PROCEDIMIENTO

Revisado:

JGI

Versin:

01

GESTIN DE MATERIALES COMPRADOS

Aprobado:

GG

Fecha:

01/05/2014

Pgina:

2 de 8

1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento que determine los lineamientos para garantizar el abastecimiento continuo de materiales y servicios que estn relacionados a la preparacin de comidas sin tratamiento trmico que tengan impacto sobre la inocuidad del Producto final.

Asegurar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas de los materiales y servicios requeridos, de tal forma que se obtenga una materia prima homognea y de calidad.

Garantizar que los materiales y servicios, se obtengan de proveedores de confianza y que stos cumplan con los requisitos de compra establecidos.

2. ALCANCE

Se aplica a la adquisicin de materiales: productos perecibles, productos no perecibles, productos qumicos, bienes (menaje de cocina) y servicios adquiridos para la realizacin del proceso principal del Sistema de Gestin de Calidad e inocuidad alimentaria.

3. DEFINICIONES

3.1. Evaluar: Analizar una cosa para determinar su valor, importancia o trascendencia.

3.2. Producto: Se define como resultado de un proceso.

3.3. Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto.

3.4. Hoja de compra: hoja de pedido de los requerimientos de materia prima necesarios para la elaboracin de comidas segn la programacin mensual establecida.

3.5. Planilla de recepcin: documento donde se registra la fecha y la hora de entrega del producto, el nombre del producto, el proveedor, la temperatura del producto, fecha de vencimiento y responsable de recepcin y control.

3.6. Materiales: Termino general utilizado para indicar materias primas, materiales de empaque, ingredientes, ayudas de proceso, materiales de limpieza y lubricantes.

3.7. Servicio: Conjunto deactividadesque buscan responder a las necesidades, control de plagas, mantenimiento preventivo.

3.8. Certificado de Anlisis (COA): Documento proporcionado por el proveedor el cual indica resultados de pruebas y anlisis especficos, incluyendo metodologa de pruebas, desempeadas en un lote definido de producto del proveedor.

3.9. Especificaciones Tcnicas: Documento que indica las caractersticas biolgicas, qumicas y fsicas del producto.

4. CONDICIONES

4.1 La evaluacin de proveedores aplica a todos aquellos que brinden materiales y servicios para la realizacin del proceso principal.

4.2 Este procedimiento no comprende la contratacin de servicios pblicos como la energa elctrica y agua.

4.3 El registro de incidentes que pudieran presentarse por parte de los proveedores permitir tomar acciones y conocer el desempeo del proveedor en el tiempo, para las siguientes evaluaciones.

4.4 La lista de pedidos deber indicar la fecha de entrega.

4.5 En los casos que el envi de la lista de pedidos sea por fax o mail se deber llamar al contacto del proveedor para verificar la recepcin de la misma.

4.6 En el caso que el resultado de la verificacin de la compra sea no conforme se proceder a no aceptar el bien o servicio.

5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Seleccin, Evaluacin y Seguimiento de Proveedores

Seleccin de Proveedores

1

Jefe de Logstica

Identifica a nuevos proveedores de bienes y servicios mediante internet, avisos, recomendados u otros medios, teniendo en cuenta principalmente para esta seleccin las facilidades de pago y la experiencia del proveedor en el mercado.

2

Solicita al proveedor ficha tcnica, certificado de calidad, licencia de funcionamiento, protocolo de anlisis (en caso sea aplicable) y muestra del producto a adquirir.

3

Selecciona a los proveedores en funcin a los Criterios de Evaluacin de Proveedores establecidos en el formato RBPM -01 : Evaluacin y Seguimiento de Proveedores.

Evaluacin de Proveedores

4

Jefe de Logstica

Evala a los proveedores en funcin a los Criterios de Evaluacin de Proveedores establecidos en el formato RBPM -01: Evaluacin y Seguimiento de Proveedores.

5

Ejecuta las inspecciones de acuerdo al formato RBPM-01 a fin de evaluar las condiciones de operacin de los proveedores.

6

Selecciona a los proveedores calificados como muy buenos y buenos, los resultados se registran en el formato RBPM-02 Lista de Proveedores Calificados. Los proveedores aceptables se codificarn segn XXX., atendiendo al nmero de dgitos que representen.

7

Re-evala a los proveedores en el formato Evaluacin y Seguimiento de Proveedores segn las frecuencias establecidas por la calificacin obtenida en la ltima evaluacin y actualiza la Lista de Proveedores Calificados segn los resultados.

Seguimiento de Proveedores

7

Jefe de Logstica

Realiza seguimiento permanente a los proveedores en la Evaluacin y Seguimiento de Proveedores, registrando los incidentes que pudieran presentarse.

Compra

Requerimientos

1

Nutricionista

Elabora programa de men mensual

2

Cocinero

Llena el formato: lista de pedidos de acuerdo a la programacin semanal de platos a prepararse

3

Almacenero

Reporta stock de alimentos en almacn

4

Administrador

Genera requerimiento detallando materiales al recepcionista quien deriva a la jefa de logstica

5

Jefe de Logstica

Toma conocimiento de los requerimientos para la instalacin de un nuevo servicio, de acuerdo al Resumen de Base.

6

Jefe de Logstica

Aprueba los requerimientos de bienes y/ o servicios.

a) Si aprueba, el procedimiento contina en 10.

b) Si no aprueba, comunica al personal que solicito el pedido, las razones por las que no procede.

Ejecucin de la compra

7

Jefe de Logstica

Solicita cotizacin o cotizaciones a los proveedores de la Lista Proveedores Calificados. Si se tuviera que realizar la compra a un proveedor no evaluado, luego de la primera compra, se realiza la evaluacin segn lo establecido en el formato Evaluacin y Seguimiento de Proveedores.

8

Jefe de Logstica

Evala la cotizacin o cotizaciones presentadas por los proveedores y selecciona la mejor propuesta en base al precio y/ o la forma de pago; e informa al Gerente General.

9

Gerente General

Aprueba la compra.

10

Jefe de Logstica

Comunica la decisin de compra al proveedor mediante lista de compra via telefono o correo electronico

Verificacin de requisitos de materiales comprados

Verificacin en almacn central

11

Jefe de Logstica

Recibe la compra sustentada con las Guas de remisin y verifica la compra con supervisin del rea Aseguramiento de la calidad, para as poder corroborar las caractersticas tcnicas de la compra, registrando el resultado de la inspeccin en el formato RBPM-03: CONTROL DE CARACTERSTICAS FISICAS DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS

12

Proveedor

Procede a emitir y a entregar su factura a la recepcionista.

13

Jefe de Logstica

Entrega la factura al rea contable para su registro y pago.

Verificacin en Operacin Backus Ate

14

Supervisor de Calidad Nutricionista

Verifica condiciones de transporte e higiene del vehculo rellena el formato:

15

Recepciona guas de remisin, verifica certificados de calidad (COA)/Fichas Tecnicas.

16

Almacenero

Verifica condiciones del producto, procede al almacenamiento respectivo,

6. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

No de versin

No de captulo/ tem

Prrafo/ figura/ tabla/ nota

Modificaciones

00

-

-

Revisin Inicial

7.FORMATOS y ANEXOS:

01: Evaluacin Y Seguimiento A Proveedores

02: Lista De Proveedores Calificados

Anexo 1: Especificaciones tcnicas de los productos

Anexo 2: criterios de evaluacin

Anexo 3: Lista de pedidos

01.

02.

Anexo 1: Criterios de Evaluacin a los Proveedores

Anexo 2: Fichas tcnicas de los insumos a adquirir.

Anexo 3: