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Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INIFAP

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POLÍTICAS, BASES Y LINEAMIENTOS EN MATERIA DE

ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES FORESTALES,

AGRÍCOLAS Y PECUARIAS


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I. Introducción

II. Glosario de términos

III. Ámbito de aplicación y materia que regula

IV. Descripción de las Políticas

V. Establecimiento de Bases y Lineamientos

A) Planeación A.1 Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios

B) Contratación B.1. Solicitud de compra o servicio B.2. Investigación de Mercado B.3. Suficiencia Presupuestal B.4. Documentación Soporte B.5. Verificación de la existencia de Contratos Marco B.6. Licitación Pública B.7. Invitación Cuando Menos a Tres Personas B.8. Adjudicación Directa B.9. Suscripción de Contratos B.10. Garantías B.11. Del Comité y Subcomité de Adquisiciones B.12. Contrataciones con Dependencias y Entidades


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B.13. Criterios para la consolidación de los Bienes y Servicios

C) Administración del contrato C.1. Recepciones de Bienes o Servicios

C.2. Pago proveedores C.3. Convenios Modificatorios C.4. Penas Convencionales C.5. Recisión o terminación anticipada

VI. Transitorios


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I. INTRODUCCION

De acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo 2007‐2012, en el que se establece la simplificación administrativa y mejora regulatoria en toda la Administración Pública con el objeto de reducir y simplificar al máximo las disposiciones administrativas se emiten las siguientes Políticas, Bases y Lineamientos de aplicación general en el Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias (INIFAP).

La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento, que son de orden público, tienen por objeto regular las acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación, contratación, gasto y control de las adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y la prestación de servicios de cualquier naturaleza, que realice entre otros, el Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas, y Pecuarias, en su carácter de Organismo Público Descentralizado de la Administración Publica Federal.

Con fundamento en el artículo 1 de la misma Ley, corresponde al titular del Instituto, emitir bajo su responsabilidad, las Políticas, Bases y Lineamientos en las materias aludidas, a propuesta del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INIFAP conforme a lo señalado en el artículo 22, fracción III de la citada Ley y con fundamento en los artículos 58, fracción VII de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Tales Políticas, Bases y Lineamientos deberán ser aprobadas por su H. Junta de Gobierno.

Asimismo, dar a conocer a los terceros involucrados en los procesos de adquisición y a los servidores públicos del Instituto, las Políticas, Bases y Lineamientos que aplican en los procesos de adquisición, arrendamiento de bienes muebles y prestación de servicios de cualquier naturaleza, a fin de asegurar al Estado, las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes, y contar con las bases para garantizar el uso óptimo de los recursos.

Con el establecimiento de las Políticas, Bases y Lineamientos se concretan todos aquellos elementos que se consideren necesarios y suficientes para acreditar, en toda adquisición o arrendamiento de bienes muebles y prestación de servicios, se haga bajo los criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez, que aseguren las mejores condiciones para el Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias.


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En cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo segundo transitorio del Acuerdo por el que se emiten diversos lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios y de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 09 de Septiembre de 2010, se modifican las Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y servicios de Bienes muebles y Prestación de Servicios de cualquier naturaleza que realice el Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias.

Las Políticas, Bases y Lineamientos contenidas en este documento, establecen criterios que permiten la desconcentración de funciones y la efectiva delegación de facultades, como se establece en el artículo 9 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Estos criterios están apegados a las acciones de descentralización que lleva a cabo el Instituto a fin de hacer más funcional y operativa las actividades de las áreas centrales a favor de los Centros de Investigación Regional, Centros de Investigación Disciplinaria y Campos Experimentales que integran al INIFAP. Con esta acción se pretende fortalecer la gestión autónoma de dichos Centros, con base en los criterios de modernización de la Administración Pública Federal, la cual promueve la eficiencia y eficacia. A fin de que fortalezcan su autonomía de gestión atendiendo a los criterios de modernización de la Administración Pública Federal.


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II. GLOSARIO DE TÉRMINOS Para efecto de las presentes Políticas, Bases, y Lineamientos para la adquisición, arrendamientos y servicios, se entenderá, además de lo establecido en el artículo 2 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico y 2 de su Reglamento, los siguientes términos: ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS: Lo que comprende el artículo 3 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector público. AD (ADJUDICACIÓN DIRECTA): Procedimiento de contratación previsto por los artículos 26 fracción III, 41 y 42 de la Ley, así como el 54 del Reglamento, que puede resultar de una excepción de licitación pública, de una adjudicación por monto o como resultado de dos procedimientos de licitación pública o invitación a cuando menos tres personas, declaradas desiertas. ARRENDAMIENTO: Operación donde las partes contratantes se obligan recíprocamente a conceder el uso o goce temporal de un bien mueble e inmueble, y a pagar por ese uso o goce a un precio cierto. ÁREA REQUIRENTE: La que en el INIFAP este autorizada para solicitar o requerir formalmente la adquisición o arrendamiento de bienes o la prestación de servicios. ÁREA CONTRATANTE: La que en el INIFAP este facultada para realizar procedimientos de contratación a efecto de adquirir, arrendar bienes o contratar la prestación de servicios que requiera el Instituto. BIENES MUEBLES: Aquellos bienes que atendiendo a su naturaleza, pueden trasladarse de un lugar a otro y que con esa naturaleza, considera el Código Civil Federal. CASO FORTUITO: Acontecimiento imprevisto o que siendo previsible es inevitable: Resulta ajeno a la voluntad del contratante y del proveedor. Este acontecimiento puede ser temporal, probando sólo el retraso en el cumplimiento de las obligaciones o bien, puede ser permanente y definitivo, lo cual traería como consecuencia que no se pudiesen seguir cumpliendo con las obligaciones contractuales pactadas. CAS: Coordinación de Administración y Sistemas.


