Bab XIV

STATUTA PROYEK CIMSA

Pasal 1

Proyek CIMSA

Ayat 1Proyek CIMSA meliputi berbagai aktivitas dalam berbagai bidang yang sesuai dengan minat mahasiswa kedokteran dan tidak berlawanan dengan prinsip-prinsip, tujuan dan pernyataan kebijakan CIMSA.

Ayat 2Proyek CIMSA adalah proyek yang disahkan dalam sidang umum maupun siang umum luar biasa.

Ayat 3Proyek CIMSA harus sesuai dengan konstitusi dan statuta.Ayat 4CIMSA memiliki empat kategori proyek yaitu Proyek Lokal CIMSA, Proyek Nasional CIMSA, Proyek Internasional CIMSA dan Proyek Inisiatif CIMSA.Ayat 5Semua proyek CIMSA harus tercantum di dalam database proyek sekurang-kurangnya dalam waktu satu bulan sejak disahkannya.

Pasal 2

Kriteria Proyek CIMSAAyat 1Proyek CIMSA mengangkat tema yang sesuai dengan satu atau lebih bidang kerja CIMSA.Ayat 2Proyek CIMSA harus memiliki tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan dan terikat waktu.Ayat 3Kegiatan rutin dan tahunan CIMSA (sidang umum) tidak dapat disebut sebagai proyek CIMSA.

Ayat 4Proyek CIMSA harus memiliki proposal proyek yang telah dievaluasi oleh Executive Board CIMSA bersama Project Development Support Division dan pengurus nasional CIMSA lainnya yang terkait.Ayat 5Proyek CIMSA dikoordinir oleh minimal satu orang project officer.

Pasal 3

Proyek Lokal CIMSAAyat 1Proyek Lokal CIMSA adalah proyek yang diinisiasi dan dikerjakan oleh salah satu local committee CIMSA dengan lingkup aktivitas terbatas pada lokal yang bersangkutan.Ayat 2Proyek Lokal CIMSA dikoordinir oleh satu orang project officer dibawah pengawasan langsung Local Coordinator yang bersangkutan.Ayat 3Di akhir periode kerjanya, Local Coordinator harus menyerahkan laporan pertanggungjawaban semua proyek lokal selama masa kerjanya kepada Executive Board melalui Project Development Director.Ayat 4Setiap local committee dapat mengajukan proyek-proyek lokalnya untuk disahkan sebagai proyek CIMSA dalam sidang umum.Ayat 5Kandidatur Proyek Lokal CIMSA dapat dikirimkan melalui email kepada Executive Board CIMSA melalui Project Development Director sepanjang tahun.

Kandidatur Proyek Lokal CIMSA meliputi formulir kandidatur yang telah diisi dengan lengkap, ditandatangani dan distempel oleh Local Coordinator beserta proposal proyek tertulis.Ayat 6Koordinator Proyek Lokal CIMSA harus menyerahkan deskripsi lengkap proyek untuk kepentingan database proyek CIMSA selambat-lambantnya satu bulan sejak disahkan dalam sidang umum.Pasal 4

Proyek Nasional CIMSAAyat 1Proyek Nasional CIMSA adalah proyek yang diinisiasi dan dikerjakan oleh lebih dari satu local committee CIMSA baik secara bersama-sama maupun terpisah. Proyek lokal yang dalam aktivitasnya (baik sebagai panitia , pembicara, pelatih maupun peserta) melibatkan anggota local committee lain juga dikategorikan sebagai Proyek Nasional CIMSA.

Ayat 2Proyek yang diinisiasi oleh National Officer dan dikerjakan oleh lebih dari satu local committee termasuk dalam kategori Proyek Nasional CIMSA.Ayat 3Proyek Nasional CIMSA dikoordinir oleh satu orang project officer dibawah pengawasan Executive Board.Ayat 4Pengajuan kandidatur Proyek Nasional CIMSA harus melalui standing committee yang sesuai dengan bidang kerja proyek yang bersangkutan. Untuk proyek nasional yang melibatkan lebih dari satu standing committee, maka kandidatur Proyek Nasional CIMSA harus diserahkan oleh seluruh standing commitee yang terlibat dalam proyek tersebut.Ayat 5Pengajuan kandidatur Proyek Nasional CIMSA harus dipresentasikan di depan sidang umum.

a. Kandidatur Proyek Nasional CIMSA dapat dikirimkan melalui email kepada Executive Board melalui Project Development Director sekurang-kurangnya satu bulan sebelum sidang umum.b. Kandidatur Proyek Nasional CIMSA meliputi formulir kandidatur yang telah diisi dengan lengkap, ditandatangani dan distempel oleh National Officer beserta proposal proyek tertulis.Ayat 6Koordinator Proyek Nasional CIMSA harus menyerahkan deskripsi lengkap proyek untuk kepentingan database proyek CIMSA selambat-lambantnya satu bulan sejak disahkan dalam sidang umum.

