sistem pembekalan penerbitan di...

SISTEM PEMBEKALAN PENERBITANDI MALAYSIA

oleh

ASMA AHMAT*

ABSTRACT

The article provides an overview of document delivery practices in Malaysia. Unlikeoilier countries, document delivery system in Malaysia is formalised through the signingof a Memorandum of Understanding. Signitories are members in the national documentdelivery system who cooperate to share the nation's library resources. It touches on thestructure, activity, procedures, bibliographical control and international participationin document delivery.

PENDAHULUAN

istem Pembekalan Penerbitan (SPP)ialah satu perkhidmatan perpustakaan di

mana perpustakaan boleh memohon pinjamanbahan perpustakaan dari mana-manaperpustakaan lain untuk kegunaan pengguna diperpustakaannya sendiri, termasuk mendapatkansalinan bahan jika bahan asal tidak bolehdipinjamkan. Sistem ini merupakan perluasandari perkhidmatan pinjaman - antara -perpustakaan yang wujud sebelum ini keranabukan sahaja bahan asal dipinjamkan tetapisalinan bahan dalam Iain-lain bentuk samadasalinan foto (photocopy) maupun bentuk

Pengarah Bahagian Rujukan Malaysiana, Perpustakaan Negara Malaysia

mikrofom seperti mikrofilem atau mikrofisdibekalkan kepada perpustakaan pemohon jikabahan asal tidak dapat dipinjamkan. Dengankata lain, dokumen dalam bentuk asal atausalinan akan dipinjam atau dibekalkan kepadainstitusi pemohon. Ianya bertujuan untukmeningkatkan penyediaan dan pembekalan danpenyampaian penerbitan kepada pengguna, tidakkira di mana dan bila-bila masa ianya diperlukan.

Sistem Pembekalan Penerbitan ini berkait rapatdengan konsep 'Universal availability ofpublications' yakni apa-apa penerbitan boleh

Hak Cipta Terpelihara © 1994 – Perpustakaan Negara Malaysia


diakses dan diguna oleh seseorang untukkeperluan penyelidikan dan sebagainya. Duniakini menghadapi ledakan maklumat. Penerbitan-penerbitan dihasilkan dengan banyaknya.Sesebuah perpustakaan tidak akan dapatmelengkapkan koleksinya. Hanya denganberkongsi koleksi, perpustakaan-perpustakaanakan dapat membantu memenuhi keperluanmaklumat pengguna-penggunanya dan ini dapatdilakukan melalui SPP. Di negara-negara majuseperti U.K. lebih dari 1.2 juta permohonan SPPdibuat bagi tahun 1990/91. Ini menunjukkanbetapa pentingnya SPP dalam memenuhikeperluan pengguna. Di Malaysia tahappinjaman antara perpustakaan dan pembekalanbahan masih rendah. Kemungkinan penggunatidak sedar perkhidmatan ini ada disediakanataupun tahap penyelidikan dan pembangunan(R & D) belum begitu tinggi. Antara 7,000hingga 9,000 transaksi SPP dikendalikan setiaptahun iaitu transaksi yang dikendalikan dikalangan 170 institusi. Namun pada hakikatnya,aktiviti ini sebenarnya dijayakan oleh 10%institusi sahaja dengan aktif. Pusat Penyelarasjuga menghadapi masalah dalam usahamengumpul statistik transaksi bagi mencer-minkan keadaan sebenar. Di lampiran Aditunjukkan statistik permohonan SPPPerpustakaan Negara Malaysia bagi tahun 1993.Keberkesanan SPP memerlukan penglihatan dankerjasama yang tinggi di kalangan institusi yangmenyertainya. Kesanggupan untuk berkongsikoleksi masing-masing adalah sangat pentinguntuk mempastikan kejayaannya.

