BIBLIOTECA FRANCISCO XAVIER CLAVIGERO AREAS DE SERVICIOS DE APOYO Y AUTOMATIZACIÓN

UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA CAMPUS SANTA FE

TESIS DIGITALES. Documento Interno de Planeación.

Documento elaborado por Alma B. Rivera Aguilera

Enero 2004

Fechas: Enero 2003-Junio 2004 Costo Potencial: Servidor ($4,000.00), Discos de Almacenamiento ($12,800.00) y Software Comercial ($70,000.00): Total:$ 86,800.00.

RESUMEN DEL PROYECTO

El proyecto de tesis digitales consiste en la publicación digital de los trabajos de titulación de los alumnos de posgrado de la Universidad Iberoamericana, Campus Santa Fe. El sistema pretende almacenar, preservar y poner al servicio de la comunidad el acceso al acervo de tesis. Las tesis nacen digitales por lo que se puede solicitar a los estudiantes que entreguen el documento en el formato original de creación, solicitando ciertas características que aseguren la homogeneidad. La recepción formal de las tesis en formato digital generará una cultura de publicación digital, lo cual es un beneficio para estudiantes y asesores. La UIA tendrá un potencial mayor de difusión al darse a conocer esta colección. Para la implementación de este proyecto se aprovechará la infraestructura de servidores y personal existente en la Biblioteca FXC. Al llevar a cabo las pruebas de recepción de tesis podrá evaluarse la necesidad de un incremento en la capacidad de almacenaje de archivos y de un servidor dedicado. El software para la administración y explotación de esta colección digital servirá de modelo para la biblioteca digital en general y estará basado preferentemente en software libre seleccionado de entre las mejores opciones disponibles.

INDICE

RESUMEN DEL PROYECTO ................................................................................................2

1. OBJETIVOS......................................................................................................................5

2. BENEFICIOS ......................................................................................................................5

2.1 BENEFICIOS PARA LOS DIFERENTES ACTORES. ....................................................................5 2.2 CONSIDERACIÓN DE LA DIGITALIZACIÓN COMO PRESERVACIÓN.........................................7 2.3 INTEGRACIÓN A OTRAS COLECCIONES GENERALES DE LA INSTITUCIÓN. .............................8 2.4 NEXOS A NIVEL REGIONAL E INTERNACIONAL.....................................................................8

3. ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL EN LA BIBLIOTECA FXC Y LA UIA EN RELACIÓN A TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN. ..............................................................9

3. 1 ANTECEDENTES DEL PROYECTO ........................................................................................9 3.2 SITUACIÓN ACTUAL DE LA TIC EN LA UIA Y EN LA BIBLIOTECA FXC. .............................10

4. INSERCIÓN EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL Y NACIONAL ...........................11

5. CARACTERÍSTICAS .......................................................................................................12

5.1 GENERALES ......................................................................................................................12 5.1.1 Derechos de Autor .................................................................................................... 12 5.1.2. Selección de Material............................................................................................... 13 5.1.3 Recepción y almacenamiento físico del material ...................................................... 13 5.1.5 Control de Calidad .................................................................................................... 14 5.2 FUNCIONALES...................................................................................................................14 5.2.1 Manipulación de archivos ......................................................................................... 14 5.2.3 Interfases a usuarios................................................................................................. 15 5.3 TÉCNICAS .........................................................................................................................15 5.3.1 Almacenamiento de objetos y metadatos ................................................................. 15 5.3.3 Preservación digital................................................................................................... 16 5.3.4 Red ........................................................................................................................... 16 5.3.5 Accesos y Seguridad ................................................................................................ 16 5.3.6 Ancho de banda........................................................................................................ 16

6. GRANDES ETAPAS DEL PROYECTO ...........................................................................17

7. RESPONSABLES..............................................................................................................17

8. NECESIDADES Y RECURSOS ........................................................................................18

8. 1 EQUIPO............................................................................................................................18 8.2 PROGRAMAS.....................................................................................................................19 8.3 PERSONAL ........................................................................................................................19

9. CRONOGRAMA...............................................................................................................20

10. EVALUACIÓN DE RESULTADOS ................................................................................21

BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................21

1. OBJETIVOS

Hoy día muchos estudiantes generan sus trabajos académicos y en especial las tesis en formato electrónico. Aun cuando eventualmente se presenten en formato papel, los trabajos de titulación nacen y se desarrollan en gran medida en ambientes digitales. Las habilidades de publicación electrónica que se desarrolle en los usuarios les será de mucha utilidad a futuro y fortalecerá las habilidades genéricas de cómputo. Una colección de tesis digitales se conforma de trabajos de investigación nacidos digitales y aquellos que nunca tuvieron formato digital pero son transformados a través de la digitalización, en este caso se espera iniciar con entregas digitales a partir de una fecha determinada. Se considerará eventualmente la conversión retrospectiva de la colección en papel. Este proyecto consta de dos objetivos principales:

• Ofrecer a la comunidad universitaria de la Universidad Iberoamericana (UIA), Campus Santa Fe y el almacenamiento y la consulta de las tesis con en formato digital. Esto último potencialmente extensivo al resto del mundo a través de Internet.

• Desarrollar en los estudiantes habilidades en el uso de las tecnologías de

información, específicamente de publicación digital y búsqueda en colecciones digitales.

