Sekitar Perpustakaall

PENDOKUMENTASIAN SUMBER MAKLUMA T*

oloh

JOHNNY KUEH""

ABSTRACT

This paper disc usses the importallce of sys tematic documentation ill the ma1lagement of Iibrol'ies/re,\'OIf/'ce cenlers 10 ensure easy access and relrieval qf information regardless of Ihe /II edilllll . The difference in descriplive and adminiSiralive doell/ll enlalion is also highlighled. Will, 'he adveni of lIew leehllologie.\· slich as 'digital' and 'eleelronics', il would chanJ{e (he way jl?l o/'ma(ion would he stored, managed and use in the near future.

PENGENALAN

r.'I'1 aklumat adalah peming bagi masyarakat !UJ yang be rte ras kan pengctahuan . Kita memerlukan mak I umat dan perlu mengakses maklumat di dal am IUgas harian kita. Sell1ua organisasi pcrlllmenyelenggara sisteml11aklumat mereka bagi mcmudahkan pellycdiaalll11aklmnat.

Ledakan makllll11at global dan perkcmbangan teknologi yang beItcrusan telah mempclbagaikan f0l1l1at penyimpanan maklumat. Kini makilimat boleh diakscs mclalui pelbagai media dan bentuk. Terdahuludaripacla itu.maklumal hanya terdapat di dalam bcntuk kcrtas seperti suratkhabar, majalah, buku. pet a dan sebagaillya. Sumber maklumat yang bcrasaskan kerlas ini boleh di simpan dan dipcrolchi semula seeara manual. Bahan-bahan audio visual seperti pita kasel, pita video , slaid clan la ill-Iainjuga digunakan untuk menyimpan maklumat. Pada zaman k0111puter eleklronik hari ini. sUlllber maklumat barn telah

111uneul. Semakin ballyak 111akilUllal disimpan dan boleh didapali semula dala111 bentuk elektronik scperti eakera keras, di sket Illagnetik. eakera padat (CD-ROMs). pangkalan data atas talian dan lain-lain. Kelebihanlllenyilllpan dan mendapat selllllia maklllmat dalalll bentllk elektronik adalah dari scgi pelaksanaan kelaj uan dan kebolehan interaktifi1ya.

PENDOKUMENTASIAN

Sumber makllm1at tidak bemilai,jika ia lidak dapa! dikesan ataujikakewujlldan dan kandungannya tidak diketahui oleh pihak yang memerlllkannya. Tujuan utama pendokulllentasian adalah untuk memudahkan dapatan semula maklumat berkaitan dengan cepat tanpa mengira jeni s perantara. Justcru itll, pendoklllllenlasian sllmber makillmat adalah perlu terutamanya bagi koleksi yang besar. Semakin besar koleksi, maka semakin terperinci pendokumentasian itu.

K~rt,h kcria ini dihcntangkan tli Ih::ng.l..d Mctodolog.i Penyc lidikan \ln luk peg.m ai pcmuliharaan kehlld;l~a:lIllli "uchill,!! pad<l ~ .I l1lai 1(1)7

G =",I',""s",t:l;;k;;,<I\,;;";;,"'_",;;':.:;''!!;,;C'',;.; ;;,di.,;i..:" .:,:rp;;,";,;SI:ak:·'::1Il;.N;.';,:'g.::.,,:;,; ,;;S:ar,:,<l\.,;I";;," ;.' ______ ====== _________ _

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Apakah yang ciimaksudkan dengan pendokulllcntllsian 0 I a merupakan proses l11engenal pasti. mcrckocL mengabstrak_ Illengindek danlllcmberilmnl<od SLll11ber makJlll11at bagi mcmudahkan claparan scmula makl LU1lat oleh pengguna. Proses ini mcmakanll1asa dan usaha intelektllal. Biasanya tugas ini dibahagikan kepada kerja menulis dcskriptif dan administratif Pendokllillen tasian desk ri pti r Illerupakan hal Illembllat katalog yang asas dan biasanya dilakukan di dalalll scscbuah organisasi. Tujuannya ialah l1lengenal pasti bahan- bahan LUltuk pengguna serta menyediakan butir-butir bibliografi bahan terse but. Pcndok ulllcntasian adm inistratif adalah Icbih tcrperinci d,1I1mclipuli 3 perkara rutin:

(i) -Acccssioning- -Illelllbuat rekod bahan yang mcngandungi nOlllbor akscsen, deskripsi umulll dan nOlllborrujukan .

(ii) Penyimpanan - Illembuat nota-nota talllbahanj ika bahan terscbut disilllpan ditclllpm lain kcrana keselllpitan ruang (selain da ripada Illellludahkan dapatan scmula bahan).

