poslovnik sustava upravljanja kvalitetom · pdf fileupravljanja kvalitetom sukladno normi hrn...

VELEUČILIŠTE U KARLOVCU

Oznaka:

PK

Izdanje: 0

POSLOVNIK SUSTAVA UPRAVLJANJA KVALITETOM

Datum:

2011-06-08

Stranica: 1 od 31

Izradio: Viši predavač Mr.sc. Borislav Josipović,dipl.ing.

Pregledao: Prodekan za nastavu Mr.sc. Marina Tevčić

Odobrio: Dekan Prof.dr.sc. Branko Wasserbauer

Broj


sukladno normi HRN EN ISO 9001:2009


Trg Josipa Jurja Strossmayera 9 HR – 47 000, Karlovac, Croatia

Telefon: +385 (0)47 843 500

Fax: +385 (0)47 843 503 E-mail: [email protected]


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 2 od 31

SADRŽAJ: I. VELEUČILIŠTE U KARLOVCU 4 II. ELEMENTI SUSTAVA UPRAVLJANJA KVALITETOM 7

4.1. Opći zahtjevi .......................................................................................... 7 4.2. Zahtjevi koji se odnose na dokumentaciju ............................................. 9

4.2.1. Općenito ......................................................................................... 9 4.2.2. Poslovnik sustava upravljanja kvalitetom - oznaka: QM ............... 9 4.2.3 Upravljanje dokumentima ................................................................ 9

4.2.3.1. Odobravanje i izdavanje dokumenata i podataka 13 4.2.3.2. Promjene u dokumentima i podacima 13 4.2.3.3. Dokumenti 14

4.2.4. Upravljanje zapisima ..................................................................... 14 5. ODGOVORNOST UPRAVE 15

5.1. Opredijeljenost uprave ........................................................................ 15 5.2. Orijentacija prema korisniku ................................................................ 15 5.3. Politika kvalitete ................................................................................... 16 5.4. Planiranje i ciljevi kvalitete ................................................................... 16 5.5. Odgovornosti, ovlaštenja i komunikacija ............................................. 17

5.5.1. Odgovornosti i ovlasti.................................................................... 17 5.5.2. Predstavnik uprave ....................................................................... 18 5.5.3. Unutarnja komunikacija................................................................. 18

5.6. Upravina ocjena sustava ..................................................................... 18 5.6.1 Referentna dokumentacija ............................................................. 19

6. UPRAVLJANJE RESURSIMA 20

6.1. Osiguranje resursa .............................................................................. 20 6.2. Ljudski resursi ..................................................................................... 20 6.3. Infrastruktura ....................................................................................... 21 6.4. Radna okolina ..................................................................................... 21

7. REALIZACIJA AKTIVNOSTI 22

7.1. Planiranje realizacije aktivnosti ............................................................ 22 7.2. Procesi koji se odnose na korisnika .................................................... 22 7.3. Oblikovanje i razvoj ............................................................................. 23 7.4. Nabava ................................................................................................ 23

7.4.1. Upravljanje nabavom .................................................................... 23 7.4.2. Podaci o nabavi ............................................................................ 24 7.4.3. Provjera nabavljenog proizvoda .................................................... 24 7.4.4. Dokumenti ..................................................................................... 24


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 3 od 31

7.5. Realizacija usluge ............................................................................... 24 7.5.1. Upravljanje pružanjem usluga ....................................................... 24 7.5.2. Potvrđivanje procesa .................................................................... 25 7.5.3. Označavanje i sljedivost ............................................................... 25 7.5.4. Vlasništvo korisnika ...................................................................... 26 7.5.5. Rukovanje ..................................................................................... 26

7.6. Upravljanje nadzornom i mjernom opremom ....................................... 26 8. MJERENJE, ANALIZA I POBOLJŠAVANJE 27

8.1. Općenito .............................................................................................. 27 8.2. Nadzor i mjerenje ................................................................................ 27

8.2.1. Zadovoljstvo korisnika................................................................... 27 8.2.2. Unutarnje prosudbe ...................................................................... 27 8.2.3. Nadzor nad procesom i mjerenje procesa .................................... 28 8.2.4. Nadzor realizacije aktivnosti ......................................................... 28

8.3. Upravljanje nesukladnim proizvodom .................................................. 29 8.4. Analiza podataka ................................................................................. 29

8.4.1. Analiza podataka o uslugama ....................................................... 29 8.4.2. Analiza podataka o procesima ...................................................... 29 8.4.3. Analiza podataka o zadovoljstvu korisnika.................................... 30 8.4.4. Analiza podataka o dobavljačima ................................................. 30

8.5. Poboljšavanje ...................................................................................... 30 8.5.1. Neprekidno poboljšavanje ............................................................. 30 8.5.2 Popravne radnje ............................................................................ 31 8.5.3. Zaštitne radnje .............................................................................. 31

8.5.3.1. Dokumentacija 31


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 4 od 31

I. VELEUČILIŠTE U KARLOVCU

Šezdesetih godina u Karlovcu su osnovane Viša tehnička strojarska škola (1960. godine), Viša tehnološka škola, kemijskog i kožarskog smjera, (1961. godine), a u Duga Resi Viša tehnička tekstilna škola (1961. godine). Sve te više škole imale su organizacijsku, financijsku i svaku drugu podršku industrije karlovačke regije, za čije su potrebe i školovale kadrove više stručne spreme. U to je vrijeme u Karlovcu postojala i Viša pedagoška škola, a jedno vrijeme i odjel Ekonomskog fakulteta u Zagrebu. Potrebe za stručnjacima bile su velike, industrijski rast ubrzan i Karlovac se razvijao u smjeru visokoškolskog grada, s posebnim naglaskom na tehničkim i tehnološkim studijima. Nešto kasnije sagrađena je, za potrebe Više tehničke strojarske škole, posebna zgrada (sadašnja zgrada dekanata Veleučilišta), te proširena zgrada dugoreške škole i u tom proširenju uređen dio koji koriste današnji Tekstilni odjel Veleučilišta i Odjel sigurnosti. Tijekom sljedećih dvadesetak godina mijenjali su se nastavni planovi i programi škola, organizacijski oblici, broj upisanih studenata, no kontinuitet visokoškolskog obrazovanja nije se prekidao. Prijelomni trenutak bilo je ljeto 1983. godine kad je, prema zakonskim propisima, postalo nemoguće samostalno djelovanje viših škola i one su se trebale pridružiti postojećim fakultetima ili ukinuti.

Viša tehnička strojarska škola udružila se u Fakultet strojarstva i brodogradnje u Zagrebu, a Viša tehnička tekstilna škola u Tehnološki fakultet u Zagrebu (današnji Tekstilno-tehnološki fakultet). Viša tehnološka kemijska škola prestala je s radom i ta se vrsta obrazovanja ugasila u Hrvatskoj, dok je kožarski dio studija nastavljen pri Tehnološkom fakultetu u Zagrebu (današnji Fakultet kemijskog inženjerstva) još par godina i onda također zamro.

