projektmanagement und budgetierung. m:con lehrveranstaltung 4. semester wv – software systeme i...

Projektmanagement und Budgetierung

2m:conLehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger

Definition Projektmanagement

Projektmanagement Führungsaufgaben Zieldefinition

Kontrolle und Steuerung

Führungsorganisation Projektorganisation Projektabwicklung

Führungstechniken Motivation der Projektmitarbeiter

Besprechungs- und Präsentationstechniken

Entscheidungsfindungstechnik

Führungsmittel Projektplanungs- und Steuerungssysteme(Arbeitspakete, Kapazitäten, Termine/Meilensteine, Kosten)


Ziel des Projektmanagements m:con

Verbesserungspotentiale:

- Ganzheitliche Veranstaltungsbudgetübersicht für PLs und Controlling

- Just in Time Controlling für operativen und administrativen Bereich

- Bessere Kontrolle der sensiblen Fremdaufwände (Freelancer/Fremdtechnik)

- Verbesserte Kommunikation innerhalb der Serviceabteilungen

- Einheitliche Bühnenanweisungen (auch digital abrufbar)


Anforderungen an Mitarbeiter m:con

Anforderung zur erfolgreichen Umsetzung:

- Regelmäßige Pflege des Systems

- Nutzung von EBMS von allen Serviceabteilungen

- Nutzung von SAP BW von PLs

- Verbesserte/Regelmäßige Kommunikation zwischen Abteilungen (insbesondere zwischen Technik und PLs)

- Frühzeitige Angebotsgenerierung

- Führung des Kunden“ – Verkaufs und Servicegedanken m:con stärken


Prozessablauf m:con


Veranstaltungsplanung in EBMS

Bitte folgende Felder unbedingt pflegen!! Durch die Disposition oder den PL!

Rang/Preisliste/Kategorie/Klassif/Art/Betreut von/Projektleiter/Teilnehmerzahlen/Zeitplan


Veranstaltungsplanung in EBMS - Anlage Tab Zusatz

Eintragungen durch Disposition und PL:Projektassistenz/Ausstellungsservice/TN-Registrierung/Auftragsanfrage/ Haupt-VA-Ort/ VA-Einstufung/CPD-Kundennummer/Webadresse/VA Ort/PSP Nummer - Bankverbindungen bei externen oder internen OrgaVAs Bei Kongressen bitte Konto eintragen!- Auftragsanfrage auf „Aussteller Online Bestellung“ und VA-Einstufung auf „Aussteller Online“ wenn Online-Modul genutzt werden soll- CPD-Kundennummer ist die Sammel-SAP-Kundennummer für die TN-Rechnungen


Veranstaltungsplanung in EBMS- Anlage Tab Zusatz

Die Felder „Geplant“: sollen zur Information des PL genutzt werden, hier ist die Prognose des zu erwartenden Gesamtumsatzes manuell einzutragen.

Die Felder „Bestellt“: muss momentan noch manuell eingepflegt werden.Die Möglichkeit der automatischen Eingabe durch EBMS wird noch geprüft

Die Felder „Tatsächlich“: in Zukunft Möglichkeit der Zahlungsinformation für PL durch Schnittstelle von SAP nach EBMS


Hier können neben dem Kunden weitere Dienstleister und für die VA wichtige Personen eingetragen werden:- Kongresspräsident- Geschäftsstelle der Gesellschaft- Agenturen zB Ausstellungsorga, Technik, Rahmenprogramm

Vorteil: Alle Adressen/Telefon/e-mail der Verantwortlichen sind direkt aus der VA abrufbar (sofern sie natürlich als Adresse angelegt sind)

Veranstaltungsplanung in EBMS- Anlage Tab Zusatz

10

m:conLehrveranstaltung 4. Semester WV – Software Systeme I B.Fiedler/ R. Buzengeiger

Veranstaltungsplanung in EBMS - Anlage Tab Journal

PLs: Bitte hier alle Wiedervorlagen/Checklisten/Aktivitäten einpflegen! Gerade für Kongresse von Bedeutung.

