Introduccin Archivo es el conjunto de colecciones de documentos e informaciones de toda especie, ordenadas de manera racional y adecuadamente registradas y conservadas, con la finalidad exclusiva de divulgar o prestar informaciones. Por lo tanto, siendo el archivo de cualquier empresa o entidad una fuente de registro y conservacin de todas las informaciones de inters vital para la organizacin, el debe ser organizado de modo a proveer, con la mayor precisin posible, elementos informativos de asesoramiento. Podemos decir, entonces que la finalidad principal de un archivo, sea el pequeo, mediano o grande, es : registrar, disponer y conservar los documentos e informaciones, de manera a permitir su localizacin lo ms rapidamente posible, siempre que fuere necesario.

Un archivo desorganizado dificulta todo el sistema administrativo de una organizacin. Habra enorme dispersin de tiempo y esfuerzos, involucrando desde el ms modesto funcionario, hasta el ms alto dirigente. Archivar no quiere decir simplemente guardar correspondencia y documentos para quitrnoslos del frente. Archivar quiere decir organizar sistemticamente dichos documentos y correspondencia de modo que puedan ser localizados prntamente. Para una oficina moderna son de gran importancia las cartas que se reciban o se despachen, los documentos de naturaleza variada, catlogos o papeles que en cualquier forma se relacionen con el negocio, la profesin o los asuntos que tienen a su cargo dicha oficina. El comercio, la industria, el gobierno y los profesiones diversas tienen hoy dia la necesidad imperiosa de adoptar algn sistema cientifico para la ordenacin de papeles y documentos. De ahi la importancia del archivo, ya que ste tiene que ver con los elementos ms importantes de una organizacin: sus documentos.

1. GENERAL

1.1 Concepto antiguo. El archivo era considerado simple deposito de papeles cubiertos de polvo, almacenados sin los cuidados necesarios para su conservacin y divulgacin.

1.2 Conceptos modernos. El archivo es una memoria viva de la empresa. Tienen participacin constante en su vida. Es un centro activo de informaciones. Es un instrumento de control funcional. Auxilia al administrador en la toma de decisiones.

1.3 Conocimientos preliminares de la organizacin del archivo. En primer lugar, se debe tener una visin general de las actividades de la empresa u organo cuyo archivo est siendo organizado. Conocer las reales necesidades y dificuldades encontradas en el funcionamiento del archivo existente y que deben ser eliminadas o mejoradas ya sea en cuanto al espacio, costo, demora en la localizacin de las informaciones, extravio de documentos, en fin todo lo que fuere deseable para el mejoramiento de los servicios.

1.4 Documentos que se archivan :

1. La correspondencia que se recibe y las copias de la que se escribe en toda oficina, y las facturas, recibos, cheques cancelados, estados de cuenta, etc.

2. Escrituras, rcords clinicos, planos de construcciones, etc. de las oficinas de profesionales asi como del gobierno.

3. Catlogos, libros recortes de peridicos y revistas. 4. Tarjetas con distintas informaciones.

1.5 Elementos a considerar en la organizacin del archivo. Son los siguientes

Nombre - que origina el orden alfabtico. Local - que origina el orden geogrfico Fecha - que origina el orden cronolgico. Asunto - que origina el orden de asunto.

1.6 Mtodos y sistemas de archivamiento. Existen numerosos sistemas de archivo. Todo sistema de archivo usa el alfabeto. De ahi vemos que el archivo o sistema geogrfica consiste en archivar alfabticamente por ciudad o territorio. El archivo por asunto consiste en archivar alfabticamente de acuerdo con el tpico o asunto del material en lugar de hacerlo teniendo en cuenta el nombre de la persona. An el mismo sistema de archivo numrico necesita de una guia alfabtica.

1.7 Sistemas. Los sistemas pueden ser : directo, semi-directo, indirecto.

DIRECTO : La busca o localizacin del documento es hecha en el local donde se encuentra archivado. SEMI-DIRECTO : La busqueda es efectuada a traves de tablas. INDIRECTO : La busqueda es efectuada depus de consultado un indice, cdigo o fichero.

2. METODOS.

2.1 Metodo alfabtico (Sistema directo). Este mtodo consiste en la ordenacin de los documentos en riguroso orden alfabtico, no habiendo necesidad de indice. Para ello es necesario observar las regelas de alfabetizacin. Las regelas que vamos a presentar a continuacin son usadas internacionalmente y se conocen por "Reglas del Library Bureau". Hay dos conceptos que son fundamentales en el estudio de las regelas de alfabetizacin :

2.1.1 Inversin. Consiste en poner en primer trmino apellido o apellidos, luego el nombre o inicial, y en tercer trmino el nombre intermedio o inicial del mismo. Todas las veces que se efecta la inversin de nombre, DEBE indicarse esta inversin por medio de una COMA puesta a continuacin del apellido o apellidos.

NOMBRES SE ARCHIVA

Anne Marie Menten Amarilla, Severiano

Yolanda Ramos Martinez, Jorge

Severiano Amarilla Menten, Anne Marie

Eddy Vandersmissen Ramos, Yolanda

Jorge Martinez Vandersmissen, Eddy

2.1.2. Unidad de archivo Un factor muy importante que debe considerarse al alfabetizar es la unidad o unidades de archivo de que consta el nombre. Cada palabra, cada letra aparte, cada inicial, cada abreviatura en el nombre de una persona, sociedad, corporacin o instutucin, salvo las excepciones que ms adelante se explican, constituyen una UNIDAD de archivo. Son inseparables del concepto de unidad de archivo, tres principios que son previos al estudio de las regelas de alfabetizacin.

2.1.2.1 Cuando la primera unidad de cada nombre es distinta, ste decide el orden alfabtico.

Nombres Se archiva

Yolanda Ramos Martinez, Jorge

Jorge Martinez Menten, Anne Marie

Anne Marie Menten Ramos, Yolanda

2.1.2.2 Cuando la primera, segunda, tercera, etc., unidad de cada nombre es idntica, la prxima, al ser distinta, decide el orden alfabtico.

Nombres Se archiva

Yolanda Ramos Ramos, Elva

Elva Ramos Ramos, Elva Lucy

Elva Lucy Ramos Ramos, Yolanda

2.1.2.3 Una unidad ms corta precede a una ms larga si su raiz es idntica a aquella.

Nombres Se archiva

Cayetano R R, Cayetano

Susana Rejala Rejala, Susana

Carolina Rejalada Rejalada, Carolina

3. NOMBRES DE PERSONAS.

3.1 Apellidos. Cuando los apellidos de dos o ms personas son diferentes, el orden alfabtico de los nombres se determina por los apellidos solamente.

Nombres Se archiva

Elva Ramos Menten, Anne-Marie

Celso Ochoa Ochoa, Celso

Anne-Marie Menten Ramos, Elva

3.1.1 Las particulas o prefijos de los apellidos se consideran como parte del mismo. El que haya o no espacio entre ellos no tiene importancia. Por lo tanto, ambos constituyen una sola unidad de archivo sin que cambien de lugar. Estas particulas incluyen algunas como : D' , De, Del, La, Los, Mc.O, Van, Van den, Von, etc.

Nombres Se archiva

Arsene Van den Dorpel De Gaulle, Charles

Charles De Gaulle Del Valle, Lucy

Carolina La Rosa Di Ponti, Carlos

Lucy del Valle La Rosa, Carolina

Sabine O'Neill O'Neill, Sabine

Carlos Di Ponti Van den Dorpel, Arsene

3.1.2 Dos apellidos. En espaol los apellidos de las personas estn formados por el apellido paterno y el materno. Cuando estos apellidos van precedidos de un nombre propio, se consideran como una sola unidad de archivo en la clasificacin alfabtica, ya sea que lleven o no un guin.

Nombres Se archiva

Yolanda Ramos Gonzlez Ramos Gonzlez, Yolanda

Sabine Sindermann-Kolosinsky Sindermann-Kolosinsky, Sabine

3.2 El nombre de pila o primer nombre. Cuando los apellidos de dos o ms personas son iguales, el orden alfabtico lo determinan los nombres de pila.

Nombres Se archiva

Yolanda Ramos Ramos, Elva

Lucy Ramos Ramos, Lucy

Elva Ramos Ramos, Yolanda

3.2.1 El nombre intermedio o segundo nombre. Cuando los apellidos y los nombres de pila son iguales, el orden alfabtico lo determinan los nombres intermedio o la inicial de stos.

Nombres Se archiva

Yolanda Bernarda Ramos Ramos, Yolanda Bernarda

Yolanda Cristina Ramos Ramos, Yolanda Carolina

Yolanda Carolina Ramos Ramos, Yolanda Cristina

3.3 Nombres raros. Cuando sea dificil o imposible decidir qu parte del nombre es el apellido, el nombre de la persona debe ordenarse tal como est escrito.

Nombres Se archiva

Ming Hing Chon Domingo Pedro

Pirre Francois Ming Hing Chon

Domingo Pedro Pirre Francois

3.4 Iniciales. Una inicial se considera como una unidad de archivo. En la comparacin de las unidades entre si, preceden a todos los nombres que comienzan con esa misma letra.

Nombres Se archiva

Yolanda Bernarda Ramos Ramos, Y. Carolina

Y. Carolina Ramos Ramos, Yolanda B.

Yolanda B. Ramos Ramos, Yolanda Bernarda

3.5 Nombres de mujeres casadas. En paises como el Paraguay, el nombre legal de la mujer casada est constituido por :

Su nombre de pila Su apellido de soltera La preposicin "de" Ejemplo: Lucy Ramos de Ramirez.

1. La clasificacin de estos nombres debe hacerse bajo el apellido de soltera con la preposicin "de" entre parntesis seguido del apellido del esposo, luego el nombre de pila y por ltimo, el nombre intermedio. Lucy Ramos de Ramirez = Ramos (de) Ramirez, Lucy Se recomienda clasificar en esta forma los nombres de mujeres casadas, porque un documento asi clasificado facilita su localizacin, teniendo en cuenta que:

2. La mujer casada no pierde su apellido de soltera ; si se divorcia y queda soltera o vuelva a contraer nupcias, su apellido de soltera ser siempre el mismo.

3. El apellido de soltera la identifica mejor, sobre todo en aquellos casos en que ms de una mujer tiene en mismo nombre de pila y los apellidos de casadas idnticos.

