proyek perubahan - lan ri
TRANSCRIPT
PROYEK
PERUBAHAN
STRATEGI MEMBANGUN AKSESIBILITAS DATA UNTUK
IMPLEMENTASI CONTINUOUS AUDIT DAN CONTINUOUS
MONITORING YANG EFEKTIF
Tony Tovik Hidayat
Sekretaris Inspektorat Jenderal
Kementerian Komunikasi dan Informatika
Halaman 1 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
KATA PENGANTAR
Pertama-tama saya panjatkan puji serta syukur kepada Allah SWT, karena
dengan kehendak-Nya saya sebagai penulis dan perancang dapat menyelesaikan
aktualisasi yang berjudul “Strategi Membangun Aksesibilitas Data untuk
Implementasi Continuous Audit dan Continuous Monitoring yang Efektif”. Tidak
lupa penulis panjatkan shalawat serta salam kepada Nabi besar kita, Nabi Muhammad
SAW, kepada keluarganya, para sahabatnya dan sampai kepada kita sebagai umatnya
hingga akhir zaman.
Laporan proyek perubahan ini penulis susun sebagai salah satu syarat untuk
memenuhi kelulusan Diklat Kepemimpinan Tingkat II (PIM II) Tahun 2019. Selama proses
penyusunan laporan proyek perubahan ini, terkadang penulis menghadapi berbagai
permasalahan dan hambatan. Selain kekuatan dan kemudahan yang diberikan Allah
SWT, terdapat pula masukan, bantuan dan beberapa dorongan baik secara moril
maupun materil yang diberikan dari berbagai pihak sebagai faktor penting demi
terselesaikannya laporan proyek perubahan ini. Untuk itu dengan segala kerendahan dan
ketulusan hati, penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada:
1. Yth. Bapak Doddy Setiadi, AK., MM., CA., CPA. selaku Mentor / Inspektur Jenderal
Kementerian Komunikasi dan Informatika RI yang telah memberikan dukungan
terhadap proyek perubahan ini.
2. Yth. Ibu Ir. Maryati Karma., MM. selaku Coach, yang telah memberikan waktu dan
sumbangan pikiran dalam membimbing dan mengarahkan penulis selama
penyusunan laporan proyek perubahan ini.
3. Yth. Tim Efektif, Inspektorat Jenderal, Kementerian Komunikasi dan Informatika RI
yang telah memberikan waktu dan sumbangan pikiran yang sangat berharga dalam
selama penyusunan proyek perubahan ini.
4. Yth. Ibu Dra. Rosarita Niken Widiastuti, M.Si. selaku Sekretaris Jenderal (Sekjen)
Kementerian Komunikasi dan Informatika RI yang telah mendukung proyek perubahan
ini.
Halaman 2 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
5. Yth. Bapak Prof. Dr. Widodo Muktiyo selaku Direktur Jenderal Informasi dan
Komunikasi Publik (Dirjen IKP) di Kementerian Komunikasi dan Informatika yang telah
mendukung proyek perubahan ini.
6. Yth. Bapak Dr. Ir. Ismail, M.T. selaku Direktur Jenderal Sumber Daya Perangkat Pos
dan Informatika (Dirjen SDPPI) di Kementerian Komunikasi dan Informatika RI yang
telah mendukung proyek perubahan ini.
7. Yth. Bapak Prof. Dr. Ahmad M. Ramli, S.H., M.H., FCBARB selaku Direktur Jenderal
Penyelenggara Pos dan Informatika (Dirjen PPI) di Kementerian Komunikasi dan
Informatika RI yang telah mendukung proyek perubahan ini.
8. Yth. Bapak Samuel Abrijani Pangerapan, B.Sc selaku Direktur Jenderal Aplikasi
Informatika (Dirjen Aptika) di Kementerian Komunikasi dan Informatika RI yang telah
mendukung proyek perubahan ini.
9. Yth. Bapak Dr. Ir. Basuki Yusuf Iskandar, M.A. selaku Kepala Badan Penelitian dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia di Kementerian Komunikasi dan Informatika
RI yang telah mendukung proyek perubahan ini.
Dilain pihak penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada:
1. Orang Tua serta keluarga besar yang selalu memberikan kasih sayang, do’a dan
dukungan penuh kepada penulis setiap saat tanpa mengenal lelah.
2. Pegawai Inspektorat Jenderal Kementerian Komunikas dan Informatika RI yang telah
memberikan semangat dan motivasi juga berbagi kebahagian bersama penulis, terima
kasih atas segala bantuan dan do’anya.
3. Teman-teman Diklat Kepemimpinan Tingkat II (PIM II) Tahun 2019 serta seluruh pihak
yang tidak dapat disebutkan satu persatu oleh penulis yang telah membantu
menyelesaikan serta turut andil dalam laporan proyek perubahan ini.
Akhir kata semoga amal baik Bapak / Ibu / Kerabat sekalian mendapat balasan
dan karunia Allah SWT lebih dari apa yang diterima penulis ini. Aamiin.
Jakarta, 7 November 2019
Penulis
Halaman 3 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
ABSTRAK
Pada saat ini, kegiatan pembangunan sedang marak dilakukan didalam
lingkungan instansi pemerintah guna memajukan infrastruktur yang ada di Negara
Indonesia. Dalam kegiatan pembangunan tersebut diperlukan adanya pengawasan
guna memastikan terlaksananya kegiatan pembangunan tersebut sesuai dengan
tujuan yang telah ditentukan. Dalam hal ini peran Inspektorat Jenderal sangat besar
dalam memastikan kegiatan pembangunan tersebut dapat terlaksana sesuai dengan
tujuannya dengan melakukan pengawasan internal atas kegiatan yang dilakukan oleh
pemerintah.
Namun pada kenyataannya, kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh
Inspektorat Jenderal selama ini sangat terbatas, hal tersebut disebabkan oleh
berbagai faktor seperti kurangnya waktu yang diberikan dalam kegiatan pengawasan
tersebut, serta belum adanya modernisasi dalam melakukan kegiatan pengawasan
yang dapat mempermudah Inspektorat Jenderal dalam melakukan pengawasan,
yang secara langsung dapat memperluas ruang lingkup pengawasan yang dapat
dilakukan oleh Inspektorat Jenderal.
Melihat kondisi tersebut, langkah strategis yang dapat diambil adalah
dengan pembentukan dan pemanfaat Sistem Informasi dengan menggunakan Data
Warehousing dan Data Analytic yang terintegrasi, dimana Sistem Informasi
tersebut akan digunakan untuk kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat
Jenderal. Sistem Informasi tersebut nantinya dapat memperluas dan memperdalam
kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat Jenderal serta meningkatkan
efektifitas dan efisiensi kegiatan pengawasan itu sendiri, yang nantinya secara
langsung akan berdampak pada terlaksananya suatu kegiatan yang dilakukan oleh
instansi pemerintah tersebut sesuai rencana dan tujuan yang telah ditetapkan.
