narzĘdzia wspierajĄce pracĘ zdalnĄ i grupowĄ – czyli …... · biznesowe. z reguły to sami...

IDC TECHNOLOGY SPOTLIGHT

NARZĘDZIA WSPIERAJĄCE PRACĘ

ZDALNĄ I GRUPOWĄ – CZYLI JAK

POMÓC FIRMIE, ZESPOŁOWI I

SOBIE W ZMIENIA JĄCEJ SIĘ

RZECZYWISTOŚCI

IDC Technology Spotlight: Edyta Kosowska, IDC

May, 2020| Sponsorowany przez: Microsoft

© 2020 IDC. www.idc.com

Narzędzia wspierające pracę zdalną i grupową –

czyli jak pomóc firmie, zespołowi i sobie w

zmieniającej się rzeczywistości

IDC Technology Spotlight

Sponsorowany przez: Microsoft

maj, 2020

Charakter pracy stale się zmienia. Rozwój technologiczny wraz z postępującą globalizacją sprzyja tworzeniu

nowych modeli biznesowych. Dostęp do urządzeń mobilnych staje się coraz bardziej powszechny, a na

rynek pracy wchodzą osoby, które nie znają świata bez Internetu. Niestety, większość z nas korzysta z

technologii na starych zasadach, bo nikt nie nauczył nas nowych, a co ważniejsze – hamują nas własne

przyzwyczajenia. Tymczasem nowe narzędzia i nowy styl pracy już wymyślono, teraz tylko pozostaje

wprowadzić je w życie. Jak powiedział Mark Twain: „Aby zerwać z nawykiem, wyrób sobie inny, który go

wymaże.”

Wprowadzenie

IDC opracowało koncepcję Future of work, która odnosi się do zmiany charakteru pracy w trzech obszarach:

• ewolucji dynamicznego środowiska pracy, nieograniczonego porami dnia i przestrzenią fizyczną;

• współpracy między człowiekiem a technologią;

• nowej kultury pracy, skupiającej się na zapewnieniu odpowiedniego dobrostanu pracowników, czyli

employee experience (EX)

Future of work nie ogranicza się do idei wpływu technologii na pracę. Dotyka też wszystkich obszarów

związanych z pracą, które ulegają przekształceniom, będąc w polu oddziaływania zmiany. Koncepcja zakłada

przeformatowanie procesów pracy tak, aby były jak najbardziej efektywne i użyteczne dla pracowników,

jednocześnie dbając o niezawodność i bezpieczeństwo infrastruktury IT. Dąży do upowszechnienia

wygodnego dostępu do narzędzi, danych i ludzi, poprzez promowanie kultury współpracy i zmianę

mentalności oraz nawyków. Zakłada transformację pionowej struktury organizacyjnej w zespół

interaktywnych zespołów (team of teams) zaangażowanych wokół określonych tematów. Jej ostatecznym

celem jest stworzenie organizacji, w której nadrzędnymi wartościami są pozytywne odczucia pracowników i

klientów oraz odpowiedzialność społeczna biznesu i etyczne działanie.

W koncepcję Future of work doskonale wpisuje się idea pracy zdalnej. Praca z dowolnego miejsca w

dowolnym czasie to typowy styl działania organizacji międzynarodowych lub rozproszonych. Często jest

inicjowana przez pracowników, którzy chcą być bardziej elastyczni i efektywni, ale bywa też wprowadzana

strategiczną decyzją zarządu w wyniku gwałtownych zmian zachodzących na rynku. Praca zdalna jest także

niezastąpionym sposobem na utrzymanie ciągłości działania biznesu w sytuacjach, w których warunki nie

pozwalają na pracę w biurze. *


W lutym 2020 r. IDC przeprowadziło w dziewięciu krajach Europy, w tym w Polsce, badanie na temat zmian

zachodzących w obszarze transformacji charakteru pracy i Future of work. Wyniki tego badania na próbie

415 respondentów z organizacji zatrudniających powyżej 10 pracowników posłużyły do przygotowania

niniejszego dokumentu.

Korzyści z wdrożenia narzędzi do pracy zdalnej i

grupowej

Wprowadzenie do firmy narzędzi do pracy zdalnej i przede wszystkim do pracy grupowej przynosi wiele

korzyści. Według badań IDC, odpowiednie ich wdrożenie pozytywnie wpływa zarówno na całą organizację,

jak i na indywidualną aktywność pracowników.

