PENGENALAN

Sejarah Gelagat Organisasi telah bermula semenjak manusia mengenal erti hidup secara

bersosial. Sejarah tamaddun awal di negeri China, India,Farsi, Rumawi dan kebangkitan

tamaddun Islam bermula pada abad keenam telah membuktikan terdapatnya sistem dalam

menguruskan organisasi. Sungguhpun begitu bidang ini telah mendapat perhatian yan lebih

mendalam sejak dua dekad yang lalu lebih – lebih lagi selepas tercetusnya revolusi industri di

Eropah. Pelbagai kajian berkaitan dengan bidang ini telah dilakukan oleh pelbagai pihak

untuk melihat hubungan di antara perilaku manusia dengan kecermelangan organisasi. Ramai

pengkaji telah membahagikan tahap sejarah perkembangan gelagat organisasi.

Organisasi adalah suatu badan yang dianggotai oleh pelbagai individu dengan

kelebihan yang pelbagai yang menjalankan tugas dan peranan yang berbeza bagi mencapai

matlamat yang sama (Robbins, 2003). Pencapaian matlamat organisasi pula adalah

bergantung kepada dua elemen iaitu elemen kemanusiaan dan elemen bukan kemanusiaan.

Elemen kemanusiaan adalah seperti akauntabiliti dan komitmen terhadap organisasi.

Manakala elemen bukan kemanusiaan seperti proses, polisi, struktur dan teknologi. Kedua-

dua elemen ini akan mempengaruhi tingkah laku dalam organisasi sama ada secara individu

atau kumpulan terhadap pencapaian organisasi (Abd. Aziz, 2003).

Menurut Robbins (2005) tingkah laku organisasi didefinisikan sebagai satu bidang

kajian yang menyelidik impak gelagat yang dihasilkan oleh individu, kumpulan dan struktur

di dalam organisasi bertujuan untuk mengaplikasikan pengetahuan tertentu bagi menjamin

kemajuan dan kecekapan sebuah organisasi. Manakala menurut Martin (2005) tingkah laku

organisasi dirujuk kepada sikap dan peribadi individu dan kumpulan dalam sesebuah

organisasi. Sementara George & Jones (1996) mendefinisikan tingkah laku organisasi sebagai

satu bidang yang memberikan penumpuan kepada peningkatan pengetahuan dengan

menggunakan kaedah saintifik ke atas semua manusia yang menganggotai organisasi.

Oleh itu, itu tingkah laku organisasi sebagai satu bidang pengkhususan yang

tersendiri, boleh ditakrifkan sebagai satu bidang kajian pelbagai displin yang menggunakan

kaedah-kaedah saintifik untuk mengkaji bagi memahami tingkah laku individu dan kumpulan

serta proses organisasi, faktor-faktor yang mempengaruhinya, implikasi tingkah laku dan

proses tersebut terhadap organisasi dan kaedah serta teknik memperbaikinya untuk tujuan

pengurusan pembangunan staf serta meningkatkan produktiviti organisasi keseluruhannya

secara berterusan (Ahmad Sukri, 2002).

1

Bagi memastikan kemajuan dan kejayaan sesebuah organisasi, antara aspek penting

tingkah laku organisasi yang biasa dikaji ialah gelagat organisasi pekerja. Gelagat organisasi

ini adalah berkait dengan persekitaran organisasi yang dikenali sebagai iklim organisasi. Ini

kerana menurut Ostroff (1993) iklim organisasi mempengaruhi tingkah laku individu

terhadap organisasinya. Gelagat organisasi ini juga mempunyai kaitan dengan gelagat

kewarganegaraan organisasi, yang biasanya dikenali sebagai gelagat sukarela.

Salah satu faktor penting dalam kepuasan bekerja ialah bagaimana pekerja

berkomunikasi dengan ketua atau organisasi. Jika komunikasi yang berjalan adalah positif

maka sikap dan kepuasan terhadap kerja yang dilakukan akan meningkat. Manakala jika

perkara sebaliknya berlaku maka ini akan memberikan kesan negetif kepada kerja dan

organisasi.

Rajah 1 : Komunikasi dalam Organisasi

2

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

Komunikasi terbahagi kepada dua bentuk. Bentuk yang pertama ialah komunikasi lisan atau

dikenali juga dengan komunikasi verbal. Komunikasi lisan bermaksud sebarang komunikasi

yang disampaikan kepada pendengar dengan menggunakan bahasa pertuturan. Contohnya,

berceramah, berpidato, pengucapan umum, temuramah dan sebagainya (Abdullah Hassan dan

Ainon Mohd. 2001:48).