Studij strojarstva u Karlovcu i studij tekstila u Dugoj Resi u organizaciji matičnih fakulteta u Zagrebu zamjetno su podigli razinu akademskog rada i dočekali su 1997. godinu i zakonske mogućnosti osnivanja Veleučilišta u Karlovcu kao ozbiljne institucije za organizaciju stručnog studija na svojim područjima. Nastavu su većim dijelom izvodili nastavnici fakulteta, a u njoj su sudjelovali i najistaknutiji stručnjaci iz gospodarstva regije. Povijest Veleučilišta u Karlovcu

Uredbom Vlade Republike Hrvatske Veleučilište u Karlovcu osnovano je 16. travnja 1997. (pa je taj dan i postao danom Veleučilišta), godine s dva odjela: Strojarskim odjelom u Karlovcu i Tekstilnim odjelom u Duga Resi. Postavljen je privremeni rektor, prorektori, Upravno vijeće, pročelnici odjela, tajnik i formirane su ostale potrebne službe. Sjedište Veleučilišta je u Karlovcu, Ivana Meštrovića 10, gdje je i sjedište Strojarskog odjela, a Tekstilni je odjel smješten u Dugoj Resi, Jozefinska cesta 27. Veleučilište je prihvatilo obvezu da u doglednom roku organizira još najmanje dva odjela i tako zaokruži svoje djelovanje.

Ispunjavanje te obveze upravo je i bila najvažnija aktivnost Veleučilišta u to vrijeme. Velikim naporom svih uposlenika, posebice pri izradi nastavnih planova i


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 5 od 31

programa, Veleučilište je uspjelo dobiti dopusnicu za osnivanje još tri odjela i upis studenata u tri nova stručna studija. Tako su s početkom akademske godine 2000./2001. otpočeli s radom Prehrambeni odjel (sa studijem prehrambene tehnologije i smjerovima Pivarstvo, Prerada mlijeka i kasnije Prerada mesa), Odjel lovstva i zaštite prirode (sa studijem Lovstvo i zaštita prirode) i Odjel sigurnosti i zaštite (sa usmjerenjima Zaštita pri radu i Zaštita od požara). Sjedište prva dva odjela je u Karlovcu, I. Meštrovića 10, a trećeg u Duga Resi (Jozefinska cesta 27). U akademskoj godini 2003./2004. Veleučilište je po prvi puta upisalo studente na stručni studij ugostiteljstva, na novoosnovanom Odjelu ugostiteljstva, (koji je kasnije preimenovan u Poslovni odjel), a iste godine otpočela je i nastava na izvanrednom studiju sigurnosti u Dugoj Resi. Reorganizacijom studija strojarstva otvorila se mogućnost stjecanja visoke stručne spreme na Veleučilištu u Karlovcu. Studenti koji su diplomirali na stručnom studiju strojarstva 2003./2004. godine, kao i oni iz ranijih generacija, mogli su, nakon stjecanja više stručne spreme i zvanja inženjera strojarstva, nastaviti kroz izvanredni studij četvrtu godinu studija i steći visoku stručnu spremu i zvanje diplomiranog inženjera strojarstva.

Tijekom proteklih akademskih godina provedena je reorganizacija studija na Veleučilištu, svi studijski programi (uključujući i novopredložene) prošli su postupak stručnog ocjenjivanja i dobivene su dopusnice za rad na 8 stručnih i 3 specijalistička diplomska stručna studija. Opseg sustava upravljanja kvalitetom Veleučilišta u Karlovcu obuhvaća visokoškolsko obrazovanje. U Veleučilištu u Karlovcu ne postoje izuzeća iz HRN EN ISO 9001:2009. Za Veleučilište u Karlovcu vanjske usluge obavljaju sljedeće pravne/fizičke osobe: vanjski suradnici predavači/nastavnici.

USTROJSTVO VELEUČILIŠTA je na stranici br. 6


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 6 od 31


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 7 od 31

II. ELEMENTI SUSTAVA UPRAVLJANJA KVALITETOM

4.1 Opći zahtjevi Veleučilište u Karlovcu ima uspostavljen, dokumentiran i implementiran sustav upravljanja kojeg redovito održava i neprestano poboljšava. Veleučilište u Karlovcu: - identificiralo je procese sustava upravljanja kvalitetom i njihovu primjenu kroz organizaciju; - odredilo je slijed i međudjelovanje procesa; - odredilo je kriterije i metode potrebne da bi se osigurala učinkovitost funkcioniranja i kontrola procesa; - osiguralo je potrebne resurse i dostupnost potrebnih informacija za potporu funkcioniranju i nadzoru procesa; - nadzire, obavlja mjerenja i analize procesa; - implementiralo je potrebne radnje za postizanje planiranih rezultata. Na slici broj 2. prikazan je procesni pristup upravljanja kvalitetom u skladu sa zahtjevima norme.

Slika broj 2: Procesni model upravljanja kvalitetom Veleučilište u Karlovcu prepoznalo je, dokumentiralo te implementiralo procese nužne za učinkovito upravljanje sustavom u skladu s normom HRN EN ISO 9001:2009. Definirani procesi i njihova međuzavisnost prikazani su na slici broj 3.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 8 od 31

POLITIKA KVALITETE

IDENTIFIKACIJA CILJEVA

OSIGURANJE RESURSA

NABAVA

Org

aniz

acija

i iz

vođen

je n

asta

ve

Sur

adnj

a s

gosp

odar

stvo

m

Zna

nstv

eno-

istr

aživ

ački

pro

jekt

i

Pro

vođen

je is

pita

Upi

si s

tude

nata

Pru

žanj

e us

luga

ispi

tivan

ja m

ater

ijala

Upravljanje dokumentima i podacima

Upravljanje nesukladnošću

Obrazovanje djelatnika

Popravne i zaštitne radnje

Upravljanje zapisima o kvaliteti

Planiranje nezavisnih unutarnjih prosudbi

Izdavanje i izmjena dokumentacije

NADZOR I PRAĆENJE PROCESA

ZADOVOLJSTVO KORISNIKA

ANALIZA PODATAKA

OCJENJIVANJE SUSTAVA

Tumač: Glavni proces Proces podrške Proces upravljanja

Slika broj: 3


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 9 od 31

4.2 Zahtjevi koji se odnose na dokumentaciju 4.2.1 Općenito Dokumentacija sustava upravljanja kvalitetom primijenjenog u Veleučilištu u Karlovcu sadrži politiku i ciljeve kvalitete, ovaj poslovnik kvalitete, dokumentirane procedure i druge dokumente potrebne za planiranje, provedbu i nadzor nad prepoznatim procesima i zapise kojima dokazuje rezultate procesa i sustava. Opseg dokumentacije i medij na kojem se nalazi prilagođen je specifičnostima institucije, stručnosti djelatnika, visokoj razini primjene informatičkih i komunikacijskih tehnologija i jednostavnosti unutarnjeg komuniciranja. 4.2.2 Poslovnik sustava upravljanja kvalitetom - oznaka: PK Poslovnik sustava upravljanja kvalitetom temeljni je dokument kojim je opisan ustrojeni sustav upravljanja kvalitetom u skladu s normom i iznesenom politikom i ciljevima kvalitete. Koristi se:

• kao podloga za izgradnju, provođenje i unapređivanje sustava upravljanja kvalitetom;

• za osiguravanje neprekidne učinkovitosti sustava upravljanja kvalitetom u uvjetima promijenjenih okolnosti;

• za obrazovanje i upoznavanje djelatnika sa svrhom i načinom djelovanja ustrojenog sustava upravljanja kvalitetom;

• za prosudbu sustava upravljanja kvalitetom za unutarnje potrebe, za potrebe korisnika usluga te prosudbu od strane nezavisnih certifikacijskih ustanova.

