organisering af monopolbrud

Organisatorisk forberedelse af

monopolbruddet

………………………………..

Kim Nielsen Ranch

Programleder

4. november 2013

4. november 2013 Koncern IT

Hvem er jeg?

Monopolbrud


Dagsorden

• Kort om Herning Kommune og Koncern IT

• Styring og organisering (Governance)

• Projektmodel og Roadmap

• Organisering af monopolbruddet

• Nøglepunkter vi har fokus på lige nu….

• Hvad gør vi konkret lige nu?

• Spørgsmål og dialog

November 4, 2013 Koncern-IT

Overskrift

4. november 2013

Hvor ”fanden” er Herning?


Kort om Herning Kommune

• Areal på 1.322 km2

• 86.348 indbyggere (2012)

• Ca. 8.500 kommunalt ansatte

• Borgmester, Lars Krarup

• Kommunaldirektør, Lone Lyrskov

• Forvaltningsstruktur med 5 forvaltninger

• Teknik og Miljø

• Børn og Unge

• By, Erhverv og Kultur

• Social, Sundhed og Beskæftigelse

• Økonomi, Personale og Borgerservice

November 4, 2013 Koncern-IT

Vi er nødt til at arbejde sammen for at få tingene til at lykkes her i vores del af Danmark

Fx Herning-Holstebro motorvejen.

Hvor der er vilje, er der – altid – en vej


De store events, oplevelser og kultur


Kort om Koncern IT

• Koncern IT består af IT ledelse, IT udvikling og IT drift

• Samlet 41 medarbejder, hvoraf 2 er elever

• Koncern IT dækker administrativt område samt undervisningsområdet på skoler og institutioner.

• Samlet understøttes 175 lokationer

• 3.500 administrative IT arbejdspladser

• 11.400 PC'er og 300 iPads samt 150 Windows 8.0 Tablets i undervisningsområdet

• 2.400 mobiltelefoner og smartphones.


IT Chef

Poul Venø

IT ledelse

Poul Venø, Henning Olsen, Helge Viinberg Rasmussen,

Hans J. Jensen, Anders Kjær

Kim Nielsen Ranch

Programleder

for Digitalisering

Kim Larsen

Service- og

arkitekturplatform

Anders Kjær Tek. afdelingsleder

Mikael KorsgaardServer VM Ware

Og Notes

Jens Erik PoulsenNetværk og IPT

Michael HesselDriftscenter for Børn og Læring

Henning OlsenKonsulent og Support Leder

Kim Nørager Nielsen

Service Desk

Gurli NielsenTeknisk Support

Projekt- og forretningskonsulenter

Ole Schultz

Preben Grube

Poul Larsen

Thomas Kruse

Claus Pedersen

Goran Vidovic

Anders Pårup

Thomas Bak-Jensen

Jens Schjøtler Jensen

Flemming Øst

Allan Hansen

Casper Appelon

Jensen

(Elev)

Allan Lassen

Bo Møller

Flemming Jensen

Poul Frandsen

Torben Broxgaard

Jacob Nørremark

(elev 1. sept.)

Kenneth Nymand Sneum

Bjarne Græm

Per Pasfall

Tina Østergaard

Lene Meyer

Cathrine Bie Pedersen

Søren Søgaard

Charlotte Majdecki Larsen

Ulrik Skousbøll Christensen

Eva Maria Schou

Koordinering

Teknik og udvikling

Kort om Koncern IT


Styring og organisering (Governance)

Direktion

Styregruppe for Digital Forvaltning

Programmer:

Digitalisering

Monopolbrud

ESDH

?

BEK T&M B&U SSB OPB

IT s

trate

gig

rup

pe

Superb

rugere

.

IT s

trate

gig

rup

pe

Superb

rugere

.

IT s

trate

gig

rup

pe

Superb

rugere

.

IT s

trate

gig

rup

pe

Superb

rugere

.