Pasal 5

Proyek Internasional CIMSAAyat 1Proyek Internasional CIMSA adalah proyek yang melibatkan satu atau lebih organisasi internasional dimana minimal salah satunya adalah anggota National Member Organization (NMO) IFMSA. Proyek lokal atau nasional (summer school, international course, seminar, lokakarya, konferensi) yang melibatkan organisasi internasional, mahasiswa kedokteran asing, pelatih dan pembicara dari luar negeri termasuk dalam kategori Proyek Internasional CIMSA.Ayat 2Proyek Internasional CIMSA dikoordinir oleh satu orang project officer dibawah pengawasan Executive Board CIMSA.Ayat 3Setiap local commitee atau standing committee dapat mengajukan proyek internasionalnya untuk disahkan dalam sidang umum.Ayat 4Pengajuan kandidatur Proyek Internasional CIMSA harus dipresentasikan di depan sidang umum.

a. Kandidatur Proyek Internasional CIMSA dapat dikirimkan melalui email kepada Executive Board melalui Project Development Director sekurang-kurangnya satu bulan sebelum sidang umum.b. Kandidatur Proyek Internasional CIMSA meliputi formulir kandidatur yang telah diisi dengan lengkap, ditandatangani dan distempel oleh Local Coordinator atau National Officer beserta proposal proyek tertulis.Ayat 5Koordinator Proyek Internasional CIMSA harus menyerahkan deskripsi lengkap proyek untuk kepentingan database proyek CIMSA selambat-lambantnya satu bulan sejak disahkan dalam sidang umum.

Pasal 6

Proyek Inisiatif CIMSAAyat 1Proyek Inisiatif CIMSA adalah kegiatan atau serangkaian kegiatan yang dikoordinir secara terpusat dibawah tanggung jawab Executive Board CIMSA.Ayat 2Executive Board dapat mengajukan proyek yang akan menjadi kandidat Proyek Inisiatif CIMSA. Local committee dan standing committee dapat mengusulkan ide proyek kepada Executive Board sebagai kandidat Proyek Inisiatif CIMSA. Executive Board harus mengumumkan nama-nama kandidat Proyek Inisiatif CIMSA kepada seluruh local commitee dan standing commitee beserta rasionalisasinya.Ayat 3Pengajuan kandidatur Proyek Inisiatif CIMSA harus dipresentasikan di depan sidang umum.

a. Kandidatur Proyek Inisiatif CIMSA dapat dikirimkan melalui email kepada Executive Board melalui Project Development Director sekurang-kurangnya satu bulan sebelum sidang umum.b. Kandidatur Proyek Inisiatif CIMSA meliputi formulir kandidatur yang telah diisi dengan lengkap, ditandatangi dan distempel oleh Local Coordinator atau National Officer atau Executive Board beserta proposal proyek tertulis.

Ayat 4Executive Board akan menentukan satu orang project officer sebagai koordinator Proyek Inisiatif CIMSA. Koordinator Proyek Inisiatif CIMSA merupakan anggota Project Development Support Division.Ayat 5Koordinator Proyek Inisiatif CIMSA harus menyerahkan deskripsi lengkap proyek untuk kepentingan database proyek CIMSA selambat-lambantnya satu bulan sejak disahkan dalam sidang umum.Ayat 6Masa kerja koordinator Proyek Inisiatif CIMSA adalah satu tahun sesuai dengan periode kerja pengurus nasional CIMSA lainnya.Ayat 7Status Proyek Inisiatif CIMSA berlaku dalam waktu 2 tahun sejak disahkan dalam sidang umum.

Pasal 7

Pengesahan Proyek CIMSAAyat 1Pengesahan proyek CIMSA dilakukan saat sidang umum dan sidang umum luar biasa.Ayat 2Kandidatur proyek CIMSA yang akan disahkan dikirimkan melalui email ke Executive Board melalui Project Development Director dengan ketentuan yang berlaku untuk masing-masing kategori proyek (sesuai butir 3.5, 4.6, 5.5 dan 6.4).Ayat 3Kandidatur proyek CIMSA terdiri dari :a. Formulir kandidatur proyek CIMSA yang sudah diisi dengan lengkap, ditandatangani dan distempel oleh pengurus yang berwenang sesuai kategori proyek (sesuai butir 3.5, 4.6, 5.5 dan 6.4)

