4 Projekat Metodologija za upravljanje

4 Metodologija upravljanja projektom Metodologija upravljanja projektom je:

Idejni okvir za program i upravljanje projektom niz uputstava, standarda i procesaTo je jedno razvijeno sredstvo za razmjenu i komunikaciju nauenih lekcija i najboljih praksi za program i upravljanje projektom.

Svrha metodologije za upravljanje projektima je da:

Obezbijedi projektnim menaderima i timovima savjete i smjernice za isporuku boljih i doslednijih rezultata projekata

Obezbijedi jednostavan jezik i okvire koji opisuju, programe, projekte i praksu upravljanja projektom Obezbijedi menaderima projekta svrhu razmjene iskustava i usklaivanje, nauene lekcije, i najbolje prakse.

Ovdje opisana metodologija je namijenjena da bude polazna osnova za menadere projekta da razmiljaju o strukturi i upravljanju njihovim projektima. To je djelo u razvoju . Namjera PMG timova je da se ova metodologija uveava i rafinira vremenom korienjem kolektivnog iskustva u UC Santa Cruz.

Metodologija navedena ovdje je sinteza postojeih praksi u kampusu i specifinih metodologija zaposlenih u konsultantskim firmama i drugim organizacijama irom svijeta. Da bi se pojednostavio dizajn i izvrenje kampus projekta, ova metodologija je sabijena od pet faza upravljanja projektom

Slika broj 1

Faza Upravljanja projektom

Svaka faza bavi se odreenim aspektom upravljanja projektom od definisanja do zavravanja . Iako su ove faze opisane sekvencijalno u praksi, neke se mogu preklopiti ili se istovremeno primijeniti.

Rezultati svake faze su opisani skupom rezultata ili artefakta upravljanja projektom. Ovi artefakti pruaju transparentnost primjene metodologije i jasnu komunikaciju zainteresovanim stranama u projektu. Svaka od ovih faza i rezultati su detaljnije opisani u odjeljcima koji slijede.

4.1 DefinisanjePrva faza u ivotnom ciklusu upravljanja projektom je Faze definisanja. Ovoj fazi se esto posveuje najmanje panje. Faza definisanja odreuje cilj projekta.Kada je projekat u ranoj fazi, potrebno je kreirati inicijalni Predlog projekta na visokom nivou. Ovo omoguava finansijeru projekta i menaderu projekta brzo razumijevanje dimenzija projekta i identifikaciju alternativnih pristupa. U ovoj fazi, proces je istraivake prirode i nije uvijek sigurno da e se Projekat nastaviti. Nije preporuljivo da se potroi previe truda na definisanje ciljeva projekta. Gruba procjena vrijednosti resursa projekta (trokovi, FTE ) i njihov raspored e biti dovoljan za pokretanje projekta kroz prvu fazu Procesa upravljanja projektom.4.1.1 AktivnostiNakon to je zavrena poetna definicija projekta, on je dokumentovan u formi Predloga projekta. Predlog projekta je kratak dokument (obino jedan strana) koja, izraeno poslovnim jezikom, opisuje sljedee: ta je problem ili mogunost kojom e se baviti projekat? Koji su ciljevi i objekti projekta? Kako e se uspjeh mjeriti? Koliko je najvie budet i vremenski okvir za projekat? Koje pretpostavke, rizici, i prepreke mogu uticati na projekat na koje elite da skrenete panju glavnog menadmenta?

U ovom trenutku, "Idi / Ne idi" odluku donosi finansijer projekta i ITS Direktor, za klasu 1 i 2 projekata, ili ITS glavna uprava tima (SMT), za klasu 3 i vee projekte.

Ako projekat bude odobren u ovoj fazi, ona kree u narednu fazu, Plan - gdje se razvija mapa projekta. Ako projekat nije odobren za dalje razmatranje onda razlozi njegovog neodobravanja i grafikon prvobitnog projekta poslue kao zapis upravljanja procesa.

