referensi utama - rumus pemerintah dan ilo - lituhayu. rizaini_h2008

8/16/2019 Referensi Utama - Rumus Pemerintah Dan ILO - Lituhayu. Rizaini_H2008

http://slidepdf.com/reader/full/referensi-utama-rumus-pemerintah-dan-ilo-lituhayu-rizainih2008 1/115

ANALISIS BEBAN KERJA DAN KINERJA KARYAWAN

(STUDI KASUS PADA HEAD OFFICE)

PT LERINDRO INTERNASIONAL JAKARTA

Oleh :

RIZAINI LITUHAYU

H24104038

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2008





PT. LERINDRO INTERNASIONAL JAKARTA

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

RIZAINI LITUHAYU

H24104038




2008








PT LERINDRO INTERNASIONAL JAKARTA

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

RIZAINI LITUHAYU

H24104038

Menyetujui, Mei 2008

Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira Ratih Maria Dhewi, SP,

MM

Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II

Mengetahui,

Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc

Ketua Departemen

Tanggal Ujian : Tanggal Lulus :



ABSTRAK

Rizaini Lituhayu H24104038. Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan

(Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindro Internasional Jakarta dibawahbimbingan Sjafri Mangkuprawira dan Ratih Maria Dhewi

Era globalisasi yang diperkenalkan pada awal abad 20 saat ini telahterasa pengaruhnya. Setiap perusahaan yang ingin bertahan apalagi berkembang

harus mempunyai strategi yang tepat mengenai kegiatan bisnis perusahaan. Salah

satu strateginya adalah strategi pemanfaatan dan pengendalian sumberdayamanusia. SDM perusahaan harus mempunyai kompetensi dan kualitas yang

potensial agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Setiap tujuan perusahaan telah

dijabarkan ke dalam tugas-tugas dan pekerjaan yang harus dilakukan oleh para

karyawannya. Tugas-tugas dan pekerjaan tersebut memiliki beban kerja yang

berbeda-beda. Agar kinerja individu maupun organisasi dapat mencapai tujuanperusahaan maka harus terdapat kesesuaian beban kerja dengan kemampuan

masing-masing individu pelaksana pekerjaan tersebut. PT Lerindro Internasionalsebagai salah satu perusahaan yang sedang dalam tahap berkembang memerlukan

SDM yang mampu memberikan kinerja yang baik. Namun beban kerja yang

terdapat pada PT Lerindro Internasional belum terdistribusi dengan baik danterdapat karyawan yang kelebihan beban kerja ataupun kekurangan beban kerja.

Berdasarkan hal tersebut maka penelitian ini bertujuan untuk

menghitung beban kerja masing-masing jabatan karyawan, menghitung jumlahpegawai yang efisien untuk masing-masing jabatan dan menganalisis kinerja dan

pengaruh beban kerja terhadap kinerja karyawan PTLI.. Pengambilan sampel

dilakukan dengan metode sensus. Sedangkan untuk alat analisis beban kerja

digunakan metode Workload Analysis dan persepsi responden, alat analisis kinerjamenggunakan persepsi responden serta alat analisis pengaruh beban kerja

terhadap kinerja digunakan analisis regresi linear.

Hasil dari penelitian ini diketahui bahwa pendistribusian beban kerjaoleh perusahaan tidak merata, terdapat karyawan yang kelebihan beban kerja dan

terdapat pula karyawan yang kekurangan beban kerja. Hasil dari perhitungan

beban kerja berdasarkan Workload Analysis menunjukkan bahwa karyawan yangmemiliki beban kerja paling berat berada di divisi Operation dan Sales. Pada

divisi ini diperlukan tambahan karyawan sebanyak 3 orang, 1 orang untuk divisi

Operation dan 2 orang untuk divisi Sales. Selain dua divisi tersebut HRD juga

membutuhkan tambahan 1 orang karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan divisitersebut. Dalam kondisi seperti ini kinerja yang diberikan oleh karyawan

tergolong masih baik, hasil ini diperoleh dari persepsi rata-rata karyawan.



RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan pada tanggal 7 Desember 1985 di kota Malang, Propinsi

Jawa Timur. Penulis yang bernama lengkap Rizaini Lituhayu Yosedi Rabiel

adalah anak sulung pasangan Drs. Bambang Waluyo, Msi dan Tri Prasetyowati.

Penulis memulai pendidikan di Taman Kanak-Kanak Pertiwi tahun 1990,

lulus tahun 1992. Kemudian melanjutkan ke pendidikan dasar di Sekolah Dasar

Negeri 2 Bojonegoro tahun 1992 dan lulus tahun 1998. Pada tahun 1998 penulis

melanjutkan pendidikannya di Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama Negeri 1

Bojonegoro, tamat pada tahun 2001. Setelah itu, penulis menamatkan pendidikan

menengah atas pada Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Bojonegoro pada tahun2004, kemudian pada tahun yang sama melanjutkan studi di Institut Pertanian

Bogor (IPB) melalui Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI) pada Departemen

Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajeman (FEM).

Selama belajar di Depatemen Manajemen, penulis aktif di dalam

organisasi kemahasiswaan sebagai panitia pada kegiatan X-Jobs Centre Of

M@nagement (COM@) yang merupakan Himpunan Profesi Departemen

Manajemen dan BEM FEM IPB. Penulis juga pernah tercatat sebagai anggota

Agria Swara tahun 2006.



KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah

SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, serta pertolongan-Nya, sehingga

penyusunan skripsi yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan

(Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindro Internasional, Jakarta dapat penulis

selesaikan.

Penulis menyadari dalam penulisan skripsi ini, banyak pihak yang telah

memberikan saran, bimbingan, bantuan dan dukungan baik secara langsung

maupun tidak langsung sejak awal penulisan sampai akhirnya skripsi ini

terselesaikan. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasaterima kasih kepada :

1. Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira selaku dosen pembimbing I yang telah

memberikan bantuan dan bimbingan kepada penulis selama penelitian.

2. Mba Ratih Maria Dhewi, SP.MM selaku dosen pembimbing II yang telah

membantu dan membimbing dengan sabar serta memberikan masukan dan

mendengarkan keluh kesah penulis.

3. Ibu Ir. Anggraini Sukmawati, MM selaku dosen penguji yang telah

menyediakan waktu untuk menguji penulis dan memberikan masukan yang

membangun bagi perbaikan skripsi penulis.

4. Andri Junico, Manajer HRD PT Lerindro Internasional atas izin yang

diberikan untuk pelaksanaan penelitian dan bantuan pemberian data awal yang

dibutuhkan penulis.

5. Segenap karyawan PT Lerindro Internasional Jakarta atas keramahan serta

kesediannya untuk membantu dalam pengisian kuesioner.

6. Ayah, Ibu, dek Ria dan dek Ulan atas segenap daya upaya yang selalu

mendoakan, memberi kasih sayang, dorongan, dan semangat dalam

penyelesaian skripsi ini.

7. Renov atas bantuan dan semangat yang diberikan serta senantiasa

mendengarkan keluh kesah penulis.

8. Ibu Farida Ratna Dewi dan Ibu Hardiana Widyastuti selaku Komisi

Pendidikan, terima kasih atas segala saran dan masukan bagi penulis.



9. Dr. Ir. Sri Hartoyo, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Manajemen yang

telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk dapat mengikuti studi pada

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian

Bogor (FEM IPB).

10. Dr. Ir. Jono. M. Munandar, Msc selaku ketua Departemen Manajemen yang

memberikan saran dan masukan bagi penulis.

11. Seluruh dosen dan staf Fakultas Ekonomi dan Manajemen, khususnya

Departemen Manajemen yang telah membimbing dan membantu penulis

selama menyelesaikan studi di FEM IPB.

12. Icha, Eka, Rini,Yunita, Betty, Opick yang selalu menyemangati penulis dan

yang telah memberikansupport

pada penulis.13. Anak-anak Tri Regina, terima kasih banyak atas dukungan dan kebersamaan

serta keceriaan selama ini.

14. Teman-teman satu bimbingan, Barita, Intan, Yossi, Indah, Dian thank you for

being my best support.

15. Rekan-rekan Manajemen 41, terima kasih atas motivasi dan dukungannya.

16. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang turut membantu

penulis dalam menyelesaikan skripsi ini dengan baik.

Penulis menyadari bahwa tidak ada sesuatu apapun yang sempurna, begitu

juga dengan skripsi ini. Namun demikian, penulis tetap mengharapkan skripsi ini

dapat memberi manfaat bagi semua pihak.

Bogor, Mei 2008

Penulis



I. PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Era globalisasi yang telah diperkenalkan sejak awal abad ke-20 saat ini

mulai terasa pengaruhnya dalam pelaksanaan bisnis usaha. Globalisasi

menawarkan suatu kebebasan dalam melaksanaan kegiatan usaha perusahaan.

Perdagangan bebas berarti setiap dan semua bangsa dan negara di dunia harus

terbuka dalam menerima sumber daya manusia (SDM) yang akan berdampak

pada terjadinya persaingan antara SDM domestik dan SDM dari negara lain

sebagai ekspatriat. Hal ini memperlihatkan bahwa pelaksanaan bisnis sekarang

ini sudah sangat berbeda dari bisnis masa lalu. Bisnis saat ini telah sangatmemperhatikan pemanfaatan dan pengendalian SDM yang sekarang dirasa

sebagai modal yang sangat penting dan vital bagi suatu bisnis usaha. Modal

tersebut adalah SDM sebagai bagian dari suatu perusahaan dalam seluruh

kegiatannya.

Menghadapi era globalisasi yang sudah mulai berjalan saat ini

perusahaan harus mempunyai strategi yang tepat mengenai kegiatan bisnis

perusahaan. Salah satu strategi yang harus diperhatikan adalah strategi dalam

pemanfaatan dan pengendalian SDM perusahaan tersebut. SDM yang dimiliki

oleh suatu perusahaan yang ingin bersaing secara global harus mempunyai

kompetensi secara internasional. Selain itu pelaku bisnis juga perlu

memberikan perhatian pada peningkatan kualitas SDM potensial yang dimiliki

perusahaan tersebut.

Suatu perusahaan sebagai organisasi bisnis memiliki visi, misi, tujuan

dan struktur organisasi dalam menjalankan kegiatannya. Faktor penting dalam

menjalankan visi dan misi perusahaan dalam upaya pencapaian tujuan

perusahaan adalah sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan

tersebut.

Sumber daya manusia yang dimiliki oleh suatu perusahaan sangat

beragam karakternya. Perbedaan ini dapat mengakibatkan perbedaan dalam

memandang dan mengintepretasikan visi, misi dan tujuan perusahaan. Hal ini

dapat mengakibatkan kurangnya rasa kebersamaan, kerjasama, tanggung



jawab dan kurangnya rasa saling menghormati antara karyawan sehingga

perusahaan menjadi kurang produktif. Untuk mengatasi hal ini diperlukan

seorang pemimpin yang mampu menterjemahkan dan mengkoordinasikan visi,

misi dan tujuan organisasi secara lebih konkrit.

Perusahaan memiliki beragam aktivitas di dalamnya yang disebut

sebagai pekerjaan. Setiap pekerjaan tersebut masing-masing mempunyai

beban yang mendasari pekerjaan dan membuatnya berbeda antara satu

pekerjaan dengan pekerjaan yang lain. Kesesuaian beban kerja yang diatur dan

ditargetkan oleh manajemen organisasi merupakan hal yang penting. Suatu

pekerjaan di tiap-tiap unit usaha perusahaan menunjukkan tanggung jawab

pekerja di dalamnya. Beban kerja yang berlebihan dapat menimbulkansuasana kerja yang kurang nyaman bagi pekerja. Kelebihan beban kerja dapat

memicu timbulnya stres kerja yang lebih cepat. Sebaliknya kekurangan beban

kerja dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi. Hal ini dikarenakan

tanggung jawab yang diberikan perusahaan terhadap pekerjaan tersebut tidak

sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh pekerja sehingga dapat

mengakibatkan kesalahan pembiayaan pekerja dalam setiap unit operasi usaha.

Permasalahan-permasalahan yang terjadi akibat beragamnya karakter

SDM yang dimiliki perusahaan serta ketidaksesuaian beban kerja dengan

kemampuan yang dimiliki SDM perusahaan dapat mengakibatkan perusahaan

menjadi tidak berkualitas. Kinerja individu yang buruk dalam melaksanakan

pekerjaan yang tidak sesuai beban kerjanya dapat mengakibatkan kinerja

perusahaan juga menjadi buruk. Secara keseluruhan dapat mengakibatkan

perusahaan menjadi tidak produktif.

Kinerja merupakan ukuran yang menunjukkan proforma individu

dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang diberikan perusahaan

kepadanya. Kinerja yang ditunjukkan oleh seorang individu dapat

memperlihatkan seberapa sukses perusahaan mengintepretasikan visi, misi

serta tujuan perusahaan tersebut. Kinerja seluruh SDM yang ada di dalam

suatu perusahaan pada akhirnya dapat menunjukkan kinerja suatu perusahaan

secara keseluruhan.



Suatu perusahaan dikatakan berkinerja baik jika perusahaan dapat

mencapai tujuan perusahaan tersebut. Kinerja perusahaan juga dapat dikatakan

baik jika terdapat kesesuaian antara beban kerja yang diberikan kepada satu

individu dengan kemampuan yang dimiliki oleh individu tersebut. Hal ini

dapat dilihat dari rendahnya tingkat stres karyawan serta penyelesaian

pekerjaan tepat waktu. Karyawan dengan tingkat stres yang rendah ataupun

karyawan dengan penggunaan waktu yang optimal (waktu santai yang sedikit)

dapat memberikan kinerjanya yang terbaik untuk perusahaan.

PT Lerindro Internasional merupakan perusahaan yang sedang berada

pada tahap berkembang dan memerlukan SDM yang mampu memberikan

kinerja yang baik. Kegiatan yang saat ini baru ditambah oleh perusahaan iniadalah penyediaan jasa penjualan ditambah dengan penyediaan mekaniknya

sekaligus. Hal ini dimaksudkan agar pelanggan yang belum mempunyai

keahlian dalam pengoperasian mesin yang dibeli tidak merasa ragu untuk

membeli karena telah disediakan mekanik dari perusahaan ini. Perusahaan ini

juga sekarang sedang mempersiapkan diri untuk mengembangkan organisasi

sesuai dengan standar ISO 9001.

Prastudi penelitian mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada

SDM PT Lerindro Internasional yaitu tidak meratanya pembagian beban kerja

bagi individu maupun divisi-divisinya. Pada PT Lerindro Internasional

terdapat karyawan yang mengalami kelebihan beban kerja dan ada juga yang

kekurangan beban kerja serta adanya vakum penilaian kinerja selama hampir 4

tahun.

Berdasarkan uraian di atas maka penelitian ini dilakukan untuk melihat

beban kerja dan kinerja karyawan PT Lerindro Internasional. Beban kerja

merupakan hal yang penting untuk diketahui oleh perusahaan. Hal ini

disebabkan beban kerja merupakan hal yang paling mendasar untuk

mengetahui seberapa baik suatu perusahaan atau seseorang karyawan

melakukan suatu pekerjaan, yang pada akhirnya akan berpengaruh pada

kinerja karyawan atau perusahaan tersebut. Hasil yang ingin dicapai dari

pelaksanaan penelitian ini adalah diharapkan perusahaan dapat memecahkan



permasalahan mengenai beban kerja serta dapat meningkatkan kinerja

karyawan dan perusahaan menjadi lebih baik lagi.

1.2. Perumusan Masalah

Sumber daya manusia suatu perusahaan merupakan bagian yang dirasa

penting oleh perusahaan pada saat ini. Sebagai bagian yang penting bagi

perusahaan bahkan sebagai partner, SDM harus diperlakukan dengan baik dan

tepat sasaran. Hal tersebut harus dilakukan karena manusia sebagai SDM

perusahaan memiliki karakter yang sangat beragam dan berbeda antara satu

dengan yang lainnya. SDM dapat memberikan kualitas yang baik jika

kemampuan yang dimiliki dan tanggung jawab yang diberikan adalah sesuai.

Kegiatan yang paling penting dilaksanakan adalah kegiatan

perencanaan kerja yang baik, meliputi analisis pekerjaan dan beban kerja.

Pendistribusian beban kerja yang tidak merata dapat mengakibatkan

ketidaknyamanan suasana kerja karena terdapat karyawan dengan beban kerja

yang berlebihan dan terdapat karyawan yang kekurangan pekerjaan, sehingga

akan berpengaruh pada kinerja karyawan dan perusahaan.

Prastudi penelitian yang dilakukan melalui observasi dan wawancara

manajer HRD serta para karyawan diidentifikasi permasalahan yang terjadi

pada SDM PT Lerindro Internasional yaitu tidak meratanya pembagian beban

kerja bagi individu maupun divisi-divisinya. Pada PT Lerindro Internasional

terdapat karyawan yang mengalami kelebihan beban kerja dan ada juga yang

kekurangan beban kerja. Selain itu adanya vakum penilaian kinerja yang

cukup lama (penilaian kinerja terakhir dilakukan pada tahun 2004)

Masalah-masalah yang dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Bagaimana alokasi beban kerja karyawan pada Head Office (HO) PT

Lerindro Internasional ?

2. Berapakah jumlah karyawan yang efisien pada Head Office (HO) PT

Lerindro Internasional ?

3. Bagaimana kinerja karyawan pada Head Office (HO) PT Lerindro

Internasional ?

4. Bagaimana rekomendasi/ implikasi manajerial yang dapat diberikan pada

Head Office (HO) PT Lerindro Internasional ?



1.3. Tujuan Penelitian

Berdasarkan perumusan masalah yang hendak dikaji, maka tujuan

yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Menghitung dan menganalisis alokasi beban kerja yang ada pada Head

Office (HO) PT Lerindro Internasional.

2. Mengetahui jumlah pegawai yang efisien pada Head Office (HO) PT

Lerindro Internasional

3. Menganalisis kinerja karyawan pada Head Office (HO) PT Lerindro

Internasional.

4. Mengkaji rekomendasi/ implikasi manajerial yang dapat dilakukan oleh

Head Office (HO) PT Lerindro Internasional.

1.4. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini memfokuskan untuk mengkaji masalah beban kerja

secara standar yang diberikan pada karyawan PT Lerindro Internasional dan

kinerja karyawannya. Penelitian ini dilakukan pada Head Office (HO) yang

berada di Jakarta. Penelitian akan dilakukan dengan menyebarkan kuesioner

pada karyawan yang menjadi sampel penelitian, serta didukung dengan teknik

wawancara dan studi literatur lainnya.

1.5. Manfaat Penelitian

Penelitian yang dilakukan diharapkan dapat memberikan manfaat:

1. Bagi perusahaan

Diharapkan dapat memberikan gambaran kepada perusahaan dalam upaya

peningkatan kinerja dan kualitas SDM perusahaan.

2. Bagi umum

Diharapkan dapat menjadi bahan masukan yang dipercaya dan layak bagi

penelitian selanjutnya di bidang perencanaan SDM dan manajemen

perusahaan.

3. Bagi peneliti

Diharapkan dapat mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama masa

perkuliahan dan mencari solusi bagi permasalahan yang timbul di dunia

nyata.



II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni

mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber- sumber

daya lainnya secara efektif untuk mencapai suatu tujuan tertentu, di

dalamnya terdapat enam unsur yaitu : men, money, method, materials,

machines, dan market (Hasibuan, 2005). Adapun menurut

Mangkuprawira (2004), manajemen sumber daya manusia merupakan

penerapan pendekatan SDM dimana secara bersama-sama terdapat dua

tujuan yang ingin dicapai dan tidak dapat dipisahkan. Kedua tujuantersebut adalah tujuan perusahaan dan tujuan karyawan.

2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan SDM adalah pengembangan dari strategi penyusunan

karyawan yang komperehensif untuk memenuhi kebutuhan SDM

perusahaan di masa yang akan datang dan sebagai awal dari pelaksanaan

fungsi SDM. (Cahayani, 2005). Mangkuprawira (2004) menyatakan

perencanaan SDM adalah jumlah dari seluruh rencana yang diformulasikan

untuk rekrutmen, screening, kompensasi, pelatihan, struktur pekerjaan,

promosi dan aturan main dari SDM perusahaan. Perencanaan sumber daya

manusia merupakan sebuah proses yang dirancang untuk menerjemahkan

rencana organisasi dan tujuan ke dalam syarat-syarat pekerjaan, baik

kuantitatif maupun kualitatif. Sejalan dengan pengertian tersebut, Hasibuan

(2005) menerjemahkan perencanaan sumberdaya manusia adalah kegiatan

merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta

efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. Adapun tujuan

perencanaan sumberdaya manusia adalah sebagai berikut:

1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi

semua jabatan dalam perusahaan.

2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa

depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.



3. Untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam

pelaksanaan tugas.

4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS)

sehingga produktivitas kerja meningkat.

5. Untuk menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan.

6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi,

pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan,

kedisiplinan dan pemberhentian karyawan.

7. menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertical atau horizontal)

dan pensiun karyawan.

8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.Adapun pengertian perencanaan SDM secara luas menurut Nawawi

(2001) adalah proses menetapkan strategi untuk memperoleh,

memanfaatkan, mengembangkan dan mempertahankan SDM sesuai

dengan kebutuhan organisasi/ perusahaan sekarang dan pengembangannya

di masa depan.

2.3. Analisis Pekerjaan

Hasibuan (2005), analisis pekerjaan perlu dilakukan agar dapat

mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi

pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaan menganalisis dan

mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana

mengerjakannya dan mengapa pekerjaan harus dikerjakan dalam suatu

perusahaan agar tujuan tercapai. Menurut Cahayani (2005), analisis

pekerjaan merupakan suatu langkah penting yang harus dilakukan oleh

pelaksana fungsi SDM karena analisa pekerjaan sebagai muara dari

beragam informasi yang dapat digunakan untuk melaksanakan fungsi-

fungsi SDM, seperti perekrutan dan seleksi, pelatihan, kompensasi dan

evaluasi kinerja. Sejalan dengan pendapat tersebut, Mangkuprawira (2004)

mendefinisikan analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data

tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian

dianalisis untuk berbagai keperluan. Di dalamnya terdapat syarat-syarat

teknis analisis pekerjaan yang diperlukan yaitu :



1. Harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan

internal dan eksternal.

2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat,

absah, dan efisien serta efektif.

3. Pelaksanaan analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian dan

pengalaman yang memadai.

4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.

2.3.1. Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan (Hasibuan, 2005) merupakan informasi

tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi

pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada

suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Adapun Cahayani (2005)

deskripsi pekerjaan merupakan gambaran pekerjaan (tanggung

jawab) yang harus dilaksanakan (baik secara singkat maupun

panjang lebar) dan memuat pihak-pihak terkait dengan posisi

tersebut. Deskripsi pekerjaan menurut Dessler (1997) merupakan

suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan,

kondisi kerja dan tanggung jawab penyeliaan suatu jabatan. Selain

itu, menurut Arep dan Tanjung (2003) deskripsi pekerjaan

menjelaskan adanya identifikasi pekerjaan, hubungan tugas dan

tanggung jawab, standar wewenang dan pekerjaan, hal-hal seperti

alat, mesin dan bahan baku yang akan dipergunakan, ringkasan

pekerjaan serta penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya.

Terdapat pula deskripsi pekerjaan menurut Mangkuprawira (2004)

menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja

dan kegiatan pekerjaan utama.

2.3.2. Spesifikasi Pekerjaan

Menurut Hasibuan (2005) disusun bedasarkan uraian

pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik,

pendidikan, pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan

melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi

pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan



menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi. Adapun menurut

Cahayani (2005) spesifikasi pekerjaan memuat karakter dari

pribadi yang akan mengisi suatu jabatan seperti keterampilan,

pengalaman serta kepribadian. Selain itu menurut Arep dan

Tanjung (2003), spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan

kualitas minimum orang yang bisa diterima dalam menjalankan

suatu jabatan dengan baik dan kompeten.