Nombres Se archiva

Maria Duarte de Gonzlez Acosta (de) Gonzlez, Maria

Maria Acosta de Gonzlez Acua (de) Gonzlez, Maria

Maria Acua de Gonzlez Duarte (de) Gonzlez, Maria

NOTA : El nombre de una mujer casada, la primera unidad de archivo est formada por el apellido de soltera, la preposicin "de" (encerrada entre parntesis porque no se considera unidad de archivo) y el apellido del marido. Debe considerarse a esta unidad como si estuviera escrita toda junta.

3.6 Titulos. Un titulo profesional, grado acadmico, eclesistico o militar no se considera al determinar el orden alfabtico, pero se escribe entre parntesis al final del nombre.

Nombre Se archiva

Ing. Jorge Martinez Amarilla, Severiano (Lic.)

Dr. E. Menten Martinez, Jorge (Ing.)

Lic. Severiano Amarilla Menten, E. (Dr.)

Gral. de Div. Celso Ochoa Ochoa, Celso (Gral. de Div.)

3.6.1. Nombres exactamente iguales. Cuando nos encontramos con dos nombres exactamente iguales, diferenciados por el titulo, ste determinar el orden alfabtico, pero sin que se le considere unidad de archivo y encerrando entre parntesis al final del nombre.

Nombre Se archiva

Lic. E. Menten Menten, E. (Dr.)

Dr. E. Menten Menten, E. (Lic.)

3.6.2 Nombes iguales. En el caso que aparezcan dos nombres exactamente iguales y uno de ellos vaya precedido de un titulo, se clasificar primero el que no lleva dicho titulo por ser ms corto, encerrando siempre el titulo entre parntesis porque no se considera unidad de archivo.

Nombre Se archiva

Dr. E. Menten Menten, E.

E. Menten Menten, E. (Dr.)

Excepcin : Si a un titulo le sigue solamente un nombre de pila o un apellido, se clasifica tal como est escrito, considerando al titulo como unidad de archivo.

Nombre Se archiva

General Ochoa Doctor Menten

Monseor Livierez General Ochoa

Doctor Menten Monseor Livierez

Principe Felipe Principe Felipe

3.7 Designaciones cronolgicas. Una designacin cronolgica, tal como Hijo o Hija (h) en castellano, Junior y Senior (Jr. y Sr.) en ingls o "III" "IV" en nmeros romanos, se considera como una unidad de archivo al final del nombre.

Nombre Se archiva

Felipe II Felipe II

Felipe IV Felipe III

John Kennedy, Jr. Felipe IV

Carolina Ramos, Hija Kennedy, John, Jr.

Felipe III Ramos, Carolina, Hija

3.8 Direcciones. Cuando los nombres completos de dos o ms personas son idnticos, se arreglan de acuerdo con el orden alfabtico de las ciudades de sus respectivas direcciones. Por este razn, la palabra "ciudad" no debe usarse en lugar del nombre de la ciudad.

3.8.1 Los nombres de paises, estados, etc. no se toman en cuenta a menos que se trate de nombres idnticos de ciudades en diferentes paises, estados, etc. Ramos, Yolanda, Concepcin, Chile Ramos, Yolanda, Concepcin, Paraguay

3.8.2 Ciudad identico. Si son idnticos los nombres de la ciudad y el estado o pais, asi como los nombres completos de las personas, el orden alfabtico le determinan los nombres de las respecitivas calles. Si tambin los nombres de las calles son iguales ; los nombres se arreglan de acuerdo con los nmeros de las casas. Ramos, Yolanda, Constitucin, Encarnacin, Paraguay Ramos, Yolanda, Independencia, Encarnacin, Paraguay

4. NOMBRES COMERCIALES

En los nombres comerciales la regla general es que las unidades de archivo o partes de stas, se consideran en el mismo orden en que estn escritas. Cuando el nombre de la firma lleva el nombre de una persona debe procederse a la inversin del mismo, considerndose : 1. el apellido o apellidos 2. el nombre de pila 3. el nombre intermedio.

4.1 Unidades consideradas al clasificar. La unidad de archivo que determina el orden alfabtico es la primera unidad. Cuando las primeras unidades de una firma y otras son idnticas, el orden alfabtico se determine por las segundas unidades. Cuando tanto las primeras como las segundas unidades son idnticas, el orden alfabtico se determina por las terceras unidades, etc.

Agencia Maritima Holandesa, S.A. Compaia Americana de Aceites Compaia Paraguaya de Aceites.

4.2 Palabras que no se toman en cuenta al clasificar. En las firmas comerciales como en instituciones, sociedades, etc., los articulos, conjunciones y preposiciones no se toman en cuenta como unidades para los fines de clasificacin. Generalmente se encierran entre parntesis de manera que no se confunden con las unidades que deben considerarse.

Nombres Se archiva

Liga contra el Cncer Farmacia (del) Carmen

Farmacia del Carmen Liga (contra el) Cncer

4.2.1 Articulos El, La, Los y Las. Cuando un articulo es la primera palabra del nombre de una firma comercial, se escribe entre parntesis al final del nombre.

Nombres Se archiva

El Imperio de las Flores Casa (de las) Medias (La)

La Perla S.A. Perla, S.A. (La)

La Casa de las Medias Imperio (de las) Flores (El)

Excepcin : Cuando el nombre de la firma tiene un nombre geogrfico que se escriban con cualquiere de estos articulos, debe considerrselo como parte integrante de la unidad.

Nombres Se archiva

La Plata, Cia. de Transportes La Paz, Productos Forestales S.A.

La Paz, Productos Forestales S.A. La Plata, Cia. de Transportes

4.3. Abreviaturas. Una abreviatura en el nombre de una firma, an cuando conste de una sola letra, se considera como si estuviera escrita la palabra completa. Si se desconoce la palabra completa deben agotarse los medios necesarios y averiguarla. Mientras este sucede, considrese la abreviatura como una unidad y ordnese tal como est escrita. La abreviatura "Hnos." se considere escrita completamente la palabra, es decir, "Hermanos" , para poder determinar el orden alfabtico.

4.4 Letras solas. Una sola letra en el nombre de una firma, que no sea una abreviatura, se considera como una unidad de archivo separada y precede a todos los nombres en la misma unidad que comiencen con esa letra. Si aparecen varias letras solas, vayan o no separadas entre si por una coma, punt o guin, se les aplica tambin la presente regla.

Nombres Se archiva

Libreria El Faro A.B.C. Matutino

A.B.C. Matutino Libreria (El) Faro

4.4 Nombres geogrficos. Cada palabra en un nombre geogrfico usado para una denominacin comercial, siempre que no sea un articulo o prefijo, constituye una unidad.

Nombres Se archiva

Farmacia San Cayetano Farmacia San Cayetano

Farmacia Santa Rosa Farmacia San Luis

Farmacia San Luis Farmacia Santa Rosa

4.5 Articulos y prefijos ajenos al espaol. Los articulos y prefijos ajenos al idioma espaol, usados en el nombre de una firma comercial, constituyen una unidad de archivo separada.

Nombres Se archiva

Il Progreso Italo Le Petit Chaperon Rouge

Le Petit Chaperon Rouge Il Progreso Italo

4.6 Titulos. Un titulo en el nombre de una firma es una unidad de archivo separada y se clasifica en el orden en que aparece el nombre.

Nombres Se archiva

Carniceria "Reina Ana" Carniceria "Reina Ana"

Tienda Principe Eduardo Tienda Principe Eduardo

4.7 Direcciones. Cuando los nombres de dos o ms negocios en diferentes ciudades son idnticos, los nombres se arreglan alfabticamente segn los nombres de las ciudades. Ejemplos :

System Basic Computer , Ayolas. System Basic Computer , Ciudad del Este System Basic Computer , Encarnacin

4.8 Oficinas del Gobierno. Para los casos en que se deban archivar nombres de oficinas de gobierno de cualquier pais, pueden presentarse dos posibilidades de archivo :

Bajo el nombre del pais a que pertenece dicha oficina cuando en el archivo existen documentos de varios paises, es decir, cuando el archivo sea internacional. Paraguay, (Repblica del) Hacienda, (Ministerio de) Finanzas, (Departamento de) Contabilidad, (Seccin)

Bajo el nombre de la oficina o reparticin cuando el archivo sea exclusivamente nacional. Agricultura (y) Ganaderia (Ministerio de) Crditos (Departamento de) Interior (Ministerio del)

De lo precedentemente expuesto se deduce que para el archivo de esta especie de nombres se debe seguir un sistema distinto de clasificacin. En ambos casos, para la clasificacin y archivo de este tipo de nombres, debe hacerse la inversin como se indica en los ejemplos. En efecto, hay que considerar lo siguiente : Determinar cules son las partes que constituyen unidades de archivo, ya que palabras como Repblica, Ministerio, Departamento, Direccin, Oficina, Seccin, etc., por ser de uso comn a todas las oficinas de gobierno no se consideran unidades de archivo. Asimismo, las preposiciones, articulos, contracciones y conjunciones ya anteriormente hemos visto que tampoco se consideran unidades de archivo. Todas estas partes deben encerrarse entre parentesis para evitar confusiones. Numerar las unidades de archivo de acuerdo a su importancia. Para el efecto, podemos establecer una escala ms o menos general, de la siguiente forma :

1. nombre del pais 2. nombre de la oficina 3. nombre del departamento o direccin 4. nombre de la seccin 5. cualquier otra categoria de dependencia.

4.9 Bancos. Los nombres de los bancos se ordenan igual que los nombres de firmas comerciales, es decir, tal como aparecen escritos. Con el propsito de identificar el lugar geogrfico donde estos bancos estn localizados, se agrega al final el nombre de la ciudad y del pais.

Banco Nacional de Fomento, Asuncin, Paraguay Citibank, Encarnacin, Paraguay.

4.10 Sucursales o Agencias. Cuando un banco o firma tiene sucursales o agencias en distintos paises o ciudades, el orden alfabtico se determinar de acuerdo a los nombres de dichos paises o ciudades.

System Basic Computer, Ayolas, Paraguay System Basic Computer, Ciudad del Este, Paraguay System Basic Computer, Encarnacin, Paraguay

4.11 Nombres de Escuelas, Iglesias, Clubes, Asociaciones y otras organizaciones similares. Para clasificar estos nombres, se aplica la regla general que dice : "considrense tal como estn escritos". Ejemplo : Parroquia San Jos.

5. REFERENCIAS CRUZADAS.

Establecer referencia cruzada no es ms que hacer una nueva clasificacin del documento de una persona, empresa, institucin o compania, cuando este documento se solicite de los archivos bajo otro nombre. En qu casos se hace necesaria la referencia cruzada ? En todos aquellos nombres que presenten duda o dificultad para determinar su archivo, asi como tambin, para aquellos nombres que pueden solicitarse bajo dos o ms formas distintas.

5.1 Nombres de mujeres casadas. En estos casos la clasificacin principal se hace bajo el apellido de soltera y la referencia cruzada se hace bajo el apellido del esposo.

Clasificacin principal Referencia Cruzada

Ramos (de) Gonzlez, Lucy Gonzlez, Lucy Ramos (de)

Vase

Ramos (de) Gonzlez, Lucy

5.2 Nombres raros de personas. En aquellos casos en que se dificulta determinar cul es el nombre de pila y cul el apellido, el primer nombre se considera como la primera unidad para la clasificacin principal y se prepara una referencia cruzada, usando el segundo nombre como primera unidad de archivo.

Clasificacin principal Referencia Cruzada

Hong Ching Hong Ching

Vease :

Ching Hong

6. SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO.

El alfabeto, y la secuencia correcta de letras dentro del mismo, se usa en todos los sistemas de archivo, ya que son nombres los que usualmente constituyen los titulos bajo los cuales se archiva todo documento. En los sistemas alfabticos, los titulos son nombres de personas u organizaciones. En los sistemas geogrficos, los titulos son los nombres de lugares. En los sistemas por asunto, los titulos son los nombres de cosas o categorias. En los sistemas numricos, los titulos son nmeros que se han asignado a nombres y asuntos los cuales son catalogados alfabticamente en un indice. Ocasionalmente, en un sistema aparece otro. Por ejemplo, en sistemas alfabticos, puede surgir un titulo de asuntos; en sistemas geogrficos, puede surgir un titulo de persona u organizacin; en sistemas por asunto, un titulo de persona o geogrfico. Por lo tanto una buena parte de los procedimientos y materiales en el archivo alfabtico se aplica a todos los mtodos o sistemas. El sistema de archivo es el que hace uso del alfabeto para ordenar los nombres de las personas, de sociedades o asuntos siguiendo las reglas para ordenar alfabticamente. Es un sistema de archivo directo porque se archiva por el nombre de la persona, por el de la institucin o bajo

determinado asunto. Este sistema no necesita archivo de tarjetas como auxiliar para guardar o buscar en las gavetas.

6.1 Materiales de archivo y su uso en el sistema alfabtico.

6.1.1 Guias. Las guias son tarjetas indicadoras hechas de un cartn fuerte y resistente. En la parte superior tienen pestaas de acero, celuloide o del mismo material de la tarjeta, donde aparece escrito el titulo. Las guias, tienen dos funciones principales; Sirven como seales para guiar el ojo rpidamente a los sitios que se desean dentro de la gaveta ; y aydan a sostener los documentos y papeles dentro de la gaveta.

6.1.1.1 Posiciones de las pestaas. Para mayor visibilidad, las pestaas superiores de las guias pueden tener distintas posiciones que varian de acuerdo con el sistema y el caso que las produce. Las posiciones dependen del nmero de direcciones que se han hecho al ancho de la tarjeta. Estas pueden ser de uno, dos, tres etc. posiciones.

6.1.1.2 Rtulos de las pestaas. Lo que va impreso en la pestaa de las guias, es lo que en archivo se denomina rtulo o titulo de la pestaa.

6.1.2 Carpetas. Son cartulinas dobladas en dos, con una pestaa en la hoja de atrs para poner en ella el nombre o asunto de acuerdo con la materia que se guarde en la carpeta. Como en las guias, las pestaas de las carpetas pueden ocupar distintas posiciones. En el archivo de correspondencia, hay dos tipos distintos de corresponsales y asuntos :

1. Activo : Cuando se reciben cinco o ms papeles o documentos de un mismo corresponsal o asunto durante el periodo de archivo.

2. Inactivo: Cuando se reciben menos de 5 papeles o documentos relacionados con un mismo corresponsal o asunto durante el periode de archivo.

El periodo de archivo puede ser de seis meses a dos aos, dependiendo de las necesidades de la firma o institucin. Usualmente, en una gaveta de archivo de correspondencia se encuentran carpetas para los dos tipos de corresponsales y asuntos. Asi tendriamos carpetas individuales para los activos y carpetas miscelaneas para los inactivos.

6.1.2.1. Carpetas individuales : Al acumularse cinco o ms papeles de un mismo corresponsal o asunto se hace una carpeta individual. Este se hace poniendo el nombre del corresponsal o asunto en la pestaa de la carpeta. Una carpeta individual tendr correspondencia sobre una sola persona o asunto. Esta correspondencia incluir papeles o documentos originales que se reciben y copias de los papelos o documentos que se envian. Usualmente, cuando se desea un papel de los archivos, se da la fecha asi como el nombre. Por lo tanto, resulta conveniente tener todos los papeles dentro de una carpeta individual ordenados de acuerdo con la fecha, colocando siempre arriba los ms recientes.

6.1.2.2 Carpetas miscelneas : A menos que se pueda determinar desde el principio que un corresponsal o asunto ser activo, la primera comunicacin recibida de o dirigida a dicho corresponsal se pondr en la carpeta miscelnea o general. Alli se colocan los documentos de varios individuos, entidades o asuntos hasta considerarles de bastante importancia para abrirles carpeta individual. Esta carpeta se usa para corresponsales o asuntos inactivos. Los documentos dentro de la carpeta miscelnea se ordena en primer trmino de acuerdo con el orden alfabtico de los nombres, y luego, si existen dos o ms papeles bajo el mismo nombre, en orden de fechas, colocando el de fecha ms reciente arriba.

6.1.2.3 Preparacin de las etiquetas para las carpetas. Los titulos en las carpetas pueden ser directamente escritos a mquina o en etiquetas ya engomadas. En ambos casos hay que recordar que el nombre o titulo deber escribirse de acuerdo con las reglas para ordenar

alfabticamente. En algunas oficinas escriben con maysculas todo el titulo ; en otras, slo escriben en maysculas los principales nombres del titulo o la primera letra de cada nombre. Hay quienen usan signos de puntuacin, mientras otros no. De todos modos, no importa el mtodo que se use. Lo importante es mantenerlo uniforme. Se prefiere el estilo de bloque si el titulo incluye ms de un nombre. Si la linea del nombre es demasiado largo, entonces la parte del nombre que falte se escribe con una sangria de tres espacios, debajo de la primera linea.

6.2 Sistema alfabtico Variadex. Se trata de un sistema alfabtico, completamente moderno, de marcadas ventajas sobre otros sistemas. Es directo y de fcil expansin. El juego bsico de guias es completo, pues cubre todo el alfabeto con veintinueve guias. Se puede ampliar agregando guias adicionales con sub-divisiones que se usaria en una gaveta; en dos gavetas se usaria cuarenta divisiones y se seguirian aadiendo divisiones segn las necesidades del archivo. Las caracteristicas de este sistema son las siguientes :

1. Las guias principales llevan rtulos sencillos y se colocan en la primera posicin. 2. Las guias especiales estn en la cuarta posicin y se usan para aquellos nombres que

tienen un gran volmen de correspondencia. 3. Las carpetas individuales estn en la tercera posicin. 4. Las carpetas miscelneas estn en la segunda posicin y detrs de las carpetas

individuales. Llevan el mismo rtulo alfabtico que la guia principal. 5. Caracteristicas especiales: Se usa el color en las pestaas de las guias y en las pestaas

de las carpetas para acelerar la bsqueda de papeles y como verificacin para evitar archivar mal. El color de todas las pestaas de las carpetas detrs de una guia es igual al color de la pestaa de la guia. Por lo tanto, el empleado se dar cuenta de que est archivando mal si tratara de poner una carpeta con una pestaa verde junto con carpeta que tienen pestaas amarillas. Los colores estn en una secuencia de arco iris. El alfabeto se divide en cinco secciones.

6.3 Diferencias entre los sistemas alfabticos. Existen otros sistemas de archivo alfabtico. Estos sistemas se diferencian entre si :

Por la organizacin y posicin de las pestaas en las guias y carpetas. Por los rtulos; en unos el titulo es sencillo y en otros doble. Unos usan el nmero

controlando las guias y carpetas y otros no. Los sistemas modernos prefieren rtulos sencillos sin nmeros controlando las guias y las carpetas.

Por los colores usados en las pestaas de las guias y las carpetas. Por la expansin o flexibilidad posible.

6.4 Ventajes de los sistemas alfabticos :

La referencia y el archivo es directo (no se necesita como auxiliar un archivo de tarjetas); se provee para material miscelnea.

La organizacin de las guias y las carpetas es sencilla; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad.

El sistema alfabtico se ajuste perfectamente bien a casi todos los negocios, pequeos y grandes, con un gran volmen de correspondencia o con poca, con nombres complicados, extranjeros o sencillos, etc.

7. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO

Es de suma importancia que desde su ingreso a la institucin, todo papel, carta o documento siga, para su cuidado y control, ciertos pasos previos al archivar. La experiencia ha demostrado la necesidad de establecer cierta rutina para que los documentos sean recogidos, clasificados y archivados regularmente y con seguridad. Esta rutina debe ser la misma para cualquier clase de oficina.

Sea cual fuere la organizacin establecida, el proceso a seguir desde el momento en que el documento llega a la oficina, es el siguiente :

1. Abrir cuidadosamente el sobre sin daar la carta o documento que contiene. Aplicar a la carta o documento el sello de recibido que debe contenier : nombre de la oficina, fecha y hora de recibido.

2. Antes de tirar el sobre, enteriorarse de que tambin se han recibido los anexos que anuncia la carta. Si la direccin del remitente no figura en la carta y si en el sobre, se adhiere ste a la correspondencia. Se procede de igual modo cuando la fecha de la carta dista mucho de la fecha de recibo de la misma.

3. Clasificar la correspondencia por secciones, departamentos, oficinas, etc., considerando el asunto a que se refiere y distribuirla.

4. La persona responsable de atender la correspondencia debe contestarla o disponer de ella en la forma que corresponda, separando las ya atendidas del resto de la correspondencia.

5. Una vez atendida una carta, disponer su archivo sin dejar que se acumule por mucho tiempo la correspondencia a archivarse.

6. La persona que ha atendido la corespondencia deber marcar la carta con sus iniciales, lo cual significa que autoriza su archivo.

Ahora bin, llegada la corespondencia al archivo, el encargado del mismo debe ceirse al siguiente procedimiento, que consta de cinco pasos :

1. Inspeccionar los documentos. 2. Determinar bajo qu nombre o asunto se archivar. 3. Marcar el nombre o asunto y la referencia si la hubiere. 4. Clasificar los documentos segn el sistema adoptado. 5. Archivar la corespondencia.