4.1.2 Ishodi i rezultatiIshodi i rezultati iz Faze Definisanja u ivotnom ciklusu upravljanja projektom su:

odobrenje Sponzora saglasnost ITS menader (mali projekti) saglasnost ITS direktora (veliki projekti) zavren Predlog projekta

4.2 Plan

Ova druga faza u ivotnom ciklusu upravljanja projektom fokusira se na sadraj i planiranje projekta. Odreuju se detalji projekta, ukljuujui procjenu vremenskog okvira i budeta.

Ovi detalji se nalaze u gotovoj Mapi projekta. Mapa projekta se koristi za pruanje vee jasnoe o obimu projekta i na koji nain e se postii ciljevi. Mapa projekta takoe dokumentuje sporazum izmeu projekt menadera i finansijera projekta o uspjenom zavretku projekta.

4.2.1 Aktivnosti

Koristei dokumente izraene u fazi definisanja, menader projekta, glavni tim i predstavnici kljunog klijenta razvijaju detaljan plan projekta. Plan definie vrijeme, trokove, i potrebne resurse koji se moraju obezbijediti za funkcionalnost, a koji su odreeni u Fazi definisanja.

Kljuna pitanja koja treba odgovoriti u ovoj fazi su:

Zato je program ili projekat potreban? (Ciljevi) Koje izlaze ili rezultate e projekat trebati da proizvede? (Postignua i Ishodi)

Koliko e projekat trajati i koji ljudi i kakvi zadaci e biti potrebni za izvravanje? (Plan rada)

Koji su trokovi projekta i benefiti? Kako e se upravljati rizicima? ta je detaljno potrebno od resursa (trokovi, FTE)?Mapa Projekta je razraena do detalja kako bi identifikovala specifine resurse i zadatke, pristup, rezulatate i plan rada. Pored toga, procjena rizika projekta treba da bude razvijena.

Procjena rizika identifikuje potencijalne rizike i definie strategije ublaavanja odgovarajueg rizika. Procjena rizika moe dovesti do promjena u obimu, tajmingu, dodijeljenim zadacima i trokovima u okviru projekta. Mapu projekta treba aurirati uzimajui u obzir ove nove informacije.Nakon to je Mapa projekta razvijena, projekat e biti predmet druge odluke "Idi / Ne idi" od strane finansijera projekta i IT Portfolio Menadmenta upravljanja procesom. Ako projekat bude odobren na ovoj drugoj iteraciji, resursi e biti dodijeljeni i bie pokrenut projekat.

Tokom faze Plana, moe se odrediti privremeni menader projekta da radi sa finansijerom/ama da razvije Mapu projekta, plan projekta i procjenu rizika. Nakon to je projekat odobren za pokretanje, moe se odrediti konani menader projekta.

Za upravljanje razlozima i za praktine svrhe Mapa projekta je razvijena u iterativnom procesu. Dvije "Idi / Ne idi" take odluka su ukljuene u fazu plana da pokrenu projekat iz koncepta u lansiranje.Izlazi i postignua iz Faze Plana u ivotnom ciklusu upravljanja projektom su: odobrenje Sponzora saglasnost ITS menader (mali projekti) saglasnost ITS direktora (veliki projekti) Zavrena Mapa Projekta Zavren Budet Dodijeljeni i odobreni kadrovski resursi projekta Analiza APM standarda korisnikog interfejsa4.3 Lansiranje

U ovoj fazi, specifina struktura upravljanja projektom je uspostavljena (izvrni Sponzor, Projekat Sponzor, Upravni odbor i sl). Organizacija projekta je zavrena. lanovima tima su podijeljeni njihovi zadaci i dodijeljeni menader projekta ih je informisao o projektu. lanovi projektnog tima detaljnije sagledavaju neophodni radni plan projekta i dodijeljene su im odgovornosti za njihove specifine zadatke i rezultate.

Slika u nastavku prikazuje tipinu organizacionu strukturu projekta. Uloge u dijagramu su opisane u ulogama i odgovornostima sekcije Standard.

