BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Selain untuk konsumsi pribadi, transaksi barang maupun jasa dapat berlangsung untuk

pemanfaatan oleh firma bisnis lain, lembaga pemerintahan, atau institusi seperti rumah sakit,

sekolah, dan sebagainya. Pembelian dapat ditujukan sebagai komponendari produksi barang

dan jasa selanjutnya, sebagai barang konsumsi, maupun untuk penjualan kembali. Pasar

tempat berlangsungnya transaksi tersebut dikenal sebagai pasar business-to-business atau

pasar industrial (Hutt dan Speh, 2001; Bingham dan Raffield, 1990).

Perbedaan mendasar dari pasar industrial dengan pasar konsumen menurut Minett (2002)

antara lain:

Umumnya memiliki nilai pembelian lebih besar, baik dalam unit yang dibeli maupun

uang yang dibayarkan,

Produk yang diperjualbelikan memiliki kompleksitas teknologi yang tinggi,

Resiko pembelian yang tinggi,

Jangka waktu pembelian yang lebih lama,

Keputusan pembelian melalui struktur yang kompleks,

Pembelian dilakukan secara profesional, dan

Hubungan buyer-seller yang lebih dekat.

1

Sistem akuntansi pembelian tunai adalah sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk

pengadaan barang yang diperlukan perusahaan. Aktivitas pembelian dalam sistem akuntansi

pembelian tunai meliputi semua kebutuhan yang dibutuhkan perusahaan. Pembelian

merupakan bagian dari sistem yang mendukung kegiatan dalam sebuah perusahaan untuk

menentukan dan mempertahankan jumlah barang agar perusahaan dapat berjalan baik.

Mulyadi (2001:299) menyatakan sistem akuntansi pembelian tunai digunakan dalam sebuah

perusahaan untuk mengadakan barang yang diperlukan oleh perusahaan.

1) Fungsi gudang : dalam sistem pembelian fungsi gudang bertanggung jawab untuk

mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada

digudang dan untuk menyimpan barang yang di terima oleh fungsi penerimaan.

2) Fungsi pembelian : fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang di pilih dalam pengadaan barang

dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3) Fungsi penerimaan : didalam sistem ini, berfungsi untuk melakukan pemeriksaan

terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang di terima dari pemasok guna

menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan.

4) Fungsi akuntansi : fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi

pencatat utang dan fungsi pecatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian,

fungsi pencatat utang bertanggung jawab dalam mencatat transaksi pembelian,

sedangkan sistem pecatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok

persediaan barang yang dibeli dari kartu persediaan.

Dokumen yang digunakan

Dalam sistem pembelian tunai terdapat beberapa dokumen yang

digunakan, antara lain adalah :

2

1) Surat permintaan pembelian : dokumen ini adalah formulir yang diisi oleh bagian

gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan

pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat

permintaan.

2) Surat permintaan penawaran harga : dokumen ini digunakan untuk meminta

penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi

(tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian besar.

3) Surat order pembelian : dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada

pemasok yang telah dipilih.

4) Laporan penerimaan barang : dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk

menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, mutu,

spesifikasi, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5) Surat perubahan order pembelian : didalam surat ini diperlukan perubahan terhadap

isi surat order pembelian sebelumnya yang telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat

berupa kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau

hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

6) Bukti kas keluar : dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk

pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat

pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Kegagalan dalam aktivitas pembelian yang menyangkut masalah harga. Kuantitas dan

kualitas mempunyai peranan terhadap aktivitas lainnya, misalnya kualitas bahan baku yang

salah akan mengakibatkan kualitas hasil produksi juga akan rendah dan hal ini mempunyai

dampak yang luas terhadap aktivitas penjualan. Demikian pula apabila nilai pembelian salah

3

dalam arti perolehan cukup tinggi sebagai akibat adanya manipulasi dan lain – lain, akan

mengakibatkan harga pokok penjualan akan tinggi sehingga tidak dapat bersaing dalam

pemasaran. Dalam hal – hal seperti inilah peranan pengendalian pembelian bahan baku

sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan, yaitu untuk mencegah dan meminimalisasikan

kegagalan dalam pembelian bahan baku. Salah satu cara untuk menunjang kelancaran proses

produksi adalah dengan menghindari kesalahan yang dapat terjadi waktu pembelian bahan

baku, yaitu dengan adanya pengendalian pembelian bahan baku yang memadai.

