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Registro Contable de Facturas

(RCF)

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2 Registro Contable de Facturas (RCF)

Listado de Novedades:

FECHA

NOVEDAD

17/09/2019

En el criterio de búsqueda de facturas, en la opción “todos” se añade la

distinción de facturas por colores, para ver mejor las facturas pendientes,

pagadas, tramitadas, anuladas y aquellas con solicitud de anulación.

20/11/2018 Se ha añadido un perfil Consulta para que los usuarios puedan acceder a consultar las facturas sin que puedan dar de alta, modificarlas o tramitarlas.

31/07/2018

Se ha añadido una nueva funcionalidad en el alta de facturas para las Facturas Rectificativas para obtener el número de proveedor de la factura original y su periodo fiscal. Introduciendo el número y año de la factura original obtiene los datos.

26/07/2018 Se ha añadido una nueva columna en la rejilla principal con la fecha factura del proveedor.

26/07/2018

Se ha añadido un desplegable (Filtrar por concepto) en el formulario principal mediante el cual se podrán filtrar las búsquedas de las facturas que contengan los nuevos conceptos: Rectificativas, Descuento comercial, Suplidos, Costes Financieros, IRPF y Provisiones de Fondos.

05/06/2018

Tratamiento de facturas rectificativas y nuevos conceptos tales como suplidos, costes financieros, descuento comercial global, provisiones de fondos, IRPF, IBAN, fecha de vencimiento y forma de pago.

29/01/2018 Al usuario que modifique el orden de las columnas del grid de la pantalla principal se le guardará esta ordenación para futuras búsquedas.

29/01/2018

Se ha añadido el botón de búsqueda de personas en el formulario de Alta de

facturas y tanto este botón como el de Ver factura completa ahora aparece

con el icono prismáticos.

29/01/2018 Al rechazar facturas no se podrá poner un 0 en el comentario de rechazo.

29/01/2018

Se añade un control para evitar que las facturas que no se hayan

descargado correctamente, se puedan añadir a un lote.

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Índice

1. Introducción ....................................................................................................... 4

2. Recepción de facturas electrónicas desde FACE................................................. 5

3. Exportar listado de facturas a Excel .................................................................... 9

4. Exportar XML ................................................................................................... 10

5. Factura electrónica: Gestión ............................................................................. 11

5.1 Comprobar datos....................................................................................... 11

6. Gestionar una factura electrónica...................................................................... 16

7. Tramitar ........................................................................................................... 17

8. Facturas ya contabilizadas ............................................................................... 18

9. Rechazar ......................................................................................................... 19

10. La factura en contabilidad ............................................................................. 20

11. Gestión de solicitudes de anulación ............................................................... 23

12. Gestión de facturas por lotes ......................................................................... 25

13. Facturas no electrónicas ............................................................................... 27

13.1 Desde Registro de Entradas - Facturas en papel ....................................... 28

13.2 Desde RCF - Facturas en Papel o Documentos justificativos de gastos ....... 30

14. Estados de las facturas ................................................................................. 32

15. Significado de los estados ............................................................................. 33

16. Imprimir Facturas .......................................................................................... 34

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1. Introducción

La gestión de facturas desde el RCF (Registro Contable de Facturas) es muy sencilla.

A través de este manual vamos a ver las siguientes funcionalidades de manera

detallada.

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2. Recepción de facturas electrónicas desde FACE

El proveedor, a partir de cualquiera de los canales habilitados para la generación,

firma y envío de facturas al FACE, pone en circuito de tramitación una factura que es

recepcionada y registrada de manera centralizada en FACE.

Esta factura, de manera automática, es remitida a la entidad que se corresponde con

los códigos DIR3 (identificativos del destinatario) que el proveedor ha indicado.

Si los códigos indicados se corresponden con los datos de nuestra gestión, la factura

se mostrará en la aplicación de Registro Contable de Facturas de la siguiente manera:

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Por defecto, las facturas contendrán los siguientes datos:

.

Tipo: La letra que identificará a las facturas que llegan desde FACE será una "e".

(Pueden existir otras clasificaciones como p (factura en papel), l (lote de facturas) o

d (documento justificativo de gasto) que se irán explicando a continuación).

Ud. Tramitadora: se verá el nombre de la unidad tramitadora.

Número: La aplicación del RCF (Registro Contable de Facturas) asignará de manera

automática un número a cada factura. Este número será comunicado al FACE, que

dará por descargada y notificada la factura a la entidad y así lo comunicará al

proveedor.

Ejercicio. Año del ejercicio contable correspondiente a la factura.