Dzięki zastosowaniu takich narzędzi pracownicy otrzymują dostęp do aktualnych informacji, ponieważ

korespondencja, dokumenty i prezentacje umieszczone są w specjalnie wydzielonym kanale w chmurze w

ramach jednego wątku i mogą być edytowane przez wiele osób w czasie rzeczywistym. W ten sposób

pracownicy zawsze pracują na najnowszej wersji dokumentu. Znacząco poprawia to jakość pracy w

zespołach. Istotnie zmniejsza też frustrację pracowników spowodowaną często chaotyczną i generującą

wiele błędów wymianą dokumentów w mailach. Ważne też, że pracownicy czują się dobrze

„poinformowani”, co przekłada się na ich indywidualne zadowolenie z pracy.

Poziom employee experience rośnie również dzięki korzystaniu z narzędzi do pracy zdalnej, które

umożliwiają wykonywanie obowiązków w dowolnym miejscu i w dowolnym czasie. Często pomaga to

zwiększyć równowagę pomiędzy pracą a życiem prywatnym. Wielu pracownikom, chociażby młodym

rodzicom, rozwiązania takie pozwalają na elastyczne zarządzanie czasem pracy, tak aby mogli jak najwięcej

chwil spędzać z rodziną, jednocześnie zachowując odpowiednią jakość wykonywanych zadań. Poza tym - co

jest jedną z głównych zalet pracy zdalnej - nie marnują oni czasu na dojazdy do pracy.

Tu pojawia się ważna kwestia zarządzania czasem pracy i umiejętnego stawiania granic pomiędzy pracą a

życiem prywatnym. Jest to wyzwanie, które wymaga wsparcia zarówno ze strony przełożonych, jak i całej

organizacji. Warto, by managerowie przekazywali pracownikom sugestie dotyczące samoorganizacji pracy

oraz wyjaśniali konieczność zachowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, robienia przerw oraz by

przypominali o kulturze komunikacji.

W pierwszej połowie 2020 r. praca zdalna okazała się niezawodnym sposobem na

zapewnienie ciągłości biznesu dla organizacji, które z przyczyn niezależnych od siebie

były zmuszone do ograniczenia działania w tradycyjnym modelu. W tym czasie wiele

firm przeszło w tryb pracy zdalnej - nawet te, które ze względów bezpieczeństwa czy

wymogów regulacyjnych, do tej pory nie brały takiej możliwości pod uwagę.


Dzięki wdrożeniu narzędzi do pracy zdalnej i grupowej, zwiększa się także efektywność pracy, zarówno na

poziomie indywidualnym, jak i grupowym. Narzędzia do pracy zdalnej i grupowej pozwalają na

komunikowanie się z pojedynczymi użytkownikami oraz z wieloma odbiorcami wchodzącymi w skład

zespołu. Może się ono odbywać w formie czatu, konferencji audio lub wideo - zawsze skumulowanych w

ramach jednego wątku. Dodatkowo, wszelkie zasoby w ramach projektu są współdzielone w jednym

miejscu, a jednocześnie pozostają umieszczone w kontekście, w postaci np. zapisu rozmowy. Sam czat,

zachowany w formie elektronicznej oraz nagrania z konferencji audio i wideo mogą stanowić źródło wiedzy

lub informacji w przyszłości. Dzięki temu członkowie zespołu, ale też nowe osoby, zawsze mają dostęp do

całości komunikacji i materiałów projektowych. To zachowanie ciągłości i spójności wątków w ramach

zespołów lub projektów oraz możliwość kontynuowania komunikacji w dowolnym momencie pozwalają

efektywniej zarządzać czasem pracy – bo bezpośrednio uczestniczy się tylko w wybranych spotkaniach.

Warto wspomnieć także o roli wideo podczas pracy zdalnej. Mimo że pracownicy są poza biurem, możliwość

zobaczenia siebie nawzajem na ekranie pozwala im być bliżej siebie i daje namiastkę obecności we wspólnej

przestrzeni. Stanowi też ważny element w procesie zarządzania zespołem, co jest szczególnie istotne dla

managerów. Dodatkowo, ponieważ pracownicy mogą organizować na video również niezobowiązujące

spotkania wokół luźnych tematów, zyskują namiastkę życia społecznego w organizacji, jakie z reguły toczy

się w kuchni przy kawie.