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CAAS: Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. CE: Campo Experimental. CENID´S: Centros Nacionales de Investigación Disciplinaria. CENTRO DE COSTO: Unidades Administrativas que integran el INIFAP: Oficinas Centrales, Centros de Investigación Regional y Centros Nacionales de Investigación Disciplinaria. CIR´S: Centros de Investigación Regional.

CONTRATO: Documento a través del cual se formalizan las Adquisiciones, Arrendamientos o Servicios de bienes muebles según corresponda, de conformidad con la firma de estos y sus modificaciones.

CONVENIO: Documento a través del cual se formalizan modificaciones a contratos. COMITÉ: Comité Central de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Oficinas Centrales, de acuerdo el Articulo 22 de la Ley y 14 al 19 del Reglamento de la misma. COMPRANET: Sistema Electrónico de Información Pública Gubernamental sobre Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, a cargo de la Secretaría de la Función Pública. DAR: Dirección de Administración Regional en los CIR´S . DC: Dirección de CENID. DG: Dirección General. DR: Dirección Regional. DDHyP: Dirección de Desarrollo Humano y Profesionalización. DEFRC: Dirección de Eficiencia Financiera y Rendición de Cuentas. DOF: Diario Oficial de la Federación.


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DRMS: Dirección de Recursos Materiales y Servicios. EXCEPCIÓN A LA LICITACIÓN PÚBLICA: Procedimiento de contratación previsto en los artículos 40, 41 y 42 de la LAASSP (adjudicación directa ó invitación a cuando menos tres personas). INIFAP: Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias. INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS (ITP): Procedimiento de contratación previsto en los artículos 26 fracción II, 42 y 43 de la Ley y 53 de su Reglamento. JA: Jefaturas de Administración de los CENID´S. LP.: Licitación Pública, procedimiento público de contratación en el cual puede participar cualquier persona física o moral previsto en el artículo 26 fracción I y 28, fracción I de la Ley, así como el 24 de su Reglamento

LEY: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. LICITANTE: Persona física o moral proveedora de bienes o servicios que participe en cualquier procedimiento de Licitación Pública, o bien, de invitación a cuando menos tres personas. MIPYMES: las micro, pequeñas y medianas empresas de nacionalidad mexicana a que hace referencia la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa. OIC: Órgano Interno de Control en el INIFAP. PAAS: Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios. PEF: Presupuesto de Egresos de la Federación. PROVEEDOR: Persona con quien se celebren Contratos de Adquisiciones, Arrendamientos o Servicios. REGLAMENTO: Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector público.


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SAAI: Subdirección de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios. SUBCOMITÉ: Subcomités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de los CIR´S y CENID´S. SMGVDF: Salario Mínimo General Vigente del Distrito Federal SOLICITUD DE COMPRA: Documento mediante el cual los Centros y Unidades de Costo de Oficinas Centrales, CIR´S, CENID´S y Campos Experimentales formalizan sus solicitudes de adquisición de bienes SOLICITUD DE SERVICIO: Documento mediante el cual los Centros y Unidades de Costo de Oficinas Centrales, CIR´S, CENID´S y Campos Experimentales, formalizan sus solicitudes de prestación de servicios. SFP: Secretaría de la Función Pública. SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público. SOPSG: Subdirección de Obra Pública y Servicios Generales. UJ: Unidad Jurídica. Unidades de Costo: Campos Experimentales.


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III. AMBITO DE APLICACIÓN Y MATERIA QUE REGULA

Las presentes Políticas, Bases y Lineamientos son de aplicación general para todos los Centros de Costo que integran el INIFAP como: Oficinas Centrales, Centros de Investigación Regional y Centros Nacionales de Investigación Disciplinaria. Lo anterior en materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Servicios.


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IV. DESCRIPCIÓN DE POLÍTICAS Los servidores públicos del INIFAP, que participen en los procedimientos de contratación en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, observarán las siguientes políticas:

1. Contribuir a la mejora del proceso de adquisiciones en todas las Unidades Administrativas que integran el INIFAP.

2. Planear, programar, presupuestar, contratar, ejecutar y controlar las

Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Servicios que se requieran, con una visión integral de corto, mediano y largo plazo. Se identificarán los bienes y servicios susceptibles de contratar de manera consolidada, a fin de obtener las mejores condiciones del mercado en cuanto a calidad y costo para el Instituto.

3. Fomentar la transparencia y la simplificación administrativa en los procedimientos de contratación que se lleven a cabo.

4. Fomentar participación de las micro, pequeña y medianas empresas nacionales en los procedimientos de contratación, dando cumplimiento a la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa.

5. Verificar que en las Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Servicios, se cumpla con las Normas Oficiales Mexicanas (NOM), disposiciones de seguridad industrial, salud en el trabajo y protección ambiental, de acuerdo con la normatividad aplicable.

6. Las áreas requirentes deberán presentar sus solicitudes ante el área Contratante con la debida oportunidad y antelación necesaria, para permitir que los procesos correspondientes, se realicen con apego a la normatividad aplicable.

7. Los titulares de las Direcciones de Centros y de Oficinas Centrales vigilarán que del total de sus contrataciones anuales, algunas se realicen por medio de Licitaciones Públicas de acuerdo con el porcentaje autorizado por la H. Junta de Gobierno del INIFAP. Una vez aprobado el porcentaje el Director de Recursos Materiales, informará la autorización.


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8. Las adquisiciones en materia informática capítulo 5000 sólo se realizarán previa aprobación técnica de la Dirección de Evaluación y Sistemas. En caso de capítulo 2000 bastará con la aprobación técnica de la Jefatura de Sistemas de los CIR’s, o equivalente en CENID’s. La constancia de la aprobación técnica deberá anexarse a la solicitud de compra.