7.1 Inspeccionar los documentos : Tiene por objeto comprobar si los documentos fueron o estn autorizados para su archivo, lo cual equivale a comprobar si los mismos tienen las iniciales de la persona que tuvo a su cargo la atencin o resolucin del asunto. El documento que no est autorizado debe ser devuelto a la oficina de procedencia para su autorizacin.

7.2 Determinar el nombre o asunto bajo el cual se archivar. Es el proceso de determinar el nombre o titulo bajo el cual ha de archivarse el documento. Hay cinco posibilidades :

1. Bajo el nombre del membrete. 2. Bajo el nombre de la persona o compaia a quien est dirigida la carta. 3. Bajo el nombre de la firma. 4. Bajo el nombre o asunto mencionado en la carta. 5. Bajo el nombre del lugar (publo, ciudad, pais, etc.) de procedendia de la carta.

Al seleccionar el titulo bajo el cual se ha de archivar un documento o carta, la persona encargada deber determinar cul ser el titulo ms probable bajo el cual se pida la correspondencia de los archivos. Siempre que un papel o documento pueda ser requerido bajo distintos nombres, se archiva bajo el titulo ms lgico o importante y se hace referencia bajo el otro u otros nombres o asuntos.

7.3 Marcar el nombre o asunto. Una vez decidido el nombre o asunto que ha de usarse para archivar, el empleado lo subraya con un lpiz de color para que quede permanentemente marcado, eliminando asi la repeticin de todo ese procedimiento preliminar cada vez que los documentos prestados son devueltos a los archivos. Pueden usarse lpices de distintos colores para cada departamento.

Si aparece un nombre que necesita una referencia cruzada tambin se deber subrayar y marcar con una "X" para indicar que se ha hecho referencia.

7.4 Clasificar los documentos segn el sistema adoptado. Consiste en el arreglo preliminar de los papeles de acuerdo con el titulo que se ha subrayado o escrito al determinar el nombre o asunto. Es el ltimo paso preparatorio al archivo actual de la correspondencia. Es entonces cuando se ordenan los papeles en su secuencia aproximada, de modo que se haga ms rpido el colocar de los papeles en las gavetas del archivo. Hasta la oficina ms pequea usualmente tiene archivos de varias gavetas. Si el archivero no hiciera esta clasificacin y orden preliminar al archivar los papeles, tendria que ir de una gaveta a otra gaveta, abriendo y cerrndolas muchas veces, perdiendo el tiempo, gastando energias... La clasificacin preliminar ordenada de papeles, permite que cada gaveta se abra una sola vez y que se puede trabajar sistemticamente en cada gaveta de adelante para atrs. En algunas organizaciones donde hay muchos papeles o documentos que archivar, se usa equipo especial para hacer esta clasificacin preliminar con ms rapidez. Si no hay este equipo especial, los papeles pueden ser ordenados y clasificados en una mesa o escritorio. En este caso, se deber adoptar una rutina similar a la siguiente :

1. Clasificar y ordenar los papeles en grupos pequeos de acuerdo con las divisiones convenientes. Por ejemplo, en el sistema alfabtico, pueden ordenarse los papeles en grupos separados por cada letra del alfabeto y asi tendriamos un grupo para la letra A, otro por la B, otra por la C y asi sucesivamente para cada letra del alfabeto.

2. Tomar cada grupo y separarlo de acuerdo con las divisiones de las guias existentes en el archivo. Por ejemplo, si para la letra A existen las guias, A, Al, Ao y Aq, los documentos que deben archivarse bajo esa letra se agruparan de acuerdo a cada una de estas guias.

3. Ordenar, en la secuencia correcta, los papeles que se archivaran detrs de cada guia. Por ejemplo : detrs de la guia A, la correspondencia a ser archivada bajo el nombre de Acosta ir detrs de Abatte; detrs de la guia Al, primero Almada y luego Andrada; etc.

7.5 Archivar la correspondencia. El quinto paso en el proceso consiste en archivar o colocar la correspondencia o documentos en las carpetas del archivo. Si existen documentos rotos o deteriorados es conveniente remendarlos con cinta celulosa transparente (scotch tape) antes de archivarlos. Para archivar o buscar material en los archivos, es conveniente alzar toda o parte de la carpeta sin sacarlas fuera de la gaveta de manera que podamos ver si es o no la carpeta buscada, asi como tambin para que resulte ms facil colocar y ordenar los documentos dentro de la misma. Una vez que hayamos encontrado la carpeta que necesitamos, debemos asegurarnos de que el titulo de la pestaa concuerde exactamente con el titulo subrayado en la correspondencia o documento a archivar. De este modo evitaremos el archivar papeles en donde no correponde. Todos los papeles, no importa cual sea su tamao, se colocan en las carpetas con el membrete hacia el frente del que archiva y hacia la izquierda del archivo.

7.6 Capacidad de la carpeta. Se debe evitar siempre la congestin de las carpetas y gavetas pues asi se evitan errores, prdida de tiempo y se consigue mayor flexibilidad. La capacidad mxima de una carpeta corriente es de 100 cartas o papeles.

8. SISTEMA NUMERICO DE ARCHIVO.

El sistema alfabtico usa nombres como titulos de las carpetas y hasta de las guias. En el sistema numrico de archivo se le asigna cada individuo, institucin, razn social o asunto, un numero y todo los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese numero. Al sistema alfabtico se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los titulos encontrar y archivar documentos. Al sistema numrico, por el contrario, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el nmero asignado, para luego poder archivar o buscar algn papel o documento. A pesar de ser indirecto, el sistema numrico puede usarse ventajosamente en las siguientes circunstancias :

1. En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de casos determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos pero indefinidos y que requieren referencia extensiva y permanente.

2. En operaciones donde el trmino de referencia es un nmero en vez de un nombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institucin, se dedican a una actividad que no se relaciona precisamente con nombres de personas. Es, por lo tanto, ms eficiente, clasificar los documentos en dichos departamentos de acuerdo con nmeros. Las compaias de seguros usan los nmeros de las plizas en vez de los nombres de los asegurados. En situaciones confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los nombres de personas mediante el uso de titulos numricos.

8.1 Organizacin del archivo bajo el sistema numrico. En la organizacin del sistema de archivo numrico, se pueden distinguir tres secciones o partes fundamentales :

1. El archivo principal o seccin numrica. 2. El archivo miscelneo o alfabtico. 3. El tarjetero auxiliar o indice.

Analizaremos las tres secciones de que se compone el sistema :

8.1.1 El archivo principal o seccion numrica :

8.1.1.1 Caracteristica : Esta seccin del archivo corresponde exclusivamente al archivo de los documentos de corresponsales activos. Por lo tanto, las carpetas numricas que se utilizan en esta seccin son consideradas carpetas individuales, es decir, para el archivo de documentos relacionados con una sola persona.

8.1.1.2 Materiales : Se utilizan guias y carpetas numricas. Guias : Son las que indican las distintas divisiones numricas del archivo y poseen en forma escalonada las 5 posiciones en que se encuentran divididas las pestaas de las mismas. Carpetas : Las carpetas numricas se asignan a los corresponsales activos. Las pestaas de estas carpetas son de un tipo especial llamado "pestaa corrida", que ocupa toda la extensin de la carpeta.

8.1.1.3 Ordenamiento de los documentos : Como esta seccin esta destinada a los corresponsales activos, los documentos dentro de las carpetas numricas deben ordenarse de acuerdo con la fecha, colocando siempre delante el documento de fecha ms reciente.

8.1.1.4 Procedimiento para numerar las carpetas : La numeracin de las carpetas debe hacerse en forma progresiva, pudiendo tomarse como punto de partida cualquier nmero, con la condicin de que se observe un orden lgico a partir de dicho nmero. Para la asignacin de los nmeros se debe considerar el orden de llegada de los documentos correspondientes a los corresponsables activos, sin tener en cuenta el orden alfabtico de sus nombres. NOTA: Cuando una carpeta ya tiene la cantidad mxima de papeles que puede contener, puede subdividirsela usando otra, que debe llevar nmeros auxiliares que ayuden a identificarla. Por ejemplo si la carpeta nr. 123 se divide tendria esa divisin el nr. 123.1 y si necesita otra divisin el nr. 123.2 sucesivamente. Todas estas carpetas deben ir detrs del nmero principal que fue dividido.

8.1.2 El archivo miscelneo o seccin alfabtica. 8.1.2.1 Caracteristica: Como su nombre lo indica est compuesta de guias y carpetas que siguen el orden del alfabeto y est destinado a los documentos menos importantes. No se le debe asignar un nmero y un sitio en el archivo principal numrico a un corresponsal o asunto hasta que se haya acumulado suficiente material.

8.1.2.2 Materiales : Se utilizan guias y carpetas alfabticas. Guias : Las pestaas de las guias ocupan generalmente la primera posicin y llevan impresa una

letra o combinacin de letras. Carpetas : Llevan la misma inscripcin de la guia que le precede y sus pestaas ocupan la segunda posicin. Estas carpetas son las llamadas alfabticas o micelneas.

8.1.2.3 Ordenamiento de los documentos : En su caracteristica notamos que esta seccin miscelnea est destinada al archivo de documentos menos importantes, es decir, para los de aquellos corresponsales considerados inactivos. Por lo tanto, el orden dentro de esas carpetas debe ser:

1. Orden alfabtico, de acuerdo con los nombres de personas, insituticin o razn social. 2. Si existen dos o ms documentos con el mismo nombre, poner siempre delante el de

fecha ms reciente.

8.2 El tarjetero auxiliar o indice. Un sistema numrico no puede operar sin un tarjetero que sirva para identificar el nmero de carpeta alfabtica asignada a un corresponsal determinado. De ahi que debe confeccionarse una tarjeta con el nombre de cada corresponsal, ya sea activo o inactivo, que indique en qu lugar del archivo se han guardado los documentos correspondientes. Si el corresponsal es activo, la tarjeta indicar el nmero de carpeta que le corresponde y si es inactivo, cual es la carpeta alfabtica donde se guardaron sus documentos. NOTA : Como se sabe, existen nombres que necesitan una referencia cruzada para facilitar la bsqueda de los documentos. En el sistema alfabtico las hojas de referencia se colocan en las carpetas, pero en el sistema numrico stas van dentro del tarjetero.