Najczęściej projekty związane z wdrożeniem narzędzi do pracy zdalnej i grupowej inicjowane są przez działy

biznesowe. Z reguły to sami pracownicy lub managerowie chcą usprawnić jakiś proces, zrobić coś lepiej lub

efektywniej. Wewnętrzny dział IT organizacji może dzięki temu być partnerem i dostarczać rozwiązania

spełniające potrzeby biznesu. Bywa jednak, że wstrzymuje się z takimi działaniami lub ich nie dopuszcza w

obawie przed technologią chmurową. Jest to o tyle nieuzasadnione, że wdrożenie chmurowych narzędzi do

pracy zdalnej i grupowej jest nieporównywalnie szybsze i łatwiejsze niż wdrożenie aplikacji biznesowej w

tradycyjnym modelu on-premise. Wdrożenie aplikacji w chmurze nie wymaga bowiem zaawansowanej

personalizacji czy skomplikowanej instalacji. W związku z tym, własny dział IT zostaje obciążony w dużo

mniejszym zakresie. Dodatkowo, wszelkie bieżące aktualizacje i poprawki bezpieczeństwa z reguły dokonują

Narzędzia do pracy zdalnej i grupowej:

Czat (komunikacja w czasie rzeczywistym)

Konferencje (spotkania indywidualne i zespołowe w formie

audio i video)

Praca grupowa (połączenie wątków, materiałów i ludzi w

ramach jednego kanału)

Udostępnianie i przechowywanie plików (centralizacja

zasobów do wspólnej pracy)


się w tle i nie wymagają angażowania pracowników IT. Ci muszą dbać jedynie, by zachować poziom usług

oferowany przez dostawcę w ramach umowy SLA, a użytkowników informować o nadchodzących zmianach.

Oczywiście całkowity czas wdrożenia zależy od wielkości i typu firmy oraz jej dojrzałości technologicznej, ale

też od wiedzy pracowników IT na temat technologii chmurowych.

Wyzwania

Infrastruktura i bezpieczeństwo

Brak odpowiedniej infrastruktury w dalszym ciągu stanowi duży problem dla organizacji w Europie, które

decydują się na wdrożenie rozwiązań pracy zdalnej. Podczas badania IDC, aż 20% respondentów uznało, że

największym wyzwaniem w transformacji miejsca pracy jest dla nich przepustowość łączy internetowych. W

przypadku przejścia na tryb pracy zdalnej, organizacje zderzają się nie tylko z koniecznością zapewnienia

odpowiedniej infrastruktury firmowej, ale przede wszystkim z utrudnionym dostępem do Internetu i

urządzeń po stronie pracowników. W Polsce 86,7% gospodarstw domowych deklaruje, że posiada dostęp

do Internetu (wg Głównego Urzędu Statystycznego), co nadal jest wskaźnikiem niższym od średniej dla

krajów UE. W związku z tym, wiele firm wcześniej niekorzystających z pracy zdalnej musi zadbać o sprzęt

pozwalający pracownikom na pracę z domu, ale także odpowiednio przeformatować procesy (np.

wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów – tak, by wyeliminować ich drukowanie) i zapewnić

odpowiedni poziom dostępu do Internetu np. poprzez dofinansowanie w ramach pakietu benefitów.

Ponadto, mimo że większość polskich przedsiębiorstw posiada dostęp do Internetu szerokopasmowego (wg

badania ‘Społeczeństwo Informacyjne” Głównego Urzędu Statystycznego w 2019 r. 85,7% firm korzystało ze

stałego łącza szerokopasmowego a 96,3% miało dostęp do Internetu), to zaledwie 23,5% posiadało łącza o

prędkości przekraczającej 100 Mbit/s, co może istotnie obniżać jakość pracy zdalnej, zwłaszcza, gdy wielu

pracowników jednocześnie pracuje w takim trybie.

