Planeación de un documento

Para desarrollar un escrito con calidad es necesario que tomes en cuenta los siguientes aspectos:

Definir el propósito del texto

¿Cuáles el objetivo de escribir?

Fuentes de información

Identificarlas y consultarlas

Síntesis de la información

Selección, clasificación y organización de datos

Creación del documento

Es un procesador de textos para editar, dar formato e imprimir

Elementos de la ventana

Para iniciar el procesador de textos Word de Microsoft en el sistema operativo Windows, debes

llevar a cabo los siguientes pasos:

Das clic en el botón INICIO de Windows

Seleccionas la opción TODOS LOS PROGRAMAS

Buscas la carpeta que tenga el texto Microsoft Office y das clic en ella

ELIGES Microsoft Word 2010

Una vez que realizas estos pasos, que no son la única manera de iniciar Word, se despliega una

ventana con distintos elementos, los cuales se muestran en la siguiente imagen:

ELEMENTOS DE LA VENTANA DE WORD

Barra de título.- Se muestra el nombre del documento así como la leyenda “Microsoft Word”

Barra de herramientas acceso rápido.- Contiene los iconos de las funciones más utilizadas o las

que se configuran por medio del botón PERSONALIZAR de esta barra

Cinta de opciones.- Tiene la función de mostrar las herramientas utilizadas en Word de acuerdo

con la organización de fichas y grupos de comandos

Barras de desplazamientos.- Su función es mover la pantalla para visualizar el texto

Zoom.- Permite acercar o alejar el texto para ampliar o disminuir el tamaño del documento

Vistas del documento.- Es la forma como se visualizara el documento, de manera predeterminada

se activa el DISEÑO DE IMPRESIÓN, que muestra cómo se imprimirá el documento

Barra de estado.- Se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla y visualiza la página del

documento, el número de palabras escritas y el idioma del texto

OPERACIONES BASICAS

Escribir.-Para comenzar a introducir el texto en Word, una vez que se abre el programa, lo único

que necesitas es comenzar a teclear el texto que deseas escribir

Guardar.-Se refiere a colocar en un dispositivo de almacenamiento (disco duro, memoria USB,

etc.) el documento que se encuentra en el programa; si es la primera vez que lo vas a guardar te

abre una ventana como la siguiente:

PANTALLA GUARDAR COMO

Imprimir.- Uno de los objetivos de crear un documento es obtener una copia en papel; para ello se

utiliza la opción IMPRIMIR. Para activar este comando existen diferentes rutas, una de ellas es

oprimir las teclas Ctrl +P, otra, es ir a la ficha Archivo elegir la opción IMPRIMIR; con cualquiera de

las 2, el sistema envía el texto de la PANTALLA DE WORD a la ventana que se muestra en la imagen

PANTALLA IMPRIMIR

AYUDA DEL PROCESADOR DE TEXTOS

Todo software de aplicación o utilidad contiene un aparato llamado AYUDA de Microsoft Word,

que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla; al dar clic en el, se abre la ventana

AYUDA DE WORD la cual es diferente, dependiendo si se está conectado a Internet

PANTALLA AYUDA DE WORD

ELABORACION DE DOCUMENTOS

Para comenzar a crear un documento, recuerda que debes realizar una planeación y una vez que

te encuentras frente a la computadora y accedas al procesador de textos Microsoft Word, se

abrirá un archivo en blanco, lo que debes hacer es escribir tu texto, de esta manera comienzas con

la elaboración de documentos.

Formato de documentos

Para darle formato a un documento de Word, necesitas conocer las funciones de la CINTA DE

OPCIONES. Cabe mencionar que esta se encuentra organizada por fichas, que, a su vez, contienen

grupos de comandos. A continuación veremos la función de cada una de ellas:

Archivo.- Se encuentra en color azul debido a que no tiene funciones directas con el texto.

Inicio.- Contiene los grupos de comandos básicos para llevar a cabo la edición del documento:

PORTAPAPELES, FUENTE, PARRAFO, ESTILOS Y EDICION.

