i

ILMU MANAJEMEN DASAR

PERENCANAAN

KELOMPOK 2

NAMA ANGGOTA : 1. DWI MURSITA SARI

2. ENZIE YASMIN

3. FEBI KHAIRUNNISA

4. MITA DEWI ASTUTI

5. TIARA RAHMADANI

KELAS : 1-A

JURUSAN D3 GIZI

POLITEKNIK KESEHATAN JAKARTA II

Jl. Hang Jebat III Blok F3 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan

JAKARTA

2012

ii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa,

karena atas berkah, rahmat dan tuntunan-Nyalah, akhirnya makalah dengan judul

“Perencanaan” dapat terselesaikan tepat waktu. Makalah ini dibuat sebagai tugas

mata kuliah Ilmu Manajemen Dasar.

Dalam penyusunan tugas atau materi ini, tidak sedikit hambatan yang penulis

hadapi. Namun penulis menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan materi ini

tidak lain berkat bantuan, dorongan dan bimbingan orang tua, sehingga kendala-

kendala yang penulis hadapi teratasi. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima

kasih kepada para dosen yang telah mengajarkan kami dan kedua orang tua yang telah

menyemangati kami.

Penulis menyadari bahwa makalah ini tidak bisa lepas dari kekurangan. Oleh

karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang nantinya berguna dalam

penyempurnaan makalah ini.

Semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran bagi

pihak yang membutuhkan, khususnya bagi penulis sehingga tujuan yang diharapkan

dapat tercapai.

Jakarta, Februari 2012

Penulis

iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...................................................................................................... ii

DAFTAR ISI ...................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................... 1

A. Latar Belakang .................................................................................................. 1

B. Tujuan ...................................................................................................... 1

BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................................. 2

A. Pengertian Perencanaan ................................................................................... 2

B. Unsur-Unsur Suatu Rencana.............................................................................. 4

C. Sudut Pandang Perencanaan ............................................................................ 5

D. Jenis-Jenis Perencanaan ................................................................................... 7

E. Tahap Dasar Perencanaan ................................................................................ 11

F. Proses Pembuatan Rencana ............................................................................. 12

G. Asas-Asas Perencanaan .................................................................................... 12

H. Maksud Perencanaan ....................................................................................... 14

I. Tujuan Perencanaan ......................................................................................... 14

J. Net Work Planning ............................................................................................ 15

K. Planner (Perencana) ......................................................................................... 15

L. Sifat Rencana yang Baik .................................................................................... 17

M. Keuntungan dan Kerugian Perencanaan .......................................................... 17

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................................... 19

A. Kesimpulan ...................................................................................................... 19

B. Soal ...................................................................................................... 19

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 23

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perencanaan ialah langkah awal sebelum melakukan fungsi-fungsi manajemen. Disadari

atau tidak, setiap hari kita selalu membuat rencana dalam hal apa pun. Perencanaan

merupakan proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya.

Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi waktu yang akan

datang , serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.

Perencanaan merupakan suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah

ditetapkan. Rencana harus diimplementasikan dan dikembangkan setiap saat. Perencanaan

kembali terkadang dapat menjadi faktor kunci pencapaian sukses akhir. Oleh karena itu,

perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan, agar mampu menyesuaikan diri dengan

situasi dan kondisi yang baru secepat mungkin.

Banyaknya sebuah acara atau kegiatan yang mengalami kegagalan merupakan salah

satu faktor yang menjadikan sebuah perencanaan sangat penting. Jika acara atau kegiatan yang

sudah memiliki perencanaan saja bisa terjadi kegagalan, apalagi yang tidak memiliki

perencanaan yang baik. Jalan untuk menuju sukses memang membutuhkan perencanaan yang

baik dan matang.

 

1.2 Tujuan

Sebagaimana latar belakang di atas, maka tujuan penyusunan makalah ini yaitu :

a. Sebagai bahan pembelajaran agar mahasiswa memiliki ilmu dan pemahaman

manajemen dasar tentang perencanaan.

b. Menambah pengetahuan tentang suatu perencanaan yang baik atau tepat sehingga

dapat bermanfaat dan digunakan dalam kehidupan sehari-hari.

c. Menjelaskan pengertian, tujuan, strategi, batas dan segala aspek yang berpengaruh

dalam perencanaan.

d. Dengan materi di dalam makalah ini, mahasiswa mampu mempraktekan dan

menerapkan perencanaan yang baik dan sesuai dalam kehidupan sehari hari.