Pengendalian bahan baku harus mendapat perhatian yang besar dari pihak manajemen

perusahaan, karena pengendalian atas pembelian bahan baku yang baik menjadi salah satu

faktor yang menentukan keberhasilan perusahaan. Melalui pengendalian pembelian bahan

baku yang baik maka dapat mendukung proses produksi agar dapat berjalan dengan lancar.

Tanggung jawab atas pengendalian internal yang dilakukan manajemen yaitu,

menetapkan dan menyelenggarakan pengendalian internal atas pelaporan keuangan .

manajemen juga diharuskan melaporkan secara terbuka tentang keefektifan pelaksanaan

pengendalian tersebut, menurut Menurut Randal J. Elder, Mark S. Beasley, Alvin A. Arens

(2011:317)

Obyek penelitian pada proposal penelitian ini adalah PT. Meiwa Indonesia yang

bergerak di bidang manufaktur. Sekarang ini perlu dilakukannya analisis pengendalian

internal diperusahaan tersebut Pengawasan yang berhubungan dengan penilaian mutu

pengendalian internal secara berkelanjutan atau periodik oleh manajemen perlu adanya

karena dapat menentukan bahwa pengendalian itu sudah beroperasi sesuai dengan yang

diharapkan.

4

Maka untuk mengetahui lebih lanjut mengenai analisis sistem pengendalian internal

atas transksi pembelian yang sebenarnya dalam perusahaan tersebut, maka dilakukan

penelitian yang dituangkan dalam proposal yang mengangkat judul, “ANALISIS SISTEM

PENGENDALIAN INTERNAL ATAS TRANSAKSI PEMBELIAN PADA PT. MEIWA

INDONESIA ”.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah dan fokus penelitian yang diuraikan diatas maka

dapat disimpulkan perumusan masalah yaitu

a. Apakah sistem pengendalian internal atas transaksi pembelian pada PT.

Meiwa Indonesia telah dilaksanakan secara efektif dan efisien?

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.3.1 Tujuan Penelitian

1. Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk menganalisis apakah sistem

pengendalian intern atas transaksi pembelian di PT. Meiwa Indonesia sudah

dilaksanakan dengan efektif dan efisien.

2. Untuk memastikan bahwa transaksi pembelian di PT.Meiwa Indonesia telah didukung

oleh bukti yang terkait.

1.3.2 Manfaat Penelitian

Penelitian ini memiliki kegunaan, diantaranya:

a. Bagi PT. Meiwa Indonesia

Sebagai analisis pada sistem pengendalian internal atas transaksi pembelian

apakah dalam sistem pembelian telah efisien dan efektif dan juga untuk dapat

5

meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengendalian pada PT. Meiwa

Indonesia.

b. Bagi Peneliti

Untuk memadukan dan membandingkan teori yang didapat dibangku kuliah

dengan praktek bisnis yang sebenarnya, serta untuk mengetahui apakah teori

tersebut dapat diaplikasikan untuk membantu dalam meningkatkan efisiensi dan

efektivitas dalam PT. Meiwa Indonesia

c. Bagi Akademis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dan

menambah wawasan pengetahuan tentang sistem pengendalian internal

pembelian, khususnya bagi pihak-pihak yang bersangkutan.