Para lograr estos objetivos es necesario:

• Diseñar e implementar un sistema automatizado que administre el almacenamiento y recuperación de las tesis de forma que los autores puedan fácilmente entregar sus tesis, encontrar contenidos y recibir los resultados de su búsqueda en un formato que satisfaga sus necesidades de información.

• Generar un programa de capacitación a los estudiantes para que generen sus

tesis en formato digital.

• Generar un programa de difusión

2. BENEFICIOS

2.1 Beneficios para los diferentes actores. Los repositorios digitales en general poseen muchos beneficios para los usuarios y generadores de información. En la tabla 2.1 se listan algunos de ellos, a los que sin duda pueden agregarse muchos otros (Unesco, 2002, cap.1).

Beneficios UIA Alumnos Sociedad Externos Elimina duplicidad de esfuerzos de investigación X X X X Mejora visibilidad de los trabajos de investigación

X X X X

Acelera flujo de trabajo X X Disminuye costos de producción y envío X Genera en estudiantes habilidades de uso de tecnología

X

Ayuda a estudiantes a ser originales X Ayuda a estudiantes a usar las redes profesionales

X

Mejora la calidad y la expresividad de las tesis X X X Incrementan los lectores de las tesis X X X X Facilita desarrollo de infraestructura de biblioteca digital

X

Tablas 2.1 Algunos beneficios de un sistema de acceso a tesis digitales Un beneficio fundamental de este proyecto es que puede convertirse en un modelo de biblioteca digital integral. Hasta ahora se han llevado a cabo diversos esfuerzos de digitalización y entrega de información en este formato para los usuarios, pero en este proyecto se pretendo generar un sistema integral de almacenamiento, manipulación, preservación y acceso a los materiales digitales. Ciertamente los beneficios son muchos y para lograrlos se necesita desarrollar no sólo un sistema sino compromiso institucional, así como una serie de políticas y herramientas didácticas complementarias a la colección misma. A pesar de lo positivo que un proyecto de estas características conlleva, existen temas complejos asociados con los repositorios digitales en general y en especial con las tesis. Se listan a continuación algunos de los problemas más comunes y sus posibles soluciones (Unesco, 2002, sec. 2.3)

• Los derechos de autor. Es común que las universidades soliciten a sus tesistas una carta otorgando el permiso de la reproducción total o parcial de su trabajo en formato electrónico. El derecho moral de los autores nunca se pierde pues sus trabajo siempre está asociado a su autoría. En esta línea se fomentará la cultura sobre el tema de derechos de autor en la comunidad universitaria.

• Plagio. Desde el siglo XV cuando se inician las revistas científicas se piensa que si

los resultados de una investigación han sido publicados, con certificación de calidad y originalidad, un científico tiene más pruebas para defenderse del plagio. Siempre existirá la posibilidad del plagio y aunque existe software para detectar plagio, la diversidad de idiomas es un reto a vencer para los procesos automáticos. Sin embargo, mientras más tesis digitales existen más expuestos a ser descubiertos estarán los plagiarios.

• Publicaciones comerciales futuras derivadas del trabajo de tesis. La publicación en

Internet no impide que las editoriales publiquen artículos o libros basados en el trabajo de tesis. Hoy día las editoriales animan a los autores a integrar en las

publicaciones impresas las ligas de sus materiales disponibles gratuitamente en la red.

• Recursos humanos y experiencia para un proyecto de tesis electrónica. La

biblioteca FXC cuenta con el personal y la experiencia en publicación digital, lo que es fundamental es la voluntad política de las autoridades y la participación de los estudiantes, asesores, departamentos académicos, servicios escolares y biblioteca en el proceso.

• Costos. Depende de las características del proyecto. Los costos disminuyen si ya

se cuenta con el personal, los servidores y las licencias de Office, Acrobat y Photoshop. El volumen de las tesis a almacenar determina un elemento importante de costo ya que implica en promedio 2.5 MB de espacio en disco. Algunas insitituciones como Virginia Tech en USA han elaborado un aproximado de 65,000.00 dólares para un proyecto de tesis digitales incluyendo un año de personal, equipo nuevo y licencias de software. Un dato común es un costo de digitalización de entre 20 y 30 dólares por tesis, que es cubierto por los estudiantes. Cuando el estudiante entrega ya su tesis en formato digital se puede mantener el cobro por costos de almacenamiento como lo hace Virginia Tech.

