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Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Facultad de Ciencias de la Administración

Dirección de Postgrado

Maestría en Recursos Humanos

Sistemas de Información

Ing. Claudia Esmeralda Villela Cervantes

PROYECTO DEL DEPARTAMENTO CONTABILIDAD DE E-GRUPOSER,

SOCIEDAD ANONIMA

Integrantes Carné

Meydin Llomara García Estrada 1528-03-12509

Heyri Mishel Alvarado Marroquín 1528-04-12006

Wendy Janeth Santizo Vásquez 1528-04- 11935

José Roberto Samayoa Pérez 1528-04-12382

Escuintla, 08 de mayo, 2012

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INTRODUCCION

Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento

y administración de datos de información, organizados y listos para su uso posterior,

generados para cubrir una necesidad u objetivo. Definitivamente un sistema de

información es de mucha utilidad para las empresas en esta época en la cual los

administradores buscan la manera más adecuada de almacenar su información, así

como la forma de hacer más eficientes sus procesos ahorrando tiempo en la realización

de los mismos y reduciendo costos de mano de obra.

Tomando en cuenta que un sistema de información desarrollado de manera adecuada

facilita la realización de todas las actividades de la empresa, ejecutando en menor

tiempo las labores que un colaborador hace, ofreciendo así, un excelente servicio al

cliente ya que el cliente es atendido rápidamente, consiguiendo que la empresa sea

cada día más productiva, generando de esta manera una ventaja competitiva, que hará

que la empresa este un nivel arriba de las empresas de la competencia, lo cual es de

vital importancia en el mundo de los negocios, en el cual sobreviven únicamente las

empresas competitivas y dispuestas a realizar cambios consistentes en implementar

herramientas novedosas y de vanguardia.

En esta oportunidad se analiza el sistema de información del área de contabilidad de la

empresa E-Gruposer S.A., empresa que cuenta con un sistema de contabilidad

denominado (SCG-DC), el cual es de mucha utilidad para el desarrollo de las

operaciones contables de la empresa, este programa cuenta con todas las opciones

necesarias para llevar un estricto control de todas las operaciones contables de la

empresa, entre las funciones del programa se encuentra el control de las compras y

ventas, el parámetro del IVA, partidas contables, pólizas contables, reportes financieros

entre otras.

Así mismo el programa cuenta con todos los datos de las empresas a las que la

empresa E-Gruposer S.A., presta sus servicios, el programa lleva un control de todos

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los movimientos contables de cada una de las empresas, así como el control del

periodo contable y los parámetros contables.

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ANTECEDENTES

E-gruposer, Sociedad Anónima, es una empresa dedicada a la prestación de servicios

administrativos, financieros, a la promoción intervención e intermediación de servicios

de cualquier índole. Operando en nuestro país desde hace siete años, ubicada en la

ciudad de Guatemala, Departamento de Guatemala.

MISION

Somos una empresa con espíritu de trabajo en equipo, que cuenta con el recurso

humano profesional y capacitado para brindar sus servicios administrativos y

financieros, puntual y eficientemente.

VISION

Queremos ser una empresa que preste sus servicios puntual y eficientemente, de

manera precisa y oportuna.

OBJETIVO GENERAL

Promover el desarrollo de las gestiones de nuestros clientes a través del

desempeño y la eficiencia.

VALORES

Responsabilidad

Lealtad

Confiabilidad

Compromiso

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ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

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EVALUACIÓN Y PROPUESTAS DE MEJORAS DEL DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD DE LA EMPRESA E-GRUPOSER, S.A.

Toda persona que quiere acercarse al estudio de los Sistemas de Información Contable

debe saber, en primer lugar que la Contabilidad como disciplina se ocupa, en primer

lugar, del reconocimiento de los hechos económicos que afectan al ente y de los

efectos que éstos causan en su estructura patrimonial, económica y financiera. Es así

que marcamos con intensidad que en primer lugar es necesario conocer en cada hecho

económico que se produce, cuales son los eventos que lo afectan y cuáles son las

fuentes que los respaldan.

Ser capaz de establecer cuándo realmente en un hecho económico se está generando

una variación patrimonial, y utilizar y transmitir correctamente el concepto informativo

de la causa de ella.

Conocer y administrar la información relevante en las Organizaciones constituye un

elemento primordial en los procesos decisorios.

Teniendo en cuenta lo expresado podemos deducir que las organizaciones captan,

almacenan y procesan gran cantidad de datos para convertirlos en información útil

para un mejor cumplimiento de las metas propuestas. En consecuencia, los individuos

actúan, operan y toman decisiones constantemente, utilizando y emitiendo información.