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Audit

Keputusan ekonomi biasanya didasarkan atas informasi yang tersedia bagi para

pengambil keputusan. Untuk memperoleh manfaat terbaik, para pengguna harus memiliki

informasi ekonomi yang relevan dan handal. Informasi yang relevan harus membantu

para pengguna membentuk prediksi mengenai hasil kejadian masa lalu, masa kini dan

masa yang akan datang. Agar informasi menjadi handal maka informasi tersebut harus

menyajikan apa yang semestinya disajikan.

Kebutuhan akan informasi keuangan yang relevan dan handal ini menciptakan

permintaan akan jasa akuntansi dan audit. Pihak-pihak pengguna seperti bank dan

kreditur memerlukan informasi seperti itu untuk membuat keputusan pemberian

pinjaman. Adapun manajemen dan pemerintah memerlukan informasi keuangan yang

handal untuk membuat keputusan sesuai kebutuhan masing-masing, jasa seorang auditor

sangatlah bermanfaat bagi pihak-pihak tadi dalam mengurangi resiko tidak relevan dan

tidak handal suatu informasi.

Banyak pengertian mengenai audit yang dikemukakan beberapa ahli di bidang audit,

diantaranya:

Alvin A. Arens dan Mark. S. Beasly, (edisi kedua belas :11) memberikan definisi

audit sebagai berikut:

“Auditing adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang

informasi yang dapat di ukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seseorang

yang kompeten dan independensi untuk dapat menetukan dan melaporkan kesesuaian

7

informasi yang dimaksud dengan criteria yang telah diciptakan. Auditing seharusnya

dilakukan oleh seseorang yang independen dan kompeten.”

2.2 Tujuan dan Jenis Audit

Tujuan audit secara umum adalah untuk memberikan informasi yang dapat dipercayai

mengenai suatu hasil audit yang telah dilakukan pada suatu periode tertentu kepada

pihak-pihak yang membutuhkan. Secara khusus, audit dapat dirinci untuk masing-masing

jenis audit sebagai berikut: (Arens dan Lobbecke, 2001:4)

a. Financial Statement Audit (audit Laporan Keuangan)

Tujuan audit umum atas laporan jeuangan oleh auditor independen adalah untuk

menyatakan pendapat atas kewajaran dalam semua hal yang material, hasil usaha dan

arus kas yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.

b. Compliace audit (Audit Ketaatan)

Tujuan audit ketaatan adalah untuk menentukan apakah pihak yang diaudit telah

mengikuti prosedur-prosedur, aturan-aturan, dan pedoman-pedoman khusus yang telah

ditetapkan oleh manajemen atau pihak yang mempunyai keenangan.

c. Operasional audit (audit operasional)

Audit operasional merupakan penelaahan atas bagian maupun dari prosedur dan

metode operasional suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektivitasnya. Pada

saat audit operasional selesai, auditor akan member sejumlah saran kepada manajemen

untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan.

Menurut Mulyadi, (2002:30), auditing umumnya digolongkan menjadi beberapa jenis,

antara lain

a. Audit Laporan Keuangan

Audit laporan keuangan dilakukan untuk menentukan apakah laporan-laporan

keuangan tersebut secara keseluruhan yang merupakan keterngan-keterangan terukur

8

yang akan diverifikasi telah disajikan sesuai dengan kriteria-kriteria tertentu. Pada

umumnya kriteria-kriteria tersebut adalah prinsip-prinsip akuntansi yang diterima

secara umum. Namun sering pula dilakukan pemeriksaan terhadap laporan-laporan

keuangan yang disusun berdasarkan atas asas kas atau asas-asas akuntansi lainnya

yang sesuai bagi organisasi yang bersangkutan.

Asumsi yang mendasari suatu audit dari laporan-laporan keuangan adalah bahwa

laporan-laporan tersebut akan digunakan oleh kelompok-kelompok yang berbeda-beda.

