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Notice d’utilisation du système d’information de l’entreprise Aluraud

Boat

Audrey PASCUAL, Lucas SANCHEZ, Romain BALAN, Albéric Le Grix de la Salle DCG 3 Lycée Gustave Eiffel

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Sommaire :

1. Paramètres constants 2. Ventes prévisionnelles

3. Stocks produits finis 4. Production réelle

5. Capacité de production 6. Approvisionnement

7. Stock final de matières premières 8. TVA

9. Autres charges externes 10. Salaires

11. Charges et produits financiers 12. Budget de trésorerie

13. Carte Heuristique : Modèle de Calcul

Site internet : https://balanromain.wixsite.com/jeuentrepriseeiffel

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Introduction :

Le système d’information de ALURAUD BOAT se décompose en 11 feuilles de calculs qui se suivent de manière logique, ce qui nous permet d’être le plus juste possible lors de nos prises de décision. Nous allons dans cette notice expliquer le plus implicitement possible comment chaque feuille est construite afin que toute nouvelle personne arrivant dans l’entreprise puisse le plus rapidement et simplement possible comprendre le système d’information de l’entreprise et ainsi commencer à travailler efficacement dessus et être à l’aise rapidement.

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Paramètres constants :

La première feuille de calcul à laquelle nous avons à faire après avoir ouvert le classeur « ALURAUD BOAT SI » est la feuille « paramètres constants » où nous avons regroupé l’ensemble des paramètres qui ne varies pas pour une période déterminée, ici cette période est représentée par un trimestre.

La simulation de gestion nous propose donc pour chaque trimestre de prendre des décisions sur différents aspects de la gestion de l’entreprise. Ainsi à chaque décision nous devons agir sur les approvisionnements en matières premières, qui vont nous permettre de fabriquer nos bateaux. Nous devons aussi décider de l’aspect production avec l’achat ou la vente de machine (moulage et finition), afin de pouvoir répondre au mieux à la demande de nos clients et aux prévisions des ventes que nous avons mis en place. Nous devons également décider de l’aspect marketing (publicité, prix de vente) et enfin de l’aspect administration/finance où nous gérons les ressources humaines et l’actionnariats chez ALURAUD BOAT. Cette feuille de calcul regroupe donc les éléments non variables cités ci-dessus pour une période donnée (trimestre).

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Ventes prévisionnelles : D’une part, lors de la reprise de l’entreprise ALURAUD BOAT, nous ne connaissions ni l’entreprise ni la situation du marché. Il était donc difficile pour nous d’établir nos ventes prévisionnelles à cette période de l’année. Par conséquent, pour la première décision que nous avons eu à prendre dans le jeu, nous avons établi un diagnostic par rapport à l’année précédente. Ainsi, nous avons pu constater le volume des ventes au cours des différentes périodes et produire la même quantité de bateaux. D’autre part, nous avons donc pu observer les premières tendances du marché. Tout d’abord, nos ventes prévisionnelles se sont basées sur les coefficients saisonniers des différentes périodes. Sur la base de ces derniers, nous produisions un certain volume de bateau. En effet, le produit du coefficient saisonnier et des ventes mensuelles théoriques est égal aux ventes prévisionnelles Pendant plusieurs périodes nous pouvions observer que tous nos bateaux mis en vente sur le marché se vendait. Pour conclure, une fois les ventes prévisionnelles effectuées, nous établissons la différence entre les ventes prévisionnelles et les bateaux réellement vendus. Ce processus est alors répété au fil des décisions que nous devons prendre.

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Stocks de produit finis Les stocks de produits finis sont effectués de la manière suivante :

- Les entrées représentent les bateaux produits - Les sorties représentent les bateaux vendus

Ainsi, le stock initial d’une période est égal au stock final de la période représente. Les stocks de produits finis peuvent se résumer par la relation suivante : Stock de produits finis = Stock initial + Bateaux Produits - Bateaux vendus. Il est à noter que les bateaux vendus sont les ventes réelles de la période étudiée. Ainsi, dans notre SIAD, nous voyons qu’une fiche de stock est faite pour chaque bateau présent dans notre catalogue (Bateaux A, Bateaux B et Bateaux C).

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Production réelle La production réelle concerne les bateaux que l’on a réellement produit. En effet, les bateaux A, B et C nécessitent un certain nombre de matières premières (plastique et bois) et d’heures machine. En tenant compte de ces paramètres et des ventes prévisionnelles que l’on souhaite effectuées, il est possible pour nous de procéder à notre production réelle. La production réelle tient compte aussi des stocks initiaux de bateaux qu’il nous restait en stock. A partir de ce dernier, nous produisons réellement les bateaux manquants pour atteindre nos ventes prévisionnelles et avoir un stock de sécurité. De plus, chaque bateau a sa propre production réelle puisque tous les bateaux ne sont pas produits de la même quantité.