8.3 Procedimiento para archivar en el sistema numrico. Cuando el encargado de archivo recibe la correspondencia o documentos que deber archivar, aplicando el sistema numrico, sigue los siguientes pasos :

1. Inspecciona los documentos para determinar si su archivo ha sido autorizado. 2. Determina cmo han de archivarse, bajo qu nombre o asunto y es necesario hacer

referencias. (Para hacer todo esto, tiene que leer los documentos). 3. Marca, haciendo una raya en lpiz rojo, el nombre o asunto que se considerar para su

archivo e indica la referencia si la hay, haciendo una cruz al lado de la misma. 4. Clasifica u ordena la materia en orden alfabtico segn se marcaron los documentos 5. Busca en el tarjetero el nmero que corresponde al corresponsal o asunto, segn el

caso, y lo escribe en la esquina superior derecha de cada carta o documento. 6. Si no existe en el tarjetero el nombre de dicho individuo, firma, institucin o asunto, y ha

de considerrsele como corresponsal activo, le asigna un nmero y hace la correspondente tarjeta para el tarjetero. (Si se va a considerar corresponsal inactivo se escribe la letra "M", que significa miscelneo).

7. Separa los documentos y cartas de corresponsales activos de aquellos que son inactivos.

8. Clasifica las cartas de los corresponsales activos en orden numrico y las nuevas tarjetas en orden alfabtico.

9. Archiva en las correspondientes gavetas del archivo principal numrico y el tarjetero estas cartas y tarjetas.

10. Archivo las cartas y documentos de los corresponsales inactivos en la gaveta destinada a las carpetas miscelneas, siguiendo el mismo procedimiento del sistema alfabtico,

9. SISTEMA GEOGRAFICO DE ARCHIVO.

El sistema geogrfico de archivo es la ordenacin de correspondencia o documentos en la que se asigna mayor importancia a las divisiones geogrficas, ya que se tienen en cuenta para la clasificacin, paises, estados, departamentos, ciudades, puebles, calles, zonas, etc. En realidad es un archivo con base alfabtica en el que se considera en primer lugar la posicin geogrfica (lugar donde reside el corresponsal;) y luego el nombre o asunto del documento. Cierto tipo de instituciones o empresas (por ejemplo el Ministerio del Interior en la supervisin de

las Delegaciones de Gobierno, o las firmas de venta de bienen raices), por la naturaleza de sus operaciones, encuentran ventajosa la aplicacin de este sistema.

9.1 Disposiciones y funcin de las guias y carpeas. Guias. En primer lugar encontramos la guia de la unidad principal, que generalmente corresponde al nombre del pais.Esta guia ocupa la 1er, y la 2da. posiciones. Detrs tenemos las guias alfabticas, que ocupan la 1ra. posicin. Luego vienen las guias con los nombres de los departamentos del pais, que ocupan la 5ta. posicin. Por ltimo, las guias con los nombres de las capitales de los departamentos del pais, ocupan la 2da. posicin. Carpetas. En el sistema geogrfico exiten dos clases de carpetas : Las individuales y las miscelneas. Se preparan carpetas individuales siempre que un corresponsal sea suficientemente activo que lo justifique. Los titulos de las carpetas individuales llevan primero el nombre de la ciudad o pueblo y luego el nombre del corresponsal. En las carpetas miscelneas se archivan los documentos de corresponsales inactivos. En principio, hay tres clases de carpetas miscelneas : las alfabticas, las departamentales y las de capitales de departamentos. Pero puede presentarse el caso que en una carpeta miscelnea, alfabtica o departamental, se acumulen 5 papeles pertenecientes a una misma ciudad o pueblo. Entonces se debe abrir una carpeta miscelnea de dicha ciudad o pueblo. En este caso tendriamos cuatro classes de carpetas miscelneas : las alfabticas, las departamentales, las de capitales o departamentos y las de ciudades o pueblos.

6.2 Orden de guias y carpetas en la gaveta de archivo.

1. Guia de la unidad principal. 2. Guia alfabtica 3. Guia departamental 4. Guia de la capital de departamento 5. Carpeta individual 6. Carpeta miscelnea de la capital del departamento 7. Carpeta miscelnea departamental 8. Carpeta miscelnea alfabtica.

Si se llegase a abrir una carpeta miscelnea de una ciudad o pueblo, ste debe ir despus de la carpeta miscelnea de la capital de departamento y antes de la carpeta miscelnea departamental.

9.3 Tarjetero. En un archivo en el que se emplee el sistema geogrfico debe usarse un tarjetero para el control y registro del contenido de la gaveta de archivo y para facilitar la bsqueda de papeles. Debe habilitarse una tarjeta por cada corresponsal y sealarse en la misma el lugar exacto en que se encuentran los documentos de dicho corresponsal.

10. SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO.

El sistema de archivo por asunto es la ordenacin de documentos o correspondencia, que se hace teniendo en cuenta la materia o asunto de que tratan los mismos. Del texto de la carta o documento se determina el asunto bajo el cual se ha de archivar. Los nombres de individuos, instituciones o firmas comerciales se consideran en grado minimo. La direccin de una institucin o la gerencia de una empresa, por ejemplo, suelen estar ms interesadas en cuadros completos que en detalles aislados, por eso es que sus archivos debieran ordenarse por asuntos. Asi, un gerente de ventas de una ferreteria, necesitar informacin sobre las ventas generales, ventas de ciertos articulos determinados : herramientas de carpinteria, de plomeria, ventas devueltas, pronsticos de ventas, etc., y queria esa informacin con preferencia

a informacin sobre el Seor Jos Ramos o cualquier otro cliente. Por lo tanto los archivos del gerente de ventas estarn mejor ordenados de acuerdo con los asuntos, mientras que los de un departamento interesado en individuos determinados, el de crditos, por ejemplo, estarn mejor organizados de acuerdo con un sistema alfabtico, numrico o geogrfico. Como el archivo por asunto se hace de acuerdo con cierta descripcin de un asunto, y no todas las personas describen un asunto de la misma forma, este sistema no es tan fcil como los otros, donde se usan nombres especificos o nmeros como titulos de las guias y carpetas. En un archivo alfabtico el nombre Ramos no se podr confundir con Gonzlez. Tampoco se confundir, en un archivo numrico, el nmero 4467 con el 5666. Sin embargo, en un archivo por asunto, el material archivado bajo el titulo de mquinas a escribir tambin podria solicitarse bajo el titulo de mquinas de oficina.

10.1 Combinaciones. El sistema de archivo por asunto puede combinarse con arreglas alfabticos y numricos. Hay dos clases de arreglos alfabticos :

1. Segn el diccionario. en el cual no existe relacin lgica entre los asuntos, slo se sigue el orden alfabtico. Ejemplo: Automotores Aviacin Bancos Central telefnica Dentistas

2. Enciclopdico, en el cual los asuntos se agrupan siguiendo un orden lgico y la secuencia alfabtica. Ejemplo : Dentro del titulo o divisin principal de repuestos, se encuentran los subtitulos : Aeroplanos Automviles Bicicletas Motores industriales Motores marinos

10.2 Arreglo de la gaveta de archivo. Archivo por asunto con arreglo alfabtico. Cuando se usa un arreglo alfabtico con el sistema de archivo por asunto, las guias y carpetas van dispuestas en la siguiente forma :

1. Guias alfabticas, que van en primera posicin. 2. Guia con los titulos de los asuntos, en segunda posicin. 3. Guias especial, en quinta posicin. Esta guia sirve para descargar cualquier asunto

importante o para subdividir algn tpico muy cargado. 4. Carpetas, con el titulo del asunto principal, o el de la divisin o subdivisin en cuarta

posicin. 5. Carpeta miscelnea alfabtica, con pestaa en tercera posicin.

10.3 Arreglo de la gaveta del archivo. Archivo por asunto con arreglo numrico decimal. Cuando es necesario hacer una agrupacin permanente de material relacionado con divisiones y subdivisiones de cada asunto, se puede usar un arreglo decimal, basado en el principio de la clasificacin decimal de Dewey. Segn este principio los documentos se agrupan bajo 10 titulos muy amplios, numerados en secuencia de 100, desde el nmero 000 hasta el 999, inclusive. Cada una de las decisiones o titulos principales puede ser dividida en 9 o menos grupos. Por ejemplo: el grupo principal 200 puede dividirse en grupos numerados 210, 220, 230 etc. Cada uno de estos grupos pueden luego subdividirse a su vez en 9 o menos grupos. Por ejemplo : el grupo 240 puede subdividirse en 241, 242, 243, etc. Si todavia fuese necesaria una divisin ms, cada uno de estos grupos puede dividirse en grupos a los cuales se les asigna un punto decimal despus de la ltima cifra. Ejemplo : El grupo 241 puede dividirse en 241.1, 241.2, 241.3 etc.

NOTA : Este sistema de DEWEY es muy importante y muy utilizado. Melvill Dewey, bibliotecario americano organis en 1875 un sistema de clasificacin para bibliotecas. Dividi los conocimientos globales en 10 clases principales, ms divididos en otras 10 y asi susesivamente, lo que lleva casa al infinito la posibilidad de subdivisiones. Basado en ese sistema, se organiza el esquema con los asuntos que existen en la empresa. La ms dificil es la elaboracin de las 10 clases iniciales, que deben cubrir todos los asuntos que se necesite. Tambin en contabilidad computarizado se usa este sistema decimal de Dewey.

Ejemplo de clasificacin por asunto con arreglo numrico decimal.

000 General

100 Contabilidad

200 Administracin

210 Presidente

220 Miembros

300 Crditos

310 Cuentas a cobrar

311 Capital

312 Interior

312.1 Regin Occidental

312.2 Regin Oriental

320 Deudores morosos

400 Embarques

500 Solicitudes

600 Publicaciones

610 Espaol

620 Guarani

700 Ventas

710 Al contado

711 Efectivo

712 Cheque

800 Reuniones

900 Sucursales

910 Capital

920 Interior.

Ejemplo de aplicacin de la tcnica de Dewey en la contabilidad.