Oleh karena itu, jauh lebih bermanfaat untuk menggunakan seorang auditor yang

menyelenggarakan suatu pemeriksaan dan menarik kesimpulan-kesimpulan yang dapat

diandalkan oleh semua pihak daripada membiarkan masing-masing pihak

menyelenggarakan pemeriksaannya sendiri.

b. Audit Kepatuhan

Tujuan dari suatu kepatuhan audit adalah untuk mempertimbangkan apakah klien

(nasabah) telah mengikuti prosedur-prosedur atau peraturan-peraturan tertentu yang

telah ditetapkan oleh yang berwenang. Suatu audit ketaatan bagi suatu perusahaan

swasta dapat berupa audit apakah para pelaksana akuntansi telah mengikuti prosedur

yang telah ditetapkan oleh kontroler perusahaan, menunjau sistem upah apakah telah

sesuai dengan undang-undang upah minimum, atau mengaudit surat-surat perjanjian

dengan pihak bank atau kreditor, serta untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut

telah memnuhi serta ketentuan hokum yang berlaku.

c. Audit Operasional

Audit operasional adalah suatu tinjauan terhadap setiap bagian dari prosedur operasi

dan metode-metode suatu organisasi dengan tujuan untuk menilai ketepatan dan

kegunaan serta keberhasilannya. Pada umumnya pada akhir suatu audit operasional

diajukan saran-saran kepada manajemen untuk membenahi jalannya operasi did ala

9

perusahaannya. Karena luasnya ruang linkup dimana dapat dilakukan evaluasi

terhadap tingkat keberhasilan suatu operasi, adalah tidak mungkin untuk menentukan

cirri-ciri pelaksanaan audit operasional secara pasti.

Tujuan audit operasional adalah untuk mengidentifikasikan program atau kegiatan

yang memerlukan perbaikan atau penyempurnaan dalam rangka memberikan

rekomendasi, agar pengelolaan program atau kegiatan organisasi dilaksanakan secara

ekonomis, efisien dan efektif. Tujuan audit operasional diarahkan pada tiga aspek

yaitu: (1) Mengevaluasi kinerja; (2) Mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan;

dan (3) Membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut.

2.3 Pengertian Pengendalian Internal

Suatu perusahaan yang telah berjalan harus memonitor kegiatan dan hasil operasinya.

Manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang profesional untuk memajukan

atau me meningkatkan hasil-hasil yang telah dicapainya.

Dalam usaha mencapai tujuan perusahaan secara efektif sebagaimana yang telah

ditetapkan oleh manajemen perusahaan dapat dengan segera dicapai, apabila

pengendalian intern yang dijalankan telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan

kebijakan yang telah ditetapkan. Tujuan dasar pengendalian intern adalah untuk

meningkatkan efisiensi operasi dari perusahaan. Definisi pengendalian intern menurut

beberapa pengarang sebagai berikut:

Menurut arens, Randal E Jelder, Marks beasley (edisi keduabelas:370) pengendalian

internal berdasarkan COSO adalah:

“Sebuah perangkat manajemen yang digunakan untuk memberikan keyakinan yang

wajar bahwa tujuan manajemen tercapai, tujuan tersebut terdiri dari: (a) meningkatkan

susunan, keekonomisan, efisiensi dan efektifitas operasi serta kualitas barang dan jasa

10

sesuai misi organisasi, (b) meningkatkan kepatuhan pada hokum dan arahan manajemen,

dan (c) membuat data keuangan dan manajemen yang dapat diandalkan serta

pengungkapan yang wajar pada pelaporan yang tepat waktu”.

Definisi pengendalian intern menurut Standar Professional Akuntan Public (SPAP),

SA seksi 319.2 adalah sebagai berikut:

“Pengendalian intern(dapat juga disebut sebagai struktur pengendalian intern) adalah

suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, dan personil lain entitas dan didesain

untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut

ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, dan (c)

kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku”.

Pengendalian meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketetuan

yang terkoordinsai yang dianut dalam suatu perusahaan untuk menjamin ketiga tujuan

seperti yang disebutkan di atas dapat tercapai.

