sistema de informações executivas: suas características e

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Revista Contabilidade & Finanças FIPECAFI - FEA - USP, São Paulo, FIPECAFI, v.15, n. 26, p. 6 - 24, maio/agosto 2001

Revista Contabilidade & Finanças FIPECAFI - FEA - USP ARTIGO

APLICAÇÕES SOCIAIS DAS SOCIEDADES COOPERATIVAS: UM mODELO DE DEMONSTRAÇÃO CONTÁBIL

Ilse Maria BeurenDoutora em Controladoria e Contabilidade - FEA/USP – Professora Titular do Departamento de CiênciasContábeis da Universidade Federal de Santa Catarina - UFSC.

Luciano Waltrick MartinsMestre em Administração - CPGA/UFSC.

Sistema de Informações Executivas:Suas Características e Reflexõessobre sua Aplicação no Processo de Gestão

RESUMO

A necessidade que têm as organizações de apri-morar seu processo de gestão, face ao anseio deotimizar o desempenho e garantir o cumprimento desua missão, faz com que seus administradores bus-quem alternativas na tecnologia da informação. Osistema de informações executivas é uma ferramen-ta que direciona o gestor a ações que buscam contri-buir para esse fim.

Dentro desse contexto, o presente artigo objetivourealizar uma incursão teórica nas características deum sistema de informações executivas, além de fa-zer algumas reflexões sobre sua aplicação no pro-cesso de gestão empresarial.

Observa-se que, normalmente, há falta deintegração entre os sistemas de informação das or-ganizações, além de dificuldade dos gestores noacesso às informações contidas nestes sistemas.Assim, as características desejadas pelos gestorespodem ser encontradas em um sistema de informa-ções executivas, desde que seja adaptado às suasnecessidades.

Palavras-chave: Tecnologia da Informação, Siste-ma de Informações Executivas, Processo de Gestão..

ABSTRACT

Managers are constantly urged to optimizeperformance and guarantee the fulfillment of theirmission. Consequently, they are confronted with theneed to improve the management process. Thismakes them look for alternatives in informationtechnology, since an effective executive informationsystem is a tool that helps the manager inperforming actions that contribute to the attainmentof this goal.

In this context, the present article aims at verifyingwhat characteristics an executive information systemhas to possess in order to support the managementprocess.

The study shows both a lack of integrationamong institutional information systems and thedifficulties the managers are confronted with intrying to access the information provided by thesystems. The necessary characteristics of anexecutive information system were also verifiedamong managers.

Key words: information technology, executiveinformation system, management process.

7SISTEMA DE INFORMAÇÕES EXECUTIVAS: SUAS CARACTERÍSTICAS E REFLEXÕES SOBRE SUA APLICAÇÃO NO PROCESSO DE GESTÃO


sidade de levar a seus clientes e fornecedores osbenefícios resultantes da informática, gerando, as-sim, uma relação mais íntima e de acesso facilitado.Como exemplo, as integrações on-line com fornece-dores para reposição de estoque, o que possibilitouimplementar a metodologia just-in-time, e atendimen-tos bancários eletrônicos, que permitiram a seus cli-entes acessar e gerenciar suas contas em diversoslocais além da agência, disponíveis 24 horas por dia.

Nos dias atuais, vive-se uma nova transformação.Com a chegada da Internet, as organizações estãose moldando a mais esta ferramenta. Os benefíciostrazidos ainda estão sendo implementados. Novas for-mas de negócio e prestação de serviços estão sendoinventadas. Já existem os conceitos de e-business(negócios pela Internet) e e-commerce (comércio ele-trônico), que revolucionam as tradicionais maneirasde interagir com os clientes. Caíram, definitivamente,as barreiras geográficas. Novas leis estão sendo cria-das para legalizar e oficializar transações de comprae venda, defender direitos autorais e regulamentarimpostos. Uma nova era está surgindo.

Na área de desenvolvimento de sistemas de in-formação, aparece como opção para as organizações,um novo produto denominado ERP – EnterpriseResource Planning ou Planejamento de RecursosEmpresariais, o qual foi concebido para atuar em to-dos os momentos do negócio, desde a concepçãode um produto, compra de itens, manutenção de in-ventário, área orçamentária e financeira, até auxiliarna gestão de recursos humanos, interação com for-necedores e clientes e acompanhar ordens de pro-dução. Há, também, módulos específicos voltadospara gerentes e executivos, nos quais as informa-ções são filtradas e resumidas, indicando tendênci-as e visualizando padrões de referência para tomadade decisões de cunho estratégico.

Encontra-se entre os diversos tipos de sistemasde informações, o denominado EIS - ExecutiveInformation System, o qual foi traduzido como SIE -Sistema de Informações Executivas. Este tipo desistema de informação tem como objetivo primordi-al ampliar as possibilidades de alternativas para pro-blemas organizacionais, assim como permitir a ex-ploração das informações disponíveis que possibili-tem ao gestor traçar novos rumos e comportar-sede maneira pró-ativa face ao ambiente em que seencontra.

INTRODUÇÃO

A última metade do século XX foi um período emque houve várias invenções que marcaram a históriada humanidade. Certamente, parte disso é resultan-te de investimentos significativos feitos, principalmen-te, na pesquisa. No âmbito tecnológico nota-se umasérie de ferramentas inovadoras que impulsionarammuitos setores. Alguns exemplos práticos são a in-venção do satélite e o advento da informática. E, maisrecentemente, a vinda da Internet. São criações quemudaram as organizações nos seus aspectos estru-tural, funcional, comportamental e de desempenho.

Dessa forma, as instituições começaram a valori-zar um recurso primordial para sua sobrevivência: ainformação. As empresas perceberam que pela ges-tão da informação tornam-se competitivas, organi-zadas e aptas a responder às mudanças exigidaspelo cenário mundial.

Numa perspectiva histórica, os sistemas de infor-mação evoluíram de acordo com as necessidadesorganizacionais. Primeiramente, esses sistemas eramdesenvolvidos pela própria empresa, em um localdenominado Centro de Processamento de Dados(CPD), e tinham como objetivo agilizar seus procedi-mentos internos e departamentos administrativos; li-mitavam-se porém a processar apenas as operaçõesrealizadas diariamente.

Em uma segunda fase, inicia-se o desenvolvimen-to de automação das linhas de produção da indústriae a preocupação em gerar sistemas que possibilitemsuprir as necessidades de informação de gerentes eexecutivos, para tomada de decisão.

Em um terceiro momento, já na década de 80,com o surgimento dos microcomputadores e das re-des locais, nasceram diversas empresas ligadas ex-clusivamente ao desenvolvimento de sistemas deinformação e de gerenciamento da tecnologia da in-formação. Não demorou muito, essas empresas con-seguiram seu lugar no mercado e substituíram, mui-tas vezes, o papel antes exercido pelo CPD. As em-presas resolveram terceirizar, diminuindo custos nalocação de mainframes e pessoal, socializando osmicrocomputadores e seus sistemas pela companhia,e criando uma cultura interna de informática.

Em uma quarta instância, nos anos 90, quandoas empresas estavam com seus sistemas equilibra-dos e funcionando adequadamente, surge a neces-

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Neste sentido, o presente estudo objetivou fazeruma incursão teórica nas características de um sis-tema de informações executivas, além de fazer umareflexão sobre sua aplicação no suporte ao processode gestão empresarial.

A literatura existente sobre sistemas de informa-ções é ampla, mas a maioria das obras é dedicadaaos sistemas de informações nas áreastransacionais e gerenciais. Os sistemas de informa-ções que atuam no segmento transacional visam aconcretizar e armazenar as operações realizadasna organização. Nas instituições financeiras, porexemplo, uma transação pode representar um de-pósito, saque ou aplicação feita pelo correntista. Emum hospital, uma transação pode ser consideradacomo a internação de um paciente, ou uma requisi-ção de exame médico.