STRUKTUR SPP

Walaupun SPP merupakan aktiviti kerjasamaantara perpustakaan dan pusat maklumat danIain-lain institusi seumpama telah wujud agaklama dahulu, hanya pada tahun 1988 sistem initelah dimantapkan untuk meningkatkankeberkesanan perkhidmatan. PerpustakaanNegara Malaysia telah dinamakan sebagai PusatPenyelaras SPP dan perpustakaan-perpustakaan

serta institusi maklumat digalakkan menjadi ahliSPP dengan menandatangani satu memorandumpersefahaman lampiran B yang bertujuan semuaahli saling bantu membantu membekalkan bahanperpustakaan yang diperlukan oleh pengguna.Kini keahlian SPP ialah 170 institusi. Ahli-ahliSPP juga boleh mengikuti perkembangan baruSPP melalui 'Berita SPP' yang dikeluarkan 2kali setahun. Semua aktiviti SPP berpandukepada 'Panduan Sistem PembekalanPenerbi tan ' KL : PNM, 1988 bagimenyeragamkan perlaksanaan sistem ini.

AKTIVITI SPP

Sistem Pembekalan Penerbitan merangkumibeberapa aktiviti:a) Pinjaman

Di dalam SPP, bahan-bahan yangdiperlukan akan dipinjamkan dariperpustakaan pembekal dan sebahagianbesarnya ialah monograf. Lazimnyadalam bentuk asal.

b) Salinan foto (photocopy)Bahan-bahan juga dibekalkan dalambentuk salinan. Kebanyakan salinan fotoadalah bagi artikel/makalah jurnal, tetapiterdapat juga salinan terbitandipinjamkan apabila bentuk asalnyatidak dapat dipinjamkan.

c) Semakan bibliografiSetiap permohonan perlu mempunyaibutiran lengkap mengenai bahan yangpengguna pohon bagi memudahkaninstitusi pembekal membuatpenyemakan dalam katalog institusiberkenaan.

d) Penyemakan lanjutBertolak dari c. di atas adakalapenyemakan yang lebih lanjut perluuntuk mengenalpasti bahan yangdipohon.



PROSEDUR SPP

l)Memohon dari perpustakaan lain

Apabila perpustakaan menerima permohonandari pengguna perpustakaan, satu temuramahdengan pengguna berkenaan perlu dibuat bagimempastikan betul-betul aspek sebenar yangdikehendaki. Kalau tidak usaha ini akan gagaldari mula lagi apabila bahan yang dipinjam nantitidak menepati apa yang dikehendaki pengguna.Bukan sahaja temubual ini penting untukmendapatkan butiran bahan yangdikehendakinya tetapi untuk mendapatmaklumat lengkap supaya tidak berlaku salahtafsir keperluan sebenar pengguna yang akhirnyamembuang masa dan membazirkan sumber.

Setelah itu pustakawan hendaklah menyemakkoleksi sendiri. Setelah pasti bahan berkenaantiada dalam koleksi, baharulah semak pulakatalog dan bahan rujukan bibliografi bahantersebut dan yang lebih penting di institusi manabahan itu berada. Jika tiada katalog induk, rujukkepada 'Panduan Kekukuhan Koleksi' untukmenentukan perpustakaan yang berkemung-kinan besar ada bahan berkenaan. Seterusnyaborang permohonan SPP lampiran C diisi denganbutiran lengkap dan dihantar ke perpustakaanpembekal melalui pos, faksimili, mel elektronikatau dengan tangan. Setelah bahan diterima dariperpustakaan pembekal, maklumkan kepadapengguna yang memohon bahan berkenaan. Jikaperpustakaan pembekal pertama tidakmempunyai bahan itu dalam koleksinya,permohonan itu dihantar kepada perpustakaanpembekal kedua dan boleh jugamempertimbangkan mendapatkan pinjamanantara perpustakaan dari luar negara. Apabilabahan itu sudah diguna atau tarikh pinjamantelah tamat, bahan berkenaan dipulangkan dalamkeadaan baik kepada perpustakaan pembekalsecepat mungkin.