Poslovnik je dokument kontroliranog formata i sadržaja. Sve promjene u poslovniku sustava upravljanja kvalitetom evidentiraju se kao promjena izdanja. 4.2.3 Upravljanje dokumentima Dokumenti sustava upravljanja kvalitetom predstavljaju temelj za njegovo ustrojavanje, primjenu i razvoj. Dostupnost dokumenata sustava upravljanja kvalitetom osobama koje trebaju biti upoznate s njima i postupati u skladu sa njihovim sadržajem važan je preduvjet uspješnog funkcioniranja sustava upravljanja kvalitetom. Raspodjela i


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 10 od 31

dostupnost dokumenata na mjestima gdje se izvode aktivnosti koje utječu na kvalitetu osigurava da su djelatnici Veleučilišta u Karlovcu upoznati sa zahtjevima norme, odnosno konkretnih postupaka te da razumiju svrhu i način djelovanja sustava. Forma i sadržaj dokumenata sustava upravljanja kvalitetom prilagođen je složenosti poslova i stručnom obrazovanju djelatnika koji te poslove obavljaju. Postupci upravljanja dokumentima koji osiguravaju da su relevantni dokumenti pregledani, odobreni i pravodobno raspodjeljeni, a zastarjeli dokumenti povučeni, opisani su u poglavlju broj 4. poslovnika sustava upravljanja kvalitetom. Sa ciljem omogućavanja upravljanja dokumentima sustava upravljanja kvalitetom ustrojen je sustav označavanja dokumenata koji osigurava njihovu jednoznačnu identifikaciju. Oznaka dokumenta sustava upravljanja kvalitetom, ovisno o tipu dokumenta, sastoji se od sljedećih elemenata:

• naslov ili naziv dokumenta (postupak/radna uputa/lista/zapis/…); • oznaka dokumenta (alfanumerička oznaka koja ukazuje na vrstu dokumenta, točku

norme koju pokriva i broj dokumenta iste vrste za konkretnu točku norme); • oznaka verzije dokumenta (izdanje); • datum izdanja; • ime osobe koja je izradila dokument; • ime i potpis osobe koja je odobrila dokument; • oznaka/broj kontroliranog primjerka.

Izvornici dokumenata sustava upravljanja kvalitetom čuvaju se kod Odbora za kvalitetu Veleučilišta u Karlovcu. Osobama čije su aktivnosti obuhvaćene sustavom kvalitete dostavljaju se uvijek kontrolirani primjerci dokumenata. Dokumenti sustava upravljanja kvalitetom mogu poslužiti i za informiranje zainteresiranih korisnika o nekim detaljima sustava upravljanja kvalitetom i sl. (npr. poslovnik sustava upravljanja kvalitetom). U takvim slučajevima dokumente sustava upravljanja kvalitetom potrebno je odgovarajuće označiti (nekontrolirani primjerak). Zbog važnosti označavanja dokumenata sustava upravljanja kvalitetom svih razina cijeli postupak precizno je određen posebnim postupkom koji je sastavni dio dokumentacije sustava upravljanja kvalitetom: Postupak za upravljanje dokumentacijom (QP 4.2-01). Ovjerom, tj. potpisom odgovorne osobe na predviđeno mjesto, dokument sustava upravljanja kvalitetom postaje usvojen, vrijedeći i obvezujući.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 11 od 31

� Evidencija dokumenata sustava upravljanja kvalitetom i njihovih izmjena se vodi u Glavnom popisu dokumenata1. U slučaju izmjene dokumenata Odbor za kvalitetu povlači zastarjele primjerke koristeći podatke o raspodjeli dokumenata zapisane na Listi raspodjele2.

Usvojeni dokument stupa na snagu datumom izdanja i potpisom odgovorne osobe. U tom slučaju sve ranije verzije istog dokumenta stavljaju se izvan snage te pohranjuju u arhivu dokumenata. Odbor za kvalitetu povlači zastarjele dokumente. Dokumenti sustava upravljanja kvalitetom prema tipu dijele se u tri grupe: A) Dokumenti kontroliranog formata i sadržaja U ovu grupu spadaju dokumenti sustava upravljanja kvalitetom čiji sadržaj propisuje aktivnosti koje utječu na kvalitetu. Riječ je o dokumentima 1. i 2. hijerarhijske razine. Oznaka dokumenata kontroliranog formata i sadržaja obuhvaća sve gore već navedene elemente. B) Dokumenti kontroliranog formata U ovu grupu spadaju dokumenti sustava upravljanja kvalitetom 3. hijerarhijske razine (radne upute, upute za pregled, obrasci, formulari). Njihova oznaka obuhvaća samo naslov i šifru dokumenta. C) Dokumenti nekontroliranog formata i sadržaja U ovu grupu spadaju dokumenti sustava kvalitete 3. hijerarhijske razine (ponude, narudžbe, upiti, ugovori, katalozi i sl.). Ovi su dokumenti označeni naslovom. Hijerarhijske grupe dokumenata sustava upravljanja kvalitetom prikazane su na slici broj 4.

1 QZ 4.2-1 Glavni popis dokumenata 2 QO 4.2-3 Lista raspodjele


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 12 od 31

---------------------------------------------

POSLOVNIK SUSTAVA KVALITETE

PROCEDURE SUSTAVA KVALITETE

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

---------------------------------------------

RADNE UPUTE

UPUTE ZA PREGLED

OBRASCI, FORMULARI

VANJSKI DOKUMENTI(upiti, narudžbe, ugovori, tehnička i

stručna dokumentacija)

NORME I PROPISI

A RAZINA B RAZINA C RAZINA

Slika broj 4: Dokumentacija sustava upravljanja kvalitetom

Nadzor nad dokumentima i podacima obuhvaća dokumente i podatke koji su povezani sa zahtjevima norme, uključujući dokumente vanjskog podrijetla bitne za kvalitetu. Nadzor nad dokumentima i podacima provodi se kako bi se osiguralo:

a) da ovlaštene osobe izrađuju, pregledavaju i odobravaju prikladnost dokumenata i podataka prije njihova izdavanja;

b) da je popis svih dokumenata s oznakama važećih izmjena dostupan kako bi se

spriječila uporaba nevaljalih i/ili zastarjelih dokumenata;

c) da su valjana izdanja prikladnih dokumenta dostupna na svim mjestima gdje se izvode radnje bitne za učinkoviti rad sustava upravljanja kvalitetom;

d) da su nevaljali i/ili zastarjeli dokumenti pravodobno povučeni iz uporabe i da ne

mogu biti nehotično upotrijebljeni;