(iii) Pemuliharaan -mclllbuat nota-nota mengenai pengcndalian dan penyi1l1panan bahan tersebut dcngantujuan mengurangkan kerosakan bahantcrsebut dan juga mClllastikan salinan sokongan telah dibllaL

iVI en oka ta 10" " .. Rekod katalog Illcngandllngi beberapa elemen asas yang bcrkaitan dcngan keperluan pengguna. Tanpa katalog yang berkesan_ akses kepada makllll11at mcnjadi tcrhad. Katalog biasa yang digllnakan adalah urlltan kacl bersaiz 5x3 inci yang difailkan bcrs<1ma.

Seldlnr PerpUSlnkaall

Elemen-elemen asas bagi scsuatu entri adalah sepelti berikllt :

(a) pengarang (b) judld (c) penerbi t (d) harga (e) tarikJ, penerbitan (f) International Standard Book

Number (ISBN), dsb. (g) bentuk (seperti buku, kaset-audio,

video, dsb). 01) nombor pengkelasan (i) lokasi Uika bahandisilllpan

berasingan ) U) n~ukan silang

Tigajenis katalog biasanya digwlakan, iaitu katalog pengarang, judul dan perkara. Jika sebuah pusat sLmlber telah dikomputerkan dan semua katalog telah dimasukkan di dala1l1 pangkalan data, maklumat boleh didapati semula melalui bidang perkara yang telah dimasukkan seperti pengarang, judul dan perkara.

Butir-butir bibliografi buku dan lain-lain bahan hendaklah c1icatatkan di dalam katalog 1l1engikut 'Anglo-American Cataloguing Rules' edisi kedua (AACR2). AACR2 kini digunakan untuk menyediakan dokwllcntasi yang standard. FOImat MARC (machine readable catalogue) yang terdapat di dalanl AACR2 juga telall digunakan oleh ban yak perpustakaan besar untuk rangkaian maklumat katalog di atas talian_

Pcngkclasan

Pengkelasan adalah sahl sistem mendefinisikan perkara scsuatu bahan makl umat serta memberikan nombor pengkelasan yang berkenaan kepada bahan itu. TL~uan nombor pengkelasan itu

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

adalah unluk l1lenghimpunkan sel11ua bahan yang sama perkaranya di ICl1lpat yang sama. Jadi, satu skim pengkelasan pcrkara adalah diperlukan bagi penyuslUlan bahan-bahan l1laklumatyang disil1lpan dan juga bagi luj uan rckod katalog. Dengan ini, skim pengkelasan perkara merupakan sebagai penghublUlg antara bahan makllUllatyang disil1lpan dengan teks di dalal1l rekod katalog.

Pengkelasan perkara l1lungkin terdiri daripada skim terbilan yang menggunakan nombor seperti Sistem Pengkelasan Dewcy (' Dewey Decimal Classification ') atau sistel1l ciplaan tempatan atau sistem yang mcnggunakan lajuk perkara berabjad sepel1i ' Library of Congress List'.

Selain daripada ilu, pengguna l1lemerlukan indeks perkara yang disusun seeaJ'a berabjad untuk membimbing mcreka dalal1l sistem nombor pengkelasan dan kcdudukaJUlya di dalam urutan penyimpaJlan. Tndek perkara CUl1la menyenarai perkataan-perkataan yang akan digunakan oleh pengguna unluk mCl1lbuat pencari an serta memberikan nombor pengkclasan subjek yang sepadan.

Menentukan bidang perkara adalah lebih penting d31ipada fonnat dalam pendoktunentasi311 di mana pelbagai bentuk wujud . .Jadi, entri katalog bagi semua sumber l1laklul1lat termasuk bah311-ball311 audio-visual akan di simpan eli elalam satu fail perkara d311 dalam satu urulan untuk memudallkan pencarian maldul1lat dari pelbagai bentuk.

Deng311 ilU, hanya satu sislem pengkelasan dan satu indeks pcrkara perlu digunakan untuk semua jeni s sumber maklumat eli dalam sesebuah organisas i. Kaedah meneari l1laklumat adalah l1lelalui SiStC111 pengkelas311atau indeks subjek atau kedua-duanya se kali. Ind eks subj ek tidak semestinya berhubung dengan l1ombor aksesen.

Seldlnr Perpuslakaan

N0111bor aksesen hanya digunakan bagi tujuan merekod stok dan l11enyel1lak stok.

Oi sampll1g itu , keselarasa n dalam pendokumentasian sllll1ber maklumat hendaklah dikekalk3J1. Ketidakselaras311 itu bemmkna semua bahan l11aklumat di dalam bidang perkara yang sanla akaJl Suk31' dikesan pada masa ia diperl Uk311 nanti.

Mcngabstrak

Deskripsi yang asas dalal11 rekod katalog h311ya l1lembolehk311 bahan-bahan maklul11al dikesan salmja. Katalog deskriptif deng311 data y311g minima tidak berkeupayaan dari segi mel11benarkan pengglU1a/penyelidikmenentuk311 kaitru1lhublll1g311 sesuatu bal13J1 maklumat. Oleh itu, abstrak perlu dibuat, terutamanya dalam pendokumentasian ball311-ballan audio-visual . Per311an abstrak adalah menyediakan ringkasan k311dlll1gan sesuatu ballan bagi l11embolehkaJl pengglUla/penyelidik menafsir kaitannya tanpa menu uk kepada bahan y3J1g asal.

Sumber Maklumat Berasaskan Kertas

Sumber maklumat berasaskan kertas atau perantara cetak telall mencapai kemllllcak sebagai alat simpanan dan penghantaran di dal3111 tahun I 950an dan kini kehilangan peranan tradisinya sebagai perantara tunggal untuk mendapatkan l11aklu111at. Bagaimanapun ia masih diperll1kan l11el11anelangkan orang ramai menclapati lebih l11udah dan senang l11embaca dengan perantara kertas di mana sahaja mereka berada.

Ball311-bahan bercetak sepelii buku, ballaJl bersili, keratan akhbar, laporan dan bal13J1 'ephemerals ' (risalah, brosur, dll) selalu di simpan berasing311 di alas rak l11em311dangkaJl bentuk bal1an itu berbeza. Buku-buku hendaklal1 disusl1n secara sistematik

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

di atas rak menurLit skim pengkelasan tertentll. Se ba ga i conloh. pllsal sumber perubatan mcnggunakan skim pcngkclasan 'National Librmy of Medici nc' (NLM) . l11 anaka la Sistem Pengkelasan Dc\\'cy (DOC) yang l11erupakan sistem pengkclasan Ullllllll cligllnakan di pusat sllmber Ul11l1lll.

Bahan-bahan bcrs iri lennaslIk majal ah disllsun secara berabjacl lllcngikllljllcllli bahan. Di pusat sllmber yang lebih bcsa r. bahan-bahan ini cliasingkan mcngikllt bidang perkara dan kemudiannya clis llsun sccara berabjacl mengikut judul bahan.

Kcratan ak hbar. lapo ran dan bahan-bahan 'ephemeral' biasanya cl iasingkan mengikut bid,mg perkara dan tarikh . .Justcnl ilu. keratan akhbar bagi sesuatu bidang pcrkara akan dis impan bersal11a di cia lam lil illctapi disuslln l11 engikllt urutanlarikh.

Bahan-Bahan Audio-Visual

Bahan-bahan audio-visua l kini semakin penting kerana banyak mengandungi maklumat yang berkaitan dengan keb udayaan. Oleh itu, aclalah penting untuk l11elllasukkan catalan-catatan pel11ul i haraan sClllasa mcndok ul11entasi sUl11ber ll1aklulllat. Kita hcndaklah l11ell1aslikan supaya bahan terscbul disill1pan dalam keadaan yang sesuai dan boleh lahan sc!ama-Iammlya walaupun digunakan dari masa kc ~cmasa. Jad i. rekod katalog bagi bahan-bahan audio-visual hendaklah lell113suk catatan dcskripsi lizikal dan teknikal dan juga ringkasan kandullgan bahan itll.

GambaI' Foto/Fotograf

Fotografd ianggap ~ebaga i bahan 'cctakan gml1bar yang Icgap' awu I ulsi nar yang bukan dimaksudkml

Se/dfar PerpuSfa"aall

bagi tujuan lUljuran. Poskad juga dianggap sebagai fotograf dan disimpan bersama koleksi fotograf. T arikh sesuatu fOlograf adalah sangat penting bagi tujuan penye liclikan sejarah clan tarikh ini hendaklah dibcrikanjika boleh. Saiz, bilangan gmnbar di dalrull suatu set dml wmnanya henclaklall diber ikan dalal11 rekod katalog bagi koleksi fotograf. Bahan-bahan ini hendaklah dikelaskan berdasarkan bidang perkara l11enurut skim pengkelasan yang digunakan oleh organisasi tersebut.