2) Menerima Permohonan DariPerpustakaan Lain

Apabila perpustakaan menerima borangpermohonan SPP dari perpustakaan lain,pustakawan perlu menyemak katalog dan ambiltindakan yang bersesuaian samadamengeluarkan bahan, membuat penyalinan danmenghantar kepada perpustakaan pemohon.Kakitangan perpustakaan pembekal perlu tahuperaturan atau kekangan seperti samada bahantersebut boleh dipinjam umpamanya buku nadir,sulit, rujukan atau keadaan mudarat bahan tidakmembolehkan ia dipinjam. Juga menentukanbentuk pos yang sesuai untuk menghantar bahansamada melalui pos berdaftar untuk bahan-bahanberharga atau cara-cara tertentu untuk bahanaudio-visual. Jika bahan tidak ada dalamkoleksinya, perpustakaan pembekal hendaklahmemulangkan borang SPP dengan segera supayaperpustakaan pemohon dapat mengambiltindakan selanjutnya. Bagi bahan-bahan yangdipinjamkan, apabila tiba masanya, bahantersebut dipanggil balik bila tempoh pinjamantelah tamat atau bahan tersebut diperlukan olehpengguna perpustakaan sendiri. Setelah bahantersebut dikembalikan, perpustakaan pembekalhendaklah menyemak samada berlaku kerosakandan setelah itu diletakkan di rak.

PENGAWALAN BIBLIOGRAFI DANKATALOG INDUK

Keberkesanan perkhidmatan SPP amatbergantung kepada kejayaan mengesan di manasesuatu bahan itu berada. Cara mendapatkanlokasinya ialah dengan menyemak katalog indukyang menyenaraikan koleksi beberapaperpustakaan besar. Di Malaysia katalog indukhanya wujud sehingga tahun 1989 di manakoleksi Perpustakaan Negara, perpustakaanUniversiti Malaya, Universiti Sains Malaysia,Universiti Kebangsaan Malaysia dan beberapainstitusi lagi yang menyertai MALMARC



(Malaysian Machine Readable CataloguingProjek) di katalog secara bersama. Juga terdapatPERPUNET iaitu Katalog Induk untuk terbitanbersiri bagi mengenalpasti di mana sesuatumajalah berada. Tetapi selepas tahun 1989,apabila perpustakaan-perpustakaan besarmempunyai sistem komputer sendiri danmemproses bahan masing-masing, katalog indukterhenti. Sebagai alternatifnya kiniperpustakaan-perpustakaan berkomputer bolehmengakses pangkalan data masing-masing untukmenyemak koleksi perpustakaan berkenaan.Sehingga kini perpustakaan-perpustakaan yangboleh akses mengakses ialah PerpustakaanNegara Malaysia, perpustakaan USM,perpustakaan UM, perpustakaan KementerianPerdagangan Antarabangsa dan Perindustrian,dan Perpustakaan Pusat Daya PengeluaranNegara. Tidak lama lagi Perpustakaanberkomputer yang lain juga akan dirangkaikandalam satu jaringan yang dinamakanJAR1NGAN ILMU. Selain menyemak kataloginduk dan mengakses pangkalan dataperpustakaan, 'Panduan Kekukuhan KoleksiPerpustakaan' edisi ke 2 boleh membantumengenalpasti perpustakaan yang sesuai yangkukuh dalam sesuatu bidang umpamanya kalaupengguna perlu bahan mengenai kelapa sawitmungkin lebih berjaya jika permohonan itu kitasalur ke PORIM yang berkemungkinan besar adabahan berkenaan. Di Malaysia tiada satu koleksipusat untuk tujuan SPP seperti yang terdapat diUK iaitu British Library Document SupplyCentre. Koleksi beberapa perpustakaan besardan khusus menjadi sumber bersama dalammemenuhi permohonan SPP Malaysia.