Kolejna niezmiernie istotna kwestia to zapewnienie bezpiecznego dostępu do firmowych danych i aplikacji

podczas pracy zdalnej i grupowej. Ponad 30% respondentów badania IDC w Europie przyznaje, że toczy

ciągłą bitwę pomiędzy elastycznością pracy a zapewnieniem bezpieczeństwa. Z problemem zmagają się

głównie pracownicy wykonujący swoje obowiązki poza biurem, ale to do firm należy zapewnienie

odpowiedniego bezpieczeństwa informacji na wszystkich poziomach – a nie wszystkie firmy sobie z tym

radzą. Według danych GUS zaledwie 30% firm w Polsce posiadało możliwość połączenia użytkowników z

siecią poprzez bezpieczne szyfrowane łącza VPN (wirtualna sieć prywatna), które są podstawowym

elementem bezpiecznej komunikacji między użytkownikiem a biznesową siecią informatyczną.

% respondentów

Ponad

30%respondentów badania IDC w

Europie przyznaje, że toczy ciągłą

bitwę pomiędzy elastycznością

pracy a zapewnieniem

bezpieczeństwa.

Elastyczność

pracy

Zapewnienie

bezpieczeństwa

VS


Do tego dochodzą kwestie dostępu i autoryzacji. Ponieważ ludzie nie widzą siebie nawzajem, pojawia się

zwiększone zapotrzebowanie na tworzenie ról dla użytkowników, pozwalających na dostęp do określonych

zasobów i monitorowanie dostępu do aplikacji. Istnieje również ryzyko zwiększonej liczby ataków, takich jak

phishing i złośliwe oprogramowanie, zwłaszcza że pracownicy podczas pracy zdalnej otrzymują znacznie

większą liczbę maili i dokumentów online. Co więcej, praca zdalna niesie ryzyko skutecznego poszerzenia

powierzchni ataku organizacji. Dzieje się tak dlatego, że pracownicy, którzy wykorzystują do pracy własne

urządzenia, mogą wprowadzać nowe platformy i systemy operacyjne, które wymagają osobnego,

dedykowanego wsparcia i narzędzi zapewniających bezpieczeństwo. Jeśli korzystają z dużej liczby urządzeń,

prawdopodobne jest, że przynajmniej część z nich pozostanie poza firmowym systemem bezpieczeństwa.

Mając to na uwadze, organizacje rozpoczynające przygodę z pracą zdalną powinny nie tylko zadbać o

bezpieczną infrastrukturę, ale także zapewnić pracownikom odpowiednie szkolenia z zakresu

bezpieczeństwa IT, gdyż najczęściej to oni sami stanowią najsłabsze ogniwo w atakach cyberprzestępców.

Ludzie i ich natura

Podczas wprowadzania do organizacji narzędzi do pracy zdalnej i grupowej pracownicy powinni być

wspierani na różnych frontach, nie tylko w kwestiach bezpieczeństwa IT. Według 45% respondentów

badania IDC, barierą dla wprowadzania nowych sposobów pracy jest opór pracowników przed zmianami.

Pracownicy bywają przyzwyczajeni do wykonywania swoich zadań w określony sposób i trudno im zmieniać

nawyki, takie jak chociażby wysyłanie mailem kolejnych wersji dokumentów jako załączników. Obawiają się

też zmniejszenia swojej roli w organizacji, jeśli procesy z ich udziałem zostaną usprawnione. A wielu czuje

niepokój lub zwyczajnie boi się utraty pracy z powodu postępującej automatyzacji. Najczęściej obawy te nie

są jednak uzasadnione, gdyż podczas badania IDC 48% respondentów stwierdziło, że w wyniku

automatyzacji zadań biznesowych pracownicy będą koncentrować się na zadaniach o wyższej wartości, 47%

odpowiedziało, że pracownicy zostaną przekwalifikowani, a 38% wskazało, że zostaną przeniesieni do innej

roli.

Z reguły nieco inne obawy mają osoby pracujące w departamencie IT. Koncentrują się one głównie na pracy

z aplikacjami w środowisku chmurowym. Wdrożenie narzędzi do pracy zdalnej i grupowej często jest

pierwszym punktem kontaktu z technologią chmurową dla pracowników IT, którzy muszą poświęcić czas na

naukę obsługi takich rozwiązań. . Dlatego też firmy powinny umiejętnie identyfikować przyczyny obaw

pracowników, odpowiednio komunikować planowane zmiany i zarządzać całym procesem.

