IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASIPENGENDALIAN INTERNAL PADA PT.POS INDONESIA

DOSEN : PROF. DR. IR. HAPZI ALI, MM, CMA

DI SUSUN OLEH :RANTI PUSRIANA ( 55517110058 )

STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL PERUSAHAAN PT POS INDONESIA (SISTEM INFORMASI AKUNTANSI))

Sejarah PT. POS Indonesia

Sejarah dan perkembangan berdirinya kantor pos, pada awalnya dari kegiatan surat menyurrat yang dilakukan oleh orang Belanda ke Indonesia di bawah pimpinan ” CORNELIS DE HOTMAN ” pada tahun 1756, dan telah diwujudkan oleh ” G.W BARON ” dengan mendirikan kantor pos pertama kali di Batavia pada tanggal 26 agustus 1946 agar diperoleh kebebasan bergerak yang lebih luas agar dalan mengembangkan usaha perusahaan , PN. POSTEL di pecah menjadi dua badan usaha yang berbeda masaing-masing PN. POS dan GIRO berdasarkan PP. NO 29 tahun 1965 dan PN. Telekomunikasi berdasarkan PP.NO. 9 tahun 1978. menghadapi pertumbahan dunia yang semakin semarak dan penuh persaingan, diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik . PT Pos Indonesia ( persero ) dilaksanakan berdasarkan PP No. 5 tahun 1995, tanggal 20 Juni 1995 sebagai badan usaha milik Negara Kredo ” untuk anda kami ada ” merupakan wujud nyata dari persepsi bahwa customer merupakan inti dari pasar adalah prioritas utama dalam memilih sikap dan tanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam negara ini. Maka ditentukan Visi, Misi dan strategi pokok.

Visi dan Misi PerusahaanVISIPos Indonesia senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia saranakomunikasi kelas dunia, yang peduli terhadap lingkungan yang dikelolaoleh sumber daya manusia yang profesional sehingga mampu memberikanlayanan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh berkembang sesuai dengankonsep bisnis yang sehat.

MISI1) Menyediakan sarana komunikasi yang handal dan terpercaya bagimasyarakat dan pemerintah guna meunjang pembangunan nasional sertamemperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara2) Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayanamelalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna untukmencapai kepuasan pelayanan serta memberikan penilaian tambah yang optimal bagi karyawan, pemegang saham, masyarakat, dan mitra kerja.

Gambar Struktur Organisasi PT POS Indonesia bagian Pusat 2012 :

Struktur organisasi PT. Pos Indonesia Pusat, yang dimana PT. Pos Indonesia ini membawahi seluruhkantor pos yang tersebar diseluruh Indonesia. Adapun pemegang jawabatan inti PT.Pos Indonesia. Diantaranya adalah :1. Komisaris Utama : Daddy Hariadi.

2. Direktur Utama : I Ketut Mardjana.

3. Wakil Direktur Utama / Direktur Keuangan : Sukatmo Padmosukarso.

4. Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan : Rudiansyah Prawoto.

5. Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis : Setyo Riyanto.

6. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum : Entis Sutisna.

7. Direktur Operasi Suratpos dan Logistik : Ismanto.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

7

1. Kepala Wilayah Usaha Pos Bertugas memberi izin dalam suatu

kegiatan

2. Sekretariat Bertugas mencatat hal-hal yang penting.

3. Deputi Operasi Mengatur jalan keluar masuknya barang di

perusahaan

4. Deputi Umum Bertugas melayani masyarakat dalam

keluar masuknya surat

5. Reff Office Bertugas melayani suatu pelanggan

membayar rekening

6. Bagian jaringan Bertugas mengatur bagian pembayaran

Rekening yang ada di kantor pos

7. Bagian promosi Bertugas mempromosikan pelayanan baru

yang ada di kantor pos

8. Bagian produk regular Bertugas menetapkan biaya dalam suatu

kantor pos

9. Kantor Pos Berfungsi melayani masyarakat dalam

pembayaran rekening

10. SPP Berfungsi mengelola pusat pengelolaan

setiap kantor pos yang ada

11. Bagian keuangan Berfungsi untuk memproses transaksi

keuangan keluar masuknya uang dalam

kantor pos.

12. SDM Menerima orang yang sedang PKL,

karyawan baru

13. Bagian teknologi dan sarana Berfungsi untuk menyediakan sarana dan

7

Aktivitas Primer :1. Business AcquisitionDalam kegiatan ini perusahaan merumuskan kebutuhan dan keinginan dari pelanggan dengan data daninformasi yang diperoleh dari pelanggan.Misalnya :- Permintaan layanan jasa pengiriman kartu ucapan, undangan pernikahan..- Pengiriman surat dan barang- Kerjasama dengan perusahaan jasa lain seperti Fedex untuk meningkatkan pelayanan

2. Problem SpecificationDalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa terjadi dalam memenuhikebutuhan pelanggan. Dan melihat apakah masalahmasalah dapat diatasi atau tidak- Penentuan tarif jasa-jasa yang ditawarkan- Masalah SDM dan tenaga kerja yang telah lama biker- Skill SDM dan para tenaga kerja lama yang sudah tidak sesuai lagi dengan tuntutan kerja sekarang

