BAB 1

PENDAHULUAN

Sistem Akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk

pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat

digolongkan menjadi dua yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit. Sistem

akuntansi pembelian ini diterpkan dalam perusahaan manufaktur.

Dalam suatu perusahaan terdapat banyak kegiatan dan kegiatan tersebut

membutuhkan banyak informasi dan pihak-pihak yang terkait berperan penting

didalamnya. Dalam perusahaan besar khususnya perusahaan dagang dan industri

pembelian merupakan kegiatan yang rutin terjadi dalam satu periode, sehingga

perusahaan harus membuat suatu sistem untuk mengatur pembelian. Tetapi

pembelian yang sering dilakukan oleh perusahaan yaitu secara kredit.

Pembelian merupakan sistem aplikasi siklus pengeluaran yang umum.

Sistem aplikasi pembelian mencakup prosedur-prosedur pemilihan pemasok,

permintaan, pembelian, penerimaan dan pengotorisasian. Model sistem aplikasi

pembelian mencakup pemisahan fungsi-fungsi permintaan, pembelian,

penerimaan, utang dagang dan buku besar. Prosedur pemilihan pemasok yang

memadai merupakan faktor penting dalam keterpaduan seluruh sistem aplikasi

pembelian.

Dalam perusahaan yang kecil, pendebitan yang timbul dari transaksi

pembelian terutama bersumber dari penerimaan kas dalam perusahaan yang besar

pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dari register bukti kas keluar

(voucher register) atau jurnal pembelian dan dari distribusi pembelian dari

pemasok.

1

BAB 2

ISI

2.1 Pengertian Pembelian.

Pembelian merupakan kegiatan perusahaan yang dilakukan untuk

pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan, pembelian merupakan

kegiatan yang rutin terjadi dalam suatu periode sehingga perusahaan harus

membuat suatu sistem untuk mengatur pembelian tetapi pembelian sering

dilakukan perusahaan secara kredit.

2.1.1 Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian:

1. Surat permintaan pembelian

2. Surat permintaan penawaran harga

3. Surat order pembelian

4. Laporan penerimaan barang

5. Surat perubahan order

6. Bukti kas keluar

1. Surat Permintaan Pembelian

Dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi

pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. Dokumen

ini diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi

pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti

dalam surat pembelian.

2

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaraan harga bagi barang

yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah

rupiah pembelian yang besar.

3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah

dipilih.

Dokumen ini terdiri dari 7 tembusan, yaitu :

a. Surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian

yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh

perusahaan.

b. Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini

dikirikan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan

dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order

pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti

tersebut dalam dokumen.

c. Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi

yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.

d. Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian

menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk

mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu yang

telah ditetapkan

e. Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut

nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

f. Tembusan fungsi penerimaan, tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan

sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas

3

dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tsb. Dalam sistem

penerimaan buta (blindreceiving sistem), kolom kuantitas dalam tembusan ini di

blok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order

pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan.

Tujuannya agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan dan

pengecakan barang yang diterima dari pemasok.

g. Tembusan fungsi akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke

fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul

dari transaksi pembelian

4. Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa

barang yg diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan

kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5. Surat perubahan order pembelian

Surat perubahan order pemelian dapat berisi perubahan kuantitas, jadwal

penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang menyangkut

dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan diberitahukan kepada

pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6. Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk

pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada

kreditur mengenai maksud pembayaran. Maksud pembayaran artinya apakah

pembelian dilakukan dengan tunai ataupun kredit. Dan dapat pula pada sistem

pembayaran dengan tunai apakah langsung membayarkan dengan fisik uang

secara langsung ataupun menggunakann cek (perintah resmi kepada bank untuk

membayar sejumlah uang yang ditunjukkan pada cek tersebut)

4

2.1.2 Fungsi - Fungsi Yang Terkait

Terdapat empat (4) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem pembelian yaitu:

1. Bagian Gudang

2. Bagian Pembelian

3. Bagian Penerimaan

4. Bagian Akuntansi

1. Bagian Gudang

Pada sistem pembelian, bagian gudang bertanggung jawab untuk

mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di

gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2. Bagian Pembelian

Pada sistem pembelian, bagian pembelian bertangung jawab untuk

memperoleh informasi mengenai harga barang, menetukan pemasok yang dipilih

dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok

yang dipilih.

3. Bagian Penerimaan

Pada sistem pembelian, bagian penerimaan bertanggung jawab untuk

melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kuantitas barang yang diterima dari

pemasok guna menetukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh

perusahaan. Bagian ini juga berfungsi untuk menerima barang dari pembeli yang

berasal dari transaksi retur penjualan.

5

4. Bagian Akuntansi

Pada sistem pembelian, bagian akuntansi bertanggung jawab sebagai

fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang

bertugas mencatat transaksi pembelian ke dalam register kas keluar dan untuk

menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan

utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.

Sedangkan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga

pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

• Fungsi Pengeluaran Kas

Pada system pembelian, fungsi dimana perusahaan akan memberikan

pertimbangan atas penerimaan barang dan jasa, apakah dilakukan secara tunai

ataupun kredit.

Catatan akuntansi yang digunakan :

• Register bukti kas keluar (voucher register)

Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti

kas keluar

• Jurnal pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable prosedur,

jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal

pembelian.

• Kartu utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable prosedur,

buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah

kartu utang. Jika pada pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher pa

6

2.1.3 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem akuntansi

pembelian:

1.Permintaan Pembelian

2.Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

3.Penawaran Harga

4.Order Pembelian

5.Penerimaan Barang dari Pemasok

6.Penyimpanan barang

7.Laporan Penerimaan Barang

8.Penerimaan Faktur dari pemasok

Jaringan Prosedur Dalam Sistem Akuntansi Pembelian

1 2

3

6 4

5

7 8

7

Fungsi

Gudang

Fungsi

pembelian

Pemasok

Fungsi

Penerimaan

Fungsi

Akuntansi

1. Prosedur Permintaan pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang

mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian.

Jika barang tidak disimpan digudang, misalnya untuk barang – barang yang

langsung dipakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan

pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan

pembelian.

2.Prosedur Permintaan Penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam

prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga

kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan

berbagai syarat permintaan yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok

yang akan ditunujuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oelh perusahaan.

3.Prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim

surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberi tahukan kepada

unit- unit organisasi lain dalam perusahaan ( misalnya fungsi penerimaaan, fungsi

meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelain yang

sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4.Prosedur Penerrimaan barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan

melakukan pemeriksaan mengenai jenis,kuantitas dan mutu barang yang ditermia

dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang utnuk

menyataka penerimaan barang dari pemasok berikut.

5.Prosedur pencatatan utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa

dokumen- dokemun yang berhubungan dengan pembelian ( surat order pembelian,

laporan peneriamaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan

pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6.Prosedur distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang

didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan

manajemen.

8

2.1.4 INFORMASI YANG DIPERLUKAN OLEH

MANAJEMEN.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi

pembelian adalah:

1.Jenis Persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali

2.Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.

3.Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.

4.Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.

5.Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.

6.Tambahan kwantitas seharga pokok persediaan dari pembelian.

9

2.1.5 BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM AKUNTANSI

PEMBELIAN

Bagian pembelian

10

Mulai

Membuat

surat permin

taan pembel

ian2

Surat 1Permintaan Pembelian1

Pada saat reorder point

Surat 5 Order Pembelian

Laporan 2Penerimaan Barang

65

N TKartu Gudang

Bagian Gudang

Sistem Pembelian

11

Dikirim ke pemasok

Mencatat tanggal penerimaan pada SOP lembar 6 & 7

PH

SPH

Diterima daripemasok

1

Surat

1Permintaan Pembelian

Surat Permintaan Penawaran Harga

Surat Penawaran Harga

Perbandingan Harga

Laporan

1Penerimaan Barang

Membuat

surat permin

taan penawaran

harga

Membuat

Perbandingan harga

2

Dikirim ke pemasok

SPP

7

6

5

4

3 2Surat

1 Order Pembelian

2

8

7Dari

Pemasok

Faktur

Memeriksa faktur

Faktur

4

3

5

TA

9

2.1.6. Uraian Kegiatan Sistem Pembelian

Bagian Gudang

1. Membuat surat permintaan pembelian ( SPP ) 2 lembar berdasarkan

informasi mengenai titik pemesanan kembali yang tercantum dalam kartu

gudang.

2. Mengirimkan lembar 1 surat permintaan pembelian kebagian pembelian.

3. Mengarsipkan surat permintaan pembelian lembar 2 dalma arsip menurut

nomor urutnya.

4. Menerima surat order pembelian dari bagian pembelian sebagai

pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan.