2

BAB II LANDASAN TEORI

A. PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena

organizing, staffing, directing, dan controlling harus terlebih dahulu direncanakan. Perencanaan

ini bersifat dinamis karena dapat menyesuaikan diri dengan perubahan/perkembangan situasi

dan kondisi yang mungkin terjadi. Perencanaan ini ditunjukan pada masa depan yang penuh

dengan ketidakpastian, karena adanya perubahan kondisi dan situasi.

Perencanaan ini adalah masalah “memilih”, artinya memilih tujuan, dan cara terbaik

untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternative yang ada. Perencanaan merupakan

kumpulan dari beberapa keputusan. Untuk jelasnya pengertian perencanaan dan rencana ini

para ahli telah mendefinisikannya:

1. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Planning is function of a manager which involves the selection from alternatives of

objectives, policies, procedures, and programs.

Artinya:

Perenncanaan adalah fungsi seseorang manajer yang berhubungan dengan memilih

tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, produser-produse, program-program dari

alternatif-alternatif yang ada.

2. G.R Terry

Planning is selecting and realating of fact and the making and the using assumptions

regarding the future in the visualization and formulation of proposed activitions

believed nnecessary to achieve desired results.

Artinya:

Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta

menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa dating dengan jalan menggambarkan

dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang

diinginkan.

3. Louis A. Allen

3

Planning is determination of the course of action to achieve a desired result.

Artinya:

Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang

diinginkan.

4. Billy E. Goetz

Planning is fundamentally choosing and a planning problem arises only when

alternatives courseof action is discovered.

Artinya:

Perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul,

jika terdapat alternatif-alternatif .

5. Charles Bettleheim

a plan consist of the totality of arrangements decided upon in order to carry out the

project. Selanjutnya dia berkata bahwa dalam setiap rencana terdapat dua elemen,

yaitu:

a. A project, that is an end which one proposes to achieve, dan

b. The arrangement decided upon in order that this end may be achieved, that is

the determination of the means

Charles bettleheim singkatnya berpendapat bahwa dalam setiap rencana terdapat

dua eleman, yaitu tujuan dan alat yang perlu untuk mencapai tujuan itu.

6. Newman

Planning is decidig in advance what is to be done. Jadi , perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan.

7. Drs. H. Malayu S. P. Hasibuan

Rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisis pedoman

pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Jadi, setiap rencana

mengandung 2 unsur yaitu: “tujuan dan pedoman”.

8. Bintoro Tjokroaminoto

Perencanaan adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis

yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

4

B. UNSUR-UNSUR SUATU RENCANA

Pada umumnya suatu rencana yang baik berisikan enam unsure, yaitu: what, why, when,

who, where, and how. Suatu rencana harus memuat unsure-unsur sebagai berikut:

1. Penjelasan dari perincian yang dibutuhkannya, factor-faktor produksi yang diperlukan

untuk menyelasaikan kegiatan-kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan dapat

dihasilkan.

2. Penjelasan mengapa kegiatan-kegiatan itu harus dikerjakan dan mengapa tujuan yang

ditentukan itu harus dicapai.

3. Penjelasan tentang lokasi fisik setiap kegiatan yang harus dikerjakan sehingga tersedia

fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerkjaan itu.

4. Penjelasan mengenai waktu dimulainya pekerjaan dan diselesaikannya pekerjaan baik

untuk tiap-tiap bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerjaan.

5. Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya, baik mengenai

kuntitas mmaupun kualitas, yaitu kualifikasi-kualifikasi pegawai,seperti keahlian ,

pengalaman, dan sebagainya.

6. Penjelasan tentang teknik mengerjakan pekerjaan.

J. S. Tjeng Bing Tie berpendapat bahwa suatu rencana mengandung unsur-unsur sebagai

berikut:

1. Tujuan Perusahaan

Tujuan itu harus bersifat materiil, dapat pula bersifat moral. Berisfat materiil misalnya

mencari keuntungan yang sebesar-besarnya, sedangkan bersifat moral misalnya

perusahaan bertujuan menyukseskan program pemerintah di bidang sandang-pangan

atau bertujuan memberi kesempatan kerja kepada anggota masyarakat yang

menganggur, dan sebagainya.

2. Politik Perusahaan

Merupakan peraturan atau pedoman yang digariskan bagi tindakan organisasi, untuk

mencapai tujuan dengan hasil yang baik.

5

3. Prosedur

Urutan pelaksanaan yang harus dituruti oleh seseorang dalam melakukan suatu

tindakan untuk mencapai tujuan tertentu.

4. Budget

Budget merupakan suatu anggaran, yakni ikhtisar dari hasil-hasil yang diharapkan

untuk dicapai, dan pengeluaran yang diperlukan untuk mencapai hasil tersebut, yang

dinyatakan dalam angka.