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 13 od 31

e) da je svaki zastarjeli dokument, koji je sačuvan za zakonske i/ili za

dokumentacijske potrebe, prikladno označen;

f) da promjene u dokumentima i podacima izrađuju, pregledavaju i odobravaju (ako nije drugačije izričito navedeno) iste službe/osobe koje su te dokumente i podatke prvotno izradile, pregledale i odobrile;

g) da te službe/osobe imaju pristup svim važnim popratnim obavijestima na kojima

utemeljuju svoju ocjenu i svoje odobravanje. Za sve dokumente sustava upravljanja kvalitetom navedene u Glavnom popisu dokumenata primjenjuju se dokumentirane aktivnosti izrade, označavanja, pohranjivanja i arhiviranja iz Postupka za upravljanje zapisima (QP 4.2-03). U Popisu vanjskih dokumenata3 vode se svi dokumenti vanjskog podrijetla (zakonski i podzakonski akti, stručne publikacije, korisnikovi podaci i sl.) koji utječu na kvalitetu procesa i aktivnosti. 4.2.3.1 Odobravanje i izdavanje dokumenata i podataka Odgovornosti i ovlaštenja u svezi s pisanjem, pregledavanjem, odobravanjem, promjenama, označavanjem, raspodjelom, povlačenjem i pohranjivanjem dokumenata i podataka, bez obzira na primijenjeni medij, propisana su odgovarajućim postupkom. Ključni subjekti za obavljanje navedenih aktivnosti su:

• dekan; • odbor za kvalitetu.

Dekan, kao glavna i odgovorna osoba, potpisuje i odobrava dokumente sustava upravljanja kvalitetom. Odbor za kvalitetu ažurira Popis vanjskih dokumenata. 4.2.3.2 Promjene u dokumentima i podacima Sve promjene u dokumentima i podacima provodi Odbor za kvalitetu i to sukladno postupku istovjetnom za upravljanje dokumentima i podacima. Sve promjene koje nastaju zapisuju se, a zastarjeli primjerci dokumentacije pohranjuju i čuvaju onoliko dugo koliko je to specificirano u zapisima.

3 QO 4.2-4 Popis vanjskih dokumenata


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 14 od 31

4.2.3.3 Dokumenti Postupak za upravljanje dokumentacijom (QP 4.2-01). 4.2.4 Upravljanje zapisima U zapise o kvaliteti ubrajamo dokumente koji sadrže posredne i neposredne dokaze da proizvodi ili procesi zadovoljavaju postavljene zahtjeve na kvalitetu neovisno jesu li nastali unutar organizacije ili su ih izdali dobavljači ili neovisni ispitni laboratoriji, kao i dokumente koji dokazuju da Veleučilište u Karlovcu primjenjuje sustav upravljanja kvalitetom sukladno zahtjevima norme ISO 9001. Pritom se zapisi mogu nalaziti na različitim vrstama medija, ovisno o mjestu nastajanja i namjeni. Dokumentirani postupak koji opisuje upravljanje zapisima je Upravljanje zapisima (QP 4.2-03).


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 15 od 31

5 ODGOVORNOST UPRAVE

5.1 Opredijeljenost uprave U nastojanju da iskaže svoju predanost razvoju, primjeni i poboljšanju učinkovitosti sustava upravljanja kvalitetom, uprava planira i poduzima sljedeće mjere te objektivnim pokazateljima i dokazima prati njihovu realizaciju: – upoznavanje i razvijanje svijesti o važnosti poštivanja zahtjeva korisnika kao i

zakonskih i normativnih zahtjeva provodi se kroz obrazovanje djelatnika; – politika kvalitete jasno je i prepoznatljivo definirana i ostvariva; – politika kvalitete ishodište je za utvrđivanje ciljeva kvalitete; svi zaposlenici imaju

mogućnost i obvezu sudjelovati u njihovom predlaganju, razradi i učinkovitom ostvarivanju;

– ovjeravanje učinkovitosti sustava upravljanja kvalitetom i pripadnih procesa provodi se kroz redovite unutarnje prosudbe;

– pravodobno se pribavljaju resursi potrebni za primjenu, održavanje i razvoj sustava upravljanja kvalitetom i pripadnih procesa.

5.2 Orijentacija prema korisniku Uprava je svjesna da ukupna uspješnost organizacije, mjerena kroz različite performanse, ovisi o shvaćanju i zadovoljavanju potreba i očekivanja sadašnjih i potencijalnih korisnika. Iz navedenog razloga razrađuju se aktivnosti za: - preoblikovanje prepoznatih potreba i očekivanja u propise i operativne postupke; - dostupnost i poznavanje tih zahtjeva kod svih djelatnika; - prepoznavanje i primjenu zakonske regulative; - prepoznavanje postignute razine zadovoljstva korisnika.

Prema iskazanim zahtjevima i potrebama korisnik se može i izravno uključiti u pregled i ovjeravanje pojedinih elemenata preoblikovanja potreba i očekivanja u specifikacije.

Postignuto zadovoljstvo korisnika razmatra se na pregledu koje se provodi na upravinim ocjenama sustava.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 16 od 31

5.3 Politika kvalitete Uprava određuje i dokumentira politiku kvalitete koju potpisuje dekan Veleučilišta. Politika uključuje ciljeve i obveze koji se tiču kvalitete. Politika kvalitete je u skladu s općim ciljevima te očekivanjima i potrebama korisnika. Uprava osigurava da se ta politika razumije, provodi i odražava na svim razinama organizacije (QO 7-1).

5.4 Planiranje i ciljevi kvalitete Ciljevi koje uprava postavlja pred sebe i cijelu organizaciju temelje se na politici kvalitete. Definirani su na način koji omogućuje mjerenje rezultata i stupnja postizanja ciljeva.

Kod definiranja ciljeva uprava razmatra zahtjeve na proizvod/uslugu i aktualne performanse proizvoda/usluge i procesa, zadovoljstvo korisnika i raspoloživost resursa potrebnih za ostvarenje ciljeva. Ostvarivanje ciljeva kvalitete obvezan je predmet razmatranja na upravinim ocjenama. Planiranje se provodi u svrhu osiguranja resursa potrebnih za dostizanje ciljeva kvalitete. Planiranje kvalitete uključuje:

a) potrebne vještine i znanja; b) potrebne resurse; c) potrebne dokumente i zapise te d) indikatore ostvarenja.

U skladu sa zahtjevima sustava upravljanja kvalitetom izrađuju se sljedeći planovi:

• godišnji plan unutarnjih nezavisnih prosudbi, • godišnji plan aktivnosti i ciljevi.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 17 od 31

5.5 Odgovornosti, ovlaštenja i komunikacija 5.5.1 Odgovornosti i ovlasti Sistematizacijom radnih mjesta i opisom poslova jasno su utvrđene odgovornosti i ovlaštenja svakog pojedinca.