Bentuk komunikasi yang kedua pula ialah komunikasi bukan lisan atau dikenali juga

sebagai komunikasi non-verbal. Komunikasi bukan lisan boleh diertikan sebagai sebarang

komunikasi yang disampaikan kepada pendengar tanpa melibatkan bahasa pertuturan.

Contohnya tulisan, simbol, cara pemakaian, ekspresi muka, pandangan mata, gerak-geri

anggota tubuh, nada suara dan sebagainya (Abdullah Hassan dan Ainon Mohd. 2001:48).

Ketika menyampaikan ilmu, Rasulullah bukan hanya menggunakan komunikasi lisan,

akan tetapi baginda juga menggunakan komunikasi visual yang merupakan salah satu

daripada komunikasi bukan lisan. Daripada Abdullah bin Abbas r.a. berkata, Nabi

Muhammmad s.a.w. melukis empat garisan di atas tanah dan baginda bertanya, “Adakah

kamu tahu mengapa Aku melakarkan empat garisan ini?” Mereka menjawab, Allah dan

RasulNya lebih mengetahui. Lalu baginda bersabda, “Semulia-mulia wanita di dalam syurga

kelak ada empat orang iaitu Khadijah binti Khuwailid, Fatimah binti Muhammad, Maryam

binti Imran dan Asiah binti Muzahim, isteri Firaun.” Dalam riwayat ini jelas terbukti bahawa

Rasulullah turut menggambarkan teknik lakaran yang tergolong dalam kategori bahasa bukan

lisan dalam menyampaikan mesejnya kepada para sahabat (Razali Saaran. 2010: 128).

Komunikasi bukan lisan lebih berkesan daripada komunikasi lisan. Apabila

komunikasi lisan dan komunikasi bukan lisan tidak selari, komunikasi bukan lisan lebih

diutamakan. Hal ini kerana komunikasi bukan lisan yang terpamer daripada tubuh selalunya

bertindak secara semula jadi dan adakalanya mudah dikenal pasti oleh orang lain. Menurut

seorang ahli psikologi Amerika, Mehrabian mengatakan bahawa apabila seorang manusia

cuba menyampaikan perasaan atau hasrat hatinya, komunikasi yang terlibat ialah 55 peratus

komunikasi bukan lisan, 38 peratus melalui intonasi dan tujuh peratus melibatkan komunikasi

lisan. Hal ini menunjukkan peratusan komunikasi bukan lisan adalah yang tertinggi dan ianya

bersifat kekal yang diwarisi melalui pendidikan sejak kecil ( Dewan Bahasa. Disember 2008:

12 dan 14 ).

3

KEPENTINGAN KOMUNIKASI

1. Memahami Dunia Sekitar dan Manusia Lain

Manusia berkomunikasi disebabkan mereka hendak memahami segala kejadian dan peristiwa

yang berlaku di sekelilingnya. Dengan berkomunikasi mereka dapat memahami alam

sekeliling dan kehidupan ini. Manusia berkomunikasi untuk saling memahami antara satu

sama lain. Para pendakwah berkomunikasi untuk memahami perkara-perkara yang dialami

oleh sasaran dakwahnya sendiri seperti memahami masalah, dunia persekitaran kehidupan

mad’u dan mengenali siapa diri mad’u tersebut. (Abdullah Hassan. 2002: 25-26).

Komunikasi antara pendakwah dan sasarannya bukan sahaja membantu pendakwah

memahami mad’u tetapi mad’u juga dapat mengenali siapa diri si pendakwah itu. Mad’u

dapat mengetahui segala aspek dalam diri pendakwah seperti keistimewaan dan kelemahan

serta mengetahui samada pendakwah mengetahui atau membenci diri mereka. Semua ini

dapat diketahui melalui kata-kata yang diucapkan oleh pendakwah. Inilah yang dikatakan

komunikasi membantu untuk mengetahui persekitaran dunia dan memahami manusia lainnya.

(Abdullah Hassan. 2002: 25-26).

2. Menjalin Hubungan

Kepentingan komunikasi yang kedua ialah membantu manusia menjalin hubungan. Beberapa

kajian yang dibuat oleh pakar-pakar psikologi mengesahkan bahawa faktor kebahagiaan

manusia yang paling besar ialah apabila wujudnya perhubungan yang rapat sesama manusia.

Kebahagiaan ini begitu besar sehingga boleh mengatasi kebahagiaan wang, kerjaya dan

seks( Abdullah Hassan. 2002: 26-27 ).

Manusia memerlukan perhubungan yang rapat kerana ia dapat mengurangkan rasa

kesepian dan kesunyian, membuatkan diri seseorang itu rasa dihargai disebabkan wujudnya

kata-kata atau perbuatan yang menyatakan penghargaan serta dapat menambahkan rasa

kenikmatan dan mengurangkan rasa kesengsaraan hidup kerana menjadi fitrah manusia

perlunya perkongsian dalam kehidupan berkongsi keseronokan dan berkongsi kedukaan bagi

mengurangkan kedukaan( Abdullah Hassan. 2002: 26-27 ).

