Sistemas de Información, Organizaciones, Administración y Estrategias

Resumen Cap. 3Master. Guillermo BrandAlumna: Helma Azucena Espinoza

Organizaciones y los Sistemas de Información Los sistemas de Información y las organizaciones deben

estar alineadas para producir la información que grupos importantes dentro de la organización puedan utilizar.

Las organizaciones deben estar pendientes a las influencias de los sistemas de información para poder beneficiarse de nuevas tecnologías.

¿Qué es una Organización? Es una estructura estable, formal y social que

adquiere recursos del ambiente y los procesa para producir resultados.

Esos resultados se convierten en productos y/o servicios.

Funciones comunes de una organización Tal vez pienses que Apple Computer, American

Airline, Departamento de Policía, American University no tienen nada en común. Pero es todo lo contrario.

Todas la organizaciones tiene una funciones en común.

Funciones comunes de una organización Estas son:

Clara división de labores Jerarquías Reglas y Procedimientos explícitos Juicios Imparciales Cualificaciones técnicas para posiciones Eficiencia organizacional máxima

Funciones únicas de las organizaciones Aunque todas las organizaciones tienen

características en común, no hay dos organizaciones iguales.

Las organizaciones tienen deferentes estructuras, metas, estilos de liderazgo, tareas y ambiente circundante.

El papel cambiante de los IS en las organizaciones De acuerdo a como esta constituída una

organización, los Sistemas de Información tienen que adaptarse a ésta.

En la mayoría de las organizaciones existe una unidad responsable de los servicios tecnológicos, la cual recibe el nombre de “Information System Department”.

El papel cambiante de los IS en las organizaciones El departamento de Sistemas de Información es

responsable de: Mantenimiento de equipo Programas Almacenaje de datos Network

El papel cambiante de los IS en las organizaciones El departamento de Sistemas de

Información consiste de especialistas tales como: Programadores Analistas de sistemas Líderes de proyectos Gerentes de sistemas de información Administradores de bases de dataos Especialistas en Redes Diseñadores de Sistemas

El papel cambiante de los IS en las organizaciones Programadores

Técnicos especialistas que escriben instrucciones para programas de computadoras

Analistas de sistemas Son el principal lazo entre el grupo de sistemas de

información y el resto de la organización. Tienen la responsabilidad de traducir las situaciones

del negocio y sus requisitos en situaciones de IS.

El papel cambiante de los IS en las organizaciones Gerentes de Sistemas de Información

Son los líderes del equipo constituido por programadores y analistas, gerentes de proyectos, gerentes de facilidades físicas, gerentes de telecomunicaciones.

Pertenecen al nivel más alto del grupo de Sistemas de Oficina.

Son gerentes de las operaciones de las computadoras y del staff del “data entry”.

El papel cambiante de los IS en las organizaciones En muchas compañías el departamento de

“Information System” es presidido por el “Chief Information Officer” (CIO) Es una posición “senior management” que sobrepasa

el uso de la tecnología de información en la firma. End-users son los representantes de departamentos

externos al grupo de sistemas de información.

El papel cambiante de los IS en las organizaciones Teoría económicas

La tecnología de sistemas de información pueden verse como un factor de producción que puede ser libremente substituida por labor y capital

Reduce costos en producción, promoción y eficiencia

El papel cambiante de los IS en las organizaciones Teorías de comportamiento

Los sistemas de información ayudan a eliminar la ‘gerencia media’ lo cual produce que la alta gerencia tenga que tomar decisiones de mayor embargadura.

Elimina puestos de bajo nivel, reduciendo personal en las compañías y en forma indirecta aumenta el número de personas desempleadas dentro del ambiente “clerical”.

Administradores, Toma de Decisión y los Sistemas de Información Las responsabilidades de un Administrador varían

desde tomar decisiones hasta escribir informes, asistir a reuniones, preparar fiestas.

Existe un “Modelo Clasico de Gerencia” que describe las funciones tradicionales de un gerente: Planificar, organizar, coordinar, decidir y controlar

Administradores, Toma de Decisión y los Sistemas de Información Luego de un estudio realizado por un especialista en

comportamiento de apellido Mintzberg se encontró que los roles del administrador o gerente pueden ser clasificados en 10 roles, categorizados en tres: Roles interpersonales Roles Informativos Roles Decisionales

Administradores, Toma de Decisión y los Sistemas de Información

Administradores y la Toma de Decisiones La toma de decisiones puede ser clasificado por los

niveles de la organización (niveles de estrategia, administración, conocimiento y operaciones)

La toma de decisiones en el nivel de estrategias determina el objetivo, los recursos y políticas de la organización.

Administradores y la Toma de Decisiones La toma de decisiones para el Control

Administrativo se relaciona principalmente con cuan eficiente y efectivamente se utilizan los recursos y como las unidades operacionales están trabajando.

En el Control Operacional la toma de decisiones determina como lleva a cabo las tareas especificadas por el nivel de estrategias y los tomadores de decisiones de la gerencia media.

Administradores y la Toma de Decisiones La toma de decisiones en el nivel de

conocimiento trabaja con evaluar nuevas ideas para productos o servicios, maneras de comunicar nuevo conocimiento y maneras para distribuir la información en la organización

Dentro de cada uno de estos niveles de la toma de decisiones, se ha clasificado las decisiones como Estructuradas y No Estructuradas

Administradores y la Toma de Decisiones DECISIONES NO ESTRUCTURADAS

Son aquellas decisiones en donde el que las toma debe proveer juicio, evaluación e introducirse en la definición del problema.

Cada una de estas decisiones es “Novel”, importante y no-rutinaria.

Administradores y la Toma de Decisiones DECISIONES ESTRUCTURADAS

Son repetitivas, rutinarias y envuelven procedimientos definidos para manejarlos, por lo que no se tratan como situaciones nuevas

Nunca, en ningún nivel de la organización va a haber problemas estructurados y no estructurados simultáneamente.

Veamos la siguiente imagen:

Etapas en la Toma de Decisiones La toma de decisiones consiste de diferentes actividades. Simon(1960) describió cuatro etapas en la toma de decisiones:

Inteligencia – Consiste en identificar y entender el problema (por qué, dónde, efectos) Diseño – modelar diferentes posibles soluciones de la manera más sencilla posible. Elección – Analizando costos, consecuencias y oportunidades se trata de escoger la mejor solución Implantación – Cuando se ha tomado la decisión se llevan a cabo informes para seguir el progreso o detectar posibles fallas.

Implicaciones para el Diseño y entendimiento de los SI Los factores mas importantes al momento de

planificar un sistema nuevo son: El ambiente en el cual funcionará la organización Estructura de la Organización: jerarquías,

especializaciones, procedimientos estándares Cultura y política de la organización Tipo de organización y sus estilos de liderazgo Interés principal de los grupos impactados por el sistema

y las actitudes de los empleados que estarán interactuando con el sistema.

Tipo de tareas, decisiones y procesos comerciales para los cuales estará diseñándose el sistema.

Implicaciones para el Diseño y entendimiento de los SI Los creadores de los sistemas de información deberán diseñar sistemas

con las siguientes características: Que sean flexibles y que provean muchas opciones para

manejar datos y evaluar información. Que sean capaz de apoyar una variedad de estilos,

destrezas y conocimiento, como también mantenerse al tanto de otras alternativas y consecuencias

Que sean sensibles a la burocracia de la organización y a los requisitos políticos de ella.