9. En las contrataciones de servicios profesionales, el importe se determinará de acuerdo con las actividades a realizar, en un nivel del tabulador autorizado por el Instituto. No se podrá pagar más de lo señalado en el tabulador. En la solicitud del servicio, se deberá anexar el nivel de los servicios a contratar.

10. Para las adquisiciones de bienes muebles, se deberán registrar todos los contratos, en el sistema informático, aún cuando no sean mayores a los 300 SMGDF, sin olvidar que se deberá contar un oficio de liberación de inversión firmado.

11. Cuando se realice los contratos de manera consolidada en Oficinas Centrales, se realizará la captura del pedido en la Subdirección de Recursos Materiales que corresponda y se enviará a los Centros de Costo para su soporte.

12. La Ofertas Subsecuentes de Descuento, sólo se deberá utilizar en licitaciones electrónicas.

13. Para realizar contrataciones de arrendamiento con opción de compra, se deberá contar con un estudio de factibilidad, el cual debe contener, costo de mantenimiento, consumibles, depreciación y las condiciones de la compra el cual debe de esta validado por la DRMS.

14. En el INIFAP no se podrán adquirir bienes usados, salvo edificios o terrenos.

15. No se podrán adquirir vehículos con un valor mayor al importe autorizado para una adjudicación directa, salvo en los casos que exista una justificación clara, y previamente autorizada por el Coordinador de Administración y Sistemas (CAS). Quedan exceptuados de este importe, los vehículos de transporte, carga y otros requerimientos especiales necesarios para la operación de proyectos específicos, ejemplo vehículo de doble tracción.


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V. BASES Y LINEAMIENTOS

A) Planeación Bases: En el INIFAP las áreas requirentes facultadas para realizar una solicitud al área contratante de acuerdo a las solicitudes que realicen los usuarios son:

En Oficinas Centrales

El Director General o persona que este designe

Los Coordinadores de Planeación, Investigación y Administración

Titular del Órgano Interno de Control

Titular de la Unidad Jurídica

Los Directores de Área

En los CIR’s

El Director Regional

El Director de Investigación

El Director de Planeación

El Director de Administración

En los Campo Experimentales

El Jefe de Campo

En los CENID´s

Director del Centro

El Jefe de Administrativo

El Jefe de Operación

Las áreas contratantes deberán de efectuar la planeación, programación y presupuestación de sus requerimientos de adquisiciones, arrendamientos y servicios, conforme a las necesidades de las áreas requirentes. Esta acción se realizara de acuerdo a los programas de operación e inversión y se ajustara a los objetivos y prioridades del Plan Nacional de Desarrollo, y previsiones contenidas en sus programas anuales y presupuesto correspondiente, considerando las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal establecidas en el Decreto de Egresos del Ejercicio vigente.


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Lineamientos: En la planeación de adquisición de bienes, arrendamientos de bienes muebles y servicios, las áreas contratantes deberán adoptar ciertas medidas, a fin de obtener bienes y servicios de mejor calidad. Para cumplir lo anterior, es necesario considerar lo siguiente:

1. Bienes de inversión a) Verificar que sean de tecnologías alternas o avanzadas, más rentables,

económicas y con mejores sistemas de operación

b) Que contribuyan al ahorro de energía

c) Que generen la menor emisión de contaminantes y/o gases que afecten o alteren el medio ambiente

d) Que requieran el menor uso de agua y/o proporcionen la mayor capacidad de

reutilización de la misma

2. En la Solicitud de pedido se deberán señalar, las características técnicas, (evitando la utilización de marcas), y requerir especificaciones idénticas a las señaladas en catálogos comerciales, (salvo en los casos del artículo 41 fracción I y VIII de la Ley), que puedan dirigir las contrataciones a un licitante en particular. Con lo anterior se evitara limitar la libre participación en los procedimientos de contratación, considerando entre otros los mencionados en el artículo 29 del Reglamento.

3. Especificar en la solicitud de pedido y/o servicio con cargo, a qué proyecto autorizado se va a realizar la contratación.

A.1. Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Bases: Las áreas requirentes deberán elaborar su PAAAS, por medio del documento de necesidades, debidamente requisitado de acuerdo con lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, Art. 20 y 21; y en el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones,


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Arrendamientos y Servicios del Sector Público, en el proceso de planeación. El Programa Anual en referencia deberá elaborarse antes del 31 de enero del ejercicio en curso y en caso necesario, se actualizará durante los últimos cinco días de cada mes.

Lineamientos: Con el propósito de cumplir, en tiempo y forma con las fechas señaladas por la Ley en materia de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público, las áreas requirentes deberán asumir los siguientes compromisos:

Las áreas requirentes, deberán elaborar el programa de requerimientos para el ejercicio siguiente, debiendo proporcionar dicha información a las áreas encargadas de consolidar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios antes del 15 de Enero del ejercicio correspondiente. Esto será considerando los programas de operación, mantenimiento e inversión, bajo su responsabilidad.

Los CIR’s y CENID’s enviarán su Programa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para su consolidación

Los responsables de elaborar y actualizar el PAAS son: En Oficinas Centrales: las Subdirecciones de Adquisiciones y Almacenes e

Inventarios y Obra Pública y Servicios Generales. En los CIR’s, el Director de Administración y Jefe de Departamento de

Recursos Materiales. En los CENID’s el Jefe del Departamento de Administración. En los Campos Experimentales el Jefe de Campo.

Las subdirecciones de Recursos Materiales serán las responsables de la consolidación, y deberán integrar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, a fin de someterlo a autorización del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios a más tardar el 25 de Enero del ejercicio correspondiente.


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B) Contratación

B.1. Solicitudes de Compra y/o Servicio

Bases: El trámite de toda adquisición, arrendamiento o servicio, requiere solicitud de compra o servicio debidamente completada en su contenido por el área requirente. La Solicitud, deberá contener una descripción de las especificaciones de los bienes y/o servicios requeridos, indicando en su caso, la vigencia para la contratación, así como el tipo de recurso presupuestal; el Proyecto o Programa y la autorización del servidor público facultado para ello. Lo anterior sin perjuicio de las autorizaciones que en su caso deba recabar el área requirente del bien o servicio de acuerdo con la normatividad aplicable.

Lineamientos:

Las adquisiciones de bienes deberán tramitarse mediante solicitud de compra la Dirección de Recursos Materiales y Servicios en Oficinas Centrales, Direcciones de Administración Regional en los CIR’s y Jefaturas Administrativas en los CENID’s. Los servidores públicos para autorizar una solicitud de compra o requisición de servicios, son los siguientes:


El Director General o persona que este designe

Los Coordinadores de Planeación, Investigación y Administración

Titular del Órgano Interno de Control

Titular de la Unidad Jurídica

Los Directores de Área

En los CIR’s

El Director Regional

El Director de Investigación

El Director de Planeación

El Director de Administración


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El Jefe de Campo

En los CENID´s

Director del Centro

El Jefe de Administración

El Jefe de Operación

B.2. Investigación de Mercado

Bases: La investigación de mercado y el resultado de la evaluación técnica, recaerán en los servidores públicos del área requirente que ocupen un nivel de jefe de departamento como mínimo, ya que en el Instituto no existe un área especializada de mercadeo como lo indica la Ley. Por lo tanto, la investigación de mercado deberá realizarse entre el área contratante y el área requirente. La autorización de las solicitudes de compra o servicio, responsabilidad de las áreas usuarias, no podrá recaer en servidores públicos que ocupen un puesto inferior al señalado.

Lineamientos: En caso de que sea imposible realizar la investigación de mercado, como lo indica la Ley, debe quedar por escrito de qué manera se realizó dicha investigación y cuáles fueron los medios utilizados. En el supuesto de que sea a través de llamadas telefónicas, se deberá asentar quién atendió.

B.3. Suficiencia Presupuestal Bases: Las áreas requirentes deberán considerar la disponibilidad presupuestal correspondiente, a fin de asegurar los recursos financieros que permitan garantizar la disponibilidad, continuidad y seguridad de bienes y servicios.

Lineamientos:


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Todas las solicitudes de compra o servicio deberán contar con una validación presupuestal emitida por los siguientes servidores públicos, para continuar con el proceso de contratación.


Subdirectora de Contabilidad y Finanzas En los CIR’s

Jefe de Recursos financieros

En los Campos Experimentales

Jefe Administrativo

En los CENID’s

Jefe Administrativo

B.4. Documentación Soporte

Bases: Para continuar con el proceso de contratación de un bien o servicio, la solicitud debe entregarse debidamente autorizada y con los soportes correspondientes, como se indica en el lineamiento.

Lineamientos: Cuando se entregue al área contratante una solicitud de compra o servicio deberá contener lo siguiente:

Especificaciones técnicas perfectamente definidas sin mencionar marcas,

números de catálogos, características que se inclinen a una sola marca, etc.

Previa investigación de mercado

Indicar el programa o proyecto


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B.5. Verificación de la Existencia de Contratos Marco Bases: Antes de realizar cualquier tipo de contratación, se deberá verificar en el sistema COMPRANET si existe contrato marco del bien o servicio que se va a adquirir. Cada Centro de Costo será responsable de verificar la existencia del contrato y será a través de los siguientes servidores públicos.


El Jefe de Departamento de Compras e Inventarios

El Jefe de Departamento de Servicios

En los CIR’s

El Jefe de Departamento de Recursos Materiales


El Jefe administrativo

En los CENID´s


Lineamientos: Si existe un contrato marco del bien o servicio a adquirir, se deberá notificar a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para que se realicen los trámites necesarios para solicitar la adhesión al mencionado contrato.

B.6. Licitación Pública

Bases: Por regla general, las contrataciones de bienes o servicios deberán ser efectuadas

mediante y/o a través de licitaciones, salvo sus excepciones, las áreas de

contratación serán las responsables de la adecuada integración de las bases.


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Lineamientos:

Con objeto de dar transparencia, se solicitará la revisión del proyecto de

convocatoria al Comité Revisor de Bases a quien corresponda verificar que el

proyecto de convocatoria de licitación pública que presenten las áreas de

contratación, se apeguen los respectivos modelos. Estos, deben observar las

disposiciones señaladas en la Ley de Adquisiciones y su Reglamento, en los

capítulos de compras de los Tratados y disposiciones reglamentarias y

administrativas aplicables.

Los servidores públicos responsables de realizar las convocatorias son:


El Jefe de Departamento de Compras e Inventarios en conjunto con el Subdirector de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios

El Jefe de Servicios Generales en conjunto con el Subdirector de Obra y Servicios

En los CIR’s

El Jefe de Recursos Materiales en conjunto con el Director de Administración

En los CENID´s


Una vez revisado el proyecto de convocatoria, será responsabilidad de las áreas de

contratación, integrar y difundir el documento con los comentarios que se reciban

sobre el proyecto. También deberán responder, sobre su procedencia o

improcedencia. El documento deberá publicarse en COMPRANET antes de la

publicación de la convocatoria.

En las licitaciones públicas aún cuando sólo se recibiera una propuesta, ésta será

evaluada.


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Para efecto de los porcentajes de precios no aceptables y precios convenientes,

sólo se aplicarán cuando se utilice el sistema de evaluación binario.

Precio no aceptable: cuando sea superior al 10% en comparación con la

investigación de mercado la cual habrá de realizarse con base en el artículo 51 del

Reglamento de la LAASP.

Precio conveniente: cuando el precio sea igual o superior al obtenido de restar del

promedio de las ofertas el 40%.