Kata Kunci: Data Warehousing; Data Analytic; Sistem Informasi
Halaman 4 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ....................................................................................................................... 1
ABSTRAK ....................................................................................................................................... 3
DAFTAR ISI .................................................................................................................................... 4
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................................... 6
DAFTAR TABEL ............................................................................................................................. 7
BAB I ............................................................................................................................................... 8
PENDAHULUAN ............................................................................................................................. 8
I.1. Latar Belakang ........................................................................................................................ 8
I.2. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan .......................................................................... 12
I.3. Ruang Lingkup...................................................................................................................... 14
I.4. Stakeholder Internal dan Eksternal ................................................................................. 14
I.5. Analisa Stakeholder Internal dan Eksternal .................................................................. 16
I.6. Struktur Tim Efektif .............................................................................................................. 17
I.7. Rencana Tahapan ................................................................................................................ 20
I.8. Milestone ................................................................................................................................ 25
I.9. Indikasi Kendala dan Masalah, Strategi Mengatasi Masalah ..................................... 26
I.10. Usulan Anggaran .................................................................................................................. 26
BAB II ............................................................................................................................................ 27
CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN .............................................................................................. 27
II.1. Pelaksanaan Proyek Perubahan ....................................................................................... 27
II.2. Stakeholder ............................................................................................................................ 28
II.3. Milestone (Perencanaan VS Realisasi) ........................................................................... 33
II.4. Matriks Tahapan Pelaksanaan Jangka Pendek (Perencanaan VS Realisasi) ........ 35
II.5. Monitoring Tujuan Jangka Pendek dan Pelaksanaan Proyek Perubahan .............. 36
II.6. Hambatan dan Kendala ....................................................................................................... 37
Halaman 5 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
II.7. Strategi ................................................................................................................................... 37
II.8. Anggaran ................................................................................................................................ 38
BAB III ........................................................................................................................................... 39
PENUTUP ..................................................................................................................................... 39
KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................................................................ 39
III.1. Kesimpulan .............................................................................................................................. 39
III.2. Saran ........................................................................................................................................ 39
Halaman 6 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1. Strategi Mempengaruhi Stakeholder ....................................................... 16
Gambar 1.2. Susunan Tim Efektif ................................................................................ 19
Gambar 2.1. Perpindahan Stakeholder ........................................................................ 29
Halaman 7 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1. Tabel Rencana Tahapan Proyek Perubahan ............................................... 20
Tabel 1.2. Indikasi Masalah dan Strategi Mengatasi Masalah ...................................... 26
Tabel 1.3. Usulan Anggaran ........................................................................................ 26
Tabel 2.1. Tabel Peran Stakeholder ............................................................................. 30
Halaman 8 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
1.1.1. Deskripsi Sekretariat Inspektorat Jenderal Kementerian Komunikasi
dan Informatika
Tugas pokok Sekretariat Inspektorat Jenderal adalah melaksanakan
pelayanan teknis dan administratif kepada seluruh satuan organisasi di lingkungan
Inspektorat Jenderal. Fungsi sekretariat Inspektorat Jenderal antara lain;
Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan rencana dan program kerja
pengawasan, pengendalian program, dan anggaran, serta evaluasi dan pelaporan
di lingkungan Inspektorat Jenderal. Pelaksanaan evaluasi atas laporan hasil
pengawasan fungsional, laporan hasil pengawasan masyarakat, dan pemantauan
penyelesaian tindak lanjut hasil pengawasan.
Dalam satu tahun anggaran, Inspektorat Jenderal wajib melakukan reviu
terhadap kegiatan mandatory, diantaranya yaitu: reviu terhadap Rencana Kerja
(Renja), reviu RKA-K/L, reviu Laporan Keuangan, evaluasi LAKIP, reviu SAKIP,
reviu Pelaksanaan Anggaran dan reviu Pengadaan Barang dan Jasa. Namun
karena keterbatasan waktu untuk melakukan reviu sehingga proses
pelaksanaannya sering kali tidak berjalan secara optimal. Sebagai contoh, untuk
reviu RKA-K/L, jarak antara terbitnya Surat Edaran tentang pagu anggaran dan
batas waktu penelahaan oleh kementerian keuangan sangat singkat (hanya 5
hari), sementara proses reviu dan penyusunan RKA-K/L tersebut cukup panjang
karena satker harus melakukan penyusunan terlebih dahulu sebelum diserahkan
ke Inspektorat Jenderal untuk direviu. Dalam pelaksanaan kegiatan pengawasan
ini, Sekretariat Inspektorat Jenderal secara umum memiliki tugas sebagai unit
pendukung, misal; bertugas menjadi penghubung antara Biro Perencanaan dan
Inspektorat Jenderal dalam mendapatkan data RKA-K/L yang akan direviu.
Halaman 9 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
1.1.2. Struktur Organisasi Inspektorat Jenderal
SEKRETARIAT
INSPEKTORAT JENDERAL
SUB BAGIAN
PROGRAM DAN
ANGGARAN
SUB BAGIAN
KEPEGAWAIAN
SUB BAGIAN
KEUANGAN SUB BAGIAN
TLHP INTERNAL
BAGIAN
PROGRAM DAN
EVALUASI
BAGIAN
KEPEGAWAIAN
DAN TATA USAHA
BAGIAN
KEUANGAN DAN
RUMAH TANGGA
BAGIAN TINDAK
LANJUT HASIL
PENGAWASAN
SUB BAGIAN
EVALUASI DAN
PELAPORAN
SUB BAGIAN
TATA USAHA
SUB BAGIAN
RUMAH TANGGA
SUB BAGIAN
TLHP EKSTERNAL
INSPEKTORAT III
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL MUDA
SUB BAGIAN TATA USAHA
SUB BAGIAN TATA USAHA
SUB BAGIAN TATA USAHA
SUB BAGIAN TATA USAHA
INSPEKTORAT I INSPEKTORAT II INSPEKTORAT IV
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
(Auditor)
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
(Auditor)
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
(Auditor)
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
(Auditor)
INSPEKTUR
JENDERAL
Halaman 10 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
1.1.3. Permasalahan dan Solusi
a. Permasalahan
Dalam 3 tahun terakhir Inspektorat Jenderal telah mencoba melaksanakan
prosedur Continuous Audit dan Continuous Monitoring (CACM) melalui Reviu
RKA-K/L, Reviu Pelaksanaan Anggaran, Reviu Pengadaan Barang Jasa, namun
dalam pelaksanaannya masih belum maksimal sehingga upaya ini belum
mengurangi frekuensi temuan BPK RI.
Pelaksanaan kegiatan-kegiatan reviu ini masih dilaksanakan secara
sporadis (dengan tim yang berbeda, data yang digunakan tidak tertata dengan
baik, dan dalam waktu penugasan yang singkat). Akibatnya dalam pelaksanaan
pengawasannya, Inspektorat Jenderal belum bisa memberikan added value dan
increase value terhadap proses pelaksanaan kegiatan dan penggunaan anggaran
Kementerian Kominfo.
Salah satu permasalahan penting yang dihadapi oleh Inspektorat Jenderal
saat ini adalah banyak data yang digunakan untuk pelaksanaan kegiatan
pengawasan belum tertata secara digital, atau data tersebut belum
terklasifikasikan secara baik sehingga informasi penting dalam data sulit didapat.
Hal ini menyebabkan terkendalanya proses penyelesaian kegiatan pengawasan
dan hasilnya menjadi tidak optimal.
