UD6: HOJAS DE CLCULO

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1. Qu es y para qu se utiliza Excel?

Excel es la hoja de clculo de Microsoft Office. Los archivos de Excel se llaman libros y estn formados por hojas de clculo. Una hoja de clculo es un conjunto de datos y de frmulas distribuidos en filas y columnas. El cruce de cada fila y columna se llama celda. Lo ms importante de las hojas de clculo es su poder de recalcular; es decir, si introducimos datos y frmulas, al cambiar estos, automticamente se actualizan todos los resultados.Las hojas de clculo tienen aplicacin al mundo financiero, empresarial, educativo y domstico. Tambin permiten crear grficos estadsticos sobre cualquier conjunto de datos.

2. Dibuja una hoja de clculo de Microsoft Excel e identifica los distintos elementos de su entorno de trabajo.

Barra de ttulo

Barra de frmulasBarra de herramientasCuadro de nombres (indica la celda que esta activa)Barra de mens

Barras de desplazamientoCelda activa

Barra de estado

Barra de etiquetas

rea de trabajo

3. Dentro de los elementos de una hoja de clculo de Excel define Etiquetas y Rango de celdas.

Las Etiquetas identifican a las hojas de clculo. Si hacemos clic con el botn secundario del ratn sobre laetiqueta podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones.

Cuando seleccionamos ms de una celda hablamos de un rango, por ejemplo, A1: B5 significa que estamos afectando un rango formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) significan hasta. En cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos slo a 2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;) significa y.

4. Define Libro y Hoja en Excel.

Libro es el documento que estamos haciendo en Excel y al que se le asigna la extensin .xls. Cada libro de trabajo puede contener mltiples hojas, por defecto suele aparecer con tres. Para no aumentar intilmente el tamao del archivo es recomendable eliminar las hojas que no se usen. Si es necesario tener ms hojas se van aadiendo.Hoja son cada uno de los folios de un libro de trabajo. Las hojas vienen por defecto con el nombre Hoja 1, Hoja 2, etc. Haciendo clic con el botn derecho, sobre el nombre de la hoja podemos cambiar el nombre de sta.

5. Define Rango en Excel y cmo se identifica.

Rango es el conjunto de celdas seleccionadas para realizar sobre ellas una operacin determinada.

Los rangos se identifican mediante las direcciones de las celdas situadas en las esquinas superior izquierda e inferior derecha, separadas por el carcter dos puntos (:).

6. Cmo podemos hacer referencia a varios rangos a la vez?

Para ello hay que mantener pulsada la tecla Control mientras se seleccionan los rangos.

7. Cmo podemos seleccionar varios rangos a la vez para aplicar sobre ellos una misma accin?

Para hacer referencia a varios rangos a la vez habr que separarlos por el carcter punto y coma (;). Por ejemplo: B20; G3:G12;K2:N66.

8. Indica el procedimiento para ordenar un rango de datos.

1- Seleccionar el rango de datos que se quiere ordenar.

2- Seleccionar la opcin Ordenar de la pestaa Datos; aparecer el cuadro de dilogo

3- Indicar la columna, o columnas, a utilizar como criterio de ordenacin.

4- Hacer clic sobre el botn Aceptar.

9. Qu diferencia hay entre Referencias relativas y Referencias absolutas a celdas? Cmo se escriben las Referencias absolutas?

Con las Referencias relativas se modifican al copiar la frmula, con las Referencias absolutas no se modifican al copiar la frmula, permanecen constantes. Las Referencias absolutas a celdas o celdas absolutas se escriben haciendo que el carcter dlar, $, preceda, tanto a la fila como a la columna. Ej: $B$22

10.Cul es el orden de prioridad que aplica Excel para realizar los clculos bsicos en una misma frmula?

El orden de prioridad que Excel aplica para realizar los clculos bsicos que encuentra en una misma frmula es: 1.- Clculos entre parntesis. 2.- Multiplicacin y divisin. 3.- Suma y resta.

11.Qu es una referencia de celda? En qu se basa una referencia relativa en Excel?Una referencia de celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3. Se refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo y se puede usar en una frmula de manera que Microsoft Office Excel pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule la frmula. Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula, de modo tal que si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente.

12.En qu se basa una referencia absoluta en Excel?Una referencia absoluta de celda en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas

13.Dnde se encuentran las opciones para trabajar con formato en Excel? Cmo podemos quitar los formatos aplicados?

Todas las opciones para trabajar con formato en Excel se encuentran en los distintos grupos de la fecha Inicio.

Si queremos quitar los formatos que hemos aplicado, podemos ir a Inicio/ Modificar, y desplegamos el men Borrar para elegir la opcin Borrar formatos.

Tambin podemos acceder a las opciones de formato y a otras opciones que no estn visibles en la Cinta de opciones desde el iniciador de cuadro de dilogo de los grupos Fuente, Alineacin o Nmero. Este indicador es un punto que aparece en la esquina inferior derecha de cada uno de estos grupos y nos permite acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas. Desde las diferentes solapas de este cuadro de dilogo podemos acceder a los diferentes comandos para aplicar formatos.

14.En Excel qu es un formato condicional? , para qu se utiliza?

Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin ( o criterio). Si se cumple esa condicin, el rango de celdas tendr el formato indicado; si la condicin no se cumple, el rango de celdas no tendr ese formato. El formato condicional se utiliza para destacar datos especficos en una hoja de clculos, para facilitar la lectura e interpretacin de los mismos.

15. En Excel qu es una funcin, para qu se utiliza, cul es su estructura?

En Excel una funcin es una frmula que utiliza palabras especficas (previamente programadas) en una estructura determinada. Las funciones se utilizan para simplificar los procesos de clculo. Su estructura es siempre la misma.

16.Si en Excel el texto es extenso y queremos distribuirlo en varias lneas Cmo podemos hacerlo?

Activando la opcin Ajustar texto en la ficha Alineacin del cuadro de dilogo que se activa al seleccionar la opcin Celdas del men Formato.

17.Cmo podemos dejar de visualizar la cuadrcula de la hoja activa en Excel?Seleccionando en el men Herramientas, la opcin Opciones activando la ficha Ver y desactivando la opcin. Lneas de divisin

18. Cmo se puede activar la visualizacin de las frmulas introducidas en una hoja en Excel?Seleccionando en el men Herramientas, la opcin Opciones activando la ficha Ver y activando la opcin. Frmulas

19.Qu es el argumento de una funcin en Excel?

El argumento de una funcin es el mbito de aplicacin de la misma. Puede ser un rango de celdas, comparaciones de celdas, valores, texto, otras funciones, dependiendo del tipo de funcin y situacin de aplicacin TECNOLOGAS

20. Mensajes de error.

A veces, mientras estamos trabajando con Excel, nos aparecen algunos mensajes indicndonos que queremos realizar una operacin no permitida por el programa, que hemos cometido algn error al introducir los datos o, simplemente que, con la configuracin actual no se pueden mostrar los datos solicitados, los ms frecuentes son los que aparecen a continuacin.

21. Vocabulario