% respondentów

wykonywać zadania o wyższej wartości

48%

% respondentów

przekwalifikowani

47% 38%

5

W wyniku automatyzacji pracownicy będą:

% respondentów

przeniesieni doinnej roli


Dodatkowym wyzwaniem jest to, że osoby zarządzające również bywają niechętne wprowadzaniu nowych

narzędzi. Według badania IDC, 20% respondentów deklaruje braki wsparcia ze strony managementu

podczas transformacji miejsca pracy. Osoby zarządzające często nie wiedzą, w jaki konkretnie sposób i w

jakim zakresie technologia może poprawić produktywność ich pracowników i procesów, więc nie poszukują

aktywnie ulepszeń. Z drugiej strony, ponieważ przy użyciu narzędzi do pracy zdalnej i grupowej można

spłaszczyć strukturę organizacyjną, bo pracownicy niższego szczebla mają łatwiejszy dostęp do osób

stojących wyżej w hierarchii firmy w ramach jednego zespołu, mogą rodzić się obawy managerów o własną

pozycję w organizacji. Dodatkowy opór generuje fakt pracy spoza firmy. Managerowie bowiem mają złudne

poczucie większego nadzoru nad pracownikiem, który pracuje w biurze. Obawiają się, że przechodząc w

tryb pracy zdalnej, utracą nad nim kontrolę. Oraz że nie będą w stanie monitorować, czy pracownik pracuje

w określonym czasie i czy wykonuje powierzone mu zadania. W tym wypadku warto rozważyć inne sposoby

rozliczania pracowników: z wykonywanych zadań czy rezultatów pracy projektowej. Ponieważ takie

rozliczanie z wyników pracy, a nie z godzin pracy przynosi dużo większe korzyści, a ponadto istnieją bardzo

dobre narzędzia wspierające pomiar efektywności pracy zdalnej.

W trakcie przeprowadzania istotnych zmian w organizacji managerowie powinni dbać także o efektywne

komunikowanie się z pracownikami - we wszelkich kwestiach dotyczących nowych reguł funkcjonowania

zespołów, przydzielania zadań, rozliczania ich oraz porozumiewania się w tych nowych warunkach pracy.

Profil Microsoft

Według badania IDC, Microsoft uznawany jest za wiodącego dostawcę narzędzi wspierających

transformację miejsca pracy. Skutecznie także pomaga swoim klientom we wdrażaniu i adaptacji tych

rozwiązań.

Microsoft od wielu lat tworzy narzędzia do pracy zdalnej i grupowej w ramach pakietu Office 365. Od 2017

roku rozwija także Microsoft Teams, platformę umożliwiającą nie tylko komunikację tekstową, audio i

wideo, ale przede wszystkim pracę grupową dla zespołów, prowadzenie projektów, a także udostępnianie i

przechowywanie plików podczas pracy grupowej lub zdalnej. Teams to obecnie jedno z najszybciej

rozwijających się rozwiązań Microsoft. Do jego głównych zalet należą:

• Integracja z całym ekosystemem produktów Microsoft, pozwalająca na stworzenie kompletnego

środowiska pracy: swobodny przepływ plików i danych oraz dostęp do kontaktów, kalendarza i

innych narzędzi Office 365;

• Uproszczenie komunikacji i współpracy w rozproszonych zespołach oraz możliwość dostosowania

przestrzeni roboczej dla każdego zespołu lub projektu.

% respondentów

80%respondentów uznało

Microsoft za

wiodącego dostawcę

wspierającego

transformację miejsca pracy


• Wysokie standardy bezpieczeństwa, obejmujące między innymi dwustopniową autentyfikację;

• Dostęp do zsynchronizowanych kanałów poprzez aplikację na komputer, przeglądarkę i urządzenia

mobilne;

• Możliwość komunikowania się z osobami spoza firmy (partnerami, dostawcami, klientami);

• Standaryzacja rozwiązania - dzięki niej można wdrożyć rozwiązanie niezależnie od branży i

wielkości organizacji.

• Przechowywanie zasobów Teams w centrum danych znajdujących się na terenie Polski*

Microsoft wspiera organizacje w pokonywaniu technicznych wyzwań od początku. Już na poziomie

tworzenia aplikacji kwestie bezpieczeństwa są priorytetem. Dlatego też podstawową część architektury

Teams stanowią standardowe technologie bezpieczeństwa, a całość komunikacji jest domyślnie szyfrowana.