5. Program

Program adalah campuran dari politik, dan budget, yang dimaksudkan untuk

menetapkan suatu rangkaian tindakan untuk waktu yang akan datang.

Louis A. Allen berpendapat bahwa kegiatan pada fungsi perencanaan sebagai berikut:

a) Meramalkan (forecasting)

b) Menetapkan maksud atau tujuan (establishing objenctives)

c) Mengacarakan (programming)

d) Menyusun tata waktu (scheduling)

e) Menyusun anggaran belanja (budgeting)

f) Mengembangkan prosedur (developing procedure)

g) Menetapkan dan menafsirkan kebijakansanaan (establishing & interpreting policy)

C. SUDUT PANDANG PERENCANAAN

Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:

1. Tingkatan manajemen

Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal:

a. Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy Planning atau Administrative Planning), adalah

perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh

kegiatan organisasi. Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat oleh pimpinan pada

tingkatan top management atau manajemen puncak.

6

b. Perencanaan Program (Program Planning atau Managerial Planning), adalah

perencanaan untuk menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam

program-program untuk dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan

atau manajemen menengah.

c. Perencanaan Operasional (Operational Planning), adalah perencanaan pada tingkat

terakhir yang dibuat oleh pimpinan tingkat rendah atau tingkat pertama untuk

melaksanakan program kerja di lapangan.

2. Jangka waktu

Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita

mengenal:

a. Perencanaan jangka pendek, yang biasanya berlaku dalam 1-5 tahun.

b. Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau

lebih.

c. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan merupakan program

pelaksanaan dari pada perencanaan jangka pendek.

3. Daerah berlakunya

Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara

internasional (antar bangsa), nasional (di dalam sebuah negara), regional (antar wilayah),

dan lokal (daerah). Di dalam tata pemerintahan di Indonesia, kita mengenal urutan sebagai

berikut: nasional (pusat), propinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya.

4. Materi perencanaan

Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti: perencanaan

keamanan dan ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan, perdagangan, keuangan, tata

kota, dan sebagainya. Yang juga termasuk di dalam pembuatan rencana, tetapi adakalanya

dipisahkan menjadi bab tersendiri adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya),

standar, dan program atau acara kerja. Secara lebih luas lagi, perencanaan dapat

dirumuskan sebagai penetapan tujuan, kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar,

dan program dari suatu organisasi.

7

D. JENIS-JENIS PERENCANAAN

1. Tujuan (Objective)

Tujuan yang diinginkan harus dirumuskan sejelas-jelasnya agar dapat dipahami

dan ditafsirkan dengan mudah oleh orang lain. Tujuan yang diinginkan itu juga harus

wajar, rasional, ideal, dan cukup menantang utuk diperjuangkan dan dapat dicapai

oleh orang banyak. Tanpa tujuan yang ingin dicapai berarti proses management juga

tidak ada. Brikut pendapat para ahli mengenai tujuan:

a. G.R. Terry

Tujuan adalah suatu sasaran managerial yaitu tujuan yang diingini yang

melukiskan skop yang jelas, serta memberikan arah pada usaha-usaha seorang

manager.

b. Wilson

Tujuan adalah pusat perhatian (area of concern), sampai sejauh mana bidang-

bidang atau pusat perhatian itu dapat direalisasi pada waktu tertentu, ditentukan

oleh perkiraan kemampuan yang dimiliki dan hasil yang hendak dicapai. Tujuan

disebut suatu jenis rencana karena akan dicapai pada masa depan.

2. Kebijaksanaan (Policy)

Kebijaksanaan adalah suatu jenis rencana yang memberikan bimbingan berpikir dan

arah dalam ppengambilan keputusan. Karena dengan kebijaksanaan ini maka rencana

akan semakin baik dan menjuruskan daya pikir dari pengambil keputusan kea rah tujuan

yang diinginkan. Harold Koontz mendefinisikan kebijaksanaan:

“General statement of understanding that guide thinking in decision making. Thei

function is to mark out an area in which decision can be made, thus leading some

assurance that decision will be consistent with and contribute to goals or objective”.

Artinya:

Kebijaksanaan adalah pertanyaan-pertanyaan atau pengertian-pengertian umum yang

memberikan bimbingan berpikir dalam menentukan keputusan. Fungsinya adalah

menandai lingkungan sekitar yang dibuat, sehingga memberikan jaminan bahwa

8

keputusan-keputusan itu akan sesuai dengan dan menyokong tercapainya arah atau

tujuan.

