plan anticorrupcion y atencion al ciudadano 2014
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PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO 2014TRANSCRIPT
Personería municipal de Villavicencio ¡DE FRENTE CON LA COMUNIDAD!
Calle 37A No. 19C-20 Telefax 6706506 – 6820466 NIT: 800251167-1
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PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL
CIUDADANO
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INTRODUCCION
La Personería Municipal de Villavicencio, como agencia especial del Ministerio
Publico, conforme al Mandato Constitucional y Legal, está comprometida en la
defensa y guarda de los derechos humanos y en la protección del interés
general.
Es así como en el marco del Plan Nacional de Desarrollo “Ley 1450 de 2011”, la
Personería Municipal de Villavicencio se esforzara por velar, por que los recursos
lleguen a los ciudadanos y en donde el ciudadano sienta que tiene un Estado
para la gente, que conlleve la Responsabilidad Política de la participación
ciudadana en la definición de las tareas públicas su ejecución y vigilancia.
Para esto la Personería Municipal de Villavicencio ha definido acciones que
buscan desarrollar una gestión transparente e integra al Servicio del Ciudadano
y la participación de la sociedad civil en la formulación de sus planes,
programas y proyectos.
Por lo anterior y para dar cumplimiento a lo previsto en el capitulo sexto
“políticas Institucionales y pedagógicas” de la ley 1474 de 2011 “Estatuto
Anticorrupción” y Decreto 2641 de 2012, la Personería Municipal de
Villavicencio, actualizó el Plan anticorrupción y atención al ciudadano.
Es de señalar que la actualización se realizó con base en mesas de trabajo,
donde se involucro a todo el personal.
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OBJETIVOS DEL PLAN ANTICORRUPCCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO
Objetivos Generales:
Actualizar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, conforme
lo establece la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción en su articulo 73
y decreto reglamentario 2641 de 2012.
.
Objetivos Específicos:
Diseñar las acciones que apunten a mejorar las debilidades identificadas
en el proceso de autoevaluación
Identificar las fortalezas que hagan factible el mejoramiento de las
debilidades.
Identificar las acciones de mejoramiento a aplicar.
ELEMENTOS DEL PLAN ANTICORRUPCCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO
De conformidad con lo señalado en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, se
tendrán como elementos de la estructura del plan Anticorrupción y de
Atención al ciudadano los siguientes:
1. Mapa de riesgos de corrupción
2. Estrategias anti tramites.
3. Rendición de cuentas
4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
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PRIMER COMPONENTE MAPA DE RIESGOS DE
CORRUPCION
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VALORIZACION
No DESCRIPCIONTIPO DE
CONTROL
a) Congestion de
la delegada
B) favores a
cambio de
dadivas o por
amistad
1
PRESCRIPCION DE
PROCESOS
DISCIPLINARIOS
PARA
FAVORECIMIENTO
DEL
DISCIPLINADO
POSIBLE
a) Se aumentó el
apoyo a esta
delegada
B)El sistema GPC
Cuenta con alarmas
que permiten el
aviso de la
prescripcion de
procesos
PREVENTIVOREDUCIR EL
RIESGO
B-1)Revision e
inclusion por
parte de los
delegados de la
alarma a cada
expediente
B-2) Sacar un
listado de las
prescripciones de
todos los
expedientes y
remitirlos a la jefe
oficina juridica y
actualizarlo
PERSONEROS
DELEGADOS
VIGILANCIA
ADMINISTRATIVA
b-1) una vez al
año
b-2) cada cuatro
meses
total de
expedientes con
alarma GPC/
total de
expedientes .
Listado de
expedientes con
prescripción
A) Descuido del
funcionario
encargado del
expediente,
B) asignacion del
proceso a
funcionario con
cercania al
disciplinado
2PERDIDA DE
EXPEDIENTES POSIBLE
a) Registro en el
GPC del reparto (
funcionario a cargo)
a)* libro radicadores
cada vez que el
expediente entra o
sale de la deleagda
para revision de las
proyecciones o
firma del Personero
Municipal
B) manual de etica
PREVENTIVOEVITAR EL
RIESGO
A) conteo fisico
cada cuatro
meses de los
expedientes a
cargo por parte
del delegado
B) jornada de
sensibilizacion
sobre el manual
de etica de la
entidad
A) PERSONEROS
DELEGADOS
VIGILANCIA
ADMINISTRATIVA
B) JEFE OFICINA
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
A) CADA
CUATRO MESES
B) UNA AL AÑO
A) LISTADO DE
EXPEDIENTES
FISICOS/ LISTADO
DE EXPEDIENTES A
CARGO
B) JORNADA DE
SENSIBILIZACION
REALIZADA/
JORNADA DE
REALIZACION
PROPUESTA
A)
Desconocimiento
de la ley
B) favores por
amistad o
cercania
disciplinado
3
VIOLACION DE LA
RESERVA
PROCESAL
POSIBLE
EN EL PLAN
INSTITUCIONAL DE
CAPACITACION SE
MANTIENE
ACTUALIZANDO ESTA
DEPENDENCIA
PREVENTIVOEVITAR EL
RIESGO
A) Replica de las
capacitaciones
B) jornada
sensibilizacion
manual de etica
A) PERSONEROS
DELEGADOS
VIGILANCIA
ADMINISTRATIVA
B) JEFE OFICINA
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
A) UNA AL AÑO
B) UNA AL AÑO
A) REPLICA
REALIZADA/
REPLICA
PROYECTADA
B) JORNADA DE
SENSIBILIZACION
REALIZADA/
JORNADA DE
REALIZACION
PROPUESTA
TIEMPO
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION
SEGUIMIENTO
ADMINISTRA
CION DEL
RIESGO
ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR
PROCESO DISCIPLINARIO
O
bjetivo: Investigar y/o sancionar las
conductas de los S ervidores P úblicos
Municipales , orig inadas en el incumplimiento de
deberes funcionales , la extralimitación en el
ejercicio de derechos y funciones , la violación a los
regimenes de prohibiciones , de
inhabilidades , incompatibilidades ,
impedimentos y conflicto de intereses y demás normas
imperativas .