Ramy bezpieczeństwa w Teams tworzą następujące rozwiązania:

• Azure Active Directory, pozwalające na zarządzanie tożsamościami i dostępem;

• Transport Layer Security, które szyfruje ruch w wiadomościach tekstowych i umożliwia

uwierzytelnianie punktów końcowych;

• Secure Real-Time Transport Protocol, odpowiadający za szyfrowanie audio i wideo oraz

standardowe branżowe protokoły do uwierzytelniania użytkowników.

Dostawca wprowadził także usprawnienia w Teams, pozwalające na poprawę jakości dźwięku nawet w

zatłoczonych sieciach i przy słabym łączu. Są to między innymi:

• Kodeki pozwalające na płynne odtwarzanie dźwięku, nawet przy dużych stratach pakietów

spowodowanych obciążeniem sieci

• Kodek Satin, dzięki któremu transmisja audio konsumuje tylko 7kbps przy jednoczesnym

zapewnieniu wysokiej jakości dźwięku w okresach dużego natężenia ruchu i przeciążenia sieci

• Kodeki adaptacyjne, które umożliwiają analizę parametrów sieci i informują o jej możliwościach

użytkownika

• Omijanie firmowej VPN poprzez konfigurację split-tunel, czyli podanie alternatywnej ścieżki dla

ruchu Teams. Dzięki temu ruch nie przechodzi przez VPN, lecz bezpośrednio do Office 365, co

pozytywnie wpływa na jakość komunikacji oraz zmniejsza obciążenie urządzeń VPN i sieci

organizacji

• Wykorzystanie jakości usług (QoS) do konfiguracji priorytetów pakietów w celu poprawy jakości

połączeń oraz monitorowania i rozwiązywania problemów związanych z jakością tych połączeń

• Dostęp do Teams offline, gdy sieć nie jest dostępna.

Aby zwiększyć korzyści i zadowolenie klientów z wdrożenia Teams, Microsoft aktywnie angażuje się również

w proces wdrożenia platformy aplikacji. Dostawca wypracował globalną metodykę wprowadzania do

organizacji Office 365 i Teams, obejmującą zarówno wsparcie techniczne, jak i pomoc w poszukiwaniu

W maju 2020 r., w ramach globalnej infrastruktury chmury obliczeniowej, Microsoft

ogłosił plany otwarcia nowego centrum danych w Polsce. Ma ono zapewnić krajowemu

ekosystemowi startupów, przedsiębiorców, firm i instytucji publicznych dostęp do

bezpiecznych usług chmurowych.


możliwych scenariuszy wykorzystania platformy tak, by podnieść efektywność procesów i upowszechniać

korzystanie z narzędzi.

Na samym początku procesu wdrożenia Microsoft wspiera w realizacji warsztatów dla różnych

departamentów biznesowych organizacji, podczas których wspólnie z pracownikami tworzą nowe

koncepcje i nowe metody pracy. Wspólnie też poszukują odpowiedzi na pytania: Jak chcielibyśmy wykonać

zadanie inaczej? Efektywniej? Co nam zajmuje najwięcej czasu? Co jest największym problemem w

usprawnianiu konkretnych procesów? Co możemy z tym zrobić?

Celem warsztatów jest pokazanie nie samego narzędzia, ale tego, jak dzięki niemu można rozwiązać różne

problemy biznesowe. Najczęściej podczas takich warsztatów uczestnicy sami wypracowują konkretne

scenariusze. Może to być między innymi:

• Usprawnienie procesu zatwierdzania wniosków lub umów poprzez umieszczenie ich w jednym z

kanałów i przypisanie praw do edycji dokumentu konkretnym osobom – dzięki temu przełożony

automatycznie otrzymuje informację o zadaniu i może też nanieść poprawki na najświeższą wersję

dokumentu.

• Informowanie o zmianach w procedurach regulacyjnych np. bankowych, czyli dynamiczny,

narażony na liczne błędy proces, który angażuje wiele departamentów – dzięki umieszczeniu

dokumentów w jednym miejscu, wszyscy zainteresowani widzą bieżące zmiany i mogą się do nich

odnieść w czasie rzeczywistym.

