PROSES KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

MARIA FRANSISKA 2015.62.000587TRESIA TIKU LELE 2015.62.000639

AYU LESTARI 2015.62.000640REVITA AZILA 2015.62.000657

KELOMPOK 6

Proses komunikasi dalam organisasi

Pengertian Komunikasi

Tujuan dan fungsi komunikasi

Unsur komunikasi

Proses komunikasi

Arah komunikasi

Komunikasi antar Individu dalam Kelompok

Komunikasi antar Keorganisasian

Komunikasi Berbantuan Komputer

Pilihan Saluran Komunikasi

Hambatan terhadap Komunikasi

Mengatasi Hambatan dalam Komunikasi

Isu-isu dalam Komunikasi

Pengertian Komunikasi

Komunikasi secara UmumSecara harfiah istilah komunikasi menurut Effendy berasal dari bahasa Latin “communication”  yang bersumber dari kata “communis”, yang berarti sama makna dan sama rasa

mengenai suatu hal. Sedangkan menurut Tasmara mengatakan asal kata komunikasi “communicare”  yang di

dalam bahasa Latin mempunyai arti berpartisipasi atau berasal dari kata “commones” yang berarti sama

= “commmon”.

Komunikasi menurut para Ahli

Carl I. Hovland mengatakan bahwa komunikasi adalah upaya yang sistematis untuk merumuskan secara tegar asas-asas

penyampaian serta pembentukan pendapat dan sikap

Harol D. Laswell menjelaskan bahwa komunikasi adalah solusi terbaik dalam menjawab pertanyaan who says what in which channel to whom with what effect? Kemudian dikenal dengan formula 5 W + 1 H

Himstreet & Baty mengemukakan komunikasi adalah suatu proses penukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan

Tujuan dan Fungsi Komunikasi

Hewitt menjabarkan tujuan penggunaan proses

komunikasi secara spesifik sebagai berikut:

•Mempelajari atau mengajarkan sesuatu.•Mempengaruhi perilaku seseorang.•Mengungkapkan perasaan•Menjelaskan perilaku sendiri atau perilaku orang lain•Berhubungan dengan orang lain•Menyelesaian sebuah masalah•Mencapai sebuah tujuan.•Menurunkan ketegangan dan menyelesaian konflik•Menstimulasi minat pada diri sendiri atau orang lain

Stephen P. Robbins (2006) menjelaskan bahwa komunikasi sedikitnya mempunyai empat

fungsi, yaitu:

•Mengendalikan perilaku anggota•Memperkuat motivasi•Sumber pertama untuk interaksi social atau pengungkapan emosi•Mempermudah pengambilan keputusan (sebagai sumber informasi)

Unsur Komunikasi

•Sender (sumber berita)•Message (pesan)•Receiver (penerimaan berita).

Stephen P. Robbins (2006) ada tiga

elemen pokok yang saling berkaitan setiap

terjadinya suatu komunikasi, yaitu :

•Komunikator•Pesan•Media•Penerimaan Kode•Umpan Balik

menurut Lista Kuspriatni ada lima elemen komunikasi

dalam sebuah organisasi, yaitu :

Proses Komunikasi

• Bagian-bagian penting dari model semacam ini meliputi : (1) pengirim (sender), (2) penyandian (enconding message), (3) pesan, (4) saluran (channel), (5) penerjemahan sandi (message decoding), (6) penerima (receiver), (7) gangguan (noise) (8) umpan balik (feedback).

Arah Komunikasi

Arah ke BawahKomunikasi yang

mengalir dari satu tingkatan

dalam kelompok atau organisasi tingkatan yang lebih rendah

disebut komunikasi ke

bawah. Ketika berpikir mengenai para manajer yang berkomunikasi

dengan karyawan-

karyawannya, kita biasanya

memikirkan pola ke bawah ini

Arah ke Atas

Komunikasi ke atas mengalir

menuju tingkatan yang

lebih tinggi dalam suatu

kelompok atau organisasi.

Komunikasi ini digunakan untuk

memberikan umpan balik

kepada orang-orang yang memegang kekuasaan, memberi mereka

informasi mengenai

proses pencapaian tujuan, dan

menyampaikan masalah-

masalah terkini

Arah Lateral

Ketika komunikasi

terjadi antaranggota dari kelompok

kerja yang sama, di antara

anggota dari kelompok kerja pada tingkatan

yang sama, antar-manajer pada tataran

yang sama, atau diantara

individu-individu yang setara

secara horizontal, kita menyebutnya

sebagai komunikasi

lateral.