Insertar.-Muestra los documentos para llevar a cabo la inserción de PAGINAS, TABLAS,

ILUSTRACIONES, VINCULOS, ENCABEZADOS y PIE DE PAGINA, TEXTO y SIMBOLOS.

Diseño de página.- Su función es aplicar TEMAS, CONFIGURAR LA PAGINA, el FONDO DE PAGINAS,

PARRAFO, y ORGANIZAR el contenido del documento.

Referencias.- Su misión es generar TABLAS DE CONTENIDO, NOTAS AL PIE, CITAS Y

BIBLIOGRAFIAS, TITULOS, INDICE y TABLA DE AUTORIDADES.

Correspondencia.- Contiene los comandos para CREAR sobres, ESCRIBIR E INSERTAR CAMPOS,

Vista previa de resultados y FINALIZAR.

Revisar.- Muestra los comandos para la REVISION de ORTOGRAFIA y GRAMATICA, el IDIOMA, los

COMENTARIOS, SEGUIMIENTO, CAMBIOS, COMPRAR y PROTEGER documentos.

Vista.- Su función es mostrar los comandos de VISTA DE DOCUMENTO, MOSTRAR REGLA, líneas de

cuadricula, ZOOM, VENTANA y MACROS.

Complementos.- Dentro de esta ficha se encuentran aquellas herramientas adicionales a Word

que tienen una función específica.

Fuente.- Se refiere al TIPO DE LETRA, el TAMAÑO, si es NEGRITA, CURSIVA, SUBRAYADA,

TACHADA, como SUBINDICE o SUPERINDICE, el COLOR, los EFECTOS, el color de RESALTE y si el

texto se encuentra en el grupo de comandos FUENTE dentro de la ficha INICIO.

Tabulaciones.- Se pueden aplicar de forma rápida por medio de la REGLA; para visualizar se da clic

en la ficha VISTA, en el grupo MOSTRAR y se selecciona la casilla VERIFICACION REGLA; para

configurar las tabulaciones se da clic en el sector de tabulaciones que aparece en el extremo

izquierdo de la regla, de acuerdo con los siguientes parámetros:

HERRAMIENTAS DE REVISION

Para que los textos posen la calidad adecuada es necesario revisar tanto la redacción como la

ORTOGRAFÍA y GRAMÁTICA, además de brindar sinónimos que ofrecen la posibilidad de ayudar al

usuario a enriquecer la redacción del texto.

CORREGIR ORTOGRAFIA Y GRAMATICA

Dentro de las herramientas de revisión de documentos con las que cuenta Word esta

ORTOGRAFIA y GRAMATICA, para que el sistema efectue esta revisión se ingresa a la ficha REVISAR

y en el primer grupo de comandos se selecciona el icono ORTOGRAFIA y GRAMATICA, enseguida

iniciara el proceso y se desplegara una ventana sobre el documento.

Word también puede realizar la revisión ortográfica y gramatical mientras se escribe en el

documento.

SINONIMOS

Una de las opciones adicionales que contiene Word al revisar los documentos es SINONIMOS, los

cuales son un apoyo muy útil al momento de redactar los textos; para tener acceso a esta

herramienta se da clic en la ficha REVISAR, en el grupo REVISION; para utilizarlo selecciona el icono

correspondiente y enseguida se abrirá el cuadro REFERENCIA, en este debes teclear la palabra de

la cual deseas conocer que sinónimos tiene

MEDIDAS PARA PROTEGER UN DOCUMENTO

La protección de información en un documento de Word se aplica por medio de niveles de

seguridad, los cuales son:

Establecer contraseña en el documento

Controlar quien puede editar el documento

Identificar el autor del documento por medio de la firma electrónica

Proteger el archivo contra virus de macros

Especificar qué cambios se le pueden aplicar al documento

ESTABLECER CONTRASEÑA

Se da clic en la ficha ARCHIVO, después en la opción INFORMACION, PROTEGER DOCUMENTO y

seleccionar CIFRAS CON CONTRASEÑA; una vez concluido este proceso se abre la ventana CIFRAR

