prosedur perencanaan pengadaan
DESCRIPTION
PROSEDUR perencanaan PENGADAAN. Disampaikan Oleh: khalid mustafa. Biodata Narasumber. Nama Lengkap : Khalid Mustafa, S.T. Tempat / Tgl Lahir : Ujung Pandang, 17 Juni 1977 Pekerjaan : Procurement Consultant Riwayat Pekerjaan : NV. Hadji Kalla (1995-1998) - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
PROSEDUR
PEREN
CANAAN
PENGADAAN
DIS
AM
PAIK
AN
OLEH
: K
HA
L ID
MU
STA
FA
BIODATA NARASUMBER
Nama Lengkap: Khalid Mustafa, S.T.
Tempat/Tgl Lahir: Ujung Pandang, 17 Juni 1977
Pekerjaan: Procurement Consultant
Riwayat Pekerjaan:
- NV. Hadji Kalla (1995-1998)
- Makassar Perkasa Computer (1998-2000)
- SMK Panca Marga (2000-2002)
- SMK Tritunggal 45 (2002-2004)
- Balai Penataran Guru/Lembaga Penjamin Mutu Pendidikan (LPMP) Sulawesi Selatan (2002-2006)
- Biro Perencanaan & KLN Setjen Kemdiknas (2006-2008)
- SEAMEO SEAMOLEC (2008-2010)
- Biro Umum Setjen Kemdikbud (2010-2012)
- Keluar dari PNS TMT – 1 Maret 2012
Sertifikat dan Pelatihan PBJ
- Sertifikat Ahli Pengadaan Barang/Jasa (L4) – 2007
- Sertifikat TOT Tingkat Dasar (2011)
- Sertifikat TOT Peningkatan Kompetensi (2011, 2012, dan 2013)
- Sertifikat TOT Tingkat Menengah (2012)
- Sertifikat Pelatihan Internasional – Supply Chain Management – International Trade Centre (2012)
- Sertifikat Pelatihan Keterangan Ahli PBJ – 2012
- Sertifikat TOT Jabatan Fungsional Pengelola PBJ - 2013
2
E-mail: [email protected]: www.khalidmustafa.info
HP: 08170909035Pin BB: 2AF759E2
PROSEDUR PENYUSUNAN RUP# PA menyusun Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa
sesuai kebutuhan K/L/D/I masing-masing untuk tahun anggaran berikutnya atau tahun anggaran yang akan datang, dan rencana umum ini harus diselesaikan pada tahun anggaran yang berjalan.
# Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa masing-masing K/L/D/I, diumumkan secara terbuka kepada masyarakat luas, setelah Rencana Kerja dan Anggaran K/L/D/I disetujui oleh DPR/DPRD, serta dilakukan di website K/L/D/I masing-masing dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat, serta Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE.
PERENCANAAN PENGADAAN & PP 21/2004 SERTA PP 90/2010 (APBN)
PERENCANAAN PENGADAAN & PP 58/2005 (APBD)
TAHAPAN PENYUSUNAN RUP1. Identifikasi kebutuhan barang dan jasa
2. Penyusunan dan penetapan rencana penganggaran
3. Penetapan kebijakan umum tentang pemaketan pekerjaan
4. Penetapan kebijakan umum tentang cara pengadaan
5. Penetapan kebijakan umum tentang pengorganisasian pengadaan
6. Penyusunan KAK
7. Penyusunan jadwal Pengadaan
8. Pengumuman RUP
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN• Identifikasi kebutuhan dilakukan
secara rutin sebelum tahun anggaran dengan memperhatikan perkembangan organisasi dan usulan dari unit kerja
• Dokumen yang dihasilkan:• Usulan kebutuhan setiap unit kerja• Rekapitulasi usulan kebutuhan
Need
Want
8
LANJUTAN...