Selain yang telah dijelaskan di atas, beberapa hal yang dapat diidentifikasi
sebagai masalah penting bagi Sekretariat Inspektorat Jenderal dalam mendukung
pelaksanaan pengawasan adalah:
1. Waktu yang diberikan oleh Kementerian Keuangan dalam melakukan reviu
RKA/KL tidak cukup. Dalam 5 tahun terakhir, Inspektorat Jenderal hanya
memiliki waktu kurang dari 5 hari untuk menilai kelayakan anggaran satker yang
besarannya mencapai 5 triliun;
2. Pengimplementasian Continuous Audit and Continuous Monitoring (CACM)
belum berjalan secara optimal. Hal ini dibuktikan dengan masih terdapat
temuan berulang dalam hasil pemeriksaan BPK, misal terkait pengadaan
barang/jasa
Halaman 11 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
3. Semakin bertambahnya tuntutan terhadap APIP (Inspektorat Jenderal) untuk
melaksanakan pengawasan ditandainya dengan meningkatnya jumlah
pengawasan mandatory yang harus dilakukan. Terhitung terdapat 6
pengawasan mandatory yang harus dilakukan secara berkala per triwulan dan
per semester setiap tahun; Hal ini menuntut Inspektorat Jenderal untuk bekerja
secara lebih efektif dan efisien.
4. Pelaksanaan pengawasan masih bersifat sporadis. Hal ini disebabkan karena
perencanaan yang kurang sehingga menyebabkan Inspektorat Jenderal belum
bisa memberikan added value dan increase value terhadap proses pelaksanaan
kegiatan dan penggunaan anggaran Kementerian Kominfo;
5. Belum adanya database pengawasan dan perencanaan anggaran. Hal ini
menyebabkan Inspektorat Jenderal seringkali mengalami kesulitan dalam
mencari data yang dibutuhkan sehingga kekurangan waktu dalam
melaksanakan pengawasan jika satker tidak mau atau lama dalam memberikan
data dukung pengawasan.
b. Solusi
Rencana solusi pemecahan masalah organisasi yang akan dilakukan
dalam proyek perubahan adalah membentuk suatu basis data dengan prinsip Data
Warehousing dan data analytics sehingga akan memudahkan pengawasan
mandatory yang dilakukan oleh Inspektorat Jenderal dalam rangka memastikan
akuntabilitas kinerja keuangan dan operasional. Dengan adanya basis data ini
maka diharapkan akan dapat menjawab permasalahan yang ada yaitu;
1. Mudahnya akses terhadap data yang dibutuhkan dalam kegiatan pengawasan
akan mempercepat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan
pengawasan, yang pada akhirnya pelaksanaan kegiatan akan lebih efektif dan
efisien.
2. Basis data yang dibangun akan mencatat riwayat hasil pemeriksaan sehingga
akan meminimalkan potensi temuan berulang.
3. Adanya basis data akan mencatat hal-hal yang pernah menjadi permasalahan
sehingga harapannya rekomendasi yang dihasilkan telah memperhitungkan
kondisi dari satuan kerja dan dapat memberikan nilai tambah baru (continous
improvement).
Halaman 12 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
I.2. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan
1.2.1. Tujuan
Tujuan Proyek Perubahan ini adalah agar data-data yang diperlukan oleh
Inspektorat Jenderal dalam melakukan kegiatan pengawasan dapat
terdokumentasi dan tersusun dengan baik dan benar, sehingga pelaksanaan
kegiatan pengawasan dapat mencapai hasil yang optimal.
a. Tujuan Jangka Pendek
Adapun tujuan jangka pendek (selama masa Pelatihan Kepemimpinan
Nasional Tingkat II berlangsung) proyek perubahan ini, adalah sebagai berikut:
1. Tersedianya Management Representation Letter (piagam kesediaan atau
komitmen satker untuk membuka akses/menyediakan data untuk Inspektorat
Jenderal)
2. Terbentuknya skema pengumpulan data sebagai dasar penyusunan database
pengawasan yang terintegrasi dari data dukung pengawasan di bidang
perencanaan anggaran yang dapat digunakan untuk kegiatan pengawasan
seperti Reviu RKA K/L.
3. Tersusunnya alur kerja untuk penyusunan sistem informasi monitoring kinerja
anggaran menggunakan database pengawasan yang terintegrasi dan juga
sebagai data analytics yang dapat memudahkan kegiatan pengawasan dengan
menggunakan sistem informasi.
b. Tujuan Jangka Menengah
Sedangkan tujuan jangka menengah (selama satu tahun setelah Pelatihan
Kepemimpinan Nasional Tingkat II berakhir), adalah sebagai berikut:
1. Terwujudnya kerjasama dengan pihak ketiga untuk menentukan mockup atau
design software atau aplikasi monitoring kinerja anggaran menggunakan Data
Warehousing dan data analytics.
2. Terbentuknya mockup atau design software atau aplikasi monitoring kinerja
anggaran menggunakan Data Warehousing dan data analytics.
Halaman 13 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
c. Tujuan Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang (selama Tiga tahun setelah tujuan jangka
menengah berakhir), adalah sebagai berikut:
1. Tersedianya Aksesibilitas data melalui konektifitas atau integrasi data pada
sistem informasi lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika.
2. Terwujudnya mekanisme pengawasan yang strategis dengan implementasi
CACM menggunakan Data Warehousing dan data analytics sehingga akan
memudahkan pengawasan mandatory yang dilakukan oleh Inspektorat
Jenderal setiap tahun.
3. Tersedianya tools atau system informasi yang dapat mendeteksi Fraud dalam
proses pengadaan barang dan jasa.
4. Terwujudnya efektifitas dan efisiensi kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh
Inspektorat Jenderal.
5. Terwujudnya peningkatan efektifitas dan efisiensi kegiatan pembangunan yang
dilakukan oleh pemerintah.
1.2.2. Manfaat
Proyek perubahan ini akan memiliki manfaat kepada beberapa elemen,
antara lain:
1. Manfaat perubahan yang akan dilakukan bagi Institusi antara lain adalah:
a) Memperbaiki kinerja Kementerian Komunikasi dan Informatika;
b) Meningkatkan kualitas pembangunan infrastruktur dan pelayanan yang
diberikan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika kepada
Masyarakat.
2. Bagi penulis sendiri, manfaat perubahan yang akan dilakukan antara lain
adalah:
a) Sebagai pelopor perubahan yang inovatif;
b) Meningkatkan kemampuan managerial;
3. Bagi stakeholder, manfaat perubahan yang akan dilakukan antara lain adalah:
a) Optimalisasi Pembangunan yang dilakukan;
b) Model percontohan bagi instansi pemerintah lain yang ada di Indonesia;
Halaman 14 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
4. Sedangkan bagi masyarakat, manfaat perubahan yang akan dilakukan antara
lain adalah:
a) Masyarakat selaku pengguna jasa layanan dan infrastruktur mendapat
pelayanan yang lebih tertib, teratur, aman, nyaman dan berkualitas.