7

3. Knowledge ApplicationDalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang dihadapi perusahaan yang belum dapatdiselesaikan kemudian mencari solusinya dengan memperbaharui sistem knowledge application yang sedang berjalandan mengembangkan pemasaran dengan menggunakan teknologi internet seperti website. Jika perusahaan tidakmampu membuat website maka perusahaan dapat meminta bantuan dari pihak luar.Contoh data yang dipakai selain internet untuk knowledge application :- Brosur- Email, Fax- Profil Pelanggan- Profil Support- Daftar Pemasok- Daftar Produk

4. Allocation of ResourcesDalam kegiatan ini perusahaan melakukan analisis 5M(Man, Money, Material, Machin, Method) dan informasi. Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam menerapkan strategi yang baru. Perusahaan dapat menggunakan dana dari kas perusahaan untuk pengembangan sistem. Jika perusahaan kekurangan dana makaperusahaan dapat menggunakan solusi eksternal dengan meminjam dana ke bank ataupun meminta bantuan dari pihakluar seperti software house.

7

5. Marketing the CapabilityKegiatan Perusahaan dalam memperkenalkan produk-produk baru dari perusahaan kepada pelanggannya atau padamasyarakat. Perusahaan harus mensosialisasikan kelebihan dan keunggulan yang dimilikinya dalam rangka memenuhikebutuhan pelangggannya sehingga pelanggan akan semakin loyal terhadap perusahaan. Dan masyarakat akanmengetahui kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan sehingga kemungkinan masyarakat untuk bekerjasama denganperusahaan menjadi lebih besar. Sebagai contoh pemasaran melalui brosur, website, dan lain-lain.6. Configure SolutionMembuat perencanaan dalam mengimplementasikan solusi yang dihasilkan, menentukan prioritas yang akan dilakukan, siapa yang akan bertanggung jawab dan waktu pengimplementasian.- Pengadaan kerjasama dengan perusahaan lain untuk meningkatkan layanan dan kinerja perusahaan- Perencanaan arsitektur jaringan yang baru- Penempatan staff pengembangan SI/IT yang baru- Pengawasan terhadap kinerja karyawan yang sudah ada

7. Execute SolutionPada tahap ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para pelanggannya tetapi kegiatan rantai analisis tidakberhenti sampai disini. Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan sudah cukup memuaskankebutuhan pelanggan dan memenuhi standar yang diinginkan pelanggan.

7

Divisi Hardware Jumlah

Teknologi dan Sarana Processor Intel Pentium

IV 1,6 GHz

• Memory 128 MB DDR

• Hard disk 40 GB

• Monitor Flat 15"

• LAN card

3

Keuangan • Processor Intel Pentium

IV 1,6 GHz

• Memory 128 MB DDR

• Hard disk 40 GB

• Monitor Flat 15"

• LAN card

3

SDM • Processor Intel Pentium

IV 1,6 GHz

• Memory 128 MB DDR

• Hard disk 40 GB

• Monitor Flat 15"

• LAN card

3

Spesifikasi Hardware dan Software PerusahaanBerikut ini adalah daftar spesifikasi hardware yang dimiliki PT. Pos Indonesia, berdasarkan hasil survei dan observasi langsung :

7

I. PENGENDALIAN SISTEM OPERASIManual :

Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat secara manual Penerimaan pendapatan hanya melalaui tunai dengan cara langsung datang ke kantor pos Pendapatan disimpan di bendahara perusahaan, disimpan di brankas Bukti transaksi dibuat dengan tulis tangan, atau diprint tapi dengan form yan belumterstandarisasi Absensi karyawan dengan cara manual Informasi antar divisi dilakukan dengan bertatap muka langsung Tempat penyimpanan data tiap divisi berbeda-beda Otorisasi penerimaan atau pengeluaran kas dilakukan dengan tanda tangan manualBerbasis Komputer/CBIS : Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat dengan komputerisasi sehingga control dapat dilakukan dengan mudah. Penerimaan pendapatan dapat dilakukan via transfer (ATM, Debit, Visa, check) Kas / pendapatan di simpan di bank sehingga control atas kas lebih terjamin Bukti transaksi yang terstandarisasi sehingga semua divisi dapat menerima informasi yang sama dari bukti tersebut Absensi karyawan yang terkomputerize sehingga dapat terintegrasi ke bagian SDM sebagai informasi kehadiran untuk penilai kinerja karyawan. Informasi antar divisi dapat dilakukan secara intranet/internet karena penyimpanan data semua divisi dalam satu server storage, selain itu aplikasi antar divisi sudah terintegrasidengan aplikasi ERP