2,4, Beban Kerja

Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar

kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Kebutuhan SDM dapat

dihitung dengan mengidentifikasi seberapa banyak output perusahaan pada

divisi tertentu yang ingin dicapai. Pada akhirnya analisis beban kerja

sangat erat kaitannya dengan fluktuasi permintaan pasar akan barang dan

jasa perusahaan sekaligus dengan pemenuhan SDM yang diperlukan untuk

memenuhi permintaan pasar komoditi (Mangkuprawira, 2004). Menurut

BKN (2001), beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis

pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Memperkirakan beban kerja dari

masing-masing satuan organisasi dapat dilakukan berdasarkan perhitungan

atau berdasarkan pengalaman. Adapun menurut Hasibuan (2005), analisis

beban kerja adalah penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Menurut

Simamora (1995), analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik

jumlah karyawan maupun kualifikasi karyawan yang diperlukan untuk

mencapai tujuan organisasi. Sedangkan menurut PAN (2004) beban kerja

merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan formasi

dari pekerja. Caranya berdasarkan perhitungan tingkat produktivitas

pekerja. Beban kerja juga merupakan sejumlah target pekerjaan atau target

hasil yang harus dicapai dalam suatu rata-rata pekerjaan pegawai. Dalam

penetapan jumlah pegawai diperlukan suatu pengukuran beban kerja.

Pengukuran beban kerja (Biro Organisasi Departemen Pendidikan dan

Kebudayaan, 1995) adalah teknik yang diciptakan untuk menetapkan

waktu bagi seorang pekerja yang memenuhi persyaratan dalam



menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu pada suatu tingkat prestasi yang

telah ditetapkan.

2.5. Kinerja

Kinerja menurut Mangkuprawira dan Vitayala (2007) merupakan

hasil dari proses pekerjaan tertentu secara terencana pada waktu dan

tempat dari karyawan serta organisasi bersangkutan. Ukuran kinerja dapat

dilihat dari sisi jumlah dan mutu tertentu, sesuai standar organisasi atau

perusahaan. Adapun menurut Mangkunegara (2002), kinerja merupakan

hasil kerja secara kuantitas dan kualitas yang dicapai oleh seorang pegawai

dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggungjawab yang

diberikan kepadanya. Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja adalah

faktor kemampuan , dimana karyawan yang ditempatkan sesuai dengan

keahliannya akan lebih mudah untuk mencapai kinerja yang diharapkan

dan faktor motivasi , dimana motivasi terbentuk dari sikap karyawan dalam

menghadapi situasi kerja dan motivasi sebagai kondisi terarah untuk

mencapai tujuan kerja atau organisasi. Sedangkan faktor-faktor yang

mempengaruhi kinerja karyawan menurut Mangkuprawira dan Vitayala

(2007) terdiri dari faktor instrinsik (personal/individual) yaitu

pengetahuan, keterampilan (skill), kemampuan, kepercayaan diri, motivasi

dan komitmen yang dimiliki oleh tiap individu karyawan dan faktor

ekstrinsik yaitu kepemimpinan (meliputi aspek kualitas manajer dan team

leader dalam menberikan dorongan, semangat, arahan dan dukungan kerja

pada karyawan), faktor tim (meliputi dukungan dan semangat yang

diberikan oleh rekan dalam satu tim, kepercayaan terhadap sesama

anggota tim, kekompakan dan keerataan anggota tim), faktor sistem

(meliputi sistem kerja, fasilitas kerja atau infrastruktur yang diberikan oleh

organisasi proses organisasi dan kultur kinerja dalam organisasi) dan

faktor situasional (meliputi tekanan dan perubahan lingkungan internal dan

eksternal). Selain faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja adapula

ukuran-ukuran penilaian kinerja menurut Ruky dalam Wira (2007) dapat

dilihat dari beberapa hal, yaitu : (1) Hasil pekerjaan, (2) Kecakapan kerja,

(3) Kemampuan mengatur pekerjaan, (4) Tanggung jawab atas



pemeliharaan perlengkapan, (5) Tanggung jawab atas pekerjaan, (6)

Pengertian tentang tentang pekerjaan, (7) Minat terhadap pekerjaan, (8)

Inisiatif, (9) Loyalitas terhadap pekerjaan, (10) Kerjasama dalam tugas,

(11) Sikap terhadap atasan, (12) Sikap terhadap bawahan, (13) Sikap

terhadap sesama rekan, (14) Kedisiplinan, (15) Kreativitas, (16) Kejujuran,

(17) Ketekunan bekerja, (18) Cara berpakaian, (19) Kepemimpinan efektif

dalam membina kemampuan dan hasrat kerja, (20) Kemampuan membuat

perencanaan, (21) Penguasaan administrasi, (22) Pengetahuan pekerjaan,

(23) Cara berkomunikasi, (24) Kemampuan mengorganisasi, (25) Prestasi

atau kehadiran.

2.6. Tinjauan Studi Terdahulu

Suharyono dan Wiku (2006) dalam artikel penelitian yang berjudul

Analisis Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja Pekarya dengan Work Sampling

di Unit Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan Bagian Pelayanan Kesehatan

St. Carolus, Jakarta mengambil sampel sebanyak tiga belas orang

kemudian dianalisis datanya dengan menggunakan metode Workload

Indicators of Staffing Needs (WISN). Hasil yang diperoleh dari penelitian

ini adalah bahwa waktu produktif tenaga pekarya masih rendah dan terjadi

kelebihan jumlah tenaga pekarya di Unit Layanan Gizi Pelayanan

Kesehatan St. Carolus sebanyak enam orang.

Penelitian Saragih (2002) dalam skripsinya yang berjudul Analisis

Beban Kerja, Kompensasi dan Kepuasan Kerja Karyawan Puskesmas

(studi kasus puskesmas Bogor Timur) menyatakan bahwa beban kerja

karyawan dilihat dari waktu standar hariannya secara keseluruhan untuk

seluruh karyawan melebihi waktu kerja puskesmas, dan adanya karyawan

yang bertanggung jawab terhadap lebih dari satu unit pelayanan sehingga

beban waktu standar hariannya bertambah. Penerapan kompensasi di

puskesmas berdasarkan beban kerja pada tiap karyawan. Penerapan

kompensasi berasal dari dana hasil tindakan di puskesmas yang sesuai

dengan beban kerja yang ditetapkan pada tiap-tiap karyawan. Rangking

jabatan karyawan yang ditetapkan menjadi dasar pembagian dana yang

diperoleh dari hasil tindakan tersebut. Sedangkan hubungan antara beban



kerja dan kompensasi tergolong sedang, untuk hubungan beban kerja

dengan kepuasan kerja tergolong rendah dan tidak berpengaruh nyata, dan

untuk hubungan antara kompensasi terhadap kepuasan kerja tergolong

rendah dan tidak berhubungan nyata.

Karliati (2007) mengungkapkan dalam skripsinya yang berjudul

Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut

Pertanian Bogor menyatakan bahwa terdapat kekurangan jumlah pegawai

untuk menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang

sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang masih belum

sesuai. Terdapat perbedaan beban kerja antara TU Fakultas dan TUDepartemen yaitu beban kerja TU Fakultas lebih ringan dibanding dengan

TU Departemen Manajemen. Berdasar hasil perhitungan, jumlah total

pegawai yang efisien di TU Fakultas adalah 14 orang dan di TU

Departemen adalah 8 orang.

Hartanto dan Fenny H (2002) dalam skripsinya yang berjudul

Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Tenaga Kerja dalam Usaha

Meningkatkan Mutu Pelayanan Restoran Padi Hotel The Ritz Carlton

menyatakan bahwa dalam menentukan jumlah beban kerja tertentu dalam

suatu periode sangat ditentukan oleh rencana penjualan yang ingin dicapai

pada periode yang bersangkutan. Berdasarkan analisis beban kerja

pramusaji Restoran Padi di Hotel The Ritz-Carlton, Bali diketahui bahwa

beban kerja yang seharusnya diemban oleh masing- masing pramusaji

sebesar 35 covers per 7 jam dan pramusaji yang sebenarnya dibutuhkan

adalah 22 orang.

Penelitian yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui beban kerja

dan jumlah pegawai yang efektif pada Head Office (HO) PT. Lerindro

Internasional. Penelitian yang dilakukan menggunakan metode

penggunaan standar waktu penyelesaian rata-rata, waktu produktif serta

target penyelesaian suatu pekerjaan. Namun, kelebihan penelitian ini

adalah dilakukan evaluasi juga terhadap kinerja yang dihasilkan oleh

karyawan berdasarkan beban kerja yang telah diberikan.



III. KERANGKA PEMIKIRAN

3.1. Kerangka Pemikiran Konseptual

PT Lerindro Internasional sebagai salah satu perusahaan trading

(perdagangan) dan service (jasa pelayanan servis) yang menangani

penjualan alat-alat penambangan dari produsen kepada pelanggan sebagai

pemakai alat-alat tersebut sekaligus menyediakan pelayanan perbaikan jika

terjadi kerusakaan pada alat-alat tersebut. PTLI mempunyai visi, misi dan

tujuan yang jelas dalam melaksanakan kegiatan perdagangan utamanya.

Visi, misi dan tujuan tersebut haruslah dapat dijabarkan dengan baik agar

tercapai efektivitas dan efisiensi organisasi. Penjabaran tujuan tersebutberasal dari tujuan organisasi yang selanjutnya akan dijabarkan pada

tingkat divisi serta tingkat unit kerja.

Penjabaran visi, misi dan tujuan perusahaan secara keseluruhan

dapat dilakukan dengan perencanaan SDM dari awal secara baik.

Perencanaan SDM merupakan salah satu faktor yang menentukan

kesuksesan suatu organisasi. Hal ini dikarenakan ketika perusahaan

berhasil merencanakan SDMnya dengan baik maka akan diperoleh

karyawan yang dapat bekerja dengan aktif pada posisi yang tepat.

Perencanaan SDM dalam penelitian ini dilakukan dengan analisis

pekerjaan yang dilakukan dengan menjabarkan deskripsi pekerjaan dan

spesifikasi pekerjaan. Untuk mendukung analisis pekerjaan digunakan

juga analisis beban kerja yang dilakukan dengan menganalisis jumlah

beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja. Adanya kesesuaian antara analisis

pekerjaan dan analisis beban kerja dapat menghasilkan pelaksanaan

pekerjaan secara efektif dan efisien serta tercapainya kinerja karyawan dan

perusahaan yang baik pula. Hasil yang diberikan berupa produktivitas

yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Alur kerangka konseptual tersebut

terdapat pada gambar1.



Gambar 1. Alur Kerangka Pemikiran Konseptual

Visi, Misi dan Tujuan PTLI

(Rencana Strategis)

Strategi

Sumber Daya Manusia

Tujuan Divisi

Perencanaan SDM

Deskripsi Pekerjaan

Spesifikasi Pekerjaan

Jumlah Beban Kerja

Jumlah Tenaga Kerja

Analisis Beban Kerja dan

Kebutuhan Tenaga Kerja

Analisis

Pekerjaan

Efisiensi dan Efektivitas

Tenaga Kerja

Tujuan Unit

Kinerja

Karyawan

Kinerja

Perusahaan



3.2. Kerangka Pemikiran Operasional

Perencanaan SDM untuk perusahaan jasa sangat bermanfaat dalam

meningkatkan kualitas perusahaan. Tujuan perusahaan melaksanakan

perencanaan SDM agar perusahaan dapat mengidentifikasi tugas-tugas

yang akan dilaksanakan oleh setiap tenaga kerja sehingga tugas yang

diberikan dapat diselesaikan dengan baik dan sesuai dengan target/ tujuan

perusahaan. Beban kerja yang ditetapkan harus cukup karena beban kerja

dapat memberikan dampak pada hasil pekerjaan. Di dalam setiap unit

perusahaan memiliki beban kerja yang berbeda sehingga kesesuaian antara

beban kerja dan jumlah tenaga kerja dalam unit tersebut dapat dianalisis.

Jika terdapat ketidaksesuaian antara beban kerja dan jumlah tenaga kerjayang ada, maka dapat dilakukan penambahan atau pengurangan tenaga

kerja dalam unit tersebut.

Langkah awal yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu dengan

menganalisis pekerjaan karyawan. Hal ini bertujuan untuk menganalisis

kesesuaian antara deskripsi dan spesifikasi pekerjaan dengan pelaksanaan

pekerjaan pada unit-unit di dalam perusahaan. Langkah ini dilakukan

dengan menyebar kuesioner pada unit-unit yang akan dianalisis dengan

menggunakan skala likert. Informasi dari manajer pada setiap unit juga

dapat dijadikan dasar dalam penelitian ini.

Langkah berikutnya yaitu dengan menganalisis jumlah beban kerja

dan kebutuhan tenaga kerja dengan menggunakan metode analisis rumus

beban kerja (workload). Dari analisis tersebut dapat dihasilkan jumlah

beban kerja dan jumlah tenaga kerja sehingga kesesuaian antara jumlah

beban kerja dan jumlah tenaga kerja yang dapat dijadikan dasar sebagai

perencanaan SDM selanjutnya. Hal ini dilakukan dengan memberikan

kuesioner pada para karyawan mengenai frekuensi pelaksanaan tugas dan

rata-rata waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan pekerjaan (beban

kerja pegawai) dibagi dengan jumlah waktu kerja produktif selama satu

tahun. Sehingga, akan diperoleh jumlah pegawai yang dibutuhkan pada

masing-masing bagian.



Gambar 2. Alur Kerangka Pemikiran Operasional

Analisis Peker aan

Jumlah Beban Kerja

Jumlah Tenaga Kerja

Analisis Beban Kerja &

Kebutuhan Tenaga Kerja

Kinerja Karyawan

1. Pengetahuan / kemampuan 2. Kualitas Pekerjaan

3. Produktivitas

4. Kerjasama Tim

5. Pelayanan Pelanggan

6. Sadar keselamatan kerja

7. Kehadiran

8. Kemampuan inovasi

9. Kemampuan beradaptasi

10. Tujuan dan Nilai

11. Prosedur dan kebijakan

Efisiensi dan Efektivitas Tenaga Kerja

Metode Workload dengan

indikator:

- frekuensi pekerjaan

- waktu produktif

- absensi

- waktu efektif

Analisis persepsi dengan

Skor Rataan


Skor Rataan

Kelebihan/ kekurangan beban kerja/ tenaga

kerja

Beban

kerja/tenaga

kerja standar

Beban

kerja/tenaga

kerja saat ini

Perencanaan SDM PTLI


Skor Rataan



IV. METODOLOGI PENELITIAN

4.1. Penentuan Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di PT Lerindro Internasional, yang

tepatnya terletak di Gedung Aurum Lt. 3 Jl. Ampera Raya No. 37 Jakarta

Selatan. Pemilihan perusahaan dilakukan secara sengaja (purposive)

dengan pertimbangan bahwa adanya kesediaan pihak perusahaan untuk

memberikan informasi dan data yang diperlukan sesuai dengan penelitian.

Perusahaan dalam mencapai tujuannya haruslah memiliki

sumberdaya manusia yang berkualitas. Untuk menghasilkan sumberdaya

manusia tersebut perusahaan perlu melaksanakan kegiatan perencanaanSDM. Hal ini dapat dilakukan dengan menyesuaikan beban kerja,

tanggung jawab dan kemampuan yang dimiliki oleh setiap SDM

perusahaan. Dengan kesesuaian tersebut pada akhirnya akan memberikan

keuntungan kepada perusahaan. Hal tersebut dapat dilihat dari kinerja

karayawan yang baik dan pada akhirnya akan berpengaruh pada kinerja

perusahaan secara keseluruhan. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan

Desember 2007 sampai February 2008.

4.2. Jenis dan Sumber Data

Data diperoleh dengan cara mengumpulkan data atau informasi

yang berupa data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dengan

cara pengamatan langsung di lapangan (observasi), wawancara dengan

pihak-pihak terkait dengan perusahaan yaitu bagian yang berkaitan dengan

sumberdaya manusia, serta melalui hasil pengisian kuesioner oleh

responden. Sedangkan data sekunder diperoleh dari arsip data perusahaan

dan berbagai literatur, baik berupa buku yang memuat teori-teori, hasil

penelitian terdahulu, jurnal serta pencatatan data yang sudah ada di

perusahaan.

4.3. Metode Pemilihan Sampel

Sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah seluruh

karyawan perusahaan. Penelitian dilakukan pada seluruh jabatan dan pada

seluruh level jabatan (mulai dari manajer, supervisor hingga staf masing-



masing divisi). Pengambilan responden dilakukan secara sensus dengan

jumlah karyawan pada Head Office PTLI Jakarta yaitu 34 orang sehingga

memungkinkan untuk melakukan penelitian pada seluruh populasi.

4.4. Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang relevan dalam penelitian ini dilakukan

cara wawancara yang dibantu dengan instrumen penelitian yaitu kuesioner

yang diberikan kepada responden, pengamatan langsung, serta studi

kepustakaan. Materi wawancara dan kuesioner meliputi pertanyaan-

pertanyaan yang berkenaan dengan keadaan perusahaan yang berkaitan

dengan program perencanaan karyawan, beban kerja karyawan, serta

kinerja karyawan. Wawancara yang dilakukan adalah wawancara

terstruktur dengan menggunakan daftar pertanyaan yang telah

dipersiapkan dan dilakukan pula wawancara tak terstruktur untuk

melengkapi informasi-informasi terkini. Studi kepustakaan diperoleh dan

dikumpulkan dengan cara membaca, mempelajari, dan mengutip pendapat

dari berbagai sumber buku, skripsi, laporan atau dokumen perusahaan dan

sumber lainnya yang berkaitan dengan permasalahan yang diteliti.

4.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data

4.5.1. Uji Coba Kuesioner

Dilakukan pada kuesioner untuk karyawan sebelum pengumpulan

data dari sampel, untuk mengetahui apakah kuesioner yang telah disusun

merupakan alat ukur yang sesuai dan apakah kuesioner secara konsisten

memberikan hasil ukuran yang sama. Pelaksanaan uji coba kuesioner

harus melalui dua tahapan yang harus dilalui secara berurutan, yaitu :

a. Uji validitas

Uji coba kuesioner yang bertujuan untuk mengetahui apakah alat

ukur yang digunakan sudah mengukur apa yang harus diukur oleh alat

tersebut, dalam hal ini yang dinaksud dengan alat ukur adalah kuesioner

(Nasution, 2001). Asumsi pokok dari uji validitas ini adalah bahwa setiap

pertanyaan saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya dan setiap

pertanyaan juga berhubungan dengan obyek yang akan diteliti (Anastasi

dan Urbina, 1997). Uji validitas dilakukan untuk setiap pertanyaan dalam



kuesioner, yaitu sebanyak 30 responden, dengan menggunakan rumus

korelasi Pearson Product Moment (Walpole,1992):

r = N ( Σ XY ) – ( Σ X Σ Y ) ..................(1)

√ ( N Σ X2- ( Σ X)2 ) (N Σ Y2 – ( Σ Y ) 2)

Keterangan:

N = Jumlah responden

X = Skor masing-masing pertanyaan dari tiap-tiapresponden

Y = Skor total semua pertanyaan dari tiap

responden

b. Uji Reliabilitas

Uji reliabilitas bertujuan untuk mengetahui kekonsistenan,

keterandalan dan kestabilan alat ukur didalam mengukur gejala yang

sama (Umar, 2002). Keterandalan ditentukan dengan menggunakan

rumus alpha cronbach, yaitu:

α =

−1k

k

− ∑

2

2

11

t σ

σ

...............................(2)

Keterangan:

α = Koefisien alpha cronbach

k = Butir pertanyaan yang valid ∑ 2

1σ = Jumlah varians butir pertanyaan yang valid

2

t σ = Varians skor total

Perhitungan koefisien alpha cronbach diperoleh dari penggunaan

program SPSS 13 for Windows.

4.5.2. Skala Likert

Skala ini mengukur tingkat persetujuan atau ketidaksetujuan

responden terhadap serangkaian pernyataan yang mengukur suatu

objek (Istijanto, 2005). Skala Likert digunakan untuk mengubah data

kualitatif dalam kuesioner menjadi data kuantitatif. Cara penilaian

terhadap hasil jawaban kuesioner dengan skala likert dapat dilihat

pada tabel 1.



Tabel 1. Bobot Nilai Jawaban RespondenJawaban Responden Bobot Nilai

Sangat Setuju 5

Setuju 4

Cukup Setuju 3

Tidak Setuju 2

Sangat Tidak Setuju 1

Penelitian ini menggunakan analisis deskriptif untuk menjelaskan data

dari hasil sebaran kuesioner secara umum dengan menggunakan persentase

dan rataan skor.

Rs =m

m )1( − ............................................ (3)

dimana m adalah jumlah alternatif jawaban tiap item

Rs =5

)15( −

Rs = 0,8

Nilai skor rataan dihasilkan dari perkalian antara bobot nilai jawaban

berdasarkan skala dengan jumlah jawaban responden, kemudian dibagi

dengan jumlah responden. Berdasarkan nilai skor rataan tersebut, maka

posisi keputusan penilaian memiliki rentang, dapat dilihat pada tabel 2.

Tabel 2. Nilai Skor RataanSkor Rataan Penilaian

1,0 – 1,8 Sangat Tidak Setuju

1,8 – 2,6 Tidak Setuju

2,6 – 3,4 Cukup setuju

3,4 – 4,2 Setuju

4,2 – 5,0 Sangat Setuju

Intepretasi untuk tiap posisi tersebut adalah apabila nilai skor

rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,0 sampai 1,8, maka

permasalahan yang dihadapi karyawan PTLI dikatakan sangat tidak baik.

Apabila nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,8 sampai

2,6, maka permasalahan yang dihadapi karyawam PTLI dikatakan tidak

baik. Kemudian, jika nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang

2,6 sampai 3,4, maka permasalahan yang dihadapi karyawan PTLI dikatakan

cukup baik. Dalam kategori cukup baik terdapat dua persepsi yaitu cukup

baik dengan persepsi yang mengarah pada kecenderungan penilaian tidak



baik, jika terdapat pada skala penilaian 2,6 sampai 2,99 dan persepsi yang

mengarah pada kecenderngan penilaian baik dengan skala penilaian dari

3,00 sampai 3,4. Jika nilai skor rataan yang dihasilkan berada dalam rentang

3,4 sampai 4,2, maka permasalahan yang dihadapi karyawan PTLI dapat

dikatakan baik. Sementara itu, bila nilai skor rataan yang dihasilkan berada

dalam rentang 4,2 sampai 5,0 maka permasalahan yang dihadapi karyawan

dikatakan sangat baik.

4.5.3. Menganalisis Beban Kerja

Menggunakan formulir mengenai aspek-aspek yang akan diperiksa.

Formulir tersebut diperoleh dari deskripsi pekerjaan pegawai, bagaimana

persepsi pegawai dengan deskripsi pekerjaannya, frekuensi pelaksanaan

pekerjaan tersebut dalam setahun dan jumlah beban kerja berdasarkan

waktu rata-rata pegawai menyelesaikan pekerjaan.

Proses pengolahan data tersebut memiliki beberapa tahapan proses,

antara lain sebagai berikut :

1. Menghitung waktu kerja efektif yang tersedia bagi pegawai selama

satu tahun. Perhitungannya menurut Kementrian Pendayagunaan

Aparatur Negara :

Hari kerja efektif = X1- (X2 + X3 + X4 + X5) ......................................(4)

Keterangan : X1 = Jumlah hari menurut kalender

X2 = Jumlah hari sabtu & minggu dalam 1 tahun

X3 = Jumlah hari libur dalam 1 tahun

X4 = Jumlah cuti dalam 1 tahunX5 = lain-lain (sakit, izin, dll)

Waktu efektif = 80% x jam kerja/ hari

Waktu produktif dalam setahun = Hari efektif x waktu efektif

2. Mengolah data dan menghitung beban kerja pegawai

3. Menghitung jumlah pegawai yang efektif dan efisien

Jumlah pegawai efektif = beban kerja dalam setahun ................(5)

dan efisien Waktu produktif dalam setahun



V. HASIL DAN PEMBAHASAN

5.1. Gambaran Umum Perusahaan

PT. Lerindro Internasional adalah suatu perusahaan yang bergerak

di bidang perdagangan dan jasa servis yang menangani penjualan alat-alat

penambangan sektor minyak dan gas dari produsen (Principal: TAM)

kepada pelanggan. PTLI juga menyediakan mekanik yang menangani

kerusakan pada alat-alat tersebut atau jika perusahaan pelanggan tidak

memiliki pengetahuan dalam penggunaan alat-alat tersebut. Pelanggan dari

PTLI adalah perusahaan-perusahaan besar yang bergerak di bidang

penambangan minyak dan atau hasil-hasil bumi lainnya antara lain ChevronIndonesia, Conoco & Phillips Indonesia, Pertamina, Medco, dan perusahaan-

perusahaan lain yang bergerak di sektor minyak dan gas.