Apa saja yang harus diidentifikasi:
1. Identifikasi Kebutuhan Barang yang dilakukan berdasarkan rencana kegiatan yang ada di dalam Renja K/L/D/I
2. Identifikasi Pasokan (supply) Barang/Jasa
3. Identifikasi Ketersediaan Barang (yang telah tersedia/dimiliki)
4. Identifikasi Kebutuhan Pekerjaan Konstruksi
5. Identifikasi Kebutuhan Jasa Konsultansi
6. Identifikasi Kebutuhan Jasa Lainnya
YANG HARUS DICERMATI• Sumber Dana Untuk Penganggaran
• Rencana Pembiayaan Untuk Pengadaan Barang/Jasa
• Biaya administrasi untuk kegiatan/pekerjaan yang akan dilaksanakan pada tahun anggaran yang akan datang namun pengadaannya dilaksanakan pada tahun anggaran berjalan, harus disediakan pada tahun anggaran berjalan.
• K/L/D/I dapat mengusulkan besaran Standar Biaya Umum (SBU) terkait honorarium bagi personil organisasi pengadaan, sebagai masukan dalam penetapan SBU oleh Menteri Keuangan/Kepala Daerah.
PRIORITAS
PAKET PEKERJAAN
PAKET PENGADAAN
12
Memaksimalkan penggunaan produksi dlm
negeri
Menetapkan sebanyak-banyaknya
paket yg bisa dilaksanakan
unt Usaha Mikro & Usaha Kecil serta koperasi kecil dgn tetap memperhatikan prinsip efisiensi,
persaingan sehat, kesatuan sist, & kualitas
kemampuan teknis.
Nilai paket pek sampai dgn
Rp2.500.000.000,00 (dua miliar lima ratus juta
rupiah) diperuntukkan
bagi Usaha Mikro & Usaha
Kecil serta koperasi kecil,
dgn syarat kompetensi teknis yg
dibutuhkan unt menyelesaikan
pek dpt dipenuhi
KETENTUAN UMUM PEMAKETAN
Menyatukan atau memusatkan beberapa keg yg tersebar dibeberapa
daerah/lokasi yg menurut sifat pek & tingkat efisiensinya seharusnya
dilakukan di daerah/lokasi masing-masing
Menyatukan/menggabungkan beberapa paket pengad yg bila dipisah seharusnya
bisa dilaksanakan oleh Usaha Mikro & Usaha Kecil serta koperasi kecil;
Memecah Pengadaan Brg/Jasa menjadi beberapa paket unt menghindari
pelelangan
Menentukan kriteria, persyaratan atau prosedur pengad yg diskriminatif
dan/atau dgn pertimbangan yg tdk obyektif
13
LARANGAN PEMAKETAN
Melalui Penyed
ia brg/jas
a
Melalui Swakel
ola
Semua Pengadaan
Brg/Jasa Dapat Dilakukan
Melalui Penyedia Brg/Jasa
PENGADAAN BARANG/JASA :
PENETAPAN KEBIJAKAN UMUM TENTANG CARA
PENGADAAN1
DOKUMEN YANG DIHASILKAN
• Kebijakan Umum pengadaan meliputi pemaketan pekerjaan, cara pengadaan barang barang/jasa, dan pengorganisasian pengadaan barang/jasa
• Dokumen yang dihasilkan:• Surat Penetapan Kebijakan Umum
Pengadaan (Dok. 1)• SK PA/KPA, PPK, ULP/Panitia Pengadaan,
dan PPHP
• Uraian keg yg akan dilaksanakan • Waktu pelaksanaan yg diperlukan
serinci mungkin dgn memperhatikan batas-batas tahun anggaran
• Spesifikasi teknis Brg/Jasa yg akan diadakan
• Besarnya total perkiraan biaya pek
Kerangka acuan kerja memuat:
Kerangka Acuan Kerja merupakan dok yg
memuat uraian ttg acuan-acuan yg harus
dipedomani dlm pelaksanaan pengad brg/jasa
Ketentuan Menyusun KAK
4 W- 1H
KERANGKA ACUAN KERJA
• Dokumen yang dihasilkan:
• Kerangka Acuan Kerja (KAK) per-kegiatan (Dok. 2)
PENGUMUMAN RUP• Pengumuman sekurang-kurangnya memuat:
• Nama dan Alamat PA
• Paket pekerjaan yang akan dilaksanakan
• Lokasi Pekerjaan
• Perkiraan Nilai Pekerjaan
• Pengumuman dilaksanakan melalui:
• Website institusi
• Papan Pengumuman Resmi untuk Masyarakat
• Portal pengadaan melalui LPSE
LANJUTAN...• Dokumen yang dihasilkan:• Bukti pengumuman pada
website dan portal pengadaan melalui LPSE (screenshoot)
• Lembar pengumuman RUP (Dok. 3)
• RUP
LANJUTAN• PA/KPA selanjutnya menyerahkan Rencana
Umum Pengadaan kepada PPK dan ULP/Panitia Pengadaan untuk ditindaklanjuti PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan melaksanakan Rapat Koordinasi Pengkajian RUP untuk membahas RUP yang telah ditetapkan oleh PA/KPA.