2.2 Consideración de la digitalización como preservación La colección de tesis en la Biblioteca FXC es, a inicios de 2003, de aproximadamente 29,000 títulos y se conforma de trabajos generados por los alumnos de la universidad durante cerca de 55 años de investigación estudiantil. Actualmente se encuentran en el acervo abierto al público las tesis desde 1992 hasta la fecha y las anteriores, desde 1948 hasta 1991 se pueden consultar en el Área de Libros Antiguos y Raros. Existe dentro de la colección de tesis un acervo llamado Depósito Oficial (DO) que consiste en un ejemplar de cada tesis disponible, el cual no se presta y se mantiene con especial cuidado ya que se pretende asegurar la permanencia en el tiempo y con el menor daño posible de la producción estudiantil de la UIA. Los estudiantes que generan tesis entregan en la biblioteca tres ejemplares y un resumen de su trabajo, un ejemplar pasa directamente a DO y las dos restantes se utilizan para préstamo. De las tesis anteriores a 1992 se guardan, como ya se indicó en el Área de Libros Antiguos y Raros, dos ejemplares, uno en DO y uno para préstamo, no en todos los casos existen dos ejemplares. Los resúmenes de tesis de posgrado se publicaron por la Biblioteca FXC desde 1986 hasta 19981. Los estudiantes han seguido entregando sus resúmenes hasta 2003, sin embargo éstos no se han seguido publicando en papel ni integrando a los registros bibliográficos del catálogo automatizado, debido a la deficiente calidad de los resúmenes hechos por los estudiantes, que desde 1998 ya no han sido editados internamente por la biblioteca. Recibir las tesis en formato digital, que viene a ser actualmente el formato original de los trabajos, implicaría un considerable ahorro de espacio para la biblioteca. El problema de espacio ha sido particularmente escaso en el edificio de biblioteca en los últimos años. Otra consideración es la digitalización de los materiales en papel. Ya sea que se reciban 1 Editados por la Georgette Cador y clasificados como LB 2371 U55 1986 al LB 2371 U55 1998 en el Acervo General y en el Depósito Oficial.

tesis en formato digital o se conviertan de papel a digital. En ambos casos el formato a preservar en relación a este proyecto es el digital con el compromiso de refrescar las versiones para asegurar su lectura por los dispositivos de hardware y el software de uso común.

2.3 Integración a otras colecciones generales de la institución. Desde 1998 la Biblioteca FXC cuenta con colecciones de materiales documentales en formato digital. En los últimos 5 años se han desarrollado otras colecciones y servicios electrónicos que se verían complementados con una colección propia de tesis digitales. La Biblioteca cuenta con el “expertise” y la infraestructura necesaria para albergar este tipo de repositorio y la UIA considera que el aprovechamiento de la tecnología es una de sus estrategias prioritarias. Durante 2001 como parte de las actividades del programa de Biblioteca Digital se creó una base de Objetos Digitales2 la cual se alimentó hasta septiembre de 2002 con metadatos en formato MARC 21. La base de Objetos Digitales está compuesta de las descripciones y la liga a la versión electrónica de los siguientes materiales: Comunicación Oficial desde 1973 a la fecha (incluye 12 índices anuales), 28 Cuadernos de Reflexión Universitaria (publicados entre 1979 y 2000), 30 Planes de estudios de diferentes programas académicos y 125 imágenes de la colección de acervos históricos. Una característica de la base de Objetos Digitales es que los encabezamientos de materia utilizados fueron locales y orientados a frases, es decir no se utilizaron encabezamientos compuestos. La colección de tesis digitales se integrará al portal de la Biblioteca FXC en la parte correspondiente a Biblioteca Digital.

2.4 Nexos a nivel regional e internacional A nivel mundial existe un grupo de universidades y otros organismos interesados en la consulta de las investigaciones reflejadas en las tesis llamado Networked Digital Library of Theses and Dissertations (NDLTD) que reune catálogos de tesis electrónicas a nivel mundial de 197 instituciones en su mayoría universidades. La generación de un repositorio de tesis digitales que cumpla las normas de intercambio de metadatos, en la UIA, nos permitiría formar parte del grupo NDLTD y en especial colaborar con las bibliotecas mexicanas y latinoamericanas que ya participan en esa iniciativa. Los esfuerzos de Unesco en su programa de programa de Comunicación e Información, Subprograma Educación y Tecnologías de Información y Comunicación a nivel latinoamericano son importantes y la UIA ya se benefició a través de la asistencia de dos miembros de la biblioteca al IV Curso de Formación de Directores de Proyectos ETD-Net. Programa de Comunicación e Información, UNESCO / Dirección General de Bibliotecas, UNAM. 3 al 5 de diciembre 2003. México es uno de los pocos países de América Latina que no cuenta con una base de datos de tesis nacionales. La producción de tesis digitales podría ser un aliciente para generar un catálogo nacional sobre estas investigaciones. 2http://192.203.177.70/ALEPH/UVRAADUMEV6XRUHGNSHHVRHYA33I19974DICPD9QLNJE9EI5K1-00731/start/DIG01

La colaboración en un proyecto conjunto con otros miembros del sistema Ibero y con miembros de AUSJAL3 y en general con universidades jesuitas en el mundo es una posibilidad a considerar.

3. ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL EN LA BIBLIOTECA FXC Y LA UIA EN RELACIÓN A TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN.

3. 1 Antecedentes del Proyecto El programa de Biblioteca Digital de la Biblioteca FXC fue integrado a la planeación institucional desde el año 1999, una colección que desde los primero momento de este programa se considero fue el de las llamadas tesis digitales. Inicialmente se pensó llevar a cabo una digitalización retrospectiva de todas las tesis de la UIA; sin embargo, al evaluar el costo y la dificultad de contar con los permisos de derechos de autor de personas hace tiempo desvinculadas de la universidad , se planteo la opción de acotar la generación de la colección a las tesis que se fueran entregando a partir de una determinada fecha. Durante el año 2001 se llevó a cabo la colaboración a través de un convenio con el proyecto Cervantes Virtual de la Universidad de Alicante en España. Dicha colaboración consistió en el envío de versiones impresas de una selección de cuatro tesis de posgrado de la UIA, dichos documentos se digitalizaron y publicaron en el portal de Cervantes Virtual4 Desde principios de los 90 se ha observado que la producción de las tesis en la UIA, como en la mayoría de países del mundo, pasa por un proceso digital que va desde la generación de los textos a través de procesadores de palabras hasta la generación de imágenes complejas con herramientas CAD, o simulaciones utilizando softwares especializados. Solicitar que el alumno entregue su trabajo de titulación en formato digital no es una petición extraña al proceso mismo de producción de una tesis, aunque ciertamente es necesario establecer algunas pautas para asegurar la homogeneidad de una colección de tesis digitales. En esta línea el Maestro Fernando Álvarez Ortega desarrollo en 2002 una “Guía para la realización de tesis o disertaciones electrónicas (TDE) a ser publicadas electrónicamente por la Biblioteca Francisco Xavier Clavigero de la Universidad Iberoamericana” El año 2003 la universidad decidió suspender la elaboración de tesis de licenciatura como una opción de titulación, con lo que tenemos que la producción de tesis en la Ibero a partir del 2004 será exclusivamente a nivel posgrado. Se siguen solicitando tres ejemplares para la Biblioteca FXC a los alumnos. Hasta el año 2003 se mantenía en Acervo General sólo los 10 últimos años de tesis, durante 2003 ya no se hizo el desplazamiento debido a la disminución de tesis recibidas que pasó de un promedio de 1300 tesis anuales a un

3 En el Plan Estratégico 2001-2005 de AUSJAL se indica la colaboración en aspectos tecnología en genera y de biblioteca digital en particular en el capítulo referido a Prioridades Estratégicas, Cambios en la Institución Formadora, Desarrollo de la Cultura Ausjal y actividad compartida, párrafos 60 a 64. 4 http://www.cervantesvirtual.com/servlet/FichaOrigenDeTesis?I=23, [Consultado en enero 2004]

aproximado de 600 durante el 2003 y se espera disminuya durante a menos de 200 durante 2004 debido a que la suspensión del requisito de tesis para licenciatura tomará completo el año 2004.

3.2 Situación actual de la TIC en la UIA y en la Biblioteca FXC. En la planeación institucional 2000-2010 la UIA estableció una serie de temas a considerar, con sus correspondientes objetivos generales, objetivos específicos y estrategias concretas. A continuación se reproduce el marco de planeación5 referido a biblioteca digital, en la que se está considerando este proyecto de tesis digitales.

Tema1 : Formación de profesionales, investigadores y profesores universitarios

Objetivo 1. Asegurar una formación intelectual rigurosa y una formación personal, basada en el modelo de formación integral de la Compañía de Jesús, que desarrolle en los estudiantes la capacidad de un aprendizaje autónomo permanente que les permita enfrentar los retos de un mundo global y cambiante.

Objetivo Específico 1.4

Contar con un proyecto académico que actualice los apoyos académicos y que incorpore la tecnología para apoyar los procesos de enseñanza-aprendizaje

Estrategia 1.4.1.3

Experimentar la aplicación de las bibliotecas digitales como recurso de información para los procesos de enseñanza-aprendizaje

El programa 9 Desarrollo tecnológico, a través del cual se pretenden alcanzar los objetivos e implementar las estrategias de planeación consta de los siguientes dos subprogramas:

Subprograma 9.1. Uso educativo de la tecnología Subprograma 9.2. Infraestructura tecnológica

Congruente con la planeación estratégica la UIA ha desarrollado una serie de fortalezas en relación a la infraestructura tecnológica en términos de laboratorios y telecomunicaciones. Ha habido avances en el uso de herramientas de cómputo para la docencia y la investigación como el curseware Semestre en Curso, sin embargo queda mucho por hacer en la línea de fortalecimiento de las aplicaciones de uso educativo de la tecnología. La generación de colecciones digitales con características que promuevan el aprovechamiento de los contenidos para la docencia y la investigación son desarrollos claves para nuestra universidad.

5 La aprobación de los Objetivos Estratégicos 2000-2010 por el Senado Universitario, se publicó en la Comunicación Oficial 324, 30 de noviembre de 1999 http://www.uia.mx/ibero/marco/planeacion/default.html, [Consultado en enero 2004]

La biblioteca FXC cuenta actualmente con 8 servidores y más de 120 equipos personales distribuidos entre el staff y los servicios al público de búsqueda de información. El Área de Automatización ha crecido en los dos últimos años y cuenta con 6 profesionales y 2 asistentes que desarrollan y mantienen los servicios automatizados de la entidad. Todas la áreas de la biblioteca cuentan con algún nivel de automatización. Las bases de datos, la referencia electrónica y las colecciones locales en texto completo presentadas a través del portal de la biblioteca son ya servicios cotidianos para nuestros usuarios.