DESCRIPCION DEL
CONTROL
IDENTIFICACION
PROCESO / CAUSASRIESGO
PROBABILIDAD
DE
MATERIALIZAC
ION
ANALISIS MEDIDAS DE MITIGACION
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a)
Desconocimiento
de la norma
B) falta de
controles
4
REALIZAR PAGOS
DE LAS CUENTAS
SIN EL LLENO DE
REQUISITOS
LEGALES
POSIBLE
A) se descentralizo
varias funciones del
area de tesoreria,
tales como
contabilidad
PREVENTIVOREDUCIR EL
RIESGO
A) Listado de
chequeo para
pagos
B) todos los
comporbantes de
egreso deben ir
con visto bueno
en la casilla
revisado por el
jefe administrativo
A) PROFESIONAL
UNIVERSITARIO -
TESORERIA
B) PROFESIONAL
UNIVERSITARIO/
JEFE OFICINA
ADMINISTRATIVA
A) UNA AL AÑO
B) A PARTIR DE LA
FECHA
A) LISTADO DE
CHEQUEO
b)
COMPROBANTES
DE EGRESO CON
EL VOBO/
COMPROBANTES
DE EGRESO
ELABORADOS
A)
DESCONOCIMIENT
O DE LA LEY
b)
FAVORECIMIENTO
A TERCEROS
5
MAL MANEJO DE
LA EJECUCION
PRESUPUESTAL
POSIBLEA) PERSONAL
CAPACITADOPREVENTIVO
EVITAR EL
RIESGO
B) REVISION Y
REPORTE MENSUAL
SOBRE EL
COMPORTAMIENT
O DE LOS GASTOS
PARA PRESENTAR
AL DESPACHO
B)OFICINA
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
B) MENSUAL
Informes
rendidos/
informes
proyectados
A) FALTA DE ETICA
B) FALTA DE
COTROLES
C)
DESCONOCIMIENT
O DE LA LEY
6
INADECUADO
MANEJO DE LOS
RECURSOS DE LA
ENTIDAD EN CAJA
MENOR Y
ELECTRONICOS
POSIBLE
B) ARQUEOS DE
CAJA MENOR
c) capacitacion en
el plan institucional
en esta area
PREVENTIVOEVITAR EL
RIESGO
A) JORNADA DE
SENSIBILIZACION
SOBRE MANUAL
DE ETICA
b) BOLETINES
SEMANAS DE
SALDOS EN
BANCOS
A) DESPACHO
b) PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
TESORERIA
A) UNA VEZ AL
AÑO
b)SEMANAL
A) JORNADA DE
SENSIBILIZACION
REALIZADA/
JORNADA DE
SENSIBILIZACION
PROYECTADA
B) BOLETINES
A)
DESORGANIZACIO
N
b) MAL MANEJO
7
STOCK DE
ALMACEN NO
CONCUERDA
CON SALDOS EN
KARDEX
POSIBLE
SISTEMA QUE
MANEJA ELEMENTOS
TANTO DE
CONSUMO COMO
DEVOLUTIVOS, EN
BODEGA
PREVENTIVO EVITAR EL
RIESGO
A) EXPEDICION DE
CIRCULAR SOBRE
LA RECEPCION Y
FIRMA DE LOS
FUNCIONARIOS A
QUIENES SE LES DA
ELEMENTOS DE
ALMACEN
b) REALIZAR
AUDITORIAS CADA
CUATRO MESES
PARA CONTEO
FISICO DE LOS
ELEMENTOS DE
CONSUMO
A)OFICINA
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA,
ALMACEN
B) CONTROL
INTERNO
A) UNA VEZ AL
AÑO
b)CADA CUATRO
MESES
a) CIRCULAR
EXPEDIDA/
CIRCULAR
PROYECTADA
B) AUDITORIAS
REALIZADAS/
AUDITORIAS
PROYECTADAS
A)
Desconocimiento
del sistema
contable de l
entidad,
b) Mal manejo o
alteracion de
datos
8
ESTADOS
FINANCIEROS NO
RAZONABLES
POSIBLE
a) soporte mensual
con el dueño del
sistema
B)SOFTWARE
INTEGRADO CON
PRESUPUESTO
TESORERIA Y
CONTABILIDAD
PREVENTIVOEVITAR EL
RIESGO
B) REVISION Y
CONSOLIDACION
DEL AREA DE
PRESUPUESTO Y
CONTABILIDAD
B) PROFESIONAL
UNIVERSITARIO-
ALMACEN/
OFICINA
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
b)SEMESTRAL
B)INFORME
CONSOLIDACION
REALIZADO/
REVISION Y
CONSOLIDACION
PROYECTDA
CONTABILIDAD- ALMACEN
GESTION FINANCIERA
Objetivo: Planear, gestionar la
correcta administración de los
bienes y recursos de la entidad, asi
como el manejo presupuestal y
contable de la entidad.
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MEJORA CONTINUA
Objetivo: verificar el cumplimiento
de la gestión de la entidad para garantizar la prestación oportuna y eficiente del
servicio.
A) intereses
personales, b) falta
de conocimiento
de la ley, c) falta
de etica del
funcionario.
9
RECIBIR DADIVAS
A CAMBIO DE NO
REPORTAR
HALLAZGOS
NEGATIVOS DE
LAS AUDITORIAS
POSIBLE
b)PROCEDIMIENTOS
ESTABLECIDOS PARA
TAL FIN , SOPORTES
DE
DOCUMENTACION
GENERADA POR EL
SISTEMA
PREVENTIVOREDUCIR EL
RIESGO
a-b-c)
sensibilizacion
sobre ley
anticorrupcion y
nuevas
responsabilidades
de control interno
A) PROFESIONAL
UNIVERSITARIO -
TESORERIAa) una vez al año
A) JORNADA DE
SENSIBILIZACION
REALIZADA/
JORNADA DE
SENSIBILIZACION
PROYECTADA
VALORIZACION
No DESCRIPCION
TIPO DE
CONTROL
A)
DESCONOCIMIENT
O DE LA
NORMATIVIDAD
b) FALTA DE ETICA
10
FAVORECIMIENTO
EN LA
EVALUACION DE
LAS PROPUESTAS
POSIBLE
A)DESAGREGACION
DE FUNCIONES
ENTRE QUIEN
EVALUA LAS OFERTAS
Y QUIEN CONTRATA
a) MANUAL DE
CONTRATACION
ACTUALIZADO
PREVENTIVOEVITAR EL
RIESGO
b)Sensibilización
de funconarios
sobre la
normatividad y
consecuencias
por no desarrollar
el proceso
contarctual sin
vicios de
favorabilidad.
b) ASESOR
DESPACHO
B) UNA VEZ AL
AÑO
b) FUNCIONARIOS
SENSIBILIZADOS
A)
desconocimiento
de la ley y del
manual de
contratacion de la
entidad
11
ADENDAS QUE
MODIFIQUEN
CONDICIONES
GENERALES DEL
PROCESO PARA
FAVORECER A
DETERMINADA
GRUPO O
PERSONA
POSIBLE
A) MANUAL DE
CONTRATACION
VIGENTE
PREVENTIVOEVITAR EL
RIESGO
A)Realizar
unicamente
adendas cuando
las condiciones
técnicas, jurídicas
y habilitantes lo
requiera, previo
análisis objetivos y
basado en los
principios rectores
de la
contratación
pública.
b) ASESOR
DESPACHO
b) CUANDO SE
REQUIERA
a) ADENDAS
REALIZADAS CON
LOS PRINCIPIOS
RECTORES DE
CONTRATACION
VALORIZACION
No DESCRIPCION
TIPO DE
CONTROL
A) FALTA DE ETICA
DEL FUNCIONARIO,
b)DESCONOCIMIE
NTO DE DEBERES Y
PROHIBICIONES
DEL SERVIDOR
PUBLICO 12
COBRO POR
REALIZAR ALGUN
TRAMITE O
SERVICIO DE LA
ENTIDAD
POSIBLE
A) MANUAL DE ETICA
PREVENTIVOEVITAR EL
RIESGO
A) SE COLOCARA
EN LUGAR VISIBLE
UN AVISO
INFORMANDO
QUE TODOS LOS
SERVICIOS SON
GRATUITOS
b) SE PUBLICARA
EN LUGAR VISIBLE
LOS DERECHOS
DEL USUARIO
A) B)JEFE
OFICINA
ATENCION AL
USUARIO
a-B) PERMANENTEAVISOS FIJADOS
PERMANENTES
A)
DESCONOCIMIENT
O DE LOS DEBERES
Y PROHIBICIONES
DEL SERVIDOR
PUBLICO 13
ABUSO DE PODER
DE
FUNCIONARIOS
PUBLICOS
POSIBLE
A) MANUAL DE ETICA
A) MANUAL DE
FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
a) actos
administrativos
delegan algunas
funciones
PREVENTIVO EVITAR EL
RIESGO
a) publicacion de
los prohibiciones
a los servidores
publicos en la
cartelera oficial
a) jefe oficina
adminitrativapermanente
Documento
publicado
RESPONSABLE INDICADOR
TODOS LOS PROCESOS
ADMINISTRA
CION DEL
RIESGO
ACCIONES CAUSAS
RIESGO
ACCIONES
IDENTIFICACION ANALISIS MEDIDAS DE MITIGACION
CAUSAS
RIESGO PROBABILIDAD
DE
MATERIALIZAC
ION
DESCRIPCION DEL
CONTROL
SEGUIMIENTO
PROCESO Y OBJETIVO
RIESGOS TRANSVERSALES
IDENTIFICACION ANALISIS MEDIDAS DE MITIGACION SEGUIMIENTO
PROCESO Y OBJETIVO RESPONSABLE INDICADOR
PROBABILIDAD
DE
MATERIALIZAC
ION
DESCRIPCION DEL
CONTROL
CONTRATACION
( COMO PROCESO O
PROCEDIMIENTS LIGADOS A ESTE )
ADMINISTRA
CION DEL
RIESGO
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SEGUNDO COMPONENTE. ESTRATEGIAS ANTITRAMITES
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RACIONALIZACION DE TRÁMITES
MECANISMOS ADOPTADOS POR LA ENTIDAD:
La Personeria Municipal cuenta con una oficina de atención al usuario,
donde se brinda el servicio en forma diaria con dos profesionales del
derecho.
Presentación de consultas, peticiones, quejas y reclamos a través de la
Página Web en el Link Correspondencia en Línea Radique su Queja, lo
anterior se implementó mediante Circular 001 de 2012.
Se implementó el Chat Institucional con fin de generar espacios de
participación ciudadana, en donde se pueden realizar consultas
directamente a los funcionarios de la personería municipal, todos los
martes a través de la Página Web
http://www.personeriavillavicencio.gov.co/site2.0/index.php?option=co
m_blastchatc&Itemid=94. Mediante la Circular 003 de 2012 se adoptó el
Chat institucional.
Se reglamentó el trámite interno de los Derechos de Petición que llegan a
la entidad con el fin de establecer tiempos y competencias para darle
respuesta a las peticiones, mediante la circular 004 de 2012.
Se reglamentó el registro público sobre los derechos de petición que sean
presentados a la personería de Villavicencio, donde se estableció llevar
un registro público organizado de los derechos de petición que sean
formulados, así como también se implementó un link de quejas,
sugerencias y reclamos; lo anterior mediante la circular 001 de 2012.
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Mediante Resolución 108 de 2012 se adopta el buzón de correo
electrónico como medio de notificación personal de decisiones
judiciales.
Se estableció el link de Certificación en Línea de la existencia o no de
procesos en curso en contra del solicitante, con esto se busca que las
personas no se tengan que desplazar para venir a solicitar este
certificado a la entidad, si no que por vía Web los saquen
automáticamente.
la Entidad a través de su página Web tiene los formatos para la
presentación de acciones de tutela, acciones populares, acciones de
grupo y derechos de petición, con el fin de ofrecerle a la ciudadanía
esta herramienta de los servicios prestados por la Personería de
Villavicencio.
Así como también a modo informativo están establecidos los tiempos
para dar solución a los trámites solicitados en la Personería para darle
transparencia y eficiencia a los servicios que ofrece la Entidad.
Se creó el link Base de Datos Veedurías el cual contiene información de
interés general para la comunidad.
Se estableció el link Quejas Sobre Funcionarios de la Personería, por
medio de cual se podrá presentar las respectivas quejas en contra de los
funcionarios que estime pertinentes.
RACIONALIZACIÓN DE ANTI TRÁMITES IDENTIFICADOS
ELIMINACIÓN del requisito al usuario de un oficio para solicitar
acompañamiento o seguimiento a alguna petición que vaya a realizar
frente a otra entidad. Este trámite se puede iniciar inmediatamente de
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oficio sin tener que hacer la asesoría en primer momento en el área de
Atención al Usuario donde se le remite a la delegada competente y esta
nuevamente devolverlo a la oficina de Atención al Usuario para que se le
realice el oficio donde solicite el seguimiento de un trámite ante otra
entidad. TODA ATENCION SE REGISTRARA EN EL GPC Y EL SEGUIMIENTO SE
DARA AUTOMATICAMENTE POR REPARTO, NO SE EXIGIRA OFICIO AL
USUARIO.
OPTIMIZACIÓN del procedimiento de vinculación de los datos de los
usuarios al GPC sobre derechos de petición y acciones de tutela, para lo
cual se acordó que los datos del usuario quedaran consagrados en la
parte de las observaciones de la herramienta GPC.
Con esto se mejora la satisfacción del usuario a través de la reducción de
tiempo en puntos de atención.
OPTIMIZACION del filtro que se realiza en Correspondencia donde se
deben solicitar todos los datos completos de dirección, nombres y
apellidos, barrio, teléfono, de quien presente solicitudes, peticiones o
radique documentos, con el fin de dar respuesta al peticionario en
tiempo oportunos y evitar desgastes administrativos para su ubicación.
SIMPLIFICACIÓN de los seguimientos a peticiones y tutelas se realizará en
la mayoría de caso por vía telefónica, para evitar el desgaste
administrativo de tiempo de requerimientos a entidades de forma escrita.
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TERCER COMPONENTE. RENDICION DE CUENTAS
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INSTRUCTIVO DE RENDICION DE CUENTAS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE
VILLAVICENCIO
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INTRODUCCION
LA RENDICION DE CUENTAS de todas las entidades del Estado ha pasado de ser
una obligación a ser una responsabilidad social de la misma ante los
colombianos.
Es así que es uno de los componentes del Nuevo Plan anticorrupción adoptado
mediante Decreto No. 2641 de 2012 y de acuerdo a los lineamientos
establecidos en la Ley 489 de 1998.
Por lo anterior la Personeria Municipal de Villavicencio presenta este instructivo
como elemento de guía para su planeacion, ejecución, verificación y análisis
de una buena rendición de cuentas.
Es de señalar que las Personerías Municipales cuentan con una guía expedida
por la Procuraduría General de la nación para todos los personeros
municipales; guía que se tuvo en cuenta para la elaboración del presente
documento.
Este documento se elaboró con base en el ciclo PHVA, los cuales son la base
de cualquier proceso, procedimiento, actividad o tarea a realizar.
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1. OBJETIVOS DE LA RENDICION DE CUENTAS
Generar un proceso de retroalimentación entre los ciudadanos y la entidad
Estimular la participación ciudadana
Contar con varias perspectivas sobre lo que quieren los ciudadanos en una
rendición de cuentas
Rendir informe de la Gestión de la vigencia
Generar cultura en los funcionarios sobre la importancia de gestión que
realiza en pro de los ciudadanos
Aumentar la credibilidad y confianza de los ciudadanos en la entidad
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2. ALCANCE
El proceso de audiencia pública de rendición de cuentas está dirigido a toda
la comunidad y sectores gremiales con el fin de brindar información acerca de
la gestión realizada por la administración.
3. TERMINOLOGIA
RENDICION DE CUENTAS: “Es un proceso permanente y una relación de doble
vía entre el gobierno, los ciudadanos y los actores interesado en los resultados y
en la gestión Pública “.
QUIENES HACEN PARTE DE LA RENDICION DE CUENTAS: Todos los usuarios de la
Personería.
USUARIOS INTERNOS: Funcionarios de la Personería Municipal
USUARIOS EXTERNOS: Ciudadanos, entidades, organismos de control,
proveedores.
PRINCIPIOS: Transparencia, Participación, Difusión
ELEMENTOS ESENCIALES: Información, Dialogo, Incentivos.
4. PLANEACION
QUE, COMO Y CUANDO?
Es la primera etapa para obtener buenos resultados en todas las actividades
diarias cotidianas y laborales; con una buena planeacion se obtendrán mejores
resultados. Que se va a realizar, como lo va a realizar y cuando.
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4.1 PREPARACION INTERNA
4.1.1 REUNION:
Citar a reunión para involucrar a todo el personal de la entidad y crear los
diferentes coordinadores de las etapas, es importante dar una explicación a
todos los funcionarios de la entidad sobre la importancia y la responsabilidad
social que tenemos todos los servidores públicos de rendir cuentas a la
comunidad en general y escuchar todas las ideas que tenga el personal para
una buena rendición.