b. Proposal proyek CIMSA sesuai ketentuan butir 8Ayat 4Kandidatur proyek CIMSA akan dievaluasi oleh Executive Board bersama dengan Project Development Suport Division dan pengurus nasional CIMSA lain yang terkait. Project Development Support Division harus dapat memeriksa kandidatur proyek dan memberikan saran kepada sidang umum dimana kemudian sidang umum harus mengambil keputusan untuk menerima, menolak atau menunda pengambilan keputusan hingga dilakukan revisi kandidatur proyek. Saran diberikan dalam format tertulis kepada sidang umum. Ayat 5Jika sidang umum memutuskan untuk menerima kandidatur proyek CIMSA dengan syarat dilakukan revisi terlebih dahulu maka revisi kandidatur tersebut harus dikirimkan selambat-lambatnya 3 bulan sejak disahkan dalam sidang umum.Ayat 6Proyek yang sudah disahkan akan memperoleh surat rekomendasi dari Executive Board dan berhak mencantumkan tulisan CIMSA Official Project atau Proyek Resmi CIMSA dalam material proyek yang dipergunakan. Surat rekomendasi tersebut harus sudah dikirimkan oleh Executive Board dalam waktu satu bulan setelah proyek disahkan.Ayat 7Untuk mempertahankan status proyek resmi CIMSA, project officer harus mengirimkan laporan tengah tahun dan deskripsi lengkap proyek untuk keperluan database proyek CIMSA. Pengesahan akan dicabut secara otomatis apabila project officer gagal/tidak memenuhi ketentuan tersebut.

Pasal 8

Aturan Proposal Proyek CIMSAHal-hal berikut ini harus secara jelas tertulis dalam proposal tertulis proyek baru yang akan dilaksanakan :

a. Nama proyek

b. Nama Standing Committee / Local Committee yang bertanggung jawab

c. Nama dan alamat dari koordinator proyek (project officer)

d. Rangkuman proyek (summary fact sheet)

e. Latar belakang dan identifikasi permasalahan, survei yang mendasari, maksud dan tujuan proyek

f. Metode yang digunakan (methods)

g. Hasil akhir yang diharapkan (expected outcome)

h. Penjabaran mengenai prosedur evaluasi proyek

i. Durasi proyek

j. Rencana kegiatan secara umum (general plan of action)

k. Rencana kegiatan lengkap untuk tahun selanjutnya (detailed plan of action for following year)

l. Penjabaran mengenai manajemen dan pengorganisasian proyek

m. Tugas untuk panitia penyelenggara/koordinator proyek

n. Penjabaran mengenai penyebar luasan informasi kegiatan (publikasi)

o. Anggaran secara garis besar dalam rupiah

p. Detail dana untuk tahun yang akan datang dalam rupiah

q. Penjabaran komunikasi yang telah dilakukan dengan organisasi eksternal dan supervisor yang dianggap profesional.

r. Evaluasi..

Ayat 1Kriteria tambahan dikenakan bagi proyek desa binaan dan proyek pengungsi

Pasal 9

Laporan Proyek CIMSAAyat 1Semua laporan dikirimkan ke Executive Board dalam format elektronik. Apabila project officer mengalami kesulitan dalam melakukan komunikasi secara virtual, maka project officer dapat mengirimkan laporan dalam bentuk tercetak.Ayat 2Semua proyek CIMSA harus mengirimkan dua laporan tengah tahun kepada Executive Board dan Project Development Support Division. Laporan tengah tahun harus dikirimkan selambat-lambatnya pada tanggal 1 November dan 1 April.Ayat 3Laporan tengah tahun untuk proyek lokal CIMSA harus mencantumkana. Laporan kegiatan yang telah dilakukan periode sebelumnya

b. Status keuangan proyek secara umum

c. Rencana kegiatan untuk setengah tahun berikutnya

d. Gambaran umum proyek hingga laporan dibuatAyat 4Laporan tengah tahun untuk proyek nasional, internasional dan proyek inisiatif CIMSA harus mencantumkan :

a. Laporan kegiatan yang telah dilakukan periode sebelumnyab. Evaluasi ( misalnya membandingkan dengan plan of action)c. Rencana umum kegiatan proyek (yang terkini)

d. Rencana kegiatan terperinci untuk setengah tahun berikutnya

e. Status keuangan proyek secara umum

f. Detail anggaran proyek untuk setengah tahun berikutnya

g. Laporan tertulis dari organisasi mitra bila adaAyat 5Pengesahan status proyek CIMSA akan dicabut apabila project officer tidak mengirimkan laporan tengah tahun setelah satu bulan tenggat waktu yang ditetapkan dalam statuta.

Ayat 6Project Development Support Division akan mengevaluasi laporan tengah tahun proyek nasional, internasional dan inisiatif. Hasil evaluasi akan diberikan secara tertulis kepada Executive Board dan dipresentasikan dalam sidang umum.Pasal 10Project Institutional Fee

Ayat 1Project Institutional Fee ( PIF ) merupakan kebijakan keuangan CIMSA yang dikenakan bagi proyek-proyek CIMSA berupa sejumlah dana yang harus disetorkan ke central budget CIMSA.Ayat 2PIF dikenakan bagi proyek nasional dan internasional saja.Ayat 3Besarnya PIF adalah sesuai SOP dari anggaran proyek yang dicantumkan dalam proposal.Ayat 4PIF disetorkan kepada bendahara nasional CIMSA selambat-lambatnya 3 bulan setelah laporan proyek nasional dan internasional diterima dan disahkan dalam sidang umum.