PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN KOMUNITAS “KUNCUP MEKAR”

BERBASIS WEB

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Febria Angelina Lebang

11.21.0556

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

2

3

THE DEVELOPMENT OF WEB - BASED INFORMATION SYSTEM OF “KUNCUP MEKAR” COMMUNITY LIBRARY

PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN KOMUNITAS “KUNCUP MEKAR” BERBASIS WEB

Febria Angelina Lebang Rum Muhammad Andri KR Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The existence of “Kuncup Mekar” community library in Sembuh Wetan village, Sidokarto, Godean has given positive impact to the growth of interest in reading of villager, especially of students and children. This condition surely gives a good impact to our country because of the enhancement of community interest in reading will indirectly support government program for the intellectual life of the nation.

However, the existence of this community library is untouched yet by the technology development. There is no good management system in it. Therefore, I as a student of AMIKOM who has known information technology, give myself to serve community through this community library by developing a Web-Based Information System of “Kuncup Mekar” Community Library.

This thesis will further explain my reason of choosing web-based application, analysis of old system and the feasibility of new system, new system implementation, and also explain the result of my research to the development of community library and its impact to the community after implementing an information technology-based system.

Keywords: library, community, information technology, web-based application.

4

1. Pendahuluan

Keberadaan perpustakaan komunitas atau Taman Bacaan Masyarakat (TBM)

“Kuncup Mekar” di Dusun Sembuh Wetan, Sidokarto, Godean telah memberi pengaruh

positif bagi perkembangan minat baca masyarakat desa. Keadaan ini tentu saja memberi

angin segar bagi negeri kita, karena dengan meningkatnya minat baca masyarakat

secara tidak langsung telah mendukung program pemerintah untuk mencerdaskan

kehidupan bangsa.

Namun demikian, terdapat permasalahan dalam pengelolaanya. Pengelolaan

data secara manual yang dikerjakan masih menimbulkan masalah, antara lain adanya

duplikasi kode pustaka, adanya kemungkinan kesalahan dalam pemberian nomor

inventaris pustaka, pencarian pustaka yang tidak mudah dan cepat, kurangnya kendali

terhadap status pengunjung perpustakaan yang nantinya berpengaruh pada hak

keanggotaan, hilangnya kendali terhadap transaksi pinjam-kembali di perpustakaan yang

dapat berdampak pada pengendalian aset perpustakaan. Selain permasalahan tersebut,

hal yang kemudian muncul sebagai masalah adalah pemilihan basis aplikasi, apakah

harus berbasis web atau desktop. Jika melihat keberadaan Perpustakaan Komunitas

“Kuncup Mekar” saat ini, pemilihan aplikasi berbasis desktop dapat menjadi suatu pilihan

yang baik. Namun, ada permasalahan yang kemudian muncul sebagai konsekuensinya,

yakni instalasi perangkat lunak yang tidak praktis dan memakan waktu lebih lama,

ketidakmudahan atau ketidakpraktisan jika ingin melakukan perubahan kode program

ketika diperlukan, dan masalah-masalah teknis lainnya yang menimbulkan kendala

operasional ketika organisasi semakin berkembang.

Dengan memperhatikan permasalahan tersebut, penulis berinisiatif

membangun suatu sistem informasi perpustakaan komunitas berbasis web yang

diharapkan mampu memberikan solusi dan penanganan terbaik untuk masalah-masalah

tersebut di atas, sehingga diharapkan Perpustakaan Komunitas “Kuncup Mekar” ini pun

akan semakin terorganisir dengan baik dan memberi dampak positif bagi kemajuan ilmu

pengetahuan di Indonesia, khususnya bagi masyarakat Godean.

2. Landasan Teori

2.1 Definisi Sistem, Informasi, dan Sistem Informasi

2.1.1 Definisi Sistem

Ada berbagai definisi tentang sistem.

5

Ralph M. Stair dan George .W Reynolds (2008) berkata, “A system is a set of

elements or components that interact to accomplish goals.”1 (Sistem adalah sekumpulan

elemen-elemen atau komponen-komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai

tujuan.)

Sementara Murdick dan Ross (1993) berkata, “Sistem adalah seperangkat

elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.”2

Dengan demikian, secara umum sistem dapat diartikan sebagai kumpulan

dari elemen-elemen yang saling bekerja sama mencapai tujuan tertentu.