4.1.2 FECHA: PRIMER MARTES DEL MES DE OCTUBRE DE CADA VIGENCIA
4.1.3 RESPONSABLE: JEFE OFICINA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
4.1.4 FORMATO: ACTA.doc. ( ANEXO 1)
4.2 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION INTERNA
4.2.1 PARAMETROS DE LA RENDICION:
Se debe hacer una reunión en donde se debe establecer unos
parámetros de trabajo, una lista de chequeo la cual debe contener los
parámetros establecidos en la Guía de Rendición de cuentas para las
Personerías Municipales, se debe tener en cuenta los avances del POA,
las actividades macro del PLAN DE ACCION de cada vigencia, el informe
de auditorias externas por parte de órganos de control y demás
actividades relevantes en cada vigencia.
4.2.2 FECHA: La recolección y organización de la información interna de la
entidad debe realizarse durante todo el mes de Octubre, quedando
como plazo para un primer informe preliminar por parte de los delegados
y jefes de oficina el primer día del mes de noviembre, el cual debe ser
presentado al Asesor de Despacho.
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4.2.3 RESPONSABLE: Asesor de Despacho
4.2.4 FORMATO: ACTA.doc, GUIA RENDICION DE CUENTAS PERSONEROS
MUNICIPALES.tif (ANEXO 2 ) ( ANEXO 3)
4.3 INFORMACION EXTERNA –PARTICIPACION DE LOS USUARIOS
4.3.1 RECOLECCION DE INFORMACION EXTERNA: La rendición de cuentas a la
ciudadanía pasó de una simple información unilateral por parte de la
entidad, sobre lo que se realizó en una vigencia, a ser una
retroalimentación con el usuario, se debe tener en cuenta al usuario en:
Escuchar los puntos de vista
Responder sus preguntas
Brindar explicaciones y justificaciones respectivas
Por lo anterior se sugiere que en las dos primeras semanas del mes de Octubre
se tenga en cuenta a los diferentes usuarios de nuestra entidad, para lo cual se
implementará una encuesta, también se implementará un link en la pagina de
la Web de la entidad sobre “ QUE QUIERES SABER EN LA RENDICION DE
CUENTAS DE LA PERSONERIA”
4.3.2 FECHA: las dos primeras semanas del mes de octubre
4.3.3 RESPONSABLE: Jefe oficina jurídica y atención al usuario.
4.3.4 FORMATO: ENCUESTA USUARIO.doc, ENCUESTA VEEDURIA.doc, ANEXO 4
Y 5
4.4 ORGANIZACIÓN E IMPRESIÓN DOCUMENTO FINAL
4.4.1 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION RECOPILADA
Con todo el material reunido se debe establecer un documento final de la
rendición de cuentas, el cual debe recopilar en forma concreta la gestión
realizada en la vigencia.
4.4.2 FECHA: ultimo martes del mes de noviembre.
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4.4.3 RESPONSABLE: Asesor de despacho, con colaboración del técnico de
sistemas.
4.5 CONVOCATORIA Y LOGISTICA DEL EVENTO
4.5.1 UBICACIÓN DE DIRECTORIO TELEFONICO DE USUARIOS EN GENERAL
Se debe hacer un listado de todos los posibles usuarios de la entidad,
contemplado las diferentes entidades, proveedores y usuarios, para lo cual
debe tenerse en cuenta lo que reporta el GPC.
4.5.2 FECHA: PRIMER MARTES DEL MES DE NOVIEMBRE
4.5.3 RESPONSABLE. SECRETARIA EJECUTIVA Y TECNICO DE SISTEMAS
4.5.4 FORMATO. LISTADOS USUARIOS.doc ( ANEXO 6)
4.6 SITIO Y FECHA DEL EVENTO
Se debe escoger un sitio que contenga las características propias para atender
a la comunidad invitada. La fecha por cumplir requisitos de la guía de la
Procuraduría general de la nación debe ser el 10 de diciembre o cercana
depende del día hábil. Se debe tener en cuenta que el evento no puede ser
tan extenso, máximo cuatro horas.
4.6.1 FECHA: a más tardar un mes antes del evento de rendición de cuentas
debe tenerse el lugar y la fecha estipulado
4.6.2 RESPONSABLE: PERSONERO MUNICIPAL
4.7 CONVOCATORIA
4.7.1 MEDIOS DE CONVOCATORIA: se deben utilizar los diferentes medios
posibles para convocar a todos los usuarios.
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Invitación formal: para funcionarios de entidades públicas y protocolo. Se
debe elaborar una invitación INVITACION.doc
Vía telefónica: con el listado de usuarios determinados en el numeral 4.5.1
se debe empezar a realizar las llamadas vía telefónica invitando a la
comunidad: CONVOCATORIA VIA TELEFONICA.doc
Medios radiales: Se debe invitar a la comunidad en general a través de
medios radiales INVITACION.doc.
4.7.2 FECHA: Durante todo el mes de noviembre debe hacerse una constante
invitación a la comunidad.
4.7.3 RESPONSABLES: Secretarias mecanógrafas, técnico de correspondencia
4.7.4 FORMATOS INVITACION.doc, CONVOCATORIA VIA TELEFONICA.doc,
INVITACION.doc. (ANEXOS 7, 8 Y 9)
4.8 REUNION PRELIMINAR
4.8.1 REUNION: En esta reunión se revisara el documento final, se coordinará el
material y equipo necesario, se delegaran responsabilidades, tales como
diligenciamiento de planillas, ubicación de asistente, encargo de equipos y
medios entre otros, así como definir si es viable la transmisión vía Web de la
audiencia. Establecer un orden del día
4.8.2 FECHA: Ultimo día hábil del mes de noviembre de cada vigencia.
4.8.3 RESPONSABLES. Jefe administrativo, técnico de sistemas (equipos Y
transmisión vía web)
4.8.4 FORMATO: FORMATO PLANILLA ASISTENTES.doc (ANEXO 10)
4.9 PROCEDIMIENTOS DE LA ETAPA DE PLANEACION
4.9.1 FORMATOS: PROCEDIMIENTO PREPARACION INSTITUCIONAL.doc (ANEXO11
PROCEDIMIENTO CONVOCATORIA Y LOGISTICA DEL
EVENTO.doc (ANEXO 12)
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5. HACER O EJECUTAR
Ejecutar lo planeado
Esta etapa significa realizar o ejecutar lo planeado, es decir poner en practica
la diseñado en la ETAPA DE LA PLANEACION.
5.1 VERIFICACION DE TODO EL MATERIAL REQUERIDO: Un día antes de la
audiencia se debe realizar un chequeo de lo requerido y necesario en el
lugar del evento.
5.2 REALIZACION DEL EVENTO: Una vez instalado todo el material y equipos
se debe disponer del maestro de ceremonias para que de inicio al
evento. Se da la exposición de la gestión, se retroalimenta con los
usuarios sobre sus sugerencias, dudas e inquietudes
5.3 TRANSMISION VIA WEB: Si es viable la transmisión vía Web, se debe
disponer de una persona que maneje la página y de respuesta en forma
automática.
5.4 RESPONSABLE: Jefe Administrativo y Técnico de Sistemas.
5.5 FORMATO: LISTA DE CHEQUEO PREVIO.xls ( ANEXO 13)
5.6 PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO REALIZACION DE LA AUDIENCIA.doc
(ANEXO 14)
6. VERIFICAR
Se realizó de acuerdo a lo planeado?
En esta etapa se verifica que lo realizado sea efectivamente lo planeado.
6.1 MEDICION DEL EVENTO: Se debe realizar medición de la actividad tanto
del evento como de la gestión, mediante encuestas, proceder a su
tabulación y generar informe detallado de los resultados por parte de
control Interno y publicarlo en la página web de la institución.
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6.2 REUNION: De forma autocrítica se debe establecer por todos los
funcionarios, aspectos positivos y por mejorar para tener en cuenta para
las próximas audiencias de rendición.