1 ACTIVO

1.01 Disponible

1.01.01 Caja

1.01.01.01 Efectivo en Guaranies

1.01.01.04 Cheques y giros en caja

1.01.01.60 Monedas extranjera - US $

1.01.01.61 Monedas extranjera - Pesos

1.01.02 Bancos

1.01.02.01 Citibank - Cuena corriene

1.01.02.30 Citibank - Caja de ahorro

1.01.02.60 Citibank - Nueva York - US $

1.02 Realizable

1.02.01 Clientes

1.02.01.01 Seor X

1.02.01.02 Seor Y

1.02.01.03 Seor Z

1.02.01.99 Clientes varios

1.02.02 Mercancias

1.02.02.10 Deposito general

1.02.02.10.01 Materiales de construccin

1.02.02.40 Almacen comercial

1.02.02.40.01 Azcar

1.02.02.40.02 Harina

1.02.04 Estampillas

1.02.04.50 Estampillas fiscales

1.02.04.60 Estampillas correo

1.02.08 Deudores

1.02.08.02 Anticipios al personal

1.03 Fija

1.03.05 Maquinarias/ Herramientas

10.4 Arreglo de la gaveta de archivo. Archivo por asunto con arreglo numrico Dplex. Al aplicar este arreglo numrico se debe asignar un nmero a cada asunto o titulo principal. A las divisiones se les asignan nmeros precedidos por el nmero del asunto o titulo principal. Estos nmeros asignados a las divisiones llevan entonces, en primer trmino el nmero del tpico principal y le sigue, separado por un guin, el nmero de la division. A las subdivisiones se les asigna una letra, que se aade a los nmeros anteriores.

Ejemplo de clasificacin por asunto con arreglo numrico Dplex.

1 General

2 Contabilidad

2-1 Contador

2-2 Auxiliares

3 Administracin

3-1 Presidente

3-2 Miembros

3-3 Personal subalterno

4 Ventas

4-1 Propaganda

4-1a Revistas

4-1b Peridicos

4-1c Radiodifusin

4-2 Control

4-3 Clientes

4-3a Paraguay

4-3b Extranjero

4-3b1 Europa

4-3b2 Amrica del Sur

5 Produccin

5-1 Control

5-2 Estadisticas

5-2a Seccin SBC

5-3 Ordenes

6 Exhibiciones

7 Embarques

8 Reclamaciones

11 ARCHIVO DE TARJETAS.

El uso de archivos verticales de tarjetas y de registros visibles se ha desarrollado grandemente en la acualidad. Instituciones oficiales, empresas comerciales y organizaciones de toda clase utilizan este tipo de archivo, con el objeto de registrar direcciones posales, indices, listas de personas o cosas e informacin de cualquier genero.

11.1 Archivo vertical de tarjeta ( o simplemente tarjetero) El tarjetero puede usarse en dos formas :

1. Como fuente auxiliar de informacin, v.g. cuando se usa junto con un sistema de archivo de correspondencia.

2. Como una forma independiente de anotar y obtener informacin.

En general, los tarjeteros se usan para anotar informacin que, de no usarse las tarjetas, se tendria que haber escrito en forma de una lista en un cuaderno libro. El uso de tarjetas facilita la localizacin de la informacin, ya que dicha informacin est debidamente consignada en una tarjeta determinada, porque a cada asunto corresponde una tarjeta diferente. Adems el sistema de tarjetas es flexible : la informacin se puede cambiar simplemente aadiendo o quitando tarjetas, sin que ello afecte el orden en que se encuentren las dems, lo que ocurriria si la informacin estuviera consignada en un libro o cuaderno, siguiendo un orden alfabtico. Por estas razones los tarjeteros tienen hoy mucha aceptacin. Son usados para control, inventarios, registros, listas, contabilidad, etc. Los tarjeteros, al igual que los archivos de correspondencia y documentos, pueden ser organizados con una base alfabtica, geogrfica, por asunto o numrica. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que cada nombre, cosa o asunto deber anotarse en una tarjeta separada, de modo que sta pueda ser archivada segn la secuencia que establece el sistema adoptado. Para facilitar la localizacin y archivo de las tarjetas se usan guias, que pueden tener divisiones alfabticas, cronolgicas, numricas, geogrficas, etc. Se obtienen mejores resultados en el uso de tarjeteros si no se colocan ms de 20 tarjetas detrs de cada guia. Si el nmero de tarjetas aumenta demasiado dentro de una guia, se puede subdividir la cantidad de tarjetas y colocarlas detrs de otra guia. Por ejemplo : se empieza un tarjetero y todas las tarjetas que empiezan con la letra "A" se colocan detrs de la guia "A" . Si al

cabo de cierto tiempo se observa que hay ms de 20 tarjetas detrs de esta guia, se puede dividir el nmero de tarjetas desde la "A " hasta la "AL" y desde la "AM" hasta la AZ" . En este caso se debe poner una guia "AM" antes de las tarjetas que, de acuerdo con las reglas de archivo, sigan a esta guia. Asi pueden seguir dividindose las guias segn se acumulen las tarjetas. El tamao de la tarjeta que se use puede variar segn la cantidad de informacin que se va a poner en la misma. Cuando se preparan tarjetas para archivarse verticalmente en tarjeteros, el titulo deber ser escrito a mquina en la orilla superior de la tarjeta (preferiblemente en el segundo espacio). Toda informacin adicional importante deber ponerse lo ms cerca posible de la parte superior de la tarjeta, de modo que se pueda leer sin tener que sacarse la tarjeta del archivo.

12.2 Registros visibles. Tal como lo inica su nombre el registro visible es aquel tipo en el que las tarjetas estn puestas de tal forma que una parte de las mismas est consantemente visible. Las tarjetas se ordena de modo que una cae sobre otra, de manera que la orilla inferior queda visible. Se puede ver el resto del contenido de la tarjeta alzndo la que queda superpuesta. En este tipo de archivo las tarjetas se insertan generalmente en bolsillos o en compartimientos especiales. Los registros visibles pueden ser de dos tipos :

1. del tipo anotacin, donde la afirmacin se escribe continuamente en la tarjeta. 2. del tipo indice, en el cual no se escribe nada ms despus que se haya registrado o

anotado cierta informacin. Se usa el de tipo indice solamente para propsito de referencia.

Los equipos de registros visibles, que se construyen tanto en forma de gabinetes como de libros o bandejas, se pueden obtener en dos estilos : protegidos o sin proteccin, ya sea para ser usados como registros de anotacin o de indice. El llamado equipo protegido es aquel en el que cada tarjeta de registros se coloca en un sostenedor o compartimiento especial que tiene una cubierta de plstico transparente en la orilla del indice. Se use indistintamente para referencia o para anotacin, pero el tipo de anotacin se coloca generalmente en equipo sin proteccin, para eliminar la molestia que ocasiona quitar la tarjeta de su sitio original y luego volverla a poner en dicho sitio, cada vez que haya que aadir alguna nueva informacin. Al preparar tarjetas para ser archivadas en registros visibles debe ponerse la informacin lo ms cerca posible de la parte inferior de la tarjeta. Hay varios tipos de de registros visibles construidos por firmas comerciales conocidas. Entre los de mayor difusin est el equipo llamado "Kardex", fabricado por la "Remington Rand". Este equipo ya se ha empezado a usar con xito dentro de nuestra administracin pblica, en especial para el control de registro de existencia en depsitos, inventarios, entrada y salida de materiales, contabilidad en general, etc.

11.3 Archivo de catalogos y revistas, planos y dibujos. No solamente papeles, documentos, correpondencia y tarjetas pueden ser archivados en una oficina. De hecho se da el caso de fbricas que hacen propaganda a sus productos por medio de catlogos, de empresas que editan revistas informativas y de instituciones oficiales, como el Ministerio de Obras Pblicas y Comunicaciones que maneja una enormidad de planos, mapas y dibujos. Todo este material, catlogos, revistas, mapas, planos, etc., tambin tiene que ser archivado. Para el efecto se han ideado los equipos y sistemas que veremos a continuacin.

11.4 Archivo de catalogos. Dentro de la idea general de catlogos caben tambin las listas de productos, prospectos en general, o cualquier impreso en el que se encuentre una lista ordenada de articulos. Tenemos asi, listas de publicaciones de casas editoras, catlogos de fabricantes de maquinarias, catlogos de articulos ofrecidos en remate por tal o cual Ministerio etc. A veces resulta dificil archivar catlogos debido a la gran variedad en el tamao de los mismos. Sin embargo, se ha llegado a la conclusin de que el equipo de archivo ms adecuado para el efecto es el llamado vertical, usado para la correspondencia. Si los catlogos son del tamao corriente caben perfectamente en las gavetas del tamao carta. Para catlogos de mayor tamao se pueden usar las gavetas del tamao oficio. Un archivo vertical para catlogos eliminaria la necesidad de otros equipos inadecuados de

archivo, tales como tablillas, armarios, etc., que adems de hacer dificil el arreglo, ofrecen muy poca proteccin contra la suciedad, la humedad, el polvo, el fuego o el robo.

11.5 Sistemas. Al igual que en un archivo de documentos y correspondencia, el sistema a usarse depender de la naturaleza de la organizacin u oficina. Asi se podrn archivar catlogos en orden alfabtico o en orden numrico.

11.6 Sistema alfabtico. En este sistema los catlogos se archivan siguiende un orden alfabtico y teniendo en cuenta el nombre de la institucin, razn social o individio que los publica. Las guias alfabticas del sistema Variadex pueden usarse. No se necesitan carpetas. Ejemplo : un catlogo de la "Fabrica de incubadoras Pio-Pio" se debe archivar de la guia "F ". Se recomienda la aplicacin de este sistema cuando el material que debe archivarse es poco numeroso.

11.7 Sistema numrico. Cuando el material a archivarse es numeroso, de manera que el encargado de archivo no pueda conocer de buenas a primera el total y exacto contenido de las gavetas, se recomienda la aplicacin del sistema numrico. En este sistema, a cada institucin, razn social o individuo que publica el catlogo se le asigna un nmero, y el mismo nmero se escribe en la esquina superior derecha de la portada del catlogo correspondiente. Asi, todos los catlogos publicados por una misma institucin, razn social, o individuo, se archivarn juntos. Guias fuertes con pestaas de metal y con los nmeros debern usarse para facilitar la bsqueda y mantener ordenados los catlogos.

11.8 Tarjetero. Con todo sistema numrico debe usarse siempre un tarjetero auxiliar. En los tarjeteros las tarjetas podrn ordenarse :

1. De acuerdo con el nombre de la institucin, firma o persona que publica el catlogo. 2. De acuerdo con los nombres de los articulos que se anuncian.

En las tarjetas, adems de los nombres y el nmero, se pueden hacer anotaciones de inters. Si la tarjeta se hace teniendo en cuenta el nombre de una firma vendedora, por ejemplo, se debe mencionar la direccin postal de dicha firma, los articulos que vende y el nmero que se le haya asignado. Si la tarneta se hace considerando un articulo determinado deben anotarse los nombres de las casas vendedoras, direccin postal y los nmeros asignados a los mismos. Asi la referencia ser completa.