Odgovornost uključuje:

- utvrđivanje ciljeva i zadataka; - planiranje, provođenje i nadziranje ostvarivanja; - kontinuirano unapređivanje i poboljšavanje rezultata djelovanja; - dobro informiranje o unutarnjim i vanjskim reakcijama korisnika na rezultate

rada, analiziranje uzroka prigovora ili žalbi i poduzimanje popravnih mjera. Za svaku točku norme definirana je primarna i sekundarna odgovornost. Pored navedenoga detaljnije operativne odgovornosti po pojedinim aktivnostima precizno su definirane u svakom pojedinom postupku. Odgovornosti su definirane u sljedećim tablicama:

TOČ

KA

NO

RM

E

Opć

i zah

tjevi

Zah

tjevi

koj

i se

odno

se n

a do

kum

enta

ciju

Opr

edije

ljeno

st u

prav

e

Usm

jere

nost

na

koris

nika

Pol

itika

kva

litet

e

Pla

nira

nje

Odg

ovor

nost

i, ov

lašt

enja

i ko

mun

ikac

ija

Upr

avin

a oc

jena

sus

tava

Osi

gura

nje

resu

rsa

Ljud

ski r

esur

si

Infr

astr

uktu

ra

Rad

no o

kruž

je

Odgovorna osoba 4.1 4.2 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 6.2 6.3 6.4

Dekan S S P P P P P S P P P P

Odbor za kvalitetu P P S S S S S P S S S S


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 18 od 31

TOČ

KA

NO

RM

E

Pla

nira

nje

real

izac

ije

proi

zvod

a

Pro

cesi

koj

i se

odno

se

na k

oris

nika

Pro

jekt

iranj

e i r

azvo

j

Nab

ava

Pro

izvo

dnja

i pr

užan

je

uslu

ga

Upr

avlja

nje

nadz

orni

m i

mje

rnim

uređaj

ima

Nad

zor

i mje

renj

e

Upr

avlja

nje

nesu

klad

nim

pr

oizv

odom

Ana

liza

poda

taka

Pob

oljš

avan

je

Odgovorna osoba 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 8.2 8.3 8.4 8.5

Dekan P P P P P S S S S S

Odbor za kvalitetu S S S S S P P P P P

Legenda: P – primarna odgovornost, S – sekundarna odgovornost, NA- nije primjenljivo.

5.5.2 Predstavnik uprave Dekan Veleučilišta u Karlovcu imenuje Odbor za kvalitetu. Odbor za kvalitetu kontrolira razvoj i primjenu sustava upravljanja kvalitetom. Odbor za kvalitetu najmanje jednom godišnje izvješćuje upravu o stanju sustava upravljanja kvalitetom na temelju otkrivenih nesukladnosti kao i o poduzetim popravnim i zaštitnim radnjama. 5.5.3 Unutarnja komunikacija Unutarnja komunikacija provodi se putem elektroničke pošte, dostavom predmeta s napomenama, usmeno, telefonski te putem sastanaka koji se održavaju prema potrebi.

5.6 Upravina ocjena sustava Na temelju izvješća Odbora za kvalitetu uprava najmanje jednom godišnje ocjenjuje sustav upravljanja kvalitetom sa ciljem utvrđivanja i osiguranja njegove učinkovitosti.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 19 od 31

Ocjenjivanje obuhvaća analizu sustava upravljanja kvalitetom, politike kvalitete i postavljenih ciljeva, kao i rezultate unutarnjih prosudbi, popravnih i zaštitnih radnji te povratnih informacija i žalbi pribavljenih od korisnika. Podaci temeljem kojih je obavljena analiza i rezultati analize, odnosno ocjena sustava upravljanja kvalitetom vode se u pisanom obliku i postaju dio zapisa o kvaliteti. Izrađuje ih i pohranjuje predsjednik odbora za kvalitetu. Temeljem provedene analize uprava odlučuje o eventualno potrebnim poboljšanjima sustava upravljanja kvalitetom što se specificira u pisanom obliku. Na sjednicama se obvezatno razmatraju slijedeće točke dnevnog reda:

- rezultati unutarnjih prosudbi i vanjskih nezavisnih prosudbi; - povratne informacije od korisnika, uključujući prigovore stranaka; - informacije o provođenju procesa u smislu njegova usavršavanja; - status popravnih i zaštitnih aktivnosti, - rezultate aktivnosti koji su posljedica prethodne ocjene uprave; - provedeno obrazovanje i njegovu učinkovitost; - planirane promjene koje mogu imati utjecaja na sustav upravljanja kvalitetom te

prijedloge za poboljšavanje. Izlazni podaci ocjene uključuju sve odluke i radnje koje se odnose na upravljanje sustavom kvalitete. Izlazi su u obliku: - mjerljivih ciljeva; - popravnih i zaštitnih mjera; - odluka; - zaključaka i informacija koje podupiru izbor ciljeva, mjera i odluka; - potrebe za resursima. Navedenim ocjenama sustava prethode sastanci na kojima se ocjenjuje sustav upravljanja kvalitetom u Veleučilištu u Karlovcu o čemu se vode odgovarajući zapisi (Upravina ocjena QO 5.6-1). 5.6.1 Referentna dokumentacija Referentna dokumentacija kojom se opisuju sve aktivnosti vezane za upravinu ocjenu je procedura QP 5.6-01 Upravina ocjena.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 20 od 31

6 UPRAVLJANJE RESURSIMA

6.1 Osiguranje resursa Pod pojmom resursa podrazumijevamo ljudske potencijale, hardversku i softversku podršku, infrastrukturu, radnu sredinu, dobavljače i financijska sredstva. Dekan je odgovoran za utvrđivanje resursa potrebnih za provedbu procesa i poboljšavanje sustava upravljanja kvalitetom. Svaki djelatnik odgovoran je za uočavanje potrebe za obrazovanjem, opremom, ulaganjem u infrastrukturu u svom području. Svi zahtjevi moraju biti pregledani i odobreni od strane dekana.

6.2 Ljudski resursi Sistematizacijom poslova unutar Veleučilišta u Karlovcu i Statutom (Pravilnikom o unutarnjem redu) utvrđeni su zahtjevi za formalnu obrazovanost (vrsta i razina školske spreme, potreban radni staž i dr.), zakonom definirani posebni uvjeti za obavljanje pojedinih skupina poslova i, gdje je to potrebno, dodatni zahtjevi za određena znanja i vještine. Kvalifikacijska struktura djelatnika i sustav stalnog obrazovanja osiguravaju da djelatnici raspolažu potrebnim znanjem i uvježbanošću za uspješno izvršenje zadataka. To se postiže pravovremenom identifikacijom potreba za obrazovanjem i kvalifikacijom djelatnika za pojedine poslove. Godišnji plan obrazovanja može se mijenjati sukladno prioritetima potreba za obrazovanjem ovisno o:

• promjenama u zakonskim uvjetima (u svezi s poslovanjem),

• promjenama i unapređenjima u novim (informatičkim) tehnologijama;

• rezultatima nezavisne unutarnje te vanjske prosudbe;

• učinkovitosti poduzetih aktivnosti.