3. Prosedur

Prosedur- prosedur juga merupakan suatu jenis rencana, karena prosedur

menunjukan pemilihan cara bertindak dan berhubungan dengan aktivitas-aktivitas masa

depan. Prosedur memberikan detail-detail tindakan, sehingga suatu aktivitas tertentu

harus dilaksanakan. Esensinya adalah rentetan tindakan yang diatur secara atau

berurutan.

Penetapan prosedur dalam rencana adalah penting, supaya pelaksanaan kerja tidak

simpang siur. Prosedur menentukan jalan dan urutan tindakan melalui kebijaksanaan-

kebijaksanaan dan prosedurini menciptakan jalan kea rah tujuan.

4. Rule

Rule adalah suatu rencana tentang peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan

harus ditaati. Rule kadang-kadang ditimbulkan oleh prosedur, tetapi keadaannya tidak

sama. Perbedaannya terletak pada rule tidak menurut “urutan-urutan” tindakan dan

waktu pelaksanaan pekerjaan. Persamaannya adalah baiuk rule maupun prosedur sama-

sama memberikan bimbingan untuk bertindak yang baik.

5. Program

Program adalah suatu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana

yang konkret. Rencana ini konkret, karena dalam “program sudah tercantum, baik

sasaran, kebijaksanaan, prosedur, waktu maupun anggarannya”. Jadi, program juga

merupakan usaha-usaha untuk mengefektifkan rangkaian tindakan yang harus

dilaksanakan menurut bidangnya masing-masing.

Suatau rencana umumnya meliputi bidang-bidang “produksi, financial, personalia,

dan pemasaran” yang masing-masing dalam berbagai program, dan setiap program ini

harus saling menunjang pelaksanaan berbagai program itu. Programming adalah proses

penyusunan suatu program, jadi programming sifatnya dinamis, sedangkan program

sifatnya statis.

6. Budget

9

Budget ( anggaran ) adalah suatu rencana yang menggambarkan penerimaan dan

pengeluaran yang akan dilakukan pada setiap bidang. Budget adalah suatu ikhtiar dari

hasil yang diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut

yang dinyatakan dalam kesatuan uang.

Traditional budget adalah cara-cara menyusun data kebutuhan akan anggaran yang

tidak didasarkan atas pemikiran dan analisis tentang rangkaian kegiatan yang harus

dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

7. Metode

Metode merupakan hal yang fundamental bagi setiap tindakan dan berhubungan

dengan prosedur. Menurut George R. Terry metode adalah:

“A method can be defined as result of determining the manner of work performance of

a task giving adequate consideration of objective, facilities available and total

expenditures of time, money, and effort ”.

Artinya:

Suatu metode dapat didefinisikan sebagai hasil penentuan cara pelaksanaan suatu tugas

dengan suatu pertimbangan yang memadai menyangkut tujuan, fasilitas-fasilitas yang

tersedia dan jumlah penggunaan waktu, uang, dan usaha.

8. Strategi

Strategi (siasat) adalah juga termasuk jenis rencana karena akan menentukan

tindakan-tindakan pada masa dating untuuk mencapai tujuan yang diinginkan. Strategi

ini pada hakikatnya adalah suatu interpretative planning yang dibuat dengan

memperhitungkan rencana saingan. Strategi pada dasarnya adalah penentuan cara yang

harus dilakukan agar memungkinkan memperoleh hasil yang optimal, efektiv, dan dalam

jangka waktu yang relative singkat serta tepat menuju tercapainya untuk tujuan yang

telah ditetapkan. Strategi-strategi dalam perencanaan:

Prof.L.C.serrel mengemukakan strategi dalam perencanaan, sebagai berikut:

a. Camel head in the tent (memasukan kepala unta ke dalam tenda), artinya hendaknya

pengajuan rencana dilakukan bertahap, karena jika diajukan secara menyeluruh

kemungkinan besar rencana itu akan ditolak.

10

b. Sowing seed on fertile ground (menerbitkan bibit pada tanah subur), artinya untuk

mengajukan suatu rencana, pilihlah orang-orang yang kiranya dapat menerima

rencana itu.

c. Mass concentrated offensive (penyerangan secara terkonsentrasi,) artinya jika

rencana itu telah dapat diterima pelaksanaannya, jangan ditangguhkan melainkan

harus dilakukan secepatnya. Karena jika ditangguhkan kemungkinan rencana itu tidak

dapat dilaksanakan sebab perubahan kondisi dan situasi. Strategi ini disebut dengan

“gempa bumi”, karena getarannya dapat menjalar ke semua bagian.

d. Confuse their issue (menggalihkan perhatian). Strategi ini dimaksudkan untuk

mengalihkan perhatian dengan menggunakan jalan pendekatan yang tidak langsung

menyinggung pokok persoalan. Karena jika persoalan pokoknya langsung disinggung

dapat menimbulkan kerugian terhadap keseluruhan rencana.

e. Use strong tactics only when necessary (Gunakan taktik keras hanya jika perlu).