Rakaman AudioNidco

Bahan-bahan rakaman bunyi seperti rakaman tel11ubual dan sejarah lisan, rakal11an komersil , rakaman terbitan clan sebagainya aclalah satu bentuk yang lmil<. AACR2 boleh digunakan wltl.lk mel11buat deskripsi katalog bagi sumber l11akll.lmat ini . Bagaimanapun banyak organi sasi kini menggunakan ' Manual of Archival Description ' edisi kedua (MAD2) sebagai alat ymlg lebih sesuai untuk l11el11buat rekod katalog bagi rakaman bunyi yang ada dalam simpanan arkib mereka. Fonnat MAD2 didapati sesuai wltukmendokumentasikan rakaman bunyi seperti rakaman siaran langsung, siarml raclio. rakamml temubual dan sejaraillisan, rakaman peristi wa seperti drama, konscrt, perbincangan panel, perbahasan, persidangan, mesyuarat dml sebagainya, dan 'Masters' clan lain­lain bah an yang digunakan I.lntllk menghasilkan rakmnan dan pita terbitan.

Makll.ll11at teknikal yrulg mencukupi drul makillmat latm'belakang scsuatu lakaman bunyi adalah amat l11ustahak bag i membolehkan pemuliharaan. dapatan semula dan penggl.lnaannya. Ketepatan dan kelengkapan deskripsi terhadap kandungan sel1a ciri fi zikal dan teknikal adalall am at penting kerana pengguna hanya mendapat akses kepada sumber maklwnat ini melalui alat teknologi ymlg

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

sesuai. Satu indeks rakaman bunyi hendakjuga dibuat scbagai senarai dedikasi rakaman bunyi yang m engandun g i rujukan s ilang untuk menyediakan hubungan Clinks ' ) dcngan lain-lain rakaman dan bahan-bahan bercetak.

Koleksi Slaid

Siaid mewakili suatu bentuk di mana maklumat bergambar tentang objek, manusia, tempat dan sebagainya boleh clipersembahkan. Koleksi slaid juga perlu diindeks. Bahan-bahan slaid hendaklah diproses supaya ia boleh dikenalpasti , didapati bemula dan kemudiannya digunakaan sebagai sumber maklumat visual. Siaid itu dilekapkan di alas bingkai bersaiz 2 x 2 inci scbelum disimpan mcmu'ut urutan berkelas. la hendaklah dilabelkan di alas bingkai menurut skim pengkelasan yang digunakan. Sepert i dengan sumber-sumber maklumat yang lain, koleksi slaid hendaklah dikatalog dan diberikan nombor aksesen.

PERANT ARA ELEKTRONIK

Kini penyimpanan dan dapatan semula teks dan maklumat bergalllbar selllakin llludah dengan kemajuan teknologi berkaitan clengan penyimpanan teks clan maklulllat bergambar, seperti cakera

Sekilur PerptlSla/!.aall

keras, cakera padat, DVD dan lain-lain. Bahan­bahan bercetak seperti buku, majalah, smat akhbar dan sebagainya serta bahan-bal1an audio visual, seperti bal1an rakaman bunyi, gam bar [oto, slaid dan lain-lain boleh di'digiti sed' dan dihlkar ke bentuk elektronik. Perkelllbangan ini akan menukar cara bagaimana koleksi sumber maklumat disimpan, diurus clan cligunakan pad a masa akan datang.

RUMUSAN

Pengurusan sumber maklumat bukan sahaja melibatkan hallllengurus koleksi secara fizikal dan pemuliharaan koleksi itu.lajuga melibatkan hal membuat dan menyelenggarakan rekod katalog. Tambahan pula kita perlu mewujudkan katalog pusat bagi semua bentuk koleksi, apabila pelbagai sumber maklulllat disimpan dalam bilik yang berasingan. Di sam ping illl, adalah perl uj uga untuk membuat salll siri rujukan silang mengenai perkara yang sama dari sumber-sumber maklumat yang berada di dalam institusi kita kepada sumber­sumber maklllmat lliaran yang diketahui. Dengan ini , kita boleh memperolehi makilimat yang berkualiti di dalam format yang dikehendaki dan dalam jangka masa yang telah ditetapkan.

REFERENCES

Dove, Jack. The CIIldio- v;slIal : {he availability and e.xpluitation of non-print material 'with special reference 10 libraries. London : A. Deutsch, 1975.

Kueh , Johnny. h!!or/1/ot;on Srorage and Retrieval, Paper presented at 27th Annual Health Conference of the Sarawak Health Departm ent. Kuching. March 1997.

Sutcliffe. Glyn. Slide c()/lectiolll1lanagemeni in libraries and information units. Aldershot: Gower, 1995.

Turner, Christopher. Organising il?forlJlC/tion: principles and practice. London: C. Bingley, 1987.

Ward, Alan. A l}uJI1/1al afsollml archire adminisrration. Aldershot : Gower, 1990.

CD -

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia