD. Indien die persoon verkies om in ‘n ander valuta vergoed te word, word dit so aangedui vir die bank en hulle doen die omskakeling van USD na die betrokke valuta.

o Aangesien die werk in die buiteland verrig word, word daar nie belasting gehef op die vergoeding wat Eksterne Eksaminators ontvang nie.

Vergoeding van buitelandse besoeker (navorser / gasspreker / dosent )

o Volledige faktuur van persoon aan US. (2197)

‘n Afskrif van die uinodigingsbrief soos opgestel deur die Internasionale Kantoor moet aangeheg word.

‘n Afskrif van die persoon se paspoort moet aangeheg word.

‘n Afskrif van die visum moet aangeheg word en moet geëndosseer wees vir onderrig of navorsing aan die US (of met die aanbeveling van die Internasionale Kantoor op ‘n afskrif van die besoekersvisum).

25% Belasting is betaalbaar deur alle buitelanders wat enige vorm van vergoeding van die US ontvang.

o Volledige faktuur van instansie waar persoon werksaam is uitgemaak aan US. (2195)

Afskrif van uitnodigingsbrief / paspoort / visum word nie benodig nie.

Geen belasting word afgetrek nie.

Vergoeding vir diens gelewer in buiteland deur persoon (2197) / instansie ( 2195).

o Volledig faktuur van persoon / instansie aan US wat duidelik aantoon dat die werk in die buiteland verrig is.

Geen belasting word afgetrek nie.

Vergoeding van besoekende kunstenaar (dept. Musiek) (2197)

o Afskrif van kontrak soos opgestel deur Departement Musiek en geteken deur albei partye (US en kunstenaar).

o Alle nodige inligting (naam en oorsese adres van kunstenaar, rede en tydperk van besoek, bedrag betaalbaar, ens.) moet op die kontrak voorkom.

‘n Afskrif van die uinodigingsbrief soos opgestel deur die Internasionale Kantoor moet aangeheg word.

‘n Afskrif van die persoon se paspoort moet aangeheg word.

‘n Afskrif van die visum moet aangeheg word en moet geëndosseer wees vir optredes (of met die aanbeveling van die Internasionale Kantoor op ‘n afskrif van die besoekersvisum).

15

Belasting is betaalbaar soos bevestig met die Ontvanger van Inkomste deur die Departement Musiek.

Buitelandse besoekers ontvang nie “daggelde” nie. Hulle kan slegs betaling ontvang vir uitgawes waarvoor bewyse gelewer kan word. Enige ander betaling word as vergoeding beskou.

Daggelde vir US werknemers wat oorsee gaan (in USD aangedui in die finansiële kitsgids) word omgeskakel na Rand en deur Begrotingsbeheer aan hulle uitbetaal – daggelde word nie in buitelandse valuta uitbetaal nie.

Wanneer enige betaling aan ‘n buitelandse persoon gedoen word, hetsy terugbetaling van uitgawes of vergoeding, is ‘n amptelike brief van die Departement nie voldoende bewys nie.

Buitelandse betalings ten opsigte van registrasie, akkommodasie, vliegtuigkaartjies, klasgelde / kursusgelde, ens. kan slegs ten opsigte van US personeel of US studente gedoen word. Indien betalings vir ‘n derde party gedoen moet word, moet SARB goedkeuring eers verkry word. Indien betaling van bv. vliegtuigkaartjies gedoen word vir persone wat nie na Suid-Afrika kom nie, moet SARB aansoek ook eers gedoen word.

Posgeld / verskepingskoste wat gehef word indien instansie goedere kosteloos aan US verskaf . (1125)

o Volledige faktuur aan US.

INVOERE

o Vooruitbetaling

Goedere word eers gelewer wanneer die buitelandse firma betaling ontvang het.

Geen betaling mag op ‘n kwotasie gedoen word nie.

Tydens vooruitbetaling kan betaling op ‘n proforma (voorlopige) faktuur gedoen word.

Wanneer die goedere ontvang word, moet alle oorspronklike inklaringsdokumente saam met die oorspronklike faktuur van die inklaringsagent (bv. Dock’s Shipping, DHL, FEDEX) na Begrotingsbeheer (R. Kriel) gestuur word. Dit sluit in die “Bill of Entry”, “Airwaysbill” (lugvrag) of “Bill of Lading” (seevrag), “Customs Release Notification (SARS)” en die “Commercial Invoice”. Al vier hierdie dokumente moet ingedien word as bewys dat die goedere ontvang is. Indien dit slegs ‘n pakkie is wat by die Poskantoor afgehaal word, moet die uitdruk van die Poskantoor wat die BTW en klaringskoste aandui (“manifest print”) saam met die kwitansie as bewys van ontvangs van goedere ingedien word. Al hierdie bewysstukke moet by die bank ingedien word as bewys dat die goedere waarvoor betaal is, wel die land ingekom het.

Indien duur goedere vooruitbetaal word, mag ons, volgens Reserwebankregulasie, slegs die faktuur betaal tot en met ‘n bedrag van R250,000.00. Wanneer die goedere in ‘n goeie toestand ontvang is en die kommersiële faktuur en inklaringsdokumente verskaf word, mag die balans van die faktuur betaal word.

Indien die bedrag groter as R250,000.00 is en die verskaffer die volle betaling van die faktuur vereis voordat die goedere vervaardig / gelewer word, moet ‘n aansoek by die Reserwebank ingedien word. So ‘n aansoek kos tans R650.00 en die betrokke Departement is vir hierdie koste verantwoordelik. ENB doen namens die US aansoek by die SARB en slegs wanneer goedkeuring van die aansoek ontvang is, kan die bank voortgegaan met die betaling van die betrokke faktuur.

16

o Goedere reeds ontvang

Betaling geskied wanneer die goedere in ‘n goeie toestand ontvang is. Die kommersiële faktuur en bewys van ontvangs van goedere word benodig voordat betaling kan geskied.

Indien goedere per pos ontvang is, moet die poskantoorbewys (“manifest print”) en kwitansie wat toon dat BTW en klaringskoste betaal is, ingedien word.

Indien daar van ‘n inklaringsagent soos Dock’s Shipping gebruik gemaak is, moet alle inklaringsdokumente ingedien word as bewys dat die goedere ontvang is. Die faktuur van die inklaringsagent moet saam met die “Bill of Entry”, “Airwaysbill” (lugvrag) of “Bill of Lading” (seevrag), “Customs Release Notification (SARS)” en die “Commercial Invoice” na Begrotingsbeheer (R. Kriel) gestuur word.

‘n “Packing slip” is nie voldoende bewys nie.

Voorbeelde van invoere: sagteware / rekenaarmateriaal (1895 / 1885)navorsingsmateriaal (3107)verbruikbare materiaal (1405)chemikalieë (1323)toerusting (6975)boeke (1445)notas (1043)bladmusiek (1434)video (1693)

BUITELANDSE BESOEKENDE AKADEMICI AAN DIE US: REëLINGS I.V.M. VISUMS EN VERGOEDING

Hierdie stel riglyne en reëlings het betrekking op nie-Suid-Afrikaanse buitelandse akademici wat Stellenbosch vir ‘n beperkte tyd besoek en met wie daar geen permanente werksverhouding bestaan nie.Alle besoekende akademici wat aan die akademiese program van Stellenbosch Universiteit deelneem, moet oor ‘n geldige tydelike verblyfpermit beskik:

Alle besoekende akademici vir ‘n tydperk van drie maande en langer, moet hul naaste Suid-Afrikaanse missie kontak en betyds aansoek doen vir ‘n tydelike verblyfpermit.

Alle besoekende akademici vir ‘n tydperk korter as drie maande met ‘n paspoort van ‘n land met visum-vrystelling (EU; VSA; VK) kan by aankoms in Suid-Afrika aanmeld by die immigrasiebeampte met die versoek vir ‘n besoekersvisum met ‘n endossement vir navorsing of onderrig aan Stellenbosch Universiteit. Die volgende dokumentasie word vereis:

o Briewe van die tuisuniversiteit en Stellenbosch wat die termyn en rede van verblyf verstrek.

o ‘n Paspoort wat nog vir 30 dae na die verstryking van verblyf geldig is met minstens 2 volle skoon bladsye.

o Bewys van finansiële middele om lewenskoste hier te dek.o Retoervliegkaartjie of bewys van voldoende fondse of kontantdeposito

(waarde van terugvlug). Alle besoekende akademici vir ‘n tydperk korter as drie maande met ‘n paspoort van ‘n

land wat ‘n besoekersvisum vereis, moet hul naaste Suid-Afrikaanse missie kontak en betyds aansoek doen vir ‘n tydelike verblyfpermit.

Inligting insake SA missies: www.dfa.gov.za/foreign/sa_abroad/index.htm

Uitnodigings aan besoekende akademici/konsultante moet die volgende insluit: ‘n Standaarduitnodigingsbrief met die nodige biografiese inligting en ondernemings

insake die aard van die besoek en dat daar geen permanente werksverhouding met die besoeker bestaan nie.

17

http://www.dfa.gov.za/foreign/sa_abroad/index.htm

Inligting oor die visum-vereistes. Baie duidelike inligting oor die finansiële reëlings rondom die besoek en dat honoraria

slegs uitbetaal kan word met die toepaslike besoekersvisum met endossement. Verdere inligting, elektroniese vormbrief: Robert Kotze, Internasionale Kantoor,

[email protected], tel. 808-4615.

Betalings aan buitelandse besoekende akademici: Buitelandse besoekende akademici mag slegs vergoeding of ‘n honorarium ontvang

indien die persoon se besoekersvisum geëndosseer word vir onderrig of navorsing aan Stellenbosch of met die aanbeveling van die Internasionale Kantoor op ‘n afskrif van die besoekersvisum.

Enige vorm van vergoeding is onderhewig aan 25% belasting.o Op versoek van die Internasionale Kantoor kan die Afdeling Vergoeding ‘n

belastingsertifikaat uitreik.o Die besoeker kan self direk by die SAID in Bellville aansoek doen vir ‘n

onmiddellike aanslag. Verdere inligting: Robert Kotze, Internasionale Kantoor, [email protected] , tel. 808-4615. Werklike uitgawes verbonde aan die besoek mag belastingvry aan die besoeker uitbetaal

word of direk aan die diensverskaffer (verkieslik).

Versoeke vir uitbetalings: Uitbetaling van honoraria in Rand: Mnr Faizel Rhode, Afdeling Menslike Hulpbronne, tel.

808 2968.o Tjekrekwisisie PLUS afskif van die uitnodiging PLUS afskrifte uit die persoon

se paspoort (biografiese inligting en die betrokke visum) Uitbetaling van direkte uitgawes: Afdeling Begrotingsbeheer (soos van toepassing by

enige uitbetalingsversoek)o Tjekrekwisisies met die nodige brondokumente

Uitbetaling in ‘n buitelandse geldeenheid (vergoeding/ vliegtuigkaartjie/ akkommodasie): Me Riana Kriel , Afdeling Begrotingsbeheer, tel. 808-2967.

o Sleutel Rekwisisie in (EAS199P en EAS204P) PLUS faktuur gerig aan die US onderteken deur die besoeker met afskrif van uitnodigingsbrief, paspoort en visum, asook bewyse van uitgawes.

Hou asseblief die Internasionale Kantoor op hoogte van besoeke deur afskrifte van uitnodigings te stuur aan Robert Kotzé, Internasionale Kantoor, [email protected], tel 808 4615.

PROSEDURE WAT DEUR DEPARTEMENT GEVOLG MOET WORD VIR AANSOEK VAN BUITELANDSE BETALING

Betaling vir invoere (“trade payments”)

o Die volgende programme word gebuik vir die insleutel en goedkeuring van ‘n buitelandse rekwisisie: EAS199P en EAS204P. Die rekwisisievorm en faktuur word na Aankope gestuur.

o Goedere ontvangs word op EAS213P gedoen wanneer die goedere uit die buiteland ontvang word.

o ‘n Navraagprogram, EAS215P, kan gebruik word om te kyk op watter status die rekwisisie is en inligting aangaande die afgehandelde rekwisisies kan ook hier gesien word.

Indien duur toerusting ingevoer word, kan daar vir ‘n Kredietbrief, Valutatermynkontrak of ‘n vooruitbetaling aansoek gedoen word. Hierdie aansoeke word deur Begrotingsbeheer of Aankope hanteer - Aankope vul die nodige vorms in wanneer invoere betrokke is.

o Die oorsese maatskappy kan ‘n kredietbrief (“letter of credit”) van die US vereis. ‘n Kredietbrief is ‘n waarborg wat deur die bank uitgereik word aan die begunstigde (of hul

18

mailto:[email protected]



bankiers) dat betaling sal geskied indien die transaksie afgehandel word in terme van die voorwaardes soos uiteengesit in die kredietbrief. Daar is verskillende tipe kredietbriewe – die Bank sal besluit watter tipe die beste is vir die spesifieke transaksie.

o ‘n Valuta Termyn Kontrak (VTK) (Forward Exchange Contract / FEC – “forward cover”) kan opgestel word. Dit is ‘n kontrak tussen twee partye (die US en die Bank) om ‘n spesifieke geldeenheid vir ‘n ander te ruil op ‘n spesifieke datum in die toekoms teen ‘n koers soos ooreengekom by die opstelling van die kontrak.

o Die oorsese maatskappy kan ‘n vooruitbetaling vereis. Volgens SA Reserwebankregulasies mag ons die faktuur tot en met R250,000.00 vooruitbetaal. Indien die bedrag wat ons vooruit moet betaal meer as R250,000.00 is, moet daar by die Reserwebank aansoek gedoen word vir goedkeuring. So ‘n aansoek kos tans R650.00 en FNB Korporatief doen namens die US aansoek by die Reserwebank vir goedkeuring. Die res van die faktuur mag betaal word wanneer die goedere ontvang is en inklaringsdokumente aan die Bank getoon kan word.

Enige ander betaling waar geen invoere betrokke is nie (“non-trade payments”)

o Die volgende programme word gebuik vir die insleutel en goedkeuring van ‘n buitelandse rekwisisie: EAS199P en EAS204P. Die rekwisisievorm en faktuur/bewysstuk word na Begrotingsbeheer gestuur.

o ‘n Navraagprogram, EAS215P, kan gebruik word om te kyk op watter status die rekwisisie is en inligting aangaande die afgehandelde rekwisisies kan ook hier gesien word.

Die US het ‘n ooreenkoms met ENB om transaksies binne ‘n tydperk van een week te voltooi. Indien daar dus ‘n sluitings/afsnydatum vir bv. registrasie is, moet rekwisisies ten minste een week voor daardie datum reeds by Begrotingsbeheer wees.

Wissels wat deur die Bank uitgereik is, word teruggestuur aan Begrotingsbeheer en per gewone lugpos aangestuur vir die begunstigde. Indien die Departement dit per koerier/geregistreerde lugpos wil stuur, moet hulle aandui dat die wissel aan hulle gestuur moet word vir versending. Indien die betaling ten opsigte van invoere is, word die wissel na Aankope gestuur vir versending.

Wanneer ‘n bankoordrag gedoen word, wys die geld twee werksdae na die transaksiedatum in die oorsese rekening. (Dit neem slegs langer indien daar meer as een oorsese bank betrokke is by die transaksie.) Indien die oorsese maatskappy/instansie ‘n bewys van die bankoordrag versoek, is die Departement verantwoordelik daarvoor om die bewys oorsee te faks. Die bewys van die oordrag word dus per binnepos na die Departement gestuur en hulle kan dit oorsee faks of pos. Indien die betaling ten opsigte van invoere is, word die bewys na Aankope gestuur en die bewys, bestelvorm en faktuur word deur Aankope na die oorsese Maatskappy gefaks.

TERUGKOOP (KANSELLEER) EN STOP VAN WISSELS

Indien ‘n wissel teruggekoop (gekanselleer) moet word, moet die oorspronklike wissel saam met ‘n brief van die Departement wat die rede vir die kansellasie aandui, aan Begrotingsbeheer stuur. Die wissel moet agterop gestempel word met Begrotingsbeheer se datumstempel en ook agterop deur ‘n A- en B-handtekening geteken word. Begrotingsbeheer stuur dan die wissel saam met ‘n brief waarin ons vra dat die wissel teruggekoop word na die bank. Die bedrag word teruggekoop teen die koers van die dag waarop die transaksie gedoen word (nié die koers waarteen dit uitgereik is nie). ‘n Bewys van die transaksie word aan Begrotingsbeheer gestuur en nadat die bedrag op die state gekontroleer is, word ‘n joernaal gedoen waar die KP-Rek. waaruit die wissel aangevra is, gekrediteer word.

Indien ‘n wissel wegraak in die pos of om een of ander rede gestop moet word, word die volgende prosedure gevolg:

o Die betrokke Departement is verantwoordelik vir enige koste verbonde aan die stop van ‘n wissel. Die koste word bepaal deur die oorsese bank deur wie ons die wissel aangevra het. Die koste word verhaal van die KP-Rek. waaruit die transaksie oorspronklik aangevra is.

19

o ENB se beleid is om nie ‘n wissel te stop voordat ‘n maand verstryk het vanaf die datum van uitreiking nie. Aanvraers van wissels moet hierdie aspek in ag neem alvorens ‘n versoek vir die stop en heruitreiking van ‘n wissel summier aan Begrotingsbeheer gerig word.

o Die Departement moet skriftelik (memo, brief) aan Begrotingsbeheer kennis gee dat die wissel gestop moet word en ‘n rede verskaf. Begrotingsbeheer vul dan ‘n “vrywaring vir die uitreiking van ‘n duplikaat” vorm vir die bank in waarop besonderhede van die wissel en rede vir stop aangedui word. Hierdie vorm word deur ‘n A en B handtekening en twee getuies onderteken en na die bank gestuur.

Eers wanneer bevestiging van die bank ontvang is dat die wissel gestop is, kan ‘n nuwe transaksie, hetsy ‘n nuwe wissel of ‘n bankoordrag, aangevra word. Dit neem soms lank, aangesien ENB moet wag vir bevestiging van die oorsese Bank (deur wie ons die wissel aangevra het) dat die tjek nie reeds gewissel is nie.


20

DIE INTERNET



Bestek: Die beleid verskaf die riglyne vir toegang tot die internet.

Beleid:'n Amptelike en volledige dokument en beleidstuk t.o.v. die riglyne vir toegang tot die Internet is beskikbaar by Informasietegnologie of op die www-tuisblad onder IT DIENSTE EN FASILITEITE.

TOEGANG TOT DIE INTERNET VIR PERSONEELLEDEDie Universiteit maak tans gebruik van UUNet Internet Africa (bv. Web- en FTP-dienste) as diensverskaffer vir Internetgebruik en dit is slegs toeganklik vir gebruikers wat vir hierdie Internetdiens registreer. Sien die webbladsy van IT vir volledige besonderhede.

TOEGANG TOT DIE INTERNET VIR STUDENTE Studente kan met hul studentekaart by die RGA’s vir Internettoegang registreer. Die

registrasiekoste van R100 per jaar word dan outomaties teen die student se rekening gedebiteer.

Die Internetgebruiksheffing word outomaties aan die einde van elke maand teen die student se rekening gedebiteer.

Toegang tot die Internet kan verkry word vanaf rekenaars uit koshuiskamers wat gekoppel is aan die Universiteitsnetwerk, aangewysde rekenaars in die RGA's en die aantal rekenaars wat in die JS Gericke-biblioteek gekoppel is.

Kontakafdeling:Informasietegnologie

21

FINANSIëLE BESTUUR VAN e-KAMPUSPROJEKTE



Bestek: Die beleid verskaf die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing op e-Kampuskostepunte.

Beleid:

REëLS VIR ALLE e-KAMPUSKOSTEPUNTE

Finansiële reëls, soos uiteengesit in die dokumente “Beginsels van Finansiële Bestuur” en die “Finansiële Kitsgids”, is van toepassing op alle e-Kampuskostepunte.

GEEN oorspandering word toegelaat nie. GEEN oorplasings tussen kostepunte word toegelaat nie. GEEN poste mag geskep word wat nie na afloop van die projek uit bedryfsfondse bekostig kan

word nie. Geen kontrakte mag aangegaan word voordat die projekbegroting finaal deur die Projekraad

goedgekeur is nie, en dan ook nie vir langer as wat die projekbegroting toegeken is nie.

REëLS SPESIFIEK TOT FAKULTEITSKOSTEPUNTE

Fakulteitskostepunte is ook aan die algemene reëls vir e-Kampuskostepunte onderhewig. Onthaalkoste mag nie uit fakulteitskostepunte verhaal word nie. Alle uitbetalings moet deur Dekaan of sy gemagtigde goedgekeur word.

ALLE ANDER e-KAMPUSKOSTEPUNTE

Onthaalkoste mag nie 5% van die projek se begroting oorskry nie. Spandering moet ooreenstem met die items wat in die begroting aangedui is. Die

projekbestuurder is verantwoordelik daarvoor om te verseker dat dit ooreenkom.

PROSEDURE INDIEN UITSONDERING VERSOEK WORD

LW! Geen uitsondering op Reël 1 (onder Reëls vir alle e-Kampuskostepunte) word toegelaat nie. Die projekbestuurder rig die versoek, met motivering, aan die betrokke Stuurkomitee (Verkry

vorm by Projektuskantoor) Indien die Stuurkomitee dit goedkeur, stuur die projekbestuurder die versoek, motivering en

aanbeveling van die Stuurkomitee deur aan die Projektuskantoor ([email protected]). Die Projektuskantoor lê die versoek voor aan die eienaar van die e-Kampusinisiatief (Professor

Liesbeth Botha). Die Projektuskantoor stuur die uitslag van die versoek deur aan die projekbestuurder. Indien die versoek goedgekeur is, stuur die Projektuskantoor die versoek per e-pos deur aan

Begrotingsbeheer. Besonderhede van die bedrag en kostepunte ter sprake sal in die e-pos aangedui word.