I.3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup proyek perubahan yang ingin dicapai adalah:
1. Mekanisme pengawasan yang strategis menggunakan teknologi IT untuk
membantu proses pengawasan dengan durasi yang singkat;
2. Database yang mencakup perencanaan anggaran dan realisasinya untuk
membantu pelaksanaan CACM yang dilaksanakan secara periodik dalam
setiap tahun;
3. Sarana yang dapat mengidentifikasi risiko dari capaian pengadaan dan risiko
fraud dalam pengadaan barang dan jasa untuk mengurangi frekuensi temuan
BPK RI perihal pengadaan barang dan jasa;
4. Management Representation Letter (ada semacam piagam kesediaan atau
komitmen satker untuk membuka akses/menyediakan data untuk Inspektorat
Jenderal)
I.4. Stakeholder Internal dan Eksternal
Stakeholder Internal:
1. Menteri Komunikasi dan Informatika RI (Menkominfo)
2. Seluruh pejabat struktural Inspektorat Jenderal Kementerian Komunikasi dan
Informatika RI sekaligus sebagai stakeholder kunci, meliputi:
2.1. Sekretariat Jenderal (Sekjen):
a. Kepala Biro Perencanaan
b. Kabag Penyusunan Program
c. Kabag Penyusunan Anggaran
d. Kabag Monitoring dan Evaluasi
e. Kepala Biro Keuangan
Halaman 15 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
f. Kabag Verifikasi dan Akuntansi
g. Kepala Biro Hukum
h. Kabag Penelahaan dan Evaluasi Produk Hukum
i. Kepala Pusat Data dan Sistem Informasi
j. Kepala Bidang Sistem dan Data
2.2. Direktorat Jenderal Sumber Daya Perangkat Pos dan Informatika (Ditjen
SDPPI):
a. Sekretaris Ditjen SDPPI
b. Kabag PPL
c. Kabag Keuangan
2.3. Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Pos dan Informatika (Ditjen PPI):
a. Sekretaris Ditjen PPI
b. Kabag PPL
c. Kabag Keuangan
2.4. Direktorat Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik (Ditjen IKP):
a. Sekretaris Ditjen. IKP
b. Kabag PPL
c. Kabag Keuangan
2.5. Badan Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Balitbang
SDM):
a. Sekretaris Balitbang SDM
b. Kabag PPL
c. Kabag Keuangan
2.6. Direktorat Jenderal Aplikasi dan Informatika (Ditjen Aptika):
a. Sekretaris Aptika
b. Kabag PPL
c. Kabag Keuangan
2.7. Badan Aksesibilitas Telekomunikasi dan Informatika (BAKTI):
a. Direktur Keuangan
b. Kepala SPI
Halaman 16 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
Stakeholder Eksternal:
1. Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), Auditorat Utama Keuangan Negara III
(AKN III)
2. Deputi Politik, Hukum dan Keamanan (Polhukam), Badan Pengawas Keuangan
dan Pembangunan (BPKP)
3. Kementerian Keuangan (Kemenkeu), Direktorat Jenderal Anggaran (DJA)
4. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI
(Kemenpan RB)
5. Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional RI / Badan Perencanaan
Pembangunan Nasional (Kementerian PPN / Bappenas)
I.5. Analisa Stakeholder Internal dan Eksternal
Stakeholder terdiri dari empat kelompok, yaitu Promotor, Defender, Latent
dan Apathetics. Strategi mempengaruhi stakeholder dapat dilihat pada Gambar
1.1.
Gambar 1.1. Strategi Mempengaruhi Stakeholder
Jabatan Fungsional Auditor
Sekertariat Inspektorat Jenedral
Sekretariat Jenderal
Inspektur Jenderal
BPK
BPKP Kemenpan RB
Kementrian Keuangan
Direktorat Jenderal SDPPI BAKTI
BALITBANG
Direktorat Jenderal APTIKA
Direktorat Jenderal PPI
BAPPENAS
Direktorat Jenderal IKP
Menteri
Halaman 17 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
a. Kelompok PROMOTORS: Kelompok yang memiliki kepentingan terhadap
program dan juga kekuatan untuk membantu dan membuatnya berhasil atau
sebaliknya.
Strategi:
1. Melakukan komunikasi dan koordinasi yang rutin;
2. Memaparkan mengenai maksud dan tujuan serta manfaat yang akan
diperoleh dengan adanya proyek perubahan ini/audiensi.
b. Kelompok DEFENDERS: Kelompok yang memiliki kepentingan pribadi dan
dapat menyuarakan dukungan dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk
mempengaruhi program.
Strategi:
1. Melakukan komunikasi dan koordinasi yang rutin;
2. Memaparkan mengenai maksud dan tujuan serta manfaat yang akan
diperoleh dengan adanya proyek perubahaan ini;
3. Menunjukan komitmen dan integritas yang kuat untuk pelaksanaan proyek
perubahan tersebut.
c. Kelompok LATENS: Kelompok yang tidak memiliki kepentingan khusus
maupun terlibat dalam program, tetapi memiliki kekuatan besar untuk
mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik.
Strategi:
1. Merubah stakeholder latens ke stakeholder promotor;
2. Membangun komunikasi efektif dengan cara:
3. Melakukan audensi dengan para stakeholder terkait proyek perubahan;
4. Melakukan koordinasi dengan para stakeholder kategori laten terkait
dukungan terhadap proyek perubahan;
5. Membangun dukungan terkait proyek perubahan.
d. Kelompok APATETHICS: Kelompok yang tidak memiliki kepentingan maupun
kekuatan, bahwa tidak mengetahui adanya program.
I.6. Struktur Tim Efektif
Tim Efektif dibentuk untuk membantu Tim Leader dalam melaksanakan
proyek perubahan yang akan dilakukan. Penunjukan personil dalam tim efektif
didasarkan pada kriteria kesesuaian dengan jabatan, kompetensi, pengalaman
Halaman 18 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
dan kemampuan dalam menjalankan organisasi yang lincah. Agar tim efektif yang
dibentuk dapat bergerak secara adaptif dan profesional sesuai dengan
keahliannya, maka struktur organisasi yang dibangun adalah organisasi
transformasional, yaitu organisasi yang setiap saat dapat bertransformasi dari
struktural ke fungsional dan sebaliknya.
Dalam bentuk organisasi structural, tim ini diberi nama “Tim Cepat”. Di dalam
Tim Cepat, Project Leader membawahi 4 (empat) Tim yang terdiri dari pejabat
Struktural eselon III.a dan eselon IV.a dan Staf (jabatan fungsional umum dan staf
struktural) Inspektorat Jenderal Kementerian Komunikasi dan Informatika. Struktur
organisasi struktural dalam Tim Cepat dibentuk dengan tugas pokok sebagai
berikut:
1. Tim Pengolah data dan format database (Pengembang)
a. Melaksanakan tugas-tugas administratif, perencanaan, ketata-usahaan,
keuangan, personalia.
b. Memfasilitasi kelancaran tugas Tim Pembuat Format Database, Tim
Pengolah data dan format database (Pengembang) dan Tim Penyusun
Kebijakan.
c. Menentukan format data yang terstandarisasi dan konsisten, melaksanakan
kebijakan teknis, monitoring dan evaluasi teknis di bidang database.
d. Melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan tim lain serta dengan
stakeholder lain dalam setiap langkah agar saling sinergis.
e. menyiapkan bahan, melaksanakan kebijakan teknis, monitoring dan evaluasi
teknis di bidang database.
f. Menyiapkan data pendukung aplikasi “SiMONIKA” seperti: data RKA-K/L, PK
Eselon I-IV, data terkait PBJ, dll.
g. Melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan tim lain serta dengan
stakeholder dalam setiap langkah agar saling sinergis.
Halaman 19 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
2. Tim Penyusun Kebijakan
a. Menyusun kebijakan terkait pembuatan format database, pengelolaan
database sampai database tersebut dapat digunakan.
b. Melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan tim lain serta dengan
stakeholder dalam setiap langkah agar saling sinergis.
3. Tim Teknologi Informatika
a. Melakukan studi komparasi database.
b. Menyiapkan aplikasi yang dinamakan “SiMONIKA”
4. Tim Keuangan
Koordinasi penyiapan data perencanaan anggaran, realisasi anggaran
pengadaan barang dan jasa untuk kebutuhan proyek perubahan dari awal
persiapan proyek sampai proyek dijalankan.
5. Tim Hukum
Menyiapkan kebijakan pedoman/juknis/SOP mekanisme pengawasan dan
Management Representation Letter.
Gambar 1.2. Susunan Tim Efektif
MentorDoddy Setiadi AK., MM
Project Leader
Ir. Tony Tovik Hidayat, MT
Tim Pengolah Data & Format Database
Tim Penyusun Kebijakan
Tim Teknologi dan Informatika
Tim Keuangan Tim Hukum
CoachIr. Maryati Karma, MM
Halaman 20 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
I.7. Rencana Tahapan
Rencana Tahapan Proyek Perubahan terdiri dari tiga tahapan, yaitu Jangka
Pendek, Jangka Menengah dan Jangka Panjang. Rencana Tahapan Proyek
Perubahan dapat dilihat pada Tabel 1.1.
Tabel 1.1. Tabel Rencana Tahapan Proyek Perubahan
Nama Kegiatan Tahapan Kegiatan Output Target
Waktu Pelaksana
TUJUAN JANGKA PENDEK
Penyusunan
mekanisme
pengawasan CACM
Pembentukan tim
komprehensif
Daftar anggota tim
penyusun
mekanisme
pengawasan
CACM (SK Tim)
Minggu ke 1
Oktober Tim Efektif
Pengumpulan sumber-
sumber dan pedoman
penyusunan mekanisme
pengawasan CACM
Pedoman
penyusunan
mekanisme
pengawasan
CACM
Minggu ke 1
Oktober Tim Efektif
Pembentukan rancangan
awal mekanisme
pengawasan CACM
Rancangan awal
mekanisme
pengawasan
CACM (Draft SOP
Data Analytic)
Minggu ke 2
Oktober Tim Efektif
Penyempurnaan
mekanisme pengawasan
CACM
Mekanisme
pengawasan
CACM (SOP Data
Analytic)
Minggu ke 2
Oktober Tim Efektif
Pengkomunikasian
Mekanisme CACM
kepada Satker.
Menerbitkan Management
Representation Letter
Managemen
Representation
Letter
Minggu ke 3
Oktober Tim Efektif
Halaman 21 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
Nama Kegiatan Tahapan Kegiatan Output Target
Waktu Pelaksana
Sosialisasi database
kepada para satker yang
bersangkutan
Notulensi
sosialisasi
Minggu ke 4
Oktober Tim Efektif
Permintaan data kepada
stakeholder
Nota Dinas
permohonan data
Minggu ke 5
Oktober Tim Efektif
Pengelolaan database
secara periodik Database
Minggu ke 5
Oktober Tim Efektif
Disusunnya alur kerja
dari sistem informasi
monitoring kinerja
anggaran
menggunakan data
warehousing dan data
analytics yang dapat
digunakan dalam
kegiatan pengawasan
Penyusunan informasi dari
database dan Penarikan
kesimpulan yang
dibutuhkan
Kompilasi data
dukung dan
Kesimpulan
Minggu ke 1
November Tim Efektif
Pembuatan Prototype data
warehousing dan data
analytics CACM
Prototype data
warehousing dan
data analytics
CACM
Minggu ke 2
dan 3
November
Tim Efektif
Proses Integrasi database
yang dimiliki dengan
Prototype (ETL)
Prototype data
warehousing dan
data analytics
CACM
Minggu ke 3
dan 4
November
Tim Efektif
TUJUAN JANGKA MENENGAH
Dilakukan kerjasama
dengan pihak ketiga
untuk menentukan
mockup atau design
Software atau aplikasi
monitoring kinerja
anggaran
menggunakan Data
warehousing dan data
analytics.
Menentukan dan memilih
pihak ketiga
kontrak dengan
pihak ketiga
Januari
2020 Tim Efektif
melakukan konsultasi
dengan pihak ketiga dalam
menentukan design
software
Draft mockup atau
design software
Januari
2020 Tim Efektif
Melakukan Rapat dan
penyusunan rancangan
mockup/designsoftware/apli
kasi monitoring kinerja
Notulensi rapat Januari
2020 Tim Efektif
Halaman 22 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
Nama Kegiatan Tahapan Kegiatan Output Target
Waktu Pelaksana
anggaran bersama dengan
pihak ketiga
Dibentuknya mockup
atau design software
atau aplikasi
monitoring kinerja
anggaran
menggunakan Data
warehousing dan data
analytics
Ditentukannya rancangan
mockup/designsoftware/apli
kasi monitoring kinerja
anggaran
Rancangan
mockup atau
design software
Februari
2020 Tim Efektif
Terbentuknya
mockup/designsoftware/apli
kasi monitoring kinerja
anggaran
Aplikasi
monitoring kinerja
anggaran
Maret-
Desember
2020
Tim Efektif
TUJUAN JANGKA PANJANG
Dibentuknya
aksesibilitas data
melalui konektivitas
atau integrasi data
pada sistem informasi
lingkungan
Kementerian
Komunikasi dan
Informatika.
Memberlakukan
penggunaan aplikasi
pengolah Data warehousing
untuk mengelola data satker
Nodin internal
Inspektorat
Jenderal
2021-2022 Tim Efektif
Menghimbau satker untuk
melakukan integrasi data
untuk mempermudah
kegiatan pengawasan
Integrasi data 2021-2022 Tim Efektif
Meningkatkan Efektivitas
dan efisiensi dalam
pelaksanaan pengawasan
oleh Inspektorat Jenderal
Laporan kegiatan
pengawasan 2021-2022 Tim Efektif
Dibangunnya
mekanisme
pengawasan yang
strategis dalam
implementasi CACM
menggunakan Data
Memastikan mekanisme
pengawasan sudah berjalan
dengan baik
Hasil evaluasi 2021-2022 Tim Efektif
Menyusun alur kerja atas
mekanisme pengawasan
tersebut
SOP 2021-2022 Tim Efektif
Monitoring dan Evaluasi Laporan Monev 2021-2022 Tim Efektif
Halaman 23 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
Nama Kegiatan Tahapan Kegiatan Output Target
Waktu Pelaksana
warehousing atau data
analytics
Membuat konsep sistem
informasi
Konsep sistem
informasi 2021-2022 Tim Efektif
Dibangunnya tools
atau sistem informasi
yang dapat mendeteksi
fraud dalam proses
pengadaan barang dan
jasa
Konsultasi kepada
konsultan Hasil konsultasi 2021-2022 Tim Efektif
Menyempurnakan konsep
sistem informasi
Koreksi atas
konsep sistem
informasi
2021-2022 Tim Efektif
Membangun sistem
informasi yang dapat
mendeteksi fraud
Sistem informasi 2021-2022 Tim Efektif
Meningkatkan
efektivifas dan efisensi
kegiatan pengawasan
yang dilakukan oleh
Inspektorat Jenderal
Monitoring dan Evaluasi
pelaksanaan CACM Laporan monev 2021-2022 Tim Efektif
Meningkatkan
efektivitas dan efisiensi
kegiatan
pembangunan yang
dilakukan oleh
pemerintah.
Monitoring dan Evaluasi
pelaksanaan CACM Laporan monev 2021-2022 Tim Efektif
Halaman 24 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
13 – 29
Aug 2019
26 Aug-
4Sep 2019
5 – 13 Sep
2019
Mg. ke 1 okt 2019 Mg.ke 2 - 3
Okt 2019
Mg. ke 4 okt –
Mg ke 1 Nov
Pembekalan
Mg. ke 1 -2
Nov 2019
Inisiasi gagasan untuk
memperoleh dukungan
dan persetujuan
Penyusunan Rancangan
Proyek Perubahan
Pembentukan tim komprehensif.