2.1.2 Definisi Informasi

Agar lebih mudah memahami pengertian informasi secara utuh, ada baiknya

kita memahami terlebih dahulu pengertian data. Menurut Kenneth C. Laudon dan Jane P.

Laudon (2008), data merupakan sekumpulan fakta mentah yang mewakili kejadian-

kejadian yang terjadi dalam organisasi atau lingkungan fisik perusahaan. Data biasanya

belum dikelola dan diorganisasikan ke dalam bentuk yang dapat secara efektif dipahami

oleh manusia.3 Sedangkan informasi sendiri berarti data yang telah dibentuk menjadi

sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia.4

2.1.3 Definisi Sistem Informasi

Setelah memahami definisi sistem dan informasi, maka kita dapat lebih

mudah memahami apa itu sistem informasi. Kutipan berikut dapat menjelaskan apa itu

sistem informasi.

Sistem informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan (atau mendapatkan), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Selain menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan, sistem informasi juga dapat membantu manajer dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit, dan menciptakan produk baru. (Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon, 2008).

5

Dengan demikian, secara sederhana dapat kita simpulkan bahwa sistem

informasi merupakan suatu alat yang menerima data sebagai masukan untuk kemudian

diproses agar menghasilkan keluaran berupa informasi yang bermanfaat bagi

penggunanya.

1Ralph M. Stair dan George W. Reynolds, Principles of Information Systems, A Mangerial

Approach, Eighth Edition, 2008, hal 8. 2Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing

Perusahaan dan Organisasi Modern, 2007, hal 3. 3 Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon, Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10, 2008, hal 16. 4 Ibid. 5 Ibid. hal 15.

6

2.2 Definisi Perpustakaan, Komunitas, dan Perpustakaan Komunitas

2.2.1 Definisi Perpustakaan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2012), pustaka diartikan sebagai

kitab; buku; buku primbon. Sedangkan perpustakaan diartikan sebagai tempat, gedung,

ruang yang disediakan untuk pemeliharaan dan penggunaan koleksi buku dan

sebagainya. Selain itu, perpustakaan juga diartikan sebagai koleksi buku, majalah, dan

bahan kepustakaan lain yang disimpan untuk dibaca, dipelajari, dibicarakan.6

2.2.2 Definisi Komunitas

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2012), komunitas diartikan

sebagai kelompok organisme (orang dan sebagainya) yang hidup dan saling berinteraksi

di dalam daerah tertentu; masyarakat; paguyuban.7

2.2.3 Definisi Perpustakaan Komunitas

Berdasarkan pengertian perpustakaan dan komunitas di atas, maka dapat kita

ambil suatu kesimpulan, bahwa perpustakaan komunitas adalah perpustakaan yang

didirikan di tengah masyarakat oleh sekelompok orang atau masyarakat di tempat

tertentu guna menyediakan tempat atau ruang bagi masyarakat di sekitarnya agar dapat

memiliki akses terhadap informasi dalam format buku dan sebagainya.

Dalam keterkaitannya dengan perpustakaan komunitas, kita juga mengenal

istilah Taman Bacaan Masyarakat (TBM), yakni lembaga pembudayaan kegemaran

membaca masyarakat yang menyediakan dan memberikan layanan di bidang bahan

bacaan berupa buku, majalah, tabloid, koran, komik, dan bahan multimedia lain, yang

dilengkapi dengan ruangan untuk membaca, diskusi, bedah buku, menulis, dan kegiatan

litarsi lainnya, dan didukung oleh pengelola yang berperan sebagai motivator.8

2.3 Konsep Pemodelan Sistem

2.3.1 Flowchart

Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-

urutan prosedur dari suatu program.

2.3.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan

profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses

6 Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Keempat,

2012, hal 1121. 7 Ibid, hal 722.

8 Direktorat Pembinaan dan Pendidikan Masyarakat; Direktorat Jenderal Pendidikan

Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal; Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, Petunjuk Teknis Pengajuan dan Pengelolaan Taman Bacaan Masyarakat Tahun 2012, 2012, hal 4.

7

fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual

maupun komputerisasi. Ada empat komponen penyusun DFD, yakni terminator, proses,

data store, dan alur data.

Proses bisnis biasanya terlalu kompleks untuk ditunjukkan dalam satu DFD

saja. Untuk itu, diperlukan dekomposisi, yakni proses untuk menggambarkan sistem

dalam hierarki atau tingkatan-tingkatan. Hierarki dari suatu DFD terdiri dari Diagram

Konteks (Context Diagram), DFD Level 0, DFD Level 1, DFD Level 2, dan seterusnya

hingga proses bisnis tersebut siap dituangkan ke dalam program. DFD Level 1, DFD

Level 2, dan seterusnya, selanjutnya dapat kita sebut sebagai Diagram Detail (Detail

Diagram).