LW! Projekbestuurders of - eienaars mag nie direk met Begrotingsbeheer skakel nie.

Kontakafdeling: Projektuskantoor

22

BANKREKENINGE



Bestek: Die beleid verskaf die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing op bankrekeninge buite die US.

Beleid:

Die Universiteit Stellenbosch volg 'n beleid van gedeeltelike gedesentraliseerde finansiële bestuur. Met die implementering van die VSB model sal dit in 'n toenemende mate gedesentraliseer word. Die afwenteling van gesag rakende die uitvoering van beleid en prosedures, soos deur die Raad goedgekeur, gaan egter gepaard met bepaalde verantwoordelikhede. Die finansiële beleid van die Universiteit word saamgevat in die Finansiële Kitsgids, wat op die Universiteit se webwerf onder aanlyndienste vir personeel beskikbaar is.

Volgens die goedgekeurde beleid moet alle finansiële bedrywighede van departemente, afdelings, institute, buro's, sentra en ander universiteitsverwante aktiwiteite slegs via die Universiteit se finansiële stelsel hanteer word.

Aparte bankrekeninge mag dus nie deur bogenoemde entiteite geskep word vir hulle aktiwiteite nie, aangesien sodanige transaksies dan nie onderworpe sal wees aan die Universiteit se beleid en prosedures asook die interne en eksterne oudit van die Universiteit nie. Indien sulke gevalle wel voorkom, sal dit deur die Universiteit se forensiese ouditeure ondersoek word en sal die werknemers onderhewig wees aan moontlike dissiplinêre optrede deur die Universiteit.


23

GESKENKE



Bestek: Die beleid verskaf die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing met die gee en ontvang van geskenke.

Beleid:

DIE AANKOOP VAN GESKENKE

Geen geskenke mag uit begrotingsfondse aangekoop word nie.

Geskenke uit nie-begrotingsfondse is beperk tot 'n waarde van R250.00 per geleentheid en is belasbaar in die hande van die ontvanger. Hierdie geskenke moet goedgekeur word deur die Direkteur Finansies.

REGLEMENT INSAKE PERSOONLIKE BEVOORDELING EN DIE AANVAARDING VAN GESKENKE

Die waardes soos verwoord in die Strategiese Raamwerk van die Universiteit, noodsaak die Universiteit om te verseker dat die integriteit van die Universiteit Stellenbosch en van die personeel wat hom verteenwoordig, tydens enige transaksie te alle tye bo verdenking of beskuldiging is. Persooneellede van die Universiteit skakel ook oor 'n breë spektrum met verskaffers, verteenwoordigers van maatskappye en kontrakteurs, wat in terme van aanvaarde gebruike geskenke as blyke van waardering vir dienste gelewer beskikbaar wil stel. Hierdie reglement orden sodanige gebeure ter beskerming van beide partye.

Geen personeellid van die Universiteit of lid van 'n personeellid se gesin of 'n raadslid met betrekking tot sy besigheid met die Universiteit, mag enige kommissie/geld of ander monetêre voordeel van enige persoon, maatskappy of ander organisasie ontvang nie, behalwe in die geval van vergoeding vir dienste gelewer, in kontant of in natura, en waarvoor die betrokke personeellid in terme van die Reglement vir buitewerk goedkeuring het.

Enige geskenke of voordele, in welke vorm ookal, insluitend pryse ontvang tydens trekkings, bo die bedrag van R500, moet verklaar word in 'n register wat vir die doel by die kantoor van die Uitvoerende Direkteur: Finansies beskikbaar is en vir die personeel van die Universiteit ter insae beskikbaar is. Die onus om dit te verklaar, berus by die betrokke personeellid.

Deel van die taakopdrag van personeel van die Universiteit is om 'n netwerk met sakevriende op te bou maar as dit gaan oor onthale vir meer as R500 of voordele soos byvoorbeeld reis- en verblyfvoordele of losie-besoeke, moet dit in die register aangeteken word.

Daar word vertrou op die oordeel van die personeellede om nie uitnodigings te aanvaar wat hulle gesonde oordeel beïnvloed nie.

'n Personeellid mag onder geen omstandighede die status van die Universiteit gebruik om verskaffers, verteenwoordigers van maatskappye, kontrakteurs of wie ookal, tot sy/haar persoonlike voordeel aan te wend nie.


24

INTERNE LENINGS



Bestek: Die beleid verskaf die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing op aansoek en goedkeuring van interne lenings.

Beleid:

Interne lenings aan omgewings vir die tydelike finansiering van bedryfs- en kapitaaluitgawes word op meriete oorweeg waar die betrokke omgewing nie oor voldoende fondse beskik om dit self binne die betrokke finansiële jaar te bekostig nie. Vir oorweging moet die betrokke omgewing aandui hoe die leningsverpligting uit toekomstige inkomste befonds gaan word.

‘n Interne lening sal slegs beskikbaar gestel word nadat ‘n volledige skuldooreenkoms opgestel en onderteken is deur die betrokke Verantwoordelikheid Sentrumhoof. ‘n Konsepooreenkoms is beskikbaar by die Hoof: Fondse- en Batebestuur. Die ooreenkoms sal die detail bevat van o.a. die delgingstermyn en bron van finansiering (kostepunt).

Alle interne lenings tot R500 000 mag goedgekeur word deur die Uitvoerende Direkteur: Finansies, of as hy nie beskikbaar is nie, die Senior Direkteur: Finansies. Die Rektor se Bestuursvergadering(Finansies) of Finansieskomitee se goedkeuring moet verkry word vir interne lenings van R501 000 tot R5 000 000. Lenings groter as R5 000 000 moet aan die Uitvoerende Komitee(Raad) voorgelê word.

Totale interne lenings toegestaan mag op geen stadium 10% van die totale beleggingspoel van die Universiteit (uitgesluit Stellenbosch Trust) oorskry nie.

Rente op ‘n interne lening sal altyd gehef word teen die koers wat die Universiteit verdien op sy fondse in die korttermyn geldmark.

Die finansiële administrasie en kontrole van interne lenings word hanteer deur die afdeling Fondse- en Batebestuur wat rente- en delgingsinskrywings bereken en maandeliks joernaliseer.


25

INVENTARISSE



Bestek: Die beleid verskaf die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing op die byhou van die inventarisregister van die US.

Beleid:

Jaarliks gedurende Mei of Oktober (koshuise en studentewonings) word die verantwoordelike amptenare van alle lokale aan die Universiteit per omsendbrief waarin volledige instruksies vervat is, versoek om die inhoud van die lokale te kontroleer en die inventarisse rekenaarmatig te sertifiseer met behulp van program EBR001P. Hierdie handeling is noodsaaklik ten einde verantwoording te doen van alle bate-items en om te verseker dat alle bates teen ‘n realistiese waarde verseker is. Alle bates wat ook tuis gebruik word of om een of ander rede in transito is, is dit noodsaaklik dat 'n Tuisgebruikvorm vir die bates voltooi en aan Fondse en Batebestuur gestuur word vir rekordhouding. Indien dit ontbreek sal hierdie items ten tye van diefstal nie verseker wees nie.

Wanneer ‘n personeellid die Universiteit se diens verlaat of na ‘n ander departement/afdeling oorgeplaas word, moet die hoof van die departement/afdeling seker maak dat die inventarisrekord met die bates in die lokaal(e) ooreenstem.

Die Universiteit se interne sowel as eksterne ouditeure sal gedurende die jaar steekproewe by departemente/afdelings doen ten einde vas te stel of die Universiteitsvoorskrifte korrek nagekom word.

Kontakafdeling:Batebestuur

26

ONAFHANKLIKE KONTRAKTEURS & WERKLOOSHEIDSVERSEKERINGWETGEWING



Bestek: Die beleid bevat die reëls en regulasies van die Ontvanger van Inkomste tov onafhanklike kontrakteurs en die wetgewing tov werkloosheidsversekering.

Beleid:

ONAFHANKLIKE KONTRAKTEURS

Die Ontvanger is besig om die gebruik van korporatiewe entiteite (soos bv. Beslote Korporasies en Maatskappye) vir die verlaging of selfs vermyding van werknemersbelasting sterk te ontmoedig. Die neiging onder werknemers van instansies het ontstaan om ‘n korporatiewe entiteit te skep en hulself as onafhanklike kontrakteurs te beskou. Die korporatiewe entiteite faktureer die werkgewer en daar word dan geen werknemersbelasting verhaal nie. Die Ontvanger verplig die werkgewer nou om normale werknemersbelasting te verhaal van hierdie korporatiewe entiteite vanaf 1 Augustus 2000 teen ‘n koers van 35%. So ‘n korporatiewe entiteit sal in die toekoms as ‘n indiensnemingsmaatskappy bekend staan.

Die omskrywing vir ‘n indiensnemingsmaatskappy sluit in:

enige korporatiewe entiteit waar 'n persoon wat 'n diens namens die korporatiewe entiteit aan 'n kliënt lewer, as 'n werknemer van die kliënt hanteer sou word as die diens nie deur die indiensnemingsmaatskappy gelewer is nie; of

enige korporatiewe entiteit waar 'n persoon wat 'n diens namens die korporatiewe enititeit aan 'n kliënt lewer, onderhewig is aan die beheer of toesig van die kliënt met betrekking tot die wyse waarop die pligte verrig moet word en die werksure wat gewerk moet word; of

enige korporatiewe entiteit waar meer as 80% van sy inkomste wat in die jaar van aanslag verdien is vir dienste gelewer, bestaan uit inkomste wat van een kliënt ontvang is; of

enige korporatiewe entiteit waar die bedrae betaal of betaalbaar vir dienste gelewer aan 'n kliënt, geskied op 'n gereelde basis, dit wil sê daagliks, weekliks, maandeliks of met ander gereelde tussenposes.

Die omskrywing sluit egter die korporatiewe entiteit uit wat drie of meer voltydse werknemers (uitgesonderd aandeelhouers/lede) vir die jaar van aanslag in diens gehad het en waar nie een van hulle ‘n geassosieerde persoon is nie.

Die toelaatbare aftrekkings van ‘n indiensnemingsmaatskappy vir belasting doeleindes sal beperk word tot die bedrag van besoldiging wat aan aandeelhouers, lede of ander werknemers van die korporatiewe entiteit betaal is vir dienste gelewer. Die indiensnemingsmaatskappy sal dus nie sy normale uitgawes soos telefoon, huur ens mag aftrek nie. Met die addisionele 5% (Beslote Korporasies en Privaat maatskappye word tans teen 30% belas) en die feit dat daar geen aftrekkings, behalwe besoldiging, toegestaan word nie verloor dié entiteite hulle belastingvoordeel.

Daar sal egter nog steeds opregte onafhanklike kontrakteurs bestaan. Die Ontvanger het egter nou meer definitiewe riglyne daargestel om te help oordeel of die entiteit wel ‘n onafhanklike kontrakteur is.

Die belangrikste maatstaf is die persentasie inkomste wat die korporatiewe entiteite ontvang van, byvoorbeeld die Universiteit van Stellenbosch. Indien die persentasie inkomste wat die korporatiewe entiteite van die Universiteit van Stellenbosch ontvang meer is as 80% van sy totale inkomste, sal hy nie as ‘n onafhanklike kontrakteur beskou kan word nie. Die Universiteit van Stellenbosch se normale tjekrekwisisie sal in die toekoms aangepas word. Die departementshoof (of persoon wat die tjek aanvra) sal nou moet seker maak of die persoon vir wie daar ‘n tjek aangevra word, wel ‘n onafhanklike kontrakteur is.

Indien so ‘n indiensnemingsmaatskappy betaal moet word sal dit via die Menslike Hulpbronne stelsel betaal moet word. So ‘n indiensnemingsmaatskappy sal aan die einde van die maand sy vergoeding direk in die bank ontvang. Daar moet gelet word daarop dat die indiensnemingsmaatskappy se betalingsversoeke vroegtydig ingedien moet word by Menslike Hulpbronne vir prosessering aan die einde

27

van die maand. Dit sal onderhewig wees aan dieselfde afsnydatums as die res van die vergoedingsrekwisisies.

Vir individue wat reeds maandeliks ‘n salaris van die Universiteit van Stellenbosch ontvang en vir addisionele werk fakture indien, sal dié inkomste voortaan by hul maandelikse salaris bygetel word. Dit sal egter op ‘n aparte byvoordeelkode gelaai word en belas word asof dit ‘n jaarlikse betaling is.

WERKLOOSHEIDSVERSEKERINGWETGEWING

Vanaf 1 April 2002 geld die volgende wetgewing aangaande werkloosheidsversekering (Hierna WVF)

Wie betaal WVF?

Alle persone (studente en pensioenarisse ingesluit) wat meer as 24 uur per maand werk.

Wie is uitgesluit vir die betaling van WVF? Werknemers wat minder as 24 uur per maand vir ‘n spesifieke werkgewer werk.

Persone van buite die Republiek wat kontrakte kom doen in Suid-Afrika bv. buitelanders.

Alle persone wat volgens die LBS-wetgewing ‘n Onafhanklike kontrakteur is, dws die persoon of firma word deur Begrotingsbeheer betaal.

Waarop word WVF bereken?

Alle vergoeding, ingesluit die volgende:

Salarisse sluit in alle Diverse Betalings waar mense meer as 24 uur per maand werk

Vervoertoelaag is slegs 50% WVF-draend

Verlofuitbetalings

Oortyd.

Alle toelaes bv. onthaal, ongerief, voorsitter, mede-dekaan, nie-pensioendraend, selfoon, dws alle ekstra toelaes wat mense ontvang

Lone, afhangende hoe gereeld lone aan spesifieke persone uitbetaal word, bv. Weekliks, dws hoe herhalend van aard die lone is.

Bonusse.

Watter vergoeding word uitgesluit? Kommissie ontvang.

50% van ‘n Vervoertoelaag.

Hoe word WVF bereken? 1% van die totale vergoeding, soos in punt 3 (uitgesluit punt 4) uiteengesit.

WVF word bereken tot ‘n maksimum vergoeding van R106 032 per jaar, dws R88.36 per maand.

‘n Verdere 1% word deur die werkgewer bygedra.

Watter inligting is nodig by die vaslegging van data vir WVF doeleindes? Korrekte IDENTITEITSNOMMERS , anders kan die persoon nie eis van die WVF

nie, indien sy ID-nommer nie ooreenstem met die maandelikse inligting wat elektronies aan WVF gestuur word nie.

Die aantal uur wat die persoon in die betrokke maand gewerk het, is van kardinale belang of die persoon WVF moet betaal.

Kontakafdeling:Vergoeding

28

GROOTBOEKJOERNALE



Bestek: Die beleid bepaal wanneer ‘n joernaaltransaksie toelatend is en die vereistes waaraan voldoen moet word wanneer ‘n joernaalrekwisisie voltooi word.

Beleid:

Die doel van grootboekjoernale is uiteenlopend van aard. Die joernale word onder andere gedoen om die volgende redes:

Oorplasing van fondse tussen kostepunte

Jaareindprosedures, bv. Voorsiening van waardevermindering

Her-allokering van uitgawes

Regstelling van foutiewe te boekstellings

Verdeling van uitgawes (waar meer as een kostepunt deel in 'n betrokke uitgawe)

Geen joernaaltransaksie sal uitgevoer word alvorens die versoek vir sodanige transaksie nie behoorlik gemagtig is deur die betrokke verantwoordelike persoon nie. Versoeke vir joernaaltransaksies moet in alle gevalle duidelik gemotiveer word. In alle gevalle waar versoek word dat uitgawes geher-allokeer moet word, hetsy tussen verskillende kostepunte, projekte en/of rekeninge, moet die detail van die oorsprong van die aanvanklike transaksies by die joernaalversoek aangeheg word.

Sorg moet gedra word tydens die voltooiing van uitgawe rekwisisies dat die korrekte rekeninge aangedui word om onnodige regstellings later te vermy. In gevalle waar meer as een kostepunt deel in 'n bepaalde uitgawe moet daar gepoog word om reeds met die te boekstelling van die oorspronklike uitgawe, die korrekte kostepunte en rekeninge aan te dui.

Versoek vir fondsoordragte sal nadat die betrokke Begrotingsbeheerbeampte dit nagegaan het vir korrektheid, na die Afdeling: Rekenmeesters verwys word vir afhandeling.

Oordrag van fondse van en na navorsingsfondse is onderhewig aan die voorwaardes soos deur die betrokke navorsingsborg uiteengesit.


29

KASSIERE



Bestek: Die beleid bepaal die hantering van deposito’s by die kassiere en stipuleer die funksies van die kassiere.

Beleid:

KONTROLERING EN HANTERING VAN DAAGLIKSE KASSIERDEPOSITO’S

VP1 = Die Verantwoordelike Persoon wie die geld tel en die kassierstotale kontroleer

VP2 = Die Verantwoordelike Persoon (Studentegelde) wie die tweede sleutel van die kluis in besit het

VP1 kontroleer die korrektheid van kontant, tjeks en bankinbetalingsbewyse, maw FKT-kontrole moet ooreenstem met fisiese kontant, tjeks, kredietkaarttotaal soos gedruk (“banking” bewys) en bankinbetalingsbewyse. Kassiertotaalopsommings word geteken deur kassier en VP1(Alle afskifte in depositoboek). Die betrokke persoon neem dan verantwoordelikheid vir die deposito’s.

VP1 kontroleer daagliks die korrektheid van kassiere se voorskot en teken daarvoor op voorgestelde vorm vir voorskot, surplusse en tekorte.

Surplusse en Tekorte:

Word aangeteken op voorgestelde vorm vir voorskot, surplusse en tekorte. Hierdie vorm moet daagliks voltooi en geteken word deur die kassiere en VP1. Hierdie voltooide vorm sal gereeld deur die Hoof: Fondsebestuur gekontroleer word. Op maandeinde word die vorm na Afdeling Fondsebestuur gestuur vir liassering.

Surplusse – Maak kwitansie uit op B001 8608 met nodige verwysings.

Kontant, tjeks en posorders word op dieselfde dag van ontvangs in die teenwoordigheid van die kassier, saam met die bankdepositostrokie en gedrukte tjeklys, verseël in sakke wat deur die bank voorsien word en in US kluis (sleutels in besit van VP1 en VP2) geplaas.

Bankinbetalingsbewyse, kredietkaartbewyse en voorskot (kontant) word afsonderlik in US kluis geplaas.

VP1 en VP2 sluit dan die volgende dag die kluis oop en oorhandig die verseëlde depositosakke aan ‘n amptenaar van Standard Bank.

FUNKSIES VAN DIE KASSIERE

Korrektheid van tjeks

Kontroleer korrektheid van datum op tjek Kontroleer dat tjek geteken is Kontroleer dat begunstigde korrek is – let op na kruising op tjeks Kontroleer dat woorde en syfers ooreenstem

Kredietkaartbetalings

Doen daagliks ‘n “banking” Afskrifte van kredietkaartstrokies aan Fondsebestuur en oorspronklike vir liassering by kassier Bring kwitansienommer aan op bewysstrokie as verwysing

Kontakafdeling:Studentegelde

30

KLEINKASFONDSE



Bestek: Die beleid bevat die algemene, rekonsiliasie en oorhandigingsprosedures soos van toepassing op alle kleinkasfondse.

Beleid:

ALGEMENE PROSEDURES

Aansoeke vir kleinkasfondse moet skriftelik gerig word aan die Hoof: Begrotingsbeheer. Die maksimum kleinkasaanvraag word beperk tot R1000. 'n Formele kleinkasaansoekvorm moet voltooi word waarin die betrokke departementele voorsitter / afdelingshoof onderneem dat fondse in ooreenstemming met die beleid en prosedure aangewend sal word.

Oorhoofse kontrole en tekenmagtiging berus by die departementele voorsitter/afdelingshoof. Hy en die verantwoordelike persoon moet albei teken op die kleinkasaanvullingsvorm.

Weens belastingimplikasies mag geen uitbetalings t.o.v. vergoeding aan 'n persoon gemaak word nie. In so geval moet Menslike Hulpbronne gekontak word.

REKONSILIASIE PROSEDURESKontant op hande moet periodiek deur die departementele voorsitter / afdelingshoof bevestig word om te verseker dat kleinkasfondse op hande wel korrek is (Voorskot - aankoopbewyse = kontant op hande). Die kleinkasaanvullingsvorm moet deur die departementele voorsitter / afdelingshoof onderteken word as bewys dat die fisiese kontant op hande nagegaan is en dat dit ooreenstem met die bedrag volgens die rekonsiliasie. Dit is belangrik dat die rekonsiliasie blokkie op die kleinkasaanvullingsvorm voltooi moet word vir kontrole doeleindes.

Die kleinkasaanvullingsvorm is beskikbaar by Afdeling Begrotingsbeheer, waarop die uitgawes gelys word en die oorspronklike bewyse word hierby aangeheg.

’n Tjekrekwisievorm moet saam met die kleinkasaanvullingsvorm en die oorspronklike bewyse aan die betrokke Fakulteitsbeampte gestuur word Indien die kleinkasaanvullingsvorm nie behoorlik voltooi en voldoende gemagtig is nie, sal die kleinkasaanvulling nie verwerk word nie en aan die betrokke departement / afdeling teruggestuur word.