Perusahaan ini selama hampir tiga dekade telah memainkan

peranan penting sebagai perusahaan pendukung intregal di dalam sektor

minyak dan gas yang beroperasi di Indonesia. Awal pendirian PTLI yaitu

pada tanggal 25 Agustus 1981 dan saat ini berkantor di Gedung Aurum lt.3

Jl. Ampera Raya no. 37 Jakarta Selatan serta memiliki beberapa kantor

cabang antara lain berada di Pekanbaru, Balikpapan dan Duri Riau. Selain

itu PTLI juga mempunyai warehouse atau gudang penyimpanan alat-alat

penambangan yang telah diimpor yaitu berada di Jl TB Simatupang Jakarta,

Balikpapan dan Duri Riau.

Selama beroperasi hampir tiga dekade, saat ini PTLI telah

mengambil langkah dalam kegiatan di dalam perusahaan untuk menjadi

lebih profesional dengan menerapkan sistem manajemen berbasis ISO.

Dengan kata lain perusahaan berusaha memperbaiki kinerja yang dimiliki

baik SDM, manajemen dan infrastruktur serta berusaha menerapkan Quality

dan Health, Safety and Environment (QHSE). Untuk mencapai suatu nilai

sebagai perusahaan yang bertaraf internasional, hal-hal tersebut menjadi

sangat penting dilaksanakan.



5.2. Visi dan Misi Perusahaan

PT. Lerindro Internasional sebagai suatu organisasi telah

menetapkan suatu visi atau pandangan ke depan dan misi sebagai penjabaran

dari visi tersebut. Adapun visi perusahaan adalah dikenal sebagai wakil atau

agen penyedia profesional dan memberikan nilai tambah bagi perusahaan

yang diwakili, pelanggan dan para pengambil keputusan.

Dalam penjabaran visi tersebut dalam pelaksanaannya terjabar

dalam misi. Misi tersebut adalah menjadi mitra bisnis yang terpercaya secara

proaktif dan efektif dalam membantu para principal dan pelanggan melalui

jaringan yang luas dan menyediakan sumber daya manusia yang memiliki

efektivitas kualifikasi yang tinggi dan profesional.Selain visi dan misi diatas hal-hal lain yang dapat mempengaruhi

keberhasilan PTLI adalah sebagai berikut:

1. integritas yang tinggi dan persatuan merupakan dasar yang terpenting

untuk menghubungkan bisnis

2. kerja kelompok merupakan penggerak penting untuk meraih

kesuksesan

3. pemenuhan hukum, syarat-syarat pengaturan dan kesehatan sebagai

kerangka kerja untuk keselamatan perkembangan jangka panjang.

4. para pekerja merupakan aset terpenting dalam perusahaan

5. pertumbuhan yang berkelanjutan sebagai kebutuhan dari pengalaman.

5.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Manajemen perusahaan PT. Lerindro Internasional dipimpin oleh

direktur utama dan direksi yang menetapkan kebijakan-kebijakan

strategis perusahaan. Dewan komisaris diangkat oleh rapat pemegang

saham dan berhak mengajukan pendapat-pendapatnya mengenai

kebijakan-kebijakan dan biasanya dilakukan formulasi strategi oleh

direksi (direktur keuangan dan direktur operasi)

Direksi bertugas mengawasi kinerja struktur fungsional

perusahaan, diantaranya manajer keuangan dan akuntansi, manajer

pemasaran, supervisor produksi dan operasi, staf HRD, manajer cabang



Balikpapan, dan manajer cabang Pekanbaru . Adapun fungsi dari struktur

fungsional tersebut adalah sebagai berikut:

1. Manajer keuangan dan Akuntansi, bertanggung jawab atas arus keluar

dan masuknya uang ke dalam kas perusahaan di dalamnya terdapat

fungsi staf HR yang bertugas dalam kegiatan administrasi, penggajian

dan absensi.

2. Manajer pemasaran dan penjualan bertugas melakukan analisa-analisa

perencanaan dan pengawasan aktifitas pemasaran perusahaan serta

mengatur dan mengawasi aktifitas penjualan produk, mengamati

perilaku konsumen dan pesaing.

3. Supervisor produksi dan operasi bertanggung jawab atas seluruhproses ekspor, impor dan penyimpanan produk..

4. Manajer cabang Balikpapan berfungsi dalam kegiatan koordinasi

cabang perusahaan yang ada di daerah Balikpapan.

5. Manajer cabang Pekanbaru berfungsi dalam kegiatan koordinasi

cabang perusahaan yang ada di daerah Pekanbaru.

6. Supervisor Duri berfungsi dalam kegiatan koordinasi workshop

perusahaan yang ada di daerah Duri Riau.

5.4. Uji Validitas dan Reliabilitas

5.4.1. Hasil Uji Validitas Kuesioner

Uji Kuesioner dilakukan untuk menunjukkan sejauh mana

kuesioner mengukur hal yang akan dikaji dalam penelitian. Berdasarkan

uji validitas ini akan diketahui apakah pertanyaan yang terdapat dalam

kuesioner memenuhi syarat sah untuk dijadikan dalam penelitian.

Kuesioner disebarkan kepada 34 responden. Kuesioner yang

dibagikan terdiri dari dua bagian. Bagian pertama berisikan pertanyaan

mengenai identitas responden dan bagian kedua berisikan pertanyaan

mengenai aspek-aspek yang diamati yaitu analisis pekerjaan, beban kerja

dan kinerja, dengan total 50 pertanyaan. Pertanyaan tersebut terdiri

dari 20 pertanyaan mengenai analisis pekerjaan, 10 pertanyaan mengenai

kondisi kerja dan 20 pertanyaan mengenai kinerja.



Berdasarkan hasil uji validitas dengan korelasi Product

Moment dan menggunakan Software SPSS 13 for Windows. Semua

pertanyaan valid dan memenuhi syarat untuk dioleh lebih lanjut karena r

hitung>r tabel, dengan r tabel sebesar 0,36 dan α sebesar 0,05 (5%). Hasil

uji validitas ini selengkapnya dapat dilihat pada lampiran 3

5.4.2. Hasil Uji Reliabilitas Kuesioner

Uji reliabilitas dilakukan untuk mengetahui sejauh mana hasil

pengukuran dapat dipercaya atau diandalkan. Pengujian reliabilitas

menggunakan metode Alpha Cronbach. Tingkat reliabilitas metode Alpha

Cronbach diukur berdasarkan suatu konstruk variabel dikatakan baik jika

alpha>0,6 (Nugroho,2005). Hasil uji reliabilitas ini selengkapnya dapatdilihat pada lampiran 3

Tabel 3. Tingkat Reliabilitas Metode Alpha Cronbach

Alpha Tingkat Reliabilitas

00,00 – 0,20 Kurang reliable

> 0,20 – 0,40 Agak reliable

> 0,04 – 0,06 Cukup reliable

> 0,06 – 0,08 Realiabel

> 0,80 – 1,00 Sangat Reliabel

5.5. Karakteristik RespondenPenelitian ini melibatkan 34 responden pada seluruh divisi yang

merupakan karyawan pada Head Office PT. Lerindro Internasional.

Peneliti menggunakan variabel demografi untuk mengelompokkan

responden. Dalam penelitian ini variabel yang digunakan meliputi jenis

kelamin, usia, tingkat pendidikan dan masa kerja.

Tabel 4. Jumlah Responden tiap divisi

Divisi PerusahaanJumlah Karyawan

(orang)Jumlah Responden

(orang)Persentase

Finance&Accounting 7 7 21%

HRD 5 5 15%

Operation 9 9 25%

Sales 8 8 24%

Support 5 5 15%

Jumlah 34 34 100%

Divisi yang memiliki jumlah karyawan yang paling banyak adalah

divisi Operation. Hal ini dikarenakan divisi ini paling banyak pekerjaannya

dan selalu berhubungan dengan pihak ke III yaitu pelanggan ataupun



principal. Kemudian diikuti oleh divisi Sales dimana pekerjaan pada divisi

ini merupakan pekerjaan yang penting bagi perusahaan. Pekerjaan pada

divisi ini menentukan keuntungan atau laba yang dapat dihasilkan oleh

perusahaan karena pekerjaan pada divisi ini berkaitan dengan tender. Setelah

divisi sales peringkat berikutnya terdapat pada divisi Finance & Accounting,

dimana jumlah karyawan yang ada pada divisi ini telah sesuai untuk

melaksanakan jumlah pekerjaan yang ada. Peringkat berikutnya terdapat

pada divisi HRD dan divisi Support menjadi peringkat yang terendah dalam

jumlah karyawan.

5.5.1. Karakteristik Berdasarkan Jenis Kelamin

Berdasarkan jenis kelamin, responden yang berjenis kelamin pria

merupakan jumlah yang mayoritas pada perusahaan ini. Hal ini disebabkan

karena pekerjaan yang terdapat pada PTLI kebanyakan adalah pekerjaan

lapang sedangkan karyawan perempuan dibutuhkan untuk pekerjaan

administrasi di dalam kantor. Pertimbangan jenis kelamin pada perusahaan

ini menjadi sangat penting karena pekerjaan mekanik memerlukan kondisi

tubuh yang prima. Mayoritas PTLI memerlukan karyawan perempuan untuk

kegiatan pendataan, surat-menyurat dan penagihan pada pelanggan.

Tabel 5. Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin

Jenis Kelamin Responden (Orang) Persentase

Laki-laki 24 71%

Perempuan 10 29%

JUMLAH 34 100%

5.5.2. Karakteristik Berdasarkan Pendidikan

Dilihat dari pendidikan terakhir, mayoritas karyawan yang

bekerja pada PTLI berpendidikan terakhir sebagai sarjana strata satu.

Pekerjaan pada PTLI menuntut karyawannya memiliki pendidikan yang

sesuai dengan kualifikasi masing-masing pekerjaannya khususnya untuk

pekerjaan yang merupakan kegiatan inti perusahaan. Untuk pekerjaan

sebagai manajer dituntut pendidikan dari karyawan tersebut adalah sarjana

strata dua. Sedangkan untuk pekerjaan yang umum seperti resepsionis atau

office attendant hanya membutuhkan karyawan dengan pendidikan minimal

SMU.



Tabel 6. Berdasarkan Karakteristik Tingkat PendidikanPendidikan Responden (Orang) Persentase

SMU 10 29%

Diploma 4 12%

S1 16 47%

S2 4 12%

S3 0 0

JUMLAH 34 100%

5.5.3. Karakteristik Berdasarkan Usia

Pengelompokan responden berdasarkan usia, memberikan hasil

bahwa karyawan PTLI mayoritas berusia antara 30-39 tahun. Hal ini

disebabkan usia ini dianggap paling produktif dan masih memiliki semangat

yang tinggi serta dianggap mampu berkomunikasi secara baik dengan atasanmaupun karyawan yang menjadi bawahannya. Diharapkan dengan adanya

kesamaan usia dan rentang usia yang tidak terlalu jauh dapat menjadikan

semua karyawan mampu bekerja sama dengan baik. Dimana hal ini sesuai

dengan nilai-nilai yang utama pada pelaksanaan kegiatan perusahaan ini.

Sedangkan untuk karyawan yang berusia 50-59 tahun merupakan karyawan

yang telah bekerja pada PTLI semenjak perusahaan ini didirikan.

Tabel 7. Karakteristik Responden Berdasarkan Usia

Usia (Tahun) Responden (Orang) Persentase19-29 11 32%

30-39 14 41%

40-49 3 9%

50-59 6 18%

≤ 60 0 0

JUMLAH 34 100%

5.5.4. Karakteristik Berdasarkan Lama Bekerja

Dilihat dari masa kerja karyawan pada Head Office PTLI

diperoleh hasil bahwa mayoritas karyawan telah bekerja selama 1-5 tahun.

Hal ini disebabkan karena banyaknya karyawan yang memiliki masa kerja

20-29 tahun sudah banyak yang pensiun serta adanya pergantian manajemen

sehingga banyak terdapat pembaharuan terhadap pekerjaan dan bahkan

personil-personilnya. Karyawan yang memiliki masa kerja 20-29 tahun

adalah karyawan yang bekerja pada PTLI sejak perusahaan ini berdiri.

Loyalitas yang tinggi diharapkan ada pada setiap karyawan yang bekerja



pada perusahaan ini. Hal ini dapat dilihat rendahnya tingkat turn over yang

terjadi pada perusahaan ini.

Tabel 8. Berdasarkan Karakteristik Masa Kerja

Masa Kerja (Tahun) Responden (Orang) Persentase< 1 2 6%

1 – 5 17 50%

6 – 10 5 15%

11 – 19 7 21%

20 – 29 3 9%

JUMLAH 34 100%

5.6. Menghitung dan Menganalisis Alokasi Beban Kerja Karyawan

Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan

formasi karyawan dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah karyawanyang efisien. Jika karyawan setiap harinya dapat bekerja secara efektif

maka pekerjaannya dapat selesai tepat pada waktunya. Berikut ini

perhitungan waktu kerja produktif karyawan selama 1 tahun yaitu tahun

2007, diketahui pula hari absen, izin, dan lain-lain sebesar 10% (menurut

International Labor Organization dalam Suharyono dan Wiku) yang

kemudian dikalikan dengan jumlah hari menurut kalender dalam 1 tahun

adalah 10% x 365 = 36,5 hari sehingga dibulatkan menjadi 37 hari.

Perhitungannya sebagai berikut:

Jumlah Hari menurut Kalender dalam 1 th 365 hariJumlah Hari Sabtu&Minggu 104 hari

Jumlah Hari Libur Nasional 14 hari

Jumlah Cuti bersama 6 hariJumlah absent (sakit, izin, dll) 37 hari +

161 hari -

Hari kerja efektif dalam 1 tahun 204 hari1 hari kerja = 8 jam - 1 jam (waktu istirahat)

= 7 jamWaktu efektif dalam 1 tahun = 80% x 7 jam= 5,6 jam

Waktu produktif dalam 1 tahun =204 hari x 5,6 jam/hari = 1142,4 jam

Keterangan:

Asumsi menurut International Labor Organization dalam Suharyono dan

Wiku, pegawai dianggap produktif bila mampu menyelesaikan 80% dari

beban kerja pegawai.



Hasil perhitungan menunjukkan waktu produktif dalam satu tahun

adalah 1142,4 jam. Perhitungan waktu produktif ini digunakan untuk

menghitung jumlah karyawan yang efisien. Selain waktu produktif, untuk

menghitung jumlah pegawai yang efisien dibutuhkan beban kerja pegawai.

Oleh karena itu, analisis beban kerja berdasarkan deskripsi pekerjaan

masing-masing karyawan sangat penting untuk diketahui. Beban kerja

karyawan masing-masing divisi akan diuraikan pada Tabel 9 sampai

dengan tabel 13 berikut ini.

Persepsi karyawan yang menilai pekerjaan yang dilakukannya

adalah berat jika pekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian, ketepatan,

kecepatan, konsentrasi yang tinggi, penyelesaiannya membutuhkan waktuyang cukup lama, berhubungan dengan unit atau divisi lain bahkan dengan

principal dan pelanggan. Sedangkan persepsi karyawan terhadap

pekerjaan yang dilakukannya bernilai sedang jika pekerjaan tersebut telah

didukung oleh infrastruktur atau fasilitas yang disediakan oleh perusahaan,

telah menjadi rutinitas dan sesuai dengan kemampuan dan keahlian yang

dimiliki oleh karyawan, data atau dokumen yang dibutuhkan telah ada dan

telah sesuai prosedur kerja. Untuk pekerjaan yang dinilai ringan oleh

karyawan hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut tidak membutuhkan

tenaga eksta untuk melakukannya dan tidak terlalu membutuhkan waktu

yang banyak dalam penyelesaiannya. Pekerjaan yang banyak dinilai ringan

oleh karyawan adalah pekerjaan pencatatan data dan karena karyawan

tersebut telah merasa nyaman dengan pekerjaan yang dilakukannya.

5.6.1. Perhitungan dan Alokasi Beban Kerja Divisi

Finance&Accounting

Tugas dari divisi finance & accounting yaitu melakukan

pengaturan terhadap kondisi keuangan perusahaan terdiri dari

kegiatan akuntansi, perpajakan, anggaran dan pengendalian

keuangan perusahaan.



Tabel 9. Beban kerja Karyawan Divisi Finance&AccountingDeskripsi Pekerjaan

Manajer Keuangan

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Mengkoordinasi kegiatan

akutansi, perpajakan ,anggaran danpengendalian keuangan

Rutin Sedang Sudah merupakan tugas

dan kewajiban sertarutinitas sehari-hari

204x 2 jam

Merencanakan ,megarahkan danmelakukan supervise

terhadap tugas-tugas

Rutin Sedang Sudah merupakan tugasdan kewajiban sertarutinitas sehari-hari

204x 3 jam

Menyiapkan pembayarangaji

Berkala Ringan Hanya melakukanperhitungan gajiberdasarkan data absenyang telah ada

12 x 5 jam

Membina hubungandengan pihak Bank,Principal dan Customer

Berkala Ringan Sudah terjalin hubunganyang baik sehinggamudah

48 x 3 jam

Memberikan masukanmengenai status,

kebutuhan sertaimplementasi kebijakankeuangan dan perpajakan

Berkala Berat Perlu ketelitian danperhitungan yang

cermat

24 x 5 jam

Total beban kerja Manajer Keuangan 1334 jam

Deskripsi Pekerjaan

Treasury Spv

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Menyusun rencana

pembayaran danpenerimaan mingguan danbulanan

Rutin Ringan Menyusun rencana

pembayaran tergantungdari invoice yanglengkap dan sudah dicek

204x 5 jam

Melakukan dan mencatatseluruh pembayaran danpenerimaan

Rutin Sedang

Dilakukan harus akurat

204x 2 jam

Menerapkan kebijakanpengendalian pengeluaranPerusahaan

Berkala SedangKebijakan tergantungdari direksi

3 x 1 jam

Melakukan penagihankepada Customer maupunPrincipal berdasarkan dataA/R

Berkala SedangPenagihan ke customersesuai dengan due dateinvoice

4 x 1 jam

Total beban kerja Treasury Spv 1435 jam

Deskripsi Pekerjaan

Accounting Spv

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Menyusun LaporanKeuangan

Berkala Sedang Di PTLI pakai systemyg memadai

41 x 5 jam

Melakukan supervisetrhdp tugas2 yg dilakukanAcct&Tax Officer

Rutin Sedang Masing-masing officermengerjakan pekerjaanyang rutin

204 x 1 jam

Melakukan dan mengelolakegiatan keuangan yangberhubungan dengankaryawan

Rutin Berat pekerjaan berhubungandengan departemenyang lain

204 x 3 jam

Membuat rekonsiliasiBank setiap bulan

Berkala Ringan transaksinya standar 12 x 4 jam

Mengup date informasiyang dibutuhkan manajer

Rutin Berat Masing-masing officermengerjakan pekerjaan

yang rutin

612 x 0,25 jam

Total Beban Kerja Accounting Spv 1222 jam



Lanjutan tabel 9.Deskripsi Pekerjaan

AP/AR Officer

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Memeriksa keabsahan

dokumen pendukung A/Pdan A/R

Rutin Berat

Menyangkut pihak ke III

( principal dan pelanggan)

6210 x 0,2 jam

Membuat Daftar A/R(Invoice) setiap bulan danmelakukan update atasdasar informasi treasury

mengenai status A/R

Berkala Ringan

Hanya tinggal print, nonteknis

4 x 0,5 jam

Mencatat dan melakukan journal entry A/P dan A/R

pada program Akuntansi

Rutin RinganHanya entry, non teknis

204 x 0,5 jam

Total beban kerja AP/AR Officer 1346 jam

Deskripsi Pekerjaan

Tax Officer

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Mengelola perpajakanPerusahaan dan Afiliasi

secara akurat dan tepatwaktu

Rutin Sedang sesuai dengan keahliandan didukung prasarana

memadai

408 x 2 jam

Memberikan masukanmengenai Peraturan

Perpajakan yang berlakudi Indonesia

Rutin SedangPengetahuan perpajakandi up date

4 x 1 jam

Membuat faktur pajakstandar

Rutin Sedang pembuatannya sederhana 408 x 0,5 jam

Total Beban Kerja Tax Officer 1024 jam

Deskripsi Pekerjaan

G/L Officer

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Mencatat dan melakukanJournal Entry padaprogram akuntansi

Rutin Ringansesuai dengan keahlian

612 x 2 jam

Membuat Debit Note

/Credit Note

Rutin Ringan sesuai dengan keahlian 48 x 0,5 jam

Membuat Voucherpenerimaan uang melaluiBank dan Voucherpenerimaan Principalberdasarkan informasi

Treasury

Berkala Ringan

sesuai dengan keahlian

48 x 0,5 jam

Total beban kerja G/L Officer 1272 jam

Deskripsi Pekerjaan

Treasury Staff

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Membantu Treasury

Supervisor dalammelakukan pembayaran

baik melalui Bank

maupun Petti Cash

Berkala Sedang

Tergantung kondisi jalan 144 x 3 jam

Filling dokumen-dokumenyang ada di bagiankeuangan

Rutin Sedang Kegiatan sehari-hari 408 x 1 jam

Menyiapkan berbagai

jenis Form yangdigunakan dalam transaksikeuangan Perusahaan Rutin Sedang Kegiatan sehari-hari

408 x 0,5 jam

Total beban kerja Treasury Staff 1044 jam



Tabel 9 menunjukkan beban kerja untuk masing-masing jabatan

karyawan pada divisi Finance&Accounting. Pada divisi ini pekerjaan yang

dilakukan adalah bersifat rutin dan berkala namun secara rata-rata

karyawan lebih banyak melakukan pekerjaan yang bersifat rutin karena

proses pekerjaan tersebut perlu dilakukan setiap hari meskipun

pelaporannya hanya diperlukan satu atau tiga bulan sekali. Beban kerja

Manajer Keuangan dalam satu tahun adalah 1334 jam. Persepsi manajer

keuangan untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan

sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan manajer keuangan sudah

menjadi rutinitas dan telah didukung oleh data yang ada. Terdapat pula

pekerjaan yang dinilai berat oleh responden, hal ini dikarenakanpekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian dan perhitungan yang cermat..

Beban kerja Treasury Supervisor dalam satu tahun adalah 1435

jam. Persepsi Treasury Supervisor untuk pekerjaan yang dilakukan

tidak terlalu sulit karena sudah terbiasa melakukannya namun perlu

keakuratan dalam penyelesaiannya.

Beban kerja Accounting Supervisor dalam satu tahun adalah

1222 jam. Persepsi Accounting Supervisor untuk pekerjaan yang

dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan

pekerjaan Accounting Supervisor didukung oleh karyawan lain di

bawahnya dan teknologi yang memadai. Terdapat pula pekerjaan yang

dinilai berat oleh Accounting Supervisor, hal ini dikarenakan pekerjaan

tersebut melibatkan divisi lain yaitu operation. Selain itu terdapat pula

pekerjaan yang dinilai ringan oleh Accounting Supervisor karena membuat

rekonsiliasi bank merupakan transaksi standar.

Beban kerja AP/AR Officer dalam satu tahun adalah 1346 jam.

Persepsi AP/AR Officer untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam

antara ringan dan berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan AP/AR Officer

lebih banyak sebagai pekerjaan non teknis. Terdapat pula pekerjaan yang

dinilai berat oleh AP/AR Officer, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut

melibatkan pihak III baik principal maupun customer.



Beban kerja Tax Officer dalam satu tahun adalah 1024 jam.

Persepsi Tax Officer untuk pekerjaan yang dilakukan adalah tidak terlalu

sulit dan tidak membutuhkan waktu lama dalam penyelesaiannya. Hal ini

dikarenakan pekerjaan tersebut telah sesuai dengan keahlian dan adanya

prasarana yang memadai serta sederhana.

Beban kerja G/L Officer dalam satu tahun adalah 1272 jam.

Persepsi G/L Officer untuk pekerjaan yang dilakukan adalah ringan. Hal

ini dikarenakan pekerjaan tersebut telah sesuai dengan keahlian.

Beban kerja Treasury staff dalam satu tahun adalah 1044 jam.

Persepsi Treasury staff untuk pekerjaan yang dilakukan adalah tidak

terlalu sulit. Hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut hanya tergantungkondisi jalan dan sudah menjadi rutinitas.

5.6.2. Perhitungan dan Alokasi Beban Kerja Divisi HR

Tugas dari divisi Human Resource adalah mengawasi

jalannya administrasi perusahan, diantaranya menjalankan fungsi

humas, pelayanan public, personalia, pengadaan umum.