• Ułatwienie wdrażania nowych pracowników podczas pracy projektowej – dzięki zgromadzeniu

wszystkich planów, wątków, materiałów oraz prezentacji w jednej przestrzeni pracy, zespół może

działać sprawniej, nie poświęcając tyle czasu i wysiłku, ile wcześniej – przed korzystaniem z Teams.

Po zidentyfikowaniu konkretnych scenariuszy działania, Microsoft także aktywnie wspiera organizacje w

komunikacji wewnętrznej, w której wykorzystuje się narzędzia do codziennej pracy. Ważnym krokiem jest

znalezienie sponsora projektu, który będzie zachęcał do nowego stylu pracy. Sponsor to z reguły członek

zarządu lub inna osoba z silnym autorytetem, która zapowiada i wyjaśnia nadchodzące zmiany w

dotychczasowych metodach pracy lub komunikacji. Aby stać się przykładem i zainspirować do zmiany, może

np. sam pracować w oparciu o nowe narzędzia, chociażby rezygnując z wiadomości e-mail do pracowników

i przenosząc całą korespondencję do Teams. Ponadto, cała komunikacja wewnętrzna dotycząca projektu

może odbywać się w jednym z kanałów komunikacji w Teams.

By skutecznie promować wykorzystanie nowych narzędzi, warto również stworzyć w ramach organizacji

społeczność „ambasadorów technologii”. Ambasadorzy to pracownicy, którzy uczestniczą w wielu

szkoleniach, pozostają w bezpośrednim kontakcie z dostawcą i stają się tzw. superużytkownikami, mającymi

bogatą wiedzę o narzędziach. Ich rolą w organizacji jest wspieranie kolegów w rozwiązywaniu bieżących

problemów z korzystaniem z narzędzi do pracy zdalnej i grupowej oraz wypracowywanie i prezentowanie

nowych inicjatyw. Bardzo istotne jest, aby tacy pracownicy byli odpowiednio wynagradzani za swoje

zaangażowanie, tak by mieli wysoki poziom motywacji i pomogli przekonywać tych nieprzekonanych, którzy

przejawiają opór wobec zmian.

Z Microsoft Teams korzysta globalnie ponad 650 firm zatrudniających powyżej 10 tys. pracowników,

platforma jest też używana przez 93 koncerny notowane na liście Fortune 100. Obecnie z Teams korzysta

ponad 75 milionów użytkowników na całym świecie. W drugim kwartale 2020 r. korzystanie z Teams

wzrosło siedmiokrotnie we Francji, o 10 razy zwiększyło się w Hiszpanii oraz o 14 razy w Holandii.


Podsumowanie – jak zacząć pracę z narzędziami do

pracy zdalnej i grupowej

Pierwszym i najważniejszym krokiem do wdrożenia narzędzi pracy zdalnej i grupowej jest precyzyjne

określenie krótko- i długookresowych celów projektu, a następnie rozważenie, w jaki sposób będziemy

mierzyć jego rezultaty.

Cele powinny jednoznacznie dotyczyć efektów biznesowych, np. skrócenia czasu aktualizacji regulaminów

czy zmniejszenia liczby zapytań o stan urlopów do działu HR. Określanie rezultatów poprzez stopień

wykorzystania aplikacji (np. do wskazanego kwartału poziom wykorzystania Teams ma wynosić 50%) ,

zupełnie nie sprawdza się w praktyce. W krótkim okresie nadrzędnym celem wdrożenia narzędzi do pracy

zdalnej i grupowej może być zapewnienie ciągłości funkcjonowania biznesu poprzez umożliwienie zdalnej

pracy. Długoterminowo, firma może przyjąć sobie za cel usprawnienie nieefektywnej komunikacji, a jako

miarę sukcesu - ograniczenie liczby przesyłanych maili. Cel może dotyczyć także podniesienia efektywności

przepływu informacji lub produktywności pracy grupowej. Wtedy rezultat możemy mierzyć poprzez

monitorowanie redukcji czasu poszczególnych procesów. Możemy również założyć, że dążymy do

ulepszenia procesów transferu wiedzy wewnątrz organizacji, bądź też do podniesienia atrakcyjności firmy

jako innowacyjnego pracodawcy. W takich przypadkach pomiar efektu jest trudniejszy, a do oceny możemy

wykorzystać np. badania ankietowe pracowników.