SPP ANTARABANGSA

Malaysia turut menyertai SPP peringkatantarabangsa. Dalam hal ini, apabila penggunaperpustakaan memerlukan bahan luar negara,dan koleksi perpustakaan dalam negeri tidakdapat memenuhi keperluannya, perpustakaantempatan bagi pihak penggunanya, bolehmemohon SPP antarabangsa melalui PusatPenyelaras SPP Perpustakaan Negara Malaysia.Perkhidmatan ini diberi percuma kepada ahliSPP. Permohonan-permohonan SPPantarabangsa perlu dibuat dengan menggunakanborang SPP antarabangsa yang bersesuaianmengikut institusi antarabangsa mana yang akandipohon. Yang paling popular ialah BritishLibrary Document Supply Centre danpermohonan perlu dibuat atas borangpermohonan khas. Begitu juga National Libraryof Australia yang telah dilantik sebagai PusatDocument Delivery ASTINFO Australia,diperlukan mengguna borangnya tersendiri.Bagi permohonan ke institusi luar negara yanglain, boleh digunakan borang SPP IFLA(International Federation of Library Associationsand Institutions). Semua borang SPPantarabangsa perlu dibeli oleh Pusat PenyelarasSPP untuk memberi perkhidmatan antarabangsaSPP kepada ahli SPP. Ahli-ahli SPP adalahdigalakkan untuk menggunakan perkhidmatanini. Di samping perpustakaan Malaysiamemohon bahan dari perpustakaan luar negara,Pusat SPP Perpustakaan Negara juga menerimapermohonan dari luar negara bagi bahan-bahantempatan. Aktiviti timbal balik ini asas Semangat'Universal Availability of Publications'.

Perkhidmatan SPP perlulah dipertingkatkandengan lebih pesat. Pustakawan digalakkanmenggunakan perkhidmatan ini apabilakoleksinya tidak dapat memenuhi keperluanpengguna. Sumber maklumat yang ada di negaraini perlu dimaksimakan penggunaannya bagifaedah bersama.



RUJUKAN

1. Cornish, Graham. P. Document supply in the new information environment. Journal ofLibrarianship and Information Science, 23(3) Sept 1991 : 125- 134.

2. Panduan Sistem Pembekalan Penerbitan. Kuala Lumpur : PerpustakaanNegara Malaysia, 1988.



PERANGKAAN SISTEM PEMBEKALAN PENERBITAN(JANUARI - DISEMBER 1993)

1. Bilangan permohonan diterima dariperpustakaan/institusi

i) dalam negeri, (dipenuhi)

ii) luar negeri, (dipenuhi).

Jumlah kecil

.

2 . Bilangan permohoan d ihantarkepada perpustakaan/institusi

i) dalam negeri, (dipenuhi)

ii) luar negeri, (dipenuhi)

Jumlah kecil

J. ii) a) BLDSC(UK)b) ASTINFO (AUST)c) LIB. OF CONGRESS (USA)d) IFLAe) Others (S'pore, Indon.)

2. a) BLDSC(UK)b) ASTINFO {AUST)c) LIB. OF CONGRESS (USA)(1) IFLAc) Others (S'pore, Indon.)

Jumlah kecil

NOTA: Stats. untuk luar negeri1. (ii) & 2. (ii) telahdimasukkan pengiraan di atas.

Jenis Bahan

BahanAsal Salinan

BahanPandangDengar

804(570)

14(1)

326(190)

46(20)

1(0)

818(571) 372(210) 1 ( 1 )

112(71) 40(17)

61(15)

116(72) 101(32)

2(0)

6(0)

4(1)

4(4)9(7)

11(3)20(5)2(1)

3(3)29(5)18(7)8(0)3(2)

-

18(2) 107(37) -

_

_

Jumlah

1131(761)

60(21)

1191(782)

152(88)

61(15)

217(103)

4(4)11(7)11(3)26(6)8(1)

3(3)29(5)18(7)8(0)7(3)

125(39)



Lampiran B

MEMORANDUM PERSEFAHAMAN BAGI KEMUDAHANMEMPEROLEHI PENERBITAN DI PERINGKAT KEBANGSAAN

PENDAHULUAN

Pihak-pihak kepada Memorandum Persefahaman ini, yang kemudiandaripada ini dirujuk sebagai Memorandum, memahami akankepentingan menggalakkan dan memudahkan kerjasama danperkongsian bahan-bahan perpustakaan di kalangan perpustakaandi peringkat, negara dan antarabangsa dan memahami akankeperluan untuk memudahkan akses kepada penerbitan yangterdapat di dalam dan di luar negara kepada seluruh negaratelah bersetuju seperti berikut:

Perkara 1

TUJUAN

Tujuan Memorandum ialah untuk menggalak Kemudahan MemperolehPenerbitan di Peringkat Kebangsaan dan Sejagat; memudahkanakses kepada penerbitan di seluruh negara dan menyediakanrangka untuk mencapai tujuan-tujuan ini.