2.4 Konsep Basis Data

2.4.1 Basis Data

Basis data atau biasa disebut database adalah kumpulan data (elementer)

yang secara logis berkaitan dalam merepresentasikan fenomena/ fakta secara terstruktur

dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu.9

Di dalam konsep basis data, kita juga mengenal adanya Sistem Manajemen

Basis Data, yang biasa disebut sebagai DBMS (Database Management System). DBMS

adalah perangkat lunak untuk mendefinisikan, menciptakan, mengelola, dan

mengendalikan pengaksesan basis data.10

Kegunaan database adalah mengatasi permasalahan pada penyimpanan

atau pengelolaan data, seperti duplikasi data, kesulitan pengaksesan data, banyak

pengguna (multiple user), dan keamanan data.

2.4.2 ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD adalah suatu penyajian data dengan menggunakan entity dan

relationship. Entity adalah objek yang dapat dibedakan dalam dunia nyata, sedangkan

relationship adalah hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entity.

Tujuan dari penggambaran ERD adalah untuk menunjukkan struktur objek

data (entity) dan hubungan (relationship) yang ada pada objek tersebut. ERD berguna

bagi profesional sistem, karena ERD memperlihatkan hubungan antar data store pada

Data Flow Diagram (DFD).11

2.5 Konsep Web

Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen

mulmimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan

9 Bambang Hariyanto, Dasar Informatika dan Ilmu Komputer Diserta Aksi-aksi Praktis,

2008, hal 195. 10

Ibid. 11

Asisten Laboratorium SIRKEL, Modul Praktikum Basis Data, 2008, hal 1.

8

protocol HTTP (Hypertext Transfer Protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan

perangkat lunak yang disebut browser.12

Untuk membuat aplikasi berbasis web kita memerlukan komponen-komponen

penyusun aplikasi web, yakni bahasa pemrograman, web editor, web browser, web

server, database server, image editor.13

2.6 Perangkat Lunak yang Digunakan

Untuk membangun sistem informasi perpustakaan komunitas berbasis web,

penulis menggunakan perangkat lunak berikut.

1. Apache, yaitu web server yang dapat dijalankan di banyak sistem operasi yang

berguna melayani dan memfungsikan aplikasi web.

2. HTML (Hypertext Markup Language), yaitu salah satu client side scripting yang

digunakan dalam pembuatan dokumen web dan aplikasi yang berjalan di halaman

web. 14

3. PHP (PHP: Hypertext Preprocessor), yaitu salah satu server side scripting yang

menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis, yakni halaman

web yang dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini, seperti

menampilkan isi basis data ke halaman web.15

4. MySQL, yaitu salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak

digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai

sumber dan pengelolaan datanya. Kepopuleran MySQL antara lain karena MySQL

menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses database-nya, sehingga

mudah untuk digunakan.16

5. XAMPP, yaitu aplikasi perangkat lunak yang merupakan kompilasi dari beberapa

program, yaitu Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa

yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl.

3. Analisis (Proses Penelitian)

3.1 Tinjauan Umum

3.1.1 Latar Belakang Institusi

Perpustakaan Komunitas “Kuncup Mekar” didirikan sebagai hasil dari mufakat

para tokoh masyarakat desa dengan dibantu oleh orang-orang yang peduli pada

masyarakat Desa Sidokarto. Perpustakaan Komunitas “Kuncup Mekar” disahkan oleh

12 M.Rudyanto Arief, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL, 2011,

hal 7. 13

Ibid. hal 18. 14

M.Rudyanto Arief, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL, 2011, hal 23. 15

Ibid. hal 43. 16

Ibid. hal 151.

9

Kepala Desa Sidokarto dengan dikeluarkannya SK Kepala Desa Sidokarto dengan

Nomor 09/SK.Kades/2011 tertanggal 22 Juni 2011 dan diperkuat dengan akta notaris

dari Muhammad Kamaludin Purnomo, SH, PPAT Kabupaten Sleman, Nomor 05 tanggal

7 Agustus 2012.

Keberadaan Taman Bacaan Masyarakat atau Perpustakaan Komunitas

“KUNCUP-MEKAR” diharapkan dapat menjadi penyedia buku-buku yang merupakan

gudang ilmu pengetahuan bagi masyarakat di desa Sidokarto, Godean.