Evaluación con el procedimiento de puntos y porcentajes, deberá realizarse de

acuerdo a los Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios los cuales se mencionan en el siguiente cuadro.

Documentación necesaria para acreditar cada subrubro:

Forma y términos para devolver o destruir proposiciones. Las áreas contratantes

podrán devolver a petición del licitante, o destruir las proposiciones desechadas

durante la licitación pública o invitación cuando menos a tres personas, una vez

transcurridos 90 días naturales contados a partir de que se dé a conocer el fallo de

la licitación o invitación. En caso de que exista alguna inconformidad en trámite, se

sujetará a lo dispuesto en el artículo 56 de la Ley.

Rubros Documentos

Características técnicas de los bienes Fichas técnicas del fabricante

Capacidad del Licitante Ultima declaración ante la SHCP,

documentos del IMSS, comprobación

de ser MIPYMES

Experiencia y Especialidad del Licitante Copia de contratos

Cumplimiento de Contratos Copia de contratos y cancelación de la

garantía


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Lapso de impedimento para proveedores rescindidos. Según lo indica el artículo

50 de la Ley, en el INIFAP las áreas contratantes, podrá impedir a los proveedores

que se encuentren en esos supuestos, que participen en cualquier procedimiento

de contratación.

La SFP, inhabilitará temporalmente a las personas que se encuentren en alguno de

los supuestos que establece el artículo 60 de la misma ley. Para tal efecto, las áreas

contratantes se apegarán invariablemente a dicho artículo para no permitir a los

licitantes la participación en cualquier procedimiento de contratación.

B.7. Invitación Cuando Menos a Tres Personas

Bases: La convocatoria de invitación cuando menos a tres personas, se deberá publicar en

la página electrónica del INIFAP, cinco días hábiles de anticipación a la emisión de

la primera invitación. Las áreas contratantes son las responsables de publicar la

convocatoria, este proceso tiene su inicio cuando se entrega la primera invitación y

termina con el fallo.

Lineamientos: Se deberán apegar a los lineamientos que se mencionan en el punto anterior, es

decir, al de una licitación pública.

B.8. Adjudicación Directa

Bases: Para los casos de adjudicaciones directas fundamentadas en el artículo 41 de la Ley

de Adquisiciones, no se requiere emitir fallo, únicamente será necesario contar con

el dictamen para la adjudicación del contrato, en términos del artículos 40 de la


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Ley. Las contrataciones fundadas en el artículo 41 de la Ley deben estar

autorizadas por:

En Oficinas Centrales por el Coordinador de Administración y Sistemas. En los CIR’s el Director del Centro. En los CENID’s el Director del CENID.

Para los casos de adjudicaciones directas fundamentadas en el artículo 42 de la Ley

de Adquisiciones, no será necesaria la elaboración del dictamen.

Lineamientos:

En las adjudicaciones directas de hasta un importe de 300 SMGVDF no será

necesario realizar un pedido en el sistema, pero se deberá contar con una relación

de gastos de todas las adjudicaciones directas realizadas.

Cuando la contratación se lleve a cabo bajo el procedimiento de adjudicación

directa con fundamento en los artículos 41 o 42 de la Ley y cuando el área

requirente, bajo su responsabilidad sea la que propone al prestador de servicio

y/o proveedor se hará constar en el contrato o pedido.

B.9. Suscripción de Contratos

Bases: En el INIFAP las áreas contratantes serán:


La Coordinación de Administración y Sistemas, a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

En los CIR’s

La Dirección de Administración. En los CE

La Jefatura Administrativa.


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En los CENID´s

La Jefatura Administrativa.

En el INIFAP, los servidores públicos facultados para llevar a cabo las contrataciones son:


El Director de Recursos Materiales y Servicios

El Subdirector de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, en conjunto con el Jefe de Departamento de Compras e Inventarios.

El Subdirector de Obra y Servicios en conjunto con el Jefe de Servicios Generales.

En los CIR’s

El Director de Administración en conjunto con el Jefe de Recursos Materiales.

En los CE

El Jefe del Campo en conjunto con el Jefe Administrativo.

En los CENID´s

El Director del Centro en conjunto con el Jefe de Administrativo.

Cabe señalar que si el importe de la contratación rebasa los 300 S.M.G.V, pero es

menor al 50% de la A.D., bastara con el contrato que proporcione el Sistema

informático Vigente, en caso de que rebase el monto del 50% de la A.D. se requerirá

formalizar con un contrato que incluya declaraciones de ambas partes, y tener así el

soporte documental de la adquisición.

Las áreas contratantes en los CIR’s, CENID’s y Oficinas Centrales, deberán prever lo

necesario a fin de que los contratos se elaboren con toda oportunidad, para cumplir

con los plazos señalados en la Ley.

Para proteger en todo momento los intereses de los CIR’s, CENID’s y Oficinas

Centrales, las áreas contratantes, elaborarán los contratos con las mínimas


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cláusulas necesarias previstos en la Ley, de acuerdo con el tipo de operación que se

realice, en función del alcance de las obligaciones y derechos de las partes.

Lineamientos:

Los contratos deberán contener los requisitos que establece la Ley, en su artículo 45,

así como las declaraciones que se consideren necesarias para acreditar tanto la

personalidad como las facultades de las partes que los suscriben y las autorizaciones

que correspondan, entre otras. Deberán utilizarse los modelos institucionales de

contratos autorizados o validados por la Unidad Jurídica del INIFAP, mismos que no

deberán modificarse sin su autorización.