Potreba za provođenje dodatnog obrazovanja utvrđuje se i na temelju analiza dosad postignutog stupnja obrazovanja i stručnosti djelatnika. U slučaju uvođenja novih tehnologija dekan utvrđuje potrebe za obrazovanjem.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 21 od 31

O provedenom obrazovanju vode se zapisi. Svi djelatnici posjeduju osnovna znanja o usvojenom sustavu upravljanja kvalitetom, a detaljno poznaju sve zahtjeve koji se izravno odnose na njihova radna zaduženja.

6.3 Infrastruktura Trajni zadatak je prepoznavanje, pribavljanje, održavanje i razvoj infrastrukture koja će omogućiti ostvarenje sukladnog proizvoda na učinkoviti način. Najznačajnije sastavnice infrastrukture su uređeni radni prostor te radna, informatička i komunikacijska oprema, uključujući softver. Održavanje i osuvremenjivanje infrastrukture osigurava visoku razinu njezine raspoloživosti i učinkovitosti i provodi se sukladno Postupku za održavanje infrastrukture (QP 6.3).

6.4 Radna okolina Radno okruženje potrebno za postizanje sukladnosti sa zahtjevima za pružanje usluga, potrebno je neprestano unapređivati. Pod radnim okruženjem podrazumijevamo: - čist, uredan i održavan radni prostor; - planiranje i nadzirano provođenje mjera zaštite na radu kad postoji izloženost realnim opasnostima.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 22 od 31

7 REALIZACIJA AKTIVNOSTI

7.1 Planiranje realizacije aktivnosti Planiranje realizacije aktivnosti Veleučilišta u Karlovcu čini se u uskoj suradnji s korisnicima i na temelju analiza postojećeg stanja. Način realizacije i razvoja proizvoda/usluga te njihove verifikacije određen je pripadajućim referentnim procedurama kojima se osigurava da se zahtjevi korisnika u potpunosti ostvaruju. Pri planiranju ostvarivanja aktivnosti iz djelokruga Veleučilišta u Karlovcu koriste se sljedeći elementi: � potrebne vještine i znanja; � potrebni resursi; � potrebni dokumenti i zapisi te � indikatori ostvarenja.

7.2 Procesi koji se odnose na korisnika Prepoznavanje zahtjeva korisnika vezanih za aktivnosti iz djelokruga Veleučilišta u Karlovcu neophodnih za dobru izvedbu važno je za suradnju i realizaciju aktivnosti. Na Veleučilištu u Karlovcu posebna pozornost posvećuje se obradi tih zahtjeva i to na način da se obavlja pregled zahtjeva prije preuzimanja same obveze kako bi se osiguralo da su zahtjevi jasno definirani te da je ustanova u stanju udovoljiti tim zahtjevima. Primjena suvremenih informatičkih i komunikacijskih tehnologija (elektronička pošta, telefon, telefaks, mobitel, internet) omogućava jednostavnu i neprekidnu dostupnost informacija i dostupnost djelatnika. Potiču se i razvijaju metode komuniciranja s unutarnjim i vanjskim korisnicima težeći da od upita do odgovora protekne što manje vremena. Pritom se posebna pozornost usmjerava na povratne informacije korisnika uključujući prigovore, uzimajući ih u razmatranje kod ocjenjivanja zadovoljstva korisnika i poduzimanja mjera za povećanje zadovoljstva.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 23 od 31

7.3 Oblikovanje i razvoj

Ključne aktivnosti koje se u sveukupnom postupku planiranja i kreiranja provode, od strane odgovornih i ovlaštenih subjekata, uključuju:

• identificiranje potrebe za izradom projekta; • utvrđivanje plana i rokova za izradu projekta; • definiranje ciljeva projekta; • izrada pojedine revizije projekta u razvoju i njezino odobravanje; • odobravanje konačnog prijedloga projekta s obzirom na ciljeve.

Ukoliko dođe do promjene plana i/ili ciljeva u razvoju projekta njega dokumentiraju, ocjenjuju i odobravaju iste osobe koje su ovlaštene za aktivnosti pri izradi prvobitnog projekta. Ukupnost se aktivnosti i pripadajućih odgovornosti na izradi, izmjeni ili dopuni projekta preciznije određuje u:

• QP 7.5-04 Postupku za znanstveno-istraživačke projekte i • QP 7.5-08 Postupku za pružanje usluga ispitivanja materijala

7.4 Nabava 7.4.1 Upravljanje nabavom Postupak nabave u Veleučilištu u Karlovcu provodi se da bi se osiguralo da:

a) je nabavljena oprema, materijal ili usluga sukladna utvrđenim zahtjevima; b) su dobavljači vrednovani i odabrani na temelju njihove sposobnosti da zadovolje

zahtjeve narudžbe, uključujući zahtjeve sustava upravljanja kvalitetom i sve posebne zahtjeve osiguravanja kvalitete;

c) se točno odredi vrsta i opseg nadzora koji provodi Veleučilište u Karlovcu nad svojim dobavljačem;

d) se uspostave i održavaju zapisi o kvaliteti prihvatljivih podugovaratelja; e) dokumenti o nabavi sadržavaju podatke koji jasno opisuju naručenu opremu,

materijal ili uslugu; f) Veleučilište u Karlovcu ocjenjuje i odobrava prikladnost navedenih zahtjeva u

dokumentima o nabavi prije nego što ih izda.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 24 od 31

Svi dobavljači se vrednuju sukladno dokumentiranim aktivnostima i kriterijima. 7.4.2 Podaci o nabavi Dokumenti o nabavi sadrže sve potrebne podatke koji jednoznačno određuju proizvod ili uslugu koja se traži od dobavljača. 7.4.3 Provjera nabavljenog proizvoda Provjera proizvoda ili usluga vrši se sukladno elementima definiranim ugovorom. 7.4.4 Dokumenti

� QP 7.4 Nabava

7.5 Realizacija usluge 7.5.1 Upravljanje pružanjem usluga Upravljanje pružanjem usluga provodi se kako bi se osiguralo utvrđivanje i planiranje radnih procesa koji izravno utječu na kvalitetu te njihovo provođenje u nadziranim uvjetima. Ti uvjeti uključuju:

a) dokumentirane postupke koji jasno određuju način rada tamo gdje nedostatak tih dokumentiranih postupaka može negativno utjecati na kvalitetu;

b) upotrebu prikladne opreme neophodne za rad i prikladno radno okruženje; c) sukladnost s odgovarajućim normama, propisima i dokumentiranim postupcima; d) praćenje učinkovitosti u procesima koji se odnose na Veleučilište u Karlovcu te

nadzor nad njima; e) odobravanje procesa i opreme kad je to potrebno; f) kriteriji izvođenja radnih procesa koji su jasno propisani; g) primjerno održavanje hardverske i programske opreme kako bi se osigurala

neprekidna učinkovitost procesa.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 25 od 31

