pianificazione progetti 3

PIANIFICAZIONE PROGETTIPROJECT PLANNING

Claudio G. Casati

PROJECT PLANNING

Parte 3 di 4

Processo di pianificazione, WBS, Matrice Responsabilità

Gennaio 2011

Metodologie

� PMI PMBOK - Project Management Body of Knowledge

� Internationally recognised standard

� Application of knowledge, skills, tools & techniques, processes

� IPMA Competence Baseline – ICB� IPMA Competence Baseline – ICB

� the world’s leading certification program

� a major role in the promotion and progress of project management

� PRINCE 2 - PRoject IN a Controlled

Environment 2nd edition (UK Gov.)• International best practice in project management

• Process based project management methodology

2

Contenuti

� Processo di Pianificazione

� WBS

� Matrice Responsabilità � Matrice Responsabilità

Metodologia di riferimento PMI PMBOK Guide

3

The Essence of PMBOK® Guide

5 Project Management Process Groups

Initiating Process Group

Planning Process Group

ClosingProcess Group

Monitoring and Controlling

Process Group

Executing Process Group

4

Project IntegrationManagement

Project ScopeManagement

Project QualityManagement

Project CostManagement

Project TimeManagement

9 Knowledge Areas Processes

Project ProcurementManagement

Project Human Resource

Management

Project Communications

Management

Project RiskManagement

Citazione

Vengono utilizzati materiali tratti dai corsi:

MIT OpenCourseWare | Sloan School of Management |

ESD.36J/1.432J System & Project Management, Fall 2003 |

1.040/1.401J/ESD.018J Project Management, Spring 2004 |

Prof. Prof. Olivier de Weck, Prof. Steven Eppinger, Prof. James Lyneis, Prof. Prof. Olivier de Weck, Prof. Steven Eppinger, Prof. James Lyneis,

course materials for ESD.36J/1.432J System & Project Management,

Fall 2003, MIT OpenCourseWare (http://ocw.mit.edu), Massachusetts

Institute of Technology. Downloaded on 29 October 2005.

Dr. Nathaniel Osgood, course materials for 1.040/1.401J/ESD.018J

Project Management, Spring 2004, MIT OpenCourseWare

(http://ocw.mit.edu), Massachusetts Institute of Technology.

Downloaded on 29 October 2005.

5

Planning Processes

Processo di Pianificazione

6

Processo iterativo

BaselineAvviamento

Piano• Piano Generale• Specifiche

• WBS• OBS• Carta Responsabilità• Logica Programma• Gantt• Risorse• Costi

7

EsecuzioneControllo

Chiusura

• Specifiche• Stime

Processi – impegno nel tempo

Esecuzione

ControlloPianificazione

Attivit

à

Avviamento

Project CharterMgmt SupportCommon UnderstandingCommunication

Final ApprovalCommunicationDeliverable AcceptanceLessons Learned

Level ResourceExecute TasksCommunication

8

Controllo

Chiusura

Tempo

Attivit

Avviamento

Daily 15 min MeetingsCommunicationPlan ExecutionKPI Visual MgmtManage RiskEarly Issue IDUse MS Project

Organize TeamRoles ResponsibilitiesCost EstimateCritical IssuesOrganization StructureCommunication PlanRisk AssessmentSchedule DevelopmentCritical Path IdentificationLoad into MS Project

Pianificazione Progetto

1.1.1 1.1.2 1.1.3

1.1

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

1.2

1.3.1 1.3.2

1.3

1

4 : Network – Logica di progetto

1 : WBS - Cosa si deve fare ?

Inviti Scelta sala Scelta menù Personale

Organizzazione

Cibi Bevande Vettovaglie Fiori

Acquisti

Sala Cucina Cottura Servizio

Preparazione

WBS - Cena di gala

SegreteriaSig.a Salvi

Ufficio P.R.D.ssa Paoli

Squadra Cucina1° Chef

Resp. ProgettoDott. Galante

2 : OBS Struttura di Progetto

3 : RAM – Assegnazione responsabilità

99

6 : Piano delle risorse

BASELINE

7 : Piano dei costi

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5

5 : Diagramma di Gantt

Impresa di Trasporto

Squadra Camerieri

Ufficio ServiziSig. Ulivi

Output del Processo di

Pianificazione

� Piano del Progetto,

� dettagli di supporto, � dettagli di supporto,

� approvazione piano

10

Project Plan

“A project plan is a formal, approved document

that defines how the project is executed,

monitored and controlled.

It may be summary or detailed and may be It may be summary or detailed and may be

composed of one or more subsidiary

management plans and other planning

documents ” (PMBOK Glossary)

11

Uso del Piano di Progetto

� Guidare il progetto attraverso esecuzione e

controllo.

� Documentare le assumptions di pianificazione.