Los contratos que celebren los CIR’s, CENID’s y Oficinas Centrales, deberán

formalizarse en atención a lo siguiente:

a) Sin excepción, los actos y contratos derivados de las licitaciones públicas de

bienes, arrendamientos de bienes muebles y servicios que hubieren de ser

utilizados o prestados en el país, deberán realizarse y formalizarse en territorio

nacional.

b) Los contratos que se deriven de los procedimientos internacionales de

invitación a cuando menos tres personas y de adjudicación directa, aún cuando

los bienes o servicios hubieren de ser utilizados en el país, podrán suscribirse

fuera del territorio nacional, pactando preferentemente que se sujeten a las leyes

y jurisdicción mexicana, en términos del artículo 16 de la Ley. Cuando requiera

suscribirse un Contrato en un idioma diferente al español, se podrá formalizar su

correspondiente versión en otro, acotando en ambos instrumentos, que el

Contrato se suscribe en los dos idiomas y que en caso de controversia

prevalecerá la versión redactada en español. En el caso de que el proveedor no

pueda sujetarse a la normatividad vigente, el contrato se realizará con base en

las normas vigentes del país del proveedor con quien se está celebrando el

contrato. Lo cual tendrá que dejar el antecedente de la imposibilidad.


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Los extranjeros con personalidad moral que celebren contrataciones de bienes y

servicios en territorio nacional deberán acreditar legalmente su existencia

mediante documentos equivalentes a las escrituras constitutivas y el registro

correspondiente, expedido en el extranjero, apostillados por la autoridad

extranjera correspondiente o legalizada por la representación consular mexicana.

También, podrán presentarse protocolizados ante notario público legalmente

establecido en territorio mexicano.

Para acreditar las facultades del representante legal, deberán presentar los

poderes, debidamente protocolizados ante notario público, establecidos

legalmente en territorio mexicano.

Se entenderá como fecha de formalización del contrato, la fecha en que éste sea

suscrito por el proveedor.

En los casos en que previo a la formalización del contrato la Secretaría de Hacienda

y Crédito Público comunique al INIFAP que el proveedor no se encuentra al

corriente en sus obligaciones fiscales, no se formalizará el contrato por lo que éste

podrá adjudicarse al licitante que hubiere obtenido el segundo lugar, siempre y

cuando su propuesta no supere el diez por ciento respecto a la que obtuvo el

primer lugar. De esta forma, se deberá informar a la Dirección de Recursos

Materiales y Servicios Generales para que se notifique ante el Comité de

Adquisiciones que corresponda así como a la SFP, para efectos de la fracción IV del

artículo 60 de la Ley.

En las bases de licitación o de invitación y en las solicitudes de cotización para

efectos de una adjudicación directa, así como en los contratos, deberán preverse

los aspectos fiscales correspondientes. Esto con la finalidad de que los proveedores

nacionales y extranjeros conozcan la causación y retención de las contribuciones

que procedan conforme a las leyes tributarias mexicanas.

Para suscripción de contratos abiertos estos deben ser de bienes, arrendamientos

o servicios que se requieran reiteradamente. En el contrato se deberán especificar

los montos mínimos y máximos, en el cual el monto mínimo no podrá ser inferior

al 40% del total del presupuesto.


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El Coordinador de Administración y Sistemas, los Directores Regionales, y los

Directores de CENID´s, Directores de administración de los CIR’s Jefes

Administrativos de los CENID’s y los Jefes de Campo, son las personas facultadas

para la formalización de los contratos, pedidos y convenios, los cuales de manera

expresa deben contar con el poder otorgado de conformidad con las disposiciones

legales aplicables.

Oficinas Centrales: Los contratos o pedidos, deberán ser firmados por el Subdirector de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios o el Subdirector de Servicios y Obra Pública y el Director de Recursos Materiales y Servicios hasta por un monto del 50% de la A.D. sin incluir el IVA. Si se supera esa cantidad se requerirá la firma del Coordinador de Administración y Sistemas y será mediante contratos. CIR: Los contratos o pedidos deberán ser firmados por el Jefe de Departamento de Recursos Materiales y el Director de Administración hasta por un monto igual a la A.D. sin incluir el IVA. Rebasada esa cifra, se requerirá la firma del Director Regional del CIR y sólo será mediante contratos. Campos Experimentales: Los contratos o pedidos podrán ser firmados por el Jefe Administrativo y el Jefe del Campo Experimental hasta por un monto del 50% de la A.D. sin incluir el IVA, superando esa cifra y hasta el importe de A.D. sin incluir el IVA, se requerirá la firma del Director de Administración del CIR y superando esa cantidad, requerirá la firma del Director Regional del CIR y sólo será mediante contratos. CENID: Los contratos o pedidos deberán ser firmados por el Jefe Administrativo y el Director del CENID.

B.10. Garantías

Bases: Las áreas contratantes y requirentes definirán conjuntamente las garantías que, en

su caso, deberán exigirse a los proveedores.


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De acuerdo en el Art. 48 de la LAASP y 86 de su Reglamento, estas garantías

podrán reducir el porcentaje de cumplimiento cuando el proveedor se encuentre

en el Registro Único de Proveedores, y que durante los últimos cinco años hasta la

fecha de contratación no esté sancionado por la Secretaría de la Función Pública,

en los últimos cinco años y que tampoco se le haya rescindido contrato alguno en

el mismo período. Lo anterior, debe de estar justificado y asimismo se deberá

dejar el antecedente documental de la reducción que se realice, la cual no podrá

ser menor al 5%.

Lineamientos:

Los instrumentos de garantía, deberán estar suscritos a favor del INIFAP.

Atendiendo el Art. 103 del reglamento de la LAASP y el 86 del Reglamento de la Ley

de Servicios de la Tesorería de la Federación, los tipos de fianza que se pueden

recibir serán: Fianza otorgada por institución autorizada, cheque certificado o de

caja expedido a favor del INIFAP.

Cuando por la naturaleza, características y uso de los bienes o la prestación de los

servicios, de acuerdo con el área usuaria, no sea necesario que el proveedor o

prestador de los servicios posteriormente a la entrega de los bienes o a la

conclusión de los servicios, responda por los defectos y vicios ocultos de los bienes

o por la calidad de los servicios, el área contratante no deberá requerir esta

garantía.