Razvijeni i implementirani sustav upravljanja kvalitetom postaje osnova za kvalitetno obavljanje skupa postupaka na kojima se zasniva funkcioniranje sustava. Referentni postupci su:

• QP 7.5-01 POSTUPAK ZA UPIS STUDENATA • QP 7.5-02 POSTUPAK ZA PROVOĐENJE ISPITA • QP 7.5-03 POSTUPAK ZA ORGANIZACIJU I IZVOĐENJE NASTAVE • QP 7.5-04 POSTUPAK ZA ZNANSTVENO-ISTRAŽIVAČKE PROJEKTE • QP 7.5-05 POSTUPAK ZA SURADNJU S GOSPODARSTVOM • QP 7.5-06 POSTUPAK ZA MEĐUNARODNU SURADNJU • QP 7.5-07 POSTUPAK ZA ZAPOŠLJAVANJE • QP 7.5-08 POSTUPAK ZA PRUŽANJE USLUGA ISPITIVANJA MATERIJALA • QP 7.5-09 POSTUPAK ZA RAD VELEUČILIŠNE KNJIŽNICE • QP 7.5-10 POSTUPAK ZA PROVEDBU ZAVRŠNOG/DIPLOMSKOG ISPITA • QP 7.5-11 POSTUPAK ZA PROVEDBU STRUČNE PRAKSE • QP 7.5-12 POSTUPAK ZA RAD STUDENTSKE SLUŽBE • QP 7.5-13 POSTUPAK ZA IZDAVAČKU DJELATNOST • QP 7.5-14 POSTUPAK ZA ORGANIZACIJU ZNANSTVENO-STRUČNIH

SKUPOVA • QP 7.5-15 POSTUPAK ZA JAVNU I PROMIDŽBENU DJELATNOST • QP 7.5-16 POSTUPAK ZA RAD SJEDNICA • QP 7.5-17 POSTUPAK ZA RAD DEKANATA • QP 7.5-18 POSTUPAK ZA UPRAVLJANJE ODJELOM • QP 7.5-19 POSTUPAK ZA RAD INFORMATIČKE SLUŽBE

7.5.2 Potvrđivanje procesa Za svaki proces gdje se krajnji izlaz ne može provjeriti kasnijim nadzorom ili mjerenjem provodi se potvrđivanje, što podrazumijeva kontinuirano praćenje ispravnosti postupaka pružanja usluga i kontrole kvalitete. 7.5.3 Označavanje i sljedivost Tijek aktivnosti, koje se izvršavaju od zahtjeva korisnika do izdavanja odgovarajućeg spisa, popraćen je odgovarajućom dokumentacijom koja se mora sustavno evidentirati kako bi se mogla izvršiti jednoznačna identifikacija dokumentacije i etape u kojoj se nalazi postupak.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 26 od 31

7.5.4 Vlasništvo korisnika Veleučilište u Karlovcu provjerava svu dokumentaciju i informacije dobivene od korisnika u skladu s procedurama. Dobivena dokumentacija prolazi urudžbeni i dostavlja se zaduženim djelatnicima kod kojih se i čuva za vrijeme trajanja njene obrade. Sva dokumentacija od korisnika se kasnije pohranjuje i čuva u arhivi. Dokumentacija dobivena od korisnika posebno se označava pri samom primitku. Svaki izgubljen, oštećen ili za primjenu neprikladan dokument/informacija također je zabilježen. Korisnik je o svakom neprikladnom dokumentu/informaciji obaviješten. 7.5.5 Rukovanje Rukovanje dokumentacijom provodi se na način koji onemogućava njihovo oštećenje ili drugačiji vid negativnih utjecaja na integritet i značajke.

7.6 Upravljanje nadzornom i mjernom opremom

Veleučilište u Karlovcu odredilo je nadzor i mjerenje koje treba provoditi te nadzorne i mjerne uređaje koji su potrebni za osiguranje sukladnosti proizvoda s određenim zahtjevima. Uspostavljeni su procesi kojima se osigurava da se nadzor i mjerenje mogu provoditi te da se provode na način koji je sukladan sa zahtjevima za nadzor i mjerenje. Zapisi o rezultatima umjeravanja nadzornih i mjernih uređaja se redovito održavaju.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 27 od 31

8. MJERENJE, ANALIZA I POBOLJŠAVANJE

8.1 Općenito Veleučilište u Karlovcu planira i provodi procese nadzora, mjerenja, analize i poboljšavanja koji su potrebni za: - dokazivanje sukladnosti procesa; - osiguranje sukladnosti sustava upravljanja kvalitetom; - trajno poboljšavanje učinkovitosti sustava upravljanja kvalitetom. Navedeni procesi opisani su u ovom poglavlju poslovnika sustava kvalitete ili u odgovarajućim procedurama na koje se poziva ovo poglavlje poslovnika sustava kvalitete.

8.2 Nadzor i mjerenje 8.2.1 Zadovoljstvo korisnika Zadovoljstvo korisnika temeljna je informacija za korekcije i poboljšavanja poslovnog djelovanja. Metode dobivanja predmetnih pokazatelja uključuju analizu prigovora korisnika te ankete o zadovoljstvu. 8.2.2 Unutarnje prosudbe Sustav upravljanja kvalitetom podvrgnut je redovitim i periodičkim unutarnjim provjerama koje se provode najmanje jednom godišnje sa ciljem prikupljanja podataka o učinkovitosti ustrojstva sustava kvalitete te prikladnosti njegovih procesa. Na temelju prikupljenih podataka uprava odlučuje o potrebama i mogućnostima unapređivanja sustava upravljanja kvalitetom. Na ovaj način osigurava se nadzor nad sustavom upravljanja kvalitetom i njegovo stalno unapređivanje. Postupak se primjenjuje na cjelokupni sustav upravljanja kvalitetom sukladno zahtjevima poslovnika kvalitete i pripadajućih procedura.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 28 od 31

Odbor za kvalitetu priprema godišnji plan unutarnjih nezavisnih prosudbi sustava upravljanja kvalitetom. Planom se predviđa vremenski raspored prosudbi sustava upravljanja kvalitetom te elementi norme i dijelovi sustava koji će se prosuđivati.

Plan osigurava da su svi organizacijski dijelovi Veleučilišta u Karlovcu i njihovi postupci prosuđuju najmanje jedanput godišnje.

Odbor za kvalitetu, na temelju godišnjeg plana, priprema kontrolnu listu unutarnjih nezavisnih prosudbi.

Rezultati prosudbi sustava kvalitete obvezatno se zapisuju.

Osim planirane unutarnje nezavisne prosudbe Odbor za kvalitetu može pokrenuti aktivnosti neplanirane unutarnje prosudbe kad za to postoji potreba.

Osobe koje provode unutarnje nezavisne prosudbe sustava upravljanja kvalitetom u pojedinim područjima djelatnosti Veleučilišta u Karlovcu moraju biti za to obrazovani i neovisni od prosuđivanog područja.