• Rapat membahas hal-hal yang meliputi:
• Pengkajian ulang kebijakan umum pengadaan
• Pengkajian ulang rencana penganggaran
• Pengkajian ulang KAK
DOKUMEN YANG DIHASILKANDokumen yang dihasilkan:
Surat penyerahan RUP dari PA/KPA ke PPK (Dok. 4)
Undangan Rapat Koordinasi Pengkajian RUP (Dok. 5)
Berita acara rapat koordinasi pengkajian RUP (Dok. 6)
Usulan PPK kepada PA/KPA terhadap perubahan RUP (apabila ada) (Dok. 7)
Ketetapan PA/KPA terhadap perubahan RUP (apabila ada)
•Rencana Umum Pengadaan
PA/ KPA menetapkan
•Rencana Pelaksanaan Pengadaan Brg/Jasa
PPK menyusun & menetapkan •Dok Ketetapan
Rencana Pelaksanaan Pengadaan
•Kerangka Acuan Kerja
•Harga Perkiraan Sendiri
•Rancangan Kontrak
ULP/Pjb Pengadaan menerima &
melaksanakan pemil penyedia
brg/jasa
PROSES SETELAH RUP DITETAPKAN
MENYUSUN
KAK
KAK ?
Kerangka Acuan Kegiatan merupakan
gambaran umum dan penjelasan
mengenai kegiatan yang akan
dilaksanakan sesuai dengan tugas dan
fungsi Kementerian Negara/Lembaga.
UNTUK APA ?Menjamin efisiensi, efektifitas, kelancaran
dan keseragaman tata urut dan materi
kegiatan serta menentukan thema,
merumuskan masalah kemudian mencari
jawaban atas permasalan melalui
Kegiatan Yang dilaksanakan.
4 W1 H
ISI KAK
KAK1.
Apa yang
akan di hasilkan
2. mengapa
dilaksan
akan perlukan
3.Siapa yang
melaksanakan
4. Kapan Akan
dilaksanakan
5. Dimana
dilaksanakan
6. Bagaima
na Kegiatan tersebut diaksana
kan
7.Berapa
Aggaran yang di butuhka
n
Data dan Informasi
KELENGKAPAN KAK1. Rincian Anggaran Biaya (RAB) adalah suatu dokumen
yang berisi rincian komponen-komponen masukan
(input) dari sebuah kegiatan serta besaran biaya dari
masing-masing komponen. RAB merupakan penjabaran
lebih lanjut dari unsur perkiraan biaya (how much)
dalam KAK.
2. Data Pendukung Lainnya adalah dokumen yang
mendukung KAK dan RAB, dapat berupa keterangan
mengenai spesifikasi barang berikut harganya, analisis
biaya satuan, Gambar, dan sebagainya yang dapat
dipertanggungjawabkan oleh K/L.