Tabel 10. Beban Kerja Karyawan Divisi HRDeskripsi Pekerjaan

QHSE&HR Spv

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

Pekerjaan

Alasan Frekuensi

(1 th)

Waktu rata2

Penyelesaian tugas

Merecord dan fillingkegiatan HSE dan SMM

Rutin Sedang Cukup berat, harusteliti dan kontinyu

204 x 2 jam

Membantu QMR/DirekturOperasional dalampenerapan system

Manajemen Mutu dan HSEsesuai standard ISO9001:2000 dan OHSAS18001: 1999

Rutin Sedang Harus memenuhiseluruh prosesoperasi dan

memenuhipersyaratan mutu

204 x 3 jam

Melakukan internal AuditISO 9001:2000 dan OHSAS18001:1999

Berkala Sedang harus adalaporannya

2 x 4 jam

Menyiapkan dokumen ISOdan HSE sebagai pelengkapdokumen tender

Berkala Berat banyak dokumenyang disiapkansesuai syarat tender

4 x 5 jam

Melaksanakan prosesRecruitment karyawan baru

Berkala Sedang Cukup menyitawaktu tapi tidaksulit dilakukan

2 x 4 jam

Mengkoordinir proses

general check up karyawanmaupun calon karyawan

Berkala Ringan Hanya melakukan

pencatatan secaraadministrative

1 x 4 jam

Merecord dan fillingdocument yang berkaitan

dengan karyawan

Rutin Ringan Filling sudah ada,tidak terlalu sulit

204 x 2 jam

Mengkoordinir pelakasanaanemployee appraisal

Berkala Ringan Memfollow upperlu kesabaran

1 x 4 jam

Membuat dan megedarkansurat yang berkaitan dengankaryawan

Berkala Sedang Hanya membuatsurat saja

12 x 1 jam



Lanjutan Tabel 10.Deskripsi Pekerjaan

QHSE&HR Spv

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

Pekerjaan

Alasan Frekuensi

(1 th)

Waktu rata2

Penyelesaian tugas

Memonitor status dan

mengurus ijin kerja pekerjaasing atau yang berkaitandengan imigrasi

Berkala Ringan melakukan

koordinasi denganagen, tidakdilakukan sendiri

2 x 1 jam

Memeriksa dan menyetujuipengajuan pembeliankeperluan harian dan ATK

Berkala Sedang Hanya memeriksa 12 x 0,5 jam

Memonitor dan filling surat,

document perizinan,Peraturan Perusahaan dankontrak serta mengurusperpanjangannya

Rutin Ringan Tidak sulit, hanya

harus teliti

204 x 2 jam

Memeriksa pengajuanpembelian fixed asset danbekerja sama dengan

Purchasing & Logistic Staffuntuk pengadaannya

Berkala Ringan Cukup denganmemeriksa

12 x 0,5 jam

Merecord pembelian fixedasset dan distribusinya

Berkala Ringan Hanya pencatatan 12 x 0,5 jam

Melaksanakan dan monitorperawatan terhadap fasilitaskantor & kendaraan

termasuk pengajuanperbaikannya

Rutin Ringan Tidak terlalu sulit 204 x 0,5 jam

Mengatur jadwal piket office

attendance

Berkala Ringan Hanya mengatur

jadwal saja

48 x 1 jam

Membantu OperationDirector/ QMR dalampelaksanaan system

manajemen mutu danOHSAS

Rutin Ringan Harusmengumpulkan datacalon peserta

training danmencari jadwaltraining

1 x 3 jam

Membuat Training Plan sertamengkoordinir pelaksanaanTraining dan evaluasiTraining

Berkala Sedang melakukanpencatatan saja

12 x 1 jam

Merecord dan membuatlaporan data absent, cuti, ijindan overtime

Berkala Sedang melakukanpencatatan saja

12 x 1 jam

Merecord dan memeriksapengajuan cuti karyawanserta memberitahukan

jumlah sisa cuti

Berkala Ringan Tidak sulit 12 x 0,5 jam

Membuat laporan jumlah

ketidak hadiran karena sakit

Berkala Ringan Menbuat report saja 12 x 0,5 jam

Merecord total jumlah jam

kerja karyawan dalam formlaporan kecelakaan bulanan

Berkala Ringan Hanya melakukan

pencatatan secaraadministratif

12 x 0,5 jam

Total beban kerja QHSE&HR Spv 1986,5 jam

Deskripsi Pekerjaan

Recepsionist

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

Pekerjaan

Alasan Frekuensi

(1 th)

Waktu rata2

Penyelesaian tugas

Menerima Telepon masukdan mentransfer kepadapihak yang berkepentingan

Rutin Ringan Tidak terlalu menitawaktu dan relatifmudah

10200 x 0,02 jam

Menelepon pihak luar sesuai

dengan permintaan penggunatelepon

Rutin Ringan Tidak terlalu menita

waktu dan relatifmudah

10200 x 0,083 jam



Lanjutan tabel 10Deskripsi Pekerjaan

Recepsionist

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

Pekerjaan

Alasan Frekuensi

(1 th)

Waktu rata2

Penyelesaian tugas

Mencatat penelepon

masuk&pesan yg diberikan jika penerima telepon tidakdi tempat

Rutin Ringan Tidak terlalu menita

waktu dan relatifmudah

2040 x 0,02 jam

Menerima dan mencatatpackage atau dokumen yangmasuk serta

mendistribusikannya padapihak yang berkepentingan

Rutin Ringan Tidak terlalu menitawaktu dan relatifmudah

2040 x 0,02 jam

Merecord dan Filling tandaterima document/ barang

masuk dan keluar

Rutin Ringan Tidak terlalu menitawaktu dan relatif

mudah

204 x 0,083 jam

Mengirim document ataupackage sesuai instruksi dan

berkoordinasi dengan courierservice


mudah

408 x 0,25 jam

Menyiapkan tanda terimapengiriman dokumen atau

paket dan menyimpannya


mudah

204 x 0,02 jam

Packing document ataupackage yang akan dikirim

Berkala Ringan Sesuai ukurandokumen

48 x 0,25 jam

Memonitor realisasipengiriman

Berkala Ringan Memastikan barangtiba ke tempat

tujuan

48 x 1 jam

Bila diperlukan membantuoffice attendance dalammenyiapkan keperluan

kantor

Berkala Ringan Membantu saatsibuk

204 x 0,25 jam

Membantu general affairdalam merecord dan laporan

penggunaan ATK dankebutuhan dapur

Rutin Sedang Untuk mengetahui jumlah barang yang

tersedia

204 x 0,25 jam

Total beban kerja Recepsionist 1422 jam

Deskripsi Pekerjaan

Office Attendant 1

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

Pekerjaan

Alasan Frekuensi

(1 th)

Waktu rata2

Penyelesaian tugas

Mengirim surat ataudocument ke tujuan sesuai

instruksi agar dokumenditerima secara tepat waktu

Rutin Sedang Harus sesuai denganinstruksi tender

408 x 1 jam

Mengatur, mencatat filling

lalu lintas fax

Rutin Ringan Mudah

pelaksanaanya

204 x 0,083 jam

Melakukan pembayaran,pengambilan uang danmengantar surat ke Bank

sesuai instruksi

Berkala Sedang Ada pekerjaan lainyang tertunda

12 x 1 jam

Membayarkan tagihanlistrik, telepon dan fax dsb

sesuai instruksi

Berkala Sedang Tergantung kondisi jalan raya

12 x 2 jam

Membersihkan ruangankantor

Rutin Ringan Sesuai jadwal piket 204 x 2 jam

Membantu mengelolakonsumsi kantor sehari-hariapabila diperlukan

Rutin Sedang Sesuai instruksi 204 x 0,25 jam

Melakukan penggandaanserta membukukan dokumensesuai kebutuhan

Rutin Ringan Sesuai keadaan 12 x 1 jam




Office Attendant 1

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

Pekerjaan

Alasan Frekuensi

(1 th)

Waktu rata2

Penyelesaian tugas

Melakukan dan mengikuti

pendaftaran tender di oilcompany, mengantarkandokumen tender sesuaiinstruksi

Berkala Sedang Sesuai dengan

instruksi atasan

4 x 2 jam

Mengikuti pembukaan tender(open bid ) sesuai instruksi

apabila diperlukan

Berkala Sedang Sesuai denganinstruksi atasan

4 x 1 jam

Mengirim invoice danmengambil bukti transferpembayaran invoice

Rutin Ringan Sesuai instruksiatasan

204 x 1 jam

Melakukan pengambilan PO,SSP dan PPh 23 sesuaiinstruksi

Berkala Ringan Sesuai instruksiatasan

36 x 1 jam

Total beban kerja Office Attendant 1 1182 jam

Deskripsi Pekerjaan

Office Attendant 2

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

Pekerjaan

Alasan Frekuensi

(1 th)

Waktu rata2

Penyelesaian tugas

Mengirim surat ataudocument ke tujuan sesuaiinstruksi agar dokumenditerima secara tepat waktu

Rutin Ringan Disesuaikan dengantempat tujuan

204 x 2 jam

Melakukan pembayaran,pengambilan uang danmengantar surat ke Banksesuai instruksi

Berkala Sedang Sesuai instruksiatasan

12 x 1 jam

Membayarkan tagihanlistrik, telepon dan fax dsbsesuai instruksi

Berkala Ringan Tergantung kondisi jalan raya

12 x 2 jam


Rutin Sedang Sesuai jadwal piket 204 x 2 jam

Membantu mengelola

konsumsi kantor sehari-hariapabila diperlukan

Rutin Berat Sesuai instruksi

karyawan lain

204 x 0,25 jam

Melakukan penggandaanserta membukukan dokumen

sesuai kebutuhan

Rutin Sedang Sesuai keadaan 12 x 1 jam

Total beban kerja Office Attendant 2 1068 jam

Deskripsi Pekerjaan

Office Attendant 3

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

Pekerjaan

Alasan Frekuensi

(1 th)

Waktu rata2

Penyelesaian tugas

Mengirim surat/document ketujuan sesuai instruksi agar

dokumen diterima secaratepat waktu

Rutin Sedang Harus sesuai denganinstruksi tender

408 x 1 jam

Mengatur, mencatat filling

lalu lintas fax

Rutin Ringan Mudah

pelaksanaanya

204 x 0,083 jam

Melakukan pembayaran,

pengambilan uang danmengantar surat ke Bank

sesuai instruksi

Berkala Sedang Ada pekerjaan lain

yang tertunda

12 x 1 jam

Membayarkan tagihanlistrik, telepon dan fax dsb

sesuai instruksi

Berkala Sedang Tergantung kondisi jalan raya

12 x 2 jam


Rutin Ringan Sesuai jadwal piket 204 x 2 jam

Membantu mengelolakonsumsi kantor sehari-hariapabila diperlukan

Rutin Sedang Sesuai instruksikaryawanbersangkutan

204 x 0,25 jam




Office Attendant 3

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

Pekerjaan

Alasan Frekuensi

(1 th)

Waktu rata2

Penyelesaian tugas

Melakukan penggandaan

serta membukukan dokumensesuai kebutuhan

Rutin Ringan Sesuai keadaan 12 x 1 jam

Melakukan dan mengikuti

pendaftaran tender di oilcompany, mengantarkandokumen tender sesuai

instruksi


instruksi atasan

4 x 2 jam

Mengikuti pembukaan tender(open bid ) sesuai instruksiapabila diperlukan

Berkala Sedang Sesuai denganinstruksi atasan

4 x 1 jam

Mengirim invoice danmengambil bukti transferpembayaran invoice

Rutin Ringan Sesuai instruksiatasan

204 x 1 jam

Melakukan pengambilan PO,

SSP dan PPh 23 sesuaiinstruksi

Berkala Ringan Sesuai instruksi

atasan

36 x 1 jam

Total Beban Kerja Office Attendant 3 1182 jam

Tabel 10 menunjukkan beban kerja masing-masing karyawan

divisi HR. Pekerjaan pada divisi ini lebih banyak bersifat sebagai

pekerjaan rutin karena hampir setiap hari dilakukan. Namun hal itu tidak

berlaku pada karyawan yang menjabat QHSE&HR Spv karena pekerjaan

yang berkenaan dengan karyawan baik perencanaan, pengadaan, pelatihan

ataupun penilaian merupakan pekerjaan yang bersifat berkala dan

diperlukan minimal 1 tahun sekali.Beban kerja QHSE&HRD Spv dalam satu tahun adalah 1986,5

jam. Persepsi QHSE & HRD Spv untuk pekerjaan yang dilakukan adalah

beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan QHSE &

HRD Spv telah didukung oleh data yang ada. Terdapat pula

pekerjaan yang dinilai berat oleh karyawan karena pekerjaan tersebut

membutuhkan ketelitian dalam pengumpulan data yang diperlukan.

Beban kerja Resepsionis dalam satu tahun adalah 1422 jam.

Persepsi Resepsionis untuk pekerjaan yang dilakukan adalah tidak terlalu

sulit dan dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat serta banyak

pekerjaannya yang hanya bersifat membantu.

Beban kerja Office Attendant1&3 dalam satu tahun adalah 1182

jam. Sedangkan Office Attendant2 beban kerjanya dalam satu tahun

sebesar 1068 jam. Persepsi Office Attendant keseluruhan (1,2 dan 3) untuk



pekerjaan yang dilakukan adalah tidak terlalu sulit dan dapat diselesaikan

dalam waktu yang relatif cepat namun tergantung pada instruksi yang ada.

5.6.3. Perhitungan dan Alokasi Beban Kerja Divisi Operation

Tugas dari divisi operation adalah melakukan impor dan ekspor

barang-barang yang dibutuhkan perusahaan dalam kegiatan

perdagangannya serta mengawasi penyimpanan barang-barang

tersebut.

Tabel 11. Beban kerja Karyawan Divisi OperationDeskripsi Pekerjaan

Operation Spv

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

Pekerjaan

Alasan Frekuensi

(1 th)

Waktu rata2

Penyelesaian tugas

Bertanggung jawab ataskegiatan di bagian Operationdan membuat laporan

berkala kepada DirekturOperasional

Berkala Berat Membutuhkankesiapan/keseriusan,perhatian & waktu

ekstra

12 x 1 jam

Bertanggung jawab ataspelaksanaan penerapan ISO

9001:2000 dan OHSAS18001:1999 danmemastikan bahwa seluruhkaryawan di bagian

Operation memahami danmelaksanakan dengan baikdan benar

Rutin Berat Karena belumterbiasa jadi masih

perlu waktu untukpemahaman,kesadaran danpenyesuaian diri

204x 1 jam

Mengendalikan systemrecord dan filling sesuai

prosedur

Rutin sedang Karena sudahterbiasa

204 x 0,083 jam

Memeriksa kelengkapan

dokumen dan memastikanPO customer, PO kePrincipal, SO, DO, InvoiceCustomer, Invoice Supplier

sudah benar

Rutin sedang Karena sudah

terbiasa

204 x 0,083 jam

Memeriksa permintaanpemesanan barang

(kebutuhan, harga ,dll)


204 x 0,083 jam

Menindak lanjutipermasalahan yang timbulbaik dari customer, supplier,

maupun yang berhubungandengan principal hinggapersoalan selesai

Rutin Sedang Karena sudahterbiasa

408 x 0,2 jam

Menyeleksi dan Menentukandaftar rekanan yang terkait

Berkala Sedang Karena sudahterbiasa

1 x 72 jam

Merecord and filling daftarrekanan


1 x 2 jam

Mengevaluasi kinerjarekanan


48 x 2 jam

Memonitor inventory assetdan sparepart di Warehouse


48 x 3 jam

Mengajukan kebutuhanTraining sub-ordinat

berkala Ringan Karena tidakmemerlukan tenaga

ekstra

2 x 0,5 jam

Memonitor kegiatanwarehouse

Berkala Ringan Karena tidakmemerlukan tenaga

ekstra

48 x 3 jam




Operational Spv

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

Pekerjaan

Alasan Frekuensi

(1 th)

Waktu rata2

Penyelesaian tugas

Memonitor process

pengiriman barang daritempat asal hingga sampai diCustomer

Rutin Sedang Karena sudah

terbiasa

408 x 0,25 jam

Memastikan bahwa setiapPO yang telahterkirim/selesai telah di

Invoice


204 x 2 jam

Menyiapkan dokumenimport serta mengurusproses custom clearance danpembayaran pajak untuk

pengiriman melalui Airport/DHL atau Pelabuhan


204 x 0,5 jam

Turut serta dalam inspeksi di

pelabuhan/Airport biladiperlukan

Berkala Sedang Karena sudah

terbiasa

4 x 2 jam

Menyiapkan dokumen exportserta mengatur

pengirimannya


102 x 0,25 jam

Total beban kerja Operational Spv 1415 jam

Deskripsi Pekerjaan

Purchasing&Logistic

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Membuat Delivery Order keCustomer, setelah mendapat

laporan dari gudang adanyabarang masuk

Rutin Sedang Karena telahmenguasai baik

teori maupunteknisnya

204 x 2 jam

Berkoordinasi dengan

Delivery Man dalampengiriman barang keCustomer

Rutin Sedang Karena telah

menguasai baikteori maupunteknisnya

204x 2 jam

Mengatur pengiriman barang

luar kota melalui forwarderdomestic

Rutin sedang Karena telah

menguasai baikteori maupunteknisnya

204 x 2 jam

Menerima dan memeriksabarang yang datang (kantor)sesuai dengan prosedur ISOdan melakukan inspeksi

Rutin Sedang Karena telahmenguasai baikteori maupunteknisnya

204 x 2 jam

Memastikan bahwa DO Aslitelah kembali untuk setiap

pengiriman barang danmenyerahkannya ke bagian

invoicing

Rutin Sedang Karena telahmenguasai baik

teori maupunteknisnya

204x 1 jam

Total beban kerja Purchasing&Logistic Staff 1836 jam

Deskripsi PekerjaanPurchasing&Expediting

JenisPekerjaan

Persepsi ttgpekerjaan

Alasan Frekuensidalam 1 th

Waktu rata2penyelesaian tugas

Bertanggung jawab atas

penerbitan Purchase Orderbaik local/ke Principal

Rutin Sedang Merupakan

kewajiban

612 x 1 jam

Melakukan Pemeriksaan dan

memastikan bahwa POcustomer yang diterima telahsesuai dengan quotation(quantity, price, part number,delivery time dll)


kewajiban

612 x 0,5 jam

Merecord PO Customer Berkala Sedang Hanya melakukaninput data

12 x 2 jam




Purchasing&Expediting

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Membuat&mengirim PO ke

Principal, telah diterima,dibuktikan dg SalesOrder/konfirmasi principal

Rutin Berat Terkadang principal

memberikankonfirmasi SO lama

204 x 0,5 jam

Merecord PO ke Principal Berkala Sedang Karena sudahterbiasa

12 x 1 jam

Merecord SO principal Berkala Sedang Karena sudah

terbiasa

12 x 2 jam

Membuat PO untuk

pemesanan local


terbiasa

204 x 1 jam

Memonitor waktu/tanggalpengiriman yg jatuh tempoutk tiap PO, serta Follow up

status pengiriman kePrincipal/Suplier


12 x 3 jam

Mengatur pengiriman dari

Negara asal hingga tiba digudang PTLI

Rutin Berat Membutuhkan

ketelitian

204 x 1 jam

Memberikan instruksipengiriman kepada

Forwarder

Rutin Berat Membutuhkanketelitian

612 x 0,5 jam

Merecord performance

forwarder

Berkala Sedang Karena sudah

terbiasa

12 x 2 jam

Membuat report statuspengiriman untuk Direkturmaupun Customer


12 x 2 jam

Membuat report untukcustomer denganpenanganan khusus


204 x 1 jam

List inventory di gudang Berkala Sedang Adanya keterlibatandengan warehouse

12 x 2 jam

Total beban kerja Purchasing&Expediting Staff 2104 jam

Deskripsi Pekerjaan

Invoicing Staff

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Bertanggung jawab ataspembuatan invoice dan

kelengkapannya

Rutin Berat Harus teliti secaramaksimal

204 x 1 jam

Mengatur pengiriman

invoice serta merecord tandaterima


terbiasa

204 x 1 jam

Menidak lajuti permasalahanatau permintaan perbaikan

atas invoice customer


36 x 1 jam

Merecord, sertamendistribusikan invoice ke

bagian terkait,principal


204 x 1 jam

Membuat report invoiceuntuk Direksi maupunPrincipal

Berkala sedang Karena sudahterbiasa

12 x 2 jam

Membuat PO Berkala Sedang Karena sudahterbiasa

48 x 2 jam

Membuat DO Berkala Ringan Karena sudah

terbiasa

48 x 2 jam

Account payable Berkala Sedang Karena sudahterbiasa

48 x 2 jam

Administrasi Rutin Sedang Karena sudahterbiasa

204 x 1 jam

Total beban kerja Invoicing staff 1164 jam




Filling Staff

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Membantu Operation Staff

untuk membuat Copy danfilling serta mendistribusikandokumen-dokumen dibagian Operation


terbiasa

204 x 0,5 jam

Filling PO Customer Rutin Sedang Karena sudah

terbiasa

102 x 0,5 jam

Filling PO ke Principal Rutin sedang Karena sudah

terbiasa

204 x 0,5 jam

Filling SO Principal Rutin sedang Karena sudahterbiasa

204 x 0,5 jam

Filling PO Lokal Rutin sedang Karena sudah

terbiasa

204 x 0,5 jam

Copy dan Filling Outgoinginvoice beserta dokumen

pendukungnya, sertamendistribusikan kepada

bagian terkait


204 x 0,5 jam

Copy and filling PIB dan

kelengkapannya


terbiasa

204 x 0,5 jam

Memindahkan lokasi filedari outstanding ke lokasi

Closed


204 x 0,5 jam

Menerima, memeriksa danmemastikan bahwa invoice

supplier yang diterima sudahbenar danmenandatanganinya


204 x 0,25 jam

Bersama Supervisor

menindak lanjuti temuanapabila ada perbedaan atau

kekeliruan invoice supplier


terbiasa

204 x 0,25 jam

Menentukan invoice yangharus di Re-bill danberkoordinasi dengan bagianaccounting/Finance dalam

pembuatan debit Note


204 x 0,5 jam

Mengajukan Supplierinvoice kepada OperationSupervisor,Direktur

Operasional dan principaluntuk ditandatangani


204 x 0,5 jam

Merecord dan filling invoice

supplier serta menyerahkaninvoice original ke bagianaccounting


terbiasa

204 x 0,25 jam

Merecord tanda terimapenyerahan invoice supplier


204 x 0,5 jam

Menyerahkan PIB asli dankelengkapannya ke bagian

pajak


12 x 1 jam

Menyerahkan original fakturpajak ke bagian pajak


12 x 1 jam

Copy dan mendistribusikanfax yang masuk

rutin Sedang Karena sudahterbiasa

204 x 0,5 jam

Total beban kerja Filling Staff 1197 jam




Warehouse Staff

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas


seluruh kegiatan diWarehouse


terbiasa

204 x 1 jam

Memeriksa kesesuaiandocument pengiriman dariforwarder dengan kondisi

actual barang yang dikirim


102 x 0,5 jam

Memeriksa kondisi barang

masuk&mengidentifikasikesesuaian antara PO danbarang yang diterimamengacu pada Inspections