Uočene nesukladnosti zapisuju se sastavljanjem zapisa (izjave) o nesukladnosti/zapažanju. Nesukladnosti se rješavaju provođenjem popravnih radnji s određenim rokom za izvršenje sukladno postupku opisanom u pripadajućoj proceduri.

Provedene popravne radnje provjerava Odbor za kvalitetu i o tome izrađuje Zapis(nik) o provjeri učinkovitosti popravne/zaštitne radnje. Postupak unutarnje nezavisne prosudbe sustava upravljanja kvalitetom smatra se zaključenim nakon provjere pokrenutih popravnih radnji.

Na osnovu rezultata provedene prosudbe sustava upravljanja kvalitetom Odbor za kvalitetu priprema završno izvješće unutarnje nezavisne prosudbe dopunjeno nalazima s ponovljenih provjera popravnih radnji.

8.2.3 Nadzor nad procesom i mjerenje procesa Veleučilište u Karlovcu primjenjuje odgovarajuće metode za nadzor sustava upravljanja kvalitetom. Te metode potvrđuju sposobnost svakog procesa da ostvari planirane rezultate, a uključuju nezavisne unutarnje i vanjske prosudbe te praćenje zadovoljstva i prigovora korisnika.

8.2.4 Nadzor realizacije aktivnosti Veleučilište u Karlovcu neprekidno pregledava i provjerava značajke aktivnosti i pruženih usluga u svim etapama, a u skladu s procedurama realizacije usluga navedenim u pod točkom 7.5.1 ovog poslovnika.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 29 od 31

Rezultat aktivnosti proizašlih iz navedenih postupaka ne dostavlja se krajnjem korisniku dok rezultati kontrole kvalitete usluge nisu ovjereni od strane ovlaštenih djelatnika.

8.3 Upravljanje nesukladnim proizvodom Uspostavljena je dokumentirana procedura čijom se provedbom osigurava da usluga koji nije usklađena sa zahtjevima bude identificirana i da se neće koristiti do donošenja odgovarajuće odluke o daljnjem postupanju. Ponovljeni postupak pružanja usluge ili dijela procesa koji je ocijenjen kao nesukladan ponovno se provjerava sukladno standardnim postupcima nadzora kvalitete. Ukoliko je odstupanje takvog značaja da zahtijeva poduzimanje popravne mjere, inicira se postupak provedbe popravne mjere.

8.4 Analiza podataka Vodeći se načelom o odlučivanju temeljenom na informacijama Veleučilišta u Karlovcu na organiziran i definiran način prikuplja podatke o sukladnosti proizvoda, provedbi procesa, o zadovoljstvu korisnika i o dobavljačima kako bi kroz njihovo analiziranje došli do potrebnih informacija i činjenica. 8.4.1 Analiza podataka o uslugama Prikupljena i sistematizirana odstupanja na realizaciji usluga u promatranom razdoblju periodično se razmatraju i na osnovu rezultata se, sukladno potrebi, iniciraju i provode popravne mjere. 8.4.2 Analiza podataka o procesima Svakom procesu pridružene su metode nadzora i postupci mjerenja procesa. Mjerenjima procesa prikupljaju se podaci čijom se analizom određuju značajke procesa. Trajni cilj je usavršavati procese u smislu povećanja njihove učinkovitosti.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 30 od 31

8.4.3 Analiza podataka o zadovoljstvu korisnika Uz podatke koji se prikupljaju iz prigovora korisnika Odbor za kvalitetu prikuplja i analizira podatke koji se zapisuju kroz komuniciranje s korisnicima. 8.4.4 Analiza podataka o dobavljačima Analiza podataka omogućuje praćenje podataka o poštivanju ugovorene kvalitete, cijene i rokova isporuke. Svako odstupanje od utvrđenih zahtjeva i specifikacija zapisuju se tijekom realizacije aktivnosti na koji se nabavka odnosi.

8.5 Poboljšavanje 8.5.1 Neprekidno poboljšavanje Veleučilište u Karlovcu teži neprekidnom poboljšavanju učinkovitosti procesa primijenjenih u organizaciji. Uz unutarnje prosudbe i pregled kojeg provodi uprava uspostavljeni su procesi koji omogućavaju veću učestalost nadzora, prikupljanja podataka i informacija te donošenje mjera koje su usmjerene neprekidnom poboljšavanju.

Odbor za kvalitetu ima obvezu osiguravati koordinaciju sastavnica procesa trajnog poboljšavanja te inicirati i poticati mjere i nadzirati njihove rezultate. Aktivnosti trajnog poboljšavanja i njihovi rezultati dio su pregleda kojeg provodi uprava.

Proces trajnog poboljšavanja temelji se na: - pokazateljima performansi procesa; - pokazateljima performansi realizacije usluge; - pokazateljima zadovoljstva korisnika; - analiziranju problema; - pregledu postizanja ciljeva; - pregledu postizanja planova i ciljeva obrazovanja; - rezultatima unutarnjih prosudbi; - iniciranju i nadzoru provođenja popravnih i zaštitnih mjera.


Oznaka:

PK

Izdanje: 0


Datum:

2011-06-08

Stranica: 31 od 31

8.5.2 Popravne radnje Popravne radnje (mjere) poduzimaju se u svrhu otklanjanja uzroka nesukladnosti i sprečavanje njihovog ponavljanja. Uspostavljena je dokumentirana procedura koja utvrđuje odgovornosti, ovlasti i postupanje u procesu definiranja i nadzora provedbe popravnih mjera. Procedura utvrđuje sljedeće elemente procesa popravne mjere: - uočavanje nesukladnosti; - određivanje njihovog uzroka; - ocjenjivanje potrebe za mjerama koje sprečavaju njihovo ponavljanje; - definiranje i primjenu mjera; - zapisivanje rezultata poduzete mjere; - pregled poduzetih popravnih mjera.

8.5.3 Zaštitne radnje Zaštitne radnje (mjere) odražavaju proaktivni pristup sprečavanju pojave nesukladnosti čineći dio procesa trajnog poboljšavanja. Dokumentirana procedura utvrđuje elemente procesa za zaštitne mjere, definirajući odgovornosti, ovlasti i aktivnosti za: - prepoznavanje potencijalnih nesukladnosti i njihovih uzroka; - ocjenjivanje potrebe za mjerama koje će spriječiti pojavu nesukladnosti; - definiranje i provedbu mjera; - zapisivanje rezultata poduzete mjere; - pregled poduzetih zaštitnih mjera.

Postupci i odgovornosti za iniciranje, poduzimanje i nadzor učinkovitosti zaštitnih mjera propisani su dokumentiranom procedurom.

8.5.3.1 Dokumentacija

� QP 7.2-02 Postupak za prigovore korisnika � QP 8.2-01 Postupak za utvrđivanje zadovoljstva korisnika � QP 8.2-02 Postupak za unutarnje prosudbe � QP 8.3-01 Postupak za upravljanje nesukladnošću � QP 8.5-01 Postupak za poboljšavanje sustava � QP 85-02 Postupak za popravne i preventivne radnje

poslovnik sustava upravljanja kvalitetom · pdf fileupravljanja kvalitetom sukladno normi hrn...

Documents