12

Men erim

a bara ng dari

pemasok

yang diserta i deng an sura t

peng antar

SO

P

3S

urat

Pe

nga

nta

r

Mem

bandin gk

an F

akt ur dari

pemas

ok d gn S

OP

&

LPB

Mem

eriksa

bara ng yang

dikir imM

embu

at lapo ran pene rim

aa n bara ng

SP

SO

P

3

3

3

2Lapo ran

1Pene rim

aan B

ara ng

Dari

Pem

asok

67

Dikir im

ke B

agi an G

ud ang bers am

aan deng an bara ng N

SO

P 4

Fak tur

LPB

1

Mem

buat bu kti

kas kelu ar

Fak tur

LPB

1S

OP

4 3 2

Bukt i

Kas 1

Kelu ar

R

egister B

ukti K

as

10

TA

rsip bukti kas keluar yang belu m

diba yar

Re

gister B

ukti K

as

N

Buk ti

2K

as K

elu ar

LPB

= Lapor an

Pene rim

aan Bara ng 10

Sis te

m P

em

belia

n Kre

dit (L

a njuta

n)

Ba gian P

en erimaan

Ba gian U

tan g B

a gian K

a rtu P

e rsedi aan3

48

9

Se

lesai

5. Mengarsipkan surat order pembelian kedalam arsip menurut nomor

urutnya.

6. Menerima laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan.

7. Mencatat laporan penerimaan barang dalam kartu gudang.

Bagian pembelian.

1. Menerima surat permintaan pembelian dari bagian gudang.

2. Membuat surat permintaan penawaran harga (SPPH) yang dikirimkan

kepada para pemasok.

3. Menerima surat penawaran harga ( SPH ) dari pemasok.

4. Membuat perbandingan harga atas dasar surat penawaran harga yang

diterima dari pemasok.

5. Memilih pemasok berdasarkan perbandingan penawaran harga.

6. Membuat surat order pembelian ( SOP ) untuk pemasok yang dipilih

sebanyak 7 lembar.

7. Mendistribusikan surata order pembelian sebagai berikut:

a. Lembar 1 dan 2 : dikirimkan kepemasok yang dipilih.

b. Lembar 2 setelah ditandatangani oleh pemasok, diminta untuk

dikembalikan keperusahaan sebagai penagakuan dan penerimaan

order pembelian.

c. Lembar 3 : dikirimkan kebagian penerimaan guna member

otorisasi kepada bagian tersebut untuk menerima barang dari

pemasok yang tercantum dalam dokumen tersebut.

d. Lembar 4 : dikirim kebagian utang untuk memberitahukan

bahwa suatu saat nanti perusahaan akan emmpunyai kewajiban

kepada pemasok yang tercantum dalam dokumen tersebut.

e. Lembar 5: dikirimkan ke unit organisasi meminta barang ( dalam

hal ini bagian gudang), untuk memberitahukan bahwa barang yang

dimintanya sudah diproses pemesanannya.

f. Lembar 6 : disimpan dalam arsip menurut tanggal pengiriman

yang diharapkan. Arsip ini digunakan oleh bagian pembelian utnuk

mengikuti order pembelian yang dibuatnya. Bagian pembelian

13

bertanggungjawab membuat order pembelian sampai diteminnya

barang yang diorder.

g. Lembar 7 : Diarsipkan menurut nama pemasok.

8. Menerima laporan penerimaan barang lembar 1 dari bagian penerimaan.

Mencatat tanggal penerimaan barang ini dalalm surat oerder pembelain

lembar 6 dan 7. Memindahkan surat order pembelian lemabr 6 kedalam

arsip pembelian yang telah diterima.

9. Mengirimkan laporan penerimaan barng kebagian utang.

10. Menerima faktur dari pemasok.

11. Memeriksa faktur dari pemasok untuk menentukan apakah pemasok telah

benar dalam mencantumkan harga, kuantitas dan telah memenuhi syarat

pembelian yang tercntum dalam surat order pembelain.

12. Mengrimkan faktur ke bagian utang.

Bagian penerimaan.

1. Menerima surat order pemblian lembar 3 dari bagian pembelian.

2. Menerima barang yang disertai dengan surat pengantar dari pemasok.

3. Memeriksa barang yang diterima, baik mengenai kuantitas maupun mutu

barang, berdasarkan informasi dalam surt order pembelian lembar 3 .

4. Membuat laporan penerimaan barang 3 lembar.

5. Mendistribusikan laporan barang sebagai berikut :

a. Lembar 1 : dikirim kebagian utang via bagian pembelian

b. Lembar 2 : dikirim ke bagian gudang bersamaan dengan barang

yang bersangkutan.

c. Lembar 3: disimpan dalam arsip menurut nomor urut laporan

penerimaan barang dilampiri dengan surat order pembelian lembar

3 dan surat pengantar dari pemasok.