11.9 Recortes de periodicos y revistas. Los recortes de periodicos y de revistas pueden montarse fcilmente en hojas de papel de tamao carta. En el margen superior izquierde de la hoja se escribir el nombre de la persona, institucin, razn social o asunto de que trata el recorte, y ste puede archivarse como cualquier otro documento. Se recomienda el uso de carpetas para archivar en un mismo sitio los recortes sobre un mismo asunto o sobre una misma persona o institucin. El objeto de este tipo de documentacin es reunir informacin, o complementaria, de manera que resulta til, y disponerla en forma tal que sea fcil su localizacin posterior.

11.10 Archivo de planos, mapas y dibujos. Los planos, mapas, dibujos, hojas grandes de cartulina, lminas etc. presentan problemas al archivo : el tamao y la imposibilidad de doblez de los mismos para ser guardados. Cuando no son muy grandes pueden archivarse en el mueble vertical de archivo sin que se estropeen, pero cuando lo son se presenta el inconveniente de que no se encuentran muebles apropiados para su archivo. Actualmente las casas fabricantes de equipos de oficina y archivo construyen muebles especiales para acomodar planos y dibujos de diferentes tamaos. Uno de los ms novedosos consiste en un tubo cilindrico, de cartn o metlico, en el cual cabe perfectamente un plano o un mapa enrollado. A este cilindro se le debe poner luego un rtulo con las indicaciones necesarias para ser posteriormente localizado. Cualquier sistema de archivo, ya sea alfabtico, numrico geogrfico o por asunto, puede usarse

al archivar planos, mapas y lminas, pero el que ms se recomienda es el sistema numrico. Al aplicar el sistema numrico se debe asignar un nmero a la institucin, persona o razn social, y todos los documentos que correspondan (planos, mapas, dibujos, lminas, etc.) se archivarn con ese nmero. Dems est decir que se necesita un tarjetero auxiliar para controlar las gavetas donde se encuentran los planos, lminas o mapas.

12 MATERIA PENDIENTE.

En casi toda oficina hay materia, a la que no se le da la atencin que recibe corrientemente la correspondencia. Son aquellos papeles, documentos, impresiones, etc., que permanecen dias o semanas en el escritorio pendientes de alguna accin o proceso antes de ordenarle en su archivo. Se debe establecer un sistema adecuado para archivar esta materia pendiente a la que nos tenemos que referir en cierta fecha futuro. Esta fecha puede ser fija o no. Por eso los papeles deben guardarse en gavetas de escritorios o armarios, debidamente archivados. Se recomienda un archivo ordenado estrictamente por fechas, cuando se puede determinar de antemano la fecha en que dichos documentos se van a necesitar, como en el caso del vencimiento de plizas de seguro, o de pagars que deben ser cumplidos en su debido tiempo, etc. Las guias deben estar ordenadas por meses y por dias. En esta forma los documentos llaman la atencin, por si solos, el dia que debe drseles consideracin. Antes de ser enviada a los archivos, la materia deber estar marcada en la esquina inferior derecha con la palabra : "Pendiente", seguida de la fecha de vencimiento. Los distintas formas de controlar la materia pendiente son:

1. Con un archivo de tarjetas por meses y dias. Consiste este archivo en un juego de guias con los 12 meses del ao y un juego de guias con los 31 dias del mes. Estos juegos de guias van en un tarjetero. Los documentos se archivan en el correspondiente archivo, de acuerdo con el sistema adoptado, alfabtico, numrico, geogrfico, etc. La tarjeta que se prepara, se archiva en el tarjetero, de acuerdo con la fecha de vencimiento. El tarjetero se dedicar evidentemente, con exclusividad a materia pendiente. Cada maana, el encargado de archivo debe buscar detrs de la guia correspondiente a dicho dia y fijarse en la materia pendiente que debe atenderse ese dia.

2. Con hojas de materia pendiente. Consiste en un juego con los 12 meses del ao y un juego de guias con los 31 dias del mes, pero no ya del tamao de una tarjeta, como en el caso anterior, sino del tamao de una carpeta de archivo. Este juego de guias debe colocarse en la gaveta activa, detras de la guia "P" , si el titulo usado es la palabra "Pendiente". Se llena una tarjeta sustituta y se archiva detrs de las guias de acuerdo con el dia y mes que le corresponde. Los documentos se archivan en el archivo activo dentro de la carpeta correspondiente.

13. SISTEMA DE CARGO.

Con frecuencia departamentos u oficinas, dentro de una misma institutcin, necesitan referirse a documentos ya archivados. Para darle atencin a los mismos, deben pedirlos a la persona encargada del archivo. Para evitar la prdida de papeles que salen de los archivos se establecen los sistemas de cargo, con los cuales es posible establecer un control sobre dichos papeles. En todo sistema de cargo hay 3 pasos a seguir :

1. Manejo de las solicitudes de documentos archivados. 2. Cargo del documento o papel contra la persona o personas que le soliciten. 3. Control del documento o papel hasta su devolucin a los archivos.

13.1 Manejo de las solicitudes de documentos archivados. Todo solicitud de documentos guardados en un archivo deber ser hecha por escrito. Es la nica manera de que haya una constancia de que se retir tal o cual documento. Para ello nada mejor que una tarjeta de

solicitud. Esta tarjeta de solicitud pude ser impresa o hecha a mquina, y debe contener los siguientes datos :

Nombre o asunto del documento. Fecha del documento. Nombre y firma del solicitante. Fecha en que se solicita. Fecha en que se pedir que el documento se devuelva a los archivos.

Esta tarjeta se usa no solamente para solicitar la materia archivada, sino tambin es el recibo que queda en poder del encargado de archivo, quien, de esta manera, posee una constancia de que prest los documentos a cierta persona determinada de la institucin. Las tarjetas de solicitud se deben archivar por sus fechas de vencimiento en un tarjetero simple. Asi se har fcil requerir a su debido tiempo la devolucin de la materia a los archivos.

13.2 Cargo del documento contra la persona que lo socilite. Cuando el documento solicitado se saca de los archivos y se entrega al que lo solicita, se debe hacer una anotacin en el sitio exacto de donde sac dicho documento. Esta anotacin indicar, al encargado de archivo, quien tiene el documento. Hay dos formas de hacer dicha anotacin :

1. Por medio de guias de salida. 2. Por medio de carpetas de salida.

Las Guias de salida estn hechas del mismo cartn grueso que se usa en las guias corrientes de archivo. Se pueden obener en dos tipo :

1. Guias de salida con tarjeta de solicitud. Esta es una guia con un bolsillo en la parte superior delantera donde se coloca la tarjeta de solicitud. La guia se archiva en el sitio donde deberian estar archivados los documentos solicitados. Esta guia tiene en su pestaa el titulo : "Salida" o "Fuera" .

2. Guias de salida acumulativa. Es una guia que no tiene bolsillo para guardar la tarjeta. Como su nombre "acumulativa" lo indica, ofrece una historia completa de como se ha usado la documentacin y quien la ha usado. Hay en ella espacio para escribir a travs del archo de la guia, el nombre o asunto del documento solicitado, a quien se le entreg, la fecha del documento, la fecha de salida, etc. Cuando se usa una guia de salida acumulativa, se necesita un tarjetero para guardar las tarjetas de solicitud.

Carpetas de salida. Slo hay una clase de carpetas de salida. La carpeta, en este caso, es rayada y acumultavia. Se usa cuando se ha solicitado toda la carpeta de una institucin, persona o asunto. En el rayado se pone toda la informacin, al igual que en la guia de salida acumulativa. La carpeta debe dejarse en el mismo sitio donde deberia estar archivada la carpeta prestada. El propsito de esta carpeta es guardar en ella cualquier material que pueda llegar a los archivos mientras la otra carpeta, la original, est fuera.

13.3 Control del documentos hasta su devolucin al archivo. La clase del trabajo de la instuticin o de la empresa y la naturaleza del documento prestado, determinarn cuanto tiempo puede permanecer ste fuera de los archivos. Todo material o documento muy confidencial o de valor deber devolverse al archivo antes de finanlizar la jornada de trabajo. Otros documentos, menos importantes, podrn retenerse fuera de los archivos por el tiempo que se determine como periodo de prstamo de papeles. Una cosa hay que tener en cuenta: mientras ms tiempo estn los documentos fuera del archivo, ms dificiles sern de localizar. El seguir y controlar sistemticamente los papeles reducir grandemente la posibilidad de que se pierdan. Si la institucin o empresa es pequea, resulte muy sencillo para el encargado de archivo y verificar las fechas de vencimiento del material solicitado y ubicar el lugar donde se encuentra el mismo, y que puede obtener diche informacin de las guias de salida o carpetas de salida que

se encuentran en las gavetas de archivo. Pero cuando la institucin es grande y tiene mucho movimiento de papeles, habria que verificar la informacin en demasiadas gavetas, lo que ocasionaria prdida de tiempo. Para evitar ese inconveniente se simplifica el procedimiento de seguir y controlar los documentos solicitados por medio de una pequea gaveta de archivo. Bajo este sistema, cuando se saca material de los archivos y se hace el cargo correspondiente insertando una tarjeta de solicitud en el bolsillo de una guia de salida, se debe hacer una copia de la tarjeta de solicitud y poner dicha copia en el tarjetero de que hablamos ms arriba. La copia se pone detrs de la fecha en la cual se debe devolver a los archivos el documento solicitado. Sea cual fuere el sistema que se use para seguir la correspondencia o documentos fuera del archivo, el encargado deber mirar este tarjetero todos los dias para interiorarse del vencimiento de ciertos documentos y notificar a quien los prest de que ya lleg la hora de devolverlos. Si la persona que los tom prestados necesitar todavia dichos documentos, entonces se le puede extender la fecha de vencimiento en las misma tarjeta de solicitud. Cuando deje de necesitar los documentos, los mismos deben ser devueltos a los archivos y se cancelar el cargo que se habia heco.

13.4 Transferencia de documentos de una persona o departamento a otra persona o departamento. A veces, especialmente en instituciones grandes, se solicitan documentos de los archivos que luego sern referidos a la atencin de otras personas o departamento. En estos casos se puede usar el siguiente mtodo : La persona que originalmente solicit los documentos del archivo, los envia a la persona o departamento que los est necesitando y llena una hoja de traspaso. Esta hoja de traspase se envia al encargado del archivo para que cese la responsabilidad de la persona que hizo el primer prstamo. En el archivo se cargarn los documentos a la persona o departamento que se menciona en la hoja de traspaso.