Estas transações são manipuladas e gerenciadaspelos sistemas de informações gerenciais – SIG.Estes sistemas têm como objetivo auxiliar a organi-zação a alcançar maior eficiência. Propiciam, aosgerentes, informações que orientam as tomadas dedecisão e o monitoramento de suas tarefas.

No entendimento de Dalfovo e Rodrigues (1998,p.43), a sustentação teórica de sistemas de informa-ções para os altos escalões das organizações é pra-ticamente nula. Reflete-se, com isso, o pouco ou ne-nhum contato do executivo com a informática, o quenão lhe permite utilizar a informação de maneira es-tratégica.

Colocar a organização em patamares de com-petitividade é o objetivo de todo executivo. Sem autilização de um sistema de informações, como re-curso estratégico para esta finalidade, torna-se maisdifícil garantir a capacidade competitiva do empreen-dimento. Desse modo, a criação de um contextotecnológico voltado ao executivo, que forneça supor-te na tomada de decisão, tornou-se imperativo emépoca de expansão de uma economia globalizada ecom mercados altamente concorridos.

Em um ambiente de negócios que requerem fle-xibilidade, o processo de tomada de decisão neces-sita rapidez no processamento de dados pelatecnologia, bem como disponibilidade e acesso a in-formações. Isto facilita a leitura do contexto. Destaforma, as alternativas para definir uma estratégia deação serão melhor fundamentadas e terão maioresprobabilidades de êxito.

DADO, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO

A distinção entre dado, informação e conhecimen-to torna-se imprescindível para uma compreensãomelhor de sistema de informação. Oliveira (1992, p.34)afirma que “dado é qualquer elemento identificadoem sua forma bruta que por si só não conduz a umacompreensão de determinado fato ou situação.” Apartir do dado transformado, o executivo pode terconsigo um elemento de ação. Desse modo, a “infor-mação é o dado trabalhado que permite ao executivotomar decisões”.

Nesse sentido, Almeida (1999, p.307) mencionaa existência de uma relação íntima entre informaçãoe decisão, visto que decisões são tomadas no pre-sente sobre eventos que se concretizarão no futuro.Afirma que “o conceito de informação está vinculadoa uma mudança de estado a respeito do evento. As-sim, a informação configura-se como um conheci-mento disponível, para uso imediato, que permiteorientar a ação.” Para criar uma informação pela re-lação estabelecida entre dados, exige-se conhecimen-to. Stair (1998, p.05) menciona que para definir umarelação se requer conhecimento.

De acordo com Alter (1992, p.81), conhecimento“é a combinação de instintos, idéias, regras e proce-dimentos que guiam ações e decisões.” Explica, ain-da, que dados são formatados, filtrados e manipula-dos para criar informação. A conversão de dados eminformação é baseada em conhecimento acumuladosobre como formatar, filtrar e manipular dados paraserem úteis em uma situação.

Assim, para haver um gerenciamento eficiente eeficaz das informações na organização, faz-se ne-cessário estabelecer procedimentos de maneiraestruturada, que forneça aos gestores condições dedesempenho, conforme o processo de gestão defi-nido pela instituição. O mecanismo encontrado parafornecer este suporte gerencial é o sistema de in-formação.

SISTEMA DE INFORMAÇÃO

Um sistema de informação consiste em uma somaestruturada de elementos. Mosimann, Alves e Fisch(1993, p.52) conceituam sistema de informação como“uma rede de informações cujos fluxos alimentam oprocesso de tomada de decisões, não apenas da



empresa como um todo, mas, também, de cada áreade responsabilidade.”

Campos Filho (1994, p.34) explicita que o siste-ma de informação baseia-se em quatro componen-tes reunidos de modo a permitir o melhor atendimen-to aos objetivos da organização:

a) a informação (dados formatados, imagens, sonse textos livres);

b) os recursos humanos (que coletam, armaze-nam, recuperam, processam, disseminam eutilizam as informações);

c) as tecnologias de informações (o hardware e osoftware); e

d) as práticas de trabalho (métodos utilizados).As práticas de trabalho, segundo Alter (1992,

p.07), são as formas, maneiras e métodos utilizadospelas pessoas da organização para realizar os seusserviços. Elas estão intimamente ligadas às ferramen-tas tecnológicas e às informações para comunica-ção, realização de tomada de decisão e outras tare-fas necessárias ao negócio.

As tecnologias de informações, de acordo comAlter (1992, p.09), compreendem o hardware esoftware destinados a tarefa de processamento dedados e que capturam, manipulam, armazenam, re-cuperam e transmitem as informações. Salienta quea tecnologia da informação é um componente do sis-tema de informação e não pode ser confundido comose este elemento fosse o todo. A tecnologia de infor-mação é o ferramental do qual se utiliza a prática detrabalho.

Por sua vez, os recursos humanos, conformeCampos Filho (1994, p.35), estão incluídos no siste-ma de informação para, a não ser em casos total-mente automatizados, coletar, processar ou usardados. A vinculação entre os recursos humanos e aspráticas de trabalho demonstra que elas afetam osrecursos humanos, ao passo que as característicasdos recursos humanos no sistema determinam quaispráticas serão viáveis e adequadas.

SISTEMA DE PROCESSAMENTO DETRANSAÇÕES (SPT)

O sistema de processamento de transações, tam-bém denominado sistema eletrônico deprocessamento de dados, é definido por Mcleod(1993, p.390) como a “manipulação ou transforma-

ção de símbolos tais como números e letras para opropósito de aumentar sua utilidade.”

De acordo com Alter (1992, p.127), “um siste-ma de processamento de transações coleta e ar-mazena dados sobre transações e algumas vezescontrola decisões que são feitas como parte de umatransação.” Uma transação é qualquer troca relaci-onada com negócios, como pagamento a empre-gados, vendas a clientes e pagamento a fornece-dores.

Na perspectiva administrativa, um SPT é destina-do a desempenhar um papel de suporte às ativida-des da organização empresarial. De acordo com Stair(1998, p. 183), o SPT é usado para dar “suporte àsatividades do pessoal não-gerencial e pelos níveisda administração operacional da organização.”

Um SPT bem desenvolvido e implantado torna-se uma fonte de dados valiosa, como entrada aosoutros sistemas de informação. O SPT é o alicerceque sustenta a integridade e precisão da informaçãogerada, assegurando a confiabilidade dos sistemasde informação hierarquicamente acima dele.

SISTEMA DE INFORMAÇÕESGERENCIAIS (SIG)

Um sistema de informações gerenciais é descritopor Mcleod (1993, p.427) como “um sistema basea-do em computador que faz avaliações das informa-ções para usuários com necessidades similares.” Afir-ma, ainda, o autor que as informações são utilizadaspor administradores e não administradores para to-madas de decisão e para resolver problemas.

Para Stair (1998, p.38), “um sistema de infor-mações gerenciais (SIG) é um agrupamento orga-nizado de pessoas, procedimentos, banco de da-dos e dispositivos usados para oferecer informa-ções de rotina aos administradores e tomadoresde decisões.”

Segundo Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.28), “nossistemas MIS, o foco passa para as atividades deplanejamento e integração dos sistemas.” Identificamcomo principais características do SIG: a) foco nainformação direcionada a gerentes de nível médio;b) fluxo de informações estruturado; c) integração dossistemas por área funcional; e d) geração de relatóri-os e consultas, normalmente com uso de um bancode dados.

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A unificação e integração de sistemas, no enten-dimento de Stair (1998, p.213), são realizadasfreqüentemente com a adoção de um banco de dadoscompartilhado. Este banco de dados comum serve nãosó para interligar o SIG, como também pode integraros SPT’s da organização com os vários SIG’s funcio-nais.

Como o foco é a saída das informações para ogerente, a geração dos relatórios em vez de mostraras transações ocorridas, passa a apontar, por meiode resumos e filtragens, indicadores-chaves para omonitoramento e análise das informações. Dessaforma, entende-se que o sistema de informaçõesgerenciais proporciona ao gestor condições de con-trolar as diversas rotinas administrativas e é fonteorientadora para o processo decisório.