14

Bagian Utang

1 . Menerima surat order pembelian lembar 4 dari bagian order pembelian.

2. Menerima laporan penerimaan barang lembar 1 oleh bagian pengiriman

via bagian pembelian.

3. Menerima faktur dari pemasok via bagian pembelian.

4. Membandingkan faktur dari pemasok, laporan penerimaan barang, surat

order pembelian, untuk menentukan apakah tagihan yang diterima dari

pemasok adalah untuk barang yang sudah diterima oleh perusahaan, dan

untuk barang yang dipesan oleh perusahaan.

5. Membuat bukti kas keluar atau voucher sebanyak 3 lembar.

6. Mencatat bukti kas keluar kedalam bukti kas keluar atau voucher register.

7. Mengirim bukti kas keluar ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya.

8. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen

pendukungnya (faktur dari pemasok, surat order pembelian, dan laporan

penerimaan barang) ke dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar

menurut tanggal jatuh tempo faktur.

Bagian Kartu Persediaan atau Kartu Biaya

1. Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari bagian utang

2. Mencatat barang yang dibeli dalam kartu persediaan.

3. Menyimpan bukti kas keluar dalam arsip menurut nomor urut.

15

2.1.7 Pengendalian Internal

1.Organisasi

a.Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan

Pemisahan kedua fungsi ini dimaksud untuk menciptakan pengecekan intern dalam

pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian

berkewajiban untuk mendapatkan penjual yang dapat dipercaya sebagai pemasok

barang yang diperlukan oleh perusahaan. Sedangkan fungsi penerimaan

mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok yang

tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat order pembelian.

Pemisahan kedua fungsi ini akan mengurangi resiko diterimanya barang yang tidak

dipesan oleh perusahaan, jenis, sfesipikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak

sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan, tidak sesuai saatnya dengan waktu

yang ditentukan dalam surat order pembelian.

b.Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

Salah satu unsur pokok dalam sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan

fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi

pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan fungsi pencatatan utang dan

persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan

transaksi pembelian. Bertujuan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin

ketelitian dan keandalan data akuntansi.

c.Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang(gudang)

Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas

penerimaan dan penolakan barang yang diterima dari pemasok. Fungsi

penyimpanan bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah

dinyatakan diterima ole fungsi penerimaan. Kedua fungsi dipisah karena

kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan

pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan

barang memerlukan keahlian pengolahan penyimpanan barang dan pelayanan

penganbilan barang bagi pemakai. Pemisahaan fungsi tersebut mengakibatkan

16

setiap fungsi yang ahli dalam bidangnya sehingga informasi penerimaan barang

dan persediaan barang yang disimpan digudang dijamin ketelitian dan

keandalannya.

d.Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu

fungsi

Dengan penggunaaan unsur sistem pengendalian intern ini setiap pelaksanaan

transaksi sealu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan

karyawan ke fungsi yang satu di cek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan

atau fungsi yang lain. Oleh karena itu:

Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,

fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang

dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

2.Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a.Surat Permintaan Pembelian Diotosisasi oleh Fungsi Gudang, untuk Barang

yang Disimpan Dalam Gudang, atau Kepala Fungsi Pemakai Barang, untuk

barang yang langsung pakai.

Transaksi pembelian di didahului dengan diterimanya surat permintaan

pembelian oleh fungsi pembelian dari fungsi gudang atau dari fungsi pemakai

barang. Fungsi gudanng mengisi formulir surat permintaan pembelian sebagai

dasar bagi fungsi pembelian untuk melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan

oleh perusahaan. Persetujuan untuk mengajukan permintaan pembelian tersebut

diwujudkan dalam bentuk tandatangan otorisasi dari fungsi gudang atau fungsi

pemakai barang pada formulir surat permintaan pembelian, yang merupakan bukti

bahwa barang yang diajukan dalam permintaan pembelian kepada fungsi

pembelian merupakan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan

b.Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi Pembelian atau Pejabat yang

Lebih Tinggi.