3.1.2 Alur Peminjaman dan Pengembalian Buku

Alur peminjaman dan pengembalian buku di Perpustakaan Komunitas

“Kuncup-Mekar” yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut.

Peminjaman:

a. Pengunjung datang ke perpustakaan dan memilih buku yang akan dipinjam.

b. Pengunjung melapor ke petugas perpustakaan (urusan layanan) untuk melakukan

peminjaman buku.

c. Petugas perpustakaan melakukan pencatatan peminjaman, jika pengunjung belum

terdaftar sebagai anggota, maka petugas akan mencatat data pengunjung terlebih

dahulu dan mendaftarkannya sebagai anggota perpustakaan. Jumlah buku yang

dipinjam adalah paling banyak 3 buah buku dengan waktu maksimal peminjaman

adalah 1 minggu.

Pengembalian:

1. Anggota datang ke perpustakaan dengan membawa buku yang dipinjam

sebelumnya.

2. Anggota melapor ke petugas perpustakaan (urusan layanan) untuk melakukan

pengembalian buku.

3. Petugas perpustakaan melakukan pencatatan pengembalian buku, jika terdapat

keterlambatan pengembalian, maka anggota yang bersangkutan dikenakan biaya

denda.

3.2 Analisis Kelemahan Sistem

Untuk mengidentifikasi masalah, penulis menggunakan analisis PIECES

(Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Services).

3.2.1 Analisis Kinerja (Performance)

Tabel 3. 1 Hasil Analisis Kinerja (Performance)

Parameter Hasil Analisis

Jumlah Produksi

(Throughput)

Jam buka Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar” adalah dari

jam 08.00 – 13.00 WIB (kecuali Jumat: jam 08.00 – 11.30 WIB

dan Minggu: libur). Selama waktu ± 5 jam tersebut, pengunjung

10

Parameter Hasil Analisis

rata-rata per hari yang melakukan transaksi pinjam-kembali

adalah 3 – 5 orang, dan jika dalam keadaan ramai bisa mencapai

10 – 12 orang, dengan waktu transaksi per orang ± 2 menit. Dari

keadaan tersebut, jika dilihat dari parameter jumlah produksi,

maka jumlah pekerjaan (pencatatan transaksi) yang bisa

diselesaikan adalah rata-rata 3 – 5 transaksi dalam waktu ± 6 –

10 menit atau 10 – 12 transaksi dalam waktu ± 20 – 24 menit tiap

harinya, sehingga tidak ditemukan permasalahan.

Waktu Tanggap

(Respond Time)

Berdasarkan data yang dipaparkan di atas, jika pengunjung yang

datang dan melakukan transaksi pinjam-kembali dalam waktu

yang berbeda, maka tidak ditemukan permasalahan terhadap

kinerja sistem lama. Namun, jika pengunjung datang dan

melakukan transaksi secara bersamaan, maka akan terjadi

permasalahan dalam hal pemberian waktu tanggap. Jika

pengunjung yang datang secara bersamaan adalah ± 10 orang,

maka total waktu yang dibutuhkan adalah ± 20 menit. Dengan

demikian, diperlukan suatu sistem baru yang dapat

meningkatkan kinerja dengan cara meminimalkan waktu tanggap

tersebut.

3.2.2 Analisis Informasi (Information)

Tabel 3. 2 Hasil Analisis Informasi (Information)

Parameter Hasil Analisis

Akurat Informasi yang dihasilkan oleh sistem manual memiliki tingkat

kesalahan yang lebih besar, sehingga akan menimbulkan

ketidakakuratan dalam penyajian informasi.

Tepat Waktu Tidak terdapat permasalahan.

Relevan Informasi yang diberikan tidak relevan. Belum terdapat laporan

daftar anggota (yang dapat memberi informasi jumlah anggota

aktif sampai dengan saat ini), laporan daftar buku (untuk

mengetahui buku apa saja yang dimiliki dan berapa banyak

jumlah aktual buku saat ini), dan laporan rekapitulasi transaksi

pinjam-kembali (untuk mengetahui berapa banyak sirkulasi yang

terjadi pada periode waktu tertentu).