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Capacité de production Cette feuille de calcul récapitule les éléments suivants :

- Les heures de machine nécessaire par atelier et par bateaux - Les différents ateliers : Moulage et Finition

Nous avons donc séparé les deux ateliers en deux tableaux distincts. En effet, notre capacité de production dépend du nombre de machine que l’on possède sachant que chaque machine a une capacité maximale de 200 heures. Ainsi, pour chaque bateau nous avons calculé le nombre d’heure de fonctionnement nécessaire pour produire la quantité requise de bateau par rapport à nos ventes prévisionnelles. Une fois ce calcul fait nous l’avons comparé au nombre d’heure de machin possible en multipliant le nombre de machine que l’on possède par 200 (nombre d’heures maximum qu’une machine peut fonctionner) Ainsi, nous avons pu établir si les capacités de production étaient adéquates ou si elles étaient incomplètes en affichant un message :

- “OK” si les capacités de production sont adéquates au volume souhaité - “Alerte” si les capacités de production sont insuffisantes

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Approvisionnement Cette feuille de calcul nous permet grâce aux précédentes feuilles et via des liaisons à l’aide de fonction Excel de calculer nos besoins en matières premières :

- En plastique - En bois

Le tableau est coupé en deux parties, en premier on retrouve tout ce qui concerne le plastique et dans une deuxième partie ce qui concerne le bois. Le besoin unitaire de matière première par bateau dans chaque atelier (moulage et finition) ne change jamais, nous avons donc en premier construit le tableau suivant ; qui regroupe tous les paramètres constants liés aux besoins en plastique et en bois. C’est à dire les quantités ainsi que le prix d’achat des matériaux pour calculer plus tard nos dépenses dans le budget de trésorerie.

Ce premier tableau est la base de calcul des autres tableaux de cette feuille. L’automatisation permet tout d’abord de calculer le besoin en matière première nécessaire par bateau (ALURANO, ALURISTE, ALUXE). La somme de ces besoins nous permet de nous rendre compte en fonction du nombre de bateaux que nous souhaitons produire la quantité de matières premières dont nous aurons besoin. Le tableau inclut l’existence d’un stock initial, qui nous permet d’ajuster en fonction de nos besoins, nos commandes, à savoir si nous voulons garder des matières premières en stock ou non. Grâce à une fonction nous pouvons voir rapidement si nos stocks sont suffisants pour produire nos bateaux ou si nous devons acheter des matières premières. La dernière ligne : “ achats réels” présente les quantités que nous achetons réellement lors de chaque décision après que nous ayons analysé l’ensemble des paramètres liés à l'approvisionnement. Elle est reliée aux chiffres que nous indiquons dans la partie approvisionnement de la feuille “décision”. Les deux tableaux présents en bas de la feuille de calcul regroupent les coûts d’achats totaux des matières premières en fonction des prix indiqués par les fournisseurs, que nous indiquons dans le tableau en haut de la feuille. Ces tableaux nous permettent d’évaluer nos dépenses en termes d’approvisionnement, par mois et également par trimestre.

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Stock final de matières premières Cette feuille nous permet de calculer en fonction de ce que nous avons acheté et de ce que nous avons produit nos stocks. Ainsi grâce à un stock initial, des entrées et des consommations, nous pouvons calculer chaque trimestre nos disponibilités en stock. Ce qui nous permet de savoir à chaque début de trimestre si nos stocks sont suffisants pour produire ou non.

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TVA

La feuille TVA nous permet de calculer pour chaque mois la TVA collectée sur nos ventes et la TVA déductible sur nos achats. Elle est reliée pour la partie TVA collectée à la feuille budget de trésorerie où nous retrouvons le chiffre d’affaires que nous réalisons chaque mois. Le calcul se fait par l’application d’un taux de TVA (20%) au montant total du chiffre d’affaires réalisé au cours du mois. Ce qui nous permet d’obtenir le montant de la TVA collectée par mois.

La deuxième partie du tableau permet de calculer la TVA déductible sur nos achats. Le tableau est relié à la feuille de calcul “Approvisionnement” pour ce qui concerne l’achat des matières premières (plastique et bois), et à la feuille autres charges externes pour ce qui concerne : la publicité, les déplacements, les frais postaux et de télécommunication, l’achat de fournitures, l’achat de consommables, les frais externes de maintenance et l’achat d’études. Le calcul à proprement parlé de la TVA déductible s’effectue sur la feuille “autres charges externes”. On retrouve donc sur la feuille “TVA” simplement la somme totale des montants calculés automatiquement dans les tableaux de la feuille “autres charges externes”. La dernière ligne : “TVA à décaisser” est calculée par différence entre la ligne TVA collectée et la ligne TVA déductible. (TVA collectée - TVA déductible = TVA à décaisser)