� Documentare le decisioni di pianificazione che

riguardano la scelta tra alternative.riguardano la scelta tra alternative.

� Comunicare con gli stakeholders.

� Definire le revisioni manageriali (as to content,

extent, and timing).

� Definire project baseline per la misura e il

controllo dell’avanzamento.

12

Assumptions: Any factors that you are assuming to be in place that will contribute to the successful

outcome of the project..

Domande di pianificazione

� What is to be done?

� Who’s authority?

� Project Scope

� Authorization/

Chartering

Domande Sezioni

� How it is to done?

� What time and €uros

are needed?

Chartering

� Integrated

Management Plan

� Resource Estimates

(Baseline)

13

Planning processes output 1/2

� Project management processes selected by the project

management team

� Level of implementation of each selected process

� Tools and techniques descriptions selected to accomplish � Tools and techniques descriptions selected to accomplish

the selected processes

� Stakeholder communication requirements and plan

� Management reviews processes for content, extent, and

timing to address open issues and pending decisions

14

Planning processes output 2/2

� Description of how

� the selected process will be used for the specific

project

� work will be executed to accomplish the project � work will be executed to accomplish the project

objectives

� change will be monitored and controlled

� configuration management will be performed

� the performance baseline will be maintained and used

� Selected project life cycle for multi-phase project

15

Metodi e Strumenti

Obiettivi del ProgettoChe cosa deve essere fattoChe cosa deve essere fattoChe cosa deve essere fattoChe cosa deve essere fatto

Attività da svolgereCome deve essere fattoCome deve essere fattoCome deve essere fattoCome deve essere fattoCompetenze necessarie

Quali conoscenze e capacitàQuali conoscenze e capacitàQuali conoscenze e capacitàQuali conoscenze e capacità

WBS – WorkBreakdown Structure

Matrice delle Responsabilità

16

Quali conoscenze e capacitàQuali conoscenze e capacitàQuali conoscenze e capacitàQuali conoscenze e capacitàResponsabilitàChi lo deve fareChi lo deve fareChi lo deve fareChi lo deve fare

SchedulingQuando si deve fareQuando si deve fareQuando si deve fareQuando si deve fareRisorse necessarie

Quanto costaQuanto costaQuanto costaQuanto costaSistema di controllo

Come verificareCome verificareCome verificareCome verificare

Diagramma di Gantt

Responsabilità

Budget di Progetto

Sistema di Reporting

WBS – Work Breakdown Structure


17


1.1.1 1.1.2 1.1.3

1.1

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

1.2

1.3.1 1.3.2

1.3

1




Organizzazione


Acquisti


Preparazione

WBS - Cena di gala







1818


BASELINE

7 : Piano dei costi

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5



Squadra Camerieri


Project Scope Management

� Inizializzazione

� Pianificazione dei Contenuti (descrive

l’oggetto del progetto)

� Definizione dei Contenuti (suddivide i risultati � Definizione dei Contenuti (suddivide i risultati

parziali del progetto in componenti più

facilmente gestibili)

� Verifica dei Contenuti

� Controllo delle variazioni ai Contenuti

19

Scomposizione del lavoro

Project

Phase

New Book

Chapter 1 Chapter 2 Chapter 3

20

Workstep

Chapter 1 Chapter 2 Chapter 3

2.1 Writing

Task

2.2 Graphics

2.2.1 Charts

2.2.2 Pictures

Work Breakdown Structure(WBS)

� The Work Breakdown Structure (WBS) displays and defines the product to be developed or produced by hardware, software, support, and/or service element, andand

� relates the work scope elements to each other and to the end product(s).

� The framework of the WBS defines all contractual authorized work.

� A WBS is developed during the proposal.

21

Processo Disegno WBS

1. Specificare gli obiettivi del progetto, identificando e

focalizzandosi su prodotti, servizi o risultati (deliverables

or prodotti finiti) che devono essere forniti al Cliente;

2. Identificare tutte le altre aree di lavoro nel progetto per

assicurarsi che il 100% del lavoro sia coperto; identificare le assicurarsi che il 100% del lavoro sia coperto; identificare le

aree “trasversali” ai deliverables, che rappresentano

output intermedi o complementi ai deliverables;

3. Suddividere prodotti, servizi o risultati deliverables , in

sotto-categorie logiche, in modo che la complessità e il

valore in € degli elementi diventino parametri/ unità

gestibili per le attività di pianificazione e controllo (work

packages).

22

WBS_Principi

� The 100% Rule: “The next level decomposition of a WBS element (child level) must represent 100% of the work applicable to the next higher (parent) element”.

� Bottom-up WBS Development: One of the

23

� Bottom-up WBS Development: One of the common ways to develop a WBS is from the bottom up, and this approach is especially useful if the output product of the project is a service.