6.3 REMISION DE INFORMES: Rendir el informe con documentos presentados
en la audiencia a Alcaldía, Concejo; defensoría, Procuraduría y
FENALPER, el cual está a cargo del Asesor de Despacho
6.4 UNIDAD DOCUMENTAL: Se debe archivar en una carpeta toda la
evidencia de la rendición de cuentas desde su tapa de planeacion
hasta su culminación.
6.5 FORMATOS. encuesta medición evento.doc, ENCUESTA MEDICION DE LA
GESTION.doc. ENCUESTA PARA PLAN DE ACCION.doc (ANEXOS 15, 16, 17)
7. ACTUAR
Como podemos mejorar
En esta etapa se toman acciones para la mejora continua
7.1 MEDIDAS INSTITUCIONALES: De la reunión desarrollada en el punto 6.2 se
debe determinar si existen posibles falencias u observaciones que deriven un
posible plan de mejoramiento interno institucional. Adicional se estudiaran
todas las actividades macro que la comunidad sugirió para la próxima
vigencia y se elegirá las dos mejores.
7.2 INCENTIVOS
7.2.1 Incentivos internos: va dirigidos a las dependencias, para lo cual se
enaltecerá en la cartelera oficial al grupo de trabajo o dependencia bajo
los siguientes parámetros.
70 PUNTOS el cumplimiento del POA (los cuales corresponden al 100% del
cumplimiento y así sucesivamente).
10 PUNTOS la evaluación de la comunidad.
20 PUNTOS concepto justificado de auditoria interna.
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Quien obtenga el mayor puntaje se elegirá como el mejor grupo siempre y
cuando dicho puntaje obtenido no se inferior a 90 puntos; y se enaltecerá
en la cartelera oficial, en la página Web y se le concederán dos días de
permiso en fechas diferentes a cada uno de los integrantes de la
dependencia.
7.2.2 Incentivos externos: va dirigido a la comunidad que asistió al evento.
Para los cuales se les dará dos tipos de incentivos, el primero se tendrán
como base de datos para las capacitaciones que la entidad realice en la
próxima vigencia y segundo se elegirá el mejor actividad macro para
incluirse en el plan de acción de la siguiente vigencia, para lo cual se
revisaran el formato denominado ENCUESTA PARA PLAN DE ACCION
entregada en el numeral 6.1 y evaluada en el numeral 7.1; a estos dos
usuarios ganadores se les informará por escrito una exaltación por apoyo al
mejoramiento continuo y se exaltara en la pagina Web.
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CUARTO COMPONENTE. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL
CIUDADANO
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CUARTO COMPONENTE
MECANISMO PARA MEJORAR LA ANTENCION AL CIUDADANO
La Personería Municipal de Villavicencio, busca mejorar la calidad y
accesibilidad de los trámites y servicios de la Entidad para satisfacer las
necesidades de la ciudadanía, por lo que ha creado una página WEB: www.
Personeríavillavicencio.gov.co, la cual se actualiza de manera permanente
mostrando el resultado de los trámites y servicios que presta la entidad y
reflejando los tiempos de respuesta con el fin de brindar información al
ciudadano.
También se puede interactuar con nuestra Entidad en la página de la
Personería Municipal de Villavicencio en Facebook; allí se puede interactuar
con nuestra Entidad en tiempo real y conocer nuestras últimas novedades, las
actividades que desarrollamos e información de interés para todos.
La Entidad tiene claro que el Servicio de Atención al Ciudadano debe
centrarse de manera específica en la persona que está esperando la atención
de uno o más Servidores, aplicando un procedimiento especifico de trabajo
en el proceso de comunicación como son: la personalización, la cortesía, la
información o buen manejo del tipo de servicio o problema, entre otros.
Los servidores Públicos de la Personería Municipal, gozan de ciertas cualidades
y aptitudes a la hora de atender al ciudadano prestando sus servicios con alta
calidad humana, siguiendo lineamientos claros como son:
El servidor Público deberá atender de manera muy cordial al Usuario
atendiéndolo con calidad humana.
El Servidor Público deberá trasmitir de una manera clara y respetuosa la
posible solución al requerimiento que hace el Ciudadano, dentro de lo
normado y en el tiempo justo.
Así mismo es deber del funcionario de la entidad orientar al ciudadano si
el requerimiento que presenta se debe hacer en esta entidad y si no
darle directrices claras a que Autoridad le compete dirigirse para buscar
solución a su situación.
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a. Desarrollo Institucional para el Servicio al Ciudadano
La Personería Municipal de Villavicencio, en la actualidad tiene un Portafolio de
Servicios al Ciudadano, en el cual establece que la Entidad realiza las
siguientes actividades:
las Acciones Legales para la Protección de los Derechos Humanos.
Acciones para verificar el respeto de los derechos humanos.
Promoción de los Derechos Humanos.
Asistencia a audiencia de petición de medidas de protección.
Formación Ciudadana.
Actuación como Ministerio Público en lo Penal.
Averiguación Disciplinaria.
Vigilancia de los actos de la administración.
Intervención en procesos contravencionales.
Intervención dentro de los procesos de restitución de bienes de uso
público.
Elaboración y Seguimiento al Derecho de petición.
Elaboración y Seguimiento de las Acciones Populares.
Elaboración y Seguimiento de las Acciones de Grupo.
Elaboración de Acción de Cumplimiento.
Coadyudancia en acciones publicas
Elaboración acción de inconstitucionalidad.
Elaboración de Acciones de Nulidad.
Reclamación y Demanda de Derechos del Consumidor.
Consulta y suministro de información jurídica. .
Asesoría para la conformación de veedurías ciudadanas.
Registro de Veedurías ciudadanas.
Asistencia a comités.
Cubrimiento de las Secciones del Concejo.
Comisiones de otras entidades
Se realizara Control y Auditoria del Servicio, con el fin de Asegurar la calidad y
el mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos del servicio al
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público, actividad que la Entidad debe asumir como una de sus mayores
Responsabilidades en el campo de la prestación del Servicio, así mismo debe
tenerse en cuenta las Auditorias practicadas por la Oficina de Control Interno
de Gestión y la Contraloría.
La Oficina de Control Interno presenta informes de evaluación de resultados de
la Entidad frente a los problemas que se presentan en el puesto de atención.
Utiliza para ello procedimientos uniformes, cuestionarios evaluativos y
documentos formales y específicos.
PROCEDIMIENTOS INTERNOS QUE SOPORTAN LA ENTREGA DE TRAMITES Y
SERVICIOS AL CIUDADANO
La Personería Municipal adopto el manual de procesos y procedimientos de la
entidad bajo Resolución N. 283 del 31 de Diciembre de 2012, los cuales para la
Oficina de Atención al Ciudadano se encuentran relacionados a continuación:
Código Concepto
DDH – p -005 Atención Preliminar.
DDH – p - 006 Atención al Usuario Personal.
DDH – p - 007 Atención por correspondencia.
DDH – p - 008 Atención Telefónica.
PROCEDIMIENTOS DE ATENCION DE PETICIONES, QUEJAS, SUGERENCIAS,
RECLAMOS Y DENUNCIAS DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD
La personería Municipal de Villavicencio adopto mediante Resoluciones y
circulares los procedimientos acordes a la normatividad vigente con respecto a
la atención de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias, así:
Circular N.001 de 2012, expedida el 26 de junio, por medio de la cual se
establece el Registro Público sobre los derechos de petición que sean
presentados a la Entidad.
Circular N.002 de 2012, expedida el 05 de julio, por medio del cual se
establece el procedimiento respecto de los derechos de petición
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dirigidos a las entidades públicas y privadas en donde la Personería
Municipal deba intervenir en su seguimiento.