Procedure


terbiasa

102 x 0,5 jam

Melaporkan kedatanganbarang dan hasil inspeksikepada kantor pusat


102 x 0,5 jam

Memberikan tanda inspeksi

pada setiap barang yangmasuk sesuai dengan kondisi

barang


terbiasa

204 x 0,5 jam

Menyimpan barang sesuaikondisi dan peruntukannya


204 x 0,5 jam

Membuat label identifikasi

barang untuk barang stock


terbiasa

204 x 0,5 jam

Filling document danmerecord barang masuk baikyang sesuai maupun tidak


204 x 0,5 jam

Membuat&mengendalikaninventory warehouse, barangpenjualan/peralatan


102 x 0,5 jam

Bersama Logistic staff

memeriksa kondisi barangdan mengidentifikasikesesuaian antara DO, POcustomer dengan barang

yang akan dikirim kecustomer


terbiasa

102 x 0,5 jam

Filling dan merecord DO Rutin Sedang Karena sudah

terbiasa

204 x 0,5 jam

Membuat laporan biladitemukan ketidak sesuaianbaik pada saat penerimaan

maupun pengiriman barang


204 x 0,5 jam

Memfollow up penyelesaianbarang yg tidak sesuai


102 x 0,5 jam

Mengajukan segalakeperluan yang berkaitan

dengan kegiatan warehouse


102 x 0,5 jam

Memelihara dan merawatserta memastikan bahwa

peralatan di warehousedalam kondisi baik


204 x 0,5 jam

Membuat jadwal dan

melaksanakan maintenancedan kalibrasi peralatan


terbiasa

204 x 0,5 jam

Total beban kerja Warehouse Staff 1377 jam




Warehouse Helper

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Membantu bongkar muat

barang datang dan yang akandikirim


terbiasa

102 x 1 jam

Membantu melakukaninspeksi pada saat barangdatang maupun yang akan

dikirim


102 x 1 jam

Membantu Re-packing untuk

barang yang akan dikirim


terbiasa

102 x 1 jam

Membantu Engineer dalam

melakukan perbaikanperalatan/ barang


terbiasa

102 x 1 jam

Menyusun penempatanbarang sesuai dengan

lokasinya


204 x 1 jam

Menjaga kebersihanwarehouse


204 x 2 jam

Menjaga kelengkapan toolsdan peralatan di warehouseagar tetap dalam keadaanbaik


204 x 1 jam

Total beban kerja Warehouse Helper 1326 jam

Deskripsi Pekerjaan

Delivery Man1

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Bertanggung jawab ataspemeriksaan kelengkapan

barang yang dikirim keCustomer serta processpengiriman barang kecustomer


24 x 4 jam

Menyiapkan kelengkapan

dokumenpengiriman/lampiran DO

Berkala Ringan Karena sudah

terbiasa

24 x 2 jam

Filling document pengiriman Berkala Sedang Karena sudahterbiasa

24 x 1 jam

Memeriksa barang dan

menyiapkan barang yangakan dikirim bersamawarehouse Staff sesuaiInspection Procedure


terbiasa

24 x 3 jam

Me-repacking barang yangakan dikirim agar layakkirim serta memenuhi

persyaratan customer

Berkala Ringan Karena sudahterbiasa

24 x 2 jam

Membuat label/marking padabarang yang akan dikirim ke

customer


24 x 1 jam

Mengirimkan barang ke

customer dan memastikanbahwa DO asli telahditandatangani dan

menyerahkan pd OS

Berkala Sedang Tergantung kondisi

lalu lintas

24 x 3 jam

Melakukan pengambilan danpengiriman barang

pembelian local

Berkala Ringan Tergantung kondisilalu lintas

24 x 5 jam

Membantu pengirimanbarang melalui Airport

maupun forwarder

Berkala Sedang Tergantung kondisilalu lintas

24 x 5 jam




Delivery Man 1

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Membantu pihak-pihak lain

dalam hal kebutuhan akankendaraan apabila diperlukan


lalu lintas

24 x 1 jam

Membantu pengirimandokumen dll, apabiladiperlukan


24 x 2 jam

Bertanggung jawab ataskendaraan operasional


24 x 1 jam

Total beban kerja Delivery Man1 708 jam

Deskripsi Pekerjaan

Delivery Man2

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Memeriksa kelengkapanbarang yang dikirim keCustomer&process

pengirimannya


24 x 4 jam

Menyiapkan kelengkapan

dokumenpengiriman/lampiran DO(PO, Certificate)


terbiasa

24 x 2 jam

Filling document pengiriman Berkala Sedang Karena sudahterbiasa

24 x 1 jam

Memeriksa&menyiapkanbarang yang akan dikirimsesuai Inspection Procedure


24 x 3 jam

Me-repacking barang yangakan dikirim


24 x 2 jam

Membuat label pd barangyang akan dikirim


24 x 1 jam

Mengirimkan barang

&memastikan bahwa DOasli telah ditandatangani danmenyerahkan pd OS


lalu lintas

24 x 3 jam

Melakukan pengambilan danpengiriman barangpembelian local

Berkala Ringan Tergantung kondisilalu lintas

24 x 5 jam

Membantu pengirimanbarang melalui Airportmaupun forwarder


24 x 5 jam

Membantu pihak-pihak laindalam hal kebutuhan akankendaraan apabila diperlukan


24 x 1 jam

Membantu pengiriman

dokumen dll, apabiladiperlukan


terbiasa

24 x 2 jam

Bertanggung jawab ataskendaraan operasional


24 x 1 jam

Total beban kerja Delivery Man2 708 jam

Tabel 11 menunjukkan beban kerja karyawan pada divisi

Operation. Pekerjaan pada divisi ini lebih banyak yang bersifat rutin

daripada berkala. Hal ini dikarenakan setiap hari terdapat proses

pencatatan dan pengawasan terhadap barang dagangan perusahaan yang

berada di Warehouse. Beban kerja Operation Spv dalam satu tahun



adalah 1415 jam. Persepsi Operation Spv untuk pekerjaan yang dilakukan

adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan

Operation Spv telah menjadi rutinitas dan telah terbiasa mengerjakannya.

Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh karyawan, hal ini

dikarenakan pekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian, perhatian, waktu

ekstra, pemahaman, kesadaran dan penyesuaian diri.

Beban kerja Purchasing & Logistic Staff dalam satu tahun

adalah 1836 jam. Persepsi Purchasing & Logistic Staff untuk pekerjaan

yang dilakukan adalah tidak terlalu sulit. Hal ini dikarenakan pekerjaan

Purchasing & Logistic Staff telah dikuasai baik secara teori maupun

prakteknya.Beban kerja Purchasing & Expediting Staff dalam satu tahun

adalah 2104 jam. Persepsi Purchasing & Expediting Staff untuk pekerjaan

yang dilakukan adalah beragam antara sedang dan berat. Hal ini

dikarenakan pekerjaan Purchasing & Expediting Staff telah menjadi

rutinitas dan telah terbiasa mengerjakannya. Terdapat pula pekerjaan yang

dinilai berat oleh karyawan, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut

membutuhkan ketelitian, perhatian, waktu ekstra, pemahaman, kesadaran

dan penyesuaian diri.

Beban kerja Invoicing Staff dalam satu tahun adalah 1164 jam.

Persepsi Invoicing Staff untuk pekerjaan yang dilakukan adalah

beragam antara ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan

Invoicing Staff telah menjadi rutinitas dan telah terbiasa mengerjakannya.

Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh karyawan.

Beban kerja Filling Staff dalam satu tahun adalah 1197 jam.

Persepsi Filling Staff untuk pekerjaan yang dilakukan adalah tidak terlalu

sulit atau rumit. Hal ini dikarenakan pekerjaan Filling Staff telah menjadi

rutinitas dan telah terbiasa mengerjakannya.

Beban kerja Warehouse Staff dalam satu tahun adalah 1377

jam. Penilaian Warehouse Staff untuk pekerjaan yang dilakukan adalah

tidak terlalu sulit atau membutuhkan waktu untuk penyelesaiannya. Hal ini

karena karyawan telah terbiasa melakukannya dan menjadi rutinitas.



Beban kerja Warehouse Helper dalam satu tahun adalah 1326

jam. Persepsi Warehouse Helper untuk pekerjaan yang dilakukan adalah

tidak terlalu sulit. Hal ini dikarenakan pekerjaan Warehouse Helper telah

menjadi rutinitas dan telah terbiasa mengerjakannya.

Beban kerja Delivery man 1dan 2 dalam satu tahun adalah 708

jam. Pekerjaan yang dilakukan oleh Delivery man adalah pekerjaan

berkala. Persepsi Delivery man1 untuk pekerjaan yang dilakukan adalah

tidak terlalu sulit atau rumit. Hal ini dikarenakan pekerjaan Delivery man1

telah menjadi rutinitas dan telah terbiasa mengerjakannya serta tergantung

kondisi jalan raya.

5.6.4. Perhitungan dan Alokasi Beban Kerja Divisi SalesBagian pemasaran dan penjualan bertugas melakukan analisa-

analisa perencanaan dan pengawasan aktifitas pemasaran perusahaan

serta mengatur dan mengawasi aktifitas penjualan produk, mengamati

perilaku konsumen dan pesaing.

Tabel 12. Beban kerja Karyawan Divisi SalesDeskripsi Pekerjaan

Sales Manager

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Bertanggung jawab ataskegiatan penjualan

Rutin Berat Perlu koordinasi dgprincipal

204 x 0,25 jam

Bertanggung jawab ataspelaksanaan system

manajemen mutu ISO9001:2000 dan OHSAS18001:1999 diDepartemennya

Rutin Berat Memerlukankoordinasi dengan

karyawan didepartemen sales

204x 0,25 jam

Membuat PerencanaanPenjualan dan setting Targetpenjualan

Berkala sedang Hanya dilakukansecara berkala untuksatu waktu

12 x 2 jam

Merumuskan Strategipenjualan agar targetpenjualan tercapai

Berkala Berat Hanya dilakukansecara berkala untuksatu waktu

12 x 2 jam

Mengatur Sales call/ Salesvisit Sales Engineers agarberjalan efektif danterkoordinasi

Berkala sedang Hanya mengaturpelaksanaannya padasales engineers

48 x 0,5 jam

Mengevaluasi penjualanberdasarkan , principalaccount, customer atau

project

Berkala Sedang Pelaksanaan evaluasitergantung padaprincipal, customer

atau project

12 x 2 jam

Mengumpulkan datainventory product yang adadi customer sebagai dasar

perumusan strategi penjualan

Berkala Berat Jumlah customeryang banyaktermasuk kontraktor2

EPC dan akses yangtidak selalu mudah

12 x 2 jam




Sales Manager

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Membuat laporan penjualan

bulanan, tahunan untukDireksi

Berkala Sedang Laporan berdasarkan

data yang telah adasebelumnya

2 x 1 jam

Mengidentifikasikan danmengajukan pelatihanpersonel serta kebutuhan

sumber daya manusia

Berkala Sedang Hanya mengajukankebutuhan secaratertulis

1 x 1 jam

Menindak lanjuti dan

menyelesaikan complaintbaik yang berkaitan denganinternal Perusahaan maupundengan principal

Berkala Sedang Memerlukan

koordinasi denganprincipal

4 x 1 jam

Memonitor dan memeriksaserta bertanggung jawab ataskelengkapan documenttender/Quotation

Rutin Berat Dokumen yangdiperlukan biasanyadalam jumlah yangbanyak

408 x 1 jam

Mengevaluasi

inquiry&quotation &mendistribusikan tugas pada

SalesEngineer

Rutin Sedang Hanya mengevaluasi

dan memberikanpetunjuk pada sales

engineer

408 x 0,25 jam

Memeriksa PO Customer/Kontrak serta bertanggung

jawab atas kesesuainya

dengan Quotation

Rutin Berat Berhubungan denganpihak ke III yaitucustomer

408 x 1 jam

Koordinasi dengan principaluntuk pekerjaan/ Project

yang harus dikerjakanbersama

Rutin Sedang Sudah merupakanrutinitas

408 x 2 jam

Memastikan bahwa semua

Inquiry, Purchase Order,Complaint telah ditindaklanjuti oleh bagian terkait

Berkala Sedang Hanya melakukan

pengawasan padapelaksanaanya

24 x 1 jam

Total beban kerja Sales Manager 1987 jam

Deskripsi Pekerjaan

Tender Admin Staff

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas


pembuatan Quotationkelengkapn document tender

Rutin Berat Perlu ketelitian dan

kecepatan dalammengerjakannya

612 x 0,5 jam

memeriksa undangan tender

di Media masa/Website

Rutin Sedang Banyak website yang

harus diperiksa

612 x 0,5 jam

Melaksanakan pendaftarantender

Rutin Sedang Banyak persyaratanharus dilengkapi

408 x 0,5 jam

Melengkapi surat/lampirandocument pendaftaran untuk

jadi rekanan

Rutin Sedang Banyak persyaratanyang harusdilengkapi

408 x 0,5 jam

Membantu Sales Engineer

untuk hadir dalam PrebidMeeting/ Open Bid biladiperlukan

Berkala Sedang Perlu pengetahuan

dan pemahamantentang produk/teknik

12 x 1 jam

Menyiapkan Quotation&document tender

Rutin Berat Kesiapan mental 612 x 0,5 jam

Membuat Quotation manualmaupun online

Rutin Berat Perlu konsentrasitinggi

612 x 0,5 jam

filling document tender Rutin Sedang Memerlukankesatuan persepsi

612 x 0,5 jam

Total beban kerja Tender admin Staff 1950 jam




Sales Engineer 1

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Mengajukan permintaan

harga ke Principal

Rutin Sangat ringan Diperlukan data

yang banyak

204 x 0,5 jam

melakukan kalkulasi harga

untuk pembuatanQuotation/Tender

Rutin Sedang Harus ada kroscek

lagi

204 x 0,5 jam

Menyiapkan dan memeriksaQuotation dan kelengkapandocument tender

Rutin Sedang Harus double cek 204 x 1 jam

Membuat laporanaktivitas&progress setiapproject serta laporanpenjualan

Berkala Sedang Membuat laporanberdasarkan datayang ada

12 x 3 jam

Menghadiri prebid dan open

bid meeting

Berkala Sedang Merupakan

kewajiban

12 x 3 jam

Follow up complaint baikyang berkaitan denganinternal maupun principal

hingga complaintterselesaikan

Berkala Berat Berhubungan dengancustomer untuk diinvoice

24 x 2 jam

Follow up quotation dengan

melakukan komunikasiintensif dengan customer

Rutin Berat Berhubungan dengan

customer untuk diinvoice

408 x 1 jam

Memeriksa PO customer

mengenai kesesuaiannyadengan quotation

Rutin Ringan Sudah menjadi

rutinitas

204 x 0,5 jam

Memastikan bahwa PO telahdi proses oleh bagian terkait

Rutin Ringan Sudah menjadirutinitas

204 x 0,5 jam

Total beban kerja Sales Engineer 1 1694 jam

Deskripsi Pekerjaan

Sales Engineer 2

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Bertanggung jawab kepada

Sales and Division Manager


kewajiban

204 x 0,5 jam

Membuat daftar potensialcustomer&rencana penjualan

Berkala Ringan Selalu follow up tiaphari

12 x 2 jam

Melakukan promosi,presentasi , sales visit dalam

rangka penjualan product

Rutin Berat Arrange waktu yangtepat dengan

customer dan aturtujuan yang sama

204 x 1 jam

Memeriksa dan nenindak

lanjuti inquiry

Rutin Berat Menyesuaikan client

needs denganpersepsi principle

204 x 1 jam

Mengajukan permintaanharga ke Principal

Rutin Berat Analisa keinginancustomer disesuaikan

dengan bahasaprinciple

204 x 0,5 jam


harga ke Principal

Rutin Berat Analisa keinginan

customer disesuaikandg bahasa principle

204 x 0,5 jam

Bekerja sama dengan tenderadmin officer , melakukan

kalkulasi harga untukpembuatanQuotation/Tender

Rutin Ringan Kerjasama yang adatelah baik

204 x 0,5 jam


Rutin Berat Harus teliti dandetail tanpa salahsatu pun

204 x 0,5 jam

Membuat laporan aktivitasdan progress setiap projectserta laporan penjualan

Rutin Berat Harus rinci, tepat,padat, singkat tapimemuaskan

204 x 0,5 jam




Sales Enginer 2

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Menghadiri prebid dan open

bid meeting

Berkala Sedang Mengerti bid

dokumen dengandetail

12 x 3 jam



Rutin Berat Setiap complaintakan ada reaksipanjang di belakang

204 x 1 jam

Follow up quotation denganmelakukan komunikasiintensif dengan customer

Rutin Berat Sulit cari waktudisesuaikan denganmood client

408 x 1 jam



Berkala Ringan PO umumnya sesuai

dengan quote yangdiberikansebelumnya

12 x 1 jam


Berkala Sedang Bagian terkaitkadang sibuk karena

handle PO semuasales

12 x 1 jam


Deskripsi Pekerjaan

Sales Engineer 3

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Bertanggung jawab kepadaSales and Division Manager

Rutin Sedang Hanya rutinitas 204 x 0,5 jam

Membuat daftar potensialcustomer dan rencanapenjualan

Berkala Ringan Keharusan 48 x 1 jam

Melakukan promosi,presentasi , sales visit dalamrangka penjualan product

Rutin Sedang Mencari waktu yangtepat

24 x 2 jam

Memeriksa dan nenindaklanjuti inquiry

Rutin Sangat ringan Keharusan 204 x 1 jam


harga ke Principal

Rutin Sangat ringan Keharusan 204 x 0,5 jam

Bekerja sama dengan tenderadmin officer , melakukankalkulasi harga untuk

pembuatanQuotation/Tender

Rutin Ringan Keharusan 204 x 0,5 jam


Rutin Sangat ringan Keharusan 204 x 0,5 jam

Membuat laporan aktivitas

dan progress setiap projectserta laporan penjualan

Rutin Sangat ringan Kewajiban 204 x 1 jam

Membuat laporan aktivitas

dan progress setiap projectserta laporan penjualan

Rutin Sangat ringan Kewajiban 204 x 1 jam

Menghadiri prebid dan openbid meeting

Rutin Ringan Kewajiban 24 x 3 jam

Follow up complaint baikyang berkaitan denganinternal maupun principalhingga complaint

terselesaikan

Berkala Sedang Kewajiban 24 x 2 jam

Follow up quotation denganmelakukan komunikasi

intensif dengan customer

Rutin Ringan Kewajiban 204 x 0,5 jam




Sales Engineer3

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas



Rutin Sangat

Ringan

Kewajiban 204 x 0,5 jam




Deskripsi Pekerjaan

Sales&Service Engineer 1

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas



Membuat daftar potensialcustomer dan rencanapenjualan

Rutin Sedang Sesuai Prosedurkerja

204 x 0,5 jam

Melakukan promosi,presentasi , sales visit

Berkala Sedang Sesuai Prosedurkerja

24 x 2 jam


lanjuti inquiry

Berkala Sedang Sesuai Prosedur

kerja

12 x 1 jam


harga ke Principal

Rutin Sedang Sesuai Prosedur

kerja

204 x 0,5 jam

melakukan kalkulasi hargauntuk pembuatanQuotation/Tender


204 x 0,5 jam

Menyiapkan&memeriksaQuotation&kelengkapandocument tender


204 x 0,5 jam

Membuat laporan

aktivitas&progressproject,laporan penjualan


kerja

12 x 2 jam

Menghadiri prebid&open bid

meeting


kerja

24 x 3 jam

Follow up complaintberkaitan dginternal/principal

Rutin Sedang Sesuai Prosedurkerja 204 x 0,5 jam

Follow up quotation,komunikasi intensif


Memeriksa PO ttg sesuai dgquotation


204 x 0,5 jam



204 x 0,5 jam

Melakukan pekerjaanService, sesuai dg workorder Quotation/Tender


204 x 0,5 jam

Total beban kerja Sales&Service Engineer1 1176 jam

Deskripsi Pekerjaan

Sales&Service Engineer2

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas




lanjuti inquiry

Berkala Sedang Tugas sehari-hari 24 x 4 jam

Mengajukan permintaanharga ke Principal

Berkala Sedang Tugas sehari-hari 24 x 1 jam



Berkala Berat Karena bukanproduk yangditangani

12 x 2 jam

Follow up quotation denganmelakukan komunikasi

intensif dengan customer


204 x 1 jam



Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh karyawan, hal ini

dikarenakan pekerjaan tersebut harus ada croscek dengan data

sebelumnya dan menunggu pengembalian dari customer.

Beban kerja Sales Engineer1 dalam satu tahun adalah 1694 jam.

Persepsi Sales Engineer1 untuk pekerjaan yang dilakukan adalah antara

ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan Sales Engineer1

sudah terdapat data yang mendukung pekerjaan karyawan. Terdapat

pula pekerjaan yang dinilai berat oleh karyawan, hal ini dikarenakan

pekerjaan tersebut berhubungan dengan pihak ke III customer dan perlu

ketelitian.

Beban kerjaSales Engineer2

dalam satu tahun adalah 1410 jam.Persepsi Sales Engineer2 untuk pekerjaan yang dilakukan adalah antara

ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan Sales Engineer2

merupakan kewajiban dan telah mengerti sepenuhnya. Terdapat pula

pekerjaan yang dinilai berat oleh karyawan, hal ini dikarenakan pekerjaan

tersebut berhubungan dengan pihak ke III customer dan perlu ketelitian

serta perlu mengatur waktu dengan customer.

Beban kerja Sales Engineer3 dalam satu tahun adalah 1410 jam.

Penilaian Sales Engineer3 untuk pekerjaan yang dilakukan adalah antara

sangat ringan sampai sedang. Hal ini dikarenakan pekerjaan Sales

Engineer3 merupakan kewajiban, keharusan, dan rutinitas.

Beban kerja Sales&Service Engineer1 dalam satu tahun adalah

1176 jam. Persepsi Sales&Service Engineer1 untuk pekerjaan yang

dilakukan adalah tidak terlalu sulit atau rumit pelaksanaannya. Hal ini

dikarenakan pekerjaan Sales&Service Engineer1 merupakan rutinitas dan

telah sesuai dengan prosedur kerja.

Beban kerja Sales&Service Engineer2 dalam satu tahun adalah

1050 jam. Persepsi Sales&Service Engineer1 untuk pekerjaan yang

dilakukan adalah antara sedang dan berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan

Sales&Service Engineer2 merupakan rutinitas dan telah sesuai dengan

prosedur kerja. Namun terdapat pekerjaan yang dinilai berat oleh

karyawan karena pekerjaan tersebut menyangkut klien dan karyawan



tersebut terkadang menangani komplain produk yang tidak ditangani oleh

karyawan tersebut.

5.6.5. Perhitungan dan Alokasi Beban Kerja Divisi Support

Tugas dari divisi support adalah mendukung dan membantu

kegiatan internal perusahaan. Terdiri dari kegiatan administrasi,

teknologi, perawatan komputer dan sebagainya.