17

Jika surat permintaan pembelian merupakan pernyataan kebutuhan barang

dari fungsi gudang, surat order pembelian merupakan awal transaksi pengadaan

barang. Dengan surat order pembelian inilah perusahaan memulai proses

pengadaan barang yang akan berakibat terhadap diterimanya barang yang dibeli

dan timbulnya kewajiban peruasahaan kepada pihak luar. Oleh karena itu, setiap

surat order pembelian harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenanang untuk

mengurangi diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan

oleh perusahaan. Otorisasi pesanaan pembelian ini biasanya berada ditangan

fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.

c.Laporan Penerimaan Barang Diotosisasi Oleh Fungsi Penerimaan.

Sebagai Bukti telah diterimanya barang dari pemasok, fungsi penerimaan

membubuhkan tandatangan otorisasi pada laporan penerimaan barang. Dokumen

ini dikirimkan oleh fungsi penerimaan ke fungsi akuntansi sebagai bukti telah

dilaksanakannya pemeriksaaan terhadap barang yang diterima dari pemasok,

sesuai surat order pembelian yang diterbitkan oleh fungsi pembelian. Dengan

demikian fungsi akuntansi dapat mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi

pembelian dan bertambahnya barang.

d.Bukti Kas Keluar Diotorisasi Oleh Fungsi Akuntansi atau Pejabat Yang Lebih

Tinggi.

Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi menerima berbagai dokumen dari

berbagai sumber berikut ini:

1.Copy surat order pembeliandari fungsi pembelian yang merupakan bukti

bahwa perusahaan telah memesan dengan jumlah, jenis spesifikasi, kuantitas, dan

mutu barang, serta waktu penyerahan seperti yang tercantum dalam dokumen

tersebut.

2.Copy laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan yang

merupakan bukti bahwa barang yang dipesan telah diterima dan sesuai dengan

barang yang dipesan dalam surat order yang dipesan.

18

3.Faktur dari pemasok merupakan bukti timbulnya kewajiban perusahaan

akibat telah dipesannya barang dan telah diterimanya barang yang dipesan.

e.Pencatatan Kedalam Catatan Akuntansi Harus Didasarkan Atas Dokumen

Sumber Yang Dilampiri Dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap.

Catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal dari dokumen sumber yang

sahhi dan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pejabat

yang berwenang.

f.Penacatatan Kedalam Catatan Akuntansi Harus Dilakukan Karyawan yang

Diberi Wewenang Untuk Itu.

Setiap pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang

diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut. Sehabis karyawan

tersebut memutakhirkan catatan akuntansi berdasarkan dokumen sumber, ia harus

membubuhkan tandatangan dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah

dilakukannya pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal

tersebut

3.Praktek Yang Sehat

a.Penggunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak.

Formulir penting digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan

penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh manajer yang

memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu,

dalam sistem informasi akuntansi pembelian formulir pokok surat order

pembelian dan laporan penerimaan barang harus bernomor urut trcetak dan

penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan.

b.Pemasok Dipilih Berdasarkan Jawaban Penawaran Haraga Bersaing dari

Berbagai Pemasok.

19

Pemasok harus tidak dipilih hubungan istimewa dan pribadi diantara fungsi

kpembelian dengan pemasok, namun berdasarkan perbandingan penawaran harga

bersaing yang diterima dari berbagai pemasok. Dengan cara ini kemungkinan

pengadaan barang yang lebih tinggi dari harga yang normal dapat dihindari.

c.Barang Hanya Diperiksa dan Diterima Dari Fungsi Penerimaan Jika Fungsi ini

Telah Menerima Tembusan Surat Order Pembelian dari Fungsi Pembelian.

Dalam penerimaan barang harus diciptakan unsur sistem pengendalian intern

berikut ini: tidak ada barang yang diterima oleh fungsi penerimaan tanpa

didahului dengan dikeluarkan order pembelian dari fungsi pembelian. Fungsi

peneriamaan hanya melakukan pemeriksaan dan perhitungan barang yang

diterima dari pemasok jika sebelumnya diterima tembusan surat order pembelian

yang telah diotorisasi oleh wewenang.

d.Fungsi Penerimaan Melakukan Pemeriksaan Barang yang Diterima Dari

dengan Cara Menghitung dan Memeriksa Barang Tersebut Dengan

Membandingkan Surat Order Pembelian.

Agar perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan yang

dipesan, fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap barang yang

diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan memriksa barang tersebut

serta membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

e.Terdapat Pengecekan Harga, Syarat Pembelian, Dan Ketelitian Perkalian Dalam

Faktur Dari Pemasok Sebelum Faktur Tersebut Diproses Untuk Dibayar.