Strategi hanya digunakan jika diiperlukan sekali. Strategi taktik keras ini jangan

digunakan setiap waktu karena kalau demikian halnya akan mengurangkan

keampuhannya.

f. Pass the buck (lepaskan tanggung jawab). Strategi ini berarti melemparkan tanggung

jawab kepada pihak lain, sehingga yang bersangkutan terlepas dari segala akibat

perbuatannya.

g. Time is great healer (waktu ialah penyembuh yang terbaik). Strategi ini dimaksudkan

untuk mendapatkan bantuan dari waktu. Seperti diketahui bahwa waktu berjalan

terus dengan kejadian yang berganti-ganti.

h. Strike while the iron is hot ( pukullah besi ketika masih panas), artinya terapkanlah

rencana dengan segera, jika terlihat gejala bahwa orang tidak menentangnya.

i. Two head are better than one ( pemikiran 2 orang lebih baik dari 1 orang). Strategi ini

dimaksudkan untuk memperoleh pemikiran dan merumuskan yang terbaik

mengingat bahwa suatu persoalan akan dipecahkan dengan sempurna, apabila

terjadi pertukaran pikiran yang sebaik-baiknya antara para manager yang

berpengalaman yang berkeahlian.

11

j. Divide and rule (membagi dan menguasai). Strategi ini dimaksudkan untuk membagi

kelompok dan menguasainya, agar kelompok itu menerima rencana yang diajaukan

dan maksud yang diinginkan.

E. TAHAP DASAR PERENCANAAN

Ada Empat Tahap Dasar Perencanaan:

Tahap 1 Menetapkan Tujuan Atau serangkaian tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan

organisasi atau kelompok kerja tanpa rumusan tujuan yang jelas organisasi

akanmenggunakan sumber daya-sumber dayanya secara tidak efektif.

Tahap 2 Memahami tujuan atau serangkaian tujuan

Pemahaman akan sisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber

dayasumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena

tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan

perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana

kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan

data statistik yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.

Tahap 3 Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diindentifikasikan

untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu

diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi

mencapai tujuannya atau yang menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan,

antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di

waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan

Tahap 4 Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian

tujuan

12

Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif

dalam proses pencapaian tujuan, penilain alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan

alternatif terbaik di antar berbagai alternatif yang ada.

F. PROSES PEMBUATAN RENCANA

Untuk membuat suatu rencana ada beberapa tindakan yang harus dilalui. Langkah-

langkah tersebut adalah sebagai berikut:

1. Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah, usaha, dan tujuan yang akan

direncanakan.

2. Mengumpulkan data, informasi,dan fakta yang diperlukan secukupnya.

3. Menganalisis dan mengklasifikasikan data, informmasi, dan fakta serta hubungan-

hubungannya.

4. Menetapkan perencanaan, premises, dan hambatan-hambatan serta hal-hall yang

mendorongnya.

5. Menemukan beberapa alternative.

6. Pilihlah rencana-rencana yang terbaik dari alternative-alternative yang sudah ada.

7. Tetapkanlah urutan-urutan dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang

disulkan.

8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.

G. ASAS-ASAS PERENCANAAN

1. Principle of contribution to objective

Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian

tujuan.

2. Principle of efficiency of planning

Suatu perencanaan efisien, jika perencanaan itu dalam melaksanaannya dapat

mencapai tujuan dengan biaya uang sekecil-kecilnya.

3. Principle of primacy of planning (asas pengutamaan perencanaan)

13

Perencanaan adalah keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya,

organizing, staffing, directing, dan controlling. Seorang tidak akan dapat melaksanakan

fungsi-fungsi manajemen lainnya, tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalam

menjalankan kebijaksanaan.

4. Principle of pervasiveness of planning (asas pemerataan perencanaan)

Asas pemerataan perencanaan memegang peranan penting mengingat pemimpin pada

tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggung jawab atas

berhasilnya rencana itu.

5. Principle of planning premise (asas patokan perencanaan)

Patokan-patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab premis-premis

perencanaan dapat menunjukan kejadian-kejadian yang akan datang.

6. Principle of policy frame work (asas kebijaksanaan pola kerja)

Kebijaksanaan ini menunjukan pola kerja, produser-produser kerja, dan program-

program kerja tersusun.

7. Principle of timing (asas waktu)

Perencanaan waktu yang relative singkat dan tepat.