ARAH KOMUNIKASI KE BAWAH

ARAH KOMUNIKASI KE ATAS

Arah KomunikasiKomunikasi Vertiksal

Komunikasi Horisontal

Komunikasi antar Individu dalam Kelompok

Komunikasi Verbal

Komunikasi Lisan

Komunikai Tertulis

Komunikasi Nonverbal

Komunikasi VerbalKomunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa :

1. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata)2. Racing (kecepatan)3. Intonasi suara4. Humor5. Singkat dan jelas6. Timing (waktu yang tepat)

Komunikasi Lisan

Sarana utama untuk menyampaikan pesan adalah komunikasi lisan. Pidato, berbagai diskusi formal satu lawan satu dan kelompok, serta desas-desus merupakan beberapa bentuk dari komunikasi lisan

Kekuatan :kecepatan dan umpan baliknya

Kelemahan : organisasinya atau ketika pesan tersebut harus disampaikan melalui sejumlah orang

Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis meliputi memo, surat, faks, e-mail, pesan instan, majalah organisasional, pengumuman yang ditempelkan di papan buletin, atau sarana-sarana lain yang disampaikan melalui tulisan atau simbol.

Kekuatan :1. lebih mudah dan bisa diverifikasi, 2. manfaat yang diperoleh dari prosesnya sendiri

Kelemahan :3. memakan waktu4. umpan balik, atau tidak adanya umpan balik5. Kurangnya interaktif

Komunikasi nonverbal• Dalam beberapa hal, komponen nonverbal itu dapat berdiri

sendiri. Kita memerankan keadaan kita dengan bahasa tubuh nonverbal, contohnya mengangkat satu alis mata untuk menyatakan ketidakyakinan, menggosok hidung menyiratkan kebingungan, menepuk dahi untuk kelalaian dan sebagainya.

• Dua hal terpenting yang disampaikan bahasa tubuh adalah (1) sejauh mana seorang individu menyukai orang lain dan

tertarik pada pandangannya dan (2) status relatif yang dirasakan antara pengirim dan penerima.

Misalnya, kita memposisikan diri kita cenderung lebih dekat dengan orang-orang yang kita sukai dan lebih sering menyentuh mereka

Komunikasi Non-Verbal

Bahasa tubuh

Ekspresi wajah

Intonasi

© 2007 Prentice Hall Inc. All rights reserved.

Jarak fisik

KOMUNIKASI NON VERBAL

Komunikasi nonverbal

Kekuatan :1. Mendukung komunikasi lain2. Menyediakan ungkapan perasaan dan emosi yang

tampak

Kelemahan :Menimbulkan persepsi bahasa tubuh atau isyarat yang dapat mempengaruhi penerima dalam menafsirkan pesan

Komunikasi antar Keorganisasian

Jaringan Kelompok Kecil Formal

rantai

roda

Seluruh saluran

Jaringan Komunikasi Informal

Jaringan Kelompok Kecil Formal

Jaringan Komunikasi InformalSistem formal bukanlah satu-satunya jaringan komunikasi

dalam sebuah kelompok atau organisasi. Ada pula jaringan informal, yang disebut desas-desus (grapevine).

Desas-desus memiliki tiga karakteristik utama :1) hal ini tidak dikontrol oleh manajemen2) oleh sebagian besar karyawan, desas-desus dipandang

lebih dapat dipercaya dan diandalkan daripada komunikasi-komunikasi formal yang dikeluarkan oleh manajemen puncak

3) desas-desus sebagian besar digunakan untuk memuaskan kepentingan pribadi orang-orang di dalamnya

• Desas-desus merupakan salah satu bagian penting dari jaringan komunikasi kelompok atau organisasi mana pun dan hal itu mesti dipahami

Jaringan Komunikasi Informal

Komunikasi Berbantuan Komputer• E-mail– Keuntungan:Ditulis,dikirim dan disimpan dengan cepat,Biaya

untuk pendistribusian relatif rendah– Kerugian: Beban informasi terlalu berat, Tidak adanya unsur

emosional, Tidak individual.• Pesan Singkat– Keuntungan: Email atau pesan langsung dikirimkan pada layar

penerima pesan– Kerugian:Dapat mengganggu dan mengacaukan.

Komunikasi Berbantuan Komputer• Intranet

– Jaringan informasi suatu organisasi yang terpisah dan terlihat serta berfungsi seperti situs web tetapi hanya orang-orang dalam organisasi itu yang memiliki akses terhadapnya

• Extranet

– Suatu jaringan informasi yang menghubungkan karyawan dengan penyuplai,pelanggan, dan mitra atau partner.

