„Projektplanung gibt es, seit Menschen größere Vorhaben gemeinschaftl ich durchführen. Wederein mil itärischer Feldzug, noch die Errichtung großer Gebäude (Tempel, Festungen), nochbeispielsweise eine lange Seereise zur Entdeckung der Westpassage nach Indien sind

vorstel lbar, ohne dass die Verantwortl ichen diese Projekte detai l l iert geplant hätten. Dochgeschah dies lange Zeit formlos, al lein aufgrund der Erfahrungen und Kenntnisse der

Verantwortl ichen; erst im 20. Jahrhundert sol lten diese informellen Verfahrenzusammengetragen, systematisiert und in die wissenschaftl ich aufbereitete Form gebracht

werden, unter der heute Projektmanagement betrieben wird.“

[Madauss, Bernd J.: Handbuch Projektmanagement: mit Handlungsanleitungen fürIndustriebetriebe, Unternehmensberater und Behörden, 6., überarb. und erw. Aufl., Stuttgart:

Schäffer­Poeschel, 2000.]

Plan > Do > Check > Act

Allgemeine Ausführungen zum Projektmanagement,und wie Ihnen Software dabei helfen kann.

Projektmanagement (Eine Kurzübersicht zur Begriffl ichkeit)

Unter dem Begriff Projektmanagement (PM) versteht man das Planen, Steuern und Kontrol l ierenvon Projekten. Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind mittlerweileetabliert und standardisiert.

Definitionen von "Projektmanagement"

Projektmanagement wird je nach Quelle textl ich unterschiedl ich, inhaltl ich aber weitgehendübereinstimmend definiert:

• DIN-Norm (DIN 69901 -5:2009-01 ): „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation,-techniken und -mitteln für die Initi ierung, Definition, Planung, Steuerung und denAbschluss von Projekten“.

• Project Management Institute (PMI): “Project Management is the application ofknowledge, ski l ls, tools and techniques to project activities to meet project requirements”(Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Können, Werkzeugen undTechniken auf Projektaktivitäten, um Projektanforderungen zu erfül len.).

• Gesellschaft für Informatik: „Das Projekt führen, koordinieren, steuern und kontrol l ieren.“

• ICB: U. a. : „Führung der Projektbetei l igten zur sicheren Erreichung der Projektziele.“ ICBversteht die Methodik des Projektmanagements sogar als Führungsprinzip im sog.Management by Projects.

• Etymologie: proiectum (Latein): das nach vorne Geworfene und manum agere (Latein):an der Hand führen.

Nahezu alle Teilbereiche des Projektmanagements werden heutzutage durch Projektmanage-mentsoftware unterstützt, also durch IT abgebildet. Entsprechende Software gestattet demProjektmanager, die Planinhalte für das Projekt vorzugeben, so dass anschließend alleBeteil igten dort ihre jeweil igen Arbeitsaufgaben und -fortschritte abfragen bzw. eintragen können.Sie ermöglichen eine Auswertung des aktuel len Projektstands nach diversen Gesichtspunkten(beispielsweise hinsichtl ich Frist- oder Budgeteinhaltung), auch mit Hilfe von grafischen Dar-stel lungen (beispielsweise Gantt-Diagrammen).

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Zu vorab definierten Meilensteinen (engl. milestones) oder zum Abschluss werden Reportsgeneriert. Neben speziel len IT-Systemen kommt für zahlreiche Zwecke vielfachallgemeingültige Software (wie Textbearbeitung, Tabellenkalkulation . . . ) zum Einsatz, zum Teilunter Verwendung von Mustervorlagen. Zur Kommunikation werden praktisch immerMailsysteme, in virtuel len Projektteams oder mit vertei lten Stakeholdern häufig auchWebkonferenzsysteme und elektronische Meetingsysteme, die die Durchführung von Meetingsund Workshops über das Internet ermöglichen, benutzt.Kein Wunder, wenn gem. Untersuchungen über 50% der verfügbaren Zeit für ein Projekt aufdas sog. "Kommunikationsmanagement" entfäl lt. (Projekt)Zusammenarbeit bedingt ebenKommunikation.

Projektmanagement als Erfolgsfaktor

Das professionelle Management ist als zentrales Erfolgskriterium von Projekten zu sehen.Insbesondere sind:

• Projektgrenzen und die Projektziele adäquat zu definieren

• Projektpläne zu entwickeln und einem periodischen Control l ing zu unterziehen

• Projekte prozessorientiert zu strukturieren

• Projektorganisation und Projektkultur projektspezifisch zu gestalten.

• eine spezifische Projektkultur zu entwickeln und

• Beziehungen des Projekts zum Projektkontext zu gestalten.

Projektmanagement leistet einen Beitrag zur Sicherung des Projekterfolgs, kann diesen abernicht al lein sichern, da es auch weitere Faktoren wie z.B. die Unternehmensstrategie,Wettbewerbssituation, etc. gibt, die den Projekterfolg beeinflussen.(Quelle: IPMA nach Gareis bzw. Patzak, Rattay)

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Voraussetzungen für erfolgreiches PM, die nur außerhalb des Projktmanagements erfül lt werdenkönnen, sind z. B. :

• Commitment der Stakeholder: 'Sponsor' für das Projekt,

• Akzeptanz des Projekts und seiner Ziele

• Angemessene Projekt-Infrastruktur: Organisation, Methoden und Werkzeuge sind verfügbar

• Kompetenz der dem Projekt zugetei lten Personen

Darüber hinaus erschöpft sich 'Projekte erfolgreich führen' nicht im Beherrschen der PM-Methodik. Vielmehr wird der Erfolg in hohem Maß auch von den persönlichen Eigenschaften undFähigkeiten ("weiche Faktoren", sog. "soft ski l ls") al ler Betei l igten inkl. der Projektmanagerbestimmt.

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Projektmanagement - Die Systematik

Um die Arbeits- und Organisationsform Projektmanagement in einem Unternehmen zu ver-ankern, sind entsprechende Rahmenbedingungen und Spielregeln notwendig. Es müssenganzheitl iche, leistungsfähige Projektmanagement-Systeme geschaffen werden, die im Re-gelfal l Standards, Maßnahmen und Tools in folgenden Bereichen enthalten:

Organisation: Die organisatorische Verankerung des Projektmanagements muss im jeweil igenUnternehmen eindeutig geklärt sein. Hierzu zählen beispielsweise die Definition von klarenRollen,

Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (insbesondere das Zusammenspiel Linie - Projekt),die Einrichtung einer zentralen Organisationseinheit für Projektmanagement (zum BeispielProject Management Office, Project Competence Center) oder die Festlegung von PM-Karrierepfaden und Anreizsystemen.

Methodik: Im Bereich der Methodik werden Standards, Instrumente, Methoden, Richtl inien undProzesse definiert, die bei Projekten zur Anwendung kommen sollen. Die Methodik wird in derRegel individuel l für die jeweil ige Organisation festgelegt. In vielen Fällen wird die verwendeteMethodik in einem Projektmanagementhandbuch dokumentiert.

Qualifizierung: Damit Projektmanagement erfolgreich angewendet werden kann, müssenFührungskräfte, Projektleiter und -mitarbeiter entsprechend für ihre Rolle vorbereitet und dafürqualifiziert werden. Seminare, Training-on-the-Job oder Projekt-Coaching sind weit verbreiteteInstrumente zur Qualifizierung.

Software: Es müssen IT-gestützte Strukturen geschaffen werden, die einen effizientenInformationsund Kommunikationsfluss gewährleisten sowie die Projektplanung und -steuerungüber den gesamten Projektverlauf unterstützen. Am Markt existieren eine Vielzahl von PM-Toolsund umfangreichen PM-Lösungen, die diverse Funktionalitäten bieten.

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Neun Tätigkeitsbereiche (PMI: Wissensbereiche) im Projektmanagement

IntegrationsmanagementHier wird die Integration des Projekts sichergestel lt und koordiniert. Betei l igte und

Betroffene sind dabei entsprechend der Art ihrer Beteil igung einzubeziehen. Die Einhaltung von

ProjektStandards erleichtert dies.

UmfangsmanagementDas Management des Projektrahmens (auch Scope Management, Anforderungsmanagement)

sorgt dafür, dass die gesetzten Projektziele erreicht werden.

Es sorgt al lerdings nicht nur für die Ergebnisorientierung in Bezug auf die ursprünglichen Ziele,

sondern hat insbesondere zur Aufgabe, notwendige Abweichungen von diesen Zielen, die im

Projektverlauf deutl ich werden, in das Projekt einzusteuern sowie entsprechende Neuplanungen zu

veranlassen.

TerminmanagementZielt auf die Einhaltung des Zeitrahmens ab und sollte al le betei l igten Zielgruppen einbinden. Der

Projektplan dient dabei v. a. als Kommunikationsmedium.

KostenmanagementZielt auf die Budgeteinhaltung ab. Hierfür ist (zum Beispiel durch Projektkostenrechnung) der

Kostenverlauf zu erfassen. Gegebenenfal ls sind Gegenmaßnahmen einzuleiten.

QualitätsmanagementProjektspezifisches Qualitätsmanagement umfasst die Standardisierung von Projekt-Prozessen,

Dokumentation der Arbeiten und Ergebnisse, sowie ein geeignetes Maßnahmenmanagement.

PersonalmanagementEnthält die effiziente Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und verfügbaren Kapazitäten

auf die Projektaufgaben, aber auch die Teamentwicklung.

KommunikationsmanagementNimmt häufig bis zu 50 % der Projektarbeit ein und schließt al le Beteil igten und Betroffenen ein;

auch im Veränderungsmanagement (Change Management) zu berücksichtigen.

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RisikomanagementProjektspezifisches Risikomanagement. Enthält Risikoanalysen, präventive Maßnahmen und

Notfal lkonzepte. Insbesondere bei komplexen Projekten ist dies von Bedeutung.

BeschaffungsmanagementIntegration und Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten.

Die einzelnen Aktivitäten / Tätigkeiten im Projektmanagement sind auf diese Inhalte ausgerichtet und

betreffen dabei ggf. mehrere Wissensbereiche gleichzeitig. Die Wissensgebiete erstrecken sich

grundsätzl ich über das gesamte Projekt, jedoch mit phasenspezifischen Schwerpunkten.

Beispiel: Definieren von Risiken oder Terminen in der Planungsphase, deren lfd. Überwachung in der

Durchführung.

Projektmanagment-Software und deren Nutzen für Sie

Bei der Abarbeitung/ Arbeit innerhalb dieser vorgenannten "neun Tätigkeitsbereichen" kann SieProjektmanagement-Software wie folgt unterstützen. Beachten Sie jedoch, dass Sie zuvor dieProjektstrukturierung gem. den vorangestel lten Ausführungen selbst vorzunehmen haben. PMS(ProjektManagmentSoftware) kann Ihnen diese nach dem Einzelfal l zu gestaltende Arbeit nichtabnehmen, sondern zur effektiven Projektarbeit innerhalb dieser selbst definierten Grenzenbeitragen.

Die bereits genannten und kurz erläuterten neun Tätigkeitsbereiche des PM lassen sich wie folgtunter Verwendung einer PM-Software abbilden. Dabei kann, je nach Anforderungen an das PM(Eine Kommune hat hier im Gegensatz zu einem Unternehmen andere Prioritäten zu setzen),eine Anpassung der Software notwendig sein.

In der Regel jedoch sind die im folgenden Chart rechtsseitig dargestel lten Grundmodule einerProjektmanagement-Software ausreichend, um Projekte softwareunterstützt effizienterdurchführen zu können.

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Schlussbemerkung

Nun ist offenkundig, dass Sie natürl ich zunächst einmal für Ihre Kommune/ Ihr Unternehmen dasgrundlegende Wissen um ein Projektmanagement benötigen. Ohne PM jedoch werden Sie kaumleistungsbezogen und erfolgsorientiert arbeiten können, denn althergebrachtes, sog."Schubladen-Denken" behindert regelmässig die Kommunikation unter den Beteil igten, lässtInformationen und Projektfortschritte zwar dokumentieren und präsentieren, jedoch ohne die aufGrundlage eines sog. "Brainstorming" und eines fortgeführten "Wissensmanagement" erlangtenDaten in ein dann zumeist höherwertiges Projektziel einfl iessen zu lassen.

Gerne beraten wir Sie in Bezug auf die Verwendung von Projektmanagement-Software innerhalbIhrer Kommune/ Ihres Unternehmens, und zeigen Ihnen anhand einzelner Software-Systeme,wie auch Sie zukünftig effektiver arbeiten können.

Jede Kommune/ jedes Unternehmen nutzt in der Regel bereits Software, welche dem Projekt-Management dient. Erst die systematische Vernetzung, die Integration/ Adaption der einzelnenKomponenten, für zur Effizienzsteigerung.Als sehr einfaches Beispiel sei der elektronische Terminkalender genannt, aus welchem manmittlerweile standardmässig auch gleich seine Adressen verwalten und via email elektronischkommunzieren kann. Zusammen mit einem Dokumentenmanagement, dem für ein Pro-jektmanagement notwendigen Versioning eingebuchter Dokumente, ergibt sich bereits dierudimentäre Struktur einer Projektmanagement-Software. Um weitere Dinge, z. B. ein Be-rechtigungssystem für BenutzerInnen etc. ergänzt, lassen sich mittels solcher Software Projekteweitaus einfacher, aber professioneller, zeit- und kostensparender abarbeiten.Die Erstel lung der notwenigen Projektdokumentation ist dann - im Gegensatz zum "händischen","EDV-freien" Management - bereits vorhanden. !

Quellen: Wikipedia®-Artikel; Der Text ist unter der Lizenz „Creative Commons Attribution/Share Alike“

verfügbar. Als Derivat eines unter der CCA.SA ist auch diese Veröffentl ichung dieser Lizenz unterstel lt.

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IMPRESSUM/ IMPRINT

Herausgeberin:

Theresia M. Zach,Dept. NewMediaConsultLudwig-Müller-Str. 2D-92693 EslarnInternet: www.zach.eu.org

V. i .S.d.P. : Michael W. Zach, Anschrift wie vor! Email : office@zach.eu.org

Alle genannten Markennamen und/ oder Handelsmarken stehen im Eigentum der jeweil igenInhaber, und wurden ausschliessl ich zu erklärenden Zwecken verwendet.

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