4

3. Memberi Inspirasi

Dalam urusan organisasi, seseorang pemimpin itu perlulah melatih diri agar dapat membina

komunikasi yang baik dengan semua pihak. Hal ini kerana, dalam sesebuah organisasi

memerlukan banyak idea serta maklumat bagi melancarkan gerak kerja yang berkualiti.

Apabila semua orang dapat berkomunikasi dengan baik, maka akan wujud pelbagai idea dan

sekaligus ia akan memberi inspirasi kepada mereka yang pada awalnya tidak mempunyai

sebarang idea mengeluarkan idea yang begitu menarik. Itulah yang menjadi kepentingan

dalam komunikasi. Apabila wujudnya komunikasi, maka akan terbitlah kekreatifan dalam

memberi pelbagai inspirasi idea menarik( Abdullah Hassan & Ainon Mohd. 2002: 15-16 ).

4. Meleraikan konflik

Satu lagi fungsi penting komunikasi ialah memperbaiki hubungan yang sedia ada. Kesilapan

yang paling asas dalam komunikasi ialah mesej yang disampaikan oleh penyampai tidak

difahami dengan jelas atau timbulnya salah faham dalam memahaminya. Akibat daripada itu,

ia boleh menimbulkan konflik atau pelbagai gangguan emosi lain seperti emosi marah,

kecewa, keliru dan sebagainya. Atas faktor inilah pembaikan semula mesej perlu

diperjelaskan melalui komunikasi yang lebih jelas dan berkesan. Rundingan boleh dibuat

antara individu terbabit bagi mencari punca konflik dan menyelesaikannya( Hashim Fauzy.

2001: 3-4 ).

KEPERLUAN KOMUNIKASI DALAM PENGURUSAN ORGANISASI

Seperti dinyatakan sebelum ini, organisasi tidak dapat lari daripada berkomunikasi kerana

keberkesanan komunikasi akan melancarkan perjalanan perancangan ke arah mencapai

matlamat sesebuah organisasi. Kesemua fungsi-fungsi elemen proses pengurusan akan

disalingkaitkan melalui komunikasi. Terdapat banyak kepentingan keperluan komunikasi

dalam organisasi dan di antaranya dapat dinyatakan seperti berikut ;

1. Komunikasi akan dapat membantu organisasi mencapai objektif dengan

mempengaruhi pekerja mengubah kelakuan, minat dan kerjasama untuk bekerja dan

mencapai matlamat organisasi melalui kaedah lisan, bertulis, mekanikal dan simbolik.

5

2. Melalui komunikasi, organisasi akan dapat memperolehi banyak maklumat yang

diperlukan seperti pengetahuan teknologi, latihan kerja, kewangan dan sebagainya. Ini

bertujuan agar usaha menyusun strategi ke arah bagaimana hendak berfungsi secara

cekap dan berkesan.

3. Komunikasi berupaya mengawal tingkah laku ahli-ahli dalam beberapa cara seperti

memo, senarai tugas, surat pekeliling dan sebagainya.

4. Komunikasi juga turut berperanan dari segi perkembangan dan pertumbuhan

dorongan dengan menjelaskan kepada pekejra-pekerja terhadap tindakan yang perlu

dilakukan, prestasi yang mesti ditunjukkan dan langkah-langkah untuk meningkatkan

prestasi.

5. Secara formal atau tidak, semua aktiviti kerja memerlukan interaksi antara satu sama

lain. Maka perlunya komunikasi dalam menjalankan tugas masing-masing supaya

bersama-sama menuju pencapaian satu matlamat.

6. Dalam membuat keputusan, mesyuarat dan perbincangan adalah perlu. Alternatif

yang dipersetujui dari mesyuarat dan perbincangan akan disebarkan kepada seluruh

ahli organisasi. Kesemua aktiviti ini akan melibatkan komunikasi.

7. Tujuan bimbingan, latihan dan pembaikan, pengurus perlu menjalankan penilaian

prestasi ke atas mutu dan gaya kerja pekerjanya. Kedua-dua pihak perlu mengetahui

maklumat ini bagi kebaikan bersama. Ini hanya boleh dilakukan melalui komunikasi

agar sesuatu tujuan hasrat tercapai.

8. Komunikasi juga turut berperanan menyelesaikan sesuatu masalah organisasi. Apabila

timbul ketegangan dalam organisasi, pihak pengurusan dan pekerja boleh bekerjasama

untuk menyelesaikannya samada melalui dialog, perbincangan, mesyuarat dan

sebagainya. Kata sepakat hanya dapat diperolehi setelah komunikasi yang baik

dilaksanakan.

6

KOMUNIKASI BERKESAN

Kajian terhadap keperluan berkomunikasi secara berkesan telah dibuat sejak sekian lama di

dalam dan di luar negara. Komunikasi yang berkesan tidak hanya sekadar ditinjau dari segi

kepuasan yang timbul di kalangan kakitangan organisasi. Dakwaan-dakwaan berkaitan

dengan keberkesanan komunikasi organisasi akan menjadi lebih sahih sekiranya dibuktikan

hubungannya dengan pembolehubah-pembolehubah organisasi yang lain.

Salah satu elemen yang penting dalam penyelidikan komunikasi organisasi adalah

komunikasi pemimpin dan ahli atau juga dikenali sebagai pertukaran pemimpin-ahli.

Hubungan antara pemimpin dan ahli yang harmoni dan baik dapat melicinkan lagi perjalanan

organisasi serta dapat mencapai misi dan visi organisasi. Secara tidak langsung, komunikasi

yang berkesan antara ketua dan subordinat akan dapat menentukan kejayaan sesebuah

organisasi

Di antara kepentingan komunikasi berkesan di dalam organisasi adalah seperti berikut :

i. Komunikasi yang berkesan juga harus dilihat dari segi dimensi Kesepaduan

Organisasi iaitu tahap sejauh mana kakitangan bersepadu dan terlibat dalam interaksi

interpersonal bagi mencapai matlamat yang dikongsi bersama. Komunikasi yang

kabur akan menimbulkan kekeliruan dan salah faham yang boleh menjejaskan

kesepaduan organisasi. Salah satu isu dalam konteks pengurusan organisasi di

Malaysia ialah penglibatan dalam sesebuah organisasi seperti penglibatan dalam

membuat keputusan yang dikatakan rendah terutamanya bagi kakitangan di sektor

awam.

ii. Keperluan berinteraksi merupakan salah satu dimensi komunikasi penting dalam

persekitaran organisasi. Keperluan berinteraksi meningkat apabila kakitangan

berhadapan dengan maklumat yang mencabar kepercayaan, sikap dan pengetahuan

mereka. Keperluan berinteraksi ini ialah persoalan-persoalan di dalam diri kakitangan

dan mereka bermotivasi untuk mencari maklumat yang boleh mengatasi konflik dan

masalah yang dihadapi.

7

iii. Masalah ketidakberkesanan komunikasi pihak atasan ini juga diakui wujud dalam

konteks berkomunikasi dalam masyarakat Malaysia di mana komunikasi pihak atasan

dikatakan lebih berbentuk sehala, kurang terbuka, serta kurang menitikberatkan

pendapat dan pandangan pihak bawahan. Masalah komunikasi yang berlaku di

organisasi adalah pengaliran maklumat sehala daripada pihak atasan kepada pihak

bawahan di samping kecenderungan pihak atasan mengambil keputusan tanpa

mengambil kira pendapat dan pandangan pihak subordinat.

MASALAH KOMUNIKASI DALAM KEPEMIMPINAN ORGANISASI

Permasalahan ini perlu di lihat dari aspek masalah komunikasi dalam kepemimpinan dan

masalah kepemimpinan dalam komunikasi. Adalah malang jika ada pemimpin yang tidak

tahu akan kepentingan komunikasi yang berkesan dan seterusnya bertindak

mengabaikannya atau bersikap lewa ketika berkomunikasi. Dalam sesebuah organisasi

terdapat beratus atau beribu pekerja atau pengikut yang datang dari pelbagai rencam budaya

dan latar belakang. Agama, budaya, bangsa, daerah yang berbeza antara satu sama lain

memerlukan bentuk komunikasi yang berbeza ketika berhubung. Pemimpin tidak boleh

merangkup sekali gus bahawa semua pengikutnya sama. Dari aspek jantina sahaja sudah

menagih kaedah komunikasi yang berbeza. Bagi organisasi yang ekstrem seperti angkatan

tentera dan polis, kaedah komunikasinya secara total berbeza dengan komunikasi para guru

dan murid di sebuah sekolah. Bahasa yang keras dan arahan yang tegas dan disampaikan

dalam situasi serius ditagihkan dalam mentadbir sesebuah organisasi keselamatan. Manakala

bahasa yang mesra dan penyampaian penuh diplomasi diperlukan di sebuah sekolah atau

syarikat swasta lain.