DOCUMENTO

VENTANA CIFRAR DOCUMENTO

Una vez confirmada la contraseña, el documento quedara protegido y cada que se intente abrir

este, el sistema pedirá que se escriba su contraseña

ELIMINAR CONTRASEÑA

Das clic en la ficha ARCHIVO, INFORMACION, PROTEGER DOCUMENTO y CIFRAR CON

CONTRASEÑA, después de la serie de clic se abre la ventana CIFRAR DOCUMENTO y dentro del

cuadro de texto aparecen los puntos de la contraseña activa, para modificarla simplemente se

borran los puntos y se escribe la nueva; si se desea eliminar la contraseña se borran los puntos y

se da clic en el botón ACEPTAR.

ELEMENTOS DE LA VENTANA POWERPOINT 2010

Barra de título.- En esta aparece el nombre del archivo, seguido por la leyenda “Microsoft Power

Point”

Barra de acceso rápido.- Contiene iconos de las funciones más utilizadas o las que se configuran

por medio del botón PERSONALIZAR BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO

Esquema.- Visualiza en miniatura las diapositivas que se van creando dentro de la presentación y

las identifica con un número; también puede mostrar en esquema con el texto introducido en

cada una de las diapositivas de acuerdo con la jerarquía (títulos, subtítulos, etc.)

Diapositiva.- Se encuentra al centro de la pantalla y cada diapositiva representa una pantalla o

página diferente dentro de la presentación

Zoom.- Permite acercar o alejar la diapositiva para observar con más detalle

Vistas.- En esta parte de la pantalla se elige como se desea visualizar la presentación; hay 4 formas

Normal.- Es la vista que aparece cuando se inicia PowerPoint; la diapositiva se ve

ampliamente facilitando la inserción de objetos en ella

Clasificador de diapositivas.- Se utiliza para reordenar, adicionar o eliminar diapositivas

porque todas estas se presentan en la pantalla

Lectura.- En esta aparece un BARRA DE ESTADO en la parte inferior de la pantalla a la cual

se puede avanzar o retroceder, lo que permite realizar la revisión preliminar de la

presentación

Presentación con diapositivas.- Realiza la proyección de la presentación en toda la

pantalla del monitor

Notas.- Sirve para agregar notas en la diapositiva, las cuales no aparecen al momento de proyectar

la presentación, pero si imprimimos esta, podemos modificar la configuración para que las notas

aparezcan o no en el papel

Barra de estado.- Muestra la información del número de diapositivas, el nombre del tema y el

idioma que se están utilizando en la presentación

Cinta de opciones.- En esta aparecen los elementos esenciales en una serie de fichas, las cuales

contienen grupos y estos engloban a los comandos

FICHAS.- Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Transiciones, Animaciones, Presentación con

diapositivas, Revisar, Vista y Complementos

GRUPOS.- Muestran los elementos que están relacionados entre si

COMANDOS.- Son los botones que se encuentran dentro de las fichas. En la siguiente

imagen se muestran estos conceptos

ELEMENTOS DE LA CINTA DE OPCIONES

Operaciones básicas

Archivo.- Esta resaltada en color naranja, ya que las funciones que desempeña están ligadas

directamente con el archivo generado en la presentación, como: CREAR un nuevo documento,

ABRIR uno existente, CERRAR el archivo activo o IMPRIMIR, así como SALIR de PowerPoint

Inicio.- Contiene los comandos más utilizados para llevar a cabo una presentación electrónica; está

dividida en los grupos PORTAPAPELES, DIAPOSITIVAS, FUENTE, PARRAFO, DIBUJO y EDICION

Insertar.- Se encuentran las diferentes formas como se puede introducir la información en una

diapositiva o que se incorporaran a la presentación, como TABLAS, IMÁGENES, ILUSTRACIONES,