Perkara 2

DEFINISI

B a g i maksud Memorandum i n i :

"Penerbitan" ertinya ilmu pengetahuan yang terakam bagikegunaan orang ramai. Ianya merangkumi apa jua bentuk bahanbercetak, grafik, audio, elektronik atau sedia lain,dikeluarkan bagi kegunaan awam di mana maklumat ditulis ,dirakam, disimpan, dipamerkan atau diterbitkan seperti buku,jernal, : suratkhabar, laporan, risalah, filem, pita audio danvideo;

"Ketua Pengarah" ertinya Ketua Pengarah PerpustakaanNegara;

"Perpustakaan Negara" ertinya Perpustakaan Negara yangditubuhkan di bawah Akta Perpustakaan Negara 1972;

I



"perpustakaan pemohon" ertinya perpustakaan atau agensiyang menjadi pihak kepada Memorandum ini dan yang memohonbantuan daripada perpustakaan pembekal untuk mendapatkanperkhidmatan maklumat, perujukan, reprografi dan pinjaman;

"perpustakaan pembekal" ertinya perpustakaan atau agensiyang menjadi pihak kepada Memorandum ini dan menerimapermohonan perkhidmatan maklumat, perujukan, reprografi danpinjaman.

Perkara 3

KERJASAMA DAN BANTUAN

Bagi menggalak dan memudahkan kerjasama dan perkongsianbahan-bahan perpustakaan di kalangan perpustakaan diperingkat negara dan antarabangsa, pihak-pihak kepadaMemorandum ini dengan ini bersetuju membantu perpustakaan-perpustakaan pemohon dengan membekalkan penerbitan daripadakoleksi mereka apabila dipohon, sama ada -

(a) menyediakan penerbitan dalam bentuk asal secarajualan, hadiah atau pertukaran; atau

(b) meminjam penerbitan bagi tempoh dan atas syarat-syarat yang telah ditetapkan; x

(c) menyediakan salinan penerbitan dengan cara.fotografi, mikrografi atau proses-proses laintertakluk kepada peruntukan undang-undatig berkaitandengan Hakcipta, secara percuma, atau atas kadaryang telah dipersetujui.

Perkara 4

TANGGUNGJAWAB

Perpustakaan pemohon hendaklah, mempunyai tanggungjawab yangberikut -

(a) memastikan penjagaan dan penggunaan yang sempurnabagi penerbitan yang dipinjamkan di bawahperuntukan Perkara 3(b);

2



(b) menggantikan penerbitan yang hilang atau rosaksemasa dalam pinjaman kepada perpustakaan pembekal;

(c) mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan bagi bahan-bahan yang dipinjamkan oleh perpustakaan pembekal;

(d) menggantikan kepada perpustakaan pembekal bagisalinan-salinan penerbitan dan bagi perbelanjaanpos atau bayaran-bayaran lain seperti yang telahdipersetujui; dan

(e) memastikan bahawa salinan-salinan penerbitan tidakdijual semula bagi tujuan mengambil keuntungan.

P e r k a r a 5

BAHAN-BAHAN TERKELAS

Memorandum ini tidak meliputi Penerbitan-penerbitan yangterkelas sebagai Rahsia, Sulit atau Terhad.

Perkara 6

PERPUSTAKAAN -PERPUSTAKAAN ATAUAGENSI-AGENSI YANG TIDAK MENYERTAI

Perpustakaan atau agensi yang tidak memihak kepada Memorandumini boleh meminta bantuan dan kerjasama daripada perpustakaan,pembekal mengikut syarat-syarat Memorandum ini sekiranyapermohonan dibuat -

(a) melalui Ketua Pengarah, dan Perpustakaan Negaraakan menjadi perpustakaan pemohon bagi tujuanMemorandum ini ; atau

(b) terus kepada perpustakaan pembekal yang akanmenjawab permohonan tersebut mengikutbudibicaranya.