En la actualidad, los constantes cambios mundiales, la globalización de los mercados,

la introducción y utilización de nuevas tecnologías y, en consecuencia, el creciente

desarrollo de la información, etc. requiere, entre otras cosas la codificación precisa de

dicha información, por ello y, en lo que se refiere específicamente a los aspectos

contables es necesario comprender la complejidad de las operaciones financieras, la

cambiante dinámica de las normas contables y productivas, la globalización de la

economía que trae aparejada la globalización del mundo de los negocios, y manejar

los nuevos software específicos de contabilidad.

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En este marco, consideramos que, el Sistema de Información Contable queda incluido

dentro de un Sistema de Información del ente, siendo este último más amplio y, a su

vez, integrante el Sistema Administrativo de las Organizacion. Dichos Sistemas

procesan datos de origen interno y externo para generar información útil que, no solo

posibilite la toma de decisiones, sino que permita el control sobre el estado de una

Organización y su entorno necesaria para los usuarios internos y externos de distinta

naturaleza y con diferentes propósitos que la requieren para utilizarla en los procesos

decisional, de planificación, de gestión y de control.

PROGRAMA CONTABLE ACTUAL DE LA EMPRESA

A continuación damos a conocer el manual de contabilidad paso a paso con el que

actualmente cuenta la empresa para llevar a cabo los servicios contables que se

efectúan dentro dicha entidad.

MANUAL DEL USUARIO SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL (SCG-DC)

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Descripción de los botones u opciones que aparecen en las pantallas de ingreso

de información

Al dar clic en este botón indicamos al programa que agregue un registro a la

base de datos del programa.

Al dar clic en este botón indicamos al programa que modifique la información

del registro que tenemos en la pantalla.

Al dar clic en este botón indicamos al programa que cancele cualquier

operación que se esta realizando en ese momento.

Al dar clic en este botón indicamos al programa que grabe la información

que tenemos en la pantalla a la base de datos del programa

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Al dar clic en este botón indicamos al programa que elimine de la base de

datos del programa el registro que tenemos en pantalla.

Al dar clic en este botón indicamos al programa que realice una búsqueda en

la base de datos del programa.

Al dar clic en la flecha que aparece en este botón indicamos al programa que

queremos generar o listar reportes.

Opciones de los Reportes:

A continuación se describen las opciones que aparecen en todos los reportes

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Descripción de botones:

Aquí navegamos o cambiamos hojas del reporte podemos

avanzar una hoja o retroceder una hoja, también podemos ir al inicio y al final de la

hoja.

Este botón sirve imprimir el reporte en papel

Este botón sirve para enviar el reporte a otros formatos, como excel o PDF,`

proceso es el siguiente: al darle clic al botón aparece la siguiente pantalla.

Format: En format le indicamos al programa a que formato o tipo de documento

deseamos convertir el reporte, existen varios tipos pero los mas usados son el formato

Acrobat Format (PDF) que convierte a documento PDF y el Formato Excel 8.0 que

convierte el reporte a una hoja electrónica de Excel.

Destination: aquí le indicamos al programa si deseamos el destino o lugar a donde

enviaremos el documento o reporte ya convertido, para almacenarlo en el disco duro de

la computadora, por ejemplo en mis documentos, debemos elegir la opción Disk File

(Archivo de disco), cuando presionemos el botón OK (aceptar) nos aparecerá una

pantalla en donde indicaremos la ubicación en donde deseamos que se guarde el

documento o reporte, seguidamente damos clic en la opción guardar que aparece y con

eso queda convertido el reporte, seguidamente buscamos el reporte en el lugar en

donde indicamos que se guardara para darle el uso que mas nos convenga. También

podemos usar la opción Microsoft Mail(MAPI) esto envía el reporte o documento ya

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convertido por medio del correo electrónico a la dirección que indiquemos. (ver la

pantalla deabajo).

Menú Principal.

Al ingresar al programa se hace por medio de un usuario (operador) y su respectivo

password (contraseña).

Después de ingresar correctamente el usuario aparece el menú general

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Menú Mantenimiento

En este menú comprende los módulos en donde se alimenta información de los

usuarios, empresas, periodos contables, entre otros.

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Control de Usuarios:

Aquí se ingresan los datos del usuario u operador del programa, puede haber solo uno

o varios.

Usuario: define el usuario con el que ingresaremos al programa

Nombre: define el Nombre del usuario u operador del programa

Puesto: define el Puesto o tipo de trabajo que hace el usuario u operador

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Super Usuario: definie si el usuario tendra acceso a todas las opciones del sistema, las

opciones validas son [S] indica que si tiene acceso a todo el programa, la opción [N]

indica que debemos indicar que opciones del programa tienen acceso el usuario u

operador.