Núm. Reg.: Número de registro asignado desde FACE a la factura y que se ha

comunicado al proveedor.

Fecha Reg.: Fecha de registro de la factura.

Importe Líquido: Cantidad total de la factura.

CIF/NIF: Datos del proveedor.

Nombre Proveedor: Este dato puede o no aparecer según si el CIF/NIF del proveedor

se localice o no en Mantenimientos Generales. De no ser así, se mostrará en blanco,

pero nos permitirá asociarlo a una persona si existente en nuestro archivo de personas

(o incluso crearla si así fuese necesario).

Núm. Fac. Prov.: nos indicará el número de factura proveedor.

Códigos DIR 3: Códigos correspondientes a la entidad tanto por Órgano de Gestión

como por Unidad Tramitadora.

Nombre Estado: Mostrará el estado actual de la factura.

Concepto: puede estar o no informado el concepto de la factura, en el caso de no

estar, lo informaremos en esta aplicación.

Sol. Anul.: Se indicará esta información si se ha solicitado la anulación.

Incongruencias: nos indicará si la factura tiene incongruencias, en caso de no existir

aparecerá 0.

Fecha factura proveedor: nos indica la fecha factura proveedor.

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De manera general, las facturas que se muestren serán las pertenecientes a la Unidad

Tramitadora en la que nuestro usuario esté habilitado.

También se mostrará seleccionada la opción PENDIENTES por defecto.

Por lo tanto, los filtros en el criterio de búsqueda que podemos aplicar a las facturas

son los siguientes:

- Pendientes: Facturas pendientes de tramitar.

- Todos: Todas las facturas registradas.

- Rechazadas/Anuladas: Facturas que han sido rechazadas o anuladas.

- Solicitada anulación: Facturas sobre las que el proveedor ha solicitado anulación.

Se mostrará en esta pantalla y de color rojo, el número de facturas que estén

pendientes para

aprobar o no su anulación.

- Pagadas: Facturas que ya están pagadas.

- Tramitadas en mi Área: Facturas que han sido tramitadas en mi Área.

- Reasignada Unidad Tram: Facturas que han sido reasignadas a otra unidad

tramitadora.

- Todas las Reasignadas: Facturas que han sido reasignadas a otra unidad

tramitadora, sea a mi unidad o no.

Núm. Factura/Año: si sabemos los datos del año y el número de factura podríamos

realizar la búsqueda de esa factura en concreto y consultarla directamente.

Con el criterio ENTRE FECHAS, además de mostrar las facturas de un periodo,

se habilitará la función de búsqueda de facturas por titular.

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También podemos FILTRAR POR CONCEPTO, eligiendo una de las opciones

del desplegable: Rectificativas, Descuento Comercial, Suplidos, Costes

Financieros, IRPF o Provisiones de Fondos.

Con el criterio de búsqueda TODOS: Se mostrarán todas las facturas y por

colores podemos ver el estado de dichas facturas: Pendientes, Pagadas,

Tramitadas, Anuladas y con Solicitud de Anulación (por parte del proveedor).

NOTA: En estos filtros sólo se tendrá en cuenta el ÚLTIMO ESTADO. Por ejemplo, si

una factura ha sido reasignada pero luego se ha tramitado o rechazado, no aparecerá

en la búsqueda de reasignadas.

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3. Exportar listado de facturas a Excel

Es posible hacer una exportación de la información que aparece en la tabla de datos

del Registro Central de Facturas a Excel.

Tan sólo haciendo clic en el botón EXPORTAR A EXCEL, la información se exportará

a esta herramienta para su posterior tratamiento.

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4. Exportar XML

Es posible hacer una exportación de la información que está adjunta a la factura.

Hacemos clic en el botón y seleccionamos la ubicación donde deseamos

guardar los archivos adjuntos.

También, podemos hacer clic en la opción y se

descargaran todos los ficheros, tanto formato XML como PDF u otros adjuntos de la

factura.

Finalmente le damos al botón .

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5. Factura electrónica: Gestión

1.- COMPROBAR DATOS

Los datos a comprobar son los siguientes:

-Datos de la factura. (Ver factura Completa)

-Anexos de la factura

-Unidad administrativa bien asignada

-Proveedor existente o gestión de su alta

2.- TRAMITAR FACTURAS

-Si la factura es correcta - Gestión contable de la factura

-Si la factura no es correcta - Rechazo de la factura

5.1 Comprobar datos

Veamos como comprobaríamos los datos de la siguiente factura:

1.- DATOS DE LA FACTURA (VER FACTURA COMPLETA)

Accederemos al botón para visualizar los datos de la factura:

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En esta pantalla visualizaremos toda la información de la factura que nos servirá para la comprobación de la misma. Disponemos de tres pestañas con datos a comprobar:

Factura, Información Económica y la pestaña de la Información Pago.