Slika broj 2

Tipina Organizacija projekta Menader projekta vodi i obuava ekipu da ostvari ciljeve projekta. Menader projekta radi zajedniki sa sponzorom projekta na odreivanju pravca u kojem e se napori uloiti, dopunjavanju plana, rjeavanju problema projekta, kao i na dobijanju kljunih poslovnih odluka kada je neophodno.

Tokom ove faze, spisak dogoenih problema je kljuni alat za determinisanje problema i njihove rezultnosti. Problem je formalno defnisani sadraj koji moe ugroziti uspjeh projekta ili program za koji nije postignut dogovor. Dnevnik problema prati i uva informaciju o problemima i kljunim odlukama. 4.3.1 Aktivnosti

-prvi sastanak u vezi projekta-Procjenjivanje i razmatranje plana projekta

4.3.2 Izlazi i rezultati-Potrebe za resursom-Liste Problema i rizika

4.4 UpravljanjeFaza upravljanja projektom podrazumijeva sve zadatke koje rukovodilac projekta i tim moraju uiniti kako bi se rad projekta odvijao u skladu sa planiranim aktivnostima. Ova faza traje tokom itavog odvijanja projekta kako bi odralo informisanje zainteresovanih strana i angaovalo njihovo aktivno ukljuivanje i sponzorstva za projekat ili program.

Izvjetavanje o statusu projekta je kritian faktor uspjeha u ovoj Fazi za upravljanje oekivanjima projektnih sponzora, Upravnog odbora projekta, i drugih kljunih aktera. Redovno i efikasno izvjetavanje je kritina sinhronizacija viestrukih projekata u okviru programa.

Dve aspekta komunikacije u ovoj fazi su unutranji i spoljanji projekat komunikacija i formalna ili neformalna komunikacija.

Formalno izvjetavanje mogu biti brifinzi sponzora ili odbora , prezentacije, ili pisani izvetaji.

Neformalno izvjetavanje mogu biti zapisnici "Upravljanje kretanjem okolo", ili diskusije sponzora i tima.

Formalno eksterno izvetavanje Upravnim odborima i Izvriocima treba da se ukljui u kalendaru projekta. Ovo odreuje vrijeme za pripremu i usklaivanje sa glavnim fazama projekta ili kljunim rokovima. Sastanci Menader projekta i sponzora Projekta treba da se fokusiraju na rjeavanje pitanja pregled rezultata i proizvoda rada napredak glavnih zadataka Za formalno eksterno izvjetavanje, dalji sastanci bi trebalo da budu uspostavljeni za tim, sponzora i menadera projekta. Uestalost ovih sastanaka treba da odgovara trajanju projekta. U najmanju ruku, to treba da budu nedjeljni sastanci. Sastanci timova projekta treba da se fokusiraju na

pregled napretka zadataka iz prethodnog perioda. razmatranje zadataka za naredni period razmatranje dnevnika problemaSastanci projektnog tima, menadera projekta / sponzora treba da budu planirani kako bi projektnom timu dali osjeaj o irem kontekstu projekta i da se omogui interakcija izmeu nosioca projekta i celog tima. Ova interakcija je vana za perspektivnu saradnju i prua mogunost da sponzor projekta pokae svoj interes i aktivno sponzorstvo u projektu.

Redovni i odgovarajui mehanizam izvjetavanja za projekat moe biti dobro izbalansirani in. Previe ili premalo komunikacije vodi ka "iskljuivanju" ili osjeaju da se nalazite "u mraku ". Potreba za formalno, redovno izvetavanje menadera projekta i nosioca projekta moe da kota tim previe vremena na sastancima i kroz pisanje izvetaja.

Ovo moe da umanjuje vrijednost drugih projektnih aktivnosti ili moe dovesti do neadekvatnog izvjetavanja o statusu. Definisan minimalni nivo izvjetavanja mora biti implementiran. lanovi tima treba da ispune ove minimalne obaveze izvjetavanja.

4.4.1 Aktivnosti

Rad na projektu je u toku, a fokus menadera projekta se mijenja od planiranja projekta do realizacije projekta. Posao menadera projekta e biti upravljanje radom projekta.