IT s

trate

gig

rup

pe

Superb

rugere

.

*

BEK: By, Erhverv og Kultur

T&M: Teknik og Miljø

B&U: Børn og Unge

SSB: Social, Sundhed og Beskæftigelse

OPB: Økonomi, Personale og Borgerservice

Porteføljestyring

• Ca. 100 projekter/programmer

• Fokus på 10 vigtigste projekter/

programmer i hver styregruppe


Projektmodel


Roadmap

2013 2014 2015 2016

• Systemoverblik (jun)

• Brugsmønstre (jun)

• Forbedelse SAPA (jun)

• Budgetlægning 2014 (jun-okt)

• Krav / vejledning serviceplatform (jul)

• Projektorganisering pr.

projekt (jun-dec)

• Gevinstrealiseringsplan

(jan-dec)

• Arbejdsgange nye (jan-okt)

• Parathedsanalyse (apr-okt)

• Oprydning i sager (jun-okt)

• Uddannelse (aug-dec)

• Investeringer i tilkøb/tilpasninger (sep13-jun15)

• Databehandleraftale (sep13-okt14)

• Opsigelse af kontrakter (okt13-jun15)

• Migrering (jul-dec)

• Test (nov-dec)

Forberedelse

afventer nærmer


Organisering af monopolbruddet

Hvad er et projekt og hvad er et program?

Projekt A

Projekt B

Projekt C

Projekt D

Program

Projekt A Projekt B Projekt C Projekt D

Projekt E

Projekt E



Hvad kan et program, som projekter ikke kan?

Programmer

• Tænke i helheder

• Tilpasse og opsamle læring på tværs

• Sikre økonomisk overblik og

gevinster på tværs

• Ledelse som har fokus på styring

af afhængigheder

• Sikre optimal brug af ressourcer

på tværs af projekter

Projekter

• Tænke nedefra og op og med fokus på nære

leverancer

• Mere veldefineret omfang, start og sluttidspunkt

• Fokus på det enkelte projekts økonomi og

gevinster

• Ledelse som har fokus på aftalt økonomi, tid

og kvalitet

• Fokusere på udnyttelse af egne ressourcer



Hvorfor organiserer vi monopolbruddet i et program?

• De 4 projekter (SAPA, KY, SDP og Støttesystemer) har mange tekniske, organisatoriske og procesmæssige

afhængigheder og sammenhænge

• Teknisk: Indvirkning på mange and systemer end de 4 i programmet

• Organisatorisk: Stor forandring og påvirkning på mange medarbejdere

• Støttesystemer: Ca. 90 brugere

• SAPA: Ca. 830 brugere

• KY: Ca. 85 brugere

• SDP: Ca. 40 brugere

• Procesmæssigt: Mange nye arbejdsgange og mange gamle skal afvikles

• Enkeltprojekter skal nå fælles målsætninger (25 % prisfald, opleve lettelser i arbejdet m.m.)

• Politisk og forretningsmæssigt vil der være fokus på gevinster og omkostninger

• Behov for fælles overblik, koordinering og styring af ressourcer mellem projekterne



Programstyregruppe for monopolbrud

Den Digitale Styregruppe

Programleder

Kim Nielsen Ranch

ProgramlederStøttesystemer

Projektleder, Eva Maria Schou

SAPA

Projektleder, Henning Olsen

Kommunernes ydelsessystem

Projektleder, Peter Sønderby

Sygedagpenge

Projektleder, Peter Sønderby

Programkoordinationsgruppe

Programleder, projektledere og

støttefunktioner

Indkøb, Udbud og Forsikring

Marc Masana

Koncern Økonomi

Martin Skøtt


Organisationens roller, opgaver og ansvar

Programstyregruppe (Styregruppe for Digital Forvaltning):