Resolución N. 108 de 2012, expedida el 28 de junio de 2012, por medio del
cual se adopta un buzón de correo electrónico como medio de
notificación personal de decisiones judiciales de conformidad con el Art.
197 de la Ley 1437 de 2011.
Ser estableció la CARTA DEL TRATO DIGNO AL CIUDADANO, la cual fue
socializada y publicada en la cartelera de la Entidad.
Estos actos Administrativos se encuentran Publicados en la página WEB de la
entidad.
DERECHOS DE LOS USUARIOS DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLLAVICENCIO
LOS USUARIOS DE LOS SERVICIOS DE LA PERSONERIA DE VILLAVICENCIO TIENEN
DERECHO A
1. A ser tratado con amabilidad, dignidad y respeto, sin importar su etnia o
clase social
2. A recibir información oportuna, correcta y veraz a sus inquietudes,
consultas e interrogantes
3. A recibir todos los servicios gratuitos que presta la entidad
4. A obtener reserva de su caso, si así lo requiere
5. A no generar tramites innecesarios, buscando siempre la atención
oportuna
6. A obtener una respuesta oportuna y dentro de los términos legales
establecidos
7. A que no se le pida algún documento adicional que genere tramitología
8. A obtener el servicio en los tiempos establecidos para cada tramite
No se le olvide señor usuario que usted es la razón de nuestra entidad
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TIEMPOS DE ENTREGA DE CADA TRÁMITE O SERVICIO
En la elaboración de los documentos que se realizan en la oficina de atención
al usuario se manejan diferentes tiempos así:
ACTIVIDAD TIEMPOS MAXIMOS
ASESORIA: 20 MINUTOS DEPENDIENDO DEL TEMA.
ASESORIA E INTERVENCION 40 MINUTOS.
ASESORIA Y TUTELA 20 MINUTOS ASESORIA.
60 MINUTOS TUTELA.
INCIDENTES DE DESACATO 25 MINUTOS.
IMPUGNACIONES 60 MINUTOS.
RECURSOS DE REPOSICION 45 MINUTOS.
REVOCATORIAS DIRECTAS 90 MINUTOS.
RECEPCION DE QUEJAS 45 MINUTOS.
DERECHOS DE PETICION 30 MINUTOS.
LOS PROFESIONALES ENCARGADO DE LA OFICINA DE ATENCION AL USUARIO
SON:
En el módulo No 1
Un Profesional Universitario
En el módulo No 2
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Un Profesional del Derecho
La Entidad goza de ciertas estrategias para lograr una efectiva y continúa
comunicación con la ciudadanía en general a través de:
permanentemente a través de la cartelera institucional se actualiza la
información de interés público para la comunidad.
A través de un proceso pedagógico continuado ofrece capacitación
permanente a la comunidad en materia de derechos humanos,
participación ciudadana y otros temas de interés.
Interacción constante con los medios de comunicación para que la
comunidad tenga de primera mano la información sobre la actuación
de la entidad.
Chat temático todos los martes por pagina web.
MECANISMO OBJETIVO
RENDICION PUBLICA DE CUENTAS Permitir a los interesados conocer y discutir los
resultados de la gestión Personería Municipal
de Villavicencio.
Apoyo a la Acción de Tutela Buscando permitir al ciudadano reclamar el
reconocimiento de sus derechos
Efectividad del derecho de petición Posibilitar al ciudadano el reclamo sobre
alguna inconsistencia en un procedimiento
que le genere algún tipo de afectación.
Buzón de Sugerencia Permitir al ciudadano opinar acerca de la
gestión de la entidad.
Promover la constitución de veedurías
ciudadanas y su capacitación
Permitir a los ciudadanos o a las diferentes
organizaciones comunitarias, ejercer
vigilancia sobre el proceso de la gestión
pública de la Administración Municipal de
Villavicencio.
Procesos de Restablecimientos de derecho Permitir el goce efectivo de los derechos de
todos los ciudadanos cuando se encuentren
en situación de vulnerabilidad.
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PORTAFOLIO DE SERVICIOS
La Personería Municipal de Villavicencio ofrece a los habitantes que necesitan
ayuda en la defensa de sus derechos fundamentales, tales como:
Derecho a la vida, a la Igualdad, a la Intimidad, al Buen Nombre y Honra, a la
Petición, a la Libre circulación, al Trabajo a la Libertad, al Debido Proceso, al
Ejercicio y Control del Poder Público, al Libre Desarrollo de la Personalidad, a la
libertad de cultos, a la Libertad de Expresión, a la Libertad de Escoger de
Profesión y Oficio, a la libertad de enseñanza, al Aprendizaje, a la Investigación
y Cátedra, a la Libertad de asociación sindical. De igual forma se orienta en
mecanismo de solución de conflictos y trámites legales como:
Asesorar y elaborar los Derechos de petición conforme a las necesidades
de la comunidad.
Asesorar y elaborar las solicitudes de acción de tutela de acuerdo a las
solicitudes de la comunidad cuando les sean vulnerados los derechos
fundamentales.
Tramite de quejas ante los Funcionarios públicos del orden Municipal, o
personas Jurídicas y Naturales por vulneración de Derechos humanos.
Asesorías sobre derecho civil, laboral y de familia.
Presentar acciones populares de oficio o nombre de la comunidad
Fomentar programas tendientes a la defensa de la familia, del menor y
de los derechos humanos.
Asesorar y se elaborar peticiones, quejas y reclamos sobre servicios
Públicos a las respectivas entidades prestadoras del servicio.
Atención a los desplazados en la toma de su declaración para remitirlos
al Departamento Administrativo para la prosperidad social DPS y la
unidad de atención y reparación de victimas.
Vigilar y fomentar programas tendientes a preservar el medio ambiente
sano y el cuidado de la flora y de la fauna.
Ejercer seguimiento cuando sea necesario del cumplimiento del artículo
5 de la Ley 142 de 1994.
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Las Funciones de la Personería Municipal son:
La guarda y la promoción de los derechos humanos.
La protección del interés público.
La vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñen funciones
públicas.
Vigilar el cumplimiento de la Constitución, las leyes y de los actos
administrativos.
Defensa del debido proceso y sus garantías penales.
Ejercer el poder disciplinario, sobre los servidores públicos del orden
municipal.
Velar por la efectividad del derecho de petición.
Defender el patrimonio público y el medio ambiente.
Recibir las quejas y reclamos que toda persona le haga llegar referentes
al funcionamiento de la administración.
Vigilar la eficiencia y continuidad de los servicios públicos.
Defender el derecho a un medio ambiente sano.
Defensa de los derechos fundamentales.
Las Dependencias que hacen parte de la Estructura Organizacional de nuestra
entidad son:
JEFE DE OFICINA JURIDICA Y ATENCION AL USUARIO
Aquí se revisa jurídicamente los documentos que deban ser suscritos por el
Personero Municipal, incluidos los autos y providencias que dentro de los
procesos disciplinarios proyectan los Personeros Delegados para la Vigilancia
Administrativa.
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Se atienden los despachos comisorios que nos envían las diferentes ciudades,
con el fin de practicar las diligencias administrativas e investigaciones
solicitadas.
En la parte de atención al ciudadano se atiende, asesora jurídicamente en
temas en derecho y se elabora las acciones de tutela, derechos de repetición,
recursos de reposición, apelación, revocatorias directas, con el fin de agotar las
instancias administrativas para garantizar los derechos de los ciudadanos.
DELEGADA DE LOS DERECHOS HUMANOS
La Personería Municipal de Villavicencio, ofrece a los usuarios las visitas y
asistencias a los centros de reclusión, centros hospitalarios, estaciones de
policía, en defensa de los derechos humanos especialmente de la libertad y la
integridad personal.
También se encarga de promover los derechos humanos, a través de
capacitaciones solicitadas por la comunidad, desarrollo de proyectos que
benefician a los ciudadanos, toma de declaraciones y desplazados y
desaparecidos.