SISTEMA DE INFORMAÇÕESEXECUTIVAS (SIE)

Foi mantido o termo SIE na sua forma original,mesmo que alguns autores o denominem comoEnterprise Information System, em virtude de novasabordagens, que modificam substancialmente asbases que fundamentam o termo original.

Conceituação de SIENa literatura encontram-se diversas definições de

SIE, as quais convergem para um tipo de sistema deinformações que fornece suporte ao processo decisóriopara o alto escalão da organização. Segundo Pozzebone Freitas (1996, p.29), o SIE “é uma solução em ter-mos de informática que disponibiliza informaçõescorporativas e estratégicas para os decisores de umaorganização, de forma a otimizar sua habilidade paratomar decisões de negócios importantes.”

Mcleod (1993, p. 586) ressalta que “um sistemade informações executivas é um sistema que provêinformações para o executivo do desempenho globalda firma.” Considera que o fornecimento destas in-formações ao executivo pode ser facilmente recupe-rado e pode ter vários níveis de detalhe. Assim, pode-se partir de um nível superficial de análise e prosse-guir até um nível de detalhamento mais profundo edesejado.

Um sistema de informações executivas, confor-me Alter (1992, p.136), é “um sistema altamenteinterativo provendo os dirigentes e executivos com

acesso flexível à informação para monitorar resulta-dos das operações e condições gerais do negócio.”Sua preocupação gravita em torno da importânciado SIE no acompanhamento dos resultados das ope-rações realizadas pela organização. O SIE é dese-nhado para ajudar os executivos a encontrar as infor-mações que necessitam.

Observa-se nas considerações expostas uma re-lação direta com a praticidade na utilização do SIEpelo alto executivo. Os executivos que tomam deci-sões estratégicas não dispõem do tempo necessáriopara realizar um treinamento em sistemas desenvol-vidos tradicionalmente para usuários de escalõesmais baixos. Portanto, o sistema deve ser criado demaneira que sua operação seja intuitiva e dêlegibilidade e compreensão dos resultados de formainstantânea.

A Evolução Histórica do SIESegundo Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.06), o ter-

mo sistema de informações executivas (SIE) foi cria-do no final da década de 1970, a partir de trabalhosdesenvolvidos no Massachusetts Institute ofTecnology (MIT) por pesquisadores como Rockart eTreacy.

O surgimento do SIE é uma resposta para preo-cupações decorrentes da pouca utilização dainformática por executivos e pouco interesse em sehabituarem com ela. Dalfovo e Rodrigues (1998, p.43)afirmam que “o suporte efetivo aos executivos nãotem tido um avanço significativo. Como usuários, osexecutivos somente têm utilizado a informática deforma indireta e tangencial.” Adiciona-se a isto a difi-culdade de transpor a barreira tecnológica e a não-condição natural de operar e lidar computadores,impossibilitando a utilização das informações comorecurso estratégico.

Desde o início dos estudos e implementação deSIE, no fim da década de 1970, algumas modifica-ções foram realizadas para ajustá-los às novas ne-cessidades de administração, bem como às novastecnologias. Assim, segundo Turban e Walls apudPozzebon (1998, p.22), tem-se como objetivo maior,na primeira fase do SIE, proporcionar aos dirigentesdas organizações a identificação dos problemas eoportunidades o mais cedo possível. As funções uti-lizadas continuam a fazer parte dos sistemas desen-volvidos atualmente: relatórios de exceção e de evo-



Na base da pirâmide estão concentrados os sis-temas de automação (SA). Este tipo de sistema nãofoi abordado neste trabalho e refere-se aos sistemasde automação industrial, comercial, bancária e de es-critório.

No segundo nível estão os sistemas deprocessamento de transações (SPT). Este gênero desistema de informação refere-se aos sistemas

computacionais como o de faturamento, folha de paga-mento, contas a receber e a pagar, contábil e tesouraria.

O terceiro estágio compreende os sistemasgerenciais e divide-se em dois módulos: o SAD e oSIG. O sistema de apoio à decisão (SAD), o qual nãofoi abordado neste estudo, é conceituado por Stair(1998, p.38) como “um grupo organizado de pessoas,procedimentos, banco de dados, e dispositivos usa-

1 É um recurso do sistema SIE que significa um aprofundamento das informações que conduzem o executivo até o grau de detalhe necessário (Furlan, Ivo e Amaral, 1994, p.27)

lução de indicadores-chave, técnicas de drill down1 eintegração com correio eletrônico.

A segunda fase surgiu no fim da década de 1980,de acordo com Rockart e Delong apud Pozzebon(1998, p.22), com a introdução do ESS – ExecutiveSupport System, no qual foram incorporadas funçõesde comunicação, automação de escritório e análiseàs tradicionais funções de monitoramento e controle.

A terceira fase emergiu na década de 1990, con-forme Turban e Walls apud Pozzebon (1998, p.23),com a difusão dos microcomputadores e as redeslocais. Há que se ressaltar a preocupação em acessaras informações internas e externas da organizaçãorapidamente, em qualquer lugar.

A questão que paira atualmente são as discus-sões sobre o direcionamento do SIE: executive or

everybody (executivo ou para todos)? A quem real-mente se destina o SIE? O tema debatido por diver-sos autores compreende a reflexão sobre o alto cus-to de desenvolvimento do sistema para poucos usu-ários e sobre como avaliar seu desempenho na or-ganização. Existe a dificuldade, contudo, de utilizá-loem larga escala na empresa, tendo em vista os maisdiversos grupos de usuários que necessitam deespecificidades diferentes e que precisam estar em-butidas em um mesmo sistema de informações.

A tendência da próxima fase do SIE, direcionando-o para todos dentro da organização, faz com que olimite que existe entre o SIE e o SAD (Sistema deApoio à Decisão) seja cada vez mais estreito. A Figu-ra 1 mostra a hierarquia entre os diferentes tipos desistemas de informações abordados neste estudo.

Figura 1 – Pirâmide dos Sistemas de Informação

Estratégico

Gerencial

Operacional

Automação

SIE

SAD SIG

SPT

SA

Fonte: FURLAN, José Davi, IVO, Ivonildo da Motta e AMARAL, Francisco Piedade. Sistema de Informação Executiva=EIS-Executive Information System:como integrar os executivos ao sistema informacional das empresas, fornecendo informações úteis e objetivas para suas necessidades estratégi-cas e operacionais. São Paulo: Makron Books, 1994b. p.26.

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dos para dar apoio à tomada de decisões referentes aproblemas específicos”. Para Sprague (1991, p. 10), oSAD caracteriza-se como “um sistema computacionalinterativo que ajuda os responsáveis pela tomada dedecisões a utilizar dados e modelos para resolver pro-blemas não estruturados.” STAIR (1998, p.232) corro-bora esta idéia e acrescenta que o foco de um SAD“está na eficácia da tomada de decisões em face deproblemas comerciais não estruturados ou semi-estruturados.”

Por sua vez, o sistema de informações gerenciais(SIG), conforme Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.28),tem como público-alvo os níveis gerenciais da em-presa, e oferece informações sumarizadas, contem-plando o comportamento dos negócios nos períodospassados através de totalizações e consolidando asoperações realizadas.

Turban e Schaeffer (1991, p. 353) comparam ostipos de sistemas SIE, SAD e SIG, conforme demons-trado no Quadro 1.

Quadro 1 – Comparativo entre modelos SIE, SAD e SIG

DIMENSÃO

Foco

Usuário típico

Objetivo

Aplicação

Apoio oferecido à

decisão

Banco de dados

Tipo de informação

Uso principal

Adaptação ao

usuário

Recursos gráficos

Facilidade

conversacional

Tratamento das

informações

Detalhamento de

informações

Banco de modelos

Desenvolvimento

SIE

Acesso aos status indicadores de

desempenho

Executivos

Conveniência

Avaliação de desempenho,

acompanhamento de fatores

críticos de sucesso

Indireto, problemas de alto nível e

não estruturados

Especial

Operações internas, tópicos

críticos, informações externas,

exceções

Acompanhamento e controle

Adaptável ao estilo decisório

do executivo

Essencial

Essencial

Filtra e resume informações,

apresentando exceções e tópicos

essenciais

Acesso instantâneo aos detalhes

de qualquer resumo

Pode ser acrescentado

Especialista em sistemas

SAD

Análise e apoio à decisão

Gerentes intermediários e analistas

Eficácia

Tomada de decisão operacional

Apoio direto

Especial

Informação de apoio para

situações específicas

Planejamento, organização e

controle

Permite recursos de simulação,

julgamento e escolha de estilos de

diálogos

Parte integrada de muitos SAD

Essencial

Utiliza informações geradas pelo

SIG ou SIE como input (entrada)

Podem ser programados

Essência do sistema

Usuários, com treinamento

oferecido pelos especialistas

SIG

Processamento de

informações

Gerentes de nível médio

Eficiência

Controle de produção,

projeção de vendas, análise

de custos, etc.

Direto ou indireto

Da empresa

Relatório das

operações internas,

fluxo estruturado

Controle

Normalmente nenhuma

Desejável

Desejável

Sumariza e relata informações

para serem tratadas pelos

usuários

Inflexibilidade dos relatórios

Disponível, mas não gerenciável

Especialistas em sistemas

Fonte: TURBAN, Efraim e SCHAEFFER, Donna M. Uma comparação entre sistemas de informação para executivos, DSS e sistemas de informação gerencial.In: SPRAGUE JR, Ralph H. e WATSON, Hugh J. (Org.). Sistemas de apoio à decisão: colocando a teoria em prática. Rio de Janeiro: Campus, 1991p. 345-362, p.353.



Nota-se que o foco direcionado ao SIE está relaci-onado aos status indicadores de desempenho. Istodemonstra a vinculação direta com a natureza estra-tégica em que o SIE foi concebido. Segundo Fischmanne Zilber (1999, p.173), “uma possível conceituação dedesempenho no âmbito das organizações é a capaci-dade da empresa atingir seus objetivos estratégicosatravés da implementação de estratégias adotadasdentro do seu processo de planejamento. A empresa,dessa forma, deve contar com um sistema de indica-dores de desempenho que permita a verificação doefetivo sucesso de sua gestão estratégica.”

A criação do SIE, conforme Turban e Schaeffer(1991, p.353), é uma classe de sistemas de informa-ção que apoia o executivo na obtenção de insights2 epersegue os fatores críticos de sucesso, auxiliando,assim, ao decisor, na identificação de problemas eoportunidades da organização. Martin apud Lima(1998, p.39) afirma que os SIE “são especialmenteprojetados para ajudar o executivo a obter insights erastrear os fatores críticos de sucesso. O objetivo deum sistema de informação executiva é ajudar o decisorna assimilação rápida de informações e na identifica-ção de problemas e oportunidades, não é uma ajudana análise de problemas ou na sua resolução.”

O SIE foi concebido, portanto, para servir comouma eterna mira, tendo como alvo a missão, objeti-vos e metas da organização, utilizando-se dos indi-cadores de desempenho para sua avaliação erealinhamento. Neste sentido, Matthews e Shoebridge

apud Lima (1998, p.39) afirmam que “a ênfase dossistemas de informação executiva recai no entendi-mento de questões, tais como o que se quer atingircom o negócio, como se espera atingir tais objetivose como medir seu progresso.”

Por outro lado, Pozzebon (1998, p.23) consideraque a tendência do estreitamento dos limites queseparam o SIE do SAD, é uma conseqüência, tendoem vista o alargamento do escopo do SIE como fer-ramenta de auxílio à tomada de decisão. Isto faz comque as fronteiras não sejam claramente definidas.Para Stair (1998, p.232-245), o SIE e o SAD inte-gram o que denomina de sistemas de suporte à de-cisão (SSD). Neste sentido, entende que o SIE podeser utilizado além dos altos executivos e do presi-dente da companhia, também por funcionários dosníveis mais baixos da estrutura organizacional, com-partilhando informações provenientes dos mesmosbancos de dados e redes de comunicação.

Mcleod (1993, p.596) ressalta que mais esforçostêm sido feitos em aceitar o SIE em outras aplica-ções. É possível verificar novas classes de SIG eSAD desenvolvidos para administradores de níveishierárquicos mais baixos, os quais contêm muitascaracterísticas do SIE. Afirma, ainda, que “os SIG eSAD de amanhã parecerão como os SIE de hoje.”

A ocorrência dessa integração faz surgir a neces-sidade de uma adequação daquela pirâmide que ilus-tra a hierarquia dos sistemas de informação, confor-me mostra a Figura 2.

2 Insights é um termo utilizado para designar a compreensão de uma coisa, fato ou contexto.

Fonte: Adaptado de POZZEBON, Marlei. Um modelo de E.I.S. - Enterprise Information System – que identifica características para comportamentos proativosna recuperação de informações. 1998. Dissertação - Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Porto Alegre. p. 25.

Figura 2 – O Surgimento dos conceitos de OLAP e OLTP

OLTP

SIE

SAD SIG

SPT

OLAP

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De acordo com Pozzebon (1998, p.25), a camadaem que se encontra o SPT corresponde ao OLTP –On-line Transaction Processing ou ProcessamentoTransacional On-line. E as camadas superiores emque se encontram o SIG, SAD e SIE, correspondemao OLAP – On-line Analytical Processing ouProcessamento Analítico On-line, que demonstrama tendência ao desenvolvimento de sistemas híbri-dos, abrangentes e com múltiplas funções.

Por fim, declara que há uma forte perspectiva fu-tura quanto a uma nova denominação e congraça-mento entre os sistemas que formam o OLAP, e su-gere uma alteração no significado da sigla SIE deSistema de Informação Executiva para Sistema deInformação Empresarial, no qual o “Executive” cedeseu lugar para “Enterprise”.

Elementos Característicos esperados em um SIENa evolução ocorrida, através do tempo, com o

SIE, é possível mapear uma série de característicasque vêm marcar este modelo de sistema de informa-ção. Essas peculiaridades encontradas são entendi-das como essenciais, e outras são incorporadas gra-ças ao avanço tecnológico e às mudanças que advêmda administração dos negócios, aos quais os SIE’sprecisam se adaptar.

Algumas dessas características, consideradas comofundamentais, são relatadas em duas pesquisas decampo realizadas por Wagner Bronze Damiani, umanos Estados Unidos, com apoio da University of Texasat Austin, e a outra no Brasil, com apoio da Escola deAdministração de Empresas de São Paulo, da Funda-ção Getúlio Vargas. A população que compõe a amos-tra dos respondentes foi selecionada usando o critériode classificação das 500 maiores empresas, de acordocom a revista “Fortune” de 15 de maio de 1995, no pri-meiro caso, e das 500 Melhores e Maiores da revista“Exame”, de agosto de 1995, no segundo caso.

De acordo com Damiani (1998, p. 40), foi efetua-da uma identificação das características presentesnos SIE’s em uso pelas empresas: ambienteWindows, videoconferência, touch-screen3 , atualiza-ção em tempo real, tempo para implementarmelhorias, uso de hipertexto, consolidação, agendaintegrada, drill down de informações, correio eletrô-nico, informações externas e simulações.

Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.09) também menci-onam algumas características encontradas nos sis-temas de informações executivas:

a) os SIE destinam-se a atender às necessida-des de informação dos executivos;

b) possuem apresentação de dados através derecursos gráficos de alta qualidade;

c) recuperam informações de forma rápida para atomada de decisão;

d) oferecem facilidade de uso, intuitivo, sem ne-cessidade de treinamento específico eminformática;

e) são desenvolvidos de modo a se enquadraremna cultura da empresa e no estilo de tomadade decisão de cada executivo;

f) filtram, resumem, acompanham e controlamdados ligados aos indicadores de desempenhodos fatores críticos de sucesso;

g) utilizam informações do ambiente externo (con-correntes, clientes, fornecedores, indústrias, go-verno, tendências de mercado); e

h) proporcionam acesso a informações detalha-das subjacentes às telas de sumarização or-ganizadas numa estrutura top-down.