Pengumpulan sumber dan
pedoman penyusunan mekanisme
CACM
Permintaan data, pengelolaan
data, dan sosialisasi database
ke satker
Pembuatan Prototype Aplikasi
Data Warehousing dan data
Analitycs CACM dan ETL
Penyusunan informasi dari database
Mg. ke 3-4
Nov 2019
Terbentuknya data
warehousing yang siap
digunakan untuk CACM
Jan 2020
Memilih pihak ketiga, melakukan konsultasi dengan pihak ketiga, dan
Melakukan Rapat penyusunan rancangan aplikasi monitoring kinerja
anggaran Bersama pihak ketiga Ditentukannya rancangan aplikasi monitoring kinerja
anggaran
Feb 2020 Mar – Dec 2020
Terbentuknya aplikasi monitoring kinerja dan anggaran
2021-2022
Dibentuknya aksesibilitas data
melalui konektivitas atau integrasi
data pada sistem informasi
lingkungan Kementerian Komunikasi
dan Informatika.
2021-2022
Dibangunnya tools atau system
informasi yang dapat mendeteksi
fraud dalam proses pengadaan
barang dan jasa.
2021-2022
Memperluas lingkup pengawasan yang dilakukan oleh
Inspektorat Jenderal.
2021-2022
Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan pembangunan yang dilakukan oleh pemerintah.
Meningkatkan efektivifas dan efisensi kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat
Jenderal
JA
NG
KA
PA
NJA
NG
J
AN
GK
A M
EN
EN
GA
H JA
NG
KA
PE
ND
EK
Penyusunan dan sosialisasi mekanisme
pengawasan CACM, Menerbitkan
Management Representation Letter
Gambar 1.3 Milestone
Halaman 25 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
I.8. Milestone
• Penyusunan mekanisme pengawasan CACM melalui data warehousing
▪ Pembentukan tim komprehensif
▪ Pengumpulan sumber-sumber dan pedoman penyusunan mekanisme
pengawasan CACM
▪ Pembentukan rancangan awal mekanisme pengawasan CACM
▪ Penyempurnaan mekanisme pengawasan CACM.
• Pengkomunikasian Mekanisme CACM kepada satker.
▪ Menerbitkan Management Representation Letter
▪ Sosialisasi database kepada para satker yang bersangkutan
▪ Permintaan data kepada stakeholder
▪ Pengelolaan database secara periodik.
• Disusunnya alur kerja dari sistem informasi monitoring kinerja anggaran
menggunakan data warehousing dan data analytics yang dapat
digunakan dalam kegiatan pengawasan.
▪ Penyusunan informasi dari database dan Penarikan kesimpulan yang
dibutuhkan
▪ Pembuatan prototype data warehousing dan data analytics CACM
▪ Proses integrase database yang dimiliki dengan prototype (ETL).
Halaman 26 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
I.9. Indikasi Kendala dan Masalah, Strategi Mengatasi Masalah
Tabel 1.2. Indikasi Masalah dan Strategi Mengatasi Masalah
No. Indikasi Masalah Strategi Mengatasi Masalah
1 Keterbatasan Jumlah Pegawai Membentuk tim efektif untuk secara khusus
menyelesaikan proyek perubahan
2 Ketidakpahaman Pegawai
terhadap Sistem Informasi
Melakukan sosialisasi kepada pegawai
Inspektorat Jenderal terkait Aplikasi Sistem
Informasi
3 Aplikasi Sistem Informasi tidak
dimanfaatkan secara optimal
Melakukan sosialisasi kepada pegawai
Inspektorat Jenderal terkait penggunaan Aplikasi
Sistem Informasi
4 Resistensi dari Satuan Kerja atau
Pihak Tertentu yang
bersangkutan
Membuat management representation letter yang
menunjukkan komitmen satuan kerja atau pihak
tertentu untuk memberikan data yang dibutuhkan
I.10. Usulan Anggaran
Rencana anggaran yang digunakan dalam proses pelaksanaan proyek
peruahan ini bersimber dari DIPA Tahun 201X. Strategi dalam penganggaran yaitu
menggunakan biaya rapat yang tersedia dan mengusulkan biaya yang tidak
tersedia ke Pejabat Pembuat Komitmen. Adapun usulan biaya sebagai berikut:
Tabel 1.3. Usulan Anggaran
No Uraian Kegiatan Estimasi Biaya
1 Belanja Bahan Rp. 15.000.000
2 Belanja Barang Non Operasional Lainnya Rp. 6.000.000
3 Belanja Jasa Profesi Rp. 5.000.000
4 Honor Tim Rp. 20.000.000
5 Belanja Perjalanan Lainnya (DN) Rp. 60.000.000
6 Belanja Jasa Lainnya Rp. 10.000.000
Jumlah Rp.116.000.000
Halaman 27 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
BAB II
CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN
II.1. Pelaksanaan Proyek Perubahan
Pelaksanaan proyek perubahan mengenai Strategi Membangun Aksesibilitas
Data untuk Implementasi Continuous Audit dan Continuous Monitoring yang
Efektif, dilaksanakan melalui beberapa tahap kegiatan. Tahapan kegiatan ini
dilakukan untuk tujuan jangka pendek. Tujuan jangka pendek di antaranya adalah
sebagai berikut:
a. Penyusunan mekanisme pengawasan CACM melalui data warehousing
Pada kegiatan penyusunan mekanisme pengawasan CACM melalui data
warehousing, terdapat empat kegiatan, yaitu Pembentukan tim komprehensif,
Pengumpulan sumber-sumber dan pedoman penyusunan mekanisme
pengawasan CACM, Pembentukan rancangan awal mekanisme pengawasan
CACM, dan Penyempurnaan mekanisme pengawasan CACM.
b. Pengkomunikasian Mekanisme CACM kepada satker.
Pada kegiatan Pengkomunikasian Mekanisme CACM kepada satker, terdapat
empat kegiatan, yaitu menerbitkan Management Representation Letter,
Sosialisasi database kepada para satker yang bersangkutan, Permintaan data
kepada stakeholder, dan Pengelolaan database secara periodik.
c. Disusunnya alur kerja dari sistem informasi monitoring kinerja anggaran
menggunakan data warehousing dan data analytics yang dapat digunakan
dalam kegiatan pengawasan.
Pada kegiatan pengumpulan data dukung pengawasan kedalam data
warehousing terdapat tiga tahapan kegiatan, yaitu Penyusunan informasi dari
database dan Penarikan kesimpulan yang dibutuhkan, Pembuatan prototype
data warehousing dan data analytics CACM, dan Proses integrase database
yang dimiliki dengan prototype (ETL).
Halaman 28 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
II.2. Stakeholder
Stakeholder proyek perubahan Strategi Membangun Aksesibiltas Data untuk
Implementasi Continuous Audit dan Continuous Monitoring yang Efektif sangat
penting dalam mewujudkan serta terlaksananya proyek perubahan tersebut.