Oorspronklike, amptelike fakture of kwitansies wat aan beleidsvoorskrifte voldoen, moet as bewyse by kleinkasuitbetalings dien.

Die kleinkas moet gereeld bygehou en gebalanseer word aangesien dit te eniger tyd deur die interne/eksterne ouditeure en/of Afdeling Finansies geoudit mag word.

Die maksimum uitbetaling per transaksie uit die kleinkas is R250,00.

Kleinkasfondse moet apart van enige persoonlike rekeninge geadministreer word. Die doel van die kleinkas is juis om kontant geredelik beskikbaar te hê vir die aangaan van kleiner diverse transaksies.

Geen persoonlike voorskotte word uit die kleinkas toegestaan nie.

Persoonlike fondse mag onder geen omstandighede vir kleinkasaankope gebruik word nie. Indien die waarde van transaksies nie toelaat dat aankope uit die kleinkas gedoen kan word nie behoort 'n aankoop rekwisisie vir die betrokke beplande uitgawe ingesleutel te word.

Geen inkomste, van watter aard ookal, mag as aanvulling tot die kleinkas dien nie.

Die verantwoordelike persoon mag nie uit sy eie sak die kleinkas aanvul nie. Die bedrag gevra mag nooit meer wees as die bedrag van die oorspronklike kleinkasvoorskot nie.

Geen persoonlike uitgawes mag uit die kleinkasfondse betaal word nie.

31

OORHANDIGINGSPROSEDURES

’n Onderneming word eenmalig deur die kleinkashouer onderteken waarin verklaar word dat die kleinkasvoorskrifte bestudeer en aanvaar is.

Die kleinkasaanvulling sal geskied per ongekruisde tjek.

Die betrokke kleinkastjek sal slegs aan die begunstigde, soos aanvanklik op die tjekrekwisisie aangedui, na behoorlike identifikasie, by afdeling Begrotingsbeheer, oorhandig word.

Kontant moet in 'n geldtrommel gebêre word wat in 'n brandkas of versterkte liasseerkabinet toegesluit moet wees. Aangesien die Universiteit nie verseker is teen geld wat wegraak nie, moet die kontant tot 'n minimum beperk word.

Slegs die verantwoordelike persoon in beheer van die kleinkasuitbetaling mag die sleutel van die geldtrommel hou. ’n Duplikaatsleutel moet in ’n verseëlde koevert by Me H Pieterse, Afdeling Fondse en Batebestuur bewaar word. Op Tygerberg kampus is die verantwoordelike persoon Me M Lemmer en op Bellvillepark is dit mnr NJ Basson, die Waarmemende Adjunk Registrateur.


32

KONTANTONTVANGSTES



Bestek: Die beleid bevat die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing op alle kontantontvangstes.

Beleid:

Die departementele voorsitter/afdelingshoof is verantwoordelik vir die hantering van kontant. Die kontant en kwitansieboek moet in 'n brandkluis/brandkas toegesluit word en die sleutel moet deur die verantwoordelike beampte op sy persoon gedra word.

'n Amptelike kwitansie, altyd in nommervolgorde, moet vir alle kontantontvangstes uitgereik word. Kwitansieboeke is by Afdeling Studentegelde beskikbaar.

Alle kontant en tjeks moet weekliks of daagliks, indien dit groot bedrae is, by die kassiere inbetaal word, vergesel met ’n voltooide inbetalingsstrokie (beskikbaar by die kassiere) en kwitansieboek. 'n Amptelike Universiteitskwitansie word dan uitgereik.

"Gekanselleer" moet oor die oorspronklike kwitansie geskryf word indien dit gekanselleer word en moet soos alle afskrifte, in die kwitansieboek gehou word.

Slegs een persoon het toegang tot die geld, brandkluis-/brandkassleutel en kwitansieboek.

Indien die brandkluis-/brandkassleutel aan 'n ander persoon oorhandig word, moet dit in 'n register aangeteken word. 'n Duplikaat sleutel moet by Afdeling Fondsebestuur in ‘n verseëlde koevert bewaar word.

Vol kwitansieboeke moet na Afdeling Studentegelde teruggestuur word vir veilige bewaring, voordat 'n nuwe kwitansieboek uitgereik mag word.

Kontanttellings kan te eniger tyd deur die eksterne ouditeure en/of Afdeling Finansies gedoen word.

Geen duplikate mag van brandkassleutels gemaak word nie en mag nie vir ongemagtigde persone toeganklik wees nie.

Kontant mag nie rond lê of in laaie gebêre word nie, aangesien die Universiteit nie verseker is teen geld wat wegraak nie.

Geen uitbetalings mag direk uit die kontantontvangstes gemaak word nie.


33

KREDIETKAARTFASILITEIT VIR BETALINGS AAN US



Bestek: Die beleid bevat die inligting wat benodig word om kredietkaarttransaksies te verwerk.

Beleid:

Die US beskik oor ‘n kredietkaartfasiliteit vir die ontvangs van betalings aan die US. Hierdie fasiliteit is hoofsaaklik om die ontvangs van kongresgelde te vergemaklik. Die kommissie verbonde aan kredietkaartinbetalings aan Standard Bank (tans 2,5%), sal vir die rekening van die betrokke departement/ instituut/ afdeling wees.

Die besonderhede wat benodig word vir so ‘n transaksie is:

Kredietkaartrekeningnommer

Kaarttipe

Vervaldatum

Die drie laaste syfers agterop die kredietkaart (langs handtekening)

Indien daar van die fasiliteit gebruik gemaak wil word of enige navrae het, kan Afdeling Fondsebestuur vir verdere besonderhede gekontak word.


34

WYSIGINGSWET OP WISSELS RAKENDE DIE KRUISING VAN TJEKS



Bestek: Die beleid bevat inligting soos verkry uit die Die Wysigingswet op Wissels, wat op 1 Maart 2001 inwerking getree het, en die gevolge van die wysigings op die Universiteit.

Beleid:

Die parlement het wetgewing oor die hantering van tjeks verander. Die nuwe wet, Die Wysigingswet op Wissels, het op 1 Maart 2001 in werking getree. Finansiële instellings, soos banke, wat moet voldoen aan die vereistes van hierdie Wysigingswet, het egter 'n grasietydperk vir implementering gekry.

Die Universiteit se tjeks word as "nie oordraagbaar / nie verhandelbaar nie" gekruis om maksimum beskerming te verleen in die geval van diefstal asook indien tjeks verlore raak. Ingevolge die nuwe wysigingswet is dit nou onwettig om die "nie-oordraagbaar " kruising op 'n tjek te skrap of te kanselleer. 'n "Nie-oordraagbare" tjek mag slegs inbetaal word in 'n bankrekening in die naam van die persoon aan wie die tjek uitgemaak is. 'n "Nie-oordraagbare" tjek kan nie meer, soos tans die gebruik is, aangewend word om iemand te betaal wat nie 'n bankrekening het nie. Die Universiteit se voorafgedrukte tjeks kan dus nooit gebruik word vir 'n kontanttjek of om iemand te betaal wat nie 'n tjekrekening het nie.

Met inagneming van die grasietydperk vir banke, mag die Universiteit vanaf 1 Mei 2001 nie meer die kruising op tjeks kanselleer nie. Uitbetalings aan studente t.o.v. byvoorbeeld beurse asook krediete op studentelenings sal dus in die betrokke begunstigde se bankrekening inbetaal moet word. Studente sal moet verseker dat hul wel oor 'n geldige bankrekening beskik. In die geval van tjek-, spaar- en transmissierekenings kan die betalings, indien Afdeling Begrotingsbeheer van die betrokke bankbesonderhede voorsien is, direk in die betrokke bankrekening oorbetaal word.

Die nuwe wetgewing het egter die Universiteit genoodsaak om ook die hantering van kleinkasaanvullings en die uitbetaling van lone te wysig. Die huidige tjekrekwisisievorm is gewysig om voorsiening te maak vir die uitbetaling van kontant.

Magtiging vir kontantopvraging sal na goedkeuring by die kantoor van die Hoof:Begrotingsbeheer beskikbaar gestel word aan die begunstigde soos aangedui op die tjekrekwisisie. Hierdie kontantopvragingsdokument kan dan soos aangedui by een van die volgende kassiere aangebied word vir die uitbetaling van die goedgekeurde kontantbedrag.:

Die US Kassiere by die Hoofkampus

Die US Kassiere by die Tygerbergkampus

Die US Kassiere by die Belvilleparkkampus

Die Standardbankkassier op die Hoofkampus

Standardbank (Tygermanor Tak)

Standardbank (Stellenbosch tak)

Die betrokke US kassier of Standard Bankkassier sal slegs die betrokke kontantbedrag aan die begunstigde, soos aanvanklik op die tjekrekwisisie aangedui, na behoorlike identifikasie, uitbetaal. Identifikasie sal slegs per geldige RSA Identiteitsdokument of Paspoort kan geskied.


35

NOTA- EN LIDMAATSKAPGELDE



Bestek: Die beleid reël die heffing van nota- en lidmaatskapsgelde op studente se rekenings.

Beleid:

Departemente moet jaarliks vir Notagelde begroot op die voorgeskrewe lyste soos voorsien deur Afd. Studentegelde. Hierdie begrotings moet voor 30 November van die voorafgaande jaar na die Afd. Studentegelde deurgestuur word.

Hierdie fondse word via die Afd. Studentegelde (nadat dit teen die studenterekeninge gehef is) oorgeplaas na die Departemente se onderskeie N-kostepunte (bv. kostepunt xxxxN) vir gebruik. Hierdie joernaal vind gewoonlik plaas teen die einde van Maart na afloop van die studente registrasie.

LW: Dit is uiters belangrik om nie te oor- of onderbegroot wat hierdie N-kostepunte betref nie, aangesien hierdie kostepunte nie veronderstel is om op jaareinde 'n krediet- of debietsaldo te toon nie. Gevolglik moet die tarief per kopie deeglik in ag geneem word by die opstel van so ‘n notagelde-begroting.

Aangesien dit 'n intydse heffing is, is dit belangrik om daarop te let dat geen laat begrotingsaansoeke aanvaar sal word nie.

Ander gelde, direk gehef op die studenterekening soos bv. lidmaatskapgelde, laboratoriumkostes, en reisgelde, word een maal per maand gejoernaliseer na die betrokke kostepunte (KP + REK 5599) toe.

Hierdie joernaal geskied slegs op die eerste werksdag van die nuwe maand. Dit impliseer dat hoewel heffings reeds teen bv. die 5de van 'n maand op 'n studenterekening toon, die oorbetalings slegs op die eerste werksdag van die volgende maand na die onderskeie kostepunte toe plaasvind.


36

ONTHALE



Bestek: Die beleid reël die bekostiging van onthale uit Begrotings- en Nie-Begrotingsfondse, die bewyslewering en goedkeuringsvereistes vir die terugeis van onthaalkostes.

Beleid:

Enige uitbetalings van onthaalkoste is onderhewig aan ondergenoemde voorwaardes. Daar word onderskei tussen die voorwaardes vir begrotingsfondse en nie-begrotingsfondse:

BEGROTINGSFONDSE

Onthaal van personeel deur Bestuurslui

Daar word jaarliks 'n bedrag aan die lede van die Rektor se Bestuur, Senior Direkteure en Dekane beskikbaar gestel om hulle departementshoofde en hulle gades te onthaal. 'n Maksimum perk (R100 per persoon vir 2004) sal aan die tipe onthaal gekoppel word en die bedrag sal jaarliks deur die Uitvoerende Direkteur: Finansies aangepas word.

Die onthaal of funksie kan na eie goeddunke binne of buite die Universiteit of tuis plaasvind.

Die koste van die onthale en funksies sal aan die betrokke personeellid terugbetaal word by voorlegging van die nodige stawende bewyse van die koste. Die koste word uit elke personeellid se eie begroting bekostig.

Die uitgawes aangegaan moet deur die betrokke VS-hoof goedgekeur word vir uitbetaling. Dié van die VS-hoofde moet deur die Rektor goedgekeur word. Hy kan hierdie funksie aan die Uitvoerende Direkteur: Finansies delegeer. Die Rektor se uitgawes word deur die Uitvoerende Direkteur: Finansies goedgekeur.

(Dit is die verantwoordelikheid van elkeen van bogenoemde persone om seker te maak dat die uitgawes wat geeis word in belang van die Universiteit is en dus eisbaar en realisties is.)

Amptelike besoekers

Amptelike besoekers aan die US mag onthaal word uit begrotingsfondse. Die werk van die besoeker moet verbandhoudend tot die US wees.

Verjaarsdae

Geen onthale vir verjaarsdae of herdenkings mag bekostig word uit begrotingsfondse nie.

Jaareindfunksie

Geen jaareindfunksie mag bekostig word uit begrotingsfondse nie.

Prysuitdeling

Onthaalkoste aangegaan tydens 'n prysuitdeling vir studente, word toegelaat uit begrotingsfondse.

Aftrede van personeel

Onthaalkoste aangegaan vir die aftrede van 'n personeellid, word toegelaat uit begrotingsfondse.

NIE-BEGROTINGSFONDSE (Sogenaamde "eie fondse")

Onthaal van personeel

Onthaal van personeel, gedurende besigheidsure of verlengde werksure of by 'n spesiale geleentheid mag bekostig word uit nie-begrotingsfondse maar is steeds onderhewig aan die voorwaardes van die

37

betrokke fonds bv. onthale uit navorsingsfondse kan slegs betaal word indien daar 'n begroting vir onthale ingesluit en toegelaat is in die kontrak of projek.

Amptelike besoekers

Amptelike besoekers aan die US mag onthaal word uit nie-begrotingsfondse.

Verjaarsdae

Geen onthale vir verjaarsdae of herdenkings mag bekostig word uit nie-begrotingsfondse nie.

Jaareindfunksie

Soos onthaal van personeel.

Prysuitdeling

Onthaalkoste aangegaan tydens 'n prysuitdeling vir studente, mag bekostig word uit nie-begrotingsfondse.

Aftrede van personeel

Soos onthaal van personeel.

BEWYSLEWERING

Ten opsigte van onthaalkoste moet alle eise vergesel wees van:

'n Faktuur van die restaurant of 'n rekening (en betaalstrokies) van kostes indien die onthaal by die huis was. Die aanheg van bloot 'n kredietkaartstrokie is nie voldoende bewyslewering nie.

Die rede vir die onthaal.

Wie die onthaal bygewoon het.

Afskrif van die voorwaardes van die spesifieke fonds (bv. NRF of kontrak).

GOEDKEURING

Alle eise ten opsigte van onthaalkoste moet soos volg goedgekeur word:

Alle eise moet deur die betrokke Departementele Voorsitter of Afdelingshoof (nie-akademies) goedgekeur word.

Eise van voorsitters self, moet deur die betrokke dekaan goedgekeur word en die afdelingshoofde (nie-akademies), moet deur die betrokke VS-hoof goedgekeur word. Eise van dekane en VS-hoofde moet deur die Uitvoerende Direkteur: Finansies goedgekeur word.


38

OUDITFOOIE



Bestek: Die beleid reël die bekostiging van ouditfooie binne die US.

Beleid:

INTERNE OUDITFOOIE

Interne ouditfooie word, in ooreenstemming met die interne ouditplan soos goedgekeur deur die Ouditkomitee van die Raad, sentraal bekostig as deel van die institusionele oorhoofse uitgawes.

EKSTERNE OUDITFOOIE

Algemene oudit van die US

Eksterne ouditfooie word, in ooreenstemming met die interne ouditplan soos goedgekeur deur die Ouditkomitee van die Raad, sentraal bekostig as deel van die institusionele oorhoofse uitgawes.

Buitefondse: Statutêre Toekennings (Byvoorbeeld NRF, Thrip & WNK)

Eksterne ouditfooie word, in ooreenstemming met die interne ouditplan soos goedgekeur deur die Ouditkomitee van die Raad, sentraal bekostig as deel van die institusionele oorhoofse uitgawes.

Buitefondse: Nie – Statutêre Toekennings

Eksterne ouditfooie word deur die betrokke buitefonds self bekostig.

LW! Geen ouditeur word toegelaat om ‘n oudit by die Universiteit Stellenbosch te doen sonder dat vooraf toestemming by die Direkteur: Finansies verkry is nie.


39

PRIVAAT TELEFOONOPROEPE EN INTERNETGEBRUIK



Bestek: Die beleid reël die bekostiging van privaat telefoonoproepe en internetgebruik.

Beleid:

ALGEMEEN

Die Universiteit aanvaar die realiteit dat dit soms noodsaaklik is om in gewone loop van ‘n besigheids/werksdag enkele privaat oproepe te maak en om selfs die internet vir privaat doeleindes te gebruik. Die US misken nie hierdie realiteit en praktyk nie maar kan ongelukkig nie die kostes hiervan subsidieer nie en moet die kostes verhaal van die personeellid. Die volgende prosedures geld vir die verhaling van hierdie kostes.

PRIVAAT TELEFOONOPROEPE

Begrotingsfondse

Die departement se kostepunt (rekeningnommer 1135) word maandeliks deur die Afdeling Fondsebestuur met die amptelike en privaat oproepkoste gedebiteer.

Privaatoproepe moet deur die Skakelbord op uitbreiding 9 aangevra word.

Privaatoproepkostes moet deur die Departementshoof / Afdelingshoof vanaf die betrokke personeellede verhaal en inbetaal word op die Balanskostepunt by die Kassiere (bv. Kostepunt xxxB Rekeningnommer 5597)

Nie-Begrotingsfondse

Die navorser se kostepunt (rekeningnommer 1135) word maandeliks deur die Afdeling Fondsebestuur met die amptelike en privaat oproepkoste gedebiteer.

Privaatoproepe moet deur die Skakelbord op uitbreiding 9 aangevra word.

Privaatoproepkostes moet deur die navorser verhaal en inbetaal word op die betrokke kostepunt by die Kassiere (bv. Kostepunt xxxx Rekeningnommer 5597)

PRIVAAT INTERNETGEBRUIK

Begrotingsfondse

Die departement se kostepunt (rekeningnommer 2076) word maandeliks deur die Afdeling Fondsebestuur met die amptelike en privaat internetgebruik gedebiteer.

Privaat internetgebruik moet deur die Departementshoof / Afdelingshoof vanaf die betrokke personeellede verhaal en inbetaal word op die Balanskostepunt by die Kassiere (bv. Kostepunt xxxB Rekeningnommer 5597)

Nie-begrotingsfondse

Die navorser se kostepunt (rekeningnommer 2076) word maandeliks deur die Afdeling Fondsebestuur met die amptelike en privaat internetgebruik gedebiteer.

Privaat internetgebruik moet deur die navorser verhaal en inbetaal word op die betrokke kostepunt by die Kassiere (bv. Kostepunt xxxx Rekeningnommer 5597)

Kontakafdeling:Fondse- en Batebestuur

40

REIS EN VERBLYF



Bestek: Die beleid bevat die US en Ontvanger van Inkomste se reëls en regulasies tov reis en verblyf en word soos volg verdeel:

Binnelandse & buitelandse lugreise Motorhuur Verblyftoelae en daggelde Bywoning van SAUVCA vergaderings of werkswinkels Reiskoste tov familielede Oorsese besoeke van dekane

Beleid:

BINNELANDSE & BUITELANDSE LUGREISE

'n Amptelike beleidstuk t.o.v. lugreisbesprekingsprosedures is deur die Dagbestuur van die Rektor bekragtig en is beskikbaar by Afdeling Aankope & Voorsieningsdienste.

Lugreisbesprekings moet rekenaarmatig met program EAS500P aangevra word.

Alle amptelike goedgekeurde lugreisbesprekings moet teen rekeningnommer 1145/1153/1155 gedoen word.

Ongeag watter kostepunt gebruik word (universiteitsfondse, navorsingsfondse of enige ander fondse wat deur die US geadministreer word) moet die besprekingsprosedures soos vervat in die beleidstuk te alle tye toegepas word.

Lugreisbesprekings moet volgens beleid by een van die volgende lugreisagentskappe gemaak word: Indo Jet, Maties Reisburo en Neelsie Reisagentskap.

Lugreise word normaalweg slegs in die Ekonomiese Klas (Y) onderneem. Waar daar van hierdie prosedure afgewyk word en lugreise in besigheidsklas (J), Eerste Klas ens. onderneem word, veral buitelandse vlugte, word van die betrokke Dekaan/Departementele voorsitter verwag om vooraf die nodige magtiging by die Senior Direkteur Finansies te verkry. (Lugreisagentskappe is kontraktueel daartoe verbind om reisigers in die mees ekonomiese kortingsvlugklas binne ekonomiese klas (Y) te bespreek.)

Volle kredietkaartversekering is vir amptelike reise van toepassing, indien van bogenoemde reisagentskappe gebruik gemaak word. Vra die lugreisagentskap vir meer besonderhede t.o.v. dekking.

Die ooreenkoms met bovermelde lugreisagentskappe is van so ‘n aard dat Voyager punte (SAA) en BA Executive punte deur geregistreerde gereelde reisigers verdien kan word, indien daar deur die amptelike bestelproses besprekings gemaak word.

Voornemende reisigers is self verantwoordelik, en moet hulle vergewis dat hul Voyager of Frequent Flyer nommer op die aankooprekwisisie verskyn, anders sal punte verbeur word.

Indien reisigers van alternatiewe reisagentskappe gebruik wil maak moet kwotasies met volle besonderhede soos vereis deur die lugreisbeleid en prosedures betyds ingedien word by afdeling Aankope sodat 'n universiteitsbestelling uitgemaak kan word of 'n nuwe krediteurskode geskep kan word indien dit in die beste belang van die reisiger (versekering ens.) en die US is.