Oleh kerana komunikasi seperti senjata dua mata, maka ia perlu disampaikan dengan

baik, sempurna, sesuai dengan khalayak, sesuai dengan masa dan keadaan. Jika tidak, ia akan

memberi maksud yang berbeza kepada pengikut. Sekiranya saluran komunikasi yang tidak

sesuai digunakan, kemungkinan mesej yang disampaikan tidak sampai sepenuhnya atau tidak

sampai langsung. Situasi ini akan menjadikan kelam kabut jika pengikut terus melaksanakan

tugas tanpa mendapat arahan yang jelas. Inilah masalah sebenar komunikasi dalam

kepemimpinan organisasi. Sejarah kepentingan penyampaian komunikasi lisan ditunjukkan

oleh Panglima Perang China iaitu Sun Tzu ketika diuji Maharaja China. Sun Tzu mengatakan

setelah arahan diberikan tetapi pengikut masih tidak dapat melaksanakan dengan baik atau

8

salah pelaksanaannya, maka berkemungkinan arahan yang diberikan tidak jelas dan terang.

Setelah arahan diberi dengan jelas dan terang dan berulang tetapi pengikut masih tidak dapat

melaksanakannya dengan baik atau salah melaksanakannya, maka kesalahan diletakkan pada

pengikut, maka pengikut perlu di hukum.

Sesetengah pemimpin dalam organisasi, buta teknologi komunikasi atau bersikap

negatif dan menolak teknologi. Pemimpin khususnya generasi terdahulu yang masih tinggal

menjadi pemimpin atasan sesebuah organisasi menolak teknologi komunikasi. Teknologi

komunikasi bergerak pantas dan menjadi lebih kreatif dan inovatif. Sikap pemimpin yang

menolak teknologi komunikasi menjadikan mereka buta pada peralatan tersebut sedangkan

pengikutnya celik pada peralatan tersebut. Sikap pemimpin seperti ini lah yang memberi

masalah komunikasi pada masa hadapan kerana masih bergantung pada sistem lama. Contoh

terbaik dalam isu ini ialah kekalahan tentera China dalam perangannya dengan Taiwan.

Tentera China yang digeruni telah kalah dalam peperangan ini kerana panglima perangnya

menolak teknologi komunikasi. Mereka masih percaya kepada kaedah komunikasi dengan

menggunakan burung merpati. Setiap mesej atau maklumat medan pertempuran disampaikan

dengan burung merpati. Apabila Tentera Taiwan menubuhkan tim penembak dan

melancarkan operasi menangkap burung merpati, banyak maklumat rahsia perang China

diketahui oleh Tentera Taiwan. Antaranya ialah kebocoran strategi perang, maklumat

kekuatan anggota dan persenjataan, susun atur serangan dan pertahanan dan laluan yang akan

digunakan.  Dari sudut yang lain, barangkali tidak keterlaluan jika di katakan boleh dan

mungkin akan menjadi realiti pada masa akan datang yang mana ketua kampung hanya

menghantar jemputan perkahwinan melalui pesanan SMS. Sungguhpun ia melanggar budaya

dan amalan tetapi kaedahnya amat mudah dan cepat.

9

AMALAN KOMUNIKASI KETUA

Menurut Jablin (1979) salah satu gelagat ketua yang menjadi penentu kepada tindakan ketua-

ketua dalam organisasi adalah pola komunikasi yang diguna pakai oleh ketua apabila mereka

berinteraksi dengan subordinat mereka. Jablin memperjelaskan lagi cara bagaimana ketua

berinteraksi adalah sangat mustahak kerana kerana dua perkara yang saling bergantung rapat.

Pertama dari segi persekitaran kerja. Beliau berpendapat persekitaran kerja sebagai satu ciri

unik dalam interaksi ketua-subordinat kerana ketua dan subordinat akan bertemu pada setiap

hari untuk berkerja. Kedua, ketua dan subordinat perlu memenuhi tugas yang dipertanggung

jawabkan ke atas mereka. Justeru itu, cara ketua berinteraksi dengan subordinat amatlah

penting kerana ia boleh menentukan keberkesanan sesebuah organisasi. Hal ini dibuktikan

melalui tinjuan yang dilakukan oleh Johnson (1992) yang mendapati kemahiran

berkomunikasi dan amalan komunikasi sebagai kemampuan utama yang perlu dimiliki oleh

pengurus.

Clampitt dan Downs (1994) pula mentakrifkan komunikasi ketua-subordinat sebagai

satu komunikasi yang berbentuk dari atas dan bawah diantara ketua dan subordinat. Mereka

memperjelaskan takrifan ini lagi dengan memperincikan tiga prinsip utama dalam interaksi

ketua dan subordinat iaitu sejauh mana ketua itu terbuka kepada idea yang diberikan oleh

subordinat, sejauhmana ketua mendengar dan memberi perhatian kepada apa yang

diperkatakan oleh subordinat dan prinsip ketiga dalam komunikasi ketua subordinat adalah

sejauh mana panduan yang diberikan oleh ketua dalam menyelesaikan masalah yang

berkaitan dengan tugasan kepada subordinat.