Strategi yang dilakukan untuk memindahkan stakeholder kategori laten, defender
dan apathic untuk menjadi stakeholder kategori promotor dengan membangun
komunikasi yang efektif melalui rapat koordinasi, melibatkan stakeholder terkait
dalam kegiatan proyek perubahan dan audensi terhadap para stakeholder yang
telah dipetakan pada rancangan proyek perubahan.
a. Penggalangan Dukungan Data Stakeholder Terkait Proyek Perubahan
Dukungan stakeholder terkait proyek perubahan merupakan syarat mutlak
sehingga hasil dari proyek perubahan ini dapat digunakan di Kementerian
Komunikasi dan Informatika RI khususnya di Inspektorat Jenderal. Adapun
stakholder yang memberikan pernyataan dukungan terkait proyek perubahan
Sekretaris Inspektorat Jenderal Kementerian Komunikasi dan Informatika RI,
yaitu:
1. Doddy Setiadi, AK., MM., CA., CPA, Inspektur Jenderal (Irjen) Kementerian
Komunikasi dan Informatika RI (sebagai Mentor).
2. Rosarita Niken Widiastuti., M.Si, Sekretaris Jenderal (Sekjen) dan Plt.
Direktur Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik (Dirjen IKP)
Kementerian Komunikasi dan Informatika RI.
3. Dr. Ir. Ismail., MT, Direktur Jenderal Sumber Daya Perangkat Pos dan
Informatika (Dirjen SDPPI) ementerian Komunikasi dan Informatika RI.
4. Prof. Dr. Ahmad M. Ramli., SH., MH, Direktur Jenderal Penyelenggara Pos
dan Informatika (Dirjen PPI) Kementerian Komunikasi dan Informatika RI.
5. Samuel Abrijani Pangerapan., Bsc, Direktur Jenderal Aplikasi Informatika
(Dirjen Aptika) Kementerian Komunikasi dan Informatika RI.
Halaman 29 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
6. Dr. Ir. Basuki Yusuf Iskandar., MA, Kepala Badan Penelitian dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia di Kementerian Komunikasi dan
Informatika RI.
b. Perpindahan Stakeholder
Gambar 2.1. Perpindahan Stakeholder
Jabatan Fungsional Auditor
Sekertariat Inspektorat Jenedral
Sekretariat Jenderal
Inspektur Jenderal
BPK (Pindah ke Promotors)
BPKP (Pindah ke Promotors)
Kemenpan RB
Kementrian Keuangan
Ditjen SDPPI (Pindah ke Promotors)
BAKTI (Pindah ke Promotors)
BALITBANG (Pindah ke Promotors)
Ditjen APTIKA (Pindah ke Promotors)
Ditjen PPI (Pindah ke Promotors)
BAPPENAS
Ditjenl IKP (Pindah ke Promotors)
Menteri
Ditjen SDPPI
BAKTI
BALITBANG
Ditjen APTIKA
Ditjen PPI
Ditjenl IKP
BPK
BPKP
Halaman 30 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
c. Peran Stakeholder
Masing-masing Stakeholder memiliki perannya masing-masing. Peran dari setiap
Stakeholder dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1. Tabel Peran Stakeholder
Stakeholder Peran Koordinasi
Sudah Belum
Internal:
1. Menteri Komunikasi dan
Informatika RI (Menkominfo)
2. Sekretariat Jenderal (Sekjen):
a. Kepala Biro Perencanaan
b. Kabag Penyusunan Program
c. Kabag Penyusunan Anggaran
d. Kabag Monitoring dan Evaluasi
e. Kepala Biro Keuangan
f. Kabag Verifikasi dan Akuntansi
g. Kepala Biro Hukum
h. Kabag Penelahaan dan Evaluasi
Produk Hukum
i. Kepala Pusat Data dan Sistem
Informasi
j. Kepala Bidang Sistem dan Data
3. Direktorat Jenderal Sumber Daya
Perangkat Pos dan Informatika
(Ditjen SDPPI):
a. Sekretaris Ditjen SDPPI
b. Kabag PPL
c. Kabag Keuangan
1. Penerima Manfaat
2. Memberikan dukungan
terkait proyek perubahan
3. Memberikan dukungan
terkait proyek perubahan
√
√
√
Halaman 31 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
Stakeholder Peran Koordinasi
Sudah Belum
4. Direktorat Jenderal
Penyelenggaraan Pos dan
Informatika (Ditjen PPI):
a. Sekretaris Ditjen PPI
b. Kabag PPL
c. Kabag Keuangan
5. Direktorat Jenderal Informasi dan
Komunikasi Publik (Ditjen IKP):
a. Sekretaris Ditjen. IKP
b. Kabag PPL
c. Kabag Keuangan
6. Badan Penelitian dan
Pengembangan Sumber Daya
Manusia (Balitbang SDM):
a. Sekretaris Balitbang SDM
b. Kabag PPL
c. Kabag Keuangan
7. Direktorat Jenderal Aplikasi dan
Informatika (Ditjen Aptika):
a. Sekretaris Aptika
b. Kabag PPL
c. Kabag Keuangan
8. Badan Aksesibilitas
Telekomunikasi dan Informatika
(BAKTI):
a. Direktur Keuangan
b. Kepala SPI
4. Memberikan dukungan
terkait proyek perubahan
5. Memberikan dukungan
terkait proyek perubahan
6. Memberikan dukungan
terkait proyek perubahan
7. Memberikan dukungan
terkait proyek perubahan
8. Memberikan dukungan
terkait proyek perubahan
√
√
√
√
√
Eksternal:
Halaman 32 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
Stakeholder Peran Koordinasi
Sudah Belum
1. Badan Pemeriksa Keuangan
(BPK), Auditorat Utama Keuangan
Negara III (AKN III)
2. Deputi Politik, Hukum dan
Keamanan (Polhukam), Badan
Pengawas Keuangan dan
Pembangunan (BPKP)
3. Kementerian Keuangan
(Kemenkeu), Direktorat Jenderal
Anggaran (DJA)
4. Kementerian Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi RI (Kemenpan RB)
5. Kementerian Perencanaan
Pembangunan Nasional RI /
Badan Perencanaan
Pembangunan Nasional
(Kementerian PPN / Bappenas)
1. Penerima Manfaat
2. Penerima Manfaat
3. Penerima Manfaat
4. Penerima Manfaat
5. Penerima Manfaat
√
√
√
√
√
Halaman 33 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
II.3. Milestone (Perencanaan VS Realisasi)
a. Perencanaan
• Penyusunan mekanisme pengawasan CACM melalui data warehousing
▪ Pembentukan tim komprehensif
▪ Pengumpulan sumber-sumber dan pedoman penyusunan mekanisme
pengawasan CACM
▪ Pembentukan rancangan awal mekanisme pengawasan CACM
▪ Penyempurnaan mekanisme pengawasan CACM.
• Pengkomunikasian Mekanisme CACM kepada satker.
▪ Menerbitkan Management Representation Letter
▪ Sosialisasi database kepada para satker yang bersangkutan
▪ Permintaan data kepada stakeholder
▪ Pengelolaan database secara periodik.
• Disusunnya alur kerja dari sistem informasi monitoring kinerja anggaran
menggunakan data warehousing dan data analytics yang dapat digunakan
dalam kegiatan pengawasan.
▪ Penyusunan informasi dari database dan Penarikan kesimpulan yang
dibutuhkan
▪ Pembuatan prototype data warehousing dan data analytics CACM
▪ Proses integrase database yang dimiliki dengan prototype (ETL).
Halaman 34 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
b. Realisasi
• Penyusunan mekanisme pengawasan CACM melalui data warehousing
▪ SK Tim
▪ Pedoman Penyusunan mekanisme pengawasan CACM
▪ Rancangan awal mekanisme pengawasan CACM (Draft SOP Data Analytic)
▪ Mekanisme pengawasan CACM (Draft SOP Data Analytic)
• Pengkomunikasian Mekanisme CACM kepada satker.