Geen amptelike beplande lugreisbesprekings en betalings mag deur 'n personeellid met sy/haar persoonlike kredietkaart onderneem word vir latere terugbetaling deur die US nie.

Die lugreisagentskappe mag geen vliegtuigkaartjie sonder 'n amptelike bestelnommer uitreik nie.

41

Geen persoonlike uitgawes bv. paspoorte word deur die Universiteit betaal nie - dit is vir die personeellid se eie rekening.

Indien addisionele lugreisversekering uitgeneem word, is dit vir die personeellid se eie rekening.

"Discovery Health" lede kan nie toegelaat word om amptelike lugreise te onderneem om persoonlike "Vitality club" punte te verdien nie. Besprekings mag nie direk deur die US of deur die reisagentskap by Discovery Health gemaak word nie, dit moet direk deur die lid self bespreek word en met sy haar persoonlike kredietkaart betaal word, wat nie volgens US beleid en prsedure aanvaarbaar is nie.

Indien reisigers in dringende en buitengewone omstandighede verplig is om lugreise met hulle persoonlike kredietkaarte te betaal, sal dit slegs met motivering en goedkeuring deur die betrokke Dekaan/Departementele voorsitter of Hoof ingedien word by Willie Durand, Aankope Afdeling, vir terugbetaling.

Indien voornemende reisigers nie vertroud is met lugreisreëlings nie en onnodige tyd verspeel met die inwin van kwotasies, skakel eers die Aankope Afdeling, Willie Durand X 4501, of Liezl Cilliers X4500.

MOTORHUUR

US-Voertuigpoel US-Voertuigpoel is geleë in Banghoekweg.

Alvorens 'n personeellid sy eie voertuig gebruik, moet hy eers seker maak of die US-Voertuigpoel nie 'n motor beskikbaar het nie. Indien daar geen voertuie beskikbaar is nie, en die personeellid maak van sy eie voertuig gebruik, moet 'n ingevulde eisvorm (beskikbaar op aanvraag by US-Voertuigpoel en Afdeling Begrotingsbeheer) aan die betrokke Fakulteitsbeampte gestuur word. Die volgende vasgestelde afstande geld: Stellenbosch na Tygerberg 75 km; Stellenbosch na Bellvilleparkkampus 75 km en Stellenbosch na Kaapstad Internasionale Lughawe 70 km.

'n Telefoniese bespreking moet gedoen word en daarna moet 'n Interdepartementele Rekwisisie (program EAS505P), gerig aan Voertuigpoel, geskep word.

LW: Met ingang 8 April 2002 verander die wyse waarop voertuie by die Voertuigpoel bespreek word. 'n Rekwisisie nl program EVP213P - Onderhoud Voertuigbesprekings - word vervolgens gebruik om alle besprekings te doen. Geen telefoniese besprekings sal meer nodig wees nie synde die program onmiddellik vertoon hoeveel motors beskikbaar is vir bespreking en dit programmaties reserveer.

Die voertuigsleutels moet tydens kantoorure, 08:00 - 12:45 en 13:45 - 16:30, afgehaal word.

Die bestuurder moet sy geldige rybewys saamneem wanneer die sleutel afgehaal word.

Die personeel- of studentekaart moet saam met die Petrolkaart (word saam met voertuigsleutel gegee) gebruik word om die hek by die Voertuigpark oop te maak.

Indien vooraf goedkeuring nie ontvang is om van eie vervoer gebruik te maak nie, kan die Universiteit terugbetaling van 'n eis weerhou.

Boetes is betaalbaar indien US-Voertuigpoel se reëls (soos uiteengesit op die ritkaart) nie nagekom word nie.

Indien die voertuig deur 'n personeellid gebruik word om lughawe toe te ry, moet die motor dadelik terugbesorg word, aangesien dit nie op die lughawe parkeer mag word nie.

Reëls vir die gebruik van voertuigpoelvoertuie

Voertuie van die US Voertuigpoel mag net gebruik word vir goedgekeurde ritte deur personeel en studente van die Universiteit van Stellenbosch, asook gemagtigde, amptelike besoekers aan die Universiteit. Geen persoon mag hierdie voertuie in sy/haar privaathoedanigheid gebruik nie.

42

Voertuie moet op 'n versigtige en verantwoordelike wyse, binne die reëls en voorskrifte wat deur wetgewing neergelê word, bestuur en andersins gebruik word. Bestuurders wat landswette oortree is persoonlik aanspreeklik vir boetes wat hulle opgelê word.

Bestuurders van voertuie moet toesien dat die voertuie na gebruik in die voertuigpark geparkeer word. Wanneer ’n voertuig na-ure terugbesorg word, moet die voertuig steeds in die voertuigpark geparkeer word. Slegs in uitsonderlike gevalle mag ’n voertuig buite die Universiteit se voertuigpark oornag, met dien verstande dat die afdeling Risiko- en Beskermingsdienste toestemming moet verleen indien die Voertuigpoel se amptenare nie meer beskikbaar is nie. Waar sodanige toestemming wel verleen word, word dit verleen op die uitdruklike voorwaarde dat die voertuig in ’n toesluitmotorhuis, of ander beveiligde struktuur toegesluit word.

Die toesluit van voertuie en die sluit van die veiligheidslot op die rathefboom is verpligtend wanneer die voertuig verlaat word. In sekere omstandighede is die gebruik van 'n stuurwielslot ook verpligtend.

Rook in Voertuigpoelvoertuie en die Voertuigpark is verbode en geen troeteldiere mag in Voertuigpoelvoertuie vervoer word nie.

Die bestuurder van die voertuig moet oor 'n geldige rybewys, wat minstens een jaar oud is, beskik en dit op aanvraag kan toon.

Die bestuurder van 'n voertuig moet die ritkaartjie van die voertuig volledig voltooi.

Die bestuurder moet seker maak dat die voertuig oor 'n domkrag, moersleutel, noodwiel, petrolkaart (in die sleutelhouer) en instruksies vir Optrede by 'n Ongeluk (in die paneelkissie) beskik, voordat die voertuig gebruik word.

Die Bestuurder moet seker maak dat die voertuig genoeg brandstof het vir die reis. Wanneer brandstof aangevul word moet die brandstoftenk gevul word en met die voertuig se eie petrolkaart betaal word. Betalingsbewys moet saam met ritkaartjie en sleutel terugbesorg word.

Die brandstoftenk van 'n voertuig moet minstens halfvol wees wanneer die voertuig by die Voertuigpoel terug besorg word.

'n Voertuig se eie petrolkaart mag nie by 'n tolhek of parkeerpark vir betaling aangebied word nie.

Die voertuie moet sover moontlik skoon en netjies gehou en terugbesorg word.

Besprekingstye moet streng nagekom word en enige kansellasies moet 24 uur voor aanvang gedoen word.

Alle skade wat aan 'n voertuig tydens verhuring plaasvind, moet binne 12 (twaalf) uur nadat dit gebeur het aan die Voertuigpoel gerapporteer word.

Die gebruiker (Afd/DeptVereniging/Huiskomitee) is aanspreeklik vir die skade aan voertuie opgedoen tydens verhuring tot ’n maksimum van R2500 synde die versekeringsbybetaling en die toepaslike kostepunt van die gebruiker sal met sodanige bedrag gedebiteer word.

By versuim om gehoor te gee aan die bovermelde reëls kan die onderstaande addisionele heffing(-s) van die gebruiker (Afdeling/Departement/Vereniging/Huiskomitee) verhaal word: Deur die sleutel van die voertuig te aanvaar, gee die gebruiker ook hiermee uitdruklik toestemming dat die toepaslike heffing van sy of haar salaris, studentegelderekening of kostepunt, na gelang van die geval, op aanvraag verhaal kan word.

Die volle herstelkoste ten opsigte van skade wat voortspruit uit die ongemagtigde, kwaadwillige, of opsetlike optrede van die bestuurder.

43

Die volle herstelkoste in die geval waar skade aan 'n voertuig nie binne 12 uur aan die Voertuigpoel gerapporteer word nie asook in die geval waar ’n voertuig gesteel word en sodanige voertuig nie toegesluit is nie soos voorgeskryf in paragraaf 3 hierbo.

Wanneer 'n voertuig, sonder toestemming, meer as 30 minute laat terug besorg word R80,00 (tagtig rand)

Wanneer 'n voertuig met minder as 'n halwe tenk brandstof terug besorg word R50,00 (vyftig rand)

Wanneer 'n bespreekte voertuig, wat nie gebruik gaan word nie, nie binne 24 uur voor aanvang gekanselleer word nie \R40,00 (veertig rand)

Wanneer die binnekant van 'n voertuig vuil en/of onnet gelaat word…R40,00 (veertig rand)

Wanneer die voertuig se deure en / of rathefboomslot ongesluit gelaat is R100.00 (honderd rand)

Motorverhuringsmaatskappy

Huur van voertuie vir amptelike gebruik

Rekeningnommer 1153: Reis- en Verblyfkoste moet in alle gevalle gebruik word by die bespreking van gehuurde voertuie vir amptelike gebruik.

Die volgende reëls geld in alle gevalle waar voertuie gehuur word vir amptelike gebruik, ongeag die kostepunt (universiteitsfondse, navorsingsfondse of fondse wat self gegenereer is – sg. “eie fondse”) waarteen die uitgawe aangegaan word:

Die Universiteit is kontraktueel verbind om voertuie slegs by die volgende diensverskaffers te huur:

Budget Rent a Car

Imperial Car Rental

Tariewe vir die huur van voertuie vir amptelike gebruik is op aanvraag by die afdeling Aankope en Voorsieningsdienste beskikbaar.

Slegs voertuie in die Ekonomiese Klas (klas A en B) mag normaalweg gehuur word.

A = 1300cc sonder lugreëling met radioB = 1600cc met lugreëling en radio

Gemotiveerde versoeke vir die huur van voertuie in ander (duurder) klasse sal slegs oorweeg word indien dit deur die betrokke dekaan/hoofdirekteur aanbeveel en vroegtydig op skrif by die afdeling Aankope en Voorsieningsdienste ingedien word.

Geen bespreking vir die huur van ’n voertuig vir amptelike gebruik sal aanvaar word sonder dat ’n amptelike rekwisisie daarvoor geskep is nie. Die doel van die reis en die name van die reisigers moet te alle tye vermeld word. Die Universiteit behou hom die reg voor om, indien ’n voertuig gehuur word sonder dat ’n amptelike bestelling daarvoor uitgereik is, te weier om die gebruiker te vergoed vir die koste wat aangegaan is.

Gehuurde voertuie vir amptelike gebruik binne landsgrense is onder die Universiteit se omvattende polis verseker teen skade as gevolg van ongelukke en diefstal. Geen addisionele versekering is nodig nie, maar die departement bly egter verantwoordelik vir die bybetaling.

Die betrokke diensverskaffer moet skriftelike goedkeuring verleen vir die gebruik van die gehuurde voertuig buite die landsgrense, in welke geval die diensverskaffer se verpligte ongeluks- en diefstalversekeringsdekking uitgeneem moet word.

44

By die aanvaarding van die bespreking hierbo genoem, reik die afdeling Aankope en Voorsieningsdienste die bevestigende bewys (“voucher”) van die betrokke diensverskaffer uit wat by lg. afdeling afgehaal en aangebied moet word wanneer die gehuurde voertuig by/deur die diensverskaffer afgehaal/afgelewer word. Die betrokke diensverskaffer sal slegs die gehuurde voertuig oorhandig indien bogenoemde bevestigende bewys (“voucher”) in ruil daarvoor aangebied word.

Die persoon wat die gehuurde voertuig gaan bestuur moet die voertuig persoonlik in ontvangs neem en ’n geldige rybewys toon. Die betrokke diensverskaffer is verplig om ’n afskrif van die rybewys op rekord te hou en hom te vergewis dat die bestuurder aan die vereiste voorwaardes voldoen en vir verhuring kwalifiseer. Alle ander persone wat moontlik ook die voertuig gaan bestuur, moet op dieselfde wyse registreer om te verseker dat die versekeringsdekking geldig bly.

Kansellasie van ’n bestelling vir ’n gehuurde voertuig moet so spoedig moontlik via die afdeling Aankope en Voorsieningsdienste aan die betrokke diensverskaffer deurgestuur word. Indien ’n kansellasie nie betyds bevestig word nie, sal die huurder vir een dag se huur aanspreeklik wees.

Wanneer voertuie in die buiteland gehuur word, sal die Universiteit normaalweg, by die voorlegging van die nodige bewyse, slegs die koste vergoed ten opsigte van voertuie in die “Economy” en “Compact” klasse. Eise vir vergoeding ten opsigte van voertuie in ander klasse sal slegs oorweeg word by ontvangs van die nodige skriftelike motivering en die aanbeveling van die betrokke dekaan/ hoofdirekteur.

VERBLYFTOELAE EN DAGGELDE

Die Uitvoerende Komitee van die Raad het op die vergadering, gehou op 29 Oktober 2003, besluit dat hy namens die Raad afhandelingbevoegdheid aan die Bestuur gee vir aanpassing, soos nodig, van verblyftoelae en daggelde vir personeel wat in opdrag van die Universiteit reise moet onderneem, met dien verstande dat daar periodiek hieroor aan die Menslike Hulpbronnekomitee van die Raad gerapporteer moet word.

'n Opname van hotelkostes binnelands en buitelands is gedoen en die Suid-Afrikaanse Inkomstediens het die belastingreëls ten opsigte van daggelde gewysig. In die lig hiervan het die Uitvoerende Direkteur: Finansies die huidige beleid ten opsigte van binnelandse en buitelandse verblyftoelae en daggelde, na insette van die Bestuur, soos volg gewysig vanaf 1 Desember 2003:

Binnelandse verblyftoelae en daggelde

'n Bedrag van R196 per dag (indien daar oorgeslaap word) word betaal sonder die voorlegging van enige bewysstukke en -strokies.

óf

R60 per dag kan voor die reis betaal word en met die voorlegging van die nodige bewysstukke vir die werklike hotelkoste (bed en ontbyt), kan tot 'n maksimum van R580, wat die R60 insluit wat reeds vooruit betaal is, uitbetaal word.

Indien die personeellid verplig is om in 'n spesifieke hotel tuis te gaan waar die koste meer as die maksimum van R580 per dag gaan wees, kan hy/sy voor die reisvoor die reis 'n skriftelike motivering aan die betrokke Verantwoordelikheidsentrum-hoof rig en versoek dat die werklike koste in so 'n geval aan hom/haar uitbetaal word.

Buitelandse verblyftoelae en daggelde

'n Bedrag van US $190 per dag word betaal sonder die voorlegging van enige bewysstukke en -strokies.

òf

45

US $190 per dag kan voor die reis betaal word en met die voorlegging van die nodige bewysstukke van die werklike hotelkoste (bed en ontbyt), kan tot 'n maksimum van US $300, wat die US $190 insluit wat reeds vooruit betaal is, uitbetaal word.

Indien die personeellid verplig is om in 'n spesifieke hotel tuis te gaan waar die koste meer as die maksimum van US $300 per dag gaan wees, kan hy/sy voor die reisvoor die reis 'n skriftelike motivering aan die betrokke Verantwoordelikheidsentrum-hoof rig en versoek dat die werklike koste in so 'n geval aan hom/haar uitbetaal word.

Geen onderskeid word gemaak ten opsigte van die bron van die fondse waaruit die reis- en verblyfkoste en daggeld betaal word nie. Dit beteken dat wetenskaplike reise en toekennings in hierdie verband, ongeag uit watter bron/kostepunt(e) die betrokke uitgawes befonds word, in terme van die amptelike US beleid goedgekeur word. Hierdie beleid geld eweneens vir reise onderneem ingevolge die riglyne vir aanwending van toegekende publikasie-subsidiegeld (SOS-fondse).

Geen addisionele begrotingsfondse word beskikbaar gestel as gevolg van die verhoging in die tariewe nie.

REISKOSE TOV FAMILIELEDE

Familielede wat US personeel wat 'n amptelike reis onderneem, vergesel, se reis- en verblyfkoste mag nie deur die US bekostig word nie. Die kostes moet self deur die deur die betrokke personeellid betaal word. Dit kan ook nie eers deur die US betaal word nadat die betrokke personeellid die nodige fondse by die US inbetaal het nie. Geen uitgawe t.o.v. familielede wat personeel vergesel, wat ’n amptelike reis onderneem, mag in die boeke van die US reflekteer nie.

BYWONING VAN SAUVCA VERGADERINGS OF WERKSWINKELS

Lede van die Rektor se Bestuurspan moet in hulle eie begrotings voorsiening maak vir die koste van die bywoning van SAUVCA-vergaderings, subkomiteevergaderings of -werkswinkels.

Indien ’n personeellid buite die Rektor se Bestuurspan deur die Rektor genomineer word om so ’n byeenkoms namens die lede van die Rektoraat by te woon weens die persoon se spesifieke kennis en/of kundigheid van daardie geleentheid sal dit bekostig word uit die Universiteit se beperkte sentrale reisbekostiging (B064) wat onder andere hiervoor voorsiening maak.

Indien die betrokke personeellid egter direk na een van bogenoemde aangeleenthede wat direk met daardie omgewing te make het, uitgenooi is, moet dit uit die betrokke omgewing se begroting bekostig word.

OORSESE BESOEKE VAN DEKANE

Dekane rig ‘n volledige gemotiveerde versoek aan hulle direkte VS-hoof wat dit aan die Uitvoerende Direkteur:Finansies aanbeveel vir goedkeuring indien hulle daarmee akkoord gaan. In die geval van dekane word die koste uit hulle eie begrotings bekostig. Wanneer nodig geag word dat dekane deur hulle gades (lewensvennote) vergesel word, moet ‘n aparte gemotiveerde versoek ingedien word.

T.o.v. buitelandse reise is daar in die verlede sentraal vir dekaansbeurte begroot. Geen spesiale voorsiening is egter daarvoor in 2003 gemaak nie. Tydens ‘n vergadering van die rektor se Bestuurspan is besluit om as oorgangsmaatreël, sentrale befondsing beskikbaar te maak aan dekane wat beplan het om vanjaar ‘n dekaansbeurt te neem. ‘n Gedeelte van die fondse wat aanvanklik begroot is vir buitelandse reise van persone in die administrasie, word derhalwe hiervoor opsygesit. Dit stel ons in staat om goedgekeurde aansoeke tot ‘n maksimum bedrag van R15000 te finansier. Indien die koste hierdie bedrag oorskry, sal die addisionele uitgawe uit die fakulteit se begroting bekostig word.

Kontakafdeling:Aankope & Begrotingsbeheer

46

REKTORSTOEKENNING VIR VOORTREFLIKE NAVORSING



Bestek: Die beleid bevat die US se reëls en regulasies tov die aanwending van die Rektor se toekenning vir voortreflike navorsing.

Beleid:

Die ontvanger van die toekenning moet die kontantbedrag benut vir akademiese doeleindes wat met navorsing verband hou bv. Die aankoop van toerusting, die opbou van infrastruktuur of die bywoning/aflê van akademiese byeenkomste/besoeke, binne- of buitelands. In die reël kan die toekenning benut word soos bepaal deur die riglyne vir die Spesiale Ondersteuningskema vir Navorsing (SOS Fondse). Indien die ontvanger die toekenning wil aanwend vir ander akademiese doeleindes as die wat geld vir SOS-fondse, moet dit geskied met die goedkeuring van die betrokke departementele voorsitter met kennisgewing aan die dekaan. In die geval van die voorsitters self moet die dekaan goedkeuring verleen.

Die volgende verdere toeligting word verskaf:

Die bedrag word in ‘n afsonderlike kostepunt onder die beheer van die toekenninghouer geplaas.

Die toekenninghouer kan die bedrag na eie oordeel aanwend, net soos in die geval van die toekenning vir voortreflike onderrig, met dien verstande dat dit ooreenkomstig die aanwendingsmoontlikhede van die SOS-fondse geskied (sien onder). Die toekenninghouer hoef nie toestemming van die departementele voorsitter of die dekaan in die geval van die voorsitter te verkry, vir die aanwending van die toekenning nie, met die uitsondering van die aanwending van reise (reiskoste en die daarmee gepaardgaande verblyf- en ander kostes).

Die enigste kontrole oor die aanwending van die fondse is dus by die Afdeling Finansies, wat moet kontroleer dat dit wel vir die doel soos hierbo aangewend word.

Indien die bedrag buite die aanwendingskategorieë van die SOS-fondse aangewend wil word bv. Vir ‘n reis wat nie spesifiek met navorsing te make het nie, of vir onderrigontwikkeling, moet die versoek via die kantoor van die Senior Direkteur: Navorsing gaan, wat moet besluit of die aanwending in lyn is met die bedoeling van die toekenning. Indien nodig moet die saak verder opgeneem word met die Viserektor Navorsing.

Soos ook in die gevalle van reise, moet aansoek om aanwending van die fondse vir reise wel die goedkeuring van die dekaan hê.

Die toekenning mag nie aan die individu uitbetaal word as ‘n soort ekstra vergoeding of beloning vir navorsing nie (selfs al is dit die bedoeling dat ‘n deel as belasting afgetrek word).

Die betrokke bedrag word normaalweg binne twee jaar na die toekenning benut.

Die toegekende fondse mag aangewend word vir die volgende doeleindes:

Tydelike navorsingsassistensie.