Dalam kajian yang melibatkan amalan komunikasi ketua Johlke dan Dulhan (2000)

menyatakan amalan komunikasi ketua dalam sesebuah organisasi boleh digambarkan melalui

empat dimensi amalan komunikasi ketua iaitu, kekerapan berkomunikasi, pemilihan saluran

komunikasi, isi kandungan komunikasi dan arah aliran komunikasi apabila ketua dan

subordinat berinteraksi seperti yang dikemukakan oleh Krone, Jablin dan Putnam (1987).

Dimensi kekerapan berkomunikasi merujuk kepada jumlah hubungan yang berlaku

dikalangan ahli-ahli organisasi berdasarkan kajian yang dijalankan oleh Farace, Monge dan

Russell, (1977). Kekerapan komunikasi ini boleh bertindak sebagai penghubung antara ketua

dan subordinat dan ia merupakan satu kaedah bagi ketua mempengaruhi tindakan ahli dalam

sesebuah organisasi dibawah kawalannya. Dimensi amalan komunikasi ketua yang kedua

pula adalah pemilihan saluran komunikasi yang boleh ditakrifkan sebagaiman bagaimana

10

sesuatu mesej itu disampaikan. Stohl dan Reeding (1987) menyatakan cara terbaik

menggambarkan pemilihan saluran komunikasi adalah melalui darjah formaliti sesuatu

interaksi atau juga dikenali sebagai communication mode. Jika ketua memilih untuk

berinteraksi secara formal dengan subordinat mereka, maka saluran komunikasi seperti memo

atau mesyuarat digunakan untuk berinteraksi sebaliknya pula interaksi bersemuka dengan

subordinat akan digunakan jika komunikasi itu tidak formal. Dimensi ketiga tentang amalan

komunikasi ketua seperti yang dikemukakan oleh Johkle, Duhan, Howell dan Wilkes (2000)

dalam kajian mereka adalah berkaitan dengan isi kandungan komunikasi ketua dan

subordinat merujuk kepada strategi yang digunakan oleh ketua untuk mempengaruhi

subordinat mereka (Fisher, Maltz dan Jaworski, 1997).

Ini bermakna interaksi ketua terhadap subordinat bertujuan untuk mempengaruhi

gelagat subordinat mereka. Ketua boleh memilih untuk berinteraksi secara langsung atau pun

tidak langsung dengan subordinat mereka. Interaksi langsung di antara ketua dan subordinat

merujuk kepada tekanan oleh ketua terhadap subordinat melalui interaksi yang berteraskan

arahan manakala interaksi secara tidak lansung pula ketua mempengaruhi tindakan subordinat

melalui perkongsian maklumat dan pembuatan keputusan bersama. Dimensi terakhir amalan

komunikasi ketua adalah arah aliran interaksi ketua dan subordinat. Terdapat dua konsep

utama dalam aliran komunikasi ini seperti yang dikemukakan oleh Farace, Monge dan

Russell (1977). Konsep pertama adalah komunikasi satu arah, manakala konsep kedua adalah

komunikasi pelbagai arah. Komunikasi satu arah merupakan komunikasi yang berlaku dari

ketua kepada subordinat sahaja manakala komunikasi pelbagai arah adalah komunikasi dari

ketua kepada subordinat dan dari subordinat kepada ketua.

11

KEPUASAN KERJA.

Kepuasan kerja pula dikaitkan kepada perasaan seronok hasil daripada pekerjaan dan keadaan

persekitaran pekerjaan. Menurut Locke (1976) pula, kepuasan kerja didefinisikan sebagai

keseronokan atau emosi yang positif hasil daripada penilaian sesuatu kerja atau pengalaman

kerja. Faktor yang mempengaruhi kepuasan kerja seseorang pekerja berbeza dengan pekerja

yang lain. Kajian-kajian yang dilakukan sebelum ini seperti kajian oleh Likert, (1993),

Schuler, (1995); Porter dan Roberts (1993) mendapati komunikasi memainkan peranan utama

dalam setiap sistem dalam organisasi dan secara konsisten terdapat hubungan antara dimensi

hubungan komunikasi ketuasubordinat dengan kepuasan kerja. Hubungan ini semakin kuat

apabila kepuasan kerja dikaitkan dengan hubungan pekerja ketua terdekat mereka. Subordinat

mempersepsikan ketua berdasarkan kepada gaya komunikasi, kredibiliti dan kualiti maklumat

yang boleh meningkatkan moral dan motivasi dan kepuasan kerja (Pettit, Goris dan Vaugh,

1997).