▪ Managemen Representation Letter
▪ Notulensi sosialisasi
▪ Nota Dinas permohonan data
▪ Database
• Disusunnya alur kerja dari sistem informasi monitoring kinerja anggaran
menggunakan data warehousing dan data analytics yang dapat digunakan
dalam kegiatan pengawasan.
▪ Kompilasi data dukung dan Kesimpulan
▪ Prototype data warehousing dan data analytics CACM
▪ Prototype data warehousing dan data analytics CACM
Halaman 35 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
II.4. Matriks Tahapan Pelaksanaan Jangka Pendek (Perencanaan VS
Realisasi)
Nama Kegiatan Tahapan Kegiatan Output Target
Waktu Pelaksana
Penyusunan
mekanisme
pengawasan
CACM
Pembentukan tim komprehensif
Daftar anggota tim
penyusun
mekanisme
pengawasan
CACM (SK Tim)
Minggu ke 1
Oktober Tercapai
Pengumpulan sumber-sumber
dan pedoman penyusunan
mekanisme pengawasan
CACM
Pedoman
penyusunan
mekanisme
pengawasan
CACM
Minggu ke 1
Oktober Tercapai
Pembentukan rancangan awal
mekanisme pengawasan
CACM
Rancangan awal
mekanisme
pengawasan
CACM (Draft SOP
Data Analytic)
Minggu ke 2
Oktober Tercapai
Penyempurnaan mekanisme
pengawasan CACM
Mekanisme
pengawasan
CACM (SOP Data
Analytic)
Minggu ke 2
Oktober Tercapai
Pengkomunikasian
Mekanisme CACM
kepada Satker.
Menerbitkan Management
Representation Letter
Managemen
Representation
Letter
Minggu ke 3
Oktober Tercapai
Sosialisasi database kepada
para satker yang bersangkutan
Notulensi
sosialisasi
Minggu ke 4
Oktober Tercapai
Permintaan data kepada
stakeholder
Nota Dinas
permohonan data
Minggu ke 5
Oktober Tercapai
Halaman 36 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
Nama Kegiatan Tahapan Kegiatan Output Target
Waktu Pelaksana
Pengelolaan database secara
periodik Database
Minggu ke 5
Oktober Tercapai
Disusunnya alur
kerja dari sistem
informasi
monitoring kinerja
anggaran
menggunakan data
warehousing dan
data analytics yang
dapat digunakan
dalam kegiatan
pengawasan
Penyusunan informasi dari
database dan Penarikan
kesimpulan yang dibutuhkan
Kompilasi data
dukung dan
Kesimpulan
Minggu ke 1
November Tercapai
Pembuatan Prototype data
warehousing dan data analytics
CACM
Prototype data
warehousing dan
data analytics
CACM
Minggu ke 2
dan 3
November
Tercapai
Proses Integrasi database yang
dimiliki dengan Prototype (ETL)
Prototype data
warehousing dan
data analytics
CACM
Minggu ke 3
dan 4
November
Tercapai
II.5. Monitoring Tujuan Jangka Pendek dan Pelaksanaan Proyek Perubahan
No Rencana Jangka Pendek Capaian Progress
1 Pembentukan rancangan awal
mekanisme pengawasan CACM
Mekanisme pengawasan
CACM pedoman dan SOP
100%
2 Pengkomunikasian Mekanisme CACM
kepada Satker.
Management Representation
Letter dan hasil permintaan
data ke satker
100%
3 Disusunnya alur kerja dari sistem
informasi monitoring kinerja anggaran
menggunakan data warehousing dan
data analytics yang dapat digunakan
dalam kegiatan pengawasan
Prototype data warehousing
dan data analytics CACM,
Integrasi database dengan
Prototype
100%
Capaian
Rencana Jangka Menengah ke Pelaksanaan Jangka Pendek
1 Proses Bisnis pengelolaan Prototipe 100%
2 Pemutakhiran Prototipe 100%
3 SOP Prototipe 100%
Halaman 37 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
II.6. Hambatan dan Kendala
Pelaksanaan protek perubahan terkait Strategi Membangun Aksesibilitas Data
melalui CACM di Kementerian Komunikasi dan Informatika mengalami beberapa
kendala yaitu:
1. Keterbatasan SDM untuk mewujudkan rencana proyek perubahan dalam
waktu yang cukup padat
2. Anggaran yang tidak tersedia terkait proyek perubahan
3. Waktu yang diperlukan dalam membuat Prototipe cukup singkat
4. Scope pekerjaan yang luas sehingga melibatkan banyak stakeholder di
internal Kementerian Komunikasi dan Informatika
5. Prototipe berdasarkan teknologi digital merupakan hal yang baru sehingga
perlu koordinasi dengan pihak-pihak kepentingan antar K/L
II.7. Strategi
Adapun strategi dalam menghadapi kendala dan hambatan diatas yaitu:
1. Melibatkan sumber daya manusia di luar dari tim efektif seperti pegawai
honorer, narasumber dan konsultan
2. Melakukan revisi anggaran untuk mendukung terlaksananya proyek
perubahan
3. Melakukan pembatasan scope dalam pembuatan Prototipe sehingga
Prototipe terselesaikan dalam waktu yang ditentukan, adanya pembatasan
score tersebut dapat dijadikan acuan dalam mengembangkan Prototipe
4. Melakukan penggalangan dukungan terhadap stakeholder terkait melalui
audensi ke para eselon I, rapat koordinasi dengan para stakeholder dan
melibatkan secara aktif dalam pelaksanaan proyek perubahan tersebut
5. Melakukan koordinasi antar K/L terutama koordinasi dengan ANRI terkait
Implementasi Prototipe yang lebih efektif
Halaman 38 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
II.8. Anggaran
Anggaran yang digunakan dalam proses pelaksanaan proyek perubahan ini
bersumber dari DIPA tahun 2018. Berikut total anggaran yang telah digunakan
yaitu:
No Uraian Kegiatan Estimasi Biaya Realisasi Keterangan
1 Belanja Bahan Rp. 15.000.000 Rp. 13.000.000
2 Belanja Barang Non
Operasional Lainnya
Rp. 6.000.000 Rp. 7.000.000
Belanja Jasa Profesi Rp. 5.000.000 Rp. 5.000.000
Honor Tim Rp. 20.000.000 Rp. 20.000.000
Belanja Perjalanan Lainnya
(DN)
Rp. 60.000.000 Rp. 58.000.000
Belanja Jasa Lainnya Rp. 10.000.000 Rp. 10.000.000
TOTAL Rp. 116.000.000 Rp. 113.000.000
Halaman 39 dari 39
Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN DAN SARAN
III.1. Kesimpulan
Hasil dari proyek perubahan ini secara keseluruhan sudah terpenuhi dalam
jangka pendek. Rencana-rencana kegiatan pada tahap proposal telah
dilaksanakan dan telah dihasilkan output berupa Prototipe Implementasi
CACM dalam bentuk Database yang Terintegrasi
III.2. Saran
Dalam rangka membangun aksessibilitas data untuk implementasi CACM,
diperlukan masukan-masukan terkait berikut:
1. Perlu dikembangkan penerapan prototipe pada skala yang lebih luas
atau pemgembangan prototipe melibatkan Pakar IT dan penentuan
software pendukung yang lebih baik
2. Perlu melibatkan lebih banyak stakeholder dalam rangka penerapan
dalam Jangka Menengah dan Jangka Panjang