Pengendalian intern menurut model COSO (The Committee Of Sponsoring

Oganization of the Tradeway Commission) terdiri dari lima komponen, sebagai berikut:

1. Lingkungan control komponen ini meliputi manajemen disemua tingkatan terhadap

operasi secara umum dan konsep control secara khusus. Hal ini mencakup: etika

kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap kesejahteraan organisasi. Juga

mencakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi manajemen.

2. Penilaian resiko mencakup penentuan resiko disemua aspek organisasi dan penetuan

kekuatan organisasi melalui evaluasi resiko

3. Aktivitas control komponen ini mencakup aktivitas-aktivitas yang dahuunya

dikaitkan dengan konsep control internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi persetujuan,

rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur , pemeriksaan internal dan audit

internal.

11

4. Informasi dan komunikasi komponen ini merupakann bagian penting dari proses

manajemen. Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi

tentang operasi control internal memberikan substansi yang dapat digunakan

manajemen untuk mengevaluasi aktifitas control dan untuk mengelola operasinya.

5. Pengawasan pengawasan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas informasi

yang diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan manajemem control.

2.4 Tujuan Pengendalian Internal

Perusahaan memepunyai alas an tertentu dalam mengadakan struktur pengendalian

intern. Utamanya untuk membantu pencapaian tujuan perusahaan. Struktur pengendalian

intern antara satu perusahaan dengan yang lainnya tidak sama tergantung dari berbagai

macam faktor, antara lain ukuran perusahaan dan kompliksitas usaha.

Pengendalian internal memiliki beberapa tujuan yaitu:

1. Menjaga dan melindungi harta kekayaan perussahaan

Secara umum berarti bahwa setiap pengeluaran uang untuk pembelian persediaan,

aktiva, pembiayaan operasi, penggunaan atau pemakaian persediaan dan aktiva,

penyimpanan harta kekayaan perusahaan dapat dipertanggung jawabkan sebagaimana

mestinya. Dan dalam pengertian yang lain berarti mencegah usaha-usaha

penyelewengan yang disengaja. Sekarang pengertian diperluas termasuk mencegah

kesalahan-kesalahan administratif yang tidak disengaja. Misalnya salah perkalian,

salah penjumlahan, kurang dalam faktur dan semacamnya.

2. Meneliti kecermatan dan kebenaran data-data akuntansi

Pengendalian intern yang baik memungkinkan pemeriksaan, penelitian, ketelitian

dan kebenaran dari catatan pembukuan. Ini semua dikarenakan data-data akuntansi

diproses secara benar melalui beberapa tahap pengendalian.

3. Meningkatkan efisiensi kerja

12

Efisiensi kerja akan meningkat jika pengendalian intern atas budget, standar kerja

dan standar lainnya didasarkan pada pengalaman, analisa serta kebijaksanaan dari

pimpinan.

4. Meningkatkan disiplin para pegawai

Suatu kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh pimpinan perusahaan diatasi

apabila:

a.Adanya pemisahan fungsi yang jelas untuk tiap bagian

b. Adanya tanggung jawab secara organisasi

c.Adanya prosedur-prosedur yang harus dilaksanakan oleh para pegawai.

Tujuan pengendalian internal menurut Warren Reeve Fess (2008:208) adalah:

1. Asset dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha

Pengendalian intern dapat melindungi asset dari pencurian, penggelapan,

penyalahgunaan atau penempatan asset pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu

pelanggaran paling serius terhadap pengendalian intern adalah penggelapan oleh

karyawan.

2. Informasi bisnis yang akurat

Informasi bisnis yang akurat diperlukan demi keberhassilan usaha. Penjagaan asset

dan informasi yang akurat sering berjalan seiring. Sebabnya adalah karena karyawan

yang ingin menggelapkan asset juga perlu menutupi penipuan tersebut dengan

menyelesaikan pencatatan akuntansi.

3. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan

Perusahaan harum mematuhi perundang-undangan dan peraturan yang berlaku serta

standar pelaporan keuangan.

13

Tujuan utama diselenggarakannya sistem pengendalian adalah untuk menghindarkan

perusahaan dari berbagai kerugian. Kerugian ini dapat disebabkan berbagai hal,

misalnya:

a. penggunaan sumber daya yang berlebihan

b. proses pengambilan keputusan yang tidak tegas

c. kesalahan pencatatan data

d. kerusakan pencatatan data

e. kerusakan berbagai pencatatan

f. hilang atau rusaknya aktiva karena kelalaian karyawan

g. ketidakpatuhan karyawan terhadap manajemen

h. penyelewengan yang dilakukan oleh karyawan

berdasarkan tujuannya struktur pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua

macam (mulyadi: 2001:166):

a. pengendalian intern akuntansi (internal accounting control)

pengendalian intern akuntansi yaitu meliputi struktur organisasi, metode dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama menjaga kekayaan organisasi

dan mengecek ketelitian serta keandalan data akuntansi.

b. pengendalian intern administratif (internal administrative control)

pengendalian intern administratif yaitu meliputi struktur organisasi, metode

dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi

dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

2.4.1 Faktor-faktor Penghambat Pengendalian Intern

Secara teoritis kita menghendaki suatu sistem pengendalian intern yang

sempurna dimana dapat mencerminkan keadaan yang ideal, tetapi secara praktis

sesungguhnya sistem pengendalian intern yang sempurna sulit dicapai.

14

Menurut Mulyadi ada keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap

pengendalian intern meliputi:

a. Kesalahan dalam pertimbangan

Seringkali, manajemen dan personel lain dapat salah dalam

mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan

tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu atau rekanan

lain.

b. Gangguan

Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dalam terjadi karena

personel secara keliru memahami perintah atau mebuat kesalahan karena

kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan. Perubahan yang bersifat

sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat

pula mengakibatkan gangguan.

c. Kolusi

Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan

kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian intern yang dibangun

untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau

tidak terditeksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang.

d. Pengabaian oleh manajemen

Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan

untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer. Penyajian

kondisi keuangan yang berlebihan atau kepatuhan semu. Contohnya adalah

manajemen melaporkan laba yang lebih tinggi dari jumlah yang sebenarnya

untuk mendapatkan bonus lebih tinggi bagi dirinya atau untuk menutupi ketidak

patuhannya terhadap peraturan perundangan yang beraku.

15

e. Biaya lawan manfaat

Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh

melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tersebut. Karena

pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin

dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan

secarakuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu

pengendalian intern.

2.4.2 Alat Untuk Mereview Pengendalian Intern

Aktifitas pengendalian (control activities) merupakan kebijakan dan prosedur

untuk membantu memberikan jaminan bahwa tindakan-tidakan yang dilakukan

benar-benar telah dilaksanakan dalam mencapai tujuan perusahaan. Untuk itu

diperukan suatu alat untuk dapat melakukan aktifitas pengendalian. Sukrisno Agoes

mengemukakan ada tiga cara yang bias digunakan, yaitu:

a. Internal control questionnaires (ICQ)

Cara ini banyak digunakan karena dianggap lebih praktis dan sederhana.

Biasanya auditor sudah memiliki satu set ICQ yang standar, yang bias digunakan

untuk memahami dan mengevaluasi struktur pengendalian intern di berbagai

jenis perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan dalam ICQ diminta untuk dijawab “Ya”

akan menunjukan cirri internal control yang baik, “Tidak” akan menunjukan cirri

internal control yang lemah, “Tidak Relevan” berarti pertanyaan tersebut tidak

relevan untuk perusahaan tersebut.

b. Flow Chart

Flow chart menggambarkan arus dokumen dalam sistem dan prosedur di suatu

unit usaha, misalnya dalam flow chart untuk sistem dan prosedur pembelian,

utang dan pengeluaran kas, digambarkan arus dokumen mulai dari permintaan

16

pembeliaan (purchase requisition), order pembelian (purchase order) sampai

dengan pelunasan utang yang berasal dari pembelian tersebut.

c. Narrative

Dalam hal ini auditor menceritakan dalam bentuk memo, sistem dan prosedur

akuntansi yang berlaku di perusahaan, misalnya prosedur pengeluaran kas. Cara

ini biasanya digunakan untuk perusahaan kecil yang pembukuan sederhana.

2.5 Pengertian Sistem

Sebelum membangun sebuah sistem perlu diketahui terlebih dahulu apa

pengertian sistem itu. Sistem secara sederhana dapat diartikan sebagai suatu

kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen yang terorganisasi, saling

berinteraksi, saling ketergantungan dan terpadu satu dengan yang lainnya. Model

dasar dari suatu sistem yaitu adanya masukan (input), adanya suatu proses

(process), dan adanya suatu keluaran (output). Sistem terbagi menjadi dua yaitu

sistem tertutup dan sistem terbuka, sistem akuntansi merupakan contoh dari sistem

tertutup karena di dalam prosesnya yang membatasi pengaruh dari lingkungan

luarnya, sedangkan sistem informasi merupakan contoh sistem terbuka yang bisa

menerima masukan dari lingkungan luarnya.

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang

lebih menekankan pada prosedurnya dan lebih menekankan pada elemen atau

komponennya. Definisi sistem yang menekankan pada prosedurnya, suatu sistem

adalah “Mendefinisikan sebagai jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” (Jogiyanto,2005:1).

17

Komponen-komponen dalam suatu sistem tidak dapat lepas sendiri-sendiri,

karena komponen-komponen atau subsistem-subsistem saling berhubungan

membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan atau sasaran sistem. Suatu sistem

memandang suatu organisasi sebagai sistem yang menyatu dan mempunyai maksud

dan tujuan tertentu yang terdiri atas bagian-bagian yang saling berhubungan.

Maksud dari suatu sistem yaitu mencapai suatu tujuan (goal) dan untuk mencapai

suatu sasaran (objective).

2.5.1 Karakteristik Sistem

Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.

a. Batasan Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang dibatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya.

b. Lingkungan Luar Sistem (Evironment)

Lingkungan luar sistem adalah suatu sistem yang terkait dengan sistem.

Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga merugikan.

c. Penghubung Sistem

Penghubung (interface) merupakan media pengubung antara satu subsistem

dengan sistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber

daya mengalir dari satu subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu

subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu

kesatuan.

d. Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energy yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal

18

(signal input). Maintenance input adalah energy yang dimasukkan supaya sistem

tersebut dapat beroperasi, sedangkan signal input adalah energy yang diproses

untuk didapatkan keluaran.

e. Keluaran Sistem

Keluaran sistem (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan. Keluaran

dapat merupakan masukan untuk subsistem lain.

f. Pengolah sistem

Pengolah sistem adalah suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan

menjadi keluaran.

g. Sasaran Sistem

Tujuan sistem merupakan karakteristik sistem yang menentukan daerah mana

sistem yang akan berjalan sehingga sangat menentukan masukan yang

dibutuhkan dan keluaran yang dihasilkan.

2.5.2 Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan

komponen lainnya, oleh karena itu sistem itu dapat diklasifikasikan dari beberapa

sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Sistem abstrak (Abstract system) dan Sistem Fisik (physical System)

Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak

secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran

tentang hubungan antara manusia dengan tuhan, sedangkan sistem secara fisik

merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem computer, sistem

produksi, sistem penjualan dan lain sebagainya.

19

b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made

System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat

oleh manusia, misalnya sistem peputaran bumi, terjadinya siang dan malam,

pergantian musim, sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang

melibatkan manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine system.