7

I. PENGENDALIAN SISTEM OPERASIKOMPUTERISASI

Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat dengan komputerisasi sehingga control dapat dilakukan denganmudah. Penerimaan pendapatan dapat dilakukan via transfer (ATM, Debit, Visa, check) Kas / pendapatan di simpan di bank sehingga control atas kas lebih terjamin Bukti transaksi yang terstandarisasi sehingga semua divisi dapat menerima informasi yang sama dari bukti tersebut Absensi karyawan yang terkomputerize sehingga dapat terintegrasi ke bagian SDM sebagai informasi kehadiranuntuk penilai kinerja karyawan. Informasi antar divisi dapat dilakukan secara intranet/internet karena penyimpanan data semua divisi dalam satuserver storage, selain itu aplikasi antar divisi sudah terintegrasi dengan aplikasi ERP Hardware dan software tiap divisi dirancang sesuai kebutuhan Otorisasi dapat dilakukan secara intranet dengan tanda tangan digital Hak akses gudang data dibatasi sesuai kebutuhan divisi dan setiap divisi diberi kata sandi agar lebih aman dalampencarian data Pencarian data, bukti transaksi dapat lebih mudah sehingga memudahkan dalam jejak audit

7

PENGEMBANGAN SISTEM PADA PT POS

1. Penerapan ERPPada saat ini PT. Pos Indonesia menerapkan ER, dimana mempunyai aplikasi yangterbagimenjadi 3 modul, yaitu bagian finance yang mencakup bagian keuangan perusahaan,bagian marketing dan promosi yang mencakup data – data pemasaran dan bagianoperasional yang mencakup mulai dari kegiatan operasional perusahaan. Aplikasi yangtelah dimiliki perusahaan saat ini telah terintegrasi satu dengan yang lainnya.Penerapan ERP dilakukan karena memiliki berbagai macam keuntungan, antara lainadalah terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat meningkatkanefektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar proses bisnis dan menghematwaktu. Aplikasi yang digunakan perusahaan adalah aplikasi menggunakan visual basic.Penerapan ERP menggunakan software orlandsoft, aplikasi bagian finance, marketingdan promosimaupun operasional menggunakan aplikasi ERP tersebut.

7

PENGEMBANGAN SISTEM PADA PT POS

2. Teknologi dalam aktivitas operasiSistem Informasi PembelianSistem informasi ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untukmencatat barang apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dankomputer. Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian keuangan.Sistem Informasi SDMSistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturansumber daya manusia seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karwan,pemberian Sistem informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.WebsitePT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website inimenyediakan informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paketpos, wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan jugainformasi seputar tarif-tarif yang diperlukan.

7

PENGEMBANGAN SISTEM PADA PT POS

3. Penggunaan teknologi dalam produk yang ditawarkana. Hybrid-mailHybrid-mail/surat elektonik/ratron, adalah salah satu layanan berupa layanan pengiriman berita dan spesifikasi hybridkarena dapat diakses pengguna jasa baik melalui internet berbasis web (sedang dalam proses pembangunan) dan ShortMessage Service (SMS) melalui nomor 8161 (saat ini hanya untuk Telkomsel dan Indosat) yang kemudian dapatditerima oleh tujuan dalam bentuk surat maupun kartu.b. AdmailAdmail (value added mail) merupakan layanan PT Pos yang ditujukan kepada perusahaan yang inginmengirimkanbaik surat maupun katalog iklan kepadapelanggannya. Dengan layanan admail, PT Pos melakukan proses dari mulai mencetak,menyortir, hinggamengirimkan surat sesuaidengan alamat pelanggan yang dituju.Pertumbuhan admail hingga saat ini hanya4%,mengindikasikan bahwa masih besarnya peluang PT Pos untuk mengoptimalkanbisnis ini.

7

PENGEMBANGAN SISTEM PADA PT POS

4. Digitalisasi

PT.Pos Indonesia, yakni pasar digital atau e-Commerce, yang memungkinkan sebuah perusahaan untuk melakukan

perdagangan elektronik bisnis ke bisnis (B2B) dan bisnis ke pelanggan (B2C). TransaksieCommerce melibatkan

pelanggan, pemasok, vendor, distributor, dan sebagainya. Pola transaksi terjadi antara dua sistem, dari satu perusahaan

ke perusahaan yang lainnya. Peran e-Commerce, dalam hal ini adalah mengotomasikan keseluruhan rantai pasokan

(Supply Chain Management), yakni suatu proses yang memadukan berbagai macam pemasok barang untuk menciptakan

produk akhir. Keuntungan e-Commerce, jika dilakukan dengan benar, akan membantu perusahaan dalam upaya

penghematan biaya pembelian, peningkatan penjualan, peningkatan revenue, meningkatkan market intelligence,

informasi yang lebih akurat, pengurangan biaya administrasi, peningkatan pelayanan terhadap pelanggan, serta

meningkatkan waktu respon dan mengurangikesalahan. Akan tetapi dengan berbagai kemudahan dan keuntungan yang ditawarkan, e-Commerce juga menimbulkan beberapa kekhawatiran pasar, khususnya dalam

1.Restylarisha,2012,http://restylarisha.blogspot.co.id/2012/12/struktur-pengendalian-internal.html, 13 Januari 2017, Jam 12.00

DAFTAR PUSTAKA