11


Veranstaltungsplanung in EBMS - Anlage Tab Ordner

Hier kann der komplette oder relevante Email-Verkehr eingepflegt werden (re Maustaste)!!

Aber auch einzelne Dokumente abgelegt werden, die unter sinnvollen Überschriften strukturell zusammengefasst werden sollten.z.B. die Bühnenanweisung des letzten Jahres oder Zusatzinformationen zur Bühnenanweisung

Dies fördert die Kommunikation innerhalb aller am Projekt beteiligten Mitarbeiter!

Hier sollten alle mit der Veranstaltung betrauten Mitarbeiter relevanten Daten ablegen.

12


Veranstaltungsplanung in EBMS - Benutzerdef. Felder

Disposition: Bitte hier Chef vom Dienst eintragen!!

13


Veranstaltungsplanung in EBMS - Funktionsplan

Der Funktionsplan ist das Grundschema einer Veranstaltung u. Grundlage der Bühnenanweisung:-Die Disposition füllt den „Muster Funktionsplan“ mit den Grunddaten für:Raum-Technik-Feuerwehr-SanitäterFunktionspläne können aus anderen Veranstaltungen in die neue Veranstaltung kopiert werden.

14



Funktionspläne können aus Musterveranstaltungen kopiert werden:-Klassikkonzerte: „Muster Ablaufplan“- externe Kongresse: „Muster Kongress extern“- Muster für bestimmte Kunden zB BB-PromotionBei Wiederholungsveranstaltungen ist es auch möglich den Funktionsplan der Vorjahresveranstaltung zu übernehmen. Dieser muss dann nur noch aktualisiert werden.

15



Zum Einfügen des gewünschten Funktionsplanes:Mit linker Maustaste auf die Zeile „Leistungs- und Kostensicht“ klicken, dann mit rechter Maustaste auf „Funktionsplan von anderer Veranstaltung...“ klicken.Erst die Veranstaltung auswählen, dann die zu übertragenden Funktionen markieren und deren Übernahme bestätigen.

16



Danach muss ausgewählt werden, ob Funktionen / Aufträge und Stände mit/ohne Notizen etc. übernommen werden sollen!! Die Übernahme der Notizen ist nützlich bei Wiederholerveranstaltungen, denn die Notizen müssen somit nicht komplett neu angelegt, sondern nur aktualisiert werden.

17


Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellungen

z.B. die Funktion „Einrichtung“: Hier werden die Raummieten und die Bestuhlung eingebucht!Raummieten und Bestuhlung sollten prinzipiell in der gleichen Funktion angelegt werden.

Einpflegen der Daten: zunächst durch die Disposition, Ergänzungen in der Veranstaltungsvorbe-reitungsphase durch den PL.

18


Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung

Funktion „Einrichtung“:- Hier sind auch die Einbuchung anderer Leistungen oder mehrerer Räume denkbar!- Alle eingebuchten Artikel können mit Notizen hinterlegt werden.

19



Z.B. Funktion: Einrichtung – Artikel Bestuhlung!

Die Notiz kann öffentlich (für den Kunden ersichtlich, z.B. im Angebot), vertraulich oder intern sein. Interne Notizen erscheinen in der Bühnenanweisung als Bemerkung zum Artikel.

Z.B. Herr Knab bitte bis morgens 08.00 Uhr den Saal komplett leer Räumen und Firma Ziegle Reinigung veranlassen!!!

20



Leistung: BestuhlungDie Bestuhlungsleistungen werden erlösseitig in den Raummieten abgebildet, daher werden die Bestuhlungsleistungen als interne Information zur Kostenerfassung genutzt.-Formular „Bestuhlung interne Kosten“ in den Preislisten !2007 und !2008- Haken „Intern“ an und Haken „Abrg.Fähig“ aus! -> kommt bei Bestuhlung automatisch!- Kosten sind bei Bestuhlung ebenfalls automatisch hinterlegt.