También desde aquí, accederemos al histórico de las fases de tramitación que contempla el FACE tal y como se muestra en la siguiente pantalla:

Una vez tramitada la factura (tanto si se trata de factura electrónica como de papel),

será posible modificar el campo observaciones de la misma:

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También, incluso si la factura está tramitada, se podrá modificar la Unidad Tramitadora

o el titular .

Si la factura contiene Anexos adicionales a la misma, por ejemplo, un albarán,

también tendremos acceso desde aquí o desde la opción directa que se explica a

continuación.

2.-ANEXOS DE LA FACTURA

Seleccionada una factura, podemos acceder a ver sus anexos a través del siguiente

botón: .

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Por defecto, una factura contendrá un mínimo de dos anexos (el xml correspondiente a

la factura electrónica y el pdf en el que visualizaremos la factura en un formato

accesible).

Además, puede contener otros archivos con información adicional, por ejemplo, un

albarán. Estos archivos adicionales pueden ser enviados por el proveedor

directamente o se pueden adjuntar desde esta aplicación a través del botón NUEVO

tal y como se muestra a continuación.

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3.- UNIDAD ADMINISTRATIVA CORRECTAMENTE ASIGNADA

Por defecto, se visualizarán las facturas asignadas a su unidad (atendiendo a los

códigos DIR3 que el proveedor ha indicado). Si la factura no estuviese correctamente asignada, es posible hacer una reasignación para que se gestione por la unidad

adecuada. Para ello, utilizaremos el botón: .

De esta manera, se podrá asignar la factura a otro órgano gestor y otra unidad

tramitadora diferente del que el proveedor indicó, siempre y cuando existan dentro del

árbol de la estructura municipal de la entidad.

4.- PROVEEDOR EXISTENTE O GESTIÓN DE SU ALTA

De manera automática y mediante comprobación del CIF/NIF del proveedor, se

mostrará el nombre que en generales se encuentre, pero si no se detectan

coincidencias, este espacio quedará en blanco, siendo necesario asignar una persona

de nuestro archivo de personas como proveedor o tercero de la factura.

Utilizaremos para ello el botón para acceder al mantenimiento de personas y

localizar o dar de alta la persona adecuada. Sólo a partir de esta asociación será

posible activar las posteriores relaciones de la factura con la aplicación de

contabilidad o expedientes.

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6. Gestionar una factura electrónica

La tramitación de facturas podrá ser positiva o negativa. Veamos los dos casos:

- Si la factura es correcta - Procederemos a la tramitación de la misma que podrá ser

más o menos automática en base a:

Tramitación automática de la factura - La información sobre la factura se

trasladará a la aplicación de contabilidad y será allí desde donde será

gestionada.

Los cambios en la gestión de la factura serán, también de manera automática,

trasladados al FACE que mostrará esta información al proveedor.

Tramitación manual - La aplicación de Registro Contable de Facturas permite una tramitación manual (un cambio de estado en la factura según los

establecidos en FACE) contabilizándose de manera paralela en una aplicación de contabilidad no vinculada.

-Si la factura no es correcta - Rechazo de la factura.

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7. Tramitar

De manera automática y, siempre y cuando nuestra factura tenga asociado un proveedor existente en nuestros mantenimientos generales, podemos tramitar la

factura traspasando la información de la misma a la aplicación de contabilidad.

Además, completaremos y guardaremos el CONCEPTO DE LA FACTURA que,

finalizado el proceso, será lo que se muestre en contabilidad.

Una vez realizados estos pasos, haremos clic en el botón .

Una vez en contabilidad, la factura seguirá los procesos contables establecidos y se comunicará a FACE los estados que están contemplados para que se actualice la

información disponible al proveedor.

En el caso de no realizarse esta tramitación de la factura, es decir, que la factura no es vinculada a una aplicación de contabilidad de manera automática, también es posible

ir indicando desde la propia aplicación del Registro Contable de Facturas, los estados

por las que irá pasando la misma. Lo haremos con el botón .

En esta pantalla se nos mostrará el estado original y se nos propondrá el siguiente

estado final. Los estados establecidos por FACE son secuenciales y obligatorios, es

decir, la factura deberá ir pasando secuencialmente por todos ellos según el circuito

establecido.

NOTA: Si la factura a tramitar coincide en Nº de Factura, Año y Proveedor con una ya

tramitada, se mostrará un mensaje de aviso y la posibilidad de anular la tramitación.

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8. Facturas ya contabilizadas

En algunas ocasiones especiales, puede ser que en la puesta en marcha de la aplicación se dé la situación de que la factura ha sido contabilizada en la aplicación de

contabilidad previamente a la implantación del RCF, y posteriormente, implantado el

registro de facturas, el proveedor envíe de nuevo su factura desde FACe, mostrándose como no tramitada en el registro.

En este caso, iremos modificando la factura pasando por todos los estados de manera

secuencial:

Para ello, seleccionaremos la factura y haremos clic en: .

Iremos cambiando los estados de la factura de manera secuencial

hasta llegar a los estados de Contabilizada - Pagada. En estos dos casos, indicaremos

los datos de registro y contabilización de la factura en contabilidad en el campo

comentarios.

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9. Rechazar

Cuando una factura no es conforme, puede ser rechazada.

Para ello utilizaremos el botón e indicaremos motivo del rechazo que será

comunicado al proveedor.

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10. La factura en contabilidad

Al hacer clic en TRAMITAR una factura desde el Registro Contable de Facturas, la

información de dicha factura aparecerá como registrada en la opción de Recepción y

registro de facturas.

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Por ejemplo, se mostrará la factura de la siguiente manera para poder ser clasificada:

Para clasificar facturas, podemos hacerlo de dos maneras:

1.- Haciendo directamente clic en el botón clasificar de la pantalla anterior.

2.- Desde la opción de documento de gastos, en la pestaña FACTURAS, poniendo

directamente el número de factura.

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Aquí indicaremos la partida o partidas correspondientes a esta factura.

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11. Gestión de solicitudes de anulación

El proveedor, desde la gestión de facturas de FACE, puede solicitar la anulación de una factura. En este caso, se mostrará en la pantalla inicial que hay solicitudes de

anulación pendientes mediante un número rojo entre paréntesis (tal y como muestra la

siguiente pantalla).

Esta solicitud, en función del estado de la factura, podrá ser aceptada o rechazada.

(Por ejemplo, si la factura acaba de llegar no hay problema ninguno en aceptar su anulación, pero la factura podría incluso estar pagada, lo que inhabilitaría esta

posibilidad...)

Tanto para aceptar como rechazar la solicitud de anulación haremos clic en el botón:

.

En la parte inferior de la pantalla se mostrarán las dos posibilidades: Aceptación o

Rechazo de la solicitud de anulación:

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Tanto en la aceptación como en el rechazo, deberemos indicar los motivos o

comentarios que justifiquen tal acción y que serán comunicados al proveedor.

¡¡ATENCIÓN!! En el caso que se rechace la anulación, la factura quedará como

PENDIENTE en la aplicación, por lo que se deberá efectuar el RECHAZO de la misma

para completar el proceso.

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12. Gestión de facturas por lotes

Con la gestión de facturas a través de FACE, el proveedor debe enviar de manera individual cada una de las facturas, aunque sean de un mismo concepto. Por ejemplo,

de manera mensual puede enviar 10 facturas de agua diferentes correspondientes a

10 fuentes del municipio. Lo mismo ocurre con facturas de líneas telefónicas, contadores de luz...

La gestión de estas 10 facturas es similar, pero con el nuevo sistema deberían tener

tratamiento individual.

Una manera de agilizar la gestión de estas facturas es a través de la creación de un

lote. Para ello, seleccionaremos las facturas en esta situación y

En esta pantalla nos aparecerán las facturas seleccionadas. Revisaremos las facturas

que integran el lote permitiéndose excluir alguna de ellas en caso de error.

La fecha del lote se podrá modificar siempre y cuando la seleccionada sea como

mínimo la menor de todas las facturas del lote y como máximo la fecha actual.

Verificadas las facturas a incluir en el lote, PROCESAREMOS EL LOTE y

ACEPTAREMOS LA CREACIÓN DEL LOTE.

haremos clic en la opción CREAR LOTE

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Una vez creado el lote, nos aparecerá de manera unificada en la parrilla de facturas

identificado con la letra l en la parte izquierda de la pantalla. En este momento

gestionaremos el lote de facturas de manera unitaria.

Si fuese necesario, se podría volver a editar el lote eliminando o añadiendo alguna

factura mediante un nuevo proceso del lote. Las facturas que se añadan deberán ser

del mismo titular y el lote no puede estar tramitado.