4. INSERCIÓN EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL Y NACIONAL

Las colecciones de tesis digitales inician en los Estados Unidos a mediados de los 80 (Fineman, p.219-222) coincidiendo con el advenimiento de las computadoras personales. Hoy día de acuerdo a Fineman, existen tres modelos de desarrollo de archivos digitales de tesis:

• UMI, que es comercial, centralizado y propietario6 • NDLTD/OAI, el cual pretende facilitar el intercambio de metadatos para posiblitar

la búsqueda en diversos repositorios7 y está basado en software libre. • buscadores comerciales, basados en repositorios de tesis digitales que se

explotan a través de un buscador Fineman no menciona Cyberthèsis el cual es un modelo desarrollado a través de una colaboración entre las universidades de Lyon y Vancouver y que conjuntamente con la metodología de NTDLTD desarrollada por el Tecnológico de Virginia (USA) son los modelos más populares para las colecciones de tesis digitales. Cyberthèses es promocionado por Unesco8 a través de su programa de Comunicación e Información, Subprograma Educación y Tecnologías de Información y Comunicación como herramientas claves para el acceso a la información científica en países en desarrollo. En la región de América Latina las Oficinas Regionales de Unesco en Motevideo9 y en Caracas han promocionado talleres y reuniones para promocionar la creación de colecciones de tesis digitales. Existe una conferencia a nivel internacional llamada ETD que llevará a cabo su séptima versión durante junio de 200410 Algunas instituciones en México que ya poseen experiencia en la publicación de acervos de tesis digitales y cuentan con una metodología establecida son:

• UNAM (Universidad Nacional Autónoma de México) DGSCA (Dirección General de Servicios de Cómputo Académico), tiene un pequeño grupo de tesis en html y pdf.11

6 http://www.umi.com/hp/Products/Dissertations.html [Consultado en enero 2004] 7 http://www.ndltd.org/ [Consultado en enero 2004] 8 http://portal.unesco.org/ci/ev.php?URL_ID=1580&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=-277&reload=1074535949 [Consultado en enero 2004] 9 http://www.unesco.org.uy/ [Consultado en enero 2004] 10 http://www.uky.edu/ETD/ETD2004/ [Consultado en enero 2004] 11 http://www.bibliodgsca.unam.mx/tesis/ [Consultado en enero 2004]

• UNAM/DGB (Dirección General de Bibliotecas), colección no disponible al público en general, posee más de 40000 tesis y un sistema de entrega de títulos recientes.12

• UDLA (Universidad de Las Américas) campus Cholula. Esta colección e interfase

son los más completos, considera búsqueda y una metodología de entrega. Forma parte del NTDLT (Sánchez Huitrón, J.A., julio-diciembre 2002)13

Los desarrollos de software que se están utilizando para generar las colecciones de tesis digitales pueden ser software comercial, desarrollos locales adhoc o aprovechamientos de software libre desarrollado para administración de repositorios digitales en general y que pueden ser aplicados a tesis digitales. Entre estos últimos tenemos:

• Greenstone14 • Phronesis 15 • Biblioteca Digital Iberoamericana, Univ. de Colima.16 • Cybertheses más que un software una metodología similar a la NDLTD con

aplicación del XML17 Existe un estándar de metadatos para tesis y disertaciones, el cual está basado en los 15 elementos básicos del Dublín Core18 y un elemento propio para tesis digitales19, este conjunto de etiquetas de metadatos descriptivos tiene por objetivo facilitar la interoperabilidad entre los repositorios de tesis digitales y es útil si se tiene pensado aprovechar el protocolo de recolección de metadatos del la iniciativa de archivos abiertos, conocido como Open Archive Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH)20 Una vez establecidos los antecedentes de este proyecto y la importancia que a nivel nacional e internacional posee, se procederá a considerar los aspectos técnicos, funcionales y administrativos del proyecto.

5. CARACTERÍSTICAS

5.1 Generales

5.1.1 Derechos de Autor Para efectos de los derechos de autor se tomarán como referencia la Ley Federal de Derechos de Autor de 1996, reformas en 1997 y 2003 21 y las recomendaciones de la Oficina Legal de la UIA.

12 http://bn.unam.mx/tesis/tesisdig [Consultado en enero 2004] 13 http://biblio.udlap.mx/tesis/ [Consultado en enero 2004] 14 http://www.greenstone.org/cgi-bin/library [Consultado en enero 2004] 15 http://copernico.mty.itesm.mx/phronesis/proyecto/ [Consultado en enero 2004] 16 http://bdigital.ucol.mx/ [Consultado en enero 2004] 17 http://www.cybertheses.org/cybertheses/cybertheses.html y en Chile http://www.cybertesis.cl [Consultados en enero 2004] 18 http://www.dublincore.org/documents/dces/ [Consultado en enero 2004] 19 http://www.ndltd.org/standards/metadata/current.html [Consultado en enero 2004] 20 http://www.openarchives.org/OAI/openarchivesprotocol.html [Consultado en enero 2004] 21 http://www.impi.gob.mx/web/docs/marco_j/3w002100.htm [Consultado en enero 2004]

Se redactará con la asesoría de la Oficina Legal de la UIA una carta de autorización de publicación electrónica de la tesis, similar a la que universidades como la de Chile solicitan a sus tesistas 22 Se solicitará que el documento de autorización de publicación de la tesis sea pida al tesista por la oficina de Servicios Escolares y se integre al expediente del alumno. En el caso de la digitalización retrospectiva de tesis será necesario contactar con el autor antes de proceder a la conversión digital.