Para Stair (1998, p. 246), os SIE’s devem ser “ex-tremamente fáceis de usar, dar suporte a todos osníveis de tomadas de decisões estratégicas, ser fa-cilmente personalizados e ter abordagem e apresen-tação flexíveis.” Cita como principais pontos: facilida-de de uso, oferece uma vasta gama de recursoscomputacionais, manipula uma variedade de dadosinternos e externos, quantitativos e qualitativos, exe-cuta sofisticadas análises de dados, oferece alto graude especialização, propicia flexibilidade; oferece re-cursos abrangentes de comunicações e proporcionasuporte a todos os aspectos da tomada de decisões.

Por sua vez, Pozzebon e Freitas (1996, p.21) sin-tetizam os atributos que se esperam de um SIE, comosegue:

a) uma interface totalmente amigável;b) deve ser claro e objetivo, explorando intensiva-

mente recursos gráficos - cores, símbolos,ícones, imagens e gráficos;

c) Drill down - a partir de visualizações globais e dedados resumidos é possível um aprofundamentoaté o nível de detalhamento desejado; e

3 É um recurso tecnológico empregado no monitor em que o usuário seleciona opções de um menu através das mãos.



d) deve fornecer informações críticas e indicado-res de desempenho.

As características desejadas em um SIE, de acor-do com Turban (1993, p.401), podem ser divididas

Qualidade da informação

Ser flexível

Produz informação correta

Produz informaçãooportunamente (no momentoem que se necessita)

Produz informação relevante

Produz informação completa

Produz informação validada

Quadro 2 – Características de um SIE

Interface com o usuário

Contém interface gráfica sofisticada para ousuário

Contém uma interface amigável

Permite acesso seguro e confidencial àsinformações

Tem um pequeno tempo de resposta

É acessível de muitos lugares

Contém um procedimento de acesso seguro

Minimiza o uso do teclado; alternativamenteusa controles infra-vermelhos, mouse, touchpad e touch-screen

Provê uma recuperação rápida dainformação desejada

É adaptado individualmente ao estiloadministrativo do executivo

Contém menu de ajuda

Capacidade técnica

Acesso a informações agregadas, globais

Extensivo uso de dados externos

Interpretação escrita (informal)

Salienta indicadores de problemas

Hipertexto e Hipermídia

Análise ad hoc

Informações apresentadas em forma hierárquica

Incorpora gráfico e texto na mesma tela

Permite administrar por relatórios de exceção

Mostra tendências, taxas e desvios

Provê acesso a dados históricos e aos mais recentes

Organizado considerando os fatores críticos desucesso

Capacidade de previsão, planejamento e projeção

Produz informação em vários níveis de detalhe (“drilldown”)

Filtra, condensa e percorre dados críticos

Fonte: Adaptado de TURBAN, Efraim. Decison Support and expert systems: management support systems. United States of America: Macmillan PublishingCompany, 1993. p.401.

nas categorias: qualidade da informação, interfacecom o usuário e capacidade técnica. O Quadro 2apresenta as características cabíveis em cada umadessas categorias.

A qualidade da informação é a categoria na qualse destaca a preocupação com a confiabilidade dainformação prestada, assim como a filtragem de in-formações relevantes ao gestor. Ackoff (1981, p.78)adverte que um dos problemas encontrados em umsistema de informação é o excesso de informaçõesirrelevantes geradas, ocasionando uma quantidadede informações incapaz de ser absorvida pelo ad-ministrador. Para solucionar este problema, sugerea existência de duas funções no sistema de infor-mação, que são a triagem e a condensação da in-formação.

Em relação à interface com o usuário, o uso detecnologias por parte dos administradores, normal-mente, não os deixa à vontade para um efetivo ma-nuseio. No entendimento de Furlan, Ivo e Amaral(1994, p.81), “os executivos esperam que ainformática traga de fato o que precisam de modooperacionalmente simples e intuitivo, sem a necessi-dade de treinamento especial.”

Neste sentido, Mosimann, Alves e Fisch (1993,p.63) salientam que muitos gestores têm medo dedemonstrar uma possível ignorância ao avaliar umsistema automatizado. Acreditam que somente farão

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uso eficaz do sistema quando “o compreenderem osuficiente para a avaliação de seu desempenho, e,consequentemente, para seu controle.”

A capacidade técnica de um SIE utiliza-se datecnologia para implementar as condições necessá-rias às duas categorias mencionadas: a qualidadeda informação e a interface com o usuário. Esta ca-

tegoria também incorpora o domínio da flexibilidadee manuseio das informações, que são proporciona-dos na elaboração do sistema.

O Quadro 3 procura compilar as característicasdo SIE, comuns entre os autores citados, utilizandoo critério do maior número de vezes em que a carac-terística foi apresentada.

Quadro 3 – Compilação dos elementos característicos em um SIE

Característica

Drill Down

Acesso a informações externas

Recursos gráficos

Recuperação rápida da informação

Facilidade de uso

Flexibilidade

Voltado aos fatores críticos de sucesso

Hipertexto

Filtragem e resumo

Descrição

Possibilitar o aprofundamento no nível de detalhe das informações

Permitir o tratamento de informações do meio externo

Explorar ícones, gráficos, cores, símbolos e imagens

Utilizar recursos tecnológicos para otimizar o tempo de resposta

Utilizar o sistema com mínimo de treinamento e permitir ao usuário os recursos como:touch-screen, mouse e touch pad

Adaptável ao estilo de cada executivo

Monitorar os indicadores de desempenho da organização, auxiliando na administração dosfatores críticos de sucesso

Facilitar a navegação no sistema

Permitir a geração de informações selecionadas e/ou aglutinadas de interesse do executivo

O SIE como parte integrante do PlanejamentoEstratégico da Empresa

Para a implantação de um SIE é necessário queo seu planejamento esteja alinhado com o planeja-mento estratégico da organização. Segundo Albertin(1996, p.62), “a implementação de um sistema deinformação deve estar de acordo com a estratégiade uso da tecnologia de informação da organização,que, por sua vez, deve ser coerente com a sua estra-tégia de negócios.” Por sua vez, Alter (1992, p.589)afirma que “o planejamento do sistema de informa-ções deve ser uma parte integrante do planejamentodo negócio.”

Guerreiro apud Almeida (1999, p.310) mencionaque um dos princípios que devem nortear o desen-volvimento de sistemas de informação consiste nocondicionamento sistêmico, no qual o sistema de in-formação depende do sistema de gestão e este do

sistema institucional que contém as crenças e valo-res da instituição. De forma análoga, Beuren (1998,p.39) registra que a concepção do sistema de infor-mações depende do sistema de gestão ao qual vaiservir de suporte. Ressalta que esforços devem serdespendidos na identificação das informações neces-sárias ao processo de gestão e na determinação dossubsistemas que devem ser gerados.

Assim, os sistemas de informações que serãoimplantados, incluindo o SIE, devem fazer parte doplanejamento estratégico. Furlan (1991, p.06) defineo Planejamento Estratégico de Sistema de Informa-ções como “parte integrante do Planejamento Estra-tégico Empresarial (formal ou informal), com enfoquegerencial para desenvolver planos de sistemas e ban-co de dados, definir projetos e estabelecer priorida-des de forma contínua.” As fases e subfases dametodologia de Planejamento Estratégico de Siste-mas de Informação são apresentadas no Quadro 4.



A primeira fase se refere às atividades correspon-dentes à organização geral do projeto de planejamen-to e o treinamento dos participantes na metodologia,técnicas e ferramentas de apoio. O objetivo é esta-belecer uma visão comum e as expectativas sobre oprojeto, assim como as regras e responsabilidadesorganizacionais, o plano de trabalho e os resultadosalmejados com o planejamento.