FORMAT KAKKementerian Negara/Lembaga :…………………
Unit Organiasi : …………………
Program : …………………
Kegiatan : …………………
Sub Kegiatan : …………………
Detail Kegiatan : …………………
1. Lata Belakang
a. Dasar Hukum
b. Gambaran Umum
c. Alasan Kegiatan Dilaksanakan
2. Kegiatan Yang Dilaksanakan (what)
a. Uraian Kegiatan
b. Batasan Kegiatan
3. Maksud dan Tujuan
a. Maksud Kegiatan
b. Tujuan Kegiatan
LANJUTAN.....
4. IndikaKAK Keluaran dan Keluaran
a. IndikaKAK Keluaran (kualitatif)
b. Keluaran (kuantitatif)
5. Cara Pelaksanaan Kegiatan (how)
a. Metode Pelaksanaan
b. Tahapan Kegiatan
6. Tempat Pelaksanaan Kegiatan (where)
7. Pelaksana dan Penanggung Jawab Kegiatan (who) .
a. Pelaksana Kegiatan
b. Penangggung Jawab Kegiatan
c. Penerima Manfaat Kegiatan
LANJUTAN.....
8. Jadwal Kegiatan
a. Waktu Pelaksanaan Kegiatan
b. Matrik Pelaksanaan Kegiatan (time table)
9. Biaya : total biaya yg diperlukan dalam kegiatan
………….., ..............
…………...
Pejabat Penanggung
Jawab
( …………………………………)
TATA CARA PENGISIAN FORMAT KAK1. Kementerian Negara/Lembaga, diisi dengan
nomenklatur K/L.
2. Unit Organisasi, diisi dengan nomenklatur Unir
Eselon I yang bersangkutan (satuan kerja).
3. Program, diisi dengan nama program (sesuai
referensi RKA).
4. Kegiatan, diisi dengan nama kegiatan (sesuai
referensi RKA).
5. Sub Kegiatan, diisi dengan nama sub kegiatan
(sesuai referensi RKA.
6. Detail Kegiatan, diisi dengan nama detail kegiatan.
LANJUTAN ....
7. Latar Belakang, menjelaskan dasar hukum yang terkait
dan kebijakan K/L yang merupakan dasar keberadaan
kegiatan berkenaan berupa peraturan perundangan yang
berlaku, Rencana Strategis K/L dan Tupoksi K/L,
sedangkan gambaran umum merupakan penjelasan
secara singkat mengapa (why) kegiatan tersebut
dilaksanakan dan alasan penting kegiatan tersebut
dilaksanakan serta keterkaitan kegiatan yang dipilih
dengan keluaran (output) dalam mendukung pencapaian
sasaran dan kinerja program, yang pada akhirnya akan
mendukung pencapaian tujuan kebijakan.
8. Kegiatan Yang Dilaksanakan, menjelaskan uraian
kegiatan apa (what) yang akan dilaksanakan dan batasan
kegiatan.
LANJUTAN...
9. Maksud dan Tujuan, menjelaskan mengapa (why) kegiatan
harus dilaksanakan dan berisikan hasil akhir yang
diharapkan dari suatu kegiatan (bersifat kualitatif) serta
manfaat (outcome) kegiatan.
10. Indikator Keluaran dan Keluaran, menjelaskan indikator
keluaran berupa target yang ingin dicapai (bersifat
kualitatif) dan keluaran (output) yang terukur dalam suatu
kegiatan (bersifat kuantitatif), misalnya : 50 km, 40 m2, 20
orang, 1 LHP, dan lain-lain.
11. Cara Pelaksanaan Kegiatan, menjelasakan bagaimana (how)
cara pelaksanaan kegiatan baik berupa metode
pelaksanaan, komponen, tahapan dalam mendukung
pencapaian keluaran (output) kegiatan.
12. Tempat Pelaksanaan Kegiatan, menjelaskan di mana (where)
kegiatan tersebut akan dilaksanakan.
LANJUTAN...
13. Pelaksana dan Penanggung Jawab Kegiatan,
menjelaskan siapa (who) saja yang terlibat dan
bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan serta
penerima manfaat kegiatan.
14. Jadwal Kegiatan, menjelaskan berapa lama dan kapan
(when) kegiatan tersebut dilaksanakan, dengan
dilengkapi time table kegiatan.