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Autres charges externes

Cette feuille est une synthèse de toutes les charges que nous engageons lors de chaque trimestre pour faire fonctionner la société ALURAUD BOAT. La feuille de calcul est découpée en trimestre, chaque cellule est donc multipliée par 3 pour obtenir le total du trimestre. Les informations de la plupart des tableaux présentés ci-dessous viennent du site internet ARKHE : rubrique “Expert-comptable/ détail des comptes”. On y retrouve en premier toute nos dépenses concernant la publicité de marque et la publicité spécifique par bateau. Nous calculons un montant HT et un montant TTC en appliquant le taux en vigueur de 20%. Par ailleurs le tableau “frais de maintenance” fonctionne de la même manière pour le calcul du TTC. Nous avons ensuite les assurances que nous prenons chaque trimestre lors de nos décisions pour un montant de 1400€ constant. (Pas de TVA sur les assurances) Les tableaux suivants : déplacements, frais postaux/ télécommunication, achat fournitures, achats consommables fonctionnent tous de la même manière, c’est à dire que dans chaque tableau on retrouve d’abord une ligne où sont recensées les “charges fixes HT” et les “charges fixes TTC” Il y a ensuite une part variable des charges qui est calculée dans chaque cas par l’application d’un pourcentage au chiffre d’affaires du trimestre présent sur la feuille “budget de trésorerie” Taux applicables pour la part variable des charges =

- Déplacement : 2% du CAHT - Frais postaux/télécommunication : 0,5% CAHT - Achats fournitures : 1,5% CAHT - Achats consommables : 2,5% CAHT

Dans chaque tableau on applique le taux de TVA à 20% pour calculer le montant total des charges variables. Illustration :

On retrouve pour finir une synthèse des charges variables à la fin de la feuille de calcul.

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Salaires Sur la feuille “salaire” nous retrouvons toutes les rémunérations allouées au personnel de ALURAUD BOAT, à savoir le personnel administratif ainsi que les représentants qui font notre force de vente. En premier nous retrouvons le tableau qui synthétise les rémunérations par trimestre des représentants. Le tableau est séparé en 2 parties :

- La première partie correspond au salaire fixe, calculé en fonction d’un salaire de base et de l’application d’un indice salarial, ce qui nous donne en fonction du nombre de représentants que nous avons, le montant total de la rémunération fixe des commerciaux.

- Dans la deuxième partie du tableau nous calculons la partie variable de la rémunération des représentants, à savoir leur commission. Elle est calculée en fonction d’un taux de commission appliqué au CA présent dans le budget de trésorerie.

La somme du salaire fixe et des commissions nous donne le total de la rémunération du service distribution. On calcul ensuite les charges patronales qui représentent 40% de la rémunération totale. Illustration :

En deuxième partie nous avons la partie administration. Elle regroupe les salaires des directeurs, des cadres et des employés. Les 3 salaires se calculent de la même façon, il faut appliquer un indice salarial à un salaire de base (1280€ pour tout le monde). L’indice salarial varie en fonction de nos décisions. Le dernier tableau est un récapitulatif des salaires et des charges patronales.

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Charges et produits financiers Sur la feuille “charges et produits financiers” nous retrouvons 3 tableaux :

- Les charges financières - Calcul du découvert - Les produits financiers

Les charges financières permettent de regrouper toutes les charges en rapport avec les remboursements d’emprunt et les calculs des agios lorsque notre compte en banque est débiteur.

Le tableau de calcul du découvert nous permet de connaître la situation de notre compte en banque à la fin de la période d’après des estimations. Il permet de savoir si nous devons faire des virements de notre livret sur le compte bancaire en cas de découvert à la fin de la période et ainsi d’éviter de payer des frais de découvert ou à l’inverse faire un virement sur le livret si nous nous trouvons dans une situation d’excédent de trésorerie et ainsi éviter d’avoir une trésorerie oisive. Lorsque nous estimons la situation bonne nous ne faisons aucune manipulations (voir ci-dessous)

Le dernier tableau nous indique chaque trimestre chaque mois ce que nous rapporte notre livret par l’application d’un taux de placement de 3%.

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Budget de trésorerie Cette feuille centralise un peu de toutes les informations, elle permet de calculer nos encaissements et nos décaissements mensuels et trimestriels. Dans la première partie du tableau, nous avons nos encaissements, ils sont répartis par bateaux. Chacun des 3 tableaux des encaissements indiquent les détails suivants :

- Les ventes (prix, nombres, délais) - Le chiffre d’affaires qui en découle - Le détail des encaissements en fonction des délais de paiement (comptant, à 1 mois,

à 2 mois) Illustration : Bateau A (ALURANO)

Il y a ensuite un tableau synthétique des encaissements par trimestre où on retrouve le total des encaissements pour les ventes, ainsi que le chiffre d’affaire du trimestre. Il y a également les différents encaissements exceptionnels tel que les ventes de machines, indemnisations… La dernière ligne nous indique le montant des encaissements du trimestre.

Dans une deuxième partie on retrouve tous nos décaissements. Il s’agit d’une synthèse de tous les autres tableaux du SI. On y retrouve donc les achats de marchandises, toutes les charges externes, les salaires, les charges financières, l’IS, ainsi que la TVA à décaisser. Ce tableau nous donne une estimation de nos dépenses mensuelles et trimestrielles. La ligne “différence par trimestre” nous indique la différence qu’il existe entre nos encaissements et nos décaissements.

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Carte Heuristique : Modèle de Calcul