Bykomende publikasiekoste (bladsygeld en herdrukke)

Lopende uitgawes vir navorsing (ook vir projekte van nagraadse studente)

Aankoop van spesiale boeke of geskrewe elektroniese bronne vir die sentrale biblioteek of tak- (fakulteits-, departementele) biblioteke

Aankoop van rekenaars en materiaal benodig vir navorsing.

Aankoop van navorsingsapparaat.

47

Reis- en verblyfkoste (of aanvulling daarvan), onderhewig aan die Universiteit se heersende ondersteuningsnorme, vir goedgekeurde binnelandse en buitelandse reise in verband met navorsing, vir die bywoning van binnelandse en buitelandse vakkongresse, simposia, werkswinkels, besoeke aan ander laboratoria, navorsingsbesoek aan vakgenote, veldwerk, ensovoorts.

Lidmaatskapsgelde van verenigings vir wetenskaplike vakspesialiste wat navorsing bevorder of stimuleer, deur byvoorbeeld gereeld wetenskaplike kongresse aan te bied.

Navorsingsgenote

Navorsingsaktiwiteite van afgetrede personeel (in alle gevalle in oorleg met die departementele voorsitter en die dekaan van die betrokke fakulteit).

Beurse vir nagraadse sudie en na-doktorale genootskappe (in ooreenstemming met die reëls en prosedures wat geld vir beurse uit instituutfondse of departementele buitefondse).


48

BELEID EN PROSEDURE M.B.T SELLULêRE FONE



Bestek: Die beleid bevat die US se reëls en prosedures tov sellulêre telefone.

Beleid:

ALGEMEEN

Die behoefte om sellulêre fone beskikbaar te hê vir amptelike gebruik deur personeel van die Universiteit neem steeds toe. Die Universiteit wil op ’n verantwoordelik wyse in dié behoefte voorsien. Die bedryfskoste van sellulêre fone is aansienlik hoër as dié van gewone telefone en dit bring mee dat daar met groot omsigtigheid aan hierdie behoefte voldoen moet word.

Die huidige beleid is dat ‘n maandelikse toelaag aan ‘n personeellid betaal word. Die betaling van ’n toelaag sal net oorweeg word in gevalle waar dié tipe instrument absoluut noodsaaklik is vir die behoorlike uitvoering van die personeel se amptelike take (sien kriteria aan die hand waarvan aansoeke oorweeg sal word onder).

PROSEDURE OM AANSOEK TE DOEN

Aansoeke moet voltooi word op die voorgeskrewe aansoekvorm.

Alle aansoeke moet via die departementshoof/afdelingshoof aan die Dekaan/Omgewingshoof voorgelê word vir goedkeuring.

Die Dekaan/Omgewingshoof oorweeg die aansoek teen die beleid, kriteria en die beskikbaarheid van fondse.

Die goedgekeurde aansoek, tesame met ’n bewys dat die personeellid oor ’n lynhuurkontrak beskik, (Companion-lynkontrak vir bystandsdiens en besigheids-lynkontrak vir ander amptelike diens) word aan afdeling Fondse- en Batebestuur (mev L Engelbrecht) gestuur wat die verdere reëlings sal tref vir die betaling van die toelae.

KRITERIA AAN DIE HAND WAARVAN AANSOEKE OORWEEG SAL WORD

Die volgende kriteria sal geld by die oorweging vir die toekenning van ‘n sellulêre foontoelaag:

Onmiddellike bereikbaarheid vir die neem van deurslaggewende besluite op ‘n 24-uur-per-dag grondslag.

Noodsaaklike skakeling / kommunikasie deur personeel wat amptelik aan diens is vanaf afgeleë plekke waar gewone telefone nie beskikbaar is nie.

Amptelike bystand- en sekuriteitsdiens deur personeel wat baie rondbeweeg en wat onmiddellik in noodgevalle geskakel moet word.

Die beskikbaarheid van fondse.

FINANSIëLE REëLINGS

’n Personeellid aan wie ’n sellulêre foontoelaag toegeken is, is self verantwoordelik vir die verkryging van ’n instrument, die sluiting van ’n lynhuurkontrak in eie naam en die maandelikse betaling van die rekening.

Omdat die gebruiker die eienaar van die instrument is, is hy/sy vir die versekering van die instrument en vir die vervanging daarvan in geval van verlies, verantwoordelik.

49

Op alle goedgekeurde aansoeke wat aan Fondse- en Batebestuur gestuur word, moet die bron (kostepunt) waaruit die toelaag finansier moet word, aangedui word. (Daar word nie addisionele fondse hiervoor toegeken nie en dit moet uit die normale bedryfsbegroting of eie fondse gefinansier word.)

Die Universiteit betaal maandeliks ’n sellulêre foontoelaag aan die personeellid, tans vasgestel op R260 per maand vir bystands- en sekuriteitsdiens, R405 per maand vir ander amptelike diens en R810 per maand, vir lede van die Rektor se Bestuurspan, met insluiting van die ondersteunende lede. Die toelae word jaarliks deur die afdeling Finansies hersien op 1 Maart. Hierdie maandelikse toelaag is belasbaar.

Indien die maandelikse lynhuur, versekering en amptelike oproepe meer as die heersende toelae beloop, is die personeellid geregtig om die bedrag meer as die toelae, met die voorlegging van bewyse ingevolge paragraaf 5.7, op die normale wyse terug te eis by Begrotingsbeheer. Persone wat addisionele selfooneise indien uit nie-begrotingskostepunte is steeds geregtig daarop, ongeag of die personeellid 'n selfoontoelaag ontvang al dan nie.

Die gebruiker aan wie ’n sellulêre foontoelaag betaal word, moet jaarliks voor 28 Februarie opnuut aansoek doen ingevolge paragraaf 3 by sy/haar Dekaan/Omgewingshoof. Die Dekaan/Omgewingshoof moet jaarliks voor 28 Februarie aan afdeling Fondse- en Batebestuur bevestig wie se toelaag vir die volgende jaar voortgesit moet word. Indien daar nie meer aan die kriteria voldoen word nie en die behoefte aan ’n sellulêre foontoelaag dus verval, word die toelaag gestaak.

Alle addisionele selfooneise moet aan Begrotingsbeheer (mnr PC Basson) gestuur word. Begrotingsbeheer sal die volgende nagaan:

o of daar oorspronklike gedetailleerde staat aangeheg is en of daar aangedui is watter oproepe is vir besigheidsdoeleindes.

o of rekwisisie wel geteken is deur hoof van persoon wat die addisionele selfooneis aanvra.

'n Addisionele eis uit 'n begrotingskostepunt sal slegs goedgekeur word mits die eiser reeds 'n selfoontoelaag ontvang. Eise uit nie-begrotingskostepunte sal wel uitbetaal word indien daar fondse op die kostepunt beskikbaar is.

Alle betalings sal deur Menslike Hulpbronne gedoen word. Eise wat voor Menslike Hulpbronne se afsnydatum ingehandig word, sal belastingvry uit betaal word saam met die maandelikse salaris aan die einde van die betrokke maand. Hierdie bedrag sal verskyn op die personeellid se IRP5 onder nie-belasbare ontvangstes.

POELTELEFONE

Enkele amptelike sellulêre fone word op ’n poelbasis geadministreer. Die Universiteit finansier die instrument en die lynhuur. Indien die behoefte volgens 4 hierbo van ’n eenmalige en/of korttermynaard is, word ’n sellulêre foon tydelik aan die gebruiker beskikbaar gestel.

’n Gemotiveerde aansoek vir die gebruik van poeltelefone moet met die normale goedkeurings wat geld vir uitgawes, minstens twee dae voor die sellulêre foon benodig word, by mev L Engelbrecht, Afdeling Fondse- en Batebestuur ingedien word. Die poeltelefoon moet onmiddellik nadat dit nie meer benodig word nie aan mev Engelbrecht terugbesorg word.

’n Nominale huur en oproepkoste sal verhaal word.


50

SKENKINGS EN SKENKINGSKWITANSIES



Bestek: Die beleid bevat die US se reëls en prosedures tov skenkings en skenkingskwitansies.

Beleid:‘n Skenking is geld/goedere/dienste, ens. wat aan die Universiteit geskenk word sonder dat die skenker ’n teenprestasie verwag. Ten einde te kwalifiseer vir ’n belastingvrystellingsertifikaat, moet ’n skenking voldoen aan bogenoemde beskrywing in terme van die bepalings van Artikel 18A van die Inkomstebelastingwet (Wet 58 van 1962).

’n Borgskap, daarenteen, kan beskryf word as geld/goedere/dienste wat deur ’n borg verskaf word en waarvoor ’n teenprestasie vereis word. Die teenprestasie neem gewoonlik die vorm van blootstelling (advertensie) aan en word dikwels in ’n kontrak vervat. ’n Borgskap kwalifiseer dus nie vir ’n skenkingskwitansie nie.

Skenkings bestaan uit twee hoofkategorieë naamlik:

Gebonde (Geoormerkte): Word vir ’n spesifieke doel gegee Ongebonde: ’n Donasie word sonder enige voorskrifte aan die ontvanger gegee.

Gebonde skenkings kan verskeie vorme aanneem, bv:

Skenkings vir navorsing (kontraknavorsing uitgesluit) Beurse (waar bevoordeelde studente nie deur donateur genomineer word nie). Salarisaanvullings Skenkings in natura Skenkings vir gemeenskapsdiensprojekte en -programme

Let wel: Alle gebonde skenkings (bv. vir ’n spesifieke departement of navorsingsprojek) sal via die Stellenbosch Trust onmiddellik in die aangewese departementele kostepunt inbetaal word en sal dus onmiddellik tot die beskikking van die betrokke departement wees.

NB: Alle skenkings moet inbetaal word by die Afdeling Stellenbosch Stigting, Murraystraat 12 en die volgende word benodig:

Die skenkingstjek; ’n Afskrif van die betrokke korrespondensie van die donateur; Die Kostepunt en rekeningnr. waarop die tjek inbetaal moet word; Die kontakpersoon (ontvanger) se naam, telefoonnommer en kantooradres; Bedankingsbrief vir versending van kwitansie na skenker (tensy anders aangedui, sal ’n

bedankingsbrief en die kwitansie outomaties deur die Afd. Stellenbosch Stigting versend word).

Waarom word inbetalings deur die Afd. Stellenbosch Stigting hanteer? ’n Skenkingsrekord word van elke donateur gehou sodat die Universiteit ongeveer elke 5 jaar

erkenning aan sy groot donateurs kan gee by wyse van die Visekanselierstoekennings. Hierdie toekennings word in kategorieë gedoen wat bepaal word deur die totale skenkings wat ’n donateur aan die Universiteit gegee het. Dit sluit dus skenkings aan enige departement of onderafdeling van die Universiteit in.

Om ouditering te vergemaklik en goeie beheer te verseker, kan slegs dié afdeling Artikel 18A-kwitansies uitreik. Ongelukkig gebeur dit soms dat akademiese departemente ’n skenking direk by die kassiere inbetaal en dat ’n gewone kwitansie, in plaas van ’n skenkingskwitansie uitgereik word. Nà ’n aantal maande kontak die donateur se ouditeur die Universiteit om ’n Artikel 18A-kwitansie aan te vra. Dit veroorsaak dubbele administratiewe werk en skep ’n swak beeld van die Universiteit by die donateur.

Die Afd. Stellenbosch Stigting is verantwoordelik vir die koördinering van alle fondswerwing wat deur die Universiteit of enige US-verteenwoordiger gedoen word. Sonder volledige

51

skenkingsgeskiedenis van donateurs kan sinvolle en weldeurdagte fondswerwingsbeplanning nie gedoen word nie. Aspekte soos verslaglewering aan donateurs oor die aanwending van skenkings, tydsberekening vir die voorlegging van projekvoorstelle, voorkom dat ’n donateur nie onredelik baie skenkingsversoeke ontvang nie, ens., word deur die afdeling bestuur.

Kontakafdeling:Stellenbosch Stigting

52

SOS PUBLIKASIEFONDSE



Bestek: Die beleid bevat die US se reëls en regulasies tov die aanwending en toekenning van die SOS Pubkikasiefondse.

Beleid:

1. Bedrae

1.1 Daar word jaarliks 'n globale bedrag, bereken teen 'n eenheidsbedrag (wat ook jaarliks vasgestel sal word) vir elke publikasie-eenheid wat by die Departement van Onderwys kwalifiseer vir staatsubsidie, uit die fondse van die Navorsingskomitee beskikbaar gestel vir kreditering op die navorsingsrekeninge van departemente/institute/buro's/sentra/eenhede/identifiseerbare groepe. Die navorsers wat tot hierdie uitsette bygedra het, moet toegang tot hierdie fondse hê. Afsonderlike reëlings geld vir persone wat uitsette lewer wat nie voltyds of deeltyds in diens van die US is nie.

1.2 'n Bedrag, soos bepaal deur elke subkomitee, sal toegeken word vir elke kredieteenheid wat verdien word deur sowel vaktydskrifartikels en boeke wat by die Departement van Onderwys kwalifiseer vir staatsubsidie.

2. Plaaslike keuring

2.1 'n Ad hoc-komitee bestaande uit die Voorsitter van die Navorsingskomitee, die Senior Direkteur: Navorsing, die Direkteur: Navorsing (Geestes- en Sosiale Wetenskappe) en die voorsitters van Subkomitees A, B en C van die Navorsingskomitee, of hulle sekundi, met reg tot koöptering van persone met die toepaslike kundigheid, sal jaarliks as 'n keurkomitee funksioneer ten einde boeke vir die vakspesialis te keur vir:

- insluiting, waar toepaslik, by die Universiteit se publikasiegegewens wat aan die Departement van Onderwys gestuur moet word, en

- die doeleindes van 1.2. hierbo.

3. Aanwending en kontrole

Die aangehegte riglyne sal as basis dien vir die aanwending van die gekanaliseerde fondse sowel as kontrole oor die aanwending daarvan.

53

RIGLYNE VIR DIE AANWENDING VAN TOEGEKENDE PUBLIKASIESUBSIDIEGELD EN DIE KONTROLE DAAROOR

1. Die toegekende fondse moet deur die betrokke departement/instituut/buro/sentrum/eenheid /identifiseerbare groep aangewend word ter bevordering van NAVORSING, maar slegs met skriftelike GOEDKEURING van die departementele voorsitter of direkteur. (In die geval van aansoeke van voorsitters en direkteure self, moet goedkeuring SLEGS ten opsigte van aansoeke vir (i) buitelandse reiskoste en/of (ii) die gepaardgaande verblyf- en ander koste deur die betrokke dekaan of beheerkomitee-voorsitter verleen word. Vir navorsers op dekaansvlak moet goedkeuring t.o.v. (i) en (ii) deur die Viserektor (Navorsing) gegee word. Alle ander aansoeke van voorsitters en direkteure word direk na die Afdeling Begrotingsbeheer gestuur vir afhandeling.)

2. Die toegekende fondse, waartoe die betrokke navorser toegang moet hê (sien ook punt 1.1 van die SOS-Reglement), mag aangewend word vir die volgende doeleindes:

2.1 Tydelike navorsingsassistensie.

2.2 Bykomende publikasiekoste (bladsygeld en herdrukke)

2.3 Lopende uitgawes vir navorsing (ook vir projekte van nagraadse studente).

2.4 Aankoop van spesiale boeke of geskrewe of elektroniese bronne vir die sentrale biblioteek of tak- (fakulteits-, departementele) biblioteke.

2.5 Aankoop van rekenaars en materiaal benodig vir navorsing.

2.6 Aankoop van navorsingsapparaat.

2.7 Reis- en verblyfkoste (of aanvulling daarvan), onderhewig aan die Universiteit se heersende ondersteuningsnorme, vir goedgekeurde binnelandse en buitelandse reise in verband met navorsing, vir die bywoning van binnelandse en buitelandse vakkongresse, simposia, werkwinkels, besoeke aan ander laboratoria, navorsingsbesoeke aan vakgenote, veldwerk, ensovoorts.

2.8 Lidmaatskapgelde van verenigings vir wetenskaplike vakspesialiste wat navorsing bevorder of stimuleer, deur byvoorbeeld gereeld wetenskaplike kongresse aan te bied.

2.9 Navorsingsgenote

2.10 Navorsingsaktiwiteite van afgetrede personeel (in alle gevalle in oorleg met die departementele voorsitter en die dekaan van die betrokke fakulteit).

2.11 Beurse vir nagraadse studie en ná-doktorale genootskappe (in ooreenstemming met die reëls en prosedures wat geld vir beurse uit instituutfondse of departementele buitefondse).

3. Fondse wat in 'n bepaalde jaar toegeken is, is oordraagbaar.


54

TELEFOONLYNE



Bestek: Die beleid bevat die US se reëls tov installering en verskuiwing van telefoonlyne.

Beleid:

Aansoeke om die installering van bykomende telefone of die verskuiwing van bestaande telefone moet ‘n maand vooraf by Afdeling Fondsebestuur ingedien word. Hierdie aansoeke moet die bylynnommer (indien toepaslik), gebruiker, gebou(-e), lokaalnommer(-s), departement, kostepunt en datum waarop installering/verskuiwing gedoen moet word, insluit.

Telefoonnommers word aan ‘n lokaal gekoppel en nie aan ‘n personeellid nie. Telefoonnommers sal slegs in uitsonderlike gevalle verskuif word, en slegs met vooraf goedkeuring deur die Direkteur: Finansies. Die verskuiwingskoste moet deur die betrokke departement/afdeling gedra word.

Installeringskoste van ‘n nuwe bykomende telefoonlyne moet deur die betrokke departement/afdeling gedra word.

Installerings- en verskuiwingskoste a.g.v. die oprigting van ‘n nuwe gebou, aanbouing aan bestaande gebou, of herinrigting van bestaande gebou sal teen die betrokke projek gedra word.


55

VERSOEKE VIR TJEK- OF ELEKTRONIESE BETALING



Bestek: Die beleid bevat die US se reëls en regulasies tov versoeke vir tjek- of elektroniese betalings, ingesluit die aansoek vir voorskottjeks.

Beleid:

AANSOEKVORM

Die vorm waarvolgens die versoek om betaling gerig word, is aangepas om groter duidelikheid te weerspieël oor die verantwoordelikhede van die rolspelers en om dit meer gebruikersvriendelik te maak. Die nuwe vorm wat gebruik moet word vanaf 1 Junie 2004 is op die US se webbladsy beskikbaar onder Finansiële Kitsgids.

AARD VAN VERANTWOORDELIKHEDE

Daar is vier (groepe) rolspelers betrokke by die indien van ‘n betalingsversoek.

Begunstigde

Die begunstigde is die persoon wat die uitgawe aangegaan het (in die geval van US personeel of studente) en nou ‘n terugbetaling eis, of die persoon of instelling wat ‘n diens en/of produk aan die US gelewer het (‘n US-personeellid, US-student of kontrakteur) en nou die US daarvoor faktureer. Besonderhede oor die persoon word in Afdeling A van die aansoekvorm ingevul. Die begunstigde (of US gemagtigde in geval van ‘n eksterne verskaffer) teken op die toepaslike plek. Deur te teken, verklaar die begunstigde (of gemagtigde in geval van ‘n eksterne verskaffer) dat die uitgawes in diens van die US aangegaan is en dat die stawende bewysstukke aangeheg is.

Aanvraer

Die aanvraer is die persoon wat die vorm invul. Besonderhede oor die persoon word in Afdeling B van die aansoekvorm ingevul. Deur op die toepaslike lyn te teken, verklaar hy/sy dat die korrekte inligting verstrek is en dat die stawende bewysstukke aangeheg is. In die geval van US personeel of studente, is die aanvraer iemand anders as die begunstigde. In die geval van ‘n buitepersoon of -instelling, is die aanvraer ‘n permanente personeellid of student van die US. Die aansoeker is ook daarvoor verantwoordelik om Afdeling D te voltooi, met die uitsondering van die ingekleurde kolom.

Persoon wat gemagtig is om die versoek goed te keur

Besonderhede oor die persoon wat gemagtig is om die versoek goedkeur, word in Afdeling C van die aansoekvorm ingevul. Die persoon in die fakulteit, departement of afdeling wat die betalingsversoek goedkeur, keur goed dat die betrokke uitgawe aangegaan is in die uitvoering van die funksies van die universiteit. In die geval van die akademiese sektor is dit navorsing, onderrig of gemeenskapsinteraksie. In die geval van steundienste het dit op die betrokke afdeling se funksies betrekking. Die persoon wat teken, verklaar dat die uitgawe universiteitsbesigheid verteenwoordig, soos uiteengesit in die finansiële voorskrifte en beleid, en dat die versoek dus goedgekeur word. In die geval van US personeel of studente, is die persoon wat hier goedkeur iemand anders as die begunstigde.

Persoon wat die uitbetaling magtig

Die persoon wat die uitbetaling magtig, is die betrokke fakulteitsrekenmeester in die Afdeling: Finansies. Dié persoon vul Afdeling E (en een kolom in Afdeling D) in. Deur te teken, verklaar hy/sy dat al die finansieel-administratiewe beheermaatreëls en beleid nagekom is en word die uitbetaling gemagtig.

GOEDKEURINGSPROSES

56

Volledigheidshalwe word die US se sleutelvoorskrifte ten opsigte van die goedkeuring van betalingsversoeke (soos in die Finansiële Kitsgids) hieronder weergegee:

Alle versoeke vir uitbetaling deur middel van tjeks of elektroniese fondsoordragte moet deur die opdraggewer (aanvraer) onderteken en daarna deur die Dekaan / Departementshoof / Afdelingshoof en/of ‘n gemagtigde persoon goedgekeur en onderteken word.