15. Biaya, berisikan total biaya (how much) kegiatan,
sebesar nilai nominal tertentu yang dirinci dalam RAB
sebagai lampiran KAK.
16. Tempat dan Tanggal, diisi tempat dan tanggal
pembuatan KAK.
17. Penandatangan KAK, diisi pejabat yang bertanggung
jawab pada kegiatan yang akan dilaksanakan
KAK PENGADAAN BARANG
PADA PRINSIPNYA SEMUA KAK BAIK UNTUK KEGIATAN , PENGADAAN BARANG, PEMBANGUNAN / JASA
KONSTRUKSI .YANG MEMBEDAKAN ADALAH DATA DUKUNG YANG DIBUTUHKAN UNTUK
MENUNJANG KAK TERSEBUT
DATA DUKUNG KAK PENGADAAN BARANG
Di perlukan Spesifikasi Teknis barang yang akan diadakan.
Spesifikasi Teknis tidak boleh mengarah ke satu merek tertentu,
kecuali :
a) untuk pengadaan suku cadang,
b) Pengadaan Kendaraan dengan cara pengadaan langsung,
c) hanya ada satu penyedia yang sanggup mengadakan barang yang
dibutuhkan (barang Khusus), setelah dialkukan jutifikasi dan identifikasi
yang telah dilakukan
Untuk Barang yang menyebutkan Merk disertai Brosur Barang
Pelatihan pengunaan / Pengoperasian barang (bila diperlukan)
Penanggung jawab Kegiatan
............................................
KAK PEMBANGUNAN GEDUNG/ KONSTUKSI
Data Dukung Untuk Pengadaan Konstruksi harus di lengkapi dengan Gambar Rencana.
KOMPONEN BIAYA PEMBANGUNAN/ KONSTRUKSI
1. Biaya Pembangunan Fisik Gedung
2. Biaya Perencanaan
3. Biaya Pengawasan
4. Biaya Pengelolaan
Komposisi Anggaran tersebut harus mengacu pada Peraturan Menteri PU no 45 Tahun 2007 Tentang Pedoman Teknis Pembangunan Gedung Negara
INTERPOLASI BIAYA PEMBANGUNAN GEDUNG
DIPA pembangunan gedung Rp325.000.000,001. Biaya konstruksi fisik
325.000.000 - 319.000.000------------------------------------ X (275.000.000 - 250.000.000) + 250.000.000 =349.200.500 - 319.000.000
6.000.000-----------------X (25.000.000) + 250.000.000 30.200.500
= 4.966.805,19 + 250.000.000
= 254.966.805,19
INTERPOLASI BIAYA PEMBANGUNAN GEDUNG
DIPA pembangunan gedung Rp325.000.000,002. Biaya Konsultan Perencanaan325.000.000-319.000.000 --------------------------------- X (22.291.500 – 20.625.000) +
20.625.000 =349.200.500-319.000.000
6.000.000--------------- x (1.666.500) + 20.625.00030.200.500
= 331.087,23 + 20.625.000
= 20.956.087,23
INTERPOLASI BIAYA PEMBANGUNAN GEDUNG
DIPA pembangunan gedung Rp325.000.000,003. Biaya Konsultan Pengawasan325.000.000 – 319.000.000----------------------------------- X (14.509.000 – 13.375.000) +
13.375.000 =349.200.500 – 319.000.000
6.000.000--------------- X (1.134.000) + 13.375.000 30.200.500
=225.294,28 + 13.375.000
= 13.600.294,28
INTERPOLASI BIAYA PEMBANGUNAN GEDUNG
DIPA pembangunan gedung Rp325.000.000,004. Biaya Administrasi/ Pengelolaan325.000.000 – 319.000.000------------------------------------ X (37.400.000 – 35.000.000) +
35.000.000 =349.200.500 – 319.000.000
6.000.000--------------- X (2.400.000) + 35.000.000 30.200.500
=476.813,30 + 35.000.000
= 35.476.813,30
TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT