quan ly nhan su trong qlda

QUẢN LÝ NHÂN SỰ trong QLDA

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCMTRUNG TÂM CPA

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, Ph.D (Construction Management) 2

Hoï vaø teân: LÖU TRÖÔØNG VAÊN Naêm sinh: 1965 Giaùo duïc:

Toát nghieäp Kyõ sö xaây döïng, Ñaïi hoïc Baùch Khoa, 1991. Toát nghieäp chöông trình ñaøo taïo kinh teá Fulbright (FETP)

“Kinh teá hoïc öùng duïng cho phaân tích chính saùch”, 1998. Master of Engineering in Construction Engineering &

Management, Asian Institute of Technology (AIT), Thailand, 2002.

Ph.D., ngaønh Construction Engineering & Management taïi Pukyong National University (PKNU), Busan, Korea, 2009.

Lónh vöïc nghieân cöùu: Quaûn lyù döï aùn, Phaân tích vaø thaåm ñònh ñaàu tö XD, Kinh teá xaây döïng, Performance measurement in construction.

Email: [email protected] hoaëc [email protected] Website: http://sites.google.com/site/luutruongvan/


Nội dung

PHÁT TRIỂN NHÓM DỰ ÁN

TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN BAN QLDA

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN

QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ DỰ ÁN

KHÁI NIỆM

QUẢN LÝ NHÓM DỰ ÁN


Khái niệm (1)

Project HRM

Project HRM

StakeholdersStakeholders PartnersPartners

CustomersCustomers Individual contributorsIndividual

contributors

OthersOthers

HRM = Human resource management


Khái niệm (2)

Quản lý nhân sự dự án tập trung vào con người mà thực hiện các công tác để nhằm hoàn thành dự án.

Nguồn nhân lực dự án = nhóm dự án (project team) = Ban Quản lý dự án (theo cách hiểu của VN)

Quản lý nguồn nhân lực dự án bao gồm 4 quá trình để tổ chức và quản lý nhóm dự án


Quá trình quản lý nhân sự dự án (1)

1 2 3 4

Hoạch định nguồn nhân lực

Đạt được nhóm dự án

Phát triển nhóm dự án

Quản lý nhóm dự án: so sánh các kế hoạch ban đầu với kết quả thực hiện của nhóm



Các cách thức mà quản trị nguồn lực dự án tích hợp với các lĩnh vực khác của quản lý dự án:

Sự nhận dạng các nhân viên Ban QLDA bắt đầu với sự đánh giá tổng thể của các nguồn lực cần để hoàn thành dự án. Những cái này đã được nhận dạng trong quản lý thời gian của dự án.

Quá trình có được các nhân viên Ban QLDA có thể yêu cầu thuê nhân sự bên ngoài tổ chức. Vì thế, nó liên quan đến quá trình mà đã được mô tả trong quản lý cung ứng dự án (project procurement management)



Trong khi các trách nhiệm dự án toàn bộ có thể được trình bày trong sơ đồ tổ chức dự án, trách nhiệm các thành viên Ban QLDA được phân công trong tiến độ.

Các trách nhiện khác có thể được liệt kê trong các phần khác của kế hoạch quản lý dự án (project management plan) như là, các thành viên được phân công để đối phó với rủi ro (phản ứng với rủi ro), chất lượng (đảm bảo chất lượng và các hoạt động kiểm soát mà không được cụ thể hóa trong tiến độ), hoặc giao tiếp (trách nhiệm giao tiếp)


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (1)HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (1)

Hoạch định nguồn nhân lực (Human resource planning) nhận dạng vai trò và trách nhiệm mà sẽ được yêu cầu để hoàn thành dự án.

Sơ đồ tổ chức dự án thường diễn tả vai trò và trách nhiệm như thế.

Kế hoạch cho làm thế nào và khi nào nhân viên sẽ đến và rời khỏi dự án phải được cụ thể.

Kế hoạch quản lý nhân viên (staffing management plan) chỉ ra thông tin kế hoạch nguồn nhân lực.