Tabel 13 Beban kerja Karyawan Divisi SupportDeskripsi Pekerjaan

Project Specialist

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Tanggungjawab atspenjualan

produk&jasa service utkProject yg terkait dg bdg ush

Rutin Berat Tanggung jawab pd

seluruh penjualanproject

204 x 1 jam

Bertanggung jawab ataspelaksanaan

Project/Pekerjaan yang telahdan akan berjalan

Rutin Berat Sesuai denganpengetahuan dan

kemampuan

204 x 1 jam

Membuat Perencaanan and

budgeting project

Rutin Sedang Sesuai pengetahuan

dan kemampuan

204 x 1 jam

Melakukan perhitunganharga jual project sebagaidasar pembuatan Quotation

Rutin Sedang Sesuai denganpengetahuan dankemampuan

204 x 1 jam

Melakukan koordinasidengan Principal maupun

Supplier Lokal dalampelaksanaan Project

Rutin Sedang Sesuai denganpengetahuan dan

kemampuan

204 x 1 jam

Melakukan Evaluasi Projectyang telah selesai dan

membuat laporan Project

Rutin Sedang Sesuai denganpengetahuan dan

kemampuan

204 x 1 jam

koordinasi dg Bag

Operation& Accounting dlmpembuatan invoice

&kelengkapan document

Rutin Ringan Sesuai dengan

pengetahuan dankemampuan

204 x 1 jam

Total beban kerja Project Specialist 1176 jam

Deskripsi Pekerjaan

Technical Advisor

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Memberikansaran2/masukan sesuai

keahlian

Berkala Sedang Sesuai dgpengetahuan&pengal

aman yang ada

72 x 1 jam

memeriksa unit2 milikcustomer dilapangan&berisaran perawatan/perbaikan

Berkala Sedang Sesuai denganpengetahuan dankemampuan

72 x 1 jam

Melakukan presentasiproduk dalam mendukung

usaha penjualan

Berkala Sedang Sesuai denganpengetahuan dan

kemampuan

72 x 1 jam

Menghadiri pre-bid atauTechnical meeting

Berkala Sedang Sesuai dgpengetahuan,kemampuan

72 x 1 jam

Membantu perhitunganharga penawaran unit

Berkala Sedang Sesuai pengetahuan,kemampuan

72 x 1 jam

Memeriksa kelengkapan

dokumen pendukung unit&inspeksi ttg kesesuaiannyadg spesifikasi, permintaan



72 x 1 jam

Melakukan supervise thd

unit2 yg sedang dalam masaperawatan,perbaikan/garansi



72 x 1 jam

Total beban kerja Technical Advisor 504 jam




System Administrator

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Bertanggung jawab ataspemeliharaan perangkatkeras maupun lunak

Rutin Ringan Sistem maintenance 204 x 1 jam

Bertanggungjawab ataspendataan&pengarsipan dok

pembelian, pemeliharaan,perubahan perangkatkeras&perizinan perangkatlunak perusahaan agar

menjamin kelengkapan dokmengenai spesifikasi, garansi

Berkala Sedang pendokumentasian 12 x 1 jam

konsolidasi thd pengajuan

hardware dan software

perusahaan, menerjemahkankebutuhan jadi usulanspesifikasi berikut

perbandingan biaya-biayaterkait, menindak lanjutiusulan yang disepakati

Berkala Sedang Upgrading sistem

untuk sistem yanglebih baik

12 x 2 jam

Memperbaiki koneksi

jaringan&internet jika adamasalah

Berkala Ringan Sistem maintenance 48 x 1 jam

Melakukan update antivirus

secara berkala

Rutin Ringan Updating virus

database

48 x 1 jam

Melakukan back up datasecara berkala agar

menjamin pengamanan data

Rutin Ringan Backup server 204 x 1 jam

Menangani permasalahanyang dihadapi user

sehubungan denganhardware maupun software

Rutin Sedang Troubleshootingsoftware dan

hardware

204 x 1 jam

Menyusun proposal untuk

pergantian hardware atausoftware perusahaan

Berkala Sedang Hardware dan

softwaremaintenance

12 x 2 jam

Invoicing Internet Rutin Ringan Berkaitan dengan

divisi accounting

12 x 1 jam

Total beban kerja System Administrator 720 jam

Deskripsi Pekerjaan

Sekretaris1

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Menerima dan menyiapkandocument masuk dan keluaruntuk Direktur danKomisaris

Rutin Sedang Merasa nyamandengan pekerjaan

204 x 0,2 jam

Membuat dan mencatat janjiDirektur dan Komisaris

dengan pihak terkait


408 x 0,5 jam

Mengatur jadwal kepergian,akomodasi dan expensesDirektur dan Komisaris


204 x 0,5 jam

Menyusun dan membuatkonsep surat keperluanDireksi dan komisaris


408 x 0,5 jam

Menyimpan documentpenting serta memonitorvalidasinya


408 x 0,2 jam

Memonitor fax masuk dan

mendistribusikannya

Rutin Sedang Merasa nyaman

dengan pekerjaan

408 x 0,2 jam




Sekretaris 1

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Mengurus pendaftaranpemasangan iklansponsor/conferences

Berkala Sedang Merasa nyamandengan pekerjaan

24 x 0,5 jam

Membantu dalam pemesanan

ticket perjalanan dinas danakomodasi karyawan


dengan pekerjaan

408 x 0,5 jam

Membuat dan mengajukanrencana pembelian barang

dan pengeluaran lainnya


408 x 0,25 jam

Membuat daftar rencanapengeluaran untuk promosi,

kegiatan Perusahaan lainnyadan meminta persetujuanpihak Manajemen


24 x 0,5 jam

Total beban kerja Sekretaris 1 1045 jam

Deskripsi Pekerjaan

Sekretaris2

Jenis

Pekerjaan

Persepsi ttg

pekerjaan

Alasan Frekuensi

dalam 1 th

Waktu rata2

penyelesaian tugas

Menerima dan menyiapkandocument masuk dan keluaruntuk Direktur&Komisaris

Rutin Ringan Sudah tanggung jawab dan tugassehari-hari

204 x 0,5 jam

Membuat dan mencatat janjiDirektur dan Komisarisdengan pihak terkait

Berkala Ringan Sudah tanggung jawab dan tugassehari-hari

24 x 0,5 jam

Mengatur jadwal kepergian,akomodasi dan expensesDirektur dan Komisaris


204 x 0,5 jam

Menyusun dan membuatkonsep surat keperluanDireksi dan komisaris


408 x 0,5 jam

Menyimpan documentpenting serta memonitorvalidasinya


408 x 0,2 jam

Memonitor fax masuk danmendistribusikannya


408 x 0,2 jam

Membantu dalam pemesanan

ticket perjalanan dinas danakomodasi karyawan


dengan pekerjaan

408 x 0,5 jam

Membuat dan mengajukanrencana pembelian barang

dan pengeluaran lainnya


408 x 0,25 jam

Membuat daftar rencanapengeluaran untuk promosi,

kegiatan Perusahaan lainnya

dan meminta persetujuanpihak Manajemen


24 x 0,5 jam

Mengurus pembayaran rutin

bulanan atasan

Rutin Ringan Berhubungan dengan

divisi Finance

60 x 0,5 jam

Mengurus pengiriman

barang dari kantor pusatprincipal di Houston

Berkala Sedang Berhubungan dengan

divisi Operation

24 x 24 jam

Total beban kerja Sekretaris 2 1254 jam

Tabel 13 menunjukkan beban kerja masing-masing karyawan pada

divisi Support. Pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan pada divisi ini



ada yang merupakan pekerjaan yang bersifat rutin seperti pekerjaan

Project Specialist, System Administrator, dan sekretaris. Pekerjaan yang

dilakukan Technical Advisor merupakan pekerjaan berkala karena

pekerjaan ini berkaitan dengan system servis yang diberikan perusahaan

jika terdapat kerusakan pada barang yang telah dijual kepada pelanggan

atau jika terdapat komplain dari pelanggan. Beban kerja Project Specialist

dalam satu tahun adalah 1176 jam. Persepsi Project Specialist untuk

pekerjaan yang dilakukan adalah antara sedang dan berat. Hal ini

dikarenakan pekerjaan Project Specialist telah sesuai dengan pengetahuan

dan kemampuan karyawan.

Beban kerjaTechnical Advisor

dalam satu tahun adalah 504 jam.Persepsi Technical Advisor untuk pekerjaan yang dilakukan adalah tidak

terlalu sulit atau penyelesaian pekerjaannya tidak terlalu lama. Hal ini

dikarenakan pekerjaan Technical Advisor telah sesuai dengan pengetahuan

dan kemampuan karyawan serta pengalaman.

Beban kerja System Administrator dalam satu tahun adalah 720

jam. Persepsi System Administrator untuk pekerjaan yang dilakukan

antara ringan dan sedang. Hal ini dikarenakan pekerjaan System

Administrator hanya berkaitan dengan system maintenance baik antivirus,

hardware, software maupun server serta pendokumentasian.

Beban kerja Sekretaris1 dalam satu tahun adalah 1045 jam.

Persepsi Sekretaris1 untuk pekerjaan yang dilakukan adalah tidak

terlalu sulit. Hal ini dikarenakan Sekretaris1 merasa nyaman dengan

pekerjaannya..

Beban kerja Sekretaris2 dalam satu tahun adalah 1254 jam.

Persepsi Sekretaris2 untuk pekerjaan yang dilakukan antara ringan

sampai sedang. Hal ini dikarenakan Sekretaris1 merasa nyaman dengan

pekerjaannya dan berhubungan dengan divisi lain yaitu finance dan

operation



5.7. Menghitung Jumlah Karyawan yang Efisien pada HO PTLI

Menghitung jumlah karyawan yang efisien dilakukan dengan

membagi jumlah beban kerja dengan waktu produktif yang dikerjakan

selama satu tahun, dengan rumus dan perhitungan sebagai berikut :

5.7.1. Divisi Finance & Accounting

a. Manajer Keuangan =1334

= 1,16 ≈ 1 orang1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk manajer Keuangan diperoleh

hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 1

orang. Nilai beban kerja yang masih berlebihan masih dapat

ditangani oleh karyawan dan sebagai imbalan atas pekerjaan tersebut

maka diperlukan peningkatan kompensasi atau insentif.

b. Treasury Supervisor =1435

= 1,25 ≈ 1 orang1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk treasury supervisor diperoleh





c. Accounting Supervisor =1222

= 1,07 ≈ 1 orang1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk accounting supervisor

diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian

ini adalah 1 orang. Nilai beban kerja yang masih berlebihan masih

dapat ditangani oleh karyawan dan sebagai imbalan atas pekerjaan

tersebut maka diperlukan peningkatan kompensasi atau insentif.

d. Tax Officer =1024

= 0,896 ≈ 1 orang1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Tax Officer diperoleh hasil

bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 1

Jumlah pegawai = Beban kerja karyawan dalam 1 tahun (satuan dalam jam) x satu orang

Efektif dan efisien Waktu produktif dalam 1 tahun (satuan dalam jam)



orang. Kekurangan beban kerja yang dimiliki, sebaiknya karyawan

diberikan tambahan pekerjaan lain atau membantu rekan kerjanya.

e. AP/AR Officer =1346

= 1,18 ≈ 1 orang 1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk AP/AR Officer diperoleh





f. G/L Officer =1272

= 1,11 ≈ 1 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk G/L Officer diperoleh hasil

bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 1




g. Treasury staff =1044

= 0,91 ≈ 1 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Treasury Staff diperoleh

hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah

1 orang.

5.7.2. HRD

a. QHSE & HRD Supervisor =1986,5

= 1,74 ≈ 2 orang1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk QHSE & HRD supervisor


ini adalah 2 orang. Nilai beban kerja yang berlebihan sebaiknya

didistribusikan atau dibagi untuk 2 orang agar pekerjaan tersebut

dapat optimal.



b. Resepsionis =1422

= 1,24 ≈ 1 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Resepsionis diperoleh hasil

bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 1 orang.

Nilai beban kerja yang masih berlebihan masih dapat ditangani oleh

karyawan dan sebagai imbalan atas pekerjaan tersebut maka

diperlukan peningkatan kompensasi atau insentif.

c. Office Attendant =1182+1068+1182

= 3,004 ≈ 3 orang1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Office attendant diperoleh hasil

bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 3 orang.5.7.3. Divisi Operation

a. Operation Supervisor =1415

= 1,24 ≈ 1 orang1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Operation supervisor


ini adalah 1 orang. Nilai beban kerja yang berlebihan masih dapat

ditangani oleh karyawan dan sebaiknya perlu adanya peningkatan

kompensasi atau insentif.

b. Purchasing & Logistic staff =1836

= 1,61 ≈ 1 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Purchasing & Logistic staff

diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini

adalah 2 orang. Namun nilai beban kerja yang masih berlebihan ini

masih dapat ditangani oleh karyawan karena karyawan telah

mempunyai pengalaman yang cukup dalam pekerjaan ini, dan

sebagai imbalan atas pekerjaan tersebut maka diperlukan

peningkatan kompensasi atau insentif.

c. Purchasing & Expediting staff =2104 = 1,84 ≈ 1 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Purchasing & Expediting staff




adalah 2 orang. Nilai beban kerja yang berlebihan ini sebaiknya

didistribusikan pada 2 orang dengan menambah karyawan atau

mendistribusikannya pada karyawan lain yang kekurangan beban

kerja.

d. Invoicing staff =1164

= 1,02 ≈ 1 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Invoicing staff diperoleh hasil


e. Filling staff =1197 = 1,05 ≈ 1 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Filling staff diperoleh hasilbahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 1 orang.

f. Warehouse staff =1377

= 1,20 ≈ 1 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Warehouse staff diperoleh hasil


Nilai beban kerja yang berlebihan masih dapat diatasi oleh

karyawan, sebagai imbalan dari pelaksanaan pekerjaan dengan beban

berlebih ini diperlukan peningkatan kompensasi atau insentif

g. Warehouse helper =1275

= 1,16 ≈ 1 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Warehouse helper diperoleh


orang. Nilai beban kerja yang berlebihan masih dapat diatasi oleh

karyawan, sebagai imbalan dari pelaksanaan pekerjaan dengan beban

berlebih ini diperlukan peningkatan kompensasi atau insentif

h. Delivery man =708+708

= 1,23 ≈ 1 orang1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Delivery man atau driver


adalah 1 orang. Tapi untuk pekerjaan ini perusahaan mempunyai dua

orang karyawan, hal ini dikarenakan jika salah seorang driver sedang



bertugas sedangkan perusahaan membutuhkan driver untuk

mengantarkan barang atau menjemput dan mengantar tamu.

5.7.4. Divisi Sales

a. Sales Manager = 1987 = 1,74 ≈ 1 orang1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Sales Manager diperoleh hasil


Namun keryawan untuk bagian ini hanya diperlukan 1 orang, hal ini

dikarenakan pekerjaan yang dilakukan manajer pemasaran dibantu

oleh karyawan yang ada di divisi Sales ini. Dengan kata lain manajer

pemasaran tidak mengerjakan sendiri pekerjaan ini denganpeningkatan insentif atau kompensasi.

b. Tender Admin Officer =1950

= 1,71 ≈ 2 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Tender Admin Officer


adalah 2 orang. Nilai beban kerja yang berlebihan ini sebaiknya

didistribusikan pada 2 orang dengan menambah karyawan atau

mendistribusikannya pada karyawan lain yang kekurangan beban

kerja.

c. Sales Admin Staff =1152

= 1,01≈ 1 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Sales Admin Staff


adalah 1 orang.

d. Sales Engineer = 1694 + 1410 + 1338 = 3,89 ≈ 4 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Sales Engineer


adalah 4 orang. Jumlah karyawan yang ada saat ini perlu ditambah

atau tidak ditambah tapi diberikan peningkatan pada insentif atau

kompensasi.



e. Sales & ServiceEngineer =1176 + 1050

= 1,95 ≈ 2 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Sales & Service

Engineer diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk

bagian ini adalah 2 orang.

5.7.5 Divisi Support

a. Project Specialist =1428

= 1,25 ≈ 1 orang1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Project Specialist diperoleh


orang. Nilai beban kerja yang berlebihan masih dapat ditangani olehkaryawan namun sebaiknya diimbangi dengan peningkatan insentif

atau kompensasi.

b. Technical Advisor =504

= 0,5 ≈ 1 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Technical Advisor


adalah 1 orang.

c. System Administration =720

= 0,64 ≈ 1 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk System Administration


adalah 1 orang.

d. Sekretaris =1045 + 1254

= 2,01 ≈ 2 orang

1142,4

Berdasarkan perhitungan untuk Sekretaris diperoleh hasil bahwa

jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 2 orang.

5.8. Menganalisis Kinerja Karyawan

5.8.1. Persepsi responden terhadap Kinerja

Kinerja merupakan ukuran proforma individu secara kualitas

dan kuantitas dalam melakukan atau menyelesaikan pekerjaan yang



telah menjadi tanggung jawabnya (Mangkunegara, 2002). Kinerja

perlu dianalisis karena keberhasilan suatu organisasi dalam

menerjemahkan tujuannya dapat dilihat dari kinerja masing-masing

individu yang pada akhirnya secara keseluruhan akan mempengaruhi

kinerja perusahaan. Indikator kinerja menurut Ruky dalam Wira

(2007) dan dikombinasikan dengan pedoman penilaian kinerja

PTLI sebagai berikut:(1) Laporan evaluasi kerja, (2) Kecakapan

kerja, (3) Kemampuan mengatur pekerjaan,(4) Tanggung jawab atas

pekerjaan, (5) Pengertian tentang tentang pekerjaan, (6) Minat

terhadap pekerjaan,(7) Loyalitas terhadap pekerjaan, (8) Kerjasama

dalam tugas, (9) Sikap terhadap atasan,(10) Sikap terhadap sesamarekan, (11) Produktivitas, (12) Kreativitas & inovatif,(13) Cara

berpakaian, (14) Tujuan dan Nilai, (15)Prosedur dan kebijakan,(16)

Pengetahuan pekerjaan, (17) Cara berkomunikasi, (18) Kesadaran

keselamatan kerja, (19) Kemampuan adaptasi, (20) Absensi atau

kehadiran

Kinerja pada PTLI tidak mengalami perubahan yang signifikan

secara kualitatif. Penilaian kinerja secara kuantitatif mengalami

vakum penilaian sejak tahun 2004-sekarang. Sehingga dalam analisis

kinerja digunakan analisis persepsi dengan skor rataan.

Tabel 14. Persepsi Karyawan terhadap KinerjaIndikator Kinerja Skor Rataan Penilaian

Cara penyelesaian kerja baik 3.68 Setuju

Pelaksanakan tugas, pekerjaan dengan tepat/ benar 3.82 Setuju

Laporan evaluasi cukup baik 3.5 Setuju

Perbaikan secara kontiyu dilakukan 3.80 Setuju

Atasan telah puas dengan penyelesaian tugas 3.65 Setuju

Kualitas,kuantitas pekerjaan sesuai standar ph 3,65 Setuju

Kualitas,kuantitas pekerjaan kompetensi pekerjaan 3.65 SetujuKeahlian sesuai dengan tuntutan pekerjaan 3.82 Setuju

Motivasi untuk mencapai tujuan perusahaan 3.85 Setuju

loyal kepada perusahaan 3.94 Setuju

mampu bekerja sama dalam tim 4.18 Setuju

Kreatif dan inovatif dalam melaksanakan pekerjaan 4.15 Setuju

Mampu Beradaptasi&bekerja sama dg rekan kerja 4.10 Setuju

Sadar keselamatan kerja telah baik 3.97 Setuju

Pelayanan kepada pelanggan/masyarakat sudah baik 3.85 Setuju

Kehadiran (family gathering, senam, dll) 3.71 Setuju

Prosedur dan kebijakan dilaksanakan dg baik 3.97 Setuju



Lanjutan tabel 14.Indikator Kinerja Skor Rataan Penilaian

Produktivitas kerja sudah baik 3.91 Setuju

Penampilan dan cara berpakaian sudah baik 3.79 Setuju

Sikap terhadap rekan sudah baik 3.79 SetujuTotal rata- rata 3.84 Setuju

Analisis persepsi responden terhadap kinerja dilakukan untuk

mengevaluasi kinerja karyawan. Hasil perhitungan, skor rataan

persepsi responden terhadap permasalahan kinerja dapat dilihat pada

tabel 14, karyawan menilai kinerja yang diberikan telah sesuai

dengan kemampuan dan keterampilan yang dimiliki, karyawan juga

termotivasi dalam pelaksanan dan penyelesaian pekerjaan. Selain itu

faktor lain seperti keadaan lingkungan kerja dan penampilan pribadi

dinilai baik oleh karyawan sebagai responden.

Selain pada indikator-indikator di atas, kinerja yang diberikan

oleh para karyawan PTLI dipengaruhi juga oleh suasana kerja yang

tercipta atau diciptakan oleh PTLI. Menurut hasil wawancara

diperoleh bahwa lingkungan kerja yang diciptakan adalah

lingkungan yang kekeluargaan. Hal ini dapat dilihat pada keeratan

hubungan antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain.

Hal ini juga didukung oleh kegiatan family gathering yang sering

diadakan oleh perusahaan.

Budaya kekeluargaan ini sudah tercipta dari awal pendirian

perusahaan. Di dalam perusahaan terdapat karyawan yang sudah dari

awal pendirian bekerja pada perusahaan ini. Sehingga dapat

disimpulkan bahwa rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan

adalah tinggi.

5.8.2. Persepsi Responden terhadap Beban Kerja

Beban kerja merupakan sekumpulan atau sejumlah kegiatan

yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang

jabatan dalam jangka waktu tertentu (Menpan, 1997). Beban kerja

yang terdapat pada PTLI tidak terdistribusi dengan baik sehingga

perlu diketahui persepsi karyawan terhadap beban kerja yang telah



diberikan kepadanya. Hal ini bukan mengenai apakah beban kerja

tersebut berat atau ringan dan alokasinya tapi mengenai kondisi

beban kerja yang diberikan perusahaan kepadanya seperti

kesesuaiannya dengan standar pekerjaan, rekan yang membantu,

target pekerjaan, batas waktu penyelesaian pekerjaan, waktu istirahat

dan perasaan terhadap pekerjaan tersebut.

Tabel 15. Persepsi Responden terhadap Beban KerjaIndikator Beban kerja Skor Rataan Penilaian

Beban kerja sudah sesuai dengan standar pekerjaan 3.44 Setuju

Jumlah pegawai sudah cukup 3.32 cukup setuju

Target yang harus dicapai sudah jelas 3.60 Setuju

Waktu penyelesaian pekerjaan sudah cukup 3.60 Setuju

Penyelesaian pekerjaan harus cepat 3.62 Setuju

Pekerjaan yang sama tiap harinya 3.12 cukup setujuPada jam istirahat mengerjakan pekerjaan 3.12 cukup setuju

Meninggalkan kantor ketika waktu kerja telah selesai 3.32 cukup setuju

Pada saat-saat tertentu menjadi sangat sibuk 4.10 Setuju

Dapat menikmati pekerjaan yang dilakukan 3.88 Setuju

Total Rata-rata 3.51 Setuju

Tabel 15 menunjukkan persepsi responden terhadap beban

kerja di HO PTLI dinilai baik. Beban kerja, kejelasan target yang

dicapai, waktu dan kenyamanan pelaksanaan pekerjaan dinilai oleh

responden sudah baik. Sedangkan mengenai intensitas serta

kelonggaran waktu yang dimiliki dalam bekerja dinilai cukup baik

oleh responden namun sebaiknya diberikan perhatian khusus

mengenai jumlah karyawan yang tersedia untuk menangani

pekerjaan yang ada, rutinitas pekerjaan, waktu istirahat dan waktu

pulang karyawan.

Persepsi karyawan mengenai beban kerja ini dapat menjadi

bahan pertimbangan perusahaan terhadap hasil perhitungan beban

kerja berdasarkan frekuensi dan waktu rata-rata penyelesaian

pekerjaan seperti yang telah dijabarkan sebelumnya. Dengan adanya

informasi mengenai kondisi beban kerja yang dirasakan oleh

karyawan, maka perusahaan dapat mengambil keputusan yang tepat

bagi karyawannya.



5.8.3. Persepsi Responden terhadap Analisis Pekerjaan

Mangkuprawira (2004) mendefinisikan analisis pekerjaan

merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang

dilakukan oleh perusahaan dan kemudian dianalisis untuk berbagai

keperluan.Analisis pekerjaan menghasilkan deskripsi pekerjaan dan

spesifikasi pekerjaan.

Persepsi responden terhadap analisis pekerjaan diperlukan

untuk mengetahui kondisi pekerjaan yang dilakukan oleh masing-

masing karyawan. Kondisi tersebut seperti kondisi deskripsi

pekerjaan, pelaporan, penyeliaan, rekan kerja, fasilitas dan

infrastruktur, pelatihan serta kompensasi yang telah diberikan olehperusahaan. Hal ini dapat digunakan sebagai masukkan pada

perusahaan dalam memperbaiki kualitas karyawannya. Selain itu

analisis pekerjaan dapat digunakan untuk merencanakan tentang

kebutuhan perusahaan akan SDMnya. Hasil yang diperoleh pada

analisis pekerjaan ini diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan

perusahaan dalam kegiatan perencanaan sumberdaya manusianya,

termasuk mengenai perekrutan, seleksi, pelatihan, pengembangan

karier dan pemberian insentif pada karyawannya.

Tabel 16. Persepsi Responden terhadap Analisis PekerjaanIndikator Analisis Pekerjaan Skor Rataan Penilaian

Uraian Pekerjaan (Job Description) sudah jelas 3.71 setuju

Aturan yang mengatur tentang pekerjaan sudah jelas 3.5 setuju

Keahlian telah sesuai dengan pekerjaan sekarang 3.82 setuju

Pendidikan telah sesuai dengan pekerjaan 3.62 setuju

Pemahaman cara menjalankan pekerjaan 3.82 setuju

Pengetahuan pekerjaan 3.94 setuju

Tanggung jawab dan wewenang sudah sesuai 3.79 setuju

Posisi di perusahaan sudah sesuai 3.68 setuju

Kondisi ruang kerja dan fasilitas sudah baik 3.5 setujuAlat&mesin untuk mendukung pekerjaan cukup 3.47 setuju

Rekan yang membantu pekerjaan sudah cukup 3.59 setujuHubungan karyawan yang lain adalah baik 4.10 setuju

Dukungan rekan kerja cukup 3.82 setuju

Pelaporan hasil pekerjaan saya jelas 3.85 setuju

Tanggung jawab penyeliaan jelas dan terarah 3.62 setuju

Penjelasan uraian pekerjaan oleh atasan telah baik 3.44 setuju

Bimbingan atasan dalam pelaksanaan tugas baik 3.53 setuju

Pelatihan berdasarkan pekerjaan telah cukup 2.88 Cukup setuju

Gaji sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan dasar 2.65 Cukup setuju

Insentif tambahan telah sesuai dgn kinerja/ prestasi 2.74 Cukup setuju

Total rata-rata 3.55 setuju



Analisis persepsi responden terhadap analisis pekerjaan

diwakili oleh 20 pertanyaan. Tabel 16 menunjukkan analisis

pekerjaan di HO PTLI dinilai telah baik. Permasalahan yang

dihadapai karyawan ataupun atasan telah dapat diatasi dengan baik.

Berdasarkan hasil yang diperoleh dari skor rataan semua penilaian

berindikasi baik.

Karyawan menilai pedoman kerja yang mengatur tugas-tugas

yang harus dikerjakan sudah jelas. Selain itu, atasan dan rekan kerja

yang telah membantu dalam pelaksanaan tugas dinilai baik.

Karyawan juga menilai tugas dan tanggung jawab yang diberikan

dinilai baik dan sesuai dengan kemampuan dan keterampilankaryawan. Namun, menurut karyawan mengenai insentif tambahan

dan gaji serta pelatihan yang diberikan perusahaan dinilai tidak baik.

Hal ini sebaiknya diberikan perhatian khusus atau diadakan

perubahan atau peningkatan gaji, insentif dan pelatihan.



VI. IMPLIKASI MANAJERIAL

Beban kerja dan kinerja merupakan faktor penting di dalam

perusahaan yang harus diperhatikan dengan seksama. Hal ini dikarenakan

adanya kesesuaian beban kerja dengan kemampuan yang dimiliki oleh

karyawan akan mempengaruhi kinerja masing-masing karyawan dan pada

akhirnya pada perusahaan secara keseluruhan.

Pada PT Lerindro Internasional terdapat ketidaksesuaian dalam

pendistribusian beban kerja yang diberikan kepada karyawannya. Selain itu

terdapat pula vakum atau kekosongan penilaian kinerja untuk karyawannya.

Karyawan juga menginginkan adanya perbaikan dalam sistem sertainfrastruktur pendukung.

Hasil yang diperoleh dari pembahasan diketahui bahwa terdapat

perbedaan persepsi masing-masing karyawan terhadap kinerjanya, beban

kerja dan analisis pekerjaan. Selain itu terdapat perbedaan beban kerja yang

diemban oleh karyawan PTLI dan terdapat perbedaan jumlah karyawan yang

ada saat ini dan yang efisien (yang sebaiknya ada). Berdasarkan

permasalahan yang telah dianalisis sebelumnya, maka diperoleh solusi

sebagai berikut :

6.1. Alokasi beban kerja karyawan PTLI

Berdasarkan uraian pada pembahasan maka diperoleh hasil

beban kerja dapat dilihat pada tabel 17 yang diukur dalam satuan jam.

Tabel 17 menunjukkan bobot beban kerja terbesar terjadi pada divisi

Operation yaitu 11.784 jam karena terdiri dari banyak pekerjaan yang

kompleks, selalu berhubungan dengan divisi lain, customer dan

principal serta mencakup perawatan dan pangawasan terhadap produk-

produk yang diimpor perusahaan yang berada di Warehouse di Sunter,

Pekanbaru maupun Balikpapan. Sedangkan bobot kerja yang terkecil

adalah divisi Support dengan bobot sebesar 4951 jam karena terdiri

dari pekerjaan yang berhubungan hanya dengan kegiatan intern

perusahaan tidak dengan customer. Total keseluruhan beban kerja

untuk karyawan PTLI adalah 44.099,5 jam selama satu tahun.



Tabel 17. Beban Kerja Karyawan PTLI (dalam jam)

6.2. Perbandingan jumlah karyawan PTLI

Berdasarkan hasil yang telah diperoleh maka akan

mempermudah dalam membandingkan jumlah karyawan sekarang

dengan karyawan yang efisien. Lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel

18 sehingga diperoleh jumlah total karyawan yang efisien untuk HO

PTLI adalah 38 orang. Bagian yang membutuhkan perubahan adalah

QHSE dan HRD supervisor, sebaiknya pekerjaan ini jabatan ini

didistribusikan pada 2 orang yang berbeda, Purchasing dan Expediting

divisi operation sebaiknya ditambah 1 orang, Tender Admin Officer

divisi sales sebaiknya juga ditambah 1 orang, Sales Engineer divisi

sales sebaiknya ditambah 1 orang atau dibantu oleh karyawan lain

yang beban kerjanya kurang seperti Technical Advisor ataupun saat

melakukan presentasi diantar oleh Driver .

Tabel 18. Perbandingan jumlah karyawan PTLI (dalam orang)Divisi Jumlah Sekarang Jumlah yang dibutuhkan

Finance&Accounting 7 7

HRD 5 6

Operation 9 10

Sales 8 10

Support 5 5

Jumlah 34 38

Beban kerja untuk masing-masing karyawan telah diketahui,

karyawan yang berada di divisi operation yaitu Delivery Man atau

Driver memiliki beban kerja yang rendah. Hal ini dikarenakan

karyawan tersebut memiliki pekerjaan yang rutinitasnya sangat rendah

yaitu hanya mengantarkan barang pada customer yang tidak setiap hari

Divisi Beban Kerja

Finance&Accounting 8677

HRD 6840,5

Operation 11784

Sales 11757

Support 4951

Total 44099,5



ada atau hanya mengantarkan tamu dari perusahaan. Technical Advisor

juga memiliki beban kerja yang rendah karena pekerjaannya bersifat

berkala yaitu memberikan saran yang tidak dilakukan setiap hari dan

melakukan pengawasan terhadap kegiatan pemeriksaan, perbaikan atau

garansi yang terjadi jika terdapat komplain dari customer. Adapun

karyawan System Administrator juga memiliki beban kerja yang

rendah karena hanya bersifat maintenance dan melakukan update

antivirus atau backup data yang dilakukan sebulan sekali.

Jika dilihat dari beban kerja yang rendah itu maka dapat dadakan

penggabungan beban kerja pada karyawan Technical Advisor pada

karyawan lain yang kelebihan beban kerja, namun harus diperhatikanpengetahuan, kemampuan dan keahlian karyawan tersebut. Namun

beban kerja yang kurang untuk Delivery Man dan Technical Advisor

yang kurang masih dapat diberikan toleransi karena sebagian besar

pekerjaan dilakukan di luar ruangan seperti mengantarkan barang atau

mengantar tamu untuk Delivery Man dan menghadiri pre bid meeting

atau melakukan pemeriksaan terhadap komplain customer untuk

Technical Advisor .

6.3. Kinerja Karyawan PTLI

Hasil penelitian menunjukkan bahwa kinerja karyawan dinilai

sudah baik, sehingga dapat diambil tindakan yang dapat meningkatkan

keadaan saat ini dengan meningkatkan pengawasan terhadap kegiatan

pelayanan kepada customer maupun principal. Selain itu kinerja

karyawan dapat ditingkatkan lagi dengan adanya peningkatan atau

perbaikan pada system gaji dan insentif yang diberikan oleh

perusahaan serta program pelatihan untuk meningkatkan kemampuan

dan keterampilan karyawan. Hal ini berdasar pada persepsi karyawan

terhadap instrumen penelitian yaitu gaji, insentif dan pelatihan yang

ada pada kuesioner analisis pekerjaan menunjukkan hasil yang tidak

baik yaitu bernilai 2,88, 2,65 dan 2,74.

Selain insentif, gaji dan pelatihan sebaiknya pula diberikan

penambahan atau perbaikan fasilitas, pembaruan software ataupun



infrastruktur yang dapat membantu karyawan melakukan pekerjaannya

secara optimal. Perusahaan sebaiknya juga memberikan deskripsi

pekerjaan yang jelas atau bahkan tertulis kepada para karyawannya.

Hal ini dapat meningkatkan tanggung jawab yang dimiliki oleh setiap

karyawan karena dengan adanya kejelasan pekerjaan yang

dilakukannya tidak akan ada lagi waktu yang terbuang. Perusahaan

sebaiknya juga perlu mengatur ulang karyawannya. Hal ini

dikarenakan jumlah karyawan yang ada saat ini meskipun bernilai baik

tapi dirasakan oleh para karyawan perlu untuk ditambahkan agar

pekerjaan-pekerjaan dapat terdistribusi dengan baik dan karyawan

dapat beristirahat ketika waktu istirahat ataupun pulang ketika jamkantor telah selesai.

Meskipun terdapat permasalahan-permasalahan tersebut di atas,

kinerja karyawan secara rata-rata masih baik, hal ini dapat terjadi

karena kondisi atau situasi yang diciptakan perusahaan adalah situasi

yang kekeluargaan sehingga para karyawan dapat menikmati atau

merasa nyaman dengan pekerjaannya.Langkah-langkah yang dapat

diberikan agar kinerja perusahaan meningkat adalah sebagai berikut :

1. Perusahaan sebaiknya memperbaiki kejelasan mengenai

deskripsi pekerjaan atau memberikan deskripsi pekerjaan

tersebut secara tertulis dan mensosialisasikan pada karyawan

yang bersangkutan agar dapat meningkatkan tanggung jawab

karyawan. Hal ini diperoleh dari wawancara kepada karyawan

sebagai responden.

2. Perusahaan sebaiknya mengadakan atau meningkatkan program

pelatihan yang dapat meningkatkan kemampuan, keterampilan

dan keahlian karyawan sesuai deskripsi pekerjaan masing-

masing dan menginformasikan secara menyeluruh dan/ atau

diadakan di luar perusahaan agar dapat meningkatkan

pengetahuan karyawan. Pelatihan dapat dilakukan untuk divisi-

divisi tertentu, seperti pada Finance dan Operation mengenai

pajak, inventory dan/atau software-software yang digunakan di



dalam divisi tersebut. Selain itu dapat dilakukan pelatihan

mengenai Quality, Health and Safety untuk pelaksanaan kerja

para karyawannya.

3. Perusahaan sebaiknya mengatur kembali pendistribusian

pekerjaan pada karyawannya. Karyawan yang memiliki beban

kerja yang kurang dapat didistribusikan kepada pekerjaan lain

yang karyawannya memiliki kelebihan beban kerja. Namun hal

ini harus disesuaikan dengan kemampuan atau keahlian

karyawan bersangkutan dan perlu diberikan pelatihan mengenai

pekerjaan yang akan didistribusikan kepadanya.

4. Perusahaan sebaiknya menambahsoftware

yang dapatmembantu penyelesaian pekerjaan agar lebih optimal pada

divisi Finance dan Operation seperti software inventory, tidak

hanya software SO (Sales Order)/PO (Purchase Order) saja.

Hal ini agar antara divisi Finance dan Operation dapat

terintegrasi.

5. Untuk menunjang seluruh kegiatan perusahaan, maka

perusahaan sebaiknya memperbaiki fasilitas dan infrastruktur

yang ada, seperti kendaraan, komputer dan telepon. Atau

menggunakan sistem yang lebih terkomputerisasi untuk absen

ataupun telepon.

6. Perusahaan sebaiknya memperbaiki sistem penggajian atau

pemberian insentif pada karyawan berdasarkan analisis

persepsi yang dilakukan kepada karyawan sebagai responden.

7. Perusahaan sebaiknya menambah jumlah karyawannya agar

pekerjaan dapat selesai dengan optimal. Karyawan yang perlu

ditambahkan ada pada divisi operation yaitu 1 orang untuk

Purchasing&Expediting Staff dan 2 orang pada divisi Sales

yaitu untuk Tender Admin Officer dan Sales Engineer serta 1

orang pada divisi HR untuk memegang salah satu jabatan yang

saat ini dirangkap sebagai QHSE & HR Spv.



KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN

1. Permasalahan beban kerja yang terjadi pada karyawan PTLI antara

lain: jumlah karyawan yang masih belum cukup untuk menangani

pekerjaan yang ada (khususnya pada divisi Operation, Sales dan HR),

gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja,

kurangnya pelatihan bagi karyawan, pendistribusian pekerjaan yang

kurang baik serta beban kerja karyawan yang belum sesuai (khususnya

pada divisi Operation, Sales dan HR).

2. Berdasarkan hasil analisis persepsi beban kerja, diperoleh bahwaterdapat perbedaan beban kerja pada masing-masing divisi di

perusahaan. Divisi support memiliki total beban kerja yang paling

rendah daripada divisi lainnya, dan divisi operation memiliki total

beban kerja yang paling tinggi diantara divisi lainnya.

3. Berdasarkan hasil perhitungan jumlah total karyawan yang efisien di

HO PTLI adalah 38 orang. Dengan perincian divisi Finance &

Accounting 7 orang, HRD 6 orang, Operation 10 orang, Sales 10 orang

dan Support 5 orang.

4. Kinerja karyawan secara rata-rata dinilai sudah baik berdasarkan hasil

analisis persepsi karyawan sebagai responden. Kinerja yang baik

tersebut meliputi: cara penyelesaian kerja, kesesuaian kualitas dan

kuantitas pekerjaan dengan standar dan kompetensi, kemampuan

adaptasi, bekerja sama, kesadaran keselamatan kerja, pelayanan yang

diberikan, produktivitas dan absensi.

SARAN

1. Keterbatasan peneliti dalam melakukan penelitian yaitu hanya

melakukan penelitian pada HO PTLI maka sebaiknya penelitian

selanjutnya dilakukan juga terhadap kantor-kantor cabang PTLI.



2. Penelitian selanjutnya juga perlu meneliti mengenai marginal

produktivitas jika jumlah karyawan ditambahkan tidak hanya

perhitungan standar.

3. Analisis budaya perusahaan yaitu kekeluargaan perlu dianalisis lebih

lanjut karena pada perusahaan ini budaya tersebut sangat kuat

mendasari pada seluruh kegiatan perusahaan.



DAFTAR PUSTAKA

Anastasia, A dan S Urbina. 1997. Psycological Testing. 7th Edition. Prentice

Hall Inc, USA.

Anonim. 2004. Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban

Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil.

Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia,

Jakarta.

Anonim. 1995. Pengukuran Beban Kerja. Penerbit Biro Organisasi Departemen

Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta.

Arep, I dan H Tandjung. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Universitas

Trisakti, Jakarta.

Cahayani, Ati. 2005. Strategi dan Kebijakan Manajemen Sumber Daya Manusia.

PT Indeks, Jakarta.

Dessler, G. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi 9. Jilid I. PT

Prehalindo, Jakarta.

Hartanto, J dan Fenny H. 2002. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Tenaga

Kerja dalam Usaha Untuk Meningkatkan Pelayanan Restoran Padi di

Hotel The Ritz Carlton Bali. Skripsi pada Departemen ManajemenPerhotelan.Petra.http://dewey.petra.ac.id/spektra/module/catalog/docs/digital_thesis/directo

ry-subdis.php?kode=647. [11 November 2007]

Hasibuan, M. 2005. Manajemen Sumberdaya Manusia. Edisi Revisi. Bumi

Aksara, Jakarta.

Istijanto. 2005. Riset Sumber Daya Manusia. PT Gramedi Pustaka Utama,

Jakarta.

Karliati, Betty. 2007. Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha

Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan

Manajemen Institut Pertanian Bogor. Skripsi pada Fakultas Ekonomi

Manajemen. Institut Pertanian Bogor, Bogor.

Mangkunegara, AA. 2002. Manajemen Sumberdaya Manusia Perusahaan.

Cetakan Keempat. PT Remaja Rosdakarya, Bandung.

Mangkuprawira, S. 2004. Manajemen Sumberdaya Manusia Strategik. Cetakan

Ketiga. Ghalia Indonesia, Jakarta.



Mangkuprawira, S dan A Vitalaya. 2007. Manajemen Mutu Sumber Daya

Manusia. Ghalia Indonesia, Jakarta.

Nasution, S. 2001. Metoge Research. Bumi Aksara, Jakarta.

Nawawi, H. 2001. Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif.Gadjahmada University Press, Yogyakarta.

Saragih, Apoh I. 2002. Analisis Beban Kerja, Kompensasi dan Kepuasan Kerja

Karyawan Puskesmas (studi kasus puskesmas Bogor Timur). Skripsipada Fakultas Ekonomi Manajemen. Institut Pertanian Bogor, Bogor.

Suharyono, M W dan Wiku B. B. A. 2006. Analisis Kebutuhan Jumlah TenagaKerja Pekarya dengan Work Sampling di Unit Layanan Gizi Pelayanan

Kesehatan Bagian Pelayanan Kesehatan St. Carolus, Jakarta. Universitas

Indonesia. http://www.jmpk-online.net/files/03.waseso.pdf [11 November2007]

Stoner, J, dkk. 1995. Manajemen. Jilid I. PT Prehalindo, Jakarta.

Umar, H. 2003. Riset Sumberdaya Manusia. PT Gramedia Pustaka Utama.

Jakarta.

Walpole, Ronald E. 1992. Pengantar Statistika. PT Gramedia Pustaka Utama.

Jakarta.

Wira, Imelda K. 2007. Analisis Hubungan Budaya Korporat dengan KinerjaKaryawan. Skipsi pada Fakultas Ekonomi Manajemen. Institut Pertanian

Bogor, Bogor.



LAMPIRAN



Lampiran 1

Struktur Organisasi Perusahaan.



Berilah tanda silang pada kotak jawaban yang anda anggap paling sesuai.

Keterangan:

STS : Sangat Tidak SetujuTS : Tidak Setuju

CS : Cukup Setuju

S : Setuju

SS : Sangat SetujuANALISIS PEKERJAAN

No Pertanyaan STS TS CS S SS

1. Uraian Pekerjaan (Job Description) saya sudah jelas

2. Aturan yang mengatur tentang pekerjaan yang harus saya kerjakansudah jelas

3. Keahlian yang saya miliki telah sesuai dengan pekerjaan sayasekarang

4. Pendidikan yang saya miliki telah sesuai dengan pekerjaan saya

sekarang5. Saya memahami dengan pasti cara menjalankan pekerjaan saya,

termasuk metode kerja yang harus digunakan 6. Saya tahu bagaimana pekerjaan saya harus dilakukan

7. Tanggung jawab dan wewenang yang saya miliki sudah sesuai

8. Menurut saya posisi saya di perusahaan saat ini sudah sesuai

9. Kondisi ruang kerja dan fasilitas yang saya dapatkan sudah baik

10. Alat dan mesin yang digunakan untuk mendukung pekerjaan sayasudah cukup

11. Banyaknya rekan yang membantu pekerjaan saya saat ini sudahcukup

12. Hubungan saya dengan karyawan yang lain adalah baik

13. Rekan kerja selalu mendukung pekerjaan saya

14. Kemana dan/ atau kepada siapa saya melaporkan hasil pekerjaansaya sudah jelas

15. Tanggung jawab penyeliaan yang berkaitan dengan pekerjaansaya jelas dan terarah

16. Atasan telah menjelaskan setiap uraian pekerjaan yang harus sayalakukan

17. Atasan memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas saya

18. Telah cukup adanya pelatihan berdasarkan pekerjaan yang sayakerjakan sekarang

19. Menurut saya gaji saya sudah cukup untuk memenuhi kebutuhandasar saya

20. Menurut saya insentif tambahan yang diberikan telah sesuaidengan kinerja/ prestasi saya

BEBAN KERJA


1. Beban kerja saya sehari-hari sudah sesuai dengan standarpekerjaan saya

2. Jumlah pegawai yang ada saat ini sudah cukup untuk menanganipekerjaan yang ada

3. Target yang harus saya capai dalam pekerjaan saya sudah jelas

4. Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan saya sudah cukup



5. Saya harus bekerja sangat cepat untuk menyelesaikan pekerjaansaya

6. Saya selalu mengerjakan pekerjaan yang sama tiap harinya

7. Pada jam istirahat saya juga mengerjakan pekerjaan saya

8. Saya dapat meninggalkan kantor ketika waktu kerja telah selesai

9. Pada saat-saat tertentu saya menjadi sangat sibuk denganpekerjaan saya

10. Saya dapat menikmati pekerjaan yang saya lakukan

KINERJA


1. Cara penyelesaian kerja saya saat ini telah baik

2. Selama ini saya sudah melaksanakan tugas dan pekerjaan sayadengan tepat/ benar

3. Laporan evaluasi yang telah ada sekarang adalah cukup baik

4. Perbaikan secara kontiyu saya lakukan untuk membuat proseskerja lebih efektif dan efisien

5. Menurut saya atasan saya telah puas dengan penyelesaian tugas-tugas saya

6. Kualitas dan kuantitas pekerjaan saya sudah sesuai denganstandar perusahaan

7. Kualitas dan kuantitas pekerjaan saya sudah sesuai dengankompetensi pekerjaan saya

8. Keahlian saya sudah sesuai dengan tuntutan pekerjaan saya

9. Saya selalu termotivasi dalam melaksanakan pekerjaan untukmencapai tujuan perusahaan

10. Saya termasuk karyawan yang loyal kepada perusahaan

11. Saya merupakan karyawan yang mampu bekerja sama dalam tim

12. Saya dituntut kreatif dan inovatif dalam melaksanakan pekerjaan

saya13. Menurut saya, saya mampu beradaptasi dan bekerja sama denganrekan-rekan kerja secara baik

14. Saya telah melaksanakan sadar keselamatan kerja dalampelaksanaan pekerjaan saya

15. Pelayanan yang saya lakukan kepada pelanggan/ masyarakatsudah baik

16. Saya selalu masuk bekerja tiap hari, bahkan dalam acara-acaranon formal (family gathering, senam, dll) yang diadakan olehperusahaan

17. Saya selalu berusaha mengikuti prosedur dan kebijakan yangditetapkan oleh unit kerja dan perusahaan

18. Menurut saya produktivitas kerja yang saya berikan sudah baik

19. Menurut saya penampilan dan cara berpakaian saya sudah baiksesuai dengan tuntutan profesi saya

20. Rekan kerja saya merasa nyaman dalam bekerja dengan saya



jutan lampiran 2

partemen Akuntansi dan Keuangan

ong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda, mohon diisi dengan sebenar-benarnya.

ian Akuntansi (Accounting Supervisor)Persepsi anda tentang pekerjaan anda

o Deskripsi Pekerjaan

Rutin Berkala

Sangatringan Ringan Sedang Berat Sangatberat Alasan te

Menyusun Laporan Keuangan

Melakukan supervise terhadaptugas-tugas yang dilakukan olehAccounting Officer dan Tax Officer

Melakukan dan mengelola kegiatankeuangan yang berhubungandengan karyawan

Membuat rekonsiliasi Bank setiapbulan

partemen Akuntansi dan Keuangan


ance & Accounting ManagerPersepsi anda tentang pekerjaan anda

o Deskripsi PekerjaanRutin Berkala

Sangat

ringan

Ringan Sedang Berat Sangat

berat

Alasan te

Mengkoordinasi kegiatan akutansi,perpajakan , anggaran danpengendalian keuangan Perusahaan

Merencanakan , megarahkan danmelakukan supervise terhadaptugas-tugas yang dilakukan Sub-Ordinat

Menyiapkan pembayaran gaji untukDireksi dan Karyawan setiap bulansesuai data yang sah dan digunakandalam perhitungan gaji

Membina hubungan dengan pihakBank, Principal dan Customer agartercipta kerjasama dan komunikasiyang baik

Memberikan masukan dalam forumManajemen maupun kepada pihaklain di Perusahaan mengenai status,kebutuhan serta implementasikebijakan keuangan dan perpajakanperusahaan



artemen Akuntansi dan Keuangan


ian Akuntansi (A/P & A/R Officer)

Persepsi anda tentang pekerjaan andao Deskripsi Pekerjaan

Rutin BerkalaSangatringan

Ringan Sedang Berat Sangatberat

Alasan te

Memeriksa keabsahan dokumenpendukung A/P dan A/R

Membuat Daftar A/R (Invoice) setiapbulan dan melakukan update atasdasar informasi treasury mengenaistatus A/RMencatat dan melakukan journalentry A/P dan A/R pada programAkuntansi



ian Akuntansi (G/L Officer)




Alasan te

Mencatat dan melakukan Journal

Entry pada program akuntansi

Membuat Debit Note /Credit Note

Membuat Voucher penerimaan uangmelalui Bank dan Voucherpenerimaan Principal berdasarkaninformasi dari bagian Treasury


ong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda, mohon diisi dengan sebenar-benarnya.ian Akuntansi (Tax Officer)


Rutin Berkala

Sangatringan


Alasan te

Mengelola perpajakan Perusahaandan AfiliasiMemberikan masukan mengenaiPeraturan Perpajakan yang berlaku



Membuat Cost Structure untuksetiap Proyek dan menganalisa hasiltersebut


ong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda, mohon diisi dengan sebenar-benarnya.ian Perbendaharaan (Treasury Supervisor)




Alasan te

Menyusun rencana pembayaran andpenerimaan mingguan dan bulanan,dan diserahkan kepada Financedan Accounting ManagerMelakukan dan mencatat seluruhpembayaran dan penerimaan

Menerapkan kebijakan pengendalianpengeluaran Perusahaan sesuaidengan ketentuan yang berlaku