Wat die delegering van goedkeuringsmagte betref, die volgende:

o Besonderhede van die aangewese bestuurs-/ beheerpersoneel en van die persone aan wie tekenmagte gedelegeer is, word jaarliks deur Afdeling Begrotingsbeheer ingewin.

o Die onderstaande vorm word voltooi en aan die Hoof: Begrotingsbeheer teruggestuur.

DEPARTEMENT/ AFDELING

Voorletters, Van en US Personeelnommer Proefhandtekening

DEPARTEMENTSHOOF

GEDELEGEERDE : 1

GEDELEGEERDE : 2

GOEDKEURING : DEKAAN / DEPARTEMENTSHOOF / DIREKTEUR:

NAAM

HANDTEKENING

DATUM

o Die Afdeling Finansies: Begrotingsbeheer moet so gou moontlik skriftelik in kennis gestel word van die delegering van tekenmagte tydens afwesigheid (byvoorbeeld vanweë bedankings, tydens verlof, kongresbywoning, ens.).

Gesien dat daar veral in akademiese geledere verwarring blyk te wees, behels die goedkeuring van ‘n versoek volgens die Kitsgids die volgende:

o dat die uitgawes vir die doel van onderrig, navorsing en/of gemeenskapdsinteraksie aangegaan word;

o dat alle uitgawes deur volledige en oorspronklike bewysstukke gestaaf word;o 'n volledige uiteensetting van reis- en verblyfuitgawes verstrek word en deur

oorspronklike bewysstukke soos vliegtuigkaartjies, hotelrekeninge of ander dokumente ondersteun word; en

o dat die begunstigde ‘n werknemer en/of student van die US is en, indien nie, dat die begunstigde voldoen aan die definisie van ‘n onafhanklike kontrakteur volgens die Suid-Afrikaanse Inkomstediens (soos uiteengesit in die Kitsgids).

Ooreenkomstig die bewoording op die amptelike aansoekvorm (soos uitgeklaar met Regsdienste), kan die persoon wat ‘n betalingsversoek goedkeur, persoonlik aanspreeklik gehou word in gevalle waar nie aan voorskrifte en beleid voldoen word nie en dit kan selfs dissiplinêre optrede tot gevolg hê.

57

UITBETALINGSPROSES

Die uitbetalingsproses behels die volgende sleutelstappe:

Alle tjekversoeke word na voltooing en goedkeuring deur die aangewese persoon, tesame met al die ondersteunende bewysstukke, aan die betrokke fakulteitsrekenmeester by Finansies se Afdeling: Begrotingsbeheer gestuur, wat dit nagaan en die uitbetaling magtig.

Versoeke wat nie volledig voltooi is nie, word aan die aanvraer teruggestuur. Versoeke waarvan die uitbetaling gemagtig is, word elektronies op die finansiële stelsel verwerk,

waarna betaling deur middel van ‘n tjek of elektroniese oordrag plaasvind. In die geval van elektroniese oordragte word die begunstigde per e-pos of skriftelik in kennis

gestel dat die transaksie verwerk is en op watter datum die fondse in sy/haar genomineerde bankrekening inbetaal sal word.

Alle tjeks en elektroniese oordragte word deur twee tjektekengemagtigdes onderteken.

ALGEMEENDepartemente/afdelings moet nie 'n bestelling skep én 'n tjek aanvra nie - dit lei tot dubbele betalings.

As gevolg van belastingimplikasies moet 'n tjekaanvraag ten opsigte van vergoeding aan Menslike Hulpbronne gestuur word.

Alle tjeks, word as “nie-verhandelbaar” asook “nie-oordraagbaar” gekruis ten einde die US maksimum beskerming te verleen in gevalle waar tjeks verlore raak, of selfs gesteel word. In gevolge die nuwe bankwet mag geen kruising onder enige omstandighede van 'n tjek verwyder word nie.

Krediteure van die US word tans elektronies betaal en tjeks vir krediteure sal slegs in uitsonderlike gevalle voorberei word. Tjeks word ook direk versend aan die betrokke krediteur en sal daarom nie aan departemente/afdelings gestuur word vir oorhandiging deur hulle aan die betrokke krediteur nie.

Verlore tjeks word slegs gekanselleer nadat 'n maand verstryk het.

VOORSKOTTJEKS

Voorskottjeks word net in hoogs uitsonderlike gevalle uitgereik, aangesien dit ’n ernstige probleem is om die bewysstukke na die tyd in te win. Wanneer daar egter vir 'n voorskottjek aansoek gedoen word, geld die volgende voorwaardes:

'n Tjekrekwisisievorm, waarop die US-nommer aangebring is, moet volledig ingevul word en aan die betrokke Fakulteitsbeampte (Sien Bylae A) by Afdeling Begrotingsbeheer gestuur word.

Die voorskotafhandelingsvorm wat saam met die voorskottjek uitgereik word, moet binne 30 dae saam met die nodige bewysstukke aan Begrotingsbeheer terugbesorg word.

Indien daar 'n ongespandeerde bedrag oorbly, moet dit by Kassiere op dieselfde kostepuntrekeningnommer waarteen die tjek aangevra is, inbetaal word.

Indien die kostes aangegaan hoër is as die voorskot, moet 'n addisionele tjek aangevra word.

Voorskottjeks word slegs in hoogs uitsonderlike gevalle aan 'n krediteur van die Universiteit uitgereik, aangesien 'n bestelnommer aangevra moet word.


58

TJEKONTVANGSTE EN REGSTREEKSE INBETALINGS OP DIE US-BANKREKENING



Bestek: Die beleid bevat die US en die Wet op wissels en verhandelbare dokumente se reëls en regulasies tov tjekontvangstes en regstreekse inbetalings op die US-bankrekening.

Beleid:

Tjeks wat aan die universiteit uitgemaak word is as gevolg van die wysigings in die Wet op wissels en verhandelbare dokumente, slegs aanvaarbaar indien dit uitgemaak word aan die UNIVERSITEIT VAN STELLENBOSCH. Geen tjek indien dit ten gunste uitgemaak is aan ’n Instituut, koshuis, gimnasium, buro ens. sal aanvaar word nie. Enige wysigings op die tjek, al is dit deur die rekeninghouer volledig onderteken, sal die tjek ongeldig maak. Hierdie reëling is geldig vanaf 1 Augustus 2001.

Wanneer deposito's in ’n bankrekening van die US gemaak word, is dit die betrokke departement/afdeling se verantwoordelikheid om die nodige bewyse te verkry. Kontak daarna afdeling Fondsebestuur vir bevestiging van die inbetaling. Voorsien ook die volledige besonderhede vir allokasie nl. Datum van deposito, bedrag, deponeerder en kostepunt-rekeningnommer.

Al is daar nie 'n fisiese bewys nie, moet die departement/afdeling nog steeds bg. besonderhede verskaf aan afdeling Fondsebestuur voor allokasie na die betrokke kostepunt gedoen kan word.Dit is ook van toepassing op ontvangstes vanuit die buiteland.


59

SKEP VAN NUWE KOSTEPUNTE



Bestek: Die beleid verskaf die riglyne ten opsigte van die skep van ‘n nuwe kostepunt.

Beleid:

Wanneer ’n departement aansoek doen vir ’n kostepunt moet ’n kostepunt aansoekvorm deur die departement ingevul word, soos gevind op die US se webblad.

Wanneer die aansoek terugontvang word moet die normale kostepunt aansoekvorm ingevul word en deurgegee word aan PC Basson vir goedkeuring waarna Afdeling Finansiële- en Bestuurstelsels dit skep.

’n Outomatiese epos word aan die volgende persone gestuur sodra die kostepunt geskep word:

Verantwoordelike Persoon en Rekenkundige Beampte

Navraag programme:Gebruikers: FFB244P Kostepunte per USnr Gebruikers: FFB166P Kostepunt toegang per gebruikerBeamptes: FFB224P Om kostepunte per USnr na te slaan

Nuwe kostepunte word gekoppel aan die persoon wat verantwoordelik is vir die kostepunt en nie aan die departementele voorsitter nie. Indien die persoon nie oor ’n US nommer beskik nie word dit aan die Voorsitter gekoppel.

Geen Alfa/Numeriese kostepunte word meer geskep nie.

Kostepunte ouer as 5 jaar mag hergebruik word.


60

VERKOOP VAN BATE-ITEMS



Bestek: Die beleid bevat die reëls en regulasies van die US wat geld met die verkoop van ‘n bate.

Beleid:

Alle verkope van gebruikte bate-items moet in oorleg met die Afdeling Fondse- en Batebestuur hanteer word, ongeag uit watter fondse dit oorspronklik aangeskaf is en ongeag of dit vir ‘n spesifieke projek geskenk was.

Die volgende riglyne sal geld :

REKENAARS EN DRUKKERS

Rekenaar/Skootrekenaar kleiner as Pentium II en Celeron: Moet in Kampusnuus/Bulletin deur die betrokke departement/afdeling geadverteer word, d.w.s. eerste opsie gaan altyd aan ‘n departement/afdeling. Verkooppryse word verskaf deur Me R Reynecke (tel 4034),Informasietegnologie. Die verkoop van ‘n item teen ‘n laer prys as die voorgestelde verkoopprys, moet deur die betrokke Dekaan/Omgewingshoof goedgekeur word. Indien daar geen interne belangstelling vir die betrokke rekenaar is nie, mag dit aan ‘n buite-instansie verkoop word. Onverkoopbare items moet aan Afdeling Informasietegnologie terugbesorg word, maar sonder enige oordrag van fondse.

Pentium II en Celeron Rekenaar/Skootrekenaar en groter : Moet in Kampusnuus/Bulletin deur die betrokke departement/afdeling geadverteer word, d.w.s. eerste opsie gaan altyd aan ‘n departement/afdeling. Verkooppryse word verskaf deur Me R Reynecke (tel 4034),Informasietegnologie. Die verkoop van ‘n item teen ‘n laer prys as die voorgestelde verkoopprys, moet deur die betrokke Dekaan/Omgewingshoof goedgekeur word. Hierdie kategorie rekenaars mag nie aan buite-instansies verkoop word nie. Indien daar geen interne belangstelling vir die betrokke rekenaar is nie, moet die item in die afdeling gehou word óf aan Afdeling Informasietegnologie besorg word, maar sonder enige oordrag van fondse.

Drukkers : Moet in Kampusnuus/Bulletin deur die betrokke departement/afdeling geadverteer word, d.w.s. eerste opsie gaan altyd aan ‘n departement/afdeling. Verkoopprys word verskaf deur deur Mev R Reynecke (tel 4034),Informasietegnologie. Die verkoop van ‘n item teen ‘n laer prys as die voorgestelde verkoopprys, moet deur die betrokke Dekaan/Omgewingshoof goedgekeur word. Indien daar geen interne belangstelling vir die betrokke item sou wees nie, mag dit met die skriftelike goedkeuring van Afdeling Fondse– en Batebestuur aan ‘n buite-instansie verkoop word. Onverkoopbare items moet aan Afdeling Informasietegnologie terugbesorg word, maar sonder enige oordrag van fondse.

GESPESIALISEERDE TOERUSTING

Item moet in Kampusnuus/Bulletin geadverteer word teen ‘n verkoopprys soos vasgestel deur die betrokke Departementele Voorsitter/Afdelingshoof en goedgekeur deur die Afdeling Fondse- en Batebestuur.

Indien daar geen interne belangstelling vir die betrokke bate-item is nie, mag die item ekstern geadverteer en verkoop word.

In die geval waar toerusting deur ‘n Statutêre Raad aan ‘n spesifieke personeellid toegeken is en die betrokke personeellid ‘n pos by ‘n ander hoër onderwysinstelling aanvaar, kan daar gereël word dat die betrokke toerusting na die betrokke inrigting sonder vergoeding oorgeplaas word.

MEUBELS EN KANTOORTOERUSTING

Ander departemente/afdelings het altyd eerste opsie voordat privaat verkope oorweeg mag word. Items moet in Kampusnuus/Bulletin geadverteer word indien die betrokke Departementele

Voorsitter/Afdelingshoof nie reeds bewus is van ‘n potensiële interne koper nie.

61

Die Afdeling Aankope kan indien dit ongebruikte meubels benodig, sodanige meubels aankoop vir voorraad en dit dan weer teen dieselfde prys uitreik.

Geen meubels en toerusting (anders as rekenaars) mag aan buite-instansies verkoop word sonder geskrewe goedkeuring van Afdeling Fondse- en Batebestuur nie.

Alle onverkoopbare items moet aan Afdeling Aankope terugbesorg word, maar sonder enige oordrag van fondse.

PROSEDURE VAN VERKOOP

Oortollige bate-items moet deur die verkoper (Departementele voorsitter/afdelingshoof) gelys word op die vorm “Versoek vir verkoop van Bate-items”, verkrygbaar van Afdeling Fondse- en Batebestuur.

Die voorgestelde verkoopprys, soos verkry van Afdeling Informasietegnologie (rekenaars en drukkers) of Afdeling Aankope (meubels en kantoortoerusting), moet ingevul word alvorens die versoek vir goedkeuring na die betrokke Dekaan/Omgewingshoof gestuur word. Die Dekaan/Omgewingshoof keur dan goed dat gelyste items teen gemelde prys verkoop mag word.

Voordat ‘n verkooptransaksie ten opsigte van goedere plaasvind waarby nabye familie of huishoudingslede betrokke is, moet die tersaaklike persoonlike verbintenis deur die verkoper, of besluitnemer oor die transaksie, aan sy/haar Dekaan/Omgewingshoof verklaar word. Die verkooptransaksie moet dan deur ‘n onverbonde personeellid hanteer word, tensy die betrokke Dekaan/Omgewingshoof toestemming verleen dat die betrokke verkoper/besluitnemer die transaksie verder mag hanteer.

Bates (ongeag die aard daarvan) wat oorspronklik uit instituutfondse, departementele navorsingsfondse of ander eie fondse aangekoop is, se opbrengs word op die betrokke kostepunt plus rekening 7070 (Verkoop Roerende Bates) inbetaal en die instituut/departement kan met die fondse in ooreenstemming met die voorwaardes van die betrokke fonds, handel.

Onverkoopte items (na advertering) se verkoopprys mag verlaag word met die goedkeuring van die betrokke Dekaan/Omgewingshoof.

Die opbrengs van verouderde laboratoriumtoerusting wat oorspronklik uit die Universiteit se begrotingsfondse aangekoop is, moet op die departement se xxxxB-kostepunt plus rekening 7070 inbetaal word. Die opbrengs mag na goeddunke aangewend word, onderhewig aan die dekaan se skriftelike toestemming.

Alle bate-items wat uit die opbrengs van die Stellenbosch Trust aangekoop is en in onbruik verval het, moet by die Senior Direkteur : Navorsing aangemeld word (vir verkoop of vir hertoewysing). Indien die huidige gebruiker van voorneme is om die items te verkoop ten einde ander navorsingstoerusting aan te koop, moet ‘n skriftelike motivering ten opsigte van die vervanging van die items by die Senior Direkteur : Navorsing ingedien word. Indien geen nuwe navorsingstoerusting aangekoop word nie, sal die opbrengs, in oorleg met die Senior Direkteur : Navorsing, teruggestort word in die opbrengs van die Stellenbosch Trust.

Na verkope moet die vorm, “Versoek vir verkoop van Bate-items”, voltooi word deur die toepaslike kwitansie- of interdepartementele rekwisisienommers in te vul en teruggestuur word aan Afdeling Fondse- en Batebestuur vir die aanpassing van die inventaris- en versekeringsrekords.


62

VERKRYGING VAN GOEDERE & DIENSTE



Bestek: Die beleid bevat algemene inligting rakende die verkryging van goedere en dienste, die funksies van die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste en die insleutel van rekwisisies op die US se finansiële stelsel.

Beleid:

DIREK VAN VERSKAFFERS

Kontrole oor die beskikbaarheid van fondse is die verantwoordelikheid van elke navorser, voorsitter of afdelingshoof en word ook tydens die invoer van 'n bestelling rekenaarmatig getoets.

Slegs voorafgemagtigde persone by departemente/afdelings kan rekwisisies goedkeur.

Enige aankope by 'n krediteur (maatskappy) van die Universiteit moet rekenaarmatig met 'n amptelike Universiteitsbestelling gedoen word. Maak ook vooraf seker of die items nie in voorraad gehou word nie.

Géén betaling kan sonder 'n amptelike bestelnommer geskied nie. Fakture ontvang sonder ‘n amptelike bestelnommer sal nie betaal word nie.

BTW kan slegs op oorspronklike fakture teruggeëis word.

Alle Aankooprekwisisies ingevoer met program EAS500P, word deur Afdeling Aankope & Voorsieningsdienste verwerk en die bestelvorm word aan die betrokke maatskappy gepos, gefaks of per e-pos versend.

Alle diens-, huur-, instandhoudings- en ander kontrakte word deur die Uitvoerende Direkteur Finansies of sy gemagtigde onderteken.

Vir meer besonderhede oor die benutting van kontrakte bv. chemikalieë, skryfbehoeftes, ens. kontak: Afdeling Aankope & Voorsieningsdienste, telnr. 808-4500.

Aankope van mikrorekenaars, -programmatuur en verwante toerusting geskied in oorleg met die Direkteur: Informasietegnologie.

Aankope van oudiovisuele apparaat moet in oorleg met Afdeling Aankope & Voorsieningsdienste geskied.

Aankope van bate-items kan slegs geskied indien daar 'n begrotingsnommer vir die spesifieke item bestaan.

ONTTREKKING VAN VOORRAAD

Aanvra van voorraad uit die betrokke stoor geskied rekenaarmatig per voorraadrekwisisie met program EAS501P. (Verwerking van Voorraad-rekwisisies.)

BUITELANDSE BESTELLINGS

Vir die aankoop van duurder toerusting vanaf die buiteland of SA-agente, moet kwotasies en tenderpryse via Afdeling Aankope & Voorsieningsdienste ingewin word.

Vir bate/kapitaalitems moet prosedures gevolg word soos genoem onder punt 1.

Alle buitelandse aankope word toegevoer mbv program EAS199P – Buitelandse rekwisisies.

FUNKSIES VAN DIE AFDELING AANKOPE & VOORSIENINGSDIENSTE

63

Onderhandelinge en skakeling met maatskappye t.o.v. aankope, tenders en kontrakte vir bogenoemde.

Alle buitelandse aankope - kwotasies, kontrakte en bestellings.

Behartig doeane- en aksynsbelastings, invoerpermitte, termyndekking t.o.v. verandering in wisselkoerse, ens. vir buitelandse aankope.

Verskaf advies aan personeel t.o.v. US-aankope en langdienstoekenningsgeskenke.

Koördineer buitedrukwerk volgens voorgeskrewe riglyne.

Koördineer die sluiting en ondertekening van alle aankoop-, instandhouding- en dienskontrakte.

Kontroleer dat die algemene begrotingsriglyne soos onder punt 1 uiteengesit, toegepas word.

Druk en uitstuur van amptelike bestelvorms aan maatskappye.

Volg uitstaande bestellings op en skakel met die Krediteure-afdeling om te verseker dat korrekte pryse betaal word.

Onderhandel met maatskappye indien daar verskille in pryse en produkspesifikasies voorkom.

Lewer magasyndienste t.o.v. items in voorraad.

HULP MET DIE INVOER VAN REKWISISIES

Departemente/Afdelings moet vir elke bestelling/aankoop die betrokke rekwisisie rekenaarmatig aanvra.

Vir die spoedige verwerking en plasing van die bestelling is dit belangrik om die rekwisisie volledig en korrek te voltooi. Een van die volgende rekwisisies moet gebruik word:

Onderhoud - Aankooprekwisisie (program EAS500P)Eksterne bestellings: Indien bestellings afgelewer/ontvang is, moet ontvangs-erkenning rekenaarmatig met program EAS900P (Goedere ontvangs) gedoen word.

Onderhoud - Voorraadrekwisisie (program EAS501P)Voorraad bestelling (bv. skryfbehoeftes) uit die betrokke stoor.

Onderhoud - Interdepartementele rekwisisie (program EAS505P)Departementele rekwisisie vir lewering van dienste deur interne afdelings, bv.IT, Instandhouding, US-Drukkery, ens.

Onderhoud Voertuigbesprekings (program EVP213P)Om voertuie by die Voertuigpoel te bespreek

Kontakafdeling:Aankope

64

VERSEKERINGSEISE



Bestek: Die beleid bevat reëls en regulasies van die US tov versekeringseise.

Beleid:

LET WEL: Met ingang van 1 Januarie 2003 sal omgewings gesteelde items, waar daar geen geforseerde

toegang was nie, uit hul eie fondse moet vervang. Vir rekorddoeleindes, bly dit egter noodsaaklik dat

sodanige verliese steeds volledig aangemeld word.

PROSEDURES: GEBOUE EN TOERUSTING

Bate alle risiko-eise (stormskade, brand, breekskade, oorstromings, toevallige skade ens.),

motoreise en moontlike aanspreeklikheidseise moet binne 24 uur by die Afdeling Fondse- en Batebestuur

aangemeld word.

Inbraak en diefstal moet binne 24 uur deur die departement betrokke by die SA Polisie aangemeld en die

MAS-nommer by hulle verkry word. Rapporteer die inbraak/diefstal ook by die US - Beskermingsdienste

en verstrek die MAS -nommer aan hulle.