5.1.2. Selección de Material Dada la política de la UIA de considerar como opción de titulación única para el nivel licenciatura haber aprobado la totalidad de las materias desaparecen las tesis de licenciatura. La producción de tesis digitales a partir de 2004 en la UIA vendrá a conformarse exclusivamente con tesis de maestría y doctorado, aún cuando no necesariamente todos los programas de posgrado solicitan a cada estudiante una tesis, ya que existen de acuerdo a las modificaciones del Reglamento de Estudios de Posgrado23 cinco posibles opciones: Tesis, Estudio de caso, Artículo publicable en una revista arbitrada, Diseño de un proyecto de investigación y Examen general de conocimientos. Habrá de considerarse que aunque toda tesis de posgrado deba entregarse para su almacenamiento digital sólo se publicarán aquellas que el estudiante autorice. Los procesos dependerán de los acuerdos con Servicios Escolares y los Departamentos. 5.1.3 Formación de usuarios Se desarrollará un programa de Instrucción para que el estudiante sepa cuales son las característicos de los archivos a entregar y desarrolle habilidades de publicación electrónica.

5.1.3 Recepción y almacenamiento físico del material Ya que el material ser recibirá en formato digital se seguirán las características de recepción automatizada definidas por la funcionalidad de manejo de archivos(sección 5.2.1). En el caso de solicitar algún medio de respaldo físico como CD-ROM o DVD, o los que surjan en el futuro se establecerán los formatos aceptados y el proceso de archivo físico. Responsables, los que se designen en la Biblioteca. El área de Acervos Históricos podría ser la que custodie los medios físicos entregados. Los procesos serán los establecidos para la operación del software de administración de la colección cuidando que sean los más sencillos y accesibles para el tesista.

22 http://www.cybertesis.cl/documentos/formulario.pdf [Consultado en enero 2004] 23 del 31 de octubre de 2003, Comunicación Oficial No. 369.

La biblioteca deberá establecer un formato de recibo de entrega de la tesis en formato digital. 5.1.4 Edición Digital En este rubro deberá tenerse en consideración los criterios de selección de las tesis a incluir en el acervo y la presentación coherente y homogénea de los trabajos; así como un estilo de diseño gráfico adecuado. Estudios introductorios se llevarán a cabo, dependiendo de si se decido llevar a cabo puntos de acceso jerárquicos, como por ejemplo listados por carrera o por tema deberá considerarse la utilidad de textos en relación a las líneas de investigación del departamento.

5.1.5 Control de Calidad Es de esperarse que un trabajo de culminación de una carrera ya sea a nivel licenciatura o especialmente en posgrado posea los criterios de calidad universitaria. La revisión por parte de los sinodales DEBERÍA asegurar que los trabajos de tesis aprobados corresponden a la calidad esperada. En relación a este punto uno de los beneficios de las tesis digitales es que tanto directores como alumnos al saber que los trabajos será publicados tendrán mayor cuidado en la calidad del producto. Será pertinente la revisión de OCR si se decide digitalizar las tesis de la colección impresa. En cuyo caso deberá integrarse la revisión de conversión en la cadena de producción. La calidad en términos de la no existencia de ligas fallidas debe ser considerada como parte del mantenimiento integral de la colección. Los responsables de calidad de OCR y Ligas serán del Área de Automatización. La calidad de contenidos estará en manos del autor, los sinodales y los departamentos.

5.2 Funcionales

5.2.1 Manipulación de archivos La metodología y software a seleccionar deberá considerar la mayoría de los formatos de archivos generados por los estudiantes, y que deberán pasar por un proceso de adaptación que puede incluir conversiones a uno o varios formatos (HTML, PDF) y su eventual marcado en XML. Los formatos podrán ser salidas de aplicaciones comerciales directas, aplicaciones comerciales enriquecidas (ejemplo plantillas de Word) de las cuales se tenga licencia disponible o aplicaciones de software libre. Algunos de los formatos más comunes son: Word, PDF, Power Point, y Latex.

5.2.2 Metadatos Deberá aceptar diversos formatos de metadatos y ofrecer opciones de interoperabilidad entre repositorios homólogos remotos en especial a través del estándar OAI-PMH24. Los metadatos deberán estar basados en el estándar para tesis digitales ETD-MS25. Debe tomarse en cuenta que nuestras tesis están catalogadas y seguirán siéndolo en formato MARC en el sistema Aleph, por lo que deberá considerarse la transformación de los metadatos en MARC a la versión ETD-MS para facilitar el intercambio de metadatos con otros repositorios. El análisis y diseño de los procedimientos de captura y conversión de metadatos serán responsabilidad del Área de Servicios de Apoyo conjuntamente con la de Procesos Técnicos. Se elaborará la documentación necesaria para la captura y/revisión de los metadatos a su versión ETD-MS. Se evaluará la posibilidad de mantener metadatos en Aleph y que OAI-PMH haga la recolección de esa base.

5.2.3 Interfases a usuarios La colección digital será entregada a los usuarios a través del acceso vía Internet a una versión de preferencia en PDF evitando que pueda ser copiada o modificada. Se evaluará la necesidad del acceso vía password a dicha colección. En una primera fase el acceso será vía un portal de Tesis Digitales, y en una segunda fase se enriquecerá el portal con una aplicación de biblioteca digital. El diseño deberá ser acorde con el estilo del portal de la Biblioteca FXC y la liga disponible en ese contexto con un nivel de profundad no mayor al segundo enlace. Se evaluarán programas y metodologías de BD disponibles en software libre. Será necesaria la configuración de las aplicaciones y en caso de ser necesarias modificaciones a los interfases genéricos debe considerarse la participación de un programador. El análisis y diseño de las características de entrega a los usuarios será responsabilidad del Área de Servicios de Apoyo conjuntamente con el Área de Automatización (debería también incluirse Servicios al Público).