11

3.2.3 Analisis Ekonomi (Economic)

Tabel 3. 3 Hasil Analisis Ekonomi (Economic)

Hasil Analisis

Tidak terdapat kelemahan pada sistem lama. Biaya yang dikeluarkan untuk

pencatatan data anggota, data buku, data transaksi pinjam-kembali, dan untuk

pembuatan laporan masih terjangkau dan sesuai kebutuhan.

3.2.4 Analisis Pengendalian (Control)

Tabel 3. 4 Hasil Analisis Pengendalian (Control)

Hasil Analisis

Pada sistem lama, tidak ada batasan untuk mengakses data maupun informasi yang

ada karena masih belum ada tempat penyimpanan data yang aman, berbeda jika data

dan informasi tersebut disimpan di dalam sebuah media penyimpanan yang terdapat

di harddisk komputer. Selain itu, karena proses pinjam-kembali masih ditangani secara

manual, maka tidak ada pengendalian terhadap buku-buku yang belum dikembalikan.

Hal seperti ini tentunya akan menyebabkan hilangnya aset (dibaca: buku)

perpustakaan.

3.2.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)

Tabel 3. 5 Hasil Analisis Efisiensi (Efficiency)

Hasil Analisis

Kelemahan ditemukan ketika pencatatan data buku baru. Menurut petugas

Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar”, waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan

data buku baru sumbangan Dana Kemanusiaan KOMPAS sebanyak ± 380 buah

adalah ± 1 bulan. Hal ini karena pencatatan data dikerjakan secara manual

menggunakan pena dan buku.

3.2.6 Analisis Pelayanan (Service)

Tabel 3. 6 Hasil Analisis Pelayanan (Services)

Hasil Analisis

Pada sistem lama, yang menjadi kelemahan dalam pelayanan adalah ketika

pengunjung ingin melakukan pencarian informasi buku tertentu. Petugas tidak dapat

memberikan informasi buku yang dicari secara cepat, karena harus mencari secara

manual di setiap rak buku atau mencari data buku pada buku induk. Untuk mencari

buku tertentu di rak, petugas membutuhkan waktu lebih dari 5 menit.

12

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem

Hasil analisis kelemahan sistem selanjutnya digunakan sebagai rekomendasi

fungsionalitas apa saja yang bisa dilakukan sistem baru. Fungsionalitas ini

mencerminkan kebutuhan sistem. Terdapat dua jenis kebutuhan sistem, yaitu kebutuhan

fungsional dan kebutuhan non fungsional.

3.3.1 Kebutuhan Fungsional

Berikut adalah kebutuhan fungsional sistem baru.

1. Sistem harus dapat melakukan pengelolaan buku, meliputi entri data buku baru, ubah

data buku yang diperlukan, hapus data buku yang salah entri, menampilkan data

buku yang telah dientri, mencari buku tertentu di dalam koleksi buku.

2. Sistem harus dapat melakukan pengelolaan anggota, meliputi entri data anggota

baru, ubah data anggota yang diperlukan, hapus data anggota yang salah entri,

menampilkan data anggota yang telah didaftar, melihat informasi anggota tertentu.

3. Sistem harus dapat melakukan pengelolaan transaksi peminjaman buku, meliputi

pencatatan transaksi peminjaman, menampilkan daftar transaksi peminjaman yang

telah terjadi, membuat laporan rekapitulasi transaksi peminjaman.

4. Sistem harus dapat melakukan pengelolaan transaksi pengembalian buku, meliputi

pencatatan transaksi pengembalian, menampilkan daftar buku yang harus

dikembalikan pada hari ini, menghitung denda keterlambatan.

5. Sistem harus dapat menghasilkan laporan data buku, laporan data anggota, dan

laporan rekapitulasi transaksi peminjaman secara otomatis.

3.3.2 Kebutuhan Non Fungsional

3.3.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras

Spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem baru

adalah sebagai berikut.

1. Notebook PC

2. Processor: minimal pentium IV dengan kecepatan 2.13 GHz atau lebih

3. Memory: minimal 1014 MB RAM

4. Harddisk Size: minimal 80 GB

5. Printer: Canon IP2770 atau yang setara atau di atasnya

3.3.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan Sistem Informasi

Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar” Berbasis Web ini adalah sebagai berikut.

1. Microsoft Windows XP Professional, sebagai sistem operasi.

2. XAMPP, sebagai penyedia web server Apache dan database management system

MySQL.