Organizacje decydujące się na wdrożenie narzędzi do pracy zdalnej i grupowej powinny przyjrzeć się

posiadanej infrastrukturze, gdyż może ona okazać się nieadekwatna dla zwiększonej liczby użytkowników

pracujących zdalnie. Chodzi tu głównie o przepustowość łączy internetowych, ale również o bezpieczeństwo

na poziomie centrum danych, sieci korporacyjnej i urządzeń użytkowników końcowych. Dlatego też firmy

powinny dostosować polityki bezpieczeństwa, zgodności z regulacjami i ładu korporacyjnego do warunków

pracy zdalnej. Trzeba wziąć pod uwagę niższy poziom zabezpieczeń pracowników pracujących zdalnie i

odpowiednio dostosować ich role w organizacji oraz przypisać adekwatne prawa dostępu do danych i

aplikacji.

Kluczowym warunkiem sukcesu wdrożenia narzędzi do pracy zdalnej i grupowej jest również przygotowanie

odpowiedniej strategii komunikacji i zarządzania zmianą w organizacji - tak, aby jak najwięcej osób zaczęło z

nich korzystać. Dlatego organizacje powinny motywować pracowników do zmiany nawyków i podjęcia prób

wykorzystywania tych narzędzi w codziennej pracy. Bardzo istotne jest zapewnienie odpowiednich szkoleń,

Microsoft Teams

650firm

Powyżej

10,000pracowników

75,000,000 użytkowników

na całym świecie

W drugim kwartale

2020 r. korzystanie

z Teams wzrosło we

Francji: 7xHiszpanii: 10xHolandii: 14x

Fortune

100

93firm


ale także dbanie o to, aby pracownicy mieli pozytywne doświadczenia i dostrzegali efekty nowego stylu

pracy, również na poziomie indywidualnym. Warto, by firmy regularnie monitorowały, czy narzędzia

spełniają potrzeby użytkowników, czy są łatwe w obsłudze oraz by sprawdzały, czy istnieją nowe obszary ich

wykorzystania. Poza tym, ważne, aby zachęcać pracowników do przyłączania się do różnych inicjatyw w

ramach dostarczonych narzędzi współpracy, niekoniecznie związanych z samą pracą. Dzięki temu,

przygotowana dla nich przestrzeń online, będzie stawała się naturalnym środowiskiem do wymiany

pomysłów i doświadczeń. Ostatecznie organizacje powinny dążyć także do tworzenia nowej kultury

współpracy – w której spotkania wirtualne są traktowane na równi z rzeczywistymi, pracę na dokumentach

może wykonywać wielu pracowników jednocześnie, a każdy zespół posiada swój wydzielony kanał

komunikacji i współpracy.


Informacje o firmie IDC

International Data Corporation (IDC) to jedna z największych firm zajmujących się badaniami rynku i

doradztwem w zakresie informatyki, telekomunikacji i elektroniki użytkowej. Ponad 1100 analityków IDC

udostępnia swoją wiedzę specjalistyczną w zakresie technologii, możliwości i trendów rynkowych w ujęciu

globalnym, regionalnym i lokalnym w ponad 110 krajach. Analizy opracowywane przez firmę IDC pomagają

profesjonalistom i menedżerom z branży IT oraz inwestorom podejmować bardziej świadome decyzje

dotyczące technologii informatycznych, a tym samym osiągać najważniejsze cele biznesowe. Firma IDC

została założona w 1964 r. i jest podmiotem zależnym International Data Group (IDG), światowego lidera w

dziedzinie mediów, danych i usług marketingowych.

IDC Poland ul. Gotarda 9

02-683 Warszawa

Poland

+48 225 484 050

Twitter: @IDC

idc-community.com

www.idc.com

Copyright Notice

External Publication of IDC Information and Data — Any IDC information that is to be used in advertising, press releases, or promotional

materials requires prior written approval from the appropriate IDC Vice President or Country Manager. A draft of the proposed document

should accompany any such request. IDC reserves the right to deny approval of external usage for any reason.

Copyright 2020 IDC. Reproduction without written permission is completely forbidden.

http://www.idg.com/

narzĘdzia wspierajĄce pracĘ zdalnĄ i grupowĄ – czyli …... · biznesowe. z reguły to sami...

Documents