8. Principle of planning communication (asas tata hubungan perencanaan)

Perencanaan dapat disusun dan dikordinasikan dengan baik, jika setiap orang

bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang

memadai mengenai bidang yang akan dilaksanakannya.

9. Principle of alternative (asas alternatif)

Alternatif ada pada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputipemilihan

rangkaian alternative dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang

telah ditetapkan.

10. Principle of limiting factor (asas pembatasan faktor)

Dalam pemilihan alternatif-alternatif, pertama-tama harus ditunjukkan pada faktor-

faktor yang strategis dan dapat membantu pemecahan masalah. Asas alternative dan

pembatasan factor merupakan syarat mutlak dalam penepatan keputusan.

11. The commitment principle (asas keterikatan)

14

Perencanaan harus menghitungkan jangka waktu keterikatan yang diperlukan untuk

melaksanaan pekerjaan.

12. The principle of flexibility (asas fleksibilitas)

Perencanaan yang efektif memerlukan fleksibilitas, tetapi tidak berarti mengubah

tujuan.

13. The principle of navigation change (asas ketetapan arah)

Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus menerus terhadap

kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tujuan.

14. Principle of strategic planning (asas perencanaan strategi)

Dalam kondisi tertentu manajer harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan

untuk menjamin pelaksanaan rencana agar tujuan tercapai dengan efektif.

H. MAKSUD PERENCANAAN

1. Perencanaan adalah salah satu fungsi manajer yang meliputi seleksi atas alternatif-

alternatif tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, produser-produser, dan program-

program.

2. Perencanaan pada asasnya adalah memilih dan persoalan perencanaan timbul, jika

suatu alternative cara bertindak ditemukan.

3. Perencanaan, sebagian besar merupakan usaha membuat hal-hal terjadi sebagaimana

yang dikehendaki.

4. Perencanaan adalah suatu proses pemikiran, penentuan tindakan-tindakan secara

sadara berdasarkan keputusan-keputusan menyangkut tujuan, fakta, dan ramalan.

5. Perencanaan adalah usaha menghindari kekosongan tugas, tumpang tindih, dan

meningkatkan efektivitas potensi yang dimiliki.

I. TUJUAN PERENCANAAN

1. Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan, kebijakan-kebijakan, produser, dan

program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam

mencapai tujuan.

15

2. Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi

yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.

3. Perencanaan adalah satu usaha untuk memperkecil risiko yang dihadapi pada masa

yang akan datang.

4. Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.

5. Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh

pekerjaan.

6. Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.

7. Perencanaan menjadi suatu landasan untuk mengendalian.

8. Perencanaan merupakan usaha untuk menghindari miss management dalam

penempatan karyawan.

9. Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi.

J. NET WORK PLANNING

Network planning (perencanaan jaringan kerja) adalah untuk menentukan urutan

waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan pekerjaan. Dalam network planning

pekerjaan (aktifitas) dilakukan secara serentak dan harus selesai secara bersamaan pula,

sehingga penyelesaian proyek-proyek it relative lebih cepat. Proyek adalah pekerjaan yang

waktu dan biayanya telah ditetapkan secara pasti serta diinformasikan pada papan

pengumuman proyek, sehingga masyarakat mengetahuinya.

K. PLANNER (PERENCANA)

Perencanaan diproses perencana dan hasilnya berupa rencana. Perencanaan sifatnya

dinamis sedangkan rencana sifatnya statis yang didalamnya telah ditetapkan tujuan dan

pedoman pelaksanaanya. Rencana iniliah yang akan dilakukan oleh para pelaku

manajemen itu.

Pada dasarnya semua manajer melaksanakan perencanaan dan menjadi perencana

(planner). Perbedaannya hanya terletak pada luasnya rencana yang disusunnya. Semakin

tinggi posisi pejabat dalam organisasi maka semakin luas bidang rencana yang disusunnya,

16

seperti rencana menyeluruh (master plan), rencana bagian, rencana teknik pelaksanaan.

Manajer dapat membuat rencana berdasarkan:

1. Manajer yang melaksanakan perencanaannya sendiri.

2. Manajer yang melaksanakannya tetapi disesuaikan dengan usul-usul para

bawahannya.

3. Manajer yang menetapkan bagan, bawahan yang merencanakan.

4. Bawahan merencanakan dan manajer yang memutuskan.

5. Joint participation planning.

Selain manajer, pembuat rencana juga dapat ditugaskan kepada panitia perencana,

bagian perencanaan, dan tenaga staff.