Melakukan penagihan kepadaCustomer maupun Principalberdasarkan data A/R


ong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda, mohon diisi dengan sebenar-benarnya.ian Perbendaharaan (Treasury Staff)


Rutin Berkala

Sangatringan


Alasan te

Membantu Treasury Supervisordalam melakukan pembayaran baikmelalui Bank maupun Petti Cash

Filling dokumen-dokumen yang adadi bagian keuangan

Menyiapkan berbagai jenis Formyang digunakan dalam transaksikeuangan Perusahaan

artemen Sumber Daya manusia


ian QHSE (QHSE Supervisor)




Alasan te

Merecord dan filling kegiatan HSEdan SMM



Membantu QMR/DirekturOperasional dalam penerapansystem Manajemen Mutu dan HSEsesuai standard ISO 9001:2000 danOHSAS 18001: 1999Melakukan internal Audit ISO

9001:2000 dan OHSAS 18001:1999Menyiapkan dokumen ISO dan HSEsebagai pelengkap dokumen tender



ian HRD & General Affair (HRD & General Affair Staff)


Rutin Berkala

Sangatringan


Alasan te

Melaksanakan proses Recruitmentkaryawan baru

Mengkoordinir proses general checkup karyawan maupun calonkaryawan

Merecord dan filling document yangberkaitan dengan karyawan

Mengkoordinir pelakasanaanemployee appraisalMembuat dan megedarkan suratyang berkaitan dengan karyawan

Memonitor status dan mengurus ijinkerja pekerja asing atau yangberkaitan dengan imigrasi

Memeriksa dan menyetujuipengajuan pembelian keperluanharian dan ATK dan bekerja samadengan Purchasing & Logistic Staffdalam pengadaannya

Memonitor dan filling surat,document perizinan, PeraturanPerusahaan dan kontrak serta

mengurus perpanjangannyaMemeriksa pengajuan pembelianfixed asset dan bekerja samadengan Purchasing & Logistic Staffuntuk pengadaannya

. Merecord pembelian fixed asset dandistribusinya



. Melaksanakan dan monitorperawatan terhadap fasilitas kantor& kendaraan termasuk pengajuanperbaikannya bila perlu

. Mengatur jadwal piket officeattendance

. Membantu Operation Director/ QMRdalam pelaksanaan systemmanajemen mutu dan OHSAS

. Membuat Training Plan sertamengkoordinir pelaksanaanTraining dan evaluasi Training

. Merecord dan membuat laporandata absent, cuti, ijin dan overtime

. Merecord dan memeriksa pengajuancuti karyawan serta memberitahukan jumlah sisa cuti kepada karyawan

. Membuat laporan jumlah ketidakhadiran karena sakit

. Merecord total jumlah jam kerjakaryawan dalam form laporankecelakaan bulanan

artemen Sumber Daya manusiaong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda, mohon diisi dengan sebenar-benarnya.

ian HRD & General Affair (Office Attendant)




Alasan te

Mengirim surat atau document ketujuan sesuai instruksi agardokumen diterima secara tepatwaktu

Mengatur, mencatat filling lalu lintasfax

Melakukan pembayaran,pengambilan uang dan mengantarsurat ke Bank sesuai instruksi

Membayarkan tagihan listrik, telepondan fax dsb sesuai instruksiMembersihkan ruangan kantor

Membantu mengelola konsumsikantor sehari-hari apabila diperlukan



Melakukan penggandaan sertamembukukan dokumen sesuaikebutuhan

Melakukan dan mengikutipendaftaran tender di oil company,mengantarkan dokumen tender

sesuai instruksiMengikuti pembukaan tender (openbid ) sesuai instruksi apabiladiperlukan

. Mengirim invoice dan mengambilbukti transfer pembayaran invoice

. Melakukan pengambilan PO, SSPdan PPh 23 sesuai instruksi



ian HRD & General Affair (Recepsionist)




Alasan te

Menerima Telepon masuk danmentransfer kepada pihak yang

berkepentinganMenelepon pihak luar sesuai denganpermintaan pengguna teleponMencatat penelepon yang masukdan pesan yang diberikan apabilapenerima telepon tidak ada ditempat

Menerima dan mencatat packageatau dokumen yang masuk sertamendistribusikannya kepada pihakyang berkepentingan

Merecord dan Filling tanda terimadocument/ barang masuk dan keluarMengirim document atau packagesesuai instruksi dan berkoordinasidengan courier service

Menyiapkan tanda terimapengiriman dokumen atau paket danmenyimpannya

Packing document atau packageyang akan dikirimMemonitor realisasi pengiriman



. Bila diperlukan membantu officeattendance dalam menyiapkankeperluan kantor

. Membantu general affair dalammerecord dan laporan penggunaanATK dan kebutuhan dapur

artemen Pemasaran (Sales)ong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda, mohon diisi dengan sebenar-benarnya.

s & Division Manager


Rutin Berkala

Sangatringan


Alasan te

Bertanggung jawab atas kegiatanpenjualan

Bertanggung jawab ataspelaksanaan system manajemenmutu ISO 9001:2000 dan OHSAS18001:1999 di Departemennya

Membuat Perencanaan Penjualandan setting Target penjualan

Merumuskan Strategi penjualanagar target penjualan tercapai

Mengatur Sales call/ Sales visitSales Engineers agar berjalan efektifdan terkoordinasi

Mengevaluasi penjualanberdasarkan , principal account,customer atau project

Mengumpulkan data inventoryproduct yang ada di customersebagai dasar perumusan strategipenjualan

Membuat laporan penjualanbulanan, tahunan untuk Direksi

Mengidentifikasikan danmengajukan pelatihan personel

serta kebutuhan sumber dayamanusia

. Menindak lanjuti dan menyelesaikancomplaint baik yang berkaitandengan internal Perusahaanmaupun dengan principal



. Memonitor dan memeriksa sertabertanggung jawab ataskelengkapan documenttender/Quotation

. Mengevaluasi inquiry dan quotationserta mendistribusikan tugas kepada

Sales Engineer. Memeriksa PO Customer/ Kontrak

serta bertanggung jawab ataskesesuainya dengan Quotation

. Koordinasi dengan principal untukpekerjaan/ Project yang harusdikerjakan bersama

. Memastikan bahwa semua Inquiry,Purchase Order, Complaint telahditindak lanjuti oleh bagian terkait

artemen Pemasaran (Sales)


der Admin Officer




Alasan te

Bertanggung jawab atas pembuatanQuotation dan kelengkapandocument tender

Melakukan pemeriksaan undangantender di Media masa maupun diWebsite

Melaksanakan pendaftaran tender

Melengkapi surat/lampirandocument pendaftaran untuk jadirekananMembantu Sales Engineer untukhadir dalam Prebid Meeting/ OpenBid bila diperlukanBersama Sales Engineer dan SalesManager Menyiapkan danbertanggung jawab atas pembuatan

Quotation dan kelengkapandocument tenderMembuat Quotation manual maupunonline

Bekerjasama dengan Sales AdminStaff dalam filling document tender





s Admin Staff


Rutin Berkala

Sangatringan


Alasan te

Bertanggung jawab atas kegiatan

administrasi di Sales Dept

Bersama Sales Engineer membuatCustomer Masterlist danmemastikan bahwa data adalahyang terbaruMerecord dan filling CustomerInquiry

Merecord dan filling Quotation

Membuat Report penjualan bulanan(inquiry, quotation dan PO)

Merecord dan filling customercomplain

Membuat register customercomplain

Follow up customer complaindengan bagian terkait

Mengirim Customer SatisfactionQuesioner dan memastikan bahwasudah diterima oleh customer

. Follow up pengembalian CustomerSatisfaction Quesioner danmemastikan bahwa Questioner telahdi isi dengan lengkap

. Membatu Sales Manager dan SalesEngineer dalam pembuatan surat-surat keluar

. Merecord dan Filling documenttender yang mudah diidentifikasi danditelusuri sesuai prosedur



. Membantu Tender admin officerdalam menyiapkan document tenderapabila diperlukan

. Membantu Sales Engineermenyiapkan supporting documentpenjualan

. Membantu tugas umum (checktagihan telepon and laporanExpense Claim)



s Engineer


Rutin Berkala

Sangatringan


Alasan te

Bertanggung jawab kepada Salesand Division Manager

Membuat daftar potensial customerdan rencana penjualan

Melakukan promosi, presentasi ,sales visit dalam rangka penjualanproduct

Memeriksa dan nenindak lanjutiinquiry

Mengajukan permintaan harga kePrincipalBekerja sama dengan tender adminofficer , melakukan kalkulasi hargauntuk pembuatan Quotation/TenderMenyiapkan dan memeriksaQuotation dan kelengkapandocument tender

Membuat laporan aktivitas danprogress setiap project serta laporanpenjualan

Menghadiri prebid dan open bidmeeting

. Follow up complaint baik yangberkaitan dengan internal maupunprincipal hingga complaintterselesaikan

. Follow up quotation denganmelakukan komunikasi intensifdengan customer



. Memeriksa PO customer mengenaikesesuaiannya dengan quotation

. Memastikan bahwa PO telah diproses oleh bagian terkait

artemen Pemasaran (Sales)ong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda, mohon diisi dengan sebenar-benarnya.

s & Service Engineer


Rutin Berkala

Sangatringan


Alasan te

Bertanggung jawab kepada Salesand Division ManagerMembuat daftar potensial customerdan rencana penjualan

Melakukan promosi, presentasi ,sales visit dalam rangka penjualanproduct

Memeriksa dan nenindak lanjutiinquiryMengajukan permintaan harga ke

PrincipalBekerja sama dengan tender adminofficer , melakukan kalkulasi hargauntuk pembuatan Quotation/Tender


Membuat laporan aktivitas danprogress setiap project serta laporanpenjualan

Menghadiri prebid dan open bidmeeting

. Follow up complaint baik yangberkaitan dengan internal maupunprincipal hingga complaint

terselesaikan. Follow up quotation dengan

melakukan komunikasi intensifdengan customer

. Memeriksa PO customer mengenaikesesuaiannya dengan quotation



. Memastikan bahwa PO telah diproses oleh bagian terkait

. Melakukan pekerjaan Service,sesuai dengan work orderQuotation/Tender


ong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda, mohon diisi dengan sebenar-benarnya.ect Specialist




Alasan te

Bertanggung jawab atas penjualanproduk dan jasa service Perusahaanterutama untuk Project yang terkaitdengan bidang usaha Perusahaan

Bertanggung jawab ataspelaksanaan Project/Pekerjaan yangtelah dan akan berjalan

Membuat Perencaanan andbudgeting project

Melakukan perhitungan harga jualproject yang akan digunakan

sebagai dasar pembuatan QuotationMelakukan koordinasi denganPrincipal maupun Supplier Lokaldalam pelaksanaan Project

Melakukan Evaluasi Project yangtelah selesai dan membuat laporanProjectMelakukan koordinasi denganBagian Operation dan Accountingdalam pembuatan invoice dankelengkapan document



hnical Advisor


Rutin Berkala

Sangat

ringan


berat

Alasan te

Memberikan saran – saran ataumasukan yang terkait denganbidang ke ahliannya kepadaPimpinan, rekan kerja, customermaupun principal



Melakukan pemeriksaan terhadapunit-unit milik customer yang adadilapangan dan memberikan saranperawatan dan perbaikan

Melakukan presentasi produk dalammendukung usaha penjualan

Menghadiri pre-bid atau Technicalmeeting

Membantu perhitungan hargapenawaran unitMemeriksa kelengkapan dokumenpendukung unit dan inspeksimengenai kesesuaiannya denganspesifikasi dan permintaanMelakukan supervise terhadap unit-unit yang sedang dalam masaperawatan,perbaikan/garansi

artemen Operasi


ration Supervisor


Rutin Berkala

Sangat

ringan


berat

Alasan te

Bertanggung jawab atas kegiatan dibagian Operation dan membuatlaporan berkala kepada DirekturOperasional

Bertanggung jawab ataspelaksanaan penerapan ISO9001:2000 dan OHSAS 18001:1999dan memastikan bahwa seluruhkaryawan di bagian Operationmemahami dan melaksanakandengan baik dan benarMengendalikan system record danfilling sesuai prosedur

Memeriksa kelengkapan dokumendan memastikan PO customer, PO

ke Principal, SO, DO, InvoiceCustomer, Invoice Supplier sudahbenar

Memeriksa permintaan pemesananbarang (kebutuhan, harga dll)




Rutin Berkala

Sangatringan


Alasan te

Menindak lanjuti permasalahan yangtimbul baik dari customer, supplier,maupun yang berhubungan dengan

principal hingga persoalan selesaiMenyeleksi dan Menentukan daftarrekanan yang terkaitMerecord and filling daftar rekanan

Mengevaluasi kinerja rekanan

. Memonitor inventory asset dansparepart di Warehouse

. Mengajukan kebutuhan Trainingsub-ordinat

. Memonitor kegiatan warehouse

. Memonitor process pengirimanbarang dari tempat asal hinggasampai di Customer

. Memastikan bahwa setiap PO yangtelah terkirim/selesai telah di Invoice

. Menyiapkan dokumen import sertamengurus proses custom clearancedan pembayaran pajak untukpengiriman melalui Airport/ DHLatau Pelabuhan

. Turut serta dalam inspeksi dipelabuhan/Airport bila diperlukan

. Menyiapkan dokumen export sertamengatur pengirimannya

artemen Operasi


chasing and Expediting Staff


Rutin Berkala

Sangatringan


Alasan te

Bertanggung jawab atas penerbitanPurchase Order baik lokal maupunke Principal

Melakukan Pemeriksaan danmemastikan bahwa PO customeryang diterima telah sesuai denganquotation



Merecord PO Customer

Membuat dan mengirim PO kePrincipal dan memastikan bahwaprincipal telah menerima, dibuktikandgn adanya Sales Order/ konfirmasidari principal

Merecord PO ke PrincipalMerecord SO principal

Membuat PO untuk pemesananlocal

Memonitor waktu/tanggalpengiriman yang telah jatuh tempountuk setiap PO, serta Follow upstatus pengiriman kePrincipal/Suplier

Mengatur pengiriman dari Negaraasal hingga tiba di gudang PTLI

. Memberikan instruksi pengirimankepada Forwarder

. Merecord performance forwarder

. Membuat report status pengirimanuntuk Direktur maupun Customer

artemen Operasiong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda, mohon diisi dengan sebenar-benarnya.

very Staff




Alasan te

Membuat Delivery Order keCustomer, setelah mendapatlaporan dari gudang

Berkoordinasi dengan Delivery Mandalam pengiriman barang keCustomer

Mengatur pengiriman barang luarkota melalui forwarder domestic

Menerima dan memeriksa barangyang datang (kantor) sesuai denganprosedur ISO dan melakukaninspeksiMemastikan bahwa DO Asli telahkembali untuk setiap pengirimanbarang dan menyerahkannya kebagian invoicing



artemen Operasi


rehouse Staff




Alasan te

Bertanggung jawab atas seluruhkegiatan di Warehouse

Memeriksa kesesuaian documentpengiriman dari forwarder dengankondisi actual barang yang dikirimMemeriksa kondisi barang masukdan mengidentifikasi kesesuaianantara PO dan barang yang diterimamengacu pada InspectionsProcedure

Melaporkan kedatangan barang danhasil inspeksi kepada kantor pusatMemberikan tanda inspeksi padasetiap barang yang masuk sesuaidengan kondisi barang

Menyimpan barang sesuai kondisi

dan peruntukannyaMembuat label identifikasi baranguntuk barang stock

Filling document dan merecordbarang masuk baik yang sesuaimaupun tidak

Membuat dan mengendalikaninventory warehouse untuk barangpenjualan maupun peralatan diWarehouse

. Bersama Logistic staff memeriksakondisi barang dan mengidentifikasikesesuaian antara DO, PO customerdengan barang yang akan dikirim kecustomer

. Filling dan merecord DO

. Membuat laporan bila ditemukanketidak sesuaian baik pada saatpenerimaan maupun pengirimanbarang



. Memfollow up penyelesaian barangyg tidak sesuai

. Mengajukan segala keperluan yangberkaitan dengan kegiatanwarehouse

. Memelihara dan merawat sertamemastikan bahwa peralatan diwarehouse dalam kondisi baik

. Membuat jadwal dan melaksanakanmaintenance dan kalibrasi peralatandi warehouse

artemen Operasi

ong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda, mohon diisi dengan sebenar-benarnya.very Man


Rutin Berkala

Sangatringan


Alasan te

Bertanggung jawab ataspemeriksaan kelengkapan barangyang dikirim ke Customer sertaprocess pengiriman barang kecustomer

Menyiapkan kelengkapan dokumenpengiriman/lampiran DO (PO,Certificate dll)

Filling document pengiriman

Memeriksa barang dan menyiapkanbarang yang akan dikirim bersamawarehouse Staff sesuai InspectionProcedure

Me-repacking barang yang akandikirim agar layak kirim sertamemenuhi persyaratan customer

Membuat label/marking pada barangyang akan dikirim ke customer

Mengirimkan barang ke customerdan memastikan bahwa DO aslitelah ditandatangani dan

menyerahkan pada OSMelakukan pengambilan danpengiriman barang pembelian local

Membantu pengiriman barangmelalui Airport maupun forwarder



. Membantu pihak-pihak lain dalamhal kebutuhan akan kendaraanapabila diperlukan

. Membantu pengiriman dokumen dll,apabila diperlukan

. Bertanggung jawab atas kendaraan

operasional

artemen Operasi

ong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda, mohon diisi dengan sebenar-benarnya.rehouse Helper


Rutin Berkala

Sangatringan


Alasan te

Membantu bongkar muat barangdatang dan yang akan dikirimMembantu melakukan inspeksi padasaat barang datang maupun yangakan dikirim

Membantu Re-packing untuk barangyang akan dikirim

Membantu Engineer dalammelakukan perbaikan peralatan/

barangMenyusun penempatan barangsesuai dengan lokasinya

Menjaga kebersihan warehouse

Menjaga kelengkapan tools danperalatan di warehouse agar tetapdalam keadaan baik

artemen Operasi


ng Staff


Rutin Berkala

Sangatringan


Alasan te

. Membantu Operation Staff untukmembuat Copy dan filling sertamendistribusikan dokumen-dokumen

di bagian Operation. Filling PO Customer. Filling PO ke Principal

. Filling SO Principal

. Filling PO Lokal



. Copy dan Filling Outgoing invoicebeserta dokumen pendukungnya,serta mendistribusikan kepadabagian terkait

. Copy and filling PIB dankelengkapannya

. Memindahkan lokasi file darioutstanding ke lokasi Closed

. Menerima, memeriksa danmemastikan bahwa invoice supplieryang diterima sudah benar danmenandatanganinya

. Bersama Supervisor menindaklanjuti temuan apabila adaperbedaan atau kekeliruan invoicesupplier

. Menentukan invoice yang harus diRe-bill dan berkoordinasi denganbagian accounting/Finance dalampembuatan debit Note

. Menghitung pembagian beban biayaper invoice untuk setiap ref number

. Mengajukan Supplier invoice kepadaOperation Supervisor,DirekturOperasional dan principal untukditandatangani

. Merecord dan filling invoice supplierserta menyerahkan invoice originalke bagian accounting

. Merecord tanda terima penyerahaninvoice supplier

. Menyerahkan PIB asli dankelengkapannya ke bagian pajak

7. Menyerahkan original faktur pajak kebagian pajak



artemen Operasi


oicing Staff




Alasan te

Bertanggung jawab atas pembuataninvoice dan kelengkapannya (DO,PO customer, SO, dll) setelahmenerima Delivery Order atauService Order

Mengatur pengiriman invoice sertamerecord tanda terima

Bersama Supervisor menidak lajutipermasalahan atau permintaanperbaikan atas invoice customer

Merecord, serta mendistribusikaninvoice ke bagian terkait, termasukkepada principal

Membuat report invoice untukDireksi maupun Principal

artemen Support

ong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda, mohon diisi dengan sebenar-benarnya.em & Information Support




Alasan tep

Bertanggung jawab ataspemeliharaan perangkat kerasmaupun lunak milik perusahaanBertanggung-jawab atas pendataandan pengarsipan dokumentasisehubungan dengan pembelian,pemeliharaan, perubahansehubungan dengan perangkatkeras serta perizinan perangkat

lunak perusahaan, agar menjaminkelengkapan dokumentasi mengenaispesifikasi, garansi

Melakukan konsolidasi terhadappengajuan hardware dan softwareperusahaan, menerjemahkankebutuhan tsb. menjadi usulan



spesifikasi berikut perbandinganbiaya-biaya terkait, menindak lanjutiusulan yang disepakati manajemen,agar memenuhi spesifikasi mutu,sesuai dengan kebutuhan, sertaefisiensi biaya

Memperbaiki koneksi jaringan daninternet apabila terjadipermasalahan intern atau eksternaldibatasi sejauh adanya kejelasanpenanggung-jawab, mengusulkanspesifikasi perbaikan ataupeningkatan apabila dinilai perlu,mengajukan spesifikasi berikutanggaran apabila dibutuhkan jasaatau materi dari pihak luar

Melakukan update antivirus secaraberkala agar menjaga integritas dataperusahaan

Melakukan back up data secaraberkala agar menjamin pengamanandata

Menangani permasalahan yangdihadapi user sehubungan denganhardware maupun software perusahaan, memberikan ataumencari penjelasan seoptimalmungkin, menindak-lanjuti danmendata permasalahan tsb. agarpermasalahan hardware dansoftware perusahaan diselesaikansecara efisien dandidokumentasikan dengan baikMenyusun proposal untukpergantian hardware atau software perusahaan yang berdampak luasterhadap perusahaan berikutkekurangan, kelebihan sertaanggaran terkait, agar keputusanmanajemen didasari oleh informasiyang optimal



artemen Support


cutive Secretary


Rutin BerkalaSangat

ringan


berat

Alasan ten

peMenerima dan menyiapkandocument masuk dan keluar untukDirektur dan Komisaris

Membuat dan mencatat janji Direkturdan Komisaris dengan pihak terkaitMengatur jadwal kepergian,akomodasi dan expenses Direkturdan KomisarisMenyusun dan membuat konsepsurat keperluan Direksi dankomisarisMenyimpan document penting sertamemonitor validasinya

Memonitor fax masuk danmendistribusikannya

Mengurus pendaftaran pemasanganiklan sponsor/conferences

Membantu dalam pemesanan ticketperjalanan dinas dan akomodasikaryawan

Membuat dan mengajukan rencanapembelian barang dan pengeluaranlainnya

. Membuat daftar rencanapengeluaran untuk promosi,kegiatan Perusahaan lainnya danmeminta persetujuan pihakManajemen



Jika terdapat pekerjaan lain-lain yang anda kerjakan selain yang terdapat pada deskripsi pekerjaan di atas, mohon isikan dengan jelas pada tabel di bawah i

Pekerjaan lain-lain

Persepsi anda tentang pekerjaan andaNo Deskripsi Pekerjaan

Rutin Berkala

Sangatringan


FrekPer



Lampiran 3

Hasil Uji Validitas & Reliabilitas Pertanyaan Analisis Pekerjaan

Pertanyaan

VAR00001 Pearson Correlation 0.5191618

Sig. (2-tailed) 0.0016542 Valid


Sig. (2-tailed) 9.259E-05 Valid










Sig. (2-tailed) 0.0006248 ValidVAR00008 Pearson Correlation 0.6750894






















VAR00019 Pearson Correlation 0.6514556Sig. (2-tailed) 3.007E-05 Valid



Reliability

Statistics

Cronbach's Alpha

0.903670874 Reliabel



Hasil Uji Validitas dan Reliabilitas Pertanyaan Kinerja

Pertanyaan

VAR00001 Pearson Correlation 0.695141364 Valid

Sig. (2-tailed) 5.0582E-06


Sig. (2-tailed) 0.000694192


Sig. (2-tailed) 0.003571618


Sig. (2-tailed) 0.0001444


Sig. (2-tailed) 0.000486681


Sig. (2-tailed) 0.000936313


Sig. (2-tailed) 0.002021326

VAR00008 Pearson Correlation 0.577767362 ValidSig. (2-tailed) 0.000345992


Sig. (2-tailed) 0.00050476


Sig. (2-tailed) 1.8106E-08


Sig. (2-tailed) 7.69231E-07


Sig. (2-tailed) 6.54683E-08


Sig. (2-tailed) 7.93586E-07


Sig. (2-tailed) 0.000240357


Sig. (2-tailed) 8.59364E-05

referensi utama - rumus pemerintah dan ilo - lituhayu. rizaini_h2008

Documents