Os propósitos da segunda fase são o estabeleci-mento de uma abordagem metodológica para efetu-ar o levantamento e compreensão do negócio e dasnecessidades de informações para o processodecisório. O caminho metodológico leva em conside-ração a missão, os objetivos da organização e decada área funcional, desafios e metas em termosestratégicos, tático e operacional. Também contem-pla os fatores críticos de sucesso, problemas e ne-cessidades de informação.

A subfase avaliação dos sistemas existentes temcomo objetivo elaborar um inventário destes siste-mas e fazer um levantamento do ambiente técnico.Com base nesta avaliação são elaboradas recomen-dações de melhoria de curto prazo.

Na etapa de elaboração de soluções é contem-plada a análise de viabilidade do desenvolvimentode cenários propostos. São definidos, por meio dassubfases, os modelos de dados, os aplicativos a se-

rem desenvolvidos, o tipo de processamento, se dis-tribuído ou centralizado, as alternativas estratégicasgerenciais para os sistemas de informação, assimcomo seus impactos e os recursos tecnológicos aserem aplicados.

A última etapa do Planejamento Estratégico de Sis-tema de Informação destina-se ao desenvolvimento deplanos para implantar os projetos estabelecidos na faseanterior. Dentre os objetivos prescritos em cada subfase,destaca-se a priorização de projetos, a necessidade derecursos com estimativa de custos e a elaboração eapresentação do plano e do relatório final.

REFLEXÕES SOBRE A APLICAÇÃO DOSIE NO PROCESSO DE GESTÃO

Para realizar o desenvolvimento de um sistemade informações executivas, deve-se optar por umametodologia que possibilite atingir os objetivos pro-postos pela organização. Para tal escolheu-se com-binar princípios da Engenharia da Informação e oMétodo de Análise dos Fatores Críticos de Sucesso.

Pozzebon e Freitas (1996, p.22) afirmam que se osprojetistas de um SIE se basearem nas modelagensdos sistemas de informação, somente nas metodologiasmais utilizadas, tais como análise estruturada de siste-mas ou engenharia de informação, dificilmente o proje-

Quadro 4 – Fases e subfases da metodologia de planejamentoestratégico de sistemas de informação

Fonte: Adaptado de FURLAN, José Davi. Como elaborar e implementar o planejamento estratégico de sistemas deinformação. São Paulo: Makron, McGraw-Hill, 1991. p.11.

Fase/Subfases

Primeira Fase –

Subfase 1 –

Subfase 2 –

Segunda Fase –

Subfase 1 –

Subfase 2 –

Terceira Fase –

Subfase 1 –

Subfase 2 –

Subfase 3 –

Subfase 4 –

Quarta Fase –

Subfase 1 –

Subfase 2 –

Subfase 3 –

Processos/Atividades

Início do Planejamento Estratégico de Sistemas de Informação

Organização do planejamento

Treinamento dos participantes do planejamento

Análise da situação atual

Revisão das estratégias e operações do negócio

Avaliação dos sistemas existentes

Elaboração de soluções

Definição da arquitetura de dados

Definição da arquitetura de sistemas

Definição de estratégias gerenciais

Definição da arquitetura tecnológica

Desenvolvimento de planos

Desenvolvimentos de projetos de sistemas de informação

Definição das necessidades de recursos

Finalização do plano

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Por outro lado, o Método de Análise dos FatoresCríticos de Sucesso lida com os mesmos conceitosde missão, objetivos da empresa, objetivos da áreafuncional, fatores críticos de sucesso, necessidadesde informação, problemas e indicadores de desem-penho. Estes componentes formam, segundo Furlan,Ivo e Amaral (1994, p.69), o esquema conceitual dointer-relacionamento dos objetos do SIE e que de-vem nortear seu desenvolvimento. A Figura 3 apre-senta este esquema.

to terá êxito. Afirmam, ainda, que, no momento deinformatizar uma organização, os sistemas de informa-ção automatizam funções, procedimentos e tarefasdelimitadas. Já a tomada de decisão não é caracteriza-da por atividades repetitivas e bem definidas, e os ce-nários envolvidos na tomada de decisão estão em cons-tante mudança. Dessa forma, entendem que a contri-buição da Engenharia de Informação “está contida, so-bretudo, no Planejamento de Informática, uma das eta-pas que compõem a fase de planejamento.”

Fonte: FURLAN, José Davi, IVO, Ivonildo da Motta e AMARAL, Francisco Piedade. Sistema de Informação Executiva=EIS-Executive Information System:como integrar os executivos ao sistema informacional das empresas, fornecendo informações úteis e objetivas para suas necessidades estratégicase operacionais. São Paulo: Makron Books, 1994. p. 69.

Figura 3 – Esquema conceitual do inter-relacionamento dos objetos do SIE

Missão

Objetivosda

empresa

Objetivosda área

funcional

Indicadoresde

desempenho

Problemas

FatoresCríticos de

Sucesso

Necessidadesde

informação

Caminho parapriorização(ranking)

O esquema demonstra as ligações entre os obje-tos do SIE e estabelece o caminho metodológico paraa compreensão das necessidades do negócio. Esta-belece a missão da organização para, em seguida,relacionar os respectivos objetivos da instituição. Paraencontrar as necessidades de informação, relacio-nam-se os objetivos da área funcional com os objeti-

vos da empresa e os fatores críticos de sucesso comos objetivos empresarias e funcionais.

O caminho para priorização (ranking) determina aordem segundo a qual as necessidades de informaçãoserão implantadas como parte do SIE. Como suporteao processo de análise de impacto e atribuição de pe-sos, pode-se elaborar esta escala de prioridades.



Os Fatores Críticos de Sucesso, de acordo comRockart (1979, p.85), para qualquer negócio, são “umnúmero limitado de pontos, cujos resultados, se fo-rem satisfatórios, asseguram uma performance com-petitiva bem sucedida para a organização. São aque-las poucas áreas-chave onde as coisas devem darcerto para o negócio vigorar.” Afirma que os fatorescríticos de sucesso devem ser baseados nos objeti-vos organizacionais ligados a eles. No caso da in-dústria automobilística, explica que os maiores fato-res críticos de sucesso refletem-se no estilo do car-ro, numa eficiente distribuição, na economia de com-bustível e um forte controle do custo de manufatura.

Para Furlan (1997, p.15), os fatores críticos desucesso apresentam “uma visão estratégica que con-sidera não apenas o momento atual, mas, principal-mente, aspectos mais permanentes e abrangentesdo negócio.” Por sua vez, Cruz (1998, p.137) enten-de que os fatores críticos de sucesso “são pontosfundamentais, que devem ser perseguidos para quea atividade tenha sucesso.”

Os fatores críticos de sucesso, quando bemgerenciados, garantem o desempenho competitivo daorganização. A situação atual deve ser constantemen-te monitorada por meio da análise dos indicadoresde desempenho desses fatores críticos.

No que concerne à necessidade de informação,Bio (1985, p.120) menciona que o gestor requer tiposdiferentes de informação. “Desde que o interesse daalta administração repouse primariamente no plane-jamento global e no acompanhamento da sua execu-ção, a informação oferecida deve possibilitar-lhe a ve-rificação da eficiência e dos resultados das operaçõesda empresa no seu todo e planejar para o futuro.”

Segundo Pozzebon e Freitas (1996, p.21), obser-va-se que os profissionais que atuam no nível estra-tégico do negócio são responsáveis por definição demetas e acompanhamento de resultados. São exem-plos de necessidade de informação: a) níveis de qua-lidade do produto; b) vendas previstas e realizadas;c) alunos ingressantes e formados; e d) participaçãodos concorrentes no mercado. Para tanto, ametodologia de desenvolvimento do SIE deve con-templar as necessidades de informação como suporteao atendimento dos fatores críticos de sucesso.

Em se tratando dos indicadores de desempenho,conforme Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.67), estes ser-vem como um direcionador no cumprimento dos obje-

tivos traçados pela organização. Eles referem-se, nor-malmente, aos seguintes pontos: a) metasestabelecidas versus resultados alcançados; b) com-paração dos resultados da organização versus resul-tados dos concorrentes; e c) comparação com perío-dos anteriores. São exemplos de indicadores de de-sempenho o volume de vendas, taxa de crescimento,participação de mercado e taxa de ociosidade.