4.4.1.1Realizacija plana projekta i izvjetavanje o statusuKada je projekat u toku, menader projekta se stara da sve ide po planu. Da biste to uradili, on ili ona treba da uspostavi sistem izvjetavanja u informisanju sponzora i tima.

Redovni izvetaji o statusu obezbjeuju transparentnost pravog stanja projekta. Izvetaji o statusu dre sponzore obavijetene o napretku projekta, problemima i dostignuima u oblastima planiranja, resursa, i upravljanja budetom.

4.4.1.2 Rizik i upravljanje problemimaRizik i upravljanje problemima identifikuju faktore koji mogu da utiu na ishod projekta i na koje elite da skrenete panju glavnog menadmenta ili sponzora. Ovi faktori mogu uticati na rezultate,planiranje i druge uslove relevantne za projekat. elite da zabiljeite bilo ta to moe da krene naopako i obuhvata sve to potencijalno moe smanjiti uticaj na uspeh projekta.

Nemojte pretpostaviti da svi znaju ta su rizici i problemi . Dokumentujte ih i razgovarajte o njima.

4.4.1.3 Komunikacija u upravljanjuUspeni projekti ukljuuju dobru, jasnu komunikaciju. Plan komunikacije pomae menaderu projekta i timu da misle o razliitim tipovima komunikacije koje mogu da se koriste tokom projekta. Primjeri ovih tipova komunikacija obuhvataju

izvetaje o statusu projekta sastanke tima tradicionalna komunikacija zainteresovanih strana putem maila neformalna komunikacija korienjem e-mail ili telefonaSnana komunikacija pomae projekt menaderu, klijentu i projektnom timu da razmjenjuju informacije o napretku projekta.

4.4.1.4 Kontrola promjene projektaTeko je za bilo koga bez obzira na vjetinu da definie potpuno obim projekta. Zahtjevi korisnika, promjene tehnologija, i mnogi drugi faktori mogu da prouzrokuju zaustavljenje projekta. Dobra metodologija upravljanja projektom ima ustanovljenu kontrolu promjene procesa projekta. U stvari, kontrola promjene projekta podrazumijeva planirate li projekat ponovo. Kontrola promjene odnosi se na traene promjene obima tokom trajanja projekta. Kada projekat bude odobren, bilo kakva promjena koja utie na obim projekta trai dokumentovani zahtev kontrole promjene projekta da promjena bude zavrena.

Forma zahtjeva promjene projekta je dio svakog dobrog procesa kontrole promjene projekta. Prvi princip koji treba nauiti je da je svaka promjena je znaajna promena.

Svaka promjena na zahtev klijenta mora biti dokumentovana u formi zahtjeva promjene projekta. Taj dokument moe biti jednostavan kao dopis, ali moda takoe praen formatom koji obezbjeuje projektni tim. Tek kada je zahtev oigledno jasan menader projekta i projektni tim moe da procijeni uticaj promjene i utvrdi da li promjena moe biti uvrtena.

4.4.1.4.1 Ishodi promjene projekta Postoji est moguih ishoda proizalih iz zahtjeva za promjenom projekta:

To se moe postii u okviru originalnih resursa projekta i rokova.

To se moe postii, ali e zahtijevati produenje planiranih rokova za rezultate projekta. To se moe postii u okviru projektnih rokova za rezultate, ali e zahtijevati dodatne resurse.

To se moe postii, ali e se zahtijevati dodatna sredstva i proirenje rokova za rezultate. To se moe postii uz zahtjev za kreiranje nove strategije i izmjenu prioriteta dobijanja rezultata.

Ne moe se uvrstitit bez znaajnije promjene na obim projekta.