14. SISTEMAS DE TRANSFERENCIA

A toda institucin o empresa se le presenta el problema de decidir en un momento dado cuales documentos conservan y donde guardarlos. Para llegar a una solucin, hay que considerar 3 factores:

1. Si los documentos sern usados 2. En caso de ser usados, con que frecuencia 3. Por cuanto tiempo.

Seria imposible tener todos los documentos en los mismos archivos todos los aos. Esto equivaldria a tener que usar mucho espacio, muchos gabinetes de archivo y significaria gran prdida de tiempo. Para evitar esto, se ha determinado el uso de sistemas de transferencias de documentos al terminarse un periodo determinado de archivo. Es de vital importancia establecer un sistema para el traspaso de documentos ya inactivos, esto es, un sistema que separa la correspondencia, documentos y papeles nuevos y recientes de los viejos que van pedido parte o toda su importancia. Asi se economiza trabajo, espacio y equipo y siempre se conservan los documentos debidamente archivados para referencia futura. Como es natural cada institucin deber establecer una norma a seguir en lo que respecta al tiempo que debern los documentos permanecer guardados en los archivos, para establecer la naturaleza del trabajo, la clase de papeles o documentos, la informacin que dichos documentos ofrecen, y lo que establece la ley al respecto. Un anlisis cabal de los factores antes mencionados revela, por lo general, las siguientes categorias :

1. Papeles o documentos vitales. En esta categoria caben aquellos documentos esenciales, necesarios para la misma existencia de la institucin o empresa, los cuales, si fuesen destruidos acarrearia una serie de inconvenientes de carcter grave, ya que su reemplazo seria dificilisimo o tal vez imposible. Los documentos de esta categoria jams debern ser transferidos.

2. Papeles o documentos importantes. En esta categoria caben papeles o documentos que facilitan el trabajo de la institucin o empresa y que pueden ser reeplazados, pero que ello habria que gastar bastante dinero y se perderia bastante tiempo en reemplazarlos. Estos documentos pueden ser transferidos si son inactivos y deben ser puestos en gabinetes que los conservan en buen estado.

3. Papeles o documentos tiles. Estos son documentos tiles por el momento y que pueden reeplazarse con poco gasto. A menudo se destruyen luego de 3 o 4 aos.

4. Documentos o papeles no esenciales. Estos son papeles o documentos que pueden ser destruidos despus de un corto periodo de tiempo.

15. SISTEMAS PARA EL TRASPASO DE DOCUMENTOS INACTIVOS.

Existen varios sistemas o planes para el traspaso de documentos inactivos. El sistema que se escoja depender de la naturaleza de los documentos y la frecuencia con que habr o no que referirse a los mismos, del espacio que haya disponible y del sistema de archivo que se emplee. Hay dos mtodos generales : uno es perptuo y otro se observa peridicamente. Para facilitar el encontrar los documentos cuando sean necesarios, el arreglo o el orden de las carpetas dentro del equipo al que se transfieren, deber ser el mismo que se usaba en los archivos corrientes de donde fueron extraidos. El primer mtodo es conocido con el nombre de traspaso por peridos fijos, y debe llevarse a cabo una o dos veces por ao. Este traspaso puede hacerce en tres formas distintas, a saber :

1. Plan de un perido. Bajo este plan todos los documentos de las gavetas activas se pasa a las gavetas inactivas al final de un periodo determinado, por ejemplo : considerando el ao fiscal 1998 como un periodo. Todos los documentos de ese ao con sus carpetas y guias se pasan al finalizar el ao, a las gavetas inactivas y se organizan nuevas gavetas para los documentos del ao fiscal 1990. La nica desventaja de este plan es que, a veces, se pasa a las gavetas inactivas material an activo. Esas gavetas, por falta de espacio es la oficina de archivo, suelen estar en cuartos distantes de los archvios activos y resulta incmodo entonces referirse a la materia.

2. Plan de dos periodos. Con este plan puede tener archivos de cuatro o cinco gavetas. En los de cuatro gavetas, se archivan de las dos de arribea los documentos activos. Cada seis meses o cada ao los documentos de las dos gavetas de arriba se pasan a los dos gavetas de abajo, donde se convierten en documentos semiactivos. Alli permanecen otros seis meses o un ao finalmente se los pasa a las gavetas totalmente inactivas. En los archivos de cinco gavetas, se archiva el material activa en la segunda, tercera y cuarta gavetas. Cada seis meses o cada ao los documentos de esas gavetas pasan a la primera y la quinta, donde se convierten en documentos semiactivos. Alli permanecen otros seis meses o un ao y finalmente se pasan a las gavetas totalmente inactivas.

3. Plan o periodo mximo y minimo. Con este plan se fijan periodos mximos y minimos como un ao y 18 meses. Cuendo llega el periodo de hacer el traspaso, todos los documentos con fecha dentro de los seis primeros meses del periodo mximo de 18 meses se pasan a las gavetas inactivas. Todo documento con fecha dentro del ao, o sea el periodo minimo, permanece en las gavetas activas, las que quedan en esa forma preparadas para recibir los documentos de los prximos seis meses, o sea hasta completar nuevamente el periodo mximo de 18 meses. El otro sitema para el traspaso de documentos inactivos es el traspaso perptuo. Con este sistema los documentos se traspasan a las gavetas inactivas a intervalos irregulares. Se lleva a cabo cuando los documentos asi lo requieren. Este sistema se usa en asuntos o casos cerrados, terminados. Dicho sistema debe usarse cuando los documentos forman una unidad completa.

16. MICROFILMACION.

La microfilmacin es una moderna tecnica de archivo. Reproduce los documentos, reduciendose de tal forma que, en un rollo de 30 metros de pelicula pueden ser guardados hasta 10.000 documentos. Ventajas de la microfilmacin :

Reduccin de espacio Preservacin de los documentos contra los efectos del tiempo, incendios, etc. Rapidez de la informacin

El microfilm esta siendo usado en la industria, en el comercio, en la administracin pblica y privada, en las universidades, en las bibliotecas, hospitales etc.

17. ARCHIVOS ELECTRONICOS.

En la actualidad, la mayor parte de las empresas imporantes de cualquier sector utilizan el almacenamiento electronico de datos para conformar sus archivos. Estos contienen la informacin referente a la actividad de la empresa. A esos archivos se puede acceder directamente en el lugar en el que se encuentra el control de clculo, o bien a travs de terminales que pueden estar alejados geograficamente del centro. En el proceso de expedicin de un billete de avin no conocemos donde se encuentra el centro de control de billetes; no obstante desde cualquier terminal el operador puede reservar un billete y actualizar el fichero que contiene la informacin sobre los diferentes vuelos. Este es un ejemplo de fichero pblico, que puede ser modificado por cualquier usuario sin que nadie se lo impida. Podria definirse el fichero pblico como todo el archivo al que puede acceder el usuario para leerlo y modificarlo cuando sea necesario. El nico impedimente para acceder a este tipo de fichero es la clave indicativa que se le asigna a cada usuario, pero cualquier persona que la conozca puede manipular este tipo de ficheros. Exiten tambin informaciones referentes a actividades que por diversos motivos no es aconsejable que sean conocidas, bien por los usuarios de los terminales o bien por algunas personas del centro informatico de la empresa. Esas informaciones estn tambin almacenadas en ficheros, aunque en unos ficheros especiales a los que se cataloga como privados. Estos ficheros se protegen contra posibles accesos no autorizados. Una forma de proteccin es utilizar las llamadas claves ensambladas que actan como un sistema de alarma ; forman parte del hardware del equipo y hay que conocerlas para poder desactivarlas. Por ltimo, pueden existir ficheros en los cuales hay informaciones de los dos tipos : pblicas y privadas. Este tipo de ficheros son los compartidos. Un ejemplo de estos pueden ser los de una entidad bancaria. Cuando el cuentacorrentista desea conocer un saldo o sacar dinero el operador del terminal teclea su clave y acta sobre el archivo que contiene las cuentas corrientes. Sin embargo, desde ese terminal tambien se pueden obtener otras informaciones confidenciales sobre la actividad bancaria del cliente, que slo competen por ejemplo, al director.

En un paquete de discos pueden existir almacenados varios archivos o varias secciones de un archivo. Para poder identificarlo completamente se usa lo que se llama un directorio de archivo. El directorio contiene el nombre que se le asigna al archivo, la posicin del archivo o de su seccin en el disco ; la fecha de grabacin o actualizacin y tambin la fecha en que caduca la informacin almacenada. El directorio se crea cuando se va a grabar la informacin en el disco. Es el sistema operativo del ordenador el que realmente controla el directorio grabandolo y manteniendolo. Cuando el usuario quiere saber de que archivos est compuesto un paquete de discos, tiene que acceder al directorio con la ayuda del sistema operativo del ordenador. De lo dicho se deduce inmediatamente que si se modifica un archivo, es decir se actualiza, esa modificacin debe aparecer en el directorio del archivo y es el sistema operativo el encargado de reflejarlo. Cuando un paquete de discos contiene varios archivos, cada uno de estos tiene una entrada en el directorio que le es asignada por el sistema operativo cuando se graba. Si el usuario quiere saber si puede disponer de un determinado archivo para procesarlo, tiene que acceder al directorio, con el objeto de cerciorarse de su disponibilidad. En todos los sistemas existen una rutina de utilidad que permite a cualquier programador imprimir el directorio y estudiar la configuracin del paquete de discos. Para ayudar el programador a localizar el sector que contiene un registro determinado se pueden crear directorios dentro del mismo archivo de datos. El directorio contiene la clave de registro, la direccin, y es en realidad un archivo de referencia creado por el sistema operativo o por el mismo operador. A este tipo de directorio se le conoce con el nombre de directorio de indice de claves.

Hay distintas clases de archivos electrnicos: El archivo maestro es aquel que contiene una informacin bsica que cambia muy poco. Por ejemplo, un archivo que contiene los datos de los empleados de una empresa es un archivo maestro. En general, slo se modifica ocasionalmente para dar altas, bajas, cambios de categoria, etc.

El archivo de transacciones es aquello que contienen datos que sirven para procesos de clculos o de actualizacin de los archivos maestros. Un archivo con las horas trabajadas en una semana por los empleados seria un archivo de transacciones.

En general se hace copias de seguridad de archivos, porque si se grabar una determinada informacin en un slo medio de archivo, podria ocurrir que, debido a cualquier fallo del sistema de proceso, se borrar parte de la grabacin, con la consiguiente perdida de informacin. Para evitar esto normalmente se hacen dos grabaciones de un mismo archivo. Una de ellas se utiliza para ser procesada y la otra se guarda con fines de seguridad. Esta ultima, llamada copia de seguridas, se graba en cinta magntica, tanto si la grabacin original se hizo en cinta como si se hizo en disco, ya que la cinta es mucho ms barata que el disco.