� Common Principles

Principi comuni della WBS

Livello 2 WBE

Livello 3 WBE

Livello 1

100%

50%15% 35%

100%

PM

24

W/P

Output di un Pacchetto di Lavoro

Sviluppato da Attività

Controllo e Visibilità adeguati per PM

“Deliverable”preciso e misurabile

Elemento di lavoro discreto, non-discreto

WBS: Fase, WP, Task

PHASEA large collection of deliverables & work packages. Often ends with a decision point go/no-go tollgate (e.g. Product Design Phase, Process Design Phase).

WORK The schedule activities, tasks, & milestones

25

WORK PACKAGE

The schedule activities, tasks, & milestones required to complete the deliverables or project work component.

TASKA Task is a unit of work that needs to be done in order to successfully deliver a project deliverable.Tasks should be defined in the verb-noun formatI.e.: “Marketing Plan” vs “CREATE Marketing Plan”

WP(Work Package):informazioni

� Descrizione (WPD - Work Package Description) - cosa sideve fare ?

� Responsabile - chi lo fa ?

� Costo - quanto costa ?

� Prodotti d’input - cosa serve per poterlo eseguire ?� Prodotti d’input - cosa serve per poterlo eseguire ?

� Prodotti di output - cosa viene prodotto ?

� Tempi di realizzazione (data d’inizio e di fine, durata) -quando si realizza ?

� Attività necessarie per la realizzazione del WP - cosabisogna fare ?

� Documentazione a supporto (specifiche, norme, disegni,ecc.)

26

WBS: Top Level Structure

� It is important that the Level 2 breakdown be appropriate to the type of project and is complete –that is cover 100% of the work to be performed on the project.

� Each WBS element must follow the rule which � Each WBS element must follow the rule which states that it must be described by nouns or nouns and adjectives.

� The element must represent work, not an activity (which is an action term having a verb in its descriptor).

27

WBS_esempio

Project

Phase 1 Phase 2 Phase N

Deliverable 1.1 Deliverable 2.1 Deliverable 2.2

28

Work Package 1.1.1

Work Package 1.1.2

Deliverable 2.1.1

Deliverable 2.1.2

Work Package 2.1.1.1



Work Package 2.2.1

WBS_Costruzione Magazzino

29Fonte: Carlo Mannino, Roma “La Sapienza”

Costruzione Box:

WBS

Costruzione Box

PM

Scelta Modello

Acquisto Materiali

PreparazBase

PreparazLegno

Assem-blaggio

Collaudo

30

CostruzBase

Controllo Gettata

WBS: conclusioni (1/2)

� Primo scopo della WBS: definire compiutamente il lavoro da fare ed essere di aiuto alla gestione del progetto

� Per costruirla: individuare tutte le parti componenti e le azioni da implementare

� Di grande utilità per non dimenticare parti di lavoro ed evitare duplicazioni (solo ciò che c’è nella WBS, c’è nel progetto)progetto)

� Possono essere individuate per lo stesso progetto più WBS in modo da permettere viste differenti del lavoro da fare

� Ogni Work Package – elemento di più basso livello di una WBS - deve poter essere descritto adeguatamente ed assegnato ad una unica responsabilità

31

WBS: conclusioni (2/2)

� La WBS è un ottimo strumento di comunicazione fra i livelli

coinvolti: clienti, prime contractor, appalti e fornitori

� La WBS è uno strumento per la aggregazione dei dati

elementari di avanzamento (tempi, costi, ricavi,..) e del

loro controllo rispetto al Project Baseline

� La WBS viene usata come strumento di selezione e

filtraggio dei dati

� Lo sviluppo della WBS deve essere un processo

democratico a cui partecipano tutte le parti interessate

Nota: Non esistono WBS giuste o sbagliate, ma esistono WBS più o

meno utili

32

Matrice Responsabilità


33


1.1.1 1.1.2 1.1.3

1.1

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

1.2

1.3.1 1.3.2

1.3

1




Organizzazione


Acquisti


Preparazione

WBS - Cena di gala







3434


BASELINE

7 : Piano dei costi

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5



Squadra Camerieri


Matrice Responsabilità

A Responsibility Assignment Matrix (RAM), also known as RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) matrix or Linear Responsibility Chart (LRC), describes the participa-tion by various roles in completing tasks or deliverables for a project or business process.

It is especially useful in clarifying roles and responsibilities in cross-functional/departmental projects and processes.

35

cross-functional/departmental projects and processes.

RACI Definition

36

Matrice Responsabilità_es.

37

Pianificazione Progetti 4 di 4

Contenuti

� Logica di progetto

� Diagramma di Gantt� Diagramma di Gantt

� Project Baseline

Metodologia di riferimento PMI PMBOK Guide

38

pianificazione progetti 3

Education