13

3. Google Chrome atau Mozilla Firefox, sebagai browser.

3.3.2.3 Kebutuhan Perangkat Manusia (Brainware)

Perangkat manusia yang dibutuhkan untuk mengoperasikan program yang

sudah dibuat adalah sebagai berikut.

1. Administrator (1 orang), bertugas sebagai admin aplikasi yang memiliki akses

terhadap semua menu yang disediakan oleh program.

2. Operator (minimal 1 orang), bertugas sebagai petugas perpustakaan yang

menangani kegiatan operasional perpustakaan sehari-hari, seperti menangani

pendaftaran anggota baru, memasukkan data buku baru, menangani aktivitas

sirkulasi buku (pinjam-kembali).

3. Teknisi Informatika (1 orang), bertugas menangani program aplikasi jika terjadi

trouble.

3.4 Analisis Kelayakan Sistem

3.4.1 Kelayakan Teknologi

Berdasarkan hasil analisis penulis, maka dapat disimpulkan bahwa sistem

baru yang akan diimplementasikan layak untuk dilanjutkan, karena:

1. Teknologi yang dibutuhkan, yakni perangkat komputer, sudah tersedia.

2. Teknologi yang akan diimplementasikan disesuaikan dengan prosedur operasional

organisasi, sehingga sistem lama dapat dikonversikan dengan mudah ke sistem yang

baru.

3. Organisasi telah memiliki orang-orang yang mampu mengoperasikan komputer.

3.4.2 Kelayakan Hukum

Secara hukum, sistem baru yang akan diimplementasikan telah memenuhi

aturan dan undang-undang yang berlaku karena sistem ini menggunakan perangkat

lunak legal.

3.4.3 Kelayakan Operasional

Secara operasional, sistem baru yang akan diimplementasikan layak untuk

dilanjutkan, karena sistem baru mampu menjawab persoalan yang dihadapi oleh

organisasi dan mampu menghasilkan informasi dalam bentuk laporan kepada pengguna

pada saat pengguna membutuhkannya. Selain itu, organisasi telah memiliki orang-orang

yang mampu mengoperasikan komputer, sehingga akan lebih mudah dan cepat untuk

beradapatasi dengan sistem baru setelah diberikan pelatihan mengenai penggunaan

aplikasi baru.

3.4.4 Kelayakan Ekonomi

Secara ekonomi, sistem baru yang akan diimplementasikan tidak akan

menimbulkan kerugian karena biaya dasar tidak lebih besar dari manfaat dan

14

keuntungan yang diperoleh, sehingga sistem baru dikatakan layak untuk dilanjutkan.

Berikut ini adalah gambaran analisis kelayakan dari segi ekonomi menggunakan metode

Cost Benefit Analysis.

Tabel 3. 7 Rincian Biaya dan Manfaat

Rincian Biaya dan Manfaat Thn ke-0 Thn ke-1 Thn ke-2 Thn ke-3

Rincian Biaya: 1. Biaya Pengadaan Sistem

a. Perangkat keras - Printer Canon

IP2770 *) b. Perangkat lunak

- Microsoft Windows XP Professional **)

2. Biaya pelatihan (2 orang) 3. Biaya pemrograman 4. Biaya pemeliharaan

455.000

1.500.000

300.000 400.000

200.000

200.000

200.000

Total Biaya (TB) 2.655.000 200.000 200.000 200.000

Rincian Manfaat:

1. Manfaat Wujud a. Pengurangan biaya

operasional

300.000

450.000

600.000

Total Manfaat Wujud - 300.000 450.000 600.000

2. Manfaat Tak Wujud a. Peningkatan kinerja

petugas b. Peningkatan citra

organisasi

500.000

900.000

700.000

1.000.000

900.000

1.200.000

Total Manfaat Tak Wujud - 1.300.000 1.700.000 2.100.000

Total Manfaat (TM) - 1.600.000 2.150.000 2.700.000

Proceed (Selisih TM & TB) (2.655.000) 1.400.000 1.950.000 2.500.000

Keterangan: *) harga sesuai toko EL’s Computer, pada Mei 2013. (www.els.co.id) **) harga sesuai toko Alnect Computer, pada Mei 2013. (www.alnect.net)

Dari uraian Rincian Biaya dan Manfaat, maka diperoleh:

1. Periode Pengembalian (Payback Period) = 1.278 tahun.

Jadi, periode pengembalian sudah dapat dicapai pada tahun ke-2, secara detailnya

1.278 tahun. Dari fakta tersebut, dapat disimpulkan bahwa investasi yang

ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas pada waktu 1.278

tahun, yang berarti pada tahun ke-2 mulai dapat mengambil keuntungan dari sistem

baru.