Vra ’n versekeringseisvorm by Afdeling Fondse- en Batebestuur aan en meld die basiese

besonderhede mondelings aan hulle sodat die voorlopige reëlings intussen getref kan word. Die

departementele voorsitter se gedeelte op die versekeringseisvorm moet volledig voltooi word en die vorm

moet binne 7 dae aan die Afdeling terugbesorg word. Die versekeraars kan ’n eis benadeel en selfs

weier indien die eisvorm nie binne 7 dae ingehandig word nie.

PROSEDURES: MOTOREISE

Motoreise waar ’n derde party betrokke is, moet onmiddellik by die SA Polisie aangemeld en die MAS –

nommer verkry word.

Verkry die volle besonderhede van die ander voertuig (registrasienommer, fabrikaat en skade), die

bestuurder se naam en ID-nommer, die besonderhede van die passasiers, sowel as getuies (verkieslik

onafhanklik) en van alle persone wat in ‘n botsing beseer is. Let wel: indien u nie hierdie besonderhede

bekom nie, sal u op eie onkoste 'n polisie-verslag moet aanvra teen R50-00.

Moenie met die ander persoon onderhandel of verantwoordelikheid vir die ongeluk aanvaar nie – die

versekeraars hanteer hierdie aangeleentheid asook enige korrespondensie vanaf die eienaar of

versekeraar van die ander voertuig of van die voetganger wat beseer is.

65

Die personeellid of student se bestuurderslisensie moet in alle gevalle aan Afdeling Fondse- en

Batebestuur getoon word. ’n Fotokopie van die bestuurderslisensie, is slegs aanvaarbaar indien dit deur

’n kommissaris van ede gesertifiseer is.

‘n Eisvorm moet by die Afdeling Fondse- en Batebestuur aangevra word en 2 kwotasies moet vir

die herstelkoste verkry word. Indien ’n insittende van die voertuig of ’n derde party beseer is moet ’n

Padongelukke Fonds aansoekvorm terselfdertyd voltooi word en binne 14 dae na die ongeluk aan die

Fonds besorg word ten einde te voorkom dat die bestuurder van die voertuig vir skade aanspreeklik

gehou word.

PROSEDURES: MOTOREISE - HUURMOTORS

Dit is nie voldoende om slegs die huurfirma se eisvorm te voltooi nie.

Aangesien die Universiteit die versekering van sodanige voertuie reël, moet alle voertuigongelukke binne

24 uur aangemeld word.

Die Universiteit behou die reg voor om enige onkoste, as gevolg van laat aanmelding, van die betrokke

party te verhaal.

BYBETALINGS

R2 500 ten opsigte van inbraak-eise (diefstal met tekens van geforseerde toegang);

R5 000 ten opsigte van enige ander eise wat nie aan natuurlike oorsake te wyte is nie, of waar

nalatigheid voorgekom het (diefstal sonder geforseerde toegang uitgesluit); en

R2 500 ten opsigte van alle motoreise.

In die geval van ‘n versekeringseis waar die departement verantwoordelik gehou word vir die bybetaling,

kan daardie bybetaling slegs van ‘n personeellid en/of student verhaal word indien die nodige

dissiplinêre- en/of tugprosedures gevolg is.

UITBETALING VAN VERSEKERINGSEISE: DERDEPARTYE

Enige insident of voorval waarin ‘n derdeparty en/of sy/haar eiendom skade gely het, wat mag lei tot

‘n moontlike versekeringseis, moet onmiddellik by die Afdeling Risiko- en Beskermingsdienste

aangemeld word, daarna moet die verantwoordelike persoon1 by die Afdeling: Fondse- en

Batebestuur in kennis gestel word van die insident. Alle korrespondensie ten opsigte van die insident

moet ook na die verantwoordelike persoon verwys word.

Die verantwoordelike persoon verwys alle eise na die US se Versekeraars, en slegs indien die eis

deur die Versekeraars afgekeur is, of binne die bybetaling val, kan dit deur die US oorweeg word vir

betaling.

1 Verantwoordelike Persoon: Verantwoordelik vir administrasie van US se versekeringsportefeulje: Huidiglik Me H Pieterse, telefoonnommer 808 4612.

66

Die uitbetaling van versekeringseise aan derdepartye word slegs oorweeg indien dit blyk dat die

oorsaak van die skade toegeskryf kan word aan die US se nalatigheid. Indien die eis binne die

bybetaling van R5 000 val, mag die Direkteur: Finansies die uitbetaling van die eis goedkeur.

Alle eise tot R15 000 mag goedgekeur word deur die Direkteur: Finansies. Die Senior Direkteur: Finansies se goedkeuring moet verkry word vir die uitbetaling van eise van R15 001 tot R50 000. Die Finansieskomitee se goedkeuring moet verkry word vir eise van R 50 001 tot R 250 000. Eise groter as R 250 000 moet aan die Rektor se Bestuurskomitee voorgelê word.

UITBETALING VAN VERSEKERINGSEISE: STUDENTE

Enige insident of voorval waarin ‘n student en/of sy/haar eiendom skade gely het, wat mag lei tot ‘n

moontlike versekeringseis, moet onmiddellik by die Afdeling Risiko- en Beskermingsdienste

aangemeld word, daarna moet die verantwoordelike persoon2 by die Afdeling: Fondse- en

Batebestuur in kennis gestel word van die insident. Alle korrespondensie ten opsigte van die insident

moet ook na die verantwoordelike persoon verwys word.

Die verantwoordelike persoon verwys alle eise na die US se Versekeraars, en slegs indien die eis

deur die Versekeraars afgekeur is, kan dit deur die US oorweeg word vir betaling.

Die uitbetaling van versekeringseise aan studente word slegs oorweeg indien dit blyk dat die oorsaak

van die skade toegeskryf kan word aan die US se nalatigheid.

Alle eise tot R15 000 mag goedgekeur word deur die Direkteur: Finansies. Die Senior Direkteur: Finansies se goedkeuring moet verkry word vir die uitbetaling van eise van R15 001 tot R50 000. Die Finansieskomitee se goedkeuring moet verkry word vir eise van R 50 001 tot R 250 000. Eise groter as R 250 000 moet aan die Rektor se Bestuurskomitee voorgelê word.


2 Verantwoordelike Persoon: Verantwoordelik vir administrasie van US se versekeringsportefeulje: Huidiglik Me H Pieterse, telefoonnommer 808 4612.

67

NAVORSINGSFINANSIES – INDIEN VAN EISE EN FINANSIëLE STATE



Bestek: Die beleid bevat die datums vir die indiening van eise en finansiële state tov sekere navorsings instansies, asook wie verantwoordelik is vir die indiening van die dokumentasie.

Beleid:

Verskeie instansies ondersteun navorsing aan die Universiteit van Stellenbosch. Voorbeelde hiervan is onder andere:

National Research Foundation (NRF)

Waternavorsingskommissie (WNK)

Mediese Navorsingsraad (MNR)

Proteïennavorsingstrust (PNT)

Unifruco

Outspan

Technology and Human Resources for Industry Programme (NRF-THRIP)

o Die navorser is verantwoordelik vir die kontrole oor sy/haar toegekende fondse. Waar nodig, word ‘n kontrak tussen die Universiteit en die betrokke instansie opgestel waar die finansiële beleid / eisprosedures neergelê word.

o Die finansiële beleid, soos uiteengesit in hierdie dokument, is ook van toepassing op navorsingsfondse. Noodsaaklike eisdatums en/of sperdatums vir finansiële state is soos volg:

INSTANSIE EISE FINANSIËLE STATE DATUMNRF Deurlopend deur jaar Word deur navorser voorgelê 31/12

WNK Voorskotte word deur die jaar aangevra

Word deur Begrotingsbeheer opgestel en deur Price Waterhouse Coopers geoudit

28/02

PNT Voorskotte word deur die jaar aangevra

Word deur Begrotingsbeheer opgestel

Voor of op 16/01

NRF-THRIP Deurlopend deur jaar Word deur navorser voorgelê 31/12

NRF (voorheen RGN)

Eenmalig vrygestel Op versoek -

UNIFRUCO Elke kwartaal Op versoek 30/09

OUTSPAN Elke kwartaal Op versoek -

MNR Elke kwartaal Op versoek 30/06


68

LIDMAATSKAP VAN PROFESSIONELE VERENIGINGS VIR LEDE VAN DIE REKTOR SE BESTUURSPAN



Bestek: Die beleid bevat reëls en regulasies van die US tov die betaling van lidmaatskapsfooie van professionele verenigings vir lede van die Rektor se Bestuurspan.

Beleid:

Lidmaatskap van professionele verenigings vir lede van die Rektor se Bestuurspan (RBS) is betaalbaar uit die betrokke VS se begroting, mits dit in die belang van die betrokke portefeulje is en dit as sodanig deur die Uitvoerende Direkteur: Finansies goedgekeur is.


69

INTERDEPARTEMENTELE TRANSAKSIES



Bestek: Die beleid bevat reëls en regulasies van die US tov die betaling vir dienste of produkte gelewer tussen interne departemente via ‘n interdepartementele rekwisisie.

Beleid:

DOEL VAN ‘N INTERDEPARTEMENTELE REKWISISIE

Die funksie van ‘n interdepartementele rekwisisie as sodanig is om fondsverskuiwing tussen twee verskillende OE’s daar te stel.

Hierdie fondsverskuiwing is ook slegs geregverdig wanneer vir goedere of dienste gelewer deur ‘n interne departement/afdeling, betaal word deur ‘n ander department/afdeling wat die rekwisisie aanvra.

Basies Dept. X lewer ‘n diens aan Dept. Y waarvoor dmv ‘n interdepartementele rekwisisie betaal word.

DIE PRAKTYK

Dit het egter aan die lig gekom dat hierdie funksie binne sekere omgewings wanbestuur word, deurdat dit aangewend word om fondsverskuiwings tussen verskillende kostepunte binne dieselfde OE te bewerkstellig, wat tot gevolg het:

balastingontduiking, regstellings tussen rekeninge wat slegs dmv joernale aangebring moet word en/of oordragte tussen kostepunte wat slegs dmv oordragsjoernale mag geskied.

VOORKOMING

Die interdepartementele rekwisisieprogram (EAS505P) is sodanig aangepas dat slegs die OE’s wat werklik dienslewerings- funksies verrig, gelys is vir seleksie. (F1 op die Gerig aan veld) bv, US drukkery, Studentegelde, IT ens.)

Ook ander OE’s wat nie tradisioneel as diens OE’s geklassifiseer word nie, maar wat wel interne funksies verrig, is gelys, bv. Innovasie om die projektus kursusse te akkommodeer.

Slegs hierdie OE’s word ook toegelaat om die herkanalisering van fondse uit te voer (EAS125P). Alle ander transaksies moet dmv ‘n joernaaltransaksie deur die Fakulteitsrekenmeester by

Begrotingsbeheer afgehandel word. Indien u OE wel as dienslewerings-OE geïdentifiseer moet word en nie tans op die lys voorkom

nie, kan u met ‘n skriftelike motivering by u fakulteitsrekenmeester aansoek doen vir oorweging.

NUWE DIENSLEWERENDE OE’s

Indien u wil aansoek doen om die huidige OE om te skakel na ‘n dienslewerende OE, moet u u beampte by Begrotingsbeheer kontak.


70

PERSOONLIKE UITGAWES



Bestek: Die beleid verskaf die reëls wat geld tov die aangaan van persoonlike uitgawes uit US kostepunte.

Beleid:

Geen persoonlike uitgawes mag aangegaan word uit US kostepunte, hetsy die uitgawe terugbetaal word of nie. Die aangaan van persoonlike uitgawes teen US kostepunte is teen die reëls van die Ontvanger van Inkomste en kom neer op belastingontduiking.


71

UITREIK VAN FAKTURE



Bestek: Die beleid verskaf die reëls en regulasies van die US tov die uireik van debiteursfakture en die inkomsterekeninge wat gebruik moet word wanneer ’n faktuur uitgereik word.

Beleid:

ALGEMEEN Alle buitewerk wat deur departemente gelewer word, moet via die debiteurestelsel gefaktureer

word.

Departemente skep hul eie fakture m.b.v. program FDB030P. ’n Faktuur wat geskep word vir ’n debiteur wat meer as 90 dae uitstaande is met ’n betaling, sal deur die stelsel geweier word. Kontak die Debiteure afdeling vir die nodige aanpassing en/ of regstelling.

Die betrokke departement wie se debiteur(e) uitstaande skuld van meer as 90 dae het, is verantwoordelik vir die opvolg van die betrokke debiteur(e), aangesien ander departemente hierdeur beïnvloed word.

Alle betalings ontvang, moet of na die Debiteure afdeling verwys word, of direk inbetaal word by die kassiere op die betrokke debiteurskode. Betalings ten opsigte van fakture mag nooit op ‘n departementele kostepuntrekening (begrotingskostepunt) inbetaal word nie.

Versoeke vir kredietnotas moet by die Debiteure afdeling verkry word. Hierdie versoeke moet deur die afdelingshoof gemotiveer en goedgekeur word.

’n Projekopdrag wat oor ’n termyn in fases afgehandel word, mag nie vooruit gefaktureer word nie. Fakture moet geskep word na gelang ’n fase afgehandel is.

Enige skenking aan die Universiteit van Stellenbosch wat kwalifiseer vir ‘n Artikel 18(A) skenkingskwitansie, mag nie per faktuur aangevra word nie. Die prosedure onder punt 10, Skenkings en Skenkingskwitansies moet gevolg word.

Die volgende debiteure programme is beskikbaar:FDB030P - Skep van fakture FDB050P - Faktuur navrae

FDB060P - Debietnota navrae FDB070P - Kredietnota navrae FDB120P - Staatnavrae

FDB095P - Navraag - Debiteur statusFDB125P Globale navraag

SKEP VAN FAKTURE

Alle buitewerke, navorsing, konsultasie en goedere wat deur departemente gelewer word, moet gefaktureer word via die debiteurestelsel. Alle fakture wat geskep word, moet goedgekeur word deur die persoon op wie se kostepunt die faktuur geskep word of die departementshoof daarvan. Die persoon wat die faktuur skep moet seker maak dat die faktuur teen die korrekte inkomsterekening geskep word. Indien daar enige twyfel is oor die korrekte inkomsterekening moet Begrotingsbeheer gekontak word.

Geen fakture mag op Universiteit Stellenbosch briefhoofde of met rekenaarprogramme geskep word nie. Die debiteurestelsel moet ten alle tye gebruik word om fakture te skep.

Die volgende inkomsterekening word gebruik tydens die laai van fakture:



72


5597 - Diverse inkomste (Belasbaar): Fondse verkry vir dienste gelewer, goedere gelewer en enige ander navorsing gedoen word teen die inkomsterekening inbetaal, uitgesonder betalings vanaf die NNS, WNK, ander statutêre rade en inkomste wat spesifiek tuishoort onder een van die genoemde inkomsterekeninge. BTW word gehef.


5267 - Departement Waterwese en Bosbou: Fondse ontvang vanaf die Departement Waterwese en Bosbou word teen die inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.

5270 - DACTS inkomste: Fondse ontvang vanaf DACTS word teen die inkomsterekening inbetaal. Geen BTW word gehef nie.

5307 – Waternavorsingskomissie: Fondse ontvang vanaf die Waternavorsingskomissie word teen die inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.


Geen fakture mag teen die inkomsterekening 5596 gelaai word, sonder vooraf toestemming deur Begrotingsbeheer nie.

Kontakafdeling:Debiteure

73

VEREISTES WAARAAN KREDITEURE FAKTURE MOET VOLDOEN VIR BETALING



Bestek: Die beleid verskaf die vereistes waaraan ‘n faktuur aan die US moet voldoen,alvorens betaling kan geskied.

Beleid:

FAKTURE VANAF ‘N INSTANSIE AAN DIE US


dat dit ‘n faktuur of belastingfaktuur is. die verskaffer se naam, adres en BTW registrasienommer in geval van ‘n belastingfaktuur. gerig aan die Universiteit Stellenbosch adres en BTW registrasienommer van die Universiteit Stellenbosch die faktuurnommer en datum. ‘n beskrywing van die goedere en die hoeveelheid. die waarde van die goedere en die belasting gevra.

FAKTURE VANAF ‘N PERSOON AAN DIE US


dat dit ‘n faktuur of belastingfaktuur is. die persoon se naam, adres en BTW registrasienommer in geval van ‘n belastingfaktuur. gerig aan die Universiteit Stellenbosch adres en BTW registrasienommer van die Universiteit Stellenbosch die faktuurnommer en datum. ‘n beskrywing van die goedere en die hoeveelheid die waarde van die goedere en die belasting gevra die persoon moet die faktuur onderteken

Let Wel: Geen betalings word gedoen op kwotasies, pro forma fakture of state nie.


74

FINANSIëLE VERSLAGDOENING



Bestek: Die beleid bevat riglyne aangaande die opstel van finansiële state.

Beleid:

Die finansiële state van die Institute en Buro’s binne die Universiteitsomgewing word aan die begin van elke jaar, na die finansiële afsluiting van die Universiteit, opgestel deur die betrokke beamptes by Begrotingsbeheer.

Vir die opstel van enige ander finansiële state gedurende die jaar, kan u die betrokke beampte by Begrotingsbeheer kontak. Die beampte sal die nodige reëlings tref met die Universiteit se ouditeure indien geouditeurde state vereis word. Sien die beleidnommer 022A/06/04 rakende ouditfooie vir bekostiging van die oudit.


75

NAVORSINGSKOSTEPUNTE (TIPES EN BEFONDSING)



Bestek: Die beleid verskaf inligting rakende die verskillende tipes navorsingskostepunte en die befondsing van die navorsingskostepunte, asook die inkomsterekeninge van toepassing op die navorsingskostepunte.

Beleid:

ALGEMEEN

Daar kan onderskei word tussen navorsingskostepunte op grond van befondsing. Indien so ‘n onderskeid toegepas word binne die Universiteits omgewing kan die volgende kategorieë geïdentifiseer word, elkeen met sy inkomsterekeninge.

ALGEMENE NAVORSINGSKOSTEPUNTE

Die tipe navorsingskostepunte is baie algemeen binne die Universiteitsomgewing en word befonds deur verskeie instansies (alle instansies uitgesluit die ander kategorieë onder genoem).

Inkomsterekeninge van toepassing op die kostepunte:





5597 - Diverse inkomste (Belasbaar): Fondse verkry vir dienste gelewer, goedere gelewer en enige ander navorsing gedoen word teen die inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.


5247 – Owerheidstoekennings spesiale doeleindes: Fondse verkry vanaf die staat. Geen BTW word gehef nie.

5373 – Skenkings: Skenkings ontvang vanaf buite instansies of persone. Geen BTW word gehef nie.

KONGRESSE, SEMINARE & WERKSWINKELS

‘n R-kostepunt word geskep vir wanneer ‘n departement ’n werkswinkel, seminaar of kongres aanbied.

Inkomsteterekeninge:

5388 - Inkomste borgskappe: Borgskappe word teen hierdie inkomsterekening inbetaal, byvoorbeeld ‘n instansie borg die kongres. BTW word gehef.

5777 – Opknappingskursusse: Alle registrasiegelde betaal deur buite partye word teen die inkomsterekening inbetaal. Geen BTW word gehef nie.

NRF

Slegs inkomste van die NRF mag op die kostepunte inbetaal word. Die allokasie van fondse na die kostepunte word deur Mnr J Mostert by Begrotingsbeheer gedoen.

Inkomsterekening:

5285 – NRF Inkomste: Inkomste ontvang vanaf die NRF word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. Geen BTW word Gehef nie.

76

NRF THRIP

Slegs inkomste van die NRF mag op die kostepunte inbetaal word. Die allokasie van fondse na die kostepunte word deur Mnr J Mostert by Begrotingsbeheer gedoen.

Inkomsterekening:

5286 – NRF THRIP Inkomste: Inkomste ontvang vanaf die NRF word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. Geen BTW word gehef nie.

WNK

Slegs inkomste van die WNK mag op die kostepunte inbetaal word.

Inkomsterekening:

5307 – Waternavorsingskommissie: Inkomste ontvang vanaf die WNK word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.

PNT

Slegs inkomste ontvang vanaf die PNT mag op die kostepunte inbetaal word.

Inkomsterekening:

5413 – Opdragnavosing: Fondse verkry vanaf die PNT vir kontraknavorsing, word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.

WATERWESE & BOSBOU

Slegs inkomste van die Departement Waterwese & Bosbou mag op die kostepunte inbetaal word.

Inkomsterekening:

5267 – Dept van Waterwese & Bosbou: Fondse verkry vanaf die Dept Waterwese en Bosbou vir kontraknavorsing, word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.

MNR

Slegs inkomste ontvang vanaf die MNR mag op die kostepunte inbetaal word.

Inkomsterekening:

5287 – MNR: Fondse verkry vanaf die MNR vir kontraknavorsing, word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.

HARRY & DORIS CROSSLEY

Slegs inkomste ontvang vanaf hierdie stigting mag op die kostepunte inbetaal word.

Inkomsterekening:

5373 – Skenkings: Fondse verkry vanaf hierdie stigting word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. BTW word nie gehef nie.

WELLCOME TRUST

Slegs inkomste ontvang vanaf die Wellcome Trust mag op die kostepunte inbetaal word.

Inkomsterekening:

77

5540 – Wellcome Trust: Fondse verkry vanaf die Wellcome Trust word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. BTW word nie gehef nie.

K - FONDSE

Elke persoon wat ‘n toekenning kry vanaf die Subkomitees A, B of C, kry ‘n K-kostepunt. Die toekenning word deur Begrotingsbeheer oorgedra na die persoon se K-kostepunt.

Inkomsterekening:

Geen inkomste mag teen K-kostepunte inbetaal word nie.