NOTA: Se pueden eliminar facturas de un lote tramitado. Esto sirve sólo para poder

dejar esas facturas como pendientes y así poder anular el lote desde Contabilidad sin

que se anulen esas facturas desasociadas al lote. Al eliminar las facturas del lote no

se actualiza el lote en Contabilidad, aunque se le dé al botón Guardar, esto sólo

generará el nuevo resumen del lote, pero sin actualizar la Contabilidad.

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13. Facturas no electrónicas

Las facturas que se reciban en papel también deberán ser gestionadas desde la

aplicación del Registro Contable de Facturas.

Esto lo podemos realizar de dos maneras:

Desde Registro Electrónico con la entrada de una factura

Desde la propia aplicación de RCF (sino tenemos Registro Electrónico o para el

caso de documentos acreditativos de gasto).

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13.1 Desde Registro de Entradas - Facturas en papel

Desde la aplicación de registro electrónico indicaremos el alta de una FACTURA para

la gestión de su registro.

Aquí indicaremos el desglose del IVA y, en el caso de ser necesario, el importe de

descuento, los suplidos, los costes financieros, el IRPF y las provisiones de fondos

correspondientes.

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Y finalmente grabaremos la entrada.

Una vez realizada esta operación, el control de la factura en papel ya estará disponible

en la parrilla de facturas pendientes de la aplicación de Registro Contable de Facturas.

NOTA: La fecha de registro que pasará a la tabla de facturas será la fecha en la que

se ha registrado la factura, salvo que conste el registro por una Oficina Registradora

Externa. En este caso, la fecha de registro será la de esta oficina y no la del registro

en nuestra aplicación.

Si se realizan posteriormente modificaciones en el Registro de Entrada

correspondiente a la factura, estos cambios se reflejarán en la información que se

muestra en el Registro Contable de Facturas.

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13.2 Desde RCF - Facturas en Papel o Documentos justificativos de gastos

La aplicación de Registro Contable de Facturas permite el alta y gestión de otras

facturas, en concreto de Facturas en papel, Facturas Rectificativas en Papel o

Documentos Justificativos de Gastos.

Para ello, utilizaremos la opción

Completaremos los datos de la factura (original o rectificativa) o del documento justificativo de gasto que se nos solicitan por pantalla (completando la información de

las tres pestañas: Factura, Información Económica y la Información Pago) incluyendo

el documento escaneado que se corresponda. Es importante indicar si se trata de un Documento Justificativo de Gasto, una Factura en Papel o una Factura Rectificativa en

Papel.

En el caso de las facturas rectificativas es importante completar con el número fact. Proveedor Original y serie Original, para que exista la relación entre las facturas.

Podemos localizar la factura original mediante o introduciendo el año y Número

de factura.

Por lo tanto, introduciendo el número y año de la factura original se obtienen los datos y si no se introducen número o año se puede seleccionar una factura mediante el

formulario de búsquedas.

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Para las facturas rectificativas es imprescindible que exista saldo pendiente en la

factura original en Sepal.

En estos casos, se mostrará la nueva factura en la parrilla de facturas para su gestión

mostrando una d - para documentos justificativos de gasto o p - en el caso de facturas

en papel.

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14. Estados de las facturas

Las facturas podrán pasar por los siguientes estados:

Estados en la aplicación RCF Nombre comunicado al proveedor

desde FACE

Registrada Registrada

Registrada RCF Registrada RCF

Verificada RCF Registrada RCF

Recibida en destino Registrada RCF

Conformada Registrada RCF

Contabilizada la obligación de pago Contabilizada la obligación de pago

Pagada Pagada

Anulada Anulada

Rechazada Rechazada

Reasignada Unidad Tramitadora Registrada RCF

Incluida en documento contable Registrada RCF

Intervenida Registrada RCF

No solicitada anulación No solicitada anulación

Solicitada anulación Solicitada anulación

Aceptada anulación Aceptada anulación

Rechazada anulación Rechazada anulación

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15. Significado de los estados

Estados en la aplicación RCF Significado

Registrada Ha entrado en FACE

Registrada RCF Ha entrado en la aplicación RCF

Verificada RCF Factura tramitada

Recibida en destino Realizado el documento O

Conformada Aprobado el pago

Contabilizada la obligación de pago Contabilizado el pago

Pagada Pagada

Anulada Anulada

Rechazada Rechazada

Reasignada Unidad Tramitadora Reasignada

Incluida en documento contable Realizado el documento O

Intervenida Intervenida

No solicitada anulación No solicitada anulación

Solicitada anulación Solicitada anulación

Aceptada anulación Aceptada anulación

Rechazada anulación Rechazada anulación

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16. Imprimir Facturas

Con el botón se generarán tanto PDFs imprimibles como facturas se haya

seleccionado previamente.

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