1. Panitia Perencana

Dalam sebuah pelaksanaan rencana dengan kerjasama, oleh pemimpin sering

dibentuk sebuah panitia perencana yang bertugas mengadakan perencanaan. Orang

yang diangkat sebagai panitia perencana, khusus hanya kepala-kepala bagian, dapat

pula orang-orang ahli dari luar perusahaan, mungkin juga kombinasi dari kedua hal

itu. Supaya terdapat kerja tim dalam pelaksanaan rencana, sebaiknya pegawai

perusahaan diikutsertakan, seperti kepala bagian dan kepala-kepala seksi.

2. Bagian Perencanaan

Seringkali tugas perencanaan merupakan tugas yang terus-menerus dan amat

rumit seperti pada perusahaan industry yang memproduksikan barang potongan.

Pada keadaan seperti ini sering dibentuk suatu bagian perencanaan di dalam

perusahaan, yang khusus bertugas di belakang perencanaan. Bagian perencanaan

memiliki kedudukan yang sama dengan bagian-bagian yang lain yakni merencanakan

segala sesuatu, terutama merencanakan tugas-tugas bagian produksi.

3. Tenaga Staff

Pada umumnya, yang merencanakan haruslah orang yang dapat berfikir dan

dapat melihat ke depan, dan dapat menganalisis fakya-fakta yang tersedia. Orang

seperti ini sering disebut tenaga staff, tugasnya menganalisis fakta-fakta kemudian

merencanakan sesuatu guna diserahkan kepada manajer.

17

L. SIFAT RENCANA YANG BAIK

Rencana yang baik haruslah mengandung sifat-sifat sebagai berikut:

1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan terang.

2. Mempunyai stabilitas.

3. Ada dalam perimbangan.

4. Meliputi semua tindakan yang diperlukan.

Kata-kata dan kalimat—kalimat yang digunakan oleh suatu rencana haruslah sederhana

dan mudah agar meniadakan penafsiran yang berbeda. Selanjutnya, suatu rencana haruslah

fleksible, artinya rencana tersebut harus dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang

berubah yang tidak diduga sebelumnya. Di samping adanya kemungkinan suatu perubahan,

maka suatu rencana haruslah mempunyai sifat stabil, artinya tidak perlu setiap kali diubah atau

sama sekali tidak dipakai. Seterusnya rencana haruslah ada dalam perimbangan, berarti bahwa

pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada setiap unsure organisasi seimbang dengan

kebutuhannya.

Akhirnya, rencana tersebut haruslah cukup luas untuk meliputi semua tindakan yang

diperlukan, artinya haruslah rencana tersebut memiliki segala-galanya sehingga terjamin

koordinasi dari tindakan seluruh unsure-unsur organisasi.

M. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PERENCANAAN

1. Kentungan Perencanaan

a. Tujuan menjadi jelas, objektif, dan rasional.

b. Aktivitas menjadi terarah, teratur, dan ekonomis.

c. Dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.

d. Dapat memperkecil risiko yang dihadapi perusahaan.

e. Memberikan landasan untuk pengendalian.

f. Merangsang prestasi kerja.

g. Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.

18

2. Kerugian Perencanaan

a. Adanya pembatasan tindakan dan inisiatif para bawahan, karena mereka harus bekerja

sesuai pola yang telah ditetapkan.

b. Lambatnya tindakan yang perlu diambil dalam tindakan darurat, padahal dalam

keadaan darurat perlu diambil tindakan yang cepat.

c. Informasi yang dibutuhkan untuk meramal masa depan belum tentu tepat, sehingga

manager tidak akan dapat secara pasti meramal apa yang akan terjadi pada masa

depan.

d. Biaya perencanaan cukup besar.

e. Adanya halangan psikologis, karena orang lebih memikirkan masa sekarang dibanding

masa depan.

f. Ada rencana-rencana yang diikuti dengan cara-cara yang tidak konsisten.

19

BAB III KESIMPULAN DAN SOAL

A. KESIMPULAN

Dari pembahasan pada Bab II, dapat disimpulkan beberapa hal :

Perencanaan dilakukan untuk menentukan sebuah tujuan secara keseluruhan dan

merupakan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa

sebuah perencanaan, fungsi-fungsi manajemen yang lain tidak dapat berjalan.

Perencanaan bersifat dinamis atau fleksibel karena perencanaan dapat menyesuaikan diri

dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.

Walaupun sebuah perencanaan sangat penting dan harus dilakukan dalam manajemen,

perencanaan tidak selamanya menguntungkan dan memiliki beberapa kelemahan atau

kerugian.