Cuando proceda garantizar el cumplimiento de la obligación de responder por los

defectos y vicios ocultos de los bienes y la calidad de los servicios, así como

cualquier otra responsabilidad en que hubiere incurrido el proveedor en términos

de las obligaciones pactadas derivadas del contrato, las áreas contratantes

vigilarán que estos conceptos y los periodos de cobertura se consignen en las

fianzas, cuando este sea el instrumento de garantía.


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Deberá preverse que los contratos incluyan como anexo, el (los) modelo(s) de

texto de garantía que se haya(n) elegido.

En caso de que se realice convenio modificatorio a los contratos formalizados, las

áreas de contratación vigilarán la entrega del documento modificatorio de la

garantía por parte del proveedor, dentro de los primeros diez días naturales

siguientes a la firma del convenio modificatorio respectivo o antes de que concluya

el plazo acordado en el mismo cuando éste sea menor a diez días. Está obligación

deberá preverse en el contrato correspondiente.

Las áreas usuarias deberán vigilar que la ejecución del contrato se lleve a cabo en

estricto cumplimiento a lo establecido en el mismo, para evitar incurrir en actos u

omisiones que comprometan la eficacia de las garantías.

Los casos en los que se debe solicitar las garantías son los siguientes:

Para garantizar el debido cumplimiento de las obligaciones pactadas en el

contrato.

Para garantizar los anticipos y pagos progresivos por el cien por ciento de los

mismos.

Para garantizar, cuando se requiera, además del cumplimiento del contrato, el

cumplimiento de la obligación de responder por los defectos y vicios ocultos

de los bienes y la calidad de los servicios, así como cualquier otra

responsabilidad en que hubieren incurrido los proveedores en los términos

señalados en el contrato, cuyo plazo de entrega o prestación del servicio sea

superior a 10 días naturales.


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B.11. Del Comité y Subcomité de Adquisiciones

Bases: La actuación del Comité y Subcomité de Adquisiciones estará sujeta a su Manual de

Integración y Funcionamiento del Comité y Subcomité de Adquisiciones,

Arrendamientos y Servicios, respectivamente.

Lineamientos:

Para efecto de la integración del informe trimestral a que se refiere el artículo 22

fracción IV, de la Ley y 23 del Reglamento, las Unidades Administrativas deberán

remitir la información al Secretario Técnico del Comité o Subcomité de

Adquisiciones dentro los primeros cinco días de los meses de enero, abril, julio y

octubre para que sea analizada por el mismo. Este informe deberá contener

adicionalmente las contrataciones que se hubieren realizado al amparo de las

fracciones I, II y XII del artículo 41 de la Ley de Adquisiciones y el cual deberá de

tener la opinión favorable del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios del Centro de Investigación que corresponda.

A fin de favorecer la utilización de criterios homogéneos, los comités y subcomités

de Adquisiciones, invitarán a sus sesiones ordinarias y extraordinarias a:

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios (en caso de los CIR’s Y

CENID’s)

La Unidad Jurídica

El Órgano Interno de Control

Representante del área requirente, que el Titular designe.

Lo anterior con el objeto de coadyuvar en la mejor resolución de los casos, todos

con el carácter de invitados, enviándoles con oportunidad, la documentación

correspondiente de los asuntos a tratar, mínimo tres días antes de la sesión.

Se deberá utilizar el mismo formato para la presentación de casos.


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B.12. Contrataciones con Dependencias y Entidades Bases: Todas las Unidades administrativas del INIFAP, deberán asegurar las mejores

condiciones en la contratación de bienes, arrendamientos o servicios con las

dependencias y entidades a las que se refieren los artículos 1 de la Ley de

Adquisiciones y 4 de su Reglamento.

Lineamientos: En cumplimiento al artículo 4 del reglamento de la Ley cuando se realicen

contratos con dependencias, entidades o persona de derecho público que funja como

proveedor debemos de solicitar, la acreditación de que cuentan mínimo con el

51% de los recursos materiales, humanos y técnicos para poder cumplir con el

contrato, los documentos pueden ser relación de inventario de equipo o

maquinaria a utilizar, relación de nomina para verificar el número de empleados,

escritura que acredite la propiedad de las instalaciones a utilizar, entre otros.

B.13. Criterios para la consolidación de los Bienes y Servicios

Bases:

El Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, Los Directores de

Administración de los CIR’s, los Jefes de Administración de CENID’s de acuerdo con

la información contenida en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos

y Servicios para el ejercicio fiscal de que se trate, integrarán al inicio del mismo, la

información relativa a los bienes y servicios que debido a sus características, uso

generalizado y recurrencia, sean susceptibles de consolidarse para generar el

Programa Anual de Consolidación de cada Centro de Costo y enviarlo a la DRMYS a

efecto de que se analice la factibilidad de consolidarse, con el fin de obtener las

mejores condiciones de contratación.


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Lineamientos: Las áreas encargadas de la contratación de bienes y servicios darán seguimiento a

la ejecución de los procedimientos de contratación previstos en el Programa Anual

de Consolidación.

Las Adquisiciones de los siguientes bienes y servicios son susceptibles de consolidarse:

*Vales y tarjetas de gasolina *Boletos de avión *Servicio de fotocopiadora *Servicio de Limpieza *Servicio de Vigilancia *Servicio de Mensajería *Mantenimiento del Parque Vehicular

Cuando la contratación se realice a través de la Secretaria, Agricultura, Ganadería,

Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA), la DRMS sólo será responsable

de la integración de varios requerimientos de la misma naturaleza para la

consolidación de bienes y/o servicios, cuando las solicitudes de pedido y sus

anexos, sean recibidas por dicha área para enviarlos a dicha Secretaría.