Oleh yang demikian, Job Descriptive Index (JDI) yang diperkenalkan oleh Smith,

Kendall dan Hulin (1969) digunakan dalam pemungutan data kajian ini. Kepuasan kerja

menurut Smith, Kendall dan Hulin (1969) merujuk kepada semua aspek pekerjaan yang mana

sumber kepuasan atau ketidakpuasan boleh diukur. Konsep ini merangkumi kerja itu secara

sejadi, ganjaran yang diperolehi, peluang kenaikan pangkat, karektor ketua dan sikap rakan

sekerja terhadap kerja. Indeks JDI adalah alat pengukuran kepuasan kerja yang popular dan

telah diterjemah ke dalam pelbagai bahasa termasuk bahasa Sepanyol (Hulin, Drasgow dan

Komocar, 1982). JDI pertama kali dibangunkan lebih 20 tahun lepas (Smith, Kendall dan

Hulin, 1969) dan sejak itu ia digunakan secara meluas sebagai alat pengukuran kepuasan

kerja (O’Oconnors, Peters dan Gordon, 1978). Sebab utama menjadikannnya popular kerana

ia merangkumi pengukuran yang lengkapsesuai dengan pekerja yang berpendidikan rendah

dan merupakan format yang ringkas. JDI telah diuji terhadap beratus ribu individu dalam

beratus-ratus organisasi sama ada sektor swasta dan juga sektor awam (Maghrabi dan

Johnson, 1995).

Berdasarkan kajian ini didapati bahawa pekerja tidak berpuas hati dengan pekerjaan

mereka. Ini dapat dilihat melalui kaji selidik yang dijalankan. Pekerja tidak berpuas hati

dengan atau mendapat tekanan tentang kerja yang diberikan kepada mereka, suasana di

tempat kerja, arahan-arahannyang disampaikan oleh pihak atasan dan interaksi diantara ketua

12

dan orang bawahan. Semua ini dapat dilihat melalui teori ERG yang diperkenalkan oleh

Clayton Alderfer.

TEORI ERG

Teori ERG diperkenalkan oleh Clayton Alderfer dari Yale University. Beliau telah

menyambung kajian yang dibuat oleh Abraham Maslow dengan lebih mendalam di samping

menjalankan penyelidikan yang lebih empirikal. Hasil kajiannya dikenali sebagai ERG yang

membawa maksud existence, relatedness dan growth. Sekarang mari kita lihat erti perkataan

tersebut. Pertama, kewujudan (existence) membawa maksud memberikan keperluan asas

kepada setiap manusia yakni keperluan fisiologikal dan keselamatan (Teori Keperluan

Maslow). Sementara perhubungan (relatedness) memberi pengertian sebagai kehendak kita

untuk mengekalkan kepentingan perhubungan antara perorangan (interpersonal

relationships). Hubungan sosial dan status ini memerlukan interaksi yang aktif dengan orang

lain sekiranya mereka hendak memuaskan hati mereka. Konsep ini selari dengan konsep

sosial dan penghormatan (esteem) yang diklasifikasikan oleh Maslow. Akhirnya,

pertumbuhan (growth) pula menekankan kepada keperluan kehendak intrinsik/dalaman untuk

pembangunan dalaman individu berkenaan. Pembangunan dalaman ini termasuk kategori

penghormatan dan pencapaian hasrat diri seperti yang dikemukakan oleh Maslow dalam teori

hierarkinya.

Teori ERG menekankan kepada dua perkara utama iaitu :

i. Lebih daripada satu keperluan mungkin beroperasi pada masa yang sama seperti

keperluan kewujudan dan perhubungan yang diperlukan seiring atau serentak.

ii. Sekiranya keperluan di peringkat lebih tinggi tidak boleh dicapai atau tergugat, maka

kehendak kepada keperluan di peringkat rendah akan meningkat.

Jadi, sebagai rumusan boleh dikatakan bahawa memenuhi kepuasan keperluan di

peringkat rendah akan membawa kepada kehendak keperluan di peringkat yang lebih tinggi

tetapi keperluan tersebut boleh bertindak sebagai faktor penggalak. Dalam masa yang sama

faktor penggalak akan bertindak sebagai faktor kepada kekecewaan dalam usaha untuk

mencapai kepuasan di peringkat yang lebih tinggi.