5.3 Técnicas

5.3.1 Almacenamiento de objetos y metadatos El sistema deberá proponer un esquema de almacenamiento lógico y eficiente para el volumen de archivos que se espera administrar. Deberá contar con administrador de base de datos para los metadatos. Se considerará el manejo de arreglos de discos para almacenamiento masivo. Se investigará la posibilidad de mantener metadatos en Aleph y que OAI-PMH haga la recolección de esa base.

24 http://www.oaforum.org/tutorial/index.php [Consultado en enero 2004] 25 http://www.ndltd.org/standards/metadata/current.html [Consultado en enero 2004]

5.3.2. Buscador Dependiendo del sistema y metodología seleccionada se utilizará un buscador de textos completos que complemente las posibilidades de búsqueda por metadatos. Dependiendo de las características del buscador estará integrado al software como en el caso de Greenstone o independiente como en el caso del SDX26 Cyberthesis.

5.3.3 Preservación digital El sistema y metodología a seleccionar deberá asegurar la preservación de los materiales almacenados, en términos de protección contra la eventuales daños en discos duros y equipos a través de esquemas de respaldos; así como daños en la en términos de seguridad contra ataques que afecten la integridad de los datos. La opción seleccionada deberá tener en cuenta un formato de archivos que no esté asociado a software o hardware como podría se el XML. Como parte de este aspecto de la preservación digital se deberá cuidar el acceso a los formatos disponibles y su actualización en relación a nuevas versiones del software y hardware de lectura.

5.3.4 Red La UIA en general y la biblioteca en particular posee una infraestructura de red suficiente para dar acceso remoto a los usuarios de esta colección. Será labor de la actualización general de este servicios que el acceso se mantenga disponible y suficiente para atender el tráfico que las colecciones digitales generen.

5.3.5 Accesos y Seguridad Aunque las colecciones de tesis digitales en general poseen una vocación de acceso total y gratuito el nivel que se implemente en este proyecto deberá ser aprobado por la dirección de la Biblioteca FXC y la ViceRectoría Académica. Los niveles pueden ser gratis y completo, gratis y parcial (dependiendo de la política de la universidad o decisión de los propios autores), pagado y completo, pagado y parcial, y puede restringirse el acceso vía password.

5.3.6 Ancho de banda Una de las características de los documentos de tesis digitales es que en algunos casos los archivos serán pesados. Las instituciones que tienen algunos años de experiencia en acervos de tesis digitales indican un promedio de 2.5 megas por cada tesis. Durante muchos años se ha dichos que el ancho de banda de la UIA está sobrado pues el tráfico no alcanza picos de saturación; sin embargo, habrá que hacer pruebas de despliegue con archivos reales para medir el tiempo de espera del usuario. Un tema a considerar es la posibilidad de utilizar más ancho de banda y/Internet2 como un elemento de servicio para la entrega de este tipo de colecciones. 26 http://sdx.culture.fr/sdx/

6. Grandes etapas del proyecto

Fase I

• Elaboración de los documentos del proyecto • Diseño e implementación del sitio de tesis digitales • Contacto con coordinadores y tesistas para a recolección de archivos de prueba y

explorar la opinión sobre el concepto de tesis digitales. • Benchmarking Nacional • Elaboración del manual de entrega de tesis digitales Fase I • Producción Piloto Parte I • Pruebas y definición de las políticas de catalogación de tesis digitales • Acuerdos otras Áreas: Serv. Escolares, Of. Legal y Vice Rectoría, para la

elaboración de políticas y documentos necesarios • Pruebas con Software Libre y Comercial (si se obtiene) • Diseño del programa de capacitación Fase I • Diseño del programa de difusión Fase I • Evaluación Fase I • Inicio entrega de tesis en formato digital

Fase II

• Implementación del programa de capacitación Fase I • Implementación del programa de difusión Fase I • Selección e inicio de pruebas detalladas del software seleccionado. • Elaboración del manual de entrega de tesis digitales Fase II • Producción Piloto Parte II • Diseño e implementación del programa de capacitación Fase II • Diseño e implementación del programa de Difusión Fase II • Inicio entrega de TD Fase II • Ajustes y Documentación • Evaluación general

7. Responsables

• Líder de proyecto, editor digital, diseño de Metadatos y diseño instruccional: Coordinador de Servicios de Apoyo

• Especialista en derechos de autor: Persona designada por la Oficina Legal, la

biblioteca puede aprovechar este proyecto para designar a alguien interno que se vaya convirtiendo en el especialista de este tema dentro de la biblioteca.

• ¿?Especialista temático: Será necesario si se decide elaborar estudios

introductorios relacionados una organización por programa o tema y deberá seleccionarse y solicitarse a un miembro del departamento.