Bukti kas keluar hanya dibuat oleh fungsi akuntansi setelah fungsi ini melakukan

pengecekkan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dan penjumlahan

yang tercantum dalam faktur dari pemasok. Dengan demikian jika pengecekkan

terhadap ketelitian informasi dalam faktur dari pemasok ini dilakukan dalam

setiap pembuatan bukti kas keluar, dokumen terakhir ini merupakan dokumen

yang terjamin ketelitian dan keandalannya sebagai dasar pencatatan mutasi utang

dan persediaan serta pengeluaran kas.

20

f.Catatan yang Berfungsi Sebagai Buku Pembantu Utang Secara Periodik

Direkonsiliasi dengan Rekening Kontrol Utang dalam Buku Besar.

Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan

akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan

utang dengan sistem bukti kas keluar, dokumen sumber berupa bukti kas keluar

yang dilampiri dengan dokumen pendukung diarsipkan menurut tangggal jatuh

tempo faktur dari pemasok. Arsip bukti kas keluar ini disebut arsip bukti kas

keluar yang belum dibayar, yang berfungsi sebagai buku pembantu utang. Data

dari dokumen sumber ini dicatat pula kedalam register bukti kas keluar dan

kemudian diringkas kedalam rekening kontrol utang dalam buku besar. Dengan

demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat direkening

kontrol utang dalam buku besar, praktik yang sehat mengharuskan secara periodik

diadakan rekonsiliasi antara jumlah utang menurut arsip bukti kas keluar yang

belum dibayar dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

g.Pembayaran Faktur yang Dilakukan Sesuai dengan Syarat Pembayaran Guna

Mencegah Hilangnya Kesempatan Untuk Memperoleh Potongan Tunai.

Jika perusahaan memperoleh potongan tunai dari pemasok karena melunasi

kewajibannya dalam jangka waktu potongan berarti menghemat kekayaan

perusahaan. Untuk tujuan ini, bukti kas keluar perlu diarsipkan menurut tanggal jatuh

tempo dalam jangka waktu potongan, agar perusahaan dapat melakukan pengiriman

cek dalam jangka waktu tersebut, sehingga dapat memperoleh kesempatan menerima

potongan tunai.

h.Bukti Kas Keluar Beserta Dokumen Pendukungnya Dicap “Lunas” oleh Fungsi

Pengeluaran Kas Setelah Cek Dikirimkan Pada Pemasok.

Bukti kas keluar merupakan dokumen yang digunakan untuk memberi otorisasi

fungsi keuangan untuk mengisi cek dan mengirimkannya ke pemasok. Bukti kas

keluar ini dibuat oleh fungsi akuntansi berdasarkan dokumen pendukung surat order

pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. Untuk mencegah

penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali sebagai dasar pembuatan bukti

21

kas keluar, bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya harus dicap “Lunas”

oleh fungsi keuangan setelah cek dikirimkan ke pemasok.

22

23

BAB 3

PENUTUP

SIMPULAN

Sistem informasi pembelian digunakan untuk melaksanakan pengadaan barang kebutuhan perusahaan.Jaringan prosedur yang membembentuk sistem akuntansi pembelian adalah : Proasedur permintaan pembelian,prosedur permintaan penawaran harga,dan pemilihan pemasok,prosedur order pembelian,prosedur penerimaan barang,prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian. Selain itu Sistem pembelian akan menimbulkan pengeluaran kas bagi perusahaan. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepat, menentukan waktu penerimaan barang yang tepat, dan menentukan pemasok barang yang tepat. Informasi yang diperlukan oleh eksekutif pembelian pada umumnya menyangkut berbagai hal yang berkait dengan kebutuhan barang untuk periode mendatang termasuk biaya, harga, serta jangka waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan.

Dalam prosedur pembelian ada pemisahan tiga fungsi yaitu fungsi operasional yang dilaksanakan oleh bagian pembelian, fungsi pengelolaan yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang, fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh bagian utang dan petugas pencatat persediaan. Perhitungan fisik persediaan perlu dilakukan minimal sekali setahun, semakin tinggi nilai persediaan, harus semakin sering perhitungan fisik dilakukan. Dan hasil perhitungan fisik persediaan dibandingkan dengan catatan menurut buku persediaan.

24

Daftar Pustaka

H, George. dkk. 2000. Sistem Informasi Akuntansi Buku 1. Jakarta: Salemba

Empat

Mulyadi. 1988. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Yogyakarta Press

Mulyadi. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Edisi ke-3. Jakarta: Salemba Empat

Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga

25

26

27