S - FONDSE (SOS PUBLIKASIEFONDSE)

Elke departement/afdeling wat ‘n toekenning kry vanaf die Subkomitees A, B of C, kry ‘n S-kostepunt. Die toekenning word deur Begrotingsbeheer oorgedra na die departement/afdeling se S-kostepunt.

Inkomsterekening:

Geen inkomste mag teen S-kostepunte inbetaal word nie.

C – FONDSE (REKTORSTOEKENNING VIR VOORTREFLIKE NAVORSING)

Elke persoon wat ‘n toekenning kry vanaf die Rektor vir voortreflike navorsing, kry ‘n C-kostepunt. Die toekenning word deur Begrotingsbeheer oorgedra na die persoon se C-kostepunt.

Inkomsterekening:

Geen inkomste mag teen C-kostepunte inbetaal word nie.


78

HERUITREIKING VAN TJEKS WAT GESTOP IS



Bestek: Die beleid bevat die US se reëls tov die heruitreiking van tjeks wat gestop is.

Beleid:

‘n Tjek mag nie binne 7 dae, nadat dit by die bank gestop is, heruitgereik word nie. Voordat ‘n tjek na die verloop van die 7 dae heruitgereik mag word, moet gekontroleer word dat die tjek nie intussen reeds gewissel is nie.

‘n Vorm vir die stop van ‘n tjek is by die Afdeling Fondsebestuur beskikbaar en moet deur Tronel Claassens geteken word. Voordat die tjek heruitgereik word moet beamptes weer met Tronel Claassens kontroleer dat die tjek nie intussen gewissel is nie en moet sy ter bevestiging teken.


79

KREDIET OP ‘N DEBITEURSREKENING



Bestek: Die beleid bevat die US se reëls tov die uitbetaling van ‘n krediet op ‘n debiteursrekening.

Beleid:

Geen krediet op ‘n debiteur se rekening sal uitbetaal word tensy ‘n versoek van die maatskappy vir die uitbetaling daarvan ontvang word nie. Die uitbetalings moet goedgekeur word deur die Hoof van Studentegelde en Debiteure.

Kontakafdeling:Debiteure

80

KREDIETKAARTE



Bestek: Die beleid bevat die US se reëls tov die bestaan van kredietkaarte binne die US omgewing.

Beleid:

Geen korporatiewe kredietkaarte mag in enige US omgewing bestaan nie. Indien aankope wel met ‘n persoonlike kredietkaart aangegaan is mag geen tjek aangevra word teen kostepunte deur slegs die kredietkaartstaat as bewys in te dien nie, die nodige fakture moet aangeheg wees.


81

SKAKELING MET BANKINSTELLINGS



Bestek: Die beleid bevat die US se reëls tov die skakeling met bankinstellings.

Beleid:

Die afdeling Fondsebestuur moet kennis dra van alle aangeleenthede aangaande kontrakte, ooreenkomste, besprekings, klagtes, ens. met die onderskeie bankinstellings. Fondsebestuur sal dienooreenkomstig besluit of die aangeleentheid voorhande, deur Fondsebestuur self of deur die betrokke afdeling hanteer kan word.


82

SLUIT VAN KOSTEPUNTE



Bestek: Die beleid bevat die US se werkswyse tydens die sluit van kostepunte.

Beleid:

Aangesien die sluit van kostepunte binne verskeie omgewings probleme veroorsaak word die volgende werkswyse voorgestel:

Versoeke vir die sluit van kostepunte moet gerig word aan Marinda Kotzé, Finansiële- en Bestuurstelsels. Indien enige surplusse/tekorte binne die kostepunt bestaan, moet ’n versoek tot oordrag van fondse eers aan JAS Viljoen gestuur word wat dit na afhandeling sal deurstuur vir Finansiële- en Bestuurstelsels.

Nadat die nodige oordragte gedoen is en die kostepunt ’n nul balans toon, sal Finansiële- en Bestuurstelsels ’n epos aan die volgende omgewings stuur:

- Menslike Hulpbronne Gretchen Marais Kontrolering van poste en aanstellings.- Fondsebestuur Louma Engelbrecht Kontrolering van waardevermindering

transaksies en Rente posterings.

Sodra terugvoer van bogenoemde omgewings ontvang word, sal Finansiële- en Bestuurstelsels voortgaan om die kostepunt te sluit.

PERSONEELLEDE WAT DIE US SE DIENS VERLAAT

Kostepunte van persone wat die Universiteit se diens verlaat moet:

∙ deur Afdeling Finansiële- en Bestuurstelsels identifiseer word sodra die maandelikse uitdienstreelys ontvang word en dit deurgee aan die betrokke Rekenmeester by Begrotingsbeheer om:

skoongemaak en gesluit te word of die Dekaan en/of Viserektor (Navorsing) moet aanbeveel wat met die personeellid se

navorsingsfondse moet gebeur.

Riglyne:K-kostepunte: Terug na Subkomitee A, B of C (B268A, B268B of B268C)Navorsingsfondse: Reageer op Aanbeveling van Dekaan en/of Viserektor (Navorsing)Rektorstoekenning Terug na B064Statutêre Rade: Terugbetaalbaar aan Statutêre RaadVestigingsfondse: Terug na Dekaan

SLUIT & OOPMAAK VAN KOSTEPUNT REKENING KOMBINASIES: 0997, 0998, 0999

Geen salaris kostepunt rekening kombinasie mag gesluit word tydens die laaste week van die maand wanneer afdeling Vergoeding salarisse posteer nie. Die korrekte kostepunt moet deur die betrokke departement aan Menslike Hulpbronne gegee word ten opsigte van die postering vir die volgende maand.

Let ook daarop dat wanneer die salarisrekening 0999 op ’n kostepunt geldig gemaak word dat 0997 (Vaardigheidsheffing) en 0998 (SDR) ook geldig gemaak moet word.

Kontakafdeling:Finansiële- en Bestuurstelsels

83

HANTERING VAN NA-AFTREDE MEDIESE VOORDELE & STUDIEGELDVRYSTELLINGS BINNE KOSTEPUNTE



Bestek: Die beleid bevat die hantering van Na-aftrede mediese voordele en studiegeldvrystellings binne ‘n kostepunt indien die kostepunt sou skuif.

Beleid:

Indien ‘n Fakulteit sou besluit om ‘n kostepunt te inkorporeer by die Fakulteit, word die koste van na-aftrede voordele en studiegeldvrystellings van die betrokke kostepunt nie op die res van die begroting afgelaai nie, maar deur die betrokke Fakulteit self gedra.


84

DIE VERHURING VAN SPORTFASILITEITE AAN BUITEGROEPE



Bestek: Die beleid bevat prosedure rondom die verhuring van sportfasiliteite aan buitegroepe.

Beleid:

Huidige prosedure:

Die inkomste uit verhuring van fasiliteite aan buitegroepe, word tans as volg verdeel:

a) Die hokkie-, netbal-, en atletiekklubs kry die volle bedrag, aangesien hulle self betaal het

vir die opgradering van hulle onderskeie fasiliteite.

b) Die Klubhuise (uitgesluit die Stal en PSO klubhuise), rugby-, krieket-, en sokkerklubs se

geld word sodanig verdeel dat 50% daarvan na die betrokke klub gaan en die ander 50%

gaan na ‘n sentrale fonds wat Sportburo dan kan gebruik vir die instandhouding van

fasiliteite, wat die aankoop van toerusting wat gebruik word by die Sportburo mag insluit.

Die huurtarief vir die gebruik van vloedligte is as volg:

Atletiek en rugby:

a) Vir kategorie a- en b-ligte is dit R500.00 per aand.

b) Vir kategorie c-ligte is dit R750.00 per aand.

c) Vir die sogenaamde TV-ligte, waar alle ligte aangeskakel word, is dit R1 000.00 per

aand.

d) Hokkie: Oefeninge R125,00 per uur en wedstryde R200,00 per uur

e) Netbal: Oefeninge en/of wedstryde R100,00 per baan per uur

f) Tennis: R3,00, R5,00 en R10,00 per baan per uur in die onderskeie kategorieë (a,b,c)

Bogenoemde inkomste word as volg verdeel:

50% gaan na kostepunt SBDR5, Sportburo verhuringsgelde - ander. Die ander 50% gaan na die

betrokke klub op wie se velde die sportbyeenkoms plaasvind.

Voorgestelde prosedure:

1. Dat die heffing en verdeling van huurinkomste deur die Sportburo hanteer word.

2. In die geval waar sportfasiliteite aan buitegroepe verhuur word, en waar die gebruik van

spreiligte/(saalligte vir binneshuis) ter sprake is, ‘n uurtarief vir die gebruik van die

spreiligte/saalligte gehef word.

3. Die uurtarief (vir die gebruik van spreiligte/saalligte) soos hierbo bepaal, sal aangewend word vir

die elektrisiteitskoste en die daarstel van ‘n vervangingsreserwefonds vir die vervanging /

onderhoud / herstel van vloedliginstallasies.

4. Die uurtarief soos in 2 hierbo bedoel sal ten opsigte van elke fasiliteit, of gedeelte daarvan

afsonderlik bereken word en sal, soos dit nodig is, deur die Afdeling Instandhouding en Bedryf

hersien word.

85

5. Die voorgestelde prosedure vir die heffing van genoemde tarief is as volg:

i. Die verantwoordelikheid lê by die US-Sportburo om maandeliks ‘n verslag aan die Persoon

verantwoordelik vir Nutsdienste (voortaan die Verantwoordelike Persoon) by Afdeling:

Fondse- en Batebestuur, te stuur waarin die verhurings aan buitegroepe vir die maand

uiteengesit word.

ii. Hierdie verslag moet die volgende inligting bevat: Die datum en tyd per fasiliteit; die tipe

beligting gebruik; en die kostepunt waaruit die heffing verhaal kan word. Bv:

Fasiliteit Datum Tyd Beligting Kostepunt

Coetzenburg

Atletiekstadion

24/02/03 19:00

tot

21:00

Fase 1, 2

en 3

SSAK0

iii. Die Verantwoordelike Persoon sal maandeliks die heffing te boekstel.

Kontakafdeling:Sportburo

86

TOESLAG OP BRUTO DERDEGELDSTROOM-INKOMSTE

Beleidnommer: 051A/06/04Vervat in Finansiële Kitsgids: Nee

Bestek: Die beleid bevat die prosedure en agtergrond rondom die toeslag op bruto derdegeldstroom-inkomste.

Beleid:

BESTUURSOPSOMMING

Na afloop van vertoë en verskeie oorlegplegings is wysigings in die toeslag van 12 persent op navorsingsfondse, wat vanaf 19 Januarie in werking gestel is, op 13 April 2004 deur die UK(S) aanvaar. Daar word na die inwerkingstelling van die toeslag op navorsingsfondse verwys as stap 1. Die verloop van die proses word volledigheidshalwe later in hierdie dokument uiteengesit.

Van meet af was dit duidelik gestel dat die toeslag op alle derdegeldstroom-inkomste van toepassing sou wees. Die aanvanklike aandag was op navorsingsfondse. Dit is nou tyd om die toeslag ten volle te implementeer, inaggenome dat daar in sekere omgewings onduidelikhede mag bestaan oor die omvang daarvan. Hierna word verwys as stap 2.

Die doelwit van hierdie memorandum is dus :

1. om seker te maak dat alle omgewings (akademies en nie-akademies en nie slegs navorsingsomgewings nie) volledig ingelig is oor die toeslag op bruto derdegeldstroom-inkomste

2. om sekerheid te gee oor watter inkomste onderhewig is aan die toeslag en watter nie en

3. om duidelikheid te verskaf oor die implementering van die toeslag

STAP 1: NAVORSINGSINKOMSTE - HISTORIESE VERLOOP VAN SAKE SEDERT DIE BEGIN VAN 2004

Op 14 Januarie 2004 is die dokument “Implementering van die stelsel van die bestuur van navorsingsfondse” deur die Viserektor (Navorsing) aan al die Dekane en op 15 Januarie aan al die nie-akademiese VS-hoofde gestuur. Die memorandum wat die dokument toegelig het, het onder andere versoek dat die dokumentasie onder die aandag van die persone in die betrokke omgewings gebring moet word wat geraak kan word deur die implementering van die stelsel op 19 Januarie 2004. Paragraaf 6 van die memorandum het egter ook aangedui “ In hierdie dokument gaan dit net oor die toeslag op fondse vir navorsing en hoëvlakkundigheid wat daarmee verband hou.”

Bylae C van die dokument “Implementering van die stelsel van die bestuur van navorsingsfondse” hanteer onder andere die rasionaal vir die toeslag op buitefondse en dui in paragraaf 3 aan dat die volgende faktore finansieel verreken moet word, naamlik die Universiteit se naam, die ekstra koste wat buitefondse meebring, soos regsdienste, finansiële dienste, menslike hulpbrondienste, aankope, ens. en die kundigheid van die betrokke persoon, groep of omgewing.

Paragraaf 5 van Bylae C dui ook aan dat die toeslag 12% “op nuwe bruto derdegeldstroom-inkomste ....vanaf 19 Januarie 2004” sal wees, dws op nuwe inkomste wat op of na 19 Januarie ontvang word.

‘n Aantal dekane het ‘n gewysigde voorstel vanuit die navorsingsomgewing aan die Rektor op 1 Maart 2004 voorgelê en dit is opgevolg met ‘n vergadering onder voorsitterskap van die Rektor op 31 Maart 2004. ‘n Aangepaste voorstel het op 13 April 2004 by die UK(S) gedien en is aanvaar. Die voorstel is gebaseer op die volgende uitgangspunte:

1. daar moet ‘n toeslag wees

2. die omvang, verdeling en aanwending moet ‘n aansporing vir die omgewings daarstel om sodanige fondse te genereer en aan te wend ter bevordering van die US se strategiese doelwitte, soos saamgevat in Visie 2012 en verpraktiseer in die US Sakeplan 2004 – 2006

87

3. die grondslae waarop die verdeling van fondse na verantwoordelikheidsentra berus, geld rekursief vir die subomgewings binne die sentra en

4. die fondse sou die volgende aanwendingsmoontlikhede kon hê:

strategiese projekte bedryfsuitgawes afdekking van risiko’s verbonde aan projekte

Die goedgekeurde reëling behels nou die volgende:

1. Die toeslag word op 12% gehou. Dié syfer is reeds as deel van die 2004 Begroting aan die US Raad voorgelê en goedgekeur.

2. Die helfte van die toeslag word direk – as vaste en voorkeur aanspraak – tot die beskikking van die betrokke sektor (akademies of nie-akademies) gestel. Die ander helfte word saam met alle ander begrotingsinkomste as deel van die normale begrotingsproses tussen alle aansprake toegedeel, ooreenkomstig die toedelingsgrondslag wat van toepassing is.

3. Die gedeelte wat direk tot die beskikking van die betrokke omgewings is, word in drie komponente onderverdeel:

3.1. Verantwoordelikheidsentrum waarbinne die derdegeldstroom-inkomste gegenereer word:

3/12 (3 persentasiepunte, of 25% van die toeslag) word direk toegedeel na die omgewing (akademies en nie-akademies) waar die derdegeldstroom-inkomste verdien word. Hierdie gedeelte word direk toegedeel na die fonds-genererende omgewings voordat die res van die toeslag verdeel word.

3.2. Sentrale navorsingsfonds :2/12 (2 persentasiepunte, of nagenoeg 16% van die toeslag) word direk toegedeel aan ‘n sentrale navorsingsingfonds, wat vir een of meer van die volgende aangewend kan word: finansiering van fokusarea-navorsing en finansiering van sentra van voortreflikheid.

3.3. Innovasiefonds :1/12 (1 persentasiepunt, of nagenoeg 8% van die toeslag) word direk toegedeel aan ‘n innovasiefonds ter ondersteuning van die ontwikkeling van intellektuele kapitaal op ‘n kommersiële grondslag.

4. Die ander helfte van die toeslag – 6/12 (6 persentasiepunte, of 50% van die toeslag) – word sonder enige etiket soos alle ander hoofbegrotingsinkomste toegedeel.

5. Die bostaande aanwending van die toeslag word eers vanaf 2005 ingefaseer, aangesien vanjaar se toeslaginkomste reeds volledig in die hoofbegroting toegedeel is. Daar is egter ook voorgestel en dit is so aanvaar, dat indien en insoverre die begrote bedrag van R 9,0 miljoen vir 2004 oorskry word en/of indien die totale begrotingsprentjie later in die jaar daarvoor gunstig blyk te wees, daar reeds vanjaar ‘n begin gemaak word met die infasering van die voorstelle onder punt 3 hierbo.

6. Laastens is besluit dat die implementering van hierdie voorstel gesinchroniseer sal word met die voorstelle wat ten opsigte van projek 6 – Verhoogde aandeel van fakulteite in die hoofbegroting teen 2012 – ontwikkel word onder leiding van prof A Schoonwinkel.

Enkele implikasies van die bogenoemde voorstelle is : Die geteikende toedeling versterk die navorsingspoging van die US Die insentief is redelik sterk vir alle omgewings om derdegeldstroom-inkomste te verdien. Die toedelingsgrondslag wat vanaf 2005 ingefaseer sal word, beteken dat die helfte van die

toeslag-inkomste voortaan op ‘n ander manier verdeel sal word as wat in die 2004-Begroting die geval is.

Inwerkingstelling

Die toeslag op navorsingsinkomste word reeds vanaf 19 Januarie 2004 gehef en sal teen einde Mei 2004 in die betrokke kostepunte rekeningkundig te boek gestel word en daarna sal teboekstelling telkens plaasvind wanneer die inkomste inbetaal word. Indien dit blyk dat die inkomste egter eerder onder die kategorie van nie-navorsingsinkomste moet ressorteer en dus vanaf die datums gehef moet word wat hieronder uitgespel word, moet dit onder die aandag van die Afdeling Finansies gebring word, wat die nodige regstelling sal doen.

88

STAP 2: TOEPASSING VAN TOESLAG OP ALLE DERDEGELDSTROOM-INKOMSTE

Paragraaf 5 van Bylae C van die reedsgenoemde dokument Implementering van die stelsel van die bestuur van navorsingsfondse dui aan dat bruto derdegeldstroom-inkomste die volgende insluit, naamlik :

navorsingskontrakte diverse navorsing konsultasiedienste en alle ander verkope van produkte en dienste (kort kursusse uitgesluit wat in ‘n afsonderlike proses

hanteer word)

Die toeslag is dus van toepassing op alle omgewings binne die Universiteit, beide akademies en nie-akademies.

Soos in die geval van navorsingsfondse, word die volgende spesifiek uitgesluit van die toeslag:

beursgeoormerkte fondse (d.w.s waar die fondse wat die US binnekom alreeds geoormerk is vir beursdoeleiendes) en

skenkingsfondse

Stap 2 behels dat die toeslag nou ook op die derdegeldstroom-inkomste van ‘n nie-navorsingsaard van toepassing gemaak word.

Voorstelle:

1. Dat die toeslag van 12% nou ook op derdegeldstroom-inkomste van ‘n nie-navorsingsaard ingestel word.

2. Dat die aanwending van die opbrengs op dieselfde manier hanteer word as wat deur die UK(S) vir navorsingsfondse goedgekeur is, soos vroeër uiteengesit.

3. Dat waar die Unistel groep van maatskappye tans nog uitgesluit is van die toeslag, òf die 12% toeslag òf ‘n doelgemaakte ooreenkoms met spesifieke reëlings vir kosteverhaling geïmplementeer word.

4. Dat die proses vir die hantering van kortkursusse so spoedig moontlik deur die Bestuurder: Innovasie afgehandel word.

5. Dat die heffing en teboekstelling van die toeslag op alle ander inkomste van buitefondse (uitgesluit navorsingsinkomste) vanaf 1 Augustus 2004 sal geskied, om ABV-lede die geleentheid te bied om dit volledig binne hul omgewings te kommunikeer.


89

DIE INSTEL EN BEDRYF VAN INTERNE FINANSIËLE HEFFINGS



Bestek: Die goedgekeurde prosedure wat gevolg moet word vir die instel en bedryf van enige interne finansiële heffing vir dienste en/of produkte wat enige omgewing binne die Universiteit aan ‘n ander omgewing binne die Universiteit lewer.

Beleid:

Indien enige interne omgewing van die Universiteit ‘n finansiële heffing wil instel en bedryf moet die volgende prosedure gevolg word en die volgende goedkeurings verkry word:

‘n Volledige uiteensetting van die rasionaal en berekeningsbasis vir die voorgestelde interne heffing moet aan die betrokke Verantwoordelikheidsentrumhoof voorgelê en skriftelik deur die betrokke VS-hoof aanbeveel word.

Die volledige voorstel en aanbeveling in 1 moet aan die Senior Direkteur: Finansies voorgelê word vir skriftelike aanbeveling aan die Finansies Komitee (FK).

Die FK vergader ingevolge die goedgekeurde Reglement minstens tweemaandeliks. Datums vir die sluiting van die agenda kan by die Direkteur: Finansies (Sekretaris van die FK) verkry word.

Die interne heffing tree in werking op ‘n datum soos goedgekeur deur die FK. Enige wysiginge in interne heffings, wat ook aanpassings in tariewe insluit, moet ook volgens hierdie

beleid goedgekeur word. Jaarlikse aanpassings in bestaande interne heffings moet in oorlegpleging met die betrokke kliënte-

omgewings plaasvind en moet in diensleweringsooreenkomste opgeneem word.

Kontakafdeling:Finansies

90

stellenbosch university b… · web viewinleiding 01 finansiële riglyne ten opsigte van aankope...

Documents