C) Administración del contrato

C.1. Recepción de Bienes o Servicios

Bases: Se deberá precisar el lugar, domicilio, los días y los horarios hábiles en los que se

recibirán los bienes y/o servicios, debiendo considerar que si la fecha de entrega

coincide con un día inhábil, ésta se correrá al siguiente día hábil, sin dar lugar a la

aplicación de penas convencionales, salvo que el área requirente manifieste

posibilidad para recibir los bienes y/o servicios en el día inhábil que corresponda.


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Lineamientos:

Cuando se reciba un bien o servicio se solicitara la presencia de un representante

del área requirente para que verifique el cumplimiento de las características del

bien.

La recepción de los bienes deberá de realizarla un representante del área de

Recursos Materiales y Servicios, conjuntamente con un representante designado

por escrito por el servidor facultado del área requirente, los servidores públicos

responsables de realizarla son:


El Jefe de Departamento de Compras e Inventarios (compras mayores a 300 SMGV)

El Jefe de Servicios Generales (compras mayores a 300 SMGV)

Personal de tabulador General de apoyo en la DRMS (compras menores a los 300 SMGV)

En los Cir’s

El Jefe de Recursos Materiales (compras mayores a 300 SMGV)

Personal de tabulador General de apoyo en la Jefatura de Recursos Materiales (compras menores a los 300 SMGV)


El Jefe administrativo

En los CENID´s

El Jefe de Administrativo (compras mayores a 300 SMGV)

Personal de tabulador General de apoyo en la Jefatura Administrativa (compras menores a los 300 SMGV)


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C.2. Pago proveedores

Bases: Las áreas requirentes, conjuntamente con las contratantes, establecerán, las

condiciones de pago desde la convocatoria, Bases: de licitación o de invitación, así

como en las solicitudes de cotización y en el contrato, cumpliendo con lo

establecido en el artículo 54 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad

Hacendaria.

Lineamientos:

En los contratos se indicará el momento a partir del cual se hace exigible tal

obligación, conforme a los plazos establecidos en el artículo 51 de la LAASP.

En el INIFAP el pago a los proveedores, deberá efectuarse durante los primeros

diez días posteriores a la entrega de bienes o servicios, siempre y cuando estén

debidamente devengados, y entregados o prestados, con excepción de las

operaciones cuyo objeto sea la obtención de información nacional o internacional

vía electrónica y/o medios impresos que se manejen como suscripciones, etc.

En caso de que exista un error en la factura, se deberá solicitar la sustitución y así

evitar retrasos en el pago.

El pago a proveedores extranjeros, en el extranjero, se realizará en la moneda que

se hubiere establecido en el contrato respectivo.

El pago a los proveedores y prestadores de servicios se realizará preferentemente

a través de transferencias bancarias.

En el caso de pago de anticipos podrán ser hasta por un cincuenta por ciento del

monto total del contrato o de la partida que lo requiera, el porcentaje del anticipo

deberá quedar establecido en las convocatorias de las licitaciones públicas, bases

de licitación o de invitación y en las solicitudes de cotización en los casos de


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adjudicaciones directas, circunstancia que deberá pactarse en los respectivos

contratos, debiendo señalarse en estos últimos con toda claridad, la forma como

se otorgará, en relación a los bienes y servicios que serán entregados, así como la

fecha de sus exhibiciones y amortizaciones y la forma de supervisión e inspección

de la aplicación del mismo.

C.3. Convenios Modificatorios

Bases: Las áreas contratantes gestionarán la formalización de modificaciones a los

contratos, las cuales se realizarán mediante convenio modificatorio, en el que se

incluirán los antecedentes del contrato original, así como los motivos justificados

que lo originen.

Lineamientos:

Se podrán realizar modificaciones a los plazos y/o fechas de cumplimiento

estipuladas originalmente a cargo del proveedor o por incremento en el número

de bienes.

Corresponde a las áreas requirentes, contar con presupuesto aprobado y

disponible, antes de realizar un convenio de modificación.

C.4. Penas Convencionales

Bases Las áreas contratantes determinarán las penas convencionales por atraso en el

cumplimiento de las obligaciones pactadas para la entrega de los bienes o la

prestación de los servicios a cargo del proveedor.


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Lineamientos: El porcentaje a pactar de una pena convencional es de 0.5% por cada día de atraso

hasta un por un máximo del importe de la garantía de cumplimiento del contrato.

Las áreas requirentes serán responsables de notificar al área contratante, los casos

en que existan atrasos imputables a los proveedores, cuando ellas sean las

responsables de la recepción de los bienes o aceptación de los servicios, a efecto

de que éste aplique con oportunidad las penas convencionales a que se refiere

éste capítulo.

C.5. Recisión y Terminación anticipada

Las áreas encargadas de rescisión o terminación anticipada de contratos, serán las

áreas contratantes que formalizaron los contratos.

La Recisión o terminación anticipada de un contrato será a petición del área usuaria o

requirente.


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VI. TRANSITORIOS PRIMERO: Las presentes Políticas, Bases y Lineamientos entraran en vigor al día siguiente

que sean aprobadas por la H. Junta de Gobierno.

SEGUNDO: Quedan sin efecto las Políticas, Bases y Lineamientos en materia de

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Nacional de Investigaciones

Forestales, Agrícolas y Pecuarias emitidas en Julio 2008.

TERCERO: El presente documento no perderá su vigencia en caso de cambios en la

estructura orgánica del INIFAP, las actividades y responsabilidades aquí señaladas las

realizará el equivalente de cada centro de costo.

Las presentes Políticas, Bases y Lineamientos fueron aprobadas en la Primera Sesión Ordinaria del Comité de Mejora Regulatoria Interna celebrada el 31 de Enero de 2011 y en la Primera Sesión Ordinaria de la H. Junta de Gobierno celebrada el 28 de abril de 2011.

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