Sistem informasi yang berbasis computer merupakan contoh human machine

system, karena menyangkut penggunaan computer yang berinteraksi dengan

manusia.

c. Sistem Tertentu (Deterministik System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistik

System)

Sistem tertentu adlah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat

diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagian dapat dideteksi dengan pasti,

sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan, sedangkan sistem tak tentu

adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena

mangandung unsur tak menentu.

d. Sistem Terbuka (Open System) dan Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan berpengaruh dengan

lingkungan luarnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh

lingkungan luarnya, amak suatu sistem harus mempunyai pengendalian yang

baik, sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan

tidak berpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis

tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya.

20

2.5.3 Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem adalah proses evaluasioner yang diikuti dalam menerapkan

sistem atau subsistem informasi berbasis computer. Siklus hidup sistem terdiri dari

serangkaian tugas yang erat mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top

down. Siklus hidup sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall

approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem. Beberapa tahapan dari

daur hidup sistem, yaitu:

a. Mengenali Adanya Kebutuhan

Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema

yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya.

b. Pembangunan Sistem

Suatu proses atau prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan

yang timbul dan membangun sistem untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

c. Pemasangan Sistem

Merupakan tahap yang penting dalam dasar hidup sistem, dimana dari tahap

pembangunan sampai operasional yang merupakan langkah akhir dari suatu

pembangunan sistem.

d. Pengoperasian Sistem

Program dan prosedur yang membutuhkan suatu sistem yang berbentuk statis.

e. Sistem Menjadi Usang

Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga sistem sudah

tidak layak untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk

menggantikannya.

21

2.6 Pengertian Pembelian

Pembelian didefinisikan sebagai usaha untuk memenuhi kebutuhan atas barang

atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dan dapat diterima tepat pada waktunya

dengan mutu yang sesuai serta harga yang menguntungkan.

a. Saat pemesanan

Saat pemesanan sangatlah tergantung pada kualitas barang yang masih ada,

rata-rata tingkat pemakaiannya dan jangka waktu pemesanan.

b. Jumlah yang dipesan

Jumlah yang dipesan ditetapkan secara matematis dan juga menurut

kebijaksanaan untuk medapatkan kuantitas pesanan-pesanan ekonomis.

c. Rekanan

Dalam menetapkan pilihan rekanan mesti dikaitkan pada harga, syarat

pembayaran, kualitas keandalan lokasi saat penyerahan yang dijanjikan.

2.6.1 Arti dan Maksud Pembelian

Menurut Manulang (1982.P201) Pembelian terjadi untuk memenuhi kebutuhan

dan pemenuhan kebutuhan tersebut ada dua macam, yaitu untuk dikonsumsi dan

untuk dijual kembali.

2.6.2 Jenis-jenis Pembelian

Menurut sifat Manulang pembelian Dibagi dalam tiga macam pembelian, yaitu:

1) Hand-To-Mouth Buying (Pembelian yang Teratur)

Yaitu pembelian yang didasarkan atas besarnya kebutuhan sekarang.

Maksudnya adalah untuk mencegah kerugian/keburukan yang diakibatkan oleh

22

adanya persediaan bahan yang berlebih di gudang dan penggunaan modal dapat

digunakan dengan sebaik-baiknya.

2) Speculative Purchasing (Pembelian Spekulatif)

Yaitu pembelian yang tidak didasarkan karena perlunya bahan itu

dipergunakan dalam proses produksi sekarang, tetapi didasarkan karena suatu motif

untuk mendapatkan keuntungan akan naiknya harga bahan pada waktu yang akan

datang.

3) Forward Buying (Pembelian Sebelumnya)

Yaitu pembelian untuk memenuhi tersedianya bahan mentah secara

continue agar perusahaan tidak sampai terganggu aktivitasnya karena tidak

tersedianya bahan baku pada waktunya.

23