VINCULOS, TEXTO, SIMBOLOS y MULTIMEDIA

Diseño.- Consiste en configurar el tamaño y la orientación de la página; seleccionar el tema por

utilizar así como, permite configurar el FONDO de la diapositiva

Transiciones.- Con esta se lleva a cabo la selección e INTERVALOS de las TRANSICIONES entre cada

una de las diapositivas

Animaciones.- Se configuran los efectos de entrada, salida y énfasis de cada uno de los objetos

que se encuentran en la diapositiva

Presentaciones con diapositivas.- Se puede INICIAR PRESENTACION CON DIAPOSITIVAS desde el

inicio o en una diapositiva en específico; se eligen las diapositivas que se van a mostrar y como

estas pueden ser presentadas a través de la web; asimismo es posible ensayar el tiempo que va a

durar la presentación

Revisar.- Permite realizar la REVISION de ortografía del texto, definir el IDIOMA utilizado en la

revisión, agregar COMENTARIOS, COMPARAE e insertar diapositivas entre dos archivos

Vista.- Muestra las VISTAS DE LA PRESENTACION de forma normal, clasificadora de diapositivas,

página de notas y vista de lectura; además, se configura VISTA DE PATRON, puede MOSTRAR la

REGLA, las LINEAS DE CUADRICULA y GUIAS, el ZOOM, la organización de VENTANAS y MACROS

Complementos.- Se visualizan los programas adicionales que agregan COMANDOS DEL MENU o

características personalizadas a PowerPoint; un ejemplo es BLUETOOTH que permite enviar por

este medio las presentaciones electrónicas a otros usuarios

AYUDA DE POWERPOINT

Si durante el desarrollo de la presentación necesitas el apoyo, la aclaración de una duda o saber

cómo se lleva a cabo una función específica en PowerPoint, este programa cuenta con un asistente

de AYUDA, cuyo icono se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla; también se

puede tener acceso a este oprimiendo la tecla F1

PANTALLA AYUDA DE POWERPOINT

CREAR UNA NUEVA PRESENTACION

Se puede realizar de 2 maneras: en la primera, abres el programa de PowerPoint, de forma

predeterminada se creara una PRESENTACION EN BLANCO y en esa diapositiva podrás colocar la

información para agregar más diapositivas a la presentación da clic en el icono NUEVA

DIAPOSITIVA que se encuentra en la ficha INICIO, dentro del grupo de comandos DIAPOSITIVAS. La

segunda es a partir de una plantilla; para realizarlo das clic en la ficha ARCHIVO, en la opción

NUEVO y eliges una de las categorías de plantillas que aparecen en esa ventana, como se muestra

a continuación:

VENTANA NUEVO DE LA FICHA INICIO

GUARDAR UNA PRESENTACION

Da clic en la ficha ARCHIVO y después en GUARDAR; si es la primera vez que aplicas esta función,

se abre la ventana GUARDAR COMO.

En el cuadro de texto NOMBRE DE ARCHIVO se coloca el nombre con el que quieras llamar a tu

archivo.

IMPRIMIR UNA PRESENTACION

Da clic en la ficha ARCHIVO en la opción IMPRIMIR, como se muestra en la siguiente imagen:

En la parte central de la ventana aparecen las opciones de impresión, como son: IMPRESORA,

donde se selecciona la que llevara a cabo la impresión, como son: IMPRESORA, donde se

selecciona la que llevara a cabo el proceso, entre las que se encuentran instaladas en la

computadora; y CONFIGURACION, donde se eligen las diapositivas, si la impresión será en ambas

caras de la hoja, el intercalado y la tonalidad, si es a color, en escala de grises o en blanco y negro.

Ya que se concluye la configuración, se indica el número de copias y se da clic en el botón

IMRIMIR.