A partir da apresentação do esquema conceitualde inter-relacionamento dos objetivos da organiza-ção com o SIE, apresentam-se, a seguir, duasmetodologias de análise para o desenvolvimento deum SIE que possibilite atingir os objetivos propostospela organização: a metodologia da Engenharia daInformação e o Método de Análise dos Fatores Críti-cos de Sucesso, recomendado por John F. Rockart.

Metodologia da Engenharia daInformação

De acordo com Martin apud Lima (1998, p.01), aengenharia da informação pode ser definida como “aaplicação de um conjunto interligado de técnicas for-mais de planejamento, análise, projeto e construçãode sistemas de informações sobre uma organizaçãocomo um todo ou em um dos seus principais setores.”

A engenharia da informação é conceituada porFeliciano Neto, Furlan e Higa (1988, p.02) como sen-do “um conjunto de técnicas e lógicas formais, apli-cadas na tétrade de dados, atividades, tecnologia epessoas, que permite planejar, analisar, projetar,construir e manter sistemas de processamento dedados, de forma integrada e interagente.”

No que concerne às fases da engenharia da in-formação, Martin apud Lima (1998, p.15) relacionaas seguintes: a) planejamento estratégico de infor-mações; b) análise da área de negócios; c) projetodo sistema; e d) construção.

A fase de planejamento estratégico de informa-ções consiste em identificar a missão da organiza-ção, os objetivos da empresa, os objetivos específi-cos de cada área funcional, os fatores críticos desucesso necessários para atingir os objetivos, os fa-tores críticos de sucesso não satisfeitos que impe-dem atingir os objetivos e as informações necessári-as para apoio a cada fator crítico de sucesso.

A segunda fase da engenharia da informação,análise das áreas de negócio, tem como finalidade a

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elaboração do modelo de dados e o dicionário dedados de cada área de negócio, considerando cadafator crítico de sucesso e as necessidades de infor-mações.

O projeto do sistema consiste na terceira fase dométodo. Nesta é definido o banco de dados, o proje-to estruturado do sistema, o projeto de testes do sis-tema, o projeto do treinamento dos usuários e aespecificação dos programas.

Como quarta e última fase, a construção do siste-ma implementa a codificação dos programas, reali-zam-se os testes individuais e integrados de cadamódulo, e os procedimentos de operação. É nestemomento, também, que se inicia o treinamento, ins-tala-se o sistema no ambiente de produção e obtém-se a aprovação do usuário.

Por fim, cabe ressaltar que este método constitui-se numa maneira tradicional de desenvolvimento desistemas. Cruz (1998, p.133) afirma que os sistemasde informação eram construídos de forma segmen-tada, restringindo-se a apenas uma área funcionalda organização. Considera que não havia preocupa-ção em integrar processos através de um sistema deinformação, em virtude de não existir essa preocu-pação no mundo físico.

De modo mais específico, Pozzebon e Freitas(1996, p.22) advertem que a engenharia de informa-ção não é a metodologia mais adequada para o de-senvolvimento do SIE. Entretanto, afirmam que a apli-

cação deste método implica o pensar e repensar aexistência da organização, “gerando um processo queidentifica e organiza as características básicas daempresa para que seus recursos e capacidades pos-sam ser utilizados de maneira efetiva em uma dire-ção definida.”

Método de Análise dos Fatores Críticosde Sucesso

Segundo Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.92), “aanálise dos fatores críticos de sucesso baseia-sena pesquisa pioneira de Rockart, do MIT (noMassachusetts Institute of Tecnology).” Entendeque “o ponto central de uma metodologia EIS deveser o processo de análise dos fatores críticos desucesso, para determinar os indicadores de desem-penho que propiciam o alcance dos objetivos pro-postos e para garantir o sucesso na realização damissão empresarial.”

A utilização deste método, conforme Cruz (1998,p.148), permite que sejam focados os pontos princi-pais de uma atividade e restringe a necessidade daadoção de tecnologia da informação ao que é funda-mental.

A metodologia de John F. Rockart, de acordo comPozzebon e Freitas (1996, p.23), foi decomposta emfases e subfases. Estas divisões podem servisualizadas no Quadro 5.

Quadro 5 – Fases do Método de Análise dos Fatores Críticos de Sucesso

Fases/Subfases

Primeira Fase –

Subfase 1 –

Subfase 2 –

Subfase 3 –

Subfase 4 –

Segunda Fase –

Subfase 1 –

Subfase 2 –

Terceira Fase –

Subfase 1 –

Subfase 2 –

Subfase 3 –

Processos/Atividades

Planejamento

Organização do projeto

Definição de informações básicas e indicadores

Análise e consolidação das informações

Desenvolvimento do protótipo

Projeto

Modelagem da aplicação

Definição da arquitetura tecnológica

Implementação

Construção da aplicação

Instalação de hardware e de software

Treinamento e implementação

Fonte: Adaptado de POZZEBON, Marlei e FREITAS, Henrique M. R. Construindo umE.I.S. (enterprise information system) da (e para) empresa. Revista de Admi-nistração, São Paulo, v.31, n.4, p.19-30, out/dez 1996. p.23.



A fase de planejamento tem como objetivo com-preender a área de negócio da organização. Bus-ca, dessa forma, identificar as necessidades de in-formação dos gestores e os seus estilos decisórios.Ao fim desta etapa é possível visualizar um protó-tipo do sistema SIE.

Na subfase que contempla a organização doprojeto são definidas a equipe de trabalho e as pos-sibilidades do que o SIE pode proporcionar à orga-nização. Dessa forma, cursos e sessões com osexecutivos são recomendados. É feito um levanta-mento das informações recebidas por diretores eo presidente da organização. Ressalta-se que nestaetapa deve ser definido o software utilizado para odesenvolvimento do SIE.

A segunda subfase corresponde à definição deinformações básicas e indicadores. Para isso, sãorealizadas entrevistas individualizadas com os exe-cutivos para se determinarem os objetivos, fatorescríticos de sucesso, necessidade de informação erequisitos do sistema.

A subfase de análise e consolidação das infor-mações tem por finalidade gerar uma lista conten-do os objetivos, fatores críticos de sucesso, pro-blemas, necessidades de informação e indicado-res de desempenho. Procede-se, também, àpriorização dos objetivos e fatores críticos de su-cesso a serem desenvolvidos no SIE através doranking que estabelece esta classificação.

Com as subfases de levantamento e consoli-dações das informações concluídas, pode-se cri-ar o protótipo do sistema. A quarta subfase, por-tanto, implementa os desenhos das telas, projetaa estrutura de navegação do sistema e elaboraos layouts-padrão das telas, como cores, botõese ícones. A prototipação é construída para de-monstrar ao executivo uma visão mais próximada real idade do sistema após a suaimplementação.

A finalidade principal da segunda fase, o proje-to, é a definição da solução técnica paraimplementar o projeto conceitualmente concebido.Entre outras atividades, é definida a arquiteturatecnológica, são planejados os cr itér ios deintegração e transferência de dados entre os siste-mas envolvidos, é modelada a base de dados doSIE, são definidos os atributos das tabelas e oslayouts de arquivos.

A subfase modelagem de dados identifica asfontes de informação, quais as bases de dados aserem acessadas nos sistemas que têm depen-dência. A definição das telas e a escolha dos grá-ficos mais adequados para cada tipo de informa-ção são fundamentais. Outra tarefa não menosimportante compreende o estudo dos níveis dedetalhamento desejados (drill down) para cada in-dicador de desempenho.