• ¿?Especialista en conservación: Si la entrega de las tesis es en formato

electrónico, deberá tenerse una política de preservación de los formatos físicos y de software en que el material se entregue. Por ejemplo CD, DVD, etc. Esta tarea

deberá ser asumida conjuntamente con Acervos Históricos y Automatización y la designación del responsable se hará conjuntamente.

• ¿?Responsable de escaneado y revisor de OCR: Si se decide escanear material

en papel será la persona encargada del escaneado en el Área de Automatización. Dicha Área cuenta con dos auxiliares B dedicados a esas tareas.

• Bibliotecario de Metadatos: Se requerirá que Servicios Técnicos designe una

persona para la revisión de transferencia o la captura de metadatos; así como el diseño y marcado estructural de las etiquetas XML que se decidan utilizar. Es conveniente que el personal de Servicios Técnicos se involucre en la captura

• Diseñador Gráfico: Encargada del Diseño Gráfico en el Área de Automatización.

• Programador y Administrador de base de datos: El programador será encargado

más que de desarrollos originales de las adaptaciones de los software probados en 5.2 . Las aplicaciones a probar listadas en la sección 4 tienen como repositorio para el almacenamiento de metadatos administradores de bases de datos tales como MySQL que deberán ser administrados a nivel DBMS.

• Web Manager y Administrador de red y seguridad: Será necesario para para

asegurar que los servicios de captura de datos, recepción de documentos y búsqueda de información sean entregados a través de la web. La biblioteca ya cuenta con Web Manager en general. La red en aspectos institucionales será administrada por la Dirección de Informática y los aspectos propios de los servidores locales tales como dominios, software servicios de Internet (Apache y IIS), configuración de puertos de comunicación, etc. Al igual la seguridad institucional se verá en la Dirección de Informática y la seguridad local de cada servidor será responsable de su administrador. La biblioteca cuenta con administradores de cada uno de sus servicios.

• Diseñador Instruccional: A pesar de que el sitio de tesis digitales no perseguirá

necesariamente un fin didáctico en si, la información a la que se accese será de apoyo a la docencia e investigación. Se ha de considerar que el sitio de tesis digitales es un espacio potencial para integrar herramientas de apoyo a la elaboración de tesis e investigación en general. Dichas herramientas deberán tener un claros objetivos pedagógicos y podrán servir para probar herramientas educativas en la web. El diseño instruccional estará a cargo de la Coordinación de Servicios de Apoyo para este proyecto pero es conveniente que más personas de la biblioteca se vayan involucrando en este ámbito.

8. Necesidades y recursos

8. 1 Equipo Inicialmente acceso a un servidor Linux y un servidor NT para hacer pruebas de software de biblioteca digital y buscadores.

Una vez dimensionada la colección (depende de si se pretendo incluir las tesis a partir de una fecha determinada o en retrospectiva) se necesitará un determinado espacio de almacenamiento para los archivos mismos, el software y los índices. Una vez se tengan las pruebas es establecerá la necesidad de compra de un dispositivo de almacenamiento masivo de datos y un servidor dedicado a bibliotecas digital de tesis, cuyos costos son de 4,000.00 y 12,800.00 respectivamente.

8.2 Programas Se evaluarán los programas mencionados en la sección 4 de software libre. Un opción a considerar es DigiTool que fue cotizado en el año 2000 en 14,000 dólares, en septiembre de 2002 en 70,000, y finalmente en primavera 2003 se nos envió una cotización de 120,000. dólares correspondiente a una configuración amplia. Se ha solicitado una cotización en enero de este año con una configuración austera.

8.3 Personal La Coordinadora de Tecnologías Emergentes dedicará el 60 % de su tiempo a este proyecto durante su duración. Es necesario que se dedique una persona con habilidades de programación y administración de bases de datos a este proyecto y dedique al menos 50 % de su tiempo a este proyecto durante la Fase I. Para la generación del sitio web de tesis es necesaria una dedicación de la diseñadora gráfica y la encargada de codificación HTML de al menos un 10% de su tiempo. Una vez se defina el proceso de entrega y revisión de archivos de tesis digitales, será necesario el apoyo de los auxiliares B de Automatización para llevar a cabo cualquier modificación que sea necesaria de los archivos y aspectos de control de calidad.

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10. Evaluación de resultados

La evaluación de este proyecto dependerá en gran medida de las decisiones de enfoque que se tomen. Sin embargo es importante plantear criterios, responsables y procedimientos aun en este primer borrador. La evaluación debería enfocarse en este caso a:

• Impacto de esta colección en la reputación institucional • Impulso que este proyecto dará a la biblioteca digital en general • Reducción de costos para los alumnos • Ahorro de tiempo para alumnos • Mejora de las habilidades de manejo de TIC en los alumnos

Las medidas más tradicionales para la evaluación de colecciones y servicios digitales son el volumen producción y uso a nivel cuantitativo; sin embargo sería importante integrar otro tipo de indicadores cualitativos tales como: llevar a cabo entrevistas con los estudiantes como usuarios y como productores de TE. En el caso de que se integre a este proyecto un programa de formación de estudiantes es conveniente evaluarlo a nivel formativo y progresivo; es decir al momento de del desarrollo y al final de etapas establecidas. Vale la pena considerar que la evaluación sea llevada a cabo por un comité externo al proyecto con el cuidado de que quienes lo conforme sean conocedores de las técnicas de evaluación.

Bibliografía

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