2. Returnt On Investment (ROI)

Dengan demikian, sistem ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke-2 sebesar

% dari biaya pengadaan, sehingga sistem ini layak digunakan.

3. Net Present Value (NPV)

15

Jadi, dapat diambil kesimpulan bahwa jumlah keuntungan yang diterima sekarang

pada tahun ke-2 apabila sistem ini diterapkan adalah Rp. 5.332.952,578 atau NPV

lebih besar dari 0, sehingga proyek layak dilaksanakan.

4. Implementasi dan Hasil Penelitian

Implementasi adalah suatu tindakan penerapan atau pelaksanaan dari

sebuah rencana yang sudah disusun secara matang dan terperinci. Tahapan

implementasi dimulai dari kegiatan instalasi hingga pemeliharaan data dan sistem.

4.1 Kegiatan Instalasi

Kegiatan instalasi mencakup instalasi perangkat keras (hardware) dan

perangkat lunak (software) yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem baru.

4.2 Kegiatan Pelatihan Personal

Kegiatan pelatihan personal merupakan kegiatan memperkenalkan sistem

baru kepada sumber daya manusia yang bekerja pada Perpustakaan Komunitas

“Kuncup-Mekar” agar sumber daya manusia tersebut mendapatkan pengetahuan

mengenai sistem yang baru dan mampu menggunakannya dalam kegiatan operasional

sehari-hari. Pelatihan ini dapat berupa:

1. Pelatihan prosedural, dengan menyediakan prosedur teknis tertulis yang

menjelaskan kegiatan masing-masing personal.

2. Pelatihan tutorial, dengan mengadakan pelatihan kepada masing-masing personal

secara tatap muka.

4.3 Kegiatan Uji Coba Program

4.3.1 Black Box Testing

Black box testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan

(requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara pengujian

hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian

diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Berikut

adalah beberapa skenario pengujian program.

Tabel 4. 1 Skenario Black Box Testing

Form

yang Diuji Skenario Pengujian Hasil yang Diharapkan Status

Form Login Memasukkan user id dan

password benar.

Masuk ke halaman utama,

daftar menu tampil sesuai

dengan hak akses user.

Valid

Form Anggota Entri data baru tidak

memasukkan password.

Data tersimpan dengan

password default = 1234 Valid

Form Katalog Mencari pustaka Data ditampilkan sesuai Valid

16

Form

yang Diuji Skenario Pengujian Hasil yang Diharapkan Status

berdasarkan kriteria

tertentu dan kata kunci

tertentu

dengan kriteria dan kata

kunci yang dicari.

4.3.2 White Box Testing

White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul

untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisis apakah ada kesalahan

atau tidak. Sebagai contoh adalah pada form Login. Jika user ID dan password valid

maka akan masuk ke halaman utama pengguna, jika tidak valid, akan muncul pesan

kesalahan.

Gambar 4. 1 White Box Testing pada Form Login

4.4 Kegiatan Uji Coba Sistem

Uji coba sistem mempersilahkan pengguna (user) untuk menguji apakah

sistem dapat berjalan baik berdasarkan data yang diinputkan oleh user dan hasil yang

diharapkan terjadi. Berikut adalah beberapa skenario pengujian sistem baru oleh petugas

Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar”.

17

Tabel 4. 2 Skenario Uji Coba Sistem oleh Pengguna

Form

yang Diuji Skenario Pengujian Hasil yang Diharapkan Status

Form Login Memasukkan user id dan

password benar.

Masuk ke halaman utama,

daftar menu tampil sesuai

dengan hak akses user.

Valid

Form Pustaka Entri data pustaka baru. Data berhasil tersimpan. Valid

Form Pustaka Ubah data pustaka. Perubahan data pustaka

berhasil disimpan. Valid

Form

Transaksi

Peminjaman

Entri data transaksi

peminjaman. Data berhasil disimpan. Valid

Form

Transaksi

Pengembalian

Entri data transaksi

pengembalian.

Data transaksi

pengembalian atas nomor

transaksi peminjaman

tertentu berhasil disimpan,

status peminjaman pada

daftar transaksi peminjaman

berubah.

Valid

4.5 Konversi

4.5.1 Konversi Data

Data pada sistem lama berupa hard copy yang disimpan dalam media

penyimpanan berupa kertas dan buku. Agar dapat dijalankan pada sistem baru, maka

data tersebut diubah ke dalam data digital dengan cara entri data secara manual

menggunakan keyboard komputer dan menyimpannya ke dalam media penyimpanan

yang terdapat pada komputer, yakni hard disk komputer.

4.5.2 Konversi Sistem

Konversi sistem merupakan proses penggantian sistem lama ke sistem baru.

Metode konversi sistem yang digunakan pada penelitian ini adalah konversi paralel

(parallel conversion), yaitu proses konversi dimana sistem baru dan sistem lama sama-

sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk

menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan.

4.6 Pemeliharaan Data dan Sistem

Aktivitas yang dilakukan untuk pemeliharaan data dan sistem ini adalah

sebagai berikut.

18

1. Melakukan backup database secara berkala, baik backup ke dalam disk pada PC

tempat instalasi sistem maupun backup ke dalam CD sebagai media eksternal

sistem.

2. Menginstal anti virus pada PC tempat instalasi sistem untuk menjamin keamanan

data dan aplikasi dari serangan virus.

3. Optimalisasi database dengan cara menghapus data dummy atau data yang tidak

perlu atau tidak valid.

5. Kesimpulan dan Saran

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan implementasi Sistem Informasi

Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar” Berbasis Web pada Perpustakaan Komunitas

(TBM) “Kuncup-Mekar” di Desa Sidokarto, Godean, maka diperolehlah kesimpulan

sebagai berikut.

Dengan adanya aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan Komunitas “Kuncup-

Mekar” Berbasis Web, maka permasalahan-permasalahan yang muncul seperti duplikasi

kode pustaka, pencarian yang tidak mudah dan cepat, kurangnya kendali terhadap status

pengunjung dan transaksi pinjam-kembali, instalasi aplikasi yang tidak praktis atau

mudah, ketidakmudahan ketika akan merubah kode program, dan ketidakpraktisan

pemeliharaan aplikasi karena sistem manual atau tidak berbasis web dapat diatasi.

Sistem baru yang terkomputerisasi dan berbasis web ini telah membantu pengelola

perpustakaan komunitas tersebut dalam menyelesaikan masalah-masalah di atas dan

mampu membantu pengurus Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar” dalam

meningkatkan kinerjanya.

5.2 Saran

Sebagai batu pijakan dalam membangun sistem informasi perpustakaan

komunitas yang lebih baik lagi, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut.

1. Untuk meningkatkan kinerja petugas perpustakaan dan meningkatkan keluasan

anggota dalam mengakses informasi kepustakaan, hendaknya jumlah komputer di

instansi dapat bertambah (minimal 2 komputer), mengingat aplikasi yang telah

berbasis web sangat mampu, mudah, dan murah diimplementasikan sebagai sistem

berbasis jaringan.

2. Agar menjadi suatu sistem informasi yang lebih sempurna, hendaknya Sistem

Informasi Perpustakaan Komunitas “Kuncup-Mekar” Berbasis Web ini dipadukan

dengan aplikasi pembuatan kode pustaka secara otomatis sesuai dengan kaidah

pengklasifikasian pustaka yang baku.

19

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing

Perusahaan dan Organisasi Modern. 2007. Yogyakarta: CV ANDI OFFSET.

Arief, M. Rudyanto. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000. 2006. Yogyakarta: CV ANDI OFFSET.

Arief, M. Rudyanto. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP & MySQL. 2011.

Yogyakarta: CV ANDI OFFSET.

Asisten Laboratorium SIRKEL. Modul Praktikum Basis Data. 2008. Yogyakarta:

Laboratorium Sistem Informasi dan Rekayasa Perangkat Lunak Jurusan Teknik

Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Islam Indonesia.

Departemen Pendidikan Nasional. Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Keempat. 2012.

Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Hamakonda, Towa P. dan Tairas, J.N.B. Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey.

2012. Jakarta: Penerbit Libri.

Laudon, Kenneth C dan Laudon, Jane P. Sistem Informasi Manajemen Edisi 10. 2008.

Jakarta: Salemba Empat.

McLeod Jr., Raymond. Sistem Informasi Manajemen: Studi Sistem Informasi Berbasis

Komputer Edisi Indonesia. 1996. Jakarta: PT. Prenhallindo.

Suyanto, M. Pengantar Teknologi Informasi untuk Bisnis. 2005. Yogyakarta: CV ANDI

OFFSET.