B. SOAL

Pilihan Ganda

1. Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang

diinginkan. Hal tersebut merupakan pengertian perencanaan yang dikemukakan oleh...

a. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel d. Drs. H. Malayu S. PHasibuan

b. G.R Terry e. Bintoro Tjokroaminoto

c. Louis A. Allen

Jawaban : C

2. Tujuan adalah suatu sasaran managerial yaitu tujuan yang diingini yang melukiskan skop

yang jelas, serta memberikan arah pada usaha-usaha seorang manager. Hal tersebut

merupakan pengertian tujuan yang dikemukakan oleh...

a. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel d. Drs. H. Malayu S. PHasibuan

b. G.R Terry e. Wilson

c. Louis A. Allen

Jawaban : B

20

3. Di bawah ini merupakan jenis-jenis sebuah perencanaan, kecuali...

a. Tujuan d. Kebijaksanaan

b. Waktu e. Strategi

c. Program

Jawaban : B

4. Berikut ini yang bukan merupakan tahap proses perencanaan ialah...

a. Menetapkan Tujuan d. Mengembangkan perencanaan

b. Memahami tujuan e. Melaksanakan tujuan

c. Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan

Jawaban : E

5. Sifat dari perencanaan ialah..

a. Dinamis d. Berulang-ulang

b. Statis e. Elastis

c. Tidak berubah

Jawaban : A

6. Rencana yang baik memiliki sifat sebagai berikut, yaitu...

a. Memberikan keuntungan d. Mempunyai stabilitas

b. Tidak sulit e. Elastis

c. Memberikan kerugian

Jawaban : D

7. Suatu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana yang konkret

merupakan pengertian dari...

a. Program d. Strategi

b. Metode e. Tujuan

c. Prosedur

Jawaban : A

21

8. Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus menerus terhadap

kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tujuan.

Pernyataan tersebut merupakan penjelasan perencanaan berdasarkan asas...

a. Perencanaan strategi d. Kebijaksanaan pola kerja

b. Pembatasan faktor e. Pembatasan wilayah

c. Ketetapan arah

Jawaban : C

9. Yang bukan merupakan unsur-unsur sebuah rencana menurut J. S. Tjeng Bing Tie ialah...

a. Politik Perusahaan d. Budget

b. Program e. Kegiatan perusahaan

c. Prosedur

Jawaban : E

10. Salah satu keuntungan dari perencanaan yaitu...

a. Pembatasan tindakan d. Memperkecil risiko

b. Adanya halangan psikologis e. Rencana diikuti dengan tidak konsisten

c. Biaya perencanaan cukup besar

Jawaban : D

Soal penalaran

Petunjuk : Pilih A, jika pilihan 1,2, dan 3 benar

Pilih B, jika pilihan 1 dan 3 benar

Pilih C, jika pilihan 2 dan 4 benar

Pilih D, jika pilihan 4 saja benar

Pilih E, jika semua pilihan benar

11. Manakah yang merupakan asas perencanaan?

1) Asas pengutamaan perencanaan

2) Asas pembatasan wilayah

3) Asas kebijaksanaan pola kerja

22

4) Asas kepentingan perencanaan

Jawaban : B

12. Yang termasuk dalam keuntungan perencanaan ialah...

1) Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan

2) Memberikan landasan untuk pengendalian

3) Aktivitas menjadi terarah, teratur, dan ekonomis

4) Adanya pembatasan tindakan para bawahan

Jawaban : A

13. Berikut perencanaan berdasarkan sudut masa berlakunya atau tahapannya

1) Perencanaan jangka pendek

2) Perencanaan tahunan

3) Perencanaan jangka panjang

4) Perencanaan bulanan

Jawaban : A

14. Di bawah ini yang termasuk dalam proses pembuatan rencana ialah...

1) Menjelaskan dan merumuskan masalah

2) Mengumpulkan data

3) Menganalisis dan mengklasifikasikan data

4) Menetapkan perencanaan

Jawaban : E

15. Louis A. Allen berpendapat bahwa kegiatan pada fungsi perencanaan sebagai berikut:

1) Meramalkan (forecasting)

2) Menetapkan maksud atau tujuan (establishing objenctives)

3) Mengacarakan (programming)

4) Menyusun tata waktu (scheduling)

Jawaban : E

23

DAFTAR PUSTAKA

Drucker, Peter F. 1982. Tugas – Tanggung Jawab, Praktek. Jakarta : PT. Gramedia Jakarta.

Indrawati, Ida. 1988. Tanya – Jawab Pengantar Manajemen dan Organisasi. Jakarta: CV. ARMICO.

Manullang, M. 2002. Dasar-Dasar Manajemen. Yogyakarta: GADJAH MADA UNIVERSITY PRESS.

Muninjaya, Gede. 2004. Manajemen Kesehatan. Jakarta : Buku Kedokteran EGC.

S. P., Hasibuan. 2001. Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta: Bumi Aksara.

http://www.promagmulia.com/artikel/detail/21/perencanaan.html