INTRANET dan EKSTRANET

• Konferensi video

– Suatu perluasan intranet atau ekstranet yang memungkinkan pertemuan face-to-face via jaringan video

Komunikasi Berbantuan Komputer

Pilihan Saluran Komunikasi• Penelitian telah menemukan bahwa saluran

yang berbeda memiliki kapasitas yang juga berbeda untuk menyampaikan informasi. Beberapa saluran kaya karena memiliki kemampuan untuk :

1. menangani lebih dari satu petunjuk pada waktu yang bersamaan

2. memfasilitasi umpan balik yang cepat3. bersifat sangat pribadi

Pilihan Saluran Komunikasi

Hambatan terhadap Komunikasi

PENYARINGAN

EMOSI

PERSEPSI SELEKTIFKESULITAN KOMUNIKASI

KEBANYAKAN INFORMASI

BAHASA

HAMBATAN INDIVIDUAL HAMBATAN ORGANISASIONAL

Kesalahpahaman dalam memahami pesan

Semantik

Kredibilitas Individu Perbedaan Tingkatan Manajemen

Keterbatasan dalam berkomunikasi

Persepsi yang berbeda antar bagian

Kemampuan Mendengarkan yang rendah

Kelebihan Beban Kerja

Penilaian awal terhadap subjek tertentu

Hambatan-hambatan lain

Hambatan terhadap Komunikasi

Mengatasi Hambatan dalam Komunikasi

1. Gunakan umpan-balik, beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.

2. Kenali si penerima beritaa. Bagaimana latar belakang pendidikannya,b. Bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,c. Sejauh mana minat dan perasaan.

3. Rencanakan secara teliti 4. Pertimbangkan baik-baik, misalnya : apa, mengapa, siapa,

bagaimana, kapan.

UPAYA YANG BERSIFAT INDIVIDUAL

UPAYA YANG BERSIFAT ORGANISASIONAL

Peningkatan kemampuan mendengarkan

Tindak lanjut dari setiap komunikasi

yang dilakukanDorongan untuk berkomunikasi dua arah

Peningkatan kesadaran dan kemampuan dalam

memahami pesan dan informasi

Pengaturan pola komunikasi yang semestinya

dilakukan dalam organisasi

Pemeliharaan Kredibilitas Individu Peningkatan kesadaran dan penggunaan

berbagai media dalam berkomunikasi

Peningkatan pemahaman terhadap orang lain

Mengatasi Hambatan dalam Komunikasi

Isu-isu dalam Komunikasi

Penghalang komunikasi antara pria dan wanita

Diam sebagai komunikasi

Komunikasi yang benar secara politik

Komunikasi lintas kultural

Hambatan yang disebabkan oleh semantik

Hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata

Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan nada

Hambatan yang disebabkan oleh beda persepsi

Penghalang komunikasi antara laki-laki dan perempuan

• Laki-laki mengarah pada:– Status penekanan, tenaga

atau Kekuasaan dan kebebasan

– Keluhan karena wanita bicara terus menerus.

– Penawaran solusi– Bualan atas pemenuhan

mereka.

• Wanita mengarah pada:– Penetapan koneksi dan

keakraban – Mengkritik laki-laki yang

tidak mendengar. – Berbicara tentang

permasalahan untuk mempromosikan kedekatan.

– Menyatakan penyesalan dan memberikan pertimbangan atas suatu percakapan.

Kesunyian sebagai Komunikasi

• Ketiadaan suara atau suara gaduh– Bentuk Kekuatan dari Komunikasi– Dapat menandai adanya:• Pemikiran• Kemarahan• Ketakutan

– Melihat gaps, sela, dan keraguan didalam percakapan.

Komunikasi yang benar secara politik

• Dalam pergaulan sehari-hari seringkali kita memodifikasi kata-kata yang kita gunakan sehingga terkesan lebih halus dan lebih menjaga perasaan orang lain. Dan ini akan menjadi suatu bekal bagi kita agar dapat melakukan komunikasi yang efektif. Kita harus peka terhadap perasaan orang lain.

• Dengan menghilangkan kata-kata tertentu dari perbendaharaan, kita akan lebih sulit untuk melakukan komunikasi secara akurat. Sedangkan bila kita menggantikan kata-kata dengan istilah yang baru yang maknaya tidak begitu dipahami, kita telah memperkecil kemungkinan pesan kita akan diterima sesuai dengan maksud kita

• Dalam suatu kekuatan pekerja yang berbeda, kita harus sensitif terhadap. bagaimana kata-kata itu mempengaruhi orang lain.– Yang dipindahkan : orang cacat jasmani, buta, dan lebih tua.– Digantikan dengan : kelemahan fisik, lemahnya penglihatan, dan

senior.

• Pemindahan kata-kata tertentu dari kosakata membuat lebih keras untuk komunikasi yang teliti.– Yang dipindahkan : sampah, kuota, dan wanita-wanita.– Digantikan dengan terminologi : barang sisa, hak kekayaan bidang

pendidikan, dan gender.

Komunikasi yang benar secara politik

Arti TambahanKata

Ilmu Semantik

Perbedaan Nada Perbedaan

Persepsi

Penghalang Keefektifan

Cross-KomunikasiKultural