INTRODUCIR TEXTO A UNA DIAPOSITIVA

Da clic en los cuadros de texto que se visualizan dentro de la misma; si quieres uno adicional

selecciona la ficha INSERTAR, en el grupo de comandos TEXTO da clic en CUADRO DE TEXTO, el

cursor cambiara su forma a una flecha invertida da un clic sostenido para dibujar el tamaño del

cuadro de texto que necesites

INSERTAR IMÁGENES A UNA DIAPOSITIVA

Debes situarte en la ficha INSERTAR y en el grupo de comandos IMÁGENES son:

Imagen.- Integra una imagen que se encuentra guardada como un archivo de este tipo en una

unidad de almacenamiento

Imágenes prediseñadas.- Añade imágenes que se encuentran en la galería PowerPoint

Captura.- Agrega imágenes que provienen de las pantallas del escritorio o de los programas que se

encuentren en uso durante el desarrollo de la presentación

Álbum de fotografías.- Genera una presentación a partir de imágenes almacenadas, colocando

cada una de estas en una diapositiva diferente

AGREGAR ILUSTRACIONES

Se pueden agregar a las diapositivas de una presentación de PowerPoint se localizan en el grupo

de comandos ILUSTRACION de la ficha INSERTAR

Estos comandos son:

Formas.- Agrega formas de figuras geométricas o diagramas de flujo

SmartArt.- Adiciona diagramas y gráficos prediseñados con calidad de forma rápida y sencilla

Grafico.- Agrega un gráfico de barras, anillos, líneas, etc., con la finalidad de comparar datos

INSERTAR TABLAS

Las tablas son funcionales para la organización de información de manera ordenada; para agregar

una tabla en una diapositiva de PowerPoint, simplemente necesitas dar clic en el comando TABLA,

de la ficha INSERTAR y se despliegan las opciones de acuerdo con la siguiente imagen

COMANDO TABLA DE LA FICHA INSERTAR

INSERTAR ARCHIVOS MULTIMEDIA

Son los que combinan diferentes recursos, como texto, imágenes fijas o en movimiento y sonidos.

PowerPoint puede incluir videos y sonidos en las diapositivas de una presentación. Para llevar a

cabo este proceso te sitúas en la ficha INSERTAR en el grupo de comandos MULTIMEDIA y

seleccionas el archivo de video o sonido que deseas insertar en la diapositiva como se muestra en

la siguiente imagen

INSERTAR ARCHIVOS MULTIMEDIA

INCLUIR TRANSICIONES

Son efectos de movimiento entre cada una de las diapositivas, para incluirlas en una presentación,

PowerPoint cuenta con una ficha en la CINTA DE OPCIONES para realizar este proceso. Si deseas

aplicar una transición, simplemente seleccionas la diapositiva, te sitúas en la ficha TRANSICION y

eliges una de ellas de la galería que aparece en la parte central de la ficha

APLICAR ANIMACIONES A LOS OBJETOS DE UNA DIAPOSITIVA

Debes dar clic en la ficha ANIMACIONES y, en el grupo ANIMACION, hallaras la galería de efectos

que se pueden insertar en los objetos de una diapositiva.

Los efectos se clasifican en 4 tipos:

Entrada.- Se activa el efecto y, una vez aplicado este, el objeto toma posición asignada al

momento de crear la diapositiva

Énfasis.- Se visualiza al momento de la presentación y, al momento de activar el efecto, el objeto

lo efectúa y regresa a su posición original dentro de la diapositiva

Salir.- Tienen la configuración contraria a las de entrada; los objetos se encuentran en la

diapositiva al momento de la presentación y, cuando se activa el efecto, el objeto desaparece de la

pantalla

Trayectoria de la animación.- Al momento de activar su efecto se mueve el objeto de acuerdo a la

trayectoria seleccionada, dejándolo al final de la misma

ELEGIRY APLICAR UN TEMA A UNA PRESENTACION

Los TEMAS son combinaciones de colores, fuentes y efectos visuales que permiten simplificar el

proceso de creación de presentaciones electrónicas con diseños atractivos. Para aplicar alguna en

PowerPoint, ingresas a la ficha DISEÑO y eliges un tema de los que aparecen en la galería y

automáticamente cambiara la combinación de colores, fuentes y efectos en la presentación que se

está trabajando

EJECUTAR LA PRESENTACION

Da clic al icono PRESENTACION CON DIAPOSITIVAS que se encuentra en la parte inferior derecha

de la pantalla, junto al ZOOM; también puede iniciar la presentación oprimiendo la tecla F5