Ledelse

• Etablere rammer og afgrænsninger for projektet

• Konfliktløsning og sparing

• Godkende statusopfølgninger og afvigelser

• Skabe sammenhæng ml. monopol- og fagsystemer

• Rapportering til direktionen

Ressource- og tidsstyring

• Sikre troværdig tidsplan og fremdrift

• Sikre relevant organisering og bemanding

• Sikre ressourcer til drift og driftsovertagelse

Økonomi- og gevinststyring

• Sikre økonomi til finansiering af monopolsystemer og

integrationer til andre systemer

• Godkende og følge op på business cases

• Sikre relevant organisering og bemanding

• Sikre ressourcer til driftsovertagelse

Interessent- og risikostyring

• Sikre dækkende interessent- og risikoanalyse

• Opfølgning på risici og handlinger til reduktion af disse


Organisationens roller, opgaver og ansvar

Programleder:

Ledelse

• Afrapportere status til programstyregruppen (Den Digitale Styregruppe)

• Udarbejde og formidle beslutningsoplæg til programstyregruppen

• Lede og sikre fremdrift på programmets projekter via programkoordinationsgruppen

• Understøtte projektledere i projekterne

Ressource- og tidsstyring

• Opfølgning på milepæle, tidsplaner og fremdrift for de enkelte projekter

• Opfølgning på ressourcebehov for organisering og bemanding af de enkelte projekter

Økonomi- og gevinststyring

• Følge op på budget og økonomiske investerings- og driftsbehov for programmet

• Følge op på business cases og realisering af gevinster for programmet

Interessent- og risikostyring

• Følge op på interessent- og risikovurderinger


Nøglepunkter vi har fokus på lige nu…

• Beslutning om program- og projektorganisering

• De forberedende aktiviteter i Q4-2013 og Q1-2014

• Fastlæggelse af program- og projektorganisering

• Forankring hos centrale interessenter (direktion og evt. politisk)

• Overvejelser om indarbejdelse af krav i eksisterende udbud

• Modning og kortlægning af behov for og planlægning af eksisterende systemer

• Behov for beslutningskraft i forhold til strategiske valg i forhold til sammenhænge mellem

monopolbrudsystemer og eksisterende systemer

• Afklaring og overblik over nuværende kontrakter og sammenhænge mellem disse

• Etablering af budget- og økonomioverblik

• Få den nye organisation i Koncern IT fra 1. september til at fungere, så den kan fremme evnen til at løse

monopolbruddets og digitaliseringsudfordringerne fremover


Hvad gør vi konkret lige nu?

• Månedlige møder i programkoorderingsgruppen

• Fokus på etablering af:

• Systemoverblik – grundlag for snitflade-, kontrakt- og økonomioverblik

• Kontraktoverblik – grundlag for, hvor vi skal opsige kontrakter og justere aftaler

• Økonomioverblik - grundlag for investerings- og omkostningsstyring samt Business Case

• Fokus på at få etableret de 4 projekter via projektgrundlag og organisering



Vi arbejder konkret med at afdække systemer med

fokus på sammenhæng til de 4 projekter i

monopolbruddet. Det gør vi fordi, at vil fokus på:

1) Hvilke systemer og snitflader er der?

2) Hvilke kontrakter er relevante?

3) Hvor kan vi effektivisere og optimere?



Nuværende situation for hvert system (AS-IS)

1) Hvilke snitflader er der?

2) Hvilke kontrakter er relevante?

3) Hvad koster nuværende løsning?

4) Hvem er systemejer?



Proceseksempel – forventet regnskab

4. november 2013

Spørgsmål og dialog

Kim Nielsen RanchProgramleder

E-mail: [email protected]

LinkedIn: http://dk.linkedin.com/in/kimnielsenranch

Twitter: @kimnranch

Tlf.: 9628 2609Mobil: 2960 7034

Tak for jeres tid

Koncern IT

mailto:[email protected]

http://dk.linkedin.com/in/kimnielsenranch

organisering af monopolbrud

Documents