prosedur pengadaan peralaan kantor
TRANSCRIPT
PROSEDUR PENGADAAN PERALAAN KANTOR
pengertian
Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
Pada waktu menyususn perencanaan perbekalan perlu memperhatikan hal-hal sebagai beriikut Mengikuti prosedur
pengelolaan perbekalan
Menentukan jenis, kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yang diperlukan
Menyediakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan
Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operaskional
Menyimpan dan memelihala perbekalan
Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan
Menghapuskan perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku
Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor Membuat surat permohonan atau daftar permintaan
barang ke gudang Petugas memeriksa persediaan barang di gudang Surat diserahkan ke bendahara Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan Apabila sudah disetujui, maka diserahkan ke bagian
logistik untuk melkaukan pembelian barang tersebut Sebelum barang diterima, barang tersebut diuji atau
diperiksa Jika sudah cocok maka barang diterima dengan
menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang
Setelah selesai pencatatan, barang-barang tersebut di simpan di gudang dan didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya
Prosedur pengadaan alat tulis-menulis dan perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan
1. Pengadaan barang bergerak Pengadaan barang habis
pakaiUrutan perencanaana. Menyusun daftar
perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan
b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barant tersebut tiap bulan
c. Menyusun rencana pengadaan barang tersebt menjadi rencana triwulan kemudian menjadi rencana tahunan
Pengadaan barang tidak habis pakai
Urutan perencanaana. Menusun analisis dan
menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengna rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan dapat dipakai
b. Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan
c. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan
2. Pengadaan barang tidak bergerak
Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya sesuai kebutuhan
Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai dengan maksud serta memperhatikan perencanaan tata kota
Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air dan alat pengangkutan
Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang sudah ditentukan untuk bahan pengajuan rencana anggaran
Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun di pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survei
Mengadakan survei tentang keperluan bangunan yang akan direncanakan dengan maksud memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi yang menggunakan, jumlah pemakai, dan jenis serta jumlah perabot yang akan ditempatkan
Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei
Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan
Menyusun penahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana penahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memerhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan
tanah bangunan
Contoh :
BON PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR
No : ..Harap diberikan seperti tersebut di dalam
daftar berikut iniuntuk
kepentingan .....................................................
Identifikasi Kebutuhan
Untuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan peralatan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan.Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/ perlengkapan suatu kantor.
No KodeNama
BarangTipe Spesifikasi merk Jumlah
102-03-17-02-
23-00Amplop coklat 27,5 x 43 cm JAYA 2 box
202-04-44-00-
72-32Bateray Calkulator fx-992 Casio 10 buah
302-05-58-08-
10-00Benang Tali Rapia plastik ~ 1 kg
401-01-21-00-
00-04Keyboard 102 keys - - 5 buah
5……………
dst
Alur Penanganan Perlengkapan Kantor:
1. Pengadaan :2. Penyimpanan3. Pendistribusian4. Pemeliharaan5. Penghapusan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
Pengadaan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
Penyimpanan
Pelaksanaan penyimpanan perlu memperhatikan Persediaan alat-alat pemeliharaan yang
diperlukan Memenuhi syarat penyimpanan barang Memperhatikan sifat barang yang
disimpan Memperhatikan jangka waktu
penyimpanan barang Memperhatikan tenaga yang diperlukan
dan biaya yang harus disediakan
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
Pengeluaran/Pendistribusian
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
Pemeliharaan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
Penghapusan
Manfaat penghapusan
Pembebasan barang dari tanggung jawab organisasi yang mengurusnya
Dapat meringankan kerja inventaris Membatasi kerugian yang lebih besar,
yang biasanya disebabkan oleh biaya pemeliharaan atau perbaikan atau biaya lain karena barang tersebut tidak dipergunakan lagi