21



Die Funktion Technik ist unterteilt in die Unterfunktionen: Projektion, Ton- und Lichttechnik.Eingabe der Daten: anfangs durch die Disposition, im Laufe der Veranstaltungsplanung durch den PL oder bei Großprojekten in gemeinsamer Absprache durch die technische Abteilung (Herr Helbing und Herr Seib).

22



Aufwand aus SAP Bsp Unterfunktion „Tontechnik“:Bei Buchung eigener Technik müssen keine Kosten eingetragen werden, da der Aufwand direkt über hinterlegte Verrechungssätze aus SAP kommt.

Wird die Leistung dem Kunden nicht oder mittels einer Pauschale berechnet, so ist die Leistung auf intern zu setzen!

23



Aufwand aus EBMS Bsp Unterfunktion „Lichttechnik“

Es handelt sich bei diesem Beispiel um externe Technik (Kameratechnik) pauschal für eine Veranstaltung.

Da diese Position nicht in der Pauschale (BB Konzert Pauschale) beinhaltet ist, wird diese Leistungen gesondert berechnet (nicht auf intern gesetzt).

24



Aufwand aus EBMS Bsp Unterfunktion „Lichttechnik“Externe Kameratechnik:

- Erlöse = Preis für Kunde: beim Buchen des Artikels eingeben wie gehabt - Aufwände (Tab Sonstige):

- bei pauschalierter Leistung Kosten im Feld „Gesamtkosten für Position“ eintragen.- bei Stück, Stunde etc. Kosten im Feld “Kosten pro Leistungseinh.“ eintragen-> wird dann automatisch multipliziert

25



Projektionstechnik:

Hier eine in der Pauschale enthaltene Leistung, daher auf intern zu setzen.

26



Funktion: PersonalEs werden hier die in der Pauschale beinhalteten - daher auf intern gesetzten – Leistungen der Hostessen und Hostesseneinsatzleitung (nur zur kostenseitigen Planung) gebucht.

Die Position Bühnenmeister wird separat aufgeführt (nicht in Pauschale erfasst) und in Rechnung gestellt, (daher nicht auf intern gesetzt!)

Die Position Freelancer dient auch nur der kostenseitigen Planung, daher auch auf intern gesetzt.Diese Planung wird von der Technischen Abteilung durchgeführt und auch im System hinterlegt.

27



Aufwand in EBMS fest hinterlegt Bsp Eingangskontrollpersonal:Kosten 15 € für Hostessendienste GFS sind schon fest hinterlegt! Auch Informationen für die Bühnenanweisung als interne Notiz eintragbar (z.B. Einsatzzeiten, Anzahl etc.) Einpflegen durch den PL, schon vor der Bestellung durch das Projektmanagement und Serviceabteilungen).

28



Einsatz der Freelancer! Leistung auf Intern gesetzt, da nur für Planung wichtig! Diese beispielhafte Position zeigt die Freelancer, die durch Herrn Haas eingesetzt werden. Sie haben schon einen fest eingetragen Kostenbereich 15,25 € für normale Arbeiten oder 15,50 € für Stage Hands.

Auch hier können per interner Notiz Informationen für die Bühnenanweisung eingetragen werden. (durch den PL oder Serviceabteilungen)

29



Interne Notiz für Bühnenanweisung: Veranstaltungstechniker werden dem Kunden in Rechnung gestellt. Freelancer nur kalkuliert für den Aufwand. Es soll dem Kunden nicht visualisiert werden dass mit Fremdpersonal gearbeitet wird.

30



Kosten Freelancer ist auch pauschal für Veranstaltung möglich! Planung und Eintrag durch technische Abteilung!

31



Bühnenmeister:

Der Bühnenmeister wird dem Kunden in Rechnung gestellt, der Aufwand über die anfallenden Cats Stunden abgebildet.

Als Beispiel hier Notizen mit dem Status (Öffentlich und Vertraulich), diese werden nicht in der Bühnenanweisung dargestellt.

32



Funktion Garderobe:

Hier wird das Garderobenpersonal angelegt, der Aufwand ist hinterlegt (Aushilfen 13 €/STD)Auch hier können Informationen in Form einer internen Notiz für die Bühnenanweisung eingepflegt werden. Durch Projektleiter oder Guest Service!!

33



Funktion Sicherheit:Hier werden die Leistungen Feuerwehr und Sanitäter gebucht.

34



Servicebestellung: Sicherheit

Die Aufwände sind hier direkt hinterlegt: Feuerwehr 19 €/Std. und Sanitäter 8 €/Std.Die Leistungen werden vom PL geplant.

35


/ Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung

Servicebestellung - Funktion Dekoration:

Hier werden die Fremdleistungen für Dekoration etc. geplant. Die Eingabe erfolgt durch den PL.

36



Leistung Beschilderung:

Diese externe Leistung wird an den Kunden weiterberechnet. Da der Aufwand (Kosten) je Bestellung unterschiedlich ist, muss hier eine manuelle Eingabe der Kosten durch den PL erfolgen.

In diesem Fall sind es Kosten pro Leistungseinheit: Bedeutet wir berechnen pro STK 500 €, bezahlen an den Lieferanten aber nur pro STK 250 €.

37



Leistung Blumendekoration:

Leistung wird an Kunden berechnet und da der Aufwand (Kosten) je Bestellung variabel ist, muss hier ebenso eine manuelle Eingabe der Kosten durch den PL erfolgen.

In diesem Fall sind es die Gesamtkosten für Position: Bedeutet wir berechnen 2 Stück à 32 €, bezahlen an den Lieferanten aber nur 40 € pauschal.

38



Auch bei diesen Leistungen können interne Notizen für die Bühnenanweisung hinterlegt und, wenn nötig, auch bearbeitet werden (Farbe/Fett oder Kursiv).

39



Funktion/Servicebestellung: Sonstige

Die Leistung wird an Kunden berechnet und da der Aufwand (Kosten) je nach Bestellung variabel ist, muss hier auch die manuelle Eingabe der Kosten durch den PL erfolgen.

Hier z.B. die Leistungen Plakatierung und Veranstalterhaftpflicht

40




Leistung Plakatierung:Diese Fremdleistung wird an den Kunden mit einem Pauschalpreis von 2.600 € berechnet.

Aufwand:In diesem Fall sind es die Kosten pro Leistungseinheit: Es werden also an den Fremd-Dienstleister 2000 € bezahlt.

41



Auch bei diesen Leistungen können interne Notizen für die Bühnenanweisung hinterlegt und, wenn nötig, auch bearbeitet werden (Farbe/Fett oder Kursiv).

42




Leistung Veranstalterhaftpflicht:Diese Fremdleistung wird an den Kunden mit einem Pauschalpreis von 1.100 € berechnet.

Aufwand:In diesem Fall sind es die Gesamtkosten pro Leistungseinheit: Es werden also an den Fremd-Dienstleister 1.000 € bezahlt.

43


Veranstaltungsplanung in EBMS - Bühnenanweisung

Deckblatt Bühnenanweisung

44


Veranstaltungsplanung in EBMS - Bühnenanweisung

Leistungsanhang! Mit individueller Eingabemöglichkeit von internen Notizen!!!

45


Veranstaltungsplanung in EBMS - SAP Zuordnung

SAP Zuordnung der Leistungsarten für internen Aufwand!

46




47




48




49




50




51


Veranstaltungsplanung in EBMS - Budgetdarstellung

52


Detailübersicht mit Kostenarten SAP


53


Detailübersicht mit Kostenarten SAP


54


Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

In Planung ist, mit den Daten von EBMS in SAP BW zwei unterschiedliche Kongress-Budget-sichten zu realisieren: Das Kundenbudget und das m:con-Budget. Dies konnte nun in ersten Test erfolgreich dargestellt werden.

55


Alle Funktionen die Istwerte (IST-Servicebestellungen) darstellen, erhalten den Haken Istwerte!Für Funktionen, welche im Projektzeitablauf von den Serviceabteilunge mit Ist-Daten versehen werden (Teilnehmerregisterjung/Ausstellung/Sponsoring/Symposium etc) wird eine zusätzliche Funktion IST eingeführt


56


Die Funktionen mit Istwerte wie in der Folie 54 beschreiben werden kontinuierlich durch die Serviceabteilungen gepflegt und jede neue Funktion Erhält ebenfalls den Haken „Ist-Werte“. Dieser soll das Aufsummieren der Planwerte verhindern und eine zeitbezogene Darstellung ermöglichen.


57


Alle Aufwandspositionen (z.B. Catering; Porto, Rahmenprogramme, etc müssen den Haken „Abrechnungsfähig“ herausnehmen!


58


Die Kostenpositionen innerhalb der Budgets müssen in zwei Positionen eingetragen werden. Die Position unter dem Reiter Artikel soll dem Projektleiter bei der Übersicht aller Leistungen (siehe Folie 56) einen schnellen Überblich verschaffen, während der Eintrag unter dem Reiter Sonstige Steuerung der Aufwandspositionen in der Budgetdarstellung in SAP/BW darstellt.


59


Budgetpositionen welche nur den Bereich m:con gehören: (BSP: Externe Leistungen einer Agentur bei der Unterstützung der Erstellung einer Kongresshomepage) werden als intern gekennzeichnet und erhalten wie in der nachfolgenden Folie erläutert, den Budgetcode 1 für „nur m:con Budget“!


60


Dazu wurden alle Artikel der Musterveranstaltung „Kongress extern“ (Vorlage: Budget der GNPI 2006) mit folgenden Budgetcodes hinterlegt:1= nur mcon Budget 2= beide (Kunden+mcon Budget) 3= nur Kundenbudget


61


Dazu wurden alle Artikel der Musterveranstaltung „Kongress extern“ (Vorlage: Budget GNPI 2006) mit folgenden Budgetcodes hinterlegt:1= nur mcon Budget 2= beide (Kunden+mcon Budget) 3= nur Kundenbudget


62


-> Artikel mit Budgetcode 1: sind auf intern gesetzt, haben keinen Preis eingegeben, nur einen hinterlegten Aufwand (manuell vom PL oder automatisch von EBMS)


63


.Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

64


Hier werden Zukünftig die genauen Bezeichnungen der Serivce-order/Artikel abgebildet! Dies ermöglicht die genaue Budgetpositionsdarstellung!


65


Um eine Gegenüberstellung der Plan/Istzahlen im späteren EBMSBW Report in den richtigen Budgetpositionen gewährleisten zu können, müssen zukünftig alle (und die Betonung liegt auf alle) Bestellungen in SAP angelegt werden. Durch den Eintrag in SAP/R3 unter dem Feld EBMS-SO (hier noch Empfänger) werden zukünftig die im EBMS und damit auch budgetrelevanten Daten eingepflegt.Siehe Screenshot auf der nächsten Seite. Diese Auftragsnummer und Zeileninformation sind für die Budgetdarstellung unbedingt notwendig!!!!!!!!!


66



67


SAP Bestellung


68



69



Zur Reibungslosen Darstellung derSAO/BW Excel Daten müssen in denEinstellung von Excel unter dem Punkt Extras/Makros/Sicherheit folgende Sicherheitsstufe eingerichtet werden.

70


Nützliche Tipps:

Insbesondere für die Disposition:Beim Anlegen neuer Veranstaltungen können die Funktionspläne zur Gliederung einer Veranstaltung von bestehendenVeranstaltungen übernommen werden.Es besteht auch die Möglichkeit Veranstaltungen zu kopieren!

- Rechte Maustaste auf Funktion und dann „Funktionsplan einer anderen Veranstaltung“!

71


Nützliche Tipps:

Einblenden von zusätzlichen Spalten: Diese Einstellungen müssen gespeichert werden (über Button Datei)!

Dies hilft insbesondere beim Bearbeiten komplexer Veranstaltungen, da Artikel direkt aus dem Funktionsfenster bearbeitetWerden können. Z.B. Abrechnungsfähig oder Intern setzen!

72


Viel Glück bei der Klausur!

Klausur

projektmanagement und budgetierung. m:con lehrveranstaltung 4. semester wv – software systeme i...

Documents