A subfase de definição de arquiteturatecnológica determina a localização física das ba-ses de dados e os recursos necessários para in-vestimentos das instalações do parque tecnológicoexigido. Normalmente, quatro camadas são anali-sadas para suportar o SIE:

a) Interface com o usuário - envolve menus, bo-tões, caixas de diálogo, entre outros recur-sos, pois é através destes que o usuáriovisualiza e manipula os dados.

b) Acesso aos dados - responsável pela captu-ra de informações de várias fontes, como ban-cos de dados externos, aplicações locais eInternet.

c) Fonte de dados - onde os dados estão grava-dos - no caso do SIE, os dados podem estararmazenados em qualquer lugar.

d) Comunicação - responsável pela comunica-ção entre usuários do SIE. A tecnologia maisutilizada é o correio eletrônico, tanto pelaInternet quanto numa rede interna, onde sepermite o acesso a documentos, mensagense dados entre os usuários do sistema.

Como terceira e última fase, a implementaçãodestina-se a construir o sistema projetado eprototipado, instalar os recursos requisitados na de-finição da arquitetura tecnológica e instalar o sis-tema fisicamente, para que possa ser adotado pe-los executivos.

A subfase de construção da aplicação é um es-tágio de caráter notadamente técnico. De acordocom o padrão estabelecido no projeto, com o mo-delo de navegação considerado mais adequado ea prototipação construída para atender um módulo,são desenvolvidas todas as telas de cada módulorestante. Uma outra tarefa a ser considerada é arealização de testes. É necessário aplicar um vo-lume maior de dados a serem contemplados peloSIE, para verificar, entre outros elementos, o tem-

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po de resposta, congruência na análise dos dadose a integridade da base de dados.

A subfase de instalação de hardware e softwareconsiste em implementar a parte física do siste-ma, providenciando a instalação da arquiteturatecnológica projetada na fase anterior. Dessa for-ma, são instalados, configurados e testados paraos usuários, o computador, a rede e o sistemaoperacional. Em seguida, instala-se o SIE desen-volvido.

A subfase de treinamento e implementação tor-na disponível o sistema para o executivo, de modoa incorporá-lo ao seu cotidiano. Realiza-se de trei-namento e orientação para a efetiva utilização doSIE.

A aplicação do Método de Análise dos FatoresCríticos de Sucesso permite que seu ciclo de de-senvolvimento se encerre em dois ou três meses.Não obstante, a concepção de um SIE, utilizandoesta técnica, segundo Pozzebon e Freitas (1996,p.19), é apropriada devido à característica que estametodologia tem em abordar “o caráter não-procedural dos momentos de tomada de decisão eas necessidades de informações dos decisores.”

Outro aspecto não menos importante, está nacriação de um protótipo do sistema, ainda na fasede planejamento. Esta implementação possibilita aconcretização das idéias e visões de ambas as par-tes envolvidas no projeto, os executivos e os técni-cos de informática. Dessa forma, reduzem-se aschances de insucesso do projeto em virtude de nãosatisfazer às necessidades dos usuários. Outrasvantagens da prototipação são a redução de custona manutenção do sistema após sua implantação,evita o desgaste de retornar a fases anteriores doprojeto por falha na comunicação e limita o escopodo sistema com consentimento do executivo.

CONCLUSÃO

Os sistemas de informação devem atender àsnecessidades de cada área da organização e es-tar em conformidade com os preceitos estabeleci-dos na missão da instituição. Assim, os sistemasde informação amparam os administradores de to-dos os níveis para desenvolverem suas tarefas eatingir seus objetivos.

Os sistemas de informação são classificados

em dois grandes blocos: os sistemas de apoio àsoperações e os sistemas de apoio à gestão. O pri-meiro grupo abrange o sistema de automação (SA)e o sistema de processamento de transações(SPT). O SA tem como objetivo automatizar pro-cessos onde haja a mínima intervenção do serhumano, enquanto que o SPT tem a incumbênciade processar e registrar as transações que sãorealizadas na organização.

O segundo bloco contempla os níveis gerenciaise estratégicos da corporação. No nível gerencialconcentram-se o sistema de informaçõesgerenciais (SIG) e o sistema de apoio a decisão(SAD). O SIG possibilita ao administrador visualizaras atividades realizadas na sua área funcional, pormeio de apontamentos resumidos e sumarizados.O apoio à tomada de decisões é fornecido ao ge-rente pelo SAD, o qual oferece subsídios relevan-tes que permitem a escolha de alternativas parasituações específicas. Em termos estratégicos, osistema de informações executivas (SIE) é umaferramenta que proporciona ao executivo omonitoramento constante dos fatores críticos desucesso do negócio, por meio dos status indicado-res de desempenho. Auxilia na exploração de da-dos, permitindo, assim, a identificação de proble-mas e oportunidades para o cumprimento da mis-são da organização.

Os sistemas de informação têm uma relaçãodireta com o processo de gestão, pois são eles quedão o suporte informacional a todas as áreas daorganização, contemplando as etapas do proces-so de gestão. Em particular, o relacionamento exis-tente entre o sistema de informações executivas eo processo de gestão compreende:

- a natureza do SIE em oferecer suporte ao ní-vel estratégico da instituição;

- seu caráter de ferramenta de acompanhamen-to dos fatores críticos de sucesso;

- a formatação e disponibilização da informa-ção estratégica;

- o fato de que o SIE propicia o aumento daqualidade da tomada de decisão; e

- a preocupação do SIE em determinar as in-formações necessárias ao cotidiano do gestor.

Estes elementos fazem do SIE uma ferramentaestratégica no amparo ao processo de gestão, pro-porcionando ao gestor um ambiente favorável para



REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

o desempenho do planejamento e a otimização emonitoramento das tarefas executadas. As carac-terísticas esperadas de um sistema de informaçãovoltado aos gestores responsáveis pelas tomadasde decisões estratégicas são:

- drill down (a partir de dados sumarizados,disponibilizar os detalhes dos mesmos);

- acesso a informações externas ao ambienteda empresa;

- utilização de recursos gráficos na apresenta-ção dos resultados;

- o fato de permitir a recuperação rápida da in-formação;

- o fato de facilitar o uso operacional do siste-ma;

- o fato de estar voltado ao acompanhamentodos fatores críticos de sucesso através dosindicadores de desempenho; e

- de realizar a triagem de informações, filtran-do e resumindo-as.

Assim a configuração de um SIE específico àgestão da empresa, baseado nos anseios dos seusgestores, permeia os aspectos da formação dabase de dados do sistema: condições facilitadasde acesso aos estatutos, normas, atas, editais, re-gulamentos, projetos etc, condições de realizarprojeções, simulações e análise para apoio às de-cisões; acompanhamento dos fatores críticos desucesso; acesso a outros sistemas de informação,assim como aos sistemas de automação de escri-tório e de comunicação; e procedimentos de segu-rança do próprio SIE.

As fontes de informação externas e internas,

bem como os dados históricos e estruturais da or-ganização, possibilitariam a criação do banco dedados, base informacional em todos os pontos dosistema.

Pelo recurso de hipertexto, seriam proporcio-nadas condições para acesso ao sistema, dos es-tatutos, normas, atas, editais, regulamentos e pro-jetos, entre outros documentos da empresa.

As projeções, simulações e análise traçariampanoramas para detecção de problemas e oportu-nidades, assim como realizariam comparações eavaliariam desempenho. Isto refletiria no planeja-mento de novas atividades e controle das existen-tes.

O acompanhamento dos fatores críticos de su-cesso possibilitaria verificar a condução aos obje-tivos da organização e ao cumprimento da sua mis-são.

A operacionalização para acesso a outros sis-temas de informação e software de automação deescritório e comunicação permitiria o uso facilita-do do sistema e a criação de um ambiente únicode trabalho.

Os procedimentos de segurança garantiriam si-gilo e restrição do acesso às informações estraté-gicas da instituição, somente para aqueles que fos-sem autorizados a usar o SIE.

Portanto, a partir do que foi exposto, o presenteartigo permitiu um refinamento das categorias dossistemas de informação, e, em particular, ofereceuum referencial como base para o desenvolvimentoe utilização de um sistema de informações execu-tivas no ambiente de uma organização.

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