Intervención en busca de soluciones para el menor ante entidades privadas y
públicas como:
Comisarias de Familia.
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar I.C.B.F.
Secretaria de Educación Municipal.
Secretaria de Salud Municipal.
DELEGADA EN LA VIGILANCIA POLICIVA
Los Personeros Municipales gozan de la facultad legal de intervenir en todos los
procesos de policía, a efectos de velar por la defensa del orden jurídico, del
orden del patrimonio público y especialmente para preservar los derechos y
garantías fundamentales que se desplieguen en el ejercicio de las acciones
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policivas. Los juicios de policía se presentan en tres formas conocidas
doctrinalmente, cuales son:
1. Los procesos civiles de policía como el lanzamiento por ocupación de
hecho, amparo a la posesión o mera tenencia, amparo al domicilio,
amparo a la servidumbre, etc.
2. Los procesos administrativos de policía, como la restitución de espacio
público, infracciones al régimen de funcionamiento de los
establecimientos comerciales, al régimen urbanístico o de obras y
procesos administrativo ambiental.
3. Los procesos contravencionales como el de infracción a normas de
transito y las contravenciones especiales contenidas en el Decreto- Ley
522 de 1971.
El actuar del Ministerio público dentro de los procesos de naturaleza policiva
incluye un comportamiento de sujeto procesal y no de simple interviniente, ello
implica la obligación que le asiste a los operadores policivos de notificarle las
providencias que se profieran dentro del proceso y la potestad de impugnarlas
por razones de juridicidad. Igualmente, pero ya no como ministerio público sino
como defensor o veedor ciudadano, el personero para asuntos policivos
puede accionar figuras de amparo de derechos fundamentales de rango
individual o colectivo; sea el caso de la incoación de acciones de tutela,
acciones populares, derechos de petición, acciones de grupo, revocatorias,
etc.
DELEGADA EN LO PENAL
Actúa como agente del Ministerio Público, frente a todas las Fiscalías Locales y
Juzgados Penales Municipales y del Circuito del Municipio de Villavicencio,
realizando intervención tanto en etapa investigativa como en las diferentes
audiencias que se surten ante los jueces de control de garantías o de
conocimiento, velando por la garantía de los derechos fundamentales y el
cumplimiento de la Constitución y la Ley. Conoce de los procesos tanto de Ley
600 de 2000 o sistema mixto y de Ley 906 de 2004 o sistema acusatorio.
Igualmente realiza el seguimiento a los procesos que por petición se realizan a
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la Personería y determina la viabilidad de constituir agencias especiales. Otras
actividades que realiza son las diligencias de P.I.P.H y destrucción de sustancia
de estupefacientes, reconocimientos fotográficos, video gráficos o en fila de
personas.
DELEGADA PARA LA VIGILANCIA EN SERV. PÚBLICOS Y MEDIO AMBIENTE
Encargada de la asesoría a los usuarios de servicios públicos en la realización
de derechos de petición quejas y recursos.
Igualmente encargada de las visitas en la obligación de verificar el
cumplimiento de las normas sobre medio ambiente.
DELEGADA PARA LA VIGILANCIA ADMINISTRATIVA
Como signo precursor del Ministerio Público existe dos delegados con funciones
en Vigilancia administrativa quienes velan por la observancia de las leyes y
ordenamientos de una profesión o institución, servidores públicos que están
sujetos a determinadas reglas de conducta de acuerdo a su manual de
funciones, como es el de abusar de los derechos o extralimitar las funciones
contenidas en la Constitución, tratados internacionales ratificados por el
congreso, las leyes, Decretos, las Ordenanzas, los Acuerdos Municipales, así
como el cumplimiento de los deberes, obligaciones y prohibiciones de todo
servidor público a nivel Municipal.
Además esta delegada tiene una gran importancia, en el sentido de que los
personeros Municipales y sus Agentes pueden demandar en cualquier tiempo
todo nombramiento o elección hecho con violación de la Constitución y la ley,
aplicar medidas disciplinarias a quienes dificulten el derecho de petición; vigilar
en forma constante cualquier irregularidad que viole la ley 734 de 2002,
generándose estas investigaciones en la aplicación de las sanciones
disciplinarias a que haya lugar. Donde es de suma importancia la participación
de los ciudadanos en el control disciplinario, quienes pueden presentar las
quejas en forma personal o por escrito, a la vez se orienta e informa a los
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ciudadanos sobre el desarrollo del proceso disciplinario que se derive de dichas
denuncias.
Como quiera que se tiende a asegurar el cumplimiento de las funciones
administrativas, de coordinación, complementariedad e intermediación para
el mejor ejercicio de las competencias del municipio, El Ministerio Público a
través de los Personeros Delegados en Vigilancia Administrativa, estarán prestos
para alcanzar los fines del sistema jurídico enderezado a regular el
comportamiento disciplinario de todo el personal a nivel municipal, conforme a
los deberes y obligaciones de la Ley 734 de 2002 quienes instruirán e
investigaran las faltas, conforme al procedimiento para ello como la imposición
de las sanciones.
Toda vez que se exige a los servidores públicos un determinado
comportamiento en el ejercicio de sus funciones, independiente de cuál sea el
órgano o rama a la que pertenecen, Ello hace parte de las condiciones
mínimas inherentes a la actividad oficial, que resultan imprescindibles para la
eficiente atención de los asuntos a cargo del Estado.
JEFE DE DIRECCIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
La Oficina Administrativa y Financiera es la encargada de la jefatura de
personal, presupuesto, Tesorería, nómina. Así mismo se encarga de elaborar
todos los informes de Contraloría Municipal, Contraloría General de la
República, Contaduría General de la Nación y Alcaldía Municipal de
Villavicencio.
SERVICIOS Y TRÁMITES
Acción de Tutela
La acción de Tutela es un mecanismo del cual disponen todas las personas
para proteger y hacer valer sus derechos fundamentales cuando sean
vulnerados. Fue establecido en la Constitución de 1991.
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Los ciudadanos que requieran presentar una acción de Tutela pueden acudir a
la Personería Municipal de Villavicencio, donde estarán dispuestos a orientarlos,
y colaborarles gratuitamente, para presentar este mecanismo de protección
ante el Juez.
Acción Popular
Con este mecanismo los ciudadanos pueden proteger sus derechos e intereses
colectivos o relacionados con el patrimonio, el espacio público, la seguridad y
la salubridad pública, la moral administrativa, el medio ambiente, la libre
competencia económica y otros de similar naturaleza.
Proceden contra toda acción o irregularidades de las autoridades públicas o
de las particulares que hayan violado o amenacen violar los derechos
colectivos.
Pueden hacerlo por si mismos o por quien actúe en su nombre ante la
jurisdicción de lo contencioso administrativo: en la primera instancia conocen
los tribunales administrativos y en segundo grado el Consejo de Estado.
Cuando el presunto responsable es un particular conocerán en primera
instancia los jueces civiles de circuito y en segunda la Sala Civil del respectivo
Tribunal de distrito judicial.
Acción de Grupo
Es la garantía constitucional de carácter judicial que permite a un grupo de
personas acudir a la justicia, para reclamar la reparación del daño ocasionado
a un derecho constitucional fundamental, a un derecho o interés colectivo, a
un derecho subjetivo de cada uno de los miembros del grupo cuando el daño
sea para todos, producido por la misma causa.
Los derechos e intereses colectivos se encuentran amparados y consagrados
por el Estado Colombiano en la ley 472 de 1998.
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Derecho de Petición
Cualquier individuo tiene derecho a presentar peticiones
respetuosas ante las autoridades y recibir respuesta. Esto se puede
realizar a título personal o colectivo. Para tramitar un Derecho de
Petición se debe:
Anotar claramente la autoridad a la que va dirigida la petición.