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (2): HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (2): Đầu vàoĐầu vào

1

Sự hiểu biết về môi trường mà trong đó dự án sẽ tồn tại

2

Thông tin từ những bài học kinh nghiệm (lessons learned) trong những tình huống tương tự mà có thể hữu ích

3

Các công tác cần phải thực hiện để hoàn thành dự án

3 yếu tố đầu vào sơ bộ cho sự nhận dạng các vai trò và trách nhiệm



Hiểu biết môi trường xung quanh dự án là sống còn để bố trí nhân viên làm việc cho dự án. Tổ chức và cơ quan nào sẽ liên quan và bị ảnh

hưởng? Sự việc gì, bao gồm thành công và mâu thuẫn, mà

con người thường liên quan trong lợi ích dự án? Các quan hệ và ảnh hưởng gì là luôn luôn tồn tại? Kiểu phân chia gì mà có thể được kỳ vọng?



Các bài học kinh nghiệm cung cấp các khuôn mẫu (template) và danh mục (checklists) về các dự án đã thực hiện.

Các đơn vị QLDA chuyên nghiệp thường tạo ra các khuôn mẫu dựa vào bài học kinh nghiệm.

Các khuôn mẫu có thể bao gồm: sơ đồ tổ chức dự án và mô tả công việc (position descriptions).



Các danh mục (checklists) giúp chúng ta giảm nhẹ gánh nặng mỗi khi dự án bắt đầu.

Các nhiệm vụ dự án (deliverable) mà thường được phân chia thành các gói công việc (work packages) là thông tin cần để thiết lập kế hoạch quản lý nhân sự.

Câu hỏi quan trọng: Cái gì cần phải được làm?


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (6): HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (6): Đầu raĐầu ra

Sơ đồ tổ chức của dự án (organizational chart for the project)

Các vai trò và trách nhiệm cần để hoàn thành dự án

Kế hoạch để có được, đào tạo, thưởng, phạt với nhân viên dự án.

1 2 3



Công việc mà 1 thành viên Ban QLDA được kỳ vọng thực hiện thường biểu hiện dưới dạng một bộ của các trách nhiệm.

Khi một vai trò (role) như là kỹ sư kiểm soát chất lượng được định nghĩa, nhiều trách nhiệm được liên đới với vai trò đó mà không có liệt kê chúng một cách riêng rẽ.

Rành mạch ranh giới cho các vai trò là cần thiết. Ví dụ: nếu các vai trò dự án bao gồm 1 kỹ sư kiểm soát chất lượng và

một chuyên viên thử nghiệm, các câu hỏi sau đây cần giải đáp Ai sẽ thực hiện thí nghiệm kiểm soát chất lượng? Ai xác định làm thế đo lường sẽ được thực hiện? Bao nhiêu thử nghiệm và bao nhiêu mẫu là đủ?



Mỗi thành viên Ban QLDA phải chịu trách nhiệm cho công việc của họ vì vậy mức độ quyền lực phải phù hợp với trách nhiệm của họ.

Quyền lực là quyền để ra quyết định, đưa ra yêu cầu về nguồn lực và ký phê duyệt nhân danh một tổ chức.

Khi quyền lực vượt quá trách nhiệm, sự lạm dụng có thể xuất hiện.

Khi trách nhiệm vượt quá nguồn lực, sự thất vọng, nhuệ khí kém, năng suất thấp, và sự nghĩ việc là không tránh khỏi.


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (9): HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (9): Kỹ thuật và Kỹ thuật và công cụcông cụ

Các kỹ thuật thường được dùng để định nghĩa và tư liệu hóa các trách nhiệm là sơ đồ tổ chức (organization charts), mô tả công việc, lý thuyết tổ chức.

Sơ đồ tổ chức thường là một bộ của những hộp chữ nhật được sắp xếp như là một thứ bậc.


HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (10): HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC (10): Kỹ thuật Kỹ thuật và công cụvà công cụ

Ma trận phân công trách nhiệm (responsibility assignment matrix - RAM) là một dạng thức đơn giản của sơ đồ tổ chức

RAM có trục đứng là danh sách các chức danh, và trực ngang là các công việc.

