38

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Peranan instansi Rumah Sakit diperlukan dalam menjaga kesehatan

masyarakat. Rumah Sakit merupakan suatu bentuk perusahaan jasa yang dikelola

oleh pemerintah maupun pihak swasta (yayasan) yang bertujuan memberikan

pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Rumah Sakit menitikberatkan bukan pada

pencapaian tingkat laba atau keuntungan tetapi juga pada pemenuhan pelayanan

jasa kepada masyarakat. Rumah Sakit memiliki berbagai fasilitas medis yang

ditujukan untuk memenuhi kebutuhan para pasien baik pasien pasien rawat jalan

ataupun pasien rawat inap.

Rawat jalan diantara fasilitas-fasilitas yang disediakan adalah farmasi.

Farmasi merupakan bagian penting untuk menyimpan dan menyediakan

persediaan obat. Persediaan obat merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi

kualitas pelayanan yang ada di rumah sakit. Besar kecilnya jumlah persediaan

akan mempengaruhi jumlah keuntungan yang akan diperoleh. Untuk menjaga agar

persediaan obat selalu ada, maka pihak Rumah Sakit harus memiliki manajemen

yang baik untuk mengadakan transaksi pembelian. Proses pembelian dimulai

ketika pihak gudang mengajukan permintaan order pembelian kepada Pedagang

Besar Farmasi (PBF). Kemudian dilanjutkan dengan pengiriman barang oleh

pemasok dan diakhiri dengan pencatatan transaksi pembelian dan laporan.

Sistem akuntansi pembelian obat yang baik diperlukan, karena

38

pentingnya transaksi pembelian obat yang ada di Rumah Sakit. Dengan adanya

sistem pembelian obat yang baik dapat menghasilkan informasi-informasi akurat

meliputi informasi mengenai jenis, kualitas, kuantitas dan harga obat. Keakuratan

informasi tersebut sangat bermanfaat bagi manajemen dalam pengambilan

keputusan. Disamping itu dengan adanya penerapan sistem akuntansi pembelian

obat, maka berbagai tindakan yang bertujuan melakukan kecurangan dalam proses

pembelian barang dapat dicegah.

Berdasarkan uraian di atas, penulis bermaksud mengadakan penelitian

atau survei di Klinik Mata Dr. Suparman Cikampek untuk mengetahui bagaimana

penerapan sistem akuntansi pembelian obat di Klinik tersebut. Meskipun semua

pihak Rumah Sakit memiliki sistem dan prosedur tersendiri penulis mencoba

mengevaluasi dan mengidentifikasi kelebihan dan kelemahannya.

3.2. Tinjauan Perusahaan

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Klinik Spesialis Mata dr. Suparman Cikampek didirikan oleh Dr.

Suparman K., SpM atas dasar pengembangan dari sebuah tempat praktek dokter

mata yang berlokasi di Jl. Ir. H. Juanda No. 202, Kota Baru, pada awal tahun

2003. Pada saat itu yang praktek hanya dokter dan asistennya saja dengan jadwal

praktek mulai dari pukul 12.00-16.00 WIB. Seiring berjalannya waktu, pasien

semakin bertambah banyak dan kesadaran akan pentingnya kesehatan panca

indera semakin meningkat khususnya mata. Kini pasien yang datang untuk

berobat bukan hanya masyarakat dari cikampek, tapi dari luar daerah Cikampek

38

juga berdatangan untuk berobat mata, seperti dari Subang, Cirebon, Purwakarta,

dan lain-lain.

Dari tahun 2004, Dr. Suparman K., Sp.M memutuskan untuk menambah

karyawan. Penambahan karyawan tersebut terdiri dari kasir, laboratorium, apotek,

perawat dan bagian umum. Dan dengan semakin berkembangnya tempat praktek

Dr. Suparman melembagakan tempat praktek menjadi klinik mata Dr. Suparman

dengan harapan semakin banyak masyarakat yang mementingkan atau

mengutamakan kesehatan mata. Setelah di lembagakan menjadi klinik mata

pelayana juga di tambah dengan adanya IGD dan perawatan 1 hari.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsinya

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka untuk mewujudkan suatu

pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkar

kerjasama. Struktur organisasi mutlak diperlukan agar dapat diketahui dengan

jelas bagaimana hubungan antara bagian serta tugas , wewenang dan tanggung

jawabnya disetiap bagian struktur organisasi mempunyai tanggung jawab dan

kewajiban-kewajiban terhadap pengembangan perusahaan. Setiap bagian

didalam struktur organisasi harus mampu bekerja secara professional, dan harus

dapat berinteraksi dengan bagian lainnya sehingga didapat kerjasama yang

optimal antar fungsi.

Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat

menentukan kedudukan dalam perusahan. Sistem yang di gunakan dalam

struktur organisasi adalah sistem kerjasama (team work) yang dijalankan oleh

38

sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Gambaran mengenai susunan

struktur organisasi pada Klinik Mata Dr. Suparman Cikampek dapat dilihat pada

gambar dibawah ini :

Sumber: Bagian Kepegawaian Klinik Mata Dr. Suparman Cikampek

Gambar III.1.

Struktur Organisasi Klinik Mata Dr. Suparman Cikampek

Struktur Organisasi merupakan hubungan kerjasama dari beberapa fungsi

dalam suatu instansi yang menggambarkan posisi secara spesifik agar tercipta

hubungan kerjasama yang efektif, efisien dalam memenuhi kebutuhan

manajemen yang baik.

38

Adapun sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing bagian dari struktur

organisasi yang terdapat pada Klinik Mata Dr. Suparman K.,SpM. yaitu sebagai

berikut :

1. Direktur:

Adalah pejabat struktur tertinggi di Klinik. Tugasnya adalah:

a. Menyusun kebijakan penyusunan program jangka pendek, menengah,

dan panjang sesuai kebijakan program kesehatan.

b. Menyusun peraturan pelaksanaan tugas diseluruh aparat rumah sakit.

c. Mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang tersebut untuk

merealisasikan rencana kegiatan secara efektif dan efisien.

d. Memimpin, mengarahkan, dan mengerakkan seluruh sumber daya

manusia yang tersedia sehingga dapat mencapai hasil yang maksimal.

e. Mengkoordinasi dan mempertanggungjawabkan seluruh pelaksanaan

kegiatan rumah sakit serta melaksanakan pengawasan dan evaluasi

terhadap seluruh unsur pelaksana.

2. Kepegawaian

a. Menyusun kebijakan penyusunan program Anggaran Pendapatan dan

Belanja rumah sakit.

b. Menyusun kebijakan pengelolaan dan pengurusan keuangan rumah

sakit.

c. Menyusun kebijakan pengawasan, pengelolaan administrasi rumah

sakit.

38

3. Keuangan

Berfungsi membantu pelaksanaan tugas Direktur di bidang kebijakan

administrasi pengelolaan dan pengurusan Klinik

4. Kepala Bidang Perawatan

a. Bertanggungjawab dalam pelayanan serta mengkoordinasikan

kegiatan pelayanan keperawatan pada beberapa ruang rawat.

b. Menyampaikan dan menjelaskan kebijakan di bidang keperawatan

kepada kepala ruang di wilayah kerjanya.

c. Memberibimbinagan kepada ruang rawat tentang pelaksanaan

pelayanan keperawatan sesuai kebijakan di bidang keperawatan yang

berlaku.

5. Penunjang Medis Kepala Instalasi Laboraturium

a. Mengorganisasi pelaksanaan pelayanan di laboraturium dan

memotivasi semua petugas agar berkerja dan mengembangkan diri

dengan gigih.

b. Mengawasi dan mengendalikan pelaksaan dan penyelengaraan

kegiatan bagian laboraturium.

c. Melakukan evaluasi berkala terhadap hasil pemeriksaan laboraturium.

6. Bagian Umum dan Personalia

a. Merencanakan kebutuhan dan melakukan seleksi calon penerimaan

pegawai.

b. Merencanakan pendidikan dan pengembangan kepegawaian sesuai

rencana anggaran.

c. Melaksanakan cara-cara efektif dan efisien dalam tugas personalia.

38

d. Memotivasi staf kerja ke arah yang lebih tinggi dan produktivitas

pengembangan diri.

e. Mengawasi dan mengendaliakan pelaksanakan peraturan yang

berkaitan dengan kepegawaian.

7. Kepala Instalasi Gizi

a. Melakukan fungsi operasional manajemen bagi gizi.

b. Melakukan fungsi-fungsi manajemen di lingkungan kerjanya meliputi

perencanaan, organisasi dan penggerakan,koordinasi dan integrasi,

pengawasan serta evalusi dan pengendalian mutu.

8. Kepala Bagian Logistik

a. Bertanggungjawab mengelola pengadaan dan inventaris serta gudang.

b. Merencanakan pengadaan obat secara efektif dan efisien dengan

mengikutsertakan konsumen.

c. Merencanakan jumlah dan macam tenaga kerja yang dibutuhkan

kelompok-kelompok kerja.

d. Menerima dan memperhatikan usul tentang keperluan perlengkapan

dari masing-masing unit kerja rumah sakit.

e. Mengadakan rapat dengan pelaksana kerja secara berkala bila

diperlukan untuk memantapkan koordinasi dan pemecahan masalah di

lapangan.

f. Membuat laporan bulanan dan triwulan tentang keandalan logistic,

permasalahan yang dihadapi dan usulan pemecahan masalah.

9. Kepala Gudang Medis

a. penerimaan, penyimpanan obat, dan alat kesehatan di gudang farmasi.

38

b. menerima, menyimpan obat, dan melakukan pemeriksaan mengenai

jenis, kuantitas dan kualitas obat yang disesuaikan dengan anggaran

yang tersedia.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

3.3.1. Prosedur Permintaan Obat

Bagian Apotik melakukan pengecekkan persediaan obat di Apotek. Jika

persediaan obat yang habis atau tersisa sedikit maka bagian Apotek akan

melakukan permintaan obat ke bagian logistic.

3.3.2. Prosedur Pemesanan Obat

Setelah bagian logistic menerima daftar permintaan obat dari Apotek,

bagian logistic akan melakukan pemesana obat (Purchase Order) kepada

supplier, dengan menyerahkan berupa surat pesanan.

3.3.3. Prosedur Penerimaan Obat

Bagian logistik menerima obat yang telah dipesan sebelumnya dari

Supplier dengan menerima faktur pembelian dari supplier. Kemudian bagian

logistic mengecek obat tersebut sesuai atau tidak. Jika sesuai, bagian gudang

akan mencatat penerimaan obat. Jika tidak sesuai, obat akan dikembalikan

kepada supplier untuk diretur. Setelah menerima obat, bagian logistic

menyerahkan faktur pembelian yang sudah di tandatangi LUNAS kepada

supplier untuk pembayaran.

38

3.3.4. Prosedur Pencatatan Laporan pembelian

Setelah menerima faktur pembelian dari supplier, bagian keuangan

melakukan pembayaran tunai sesuai dengan jumlah yang tercatat di faktur

pembelian, kemudian bagian keuangan mencatat laporan pengeluaran kas.

3.4. Unified Modelling Language (UML)

Berikut ini adalah penggambaran Unified Modelling Language (UML)

pada system pembelian obat secara tunai pada Klinik Mata Dr. Suparman K.,SpM

sebagai berikut:

3.4.1. Activity Diagram

1. Activity Diagram Sistem Berjalan

Gambar III.2.

Activity Diagram Proses Bisnis Sistem Berjalan

38

2. Activity Diagram Sistem Usulan

Gambar III.3.

Ativity Diagram Proses Bisnis Sistem Usulan

38

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan

(input) dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai pada

sistem berjalan.

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan

Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pembelian obat

pada Klinik Mata Dr. Suparman Cikampek. Adapaun dokumen masukkan

tersebut adalah sebagai berikut :

1. Faktur Pembelian

Nama Dokumen : Faktur Pembelian

Fungsi : Untuk mencatat terjadinya transaksi pembelian

Sumber : Supplier

Tujuan : Untuk mengkonfirmasi pesanan obat

Frekuensi : Sekali digunakan untuk pembelian tunai

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 2 Lembar

2. Daftar Permintaan Obat

Nama Dokumen : Daftar Permintaan Obat

Fungsi : Sebagai bukti permintaan obat

Sumber : Bagian Apotek

Tujuan : Untuk permintaan obat

Frekuensi : Sekali digunakan untuk pengajuan obat

Media : Kertas

38

Jumlah Rangkap : 1 Lembar

3. Laporan Pembelian

Nama Dokumen : Bukti Pengeluaran Kas

Fungsi : Sebagai laporan pembelian

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Untuk bukti terjadinya pembelian

Frekuensi : Sekali digunakan untuk pembelian tunai

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 2 Lembar.

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran terdiri dari proses pembayaran dan pengiriman

barang. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:

1. Surat Pesanan

Nama Dokumen : Surat Pesanan

Fungsi : Untuk mengetahui obat yang akan dibeli

Sumber : Bagian logistik

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap akan memesan obat

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 2 Lembar.

38

3.6. Permasalahan Pokok

Bedasarkan pengamatan, maka penulis membuat kesimpulan bahwa

Klinik Mata dalam membuat laporan masih menggunakan cara manual. Dilihat

dari sistem berjalan timbul adanya permasalahan yang antara lain, yaitu :

1. Sulitnya pencarian data pembelian obat karena ketidakteraturan dalam

pencatatan dan penyimpanan data transaksi.

2. Pengecekan data stok barang pada Klinik ini dengan cara mengecek satu per

satu data persediaan obat sehingga pengecekan menjadi tidak efisien.

3. Pengolahan data transaksi pembelian serta data stok obat masih dilakukan

secara manual menyebabkan lambatnya pembuatan laporan – laporan yang

akan diserahkan pada pemilik.

4. Tidak adanya pencatatan secara lengkap tentang obat yang akan kadaluarsa

atau mendekati kadaluarsa.

3.7. Pemecahan Masalah

Berdasarkan hasil pengamatan, maka penulis membuat kesimpulan bahwa

pada Klinik Mata Dr. Suparman Cikampek dalam melakukan proses pembelian

obat dan pembuatan laporan masih manual.

Dengan pengisian data yang masih manual (tidak terkomputerisasi) maka

banyak permasalahan yang terjadi. Tentunya hal ini sangat merugikan karena

tidak sesuai dengan kemajuan teknologi informasi sekarang ini. Dengan

digunakan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah proses pembuatan

38

laporan. Selain itu keuntungan lain yang dapat diperoleh dengan adanya komputer

adalah dalam pembuatan dan penyusunan laporan akan lebih cepat dan akurat,

sehingga dalam pembuatan dan penyusunan laporan tidak mengalami kesulitan.

sistem yang diusulkan tidak mengalami banyak perubahan dari sistem

yang berjalan, hanya merubah sistem informasi penjualan dan pembelian yang

masih manual menjadi sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga dapat

mengatasi permasalahan yang sering terjadi pada sistem pembelian yang lama.

.