4.4.1.4.2 Inicijacija zahtjeva za kontrolom promjene

Dokumentacija je sastavni dio kontrole promjene procesa. Sve promjene obima projekta treba da slijedi isti postupak kontrole promjene. Proces je pokrenut sa pristankom na zahtjev za promjenom od menadera ili klijenta i forma se dostavlja sponzoru na razmatranje. Sponzor moe ili prihvatiti promjenu ili ga vratiti menaderu / klijentu na doradu i ponovni pristanak. Sve izmjene obima su dokumentovane i ovlaene od strane relevantnih aktera. Kada je zahtjev za promjenom prihvaen, ona se prosljeuje rukovodiocu projekta kako bi razmotrio uticaj. Svaka promjena obima projekta mora biti dostavljena menaderu projekta.Menader projekta obezbjeuje da je forma zahtjeva za promjenom zavrena i prouava formu da bi vidio da li postoji uticaj na plan. Ako je bilo koji zadatak, raspored, ili izvor informacija promijenjen, menader projekta treba da dostavi izmjene projektnom timu. Rukovodilac projekta takoe treba da dostavi bilo kakvu promjenu u obaveznim rokovima relevantnim akterima (Menader, kupac, ili bilo koji drugi menader projekta iji projekat zavisi od zavretka ovog projekta). Zahtjev analiziraju menader projekta i projektni tim. Na osnovu procijenjenog napora, vremena i trokova potrebnih za sprovoenje promjene, on je odobren, odbijen ili se vratio podnosiocu zahteva za dodatne informacije. Promjene koje dovode do dodatnih trokova zahtevaju da se uradi analiza novog budeta. Svaka promjena treba da bude saoptena upravljakim strukturama. Menader projekta i uspostavljena uprava moe odobriti ili uskratiti zahtev za promjenom. Oni mogu da odlue da li kupac treba da plati za implementaciju promjene.

4.4.2 Ishodi i dostignuaIzlazi i dostignua iz Faze upravljanja u ivotnom ciklusu upravljanjama projektom su:

Revidovani raspored projekta / Vork Breakdovn Structure (VBS), po potrebi izvetaji o statusu Liste problema/rizika Razmatranje Kontrole promjene

Auriranje plana i budeta, po potrebi Komunikacija sa sponozorima i zainteresovanim stranama4.5 ZatvaranjeProgram i upravljanje projektima je privremen poduhvat. Svi programi i projekti se zavre. Kraj treba da bude proraunat i eksplicitan proces kako bi se osiguralo da se projekat zatvori sa odgovarajuim doneenim odlukama i prenosom steenog znanja. Faza zatvaranja se sprovodi kada je projektni tim ispunio sve rezultate na koje se obavezao. U nekim sluajevima, projekat e biti prekinut zbog promjena u poslovnim okolnostima, promjene u sponzorstvu ili neuspjeha u ispunjenju ciljeva projekta. Faza zatvaranja se koristi za:

formalno okonanje projekta. evaulaciju procjene perfomansi projekta, sa jedne, a sa druge strane izvrenja ciljeva, budeta i rasporeda.

ispitivanje naprekta projekta radi pristupa za budue projekte.

pripremu informacija u vudi referenci za budue projekteFaza zatvaranja obezbjeuje osnovu za stalno unaprjeenje i poboljanje Metodologije upravljanja projektom koriem primjera, ablona, nauenih lekcija i korienjem procesa i tehnika unapreenja.

.5.1 Aktivnosti

Postoji nekoliko aktivnosti u Fazi zatvaranja projekta. Prihvatanje produkata - Ova aktivnost se obino postie putem kontrolne liste. Ovo moe biti veoma formalni ili neformalni proces. Tranzicija ka proizvodnji - Za veinu projekata postoji odreeni oblik prelaska na proizvodnju i / ili operaciju.

Administrativna zatvaranje - projekat nije zavren sve dok nije popunjena papirologija.

Nauene lekcije - Ovo je evolucioni pregled ciljeva projekta i rezultata mjeren u skladu sa predlogom projekta ili mapom projekta ili osnovama projekta. oslobaanje resursaProslaviti

4.5.2 Ishodi i rezultati Ishodi i rezultati u ivotnom ciklusu Faze zatvaranja upravljanja projektom su:

Zavrni sponzor i pregled i odobrenje klijenta Operativni pregled spremnosti Pregled nauenih lekcija sa projektnim timom i prosljeivanje finalne dokumentacije SMT

Administrativno zatvaranje