13

Teori ERG juga lebih konsisten dengan pengetahuan bahawa setiap individu adalah berbeza

seperti perbezaan pendidikan, latar belakang keluarga, persekitaran budaya dan faktor-faktor

lain. Untuk itu pihak pengurusan seharusnya menyusun semula pengurusan organisasi

bersesuaian dengan kehendak para pekerja bawahan. Antara proses pengurusan yang perlu

diberi perhatian ialah:

1. Perancangan

Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi, perancangan hendaklah dibuat

terlebih dahulu. Pada peringkat perancangan, perkara yang perlu dipersoalkan adalah seperti

berikut:

i. Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh

sesebuah organisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi tersebut dan prestasi

yang diinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atau peratusan keuntungan dan

lain-lain.

ii. Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas,

organisasi perlu mencari jalan (strategi) untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti

yang diharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan akan membincangkan

perkara seperti strategi pemasaran yang meliputi perletakan harga, perluasan pasaran

atau perbezaan barangan agar organisasi itu dapat bersaing dengan pihak luar.

iii. Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur program atau projek mengikut

strategi yang berasaskan matlamat organisasi.

2. Penyusunan

Penyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan penstafan (proses pengambilan

kakitangan). Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti

(pemasaran, kewangan, pemprosesan dan lain-lain), tingkat (hierarki) autoriti, penyelarasan

melalui peraturan dan dasar serta prosedur yang dibuat. Penstafan meliputi perancangan

sumber manusia, pengambilan dan pemilihan kakitangan, orientasi dan latihan, penilaian

prestasi, sistem pampasan (gaji, upah, dan faedah), program peningkatan produktiviti dan

kualiti, program keselamatan dan kesihatan kakitangan, dan program kebajikan dan

perkhidmatan kakitangan.

14

3. Pengarahan

Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan

teratur dan sempurna dalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai matlamat ini faktor-

faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi perhatian oleh pihak

pengurusan.

4. Pengawalan

Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi telah

dicapai mengikut perancangan; masalah dalam penyusunan dikenal pasti dan langkah tertentu

diambil; faktor-faktor di dalam organisasi, keinginan dan sifat kakitangan yang ada hubungan

dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberi perhatian dan diawasi.

PENUTUP

Komunikasi dalam berorganisasi adalah satu perkara yang penting untuk difahami, dihayati

dan dilaksanakan dalam organisasi. Disarankan agar semasa berkomunikasi, kita perlulah

memahami diri orang lain sebelum orang lain memahami diri kita seperti mana yang telah

dititipkan di dalam buku tulisan Stephen Covey “The 7 Habits of Highly Effective People”

yang mana beliau mengatakan bahawa ‘Seek first to understand, then to be understood’ yang

bermaksud cuba memahami dahulu, kemudian cuba untuk difahami. Kelemahan

berkomunikasi akan mengundang kesalahfahaman terhadap arahan yang diberikan daripada

pentadbiran tertinggi kepada pentadbiran di bawah. Tidak mustahil, ia akan menyebabkan

pertikaian dan pertembungan dalam pentadbiran organisasi.

15

RUJUKAN

A. BUKU

1) Prof. Dr. Ansary Ahmed et. al (2007). Open University Malaysia: BBGO 4103:

Gelagat Organisasi. Kuala Lumpur. Meteor Doc Sdn Bhd.

2) Kathryn M. Bartol & David C. Martin (1998). Management. New York. Iriwin

McGraw-Hill

3) Stephen P. Robbins; penterjemah Abdul Razak Ibrahim & Ainin Sulaiman (2000).

Gelagat Organisasi Edisi Kelapan. Kuala Lumpur. Pearson Education Asia Ptd. Ltd.

4) Ebi Shahrin Sulaiman et. Al (2003). Prinsip Pengurusan. Kuala Lumpur. McGraw-Hill

B. Jurnal

1) HUBUNGAN ANTARA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI DENGAN

KEPUASAN KERJA, PRESTASI KERJA DAN KOMITMEN KERJA. SHARIFAH

BAHARUM shary@medic-ukm-my Hospital Universiti Kebangsaan Malaysia, R.

BALAN RATHAKRISHNAN balanratha@yahoo.com Sekolah Psikologi dan Kerja

Sosial Universiti Malaysia Sabah.

2) Nurrohim Hassa, Lina Anatan ( 2009, Mei). Efektivitas Komunikasi dalam Organisasi

Fakultas Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional Veteran Yogyakarta dan

Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Maranatha Bandung. Jurnal Manajemen, Vol.7,

3) PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI ,Fatma Wardy Lubis.

4) http://psasir.upm.edu.my/10261/1/FBMK_2003_10_A.pdf

C. Internet

1) http://www.khairulfaizi.net/2014/11/bahagian-ke-18-kepentingan-komunikasi.html

2) http://inspirasiabadi89.blogspot.my/2013/04/komunikasi-dalam-organisasi.html

3) http://radzihamid.blogspot.my/2012/05/peranan-dan-implikasi-komunikasi-

dalam.html

16