3



Perkara 7

PINDAAN-PINDAAN

Ketua Pengarah dari masa kesemasa akan mengesyorkan pindaan-pindaan kepada Memorandum ini dengan memberi notis kepadapihak-pihak berkenaan dan sekiranya pindaan-pindaan diterimaoleh dua pertiga daripada pihak-pihak kepada Memorandum in i ,pindaan-pindaan tersebut akan menjadi sebahagian daripadasyarat-syarat Memorandum in i .

Perkara 8

TIMBANGTARA

Semua perbalahan, perbezaan dan soalan-soalan yang mungkintimbul pada bila-bila masa di antara pihak-pihak berkenaanyang menyentuh atau timbul daripada atau berkaitan denganMemorandum ini hendaklah dirujuk kepada Ketua Pengarah yangmana keputusannya adalah muktamad dan mengikat.

Perkara 9

MUNGKIR MEMORANDUM

Sekiranya berlaku mungkir Memorandum ini oleh pihak yangberkenaan, Ketua Pengarah boleh, a tas budibicara beliau,menamatkan Memorandum dengan pihak berkenaan dan memaklumkanpenamatan tersebut kepada pihak-pihak lain dalam Memorandum.i n i .

Perkara 10

PENARIKAN

Pihak kepada Memorandum ini boleh menarik d i r i daripadaMemorandum ini dengan memberi notis satu bulan kepada KetuaPengarah dan Ketua Pengarah dengan itu akan memaklumkanpenarikan tersebut kepada pihak-pihak lain dalam Memorandumi n i .

4



Perkara 11

PERUNTUKAN-PERUNTUKAN AM

Memorandum i n i akan mengikat semua pihak berkenaan dikalangan mereka dan s e p e r t i mereka dengan Perpus takaanNegara.

Ketua Pengarah akan memaklumkan kepada p ihak-p ihak berkenaanyang t e l a h menandatangan Memorandum i n i .

PADA MENYAKSIKAN HAL DI ATAS yang ber tanda tangan di bawahi n i , s e t e l a h d i b e r i k u a s a dengan sempurna, t e l a h menandatanganMemorandum i n i pada t a r i k h - t a r i k h s e p e r t i d i s ebe lah nama-nama mereka.

Ketua PengarahPerpustakaan Negara Malaysia

Tarikh:

Ketua Eksekutif Institusi/Agensi Tarikh:

5



Lampiran C

BORANG PERMOHONAN SISTEM PEMBEKALAN PENERBITAN (SPP)

Bil. Rujukan Tarikh:

Permintaan dikirim kepada

1.

2 .

3 .

Pengarang

Judul

Akhbar/Jurnal /Persidangan

Edisi Jilid B i l . Muka Surat

Tempat Penerbit Tahun

Sumber Rujukan ;

Sila bekal format dikehendaki

Fotokopi Mikrofilem Mikrofis Buku

Lain-lain Tidak melebihi MS

Tarikh diperlukan:

Perpustakaan pemohon : Alamat

Poskod Tel:

Dikehendaki untuk : Diluluskan oleh:

LAPORAN PERPUSTAKAAN PEMOHON

Tarikh diterima:

Pembaharuan diminta:

Dibaharui hingga:

Tarikh pengambilan:

SEBAB TIDAK DAPAT DIBEKALKAN

Tidak boleh dipinjam

Sedang dijilid

Tiada dalam simpanan

Dalam pinjaman

Lain

LAPORAN PERPUSTAKAAN PEMBEKAL

Perpustakaan pembekal menyimpan Borang A sebagai rekod pinjaman.

Tarikh Kiriman :

Tarikh Pengembalian :

Semua permohonan SPP hendaklah menggunakanborang ini. Perpustakaan pemohon perlumemenuhkan bahagian kiri Borang A dankirimkan A & B kepada Perpustakaan pembekal,Pengakuan penerima/pengembalian tidakperlu. Perpustakaan pemohon hendaklahmemberitahu jika bahan tidak diterima.



sistem pembekalan penerbitan di...

Documents