Password: define la contraseña con la que ingresaremos al programa.

Empresas del Sistema. Periodos. Parámetros del programa

Este menú tiene las siguientes opciones:

Código: define el código que se le asignara a la empresa, puede ser correlativo de uno

hasta el número de empresas que deseemos trabajar.

Nombre de Empresa: define el nombre de la empresa a la que más adelante le

ingresaremos información contable.

En esta pantalla esta es la información mas importante, lo demás son datos de la

dirección, correo electrónico, NIT y otros.

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Clave para la empresa:

En esta pantalla únicamente se ingresa contraseña o clave para ingresar a la empresa y

poder trabajar la información contable, esto es opcional si queremos le pondremos

clave de acceso o en caso contrario se deja sin clave de acceso.

Clave actual de acceso a la empresa: En el caso de que deseamos cambiar una clave

existente es necesario ingresar la clave actual de acceso a la empresa, en el caso de

que no tenga clave esta casilla se ingresa la clave que deseamos asignar.

Nueva clave de acceso: Cuando ya existe una clave de acceso y se desea cambiar en

esta casilla se ingresa la nueva clave.

Re-Ingresar la nueva clave de acceso: Aquí se ingresa nuevamente la nueva clave de

acceso, esto para confirmar que en realidad sea la clave que deseamos asignar, a

veces por escribir rápido ingresamos mal la clave, al re-ingresarla verificamos que en

realidad la clave escrita anteriormente es la que vamos a asignar.

Periodos Contables

Para poder trabajar varios periodos contables es necesario indicarle al programa cuales

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son esos periodos, en esta pantalla se ingresan los periodos, la información de la

empresa aparece automáticamente, corresponde a la empresa que se tiene como

seleccionada para trabajar.

Periodo Contable: aquí se debe ingresar la fecha inicial del periodo contable Al: aquí

se debe ingresar la fecha en que termina el periodo contable.

Parámetros del IVA

En esta pantalla se debe ingresar el porcentaje del iva y las cuentas contables que se

usaran para el control del IVA, es importante ingresar los datos de forma correcta en

esta pantalla porque en base a este porcentaje se controla la parte de compras y

ventas.

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Asignación o predeterminación de cuentas para libros de compras y ventas

En esta pantalla se ingresan las cuentas que se usaran cuando se ingresan las

compras y ventas, es IMPORTANTE que la asignación se haga de forma correcta,

porque de esto depende el perfecto funcionamiento de la parte de compras y ventas.

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Mantenimiento de Archivos

Estos son procesos que se ejecutan eventualmente en ocasiones especiales, hay

procesos Generales y Mensuales.

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Procesos Generales

Actualización de Saldos usando movimientos del Diario Mayor: Este proceso se

usa cuando por alguna razón (cortes de corriente eléctrica, virus, fallas electrónicas) no

fue posible salirse del sistema de forma normal y se queda a medio grabar una

documento, la fusión que hace esta opción es de volver a general los saldos de las

cuentas contables como si se estuvieran ingresando nuevamente todos los movimientos

contables (pólizas)

Copiar la Nomenclatura contable a otra empresa: Este proceso copia la

nomenclatura de la empresa que estamos usando hacia otra empresa nueva que no

tienen ingresada la nomenclatura, si tenemos una nomenclatura base y deseamos abrir

otra empresa y usar como base la nomenclatura de una empresa que ya existe,

ejecutamos este proceso para copiar toda la nomenclatura a la empresa nueva y de esa

forma no tener que estar ingresando nuevamente todas las cuentas contables.

Trasladar Movimientos de una cuenta a otra: Esta opción se usa cuando deseamos

dejar sin movimientos una cuenta ya se para eliminarlo o porque deseamos usar otra

cuenta que describa mejor el movimiento.

Liberar bloqueos de usuarios en los módulos de contabilidad: Esta opción se usa

cuando por alguna razón el programa indica que un usuario esta usando un modulo, por

ejemplo ingreso de pólizas y ya se verifico que este usuario no esta usando ese

modulo, para desbloquear el modulo se usa esta opción.

Procesos mensuales

Actualización de Saldos usando movimientos del Diario Mayor: Este proceso se

usa cuando por alguna razón (cortes de corriente eléctrica, virus, fallas electrónicas) no

fue posible salirse del sistema de forma normal y se queda a medio grabar una

documento, la fusión que hace esta opción es de volver a general los saldos de las

cuentas contables como si se estuvieran ingresando nuevamente todos los movimientos

Contables (pólizas) del mes.