Escribir los nombres y apellidos completos del solicitante, de su
representante legal o apoderado.
Consignar el documento de identidad y dirección para recibir la
respuesta.
Especificar claramente el objeto de la petición (si son varias deben ir
numeradas).
Aclarar las razones en que se apoya la denuncia.
Relacionar los documentos anexos.
La firma de la persona que realiza la petición.
TIEMPOS DE RESPUESTA
Los siguientes son los plazos de respuesta establecidos por la Entidad para darle
solución a las solicitudes electrónicas o impresas solicitadas por la Comunidad,
conforme al ordenamiento legal.
De Información: 10 días.
De Consulta: 30 días.
De Interés General y Particular: 15 días.
b. Afianzar la Cultura de Servicio al Ciudadano en los Servidores Públicos
Se fortalecerá la Oficina de Atención al Ciudadano de la Entidad a través del
protocolo para la orientación y canales de interacción, creando relaciones de
respeto y mejorando la percepción del ciudadano frente a la Personería
mediante las siguientes actividades:
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Jornadas de Divulgación de los Servicios de Atención al Ciudadano, las
cuales ya se encuentran establecidas con el programa de la Personeria
a la comuna y corregimiento por años. ..\Mis documentos\cronograma
corregimientos y comunas.xls.
Participación de los Servidores Públicos en procesos de capacitación
virtual o presencial en temáticas al Servicio al Ciudadano, las cuales se
efectuaran a través del Plan institucional de capacitación a través de la
Red institucional de capacitación.
Cuando se modifique o actualice el manual de funciones de la entidad,
se requerirá como competencia laboral a los funcionarios adscritos a la
oficina atención al usuario, certificación de competencia con énfasis en
atención al usuario.
Generar incentivos a los servidores públicos de las oficinas de atención al
ciudadano: teniendo en cuenta que el nivel de disposición y de entrega
que tienen las persona de atención al usuario, se debe establecer
algunos incentivos, por lo cual la entidad establecerá lo siguiente:
Se Creó el formato de reconocimiento para ser evaluado el
funcionario de la entidad por el usuario, este reconocimiento se
publicara en la cartelera institucional de forma mensual.
c. Fortalecimiento de los canales de atención.
La Personería Municipal se vale de diferentes estrategias para atender al
Ciudadano, entre las cuales vale la pena mencionar:
Atención Presencial: El ciudadano realiza su requerimiento o solicitud de
manera presencial en la Oficina de Atención al Ciudadano de la
Entidad ubicada en la Calle 37 A N.19C-20 Barrio el Paraíso Villavicencio –
Meta. Actualmente cuenta con dos servidores públicos fijos, adicional se
cuenta con convenios con universidades que apoyan en jornadas a esta
oficina.
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Foto N.01 Foto N.02
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Las Oficinas para la Atención al Ciudadano gozan de un Espacio de
interacción adecuado para que la relación Servidor – Ciudadano sea lo más
satisfactoria posible, para lo cual se cuenta con dos estaciones de trabajo de
acuerdo con las necesidades ergonómicas y laborales de los Servidores y los
Ciudadanos.
Así como los Equipos de Computo adecuados que permiten simplificar y hacer
más efectivo el desempeño laboral.
Atención Telefónica: En este procedimiento el Ciudadano acude a
solicitar información de la entidad, de ahí que es importante asignarle un
alto valor a este medio de comunicación. Para ello puede emplearse las
reglas básicas de su uso, tales como :
Constatar el Auricular lo más rápido posible.
Identificarse con el Ciudadano.
Asumir una aptitud de servicio.
Hablar claro y de manera concisa.
Escuchar con mucha atención.
Registrar bien la información que se recibe.
Resolver las inquietudes del ciudadano y brindar la información
pertinente.
Recordar por parte del Funcionario de la Entidad que al otro lado de la
línea hay un ciudadano que espera lo mejor de este Servidor Público.
Agradecer la llamada con Cortesía.
Analizar bien la clase de llamada y atender con detalle.
Pedir que se le repita o aclare la información suministrada por el
ciudadano, en aras de resolverle de manera eficaz los problemas.
Oficios / Fax:
Cualquier tipo de petición, reclamación, queja o sugerencia puede ser
tramitada a través de una comunicación escrita.
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Buzón de Sugerencias:
Este medio sirve de canal de interacción entre el Ciudadano y la Personería,
por lo cual se instalo en una zona visible a la ciudadanía en general.
Foto N. 4
Correo Electrónico:
Por medio del Correo Electrónico, el ciudadano puede enviar inquietudes,
formular consultas, aclarar dudas, recibir respuestas, conceptos, etc. El correo
electrónico de la personería Municipal es: [email protected].
Gobierno en Línea:
Esta Estrategia, liderada por el Ministerio de Comunicaciones de acuerdo con
lo establecido en el Decreto 1151 de 2008, contribuye, mediante el
aprovechamiento de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC), a
la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más
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participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y entidades. Esta
Estrategia comprende tres objetivos los cuales son:
Mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y entidades.
Fortalecer la Transparencia del Estado y la participación ciudadana.
Mejorar la eficiencia del Estado.
Visitas Personalizadas:
Son todas aquellas visitas que realizan los Funcionarios de la Personería al lugar
en donde los Ciudadanos requieren la presencia de la entidad.
La Personería Municipal de Villavicencio cuenta en sus instalaciones con una
dependencia de Atención al Usuario, la cual está compuesta por dos
Profesionales en Derecho que atienden al Público en un horario extendido
desde las 7 am hasta las 5 pm de Lunes a Viernes.
Estos profesionales cuentan con vocación específica para la Atención del
Público, experiencia en Servicio al Ciudadano, Relaciones positivas humanas
para facilitar la Interacción con los usuarios, poseen iniciativa para resolver
situaciones que se dan en el proceso de Atención y una alta disposición de
servicio que conduce a una Actitud Positiva frente al Ciudadano y sus
Problemas.
El objetivo esencial en el manejo de este horario es darle al ciudadano la
oportunidad de escoger la alternativa que más convenga, sin que se vea
sometido a un solo esquema de atención
Así mismo la entidad, tiene habilitada un área en donde los Ciudadanos
esperan ser atendidos, la cual se puede evidenciar en el siguiente registro
fotográfico, así:
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Sala de espera
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Foto N.07
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Sistema Electrónico de Asignación de Turnos.
Este sistema permite atender a los Usuarios en forma organizada aplicando el
principio de equidad, evitando odiosos privilegios que desmotivan a quienes
han llegado primero, sin desconocer las excepciones para población
discapacitada, mujeres en embarazo, tercera edad, niños, etc.
La Entidad posee mecanismos adecuados para que el Ciudadano califique la
atención recibida por parte de los funcionarios. En las oficinas designadas para
la atención al usuario y en cada una de las personería delegadas existe un
Calificador Electrónico de Servicios en donde el usuario puede clasificar el
servicio recibido en Excelente, Bueno, Regular o Malo.
La Entidad descarga periódicamente el Software de este Calificador y lo
Coteja con lo reportado por el Software misional de la entidad (GPC) Gestión,
Promoción y Concepto.
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Para obtener una estadística acorde y valedera se tendrán los siguientes
rangos de calificación, partiendo del principio que si se califica todos los
usuarios atendidos el resultado es mas acorde con el servicio prestado, asi:
Calificación Optima: 100% de usuarios atendidos, 100% de usuarios
calificados.
Calificación Buena: Del 99% al 80% de usuarios atendidos realizaron la
calificación.
Calificación Regular: Del 79% al 55% de usuarios atendidos realizaron
calificación.
Calificación Deficiente: Del 54% al 1% de usuarios atendidos realizaron
calificación.
Es de señalar que en relación a la calificación del servicio este reporte será
sacado del software cada tres meses bajo los mismos parámetros que
establece el calificador Excelente Bueno Regular y Malo.