Ưu điểm: Nhìn vào 1 dòng có thể nhìn thấy các trách nhiệm của 1 cá

nhân Nhìn vào 1 cột có thể thấy chính xác một nhân viên Ban

QLDA chịu trách nhiệm cho công việc nào


Ma trận phân công trách nhiệm của dự án website


Tuyển dụng nhóm dự án (1)

Khi vai trò và trách nhiệm đã được nhận dạng, những con người cần thiết để thực hiện chúng phải được tuyển dụng.

Đầu vào. Vai trò Trách nhiệm Sơ đồ tổ chức Kế hoạch quản lý nhân viên: mô tả khi nào và làm thế

nào mà nguồn lực đến và rời khỏi nhóm dự án Mô tả yêu cầu nhân viên (Staffing pool description): là

một tài liệu mô tả sự có sẳn, năng lực, kinh nghiệm và các mối quan tâm của các nhân viên dự kiến tuyển dụng và chi phí để có được những nhân nhân viên như thế.


Tuyển dụng nhóm dự án (2): Đầu ra

Sự phân công nhân viên dự án (project staff assignments): Các nhân viên có thể được tuyển dụng dưới dạng toàn thời gian, bán thời gian, hoặc thời vụ, tùy theo quy mô và tính chất dự án.

Sự có sẳn của nguồn lực: khi nào thì KTS Nguyễn Bình sẽ nghỉ phép, khi nào thì KS. Lê Thanh sẽ đi tu nghiệp ở Singapore), …

Kế hoạch quản lý nhân viên được cập nhật (nếu cần thiết)


Tuyển dụng nhóm dự án (3): Công cụ và kỹ thuật

Đàm phánPhân công trước (pre-assigned)Cung ứng: Khi đơn vị quản lý dự án thiếu

nhân lực phù hợp để thực hiện thì có thể mới gọi thầu.


Phát triển nhóm (1)

Phát triển nhóm bao gồm 2 thành phần quan trọng: Phát triển các năng lực cá nhân Gia tăng năng lực con người để làm việc lẫn nhau

như 1 nhóm.


Phát triển nhóm (2): Đầu vào

Tài liệu phân công nhân viên dự án (project staff assignments) cung cấp danh sách của những cá nhân trong Ban QLDA. Tài liệu phân công nhân viên dự án liệt kê kế

hoạch đào tạo và những thông tin khác nhằm phát triển nhóm dự án.

Sự có sẳn của nguồn lực (Resource availability) là đầu vào thứ 3 và nhận dạng các thời điểm mà con người là s8a3n sàng tham gia các hoạt động dự án


Phát triển nhóm (3): Đầu ra

Đánh giá sự thực hiện nhân viên (team performance assessment). Có thể dùng phương pháp chấm điểm Đánh giá tiến trình của sự hiệu quả 1 nhóm là cách

đơn giản để xác định bao nhiêu công việc là cần và trong cách thức nào để hiệu chỉnh


Phát triển nhóm (4): Công cụ và kỹ thuật

Hoạt động xây dựng nhóm: bao gồm các hoạt động của cá nhân và quản lý để cái thiện sự thực hiện của nhóm. Lôi kéo sự tham gia của các nhân viên Ban QLDA trong

hoạch định Thiết lập quy tắc đối phó với rủi ro Cuộc họp 5 phút

Các kỹ năng quản lý tổng quát như thấu hiểu, sáng tạo, sự tạo điều kiện thuận lợi là hữu ích khi làm việc với các nhân viên Ban QLDA.

Điều lệ Ban QLDA là cần thiết để giúp Ban QLDA đối phó với rủi ro và công tác với nhau như 1 nhóm


Phát triển nhóm (5): Công cụ và kỹ thuật

Thưởng và phạtĐào tạoĐồng phân bổ:

Bố trí những nhân viên tích cực nhất vào làm việc chung với nhau để nhằm hoàn thành những công việc khó khăn nhất.