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Selección de Empresa, Periodo y Mes

Como el programa sirve para llevar contabilidad para varias empresas, es

necesarioindicarle con que empresa vamos a trabajar, las opciones se describen a

continuación.

Selección de Empresa:

Para elegir una empresa nos posicionamos sobre el nombre de la empresa que

deseamos trabajar y damos doble clic para marcarla y después damos clic en el botón

aceptar.

A partir de este momento cualquier información que ingresemos ser guardada en la

base de datos o archivos de la empresa que seleccionamos, esto se debe usar solo

cuando deseamos indicarle al programa la empresa con la que deseamos trabajar.

Selección de Periodo y Mes

En el programa se puede cambiar de periodo y mes, siempre y cuando no tengan los

cierres efectuados.

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Periodo actual de Trabajo: aquí se ingresa la fecha de inicio del periodo contable

automáticamente despliega la fecha final de periodo.

Mes actual de trabajo: aquí se ingresa el mes al que vamos a ingresar información o

consultar.

Contabilidad

Este es el modulo de mayor uso en el programa ya que aquí se ingresan las cuentas y

pólizas contables.

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Nomenclatura Contable:

En esta pantalla se ingresa la nomenclatura contable, aquí se asigna código o

nomenclatura y nombre a las cuentas contables.

Clasificación: aquí indicamos a que Rubro Contable pertenece la cuenta que vamos a

ingresar existen 5 Rubros que son A = Activo, P = Pasivo, C = Capital, I = Ingresos o

Ventas y E = Egresos o Gastos.

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Código de cuenta y nombre de cuenta: aquí ingresamos el nombre y código de

cuenta

contable

Nivel: Los niveles validos para ingresar son los siguientes:

1- Totales General (Como Total Activo, Total Pasivo, Total Capital, etc)

2- Totales por Clasificación (Como Total Activo Circulante, Total Activo Fijo, etc)

3- Sub total por Clasificación (Como total Bancos, Total clientes, etc)

4- Sub total parcial (Como total Bancos Extranjeros, Total Bancos Locales, etc)

5- Totales de Movimientos (Como total Bancos cuentas ahorro, total bancos cuentas

monetarias)

6- Movimientos o cuentas que mayorizan(Como cuenta Banco Industrial, Cuenta Banco

Agro mercantil, etc.)

Ejemplo:

Nivel 1 ----- ACTIVO

Nivel 2 ----- ACTIVO CIRCULANTE

Nivel 3 ----- BANCOS

Nivel 4 ----- BANCOS LOCALES

Nivel 5 ----- Bancos Cuentas de Ahorro

Nivel 6 ---- Banco Industrial

Es cuenta de Perdidas y Ganancias para cierres: Cuando indicamos que SI es

cuenta para cierres cuando realizamos los cierres contables esta cuenta será la que se

usara para cuadrar la partida de cierre de perdidas y la partida de cierre de Ganancias,

si esta cuenta no existe no será posible realizar los cierres contables del periodo.

Totaliza en la cuenta: Aquí se indica a que cuenta va a afectar el movimiento que se

realizara cuando se ingresen las partidas contables, por Ejemplo: cuando carguemos un

valor a la cuenta 11010101 Banco Industrial este valor afectara el total de bancos

locales o bancos cuentas de ahorro esto de acuerdo a la cuenta que hayamos indicado

como totalizadora.

Fecha de creación: Aquí se ingresa la fecha en que se esta creando la cuenta contable

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Movimientos contables

Este es el modulo que mas se usa, aquí se ingresan las partidas contables que se

registran como pólizas, este modulo es le que da origen a todos los reportes contables.

Ingreso, Modificación, eliminación e impresión de pólizas:

Esta pantalla esta compuesta de dos paneles, en un panel se ingresan los datos

generales de la póliza y en el otro se ingresa el movimiento contable.

Datos de La póliza:

Aquí se ingresan los datos de la póliza como numero, fecha y descripción del

movimiento.

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Partida Contable:

Agregando cuentas:

Cuenta: Aquí se ingresa el número o código de cuenta contable, se puede presionar

la tecla F1 para listar las cuentas de tal forma que no es necesario saber de memoria

los códigos o números de cuenta.

Debe: Si el movimiento contable de esa cuenta afecta el debe, aquí se debe ingresar el

monto o total que corresponde al movimiento

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Haber: Si el movimiento contable de esa cuenta afecta el Haber, aquí se debe ingresar

el monto o total que corresponde al movimiento.

Pantalla de Partida terminada:

Reportes Financieros

En este menú podemos ver los reportes que se generan a partir de la información

alimentada en el modulo de pólizas.