Phù hợp với dự án lớn (large project) hoặc siêu lớn (mega-project)


Quản lý nhóm (1)

1 2 3 4

Theo dõi sự thực hiện

Cung cấp phản hồi

Giải quyết các yêu cầu

Phối hợp các thay đổi

Quản lý nhóm dự án bao gồm:

Quản lý nhóm dự án là một quá trình theo dõi và kiểm soát


Quản lý nhóm (2): đầu vào

Đầu vào của quá trình kiểm soát có thể được phân chia thành 3 loại: Cái đã được hoạch định Cái gì đang xuất hiện Thông tin khác mà sẽ giải thích làm thế nào mà quá trình

kiểm soát được thực hiện.Đầu vào của quá trình kiểm soát là

Các vai trò và trách nhiệm Sơ đồ tổ chức Tài liệu phân công nhân viên dự án

Kế hoạch quản lý nhân viên: hướng dẫn Ban QLDA làm thế nào để thực thi các hành động kiểm soát


Quản lý nhóm (3): đầu vào

Đánh giá sự thực hiện nhân viên và thông tin sự thực hiện công việc: tập trung vào khả năng cá nhân và làm thế nào mà cả ban QLDA sẽ hoạt độnbg như 1 nhóm

Báo cáo sự thực hiện: cung cấp thông tin liên quan đến sự thực hiện của ngân sách, tiến độ & quy mô mà sẽ định hướng các quyết định liên quan đến quản lý nhóm.

Tài liệu của quá trình tổ chức (Organizational process assets): web sites, tiệc hàng năm, bản tin Ban QLDA (newsletters) mà có thể được dùng khi quản lý nhóm


Quản lý nhóm (4): đầu ra

Các yêu cầu thay đổi (Requested changes) có thể có để loại ra hoặc nhận thêm 1 nhân viên.

Hành động hiệu chỉnh đã được khuyến nghị bao gồm các hoạt động chuyên môn hoặc đào tạo bổ sung.

Hành động ngăn chặn đã được khuyến nghị Cập nhật tài sản quá trình của tổ chức (an

update to the organization’s process assets)Bài học kinh nghiệm (Lessons learned).


Quản lý nhóm (5)

1 2 3 4

Quan sát và đàm luận

Thẩm định sự thực hiện dự án

Quản lý mâu thuẫn

Sổ nhật ký (issue log)

4 kỹ thuật để quản lý nhóm dự án bao gồm:


Quản lý nhóm (6): công cụ và kỹ thuật

Quan sát và đàm luận với nhân viên là cách đơn giản nhất mà giám đốc dự án có thể áp dụng để so sánh những gì đã được hoạch định và thực tế làm được

Thẩm định sự thực hiện dự án (project performance appraisal): GĐ dự án cần cung cấp phản phản hồi đến nhân viên để động viên các hành vi tích cực và khám phá các vướng mắc.

Kỹ thuật quản lý mâu thuẫn sẽ cho phép sự khác biệt giữa các ý kiến xuất hiện nhưng mất mát của nhóm mà gây ra bởi các cảm giác và hành vi tiêu cực trong vòng các nhân viên.


Quản lý nhóm (6): công cụ và kỹ thuật

Issue log: Khi các kết quả xuất hiện, một tài liệu nhật ký sẽ

lần theo dấu vết các kết quả và chỉ ra ai phải chịu trách nhiệm.

Logs có thể là biên bản các cuộc họp mà được lưu trữ trong suốt quá trình dự án thực hiện, quyển nhật ký tiến trình dự án, …


Bài tập về nhà

Nhận dạng những nhân tố có ảnh hưởng đến nhân lực tại dự án mà bạn đang thực hiện? (nếu bạn chưa từng tham gia 1 dự án nào, bạn có thể giả định rằng bạn dang tham gia 1 dự án nào đó rồi nhận dạng các nhân tố. Khi giả định, nên càng cụ thể càng tốt, ví dụ: nên giả định dự án chung cư dành cho người thu nhập thấp hơn là giả định dự án chung cư)

Hãy thiết lập 1 sơ đồ tổ chức trong đó mô tả nhân sự trong Ban QLDA mà bạn đang tham gia?

Vân dụng kiến thức trong bài giảng để nhận xét và đánh giá nhân sự hiện tại của Ban QLDA của bạn? Hãy đề xuất các biện pháp cải thiện nhân sự trong Ban QLDA của bạn.

Xin cám ơn đã lắng nghe!Xin cám ơn đã lắng nghe!

quan ly nhan su trong qlda

Documents