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Diario General:

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Diario mayor

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Balance de Saldos

Traslado de Saldos:

La contabilidad se trabaja Mensual, de tal forma que para que los saldos de las cuentas

pasen al otro mes se debe de realizar el traslado de saldos, este procedimiento se debe

hacer únicamente cuando deseamos trasladar saldos al siguiente mes ya sea porque es

un mes nuevo o porque regresamos a algún mes del periodo contable y realizamos

algún ajuste, en este caso se debe de realizar este proceso a partir del mes en que se

realizo el ajuste hasta el último mes que se tienen registrado en la contabilidad.

Cierres del Periodo:

Aquí se hacen los cierres del periodo fiscal, estos cierres únicamente se pueden hacer

estando posicionados en el ultimo mes del periodo fiscal y sirve para dejar los saldos

de ingresos o ventas a cero, los saldos de egresos o gastos a cero y dejar en una

cuenta especial la utilidad o perdida del periodo, seguidamente se registra la utilidad

neta. Al final se cierra el activo y pasivo para dejar todo a cero. Los saldos serán

trasladados al siguiente periodo usando la póliza de apertura del periodo, esta póliza o

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partida lo que hace es revertir la póliza de cierre para dejar los saldos del activo y

pasivo como se encontraban en el periodo anterior.

Partida de Apertura del periodo

Esta póliza se usa para revertir la póliza de cierre de activo y pasivo del periodo anterior

y pasar los saldos que se traían del periodo anterior a las cuentas de activo y pasivo.

Póliza de resumen mensual

Esta es una póliza de resumen mensual del movimiento contable, es un consolidad de

todas las partidas, formando una gran partida del movimiento del mes

Libro de compras y ventas

Ingreso de compras

En esta pantalla se ingresa los datos generales de las facturas de compras, la parte de

DEBE Y HABER es generada en un 90% automáticamente el usuario (operador) puede

cambiar las cuentas pero el sistema deja fija cuentas del IVA e IDP que fueron definidas

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en el modulo de asignación de asignación o predeterminación de cuenta para compras

y ventas.

Ingreso de Ventas

En esta pantalla se ingresa los datos generales de las facturas de compras, la parte de

DEBE Y HABER es generada en un 90% automáticamente, el usuario (operador) puede

cambiar las cuentas pero el sistema deja fija cuentas del IVA e IDP que fueron definidas

en el modulo de asignación de asignación o predeterminación de cuenta para compras

y ventas.

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Procesos especiales

En este modulo se traslada el movimiento de compras y ventas a la contabilidad por

medio de una póliza de resumen del movimiento de compras

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Traslado de pólizas Mensual

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Traslado de pólizas por periodo

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PROPUESTA DADO A LA ORGANIZACIÓN

Evaluando este programa como grupo consideramos que es un programa que

cuenta con los procedimientos necesarios para obtener los resultados deseados ya que

el proceso contable incluye en su orden de importancia la Identificación, análisis,

registro, clasificación, resúmenes, elaboración de informes e interpretación de los

resultados obtenidos, sin embargo consideramos de suma importancia implantarle al

programa contable una opción que permita identificar las conciliaciones bancarias que

realice un contribuyente ya que de esa forma se sabrá con exactitud lo siguiente:

Identificación y análisis de Transacciones bancarias

Registro de las Transacciones

Clasificación de Cuentas por pagar y cobrar

Saldos actualizados de Sus cuentas bancarias

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DIAGRAMA DE PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Clasificar las facturas en las categorías de bienes y servicios,

con su respectivo código

Recibir facturas contables del

mes a trabajar

Ingresar al sistema contable

Seleccionar el libro de

compras y ventas

Ingresar en el libro de compras todas las facturas

que generen crédito

Ingresar en el libro de ventas todas las facturas de ventas

Trasladar la información de los 2 libros al icono de pólizas de compras y ventas, para generar información

actualizada en los

li bros contables

Imprimir los libros contables del mes trabajado, de acuerdo al

régimen del contribuyente

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CONCLUSIONES

Un aspecto esencial de la información generada por el sistema contable es que esté

dirigida a satisfacer totalmente las necesidades de los diferentes usuarios de la

información.

Un reto para la profesión contable es generar un mecanismo donde podamos medir y

valorar algo tan fundamental en una empresa como lo son los intangibles, de la misma

forma revelar información que ayude a tomar una buena decisión.

Es prescindible recurrir a la tecnología para cumplir a cabalidad con los fines de la

contabilidad que es el de generar informes útiles y oportunos a los usuarios tanto

internas como externos.

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BIBLIOGRAFIA

http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_1912.pdf

http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/24/siscont.htm